Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Bouwdienst Rijkswaterstaat

Ministerie v a n Verkeer en W a t e r s t a a t Directoraat-Generaa) Rijkswaterstaat B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

BIBLIOTHEEK Boowdiensi Rijkswaterstaat Postbus 20.000 350-2 L A Utrecht

BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RUKSWATERSTAAT

NR. . Cqq.^MM Structuurplan Documentbeheer Bouwdienst

Datum: Versie: Vastgesteld door: Plaats en datum : Handtekening:

11 april 2003 2.0 J.L. van der Zanden

({ )

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003

INHOUD

1 Inleiding

5

1.1 D o e l s t e l l i n g v a n d i t d o c u m e n t

5

1.2 W e t t e l i j k e kaders

5

2 Organisatie van het archiefbeheer bij de Bouwdienst

6

2.1 V e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n e n b e v o e g d h e d e n r o n d o m d y n a m i s c h e a r c h i v e r i n g

6

2.2 O r g a n i s a t i e v a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f / c e n t r a l e D I V - a f d e l i n g

6

2 . 3 S e m i - s t a t i s c h e a r c h i e v e n die niet o n d e r d e v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f vallen

7

2 . 4 Richtlijnen en p r o c e d u r e s

7

2 . 5 T o e z i c h t o p n a l e v i n g v a n richtlijnen

7

3 Hoofdlijnen van implementatie van wet- en regelgeving binnen de Bouwdienst....8 3.1 R W S - b e l e i d s l i j n i n z a k e t o e p a s s i n g B S D ' s e n h a n d e l i n g e n

8

3.2 Beleidslijn e n a c h t e r l i g g e n d e k e u z e s v a n d e B o u w d i e n s t

8

3.3 B S D in relatie t o t d y n a m i s c h e o r d e n i n g

9

3.4 V a n t o e p a s s i n g z i j n d e h a n d e l i n g e n v o o r d e B o u w d i e n s t 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4

RIO RIO RIO RIO

Waterstaat (28) Goederenvervoer (85) Personenvervoer (86) Overheidspersoneel (nog niet vastgesteld)

9 9 72 72 72

3 . 5 K o p p e l i n g v a n h a n d e l i n g a a n project

12

3.6 Typering van projecten

13

3.7 K o p p e l i n g van gefaseerde handeling/activiteitenlijst aan Bouwdienstproject 3 . 7 . 7 Tussenresultaat:

13 74

3.7.2

Eindresultaat:

koppeling

vaste dossiers aan activiteitenlijst

74

3.8 D e s t a n d a a r d projectdossiers v a n d e B o u w d i e n s t in s c h e m a ' s

14

3 . 9 O v e r z i c h t v a n b e w a a r t e r m i j n e n , per t y p e project, per (sub-)dossier

16

3.10 A l g e m e n e verklaring v a n de termijnen

16

3.11 K o p p e l i n g v a n h a n d e l i n g a a n n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n

17

4 Standaard dossieropzet voor projectarchieven

18

Pagina 2 van 47

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 4.1 S t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r n i e u w b o u w p r o j e c t e n 4.1.1 Prospectdossier. 4.1.2 Technisch-inhoudelijk dossier 4.1.3 Projectbeheersingsdossier 4.1.4 In koop- of contractendossier 4.1.5 Contractgemachtigde dossier

18 ^g g 7

['

Technisch-inhoudelijk dossier Projectbeheersingsdossier In koop- of contractendossier Contractgemachtigde dossier

0

20 20 20 27 ' 7 22

"

2

4.3 Standaard dossieropzet v o o r inspectie- en onderhoudsprojecten 4 . 3 . 7 Algemene opmerkingen 4.3.2 Prospectdossier 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6

Technisch-inhoudelijk en projectbeheersingsdossier Inkoop- of contractendossier Contractgemachtigde dossier Uitbestede directievoering

8

9

2

4.2 Standaard dossieropzet v o o r advies-, studie- en onderzoeksprojecten 4 . 2 . 7 Prospectdossier 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5

1

1

22 22 23 \"

m

'"'

5 Standaard dossieropzet voor niet-projectarchieven

23 3 23 24 2

25

5.1 D o e l s t e l l i n g

25

5.2 R e i k w i j d t e , s o o r t e n n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n

25

5.3 V a n t o e p a s s i n g zijnde w e t - e n r e g e l g e v i n g

25

5.4 B e h e e r v a n e n v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n

25

5.5 T o t s t a n d k o m i n g en gebruik v a n de standaard dossieropzet

25

5.6 Toelichting o p d e standaard dossieropzet, bewaartermijnen, koppeling met wet- en regelgeving

26

5 . 7 S D O H o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f , S D O afdelingsarchief, S D O o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f

26

5.8 S D O A c c o u n t m a n a g e m e n t a r c h i e f

27

5.9 S D O Productmanagementarchief

27

5.10 S D O Kwaliteitsmanagementarchief

27

5.11 S D O Facilitair-huishoudelijk a r c h i e f

28

6 Archieven die niet onder de standaard dossieropzet vallen

29

6.1 N i e t als s t a n d a a r d o p g e n o m e n B o u w d i e n s t a r c h i e v e n

29

6.2 Externe a r c h i e v e n v a n o p d r a c h t n e m e r s

29

7 Beheer en onderhoud van de Elementaire archiveringswerkwijze

30

7.1 A l g e m e e n

3Q

Pagina 3 van 47


7.2 Bijstelling e n v e r s i e b e h e e r

30

7.3 T o t s t a n d k o m i n g h u i d i g e versie

30

8 Versiebeheer van documenten

31

8.1 A l g e m e n e richtlijnen v o o r v e r s i e b e h e e r

31

8.2 V e r s i e b e h e e r e n a r c h i v e r i n g

31

8.3 V e r s i e b e h e e r v a n t e k e n i n g e n

31

9 Omgang met digitale documenten

33

9.1 Inleiding

33

9.2 Achtergrond

33

10 Overdracht van archieven

34

10.1 O v e r d r a c h t a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t 10.1.1 Projectarchieven 10.1.2 Niet-projectarchieven

34 34 34

1 0 . 2 O v e r d r a c h t a a n o p d r a c h t g e v e n d e dienst (principaal)

34

BIJLAGE 1: Activiteitenlijst

36

BIJLAGE 2: Koppeling accountgebieden -» handelingen -» SDO projectarchieven ..45

Pagina 4 van 47


1 INLEIDING 1.1 Doelstelling van dit document Dit d o c u m e n t is o p g e s t e l d m e t als d o e l , de g e k o z e n w e r k w i j z e v o o r d o c u m e n t b e h e e r b i n n e n d e B o u w d i e n s t te o n d e r b o u w e n e n te v e r a n t w o o r d e n . O n d e r b o u w i n g e n v e r a n t w o o r d i n g v a n d e w e r k w i j z e zijn o n m i s b a r e r a n d v o o r w a a r d e n v o o r continu'iteit in h e t o n d e r h o u d v a n d e z e w e r k w i j z e . D o o r allerlei gelijktijdig l o p e n d e ( e n elkaar s o m s t e g e n s p r e k e n d e ) o n t w i k k e l i n g e n is h e t v a n g r o o t b e l a n g d a t d e a c h t e r g r o n d e n e n o n d e r l i g g e n d e k e u z e s v a n d e w e r k w i j z e v o o r d o c u m e n t b e h e e r zijn v a s t g e l e g d . Bij h e t v e r w e r k e n v a n n i e u w e o n t w i k k e l i n g e n k a n d a n altijd w o r d e n t e r u g g e g r e p e n o p eerdere o v e r w e g i n g e n . H i e r m e e k a n b e r e d e n e e r d w o r d e n b i j g e s t e l d , b e r e d e n e e r d w o r d e n a f g e w e k e n o f zelfs wellicht b e r e d e n e e r d e e n heel n i e u w p a d w o r d e n i n g e s l a g e n . O p d i t m o m e n t k u n n e n d e v o l g e n d e p r o c e s s e n d e n o o d z a a k t o t v e r a n d e r i n g e n bijstelling o p k o r t e ( b i n n e n 1 jaar) o f m i d d e l l a n g e termijn ( b i n n e n 1 t o t 3 jaar) m e t z i c h m e e b r e n g e n : w i j z i g i n g e n in w e t - e n r e g e l g e v i n g , m e t n a m e in d e B S D ' s d i e v o o r d e B o u w d i e n s t r e l e v a n t zijn ( B S D Waterstaat; concept- BSD A l g e m e n e en Ondersteunende processen; BSD Overheidspersoneel; een e n k e l e h a n d e l i n g uit d e B S D ' s P e r s o n e n v e r v o e r e n G o e d e r e n v e r v o e r ) invoering R M A / D M S , waarbij de werkwijze documentbeheer het uitgangspunt vormt v o o r de inrichting van het systeem 1.2 Wettelijke kaders V o o r d e B o u w d i e n s t is h e t B S D W a t e r s t a a t e n d e d a a r o p v a s t g e s t e l d e w i j z i g i n g e n v a n kracht. D a t b e t e k e n t d a t d e d a a r i n g e n o e m d e h a n d e l i n g e n e n activiteiten b e p a l e n d zijn v o o r d e b e w a a r t e r m i j n v a n de d o c u m e n t e n d i e b i n n e n d e B o u w d i e n s t w o r d e n g e g e n e r e e r d e n o n t v a n g e n . V o l g e n s d e h e e r s e n d e filosofie v a n H K W m o e t e n d e z e h a n d e l i n g e n e n activiteiten b o v e n d i e n als basis d i e n e n v o o r d e i n r i c h t i n g v a n d e d y n a m i s c h e p a p i e r e n a r c h i e f f u n c t i e . V i a e e n SDI ( S t r u c t u u r p l a n D o c u m e n t a i r e I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g ) w o r d t d i t b i n n e n elk d i e n s t o n d e r d e e l v a n R i j k s w a t e r s t a a t g e f o r m a l i s e e r d . D e B o u w d i e n s t h e e f t g e k o z e n v o o r h e t opstellen v a n e e n S t r u c t u u r p l a n D o c u m e n t b e h e e r , w a a r i n d e organisatie van het archief beheer en d e gehanteerde werkwijze w o r d e n v e r a n t w o o r d . Naast dit s t r u c t u u r p l a n bestaat e r n o g e e n s t r u c t u u r p l a n B i b l i o t h e e k e n D o c u m e n t a t i e . S a m e n d e k k e n d e z e s t r u c t u u r p l a n n e n h e t g e b i e d D o c u m e n t a i r e I n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g b i n n e n d e B o u w d i e n s t af.

Pagina 5 van 4 7


2 ORGANISATIE VAN HET ARCHIEFBEHEER BIJ DE BOUWDIENST 2.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden rondom dynamische archivering B i n n e n d e B o u w d i e n s t w o r d e n t w e e s o o r t e n d y n a m i s c h e a r c h i e v e n o n d e r s c h e i d e n : projectarchieven e n niet-projectarchieven; In het a l g e m e e n g e l d t v o o r b e i d e a r c h i e v e n bij d e B o u w d i e n s t : A r c h i e v e n k u n n e n c e n t r a a l o f d e c e n t r a a l w o r d e n b e h e e r d (de m e e s t e a r c h i e v e n d e c e n t r a a l ) . In principe k a n elke B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r e e n archief- o f d o s s i e r b e h e e r d e r zijn. A r c h i e v e n vallen ( b e h o u d e n s e n k e l e t y p e n ) o n d e r d e a l g e m e n e a r c h i v e r i n g s w e r k w i j z e v a n d e Bouwdienst. Een d y n a m i s c h a r c h i e f k a n z i c h verspreid o v e r m e e r d e r e locaties b e v i n d e n . Papier is v o o r a l s n o g l e i d e n d . D e a r c h i v e r i n g s w e r k w i j z e is d a n o o k o p g e b a s e e r d o p d e p a p i e r e n situatie. D e w e r k w i j z e e n d e i n r i c h t i n g v a n a c h t e r e e n v o l g e n s d e project- e n n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n w o r d e n in hoofdstuk 4 en 5 toegelicht. D e B o u w d i e n s t b e s c h o u w t d e postregistratie- e n a r c h i e f f u n c t i e als o n d e r d e e l v a n integraal m a n a g e m e n t . D e a f d e l i n g s h o o f d e n e n projectleiders zijn v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r d e a r c h i e f v o r m i n g b i n n e n d e a f d e l i n g o f h e t project. D e feitelijke w e r k z a a m h e d e n o p h e t terrein v a n het a r c h i e f b e h e e r k u n n e n in principe d o o r e l k e B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r w o r d e n u i t g e v o e r d . D e a f d e l i n g s h o o f d e n e n projectleiders zijn d a a r b i j v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t s c h e p p e n v a n r a n d v o o r w a a r d e n v o o r e e n a d e q u a a t a r c h i e f b e h e e r ( v o l d o e n d e m e n s e n e n m i d d e l e n ) . D e z e v e r a n t w o o r d e l i j k h e d e n e n b e v o e g d h e d e n zijn v a s t g e l e g d in het k w a l i t e i t s s y s t e e m v a n d e d i e n s t (Elementair), e v e n a l s richtlijnen v o o r d e wijze w a a r o p in d e praktijk v o r m a a n h e t a r c h i e f b e h e e r m o e t w o r d e n g e g e v e n . 2.2 Organisatie van het Semi-Statisch Archief / centrale DIV-afdeling N a a f l o o p v a n e e n p r o j e c t (of a f s l u i t i n g v a n e e n lijnarchief) w o r d e n a r c h i e v e n a a n het Semi-Statisch A r c h i e f o v e r g e d r a g e n . H e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f richt z i c h v o o r n a m e l i j k o p d i e (project-)archieven, die g e z i e n h u n t e c h n i s c h e i n h o u d v a n ( t o e k o m s t i g ) B o u w d i e n s t b r e e d b e l a n g z i j n . D i t zijn g r o t e n d e e l s a r c h i e v e n d i e v o o r b l i j v e n d e b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n , e v e n t u e e l b e w e r k i n g b e h o e v e n e n n a v e r l o o p v a n tijd a a n h e t N a t i o n a a l A r c h i e f w o r d e n o v e r g e d r a g e n . F C D is d e centrale a f d e l i n g D I V v o o r d e B o u w d i e n s t , m e t als h o o f d t a k e n : •

het o n t w i k k e l e n e n i m p l e m e n t e r e n v a n d o c u m e n t o r i n f o r m a t i e b e l e i d ;

•

h e t g e v e n v a n kaders e n richtlijnen ( v e r w e r k t in h e t k w a l i t e i t s s y s t e e m ) ;

•

het coordineren en adviseren over post-, archief-, bibliotheek- en documentatiewerkzaamheden.

U i t v o e r e n d e a r c h i e f w e r k z a a m h e d e n d i e d o o r d e a f d e l i n g w o r d e n u i t g e v o e r d zijn: d e o r g a n i s a t i e v a n d e postdistributie e n d e b i j b e h o r e n d e p o s t k a m e r in U t r e c h t , d e a r c h i e f v o r m i n g e n h e t d o s s i e r b e h e e r v a n d e H I D e n het b e h e e r v a n het centrale S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t . In het S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t w o r d e n (op hoofdlijnen) d e v o l g e n d e a r c h i e v e n beheerd: •

Archieven taakvoorgangers Bouwdienst (Directie Sluizen e n Stuwen, Directie Bruggen), tot 1 9 9 1 : 8 0 0 m'

• • •

B o u w d i e n s t b r e e d / H I D - a r c h i e f (v.a. 1991): 1 0 0 m ' Projectarchieven Bouwdienst: 7 0 0 m ' O v e r i g e archieven: 7 5 m '

O n d e r h e t b e h e e r v a n F C D valt t e v e n s h e t z g . " t e c h n i s c h a r c h i e f " in Z o e t e r m e e r (ca. 1 2 0 0 m'). D e z e a r c h i e v e n zijn in h o o f d z a a k a f k o m s t i g v a n d e v o o r m a l i g e Directie B r u g g e n , d e h u i d i g e a f d e l i n g e n DIT e n DIZ e n d e a f d e l i n g N I Q ( s a m e n v o e g i n g v a n d e v o o r m a l i g e a f d e l i n g e n NIS e n N I W ) . D e a r c h i e v e n h e b b e n v o o r a l b e t r e k k i n g o p b e t o n n e n k u n s t w e r k e n e n o p staalconstructies e n b e s t a a n h o o f d z a k e l i j k uit t e k e n i n g e n e n b e r e k e n i n g e n .

Pagina 6 van 4 7

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11 -04-2003

2.3 Semi-statische archieven die niet onder de verantwoordelijkheid van het Semi-Statisch Archief vallen D e a r c h i e v e n v a n i n s p e c t i e - e n o n d e r h o u d s p r o j e c t e n zijn v a n o v e r d r a c h t n a a r U t r e c h t u i t g e z o n d e r d . D e z e a r c h i e v e n w o r d e n b e w a a r d bij het b e t r e f f e n d e r e g i o k a n t o o r . G e z i e n h u n a a r d zijn z e v o o r a l v a n b e l a n g v o o r b e h e e r e n o n d e r h o u d v a n h e t b e t r e f f e n d e k u n s t w e r k e n h e b b e n d a a r o m een l o k a a l b e l a n g . D e z e a r c h i e v e n k o m e n b o v e n d i e n niet v o o r blijvende b e w a r i n g in a a n m e r k i n g . O v e r i g e n s w o r d e n u i t v o e r i n g s d o s s i e r s v a n n i e u w b o u w p r o j e c t e n , d i e o o k bij d e r e g i o k a n t o r e n w o r d e n beheerd, wel aan het Semi-Statisch Archief overgedragen. Bij d e repro in U t r e c h t w o r d e n originele c a i q u e s e n m i c r o f i c h e s b e h e e r d v a n d e Directie Sluizen e n Stuwen en de daaruit v o o r k o m e n d e afdelingen v a n de huidige organisatie, met n a m e NIC. Het gaat hier o m w e r k t e k e n i n g e n , b e s t e k s t e k e n i n g e n e n r e v i s i e t e k e n i n g e n t o t h e d e n . A a n g e z i e n d e repro valt o n d e r d e a f d e l i n g F C Z , h e e f t F C D hier g e e n z e g g e n s c h a p over. In h e t v e r l e d e n zijn v e e l a r c h i e v e n bij d e a r c h i e f v o r m e r s blijven s t a a n . Z o l a n g d e z e niet zijn o v e r g e d r a g e n , blijft d e projectleider o f h e t a f d e l i n g s h o o f d v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t beheer. Enkele a f d e l i n g e n h o u d e n z e l f e e n d e c e n t r a a l a r c h i e f bij, w a a r i n d e belangrijkste project- e n a f d e l i n g s s t u k k e n g e a r c h i v e e r d w o r d e n . W a a r mogelijk p r o b e e r t F C D o v e r d r a c h t e n n a b e w e r k i n g d o o r de C A S v a n d e z e a r c h i e v e n te b e v o r d e r e n . 2.4 Richtlijnen en procedures H e t v a s t l e g g e n v a n r i c h t l i j n e n e n p r o c e d u r e s w o r d t b e h e e r s t d o o r m i d d e l v a n h e t kwaliteitssysteem " E l e m e n t a i r " . Sinds 1 m a a r t 2 0 0 2 (Elementair 4 . 0 ) zijn in het k w a l i t e i t s s y s t e e m n i e u w e richtlijnen o p g e n o m e n voor het registreren, ordenen en archiveren van d o c u m e n t e n en voor de overdracht van a f g e r o n d e a r c h i e v e n a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t . In d e z e richtlijnen is alle v o o r d e Bouwdienst relevante w e t - en regelgeving o p het gebied van archivering verwerkt. In h o o f d s t u k 7 w o r d t d e s y s t e m a t i e k v a n h e t k w a l i t e i t s s y s t e e m v o o r w a t b e t r e f t d e archiveringsrichtlijnen n a d e r t o e g e l i c h t . 2.5 Toezicht op naleving van richtlijnen D e a f d e l i n g D I V ( F C D ) v o e r t d e regie o p b e l e i d , i m p l e m e n t a t i e e n spelregels o m t r e n t het d o c u m e n t b e h e e r bij d e B o u w d i e n s t m a a r o e f e n t g e e n f u n c t i o n e e l t o e z i c h t uit o p d e l o p e n d e a r c h i v e r i n g bij p r o j e c t e n . T o e t s i n g o p d e n a l e v i n g v a n d e richtlijnen v o o r h e t d o c u m e n t b e h e e r b i n n e n d e dienst g e b e u r t d o o r het uitvoeren van (thema-) audits onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Kwaliteitszorg (KW). De a f d e l i n g F C D speelt in d e z e audits e e n b e l a n g r i j k e r o l . V a n u i t K W w o r d e n p e r i o d i e k e r a p p o r t a g e s a a n het D T v e r z o r g d . A r c h i v e r i n g w o r d t d a a r i n o p g e n o m e n .

Pagina 7 van 47


3 HOOFDLIJNEN VAN IMPLEMENTATIE VAN WET- EN REGELGEVING BINNEN DE BOUWDIENST 3.1 RWS-beleidslijn inzake toepassing BSD's en handelingen D e r e l e v a n t e h a n d e l i n g e n v o o r d e B o u w d i e n s t zijn g r o t e n d e e l s t e r u g t e v i n d e n in h e t BSD Waterstaat e n v o o r e e n klein d e e l in het BSD Personenvervoer e n het BSD Overheidspersoneel. O m d a t het BSD Goederenvervoer niet is v a s t g e s t e l d , zijn relevante h a n d e l i n g e n hieruit b u i t e n b e s c h o u w i n g g e l a t e n . O v e r i g e n s is d e vernietigingslijst v a n V & W n o g v o o r e e n deel v a n k r a c h t w a a r h e t . 0 7 e n . 0 8 o n d e r w e r p e n betreft. H a n d e l i n g e n zijn t a k e n die in w e t - e n r e g e l g e v i n g w o r d e n o n d e r s c h e i d e n e n die b i n n e n d e R i j k s o v e r h e i d w o r d e n u i t g e v o e r d . D e z e t a k e n h a n g e n altijd s a m e n m e t e e n b e l e i d s t e r r e i n . In het g e v a l v a n R W S is d a t beleidsterrein vrijwel uitsluitend W a t e r s t a a t . Een o p s o m m i n g v a n d e b i j b e h o r e n d e h a n d e l i n g e n (taken) is t e r u g te v i n d e n in het Basis Selectie D o c u m e n t W a t e r s t a a t ( a f g e k o r t B S D ) . Een h a n d e l i n g k a n b e s t a a n uit a c l i v j l e i l e n . In feite w o r d t d e h a n d e l i n g d a n n a d e r g e f a s e e r d . O o k activiteiten h e b b e n e e n eigen b e w a a r t e r m i j n . Een B S D h e e f t d e status v a n s e l e c t i e - i n s t r u m e n t . A a n d e o p g e s o m d e h a n d e l i n g e n (taken) o p het b e t r e f f e n d e beleidsterrein zijn in het B S D b i j b e h o r e n d e b e w a a r t e r m i j n e n g e k o p p e l d . D o o r d e z e k o p p e l i n g o p t a a k n i v e a u plaats t e laten v i n d e n , h o o p t m e n selectie o p h o o f d l i j n e n m o g e l i j k te m a k e n . H e t B S D h e e f t e e n w e t t e l i j k e status ( B S D - e n w o r d e n als A l g e m e n e M a a t r e g e l v a n B e s t u u r v a s t g e s t e l d e n g e p u b l i c e e r d in d e Staatscourant). D a t b e t e k e n t , dat niet vernietigd mag worden buiten het betreffende BSD om. V o o r d e vaststelling v a n B S D - e n is e e n p r o c e d u r e o p g e n o m e n in d e A r c h i e f w e t . O m d e paar jaar w o r d e n B S D - e n geactualiseerd e n bijgewerkt. B i n n e n R W S w o r d e n actualisaties in o v e r l e g m e t d e verschillende d i e n s t e n v o o r b e r e i d e n a f g e s t e m d . H K W c o o r d i n e e r t dit proces. D e d i e n s t e n zijn zelf v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r e e n juiste t o e p a s s i n g . In d e praktijk h e e f t e e n aantal d i e n s t o n d e r d e l e n v a n v e r s c h i l l e n d e ministeries (bijv. b i n n e n V R O M , D e f e n s i e , L N V ) e r v o o r g e k o z e n , o m B S D - e n niet alleen v o o r s e l e c t i e - d o e l e i n d e n te g e b r u i k e n , m a a r t e v e n s als i n s t r u m e n t v o o r d e d y n a m i s c h e o r d e n i n g in te z e t t e n . Selectie v a n a r c h i e v e n w o r d t h i e r m e e e e n stuk e e n v o u d i g e r e n m i n d e r t i j d r o v e n d . Dit b e t e k e n t t e v e n s , d a t d e d y n a m i s c h e o r d e n i n g al w o r d t i n g e r i c h t o p d e semi-statische a r c h i v e r i n g . E e n v o u d i g g e z e g d : o m a c h t e r a f g e m a k k e l i j k w e g archief te k u n n e n g o o i e n , w o r d e n v o o r a f k e u z e s g e m a a k t in d e o p z e t e n s t r u c t u u r v a n d y n a m i s c h e dossiers. B i n n e n heel R W S w o r d t d e z e lijn a a n g e h o u d e n e n g e i m p l e m e n t e e r d : h e t B S D is b i n n e n d e hele W a t e r s t a a t niet alleen in gebruik v o o r selectie achteraf, m a a r o o k als basis v o o r d e o p z e t v a n d e dynamische archieven. 3.2 Beleidslijn en achterliggende keuzes van de Bouwdienst O m d e z e l f d e r e d e n e n v a n e f f i c i e n c y e n in lijn m e t d e a n d e r e R W S - d i e n s t e n h e e f t d e B o u w d i e n s t e v e n e e n s v o o r h e t B S D g e k o z e n als o r d e n i n g s i n s t r u m e n t v o o r m e t n a m e d e p r o j e c t a r c h i v e r i n g . A a n s l u i t i n g bij het B S D g e e f t d e v o l g e n d e v o o r d e l e n : • heldere informatiestructuur • (op hoofdlijnen) duidelijkheid over bewaartermijnen • •

uitsparen v a n kosten achteraf t.b.v. nabewerking en selectie (het B S D als creeren van organisatorische randvoorwaarden v o o r digitaal archiefbeheer

selectie-instrument)

9 5 % V a n de d o c u m e n t s t r o o m van de Bouwdienst w o r d t binnen de projecten gegenereerd. De t o e p a s s i n g v a n (gedetailleerde) richtlijnen v o o r p r o j e c t a r c h i v e r i n g g e e f t d u i d e l i j k h e i d o v e r rollen e n t a a k v e r d e l i n g r o n d o m a r c h i v e r i n g in d o o r g a a n s zeer c o m p l e x e p r o j e c t e n , d i e b o v e n d i e n o p m e e r d e r e locaties zijn g e h u i s v e s t . D o o r d e a r c h i e f v o r m i n g in projecten te s t u r e n , k a n veel e f f i c i e n c y w i n s t w o r d e n b e h a a l d . N i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n zijn v e r h o u d i n g s g e w i j s m a a r heel b e p e r k t v a n o m v a n g e n w o r d e n v a a k o p e e n locatie b e h e e r d , z o d a t h e t archief klein e n overzichtelijk is. V o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n is o v e r i g e n s e v e n e e n s g e k o z e n v o o r e e n g e s t a n d a a r d i s e e r d e o p z e t , zij h e t d a t d e z e v e e l m i n d e r direct te herleiden is t o t B S D ' s . Dit w o r d t in h o o f d s t u k 5 n a d e r t o e g e l i c h t . Een z w a a r w e g e n d e r e d e n o m te kiezen v o o r een v o o r a f v a s t g e s t e l d e o r d e n i n g o p d e t a i l n i v e a u is d a a r n a a s t v o o r d e B o u w d i e n s t g e w e e s t , o m m e t g e b r u i k m a k i n g v a n het B S D alvast d e

Pagina 8 van 47


r a n d v o o r w a a r d e n te c r e e r e n v o o r e e n succesvolle i n v o e r i n g v a n d i g i t a a l a r c h i e f b e h e e r . H e t B S D v o r m t als h e t w a r e de a d m i n i s t r a t i e v e o r g a n i s a t i e v o o r e e n digitale b e h e e r s o m g e v i n g o m d a t h e t u i t g a a t v a n e e n u n i f o r m e o p z e t e n i n r i c h t i n g v a n dossiers, m e t b i j b e h o r e n d e ( v o o r a f g e d e f i n i e e r d e ) bewaartermijnen. 3.3 BSD in relatie tot dynamische ordening D e k o p p e l i n g m e t h e t B S D is o p t w e e niveaus b i n n e n d e dossiers v a n d e B o u w d i e n s t d o o r g e v o e r d : • •

o p het niveau v a n d e handeling binnen de handeling: o p het niveau van acJaviteiten (geldt alleen v o o r projectarchieven)

In h o o f d s t u k 4 e n 5 w o r d t o p h o o f d l i j n e n t o e g e l i c h t , h o e d e z e k o p p e l i n g v o o r resp. p r o j e c t a r c h i e v e n e n n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n is g e m a a k t . G e z i e n d e w e r k p r o c e s s e n e n het kwaliteitssysteem v a n d e d i e n s t is e r v o o r g e k o z e n , o m d e b e w a a r t e r m i j n e n n a a r h e t laagste n i v e a u (het d o c u m e n t ) d o o r te v e r t a l e n . D i t is e e n (opzettelijke) v e r f i j n i n g ten o p z i c h t e v a n d e d o e l s t e l l i n g v a n h e t B S D e n d e w a a r d e r i n g v a n a r c h i e f b e s c h e i d e n o p h e t n i v e a u v a n de h a n d e l i n g . B o v e n d i e n d o e t dit r e c h t a a n d e t r a n s p a r a n t i e v a n d e bedrijfsprocessen o m d a t h e t e e n p r a k t j s c h e d o o r v e r t a l i n g is naar d e b e d r i j f s v o e r i n g v a n d e d i e n s t . 3.4 V a n toepassing zijnde handelingen voor de Bouwdienst D e B o u w d i e n s t h e e f t in d e praktijk te m a k e n m e t 6 6 h a n d e l i n g e n . In o n d e r s t a a n d e s c h e m a ' s w o r d t h i e r v a n e e n o v e r z i c h t g e g e v e n p e r beleidsterrein (stand v a n z a k e n v o o r j a a r 2 0 0 3 ) . 3.4.7 RIO Waterstaat 1

Nr. 170+

172* 173*

184*

798

2

(28)

BSD Waterstaat (RIO nr. 28) Het aanleggen en verbeteren van berglngslocatles voor baggerspecie

Het verspreiden, bergen en zuiveren van verontreinigde baggerspecie. Het (laten) doen van onderzoek naar veelbelovende reinigings- en saneringstechnieken ten behoeve van het hergebruik van baggerspecie, de berging van specie en het opzetten van demonstratieprojecten in samenwerking met het bedrijfsleven (1988-). Het ontwerpen en (laten) uitvoeren van waterstaatswerken ten behoeve van het waterkwantiteitsbeheer vanrijks-en andere wateren. Hef beheren en onderhouden van waterstaatswerken

??

??

Het buiten werking stellen, slopen of wijzigen van de bestemming van waterstaatswerken

801

Het leveren van bijdragen aan werken ten behoeve van derden in Nederland

200*

Het ontwikkelen van methoden ter bestrijding van de verzilting van de Nederlandse binnenwateren. Het (laten) uitvoeren van werken bij schutsluizen ter bestrijding van de verzilting. Het laten doen van onderzoek naar de bevordering van een zo zuinig mogelijk omgaan met grondstoffen. Het vaststellen van ontwerpen ten behoeve van de uitvoering van versterkingen van

799

201 + 331* 383*

1

3

Bewaren/vemietigen Neerslag van activiteiten a, e en h van de Bijlage B, rest V 5 jr B V, 5 jr

Neerslag van activiteiten a, e en h van de Bijlage B, rest V 5 jr Neerslag van activiteiten a, een h van de Bijlage B, rest V Neerslag van activiteiten a, een h van de Bijlage B, rest V Adviezen B; bouwen neerslag van activiteiten a, een h van de Bijlage B, restV V, 1 jr V, zie Bijlage B B

Betreft telkens het volgnummer van de handelingen uit het betreffende RIO/BSD. Toelichting op gebruikte symbolen * = De handeling wordt in hoofdzaak door de BD uitgevoerd + = De BD is bij de uitvoering van de handeling betrokken ?? = (nog) niet vastgestelde handeling WG = handeling wordt uitgevoerd binnen werkgroepen LIJN = handeling wordt uitgevoerd in de lijn projectact. = handeling wordt uitgevoerd binnen een project 800 = nr. van een nog niet vastgestelde, maar alvast wel te gebruiken handeling Termijn waarna tot vernietiging mag worden overgegaan. B=blijvend bewaren, V=vernietigen). De termijn gaat in op het moment dat de handeling is afgerond (i.e. het project financieel is afgesloten). 2

3

Pagina 9 van 4 7


384*

hoogwaterkeringen langs de Nederlandse kust (1958-). Het uitvoeren van werken ter verdediging van het land tegen hoge stormvloeden (1953-).

388* 803 ??

Het inspecteren van de bij het rijk in beheer zijnde waterkeringen. Het buiten werking stellen, slopen of wijzigen van de bestemming van waterkerende waterstaatswerken

392+

Het jaarlijks opstellen van een voortschrijdend vijfjarenplan voor de bestrijding van de structurele erosie (1991-) Het vaststellen van jaarlijkse planningen voor de uitvoering van werken ter bestrijding van de structurele erosie van de kust (1991-). Het (laten) uitvoeren van werken om de landinwaartse verplaatsing van de kustlijn tegen te gaan. Het opstellen en inbrengen van Nederlandse bijdragen in de technische werkgroepen van PIARC en PIANC. Het leveren van bijdragen aan MIT, het voortschrijdend Meerjarenprogramma Infrastructuur en Transport met betrekking tot weginfrastructuurprojecten die door de Rijkswaterstaat ter hand zullen worden genomen (1990-). Het leveren van bijdragen aan het MIT, het voortschrijdend meerjarenprogramma Infrastructuur en Transport, met betrekking tot de vaarweginfrastructuurprojecten die door de Rijkswaterstaat ter hand zullen worden genomen (1990-). Het opstellen van concept-startnotities ten behoeve van de voorgenomen aanleg van hoofdwegen of hoofdvaarwegen (-1987). Het opstellen van startnotities ten behoeve van de voorgenomen aanleg van hoofdwegen of hoofdvaarwegen (1987-). Het opstellen van richtlijnen met betrekking tot de inhoud van project trajectnota's voor de aanleg van hoofdwegen en hoofdvaarwegen. Het opstellen van trace-, projecten trajectnota/MER's met betrekking tot voorgenomen aanleg of wijziging van hoofdwegen en hoofdvaarwegen. Het leveren van bijdragen ten behoeve van de totstandkoming van regelgeving met betrekking tot aanbestedingen, mededinging en uitvoering van werken. Het opstellen van systematieken en methoden ten behoeve van de aanbesteding van werken en de opstelling van bestekken en contracten met betrekking tot de uitvoering van werken. Het opstellen vanrichtlijnenvoor aanleg en onderhoud van infrastructurele werken. Het doen van anticiperend onderzoek naar nieuwe technologieen, toe te passen bij de aanleg en het onderhoud van infrastructurele werken. Het maken van afspraken met lagere overheden en andere beheersinstanties met betrekking tot de aanleg en verbetering van infrastructurele werken. Het maken van afspraken met lagere overheden en andere beheersinstanties met betrekking tot het beheer en onderhoud van infrastructurele werken. Het opstellen van het RWS beleid inzake de kwaliteitseisen aan aannemers en andere toeleveranciers. Het leveren van bijdragen aan werkgroepen van normalisatie-instituten en andere organisaties waarbinnen niet bindende normen worden voorbereid. Het opstellen van Nederlandse standpunten en bijdragen in de werkgroepen van CEN en CENELEC met betrekking tot de totstandkoming van bindende normen op het gebied van infrastructuur en bouw. Het aanvragen van octrooien.

LIJN

393+ LIJN

394* 452* WG

474+ LIJN

491 + LIJN

510* 511* 513* 514* 522* 524*

528+ 531* 532+ LIJN

533+ LIJN

534+ 535* WG

536* WG

538*

Neerslag van activiteiten a, e en h van de Bijlage B, restV V, 10 jr Neerslag van activiteiten a, een h van de Bijlage B, rest V B B V, zie Bijlage V, 5 jr V, 1 jr

V.ljr

B B B B B V, 20 jr

B B V, 30 jr V, 30 jr B V, 5 jr V, 5 jr

B

LUN

539*

Het aanvechten van octrooien van derden

B

540* +

Het aanleggen en verbeteren van kunstwerken ten behoeve van de verkeersinfrastructuur.

541 +

Het aanleggen en verbeteren van vaarwegen en havens.

543+ 544+ 545+

Het aanbrengen en verbeteren van wegverhardingen. Het aanbrengen en verbeteren van verkeersvoorzieningen. Het aanbrengen en verbeteren van voorzieningen aan infrastructurele werken ten behoeve van landschap, natuur en milieu. Het leveren van bijdragen aan infrastructurele projecten in andere landen

Neerslag van activiteiten a, e en h van de Bijlage B, rest V 5 jr Neerslag van activiteiten a, e en h van de Bijlage B, rest V 5 jr V, zie Bijlage V, zie Bijlage V, zie Bijlage

LIJN

800

546* LIJN

547*

Het vaststellen van het te voeren beleid met betrekking tot onderhoud van rijkswegen en -vaarwegen door middel van beleidsnota's. Het ontwikkelen van methoden en technieken ten behoeve van het onderhoud van infrastructurele werken. Pagina 10 van 4 7

Adviezen B; bouwen neerslag van activiteiten a, een h van de Bijlage B, restV B V, 10 jr

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 548+ 549* + 550* + 569+ 571* + 611 +

612+

735* projected:. 737* projected:. 738+ projected. 741* projected.

Het opstellen van beheersplannen voor het onderhoud van infrastrudurele werken en voorzieningen. Het doen van inspedies aan infrastrudurele werken. Het doen van onderhoudswerkzaamheden aan infrastrudurele werken. Het doen van anticiperend onderzoek ten behoeve van de verkeersbeheersing.

V, zie Bijlage

Het ontwikkelen en verbeteren van geautomatiseerde registratiemethoden en technieken ten behoeve van binnen de Rijkswaterstaat operationele basisgegevenssystemen en het operationeel houden en verbeteren van deze systemen. Het verzamelen van gegevens ten behoeve van basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op het gebruik en de toestand van de infrastruduur. Het verzamelen van gegevens ten behoeve van basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op de kwantitatieve en kwalitatieve toestand van de bij het rijk in beheer zijnde oppervlaktewateren en het Nederlandse grondwater. Het registreren van gegevens in basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op de het gebruik en de toestand van de infrastruduur.

V, 5 jr

Het registreren van gegevens in basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op de kwantitatieve en kwalitatieve toestand van de bij hetrijkin beheer zijnde oppervlaktewateren en het Nederlandse grondwater.

745* projected.

Het publiceren en beschikbaar stellen van gegevens ten behoeve van basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op het gebruik en de toestand van de infrastruduur. Het publiceren en beschikbaar stellen van gegevens uit de basisgegevenverzamelingen die betrekking hebben op de kwantitatieve en kwalitatieve toestand van de bij hetrijkin beheer zijnde oppervlaktewateren en het Nederlandse grondwater. Het leveren van ad hoc informatie uit de bij de Rijkswaterstaat in beheer zijnde gegevensverzamelingen. Het verzamelen van fotografisch materiaal ter documentatie van de werkzaamheden van de Rijkswaterstaat.

748* projected. 749 + LIJN / FCD 752*

V, 1 jr V, zie Bijlage B

Het treffen van technische maatregelen om te komen tot een betere benutting van de bestaande weginfrastruduur. Het aanleggen en verbeteren van veerhavens en aanleginrichtingen ten behoeve van de Zeeuwse veren en ten behoeve van de veren van en naar de waddeneilanden. Het onderhouden van veerhavens en aanleginrichtingen ten behoeve van de Zeeuwse veren en ten behoeve van de veren van en naar de waddeneilanden.

742+ projedad.

746+ projected.

V, 10 jr

Het (laten) bouwen, beheren en onderhouden van simulatiemodellen die als basisprodud binnen de Rijkswaterstaat op brede schaal worden toegepast.

Neerslag van adiviteiten a, e en h van de Bijlage B, rest V 5 jr V, 1 jr

V, 1 jr V, 1 jr

Bestanden die gebruikt worden bij de uitvoering van te bewaren handelingen: B, andere: V Bestanden die gebruikt worden bij de uitvoering van te bewaren handelingen: B, andere: V Geaccumuleerde overzichten dienen bewaard te worden B, rest: V Geaccumuleerde overzichten dienen bewaard te worden B, rest: V V, 1 jr B

V, 5 jr

D e in het s c h e m a g e n o e m d e bijlage v e r w i j s t t e l k e n s n a a r d e activiteitenlijst. H e t g a a t hierbij telkens o m h a n d e l i n g e n , die in n a d e r e fases zijn o n d e r te v e r d e l e n . D e activiteitenlijst is o p g e n o m e n als B I J L A G E 1: Activiteitenlijst Mogelijk komen er eind 2003 veranderingen in het BSD Waterstaat, die tot gevolg kunnen hebben dat nog maar weinig archieven van de Bouwdienst formeel voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De bewaartermijnen van de activiteiten die bij aanleghandelingen horen (in hoofdzaak zijn dit de relevante onderdelen voor de Bouwdienst), worden mogelijk ingrijpend aangepast. Dit biedt mogelijkheden o m beter en sneller in te spelen op interne wensen ten aanzien van te bewaren stukken (kennisbehoud, beheer en onderhoud), de vorm waarin dit kan gebeuren (digitalisering, microfichering) en de wijze waarop informatie weer kan worden aangeboden (Intranet). O o k in relatie tot de nieuwbouw Westraven is dit relevant. In de loop van 2003 wordt hierover door F C D D een beleidsnotitie opgesteld, afhankelijk van de te verwachten uitkomsten van het vaststellingstraject voor het BSD. Wanneer deze wijzigingen inderdaad van kracht worden, zou dit betekenen dat de standaard dossieropzet voor projectarchieven moet worden aangepast. Voor de gebruikers zou dit overigens een vereenvoudiging betekenen van deze standaard dossieropzet.

P a g i n a 11 v a n 4 7

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 3.4.2 RIO Goederenvervoer Nr.

(85)

BSD Goederenvervoer (RIO nr. 85, "Goed vervoerd")

Bewaren/vernietigen

BSD is nog niet vastgesteld, handelingen mogen formeel niet worden toegepast

3.4.3 RIO Personenvervoer

(86)

Nr.

BSD Personenvervoer (RIO nr. 86, "ledereerM>nderwegj|^

Bewaren/vernietigen

585.

Het leveren van bijdragen aan het uitvoeringsklaar maken en aanleggen van landelijke railwegen van nationaal belang (Betuweroute en HSL)

586.

Het leveren van bijdragen aan het uitvoeringsklaar maken en aanleggen van landelijke railwegen

589.

Het leveren van bijdragen aan het uitvoeringsklaar maken en de bouw van spoortunnels en -bruggen (voor zover deze geen onderdeel zijn van nieuwe spoorlijnen)

608. 822. 825.

Het leveren van bijdragen aan de projectontwikkeling van sneltram- en metroverbindingen Het voorbereiden van de aanleg van transferia Het (besluiten tot) het aanleggen van transferia

Beleidsvoorbereiding, bepaling en -evaluatie B, rest V 5 jaar Zie bijlage in RIO (activiteiten b, c, aa. ab) Beleidsvoorbereiding, bepaling en -evaluatie B, rest V 5 jaar Zie bijlage in RIO (activiteiten b, c, aa, ab) Beleidsvoorbereiding, bepaling en -evaluatie B, rest V 5 jaar Zie bijlage in RIO (activiteiten b, c, aa, ab) B V 5 jaar Beleidsvoorbereiding, bepaling en -evaluatie B, rest V 5 jaar

3.4.4 RIO Overheidspersoneel Nr.

(nog niet

4

vastgesteld)

BSD Overheidspersoneel (RIO nr.)

Bewaren/vernietigen

3.5 Koppeling van handeling aan project Zoals e e r d e r o p g e m e r k t w o r d e n d e v o o r d e B o u w d i e n s t relevante h a n d e l i n g e n g r o t e n d e e l s u i t g e v o e r d in d e v o r m v a n projecten. P r o j e c t e n vallen in d e p r o d u c t e n e n a c c o u n t s v a n d e B o u w d i e n s t . D e p r o d u c t - e n a c c o u n t g e b i e d e n h e b b e n d e z e l f d e (wetteljike) g r o n d s l a g als d e h a n d e l i n g e n uit h e t B S D . D e k o p p e l i n g t u s s e n h a n d e l i n g e n a c c o u n t g e b i e d ( B D - p r o j e c t ) is t e r u g te v i n d e n in B I J L A G E 2 : Koppeling accountgebieden - * handelingen - * S D O projectarchieven. H i e r o n d e r v o l g t e e n a a n t a l v o o r b e e l d e n v a n h a n d e l i n g e n m e t d a a r a a n te k o p p e l e n p r o j e c t e n e n d e betrokken (hoofd)afdeling: 170 - aanleg baggerspeciedepot Ketelmeer (WB) 3 3 1 - o n d e r z o e k t o e p a s s i n g s m o g e l i j k h e d e n D u u r z a a m B o u w e n (DI)

4

De in de bijlage bij dit RIO/BSD opgenomen relevante activiteiten zijn de volgende: b - het verlenen van regionale en specialistische bijstand in de uitwerkingsfase van landelijke spoorwegprojecten (waarover RWS niet de directie voert; het gaat vooral om bijdragen aan het ontwerp en de toetsing van spoortunnelwerken). c - het opstellen van bestekken en anderszins bestekgereed maken van die onderdelen van de spoorwegwerken waarover RWS de directie voert (maken van voorlopige en definitieve ontwerpen, tekeningen en berekeningen, schrijven van bestekken, maken van begrotingen, maken van werktekeningen t.b.v. de uitvoering) aa - het (samen met de NS) directie voeren over de bouw van onderdelen van spoorwegwerken (Willemspoortunnel, Hemtunnel) ab - het aanpassen van waterstaatswerken of verlenen van specialistische medewerking bij de uitvoering van spoorwegwerken en inpassingsmaatregelen P a g i n a 12 v a n 4 7


3 8 3 / 3 8 4 - ontwerp en aanleg Stormvloedkering Nieuwe W a t e r w e g , Maeslantkering (WB, Nl) 3 8 8 - inspectie- e n o n d e r h o u d s p r o j e c t e n ( P D ) 5 1 4 - bijdragen a a n M i l i e u Effect R a p p o r t a g e s ( N l , DI) 5 4 0 - a a n l e g t u n n e l s , b r u g g e n , s l u i z e n , v i a d u c t e n ( N l , DI) 5 4 4 - a a n l e g v e r k e e r s s i g n a l e r i n g s s y s t e m e n (NIE) 5 6 9 - o n d e r z o e k s p r o j e c t e n ( N l , DI) In e e n e n k e l g e v a l is h e t lastig o m h e t p r o d u c t v a n e e n h a n d e l i n g te t r a c e r e n , bijv. 4 5 2 - bijdragen aan dit soort werkgroepen gebeuren vaak door individuen van hoofdafdelingen 522/524 - gebeurt op hoofdafdelingsniveau of op RWS-niveau 531 - komt voor als apart project, maar ook als onderdeel van een realisatieproject D i t k o m t o m d a t h e t p e r s o o n s g e b o n d e n a r c h i e v e n zijn. G e z i e n h e t k o r t e b e w a a r b e l a n g v a n d e z e h a n d e l i n g e n zal d e n e e r s l a g v a n d e z e h a n d e l i n g e n d a n o o k niet in h e t S e m i - S t a t i s c h archief w o r d e n opgenomen. 3.6 Typering van projecten O m d a t d e B o u w d i e n s t in h o o f d z a a k w e r k t in d e v o r m v a n p r o j e c t e n , is d e t o e p a s s i n g v a n h e t B S D o p e n b i n n e n projecten d e eerst a a n g e w e z e n plaats. V o o r d e praktische d e c e n t r a l e u i t v o e r b a a r h e i d zijn d e t e o n d e r s c h e i d e n p r o j e c t e n g e c l u s t e r d t o t drie t y p e n . Een a n a l y s e v a n d e a a r d v a n d e p r o j e c t e n w a a r i n d e o p d e B o u w d i e n s t v a n t o e p a s s i n g zijnde h a n d e l i n g e n z i c h v o o r d o e n , levert h e t v o l g e n d e b e e l d o p . De Bouwdienst voert de van toepassing zijnde handelingen in hoofdzaak uit als • n i e u w b o u w p r o j e c t (ontwerp en aanleg v a n kunstwerken) • advies-, studie- o f onderzoeksproject • inspectie- en onderhoudsproject Er is n o g e e n v i e r d e t y p e project d a t d e B o u w d i e n s t uitvoert, het M E R - p r o j e c t . D e r e i k w i j d t e e n l o o p v a n M E R - p r o j e c t e n k u n n e n sterk verschillen, terwijl v a n u i t w e t - e n r e g e l g e v i n g vrij z w a r e eisen a a n h e t b e w a r e n v a n d e s t u k k e n w o r d e n g e s t e l d . D a a r o m is v o o r dit s o o r t p r o j e c t e n a f g e z i e n v a n standaardisatie. V o o r de o p z e t van een M E R - a r c h i e f kan dan o o k advies o p m a a t w o r d e n gevraagd aan het bureau D o c u m e n t b e h e e r . Een belangrijke c o n c l u s i e daarbij is d a t d e z e projecten vrijwel a l l e m a a l o n d e r e e n h a n d e l i n g vallen w a a r o p d e activiteitenlijst v a n t o e p a s s i n g is (het zijn d u s g e f a s e e r d e h a n d e l i n g e n ) . D e v o l g e n d e stap is h e t m a t c h e n v a n d e n e e r s l a g b i n n e n h e t project a a n d e b i j b e h o r e n d e a c t i v i t e i t e n . Daarbij w e r k t d e o p b o u w in a r c h i e v e n e n (sub)dossiers d u s d u b b e l g e d i f f e r e n t i e e r d , o m d a t h a n d e l i n g e n e n activiteiten verschillende bewaartermijnen kunnen hebben. 3.7 Koppeling van gefaseerde handeling/activiteitenlijst aan Bouwdienstproject D e B o u w d i e n s t v o e r t p r o j e c t e n uit b i n n e n Elementair. D a t b e t e k e n t d a t elk project d e z e l f d e primaire p r o c e s s e n k e n t e n in p r i n c i p e d e z e l f d e s t a n d a a r d d o c u m e n t e n (de S D B - e n ) . Z o k e n t d o o r g a a n s elk project d e p r o c e s s e n 1 0 0 , 2 0 0 , 3 0 0 e n 4 0 0 . E l e m e n t a i r g e z i e n k e n t elk proces d a a r m e e zijn e i g e n dossier: Neerslag Neerslag Neerslag Neerslag

fase fase fase fase

100 200 300 400

-

prospectdossier (PP-dossier) t e c h n i s c h - i n h o u d e l i j k e n p r o j e c t b e h e e r s i n g s d o s s i e r (T- e n P-dossier) i n k o o p - / c o n t r a c t e n d o s s i e r (l-dossier) c o n t r a c t g e m a c h t i g d e dossier ( C G - d o s s i e r )

Bij d e d o o r v e r t a l i n g v a n h e t B S D n a a r d e p r o c e s s e n v a n d e B o u w d i e n s t is e r v o o r g e k o z e n , o m a a n te sluiten bij d e primaire p r o c e s s e n 1 0 0 t / m 4 0 0 e n h e t b i j b e h o r e n d e o n d e r s c h e i d in P P - , T - , P - , I- e n C G dossiers te h a n d h a v e n . D i t is i m m e r s d e v e r b i n d i n g s s c h a k e l m e t h e t k w a l i t e i t s s y s t e e m e n b o v e n d i e n e e n i n d e l i n g die b i n n e n d e dienst al m i n o f m e e r w a s i n g e b u r g e r d . V e r v o l g e n s is e e n lijst g e m a a k t v a n d e (Elementaire) d o c u m e n t e n die in d i e 3 t y p e n projecten v o o r k o m e n , in het b e t r e f f e n d e dossier. D i t is g e b e u r d o p basis v a n E l e m e n t a i r , o p basis v a n b e s t a a n d e a r c h i e v e n , d e n e e r s l a g v a n w e r k p r o c e s s e n en o p basis v a n i n t e r v i e w s m e t B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r s . O m d a t in h e t v e r l e d e n n o o i t is a a n g e g e v e n w e l k e d o c u m e n t e n n u precies in w e l k dossier t h u i s h o o r d e n ( h o o r t e e n d o c u m e n t n u in h e t T - d o s s i e r o f het P - d o s s i e r ? H e t k o m t i m m e r s in d e z e l f d e fase v o o r ! ) zijn hierbij k e u z e s g e m a a k t . H i e r m e e w o r d e n uitvoeringsverschillen (zoals die v o o r h e e n b e s t o n d e n ) v o o r d e t o e k o m s t v o o r k o m e n .

P a g i n a 13 v a n 4 7

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 3.7.1

Tussenresultaat:

H e t P P - , T - , P - , I- e n C G - d o s s i e r h e b b e n e e n vaste i n h o u d g e k r e g e n , m e t v a s t e b e n a m i n g e n v o o r d o c u m e n t e n . H o e w e l d e i n d e l i n g identiek is, k a n d e feitelijke inhoud v a n d e 3 b o v e n g e n o e m d e p r o j e c t t y p e n v e r s c h i l l e n . D a t is o p z i c h l o g i s c h , o m d a t h e t b e o o g d e p r o d u c t verschilt e n d e w e g o m er te k o m e n v a a k e e n a n d e r e i n h o u d m e t z i c h m e e b r e n g t . D a a r o m is e e n d i f f e r e n t i a t i e in d e te v e r w a c h t e n n e e r s l a g a a n g e b r a c h t . Z o z i e t het T - d o s s i e r v a n e e n n i e u w b o u w p r o j e c t er anders uit d a n d a t v a n e e n a d v i e s p r o j e c t , e n zal het C G - d o s s i e r v a n e e n o n d e r z o e k s p r o j e c t v e e l b e p e r k t e r zijn d a n d a t van een nieuwbouwproject. 3.7.2

Eindresultaat:

koppeling

vaste dossiers

aan

activiteitenlijst

D e laatste stap bestaat uit d e k o p p e l i n g v a n d e " v a s t e " dossiers m e t d e activiteitenlijst. d o c u m e n t n i v e a u is hierbij d e k o p p e l i n g g e m a a k t t u s s e n : •

d o c u m e n t in Bouwdienstdossier - activiteit w a a r dit d o c u m e n t o n d e r valt;

•

groepering d o c u m e n t e n b e h o r e n d bij dezelfde activiteit - identieke bewaartermijn.

Op

D o o r h e t m a t c h e n v a n h e t b e t r e f f e n d e dossier m e t d e activiteitenlijst is in e e n o o g o p s l a g duidelijk, w a t d e b e w a a r t e r m i j n e n v a n d e d o c u m e n t e n b i n n e n h e t d o s s i e r zijn. H e l a a s is h e t m a a r in een enkel geval z o , d a t o p d o s s i e r n i v e a u e e n termijn te k o p p e l e n valt. D a t g e b e u r t a l l e e n w a n n e e r : het dossier v o l l e d i g s a m e n v a l t m e t e e n activiteit, w a a r d o o r d e o n d e r l i g g e n d e d o c u m e n t e n dezelfde b e w a a r t e r m i j n h e b b e n als d i e activiteit; w a n n e e r d e d o c u m e n t e n b i n n e n e e n dossier bij t o e v a l d e z e l f d e b e w a a r t e r m i j n h e b b e n , o o k al vallen z e o n d e r v e r s c h i l l e n d e activiteiten. M e t d e o n d e r v e r d e l i n g in dossiers e n subdossiers z o a l s d i e v o o r d e B o u w d i e n s t is g e m a a k t , is elke variant in b e w a a r t e r m i j n uit d e activiteitenlijst af t e d e k k e n . Door het hanteren van de dossieropzet voor het projectarchief wordt indirect daarmee altijd aan de ordening uit het BSD voldaan. In e e n a a n t a l gevallen zijn h a n d e l i n g e n integraal m e t " B " g e w a a r d e e r d (bijv. H 3 3 1 , H 5 3 1 ) . T e n b e h o e v e v a n d e e e n d u i d i g h e i d w o r d t o o k in die p r o j e c t e n d e v o o r g e s c h r e v e n o p z e t g e h a n t e e r d v o o r het b e t r e f f e n d e t y p e project w a a r het o n d e r valt. D e in a n d e r e p r o j e c t e n m e t " V " g e w a a r d e e r d e (sub-) dossiers w o r d e n als g e v o l g d a a r v a n bij d e o p z e t v a n dit te b e w a r e n a r c h i e f o o k o n d e r s c h e i d e n , m a a r m e t " B " g e w a a r d e e r d e n d u s b e w a a r d . Bij o v e r d r a c h t n a a r h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f w o r d e n deze t e r m i j n e n n o g e e n s per project b e k e k e n , t e g e n h e t B S D a f g e z e t e n in h e t d e p o t s y s t e e m geregistreerd m e t d e juiste h a n d e l i n g e n b e w a a r t e r m i j n e n . 3.8 De standaard projectdossiers van de Bouwdienst in schema's D e a l d u s t o t s t a n d g e k o m e n f o r m a t s v o o r p r o j e c t a r c h i e v e n zijn sinds 1 m a a r t 2 0 0 2 o p g e n o m e n in h e t kwaliteitssysteem e n g a n g b a a r o n d e r d e n a a m " S t a n d a a r d D o s s i e r o p z e t " . C o n f o r m Elementair 4.1 is m e n verplicht d e z e o p z e t te h a n t e r e n bij overdracht v a n h e t archief e n bij voorkeur al tijdens het project. O m praktische r e d e n e n (papier is n o g steeds l e i d e n d b i n n e n d e B o u w d i e n s t ) is a f g e z i e n v a n een verplichting t o t s t a n d a a r d a r c h i v e r i n g tijdens h e t project.

Pagina 14 van 4 7


S c h e m a t i s c h ziet d e d o s s i e r i n d e l i n g v o o r p r o j e c t e n er als v o l g t uit:

Keuze type project Nieuwbouw

Inspectie en onderhoud

AdvfesVStudie/j Onderzoek

PP-dossier

pp-d<ussier

PP-dossier

T-dossier

T-dossier

T-dossier

P-dossier

P-dossier

-dossier

l-dossier

l-dossier

CG-dossier

CG-dossier

CG-dossier

CX

o TJ

V o o r de opzet van een projectarchief m o e t het v o l g e n d e s c h e m a w o r d e n d o o r l o p e n :

(1) keuze type project

V (2) Standaard Dossieropzet

(3) projectarchief

5 dossiers

I

(4) 2 of 3 subdossiers V

1i

AL

rubrieken documenten

L

V

paragrafen

Pagina 15 van 4 7

archiveren in:

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 Toelichting op schema D e projectleider b e p a a l t o m w e l k t y p e project het g a a t ( n i e u w b o u w o f a d v i e s / s t u d i e / o n d e r z o e k o f inspectie e n o n d e r h o u d ) e n legt dit vast in het p r o j e c t p l a n (stap 1). D e g e n e n die v e r a n t w o o r d e l i j k zijn v o o r d e a r c h i v e r i n g v a n h e t project z o e k e n het relevante d e e l o p v a n d e v a n t o e p a s s i n g zijnde s t a n d a a r d o p z e t (stap 2) e n d e l e n h u n archief c o n f o r m in (stap 3 e n v e r d e r ) . D o o r het a a n l e g g e n v a n subdossiers w o r d t r e k e n i n g g e h o u d e n m e t verschillende b e w a a r t e r m i j n e n v a n d e d o c u m e n t e n d i e in het b e t r e f f e n d e w e r k p r o c e s w o r d e n g e v o r m d ( m . a . w . o r d e n i n g o p termijn) z o d a t dossiers 1:1 n a a r h e t Semi-Statisch Archief k u n n e n w o r d e n overgedragen. 3.9 Overzicht van bewaartermijnen, per type project, per (sub-)dossier Type project NIEUWBOUW

Dossier Prospect (PP) Technisch-inh. (T)

(Sub) dossiers PP T1 T2 P1 P2 11 12 CG 1 CG 2 CG 3 C2 C3

Termijn B B B of V 1 0 B B of V 1 0 B V10 B V30 V10 V30 V10

Prospect (PP)

PP

B

Technisch-inh. (T)

T1 T2 P1 P2 I 1 12 CG 1 CG 2 CG 3

B V10 B V10 B V10 B V30 V10

PP T P I CG 1 CG 2

V10 V10 V10 V10 V30 V10

Proj.beheersing (P) Inkoop (I) Contractgem. (CG)

MUI/MUD

ADVIES/STUDIE/ ONDERZOEK

Proj.beheersing (P) Inkoop (I) Contractgem. (CG)

l&O

Prospect (PP) Technisch-inh. (T) Proj.beheersing (P) Inkoop (I) Contractgem. (CG)

5

6

3.10 Algemene verklaring van de termijnen D e blijvend te b e w a n a i ^ f a j k k e n zijn v o o r het m e r e n d e e l o n t l e e n d a a n d e activiteitenlijst. In e n k e l e g e v a l l e n w o r d e n m e e r s t u k k e n blijvend b e w a a r d d a n strikt n o o d z a k e l i j k : w a n n e e r e e n splitsing in " B " e n " V " g e z i e n de b e p e r k t e o m v a n g v a n het d o s s i e r niet d o e l m a t i g isw a n n e e r h e t stuk f o r m e d niet h o e f t te w o r d e n b e w a a r d , m a a r w e l interessant is v a n u i t k e n n i s b e h o u d (dit h e e f t o v e r i g e n s t o t g e v o l g d a t in alle projecten v a n e e n b e p a a l d t y p e d i t stuk w o r d t b e w a a r d , o o k al is het d e e n e keer m e e r d e m o e i t e w a a r d d a n d e a n d e r e ) . D

e

QP termijn te v e r n i e t i g e n s t u k k e n v a l l e n uiteen in V 1 0 jaar e n V 3 0 jaar. D e m e e s t e s t u k k e n v a l l e n o n d e r d e c a t e g o r i e V 1 0 jaar, h o e w e l d e activiteitenlijst m e e s t a l V 5 jaar voorschrijft. In d e praktijk blijkt het b i j z o n d e r lastig o m duidelijk af te b a k e n e n , w e l k e s t u k k e n l a n g e r b e w a a r d m o e t e n blijven v a n u i t het o o g p u n t v a n f i n a n c i e l e v e r a n t w o o r d i n g . Het g e b e u r t incidenteel d a t w o r d t t e r u g g e g r e p e n o p

5 6

Afhankelijk van de bovenliggende handeling. Afhankelijk van de bovenliggende handeling.

Pagina 16 van 4 7


p r o j e c t b e h e e r s i n g s - e n t e c h n i s c h e d o c u m e n t e n . In d e z e g e v a l l e n k u n n e n d i t soort d o c u m e n t e n mogelijk w o r d e n b e s t e m p e l d als " b i j l a g e n bij d e r e k e n i n g " o p g r o n d w a a r v a n b i j v o o r b e e l d e e n b e t a l i n g h e e f t p l a a t s g e v o n d e n . O o k in het g e v a l v a n c l a i m s k a n h e t n u t t i g z i j n , dit s o o r t informatie n o g b e s c h i k b a a r te h e b b e n . In g e n o e m d e g e v a l l e n k a n V 5 j a a r n e t te v r o e g zijn. Interne o p h o g i n g v a n d e termijn is in dit g e v a l g e d a a n o m o p dit s o o r t situaties t e k u n n e n a n t i c i p e r e n . H e t v o o r d e e l v a n d e z e g e n e r a l i s a t i e is o o k , d a t niet n o g e e n a p a r t d o s s i e r in het leven h o e f t te w o r d e n g e r o e p e n v o o r die z a k e n , d i e d a a d w e r k e l i j k altijd e n o v e r a l n a 5 jaar v e r n i e t i g d k u n n e n w o r d e n . Een b e h e e r s m a t i g v o o r d e e l v a n h e t breed h a n t e r e n v a n e e n V 1 0 j a a r - t e r m i j n is d a t het p a p i e r e n archief g e m a k k e l i j k o p g r o t e s c h a a l k a n w o r d e n v e r n i e t i g d . In het g e v a l v a n het i n k o o p - e n c o n t r a c t g e m a c h t i g d e d o s s i e r (de financiele dossiers v a n h e t project) w o r d t d o o r d e o n d e r a f d e l i n g e n c o n t r a c t z a k e n ( D I B C , N I B C , P D B C , W B B C ) e n f u n c t i o n a r i s s e n ( P D ' e r s ) die h e t dagelijkse b e h e e r o v e r d e z e dossiers v o e r e n , a a n g e g e v e n d a t V 5 jaar te snel is. D e o n d e r h o u d s t e r m i j n v a n e e n o p g e l e v e r d w e r k k a n n o g m a x i m a a l 2 jaar d o o r l o p e n n a o p l e v e r i n g . O o k k o m e n z o n u e n d a n c l a i m s e n geschillen m e t a a n n e m e r s v o o r d i e vrij l a n g n a d a t o n o g k u n n e n g a a n s p e l e n . V 1 0 jaar is m e t het o o g h i e r o p verstandig. N a a s t d e " V 1 0 j a a r " - c a t e g o r i e is er b o v e n d i e n n o g d i e v a n V 3 0 jaar. D e z e termijn is i n g e g e v e n d o o r h e t B o u w s t o f f e n b e s l u i t e n uitsluitend g e k o p p e l d a a n d i e d o c u m e n t e n , die o n d e r d e w e r k i n g v a n dit besiuit vallen ( d e z e c a t e g o r i e k o m t alleen v o o r in d e u i t v o e r i n g , d . w . z . het C G - d o s s i e r ) . 3.11 Koppeling van handeling aan niet-projectarchieven O p n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n zijn v o o r n a m e l i j k o n d e r s t e u n e n d e h a n d e l i n g e n v a n t o e p a s s i n g ( B S D O v e r h e i d s p e r s o n e e l ) , e v e n a l s d e n o g g e l d e n d e v o o r s c h r i f t e n uit d e vernietigingslijst v a n V & W ( 1 9 7 7 ) . A n d e r s d a n bij d e p r o j e c t a r c h i e v e n is het e e n stuk lastiger o m h a n d e l i n g e n te k o p p e l e n a a n nietp r o j e c t a r c h i e v e n . D a t h a n g t s a m e n m e t h e t feit d a t d e B o u w d i e n s t relevante h a n d e l i n g e n in h o o f d z a a k b i n n e n projecten u i t v o e r t . H e t is lastig a a n te g e v e n , w a t d e p r e c i e z e n e e r s l a g is v a n die h a n d e l i n g e n die v o o r n a m e l i j k in d e lijn- e n a c c o u n t o r g a n i s a t i e w o r d e n u i t g e v o e r d . H e t g a a t in het laatste g e v a l m e t n a m e o m b e l e i d s m a t i g e i n f o r m a t i e w a a r v a n m a g w o r d e n a a n g e n o m e n , d a t die t e r u g k e e r t in d e v o r m v a n r a p p o r t e n , m a n a g e m e n t b e s l i s s i n g e n e n b i j b e h o r e n d e c o r r e s p o n d e n t i e . W a a r (mogelijk) s p r a k e is v a n te b e w a r e n b e l e i d s i n f o r m a t i e , is d e z e in d e s t a n d a a r d w e r k w i j z e v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n d a n o o k o p b e w a r e n g e z e t . H e t n a d e e l h i e r v a n is d a t d e z e dossiers altijd n a o v e r d r a c h t o p h u n i n h o u d z u l l e n m o e t e n w o r d e n n a g e l o p e n o m v a s t te s t e l l e n , w e l k e g e d e e l t e n d a a d w e r k e l i j k v o o r blijvende b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n . Er is d u s slechts e e n g r o v e " s e l e c t i e a a n d e b r o n " mogelijk. In h o o f d s t u k 5 w o r d t n a d e r i n g e g a a n o p d e w e r k w i j z e v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n e n de k o p p e l i n g v a n d o c u m e n t e n in n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n a a n b e w a a r t e r m i j n e n / w e t - e n r e g e l g e v i n g .

Pagina 17 v a n 4 7


4 STANDAARD DOSSIEROPZET VOOR PROJECTARCHIEVEN S y s t e m a t i s c h w o r d t h i e r o n d e r p e r t y p e project, p e r projectarchief, per (sub)dossier a a n g e g e v e n , w a a r o m d e b e t r e f f e n d e i n d e l i n g ( k o p p e l i n g a a n b e w a a r t e r m i j n e n ) is g e m a a k t . U i t g a n g s p u n t h i e r v o o r is versie 2 . 0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r p r o j e c t a r c h i e v e n (Elementair 4 . 1 ) . W a a r versie 2 . 0 ingrijpend is v e r a n d e r d t e n o p z i c h t e v a n versie 1.0 ( E l e m e n t a i r 4 . 0 ) , w o r d t dit a a n g e g e v e n . 4.1 Standaard dossieropzet voor nieuwbouwprojecten 4.7.7

Prospectdossier

M e t h e t o o g o p d e varieteit in b e w a a r t e r m i j n e n valt h e t p r o s p e c t d o s s i e r (PP) in 2 subdossiers u i t e e n : P P - 1 ( b e w a r e n ) e n P P - 2 ( V 1 0 jaar). D e o n d e r P P - 1 g e p l a a t s t e d o c u m e n t e n vallen o n d e r act. A ( b e w a r e n ) o m d a t z e s a m e n h a n g e n m e t d e interne v o o r b e r e i d i n g v a n uit te b e s t e d e n w e r k z a a m h e d e n e n b o v e n d i e n t e c h n i s c h - i n h o u d e l i j k v a n b e l a n g k u n n e n zijn v o o r d e B D . D e o v e r i g e d o c u m e n t e n k u n n e n o p t e r m i j n v e r n i e t i g d w o r d e n ; z e zijn o p e e n v e r l e n g d e termijn v a n V 1 0 jaar g e z e t (cf. d e activiteitenlijst v a l l e n z e o n d e r V 5 jaar) v a n w e g e h e t a r g u m e n t d a t z e m o g e l i j k k u n n e n d i e n e n als " b i j l a g e n bij d e r e k e n i n g " (zie hiervoor) e n d a a r o m z e k e r h e i d s h a l v e l a n g e r w o r d e n b e w a a r d . 7

4 . 7 . 2 Technisch-inhoudelijk

dossier

O o k het T - d o s s i e r v a l t in 2 subdossiers uiteen, feitelijk o m d e z e l f d e r e d e n e n als het P P - d o s s i e r . D e t e b e w a r e n d o c u m e n t e n zijn v a n b e l a n g v o o r de interne v o o r b e r e i d i n g v a n uit te b e s t e d e n w e r k z a a m h e d e n e n v a l l e n d a a r o m o n d e r act. A v a n d e activiteitenlijst ( b e w a r e n ) . In e e n e n k e l g e v a l zijn hieraan d o c u m e n t e n t o e g e v o e g d die v a n b e l a n g zijn v o o r k e n n i s b e h o u d , m a a r die strikt g e n o m e n niet o n d e r d e w e r k i n g v a n act. A v a l l e n . T e n b e h o e v e v a n intern B D - b e l a n g is d e " b e w a a r k o l o m " hier d u s v e r b r e e d . H e t g a a t in c o n c r e t o o m d e v o l g e n d e d o c u m e n t e n : 8

• •

2.07 rapport ontwerp(en) varianten 2.08 berekeningen varianten

• •

2.09 aanvullend o n d e r z o e k / a d v i e s mbt varianten 2.10 kostenramingen varianten

•

2.12 rapportage uitvoeringsmogelijkheden

• •

2.14 b e h e e r - e n onderhoudsplan 3.21 berekeningen (installatie)

•

3.22 faalkansanalyse (installatie)

O m d e r e d e n e n als e e r d e r g e n o e m d k o m e n d e o v e r i g e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 1 0 jaar terecht. T e n a a n z i e n v a n d e c o r r e s p o n d e n t i e geldt, dat het o n m o g e l i j k is o m o n d e r s c h e i d te m a k e n t u s s e n die s t u k k e n die w e l o f niet in a a n m e r k i n g k o m e n v o o r b e w a r i n g (bijv. o m d a t z e inhoudelijk b e t r e k k i n g h e b b e n o p e e n t e b e w a r e n activiteit als b o v e n g e n o e m d ) . D o c u m e n t a t i e h e e f t w e l i s w a a r e e n plaats in het dossier, m a a r w o r d t direct n a o v e r d r a c h t v a n h e t dossier uit het a r c h i e f v e r w i j d e r d ; dit is d e reden d a t er g e e n b e w a a r t e r m i j n v o o r is o p g e n o m e n ( d o c u m e n t a t i e is i m m e r s g e e n archief). 4.7.3

Projectbeheersingsdossier

H e t P-dossier k e n t e v e n e e n s t w e e subdossiers (P-1 e n P - 2 ) , w a a r b i j d e z e l f d e g e d a c h t e g a n g als bij h e t T - d o s s i e r e e n rol speelt. D o o r het feit dat z o w e l T- als P-dossier d e e l u i t m a k e n v a n d e E l e m e n t a i r e fase 2 0 0 , k a n het P - d o s s i e r v a n u i t d e z e l f d e s c o p e w o r d e n b e n a d e r d . N a a s t d e essentie v a n d e b e h e e r s i n g v a n h e t proces (een s c o p e die d o o r d e activiteitenlijst h e e n l o o p t e n niet m e t e e n specifieke activiteit o f t h e m a d a a r i n s a m e n v a l t ) speelt o o k hier d e k e n n i s w a a r d e e e n rol bij het t o e b e d e l e n v a n s t u k k e n a a n het B- e n V 1 0 j a a r - d o s s i e r . O o k hier is d e b e w a a r k o l o m v e r b r e e d m e t het o o g o p k e n n i s b e h o u d , zij het v e e l m i n d e r sterk d a n bij het T-dossier. H e t g a a t o m het v o l g e n d e d o c u m e n t : 9

•

2.03 risico-inventarisatie

7

In het concept-BSD dat in december 2002 is ingediend, is dit activiteit .1 (interne project-opdrachtverlening) en 13 (vastleggei functionele en technische uitgangspunten). 8

In het concept-BSD zijn dit de activiteiten .10 (verrichten wetenschappelijk onderzoek), .13 (vastleggen functionele en technische uitgangspunten), .14 (maken voorontwerp), .15 (opstellen ontwerpplannen) en .16 (maken definitief ontwerp) De te bewaren onderliggende activiteit is A (in het nieuwe concept-BSD zijn dit de activiteiten .5 (opstellen projectplan) en 48 (project-overleg). Pagina 18 van 47


D a a r n a a s t is " 4 . 0 6 v e r g u n n i n g e n " in versie 2 . 0 a a n d e B - k o l o m t o e g e v o e g d v a n w e g e d e a f w i j k e n d e b e w a a r t e r m i j n v a n 3 0 jaar; 1 0 jaar b e w a r e n z o u t e k o r t zijn (om p r a k t i s c h e r e d e n e n is d u s niet g e k o z e n v o o r h e t c r e e r e n v a n e e n d e r d e k o l o m . D e i n h o u d v a n d e V 1 0 j a a r - k o l o m is o p d e z e l f d e g r o n d e n t o t s t a n d g e k o m e n als d i e v a n het P P - d o s s i e r . R u b r i e k 8 ( " F i n a n c i e n " ) w o r d t in d e v o l g e n d e p a r a g r a a f t o e g e l i c h t . 4 . 7 . 4 Inkoop-

of

contractendossier

H e t l-dossier is o p g e z e t in s a m e n s p r a a k m e t d e o n d e r a f d e l i n g e n c o n t r a c t z a k e n ( D I B C , N I B C , P D B C e n W B B C ) . O p dit m o m e n t ( m a a r t 2 0 0 3 ) bestaat er discussie o v e r h e t d o e l v a n het d o s s i e r (en d a a r m e e d e n e e r s l a g d i e in h e t d o s s i e r terecht z o u m o e t e n k o m e n ) . D e o n d e r a f d e l i n g W B B C ziet h e t dossier als b e w a k i n g v a n h e t c o n t r a c t (en hanteert d a a r o m d e n a a m " c o n t r a c t e n d o s s i e r " ) , terwijl d e drie a n d e r e a f d e l i n g e n h e t dossier z i e n als e e n w e e r s p i e g e l i n g v a n het i n k o o p p r o c e s . O p de l a a t s t g e n o e m d e w i j z e is h e t dossier n u i n g e s t o k e n . In d e l o o p v a n 2 0 0 3 k o m t er waarschijnlijk e e n g e z a m e n l i j k e uitspraak h i e r o v e r v a n u i t d e vier a f d e l i n g e n . W a a r n o d i g w o r d t het dossier d a n a a n g e p a s t . D e o p z e t e n i n d e l i n g s l u i t e n n a u w a a n bij d e w i j z e v a n a r c h i v e r i n g z o a l s d i e v a n o u d s h e r d o o r N I B C e n D I B C g e h a n t e e r d w o r d e n . D i t zijn i m m e r s o o k d e " g r o t e w e r k e n " - a f d e l i n g e n . Z o d o e n d e is d e i n d e l i n g v a n h e t dossier n a u w g e r e l a t e e r d a a n z g . " R A W - b e s t e k k e n " en uiteraard Elementair. 1 0

D e " b e w a a r k o l o m " v a n dit dossier is gerelateerd a a n act. E en H . D a a r b i j zijn e e n p a a r d o c u m e n t e n o p g e n o m e n die hier q u a t e r m i j n eigenlijk niet in t h u i s h o r e n . D e m e e s t e te b e w a r e n s t u k k e n w o r d e n v a n o u d s h e r d o o r d e a f d e l i n g e n in d e kluis b e w a a r d . O m praktische r e d e n e n is b e s l o t e n , h e t te b e w a r e n dossier t e l a t e n s a m e n v a l l e n m e t d e i n h o u d v a n d e kluis. O m d i e r e d e n zijn d e v o l g e n d e d o c u m e n t e n van de V - naar de B-kolom verhuisd: • •

1.21 opdrachtbrief 2 . 1 0 staat v a n af rekening

D e o v e r i g e d o c u m e n t e n w o r d e n o m r e d e n e n v a n r e c h t m a t i g h e i d e n t e n b e h o e v e v a n evt. c l a i m s t o t 1 0 jaar n a f i n a n c i e l e a f r o n d i n g v a n het project b e w a a r d . C l a i m s blijken o v e r i g e n s m e t e n i g e r e g e l m a a t v o o r te k o m e n . O p v a l l e n d a a n dit d o s s i e r is het g r o t e a a n t a l f u n c t i o n e l e k o p i e e n . D i t zijn s t u k k e n w a a r m e n in het dossier a a n t o o n b a a r o v e r m o e t b e s c h i k k e n (op g r o n d v a n Elementaire e n a n d e r e v o o r s c h r i f t e n ) e n die g r o t e n d e e l s in o r i g i n e e l d o o r d e C G w o r d e n b e h e e r d . V a n u i t zijn rol d i e n t d e C G o v e r h e t origineel te b e s c h i k k e n . O v e r e n w e e r is bij e e n aantal d o c u m e n t e n d e r o l v e r d e l i n g t u s s e n c o n t r a c t z a k e n e n d e C G o m g e k e e r d (zie I- e n C G - d o s s i e r ) . In e e n t w e e t a l g e v a l l e n bestaat er e e n f u n c t i o n e l e relatie t u s s e n h e t l-dossier e n h e t P - d o s s i e r , beide v o o r g e s c h r e v e n d o o r Elementair. Bij kleine o p d r a c h t e n (afhankelijk v a n h e t bedrag) w o r d t d e o p d r a c h t v a a k v e r l e e n d v i a e e n o p d r a c h t b o n . D e d o o r s l a g v a n de a a n d e o p d r a c h t n e m e r g e s t u u r d e o p d r a c h t b o n n e n (en d e b i j b e h o r e n d e offertes) k o m e n vaak niet bij c o n t r a c t z a k e n terecht, m a a r blijven a c h t e r bij d e P L o f p r o j e c t o n d e r s t e u n e r . Z o o n t s t a a t als e e n w a r e e e n " l - d o s s i e r t j e " o p l o c a t i e , d a t z i c h a a n h e t z i c h t v a n c o n t r a c t z a k e n o n t t r e k t . V e e l h a n g t d a n af v a n d e archiveringsdiscipline v a n d e b e t r e f f e n d e m e d e w e r k e r . O m o p d i e situatie in te s p e l e n , is e e n rubriek " F i n a n c i e n " t o e g e v o e g d a a n h e t P-dossier, z o d a t d e s t u k k e n t o c h e e n plaats in het totale projectarchief krijgen. In versie 2 . 0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t is e r v o o r g e k o z e n , o m e e n s y n o n i e m e n l i j s t t o e te v o e g e n v a n d o c u m e n t b e n a m i n g e n die zijn o n t l e e n d a a n M U l / M U D - c o n t r a c t e n .

1 1

De neerslag van M U I / M U D -

c o n t r a c t e n is o p h o o f d l i j n e n d e z e l f d e als die v a n d e " R A W - b e s t e k k e n " , zij h e t d a t d e b e n a m i n g e n varieren.

1 0

Act. E luidt: "het voor inschrijving beschikbaar stellen van bestekken c.q. contracten en het opstellen van nota's van inlichtingen ter nadere invulling of wijziging van de bestekken van openbaar, onderhands of met voorgaande selectie aanbestede werken", en act. H: "het verlenen van opdrachten aan inschrijvers op een aanbesteed werk". In het concept-BSD zijn dit de activiteiten .19 (maken ramingen), .27 (beschikbaar stellen bestek/nota van inlichtingen), .30 (opdrachtverlening op aanbesteding) en .31 (afsluiten wijzigingsovereenkomst aannemer). De opzet voor MUl/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. 11

Pagina 19 van 47

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 4.1.5

Contractgemachtigde

dossier

Evenals het l-dossier is het C G - d o s s i e r t o t s t a n d g e k o m e n in o v e r l e g m e t d e w e r k v l o e r ( v e r t e g e n w o o r d i g e r s v a n d e 4 P D - r e g i o k a n t o r e n ) . O p g r o n d v a n h u n e r v a r i n g e n kennis v a n d e w a a r d e v a n d o c u m e n t e n h e b b e n d e b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s g e a d v i s e e r d bij h e t t o e d e l e n v a n d o c u m e n t e n a a n b e w a a r t e r m i j n e n . H e t C G - d o s s i e r bestaat uit t w e e lijsten: e e n v o o r R A W - c o n t r a c t e n e n e e n v o o r M U l / M U D - c o n t r a c t e n . D e o p z e t v o o r R A W - c o n t r a c t e n is g e b a s e e r d o p d e U A V 1 9 8 9 , d e R A W s t a n d a a r d 2 0 0 0 e n h e t s u p p l e t i e b e s t a n d B o u w d i e n s t versie 2.01 e n d e w i j z i g i n g e n c o n f o r m versie 2 . 0 2 . H e t C G - d o s s i e r b e s t a a t uit drie d e l e n : • • •

blijvend te b e w a r e n V 1 0 jaar V 3 0 jaar

D e k o l o m " blijvend t e b e w a r e n d o c u m e n t e n " is m i n i m a a l . D e d o c u m e n t e n d i e h i e r o n d e r v a l l e n , zijn belangrijk v a n w e g e h u n w a a r d e v o o r b e h e e r e n o n d e r h o u d e n h e t b e h o u d v a n kennis. V o l g e n s w e t e n r e g e l g e v i n g h o e v e n d e z e d o c u m e n t e n niet te w o r d e n b e w a a r d , m a a r v o o r d e dienst zijn z e v a n g r o o t b e l a n g ; z o b e v a t d e z e k o l o m d e as b u i l t - t e k e n i n g e n e n evt. revisies. D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 3 0 jaar v a l l e n a l l e m a a l o n d e r d e w e r k i n g s s f e e r v a n het B o u w s t o f f e n b e s l u i t . D i t besiuit schrijft e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 3 0 jaar v o o r . D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 1 0 jaar k u n n e n g r o t e n d e e l s w o r d e n b e s c h o u w d als " bijlagen bij d e r e k e n i n g " e n h e b b e n als z o d a n i g e e n f i n a n c i e l e b e w a a r t e r m i j n m e e g e k r e g e n . D e o p z e t v o o r R A W - c o n t r a c t e n is g e b a s e e r d o p d e U A V 1 9 8 9 , d e R A W - s t a n d a a r d 2 0 0 0 e n het s u p p l e t i e b e s t a n d B o u w d i e n s t versie 2.01 e n d e w i j z i g i n g e n c o n f o r m versie 2 . 0 2 . Evenals het l-dossier is in versie 2 . 0 v a n h e t C G - d o s s i e r r e k e n i n g g e h o u d e n m e t M U l / M U D - c o n t r a c t e n . In het C G - d o s s i e r bleek het niet mogelijk o m d a t v i a s y n o n i e m e n te d o e n . D a a r o m is e r v o o r g e k o z e n , o m e e n aparte M U l / M U D - l i j s t te m a k e n , naast d e b e s t a a n d e " R A W - l i j s t " z o a l s die v o o r het C G dossier is u i t g e w e r k t . H i e r is e e n o n d e r v e r d e l i n g a a n g e b r a c h t i n : • V 1 0 jaar • V 3 0 jaar 1 2

Er zijn g e e n d o c u m e n t e n die v o o r blijvende b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n ; k e n n i s b e h o u d e n belangrijke i n f o r m a t i e v o o r b e h e e r e n o n d e r h o u d s p e l e n hier g e e n rol. 4.2 Standaard dossieropzet voor advies-, studie- en onderzoeksprojecten 4.2.7

Prospectdossier

O o k hier valt h e t p r o s p e c t d o s s i e r (PP) in 2 s u b d o s s i e r s u i t e e n : P P - 1 ( b e w a r e n ) e n P P - 2 ( V 1 0 jaar). D e o n d e r P P - 1 geplaatste d o c u m e n t e n vallen o n d e r act. A ( b e w a r e n ) o m d a t z e s a m e n h a n g e n m e t d e interne v o o r b e r e i d i n g v a n uit te b e s t e d e n w e r k z a a m h e d e n e n b o v e n d i e n t e c h n i s c h - i n h o u d e l i j k v a n b e l a n g k u n n e n zijn v o o r d e B D . D e o v e r i g e d o c u m e n t e n k u n n e n o p t e r m i j n v e r n i e t i g d w o r d e n ; z e zijn o p een v e r l e n g d e t e r m i j n v a n V 1 0 jaar g e z e t (cf. d e activiteitenlijst v a l l e n z e o n d e r V 5 jaar) v a n w e g e h e t a r g u m e n t d a t z e mogelijk k u n n e n d i e n e n als " b i j l a g e n bij d e r e k e n i n g " (zie n i e u w b o u w ) e n d a a r o m zekerheidshalve langer w o r d e n bewaard. 1 3

4 . 2 . 2 Technisch-inhoudelijk

dossier

O o k het T - d o s s i e r valt w e d e r o m in 2 subdossiers u i t e e n . D e te b e w a r e n d o c u m e n t e n zijn v a n t e c h n i s c h b e l a n g v o o r d e interne v o o r b e r e i d i n g v a n uit te b e s t e d e n w e r k z a a m h e d e n e n vallen d a a r o m o n d e r act. A v a n d e activiteitenlijst ( b e w a r e n ) . O o k d e e i n d p r o d u c t e n ( m e t e e n t e c h n i s c h karakter) zijn als te b e w a r e n o p g e n o m e n . In een e n k e l geval zijn d o c u m e n t e n t o e g e v o e g d d i e v a n b e l a n g zijn v o o r k e n n i s b e h o u d , m a a r d i e strikt g e n o m e n niet o n d e r d e w e r k i n g v a n act. A v a l l e n . T e n b e h o e v e v a n intern B D - b e l a n g is d e " b e w a a r k o l o m " hier d u s v e r b r e e d . Lastiger d a n bij n i e u w b o u w is a a n te g e v e n , o m w a t v o o r s o o r t d o c u m e n t e n het z o u m o e t e n g a a n . D e diversiteit in dit s o o r t projecten 1 4

12

De opzet voor MUl/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. In het concept-BSD dat in december 2002 is ingediend, is dit activiteit .1 (interne project-opdrachtveriening) en .13 (vastleggen functionele en technische uitgangspunten). In het concept-BSD zijn dit de activiteiten .10 (verrichten wetenschappelijk onderzoek), .13 (vastleggen functionele en technische uitgangspunten), .14 (maken voorontwerp), .15 (opstellen ontwerpplannen) en .16 (maken definitJef ontwerp). 13

1 4

Pagina 20 van 47


( v e r s c h i j n i n g s v o r m e n b i n n e n d e B o u w d i e n s t ) is g r o o t e n d a a r d o o r n o g lastiger te generaliseren d a n bij n i e u w b o u w . A n d e r s g e z e g d : g e m a a k t e k e u z e s zijn arbitrair en m o e t e n in e e n v o l g e n d e versie m i s s c h i e n w o r d e n bijgesteld. A a n d e b e w a a r k o l o m zijn v a n w e g e k e n n i s b e h o u d d e v o l g e n d e d o c u m e n t e n t o e g e v o e g d : •

1.10 raakvlakkenmatrix

• • •

1.11 position p a p e r 2 . 1 0 kostenramingen varianten 2.12 rapportage uitvoeringsmogelijkheden

O m d e r e d e n e n als e e r d e r g e n o e m d k o m e n d e o v e r i g e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 1 0 jaar terecht. T e n a a n z i e n v a n d e c o r r e s p o n d e n t i e geldt, d a t h e t o n m o g e l i j k is o m o n d e r s c h e i d te m a k e n tussen die s t u k k e n die w e l o f niet in a a n m e r k i n g k o m e n v o o r b e w a r i n g (bijv. o m d a t z e inhoudelijk b e t r e k k i n g h e b b e n o p e e n t e b e w a r e n activiteit als b o v e n g e n o e m d D o c u m e n t a t i e heeft w e l i s w a a r e e n plaats in h e t d o s s i e r , m a a r w o r d t d i r e c t n a o v e r d r a c h t v a n het dossier uit h e t archief v e r w i j d e r d ; dit is d e r e d e n d a t er g e e n b e w a a r t e r m i j n v o o r is o p g e n o m e n ( d o c u m e n t a t i e is i m m e r s g e e n archief). 4.2.3

Projectbeheersingsdossier

O m d e z e l f d e r e d e n e n als bij het T - d o s s i e r k e n t o o k h e t P - d o s s i e r t w e e s u b d o s s i e r s (P-1 en P-2). O o k hier speelt d e k e n n i s w a a r d e e e n rol bij d e i n v u l l i n g v a n het B- e n V 1 0 jaar-dossier. En o o k hier is d e b e w a a r k o l o m weer verbreed met het o o g o p kennisbehoud. H e t g a a t o m het v o l g e n d e d o c u m e n t : •

2.03 risico-inventarisatie

D a a r n a a s t is " 4 . 0 6 v e r g u n n i n g e n " in versie 2 . 0 a a n d e B - k o l o m t o e g e v o e g d v a n w e g e d e a f w i j k e n d e b e w a a r t e r m i j n v a n 3 0 jaar; 1 0 jaar b e w a r e n z o u t e k o r t zijn ( o m p r a k t i s c h e r e d e n e n is dus niet g e k o z e n v o o r h e t creeren v a n e e n d e r d e k o l o m . D e i n h o u d v a n d e V 1 0 j a a r - k o l o m is o p d e z e l f d e w i j z e t o t s t a n d g e k o m e n als d i e v a n h e t T - d o s s i e r . R u b r i e k 8 ( " F i n a n c i e n " ) w o r d t in d e v o l g e n d e p a r a g r a a f t o e g e l i c h t . 4 . 2 . 4 Inkoop-

of

contractendossier

H e t l-dossier is o p g e z e t in s a m e n s p r a a k m e t d e o n d e r a f d e l i n g e n c o n t r a c t z a k e n ( D I B C , N I B C , P D B C e n W B B C ) . O p dit m o m e n t bestaat er discussie o v e r h e t d o e l v a n h e t d o s s i e r (en d a a r m e e d e neerslag d i e in h e t dossier t e r e c h t z o u m o e t e n k o m e n ) . In 3 . 1 . 4 ( i n k o o p d o s s i e r n i e u w b o u w ) w o r d t d e z e discussie n a d e r t o e g e l i c h t . Bij a d v i e s - , s t u d i e - e n o n d e r z o e k s p r o j e c t e n speelt d e z e discussie eigenlijk veel m i n d e r e e n rol. D i t t y p e p r o j e c t k e n t v a a k kleine o p d r a c h t e n e n niet, z o a l s bij n i e u w b o u w p r o j e c t e n , u i t v o e r i g e p r o c e d u r e s v o o r selectie e n g u n n i n g . V a n w e g e d e o m v a n g v a n d e o p d r a c h t v e r l e n i n g bij n i e u w b o u w w o r d t h e t b i j b e h o r e n d e i n k o o p d o s s i e r als v a n z e l f b i j g e h o u d e n bij d e o n d e r a f d e l i n g e n c o n t r a c t z a k e n . Bij kleine o p d r a c h t e n (afhankelijk v a n het b e d r a g ) w o r d t d e o p d r a c h t v a a k v e r l e e n d v i a een o p d r a c h t b o n . D e d o o r s l a g v a n d e a a n d e o p d r a c h t n e m e r g e s t u u r d e o p d r a c h t b o n n e n (en d e b i j b e h o r e n d e offertes) k o m e n v a a k niet bij c o n t r a c t z a k e n terecht, m a a r blijven achter bij d e P L o f p r o j e c t o n d e r s t e u n e r . Z o o n t s t a a t als een w a r e e e n " l - d o s s i e r t j e " o p l o c a t i e , d a t zich a a n h e t z i c h t v a n c o n t r a c t z a k e n o n t t r e k t . V e e l h a n g t d a n af v a n d e a r c h i v e r i n g s d i s c i p l i n e v a n d e b e t r e f f e n d e m e d e w e r k e r . O m o p die situatie in te s p e l e n , is e e n rubriek " F i n a n c i e n " t o e g e v o e g d a a n h e t P-dossier, z o d a t d e s t u k k e n t o c h e e n plaats in het t o t a l e projectarchief krijgen. D e o p z e t en i n d e l i n g v a n h e t i n k o o p d o s s i e r sluiten a a n bij E l e m e n t a i r e n d e h o o f d s t u k i n d e l i n g v a n d e R A W . D e " b e w a a r k o l o m " v a n dit dossier is g e r e l a t e e r d a a n act. E e n H . Daarbij zijn een paar d o c u m e n t e n o p g e n o m e n d i e hier q u a t e r m i j n eigenlijk niet in t h u i s h o r e n . D e m e e s t e te b e w a r e n s t u k k e n w o r d e n v a n o u d s h e r d o o r d e a f d e l i n g e n in d e kluis b e w a a r d . O m praktische r e d e n e n is b e s l o t e n , het te b e w a r e n dossier te laten s a m e n v a l l e n m e t d e i n h o u d v a n d e kluis. O m die reden zijn d e v o l g e n d e d o c u m e n t e n v a n d e V - naar d e B - k o l o m v e r h u i s d : • •

1.21 opdrachtbrief 2.10 staat v a n af rekening

D e o v e r i g e d o c u m e n t e n w o r d e n o m r e d e n e n v a n r e c h t m a t i g h e i d e n t e n b e h o e v e v a n evt. claims t o t 1 0 jaar n a financiele a f r o n d i n g v a n h e t project b e w a a r d .

P a g i n a 21 v a n 4 7


O p v a l l e n d a a n dit d o s s i e r is het g r o t e a a n t a l f u n c t i o n e l e k o p i e e n . D i t zijn s t u k k e n w a a r m e n in het dossier a a n t o o n b a a r o v e r m o e t b e s c h i k k e n (op g r o n d v a n E l e m e n t a i r e e n a n d e r e v o o r s c h r i f t e n ) en d i e g r o t e n d e e l s in o r i g i n e e l d o o r d e C G w o r d e n b e h e e r d . V a n u i t zijn rol d i e n t d e C G w e e r o v e r het origineel te b e s c h i k k e n . O v e r e n w e e r is bij een a a n t a l d o c u m e n t e n d e r o l v e r d e l i n g tussen c o n t r a c t z a k e n e n d e C G o m g e k e e r d (zie I- e n C G - d o s s i e r ) . In e e n t w e e t a l g e v a l l e n bestaat er e e n f u n c t i o n e l e relatie t u s s e n het l-dossier e n h e t P-dossier, b e i d e v o o r g e s c h r e v e n d o o r Elementair. In versie 2 . 0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t is e r v o o r g e k o z e n , o m e e n s y n o n i e m e n l i j s t toe te v o e g e n v a n d o c u m e n t b e n a m i n g e n die zijn o n t l e e n d aan M U l / M U D - c o n t r a c t e n . O o k bij dit soort projecten kunnen w e r k z a a m h e d e n volgens de M U l / M U D - s y s t e m a t i e k w o r d e n uitbesteed. 1 5

4.2.5

Contractgemachtigde

dossier

Evenals het l-dossier is h e t C G - d o s s i e r t o t stand g e k o m e n in o v e r l e g m e t d e w e r k v l o e r ( v e r t e g e n w o o r d i g e r s v a n d e 4 P D - r e g i o k a n t o r e n ) . O p g r o n d v a n h u n e r v a r i n g e n kennis v a n d e w a a r d e v a n d o c u m e n t e n h e b b e n d e b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s g e a d v i s e e r d bij h e t t o e d e l e n v a n d o c u m e n t e n a a n b e w a a r t e r m i j n e n . H e t C G - d o s s i e r bestaat uit t w e e lijsten: e e n v o o r R A W - c o n t r a c t e n e n e e n v o o r M U l / M U D - c o n t r a c t e n . D e o p z e t v o o r R A W - c o n t r a c t e n is g e b a s e e r d o p d e U A V 1 9 8 9 , d e R A W s t a n d a a r d 2 0 0 0 e n h e t s u p p l e t i e b e s t a n d B o u w d i e n s t versie 2.01 e n d e w i j z i g i n g e n c o n f o r m versie 2 . 0 2 . Echte b o u w g e r e l a t e e r d e d o c u m e n t e n zijn echter uit d e lijst v e r w i j d e r d o m d a t z e in dit t y p e project niet v o o r k o m e n . D e lijst is d a a r d o o r drastisch korter d a n d e C G - l i j s t in n i e u w b o u w p r o j e c t e n . H e t C G - d o s s i e r b e s t a a t uit drie d e l e n : • • •

blijvend te b e w a r e n V 10 jaar V 3 0 jaar

D e k o l o m " b l i j v e n d t e b e w a r e n d o c u m e n t e n " is m i n i m a a l . D e d o c u m e n t e n d i e h i e r o n d e r v a l l e n , zijn belangrijk v a n w e g e h u n w a a r d e v o o r het b e h o u d v a n k e n n i s . V o l g e n s w e t - e n r e g e l g e v i n g h o e v e n d e z e d o c u m e n t e n niet te w o r d e n b e w a a r d , maar v o o r d e d i e n s t zijn z e w e l degelijk v a n b e l a n g . D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 3 0 jaar vallen niet o n d e r d e w e r k i n g s s f e e r v a n het B o u w s t o f f e n b e s l u i t , m a a r zijn hierin g e p l a a t s t o m d a t e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 1 0 jaar t e kort is e n blijvend b e w a r e n niet n o d i g is. D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 1 0 jaar k u n n e n g r o t e n d e e l s w o r d e n b e s c h o u w d als " b i j l a g e n bij d e r e k e n i n g " e n h e b b e n als z o d a n i g e e n financiele b e w a a r t e r m i j n m e e g e k r e g e n . Evenals het l-dossier is in versie 2 . 0 v a n h e t C G - d o s s i e r r e k e n i n g g e h o u d e n m e t M U l / M U D - c o n t r a c t e n . In het C G - d o s s i e r bleek h e t niet mogelijk o m d a t v i a s y n o n i e m e n te d o e n . D a a r o m is e r v o o r g e k o z e n , o m e e n a p a r t e M U l / M U D - l i j s t t e m a k e n , naast d e b e s t a a n d e " R A W - l i j s t " z o a l s die v o o r het C G dossier is u i t g e w e r k t . H i e r is e e n o n d e r v e r d e l i n g a a n g e b r a c h t i n : • V 10 jaar 1 6

•

V 3 0 jaar

Er zijn g e e n d o c u m e n t e n die v o o r blijvende b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n ; k e n n i s b e h o u d e n belangrijke i n f o r m a t i e v o o r b e h e e r e n o n d e r h o u d spelen hier g e e n rol. 4.3 Standaard dossieropzet voor inspectie- en onderhoudsprojecten 4.3.7 Algemene

opmerkingen

In d e eerste versie v a n d e s t a n d a a r d o p z e t v o o r i n s p e c t i e - e n o n d e r h o u d s p r o j e c t e n (versie 1.0) w a r e n onjuiste b e w a a r t e r m i j n e n t o e g e k e n d . In plaats v a n d e V 1 0 jaar d i e het B S D a a n o n d e r h o u d s h a n d e l i n g e n (en d u s o n d e r h o u d s p r o j e c t e n ) t o e k e n t , w a r e n d e t e r m i j n e n t o e g e k e n d zoals die g e l d e n v o o r n i e u w b o u w p r o j e c t e n . In versie 2 is d a t hersteld. D i t h e e f t t o t g e v o l g dat h e t o n d e r s c h e i d in v e r s c h i l l e n d e k o l o m m e n (met afzonderlijke b e w a a r t e r m i j n e n ) is w e g g e v a l l e n e n de o p z e t v a n het dossier d a a r m e e sterk is v e r e e n v o u d i g d . 1 7

15

16

1 7

De opzet voor MUl/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. De opzet voor MUl/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. Het gaat daarbij om de 'onderhoudshandelingen' 550 en 612 en de 'inspectiehandelingen' 388 en 549. Pagina 22 van 4 7


D i t b e t e k e n t d a t i n s p e c t i e - e n o n d e r h o u d s a r c h i e v e n niet a a n het S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f o v e r g e d r a g e n h o e v e n te w o r d e n . H e t b e h e e r v a n d e z e dossiers, e v e n a l s v e r n i e t i g i n g d a a r v a n , valt o n d e r v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n d e regio zelf. 4.3.2

Prospectdossier

H e t p r o s p e c t d o s s i e r is in zijn g e h e e l g e w a a r d e e r d o p V 1 0 jaar. Z o d o e n d e is h e t dossier niet v e r d e r uitgesplitst naar b e w a a r k o l o m m e n . D e termijn V 1 0 jaar is o n t l e e n d a a n d e w a a r d e r i n g v a n o n d e r h o u d s h a n d e l i n g e n in het B S D W a t e r s t a a t (integraal V 1 0 jaar). 4.3.3

Technisch-inhoudelijk

en

projectbeheersingsdossier

O m d a t alle s t u k k e n 1 0 j a a r n a a f l o o p v a n het project v e r n i e t i g d m o g e n w o r d e n , k e n t z o w e l h e t T- als h e t P - d o s s i e r g e e n n a d e r e o n d e r v e r d e l i n g . O v e r i g e n s w i l dit niet z e g g e n d a t alle s t u k k e n n a 1 0 jaar v e r n i e t i g d m o e t e n w o r d e n ; d a t g e n e w a t v a n b e l a n g is v o o r t o e k o m s t i g e i n s p e c t i e - e n o n d e r h o u d s w e r k z a a m h e d e n k a n d o o r d e r e g i o k a n t o r e n w o r d e n o p g e n o m e n in h e t l & O - a r c h i e f . H e t feit d a t in dit dossier g e e n f o r m e e l te b e w a r e n s t u k k e n z i j n , g e e f t d u s d e n o d i g e beheersvrijheid v o o r de PD-regio's. R u b r i e k 8 ( " F i n a n c i e n " ) w o r d t in d e v o l g e n d e p a r a g r a a f t o e g e l i c h t . 4.3.4

Inkoop-

of

contractendossier

H e t l-dossier is o p g e z e t in s a m e n s p r a a k m e t d e o n d e r a f d e l i n g e n c o n t r a c t z a k e n ( D I B C , N I B C , P D B C e n W B B C ) . l-dossiers v a n i n s p e c t i e - e n o n d e r h o u d s p r o j e c t e n vallen p e r definitie in d e w e r k i n g s s f e e r v a n PD. D e o p z e t e n i n d e l i n g s l u i t e n n a u w a a n bij d e w i j z e v a n a r c h i v e r i n g z o a l s d i e v a n o u d s h e r d o o r NIB e n DIB g e h a n t e e r d w o r d e n e n v o l g e n dus o o k w e e r d e i n d e l i n g v a n d e h o o f d s t u k k e n in d e R A W . In dit g e v a l w o r d e n alle d o c u m e n t e n o m r e d e n e n v a n r e c h t m a t i g h e i d e n t e n b e h o e v e v a n evt. c l a i m s t o t 1 0 jaar n a f i n a n c i e l e a f r o n d i n g v a n het project b e w a a r d . V o l g e n s het B S D k o m t g e e n e n k e l d o c u m e n t v o o r b l i j v e n d e b e w a r i n g in a a n m e r k i n g . Een o n d e r v e r d e l i n g in subdossiers is d u s a c h t e r w e g e gelaten. O p v a l l e n d a a n dit d o s s i e r is het g r o t e aantal f u n c t i o n e l e k o p i e e n . D i t zijn s t u k k e n w a a r m e n in h e t dossier a a n t o o n b a a r o v e r m o e t b e s c h i k k e n (op g r o n d v a n Elementaire e n a n d e r e v o o r s c h r i f t e n ) e n d i e g r o t e n d e e l s in o r i g i n e e l d o o r d e C C w o r d e n b e h e e r d . V a n u i t zijn rol d i e n t d e C G w e e r o v e r het o r i g i n e e l te b e s c h i k k e n . O v e r en w e e r is bij een a a n t a l d o c u m e n t e n d e r o l v e r d e l i n g tussen c o n t r a c t z a k e n e n d e C G o m g e k e e r d (zie I- en C G - d o s s i e r ) . In e e n t w e e t a l g e v a l l e n bestaat er e e n f u n c t i o n e l e relatie t u s s e n h e t l-dossier e n het P - d o s s i e r , b e i d e v o o r g e s c h r e v e n d o o r Elementair. Bij k l e i n e o p d r a c h t e n (afhankelijk v a n het bedrag) w o r d t d e o p d r a c h t v a a k v e r l e e n d v i a e e n o p d r a c h t b o n . D e d o o r s l a g v a n d e a a n d e o p d r a c h t n e m e r g e s t u u r d e o p d r a c h t b o n n e n (en d e b i j b e h o r e n d e offertes) k o m e n vaak niet bij c o n t r a c t z a k e n terecht, m a a r blijven a c h t e r bij d e P L o f p r o j e c t o n d e r s t e u n e r . Z o o n t s t a a t als e e n w a r e e e n " l - d o s s i e r t j e " o p locatie, d a t z i c h a a n h e t z i c h t v a n c o n t r a c t z a k e n o n t t r e k t . V e e l h a n g t d a n af v a n d e archiveringsdiscipline v a n d e b e t r e f f e n d e m e d e w e r k e r . O m o p d i e situatie in te s p e l e n , is e e n rubriek " F i n a n c i e n " t o e g e v o e g d a a n het P - d o s s i e r , z o d a t d e s t u k k e n t o c h e e n plaats in het totale p r o j e c t a r c h i e f krijgen. In versie 2 . 0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t is e r v o o r g e k o z e n , o m e e n s y n o n i e m e n l i j s t t o e te v o e g e n v a n d o c u m e n t b e n a m i n g e n d i e zijn o n t l e e n d a a n M U l / M U D - c o n t r a c t e n . D e n e e r s l a g v a n M U l / M U D c o n t r a c t e n is o p h o o f d l i j n e n d e z e l f d e als die v a n d e " R A W - b e s t e k k e n " , zij het d a t d e b e n a m i n g e n v a r i e r e n . Juist in d e i n s p e c t i e h o e k w o r d e n steeds m e e r w e r k z a a m h e d e n u i t b e s t e e d . Bij uitstek k o m e n in dit t y p e project d a n o o k M U l / M U D - c o n t r a c t e n v o o r . 1 8

4.3.5

Contractgemachtigde

dossier

Evenals het l-dossier is h e t C G - d o s s i e r t o t stand g e k o m e n in o v e r l e g m e t d e w e r k v l o e r ( v e r t e g e n w o o r d i g e r s v a n d e 4 P D - r e g i o k a n t o r e n ) . O p g r o n d v a n h u n e r v a r i n g e n kennis v a n d e w a a r d e v a n d o c u m e n t e n h e b b e n d e b e t r o k k e n m e d e w e r k e r s g e a d v i s e e r d bij het t o e d e l e n v a n d o c u m e n t e n a a n b e w a a r t e r m i j n e n . H e t C G - d o s s i e r bestaat uit t w e e lijsten: e e n v o o r R A W - c o n t r a c t e n e n e e n v o o r 1 8

De opzet voor MUi/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. Pagina 23 van 4 7

v


M U l / M U D - c o n t r a c t e n . D e o p z e t v o o r R A W - c o n t r a c t e n is g e b a s e e r d o p d e U A V 1 9 8 9 , d e R A W s t a n d a a r d 2 0 0 0 e n h e t s u p p l e t i e b e s t a n d B o u w d i e n s t versie 2.01 e n d e w i j z i g i n g e n c o n f o r m versie 2 . 0 2 . D o o r d e aard v a n h e t t y p e project is d e R A W - l i j s t m i n d e r u i t v o e r i g d a n d e C G - l i j s t in nieuwbouwprojecten. H e t C G - d o s s i e r b e s t a a t uit t w e e d e l e n : • V 10 jaar • V 3 0 jaar V a n u i t w e t - e n r e g e l g e v i n g h o e v e n g e e n d o c u m e n t e n blijvend b e w a a r d te blijven. D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 3 0 jaar v a l l e n niet o n d e r d e w e r k i n g s s f e e r v a n het B o u w s t o f f e n b e s l u i t , maar zijn hierin g e p l a a t s t o m d a t e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 1 0 jaar te k o r t is e n blijvend b e w a r e n niet n o d i g is. D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 1 0 jaar k u n n e n a l l e m a a l w o r d e n b e s c h o u w d als " b i j l a g e n bij d e r e k e n i n g " e n h e b b e n als z o d a n i g e e n financiele b e w a a r t e r m i j n m e e g e k r e g e n . Bij uitstek w o r d t bij i n s p e c t j e w e r k z a a m h e d e n g e b r u i k g e m a a k t v a n u i t b e s t e d i n g v i a R U I / R U D c o n t r a c t e n . Q u a b e n a m i n g sluit d e z e c o n t r a c t v o r m h e t beste a a n bij M U l / M U D - o m s c h r i j v i n g e n . Evenals h e t l-dossier is in versie 2 . 0 v a n h e t C G - d o s s i e r r e k e n i n g g e h o u d e n m e t M U l / M U D - c o n t r a c t e n . In het C G - d o s s i e r bleek het niet mogelijk o m d a t v i a s y n o n i e m e n te d o e n . D a a r o m is e r v o o r g e k o z e n , o m een a p a r t e M U l / M U D - l i j s t te m a k e n , naast d e b e s t a a n d e " R A W - l i j s t " zoals die v o o r het C G dossier is u i t g e w e r k t . Hier is e e n o n d e r v e r d e l i n g a a n g e b r a c h t i n : V 1 0 jaar V 3 0 jaar 1 9

Er zijn g e e n d o c u m e n t e n d i e v o o r blijvende b e w a r i n g in a a n m e r k i n g k o m e n ; k e n n i s b e h o u d e n belangrijke i n f o r m a t i e v o o r b e h e e r e n o n d e r h o u d s p e l e n hier g e e n rol. D e d o c u m e n t e n in d e k o l o m V 3 0 jaar vallen niet o n d e r d e w e r k i n g s s f e e r v a n h e t B o u w s t o f f e n b e s l u i t , m a a r zijn hierin g e p l a a t s t o m d a t e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 1 0 jaar te kort is e n blijvend b e w a r e n niet n o d i g is. 4.3.6 Uitbestede

directievoering

In principe a r c h i v e e r t d e a a n n e m e r zijn p r o j e c t a r c h i e v e n v o l g e n s e i g e n i n z i c h t , tenzij h i e r o v e r m e t d e B o u w d i e n s t iets a n d e r s is a f g e s p r o k e n . H e t blijven i m m e r s zijn e i g e n a r c h i e v e n . Een a n d e r e situatie d o e t z i c h v o o r w a n n e e r d e B o u w d i e n s t g e k o z e n h e e f t v o o r u i t b e s t e d i n g v a n d e d i r e c t i e v o e r i n g bij d e a a n l e g v a n een k u n s t w e r k . D i t b e t e k e n t , d a t niet alleen d e u i t v o e r i n g , m a a r o o k h e t h o u d e n v a n t o e z i c h t d o o r een i n g e h u u r d e partij w o r d t g e d a a n . In feite w o r d t h e t u i t v o e r i n g s d o s s i e r v a n d e B o u w d i e n s t (het C G dossier) d a n niet d o o r B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r s , m a a r d o o r i n g e h u u r d e m e d e w e r k e r s b i j g e h o u d e n . Dit gebeurt o p een w i j z e die d o o r d e projectleider is v o o r g e s c h r e v e n . D e E l e m e n t a i r e w e r k w i j z e is bij uitbestede d i r e c t i e v o e r i n g l e i d e n d . In t o e n e m e n d e m a t e w o r d t d o o r d e projectleiders d a n o o k expliciet a a n d e i n g e h u u r d e directievoerders v o o r g e s c h r e v e n , te a r c h i v e r e n v o l g e n s d e E l e m e n t a i r e richtlijnen. Impliciet w o r d e n z e h o e d a n o o k g e a c h t a a n d e richtlijnen v o o r a r c h i v e r i n g te v o l d o e n .

1 9

De opzet voor MUl/MUD-contracten is gebaseerd op het betreffende raamcontract. Pagina 24 van 4 7


5 STANDAARD DOSSIEROPZET VOOR NIET-PROJECTARCHIEVEN 5.1 Doelstelling M e t h e t h u l p m i d d e l " S t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n " w o r d t v o o r z i e n in u n i f o r m i t e i t v a n d o s s i e r v o r m i n g , in duidelijkheid o v e r b e w a a r n i v e a u s ( w i e b e w a a r t w a t ? ) e n in bewaartermijnen van niet-projectarchieven. D e n i e u w e richtlijnen v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n zijn v a n k r a c h t g e w o r d e n m e t d e i n v o e r i n g v a n E l e m e n t a i r 4.1 p e r 1 f e b r u a r i 2 0 0 3 . 5.2 Reikwijdte, soorten niet-projectarchieven O n d e r d e z e a r c h i e v e n v a l l e n die d o c u m e n t e n , d i e in h e t k a d e r v a n d e b e s t u r i n g v a n e e n a f d e l i n g , a c c o u n t o f p r o d u c t w o r d e n g e p r o d u c e e r d e n o n t v a n g e n e n die niet rechtstreeks a a n e e n project zijn t o e te schrijven. D e z e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t heeft b e t r e k k i n g o p d e v o l g e n d e a r c h i e v e n : •

Hoofdafdelingsarchief

• • • • • •

Afdelingsarchief Onderafdelingsarchief Accountmanagementarchief Productmanagementarchief Kwaliteitsmanagementarchief Facilitair-huishoudelijk archief

5.3 Van toepassing zijnde wet- en regelgeving O p n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n is d e v o l g e n d e w e t - e n r e g e l g e v i n g v a n t o e p a s s i n g (in v o l g o r d e v a n relevantie): BSD Waterstaat • vernietigingslijst V & W 1 9 / 8 / 1 9 7 7 • c o n c e p t - R I O Centrale en ondersteunende functies V & W • Comptabiliteitswet(1999) • BSD Overheidspersoneel • Burgerlijk W e t b o e k

2 0

5.4 Beheer van en verantwoordelijkheid voor niet-projectarchieven V o o r (hoofd-, onder-) afdelings-, account-, product- en kwaliteitsmanagementarchieven w o r d t een s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t g e b r u i k t , evenals v o o r h e t d o s s i e r d a t s a m e n h a n g t m e t g e b o u w e n b e h e e r (facilitair-huishoudelijk archief, b e h e e r d d o o r d e v e s t i g i n g s m a n a g e r ) . H e t ( h o o f d - , o n d e r - ) a f d e l i n g s h o o f d (resp. d e a c c o u n t - , p r o d u c t - e n k w a l i t e i t s m a n a g e r e n d e v e s t i g i n g s m a n a g e r ) is v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t b e h e e r v a n het archief, h e t inrichten d a a r v a n v o l g e n s d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t en het a a n s t e l l e n v a n b e h e e r d e r s . D a a r n a a s t is d e b e t r e f f e n d e m a n a g e r v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r e e n juiste registratie e n a r c h i v e r i n g v a n d o c u m e n t e n b i n n e n d a t archief e n h e t o v e r d r a g e n v a n het archief, in 5 - j a r e n b l o k k e n , naar het S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t . O v e r d r a c h t d i e n t uiterlijk b i n n e n e e n jaar n a a f s l u i t i n g v a n het b e t r e f f e n d e b l o k plaats t e v i n d e n . 5.5 Totstandkoming en gebruik van de standaard dossieropzet H e t h u l p m i d d e l " S t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n " is o p g e s t e l d o p basis v a n e e n inventarisatie v a n z o w e l Elementaire als n i e t - E l e m e n t a i r e d o c u m e n t e n z o a l s die b i n n e n d e s t a a n d e organisatie v o o r k o m e n . D a a r n a a s t is i n f o r m a t i e v e r z a m e l d d o o r h e t h o u d e n v a n i n t e r v i e w s m e t a r c h i e f v o r m e r s e n - b e h e e r d e r s v a n verschillende a f d e l i n g e n .

2 0

Omdat dit RIO niet is vastgesteld, mogen de erin opgenomen nieuwe handelingen en bijbehorende termijnen niet gebruikt worden voor vernietiging. Wel mogen deze handelingen dienen als basis voor de ordening van archieven (voor de BD overigens niet relevant). Relevante handelingen: 3 2 . Het verzorgen van de verslaglegging van gestructureerd overleg op D3&D4-niveau; 3 4 . Het verzorgen van de verslaglegging van werkoverleggen; 3 7 . Het verwerken van reisverzoeken; (44. Het instellen, wijzigen en opheffen van organisatie- en dienstonderdelen) handelingen 90-106- accountantsdienst) 185 Het maken van interne afspraken tussen FAZ en diensten over het serviceniveau. Pagina 25 van 47


B i n n e n d e a r c h i v e r i n g s w e r k w i j z e v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n w o r d e n verschillende t y p e n a r c h i e v e n o n d e r s c h e i d e n . O p d o s s i e r n i v e a u is a a n g e g e v e n , w e l k e d o c u m e n t e n i n d a t a r c h i e f t h u i s h o r e n . De i n r i c h t i n g b i n n e n d a t a r c h i e f is e c h t e r v r i j . T e l k e n s is e e n v e r w i j z i n g a a n g e b r a c h t n a a r d e b e w a a r - e n v e r n i e t i g i n g s t e r m i j n e n v a n h e t b e t r e f f e n d e d o c u m e n t . Per archief zijn d i e d o c u m e n t e n o p g e n o m e n , d i e in d a t archief kunnen v o o r k o m e n . D e lijsten zijn z o u i t p u t t e n d mogelijk o p g e s t e l d . Bij g e b r u i k d i e n e n alleen d i e d o c u m e n t o m s c h r i j v i n g e n g e b r u i k t t e w o r d e n w a a r o o k d a a d w e r k e l i j k d o c u m e n t e n v a n binnen komen of w o r d e n opgemaakt. 5.6 T o e l i c h t i n g op d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t , b e w a a r t e r m i j n e n , k o p p e l i n g m e t w e t - e n r e g e l g e v i n g N i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n zijn lastig t e k o p p e l e n a a n h a n d e l i n g e n : •

V o o r d e B o u w d i e n s t relevante handelingen w o r d e n in hoofdzaak niet in d e lijn, maar in projecten uitgevoerd; H a n d e l i n g e n zijn z o a l g e m e e n , d a t z e lastig o p documentniveau terug t e vinden zijn;

•

H a n d e l i n g e n zijn juist z o specifiek geformuleerd, d a t z e lastig 1 o p 1 in lijndossiers zijn terug te vinden;

•

D e B o u w d i e n s t kent een grote stroom interne kwaliteitsdocumenten die lastig te koppelen zijn o m d a t d e Elementaire werkprocessen bij uitstek organisatiegebonden zijn.

W a n n e e r s t u k k e n w e l t e relateren zijn a a n c a t e g o r i e e n uit w e t - e n r e g e l g e v i n g , staan d e v o o r g e s c h r e v e n b e w a a r t e r m i j n e n n o g a l e e n s v e r a f v a n d e w e r k e l i j k e w a a r d e d i e d e s t u k k e n in het primair p r o c e s h e b b e n (en d a a r m e e v e r a f v a n h e t b e d r i j f s v o e r i n g s b e l a n g ) . G e p r o b e e r d is, hier praktisch m e e o m t e g a a n z o n d e r d a t h e t risico bestaat, d a t blijvend te b e w a r e n d o c u m e n t e n w o r d e n vernietigd of stukken die weliswaar vernietigd m o g e n w o r d e n , o n v e r a n t w o o r d v r o e g w o r d e n v e r n i e t i g d . In h e t l a a t s t g e n o e m d e g e v a l is v o o r a l r e k e n i n g g e h o u d e n m e t f i n a n c i e l e b e w a a r t e r m i j n e n . U i t g a n g s p u n t bij d e S D O is t e l k e n s , d a t d e z e praktisch e n w e r k b a a r m o e t z i j n . D e a c h t e r l i g g e n d e b e w a a r t e r m i j n e n zijn g e k o p p e l d a a n h e t d a a d w e r k e l i j k e b e l a n g v a n d e s t u k k e n . D e m e e s t e s t u k k e n h e b b e n e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 5 jaar g e k r e g e n , e e n termijn d i e in d e praktijk g o e d w e r k b a a r is. O p o n d e r d e l e n schrijven w e t - e n r e g e l g e v i n g s o m s l a n g e r e t e r m i j n e n v o o r ( V 1 0 jaar), m a a r v a n u i t d e praktijk zijn d e z e t e r m i j n e n niet h e r k e n b a a r e n feitelijk o o k niet n o d i g . U i t b e d r i j f s v o e r i n g s b e l a n g w i j k t d e B o u w d i e n s t d a a r m e e a f v a n w e t - e n r e g e l g e v i n g , zij h e t d a t h e t uitsluitend e e n v e r k o r t i n g v a n d e termijn b e t r e f t w a a r o p s t u k k e n w o r d e n v e r n i e t i g d d i e d a a r t o c h al v o o r in a a n m e r k i n g k w a m e n . W a a r s t u k k e n m o g e l i j k e e n f i n a n c i e e l b e l a n g h e b b e n , is hier z e k e r h e i d s h a l v e d e financiele b e w a a r t e r m i j n a a n g e h o u d e n . A l s blijvend t e b e w a r e n zijn d i e d i n g e n a a n g e m e r k t , w a a r i n d e b e l e i d s v o r m i n g v a n d e B o u w d i e n s t t e r u g t e v i n d e n is. D i t geldt m e t n a m e v o o r h e t h o o f d a f d e l i n g s a r c h i e v e n e n v o o r h e t H I D - a r c h i e f , d a t e c h t e r v a n w e g e zijn s p e c i f i e k e k a r a k t e r niet in e e n S D O b e s c h r e v e n is. H e t H I D - a r c h i e f w o r d t g r o t e n d e e l s b e w a a r d . D i t w o r d t n a d e r u i t g e w e r k t in e e n a p a r t e b e h e e r s a f s p r a a k m e t h e t secretariaat v a n d e H I D . 2 1

D e S D O ' s v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n k e n n e n o m praktische r e d e n e n g e e n o n d e r s c h e i d in v o o r g e s c h r e v e n s u b d o s s i e r s . W e l k u n n e n e r t w e e verschillende b e w a a r t e r m i j n e n in h e t a r c h i e f v o o r k o m e n (zie h o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f , a c c o u n t m a n a g e m e n t a r c h i e f , p r o d u c t m a n a g e m e n t a r c h i e f , k w a l i t e i t s m a n a g e m e n t a r c h i e f , facilitair-huishoudelijk archief). A f g e r o n d e n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n m o e t e n in vijf jaren b l o k k e n a a n F C D D w o r d e n o v e r g e d r a g e n . A a n g e z i e n d e m e e s t e s t u k k e n n a 5 jaar m o g e n w o r d e n v e r n i e t i g d , z a l h e t o v e r g e d r a g e n archief in d e praktijk vrij snel d o o r F C D D w o r d e n v e r n i e t i g d . H i e r m e e w o r d t o n g e c o n t r o l e e r d e , voortijdige v e r n i e t i g i n g d o o r d e s t a a n d e organisatie zelf v o o r k o m e n . 5.7 S D O H o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f , S D O a f d e l i n g s a r c h i e f , S D O o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f D e z e o p z e t is v o o r z o w e l h o o f d - als s t a f a f d e l i n g e n v a n t o e p a s s i n g e n v o o r d e drie n i v e a u s identiek o p g e z e t . V o o r h e t b e w a r e n v a n s t u k k e n is u i t g e g a a n v a n h e t h o o g s t e b e w a a r n i v e a u . V e e l s t u k k e n e n o n d e r w e r p e n u i t h e t h o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f k o m e n namelijk o p o n d e r l i g g e n d e n i v e a u s t e r u g (afdelingsarchief, o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f ) . H e t beleid v a n a f d e l i n g e n k o m t t e r u g in d e v e r a n t w o o r d i n g v a n h e t h o o f d a f d e l i n g s b e l e i d . V o o r h e t a f d e l i n g s a r c h i e f g e l d t w e e r h e t z e l f d e t e n o p z i c h t e v a n het o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f . Z o w e l h e t a f d e l i n g s a r c h i e f als h e t o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f k e n n e n d a a r o m g e e n

2 1

Bijv. stukken betreffende gevolgde opleidingen (V 10 jaar na uitdiensttreding medewerker, bron: BSD Overheidspersoneel, deelbeleidsterrein arbeidsvoorwaarden rijkspersoneel, april 2001), maar ook rittenboekjes carpoolen, verlofkaarten, overzichten van reis- en overuren (V 10 jaar, bron: vernietigingslijst V&W 19/8/1977). Vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering zijn dit termijnen die onevenredig lang zijn en geen duidelijk doel dienen. Pagina 2 6 van 4 7


b l i j v e n d t e b e w a r e n s t u k k e n . Beide niveaus w o r d e n a f g e d e k t d o o r d e te b e w a r e n s t u k k e n uit h e t hoofdafdelingsarchief. H e t g a a t daarbij o m : . i n k o m e n d e en uitgaande stukken: o p stuksniveau is niet aan te g e v e n , welke correspondentie w e l en welke niet b e w a a r d h o e f t te w o r d e n . Veiligheidshalve is d a a r o m alle correspondentie o p ' b e w a r e n ' g e z e t , n a overdracht w o r d t handmatig d o o r medewerkers v a n F C D D uitgezocht, w a t echt blijvend b e w a a r d m o e t w o r d e n . Naar verwachting zijn dit vooral stukken die vallen onder • . •

handelingen uit het BSD Waterstaat; hoofdafdelingsplan: hierin staan algemene en beleidsmatige v o o r n e m e n s van de hoofdafdeling en d e daaronder ressorterende afdelingen; kwartfialrapportage hoofdafdeling: in het verlengde van het plan zal o o k de kwartaalrapportage ("hoe is het feitelijk g e g a a n ? " ) bewaard moeten w o r d e n ; jaarverslag h o o f d a f d e l i n g : hiervoor geldt hetzelfde als bij de kwartaalrapportage

H e t h o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f k e n t d a a r d o o r t w e e b e w a a r t e r m i j n e n : blijvend b e w a r e n en V 5 jaar. O m b o v e n g e n o e m d e r e d e n e n h e b b e n het a f d e l i n g s - e n o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f a l l e e n o p termijn ( V 5 jaar) te vernietigen stukken. U i t p r a k t i s c h e o v e r w e g i n g e n is e r v o o r g e k o z e n , o m g e e n subdossiers te o n d e r s c h e i d e n . S t u k k e n m.b.t. r e o r g a n i s a t i e s , v e r a n d e r i n g s p r o c e s s e n e n f o r m a t i e w o r d e n d o o r O P C b e w a a r d e n h o e v e n d u s niet d o o r d e a f z o n d e r l i j k e a f d e l i n g e n blijvend te w o r d e n b e w a a r d . Z o d o e n d e zijn d e z e s t u k k e n in d e l i j n a r c h i e v e n o p te v e r n i e t i g e n gezet. H e t h o o f d a f d e l i n g s h o o f d is, naast h e t b e h e e r v a n h e t h o o f d a f d e l i n g s a r c h i e f , v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r het C V - b e s t a n d v a n s l e u t e l f u n c t i o n a r i s s e n (checklist C V S Elementair). Hij is e c h t e r vrij te b e p a l e n , w a a r d a t b e s t a n d o n d e r w o r d t g e b r a c h t . H e t C V - b e s t a n d is e n blijft d y n a m i s c h e n k o m t niet v o o r o v e r d r a c h t a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f in a a n m e r k i n g . 2 2

5.8 S D O A c c o u n t m a n a g e m e n t a r c h i e f D i t a r c h i e f h e e f b e t r e k k i n g o p h e t proces b e s t u r i n g a c c o u n t en k e n t m a a r e e n paar te b e w a r e n documenten: • accountplan • kwartaalrapport besturing account • jaarverslag besturing account O o k hier g e l d t h e t u i t g a n g s p u n t , d a t d e h o o f d l i j n e n v a n het beleid blijvend w o r d e n b e w a a r d . In het a c c o u n t p l a n w o r d e n s t r a t e g i s c h e p l a n n e n e n v o o r n e m e n s v o o r h e t k o m e n d e jaar u i t e e n g e z e t , in d e kwartaalrapportage en het jaarverslag w o r d t beschreven, hoe de besturing v a n de account d a a d w e r k e l i j k is v e r l o p e n e n w e l k e k e u z e s daarbij zijn g e m a a k t . D e a n d e r e d o c u m e n t e n v o e g e n niets t o e e n h e b b e n e e n v o o r d e b e d r i j f s v o e r i n g relatief k o r t d u r e n d e r e l e v a n t i e . D e t e r m i j n v a n V 5 jaar is hier a f d o e n d e . D e a c c o u n t m a n g e r is, n a a s t h e t b e h e e r v a n het a c c o u n t m a n a g e m e n t a r c h i e f , v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r h e t b e s t a n d p r o s p e c t e n e n o p d r a c h t e n . Hij is echter vrij te b e p a l e n , w a a r d a t b e s t a n d o d e r w o r d t g e b r a c h t . H e t b e s t a n d blijft d y n a m i s c h e n k o m t niet v o o r o v e r d r a c h t a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f in aanmerking. 5.9 S D O P r o d u c t m a n a g e m e n t a r c h i e f D i t a r c h i e f h e e f t b e t r e k k i n g o p proces 6 0 0 ( p r o d u c t o n t w i k k e l i n g ) . A l l e e n d e h o o f d l i j n e n v a n het P M beleid (en d e r a p p o r t a g e d a a r o v e r ) w o r d e n b e w a a r d , in dit g e v a l : •

productstrategie

•

verantwoordingsrapportage

D e a n d e r e d o c u m e n t e n blijven 5 jaar b e w a a r d , h e t g e e n v o l d o e n d e is v o o r d e l o p e n d e b e d r i j f s v o e r i n g . 5.10 S D O K w a l i t e i t s m a n a g e m e n t a r c h i e f D i t a r c h i e f h e e f t b e t r e k k i n g o p n e e r s l a g v a n proces 7 0 0 (interne audits) e n proces 8 0 0 ( m a a t r e g e l e n ter v e r b e t e r i n g ) . V a n b l i j v e n d b e l a n g is hier alleen d e D i r e c t i e b e o o r d e l i n g , d e a n d e r e d o c u m e n t e n h e b b e n m a a r e e n k o r t d u r e n d b e l a n g . W a n n e e r auditresultaten t o t m a a t r e g e l e n leiden m e t e e n m i d d e l l a n g o f 2 2

Ter verduidelijking: in het lijnarchief van OPC (dat eveneens volgens de SDO hoofdafdelingsarchief dient te worden opgezet) worden deze categorieen stukken dus wel blijvend bewaard. Pagina 27 van 4 7


lange t e r m i j n e f f e c t , zal dit leiden t o t e e n w i j z i g i n g in E l e m e n t a i r e n d a a r m e e a u t o m a t i s c h t o t v a s t l e g g i n g v a n d e g e n o m e n beslissing e n d e e f f e c t e n d a a r v a n . D e v e r a n t w o o r d e l i j k e f u n c t i o n a r i s v o o r h e t b e h e e r v a n dit archief is d e K w a l i t e i t s m a n a g e r (en niet d e kwaliteitsfunctionarissen v a n d e h o o f d a f d e l i n g e n ) . 5.11 S D O Facilitair-huishoudelijk archief H e t facilitair-huishoudelijk archief w o r d t b e h e e r d o n d e r v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n d e v e s t i g i n g s m a n a g e r van de betreffende Bouwdienstvestiging en hangt dus samen m e t het beheer van het g e b o u w en de bijbehorende v o o r z i e n i n g e n . V o o r e e n aanzienlijk g e d e e l t e b e s t a a t h e t a r c h i e f uit p r o c e d u r e s , v e r g u n n i n g e n , polissen e n o v e r z i c h t e n . D e z e d o c u m e n t e n k u n n e n w o r d e n v e r n i e t i g d z o d r a er e e n n i e u w e p r o c e d u r e , v e r g u n n i n g , polis o f o v e r z i c h t is. A l l e a n d e r e s t u k k e n h e b b e n e e n b e w a a r t e r m i j n v a n 5 jaar, tenzij er s p r a k e is v a n e e n c o n t r a c t u e l e v e r p l i c h t i n g . In d a t g e v a l w o r d t d e s t a n d a a r d dossieropzet v o o r a d v i e s - , s t u d i e - e n o n d e r z o e k s p r o j e c t e n v a n t o e p a s s i n g , o n d e r d e e l I- e n C G - d o s s i e r (incl. d a a r v o o r g e l d e n d e f i n a n c i e l e b e w a a r t e r m i j n e n ) . O p d a t m o m e n t w o r d t het c o n t r a c t u e l e / c o n t r a c t g e m a c h t i g d e deel v a n het n i e t - p r o j e c t a r c h i e f d u s i n g e r i c h t v o l g e n s d e S D O v o o r projectarchivering, o n d e r d e e l c o n t r a c t e n / c o n t r a c t g e m a c h t i g d e v a n h e t p r o j e c t t y p e a d v i e s - studie e n onderzoek! A l s e n i g e niet-projectarchief k e n t h e t facilitair-huishoudelijk archief z g . f u n c t i o n e l e k o p i e e n . D i t zijn k o p i e e n w a a r m e n in het dossier a a n t o o n b a a r o v e r m o e t b e s c h i k k e n ( o p g r o n d v a n Elementaire e n a n d e r e v o o r s c h r i f t e n ) . H e t g a a t daarbij m e t n a m e o m c o n t r a c t e n . D e z e s t u k k e n m a k e n d e e l uit v a n h e t hiervoor g e n o e m d e I- e n C G - d o s s i e r d a t v o o r d e b e t r e f f e n d e f i n a n c i e l e v e r p l i c h t i n g w o r d t bijgehouden. D o c u m e n t a t i e h e e f t w e l i s w a a r e e n plaats in diverse a r c h i e v e n (bijv. h o o f d a f d e l i n g s - , a f d e l i n g s - e n o n d e r a f d e l i n g s a r c h i e f ) , m a a r w o r d t direct n a o v e r d r a c h t v a n h e t d o s s i e r uit h e t archief v e r w i j d e r d ; dit is d e reden d a t er g e e n b e w a a r t e r m i j n v o o r is o p g e n o m e n ( d o c u m e n t a t i e is i m m e r s g e e n archief).

Pagina 28 van 47


6 ARCHIEVEN DIE NIET ONDER DE STANDAARD DOSSIEROPZET VALLEN 6.1 Niet als standaard opgenomen Bouwdienstarchieven Een a a n t a l t y p e n a r c h i e f is niet in d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n o p g e n o m e n . D i t zijn a r c h i e v e n m e t e e n d u s d a n i g specifiek k a r a k t e r d a t het niet z i n v o l is o m z e e e n a l g e m e n e richtlijn o n d e r te b r e n g e n . B o v e n d i e n zijn o p d e z e a r c h i e v e n a f w i j k e n d e r e g e l i n g e n v a n t o e p a s s i n g . H e t g a a t hier o m : • Het HID-archief. Dit bestaat uit o.a. D T - s t u k k e n , nota's, correspondentie en diverse Elementaire d o c u m e n t e n . H e t HID-archief w o r d t grotendeels b e w a a r d . • D e personeelsdossiers zoals die w o r d e n bijgehouden d o o r d e afdeling O P R . Hierin bevinden zich o.a. aanstellingsbescheiden, stukken met betrekking tot opleidingen en rechtspositionele z a k e n . V a n w e g e pensioenaanspraken w o r d e n deze dossiers tot 7 5 jaar n a geboorte b e w a a r d . "Strategisch Personeels M a n a g e m e n t ( S P M ) - s t u k k e n " . Hieronder w o r d e n die stukken verstaan die elk ( h o o f d - , onder-) afdelingshoofd uit h o o f d e van zijn rol van leidinggevende in zijn persoonlijke archief bewaart. Hierbij m o e t w o r d e n gedacht aan de verslagen v a n medewerkersgesprekken (functionerings-, l o o p b a a n - , en P O P - g e s p r e k k e n ) , aan verlofadministratie en bijv. aan stukken betreffende sollicitaties. V a n de verslagen van medewerkersgesprekken w o r d e n de drie meest recente e x e m p l a r e n d o o r d e leidinggevende b e w a a r d . S P M - s t u k k e n w o r d e n niet aan het SemiStatisch A r c h i e f overgedragen. 6.2 Externe archieven van opdrachtnemers O p d r a c h t n e m e r s ( d o o r g a a n s a a n n e m e r s ) h a n t e r e n h u n e i g e n s y s t e e m v a n a r c h i v e r i n g . Ingevolge EKB (Externe Kwaliteits B o r g i n g ) d i e n t d e a a n n e m e r a a n d e eis t e v o l d o e n , d a t hij a a n k a n t o n e n d a t hij d e a f g e s p r o k e n k w a l i t e i t levert. D a a r t o e h o u d t hij z g . kwaliteitsregistraties bij. D e B o u w d i e n s t g e e f t d o o r g a a n s g e e n richtlijnen h o e hij dat m o e t d o e n , z o l a n g d e a a n n e m e r m a a r v o l d o e t a a n d e eis v a n a a n t o o n b a a r h e i d . V o l g e n s c o n t r a c t u e l e a f s p r a k e n d i e n t d e a a n n e m e r bij tijd e n wijle (tussen-) p r o d u c t e n o p te l e v e r e n die d o o r d e B o u w d i e n s t v e r v o l g e n s o p d e g e s t e l d e eisen w o r d e n getoetst. D e bij d e B o u w d i e n s t i n g e d i e n d e d o c u m e n t e n w o r d e n in het b e t r e f f e n d e p r o j e c t a r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t o p g e n o m e n . V o o r d e kwaliteitsregistraties die d e a a n n e m e r zelf b i j h o u d t , blijft hij e c h t e r zelf v e r a n t w o o r d e l i j k . H e t b e h e e r v a n die kwaliteitsregistratie blijft bij d e a a n n e m e r zelf (het is i m m e r s h e t archief v a n de a a n n e m e r ) , tenzij d o o r d e B o u w d i e n s t c o n t r a c t u e e l is o v e r e e n g e k o m e n d a t d e z e registratie bij d e o p l e v e r i n g v a n h e t w e r k a a n d e B o u w d i e n s t w o r d t o v e r g e d r a g e n . Dit g e b e u r t alleen bij h o g e u i t z o n d e r i n g . Een f u n d a m e n t e e l a n d e r e situatie ontstaat w a n n e e r d e d i r e c t i e v o e r i n g a a n e e n a a n n e m e r w o r d t u i t b e s t e e d (zie 4 . 3 . 6 ) .

Pagina 29 van 47


7 BEHEER EN ONDERHOUD VAN DE ELEMENTAIRE ARCHIVERINGSWERKWIJZE 7.1 Algemeen H e t v a s t l e g g e n v a n richtlijnen e n p r o c e d u r e s w o r d t b e h e e r s t d o o r m i d d e l v a n het kwaliteitssysteem " E l e m e n t a i r " . Sinds 1 m a a r t 2 0 0 2 (Elementair 4 . 0 ) zijn in het k w a l i t e i t s s y s t e e m n i e u w e richtlijnen o p g e n o m e n v o o r h e t registreren e n a r c h i v e r e n v a n d o c u m e n t e n b i n n e n p r o j e c t e n e n v o o r d e o v e r d r a c h t v a n a f g e r o n d e p r o j e c t a r c h i e v e n a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f v a n d e B o u w d i e n s t (de z g . " a r c h i v e r i n g s w e r k w i j z e " ) . M e t i n g a n g v a n 1 f e b r u a r i 2 0 0 3 (Elementair 4 . 1 ) zijn in h e t kwaliteitssysteem o o k n i e u w e richtlijnen o p g e n o m e n v o o r h e t registreren e n a r c h i v e r e n v a n n i e t - p r o j e c t d o c u m e n t e n . D e z e richtlijnen zijn o p g e n o m e n in het h a n d b o e k E l e m e n t a i r als p r o c e s o v e r s t i j g e n d e instructie m e t d e status a a n b e v e l i n g . A l s o n d e r d e e l v a n d e p r o c e s o v e r s t i j g e n d e instructie A r c h i v e r i n g e n d o c u m e n t b e h e e r zijn vijf h u l p m i d d e l e n b e s c h i k b a a r : 2 3

1. d e checklist o p z e t archief 2. d e checklist a f r o n d i n g archief 3. d e standaard dossieropzet v o o r projectarchieven 4. d e standaard dossieropzet v o o r niet-projectarchieven 5. dit Structuurplan D o c u m e n t b e h e e r ad 3 en 4: bevat een nadere beschrijving van w a a r d o c u m e n t e n gearchiveerd moeten worden en welke bewaartermijn van toepassing is ad 5: bevat een nadere beschrijving van hoe de archivering plaatsvindt, wie waarvoor verantwoordelijk is en hoe wet- en regelgeving binnen het archiefbeheer zijn doorvertaald (bijv. relevante BSD's en handelingen). In d e S t a n d a a r d D o c u m e n t b e s c h r i j v i n g e n v o o r h e t p r o j e c t p l a n ( S D B 201) e n A f r o n d i n g o p d r a c h t ( S D B 2 0 7 B ) zijn d e o p z e t e n a f r o n d i n g v a n p r o j e c t a r c h i e v e n c o n f o r m d e richtlijnen o p g e n o m e n . B e i d e S D B e n b e h o r e n tot e e n b e s l i s s i n g m e t s t a t u s Strikte r i c h t l i j n . 24

7.2 B i j s t e l l i n g en v e r s i e b e h e e r O n d e r e i n d v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v a n het h o o f d F C D z o r g t d e c o o r d i n a t o r D o c u m e n t b e h e e r z o n o d i g v o o r d e p e r i o d i e k e bijstelling v a n d e p r o c e s o v e r s t i j g e n d e instructiein E l e m e n t a i r en d e b o v e n g e n o e m d e h u l p m i d d e l e n . Bijstelling v i n d t plaats i n d i e n z i c h w i j z i g i n g e n v o o r d o e n in r e g e l g e v i n g o f in Elementair, w a a r d o o r n i e u w e d o c u m e n t b e s c h r i j v i n g e n o n t s t a a n e n b e s t a a n d e v e r d w i j n e n . In d e lijn v a n het kwaliteitssysteem k u n n e n d e g e b r u i k e r s v a n d e richtlijnen b o v e n d i e n a a n v u l l i n g e n e n verbetervoorstellen indienen (bottom up-benadering). De coordinator D o c u m e n t b e h e e r verzorgt de c o m m u n i c a t i e r i c h t i n g g e b r u i k e r s e n b e h e e r t d e o u d e versies. 7.3 T o t s t a n d k o m i n g huidige versie Versie 1.0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t h a d uitsluitend b e t r e k k i n g o p p r o j e c t a r c h i e v e n e n w e r d m.i.v. 0 1 - 0 3 - 2 0 0 2 v a n k r a c h t bij h e t in w e r k i n g t r e d e n v a n E l e m e n t a i r 4 . 0 . H i e r a a n g e k o p p e l d w a r e n d e checklist o p z e t p r o j e c t a r c h i e f (versie 1.0) e n d e c h e c k l i s t a f r o n d i n g archief (versie 1.0). D e z e checklists g e v e n e e n beschrijving v a n d e s t a p p e n d i e d o o r l o p e n m o e t e n w o r d e n o m e e n projectarchief resp. o p te z e t t e n e n af te r o n d e n . M e t i n g a n g v a n 0 1 - 0 2 - 2 0 0 3 is versie 1.0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n v a n kracht g e w o r d e n e n versie 2 . 0 v a n d e s t a n d a a r d d o s s i e r o p z e t v o o r p r o j e c t a r c h i e v e n ( E l e m e n t a i r 4 . 1 ) . Hieraan g e k o p p e l d zijn d e c h e c k l i s t o p z e t projectarchief (versie 2 . 0 ) , d e checklist o p z e t nietprojectarchief (versie 1.0). D e z e checklists g e v e n e e n b e s c h r i j v i n g v a n d e s t a p p e n die d o o r l o p e n m o e t e n w o r d e n o m e e n projectarchief resp. e e n n i e t - p r o j e c t a r c h i e f o p te z e t t e n . V o o r d e a f r o n d i n g v a n beide t y p e n a r c h i e v e n is e e n checklist b e s c h i k b a a r (checklist a f r o n d i n g a r c h i e f versie 2.0).

2 3

Dit zijn afspraken waaraan medewerkers zich dienen te houden. Afwijken is alleen toegestaan, indien een doelmatiger en/of doeltreffender weg voorhanden is. Het is niet nodig afwijkingen schriftelijk te motiveren maar desgewenst moet dit kunnen worden beargumenteerd. 2 4

Dit zijn afspraken waaraan medewerkers zich dienen te houden. Afwijken is toegestaan, maar moeten gemotiveerd en traceerbaar worden vastgelegd. Hierbij moet tevens worden aangegeven hoe eventueel daardoor te verwachten risico's worden beperkt. Pagina 3 0 van 47


8 VERSIEBEHEER VAN DOCUMENTEN 8.1 Algemene richtlijnen voor versiebeheer In lijn m e t d e v e r e i s t e n v a n d e I S O - n o r m 9 0 0 1 is b i n n e n het k w a l i t e i t s s y s t e e m g e k o z e n v o o r het t o e k e n n e n v a n 6 v e r p l i c h t e k e n m e r k e n a a n elk d o c u m e n t d a t b i n n e n d e B o u w d i e n s t w o r d t o p g e m a a k t o f o n t v a n g e n . D i t v a n u i t d e g e d a c h t e , dat d e B o u w d i e n s t a a n t o o n b a a r b e h e e r s t m e t zijn documentstroom moet omgaan. V a n elk d o c u m e n t w o r d e n d e v o l g e n d e 6 k e n m e r k e n geregistreerd: • • • •

naam van d e auteur; d a t u m v a n het d o c u m e n t ; versie v a n het d o c u m e n t ; status v a n het d o c u m e n t ("meest gehanteerd: concept; geautoriseerd, vrijgegeven);

• •

(uniek) k e n m e r k v a n het d o c u m e n t ; korte omschrijving v a n de i n h o u d van het d o c u m e n t .

voorlopig;

vastgesteld;

definitief

maar ook:

V o o r w a t betreft h e t a a n d a c h t s g e b i e d " A r c h i v e r i n g e n d o c u m e n t b e h e e r " w o r d e n h i e r b i n n e n alleen n a d e r e richtlijnen g e g e v e n v o o r h e t b e h e r e n e n a r c h i v e r e n v a n versies v a n d o c u m e n t e n . O v e r h e t k e n m e r k ' s t a t u s ' zijn g e e n b e h e e r s m a t i g e a f s p r a k e n g e m a a k t e v e n a l s v o o r d e wijze w a a r o p documenten genummerd zouden moeten worden. In d e praktijk h o u d e n v e r s i e - e n s t a t u s b e h e e r i n , d a t altijd v o o r iedere m e d e w e r k e r duidelijk m o e t zijn m e t w e l k e versie v a n e e n d o c u m e n t hij te m a k e n h e e f t en w e l k e status d a t d o c u m e n t heeft. 8.2 Versiebeheer en archivering V e r s i e b e h e e r v a n d o c u m e n t e n impliceert, d a t v a n e e n d o c u m e n t m e e r d e r e versies geregistreerd e n g e a r c h i v e e r d k u n n e n w o r d e n . H e t is e c h t e r l a n g niet altijd wenselijk, d a t o o k alle versies v a n e e n d o c u m e n t daadwerkelijk worden gearchiveerd en bewaard: •

voordat een d o c u m e n t d e status "definitief" krijgt, kan het een groot aantal eerdere versies gehad hebben. T e n o p z i c h t e van d e uiteindelijke versie voegen eerdere versies vaak w e i n i g tot niets toe. Het archiveren v a n alle eerdere versies n e e m t echter veel ruimte in beslag;

•

het b e w a r e n v a n alle versies die een d o c u m e n t heeft g e h a d , kan tot verwarring leiden. D e kwantiteit v a n d e a a n w e z i g e informatie vertroebelt de kwaliteit van die informatie.

O m t e g e m o e t te k o m e n a a n b o v e n s t a a n d e p r o b l e m e n is b i n n e n d e d i e n s t g e k o z e n v o o r d e v o l g e n d e o p l o s s i n g . B e h a l v e d e laatste versie m o e t e n die versies v a n e e n d o c u m e n t g e a r c h i v e e r d w o r d e n , waarop 1. getoetst is; 2. een beslissing is g e n o m e n . Ad1. De versie waarop getoetst is, kan een schakel vormen in een besluitvormings- of totstandkomingsproces. Naar dit soort beslismomenten kan door'beide partijen (Bouwdienst resp. aannemer) worden teruggegrepen omdat er een verplichting uit kan zijn voortgevloeid. Bovendien kan een toetsmoment een onderbouwing zijn voor een betaling en is de toets op dat moment een 'bijlage bij de rekening'. Ad 2. De onderliggende versie is onderdeel van een besluitvormingsproces. Bovendien kan ook hier sprake zijn van een onderbouwing voor een betaling. H e t staat d e b e t r e f f e n d e m e d e w e r k e r o v e r i g e n s vrij, o m n o g a n d e r e versies d a n b o v e n g e n o e m d e te a r c h i v e r e n w a n n e e r hier n a a r zijn m e n i n g e e n g o e d e r e d e n v o o r is. In lijn m e t d e geest v a n h e t k w a l i t e i t s s y s t e e m w o r d t d i t o v e r g e l a t e n a a n het i n z i c h t ( ' v a k m a n s c h a p ' ) v a n d e m e d e w e r k e r . 8.3 Versiebeheer van tekeningen Z o w e l b i n n e n d e B o u w d i e n s t als in het e x t e r n e t e k e n i n g e n v e r k e e r m e t e e n o p d r a c h t n e m e r v a n d e B o u w d i e n s t v i n d t v e r s i e b e h e e r plaats. Hierbij w o r d t e e n a f w i j k e n d e t e r m i n o l o g i e g e h a n t e e r d v o o r d e status die e e n t e k e n i n g k a n h e b b e n . D i t h a n g t s a m e n m e t d e t o o l w a a r b i n n e n d e t e k e n i n g e n w o r d e n gemaakt. In o p d r a c h t v a n h e t l & A d e e l g e b i e d I V O h e e f t F C D in 2 0 0 1 e e n o n d e r z o e k verricht naar het b e h e e r v a n interne d i g i t a l e C A D - t e k e n i n g e n , het k o r t e - e n l a n g e t e r m i j n b e l a n g d a a r v a n e n d e b e h e e r s m a t i g e

P a g i n a 31 v a n 4 7


p r o b l e m e n d i e z i c h daarbij b i n n e n d e organisatie v o o r d o e n . G e z i e n d e e n o r m e h o e v e e l h e i d C A D tekeningen die gedurende het voorontwerp en het ontwerp w o r d e n g e m a a k t (1500 tekeningen a 2 0 0 0 per k u n s t w e r k is niet o n g e b r u i k e l i j k ! ) , is e e n duidelijk e n a f g e w o g e n selectiebeleid g e b o d e n o m h e t o v e r z i c h t t e b e w a r e n in e e n s t o r t v l o e d v a n i n f o r m a t i e . H e t e i n d r a p p o r t b e v a t a a n b e v e l i n g e n o v e r w e l k e versies blijvend b e w a a r d z o u d e n m o e t e n e n o v e r d e D e a a n b e v e l i n g e n uit d i t r a p p o r t zijn d o o r d e S t u u r g r o e p

v o r m w a a r i n d a t h e t beste k a n g e b e u r e n . n

B

d i

n

S

o

v

e

r

e

n

o

m

e

n

2 5

m

»! £ cT ! , !: g ' ™ z u ' l e n n o o d g e d w o n g e n p a s g e e f f e c t u e e r d w o r d e n als e r e e n R M A / D M S b e s c h i k b a a r is o m ( z o g e n a a m d e s n a p s h o t s van) d e z e t e k e n i n g e n d u u r z a a m in te b e h e r e n . T o t d i e t i j d is h e t p a p i e r e n e x e m p l a a r b i n n e n d e B o u w d i e n s t l e i d e n d . D

A

Ten aanzien v a n het versiebeheer van tekeningen geldt binnen d e Bouwdienst het volgende Behalve d e laatste versie m o e t e n d i e versies v a n e e n t e k e n i n g g e a r c h i v e e r d w o r d e n , w a a r o p 1. getoetst is; e e n beslissing is g e n o m e n . B o v e n d i e n w o r d e n v a n elk w e r k d e as b u i l t - t e k e n i n g e n b e w a a r d (feitelijk o p g e l e v e r d e situatie) e n e v e n t u e l e revisies. A l s r a n d v o o r w a a r d e g e l d t hierbij d u s , d a t p a p i e r v o o r a l s n o g l e i d e n d is. Bij v o o r k e u r w o r d t v a n e e n digitale t e k e n i n g e e n p a p i e r e n uitdraai g e m a a k t , tenzij d i t b e h e e r s m a t i g o n d o e n l i j k is D o o r d e a a n n e m e r m o g e n t e k e n i n g e n o p m i c r o f i c h e w o r d e n a a n g e l e v e r d , mits hij z i c h h o u d t aan d e v o o r g e s c h r e v e n k w a l i t e i t s n o r m e n . D e z e zijn o n t l e e n d a a n d e n o r m e n z o a l s d i e d o o r h e t A r c h i e f besiuit worden voorgeschreven.

0

6

d S ta 1

tekenin

l , ^ ' ^ '! Senbeheer. Onderzoek naar ordening, selectie en beheer van CAD-tekeningen bij de Bouwdienst (M. Haakman en S. Kooijman, 10 mei 2001), doc.nr. 3289-2001-0005. Pagina 32 van 4 7

s


9 OMGANG MET DIGITALE DOCUMENTEN 9.1 Inleiding B i n n e n d e B o u w d i e n s t g e l d t d a t p a p i e r l e i d e n d is. V a n alle d o c u m e n t e n d i e n t v o o r a l s n o g e e n p a p i e r e n uitdraai t e w o r d e n g e m a a k t . Dit g e l d t o o k v o o r digitale t e k e n i n g e n , tenzij dit b e h e e r s m a t i g o n d o e n l i j k is (bijv. v a n w e g e d e g r o t e h o e v e e l h e i d ) . D o o r d e a a n n e m e r m o g e n t e k e n i n g e n o p m i c r o f i c h e w o r d e n a a n g e l e v e r d , mits hij z i c h h o u d t a a n d e v o o r g e s c h r e v e n k w a l i t e i t s n o r m e n . D e z e n o r m e n zijn o n t l e e n d a a n h e t A r c h i e f b e s l u i t e n zijn o p g e n o m e n in d e checklist a f r o n d i n g archief. 9.2 Achtergrond D e o v e r w e g i n g o m p a p i e r l e i d e n d te laten zijn is als v o l g t . O n g e v e e r 6 0 % v a n d e B D - d o c u m e n t e n h e e f t d e status ' b e w a r e n ' . G e z i e n h e t d u u r z a a m h e i d p r i n c i p e is p a p i e r v o o r a l s n o g d e a a n g e w e z e n i n f o r m a t i e d r a g e r . E e n a n d e r a r g u m e n t is d a t d e uitrol v a n d e R e c o r d M a n a g e m e n t A p p l i c a t i o n ( R M A ) , w a a r m e e d u u r z a a m d i g i t a a l a r c h i e f b e h e e r mogelijk z o u m o e t e n w o r d e n , n o g o p zich laat w a c h t e n . D e B o u w d i e n s t h e e f t m o m e n t e e l d u s g e e n t o o l in huis die f o r m a l i s e r i n g v a n e l e k t r o n i s c h e b e s t a n d e n e n dossiers r e c h t v a a r d i g t . B o v e n d i e n b e s t a a t er o o k n o g o n z e k e r h e i d o v e r d e m o g e l i j k h e d e n v o o r o v e r d r a c h t v a n digitale b e s t a n d e n a a n h e t N a t i o n a a l A r c h i e f . D a t n e e m t niet w e g d a t in t o e n e m e n d e m a t e d o c u m e n t e n in digitale v o r m w o r d e n o p g e m a a k t e n b e w a a r d . B i n n e n d e a r c h i v e r i n g s w e r k w i j z e v a n d e B o u w d i e n s t h e b b e n dergelijke d o c u m e n t e n g e e n s t a t u s ; zij d i e n e n b e s c h o u w d te w o r d e n als w e r k d o c u m e n t e n e n bij e e n v e r z a m e l i n g als e e n werkdossier.

Pagina 33 van 47


10 OVERDRACHT VAN ARCHIEVEN In dit h o o f d s t u k w o r d t stilgestaan bij d e o v e r d r a c h t s m o m e n t e n v a n a r c h i e v e n . H e t g a a t hierbij voornamelijk o m d e overdracht v a n projectarchieven. Deze overdracht vindt o p verschillende m o m e n t e n plaats e n in v e r s c h i l l e n d e b e h e e r s o m g e v i n g e n . 10.1 Overdracht aan het Semi-Statisch Archief van de Bouwdienst 10.1.1

Projectarchieven

W a n n e e r e e n projectarchief (of e e n v a n d e a f z o n d e r l i j k e projectdossiers) is a f g e r o n d , d i e n t d i t te w o r d e n a a n g e b o d e n a a n het S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f in U t r e c h t . D e o v e r d r a c h t v a n h e t archief v a n projecten z o n d e r c o n t r a c t g e s c h i e d t uiterlijk een jaar n a b e e i n d i g i n g v a n h e t project. D e o v e r d r a c h t v a n h e t archief v a n p r o j e c t e n m e t contract(en) g e s c h i e d t uiterlijk e e n jaar n a a f l o o p v a n d e o n d e r h o u d s t e r m i j n v a n h e t laatste c o n t r a c t b i n n e n h e t project. V o o r d a t het a r c h i e f k a n w o r d e n o v e r g e d r a g e n , d i e n t d e v e r a n t w o o r d e l i j k e b e h e e r d e r v a n h e t dossier (of d e projectleider als e i n d v e r a n t w o o r d e l i j k e v o o r h e t archief) a a n te t o n e n d a t h e t archief o f dossier a a n d e eisen v o l d o e t d i e d a a r a a n gesteld w o r d e n . W a n n e e r dit z o is e n v a n h e t b e t r e f f e n d e project alle dossiers zijn o n t v a n g e n , w o r d t e e n p r o c e s - v e r b a a l v a n o v e r d r a c h t t w e e z i j d i g o n d e r t e k e n d e n g a a t h e t b e h e e r v a n het a r c h i e f f o r m e e l o v e r naar F C D . Bij i n n a m e v a n h e t archief w o r d t h e t h a n d m a t i g g e k o p p e l d a a n d e v a n t o e p a s s i n g zijnde h a n d e l i n g e n w o r d e n b e w a a r - resp. v e r n i e t i g i n g t e r m i j n e n aan d e a f z o n d e r l i j k e dossiers t o e g e k e n d . W a n n e e r h e t archief is g e o r d e n d v o l g e n s d e Elementaire richtlijnen (en d u s d a t e e r t v a n n a m a a r t 2 0 0 2 ) is d i t g e e n p r o b l e e m . A r c h i e v e n v a n v o o r m a a r t 2 0 0 2 v r a g e n e c h t e r m e e s t a l o m n a b e w e r k i n g , tenzij h e t e e n inspectie- o f o n d e r h o u d s p r o j e c t betreft (integraal V 1 0 jaar). Bij o u d e r e a r c h i e v e n is d e B o u w d i e n s t doorgaans op nabewerking door de C A S aangewezen. F C D d r a a g t z o r g v o o r e v e n t u e l e interne o v e r d r a c h t v a n t e c h n i s c h e dossiers n a a r h e t b u r e a u D o c u m e n t b e h e e r in Z o e t e r m e e r . H e t gaat daarbij o m t e c h n i s c h e d o c u m e n t e n v a n k u n s t w e r k e n v a n a f d e l i n g e n die in Z o e t e r m e e r g e v e s i g d zijn. In U t r e c h t blijven v a n d e b e t r e f f e n d e projecten d e beslis-, p r o j e c t b e h e e r s i n g s - , u i t v o e r i n g s - e n financiele d o c u m e n t e n a c h t e r . Een d e e l d a a r v a n w o r d t o p t e r m i j n vernietigd. M e t t o e s t e m m i n g v a n d e projectleider k u n n e n dossiers o o k a p a r t w o r d e n i n g e l e v e r d . N a a a n v e v e r i n g v a n het laatste dossier w o r d t e e n p r o c e s - v e r b a a l v a n o v e r d r a c h t o n d e r t e k e n d e n g a a t het b e h e e r v a s n h e t archief f o r m e e l o v e r naar F C D . 70.7.2

Niet-projectarchieven

D e o v e r d r a c h t v a n n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n g e b e u r t o p d e z e l f d e w i j z e als p r o j e c t a r c h i e v e n . D e z e a r c h i e v e n w o r d e n o v e r g e d r a g e n in 5 - j a r e n b l o k k e n (afhankelijk v a n d e d a t u m v a n d e o p z e t v a n het b e t r e f f e n d e archief). D e o v e r d r a c h t a a n h e t S e m i - S t a t i s c h A r c h i e f in U t r e c h t g e s c h i e d t uiterlijk e e n jaar n a a f s l u i t i n g van de betreffende archieven. V a n o v e r d r a c h t zijn d e facilitair-huishoudelijke a r c h i e v e n u i t g e z o n d e r d . O m d a t d e richtlijnen v o o r n i e t - p r o j e c t a r c h i e v e n pas o p 1 f e b r u a r i 2 0 0 3 zijn i n g e g a a n , zijn er n o g g e e n a r c h i e v e n die v o l g e n s d e n i e u w s t e regels zijn g e v o r m d . D e k o p p e l i n g m e t b e w a a r t e r m i j n e n m o e t d u s handmatig, en o p documentniveau worden gemaakt. De overgedragen archieven w o r d e n handmatig u i t g e z o c h t v o o r z o v e r d e z e blijvend te b e w a r e n d o c u m e n t e n b e v a t t e n . H e t H I D - a r c h i e f w o r d t v o o r nabewerking aan de C A S a a n g e b o d e n . 10.2 Overdracht aan opdrachtgevende dienst (principaal) N a a f r o n d i n g v a n e e n project k a n i n f o r m a t i e die v o o r het b e h e e r e n o n d e r h o u d v a n e e n k u n s t w e r k v a n b e l a n g is, aan d e o p d r a c h t g e v e n d e dienst (de principaal) w o r d e n o v e r g e d r a g e n . H e t g a a t daarbij d o o r g a a n s o m as b u i l t - t e k e n i n g e n , b e h e e r - en o n d e r h o u d s p l a n n e n , g a r a n t i e s e n e v e n t u e e l berekeningen. De overgedragen informatie hangt n a u w samen met het soort object. O m d a t dit z o kan v a r i e r e n , zijn h i e r v o o r g e e n s t a n d a a r d v o o r s c h r i f t e n m a a r w o r d t dit p e r p r o j e c t v a s t g e s t e l d (zie S D B 2 0 6 A proces v e r b a a l v a n o v e r d r a c h t e n S D B 2 0 6 B n o t a o p d r a c h t b e e i n d i g i n g ) . U i t het o o g p u n t v a n k e n n i s b e h o u d heeft d e B o u w d i e n s t er v o o r a l s n o g v o o r g e k o z e n , o m v a n alle o v e r g e d r a g e n d o c u m e n t e n e e n k o p i e in het projectarchief te b e w a r e n . D e z e k o p i e h e e f t b i n n e n d e

Pagina 3 4 van 47


B o u w d i e n s t d e status v a n a r c h i e f e x e m p l a a r . D e z e r e g e l i n g is o n d e r d e e l v a n d e checklist a f r o n d i n g archief (versie 2.0).

Pagina 35 van 4 7


BIJLAGE 1: ACTIVITEITENLIJST Inleiding In d e z e bijlage w o r d e n a c t i v i t e i t e n o p g e n o m e n die bij diverse h a n d e l i n g e n v a n d e Rijkswaterstaat a a n d e o r d e z i j n . H e t g a a t o m d e realisatie v a n w e r k e n . D e n u m m e r i n g v a n d e activiteiten is a l f a b e t i s c h lexicografisch. 26

Activiteiten (a) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

M i n i s t e r v a n Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J / A W / M D / D W W / B D H e t R W S - i n t e r n v o o r b e r e i d e n v a n uit te b e s t e d e n w e r k e n .

V , 1 jr.

Het gaat onder andere o m •

projectplannen;

•

nota's mogelijke oplossingen;

•

n o t a ' s kritische o n d e r d e l e n e n e i g e n s c h a p p e n ;

•

activiteitenplanningen;

•

capaciteitsplanningen;

• budgetplanningen; e n in g e v a l v a n d e i n s c h a k e l i n g v a n d e B o u w d i e n s t •

behoeftenlijst principaal;

• a a n b i e d i n g ( d o o r d e B o u w d i e n s t a a n principaal). D e i n b r e n g v a n d e B o u w d i e n s t in d e z e fase b e s t a a t uit d e a a n b i e d i n g e n e n a n d e r e b i j d r a g e n v a n d e B o u w d i e n s t a a n d e principaal t e n b e h o e v e v a n d e realisering v a n een werk. D e M e e t k u n d i g e D i e n s t e n d e D i e n s t W e g e n W a t e r b o u w k u n d e leveren •

technische adviezen;

•

onderzoeksresultaten;

•

meetresultaten zoals waterpassingen, h o o g t e m e t i n g e n , plaatsbepalingen en m a a t v o e r i n g v a n civiele w e r k e n . Het d o e n van b o d e m k u n d i g onderzoek door middel van boringen en sonderingen e n a n d e r e w a a r n e m i n g e n , e n h e t v e r w e r k e n v a n d e resultaten in k a a r t e n , staten e n t e k s t e n . Let o p : i n f o r m a t i e w o r d t o v e r g e d r a g e n a a n d e R i j k s g e o l o g i s c h e Dienst. H e t g a a t hier d u s niet o m h e t o p s t e l l e n v a n e e n b e s t e k !

R I O 2 8 ( W a t e r s t a a t ) , versie 1-6. Pagina 36 van 47

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 (b) Minister van Verkeer en Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AW/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t p u b l i c e r e n in d e S t a a t s c o u r a n t , het p u b l i c a t i e b l a d v a n d e E U e n e v e n t u e e l in a n d e r e p e r i o d i e k e n , v a n v o o r n e m e n s o m w e r k e n o p e n b a a r , m e t v o o r a f g a a n d e selectie o f v i a o n d e r h a n d e l i n g s p r o c e d u r e m e t v o o r a f g a a n d e b e k e n d m a k i n g a a n te b e s t e d e n . A r t . 6 e n 2 8 , U n i f o r m a a n b e s t e d i n g s r e g l e m e n t 1 9 8 6 ; art. 4 2 , U A R - E G 1 9 9 1 V , 5 jr.

-

H e t initiatief v o o r d e publicatie g a a t uit v a n d e d i e n s t d i e v o o r n e m e n s is e e n w e r k te g a a n u i t v o e r e n .

-

Publicatie in d e S t a a t s c o u r a n t g a a t o v e r het a l g e m e e n v i a het H o o f d k a n t o o r . Publicatie in v e r b a n d m e t o n d e r h a n d e l i n g s p r o c e d u r e s , b i j v o o r b e e l d bij d e aanbesteding van opdrachten aan ingenieursbureaus, w o r d e n over het algemeen rechtstreeks d o o r d e directies e n diensten a f g e h a n d e l d .

(0 Minister van Verkeer en Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking: (d) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t selecteren e n u i t n o d i g e n v a n inschrijvers o f o n d e r h a n d e l i n g s p a r t n e r s bij a a n b e s t e d i n g e n m e t v o o r a f g a a n d e selectie, bij o n d e r h a n d s e a a n b e s t e d i n g e n e n bij onderhandelingsprocedures. A r t . 3 0 , 3 5 e n 3 9 , U A V 1 9 8 6 ; art. 4 5 en 5 6 , U A R - E G 1 9 9 1 . V , 5 jr.

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t v o e r e n v a n o n d e r h a n d e l i n g e n m e t u i t g e n o d i g d e g e g a d i g d e n e n inschrijvers bij aanbestedingen via de onderhandelingsprocedures. Art 4 6 , 50, 5 6 en 57, U A R - E G 1 9 9 1 . V , 5 jr.

O n d e r h a n d e l i n g e n h e b b e n plaats g e d u r e n d e d e g e h e l e p e r i o d e v o o r a f g a a n d e a a n d e v e r l e n i n g v a n d e o p d r a c h t , dus o o k n a d e inschrijving.

Pagina 37 van 47


(e) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AW/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t v o o r inschrijving b e s c h i k b a a r stellen v a n b e s t e k k e n c . q . c o n t r a c t e n e n h e t o p s t e l l e n v a n n o t a ' s v a n i n l i c h t i n g e n ter n a d e r e i n v u l l i n g o f w i j z i g i n g v a n d e b e s t e k k e n v a n o p e n b a a r , o n d e r h a n d s o f m e t v o o r a f g a a n d e selectie a a n b e s t e d e w e r k e n . A r t . 7 , 9 , 3 0 , 3 6 e n 4 0 U n i f o r m a a n b e s t e d i n g s r e g l e m e n t 1 9 8 6 ; art. 6 , U A R - E G 1 9 9 1 . V , 5 jr.

-

(f) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t o p e n b a a r aanbesteden van w e r k e n . Art. 2 1 , Uniform aanbestedingsreglement 1986. V , 5 jr.

-

(g) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

(h) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

V a s t s t e l l i n g g e b e u r t afhankelijk v a n d e h o o g t e v a n h e t i n s c h r i j v i n g s b e d r a g d o o r d e H I D ' s o f d o o r d e D G . V o o r 1 9 8 7 w e r d e n alle b e s t e k k e n v a s t g e s t e l d d o o r d e D G , sinds 1 9 8 7 is d e vaststelling steeds m e e r n a a r d e H I D ' s g e m a n d a t e e r d . B e s t e k k e n w o r d e n g e d r u k t e n a a n p o t e n t i e l e inschrijvers v e r k o c h t . De opstelling van bestekken w o r d t vaak uitbesteed aan ingenieursbureaus. D e n o t a ' s v a n i n l i c h t i n g e n w o r d e n o n d e r a n d e r e o p g e s t e l d naar a a n l e i d i n g v a n v r a g e n v a n inschrijvers. O n d e r d e z e activiteit v a l t o o k h e t m a k e n v a n b e s t e k k e n .

V a n de aanbesteding w o r d t proces verbaal o p g e m a a k t . O p e n b a r e a a n b e s t e d i n g h o u d t in het o p e n e n v a n d e i n s c h r i j v i n g e n e n het vaststellen v a n i n s c h r i j v i n g s b e d r a g e n . H e t g a a t hier o m d e keus v o o r e e n b e p a a l d e a a n n e m e r .

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t v e r l e n e n v a n o p d r a c h t e n a a n inschrijvers o p e e n a a n b e s t e e d w e r k . Art. 2 4 , 3 2 , 36 en 40, Uniform aanbestedingsreglement 1986. V , 5 jr.

In art. 2 4 U A V 1 9 8 6 zijn d e criteria o p basis w a a r v a n d e a a n n e m e r w o r d t g e k o z e n a a n g e g e v e n , o v e r het a l g e m e e n w o r d t d e o p d r a c h t v e r l e e n t a a n d e laagste inschrijver.

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t afsluiten v a n w i j z i g i n g s o v e r e e n k o m s t e n m e t a a n n e m e r s v a n u i t b e s t e d e w e r k e n .

V , 5 jr.

Pagina 38 van 47

SDI Bouwdienst Elementair 4.1 Laatst gewijzigd 11-04-2003 (i) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

(j) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD H e t a a n s c h a f f e n v a n materiaal t e n b e h o e v e v a n d e u i t v o e r i n g v a n a a n l e g , b e h e e r e n onderhoud van RWS-objecten.

V , 5 jr.

H e t g a a t hier o m d e a a n s c h a f v a n m a t e r i a a l d o o r Rijkswaterstaat. D e i n b r e n g v a n h e t H o o f d k a n t o o r b e s t a a t uit d e m a c h t i g i n g v a n v o o r g e n o m e n u i t g a v e n (tot 1 9 8 7 , d a a r n a s t a p s g e w i j s in a f n e m e n d e m a t e ) e n a d v i s e r i n g m e t betrekking tot de doelmatigheid van v o o r g e n o m e n uitgaven.

Minister van Verkeer en Waterstaat Het behandelen van claims van aannemers.

V , 5 jr.

Pagina 39 van 4 7


(k) Actor: Handeling:

Periode: Bron: Waardering:

M i n i s t e r van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J / R I K Z / R I Z A / D W W / B D H e t t o e z i e n o p e n registreren v a n h e t g e b r u i k v a n g r o n d s t o f f e n bij b o u w p r o j e c t e n d i e bij a a n b e s t e d i n g , o v e r e e n k o m s t o f in e i g e n b e h e e r w o r d e n u i t g e v o e r d , dit o n d e r a n d e r e in v e r b a n d m e t d e e v e n t u e l e t o e p a s s i n g v a n s e c u n d a i r e g r o n d s t o f f e n die o n d e r IBC-criteria moeten worden toegepast.

B e t r e k k i n g h e b b e n d o p s c h o n e g r o n d z o a l s b e d o e l d in het B o u w s t o f f e n b e s l u i t : •

gegevens omtrent samenstelling of

• kwaliteitsverklaring V , 5 jr. B e t r e k k i n g h e b b e n d o p c a t e g o r i e 1 b o u w s t o f f e n z o a l s b e d o e l d in h e t Bouwstoffenbesluit: •

gegevens omtrent de samenstelling

•

g e g e v e n s o m t r e n t i m m i s s i e in d e b o d e m als g e v o l g v a n emissie uit die b o u w s t o f in de b o d e m / h e t oppervlaktewater

• kwaliteitsverklaring V , 5 jr. B e t r e k k i n g h e b b e n d o p s e c u n d a i r e g r o n d s t o f f e n o n d e r IBC-criteria ( k o m t o v e r e e n m e t categorie 2 en de z o g e n a a m d e buitencategorie van het Bouwstoffenbesluit): •

A l l e b e s c h e i d e n , interne ( b e l e i d s ) s t u k k e n e n a f s p r a k e n o m t r e n t d e soort m a t e r i a a l , g e g e v e n s o v e r d e s a m e n s t e l l i n g v a n d e b o u w s t o f , plaats v a n t o e p a s s i n g , l e v e r a n c i e r , h o e v e e l h e i d , d e a a r d v a n d e i s o l a t i e v o o r z i e n i n g e n d e resultaten v a n periodieke controles van isolatievoorzieningen.

V , 3 0 jr. PIVOTproduct: Opmerking:

S e c u n d a i r e g r o n d s t o f f e n zijn g r o n d s t o f f e n d i e h e r g e b r u i k t w o r d e n . O v e r het a l g e m e e n zal h e t g a a n o m z o g e n a a m d e I B C - s t o f f e n (Isoleren, B e h e r e n en Controleren). D o e l s t e l l i n g hierbij is d e t e r u g d r i n g i n g v a n het g e b r u i k v a n o p p e r v l a k t e d e l f s t o f f e n e n h e t v o o r k o m e n v a n m i s b r u i k v a n d e t o e p a s s i n g v a n d e (bijna p e r definitie) vervuilde secundaire grondstoffen.

(I) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

(m) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / R E G / N Z / R D I J / A V V / M D / D W W / B D H e t h o u d e n v a n t o e z i c h t d o o r m i d d e l v a n t o e t s i n g e n , audits e n s t e e k p r o e v e n bij o p basis v a n o v e r e e n k o m s t d o o r d e r d e n u i t g e v o e r d e w e r k e n .

V , 5 jr.

D o o r de Dienst W e g en W a t e r b o u w k u n d e w o r d e n bijvoorbeeld verzorgd met betrekking tot w e g d e k en wegbeschildering.

Minister van Verkeer en Waterstaat/HW/REG/NZ/RDIJ/AVV/RIKZ/MD/RIZA/DWW/BD Het accepteren van door derden uitgevoerde werken.

V , 5 jr.

Pagina 4 0 van 4 7

kwaliteitsrapportages


(y) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking: (n) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en Waterstaat H e t g e v e n v a n e e n n a a m a a n infrastructurele

B(5)*

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / R D I J H e t o p minnelijke wijze v e r w e r v e n v a n g r o n d e n zakelijke r e c h t e n t e n b e h o e v e v a n d e uitvoering van werken.

V , 5 jr.

H i e r o n d e r valt o . m . : -

to) Actor: Handeling: Periode: Bron:

Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

rijkswaterstaatswerken.

h e t instellen v a n s c h a t t i n g s c o m m i s s i e s ; het d o e n van aankoopvoorstellen; de overdracht aan domeinen.

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / R D I J Het voorbereiden van oplegging van een gedoogplicht dan wel het voorbereiden v a n onteigeningen ten behoeve van waterstaatswerken. O n t e i g e n i n g s w e t (Stb. 1 8 5 1 , 1 2 5 ) , diverse a r t i k e l e n , B e l e m m e r i n g e n w e t P r i v a a t r e c h t (Stb. 1 9 2 7 , 159) e n B e l e m m e r i n g e n w e t V e r o r d e n i n g e n (Stb. 1 8 9 9 , 1 2 9 ) , diverse artikelen. V , 5 jr.

-

-

-

D e o n t e i g e n i n g s w e t k e n t diverse titels, w a a r i n v e r s c h i l l e n d e p r o c e d u r e s v o o r o n t e i g e n i n g e n w o r d e n g e g e v e n . W e l k e titel g e b r u i k t w o r d t is in h o g e m a t e afhankelijk v a n d e aard v a n h e t uit te v o e r e n w e r k . D e v o l g e n d e activiteiten k o m e n bij d e o n t e i g e n i n g e n a a n d e o r d e : • H e t ter visie l e g g e n v a n v o o r g e n o m e n o n t e i g e n i n g e n e n h e t o r g a n i s e r e n v a n d e inspraak, dit g e b e u r t in h o o f d z a a k d o o r d e lagere o v e r h e d e n . •

H e t v o o r b e r e i d e n v a n w e t t e n tot v e r k l a r i n g v a n a l g e m e e n nut. D e z e stap k o m t v o o r in d e p r o c e d u r e v a n Titel I v a n d e O n t e i g e n i n g s w e t e n w o r d t slechts z e e r zelden toegepast.

•

H e t v o o r b e r e i d e n v a n K o n i n k l i j k e Besluiten waarbij d e te o n t e i g e n e n p e r c e l e n , e r f d i e n s t b a a r h e d e n e n a n d e r e zakelijke rechten w o r d e n a a n g e w e z e n .

D e feitelijke o n t e i g e n i n g heeft o p basis v a n het koninklijke besiuit plaats in e e n rechtsgeding.

P a g i n a 41 v a n 4 7

„


(P) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J H e t verkrijgen v a n v e r g u n n i n g e n , o n t h e f f i n g e n e n a n d e r e b e s c h i k k i n g e n d i e n o d i g zijn v o o r d e o p z e t v a n h e t w e r k v o l g e n s h e t bestek. Par 5 , a r t 1 , U A V . V , 5 jr.

H e t g a a t o m v e r g u n n i n g e n die o v e r het a l g e m e e n bij a n d e r e o v e r h e d e n m o e t e n w o r d e n a a n g e v r a a g d . Rijkswaterstaat n e e m t hier e e n positie in d i e in p r i n c i p e g e l i j k w a a r d i g is a a n die v a n iedere a n d e r e instantie die iets w i l o n d e r n e m e n . In het g e v a l v a n o n t g r o n d i n g e n k o m t h e t v o o r d a t a a n v r a g e r e n v e r s t r e k k e r is v a n e e n v e r g u n n i n g , o n t h e f f i n g etc. In b e p a a l d e g e v a l l e n k a n h e t v o o r k o m e n d a t R W S - a l v o r e n s e e n v e r g u n n i n g bij e e n g e m e e n t e te k u n n e n v r a g e n - eerst e e n v e r z o e k t o t w i j z i g i n g v a n het g e m e e n t e l i j k e b e s t e m m i n g s p l a n m o e t i n d i e n e n (zie v o o r m a l i g e h a n d e l i n g 2 8 . 5 2 0 ) . H e t b e t r e f t o . m . v e r g u n n i n g e n in h e t k a d e r v a n d e v o l g e n d e w e t t e n e n a n d e r e regelingen: •

O n t g r o n d i n g e n w e t (Stb. 1 9 6 5 , 5 0 9 ) ;

•

W e t g e l u i d h i n d e r (Stb. 1 9 7 9 , 9 9 ) ;

•

W e t v e r o n t r e i n i g i n g o p p e r v l a k t e w a t e r e n (Stb. 1 9 6 9 , 5 3 6 ) ;

•

W e t b o d e m b e s c h e r m i n g (Stb. 1 9 8 6 , 3 7 4 ) ;

• •

Afvalstoffenwet; W e t chemische afvalstoffen;

•

G r o n d w a t e r w e t (Stb. 1 9 8 1 , 3 9 2 ) ;

•

W e t m i l i e u b e h e e r (Stb. 1 9 7 9 , 4 2 2 ) ;

•

provinciale e n g e m e e n t e l i j k e v e r o r d e n i n g e n e n w a t e r s c h a p s k e u r e n .

(q) Actor:

Minister van Verkeer en Waterstaat/REG/RDIJ

Handeling:

Het a a n k o n d i g e n aan gebruikers en andere b e l a n g h e b b e n d e n van g r o n d e n langs rivieren v a n v o o r g e n o m e n w e r k z a a m h e d e n o p die g r o n d e n .

Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

(r) Actor: Handeling:


A r t . 1 5 e n 1 8 , R i v i e r e n w e t (Stb. 1 9 0 8 , 3 3 9 ) . V , 5 jr.

A r t i k e l 15 b e h a n d e l t d e g e r i n g e r e i n g r e p e n , artikel 1 8 g a a t o v e r h e t o p h o g e n en afgraven van g r o n d e n , het dichten van geulen en het opruimen van beplanting, g e b o u w e n en w e r k e n . D e p r o c e d u r e v a n artikel 1 8 is d a n o o k m e e r u i t g e b r e i d . D e R i v i e r e n w e t is i n g e t r o k k e n (Stb. 1 9 9 9 , 6 4 6 ) .

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / R E G / R D I J H e t verkrijgen v a n g o e d k e u r i n g v a n G e d e p u t e e r d e Staten v a n d e p r o v i n c i e s o m n i e u w e w e r k e n t o t k e r i n g v a n z e e w a t e r , w a t e r v a n h e t IJsselmeer o f o p p e r v l a k t e w a t e r v a n d e g r o t e rivieren uit te v o e r e n . 1900A r t . 3 3 , W a t e r s t a a t s w e t 1 9 0 0 (Stb. 1 9 0 0 , 176) V , 5 jr.

In art. 9 v a n d e D e l t a w e t (Stb. 1 9 5 8 , 2 4 6 ) is e e n a a n t a l w e r k e n v a n d e z e g o e d k e u r i n g vrijgesteld.

Pagina 42 van 47


(S)

Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

(t) Actor: Handeling:

Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking: (u) Actor: Handeling:


Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J / B D H e t m e d e w e r k e n a a n d e v e r p l a a t s i n g o f a a n p a s s i n g v a n b e s t a a n d e buis- e n a n d e r e l e i d i n g e n , kabels, rails etc. bij d e a a n l e g v a n w e r k e n . Peters, T h . , Procedureboek; 1993, pg. 31. V , 5 jr.

procedures

rondom

de realisering

van rijkswegen,

Tilburg

H e t initiatief v a n v e r p l a a t s i n g zal u i t g a a n v a n d e R W S . D e feitelijke v e r p l a a t s i n g w o r d t d o o r de leidingbeheerder etc. g e d a a n .

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W Het o p aanvraag t o e k e n n e n van schadevergoedingen ten behoeve van de compensatie van geleden schade ten gevolge van d o o r de R W S uitgevoerde activiteiten, die redelijkerwijze niet g e h e e l t e n laste v a n d e a a n v r a g e r m a g k o m e n . A r t . 2 , R e g e l i n g n a d e e l c o m p e n s a t i e R i j k s w a t e r s t a a t (Stb 1 9 9 1 , 1 7 2 ) , art. 4 9 , W e t o p d e Ruimtelijke O r d e n i n g (Stb 1 9 6 2 , 2 8 6 ) . V , 5 jr.

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W H e t instellen v a n a d v i e s c o m m i s s i e s o m d e minister v a n V e r k e e r e n W a t e r s t a a t te a d v i s e r e n bij a a n v r a g e n v o o r s c h a d e v e r g o e d i n g e n bij r e c h t m a t i g e o v e r h e i d s d a a d tengevolge van w e r k e n die door de R W S w o r d e n uitgevoerd. A r t . 5 , R e g e l i n g n a d e e l c o m p e n s a t i e Rijkswaterstaat. (Stb 1 9 9 1 , 1 7 2 ) . V , 5 jr.

Indien g e e n o v e r e e n s t e m m i n g m e t b e t r e k k i n g tot d e h o o g t e v a n het b e d r a g w o r d t bereikt d i e n t d e b e t r o k k e n e e e n rechtelijke v o r d e r i n g i n .

(v) Actor:

A d v i e s c o m m i s s i e e x art. 4 R e g e l i n g n a d e e l c o m p e n s a t i e Rijkswaterstaat e n d e voorgangers daarvan

Handeling:

H e t adviseren v a n d e minister v a n V e r k e e r e n W a t e r s t a a t m e t b e t r e k k i n g t o t a a n v r a g e n v o o r s c h a d e v e r g o e d i n g bij r e c h t m a t i g e o v e r h e i d s d a a d t e n g e v o l g e v a n w e r k e n die d o o r d e R W S w o r d e n u i t g e v o e r d .


A r t . 8, R e g e l i n g n a d e e l c o m p e n s a t i e Rijkswaterstaat (Stb 1 9 9 1 , 1 7 2 ) . V , 5 jr.

Pagina 43 van 4 7


(W) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking: (x) Actor: Handeling: Periode: Bron: Waardering: PIVOTproduct: Opmerking:

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J Het behandelen van klachten en bezwaren van belanghebbenden. A l g e m e n e w e t b e s t u u r s r e c h t (Stb 1 9 9 2 , 3 1 5 ) . V , 2 0 jr.

Minister van Verkeer en W a t e r s t a a t / H W / R E G / N Z / R D I J H e t v o e r e n v a n r e c h t s g e d i n g e n m e t b e l a n g h e b b e n d e n in v e r b a n d m e t d e u i t v o e r i n g van waterstaatswerken.

V , 2 0 jr.

Pagina 4 4 van 47

a>

o

II

s|

2~

1—

«B
CD

Q_

CO CD

3

03

o

2 CD

3

CD

TJ

TJ

CL CO

3

CD CL T J

<0

»-£

3CO A

OJ CD

o

> TJ

% 3

> TJ TJ C CO O

JO

S f d) o

2

3

§

CD

i 3

CL

c

CO

CD

CD

T J •> TJ

c

CD

tj

CD

sf

CD

2

2 ET je

CD §

2 CD 2 CD

TJ > C TJ

o

o

c

TJ C

o CO O

TJ

CL

3 CO <=> CO CD c/j"

§

2 CD '> TJ

TJ C

CO O

c o-

a, » o • 1 ° •I tj -

ll fl .18

CO C

3 TJ

'L_

'£

0) CO

z UJ

CO

C

CD

c

g> co t

>

^CD

UJ

CD >

X

C

u

0)

<

"C

O

w

CC

c c tr

CD

D_

53 E

2"?

V, .5P c

|% SV s

5 60 5 *

O

Q (/>

t Z UJ

O

CQ

S

Q Z < X

c c

3

Xt

TJ

c % CD

o

ti

I—

CL

QJ CD t— 3

C

c

OJ

CD J£ CD

CD XI

CO

CD >

3

c

o

u u <

3 O

c

CD

J£ C

co c k_

CO > CO

CD CO >

® c

TJ

CO CO

CO

c CD CO

is

>

CD TJ

c

CD

a

i

c

2

> CD

CD h_ 3 o

CD

CD k_ CD CO 3 CD CD

2

co

CO CO

o

J=

N

CD TJ

CO

CO

>

c

CO

CO

CO cn c

fj 3

c

c

•J= X

CD

_

XI

CO C

c V

CD CD

c

S

CD CO CO CD CO c

OJ CD

c

TJ

CD

c « E o •£ 15 ®

CD C L CO CD

CO CD

co co CO

CO

% c &

. —

CD

2

Q.

t;

O

CD

•3

co

CO TJ

3 O

1—

a)

CL

TJ c

c

c CD

c

CD CO

1 1

CD 3 CO

CD

-Q

1

CO CO CO

E

TJ

C

OJ

c

CD T J

c

CO

N "? C L CO O CM

® h-

CO CD

CD CO CD

> o

CD

•

1

O <

5

i

CO

^

CQ

i.c E CD D) = m CD C 0 CO >

o

X k_

CO

c •g CD k_

CD

X) k_

o o >

c

CD CD" CO

C L CD

•

>

tt

c

0)

TJ O X t

3

c? ^ o 0

c o

TJ

1

8

C

J3

c

ra

'5 c

CD

TJ

0) T J

TJ

CD

J3 _

ra

5

i §

x S E c co 0)

i

i

H

!3

0

CO

CD

O t

3

s

®

CD

c o QJ

£

x

X<

J3

%CD t«o

CD TJ C o

CD

8

I

TJ" 3 C

co a> CM

c

•S

E 8

c CD c

o

T— T—

CO

1

c

I I

'•5

OQ-

x: i _

c CO

CD O TJ

CO

> CO

o > c

3

E f>

c

UJ

!

c

c

1

o

ra co

c

CO

3

ITS >

c CD

CO

co > to

_

C CL

CD

c

11 i8i

1^ •«t

>

xi

CD

E

c

•o

CD CD

CD i — CD

CJ

CD >

k_

z

o o > £?

> c

c c

I

c ft

k_

c

2 a

« CM

CO CO

T

CD

£ oo

CO

CD

CD C

CQ

CD

CD

to

z

h

CO

CD

c

E

c

CO

c c

CD

> c

E

ca co

3

T5

CD

CD

3

CO

3 TS

CO

CD o

C

2

JJ,

CO

CD

CO >

CO TJ C

CD I— 3

Z c

if

i

i —

TJ

co

c

i

CD

CL

c

2 t! o o

TJ C

<5

o o

c c

c

ins ecti itbr idin

TO I N

CO

CD CO CO CO

0)

CO CO

CD

c

CL

fl)

•E o

CD

CD

c

r

c

of

o

*rj 3

CD

CD CJ

c

CD

CL

W

TJ

c c

I

O

CD

CO

c

i l lc

van den i

CD

c

on

t3

i

c CD

I

X

rt Q-

55

1 • oS

|

Nieuwbouwprojecten Nieuwbouwprojecten MER-project (in overleg)

nieuwbouwprojecten Nieuwbouwprojecten

i

Jj£

CD > TJ CO

,- o CD TJ C O

renovatie van stuwen, gemalen, sluizen en kanalen => 28.184; 28.540 verspreiden, bergen en zuiveren van verontreinigde baggerspecie => 28.172

CO CD

onderhouden van veerhavens en aanleginrichtingen t.b.v. de Zeeuwse veren en de veren van en naar de waddeneilanden => 28.612

CD g TJ O ZJ CO

inspectie- en onderhoudSDroiecten inspectie- en onderhoudSDroiecten inspectie- en onderhoudsprojecten nieuwbouwprojecten nieuwbouwprojecten

nieuwbouwprojecten

c

beheren en onderhouden" stuwen, gemalen, sluizen, kanalen => 28.550

inspectie- en onderhoudsprojecten CD TJ CD

doen van inspecties aan stuwen, gemalen, sluizen, kanalen => 28.548; 28.549

CD CD > TJ TJ C CO O

aanleggen en verbeteren van veerhavens en aanleginrichtingen t.b.v. de Zeeuwse veren en van de veren van en naar de Waddeneilanden => 28.611

co" §

ontwikKelen van methoden ter bestrijding van de verzilting van de Nederlandse binnenwateren =* 28.200

CO ©

nieuwbouwprojecten nieuwbouwprojecten advies-, studieonderzoeksprojecten

2 J2

ontwiKKeien, verbeteren en operationeel houden van methoden en technieken t.b.v. het onderhoud van infrastructurele werken en voorzieningen => 28.547; 28.548

uitvoeren van werken bij schutsluizen ter bestrijding van de verzilting => 28.201 verspreiden, bergen en zuiveren van verontreinigde baggerspecie => 28.172 Tormuleren en vaststellen beleid m.b.t. onderhoud van infrastructurele werken en voorzieningen => 28.548; 28.547

Nieuwbouwprojecten onderzoek naar (alternatieven voor) sanering van waterbodems, kust en oevers van oppervlaktewateren => 28.173 advies-, studie- en onderzoeksproiecten ontwikkelen van methoden ter bestrijding van de verzilting van de Nederlandse binnenwateren => 28.200

opstellen trace-, project- of trajectnota's m.b.t. voorgenomen aanleg of wijziging van infrastructurele werken => 28.510, 28.511, 28.513, 28.514 bouw baggerspeciedepots => 28.170

I ontwerp stuwen, gemalen, sluizen en kanalen =* 28.540; 28.184 I aanleg waterkeringen => 28.383; 28.384

leveren van bijdragen aan werken (stuwen, gemalen, sluizen en kanalen) t.b.v. derden in Nederland => 28.801

c

- inspectie, onderhoud, renovaties en uitbreidingen

N

CO TJ CD CD O • TJ Q

beneer en onderhoud waterbeheren en vaarwegen - voorbereiding

c 5
-Doaems, oevers, natuurDouw

•!= Q TO fN

-ontwerp -stormvioeaKeringen, waterkeringen -verKenningen, planstudie

* 8

I uitvoeren van waterstaatswerken (stuwen, gemalen, sluizen en kanalen) =* 28.540; 28.184

| c JS CO tt JC w
ii

aanleg van sluizen, stuwen, aquaducten => 28.540

£

aanieg vaarwegen en waterbeheren -vaarwegen en kunstwerken

C

inhoud project n

E

CO CO

1 CD

CD

cn

CO

<* c

CO >

vo CO

c

CD O CD

c

T-

is

N

CM

0) CD

as

N

a tn £ «

1 i •5= o B) I N

T advies-, studie- en onderzoeksprojecten advies-, studie- en onderzoeksprojecten advies-, studie- en onderzoeksprojecten advies-, studie- en onderzoeksprojecten

leveren van bijdragen ten behoeve van de totstandkoming van regelgeving met betrekking tot aanbestedingen, mededinging en uitvoering van werken => 28.522

opstellen van systematieken en methoden ten behoeve van de aanbesteding van werken en de opstelling van bestekken en contracten met betrekking tot de uitvoering van werken => 28.524 opstellen van richtlijnen voor aanleg en onderhoud van infrastructurele werken => 28.528

Algemeen (niet-accountgebonden)

- aanbestedingen

opstellen van het RWS-beleid inzake de kwaliteitseisen aan aannemers en andere toeleveranciers => 28.534

0

verbeteren van primaire waterkeringen =*• 28.383, 28.384 renoveren ' van waterkeringen => 28.28.798?

advies-, studie- en onderzoeksprojecten

Anticiperend onderzoek droge infrastructuur en natte infrastructuur onderzoek droog onderzoek nat

Beheer en onderhoud waterkeringen - inspecties, onderhoud, renovaties en uitbreidingen

leveren van bijdragen aan de projectontwikkeling van sneltram- en metroverbindingen => 86.608

00

advies-, studie- en onderzoeksprojecten

bo

doen van anticiperend onderzoek naar nieuwe technologieen, toe te passen bij de aanleg en het onderhoud van infrastructurele werken =* 28.531

E

inspectie- en onderhoudsprojecten nieuwbouwprojecten nieuwbouwprojecten

•SP

beheren en onderhouden"' van baggerspeciedepots =*• 28.550, 28.798?

o

inspectie- en onderhoudsprojecten

TJ

inspecteren van de bij het rijk in beheer zijnde waterkeringen => 28.388

S

nieuwbouwprojecten nieuwbouwprojecten nieuwbouwprojecten

§ £

aanleggen van primaire waterkeringen =* 28.383, 28.384 uitvoeren van werken ter verdediging land tegen hoge stormvloeden => 28.383, 28.384 (laten) uitvoeren van werken om e landinwaartse verplaatsing van de kustlijn tegen te gaan => 28.394

* c

nieuwbouwprojecten

I fl

vaststellen ontwerpen uitvoering van versterkingen van hoogwaterkeringen langs de kust => 28.383

a

Aanleg waterkeringen - verkenning/ planstudie -realisatie

*

i inhoud project •2

c

rv c

Q_

i - OJ

II

N

c

CD CD

N

c

5 S

Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Bouwdienst Rijkswaterstaat

Recommend Documents