1 C8277 OV: \3q&2 M i n i s t e r i e v a n V e r k e e r en W a t e r s t a a t Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat B o u w d i e n s t Rijkswaterst...
1. Inleiding 1.1 Algemeen D e Bouwdienst is een v a n de specialistische directies van Rijkswaterstaat en v o r m t het ingenieursbureau van het Ministerie van V e r k e e r en Waterstaat. D e Bouwdienst houdt zich bezig met de realisatie en het onderh o u d van infrastructurele w e r k e n , zoals b r u g g e n , viaducten, a q u a d u c t e n , tunnels, sluizen, stuwen en waterkeringen. De voornaamste klanten zijn d e Regionale directies van de Rijkswaterstaat. Er zijn ongeveer 1 2 0 0 mensen w e r k z a a m (zowel eigen personeel als inhuur), verdeeld over 1 h o o f d k a n t o o r , 3 (neven)vestig i n g e n , 4 regiokantoren en een aantal projectlocaties. Alle taken, verantwoordelijkheden en b e v o e g d h e d e n binnen de Bouwdienst zijn vastgeiegd in een organisatie w e l k e bestaat uit 2 sturingslijnen: een middelenlijn en een accountlijn. A a n alle functies en rollen zijn taken, verantwoordelijkheden en b e v o e g d h e d e n t o e g e k e n d . M e d e w e r k e r s zijn aangesteld o p een functie binnen de middelenlijn. Naast zijn functie kan een m e d e w e r k e r ook n o g een rol vervullen (b.v. medewerker en projectleider). D e Bouwdienst hanteert een projectmatige manier van w e r k e n . C a . 2 jaar geleden is een project gestart dat er o p gericht is de informatievoorziening binnen de Bouwdienst in beeld te brengen en te toetsen of de huidige (geautomatiseerde) systemen hierbij o p v o l d o e n d e wijze ondersteuning k u n n e n bieden. De resultaten v a n dit project (IBIS: Inventarisatie Bestuurlijke Informatie Stromen) zijn: • beschrijving van het sturingsmodel van de Bouwdienst; • een inventarisatie van de informatiebehoefte per rol c.q. functie in het sturingsmodel; • een beschrijving van de architectuur van de bestuurlijke informatievoorziening en een knelpuntenanalyse van de huidige situatie. D e b o v e n g e n o e m d e knelpunten in de huidige situatie betreffen met name: • het niet (goed) ondersteunen van resourcemanagement d o o r de huidige geautomatiseerde systemen; • dubbele invoer in diverse systemen d o o r d a t geen communicatie plaats vindt tussen de verschillende systemen (er bestaan geen koppelingen); • het huidige projectplanningspakket (en tijdschrijfsysteem) is complex en daardoor niet v o o r elk individu toegankelijk, d a a r d o o r zijn ook vele verschillende systemen in gebruik d o o r de projectleiders en is het centrale systeem niet altijd up to date; • foutgevoeligheid van het urenverantwoordingssysteem, doordat de ingevulde tijdschrijfbriefjes veelal d o o r een andere medewerker dan d e g e n e die het invult in het systeem w o r d e n verwerkt. O p basis van deze knelpuntenanalyse is besloten over te gaan tot vervanging van het huidige projectm a n a g e m e n t - en urenverantwoordingssysteem. Dit nieuwe systeem moet de projectleider beter in staat stellen zijn project te p l a n n e n , te sturen en te rapporteren op de projectbeheersaspecten tijd, geld, capaciteit en kwaliteit. D e lijnmanager zal d o o r het realiseren van het nieuwe systeem beter ondersteund w o r d e n o m d e capaciteit van de afdeling optimaal in te zetten en te rapporteren over de ingezette capaciteit en bezettingsgraad. En v o o r de accountmanager zal het eenvoudiger zijn o m een totaalbeeld te krijgen van het uit te voeren w e r k e n p a k k e t (programma). Ten behoeve van de aanschaf van het n i e u w e systeem is in de afgelopen periode een p r o g r a m m a van eisen opgesteld en is het project IBIS nu zo ver dat w e de markt (potentiele leveranciers) gaan benaderen. D o o r middel van deze vragenlijst willen w e een beter inzicht krijgen in de mogelijkheden van een d o o r u te leveren standaardsysteem ter ondersteuning van projectplanning- en beheersing, capaciteitsplanning- en beheersing en tijdregistratie. Het doel is o m uiteindelijk te k o m e n tot een keuze v o o r een projectmanagement informatiesysteem v o o r de Bouwdienst.
4 van 18
Vragenlijst projectmanagementinformatiesysteem
versie: 1.3
3287-P-99.005.
12 maart 1 9 9 9
1.2 Selectieprocedure De selectieprocedure o m v a t de volgende stappen Stap 7: Versturen
vragen
lijst
D e onderhavige vragenlijst w o r d t op 15 maart 1999 verstuurd aan de geselecteerde leveranciers. Stap 2: Beoordelen
pakket
aan de hand van de
vragenlijst
D e reactie op de vragenlijst dient 26 maart 1999 binnen te zijn. De Bouwdienst zal nagaan of de vragen a f d o e n d e zijn b e a n t w o o r d . Eventueel w o r d e n aanvullende vragen aan de leverancier gesteld. Tevens zal aan d e leverancier gevraagd w o r d e n in deze periode een demonstratie van het systeem te geven. D o e l van stap 2 is o m te k o m e n tot een shortlist van leveranciers aan wie gevraagd zal w o r d e n een uitgebreide (betaalde) C A S E uit te voeren. Stap 3: Beoordeel pakket aan de hand van een CASE. In week 14 zal aan de o p de shortlist v o o r k o m e n d e leveranciers gevraagd w o r d e n o m een offerte uit te brengen voor een uit te voeren C A S E . Deze C A S E zal d o o r de leverancier voorbereid en uitgewerkt w o r d e n aan de hand van gegevens die d o o r de Bouwdienst w o r d e n aangeleverd. De uitwerking van de C A S E zal gepresenteerd w o r d e n aan een afvaardiging van Bouwdienst medewerkers. Hierbij zullen aanvullende vragen en situatieschetsen gesteld w o r d e n , welke ter plaatse w o r d e n uitgewerkt. De C A S E is er op gericht het systeem te beoordelen o p functionaliteiten en performance. Tevens houdt de B o u w d i e n t zich het recht v o o r in deze fase eventueel referentiebezoeken af te leggen bij d o o r de leverancier o p g e g e v e n referenties, w a a r het systeem operationeel is. D o e l van stap 3 is te k o m e n tot de keuze van de leverancier w a a r m e e de Bouwdienst een pilot van ca. 4 m a a n d e n zal uitvoeren. Stap 4: In week 18 zal een leverancier gevraagd w o r d e n een offerte uit te brengen voor het uitvoeren van een pilot. In de offerte dienen tevens de kosten aangegeven te w o r d e n v o o r een volledige implementatie bij de Bouwdienst. N a deze selectieprocedure w o r d t het contract opgesteld v o o r de pilot en vindt ondertekening van het contract met de leverancier plaats. Hierna kan gestart w o r d e n met de pilot implementatie. Er w o r d t naar gestreefd o m de pilot in week 22 te starten. Sfap 5: Invoeren van het pakket bij de Bouwdienst. Afhankelijk van de uitkomsten van de evaluatie van de pilot w o r d e n vervolgacties o n d e r n o m e n v o o r het invoeren van het systeem bij de Bouwdienst.
1.3 Instructie bij invuilen vragenlijst A a n de reactie w o r d e n de v o l g e n d e eisen gesteld: • losbladig • a n t w o o r d e n formuleren per vraag (bijvoorbeeld 2.1.1) • volgorde vragen hanteren zoals in dit d o c u m e n t • aanleveren in drievoud • de brief dient te zijn ondertekend d o o r het bevoegd g e z a g van de leverancier. Tevens verzoeken wij u de vragenlijst in elektronische v o r m ( W o r d 7 of W o r d 8 ) aan te leveren (via e-mail of diskette).
1.4 Contactpersoon U dient uw schriftelijke reactie te verzenden aan de projectleidster: Bouwdienst Rijkswaterstaat T.a.v. mevr. W . Fluks Postbus 5 9 2 7 0 0 A B Zoetermeer e-mail: [email protected] Telefoon: 079-3292471 Telefax: 079-3292475 Inhoudelijke vragen kunt u richten aan de heer E. H e l w i g (IT-project adviseur), die via t e l e f o o n n u m m e r 0 3 0 - 2 8 5 7 7 1 6 te bereiken is of v i a e-mail [email protected]
6 van 18
Vragenlijst projectmanagementinformatiesysteem
versie: 1.3
3287-P-99.005.
12 maart 1 9 9 9
2. Algemeen 2.1 Leverancier 1.
W a t zijn de N A W - g e g e v e n s van u w o n d e r n e m i n g ? a. officiele n a a m b. postadres c. bezoekadres d. t e l e f o o n n u m m e r e. f a x n u m m e r f. eventueel e-mail-adres g. contactpersoon (en functie)
2.
M a a k t u w bedrijf onderdeel uit van een concern? Z o ja, w a t is de naam en het adres van het concern? O o k willen wij graag een jaarverslag van u w o n d e r n e m i n g en van de eventuele moeder-organisatie ontvangen.
3.
W a t is uw relatie tot het product (producent, leverancier of anders).
4.
Hoeveel medewerkers telt u w bedrijf in Nederland in totaal? Hoeveel medewerkers zijn in Nederland w e r k z a a m o p het gebied v a n : a. marketing en sales b. o n d e r h o u d c. o n t w i k k e l i n g d . implementatie e. support en service
5.
O p welke branches richt u zich primair met het d o o r u a a n g e b o d e n pakket ?
6.
W e l k e projectaanpak w o r d t d o o r u w bedrijf gehanteerd ten aanzien van de ontwikkeling en implementatie van u w pakket? W e l k e rollen vervult u hierbij (projectleider, consultant, ontwikkelaar etc.)?
7.
Bent u bereid de eindverantwoordelijkheid te nemen voor de implementatie ?
8.
W e l k e ondersteuning kunt u bieden n a het implementatie traject (helpdesk, oplossen van problemen bij het vastlopen van het systeem etc.) ?
9.
Is er een gebruikersvereniging van u w pakket ?
10.
1
Referenties a. Geef een overzicht van de d o o r u uitgevoerde implementaties (afgelopen t w e e jaar, Nederland en elders). G e e f daarbij a a n : i. soort organisatie en branche ii. o m v a n g implementatie (aantal aansluitingen) iii. periode iv. aard van de toepassing. b. Kunt u aangeven of er mogelijkheden zijn o m referentiebezoeken af te leggen en z o ja, bij welke bedrijven.
1
) M e t o n d e r n e m i n g b e d o e l e n w e d e juridische entiteit w a a r m e e het M i n i s t e r i e v a n V e r k e e r e n
W a t e r s t a a t e e n e v e n t u e e l c o n t r a c t zal a f s l u i t e n .
W a t is de naam (identificatie) van u w pakket e n , indien relevant, de betekenis van de afkorting?
2.
Is u w pakket een zelfstandig product of maakt het deel uit van een ander product, dat onder een andere naam w o r d t v e r k o c h t ? Z o ja, welk p r o d u c t ?
3.
W a t zijn de gegevens van de huidige versie (die versie die nu in Nederland geleverd w o r d t c.q. kan w o r d e n geleverd)? G e e f aan: a. n u m m e r of versie b. initiele introductiedatum c. introductiedatum in Nederland d . geplande introductie d a t u m van de v o l g e n d e major release
4.
Is u w pakket leverbaar in een Nederlandstalige versie (Nederlandstalige handleiding, Nederlandstalige helpschermen en Nederlandstalige m e n u ' s ) ?
5.
Uit welke modules bestaat uw pakket? G e e f hierbij aan: de identificatie, de volledige n a a m , een korte omschrijving en of deze module verplicht of optioneel is.
6.
M e t welke frequentie k o m e n nieuwe versies van u w pakket o p de markt en hoe lang ondersteunt u o u d e versies van het pakket?
7.
M a a k t u w pakket o o k gebruik van software van derden die b e n o d i g d is o m met het pakket te kunnen werken (zowel gebruikers als beheerders) ?
2.3 Kosten D e Bouwdienst is het ingenieursbureau van Rijkswaterstaat w a a r ca. 1 2 0 0 mensen w e r k e n . Hiervan zijn ca. 6 0 medewerkers (onder)afdelingshoofd, ca. 2 0 0 projectleiders en ca. 5 0 professional users van het b e o o g d e projectmanagement informatiesysteem. 1.
W a t zijn de standaardtarieven voor: a. licenties (ook type licentie vermelden b.v. per werkplek of per concurrent user etc.) b. implementatie (inclusief uurtarieven v o o r alle in u w a n t w o o r d op vraag 2.1.5 g e n o e m d e rollen) c. o n d e r h o u d en service (geef van servicecontract aan: n a a m , soort contract en reactietijd) d . overig.
2.
W a t zijn de v o o r w a a r d e n / m o g e l i j k h e d e n o m u w product tegen sterk gereduceerd tarief in een pilot bij de Bouwdienst v a n Rijkswaterstaat in te zetten?
3.
Indien u gebruik maakt van staffels v o o r bijvoorbeeld licentiekosten, ontvangen wij graag een overzicht van deze staffels.
4.
W a t zijn de mogelijkheden en de kosten o m medewerkers o p te leiden o m te k u n n e n werken met het pakket (geef van cursus aan: naam, d o e l g r o e p , benodigde kennis, duur in dagen en locatie) ?
5.
Kunt u aangeven w e l k e standaard handleidingen a a n w e z i g zijn en w a t de kosten hiervan zijn ?
3. Programma van eisen Bij de b e a n t w o o r d i n g v a n de vragen in dit hoofdstuk gelieve aan te geven of de functionele c o m p o n e n t : • standaard a a n w e z i g is (S) • maatwerk vereist ( M ) . In het geval dat m a a t w e r k benodigd is, verzoeken wij u toe te lichten o p welke wijze het maatwerk w o r d t gerealiseerd en een indicatie te geven van de tijd en kosten die met de realisatie zijn g e m o e i d . Belangrijk bij de b e a n t w o o r d i n g van de vragen uit dit hoofdstuk is dat het gaat o m de huidige versie van u w pakket, zoals u heeft a a n g e g e v e n in het a n t w o o r d o p vraag 2.2.3.
3.1 Projectplanning en projectbeheersing Het doel van de functionaliteit beschreven in deze paragraaf is o m de projectleiders bij de Bouwdienst maximale ondersteuning te bieden bij het b e w a k e n en sturen van het project met name gericht o p het aspect tijd (zowel de bestede tijd, de doorlooptijd en het aanvragen van de capaciteit). 1.
Activiteitenplanning. a. Is het mogelijk o m een activiteitenplanning v o o r een in te stellen periode (dag, week, 4 w e k e n , m a a n d , kwartaal en jaar) te m a k e n ? b. Is het mogelijk o m activiteiten d.m.v. een 'balkenschema' (gantt-chart) w e e r te geven ? c. Is het mogelijk o m met het pakket een netwerkplanning te maken (PERT) ?
2.
Elk project kan onderverdeeld w o r d e n in subproject(en), fase(n), activiteit(en) c.q. taken. Grote projecten h e b b e n vaak de behoefte aan een opsplitsing in subprojecten etc.. Daarentegen hebben de wat kleinere projecten vaak alleen de behoefte aan activiteiten, z o n d e r dat er allerlei fasen gedefinieerd moeten w o r d e n . Is het mogelijk o m per project een andere W B S te kiezen ?
3.
Vast te leggen gegevens bij een project en subproject. a. Kan er bij een project een aantal d o o r de Bouwdienst te definieren velden w o r d e n t o e g e v o e g d en z o ja, hoeveel velden kunnen w o r d e n t o e g e v o e g d ? Bij het definieren van project velden w o r d t o.a. gedacht aan projectleider, projectcode van 4 cijfers, naam b e v o e g d g e z a g , protocolnummer, productsoort etc. b. Kan er bij een subproject een aantal d o o r de Bouwdienst te definieren velden w o r d e n t o e g e v o e g d en zo ja, hoeveel velden kunnen w o r d e n t o e g e v o e g d ? Bij het definieren van subproject velden w o r d t o.a. gedacht aan een deelprojectleider, begin en e i n d d a t u m , productsoort, subprojectnummer etc. c. W a t zijn de mogelijkheden en beperkingen bij het t o e v o e g e n van velden aan een (sub)project ? Hierbij valt te denken a a n : i. M o g e l i j k h e d e n m b t enumeratie velden ('picklist') ii. M a x i m a a l aantal te definieren velden iii. M a x i m a l e lengte v a n een veld iv. W e l k e veldtypes zijn er (datum, n u m m e r , tekst etc.) v. Is in te stellen of de velden verplicht of optioneel zijn.
4.
Status en g e r e e d m e l d i n g . a. W a t zijn de mogelijkheden o m de status van (sub)projecten en de projectfases inzichtelijk te m a k e n ? b. W a t zijn de mogelijkheden van gereedmelding o p de diverse projectniveaus (activiteit, fase, subproject etc.) ? c. Is het mogelijk o m binnen een (sub)project een mijlpaal te definieren ?
Prospects en v e r w a c h t e opdrachten a. Is het mogelijk o m prospects en te verwachten opdrachten in het systeem o p te n e m e n ? b. Is het mogelijk o m bij een prospect en een verwachte opdracht ook aan te gegeven w a t de te verwachten slagingskans is ? c. Kunnen er bij prospects en verwachte opdrachten dezelfde gegevens w o r d e n vastgeiegd als bij een project ? d . Kan inzichtelijk g e m a a k t w o r d e n dat het o m een prospect of een verwachte opdracht gaat ?
6.
W a t zijn de mogelijkheden o m indien gewenst relaties tussen activiteiten aan te brengen ? Hierbij valt te denken aan de v o l g e n d e mogelijkheden: a. Start-start afhankelijkheid met positieve of negatieve speling b. Start-eind afhankelijkheid met positieve of negatieve speling c. Eind-eind afhankelijkheid met positieve of negatieve speling d . Eind-start afhankelijkheid met positieve of negatieve speling
7.
Is het mogelijk o m afhankelijkheidsrelaties met andere projecten te leggen ?
8.
A a n v r a g e n en t o e k e n n e n van capaciteit. Het aanvragen van capaciteit zal een wisselwerking (via elektronische weg) zijn tussen de aanvrager (projectleider) en het afdelingshoofd die de capaciteit ter beschikking stelt. a. W a t zijn de mogelijkheden o m v o o r een (sub)project, (sub)fase of activiteit capaciteit (in uren) bij een afdelingshoofd aan te vragen en hoe gaat deze capaciteitsaanvaag en toewijzing c q . afwijzing in zijn w e r k ? Hierbij valt te denken aan: i. A a n v r a g e n van een m e d e w e r k e r o p naam v o o r een bepaald aantal uren in een bepaalde tijdsperiode (startdatum t / m einddatum). ii. A a n v r a g e n o p functiecategorie bij een bepaalde afdeling v o o r een bepaald aantal uren v o o r een bepaalde tijdsperiode (startdatum t / m einddatum). Het afdelingshoofd kan dan de aangevraagde hoeveelheid uren aan een of meerdere medewerkers t o e k e n n e n . iii. A a n v r a a g o p afdeling v o o r een bepaald aantal uren v o o r een bepaalde tijdsperiode (startdatum t / m einddatum). Het afdelingshoofd kan dan de aangevraagde hoeveelheid uren aan een of meerdere medewerkers t o e k e n n e n . b. H o e gaat de capaciteitsaanvraag in zijn werk ? c. Kan er bij een capaciteitsaanvraag ook een elektronische notitie w o r d e n meegestuurd (memoveld) o m b.v. de aanvraag te motiveren of een bepaalde voorkeur uit te spreken ? d . Kan er bij een capaciteitstoekenning c.q. afwijzing ook een elektronische notitie w o r d e n meegestuurd o m b.v. een toelichting te geven ? e. H o e w o r d t een afdelingshoofd er o p g e w e z e n dat er een capaciteitsaanvraag v o o r h e m / h a a r is ? f. H o e w o r d t een projectleider er o p g e w e z e n dat een capaciteisaanvraag (deels) is t o e g e w e z e n of (deels) a f g e w e z e n ? M e t andere w o o r d e n is het mogelijk o m een capaciteitsaanvraag deels g o e d te keuren ?
9.
Is het mogelijk o m repeterende activiteiten te plannen ? Een voorbeeld van een repeterende activiteit is het storten van een ' b e t o n m o o t ' van een brug.
10.
Is het mogelijk o m de confrontatie w e e r te geven tussen oorspronkelijke planning, actuele planning en de realisatie ? Kunnen deze confrontaties ook grafisch weergegeven w o r d e n ?
11.
Is het mogelijk dat de historie van een project w o r d t v a s t g e h o u d e n ?
12.
Hoeveel 'baselines' van een project kunnen er in het systeem w o r d e n vastgehouden ?
3.2 Capaciteitsbeheersing Het doel van de functionaliteit beschreven in deze paragraaf is o m de (onder)afdelingshoofden bij de Bouwdienst maximale ondersteuning te bieden bij het optimaal inzetten van de beschikbare menskracht van de betreffende (onder)afdeling. 1.
Is het mogelijk dat o p basis van de geschreven (en goedgekeurde) uren, het systeem knelpunten (grafisch) signaleert ? a. Als er b.v. meer of minder uren w o r d e n geschreven o p een project of in een andere periode dan gepland, kan het systeem dit dan (grafisch) signaleren. b. Kan aan de hand van deze signalering de planning bijgesteld w o r d e n ? c. Is het mogelijk o m bij het verhogen van de geplande uren van een medewerker w e e r toestemming aan te vragen bij het afdelingshoofd
2.
Biedt het systeem mogelijkheden o m aan te geven tot w a n n e e r de urenregistratie is bijgewerkt o p z o w e l medewerkers, afdelings als Bouwdienst niveau ?
3.
Heeft het afdelingshoofd inzicht in de status van het project w a a r o p een capaciteitsaanvraag betrekking heeft (prospect, project, fase van het project etc.) ?
4.
Kunnen niet projectgebonden activiteiten (vakantie, ziekte, afdelingsoverleggen, etc.) per medewerker ingepland w o r d e n ?
5.
Instellen kalender a. Kan het systeem rekening h o u d e n met dagen w a a r o p er bij de Bouwdienst niet gewerkt w o r d t (o.a. feest- en blokdagen) ? b. Kan dit o p Bouwdienst niveau, project niveau en o p medewerker niveau ingesteld w o r d e n ?
6.
K u n n e n niet projectgebonden activiteiten gegroepeerd w o r d e n en hoe kan deze groepering plaatsvinden ? Ter verduidelijking: Stel je hebt de indirecte activiteiten A , B, C , D, E, F en G . Is het dan mogelijk o m b.v. de activiteiten A B , C D E en FG te groeperen zodat o p groepniveau gerapporteerd kan w o r d e n ?
7.
M e d e w e r k e r gegevens. a. Kunnen de v o l g e n d e gegevens per medewerker vastgeiegd w o r d e n : i. N a a m (initialen, v o o r n a a m , v o o r v o e g s e l , tussenvoegsel, achternaam) (picklist) ii. O n d e r w e l k e (onder)afdeling de m e d e w e r k e r valt (picklist) iii. M e d e w e r k e r s n u m m e r volgens C o m i - P . V o o r inhuurkrachten, etc. kan hier een fictief n u m m e r ingevuld w o r d e n . iv. functiecategorie (picklist) v. A a n t a l beschikbare uren per d a g , w e e k of maand vi. Soort medewerker (vast, E-contractant, inhuur, stagiair, etc) vii. Schaalinformatie i.v.m. intern tarief v o o r de bedrijfsadministratie. Dit scherm moet afgeschermd kunnen w o r d e n v o o r niet geautoriseerde gebruikers. viii. Extern tarief i.v.m. d o o r b e r e k e n i n g aan externe opdrachtgever b. Is het mogelijk o m bij het t o e k e n n e n van een medewerker aan een activiteit, te kiezen uit een lijst met de in het systeem bekende medewerkers (pick-list) c. W o r d t bij het wijzigen van medewerkers gegevens de historie v a s t g e h o u d e n ? (b.v. als een medewerker naar een andere afdeling gaat, houdt het systeem dan de historische gegevens vast ?)
8.
Is het mogelijk o m aan een medewerker meerdere uurtarieven te koppelen afhankelijk van het project w a a r hij aan w e r k t ? M e t andere w o o r d e n medewerker M m o e t v o o r project P1 doorbelast k u n n e n w o r d e n v o o r een bedrag B1 per uur, terwijl medewerker M o p project P2 doorbelast m o e t w o r d e n v o o r een bedrag B2 per uur.
Simulaties a. W e l k e mogelijkheden biedt het systeem o p het gebied van ' w h a t - i f simulaties ? b. Kan een daartoe geautoriseerd persoon (b.v. de projectleider) diverse scenario's doorrekenen zonder dat de wijzigingen direct w o r d e n d o o r g e v o e r d in het systeem ? c. Biedt het systeem voorzieningen v o o r de v o l g e n d e simulaties: i. H o e veranderd de doorlooptijd bij het inzetten van meer of minder medewerkers ii. H o e veranderd de doorlooptijd als een medewerker minder capaciteit ter beschikking heeft iii. W a t zijn de consequenties v o o r de kosten als een andere medewerker w o r d t ingezet. iv. H o e veranderd de doorlooptijd bij gewijzigde afhankelijkheden. v. H o e w o r d t de capaciteit van een m e d e w e r k e r beinvloed d o o r een kortere doorlooptijd. d. Is het mogelijk o m een gesimuleerde planning die naar w e n s is, d o o r te voeren in het systeem rekening h o u d e n d met de capaciteitsaanvragen die n o g gedaan moeten w o r d e n ?
10.
Is het mogelijk o m via het systeem capaciteit v o o r medewerkers aan te vragen of terug geven en zo ja, hoe gaat dit in zijn werk.
11.
Kan het systeem o p basis van de capaciteitsplanning een over- e n / o f o n d e r p l a n n i n g (grafisch) signaleren ?
1 2 . W o r d t hierbij onderscheid gemaakt tussen lopende projecten en prospects ?
3.3 Tijdregistratie Het doel van de functionaliteit beschreven in deze paragraaf is o m het tijdschrijven d o o r de medewerkers z o efficient en e e n v o u d i g mogelijk te laten verlopen en o m de medewerker inzicht te geven in de gewerkte uren. 1.
Kan de tijdregistratie in uren per dag per m e d e w e r k e r o p een elektronische manier plaatsvinden ? Is het instelbaar of er alleen in hele uren geschreven kan w o r d e n of kan er ook 'achter de k o m m a ' worden geschreven ?
2.
Niveau van tijdschrijven. a. Is het mogelijk o m o p meer dan een niveau van de W B S tijd te schrijven ? Hierbij valt te denken aan project niveau, subproject niveau, fase niveau en activiteit niveau. b. Is het mogelijk o m o p een hoger niveau tijd te schrijven dan het laagst geplande niveau ?
3.
Elektronische g o e d k e u r i n g van geschreven uren. a. Is het mogelijk o m de geschreven uren pas in het systeem d o o r te voeren nadat het geautoriseerd is d o o r een daartoe b e v o e g d persoon (projectleider e n / o f afdelingshoofd) ? b. H o e w o r d t o m g e g a a n met n o g g o e d te keuren uren ? W o r d e n deze wel of niet m e e g e n o m e n in d e voortgangsoverzichten, etc. ? c. Is het mogelijk o m uren welke niet g e k o p p e l d zijn aan een project (indirecte uren) g o e d te laten keuren d o o r het afdelingshoofd en de geschreven project uren g o e d te laten keuren d o o r de projectleider ? d. Is het mogelijk o m bij de g o e d k e u r i n g / a f k e u r i n g van geschreven uren een motivatie in het systeem aan te b r e n g e n . e. Zijn er mogelijkheden a a n w e z i g o m n o g niet g o e d g e k e u r d e uren te corrigeren ? f. Zijn er mogelijkheden a a n w e z i g o m reeds g o e d g e k e u r d e uren te corrigeren ?
4.
Activiteiten w a a r o p tijd geschreven kan w o r d e n . a. Is het configureerbaar welke lijst van activiteiten g e t o o n d w o r d t w a a r o p een medewerker in een bepaalde periode kan tijdschrijven ? b. In hoeverre is het mogelijk dat de medewerker zelf instelt w e l k e activiteiten hij ziet w a a r o p hij tijd m a g schrijven ? Hierbij valt te denken a a n : i. Een lijst m e t alle indirecte activiteiten (opleidingen, afd. overleggen, ziekte etc.) ii. Een lijst m e t directe activiteiten w a a r o p hij m a g schrijven iii. Een lijst t o n e n van A L L E activiteiten al dan niet rekening h o u d e n d met start- en e i n d d a t u m en z o n d e r rekening te h o u d e n met het feit of de medewerk(st)er v o o r een activiteit is ingepland. iv. Een lijst t o n e n van alle activiteiten w a a r o p de medewerk(st)er is ingepland al dan niet rekening h o u d e n d met de b e g i n - en einddatum van een activiteit c. H o e w o r d t d e lijst met activiteiten g e t o o n d w a a r o p tijd geschreven kan w o r d e n (bv scrolllijst in een weekoverzicht ?) d . In het ook mogelijk dat een medewerker rechtstreeks een project n u m m e r invult en daar tijd o p schrijft ?
5.
Schrijven van uren. a. Is het mogelijk dat een medewerker meer of minder dan 8 uur per dag schrijft ? b. Is het mogelijk dat de medewerker bij het tijdschrijven ziet w a t de tot dan toe geschreven uren op die activiteit zijn, w a t de geplande uren o p die activiteit zijn en w a t het verschil is c. Is het mogelijk dat de medewerker bij het tijdschrijven kan aangeven w a t de n o g te verwachten uren zijn welke o p de activiteit geschreven zullen w o r d e n ? d. Is het mogelijk dat de projectleider deze n i e u w e schatting automatisch doorvoert in het systeem en zo ja, gaat er dan een capaciteitsaanvraag naar het afdelingshoofd ?
6.
Is het mogelijk o m o p een blokdag toch uren te schrijven als een medewerker die d a g heeft gewerkt ?
7.
O p welke wijze kan de invoer plaatsvinden: a. Invoer d o o r de medewerker zelf ? b. Decentrale invoer d o o r de bedrijfsbureaus ?
3.4 Rapportage Het doel van de functionaliteit beschreven in deze paragraaf is o m de gebruikers van het projectmanagement informatiesysteem inzicht te geven in status, v o o r t g a n g , bezetting, etc. van (totalen van) projecten, afdelingen, medewerkers, etc. en daarbij allerlei mogelijke dwarsdoorsneden te m a k e n . 1.
Kunt u aangeven w e l k e standaard rapportages in het systeem a a n w e z i g zijn ?
2.
Kunt u aangeven w e l k e 'report-generator' met het systeem meegeleverd w o r d t of kan w o r d e n ?
3.
Kunt u aangeven w e l k e standaard voorzieningen in het systeem a a n w e z i g zijn o m de rapportages d o o r de eindgebruiker aan zijn wens aan te passen ? Hierbij w o r d t dan met name gedacht aan mogelijkheden zoals sorteren, filters, groeperen, etc.
4.
Kunnen alle d o o r het systeem gegenereerde rapporten op de printer w o r d e n afgedrukt ?
5.
Kunnen de diverse rapportages in het systeem v o o r een willekeurige tijdsperiode gegenereerd w o r d e n ? a. Is v o o r elke rapportage een begin d a t u m en een einddatum in te stellen ? b. Is een rapportage per week te maken c. Is een rapportage per maand te m a k e n d . Is een rapportage per kwartaal te m a k e n e. Is een rapportage per jaar te maken
6.
Kan over de v o l g e n d e uren-kentallen gerapporteerd w o r d e n : a. Gerealiseerde direct productieve uren per (hoofd)afdeling in een bepaalde periode. b. Gerealiseerde indirect productieve uren per (hoofd)afdeling in een bepaalde periode. De indirect productieve uren m o e t uitgesplitst kunnen w o r d e n naar een subcategorie. c. Gerealiseerde improductieve uren per (hoofd)afdeling in een bepaalde periode. d. K u n n e n bovenstaande kentallen uitgesplitst w o r d e n naar g e m i d d e l d e n per medewerker en kan hierbij rekening g e h o u d e n w o r d e n met het feit dat niet elke m e d e w e r k e r een dienstverband heeft van 1 0 0 % . e. Kan er bij de rapportages een uitsplitsing plaatsvinden naar Bouwdienst medewerkers en inhuurkrachten ? f. Kunnen de kentallen z o w e l uitgedrukt w o r d e n in uren als in percentages ? g. Kunnen de diverse rapportages over verschillende periodes o p verschillende aggregatie niveaus gegenereerd kunnen w o r d e n ? O n d e r aggregatie w o r d t hier verstaan o p medewerker, h o o f d a f d e l i n g , afdeling, onderafdeling, functiecategorie, functiecategorie per afdeling, etc. h. Kunnen de diverse rapportages z o w e l plaatsvinden op de geschreven uren als op de geplande uren ?
7.
W e l k e tijdregistratieoverzichten zijn standaard a a n w e z i g ? a. Kan gerapporteerd w o r d e n hoeveel uur er op de diverse onderdelen van een (sub)project geschreven is en w a t de n o g te verwachten hoeveelheid uren is. b. Kan deze rapportage plaatsvinden o p medewerkersniveau, o p afdelingsniveau, o p activiteitenniveau en projectniveau ?
8.
W e l k e project voortgangsoverzichten zijn standaard a a n w e z i g ? a. Kan er gerapporteerd w o r d e n o p kosten, capaciteit en doorlooptijd ? b. Kan gerapporteerd w o r d e n welk deel van het project gerealiseerd is (percentage gereed) ? c. Kan gerapporteerd w o r d e n over de verwachte einddatum en n o g te verwachten hoeveelheid te besteden uren ? d. Kan gerapporteerd w o r d e n met behulp van een standlijn ?
9.
Kan rapportage plaatsvinden op z o w e l (sub)projectniveau als o p activiteiten niveau.
10.
Kunnen de overzichten grafisch w o r d e n w e e r g e g e v e n
1 1 . W e l k e afdelingsoverzichten kunnen standaard gegenereerd w o r d e n ? a. Kan per (hoofd)afdeling een overzicht gegenereerd w o r d e n van de gerealiseerde uren in een bepaalde periode uitgesplitst naar de diverse projecten en diverse categorieen indirecte uren. b. Kunnen deze overzichten vanuit verschillende invalshoeken gegenereerd w o r d e n ? i. O v e r z i c h t per medewerker uitgesplitst naar project codes ii. O v e r z i c h t per project code uitgesplitst naar medewerkers c. Kunnen deze overzichten grafisch w o r d e n w e e r g e g e v e n . 1 2 . Capaciteitsplanningen. a. Is het mogelijk o m overzichten te genereren van capaciteitsplanningen per medewerker in een bepaalde periode waarbij rekening g e h o u d e n w o r d t met het verschil tussen lopende projecten en prospects ? b. Is het mogelijk o m overzichten te genereren van capaciteitsplanningen per (hoofd)afdeling in een bepaalde periode waarbij rekening g e h o u d e n w o r d t met het verschil tussen lopende projecten en prospects ? c. Is het mogelijk o m overzichten te genereren van capaciteitsplanningen voor de Bouwdienst in een bepaalde periode waarbij rekening g e h o u d e n w o r d t met het verschil tussen lopende projecten en prospects ? d . Is het mogelijk o m b o v e n g e n o e m d e rapportages ook te genereren per functiecategorie uitgesplitst naar de afdelingen ? 13.
Kunnen rapportages van projecten gemaakt w o r d e n o p verschillende aggregatie niveaus en zijn deze grafisch weer te geven ? a. Projecten per projectleider b. Projecten per b e v o e g d g e z a g c. Projecten per productmanager d . Projecten per a c c o u n t m a n a g e r
14. Is het mogelijk o m rapportages te maken van een combinatie van een aantal geselecteerde projecten ? Dit is vnl. van b e l a n g v o o r hele grote projecten die opgesplitst zijn in diverse (sub)projecten. Het moet dus mogelijk zijn o m relaties te leggen tussen verschillende projecten (b.v. d o o r het gebruik van een speciaal v o o r dat doel t o e g e v o e g d veld aan een project). 15.
Is het mogelijk o m bij een gegenereerd rapport een ' m e m o - v e l d ' o p te nemen waarin desgewenst een toelichting o p het gegenereerde rapport gegeven kan w o r d e n ?
15 van 18
Vragenlijst
projectmanagementinformatiesysteem
3287-P-99.005.
versie: 1.3 12 maart 1 9 9 9
3.5 Beveiliging 1.
W e l k e mogelijkheden biedt het systeem o m aan te geven wie welke handelingen m a g verrichten ?
2.
Kunnen de v o l g e n d e 'rollen' met bijbehorende b e v o e g d h e d e n gedefinieerd w o r d e n : a. Projectleider: i. Projecten a a n m a k e n ii. Projecten muteren iii. Capaciteitsaanvragen iv. Project rapportages b. A f d e l i n g s h o o f d : i. M e d e w e r k e r s invoeren/wijzigen ii. Capaciteit t o e k e n n e n of afwijzen iii. A f d e l i n g s h o o f d rapportages c. M e d e w e r k e r s i. Tijdschrijven ii. M e d e w e r k e r rapportages d. Beheerder i. Alle d e n k b a r e systeembevoegdheden
3.
Kan een persoon meerdere van b o v e n g e n o e m d e rollen vervullen ?
4.
W e l k e type autorisaties w o r d e n in het systeem o n d e r k e n d ? (b.v. lees rechten, wijzigings rechten, geen rechten, administrator rechten, etc.)
5.
Zijn er backup mogelijkheden in het systeem a a n w e z i g ? a. Z o ja, welke mogelijkheden ? b. Z o nee, hoe dient g e b a c k u p p e d te w o r d e n ?
6.
H o e w o r d t gegarandeerd dat de database te alien tijde consistent is ?
3.6 Gebruikersvriendelijkheid 1.
Bevat het pakket context gevoelige help schermen ?
2.
Biedt het systeem een grafische user interface c o n f o r m de M S - W i n d o w s standaard ?
3.
V o l d o e t het pakket aan het 'single logon principe' ? M e t andere w o o r d e n hoeft de gebruiker nadat hij/zij in de W i n d o w s o m g e v i n g is ingelogd, niet weer een username en password in te vullen, maar w o r d t gebruik g e m a a k t van de W i n d o w s username en password ?
4.
W e l k e mogelijkheden biedt het systeem o m o p gebruikersniveau de user interface karakteristieken in te stellen ?
5.
W e l k e mogelijkheden biedt het systeem o m de lay-out van de overzichten aan de gebruikers wensen aan te passen (mogelijkheden mbt in te stellen views) ?
6.
Responsetijden. a. Kunt u inzichtelijk maken w a t karakteristieke response-tijden zijn van het systeem in een o m g e v i n g met ca. 1 2 0 0 gebruikers en ca. 1 5 0 0 middelgrote projecten ? b. Zijn er b e n c h - m a r k gegevens van u pakket beschikbaar ? c. Zijn er referentie bezoeken mogelijk v o o r het beoordelen van de performance in een o m g e v i n g welke op de B o u w d i e n s t lijkt ? d. W e l k e garanties kunt u geven met betrekking tot de performance van het systeem ?
Is het volledige systeem 'millenium p r o o f . Als bepaalde onderdelen niet millenium proof zijn, kunt u dan aangeven w e l k e delen n o g niet millenium proof zijn en w a n n e e r ze het w e l zijn ?
2.
Kunt u a a n g e v e n w a t de optimale configuratie en het aantal b e n o d i g d e servers is o m u w pakket zo optimaal mogelijk q u a performance en beschikbaarheid te laten draaien in de technische infrastructuur van de Bouwdienst zoals die in bijlage 1 is beschreven? Kort samengevat zijn een aantal karakteristieken van deze o m g e v i n g : • Voornamelijk W i n d o w s NT servers • Voornamelijk W i n d o w s 95 clients, maar W i n d o w s NT clients k o m e n ook v o o r • T C P / I P protocol • L A N o m g e v i n g vnl. 1 0 M B • W A N o m g e v i n g vnl 64 en 128 kb
3.
V a n welke database systeem maakt u w pakket bij voorkeur gebruik (Oracle, S Q L server of Sybase) ?
4.
W e l k e mogelijkheden biedt uw pakket o m het registreren en goedkeuren van uren plaats te laten vinden via een Netscape browser ? a. Kunt u hierbij tevens aangeven of het daarbij n o d i g is dat er (naast de browser) andere software o p de client geinstalleerd dient te w o r d e n . b. Kunt u aangeven welke versie van de Netscape browser minimaal b e n o d i g d is c. Kunt u aangeven welke versje van de W e b server IIS hierbij n o d i g is
5.
W e l k e w a a r b o r g e n zijn er ten aanzien v a n de schaalbaarheid van het systeem?
3.8 Koppeling met andere systemen Het nieuw aan te schaffen pakket moet k u n n e n draaien in de infrastructuur van de Bouwdienst en moet tevens kunnen c o m m u n i c e r e n met een aantal andere systemen welke bij de Bouwdienst gebruikt w o r d e n . D e systemen die hier bedoeld w o r d e n zijn het financiele systeem FAIS en het datawarehouse systeem FIV. D e interfaces zullen hoogstwaarschijnlijk d o o r d e interne beheerorganisatie van het ministerie van V & W g e b o u w d w o r d e n . O m deze interface te k u n n e n b o u w e n is het datamodel en een beschrijving van het datamodel n o d i g . K u n t u het datamodel en een beschrijving daarvan aanleveren ?
17 van 18
L
versie: 1.3
Vragenlijst projectmanagementinformatiesysteem
12 maart 1 9 9 9
3287-P-99.005.
Bijlage I Technische infrastructuur van de Bouwdienst D e Bouwdienst bestaat fysiek uit 7 vaste vestigingen en diverse project locaties. Alle vestigingen en project locaties (m.u.v. kleine projectlocaties) zijn v e r b o n d e n via het W A N van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Bij de Bouwdienst w o r d t in de kantoor automatiserings o m g e v i n g gebruik gemaakt van W i n d o w s NT servers en W i n d o w s 9 5 clients . O p diverse werkplekken zijn er echter ook W i n d o w s NT clients. In onderstaande f i g u u r zijn de vestigingen en het aantal medewerkers per vestiging w e e r g e g e v e n .
Utrecht ca. 350 medewerkers
Tilburg ca. 120 medewerkers
Zoetermeer ca. 300 medewerkers
Apeldoorn ca. 50 medewerkers
Capelle a/d IJssel ca. 60 medewerkers
VenWnet WAN
Diemen ca. 50 medewerkers
Meppel ca. 50 medewerkers
Diverse project locaties
In onderstaande tabel zijn de verbindingssnelheden (in kb/s) tussen de diverse vestigingen en projectlocaties weergegeven.
