Ministerie van Verkeer en Waterstaat
Ministerie van Verkeer en Waterstaat
jklmnopq Directie IJsselmeergebied
Brand Smedinghuis 12 januari 2003 en het vervolg Directie IJsselmeergebied Lelystad, mei 2003
Inhoudsopgave
....................................................................................
1 Inleiding 3 2 Brand en de eerste dagen erna 4 3 Getronics en andere kortdurende huisvesting 10 4 Eurotower 11 5 Smedinghuis 13 5.1 Ontruiming 13 5.2 Herhuisvesting 16 6 Larserpoort 18 7 Communicatie 21 8 Ervaringen 22
Brand Smedinghuis
3
1 Inleiding ....................................................................................
Reeds meerdere jaren zijn de regionale directie IJsselmeergebied (RDIJ) en het Rijksinstituut voor integraal zoetwaterbeheer en afvalwaterbehandeling (RIZA) met totaal circa 900 medewerkers gehuisvest in het Smedinghuis complex te Lelystad. ................................ Figuur
B
Overzicht gebouwen complex Smedinghuis A = hoofdgebouw; B = west vleugel; C = oost vleugel; D = politie; E = koplamp
D
E
A C
Tien jaar geleden werden het hoofdgebouw en de beide vleugels gerenoveerd. In 2000 werd een nieuw gedeelte in gebruik genomen, de Koplamp ten behoeve van medewerkers die elders in Lelystad waren gehuisvest. In het hoofdgebouw, de zijvleugels en de Koplamp waren medewerkers van zowel RIZA als RDIJ werkzaam. Voor het gehele complex was recentelijk een gebruiksvergunning verleend nadat de nodige aanvullende voorzieningen waren getroffen, zoals het verwijderen van brandbare spullen uit de gangen, het in afzonderlijke ruimte onderbrengen van kopieerapparatuur en printers het verbeteren van uitgang verwijzingen e.d. In de naaste omgeving is een winkelcentrum gevestigd en er is krap voldoende parkeergelegenheid aanwezig. Hoewel het complex niet bij het station was gelegen werd het door medewerkers als een goede huisvesting ervaren. Het pand is een van de eerste gebouwen in de provincie Flevoland. Voor de gemeentelijke indeling van de provincie Flevoland werden hier alle burgerzaken afgewikkeld. Daarnaast waren o.a. de RIJP en de Dienst der Domeinen er gehuisvest. Veel van de medewerkers hebben hier vanaf het begin 70-er jaren gewerkt. De binding van vele medewerkers met het complex was er dan ook nadrukkelijk aanwezig.
Brand Smedinghuis
4
2 Brand en de eerste dagen erna .................................................................................... ................................ Foto’s 1, 2 en 3
Zondag 12 januari 2003
Omstreeks 3.45 uur werd brand ontdekt aan het Smedinghuis. Omstreeks 4.00 uur werd de Hoofdingenieur directeur (HID) van RDIJ gebeld door de Centrale Meldpost IJsselmeergebied (CMIJ) dat het Smedinghuis in brand stond. Zij luisterden de politieband uit, waardoor zij andere meldingen voor waren. Omstreeks 5.00 uur was de HID ter plaatse. Hij waarschuwde het hoofd van de Facilitaire Dienst en de directie secretaris met het verzoek de directie team (DT) leden van RDIJ en het hoofd communicatie naar Lelystad te laten komen. Specialisten van gebouwenbeheer van de Facilitaire Dienst (FD) assisteerden de brandweer om vervolgschade aan installaties zo veel mogelijk te voorkomen. Omstreeks 6.30 uur komt het crisisteam onder voorzitterschap van de burgemeester voor de eerste maal bijeen. De HID RDIJ maakte deel uit van het team evenals het hoofd van de FD. Dit team is tot het tijdstip dat het gebouw door politie en brandweer werd vrijgegeven regelmatig bijeen geweest om de situatie te bespreken en maatregelen te nemen in het belang van openbare orde en veiligheid. Omstreeks 8.00 uur toen de brand nog volop woedde vond de eerste persconferentie plaats onder leiding van de burgemeester van Lelystad. Om 10.00 uur werd een tweede persconferentie gehouden. Daarna werd de pers telefonisch op de hoogte gehouden. Omstreeks 11.00 uur die zondag, de brand was men toen meester, kwamen de voltallige DT’s van beide Rijkswaterstaatdiensten en de voorlichters van beide diensten bijeen in een ruimte van de Rijkswaterstaat bij Lelystad haven. De beschikbare informatie werd uitgewisseld: 1. Er hebben zich gelukkig geen persoonlijke ongelukken voorgedaan. 2. Het complex is voorlopig geheel onbruikbaar. 3. De brand heeft zich verspreid via de leidingkokers. 4. De bovenste verdiepingen van het hoofdgebouw zijn het zwaarst beschadigd.
Brand Smedinghuis
5
5. Het gehele hoofdgebouw heeft brand en waterschade. 6. De schade is aanzienlijk. Besloten werd de maatregelen te concentreren op: • De voortgang van het werk. • De huisvesting. • De telefonische bereikbaarheid. • De ICT-voorzieningen. Hoe lichten wij het personeel in was een van de vragen waarover besluitvorming nodig was. Tijdens dit overleg werd o.a. besloten: • Alle medewerkers telefonisch op de hoogte te stellen van de brand via de hiërarchische lijnen ("de kerstboom"). • Alle medewerkers uit te nodigen voor een informatiebijeenkomst op maandag morgen om 10.00 uur in de schouwburg Agora. • Tijdens deze bijeenkomst zal informatie worden verstrekt door o.a. beide HID’s, de burgemeester, politie en brandweer. • Na de bijeenkomst per afdeling te overleggen, waarbij de emotionele kant van het gebeuren voldoende moet worden onderkend en de vraag centraal staat, hoe we weer snel aan het werk komen. Een agenda voor deze overleggen werd vastgesteld. • Voor alle hoofd/staf en grotere afdelingen wordt die zondagavond ergens in de omgeving ruimte gereserveerd om op maandag bijeen te komen. Hierbij werd dankbaar gebruik gemaakt van de geboden mogelijkheden bij politie, gemeente, provincie, kerk, huiskamers van medewerkers e.a. • Voorts werd besloten de telefoon om te leggen naar een callcenter. • Om medewerkers en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de stand van zaken werd besloten om dagelijks op internet een website van RDIJ en een van het RIZA in de lucht te houden om dagelijkse informatie te verstrekken onder de naam "brandbrief". • Voorts werd een eerste inventarisatie gedaan naar beschikbare tijdelijke huisvesting, waarbij de Rijksgebouwendienst (RGD) via de fax behulpzaam was. Om 13.00 uur kwamen de DT’s van RDIJ en RIZA afzonderlijk bijeen om de situatie per hoofd/stafafdeling te bespreken. Duidelijk was dat de medewerkers sterk waren aangeslagen door het gebeurde. Een eerste inventarisatie vond plaats naar aantallen opnieuw te huisvesten medewerkers; daarbij werden voor bepaalde groepen verschillende prioriteiten aangegeven. Inmiddels was bekend dat Getronics te Lelystad, over ruimte beschikt met IT die zij ter beschikking stellen aan bedrijven die een kort durend ruimte probleem hebben. Zij konden tijdelijk voor circa 100 medewerkers ruimte beschikbaar stellen voor mensen die met hun werk sterk afhankelijk waren van ICT. Besloten werd hiervan gebruik te maken om zo snel mogelijk aansluiting op landelijke VenW systemen te kunnen realiseren. Het DT van RDIJ besloot voorlopig dagelijks bijeen te komen in de vergaderzaal van het bureau Dijksversterking in het Maerlanthuis. Het DT RIZA kon dagelijks terecht in de zwarte toren van het Maerlanthuis (gastvrij ontvangen door de divisie Water van IVW). Om 15.30 uur werd in hotel Mercure, wegens gebrek aan andere ruimte, door beide DT’s de bijeenkomst van komende maandag met de medewerkers van beide diensten voorbereid. ’s Avonds zijn de harde schijven uit de servers gedemonteerd en geconditioneerd opgeslagen.
Brand Smedinghuis
6
Maandag 13 januari 2003
Om 8.30 uur werd door de gezamenlijke DT’s een laatste hand gelegd aan de voorbereiding van de personeels bijeenkomst in Agora, waarbij, in verband met openheid, de media tevens zijn uitgenodigd bij het plenaire gedeelte. Om 9.00 uur werden de eerste personeelsleden met koffie en cake ontvangen. De DT leden mengden zich onder hen. Enkele staven van hoofdafdelingen hielden reeds vooroverleg om de nodige afstemming te bereiken. Om 10.00 uur werd in de grote zaal, met bijzondere vergunning van de burgemeester voor het te grote aantal mensen, voorlichting gegeven over de stand van zaken op dat moment. De opkomst was bijzonder groot. Er heerste een sfeer van verslagenheid. Beide HID’en hebben ieder vanuit een andere invalshoek de medewerkers toegesproken en sterke inzet in het vooruitzicht gesteld om zo snel mogelijk weer aan het werk te kunnen gaan en om de dienstverlening aan het publiek onverminderd voort te zetten. Andere sprekers (burgemeester, brandweer en politie) lichtten de situatie vanuit hun taak gebied toe. De betrokkenheid van "Den Haag"werd onderstreept door de aanwezigheid en een korte toespraak van de wnd.DG. Tijdens het stellen en beantwoorden van vragen brak de spanning in de zaal. De oorzaak van de brand was nog niet bekend. Er werden een beperkt aantal vragen zo goed mogelijk beantwoord. Om 11.00 uur ging de groep uiteen om in afdelingsverband na te gaan wat er te doen was en welke mogelijkheden er waren om taken zo goed mogelijk voortgang te laten vinden en waar en hoe er voorlopig gewerkt kan worden. De communicatie "chef-medewerker" zal via de kerstboom plaatsvinden. Daartoe werden telefoonlijsten met nummers van mobile toestellen samengesteld en verspreid. Om 12.00 uur werden met circa 900 medewerkers soep en broodjes gegeten. De sfeer was duidelijk omgeslagen: er was vertrouwen in een daadkrachtige aanpak van de gerezen problemen, medewerkers wilden positief meewerken om tot oplossingen voor korte en wat langere termijn te komen. Om 13.00 uur kwamen beide DT’s van RIZA en RDIJ afzonderlijk bijeen om de gegevens die uit afdelingen zijn gekomen te bespreken. Duidelijk werd dat de uitvoering van de operationele taken zijn veilig gesteld en dat de publieke dienst verlening niet onder de brand behoefde te leiden. Daar werd duidelijk dat kon worden beschikt over back-ups van de servers zodat snel over recente gegevens kon worden beschikt. Om 15.15 uur werden door beide DT’s gezamenlijk de volgende besluiten genomen: • Bij Getronics worden voor de duur van een maand 100 werkplekken (50 RIZA en 50 RDIJ) ingericht, inclusief de nodige servers t.b.v. financiële en personele aangelegenheden waarvoor verbinding met landelijke VenW computer netwerken nodig zijn. Deze ruimten zijn dinsdag beschikbaar. De back ups die reeds bij Getronics waren opgeslagen konden worden gebruikt. • Het callcenter is inmiddels operationeel. Hier worden bellers geïnformeerd over de wijze waarop de gezochte medewerker kan worden bereikt.
Brand Smedinghuis
7
• In Eurotower worden op 3 verdiepingen circa 250 medewerkers van RIZA gehuisvest (3e etage tot 1 april 2003). • Salvage (een op dit terrein deskundige instantie die bij brand voor verzekeringen expertises uitvoert en adviseert) heeft haar diensten aangeboden, waarvan gebruik wordt gemaakt. • Beveiliging van het rampgebied wordt onder dank aan de politie overgenomen door het beveiligingsbedrijf dat voor RDIJ werkt. • Salvage krijgt opdracht de bestanden van de server van RDIJ veilig te stellen. • De eerste contacten zijn gelegd om tot aanschaf van vervangende servers te komen. Om 20.00 uur ruimte bij Getronics ingedeeld zodat medewerkers van RIZA en RDIJ de volgende morgen weten waar ze moeten zitten.
Dinsdag 14 januari 2003
Medewerkers worden door een DT lid bij Getronics ontvangen en zij krijgen hun werkplek aangewezen. Dagelijks komen de brandbrieven op de website. Het blijkt dat deze informatie zeer frequent wordt opgevraagd. De afdeling communicatie is in het Maerlanthuis bij bureau Dijksversterking ingetrokken. De persvoorlichting is intensief en loopt goed. Bij Getronics werd de service desk weer nieuw leven ingeblazen. Inmiddels is uit onderzoek van brandweer en politie komen vast te staan dat de oorzaak van de brand van technische aard is. Gebleken is dat de vluchtwegen indien nodig goed zouden hebben gefunctioneerd. Indien mensen in het pand aanwezig zouden zijn geweest zouden zij veilig het pand hebben kunnen verlaten. Er wordt een procedure afgesproken die de toegang onder begeleiding tot het complex regelt voor de mensen die noodzakelijkerwijs in het gebouw moeten zijn. Veel medewerkers moeten helaas teleurgesteld worden omdat een bezoek aan hun werkplek uit veiligheidsoverwegingen nog niet mogelijk is. Vast komt te staan dat de servers van RDIJ niet meer te gebruiken zijn. Onderzoek wordt ingesteld naar de mogelijkheden om delen van het complex weer in gebruik te nemen. RIZA spreekt de wens uit zo dicht mogelijk bij elkaar tijdelijke werkplekken te vinden, d.w.z. dat Eurotower voor RIZA zou moeten worden ingericht. RDIJ spreekt de voorkeur uit voor een gezamenlijke huisvesting in een pand in het bedrijventerrein Larserpoort, direct naast het steunpunt van de dienstkring. Hierdoor komt Eurotower voor RIZA beschikbaar. In het gebouw Larserpoort kunnen 220 mensen worden ondergebracht, terwijl in de bedrijfshal en op het terrein mogelijkheden zijn om kantoor units te plaatsen waarin 125 medewerkers een plaats kunnen krijgen. Het informatiecentrum binnenwateren (ijsberichten, hoogwaterberichtgeving e.d.) van het RIZA is weer operationeel. Direct na de brand werden deze taken tijdelijk overgenomen door de CMIJ (Centrale Meldpost IJsselmeergebied). Dagelijks worden contacten onderhouden tussen beide RWS diensten, veelal op HID niveau. Veel medewerkers werken thuis en op andere locatie waar men gastvrij onderdak heeft gevonden. Regelmatig wordt afdelingsgewijs vergaderd om de voortgang van werkzaamheden zoveel mogelijk te waarborgen. De medewerkers tonen veel eigen initiatief waardoor de maatschappelijke
Brand Smedinghuis
8
gevolgen beperkt zijn gebleven. Er heerst veelal een sfeer van aanpakken, zonder papier kan er toch veel, procedures kunnen korter en toch zorgvuldig, kortom slagvaardig.
Woensdag 15 januari 2003
Bij Getronics is met behulp van de geredde harde schijven uit de servers FAIS weer in gebruik. De inhoud van de eerste harde schijven uit PC’s worden op Cd-rom’s gebrand en aan betrokkenen uitgereikt. Veel medewerking van gemeente, politie en brandweer hebben ertoe bijgedragen dat de publieke dienstverlening van de beide Rijkswaterstaatdiensten niet echt in gevaar is gekomen. Het laat zich aanzien dat de Koplamp, met uitzondering van het lab en de oost - en west vleugel binnen afzienbare tijd met de nodige tijdelijke voorzieningen, zoals noodtrappen en noodliften, weer in gebruik kunnen worden genomen. Met de schoonmaak werkzaamheden in de west vleugel en de Koplamp is een aanvang gemaakt. In het Getronics gebouw is een postkamer ingericht waardoor de belangrijkste stukken weer worden verspreid. Tevens is een centrale fax geïnstalleerd. Uit nader onderzoek is gebleken dat naast de servers tevens alle computers van de 3e t/m de 8e verdieping als verloren moeten worden beschouwd. Voor zoveel nodig, op aangeven van medewerkers, worden gegevens van harde schijven opnieuw ter beschikking van betrokkenen gesteld. Later bleek uit onderzoek dat alle computers uit het hoofdgebouw verloren zijn gegaan. Larserpoort komt voor RDIJ beschikbaar. Eurotower komt voor RIZA beschikbaar. Om te voorkomen dat een beperkt aantal mensen te zwaar wordt belast met de organisatie van het geheel besluiten de DT’s tot het instellen van een tijdelijke projectgroep onder de naam Phoenix. De plv HID, R.A. van der Lee van RDIJ, wordt aangesteld als projectleider. De opdracht was het zo snel mogelijk realiseren van voldoende werkplekken in afwachting van de definitieve huisvesting over enige jaren en het ordelijk ontruimen van het hoofdgebouw van het Smedinghuis. Het hoofd van de Facilitaire Dienst (FD) maakt tevens deel uit van het team. De FD blijft haar normale taken die nu door de omstandigheden sterk zijn verzwaard uitvoeren.
Vervolg
Voor de onderstaande locaties worden locatiemanagers aangesteld die allen een eigen team vormen waarin de FD is vertegenwoordigd: 1. Ontruiming Smedinghuis complex en her huisvesting Koplamp en oost en west vleugel o.l.v. H. Hardeman. 2. Diaspora (Getronics en diverse andere locaties) o.l.v. C. v.d. Haspel. 3. Gereed maken van Eurotower voor huisvesting van circa 160 RIZA medewerkers o.l.v. M. Hofstra. 4. Gereed maken van Larserpoort voor huisvesting van circa 340 RDIJ medewerkers o.l.v. L. v.d. Meulen. Om in de vraag naar meest noodzakelijke kantoorbehoeften te voorzien is in het Maerlanthuis hiervoor een ruimte ingericht. De nieuwe serverconfiguratie voor RDIJ wordt ontworpen. In afwachting van de nieuwe server worden in Larserpoort noodvoorzieningen getroffen door een fax en een internet aansluiting te realiseren.
Brand Smedinghuis
9
Bij de ingebruikname van Eurotower op 20 januari werd tevens een koffiehoek ingericht waar personeelsleden die thuis werkten of anderszins behoefte hadden aan een gesprek terecht konden. Hier waren steeds medewerkers van de afdelingen P&O aanwezig om zonodig mensen op te vangen. Over de voortgang werd regelmatig constructief overleg gepleegd met de OR’en van beide diensten afzonderlijk, waarbij snel en adequaat gehandeld is. Minister De Boer sprak tegenover de HID RDIJ zijn dank uit aan medewerkers van beide diensten voor de voortvarendheid bij het aanpakken van de plotseling gerezen problemen, vooral ook omdat de publieksgerichte taken niet in gevaar zijn gekomen. Een inloop spreekuur werd georganiseerd waarbij aanwezig waren, bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werkster en arbo medewerkers. In de navolgende dagen werd met een afnemende frequentie in de DT’s gesproken over de voortgang van de activiteiten rondom de verschillende locaties. Per locatie wordt ingegaan op de bijzonderheden, die mogelijk van belang kunnen zijn om inzicht te verschaffen in de problematiek waarvoor RDIJ en RIZA kwamen te staan.
Brand Smedinghuis
10
3 Getronics en andere kortdurende huisvesting ....................................................................................
Zoals gemeld was er een afspraak met Getronics over een gebruiksduur van 4 weken van de 100 werkplekken in hun vestiging te Lelystad. Hier werd naast een callcenter een plek ingericht van waaruit de postbehandeling weer ter hand kon worden genomen. In een race tegen de klok is het gelukt om voor het verstrijken van de termijn van vier weken een nieuwe server in bedrijf te hebben in het gebouw Larserpoort, uiteraard met alle bijkomende voorzieningen. De medewerkers van RIZA waren kort daarvoor reeds weer ingetrokken in de oost vleugel van het Smedinghuis. Tijdens het verblijf in het Getronics gebouw zijn meerdere ICT aanpassingen nodig geweest om aan onze wensen te voldoen. Diverse kleinere tijdelijke werkplekken in andere locaties zijn na verloop van tijd bij het vrijkomen van andere werkplekken ontruimd. ................................ Foto 4
Server ruimte Smedinghuis na verwijdering verloren servers
Brand Smedinghuis
11
4 Eurotower .................................................................................... ................................ Foto 5
Eurotower
De Eurotower is een kantoorpand dat is gelegen op loopafstand van het Smedinghuis. Het pand, waarin vroeger een ROC ondergebracht is geweest bestaat uit vijf verdiepingen, waarvan de bovenste twee verhuurd waren aan een particulier bedrijf. De derde verdieping was op voorhand al door de IVW-Divisie Water gehuurd, en zou vanaf 1 april verbouwd gaan worden. Toen eenmaal besloten was dat dit kantoorgebouw voor RIZA-medewerkers bestemd was, kon Maarten Hofstra als locatiemanager een projectteam vormen. Toen donderdag om twaalf uur het huurcontract definitief rond was, kon het projectteam tot uitvoering overgaan van de reeds voorbereide acties. Als deadline had het projectteam voor zichzelf gesteld maandagmorgen om 9 uur maar liefst 200 werkplekken op te kunnen leveren. De eerste fase bestond uit het operationeel krijgen van de telefooncentrale en PC’s. Daarnaast moest het nodige meubilair geregeld worden voor 200 werkplekken. Het projectteam betrok op vrijdagmorgen al een noodkantoortje naast de receptie in de Eurotower. Bijgestaan door een geweldige receptie bemensing konden vanuit deze locatie de werkzaamheden gedirigeerd worden. Na het regelen van de eerste voorzieningen kon aan de "make-up" begonnen worden.
Brand Smedinghuis
12
De toedeling van de werkplekken aan de medewerkers, de eerste schoonmaak voor oplevering, de verzorging van het sanitair, de verzorging van de inwendige mens voor het weekeinde, een tijdelijke beveiliging, de PC’s met toebehoren, de koffieautomaten, en toen in de loop van zaterdagmorgen duidelijk werd hoe snel het ging: koffie met gebak voor maandagmorgen, en een plantje op ieder bureau. ’s Avonds en ten dele ’s nachts ondersteund door familie en het hele weekeinde is er doorgewerkt. Allerlei praktische problemen moesten uit de wereld geholpen worden. Maar goed: zaterdagavond was er voldoende vertrouwen dat het zou gaan lukken en werd de "kerstboom" geactiveerd om iedereen op te roepen zich maandagmorgen om 9 uur in de Eurotower te melden. Zondagavond om 22.30 uur was uiteindelijk de klus geklaard. Maandagochtend, kon na een welkomstwoord van Maarten Hofstra iedereen zijn werkplek op gaan zoeken. Veel gewerkt is er die eerste paar dagen nog niet: nog niet iedereen had een PC, het netwerk functioneerde nog niet optimaal, men had zijn papieren nog niet terug en had zich al ingesteld op verblijf elders of afspraken buitenhuis gemaakt. Maar gaandeweg werd het voller, drukker en steeds bedrijviger in de Eurotower. Inmiddels is duidelijk geworden dat het verblijf in de Eurotower vele jaren zal gaan duren. Bovendien was bekend dat de derde verdieping maar zeer tijdelijk tot onze beschikking stond. Vanaf eind januari is begonnen met de omzetting van de tijdelijke huisvesting in een meer definitieve inrichting van de begane grond met dertig werkplekken en vergaderzalen, herinrichting van de andere verdiepingen met wanden, aanpassingen aan de lichtvoorziening en de luchtverversing. Het verder (en noodzakelijk gebleken) beveiligen van het gebouw en de toegang tot de verdiepingen, het opzetten van een BHV enz. enz. enz. Eind mei zal de min of meer definitieve inrichting zijn voltooid. Dan zullen ongeveer 160 mensen een volwaardige nieuwe werkplek hebben. ................................ Foto 6
Werkplekken in Eurotower
Brand Smedinghuis
13
5 Smedinghuis ....................................................................................
Onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende fasen in de ontruiming en tussen de herhuisvesting.
5.1 Ontruiming
Als gevolg van de brand is overal, behoudens enkele ruimten, in het hoofdgebouw water-, stank- en rookschade ontstaan (het bluswater was vermengd met door de brand vrijkomend zuur), waardoor PC’s verloren zijn geraakt, telefoontoestellen en meubilair onherstelbaar zijn aangetast, scheidingswanden onbruikbaar zijn geworden, kortom er is veel schade aangericht. ................................ Foto 7
Een beeld van de opruiming
Vanaf 16 januari hebben volgens afspraak en op last van de betreffende afdelingshoofden bezoeken onder begeleiding plaats gevonden naar verschillende werkplekken om de meest urgente stukken te halen, voor zover deze nog te vinden waren. De communicatie hierover liet te wensen over. Het feit dat bepaalde medewerkers (legaal dan wel illegaal) de werkplek konden bezoeken en anderen hiertoe pas later de gelegenheid kregen leidde tot irritatie bij medewerkers. Later werd een gestructureerde aanpak voor het bezoek van de werkplek en de wijze van omgaan met beschadigde spullen opgezet, die de gewenste duidelijkheid gaf. Inmiddels bleken diverse persoonlijke spullen te zijn ontvreemd. Uit veiligheidsoverwegingen werden de sloopwerkzaamheden op het dak bij de bezoeken aan de kamers tijdelijk stilgelegd, terwijl de bezoekers beschermende kleding (helm, laarzen, witte overall, monddoek, handschoenen) kregen uitgereikt.
Brand Smedinghuis
14
................................ Foto 8
Bezoek met beschermende kleding
De meegenomen stukken werden gekopieerd, om te voorkomen dat de stank en het roet van de stukken op een andere plaats terechtkomen. De harde schijven van de computers werden veiliggesteld door een ter zake kundig bedrijf. Van alle kamers werden twee foto’s gemaakt die aan de bewoners zijn uitgereikt, voordat zij in de gelegenheid zijn gesteld hun werkplek te bezoeken. De nat geworden personeelsdossiers van RDIJ werden afgevoerd om ze te drogen en zo nodig te kopiëren. Diverse activiteiten vonden gelijktijdig plaats, zoals sloopwerkzaamheden, drogen, verplaatsen verhuisdozen met spullen van medewerkers, schoonmaakwerkzaamheden, wind en waterdicht maken van het gebouw. Op hoogtij dagen waren meer dan honderd mensen ingezet en diverse kranen werkzaam om snel tot een meer beheersbare situatie te komen. Klachten over hoofdpijn leidden ertoe dat aanvullende metingen zijn verricht om vast te stellen of er in de verontreinigde ruimten van de west vleugel wel mocht worden gewerkt. De metingen toonden aan dat er geen gevaarlijke gassen aanwezig waren, zodat het werk kon worden hervat. Nadat het hoofdgebouw veilig te betreden was is er een tijdschema opgezet met de bedoeling dat alle medewerkers gedurende een half uur onder begeleiding hun werkplek konden bezoeken, privé spullen konden meenemen en een doos met documenten vullen die door een gespecialiseerd bedrijf daarna werden opgehaald en gekopieerd. Tevens kon worden aangegeven welke zaken konden worden vernietigd en welke zaken moesten worden bewaard. Aangezien het betreden van het gebouw risico’s had zijn beperkte groepjes medewerkers tegelijk in het gebouw toegelaten. De hele operatie
Brand Smedinghuis
15
................................ Foto 9
Overzicht werkterrein
voor deze eerste bezoeken heeft dan ook meer dan een week gevergd. De te bewaren spullen zijn gescheiden in documenten en andere zaken. De documenten zijn naar de 1e verdieping vervoerd in circa 2.500 verhuisdozen. ................................ Foto 10
Dozen afkomstig van een van de acht verdiepingen
Op een later tijdstip konden medewerkers de dozen van hun werkplek gedurende een dagdeel nader onderzoeken en de te kopiëren documenten scheiden van hetgeen kon worden vernietigd. Circa 30 medewerkers konden dit tegelijkertijd doen. Deze operatie duurde circa 2 weken. Bij deze activiteiten werd er door medewerkers van de Facilitaire Dienst (FD) op toegezien dat geen documenten die krachtens de archiefwet moeten worden bewaard ter vernietiging werden aangeboden. De overige zaken zijn apart per kamer gegroepeerd opgeslagen en van vuil ontdaan waarna
Brand Smedinghuis
16
medewerkers de privé eigendommen konden ophalen. Alles waarvan medewerkers hadden verklaard dat het weg kon wordt in de verdere ontruiming verzorgd op een zodanige wijze dat documenten gecontroleerd worden vernietigd. Een regeling werd van kracht die er in voorzag dat geleden schade aan privé eigendommen onder voorwaarden kon worden vergoed. Boeken zijn door de medewerkers van de bibliotheek verwijderd. Het reinigen ervan is een zeer kostbare zaak. Boeken die nog te koop zijn werden daarom niet gereinigd. ................................ Foto 11
Selectie van documenten
Oude archieven van afdelingen/dienstkringen zijn niet gekopieerd. Veel van deze archieven bevatten stukken die op grond van de wet niet mogen worden vernietig, maar die slechts zeer zelden worden opgevraagd. Deze archieven zijn verzameld en zijn met behulp van een ozon behandeling zo goed als mogelijk stankvrij gemaakt. Uit expertise van deskundigen bleek dat het meubilair, in het hoofdgebouw geheel als verloren moet worden beschouwd evenals de aanwezige computers. E.e.a. is besproken met de dienst der Domeinen, die bevestigde dat meubilair en computers ontdaan van de harde schijven konden worden afgevoerd. De aanwezige scheidingswanden in het gebouw moeten eveneens als verloren worden beschouwd, dit alles als gevolg van de inwerking van het zure bluswater. Het hoofdgebouw zal dan ook volledig worden gestript en schoongemaakt. De uitrusting van de keuken op de eerste verdieping is van dien aard dat deze na reiniging weer goeddeels is te gebruiken.
5.2 Herhuisvesting
Nader onderzoek leerde dat de west vleugel en de Koplamp en later de oost vleugel weer in gebruik zouden kunnen worden genomen. Optimale samenwerking tussen medewerkers van de RGD en FD alsmede de locatiemanager o.a. bij het operationeel maken van installaties heeft ertoe geleid dat dit snel kon gebeuren. Tevens dienden aanvullende voorzieningen te worden getroffen zoals, noodtrappen, tijdelijke liften, e.d.
Brand Smedinghuis
17
De west vleugel en de Koplamp dienden vooral vanwege de stank grondig te worden gereinigd. Roet vervuiling en waterschade waren hier beperkt. In de oost vleugel was meer sprake van vervuiling. Het meubilair, computers e.d. waren hier niet beschadigd en kon worden gereinigd. Ook documenten behoefden niet te worden gekopieerd. Begin februari konden deze onderdelen van het Smedinghuis complex weer in gebruik worden genomen. Begin april zijn ook de tijdelijke liften vervangen door de liften die gedurende de komende jaren moeten voorzien in een goede bereikbaarheid van de hoger gelegen verdiepingen. De medewerkers in deze vestigingen zijn tijdelijk verstoken van een behoorlijk bedrijfsrestaurant. Het is de bedoeling om het bedrijfsrestaurant op de eerste verdieping op korte termijn weer in gebruik te nemen t.b.v. deze vestigingen en die in Eurotower. Bij het strippen van het hoofdgebouw zal daarom prioriteit worden gegeven aan die ruimten die in de naaste omgeving zijn gelegen van het bedrijfsrestaurant. ................................ Foto 12 en 13
Tijdelijke noodtrap en lift bij zijvleugel Smedinghuis
Brand Smedinghuis
18
6 Larserpoort .................................................................................... ................................ Foto 14
Larserpoort gebouw
Het begin dit jaar te huur zijnde pand aan de Larserpoort naast het steunpunt van de dienstkring bestaat uit een aantal verdiepingen die als kantoor/ werkruimte was gebruikt vooral door computer gerelateerde activiteiten. Aan het pand is een grote hal (circa 1.000 m2) aanwezig. Een aantal voorzieningen waren in het pand aanwezig, zoals verwarming en verlichting. Op het bijbehorend terrein was een beperkt parkeerterrein aanwezig alsmede een grasveld en opgaand houtgewas met een strook bomen. In het hoofdgebouw zouden gezien het aantal m2 circa 220 mensen kunnen worden ondergebracht. Er waren twee varianten om te voorzien in tekort komende ruimten namelijk: - kantoorunits plaatsen in de hal of - kantoor units buiten plaatsen. Uit oogpunt van kosten maakte beide varianten weinig verschil. Bij plaatsing van de units buiten zou er een groot probleem ontstaan met het tekort aan parkeergelegenheid. Na overleg in het DT en met de OR is besloten in de hal en ook daarbuiten kantoor units te plaatsen die in de ontbrekende ruimte zouden kunnen voorzien. E.e.a. betekende dat veel voorzieningen moesten worden getroffen om de huisvesting tot een (tijdelijk) succes te maken. Hier is gekozen voor een gefaseerde inhuizing in relatie met de verbouwingswerkzaamheden. Het leggen van vloerbedekking en het aanbrengen van tussenwanden werd snel ter hand genomen. Binnen 14 dagen na de brand konden de eerste 90 medewerkers een werkplek vinden met bureau en ladeblok, stoel en kast en een stand alone PC (de nieuwe server was nog niet operationeel). Nadat
Brand Smedinghuis
19
de nodige bouwkundige voorzieningen waren getroffen kon een aanvang worden gemaakt met het plaatsen van de nieuwe servers. De aansluiting met VenW net is door middel van een straal zender tot stand gebracht. Begin februari konden nog eens circa 110 medewerkers een werkplek vinden. Begin februari kwam ook de nieuwe server in bedrijf en waren veel aanvullende voorzieningen getroffen waardoor weer gemaild kon worden en het netwerk weer beschikbaar was en oude bestanden konden worden geraadpleegd. Kort daarna konden de kantoorunits in gebruik worden genomen. ................................ Foto 15 en 16
Plaatsen van kantoor units
De parkeergelegenheid werd in 2 fasen uitgebreid om aan de vraag te voldoen. In de eerste helft van maart konden de kantoorunits binnen en buiten in gebruik worden genomen. Het bedrijfsrestaurant heeft een aantrekkelijke uitstraling gekregen. ................................ Foto 17
Bedrijfsrestaurant
Brand Smedinghuis
20
Het geluidsprobleem moet nog worden opgelost, daarvoor zijn creatieve ideeën uitgewerkt. Een aantal andere voorzieningen is dan echter nog niet gereed. Zo moet er in de binnentuin nog het een en ander gebeuren. ................................ Foto 18
Binnentuin in aanleg
................................ Foto 19
Binnentuin gereed
De fietsenstalling is nog niet af. De entreehal moet nog worden ingericht e.d. De oplevering heeft plaats gevonden met dien verstande dat er nog een lijstje met activiteiten moet worden afgewerkt. De reacties van medewerkers zijn wisselend. Er is veel begrip voor het feit dat een tijdelijke huisvesting anders is dan een definitieve. Het hebben van weer een eigen werkplek geeft bij velen voldoening.
Brand Smedinghuis
21
7 Communicatie ....................................................................................
Tijdens en na de brand is er volop gecommuniceerd met de media. Omroep Flevoland TV en radio hebben alle ontwikkelingen op de voet gevolgd. Zondag 12 januari werden de regionale media tijdens twee persconferenties geïnformeerd. De landelijke media (onder andere radio 1, het NOS-journaal en RTL) zonden meerdere malen een bericht over de brand uit. De HID RDIJ werd zondagmiddag door het NOS-journaal voor het Smedinghuis geïnterviewd. Radio 1 nam in de berichtgeving op dat de medewerkers maandagochtend in de Agora verwacht werden. Maandag stond er in alle landelijke dagbladen een bericht over de brand. Tijdens de personeelsbijeenkomst op maandag was er ook ruim aandacht van de media. Ze respecteerden het verzoek de bijeenkomst te verlaten toen de medewerkers konden reageren. Woensdag 15 januari werd RDIJ door een journalist en fotograaf van Profiel bezocht. Dat leverde een fikse reportage op. Waterweg kwam 1 maart uit met een themanummer over de brand. Radio Flevoland en TV Flevoland zonden op 18 en 19 januari impressies uit van de Werkzaamheden in Eurotower waar binnen enkele dagen circa 200 werkplekken voorzien van alle benodigde netwerken, aansluitingen, telefoon e.d. werden gerealiseerd. De belangstelling van de regionale media nam ook in de eerste weken na de brand niet af. Ze volgden de ontwikkelingen en de herhuisvesting van RIZA en RDIJ.
Brand Smedinghuis
22
8 Ervaringen ....................................................................................
• De eerste klap is een daalder waard Bij medewerkers en betrokkenen geeft snel en daadkrachtig handelen om zaken in goede banen te leiden vertrouwen in een goede afloop en een extra drive om aan te pakken. Tijdens de eerste uren op de dag van de brand is aan een drietal aspecten veel aandacht besteed n.l. het organiseren van de informatie in en extern, het zo snel mogelijk bijeenkomen van de medewerkers en eerste acties om vervangende werkruimten ter beschikking te krijgen. Hierbij is frequent en goed overleg met brandweer, politie, gemeente en RGD van grote waarde gebleken. Ook het regelmatig overleg tussen beide DT’s was van groot belang geweest. • Bereikbaarheid Telefonische bereikbaarheid is van essentieel belang. In de eerste uren is gebleken dat dit liet wel eens te wensen over liet ook in Haagse kringen. Het beschikbaar hebben en aanstaan van mobile telefoons is essentieel evenals het in de tas hebben van een telefoonlijst. • Bijeenkomst 13 januari in Agora De goed voorbereide personeelsbijeenkomst op de dag na de brand heeft zeer positief gewerkt. De in eerste instantie wat verslagen medewerkers hebben hun betrokkenheid met de gerezen problemen in het afdelingsoverleg kunnen omzetten in positieve energie waarvan in het belang van de organisatie en dus ook de publieke dienstverlening dankbaar gebruik is gemaakt. • Voorlichting aan medewerkers De voorlichting aan medewerkers via de "kerstboom"is zeer effectief geweest. Medewerkers waren snel op de hoogte van zaken. Eenduidigheid van berichtgeving is een aandachtspunt. Voorts is het in gebruik stellen van een website voor meer algemene informatie een heel goed veel geraadpleegd medium geweest. • Externe voorlichting De voorlichting aan media (regionale pers, radio en t.v.) is snel actief opgepakt en door de openheid naar deze media is er een zeer meewerkende sfeer ontstaan. De goede relatie met de regionale media is van veel nut gebleken. Aan de "klanten"is duidelijk gemaakt dat wij als dienstverleners in de lucht zijn gebleven. • Contacten met instanties De voortdurende goede contacten met gemeente, brandweer en politie heeft geleid tot een goede samenwerking. • Telefoonverbinding Het snel inrichten van een callcenter heeft publieksvriendelijk gewerkt. Het is een methode om snel gewenste contacten tot stand te kunnen brengen. Van groot belang is het om over een goede telefoonlijst van mobile telefoons te beschikken. • ICT De ICT voorzieningen zijn door de beide afdelingen van RIZA en RDIJ snel weer operationeel gemaakt. De afhankelijkheid hiervan is voor het dagelijks werk groot te noemen.
Brand Smedinghuis
23
• Postbehandeling De post behandeling kon in samenwerking met de PTT snel op gang worden gebracht. Verspreiding liep voor belangrijke zaken via de DT leden en later op steeds meer de gebruikelijke wijze. • Tijdelijke huisvesting De goede contacten met de RGD hebben ertoe geleid dat snel locaties werden gevonden waar dienstonderdelen konden worden ondergebracht. • Verhuisberichten Zodra de tijdelijke vestigingen bekend waren is aan alle bekende relaties een verhuisbericht toegezonden. Snel konden de verschillende diensten weer worden bezocht. • Project aanpak Om de problemen adequaat op te lossen is snel een projectgroep gevormd die de ontmanteling van het Smedinghuis en de her/tijdelijke huisvesting ter hand heeft genomen. De projectgroep onderhield daartoe nauwe contacten met de RijksGebouwenDienst (RGD). • Prioritering in werkplek verdeling Steeds wanneer weer werkruimte ter beschikking kwam is op basis van een globaal prioriteiten lijstje de inhuizing van medewerkers tot stand gekomen. • Inwonen in een pand tijdens de verbouwing Het werken in een pand tijdens verbouwing vraagt veel van de medewerkers. Er moest regelmatig worden verhuisd. Bijkomend voordeel daarbij was wel dat er niet veel te verhuizen viel omdat veel was verloren gegaan of nog moest worden opgeknapt. Telefoontoestellen moesten steeds worden omgeschakeld. Dikwijls was het even zoeken naar de verblijfplaats van iemand. Doordat niet alle beveiligingen werkten is de temperatuur in de computer ruimte sterk opgelopen, gelukkig zonder dat er schade ontstond. Arbo zaken vragen in die situatie erg veel aandacht. • Korte termijn versus langere termijn Ervaren is dat in de beginfase van de problematiek alles wat vlotter verliep met aandacht voor rechtmatigheid en doelmatigheid dan in een latere fase waarbij alles dat met de gevolgen van de brand te maken had langzaam aan met minder hoge prioriteit werd behandeld en de normale behandelingstijd moest doormaken. • Contracten Flexibele contractvormen voor leveringswijze en periode voor meubilair en systeemwanden is belangrijk en bevordert de snelheid van werken. • Koffie voorzieningen Snelle voorziening van koffie e.d. ten behoeve van medewerkers is van belang gebleken. • Beveiliging Zowel tijdens de fase direct na de brand als tijdens de eerste perioden van tijdelijke dan wel meer definitieve huisvesting is de kans op diefstal erg groot. Op meerdere locaties is daadwerkelijk gebleken dat dit snel wordt onderschat. • Snelheid verkrijgen vervangende werkplek Het snel beschikbaar hebben van vervangende (tijdelijke) werkplekken met de nodige primaire voorzieningen (vooral PC met netwerkverbindingen) is van essentieel belang en in eerste instantie belangrijker dan de kwaliteit van de werkplek. • Duidelijkheid over toekomst Goede voorlichting over de te verwachten ontwikkelingen ten aanzien van de duur van de tijdelijke huisvesting tijdens de overgangsperiode en de huisvestingsoplossing op termijn is van veel belang.
Brand Smedinghuis
24
• Gebruiksvergunning Het is van groot belang om voor de tijdelijke locaties snel een gebruiksvergunning te verkrijgen. Aan de eisen die worden gesteld moet vanaf het begin veel aandacht worden besteed. • Duur van tijdelijke huisvesting Het is van belang een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verblijfsduur in een tijdelijke huisvesting. Dit om een verantwoord programma van eisen samen te stellen. • Bezoek oude werkplek De binding van de medewerkers met hun oude werkplek en de behoefte om deze te bezoeken moet niet worden onderschat.
Brand Smedinghuis
25
