ID* 13 4? ft. Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat. Bouwdienst Rijkswaterstaat PILOT DMS; Eindrapportage

ID* M i n i s t e r i e v a n Verkeer en W a t e r s t a a t Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

PILOT DMS; Eindrapportage

13

4? ft

BiBLlOT'H££K BoowdiensJ Rijk.swnters(aa! Postbus 20.000 3502 L A Utrecht

BB I LO I THEEK BOUWDIENST Ri JKSWATERSTAAT NR. , cSm .foCM


project deelproject auteur(s) documentnummer versie status datum aantal p a g i n a ' s

© Bouwdienst Rijkswaterstaat

Infonet Pilot D M S E. H e l w i g e n M . H a a k m a n 3288-98.D.116 3.0 geautoriseerd 2 5 januari 1 9 9 9 47


project deelproject auteur(s) documentnummer versie status datum aantal p a g i n a ' s

Infonet Pilot D M S E. H e l w i g e n M . H a a k m a n 3288-98.D.116 3.0 geautoriseerd 2 5 januari 1 9 9 9 47

Handtekening

—-ziA/ff

B e v o e g d g e z a g : Leo de V o s Projectleider:

Rietje v a n L o o n

Deelprojectleider: Miranda H a a k m a n

© B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

Datum

C

PILOT D M S

versie: 3 . 0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

Inhoud 1 INLEIDING

3

2 RESULTATEN PER CRITERIUM

4

2 . 1 INLEIDING

4

2 . 2 M A R K T , LEVERANCIER, P R O D U C T

2 . 2 . 7 Marktontwikkelingen en marktpositie 2.2.2 Productstrategie van de leverancier

4

van de leverancier

2.3 O M G E V I N G S F A C T O R E N BOUWDIENST

2 . 3 . 7 Standaardisatiebeleid

VenW en RWS in relatie

5

tot de pilots

2 . 4 O R G A N I S A T O R I S C H E EN F U N C T I O N E L E H A A L B A A R H E I D

2.4.7 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.4.7 2.4.8 2.4.9 2.4.10 2.4.11

D e gebruikerservaringen De wijze waarop Elementair wordt ondersteund De wijze waarop workflow gewenst is voor projectarchivering De wijze waarop de opgeleverde systemen voldoen aan de gestelde eisen De efficientieen effectiviteitbijdrage; De mate waarin de pilot representatief is voor de Bouwdienst De inspanning die moest worden geleverd om de tools af te stemmen op de pilotsituatie Het draagvlak in de organisatie voor het gebruik van een DMS-toepassing Betrokkenheid van personen uit het primaire proces bij de pilots Benodigde beheersorganisatie inclusief gebruikersondersteuning Inspanning gebruikers(organisatie)

2 . 5 TECHNISCHE HAALBAARHEID

2.5.7 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5

Inpassing in het netwerk, server en database omgeving; Integratie met andere applicaties Internet/intranet technologie Beschikbaarheid op en eisen aan de werkplek Beveiligingsaspecten;

2 . 6 FINANCIELE HAALBAARHEID 2 . 7 E R V A R I N G E N O P G E D A A N TIJDENS DE P I L O T

2.7.7 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5

4 5

Globale beschrijving van de problemen en de wijze waarop deze zijn verholpen Conclusies/Leerpunten uit deze problemen / Risico's en do's en dont's bij een roll-out Probleemoplossend vermogen leverancier Probleemoplossend vermogen Bouwdienst "Volwassenheid van het product"

5 7

7 8 8 8 9 9 70 70 70 70 72 12

72 74 76 77 18 18 22

22 23 24 24 24

3 CONCLUSIES

25

4 AANBEVELINGEN

27

BIJLAGE 1: EVALUATIE GEBRUIKERSERVARINGEN

29

BIJLAGE 2: RESULTAAT KOPPELINGSONDERZOEK

39

B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

2 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9

1 Inleiding T o e n met de invoering van Elementair de verantwoordelijkheid v o o r registratie en archivering is gedecentraliseerd, w e r d de roep o m een hulpmiddel voor registratie en archivering v o o r d o c u m e n t e n in de dynamische fase steeds groter. De invoering van een systeem v o o r d o c u m e n t m a n a g e m e n t zou bijdragen aan de v e r h o g i n g van de kwaliteit van het d o c u m e n t b e h e e r van de B D . Het snel beschikbaar hebben van d e juiste informatie op elk g e w e n s t m o m e n t betekent een belangrijke efficiencyverbetering en is bovendien een v o o r w a a r d e voor het d o c u m e n t g e b o n d e n gedeelte van k e n n i s m a n a g e m e n t . . Bovendien vervallen de kosten v o o r het in stand h o u d e n v a n v e r o u d e r d e , niet meer door IT ondersteunde applicaties en wordt verdere eilandautomatisering v o o r k o m e n . Tenslotte w o r d t v o o r k o m e n dat de o n t w i k k e l i n g van de Bouwdienst o p het gebied van de d o c u m e n t a i r e informatievoorziening stagneert. 1

M e t behulp van diverse B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r s verspreid over de organisatie is in 1 9 9 6 een p r o g r a m m a van eisen opgesteld v o o r een d o c u m e n t m a n a g e m e n t systeem v o o r de B o u w d i e n s t en is in 1997 een begin gemaakt met een m a r k t v e r k e n n i n g . Een g r o o t aantal pakketten is b e o o r d e e l d , in eerste instantie naar aanleiding v a n d o c u m e n t a t i e - o n d e r z o e k , in t w e e d e instantie door middel van d o o r leveranciers ingevulde vragenlijsten en d e m o ' s . O p basis hiervan is de lijst van oorspronkelijk 19 p r o d u c t e n verkort tot drie en later tot t w e e pakketten: ©Mezzanine en C y b e r d o c s . In d e c e m b e r 1997 is d o o r de l & A - c o o r d i n a t i e g r o e p besloten deze t w e e pakketten enkele weken in proefopstelling te laten draaien o m een betere keuze te k u n n e n m a k e n v o o r het pilot-pakket. © M e z z a n i n e is d o o r de leverancier begin 1 9 9 8 v e r n i e u w d tot het product P a n a g o n . D e p r o e f o m g e v i n g heeft voor de pilot geleid tot de keuze v o o r het pakket P a n a g o n (het vroegere © M e z z a n i n e ) v a n leverancier Filenet. Als reseller is g e k o z e n v o o r Square D M S . In februari van 1 9 9 8 is het project " P i l o t D M S " van start g e g a a n ; de pilot zelf loopt vanaf juli 1 9 9 8 . In n o v e m b e r en december heeft de evaluatie van de pilot plaatsgevonden. De pilot met het d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e e m is als deelproject ondergebracht o n d e r het project " I n f o n e t " binnen het l & A deelgebied informatievoorziening ( I V O ) . Het project infonet heeft tot doel te o n d e r z o e k e n of de toekomstvisie op de i n f o r m a t i e v o o r z i e n i n g (alle informatie via een voordeur) van de Bouwdienst realiseerbaar is in termen van geld, organisatie, techniek en tijd. In deze eindrapportage w o r d e n de resultaten van het Infonet-deelproject pilot D M S w e e r g e g e v e n .

1

Stel dat de efficiencyverbetering 1 a 2 % van de Bouwdienstkosten zijn, dan bedragen deze 0,2 a 0,4 miljoen per jaar! 3 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

2 Resultaten per criterium 2.1

Inleiding

In dit eindrapport is de indeling in criteria gehanteerd zoals deze ook in de tussenrapportage is gebruikt. Het o n d e r w e r p " k o p p e l i n g e n " k o m t aan de orde in paragraaf 2.5.2 "Integratie met andere applicaties." M e t b e h u l p v a n de resultaten per criterium w o r d t in de conclusies beoordeeld of de v o l g e n d e , in het p r o j e c t p l a n g e n o e m d e d o e l e n , zijn bereikt: 2

1. H e t beoordelen of het uiteindelijk g e k o z e n pakket geschikt is voor d o c u m e n t b e h e e r binnen de B o u w d i e n s t , afgestemd o p de Elementaire werkwijze. 2. Het beoordelen of het pakket aansluit bij de w e n s e n , behoeften en v e r w a c h t i n g v a n d e gebruikers en het aan de hand daarvan vaststellen van de specificaties waaraan een pakket v o o r de B o u w d i e n s t dient te voldoen. 3. M e e r inzicht krijgen in de flexibiliteit/aanpasbaarheid van het pakket (hoeveel tijd en capaciteit kost het o m aan de verschillende w e n s e n eisen uit het p r o g r a m m a van eisen te v o l d o e n ? ) . 4 . H e t definieren van beheersafspraken die n o d i g zijn voor de implementatie van het D M S . 5. M e e r inzicht krijgen in de beheersinspanning (capaciteit en kosten). 6. M e e r inzicht krijgen in de totale kosten bij een Bouwdienstbrede implementatie 7. M e e r inzicht krijgen in de technische mogelijkheden tot koppeling met intranet en O p t e g r a en de daartoe b e n o d i g d e inspanningen.

2.2

Markt, leverancier, product

2.2.1 Marktontwikkelingen en marktpositie van de leverancier Filenet is e e n van de marktleiders o p het gebied v a n d o c u m e n t m a n a g e m e n t in Europa. In een onderzoek van " S t r a t e g y Partners International" w o r d t Filenet als vierde geplaatst in de t o p tien v a n de meest belangrijke verkopers o p de markt. Eerste, t w e e d e en derde w a r e n respectievelijk: I B M , K o d a k en A g f a . A n d e r e belangrijke spelers in Nederland zijn D o c u m e n t u m en P C Docs. Filenet heeft vestigingen over de hele wereld. O o k in Nederland is zij v e r t e g e n w o o r d i g d . B o v e n d i e n is Filenet zeer actief betrokken in verschillende standaardisatie c o m i t e s . 3

4

N a een inzinking in de eerste kwartalen van 1 9 9 7 , heeft Filenet zich eind 1 9 9 7 w e e r hersteld. Het bedrijf heeft e n k e l e radicale veranderingen o n d e r g a a n . Het aantal producten is drastisch verminderd (van 3 0 0 tot o n g e v e e r 50), producten zijn h e r n o e m d (de Panagon-productlijn) en steeds meer functionaliteiten w o r d e n verplaatst van de client naar d e server. H o e w e l d e belangrijke d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m e n w e l functionaliteiten b o d e n o p het gebied van de internettechnologie, is Filenet de eerste leverancier geweest die ook i m a g i n g en workflowfunctionaliteiten biedt v o o r w e b - g e b r u i k e r s . 5

6

In het V a k b l a d voor d o c u m e n t m a n a g e m e n t w o r d t geconcludeerd dat Filenet met P a n a g o n I D M Desktop o p de g o e d e w e g is d o o r de g o e d e integratiemogelijkheden en het c o m p l e t e product. H i e r d o o r is Panagon in veel marktsegmenten inzetbaar. V o o r d e meer c o m p l e x e o m g e v i n g e n z o u echter een v e r n i e u w i n g van de serverproducten n o d i g zijn. H i e r d o o r z o u pas rond de eeuwwisseling k u n n e n w o r d e n g e z e g d of Filenet succesvol blijft op het gebied v a n d o c u m e n t m a n a g e m e n t . 2

H e l w i g , E. e n M . H a a k m a n , Projectplan Pilot DMS, 12 maart 1 9 9 8 D o c u m e n t W o r l d , the i n t e r n a t i o n a l p u b l i c a t i o n o f d o c u m e n t m a n a g e m e n t , i m a g i n g a n d w o r k f l o w j u n i / j u l i 1 9 9 8 p. 5 5 V I P V a k b l a d v o o r D o c u m e n t M a n a g e m e n t , F o c u s o p integrated d o c u m e n t m a n a g e m e n t ; evaluatie: E n t e r p r i s e D o c u m e n t M a n a g e m e n t - Filenet., nr. 6 juni 1 9 9 8 p. 3 8 - 4 1 . C o m p u t e r w o r l d (internet) " F i l e n e t puts b r o w s e r access in d o c u m e n t , w o r k f l o w a p p s " d o o r Barb C o l e Gomolski. 26/1/1998. Zie n o o t 2 . 3

4

5

6

4 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1999

2.2.2 Productstrategie van de leverancier D e P a n a g o n I D M - o p l o s s i n g e n zijn gebaseerd op technologieen van Microsoft. O o k kiest Filenet v o o r d e M i c r o s o f t manier van zaken d o e n . G e k o z e n w o r d t v o o r een snelle introductie van suites van producten, waaraan later meer functionaliteit w o r d t t o e g e v o e g d . Filenet laat zeer w e i n i g los over de nieuwe functionaliteiten in komende versies. Inmiddels is duidelijk g e w o r d e n dat Filenet energie steekt in het b o u w e n van meer functionaliteit r o n d o m het I D M - w e b product. Bijvoorbeeld m e t d e introductie van de web-publisher, waarmee documenten uit het d o c u m e n t management systeem e e n v o u d i g kunnen w o r d e n gepubliceerd o p het intranet, geeft Filenet aan verder te ontwikkelen op het gebied van d e webtechnologie. O o k w o r d t veel aandacht besteed aan integratie van verschillende servercomponenten o m de sterke punten van verschillende systemen met elkaar te k u n n e n combineren. W a a r op dit m o m e n t de i m a g i n g en D M S c o m p o n e n t geintegreerd zijn in de client-interface, zullen deze straks worden g e c o m b i n e e r d in een serverproduct. Tenslotte heeft Filenet bijzondere aandacht v o o r het t h e m a digitale duurzaamheid. Dit blijkt uit het feit dat o p dit m o m e n t P a n a g o n versie 4 . 2 . 1 . w o r d t gecertificeerd volgens de D O D 5 0 1 5 . 2 standaard. Zie hiervoor o o k de v o l g e n d e paragraaf.

2.3

Omgevingsfactoren Bouwdienst

2.3.1 Standaardisatiebeleid VenW en RWS in relatie tot de pilots In 1 9 8 9 heeft d e Directieraad besloten dat N D M ( N e w D o c u m e n t Manager) de standaard is v o o r R W S v o o r documentregistratie. O o k de Secretaris-Generaal heeft dit V & W - b r e e d per brief a a n b e v o l e n . Enkele jaren geleden is het pakket door de Bouwdienst aan een onderzoek o n d e r w o r p e n . Uit dit o n d e r z o e k bleek dat dit pakket niet geschikt was voor de decentrale Bouwdienstwerkwijze en is het traject v a n marktverkenning gestart. Naar aanleiding van ervaringen en n i e u w e ontwikkelingen zal het Landelijk Beheersoverleg N D M in de t o e k o m s t de m a r k t gaan verkennen o m een o p v o l g e r van N D M te vinden. Het projectbureau intranet van V & W heeft een selectie gedaan van een op de internettechnologie gebaseerd pakket v o o r een V & W - b r e d e pilot met een d o c u m e n t management systeem. In deze pilot zullen aanschrijvingen w o r d e n beheerd en toegankelijk w o r d e n gemaakt. Uit de selectie is d o o r het projectbureau is g e k o z e n v o o r P a n a g o n . D e reseller w o r d t , evenals bij de Bouwdienst het bedrijf Square D M S . 7

Het kwaliteitssysteem van de Bouwdienst (Elementair) sluit voor w a t betreft de d o c u m e n t a i r e informatieverzorging zoveel mogelijk aan o p de Beheersregeling Documentaire Informatieverzorging Verkeer en W a t e r s t a a t . Bij het opstellen van het d a t a m o d e l en het aanpassen van het systeem is rekening gehouden met de eisen v o o r documentbeheer en de organisatie r o n d o m documentbeheer zoals deze zijn vastgelegd in het kwaliteitssysteem. 8

In deze pilot is geen bijzondere aandacht g e s c h o n k e n aan het begrip "digitale d u u r z a a m h e i d " . In het kwaliteitssysteem van de Bouwdienst is afgesproken dat informatie op papier altijd leidend is b o v e n digitale informatie. Dit principe is in de pilot g e h a n d h a a f d . Dit betekent dat het systeem o p dit m o m e n t niet is getoetst aan bijvoorbeeld het concept Minimum functionele eisen . 9

In 1 9 9 8 is er veel aandacht geweest v o o r digitale duurzaamheid. O v e r het o n d e r w e r p zijn veel publicaties verschenen en er zijn bovendien initiatieven ontstaan waarin naar daadwerkelijke oplossingen v o o r een correct beheer v a n digitale archiefbescheiden o p de langere termijn wordt gestreefd. Steeds meer w o r d t gestreefd naar standaardisatie en eenduidigheid op dit gebied. In Australie en de V e r e n i g d e Staten zijn er reeds standaarden ontwikkeld (respectievelijk de " A r c h i v i n g Standard A S 4 3 9 0 " en de " D O D 5 0 1 5 " ) . O p 7

Het zogenaamde "Mercurius-project". M i n i s t e r i e v a n V e r k e e r e n W a t e r s t a a t , Beheersregeling Documentaire informatieverzorging Waterstaat, juni 1 9 9 8 . Directie Facilitaire Z a k e n , Concept minimum functionele eisen voor record management software, 7 mei 1998.

8

Verkeer

9

applicatie


en

5 van 47

PILOT D M S 3288-98.D.116

versie: 3.0 2 5 januari 1 9 9 9

dit m o m e n t v o l d o e n er echter slechts twee systemen aan deze standaarden (de systemen Trim en Foremost die in N e d e r l a n d n o g nergens zijn gei'mplementeerd) W i j merken op dat in de toekomst b i n n e n het l & A deelgebied I V O m e e r a a n d a c h t zal w o r d e n g e s c h o n k e n aan digitale duurzaamheid. Dat Filenet het t h e m a digitale duurzaamheid serieus neemt blijkt uit het feit dat de leverancier o p dit m o m e n t samenwerkt met een partner o m Panagon versie 4.2.1 v o o r D O D 5 0 1 5 . 2 gecertificeerd te krijgen en zich dus richt naar de a l g e m e n e standaarden op dit g e b i e d . D e v e r w a c h t i n g is dat dit begin 1 9 9 9 afgerond zal zijn. O o k het Ministerie v a n V & W laat zich niet o n b e t u i g d o p het gebied van de digitale d u u r z a a m h e i d . D e proefregels digitale archiefbescheiden die sinds augustus 1 9 9 6 in o m l o o p w a r e n , zijn v e r v a n g e n d o o r de concept-regels d u u r z a a m h e i d , geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. D e z e concept-regels vormen de eerste stap v o o r een ministeriele regeling, die in 1 9 9 9 zal w o r d e n vastgesteld.

6 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116

2.4

versie: 3.0 25 januari 1 9 9 9

organisatorische en functionele haalbaarheid

2.4.1 De gebruikerservaringen A a n het systeem zijn in totaal ongeveer 1 5 0 0 d o c u m e n t e n t o e g e v o e g d . Het grootste aantal d o c u m e n t e n is toegevoegd in Utrecht en Zoetermeer. D e verdeling v o o r w a t betreft het aantal d o c u m e n t e n dat is toegevoegd aan projecten lijnarchieven is ongeveer 1/3 staat tot 2 / 3 . W a n n e e r echter het HID-postarchief buiten b e s c h o u w i n g w o r d t gelaten (waarin zeer veel lijndocumenten zijn toegevoegd) dan is de verdeling projecten lijndocumenten ongeveer gelijk. In november 1 9 9 8 zijn 16 pilotdeelnemers (waarvan zich 1 0 met projecten 6 met lijnarchieven bezighielden) g e m t e r v i e w d . A a n de hand van deze gesprekken is per geinterviewde een uitgebreid evaluatieformulier ingevuld. De resultaten van de gebruikersevaluaties kunnen als volgt w o r d e n samengevat (zie voor een volledige w e e r g a v e van de vragen en a n t w o o r d e n bijlage 1): De meeste pilotdeelnemers h a d d e n , voor zij aan de pilot deelnamen een redelijke ervaring met d e Netscape browser. De manier w a a r o p het D M S gebruikt w o r d t is zeer divers. Sommige gebruikers bekijken uitsluitend de documenten die in het D M S zijn opgeslagen en andere pilotdeelnemers gebruiken bijna alle functionaliteiten. A l l e pilotdeelnemers vinden de g e k o z e n hierarchische structuur van archieven, (sub)dossiers en documenten g o e d en duidelijk. De kenmerken die o p de verschillende nivo's opgeslagen k u n n e n w o r d e n zijn in het algemeen v o l d o e n d e en duidelijk. Sommige pilotdeelnemers missen enkele kenmerken, terwijl andere er het liefst minder z o u d e n willen. Het toevoegen van d o c u m e n t e n aan het D M S vinden de meeste gebruikers zeer e e n v o u d i g . W a t opvalt is dat de meeste d o c u m e n t e n die w o r d e n toegevoegd 'externe d o c u m e n t e n (=papieren d o c u m e n t e n ) ' , W O R D en EXCEL d o c u m e n t e n zijn. Het z o g e n a a m d e inchecken uitcheckmechanisme w o r d t nauwelijks gebruikt. De pilotdeelnemers die het w e l gebruikten d e d e n het voornamelijk o m te testen. Hetzelfde geldt voor het z o g e n a a m d e viewmechanisme. 10

Een punt dat regelmatig naar voren komt bij het t o e v o e g e n van een d o c u m e n t is de automatische d o c u m e n t n u m m e r i n g . D e meeste pilotdeelnemers z o u d e n graag z o ' n functionaliteit willen, maar iedereen wil het op een andere manier. In eerste instantie is de beveiligingfilosofie en de wijze w a a r o p de beveiliging in het D M S w o r d t gerealiseerd niet bij iedereen even duidelijk. N a mondelinge toelichting w o r d t het echter meestal wel duidelijk. D e pilotdeelnemers zijn in het algemeen van mening dat het toegepaste beveiligingsmechanisme g o e d is en dat het voldoet aan de w e n s e n en eisen.

11

De meeste pilotdeelnemers hebben wel eens gebruik g e m a a k t van de ' e e n v o u d i g e ' zoekfunctionaliteit. Dit in tegenstelling tot de 'geavanceerde' zoekfunctionaliteit w a a r v a n maar zeer weinig pilotdeelnemers gebruik maakten. D e zoekfunctionaliteit w o r d t bijna uitsluitend gebruikt o m te zoeken in de ' e i g e n ' archieven. W a t tevens opvalt is dat veel pilotdeelnemers het verschil niet blijken te kennen tussen 'full-tekst' z o e k e n en zoeken op kenmerk. Blijkbaar is dit onderscheid niet vanzelfsprekend. O n d a n k s dat de meeste pilotdeelnemers het D M S e e n v o u d i g in het gebruik v i n d e n , lijkt een korte cursus toch wel handig. D e gebruikershandleiding wordt als g o e d beoordeeld. Deze w o r d t meestal pas gebruikt op het m o m e n t dat de gebruiker iets specifieks wil w e t e n . Slechts enkele medewerkers hadden de handleiding volledig d o o r g e n o m e n . De overgrote meerderheid van de geenqueteerden zijn van m e n i n g dat het D M S geschikt is o m d o c u m e n t e n te beheren zoals omschreven in elementair en zijn van m e n i n g dat het in zijn huidige v o r m geschikt z o u zijn o m in te voeren bij de Bouwdienst. De ondersteuning zoals die momenteel geregeld is, w o r d t u n a n i e m als goed beoordeeld. Interessant zijn de a n t w o o r d e n op de volgende stellingen:

1 0

D i t ligt waarschijnlijk a a n het feit d a t p i l o t d e e l n e m e r s zijn b e g o n n e n a c h t e r s t a n d e n m e t P a n a g o n w e g te w e r k e n . D e z e d o c u m e n t e n die in papieren v o r m al w e l g e a r c h i v e e r d w a r e n zullen digitaal niet altijd e v e n e e n v o u d i g t e r u g te v i n d e n zijn g e w e e s t . 1 1

O v e r e r v i n g v a n d e t o e g a n g s r e c h t e n v a n archief o p dossier e n d o c u m e n t . Bouwdienst Rijkswaterstaat

7 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9 eens

Het is belangrijk dat alle B D - m e d e w e r k e r s op een eenvoudige manier elkaars d o c u m e n t e n k u n n e n inzien (mits daartoe geautoriseerd). Het z o u handig zijn w a n n e e r je v a n a f het intranet een d o c u m e n t rechtstreeks kan opvragen uit het D M S (mits daartoe geautoriseerd). D o o r het gebruik van een D M S kan ik beter mijn werk d o e n . D o o r het gebruik van een D M S kan ik altijd snel de d o c u m e n t e n t e r u g v i n d e n die ik n o d i g h e b . Het is een stap vooruit als d e B o u w d i e n s t een D M S in gebruik neemt. Het is belangrijk dat alle B D - m e d e w e r k e r s (mits daartoe geautoriseerd) d o c u m e n t e n kunnen t o e v o e g e n (niet alleen projectondersteuners en secretariaatsmedewerkers).

12

deels mee eens 4

13

1

0

3 11

8 3

3 1

14

2

6

5

0 5

oneens

0

2.4.2 De wijze waarop Elementair wordt ondersteund D e kern van het d a t a m o d e l v a n het systeem is gebaseerd o p het kwaliteitssysteem van de Bouwdienst met a a n d a c h t v o o r versie- en statusbeheer. O p het gebied van d o c u m e n t b e h e e r kent Elementair n o g een aantal aandachtspunten, zoals verantwoordelijkheid en beheer van d o c u m e n t e n , volledigheid van d o c u m e n t e n enz. W a n n e e r het systeem en d e organisatie rond het systeem deze aspecten k u n n e n ondersteunen is hier gebruik van gemaakt. Nadelen v a n d e decentrale werkwijze voor registratie en archivering (geen totaaloverzicht, geen e e n h e i d , o n d e s k u n d i g e archivering) kunnen d o o r het gebruik v a n een D M S gedeeltelijk w o r d e n o p g e h e v e n . V o o r d e l e n zijn namelijk dat iedereen die een archief aan wil m a k e n dit m o e t melden bij de functionele beheerder. D e archiefverantwoordelijke w o r d t g e d w o n g e n n a te d e n k e n over de invulling van en organisatie rondom het d o o r h e m of haar op te zetten archief. O o k de tijdens de pilot opgestelde beheersspelregels zijn bijvoorbeeld gebaseerd o p de werkwijze v o o r d o c u m e n t b e h e e r zoals dit in Elementair is geregeld. D e pilot was gericht o p de d y n a m i s c h e archieven van de Bouwdienst. Een belangrijke punt is dat het systeem uit kan groeien tot een noodzakelijk hulpmiddel bij de overdracht van archieven van de dynamische naar de semi-statische fase en bij het beheer van archieven in de semi-statische fase (selectie, toegankelijk h o u d e n , overdracht naar Rijksarchief). Het beheer van d o c u m e n t e n in d e semi-statische fase is tot nu toe onderbelicht g e b l e v e n in Elementair. A a n d e implementatie van dit gedeelte van d o c u m e n t e n b e h e e r en de verwerking daarvan in Elementair zal in d e t o e k o m s t veel aandacht w o r d e n g e s c h o n k e n .

2.4.3 De wijze waarop workflow gewenst is voor projectarchivering D o o r M I S is een o n d e r z o e k uitgevoerd naar de wenselijkheid van w o r k f l o w bij de Bouwdienst. Zie v o o r de resultaten het d o c u m e n t m e t n u m m e r : 8 0 0 8 1 / M E M / van het infonet-project. 12

W e l kan vermeld w o r d e n dat d o o r d e pilotdeelnemers w o r k f l o w niet als o n t b r e k e n d e functionaliteit is genoemd.

2.4.4 De wijze waarop de opgeleverde systemen voldoen aan de gestelde eisen 13

D e functionele eisen w a a r a a n het D M S dient te voldoen zijn eind 1 9 9 6 o p g e s t e l d . Een groot aantal van de g e n o e m d e eisen was reeds a a n w e z i g in het standaardproduct. V e r d e r is er maatwerk verricht o m aan andere eisen te kunnen v o l d o e n . Dit betrof vooral het maatwerk v o o r het implementeren van het datamodel van de B o u w d i e n s t dat is gebaseerd o p het kwaliteitssysteem.. Het destijds opgestelde p r o g r a m m a van eisen is enigszins gedateerd d o o r de ontwikkelingen op d e markt van de d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m e n . Tijdens de pilot zijn een aantal aanvullende w e n s e n en eisen naar voren

1 2

1 3

G i e l e n , W . ( M I S ) , Definitief eindrapportage workflow R e e s , H . J . v a n , C . Stigter e n M . H a a k m a n , Eindrapport

Bouwdienst, RAD 1&2,

11 d e c e m b e r 1 9 9 8 . 21 n o v e m b e r 1 9 9 6 8 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


g e k o m e n , die w o r d e n bijgehouden in een lijst. Deze lijst vormt de basis v o o r verdere verbetering van het systeem.

2.4.5 De efficientieen effectiviteitbijdrage; Binnen sommige projecten of afdelingen zal efficienter kunnen w o r d e n g e w e r k t doordat het niet nodig is dat verschillende medewerkers dezelfde d o c u m e n t e n bewaren en misschien zelfs registreren. Een voorbeeld hiervan is de afdeling F C . Binnen d e z e afdeling w o r d t tijd g e w o n n e n d o o r d a t het aanschrijvingenbestand niet t w e e keer (bij de afdeling F C D , w a a r registratie en archivering plaatsvindt en bij de afdeling FCI, waar de afhandeling en status wordt bewaakt), maar slechts een keer wordt geregistreerd. V o o r d e e l is ook dat beide afdelingen en gebruikers zelf actuele informatie uit het systeem kunnen halen over de aanwezigheid en de status van een bepaalde aanschrijving. O o k van de, in de laatste fase van de pilot ontwikkelde rapportagefunctie w o r d t een efficientiebijdrage verwacht. Gebruikers kunnen, d o o r gebruik te maken van deze functie, diverse rapporten d o o r het systeem laten genereren. Deze kunnen bijvoorbeeld w o r d e n gebruikt ten b e h o e v e van vergaderingen (bijvoorbeeld lijsten van ingekomen stukken) en als registratielijst bij het papieren archief. Tenslotte w o r d t een grote tijdswinst voorzien bij het beheer van archieven in de semi-statische fase. W a n n e e r alle archieven o p eenzelfde manier met eenzelfde systeem worden ontsloten kan de overdracht van archieven van de dynamische naar de semi-statische fase gemakkelijker plaatsvinden. Praktisch betekent dit, dat er geen dubbel werk plaats hoeft te v i n d e n ; bij archiefzaken kunnen in de semi-statische fase de gegevens w o r d e n gebruikt zoals deze zijn vastgelegd in de dynamische fase. Dit v o o r k o m t veel arbeidsintensief registratie- en ontsluitingswerk. W a n n e e r archieven eenmaal zijn overgedragen kan het systeem ingezet w o r d e n als hulpmiddel bij de selectie van archiefbescheiden; door aan de metagegevens bij archieven en dossiers vernietigings- en bewaartermijnen toe te v o e g e n . Er dient n o g nader te w o r d e n nagedacht over de wijze w a a r o p dit het beste plaats z o u kunnen vinden.

2.4.6 De mate waarin de pilot representatief is voor de Bouwdienst In de pilot is er naar gestreefd een zo representatief mogelijk beeld v o o r de Bouwdienst te scheppen. In het projectplan is dan ook omschreven dat: alle hoofdafdelingen v e r t e g e n w o o r d i g d zijn; in het systeem zowel project- als lijnarchieven w o r d e n o p g e n o m e n ; in het systeem z o w e l grote als kleine archieven w o r d e n o p g e n o m e n ; de pilot verspreid is over drie vestigingen. Ten aanzien van dit laatste punt dienen enkele nuanceringen te w o r d e n gemaakt. D o o r technische problemen aan het begin van de pilot is in eerste instantie alleen de server in Utrecht gei'nstalleerd en pas daarna de Tilburgserver. De performance in Tilburg liet echter n o g te w e n s e n over w a a r d o o r de pilotdeelnemers in Tilburg en Capelle a / d IJssel is aangeraden het systeem v o o r l o p i g alleen te gebruiken voor testdoeleinden. Uiteindelijk hebben een aantal pilotdeelnemers in Tilburg en Capelle toch v o l d o e n d e tijd kunnen vinden o m met het systeem te w e r k e n , waardoor ook hun ervaringen m e e g e n o m e n konden w o r d e n . Een t w e e d e punt betreft de o m v a n g van de pilot. H o e w e l in totaal z o ' n 7 0 mensen zich hebben opgegeven v o o r een pilot bleek tijdens de l o o p van de pilot dat niet alle deelnemers actief met het systeem werkten. A a n de ene kant ligt dit aan het feit dat projecten waren stilgezet of pilotdeelnemers d o o r ziekte e.d. verhinderd w a r e n . Een andere oorzaak is dat d e o u d e manier van werken binnen afdelingen en projecten vaak w o r d t vastgehouden. Bij het grootste deel van de archieven van afdelingen en projecten is een secretariaatsmedewerker of een projectondersteuner verantwoordelijk v o o r het beheer van die archieven. O n d a n k s dat P a n a g o n goede mogelijkheden biedt voor een andere manier van werken (het samenwerken in bepaalde archieven) laten projectteamleden of medewerkers van een afdeling de registratie en archivering van d o c u m e n t e n toch liever over aan deze beheerders. De pilotdeelnemers blijken dus in het algemeen vast te h o u d e n aan oude g e w o o n t e n en m a k e n dus niet altijd gebruik van nieuwe mogelijkheden van een systeem. O m d a t het syteem de ruimte biedt voor beide werkwijzen levert dit geen problemen op. V o o r een eventueel vervolg zal aan dit punt nadere aandacht moeten worden g e s c h o n k e n . Hierbij valt te denken aan

9 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1999

een betere uitleg over de functionaliteiten van het systeem en de manieren w a a r o p met het systeem kan worden gewerkt.

2.4.7 De inspanning die moest worden geleverd om de tools af te stemmen op de pilotsituatie D e i n s p a n n i n g die is geleverd o m het product af te stemmen op de pilotsituatie en v o o r het oplossen van p r o b l e m e n is groter geweest dan v o o r a f was ingeschat. Er waren aanvankelijk 33 dagen gebudgetteerd voor d e implementatie van het systeem. Dit is a a n g e v u l d met n o g eens 15 d a g e n . B o v e n d i e n is een g r o o t gedeelte van de d a g e n die oorspronkelijk w a r e n bedoeld v o o r " o n d e r s t e u n i n g " gebruikt v o o r het oplossen van p r o b l e m e n (met name de viewerproblematiek) en het verrichten van aanvullend maatwerk. O o r z a a k hiervan is met n a m e de nieuwigheid van het p r o d u c t en d e technologie waarmee w o r d t g e w e r k t .

2.4.8 Het draagvlak in de organisatie voor het gebruik van een DMS-toepassing D e cultuur bij de Bouwdienst lijkt rijp v o o r de invoering van een D M S . V a n a f 1 9 9 6 is de registratie en archivering gedecentraliseerd. In Elementair zijn enkele afspraken voor w a t betreft de registratie en archivering vastgelegd. D e roep o m hulpmiddelen bij de registratie van projecten lijndocumenten vanuit de organisatie w e r d steeds groter. Het idee dat de cultuur bij de Bouwdienst rijp lijkt v o o r de invoering van een d o c u m e n t m a n a g e m e n t systeem w o r d t n o g eens versterkt d o o r het feit dat in de vorige jaren op diverse plekken b i n n e n de Bouwdienst eigen registratiesystemen werden g e b o u w d en dat de nu gebruikte systemen niet altijd millennium proef blijken te zijn (denk aan Rapidfile). M e t dit project bevinden wij ons continu in een spanningsveld tussen het streven naar eenduidigheid enerzijds en het b e h o u d van flexibiliteit anderzijds. Het lijkt er op dat een redelijk e v e n w i c h t is g e v o n d e n met het systeem w a t er nu staat. Pilotdeelnemers zijn in het algemeen van m e n i n g dat het systeem geschikt is v o o r B o u w d i e n s t b r e d e invoering en dat het een stap vooruit zou zijn w a n n e e r d e B o u w d i e n s t een D M S in gebruik z o u n e m e n . O o k w o r d t veelvuldig als belangrijke positieve punten van het systeem g e n o e m d dat iedereen in ieder geval o p basisniveau e e n d u i d i g registreert, dat samenwerken gemakkelijker w o r d t gemaakt en dat w a n n e e r het D M S goed w o r d t gebruikt de t o e g a n g tot informatie gemakkelijker w o r d t .

2.4.9 Betrokkenheid van personen uit het primaire proces bij de pilots Bij d e pilot zijn z o ' n 7 0 mensen als pilotdeelnemer betrokken. Deze mensen h e b b e n diverse functies en k o m e n v a n d e verschillende (hoofd)afdelingen en drie verschillende vestigingen. Zie verder o o k de o p m e r k i n g o n d e r " D e mate waarin de pilots representatief zijn voor de b o u w d i e n s t " .

2.4.10 Benodigde beheersorganisatie inclusief gebruikersondersteuning Bij een mogelijke invoering van P a n a g o n D M S is het een vereiste dat het beheer g o e d geregeld is. Tijdens de pilot is helder g e w o r d e n op w e l k e o n d e r d e l e n er iets geregeld moet w o r d e n ten aanzien v a n het beheer en w a t de beheersinspanning zal zijn. Het beheer v a n het D M S systeem kent d e v o l g e n d e aspecten: Beheer van de server

omgeving.

O m d a t de B o u w d i e n s t gebruik m a a k t van de Facility M a n a g e m e n t ( F M ) diensten van EDS, w o r d t het beheer v a n de hardwaresystemen en de b e n o d i g d e software o m het Panagon D M S te laten functioneren daar o n d e r g e b r a c h t . M e t de b e n o d i g d e software w o r d t hier bedoeld het o p e r a t i n g system W i n d o w s NT inclusief de diverse o n d e r d e l e n (dus inclusief IIS). De verantwoordelijkheid voor de beschikbaarheid v a n het Panagon D M S zal o o k bij de F M - l e v e r a n c i e r w o r d e n ondergebracht. Backup/restore van DMS data en software. V a n het gehele D M S - s y s t e e m zal net als van de andere Bouwdienst systemen o o k tregelmatig een back-up w o r d e n g e m a a k t . In geval van calamiteit moet het mogelijk zijn o m het systeem te restoren. D e verantwoordelijkheid v o o r het r e s t o r e - / b a c k - u p m e c h a n i s m e wordt o n d e r g e b r a c h t bij de FM-leverancier EDS.

10 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


A a n g e z i e n het restoremechanisme complexer is dan het backupmechanisme, kan EDS hierbij o o k d e Bouwdienstexpertise en de expertise van de leverancier van het D M S aanroepen. O m t e k o m e n tot een goed kennisniveau v o o r w a t betreft beheer, back up en restore kan voor de technische beheerders eventueel een "administrator c u r s u s " w o r d e n verzorgd. Beheer, onderhoud en ondersteuning van de Panagon DMS software O n d e r beheer en o n d e r h o u d w o r d t in deze context verstaan het installeren van n i e u w e versies v a n de software, het leveren van maatwerk, b u g fixes etc. Het beheer en onderhoud van d e P a n a g o n D M S software w o r d t uitbesteed aan een leverancier die het P a n a g o n D M S levert. De o m v a n g v a n het maatwerk is afhankelijk van de w e n s e n van de Bouwdienst. Beheer en onderhoud van de Oracle database O n d e r het beheer en o n d e r h o u d van de Oracle database w o r d t hier verstaan het g o e d laten functioneren van de O r a c l e database van het Panagon D M S . Hierbij w o r d e n activiteiten o n d e r k e n d zoals h e t t u n e n van de Oracle database, het controleren en vergroten van O r a c l e table spaces en het controleren en verwijderen van Oracle l o g g i n g . NB: O n d e r het beheer en o n d e r h o u d w o r d t in deze context niet verstaan b a c k - u p / r e s t o r e en de installatie van nieuwe versies. O o k het beheer en o n d e r h o u d van de Oracle database w o r d t uitbesteed aan een leverancier die het Panagon D M S levert. Beheer en onderhoud van de archieven en gebruikers(groepen) Het a a n m a k e n en o n d e r h o u d e n van archieven, gebruikers en gebruikergroepen w o r d t gedaan d o o r een centrale beheerder; de FM-leverancier, na beoordeling van deze aanvragen d o o r de BD-beheerder(s). Dit betekent dat w a n n e e r een nieuw project- of lijnarchief d o o r een daartoe geautoriseerd persoon w o r d t aangevraagd een aantal gegevens worden ingevoerd w a a r n a deze d o o r de Bouwdienstbeheerders w o r d e n beoordeeld en eventueel aangevuld e n / o f gecorrigeerd. Hierna voert de beheerder de gegevens door. O o k mutaties o p de oorspronkelijke gegevens bij een archief (nieuwe medewerkers, veranderingen in gebruikersgroepen enz.), w o r d e n door de F M - b e h e e r d e r doorgevoerd, na beoordeling van de B D beheerders. Oebruikersondersteuning (helpdesk) In eerste instantie zal w o r d e n geprobeerd o m per afdeling waar het D M S w o r d t gebruikt in ieder geval een aanspreekpunt te hebben voor vragen e n / of problemen zodat gebruikers met e e n v o u d i g e vragen terecht k u n n e n bij iemand die zich in de directe o m g e v i n g bevindt. O o k k u n n e n de gebruikers terecht bij de centrale helpdesk. Alle vragen die gebruikers hebben over het D M S w o r d e n hier geregistreerd en daar waar mogelijk zal een antwoord op de vraag w o r d e n g e g e v e n en zal het probleem w o r d e n opgelost. Daar w a a r d e helpdesk geen antwoord kan geven of geen oplossing kan bieden, w o r d t de vraag doorgesluisd naar de functionele beheerders. D e z e functionele beheerders k u n n e n , w a a r n o d i g , gebruik maken van de helpdesk van de leverancier. Functioned beheer Het functioneel beheer zal w o r d e n uitgevoerd en gecoordineerd d o o r een of meerdere Bouwdienstmedewerkers. In het funcite informatieformulier van de n o g te vervullen functie van Coordinator post- en archiefzaken is deze taak o p g e n o m e n . Hiervoor is ongeveer 0,2 FTE g e m o e i d . O n d e r het functioneel beheer w o r d e n globaal de volgende w e r k z a a m h e d e n verstaan: • Het o n t v a n g e n en beoordelen van archiefaanvragen en het gevraagd en o n g e v r a a g d adviseren van de medewerkers o v e r een juist gebruik van het D M S . • Het o n t v a n g e n en beoordelen van mutaties o p de oorspronkelijke gegevens bij een archief. • Het licentiebeheer van het D M S . • • •

• • • • •

H e t coordineren van de installatie van nieuwere versies van het D M S . Het functioneel testen van de nieuwe versie. H e t inventariseren van gebruikerswensen en gebruikerstevredenheid. Deze w e n s e n zullen in onderlinge s a m e n h a n g beoordeeld w o r d e n . en binnen de financiele beperkingen en technische mogelijkheden, zullen er functionele wijzigingen in het systeem d o o r g e v o e r d w o r d e n . Het (laten) b e a n t w o o r d e n van gebruikersvragen w a a r de helpdesk geen a n t w o o r d v o o r heeft. Het (laten) oplossen van problemen w a a r v o o r de helpdesk geen oplossing kan bieden. Het o n d e r h o u d e n van de gebruikershandleiding Het eventueel coordineren van opleidingen en het geven van voorlichtingen. Het verzorgen van het gegevensdefinitiebeheer.


11 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116 • •


Het bijhouden v a n d e systeemdocumentatie Het stimuleren v a n een juist gebruik van het systeem.

Een nadere beschrijving v a n de beheersspelregels is te v i n d e n in het d o c u m e n t met n u m m e r 3 2 8 8 - 9 8 . D 1 0 4 (Beheersspelregels D M S ) In paragraaf 2.6 Financiele haalbaarheid is een inschatting g e m a a k t van de benodigde tijd en financien die g e m o e i d is met deze beheersorganisatie.

2.4.11 Inspanning gebruikers(organisatie) D e invoering van het systeem brengt geen wijzigingen van werkprocessen of werkwijzen met zich m e e o m d a t het v o l l e d i g is gebaseerd o p de werkwijze zoals die is beschreven in Elementair. D e z e werkwijze (en filosofie) brengt met zich m e e dat d e verantwoordelijkheid v o o r een g o e d d o c u m e n t b e h e e r decentraal is neergelegd bij projectleiders, afdelingshoofden enz. V e e l aspecten van d o c u m e n t e n b e h e e r w o r d e n dus overgelaten aan het v a k m a n s c h a p van de individuele m e d e w e r k e r . V a n gebruikers w o r d t v e r w a c h t dat per te o p e n e n archief v o o r bijvoorbeeld een project of afdeling w o r d t nagedacht o v e r de wijze w a a r o p men daarmee o m d e n k t te g a a n . W a t zijn de metagegevens van het project, welke dossiers k u n n e n w o r d e n onderscheiden, wie is d a a r v o o r verantwoordelijk, w e l k e k e n m e r k e n zullen w o r d e n ingevuld bij d e d o c u m e n t e n (naast de verplichte Elementaire kenmerken), wie h e b b e n t o e g a n g tot het archief, hoe vindt d e overdracht plaats enz. In elke afdeling o f bij elk project moet er dus een d i a l o o g o p g a n g k o m e n o v e r allerlei z a k e n die te maken hebben m e t d o c u m e n t b e h e e r . In de beheersorganisatie is voorzien in de ondersteuning van de gebruikers d o o r de functioneel beheerder. Deze kan adviserend o p t r e d e n bij het opzetten van een archief, bij het gebruik van het D M S enz. D o o r d a t elke aanvraag bij deze beheerder langs komt kan deze g e v r a a g d en ongevraagd advies geven (iets w a t zonder een D M S bij een decentrale werkwijze veel moeilijker z o u zijn).

2.5

Technische haalbaarheid

2.5.1 Inpassing in het netwerk, server en database omgeving; P a n a g o n D M S en de d a a r v o o r b e n o d i g d e c o m p o n e n t e n passen g o e d in de automatiseringsinfrastructuur van de B o u w d i e n s t en v o l d o e n aan de richtlijnen zoals die gelden v o o r de Rijkswaterstaat. De s e r v e r c o m p o n e n t e n v a n het D M S draaien o p W i n d o w s NT versie 4 . 0 . V o o r de n e t w e r k c o m m u n i c a t i e w o r d t gebruik g e m a a k t v a n het T C P / I P protocol. Het P a n a g o n D M S ondersteunt een groot aantal databases en de O D B C interface. D e Ingres database is de voorkeursdatabase v o o r Rijkswaterstaat. Deze w o r d t echter niet d o o r P a n a g o n o n d e r s t e u n d . O m d a t er o n t w i k k e l i n g e n binnen R W S zijn, waarbij de O r a c l e database een g o e d alternatief is, is tijdens de P a n a g o n D M S pilot g e k o z e n v o o r d e O r a c l e database. O m d a t de B o u w d i e n s t verspreid is over een aantal fysieke locaties, was voor de pilot een architectuur o n t w o r p e n waarbij o p een centrale site (Utrecht) het hart van het systeem is geplaatst; een z o g e n a a m d e decentrale o m g e v i n g . Deze architectuur ziet er als v o l g t uit:

12 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

Decentrale server Tilburg Storage manager • Archief project 1 Tib

Decentrale server Zoetermeer Storage manager • Archief project 1 Ztm

• •

•

Archief project n Tib

•

Archief project n Ztm

Centrale site server (Utrecht) • Property manager (metagegevens van alle archieven, dossiers en documenten) • Search manager (afhandeling van alle zoekvragen) • Storage manager Decentrale server X Storage manager • Archief project 1 X

Decentrale server Capelle Storage manager • Archief project 1 Cpl

•

• •

•

Archief project n Cpl

Archief project n X

Toelichting bij d e figuur: O p het centrale systeem w o r d e n de metagegevens van alle in het P a n a g o n D M S geplaatste d o c u m e n t e n bijgehouden e n w o r d e n alle zoekvragen afgehandeld (de search index database en de search engine staan o p de centrale site). O p het centrale systeem w o r d e n d e metagegevens van alle in het P a n a g o n D M S geplaatste d o c u m e n t e n bijgehouden en w o r d e n alle zoekvragen afgehandeld (de search index database en de search engine staan o p de centrale site). Daar waar het z w a a r t e p u n t van het archief ligt (daar waar de meeste gebruikers m e t het archief werken) w o r d e n de d o c u m e n t e n elektronisch opgeslagen. In onderstaande tabel zijn globaal de verwachtte voor- en nadelen v a n 3 architecturen w e e r g e g e v e n . Decentraal Gemiddeld een goede performance voor alle Bouwdienstmedewerk(st)ers Houdt het midden tussen simpele en complexe architectuur. Gemiddelde beheerskosten.

Centraal Goede performance op centrale site en minder goede performance op overige sites. Simpele en daardoor robuuste architectuur Relatief lage beheerskosten.

Gemiddelde belasting van W A N . Gemiddelde aanschaf en onderhoudskosten van serverhardware. Zoeken naar documenten gaat snel.

Hoge belasting van W A N . Relatief lage aanschaf en onderhoudskosten van serverhardware Zoeken naar documenten gaat snel.

Gedistribueerd Goede performance o p alle sites.

Complexe en dus foutgevoelige architectuur. Hoge beheerskosten door complexe architectuur. Lage belasting van W A N . Hoge aanschaf en onderhoudskosten van serverhardware. Zoeken naar documenten gaat snel

Tijdens de pilot w e r d geconstateerd dat de decentrale architectuur zoals hierboven beschreven niet g o e d functioneerde. O m te k u n n e n oachterhalen w a t het probleem was is er door EDS een netwerkanalyse uitgevoerd o p 6 o k t o b e r 1 9 9 8 . In onderstaande figuur zien w e d e communicatie tussen de verschillende processen o p d e locaties Utrecht en Tilburg. V o o r de e e n v o u d is d e serveromgeving in Capelle niet getekend. Dit doet echter niets af aan het principe.

Bouwdienst Rijkswaterstaat

13 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3 . 0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9 PC met browser (Netscape)

PC met browser (Netscape)

Uit d e netwerkanalyse bleek d a t d e c o m m u n i c a t i e tussen de p r o p e r t y m a n a g e r en d e W e b s e r v e r vrij omvangrijk is. Er w o r d t veel informatie in veel pakketten uitgewisseld. Z o i a n g d e z e communicatie plaatsvindt b i n n e n een L A N o m g e v i n g , merk je daar niet zoveel v a n , omdat d e L A N v e r b i n d i n g relatief snel is (communicatielijn A ) . Echter, z o d r a d e c o m m u n i c a t i e tussen de p r o p e r t y m a n a g e r en d e W e b s e r v e r over een W A N v e r b i n d i n g plaatsvindt (communicatielijn B), is dit in de p e r f o r m a n c e duidelijk merkbaar. A c h t e r a f blijkt dat in eerste instantie teveel o o g is geweest voor d e c o m m u n i c a t i e tussen de W e b s e r v e r en d e s t o r a g e m a n a g e r (communicatielijn C en D) en te w e i n i g voor de c o m m u n i c a t i e tussen d e W e b s e r v e r en d e p r o p e r t y m a n a g e r . Het o p h a l e n v a n d e elektronische documenten uit het elektronische archief verliep w e l snel (mits het elektronische archief zich o p d e locatie b e v o n d , waar d e P C zich o o k b e v o n d dat w i l zeggen: communicatielijn C ) , maar d e z e snelheidswinst werd teniet gedaan d o o r d e c o m m u n i c a t i e die v o o r a f g i n g aan het o p h a l e n v a n het d o c u m e n t (communicatielijn B). O m d a t d e decentrale architectuur niet g o e d bleek te functioneren is v o o r d e B o u w d i e n s t medewerk(st)ers en archieven in Tilburg en C a p e l l e een oplossing gezocht. In week 3 7 is besloten d e decentrale architectuur los te laten e n alle b e n o d i g d e software o p d e centrale servers in Utrecht te plaatsen. In de nieuwe situatie draait de W e b server software IIS o p d e server sutrdms02 en d e Panagon D M S s o f t w a r e (property manager, index m a n a g e r , storage manager, serach m a n a g e r en Oracle database) o p server s u t r d m s O l . H e t probleem is naar t e v r e d e n h e i d opgelost; d e ervaringen m e t de centrale architectuur in d e laatste fase van d e pilot zijn g o e d .

2.5.2 Integratie met andere applicaties. In d e pilot is (met u i t z o n d e r i n g van integratie met het intranet) geen ervaring o p g e d a a n m e t integratie m e t andere applicaties. H e t systeem biedt w e l mogelijkheden voor integratie m e t andere applicaties. Hierbij k u n n e n d e v o l g e n d e o p m e r k i n g e n w o r d e n gemaakt. Integratie met MS-Office applicaties In d e v o l g e n d e versie v a n P a n a g o n in combinatie met M S - O f f i c e 9 7 zijn er mogelijkheden v o o r integratie. D i t betekent d a t d o c u m e n t e n rechtstreeks vanuit een M S - O f f i c e applicatie k u n n e n w o r d e n opgeslagen in het P a n a g o n D M S . Hierbij is het eveneens mogelijk o m d o c u m e n t k e n m e r k e n die reeds zijn ingevuld o v e r t e n e m e n in het Panagon D M S . A l h o e w e l er in deze nieuwe versies s t a n d a a r d v o o r z i e n i n g e n a a n w e z i g zijn, zal

14 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116

versie: 3.0 25 januari 1999

het t o c h maatwerk vereisen o m de d o c u m e n t k e n m e r k e n zoals die bij de V & W huisstijl zijn gedefinieerd over te n e m e n in het D M S . Daarnaast heeft het Ministerie n o g geen plannen o m over te gaan naar M S - O f f i c e 9 8 . Integratie met M S - O f f i c e 95 is o o k mogelijk maar vereist aanzienlijk meer m a a t w e r k i n s p a n n i n g . Integratie met E-mail applicatie Standaard zijn er mogelijkheden v o o r integratie met een E-mail applicatie die is gebaseerd op M S - E x c h a n g e . H i e r d o o r is het mogelijk o m direct vanuit de E-mail applicatie d o c u m e n t e n o p te slaan in het Panagon D M S . A l h o e w e l er standaard voorzieningen a a n w e z i g zijn, zal het toch maatwerk vereisen o m de E-mail kenmerken o v e r t e n e m e n in het Panagon D M S . Integratie m e t het huidige E-mail systeem (Route400)is ook mogelijk maar vereist aanzienlijk meer maatwerkinspanning. Integratie met Optegra Tijdens de pilot is gesteld dat een koppeling tussen O p t e g r a en Panagon D M S mogelijk is o m d a t beide systemen gebaseerd zijn op de ' o p e n ' database O r a c l e en o m d a t beide systemen gebruik maken van eenzelfde d a t a m o d e l . Tijdens de pilot is de koppeling niet nader gespecificeerd of o n d e r z o c h t . Integratie met Intranet Tijdens d e pilot is onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van koppeling van het D M S aan het intranet. Hierbij zijn de volgende t w e e onderzoeksvragen gedefinieerd en voorgelegd aan Square D M S : 7.

Welke mogelijkheden zijn er om via het Bouwdienst-intranet vanuit een HTML-pagina een rechtstreekse link te maken naar een document in het DMS? D e z e k o p p e l i n g , die in de pilotperiode is gerealiseerd bestaat uit een 'link' o p een Intranet p a g i n a naar een d o c u m e n t opgeslagen in het P a n a g o n D M S . Deze 'link' bestaat uit een vaste U R L waarin het d o c u m e n t id v a n het d o c u m e n t uit het P a n a g o n D M S is o p g e n o m e n . Bij het klikken o p de 'link' w o r d t de viewer op de P C opgestart (zoals vastgelegd via de Netscape instellingen) en w o r d t het d o c u m e n t uit het Panagon D M S g e t o o n d . V o o r w a a r d e hiervoor is, dat de beveiliging van een d o c u m e n t z o d a n i g is ingesteld dat iedereen tenminste het d o c u m e n t m a g zien. V o o r d a t deze koppeling in de operationele o m g e v i n g kan w o r d e n gebruikt behoeft het n o g enige finetuning en moeten nadere afspraken w o r d e n gemaakt. 2. Wat zijn de technische mogelijkheden voor de samenwerking van Verity en Fulcrum; is het mogelijk om met behulp van een zoeksysteem, te weten Verity, zowel het Bouwdienst-intranet als Panagon door te zoeken? Als het hiervoor gevraagde niet mogelijk is, welke andere oplossingen zijn er dan? D e z e k o p p e l i n g was te ingewikkeld o m in enkele dagen g e b o u w d te k u n n e n w o r d e n . In bijlage 2 worden vijf mogelijkheden van koppelingen m e t de voor- en nadelen besproken. W a n n e e r in de t o e k o m s t besloten w o r d t tot het invoeren van deze koppeling kan gebruik w o r d e n gemaakt van dit rapport. Integratie met Foremost O p korte termijn w o r d t een integratie gerealiseerd van Panagon met F o r e M o s t . Foremost is een pakket dat is gecertificeerd volgens de D O D 5 0 1 5 - s t a n d a a r d . Dit kan belnagrijk w o r d e n in het kader van de digitale duurzaamheid.

15 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

2.5.3 Internet/intranet technologie Het P a n a g o n D M S maakt gebruik van internet/intranet technologie. Dit kan het best w o r d e n toegelicht aan de h a n d v a n d e onderstaande figuur.

Windows client Netscape

(niet door ons gebruikt)

TCP/IP HTTP

ISAPI Web server met IIS HTML-pagina's ASP-sripting . • •

HTML Visual basic Java

C O M , D C O M , ActiveX, ActiveX-controls

Content search manager

Property manager

r Mezzanine services (DMS)

~

^

Oracle Database (metagegevens)

Storage manager

Een B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r die gebruik w i l m a k e n v a n het P a n a g o n D M S , heeft uitsluitend een W i n d o w s 9 5 m a c h i n e m e t Netscape 4 . 0 3 n o d i g . Er h o e f t geen aanvullende software o p d e P C ge'installeerd te w o r d e n o m met het P a n a g o n D M S te w e r k e n m e t uitzondering van een viewer w a a r m e e een in het D M S opgeslagen d o c u m e n t kan w o r d e n bekeken. D e diverse aspecten die te maken hebben m e t d e viewer zijn beschreven in paragraaf 2.5.4 Beschikbaarheid op en eisen aan d e werkplek. P a n a g o n D M S maakt gebruik van d e Internet Information Server (IIS) van M i c r o s o f t . A l h o e w e l het Panagon D M S o o k andere Webservers ondersteunt zoals Netscape server richt FileNet zich voornamelijk o p de M i c r o s o f t standaarden. V o o r c o m m u n i c a t i e tussen de W e b b r o w s e r (Netscape) en de Webserver (Internet Information Server; IIS), w o r d t gebruik g e m a a k t van het o p e n T C P / I P en H T T P protocol. Als interface naar d e IIS w o r d t gebruik g e m a a k t v a n Internet Server API (ISAPI). Deze ISAPI interface laag is een leveranciers eigen standaard (Microsoft). De logica v a n het P a n a g o n D M S is g e b o u w d m e t behulp van standaard A c t i v e Server Pages (ASP) en H T M L pagina's, waarbij gebruik g e m a a k t w o r d t van C O M , D C O M en A c t i v e X t e c h n o l o g i e . A l d e z e technologieen en interfacespecificaties zijn standaarden van M i c r o s o f t m e t uitzondering van d e H T M L - s t a n d a a r d .


16 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


V o o r het p r o g r a m m e r e n van de Active Server Pages w o r d t gebruik gemaakt van Visual Basic, Java en H T M L code. De onderste laag van het Panagon D M S (de d o c u m e n t server) is Saros M e z z a n i n e . De c o m m u n i c a t i e met deze server verloopt v i a het T C P / I P protocol. Tijdens de pilot is gebruik gemaakt van de O r a c l e database voor het opslaan van de metagegevens. De d o c u m e n t e n zelf w o r d e n niet in de Oracle database opgeslagen, maar w o r d e n o p een W i n d o w s NT share bewaard. Uiteraard is dit transparant voor de gebruiker. Samenvattend kan w o r d e n gezegd dat het D M S gebruik maakt van de internettechnologie en dat het v o o r een groot deel gebaseerd is op de Microsoft standaarden C O M , D C O M , A c t i v e X , A S P , IIS. Naast deze Microsoft standaarden w o r d t ook gebruik gemaakt van de 'wereld' standaarden T C P / I P en H T M L .

2.5.4 Beschikbaarheid op en eisen aan de werkplek D e werkplek De werkplek die een Bouwdienst medewerker n o d i g heeft o m met het D M S te werken, bestaat uit een W i n d o w s 9 5 P C w a a r o p minimaal Netscape versie 4.03 is gei'nstalleerd. M e t de minimale P C configuratie zoals die v o o r d e Bouwdienst PC geldt (minimaal 4 8 6 machine, 66 M H z , 5 0 0 M B harde schijf, 16 M B geheugen en 15 inch monitor), werkt het Panagon D M S systeem g o e d . Uiteraard is de performance op de werkplek beter naarmate de P C sneller en krachtiger is. Zoals reeds g e n o e m d , hoeft op een werkplek van een gebruiker uitsluitend Netscape gei'nstalleerd te w o r d e n o m met het P a n a g o n D M S te kunnen werken. Er is echter een uitzondering. W a n n e e r iemand gebruik wenst te maken van de 'view functionaliteit' dient een viewer op de werkplek gei'nstalleerd te w o r d e n . Bij het Panagon D M S w o r d t w e l een viewer geleverd, maar de installatieprocedure is bijzonder omslachtig, arbeidsintensief en foutgevoelig. Daarnaast neemt het opstarten van deze viewer bijzonder veel tijd in beslag. O m tot een oplossing te komen is tijdens de pilot naar een alternatieve viewer gezocht. D o o r middel van maatwerk is het mogelijk o m een willekeurige viewer d o o r het P a n a g o n D M S o p te laten starten. (Welke viewer w o r d t opgestart kan via de Netscape instellingen geconfigureerd worden.) Bij de Bouwdienst is o p elke W i n d o w s 9 5 PC de standaard W i n d o w s viewer ' Q u i c k v i e w ' gei'nstalleerd.die een beperkt aantal bestandsformaten aankan. In de pilot is op een enkele P C de viewer ' Q u i c k v i e w plus' gei'nstalleerd. D e z e viewer is snel en kan vele bestandsformaten aan en is dus een reele oplossing voor de viewerproblematiek.. De performance van het systeem vormt een constant aandachtspunt. De performance van een bepaalde actie is o p g e b o u w d uit diverse c o m p o n e n t e n , nl de P C - c o m p o n e n t (de werkplek), de servercomponent en de netwerkcomponent. De servers In de huidige P a n a g o n D M S configuratie wordt gebruik gemaakt van t w e e servers. O p de eerste server (sutrdmsOl) draait het Panagon D M S bestaande uit d e property manager, storage manager, index manager, search manager en de Oracle database. O p de t w e e d e server (sutrdms02) draait de W e b server software Internet Information Server (IIS). De performance van de servers kan het beste w o r d e n beoordeeld d o o r middel van het uitvoeren van een standaard benchmark. Bij de auteurs zijn echter geen standaard benchmarktesten beschikbaar en het voert te ver o m zelf een benchmark op te stellen. O m de performance te beoordelen zou wel een aantal testen gedefinieerd k u n n e n w o r d e n waarbij per test de responsetijd genoteerd w o r d t . Tijdens de pilot is het echter niet mogelijk geweest de performance op deze manier te testen. W e l zijn tijdens d e pilot ervaringen opgedaan met, en is er een indruk ontstaan van de performance. O v e r het algemeen kan gesteld w o r d e n dat de performance niet optimaal is. Hiermee w o r d t bedoeld dat zoiang er relatief simpele acties w o r d e n uitgevoerd, de performance acceptabel is. Echter, z o d r a d e acties complexer w o r d e n en er met meerdere gebruikers tegelijkertijd acties w o r d e n uitgevoerd, behoeft de performance n o g verbetering. Naast de performance is ook de beschikbaarheid nog niet optimaal. Tijdens de pilot is het een aantal malen v o o r g e k o m e n dat het systeem slecht beschikbaar was. Deze slechte beschikbaarheid was een keer het gevolg van een crash v a n de database. Dit is naar voile tevredenheid door de leverancier opgelost. Daarnaast is het een aantal maal v o o r g e k o m e n dat het systeem niet beschikbaar was ten gevolge van het niet beschikbaar zijn van het W e b s e r v e r p r o c e s IIS. De oorzaak daarvan w a s een verkeerde configuratie van een archief. O o k dit probleem is d o o r de leverancier gedetecteerd en opgelost.

17 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


O m meer zekerheid te verkrijgen over de beschikbaarheid v a n het D M S w o r d t gedacht aan het inzetten v a n een extra webserver die in geval van calamiteiten d o o r de gebruikers kan w o r d e n gebruikt. In de pilot is dit reeds uitgeprobeerd met een testserver. Het netwerk Het gebruik en de b a n d b r e e d t e van het netwerk heeft een grote invloed o p de performance van het D M S . Dit is goed te constateren d o o r het verschil in performance van het systeem tijdens rustige en d r u k k e werktijden. De p e r f o r m a n c e is v o o r ' s morgens 8.00 uur beter dan in de loop van d e ochtend of g e d u r e n d e de m i d d a g . D o o r d a t het P a n a g o n D M S o p de servers in Utrecht draait is d e performance v o o r de Bouwdienstmedewerk(st)ers in Utrecht beter dan voor de B o u w d i e n s t medewerk(st)ers op andere locaties. D e performance v o o r deze medewerkers kan worden verbeterd d o o r de bandbreedte van het W A N te vergroten. O p dit m o m e n t is het onmogelijk o m een kostenplaatje op te n e m e n v o o r het vergroten van de bandbreedte o m d a t ten g e v o l g e van de VenWnet-transitie geen cijfers beschikbaar zijn.

2.5.5 Beveiligingsaspecten; De beveiliging kan vanuit verschillende invalshoeken w o r d e n gezien. V a n u i t de systeemkant is de beveiliging geregeld door enerzijds het W i n d o w s NT operating system en anderzijds d o o r de gehanteerde beveiligingsmethodiek van de O r a c l e database. In de Oracle database is vastgelegd wie welke autorisaties o p archieven, dossiers, d o c u m e n t e n etc heeft. Uitsluitend de beheerder van het systeem en de daartoe geautoriseerde personen kunnen diverse onderdelen van de beveiliging wijzigen. In d e O r a c l e database ligt o o k vast w a a r de elektronische d o c u m e n t e n zijn opgeslagen en o n d e r w e l k e n a a m de d o c u m e n t e n zijn o p g e s l a g e n . D o o r het W i n d o w s NT o p e r a t i n g system is geregeld dat de elektronisch opgeslagen d o c u m e n t e n alleen via het P a n a g o n D M S benaderd k u n n e n w o r d e n en dat m e n niet v i a een 'achterdeur' bij de d o c u m e n t e n kan k o m e n . W a n n e e r de beveiliging vanuit de gebruiker wordt b e k e k e n , dan is dit o p d e v o l g e n d e manier geregeld. Er w o r d e n 5 soorten rechten o n d e r k e n d : administrator-, o w n e r - , author- viewerrechten en " n o n e " . D e z e rechten lopen uiteen van het m o g e n uitvoeren van alle activiteiten tot het niet m o g e n zien v a n d e d o c u m e n t e n en de bijbehorende kenmerken. Bij het aanmelden van een archief geeft de archiefverantwoordelijke aan w i e w e l k e rechten heeft. Bij het a a n m a k e n van dossiers of het t o e v o e g e n van d o c u m e n t e n w o r d t de beveiliging van het b o v e n l i g g e n d e niveau o v e r g e n o m e n . Dat wil z e g g e n dat als een dossier in een archief w o r d t geplaatst de beveiliging van het archief w o r d t o v e r g e n o m e n o p het dossier. Als een d o c u m e n t in een dossier w o r d t geplaatst erft het d o c u m e n t de beveiliging van het dossier. De daartoe geautoriseerde personen kunnen de beveiliging v a n d e archieven, dossiers en d o c u m e n t e n aanpassen. V o o r deze o p z e t is g e k o z e n z o d a t de gebruiker niet bij elk d o c u m e n t over de beveiliging hoeft na te denken (dit vereist discipline en kost meer tijd).

2.6

Financiele haalbaarheid

In deze paragraaf w o r d t een overzicht gegeven van de kosten van het D M S bij invoering binnen d e Bouwdienst. In d e bijgevoegde tabel zijn 3 scenario's beschreven. D e uitgangspunten die gehanteerd zijn bij de scenario's zijn hieronder v e r m e l d . A l g e m e n e uitgangspunten • Alle g e n o e m d e kosten zijn exclusief B T W . • In sommige leveranciersprijslijsten w o r d e n de prijzen w e e r g e g e v e n in U S $ . Hierbij is een koers gehanteerd van 1 US$ = 2 HFI. • In een aantal gevallen w o r d t bij de licenties uitgegaan v a n z o g e n a a m d e S L U ' s (Simultaneous L o g g e d on Users). Hierbij is het uitgangspunt gehanteerd dat v o o r 2 0 % van de potentiele gebruikers een S L U aangeschaft w o r d t . Bij 1 0 0 0 gebruikers zijn er dan bijvoorbeeld 2 0 0 licenties nodig. • In het kostenoverzicht is uitgegaan van de nul-situatie v o o r w a t betreft het aantal licenties en de benodigde serverhardware. Er is dus geen rekening g e h o u d e n met reeds aangeschaft " p i l o t m a t e r i a a l " . In werkelijkheid zal er dus m i n d e r uitgegeven w o r d e n bij een bepaald scenario als de tabel d o e t v e r m o e d e n . • In het overzicht zijn de kosten v o o r eventueel aan te schaffen licenties van een viewer (bv Q u i c k v i e w plus) n o g niet o p g e n o m e n .

18 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116 •


V o o r de verwachte ondersteuningskosten van de leverancier is in eerste instantie uitsluitend het dagtarief o p g e n o m e n . Afhankelijk van d e wensen van de Bouwdienst zullen er meer of minder dagen ondersteuning nodig zijn.

Uitgangspunten scenario 1: • M a x i m a a l 100 gebruikers o p de vestigingen Utrecht, Tilburg, Capelle en Zoetermeer krijgen toegang tot het Panagon D M S . V a n deze 1 0 0 gebruikers m o g e n er maximaal 25 tegelijkertijd aan het systeem zijn aangelogd. •

In totaal zullen er circa 4 0 archieven met behulp van het D M S beheerd w o r d e n .

Uitgangspunten scenario 2: M a x i m a a l 5 0 0 gebruikers o p d e vestigingen Utrecht en Zoetermeer, Tilburg en A p e l d o o r n krijgen t o e g a n g tot het P a n a g o n D M S . V a n deze 5 0 0 gebruikers m o g e n er maximaal 1 0 0 tegelijkertijd aan het systeem zijn aangelogd (zie algemene uitgangspunt betreffende S L U ) . • In totaal zullen er circa. 3 0 0 archieven met behulp van het D M S beheerd w o r d e n . Uitgangspunten scenario 3 :

•

•

•

M a x i m a a l 1000 gebruikers op de alle Bouwdienst vestigingen krijgen t o e g a n g tot het Panagon D M S . V a n deze 1 0 0 0 gebruikers m o g e n er maximaal 2 0 0 tegelijkertijd aan het systeem zijn aangelogd (zie algemene uitgangspunt betreffende S L U ) . In totaal zullen er ca. 8 0 0 archieven met behulp van het D M S beheerd w o r d e n .

O p de volgende bladzijden is een overzicht van de kosten gegeven van de 3 g e n o e m d e scenario's V o o r alle drie de scenario's geldt: •

Het aantal d o c u m e n t e n w a t met het systeem w o r d t beheerd heeft slechts een marginale invloed op de kosten. Daarom is er geen schatting gemaakt van het aantal d o c u m e n t e n in de archieven.

19 van 4 7

CO CO CN OO

11.1001 4.625] 7.400 3.700| 5.365| 20.000|

11.100 22.940 55.500 27.750|

o o CN CD o o o in CO

in in CO CO m in 00 00

00 in •* CO CM 40.000|

334.776

subtotaal 82.500

11.100 45.880 148.000 74.000 55.796 80.000

totaalprijs

75.000 4.500 15.000 469.476

82.500

aantal

scenario 3 1000 gebr.

94.500

111.200 40.176

O o C "* CD CN o o o o CO

o to o in CD CM o o CM o

497.276|

o

101.690|

140.748

totaalprijs

261.688|

66.000

aantal

50.000 3.000

totaalprijs 111.200 92.400 20.000

aantal

o m

opieidingskosten medewerkers Opleidingen zijn niet noodzakelijk. Er kunnen wel inloopsessies worden georganiseerd. [Subtotaal externe uren (en kosten)

32.190

totaa prijs subtotaal 66.000 49.500

aantal

CM CM o

1.650

subtotaal 49.500

CN CM o

| beheerkosten |Backup/restore beheer Aanmaken gebruikers Aanmaken archieven, archiefgroepen, gebruikers groepen, priveleges etc. Onderhoud van archieven, gebruikers etc. Diverse beheerinspanningen |Helpdesk voor gebruikers

CD in in scenario 2 500 gebr.

63.000!

subtotaal 374.976


CO CO o

verwachte ondersteuning door leverancier Maatwerk, beantwoorden vragen, advies, installeren nieuwe versies etc.)

CO CM ID CD in •<* N

prijs per eenheid

o in CM CM


IT) in CM CM 50.000! 3.000| 5.000| 124.472|

o o o 55.600

o o o o 03 CO

Externe uren (en kosten)

58.000j

totaalprijs 55.600I 46.200 20.000

aantal

o

25.000] 1.500|

o 13.9001 7.122)

subtotaal 198.688


o o o CN

benodigde server hardware Benodigd aantal WNT servers Benodigd aantal WNT operating system licenties Extra geheugen, schijven, CPU etc. Subtotaal externe materiaal-/licentiekosten

totaalprijs 13.9001 11.550| 20.000I

aantal

CN

20.000j 5.000]

subtotaal 66.472

in

licentie kosten IDM Document Web SLU IDM Document SLU IDM Document services IDM additional document services IDM Doc services Oracle RT onderhoudskosten licenties per jaar (12%)

prijs per eenheid


3 C

o o o o CM CM

ooo o I.

O

co CTi

Externe materiaal-/licentiekosten

(Ti CT>

o

o

s o

o 03 s CD CM

o CN CO o

CN

o

o CD

o

in CN

T—

ra ra

cu

I/)

ra

CU

c

o CO

vo

Q ho

Q

03 0\

03 03 rsl

I

Totale kosten

rsi

Functioneel beheer Subtotaal interne kosten


in scenario 3 1000 gebr.

prijs per eenheid aantal uren totaalprijs aantal uren totaalprijs aantal uren totaalprijs 206 28840 206 28840 206 28840 140 28840| 28840| 288401


c

scenario 1 scenario 2 scenario 3 100 gebr. 500 gebr. 1000 gebr. totaalprijs | totaalprijs totaalprijs | 469.476| 261.688| Externe materiaaMicentiekosten | 124.472| 246.748| 497.276| 101.690| Externe uren en kosten 288401 28840| 28840| Interne kosten 255.002| 537.276] 995.592| Totaal

ro

Interne kosten

.5, rv

o o iv

J2

CU >

o cu

-a c

N

nj > T3 C nj JZ

cu

"O C nj < 03

|

¥

II :>

•—

'C « JZ ill U — . io

> r

c

o £

S

s

u o o in rro

II

11

CU CL

> oj

CL

CU

W

H o_

L

L

o o o rv in in rsi oS oo m

CD TJ

mm

CL

JX

5

k_

CU

CL

+

C QJ

•st

O JX

CU T3

cu

03

CL

6J0

L.

OJ 00 to O _v

nj

II

CD QJ 03

.1-8 IO B J O ^ - -F. o E c o c a> >

C

? ! 11

no

°3 C C nj nj

cu QJ

12

O

QJ CO

rsi Tf

CN

u

rv o m

OJ0

c c

i—

o

_0J

o

O. 3

CU

U nj XI

CO

JX

CU

JZ> CU 60

c

CU

c S >.0) IE •c -Q n> §io II c c SO CU

C

^

JX. co CU __• T3 nj C L nj

—

cu o Tf rsi K o m

u X QJ

I/)

CU

o o o

Ta-

rsi rsi

rv O in

o. o

QJ

wo c c

•a o 5

QJ

V.

nj •2.

-V cu

QJ

CL

QJ QJ

t

cu

CL

c

O JX

_0J

nj +-> O

-M

Q

QJ

15

cu

io JX

L.

QJ

CU

CU

CO

c

TJ 3 O CQ

PILOT D M S 3288-98.D.116

2.7


Ervaringen opgedaan tijdens de pilot

2.7.1 Globale beschrijving van de problemen en de wijze waarop deze zijn verholpen In een l o g b o e k is tijdens de pilot bijgehouden w e l k e p r o b l e m e n optraden en hoe met deze p r o b l e m e n is o m g e g a a n . Een eerste p r o b l e e m was de capaciteit v a n d e pilotdeelnemers. O n d a n k s de t o e g e z e g d e capaciteit bleek het v o o r een aantal mensen niet mogelijk tijd vrij te m a k e n voor de pilot. O m d a t w e de pilot in w a r e n g e g a a n met z o ' n grote groep mensen bleek dit w e i n i g tot geen invloed te hebben o p het verloop van de pilot. G e d u r e n d e d e pilotfase is diverse keren n a g e k e k e n welke pilotdeelnemers met het systeem werkten en of archieven w e r d e n " g e v u l d " . W a n n e e r w e r d geconstateerd dat archieven leeg bleven is bij de archief beheerder of archiefverantwoordelijke hierover navraag g e d a a n . Dit had tot g e v o l g dat uiteindelijk in bijna alle archieven in meer of mindere mate is g e w e r k t . In totaal hebben w e g e n o e g gebruikerservaringen kunnen v e r z a m e l e n . In het algemeen kan dan o o k w o r d e n gezegd dat de problemen tijdens de pilot voornamelijk technisch v a n aard w a r e n . Hieronder v o l g t een korte beschrijving van de technische problemen en de manier w a a r o p d e z e zijn verholpen. De instabiliteit en slechte performance van de viewer. Tijdens de P a n a g o n D M S pilot w e r d ( n o o d g e d w o n g e n ) gebruik gemaakt v a n de viewer die d o o r FileNet a a n g e b o d e n w o r d t : Het gebruik van deze viewer leverde enkele problemen op. In s o m m i g e gevallen kon de viewer niet w o r d e n gei'nstalleerd. - A l h o e w e l de viewer veel bestandsformaten a a n k a n , was deze zeer traag. De v i e w e r was bijzonder instabiel: regelmatig w e r k t e de viewer niet e n / o f crashte Netscape. D e verschijningsvormen van de fouten die optraden bij het viewen zijn zeer divers. Deze p r o b l e m e n zijn tijdens de pilotfase aangemeld bij Filenet. In September zijn drie medewerkers van Filenet uit Engeland en A m e r i k a overgevlogen o m d e viewerproblematiek o p te lossen. A l h o e w e l uiteindelijk een oplossing g e v o n d e n is d o o r Filenet is er voor g e k o z e n deze viewer niet te gebruiken en te z o e k e n naar een andere oplossing m e t Q u i c k view, de viewer die standaard bij elke B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r o p zijn of haar pc staat. Dit zal v o o r d e l e n bieden ten aanzien v a n het beheer. De performance bij het browsen. W a n n e e r meer dan ca. 5 0 d o c u m e n t e n in een dossier w e r d e n geplaatst was de performance van de server zeer slecht. D e z e performanceproblemen deden zich v o o r w a n n e e r de inhoud van een dossier w e r d bekeken en als een d o c u m e n t aan het dossier werd t o e g e v o e g d . Bovendien verminderde de p e r f o r m a n c e steeds meer w a n n e e r meerdere gebruikers tegelijk van het systeem gebruik maakten. Dit probleem is opgelost d o o r de s c h e r m o p b o u w intern o p een andere manier plaats te laten v i n d e n . De p e r f o r m a n c e blijft steeds een punt waar in de t o e k o m s t regelmatig aandacht aan m o e t w o r d e n g e s c h o n k e n . D o o r de technische beheerders zullen regelmatig tests moeten w o r d e n uitgevoerd z o d a t op tijd alarm kan w o r d e n geslagen. Een onafhankelijke it-deskundige is na twee dagen testen tot de conclusie g e k o m e n dat de c o d e (zowel de Filenet als de geintegreerde code) er normaal u i t z i e t . Het gebruik van de A S P c o d e en het feit dat V B S script gei'nterpreteerd is heeft in ieder geval geen nadelige invloed op de performance. D e geheugenproblemen van de server. Het virtuele g e h e u g e n v a n de server liep binnen korte tijd z o n d e r duidelijke reden v o l , w a a r d o o r de server regelmatig vastliep. Inmiddels is duidelijk welke processen de toename van het virtuele g e h e u g e n v e r o o r z a a k t e n . H i e r v o o r is d o o r Square in eerste instantie een tijdelijke oplossing g e v o n d e n die v o l d e e d . O p een later tijdstip is een structurele oplossing g e v o n d e n . H e r check-in en check-out mechanisme. Bij het uitchecken v a n een d o c u m e n t werd deze in eerste instantie zonder te vragen naar een b e s t e m m i n g opgeslagen o p de harde schijf van de gebruiker. In d e beginfase van de pilot is een maatregel getroffen d o o r enkele m i m e - t y p e s toe te v o e g e n aan de instellingen van Netscape o p elke client. H i e r d o o r w e r d d o o r het systeem g e v r a a g d w a a r het d o c u m e n t moest w o r d e n geplaatst. W a n n e e r een d o c u m e n t w o r d t uitgechecked krijgt d e z e nu automatisch w e e r de bestandsnaam m e e w a a r o n d e r het in eerste instantie was o p g e s l a g e n . Serverproblemen.

22 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Toen het probleem duidelijk w e r d is, na een poging van EDS o m het probleem te achterhalen, Square ingeschakeld o m het probleem op te lossen. De database bleek corrupt te zijn. Diezelfde m i d d a g draaide het systeem weer. Echter, bij het uitvoeren van de restore zijn enkele dingen f o u t gegaan w a a r d o o r er n o g een dag nodig was o m het systeem weer terug te brengen naar d e o u d e toestand. De reden van het crashen van de server is moeilijk aan te g e v e n . W e l is duidelijk dat het systeem is gecrasht ten tijde van het draaien van de back up. O m d a t de b a c k - u p procedure op dat m o m e n t al een paar w e k e n draaide lijkt het onwaarschijnlijk dat dit het probleem heeft veroorzaakt. Verder is de web-server enkele keren blijven hangen d o o r d a t instellingen niet juist waren. Dit was het g e v o l g van de verandering van de decentrale naar een centrale o m g e v i n g . Het heeft enige tijd gekost voordat de oorzaak van het p r o b l e e m bekend was en kon worden v e r h o l p e n . De decentrale omgeving werkte niet zoals gepland. Zie voor een beschrijving van dit probleem paragraaf 2.5.1 Inpassing in het netwerk, server en database o m g e v i n g ; T o e n bleek dat de decentrale omgeving niet werkte zoals was gepland is besloten o m in ieder geval voor de pilot te kiezen v o o r een centrale o m g e v i n g o m de pilot in Tilburg en Capelle niet langer uit te stellen en de pilotdeelnemers toch n o g voldoende tijd te geven o m ervaring o p te doen met het systeem. Zoekproblemen. Bij het zoeken deden zich t w e e problemen voor: 1) Inherent aan het gebruik van de Oracle database is dat het z o e k e n o p archief-, dossier- en d o c u m e n t k e n m e r k e n case sensitive is. (voor het full text z o e k e n geldt dit dus niet!) 2) Bij het zoeken o p een kenmerk moest de waarde exact w o r d e n ingevuld o m het terug te k u n n e n v i n d e n . Het m o g e duidelijk zijn dat hierdoor het zoeken naar en het terugvinden van documenten moeilijker is. V o o r het eerste p r o b l e e m zijn t w e e oplossingen mogelijk: T e n eerste z o u het zoekmechanisme case insensitive kunnen w o r d e n gemaakt, maar dit vereist en een forse maatwerkinspanning en het zoekprocess zal langzamer verlopen o m d a t de C P U zwaarder belast w o r d t . Ten tweede zou de Oracle database kunnen w o r d e n vervangen d o o r een andere database die wel case insensitive zoekt. Inmiddels is duidelijk g e w o r d e n dat de Bouwdienst niet de enige organisatie is die kampt met het probleem van case (in)sensitivity; bij Filenet is hiervan een z o g e n a a m d " e n h a n c e m e n t request" gemaakt. Dit kan betekenen dat in een v o l g e n d e versie van Panagon dit probleem verholpen is. V o o r het tweede probleem is tijdens de pilot een oplossing g e v o n d e n . Bij diverse kenmerken kan nu gezocht w o r d e n op een deel v a n het kenmerk (zoals dat al eerder het geval was bij de titel). Hef ontbreken van een sorteerfunctie O v e r de sorteerfunctie kregen w e van pilotdeelnemers al zeer snel veel reacties w a a r n a er v o o r is gekozen d o o r Square een sorteerfunctie in het systeem te laten b o u w e n . O p het m o m e n t is het mogelijk o m o p de diverse kenmerken te sorteren.

2.7.2 Conclusies/Leerpunten uit deze problemen / Risico's en do's en dont's bij een roll-out Gezien de problemen die zijn ontstaan vlak voor de pilot en de maatregelen die zijn genomen (uitstel van de pilot in Tilburg en Capelle a / d IJssel) zou het verstandiger zijn geweest o m de pilot in eerste instantie klein te beginnen met een select aantal Bouwdienst-medewerkers in Utrecht en daarna de pilot uit te breiden met meer mensen en meer locaties. O p deze manier z o u d e n minder mensen last hebben gehad van de technische problemen en z o u uiteindelijk t o c h een Bouwdienstbrede evaluatie mogelijk zijn geweest. Gebleken is, dat v o o r d a t nieuwe functionaliteiten of veranderingen w o r d e n doorgevoerd, uitvoerig moet w o r d e n getest d o o r de B o u w d i e n s t o m problemen te v o o r k o m e n . D o o r de technische problemen kan w o r d e n geconcludeerd dat het product Panagon I D M - w e b n o g niet geheel volwassen is. Het bleek dat in de nieuwe versie van P a n a g o n (versie 2.01), die in de pilotperiode is gei'nstalleerd al diverse kleine probleempjes waren opgelost en enkele nieuwe functionaliteiten waren t o e g e v o e g d . T o c h zijn er bepaalde problemen die niet g o e d met e e n v o u d i g maatwerk op te lossen zijn, en waarbij w e afhankelijk zijn van Filenet. De beheersorganisatie verdient veel aandacht. Gebruikers dienen een aanspreekpunt te hebben w a n n e e r ze een aanvraag voor een archief d o e n . Bovendien m o g e n er geen fouten w o r d e n gemaakt bij het invoeren.

23 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3 . 0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9

D e keuze voor een decentrale

omgeving

is wellicht

achterhaald.

In de pilot is gekozen v o o r een decentrale oplossing o m verwachte p e r f o r m a n c e problemen te v o o r k o m e n . Het is de verwachting dat d e b a n d b r e e d t e tussen de Bouwdienstvestigingen d e k o m e n d e tijd aanzienlijk zal w o r d e n uitgebreid. Indien dit inderdaad het geval is, kan w o r d e n g e k o z e n v o o r een oplossing waarbij de servers o p een centrale plaats staan. Dit heeft de volgende voordelen: Er zijn minder servers n o d i g , w a t een aanzienlijke besparing oplevert. Niet alleen de kosten van de server, maar o o k de kosten van de b e n o d i g d e D M S licenties, operating system licenties, installatiekosten en beheerkosten van de machines. 14

-

Het beheer van de P a n a g o n D M S o m g e v i n g is minder complex. H i e r d o o r is het eenvoudiger het P a n a g o n D M S operationeel te h o u d e n . Dit brengt dus minder kosten met zich m e e Het b a c k u p p e n en eventueel restoren van de Panagon D M S d a t a is eenvoudiger.

2.7.3 Probleemoplossend vermogen leverancier In d e beginfase is verschillende keren contact gezocht met Filenet o v e r de p r o b l e m e n die optraden bij het installeren van het systeem. O n z e a l g e m e n e ervaring was dat de respons van Filenet in deze periode niet o p t i m a a l w a s . Gedeeltelijk kan dit te wijten zijn geweest aan de o v e r s p a n n e n software-markt. Verder is Filenet (net als de andere belangrijke spelers o p de markt van d o c u m e n t m a n a g e m e n t ) een Amerikaans bedrijf dat zich in eerste instantie met name richt o p de Amerikaanse markt. N e d e r l a n d heeft waarschijnlijk als afzetgebied minder prioriteit. In een latere fase zijn de c o n t a c t e n beter g e w o r d e n . In een gesprek met een Nederlandse afgevaardigde bleek dat Filenet bezig was zijn ondersteuningsorganisatie in Nederland te verbeteren. C o n c r e e t betekende dit dat er extra personeel bij is g e k o m e n . O o k is goed ingesprongen o p d e viewer-problematiek. Drie personen zijn overgevlogen uit A m e r i k a en de U K o m dit probleem te analyseren en naar een oplossing te z o e k e n . N a d a t zij 4 dagen in U t r e c h t o p locatie zijn geweest, is in de V S verder naar een oplossing gezocht. N a veel e-mails en conference-calls is het probleem opgelost. M e t Square, de 'value a d d e d reseller' die het implementatietraject bij d e B o u w d i e n s t begeleidde zijn de ervaringen g o e d ; maatwerk w e r d naar w e n s opgeleverd en tijdens storingen is altijd zo snel mogelijk naar een oplossing gezocht.

2.7.4 Probleemoplossend vermogen Bouwdienst M e t uitzondering van de technische p r o b l e m e n zoals die hiervoor zijn vermeld kon een g r o o t aantal van de g e b r u i k e r s p r o b l e m e n / - v r a g e n direct w o r d e n opgelost. De b a c k - u p p r o c e d u r e is g o e d opgepakt d o o r EDS.

2.7.5 "Volwassenheid van het product" H e t p r o d u c t Panagon I D M - w e b is n o g v o l o p in ontwikkeling. D e pilot is gestart met versie 1.0. Tijdens de pilot zijn w e overgestapt naar versie 2 . 0 1 . Zie v o o r meer informatie over de volwassenheid van het product paragraaf 2.2 " M a r k t , leverancier, p r o d u c t " .

1 4

H o e v e e l de bandbreedte zal t o e n e m e n en o p welke termijn dit zal g e b e u r e n is o p dit m o m e n t niet duidelijk.

2 4 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


3 Conclusies In de inleiding van hoofdstuk 2 "Resultaten per c r i t e r i u m " zijn een 7-tal criteria g e n o e m d w e l k e tijdens de P a n a g o n D M S pilot w e r d e n getoetst. Per criterium is hieronder de conclusie w e e r g e g e v e n . 1. H e r beoordelen of het uiteindelijk gekozen pakket geschikt is voor documentbeheer binnen de Bouwdienst, afgestemd op de Elementaire werkwijze. Het P a n a g o n D M S is geschikt v o o r d o c u m e n t b e h e e r binnen de Bouwdienst a f g e s t e m d o p de elementaire werkwijze. Het d a t a m o d e l is volledig a f g e s t e m d o p Elementair en ook bij het opstellen van de beheersspelregels en de beheersorganisatie is g e p r o b e e r d Elementair z o veel mogelijk te ondersteunen. V a n de gebruikers zijn tijdens de pilot zijn er geen signalen gekomen dat zij "Elementaire z a k e n " missen in het d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e e m . Een belangrijke conclusie is dat gebruikers, o n d a n k s dat er met een nieuw systeem n i e u w e mogelijkheden zijn g e k o m e n , deze mogelijkheden niet altijd g o e d benutten. Het blijkt dat het systeem v o o r een groot gedeelte n o g gebruikt w o r d t v o o r het registreren van d o c u m e n t e n (dus niet z o z e e r v o o r het archiveren). V e r d e r blijkt dat de n i e u w e mogelijkheden o m samen te werken niet altijd g o e d w o r d e n benut (per archief zijn er slechts een paar of zelfs een actieve gebruikers). D e invoering van een D M S kan de nadelen van een decentraal georganiseerde registratie en archivering gedeeltelijk opheffen (meer eenduidigheid, betere mogelijkheden v o o r het invullen van de adviesfunctie d o o r F C D e.d.). Een belangrijke punt is dat het systeem uit kan groeien tot een belangrijk h u l p m i d d e l bij de overdracht van archieven van de dynamische naar de semi-statische fase en bij het beheer van archieven in de semistatische fase. De ontwikkelingen bij Filenet o p het gebied van de digitale d u u r z a a m h e i d ondersteunen d e z e conclusie. 2. H e r beoordelen of het pakket aansluit bij de wensen, behoeften en verwachting van de gebruikers en het aan de hand daarvan vaststellen van de specif icaties waaraan een pakket voor de Bouwdienst dient te voldoen. H e t P a n a g o n D M S sluit v o o r een groot deel aan bij de wensen en behoeften van de pilotdeelnemers. W e l is n o g een aantal w e n s e n van z o w e l de gebruikers als de projectgroep n o g niet gerealiseerd. Hiervoor zijn de v o l g e n d e redenen te b e n o e m e n : • •

Een w e n s is technisch (nog) niet realiseerbaar of aan een technische o p l o s s i n g zijn teveel nadelen v e r b o n d e n . Een voorbeeld hiervan is het 'case insensitive' zoeken. Een w e n s is technisch moeilijk realiseerbaar w a a r d o o r de kosten niet t e g e n d e baten o p w e g e n . Een g o e d voorbeeld hiervan is het o p een andere plek o p het scherm plaatsen v a n bijvoorbeeld de ' t o e v o e g k n o p p e n " die nu uitsluitend d o o r middel van scrollen bereikbaar zijn.

•

D e w e n s e n van de gebruikers spreken elkaar t e g e n , sluiten niet goed bij elkaar aan of de gebruikersvertegenwoordigers k u n n e n geen eenduidige specificatie vaststellen. Een g o e d voorbeeld v a n z o ' n type wens is de d o c u m e n t n u m m e r i n g . Bij elke w e n s m o e t een a f w e g i n g g e m a a k t w o r d e n tussen enerzijds het tevreden stellen van een (individuele) gebruiker en de kosten die g e m a a k t moeten w o r d e n o m de w e n s te realiseren. Hierbij doet de moeilijkheid zich v o o r dat kosten niet uitsluitend bestaan uit eenmalige kosten v o o r het realiseren van de w e n s maar o o k de toekomstige o n d e r h o u d s k o s t e n . Dit is een aandachtspunt v o o r de functionele beheerder. Meer inzicht krijgen in de flexibiliteit/aanpasbaarheid van het pakket (hoeveel tijd en capaciteit kost het om aan de verschillende wensen eisen uit het programma van eisen te voldoen?). Er is binnen de projectgroep b e d u i d e n d meer inzicht ontstaan in de flexibiliteit/aanpasbaarheid van het D M S . D e v e r w a c h t i n g (die onder andere was gebaseerd op documentatie) was, dat het systeem snel en e e n v o u d i g aanpasbaar zou zijn. In de praktijk bleek dit echter tegen te vallen. Het is z o n d e r meer waar dat een aantal w e n s e n van de B o u w d i e n s t e e n v o u d i g in het systeem aan te b r e n g e n w a r e n , maar het is o o k w a a r dat een aantal B o u w d i e n s t w e n s e n slechts met grote inspanning in het systeem gerealiseerd k o n d e n w o r d e n , dat enkele oplossingen v o o r p r o b l e m e n slechts zeer m o e i z a a m en m e t een behoorlijke tijdsinspanning k o n d e n w o r d e n opgelost en dat de performance een a a n d a c h t s p u n t blijft. D o o r de technische problemen kan w o r d e n g e c o n c l u d e e r d dat Panagon i d m - w e b zich n o g in een groeifase bevindt en dat dit technische o n z e k e r h e d e n m e t zich meebrengt. O o k kan w o r d e n geconcludeerd dat een decentrale inrichting van de technische infrastructuur niet goed w e r k b a a r is. M e t een centrale inrichting zijn inmiddels goede ervaringen o p g e d a a n . H e f definieren van beheersafspraken die nodig zijn voor de implementatie van het DMS. D e beheersafspraken k o n d e n m e d e dankzij de ervaringen opgedaan tijdens de pilot gedefinieerd w o r d e n . B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

25 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116

versie: 3.0 2 5 januari 1999

In paragraaf 2.4.10 " B e n o d i g d e beheersorganisatie inclusief gebruikersondersteuning" is een voorstel g e d a a n voor de beheersafspraken. In d o c u m e n t n r . 3 2 8 8 - 9 8 . D 1 0 4 "Beheersspelregels D M S " zijn aanvullende afspraken vastgelegd. Duidelijk is g e w o r d e n dat de invoering van een D M S een bijdrage kan leveren v o o r het eenduidig regelen van d o c u m e n t b e h e e r en voor het " h a n d e n en v o e t e n " geven aan de Elementaire uitvoeringsinstructie en checklists v o o r documentbeheer. 5. Meer inzicht krijgen in de beheersinspanning (capaciteit en kosten). Tijdens de pilot is ervaring opgedaan met de inspanningen en kosten voor beheer. A a n de hand van deze ervaringen zijn schattingen gemaakt v o o r de beheerskosten bij diverse scenario's van invoering. Zie hiervoor ook paragraaf 2.6 "Financiele h a a l b a a r h e i d " . 6. Meer inzicht krijgen in de totale kosten bij een Bouwdienstbrede implementatie. O p basis van de ervaringen met de gekozen architectuur, de inspanningen voor beheer en d e gebruikerservaringen, zijn er van diverse scenario's kostenschattingen gemaakt v o o r d e invoering van een P a n a g o n D M S bij de Bouwdienst. . Zie hiervoor o o k paragraaf 2.4.10 " B e n o d i g d e beheersorganisatie inclusief gebruikersondersteuning" en paragraaf 2.6 "Financiele haalbaarheid" 7. Meer inzicht krijgen in de technische mogelijkheden tot koppeling met intranet en Optegra en de daartoe benodigde inspanningen. Tijdens de pilot is er onderzoek verricht naar diverse koppelmogelijkheden tussen Intranet en Panagon D M S en is er daadwerkelijk een bepaalde koppeling gerealiseerd. Zie ook paragraaf 2.5.2 Integratie met andere applicaties. voor een beschrijving van de onderzochte en gerealiseerde k o p p e l i n g e n . V e r d e r is tijdens de pilot gesteld dat er een k o p p e l i n g tussen O p t e g r a en Panagon D M S mogelijk is omdat beide systemen gebaseerd zijn op de ' o p e n ' database Oracle en o m d a t beide systemen gebruik maken van eenzelfde d a t a m o d e l . Tijdens de pilot is de koppeling niet nader gespecificeerd of onderzocht.

26 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


4 Aanbevelingen A a n de h a n d v a n de ervaringen van het projectteam pilot D M S en aan de hand van de gebruikerservaringen van de pilotdeelnemers kan w o r d e n gezegd dat de gebruikers in het algemeen tevreden zijn met het product P a n a g o n . G e z i e n de groeifase waarin Panagon zich bevindt en de marktontwikkelingen o p dit m o m e n t w o r d t a a n b e v o l e n de definitieve beslissing voor de invoering van het systeem uit te stellen tot het einde van het jaar. D o o r de pilot in 1 9 9 9 te verlengen en de gebruikersgroep te vergroten kan meer inzicht w o r d e n verkregen in d e m a r k t o n t w i k k e l i n g e n , de stand der techniek en de manier w a a r o p het systeem reageert bij een intensief gebruik. O n z e aanbevelingen luiden dan o o k als volgt: •

Stel het d o c u m e n t m a n a g e m e n t s y s t e e m in 1 9 9 9 beschikbaar v o o r circa 1 0 0 medewerkers en 4 0 archieven. D e huidige g r o e p van 7 0 wordt nog eens herzien en met 3 0 uitgebreid. Z o r g er v o o r dat deze 100 gebruikers actief met het systeem bezig zijn, z o d a t het g o e d w o r d t gevuld en er meer ervaring kan w o r d e n o p g e d a a n hoe het systeem reageert bij een intensief gebruik. In P a n a g o n w o r d e n uitsluitend archieven ondergebracht w a a r v a n een projectleider of een verantwoordelijke m e d e w e r k e r uit de lijn aangeeft dat hij/zij graag gebruik maakt van een elektronisch documentmanagementsysteem.

•

Richt een organisatie in v o o r het beheer en o n d e r h o u d van het systeem zoals beschreven in paragraaf 2.4.10 " B e n o d i g d e beheersorganisatie inclusief g e b r u i k e r s o n d e r s t e u n i n g " . Blijf uitgaan van een centrale inrichting van het D M S . Dit k o m t het beheer en de o n d e r h o u d b a a r h e i d van het systeem ten g o e d e

•

H o e w e l er in de laatste fase van de pilot goede ervaringen zijn met de beschikbaarheid van het D M S is het n o d i g a a n d a c h t te besteden aan een betere beschikbaarheid van het Panagon D M S . D e z e beschikbaarheid kan o p diverse manieren v e r h o o g d w o r d e n . Er kan bijvoorbeeld een extra W e b server w o r d e n ingezet. D e z e W e b server kan dan ingeschakeld w o r d e n z o d r a de reguliere W e b server uitvalt. Een a n d e r e m e t h o d e v o o r het verhogen voor de beschikbaarheid is d o o r het toepassen v a n de z o g e n a a m d e clustertechnologie.

•

Blijf a a n d a c h t besteden aan de performance van het D M S . De performance kan onder andere verbeterd w o r d e n d o o r het ' u p g r a d e n ' van de serverhardware (extra g e h e u g e n en extra processor). Daarnaast kan de p e r f o r m a n c e verbeterd w o r d e n d o o r het optimaliseren van een aantal software o n d e r d e l e n en het cashen v a n resultaten. Gezien het t o e n e m e n d gebruik van informatie t e c h n o l o g i e en het t o e n e m e n d dataverkeer o v e r het L A N / W A N , zal in de nabije t o e k o m s t een v e r h o g i n g van de bandbreedte noodzakelijk zijn. O p dit m o m e n t w o r d t reeds geconstateerd dat de b a n d b r e e d t e een belangrijke impact heeft o p d e algehele performance. Derhalve w o r d t aanbevolen o m o n d e r z o e k te d o e n naar de kosten van een v e r h o g i n g van de b a n d b r e e d t e .

•

Besteed a a n d a c h t aan d e w e n s e n van de gebruikers v a n het P a n a g o n D M S . Hierbij z a l / z u l l e n de functionele beheerder(s) van het Panagon D M S een evenwicht moeten vinden tussen enerzijds de gebruikerswensen en anderzijds de inspanning die het kost o m een gebruikerswens te realiseren en de functionaliteit d a a r n a te o n d e r h o u d e n . Daarnaast zullen d o o r d e functionele beheerders de onderlinge w e n s e n o p elkaar afgestemd moeten w o r d e n . Zij zullen er v o o r m o e t e n zorgen dat een w e n s v o o r de ene gebruiker g e e n nadeel oplevert v o o r een andere. Besteed o o k a a n d a c h t aan de manier waarop gebruikers van het systeem gebruik m a k e n . D e functionele beheerder(s) d i e n t / d i e n e n de gebruikers te wijzen o p d e diverse (on)mogelijkheden van het systeem.

•

O r g a n i s e e r inloopsessies v o o r het opleiden van B o u w d i e n s t m e d e w e r k e r s die gebruik willen gaan m a k e n van het D M S en v o o r die naast de gebruikershandleiding nadere instructie w e n s e n .

•

Beoordeel het d a t a m o d e l (met de archief-, dossier- en d o c u m e n t k e n m e r k e n ) naar aanleiding v a n de gebruikerservaringen.

•

Besteed a a n d a c h t aan de manier w a a r o p het semi statisch archiefbeheer bij de B o u w d i e n s t (en dus in Panagon) wordt ingevuld.

•

Schenk in het project " O r i e n t a t i e digitale d u u r z a a m h e i d " aandacht aan de d u u r z a a m h e i d v a n digitale bestanden en v o l g d e ontwikkelingen op dit gebied ten aanzien van P a n a g o n .


2 7 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9

M e t de invoering van d e bij het eerste punt genoemde scenario zijn de v o l g e n d e kosten gemoeid v o o r 1 9 9 9 . In dit overzicht is in tegenstelling tot paragraaf 2.6 uitgegaan van de bestaande situatie (in paragraaf 2.6 werd uitgegaan van een O-situatie. In onderstaand overzicht is dus rekening g e h o u d e n met het feit dat ten behoeve van de pilot reeds een aantal licenties en de benodigde hardware is aangeschaft. De materiaal- en licentiekosten vallen in dit overzicht dus lager uit. prijs per stuk aanschaf extra licenties IDM Document Web SLU IDM Document SLU IDM Document services IDM additional document services IDM Doc services Oracle RT onderhoudskosten licenties per jaar (12%) onderhoudskosten huidige licenties extra benodigde server hardware aantal WNT servers Benodigd aantal WNT operating system licenties Extra geheugen, schijven, C P U etc. verwachte ondersteuning door leverancier Maatwerk, beantwoorden vragen, advies, installeren nieuwe versies etc.) De eenheid van aantal is dagen beheerkosten Backup/restore beheer Aanmaken gebruikers Aanmaken archieven, archiefgroepen, gebruikers groepen, priveleges etc. Onderhoud van archieven, gebruikers etc. Diverse beheerinspanningen Helpdesk voor gebruikers opieidingskosten medewerkers Opleidingen zijn niet noodzakelijk. Er kunnen wel inloopsessies worden georganiseerd. onderzoeks- en advieskosten

Totaal excl. B T W

subtotaal aantal 7.122

556 462 20.000 5.000 556

totaal prijs 0 0 0 0 0

0 0 0 0 0 0 7.122

1 1 0

25.000 1.500 5.000

30

49.500

185 185

60 25

11.100 4.625

185 185

40 20

125

160

7.400 3.700 5.365 20.000

31.500 25.000 1.500

49.500

1.650 52.190

0 0 80.000

220.312

De externe kosten bedragen fl 2 2 0 . 3 1 2 , Den interne kosten bedragen fl. 2 8 . 8 4 0 , De totale kosten bedragen dus fl. 2 4 9 . 1 5 2 , -

2 8 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Bijlage 1: Evaluatie gebruikerservaringen In n o v e m b e r 1 9 9 8 zijn 17 D M S pilotdeelnemers gei'nterviewd. A a n de hand v a n d e z e gesprekken is per geinterviewde een uitgebreid evaluatieformulier ingevuld. Hieronder zijn per v r a a g de antwoorden van de respondenten g e b u n d e l d . Bij elke vraag is aangegeven hoeveel keer een a n t w o o r d is gegeven en zijn de aanvullende opmerkingen v a n de pilotdeelnemers o p g e n o m e n . O p m e r k i n g van de auteurs: D e interviews zijn g e h o u d e n v o o r d a t een aantal belangrijke nieuwe functionaliteiten aan het D M S is t o e g e v o e g d . Daarom kan het zijn dat er een aantal g e n o e m d e aspecten aanmerkelijk verbeterd is. V o o r b e e l d e n van de verbeteringen zijn het sorteren van d o c u m e n t e n , p e r f o r m a n c e v a n het systeem, genereren van rapporten, g e a v a n c e e r d e zoekmogelijkheden etc.

Inleidende vragen H a d u ervaring met het gebruik v a n Netscape of Internet Explorer v o o r d a t u met B o u w d o c ging werken? 9 • ja, veel(2x) / redelijk(7x) / m a t i g ( l x ) 5 • nee H o e vaak werkt u met het D M S ? 1 • elke d a g 2 • o m de paar dagen 4 • wekelijks 5 • incidenteel 2 • alleen o m te testen Op 11 12 7 4 9

w e l k e manier gebruikt u B o u w d o c ? • ik maak dossiers aan • Ik v o e g d o c u m e n t e n t o e D i k wijzig kenmerken D i k bekijk d o c u m e n t e n D i k zoek d o c u m e n t e n

W a t vindt u in het algemeen v a n d e t o e g a n g tot de verschillende functies van B o u w d o c (logisch/gebruikersvriendelijk)? 9 • goed 3 • redelijk 0 • matig 0 • slecht Opmerkingen: • •

Niet alle k n o p p e n zijn e v e n logisch. K n o p p e n van Netscape en D M S w o r d e n w e l eens door elkaar gehaald. Verschil tussen p i c t o g r a m en 'handje' in browse lijst is niet duidelijk. Drie w a c h t w o o r d e n ( W i n d o w s , Internet, D M S ) is teveel van het g o e d e .

Archieven en dossiers bekijken W a t vindt u van de hierarchische structuur a r c h i e f / d o s s i e r / d o c u m e n t ? 14 • g o e d 0 • slecht Ziet u op het browse-scherm v o l d o e n d e kenmerken? (de 6 verplichte kenmerken en het d o o r het systeem gegenereerde d o c u m e n t n u m m e r ) 12 D j a 1 • nee Opmerkingen: •

K u n s t w e r k n u m m e r is v o o r ons archief belangrijk. Ik zou dat graag o p het b r o w s e scherm willen zien. Het mooiste zou het zijn, als je zelf kan aangeven welke k e n m e r k e n je o p het browse scherm ziet.


2 9 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Kenmerken (datamodel) Is de betekenis van de archief-, dossier- en d o c u m e n t k e n m e r k e n u duidelijk? 1 • nee 12 D j a Opmerkingen: • Redactie kenmerk is een verwarrende n a a m . Het roept andere associaties o p . W a t vindt u van het aantal (2) verplichte kenmerken bij een dossier? I • te veel I I • neutraal 0 • te w e i n i g W a t vindt u van het aantal (6) verplichte kenmerken bij een document? 5 • te veel 8 • neutraal 1 • te w e i n i g Opmerkingen • • • • •

D o e normaal gesproken niets met de kenmerken auteur, versie en status D e kenmerken versie en status gebruik ik niet T r e f w o o r d e n z o u d e n verplicht moeten zijn D o e meestal niets met versie nr en status Vijf karakters v o o r status te kort (n.v.t. past nl. niet)

G e b r u i k t u de optionele kenmerken bij het t o e v o e g e n van een dossier? (code, beheerder, locatie, inventarisnummer) 8 • nee 3 • ja, welke: c o d e , beheerder, locatie (2x), inventarisnummer G e b r u i k t u de optionele kenmerken bij t o e v o e g e n van een d o c u m e n t ? (Redactie, In/uit, Geadresseerde(n), A f z e n d e r , Referentiekenmerk, O n t v a n g s t d a t u m stuk, D a t u m geplande a f d o e n i n g , D a t u m feitelijke a f d o e n i n g , Behandelend medewerker, Activiteit, V e r z e n d d a t u m stuk, Classificatienummer, T r e f w o o r d e n , C o n t r a c t n u m m e r , S D B - n u m m e r , T o p c o d e , Rijkswegnummer, Uitgeleend a a n , V e r w i j z . naar andere d o c u m e n t e n , Vrije attributen) 8 • nee 5 • ja, welke: Redactie, ln/uit(2x), Geadresseerde(n) (2x), Afzender(3x), Referentiekenmerk(3x), O n t v a n g s t d a t u m stuk(3x). D a t u m geplande a f d o e n i n g , D a t u m feitelijke afdoening, Behandelend medewerker (2x), V e r z e n d d a t u m stuk, Classificatienummer (2x), Trefwoorden (2x), Contract n u m m e r , Verwijz. naar andere documenten (2x) Zijn hierover (de te registreren kenmerken bij een document) binnen u w afdeling / project afspraken gemaakt? 6 • nee 6 • ja (waar dan?): • • • •

O u d e afspraken M e t P A Z . Afspraken liggen vast in d o c u m e n t In brief d d . 1 7 - 0 6 - 9 8 , 3 2 8 8 . 9 8 D 5 8 In projectplan (2x)

M i s t u kenmerken die u bij een archief wilt opslaan en zo ja, zijn dit afdelings- of projectkenmerken? 14 • nee 0 Dja: M i s t u kenmerken die u bij een dossier wilt opslaan en zo ja, zijn dit afdelings- of projectkenmerken? 11 • nee 0 Dja:

3 0 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

M i s t u k e n m e r k e n die u bij een d o c u m e n t wilt opslaan en zo ja, zijn dit afdelings- o f projectkenmerken? 11 • nee 3 • ja: • •

verantwoordelijk DT-lid (2x) Kunstwerknummer

Z o u u het een probleem v i n d e n o m met het d o o r het systeem gegenereerde n u m m e r te w e r k e n ? 7 • nee 5 Dja: O p m e r k i n g e n van d e g e n e n die het een p r o b l e e m v i n d e n : • H e t n u m m e r zegt niets. Gebruikt nu P B M S / b e s t e k / S D B n u m m e r •

V i n d t het handig dat het huidige archief een o p e e n l o p e n d e n u m m e r i n g heeft z o n d e r g a t e n . Dit komt herkenbaarheid ten g o e d e . • Je m o e t eerst een d o c u m e n t invoeren v o o r d a t je een n u m m e r krijgt. Dat is o n h a n d i g , zeker als je het in het d o c u m e n t wilt o p n e m e n . Een n u m m e r m o e t dus snel en e e n v o u d i g te verkrijgen zijn. O p m e r k i n g e n van d e g e n e n die het geen p r o b l e e m vinden: • H e t z o u w e l even w e n n e n zijn (herkenbaarheid kan verloren gaan) • B e z w a a r is w e l dat je w e e r een n i e u w uniek nr krijgt, die helaas niet op het d o c u m e n t zelf staat • Liefst alleen als het in plaats k o m t van een ander nr, anders heb je er w e e r een n u m m e r bij • H e e f t d e auditor er geen bezwaar tegen dat n u m m e s niet o p e e n v o l g e n d zijn ? • Een n u m m e r moet d a n w e l vooraf snel en e e n v o u d i g te verkrijgen zijn, w a a r d o o r je het in het d o c u m e n t kunt o p n e m e n . H e e f t u b e h o e f t e aan een thesaurus of een trefwoordenlijst? 9 • nee 5 • j a (hoe stelt u zich dat voor?): Opmerkingen: • Thesaurus is handig bij het z o e k e n • A f s t e m m e n met gebruikers (2x) • Thesaurus van V & W gebruiken

Dossiers H e e f t u w e l eens een dossier t o e g e v o e g d ? 11 D j a 3 • nee

Toevoegen van documenten V o e g t u w e l eens d o c u m e n t e n toe? 12 d j a 2 • nee -> g a verder naar nieuwe versie van een document Welk 12 • 7 • 4 • 1 • 1 • 1 • 0 • 0 •

aanmaken

t y p e d o c u m e n t e n v o e g t u toe? externe d o c u m e n t e n Word Excel Powerpoint Access tekst bestanden (txt) E-mail anders, nl:

H o e gebruikersvriendelijk is het o m een extern d o c u m e n t toe te v o e g e n ? 12 • e e n v o u d i g 0 • neutraal 0 • moeilijk Opmerkingen: • •

W e l bewerkelijk Het z o u handig zijn, w a n n e e r je het d o c nr z o u zien bij het t o e v o e g e n . 31 van 47

PILOT D M S 3288-98.D.116

versie: 3.0 2 5 januari 1999

Hoe gebruikersvriendelijk is het o m een digitaal d o c u m e n t toe te v o e g e n ? 6 • eenvoudig 1 • neutraal 0 • moeilijk Opmerkingen: •

Lastig dat d i a l o o g box standaard steeds met H T M L extentie komt. Z o u ook graag een default directory in willen stellen (2x)

A l g e m e n e o p m e r k i n g bij toevoegen van een d o c u m e n t : •

Zie graag w a t meer mogelijkheden bij het verwijzen naar een ander document

Nieuwe versie van een document aanmaken (uitcheck/incheck mechanisme) Is het duidelijk w a a r v o o r het mechanisme van u i t c h e c k e n / i n c h e c k e n gebruikt kan w o r d e n ? 10 D j a 5 • nee Heeft u w e l eens d o c u m e n t e n ingecheckt/uitgechecked? 6 • ja 8 • nee -> g a verder naar viewer Opmerkingen: • • Zo 3 1 1 2

ja: • • • •

Ik zet alleen d o c u m e n t e n met de status definitief in het D M S Systeem gaf vaak een foutmelding bij het inchecken (2x) h o e g i n g het inchecken van d o c u m e n t e n ? goed redelijk matig slecht

W a t vindt u v a n het mechanisme dat u zelf moet kiezen v o o r een locatie voor het opslaan van een uit te checken d o c u m e n t ? 3 • goed 0 • redelijk 1 • matig 0 • slecht Opmerkingen: •

Het z o u mogelijk moeten zijn o m een default directory in te stellen voor het uit te checken document.

Viewer Heeft u w e l eens d o c u m e n t e n geviewd? 5 • nee 8 • ja Hoe g i n g het v i e w e n ? 4 • goed 1 • matig 3 • slecht A l g e m e n e o p m e r k i n g e n over de viewer: • Het is niet duidelijk dat externe d o c u m e n t e n eigenlijk niet geviewd kunnen w o r d e n . • Het v i e w e n werkte o n h a n d i g • Het v i e w e n was traag (3x)

32 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Beveiliging V i n d t u het verschil tussen A d m i n - , viewer-, author- en o w n e r r e c h t e n duidelijk? 3 • ja, het is m e helemaal duidelijk 7 • ja, het is me redelijk duidelijk 3 • nee, het is me niet g e h e e l duidelijk 1 • nee, het is totaal niet duidelijk Opmerkingen: • •

N a cursus was het duidelijk. N u is het w e g g e z a k t (3x) Verschil tussen o w n e r en author niet helemaal duidelijk (3x)

Is het u duidelijk hoe de beveiliging in B o u w d o c is geregeld? (overerving van rechten v a n archief op dossier op d o c u m e n t ) 4 • nee 10 D j a W a t vindt u van het beveiligingsmechanisme? 12 • goed 2 • redelijk 0 • matig 0 • slecht Opmerkingen: •

H a n d i g dat daartoe geautoriseerde medewerkers zelf de beveiliging kunnen aanpassen

V i n d u het belangrijk dat andere Bouwdienstmedewerkers o o k kennis k u n n e n nemen van de d o c u m e n t e n die u opslaat? 5 • ja, van alle d o c u m e n t e n 6

1 2

• Behalve van geheime/vertrouwelijke d o c u m e n t e n (3x) • ja, van s o m m i g e d o c u m e n t e n , nl: • DT-stukken • Aanschrijvingen (2x) • A u d i t rapporten • Een aantal project d o c u m e n t e n • nee • anders, nl: • •

A l l e e n projectteam hoeft kennis te hebben v a n d o c u m e n t e n H e t is h a n d i g als alle (indirect) betrokkenen bij een d o c u m e n t k u n n e n

Heeft uw w e l eens de toegangsrechten/beveiliging van een dossier aangepast? 5 Dja 9 • nee Opmerkingen: •

Bij beveiliging w o r d t er standaard met groepen gewerkt. Echter je kan niet zien w i e er in een bepaalde groep zit. Dit is o n h a n d i g .

Heeft u w e l eens de t o e g a n g s r e c h t e n / b e v e i l i g i n g v a n een d o c u m e n t aangepast? 6 Dja 8 • nee -> g a d o o r naar z o e k e n W a t was d e reden van het aanpassen van de t o e g a n g s r e c h t e n ? 1 • extra beveiling 1 • betere toegankelijkheid v o o r andere gebruikers 6 • alleen getest


33 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Zoeken Heeft u w e l eens gebruik g e m a a k t van de normale zoekfunctionaliteit? 11 D j a 3 • nee Opmerkingen: • M a a k gebruik van het b r o w s e scherm o m te zoeken Heeft u wel eens gebruik g e m a a k t van de geavanceerde zoekfunctionaliteit (met booleaanse operatoren)? 3 Dja 11 • nee V i n d t u via het z o e k m e c h a n i s m e over het algemeen de i n f o r m a t i e / d o c u m e n t e n waarnaar u zoekt? 8 • ja 3 • nee Opmerkingen: • • •

Heb geen last v a n het onderscheid hoofd/kleine letter o m d a t dit bij het o u d e systeem ook al z o was. H e b veel last v a n onderscheid tussen hoofd/kleine letters (3x) O n h a n d i g dat je bij het z o e k e n een kenmerk exact moet invullen (3x)

Is het onderscheid tussen het full-text zoeken en het zoeken o p kenmerken duidelijk? 5 Dja 6 • nee Opmerking •

Plek voor het veld full-tekst is te ver weggestopt (2x)

Gebruikt u het z o e k m e c h a n i s m e w e l eens o m te zoeken naar i n f o r m a t i e / d o c u m e n t e n in andere archieven dan die w a a r u normaliter aan werkt? 11 • nee 2 • ja Zo • • • • • •

ja, naar welke informatie zoekt u d a n ? Aanschrijvingen Reiskosten DT-stukken DT-verslagen DT-agenda Stuurgroep ...

• • •

Bij breed gebruik in de t o e k o m s t zal het vooral handig zijn o m te z o e k e n naar oudere stukken D o c u m e n t e n waarin een bepaald onderwerp aan de orde k o m t W i e w e e t meer van een bepaald onderwerp

Z o u u graag bij het z o e k e n de optie willen hebben o m een z o e k o p d r a c h t tegelijk o p intranet en in B o u w d o c uit te voeren? 5 Dja 9 • nee Opmerkingen: •

Gebruikt intranet nooit (2X)

Rapportage Heeft u w e l eens gebruik g e m a a k t van de mogelijkheid o m de gegenereerde "browse-lijsten" af te drukken? 7 • ja 6 • nee Opmerking


3 4 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


H e e f t u er behoefte aan diverse rapportages d o o r het systeem te laten genereren? 2 • nee 9 • ja, t.b.v. : • O v e r z i c h t e n ingaande en uitgaande post • Bepaalde lijsten w o r d e n nu in W o r d gemaakt. • O v e r z i c h t e n per kwartaal van b i n n e n g e k o m e n aanschrijvingen (2x) • Rappellijsten (2x) • Uitdraai van alle zoekresuItaten • •

Overzichten voor in de m a p . Die kan je dan gebruiken v o o r o p e e n v o l g e n d e aansluitende n u m m e r i n g Archiveringslijsten

Cursus / handleiding / helpfunctie Bent u o p de (1/2 daagse) gebruikerstraining geweest? 11 D j a 3 • nee V i n d t u een gebruikerstraining z i n v o l ? I • ja, een cursus is noodzakelijk o m met B o u w d o c te kunnen w e r k e n I I • ja, een cursus is toch w e l h a n d i g 1 • nee, het systeem is z o e e n v o u d i g in het gebruik dat de handleiding v o l d o e n d e was Opmerkingen: • Het systeem is wel e e n v o u d i g aan te leren, maar een aantal m e n s e n zal het moeilijk lukken zonder cursus. Heeft 1 • 3 • 3 • 10 •

u gebruik gemaakt van d e gebruikershandleiding? nee ja, ik heb hem helemaal d o o r g e l e z e n ja, ik heb hem gedeeltelijk d o o r g e l e z e n ja, ik heb hem gebruikt o p het m o m e n t dat ik iets wilde w e t e n w a a r ik niet u i t k w a m

W a t vindt u van de gebruikershandleiding? 11 • g o e d 2 • redelijk 0 • matig 0 • slecht Opmerking: • •

Niet alles staat in de h a n d l e i d i n g Handleiding moet in het Fries

W a t vindt u van de helpfunctie in het systeem? 2 • goed 0 • redelijk 1 • matig 0 • slecht 11 • nooit gebruikt Opmerkingen: • •

H a n d l e i d i n g in systeem is Engels-talig. Dit is o n h a n d i g (2x) Handleiding zou overeen m o e t e n k o m e n met aangepaste D M S en niet met standaard D M S

3 5 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Tenslotte W a t vindt u over het algemeen van de snelheid van het systeem? 2 • goed 2 • redelijk 7 • matig (wanneer stoort dit het meest?) 3 • slecht (wanneer stoort dit het meest?) Opmerkingen: • • •

Als je haast hebt is alles traag. Systeem w e r k t niet trager als andere p r o g r a m m a ' s Opstarten van de browser is traag Traagheid met name lastig als je snel veel documenten wilt t o e v o e g e n (2x)

W a t vindt u over het algemeen van de gebruikersvriendelijkheid van het systeem? 9 • goed 6 • redelijk 1 • matig 0 • slecht V i n d t u het systeem geschikt o m u w d o c u m e n t e n te beheren zoals beschreven in Elementair? 10 D j a 2 • nee (waarom niet?) •

De volledigheid van een d o c u m e n t kan niet gecontroleerd w o r d e n . M e t ander w o o r d e n beheer van d o c u m e n t e n houdt meer in als het opslaan in een systeem.

•

Volledigheid hangt n o g steeds af van de afspraken die je maakt

D e n k t u dat er nadere afspraken (naast de "Elementaire afspraken") o p het gebied van documentbeheer bij de Bouwdienst noodzakelijk zijn? 5 • nee 4 • ja, o p deze gebieden: •

Organisatorische vlak. Zorgen dat de originele geautoriseerde stukken o o k bij de beheerder komen.

•

Ten behoeve van overdracht naar SSA

•

Iedereen op de afdeling gebruikt o p een verschillende manier archiefcodes. Iedereen zou het op dezelfde manier moeten d o e n . Soms z o u d e n er wel meer afspraken gemaakt moeten worden w a a r a a n iedereen zich zou moeten h o u d e n . Helaas is de B o u w d i e n s t cultuur daar niet naar.

•

W a t zijn de meest negatieve punten van B o u w d o c ? • O n h a n d i g dat je geen folders (dossiers) kunt w e g g o o i e n • Bij het t o e v o e g e n van een d o c u m e n t moeten elke keer o p n i e u w de velden w o r d e n ingevuld. Het zou handiger zijn als de laatst ingevulde w a a r d e n bewaard bleven. • Te vaak was het systeem niet beschikbaar of waren er problemen mee (3x) • G e e n mogelijkheid o m eigen velden te creeren • Te vaak een w a c h t w o o r d invullen ( W i n d o w s , Internet, D M S ) • Te traag (4x) • Je moet teveel scrollen. Belangrijke k n o p p e n z o u d e n niet w e g m o g e n scrollen (2x) •

Het R e g . nr moet automatisch gegenereerd kunnen w o r d e n , volgens een bepaalde structuur. Nummers moeten aaneensluitend o p l o p e n d zijn (2x)

• • • • •

Het onderscheid tussen author- en ownerrechten is niet geheel duidelijk Aantal verplichte d o c u m e n t k e n m e r k e n te groot Formaat van de gegenereerde rapporten is niet optimaal (2x) O n d e r s c h e i d h o o f d / k l e i n e letters bij z o e k e n W e w o r d e n weer een stukje afhankelijker van de computer. Het is met n a m e de vraag of het netwerk dat g o e d aan kan.

•

D o c u m e n t e n zijn niet rechtstreeks vanuit een applicatie in het D M S op te slaan.


36 van 4 7

PILOT D M S 3288-98. D.116


W a t zijn d e meest positieve punten van B o u w d o c ? • Iedereen registreert/archiveert op dezelfde manier (2x) • H e t is werkplek onafhankelijk (3x) • H e t is erg gebruikersvriendelijk (5x) • Structurering van archieven • Eerste stap gezet naar dossierloos werken • B o u w d i e n s t b r e d e informatiebron (2x) • V o l g e n van het behandelings traject • • • • • • •

C e n t r a l e informatie v o o r de Bouwdienst medewerkers. Het is een grote bibliotheek (3x) Het kan e e n v o u d i g d o o r iedereen gebruikt w o r d e n (2x) Systeem heeft veel mogelijkheden Beveiliging is g o e d geregeld. Beveiliging kan aangepast w o r d e n (3x) D e mogelijkheid o m electronische d o c u m e n t e n toe te voegen (3x) Uitwisseling van d o c u m e n t e n met anderen is e e n v o u d i g (3x) E e n v o u d i g e structuur

W e l k e functionaliteiten mist u het meest in B o u w d o c ? • Structuur v o o r t r e f w o o r d e n • K o p p e l i n g met E-mail • Lezen v a n d o c u m e n t e n • G e e n mogelijkheid automatische verwijzing • • • •

A u t o m a t i s c h e (opeenvolgende) n u m m e r i n g (4x) (opm auteur: wel 3 verschillende n u m m e r i n g voorstellen) Titel o p het b r o w s e scherm m a g breder ' K o p i e e r ' functie w a n n e e r een nieuw d o c u m e n t w o r d t t o e g e v o e g d , waarvan k e n m e r k e n o n g e v e e r gelijk zijn aan kenmerken van een reeds t o e g e v o e g d d o c u m e n t V e r w i j d e r e n van een dossier (2x)

•

M e e r d e r e d o c u m e n t e n in een keer k u n n e n verwijderen (2x)

•

Bij z o e k e n o p kenmerk, m o e t je altijd k u n n e n z o e k e n o p kenmerk bevat

•

Het z o u h a n d i g zijn w a n n e e r je in een arch ief/dossier bezig bent, dat je dan direct (dus niet via o m w e g ) alleen in dat betreffende archief kan z o e k e n

•

Het z o u h a n d i g zijn als je bij een d o c u m e n t e n / o f dossier zou kunnen a a n g e v e n o f het volgens de archiefwet bewaard moet worden Het z o u h a n d i g zijn, als je vrije kenmerken, zelf een n a a m zou kunnen geven V o l l e d i g e integratie met M S - o f f i c e 'Pick-lijsten' v o o r bv auteurs (2x) G e a v a n c e e r d e filter functies zoals in bv M S - A c c e s s

• • • •

V i n d t u het systeem in zijn huidige vorm geschikt v o o r invoering bij de B o u w d i e n s t ? 11 D j a 3 • nee ( w a a r o m niet?) •

Het systeem was te vaak niet g o e d beschikbaar

• • •

R e g . nr m o e t automatisch gegenereerd w o r d e n Scrollen bij t o e v o e g e n o n h a n d i g Systeem n o g niet snel g e n o e g

H o e is d e o n d e r s t e u n i n g bij vragen e n / o f p r o b l e m e n ? 14 • g o e d 0 • redelijk 0 • matig 0 • slecht Opmerkingen: •

Bijna geen ondersteuning nodig g e h a d . Het meeste sprak voor zich.

V 3 o l d• o egtodeed D M S - p i l o t aan u w v e r w a c h t i n g e n ? 4 • redelijk 1 • matig 0 • slecht B o u w d i e n s t Rijkswaterstaat

3 7 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9

Algemene stellingen eens

Het is belangrijk dat alle BD-medewerkers op een e e n v o u d i g e manier elkaars d o c u m e n t e n kunnen inzien (mits daartoe geautoriseerd). Het z o u h a n d i g zijn w a n n e e r je vanaf het intranet een d o c u m e n t rechtstreeks kan opvragen uit het D M S (mits daartoe geautoriseerd). Door het gebruik van een D M S kan ik beter mijn werk d o e n . D o o r het gebruik van een D M S kan ik altijd snel de d o c u m e n t e n terugvinden die ik n o d i g heb.

12

deels mee eens 4

13

1

0

3 11

8 3

3 1

Het is een stap vooruit als de Bouwdienst een D M S in gebruik neemt. Het is belangrijk dat alle BD-medewerkers (mits daartoe geautoriseerd) d o c u m e n t e n k u n n e n toevoegen (niet alleen projectondersteuners en secretariaatsmedewerkers).

14

2

0

6

5

5

oneens

0

Andere opmerkingen over het systeem of de pilot: •

Z o s p o e d i g mogelijk een besluit nemen over de invoering

•

Rapidfile werkt als registratiesysteem g o e d . P a n a g o n biedt echter veel meer mogelijkheden.

3 8 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

Bijlage 2: Resultaat koppelingsonderzoek Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat

Onderzoek koppeling Intranet met Panagon DMS-systeem Versie: Datum: Referentie:

2.0 (verwerking initieel commentaar Mevr. Haakman/Dhr. Helwig) 2 november 1998 Infonet (PBMS 3288)

Square Document Management Systems Buitenop 5 6041 L A Roermond Tel.: 0 4 7 5 - 3 5 5 1 0 0 Fax.: 0 4 7 5 - 3 5 5 1 9 9

3 9 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Onderzoek mogelijkheden Intranet koppeling met Bouwdienst DMS Onderzocht is hoe het D M S van Rijkswaterstaat afdeling Bouwdienst gekoppeld kan worden met Verity Search97 zodat Intranet gebruikers de documenten in het D M S kunnen benaderen. Vijf mogelijke koppelingen worden in dit document beschreven : 1. Via FileNet Web Publisher 2. Replicatie naar File Systeem 3. 2 zoek-engines aanroepen vanuit 1 zoekscherm 4 . Verity's Search97 uitbreiden met modules voor indexeren en ophalen van documenten. 5. Gebruik van collecties van Search 97 bij oplossing met Search97 uitbreidings modules.

4 0 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1 9 9 9

Ad. 1 Via FileNet Web Publisher : Documenten opgeslagen in het Document Management s y s t e e m (DMS) worden door W e b Publisher geconverteerd naar H T M L , GIFs en J P E G files, welke dan op een filesysteem kunnen w o r d e n opgeslagen. Dit filesysteem is voor S e a r c h 9 7 toegankelijk waardoor S e a r c h 9 7 deze files kan indexeren. V o o r w a t betreft het indexeren en zoeken is er nu functioneel geen verschil tussen een N O V E L directory of de directory waar W e b Publisher het geconverteerde document heeft opgeslagen. De beveiliging van het D M S gaat hiermee verloren omdat de geconverteerde documenten niet meer door het D M S beheerd worden. Het is wel mogelijk alleen documenten te converteren welke een status hebben van " p u b l i s h e d " , wat overeenkomt met op zijn minst " V I E W E R " rechten voor de groep "General users" in het D M S .

DMS

Web Publisher

-CT-rg. file Formaat Ondersteunde

Verity W e b Client

W e b Server

W M L

Ophalen document

file forma ten

A m i P r o 1 . 1 , 1.2,2.0, 3.1 A S C I I S t a n d a r d P C n/a F r a m e M a k e r 3 . 0 , 4.0, 5.0 Interleaf (ASCII) 1.1, 5.0, 5.2, 6.0 M S Word ( D O S and Windows) D O S 3.0, 3 . 1 , 4 . 0 , 5.0, 5.5, 6.0 W i n d o w s 1.0, 2.0, 6.0, 7.0, 8.0 R i c h Text Format ( R T F ) n / a W o r d P e r f e c t ( D O S a n d W i n d o w s ) 5 . X , 6.0, 6 . 1 , 7.0, 8.0.225 Write 3.X P o w e r P o i n t 7.0, 8.0 E x c e l 7.0, 8.0 Autocad Bitmap C o m p u t e r G r a p h i c s Metafile Corel Draw Devic-lndependent Bitmap Digital R e s e a r c h Encapsulated PostScript G r a p h i c s Interchange F o r m a t Hewlett P a c k a r d G r a p h i c s L a n g u a g e Joint Photographies Experts G r o u p ( J P E G ) Micrografix D e s i g n e r Microsoft Paint Paint Paint P o t a b l e Network G r a p h i c s Lotus PIC R a s t e r Image Format T a g g e d Image File Format WordPerfect Graphics W i n d o w s Metafile


.sam \txt \rrif *.doc *.doc

\rtf *.wpd *.wri \ppt *.xls \dxf *.bmp *.cgm \cdr *.dib *.gem *.eps *.gif *.plt *jpg \drw *.msp *.pcc *.pcx *png *.pic *.ras *.tif *.wpg *.wmf

41 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

25 januari 1999

Voordelen voor gebruiker; • Onafhankelijk van bron-applicatie kunnen alle documenten opgevraagd en bekeken worden. •

Een consistente user-interface voor het zoeken binnen het IntraNet.

Nadelen voor gebruiker: • •

Niet alle file-formaten worden ondersteund (zie bovenstaande lijst). De beveiliging van het D M S wordt genegeerd. Doordat de documenten geconverteerd opgeslagen staan in een directory, heeft het D M S geen controle meer over de toegang tot die documenten.

Voordelen voor beheerder: • Het betreft standaard-software, minder maatwerk noodzakelijk. • User interface van Web applicatie hoeft niet te worden aangepast. Nadelen voor beheerder: • Niet alle file-formaten worden ondersteund (b.v. Autocad). • De beveiliging van het D M S wordt verwaarloosd. Doordat de documenten geconverteerd opgeslagen staan in een directory, heeft het D M S geen controle meer over de toegang tot die documenten. Realisatie: • A a n s c h a f W e b Publisher (release datum verwacht rond januari 1999) • Configuratie van systeem. • Bekeken moet worden hoe documenten aangeboden moeten worden aan Web Publisher, zodat deze de documenten automatisch kan converteren alvorens een gebruiker het document opvraagt.

Ad. 2 Replicatie naar Filesysteem : Een oplossing vergelijkbaar met die van FileNet W e b Publisher, alleen worden de documenten nu niet geconverteerd naar H T M L maar blijven ze in hun oorspronkelijk formaat. Ook hier wordt de beveiliging van het document, net zoals bij de W e b Publisher oplossing, genegeerd/losgelaten. Verity W e b Client

DMS

Repliceer

u r i g . file Formaat

u r i g . me Formaat

W e b Server

ZoeK en Ophalen document

De functies van het repliceerproces kunnen volledig aan de behoefte aangepast worden. Voorbeelden hiervan: 1) Nieuwe documenten: Het repliceren van het nieuwe D M S document kan afhankelijk worden gemaakt van b.v. documentstatus, beveiliging en tijdstip

42 van 47

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

2) Nieuwe versie: Indien een nieuwe versie van het D M S document wordt aangemaakt kan de kopie, op de web-server, van de vorige versie van het document wel of niet w o r d e n verwijderd. Het kan gebeuren dat er in een oudere versie van het document een bepaald woord wel voorkomt, maar niet meer in de laatste versie. Deze oudere versie wordt dan wel of niet gevonden. 3) Beveiliging: Minimale toegangsrechten, welke een voorwaarde zijn voor het al of niet repliceren van het document naar de W E B server, kunnen gedefineerd w o r d e n . Indien de beveiliging van een document wordt aangepast in het D M S , moet/mag het d o c u m e n t van de W E B server verwijderd worden ? Voordelen voor gebruiker: •

Doordat de documenten buiten het DMS worden geindexeerd, is het voor de gebruiker transparant dat het om documenten gaat welke in een DMS zijn opgeslagen.

•

Een consistente user-interface voor het zoeken binnen het IntraNet.

Nadelen voor gebruiker: •

Indien het document niet gerepliceerd is, is het ook niet beschikbaar. Het is mogelijk dat er nog andere documenten in het DMS zijn opgeslagen welke niet gerepliceerd zijn (afhankelijk van b.v. status en toegangsrechten). Dit betekent dat deze dan ook niet beschikbaar zijn voor de gebruiker.

Voordelen voor beheerder: • Eenvoudigste maar toch flexibelste oplossing. •

User interface van de W e b Server applicatie hoeft niet te worden aangepast.

Nadelen voor beheerder: • • •

Doordat de oorspronkelijk fileformaten worden aangehouden, moet de gebruiker de desbetreffende bronapplicatie geinstalleerd hebben. Gebruikers kunnen kopie van document opvragen en wijzigen (niet terugplaatsen) wat kan leiden tot fraude/verlies aan data-integriteit. Het repliceerproces is volledig maatwerk.

Implementatie: • M a a t w e r k nodig dat de nieuwste versie van documenten repliceert naar de W e b server. Dit is relatief eenvoudig maatwerk. A d . 3 Twee zoek-enqines aanroepen vanuit 1 zoekscherm : Het z o e k s c h e r m moet worden aangepast zodat eerst gezocht wordt in T o p i c ' s S e a r c h 9 7 en daarna in het D M S . Het zoekresultaatscherm is dan opgedeeld in twee delen, resultaat van S e a r c h 9 7 en resultaat van D M S . Verity W e b Client DMS

IDM WEB

Orig. file Formaat


Orig. file Formaat

W e b Server

Zoek en Ophalen document

43 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116


Bij het zoeken in het D M S zal het beveiligingsconcept van het D M S voll gehouden w o r d e n . Alleen documenten waartoe een gebruiker minimaal " V I E W E R ' rechten heeft, worden gevonden. Dit betekent dat als een gebruiker zich als " g a s t " in het D M S aanmeldt, deze slechts een sub-set van de documenten zal zien, namelijk alleen die documenten waartoe iedereen toegang heeft. A l s de gebruiker zijn eigen account van het D M S gebruikt, heeft hij toegang tot meer documenten dan alle anderen. Zo kan een gebruiker toegang hebben tot diverse archieven wat betekent dat hij ook toegang heeft tot alle documenten in die archieven. Niet alle documenten uit deze archieven zijn echter gepubliceerd en dus niet toegankelijk voor " g a s t " gebruikers. Het aanmelden als " g a s t " kan transparant voor de gebruiker plaats vinden. Alleen als hij/zij gebruik wil maken van zijn/haar eigen D M S account moet dit worden opgegeven. Voordelen voor gebruiker: • Gebruikers kunnen inloggen als " g a s t " wat toegang geeft tot vrij gegeven documenten. • Gebruikers kunnen echter ook inloggen onder hun eigen login-account voor het D M S . Een zoekopdracht kan dan meer documenten retoerneren omdat deze gebruiker toegangsrechten heeft op meer dan alleen vrij gegeven documenten. Nadelen voor gebruiker:

•

Response-tijden bij zoeken worden langer omdat eerst Search97 doorzocht moet worden en daarna het D M S .

Voordelen voor beheerder: • Documenten in het D M S blijven beveiligd. Nadelen voor beheerder: • Het zoekscherm en het zoekresultaat-scherm van de intranet oplossing moeten worden aangepast. Tevens moet het zoekscherm voor het D M S (op de D M S server) aangepast w o r d e n . Eerst moet de gebruiker inloggen alvorens de zoekopdracht kan worden uitgevoerd. Dit inloggen hoeft slechts 1 keer per opstart van Netscape (Netscape-sessie) te gebeuren. • Een zoekopdracht moet door 2 systemen worden uitgevoerd. De belasting op de servers neemt toe. • Indien er nog andere systemen bestaan of bijkomen welke door Search97 geindexeerd moeten worden, dan kan deze manier van aanpak resulteren in een zeer complex z o e k s c h e r m . Voor elke ander systeem wordt de complexiteit van het zoekscherm steeds groter en neemt de reponse-tijd toe.

Implementatie: • Aanpassing zoeken resultaatscherm op Intranet server • Schrijven zoekpagina voor D M S server • De Intranet server (Netscape) is een andere server dan de D M S web server (Microsoft). De samenwerking tussen beide servers moet worden onderzocht (voor navigatie e.d.) • Indien er nog meer zoeksystemen bestaan bij Rijkswaterstaat welke ook op die manier " g e k o p p e l d " worden, kunnen het zoekscherm en het zoekresultaat scherm vrij complex worden. 4 4 van 4 7

PILOT D M S

versie: 3.0

3288-98.D.116

2 5 januari 1 9 9 9

A d . 4 Verity's S e a r c h 9 7 uitbreiden met modules voor indexeren en ophalen van documenten: Search97 kan in principe alleen documenten indexeren als deze direct benaderbaar zijn. Dit is bij een D M S niet het geval. De document zijn volledig afgeschermd. Het is echter mogelijk S e a r c h 9 7 uit te breiden met modules. Deze modules kunnen b.v. in een D M S inloggen en alle nog niet geindexeerde documenten opvragen en ter indexering aanbieden aan S e a r c h 9 7 . Indien een gebruiker het document wenst op te halen, wordt een andere module welke toegevoegd is aan S e a r c h 9 7 aangeroepen. Deze module zal dan het gevraagde document uit het D M S halen en aan de gebruiker aanbieden. Het is voor de gebruiker volledig transparant dat dit gebeurt. Het user interface hoeft dus niet te worden aangepast. Nadeel is ook hier dat de beveiliging van het D M S wordt genegeerd bij het indexeren en opvragen. Wel kan er voor gekozen worden dat alleen documenten welke zijn vrijgegeven (General users • VIEWER) geindexeerd en opvraagbaar zijn.

nde-xeren

DMS

Form

Verity

Opha-len

Verity W e b Client

Voordelen voor aebuiker: •

Het is voor de gebruiker volledig transparant dat het document uit het D M S komt.

Nadelen voor gebruiker: •

•

Response tijd is langer dan bij de andere oplossing bij het opvragen van een document. S e a r c h 9 7 moet namelijk eerst het document uit het D M S halen zodat de gebruiker een kopie krijgt. Alleen documenten welke gepubliceerd zijn, worden geindexeerd.

Voordelen voor beheerder: •

Geen maatwerk voor user-interface (zoekschermen).

Nadelen voor beheerder: •

De modules, nodig voor het indexeren en ophalen van het document, zijn vrij complex. Het betreft hier klant-specifiek maatwerk wat volledig nieuw moet worden gebouwd.

•

Zwaardere server-belasting door complexiteit van oplossing.

Implementatie: • Schrijven modules voor indexeren en ophalen van D M S documenten. Bouwdienst Rijkswaterstaat

45

v a

n 47

PILOT D M S 3288-98.D.116


Ad. 5 Gebruik van collecties van Search 97 bij oplossing met Search97 uitbreidinqsmodules Het D M S werkt met groepen voor de beveiliging. Een document kan benaderbaar zijn voor diverse groepen. Door nu binnen Search97 collecties aan te maken welke overeenkomen met de groepen binnen het D M S is het mogelijk toegang tot documenten op groepsniveau te regelen door een gebruiker toegang te geven tot een van deze collecties. De rest van de implementatie is vergelijkbaar met de vorige voorgestelde oplossing.

Voordelen voor gebruiker: • Het is voor de gebruiker volledig transparant dat het document uit het D M S komt. • Beveiliging van het document in het D M S wordt gehandhaafd. Nadelen voor gebruiker: • Repsonse tijden zijn slechter dan bij de oplossingen waarbij het document uit het D M S gerepliceerd wordt naar de Web server, aangezien door Search97 geindexeerd is.

Voordelen voor beheerder: • Geen maatwerk voor user-interface (zoekschermen). • Beveiliging van het document in het D M S wordt gehandhaafd.


4 6 van 4 7

PILOT D M S 3288-98.D.116

versie: 3.0 25

januari

1999

Nadelen voor beheerder: • De modules voor het indexeren en ophalen van het document zijn complex. Het betreft hier klant-specifiek maatwerk wat volledig nieuw moet worden g e b o u w d . • V o o r ieder archief bestaan 2 groepen in het D M S wat betekent: 2 collecties in S e a r c h 9 7 . Bij 1 0 0 0 archieven is het aantal collecties niet meer beheersbaar. • Er moet een voorziening komen om gebruikers toegang te geven tot de collecties. • Door complexe set-up is s y s t e e m moeilijker te beheersen.

Implementatie: • Schrijven modules voor indexeren en ophalen van D M S d o c u m e n t e n . • Rekening houden met groepen en collecties.

Opmerking m.b.t. Search97 : (Twee zoek-engines aanroepen vanuit 1 zoekscherm), is het afhankelijk van de configuratie van Search 9 7 hoe de gebruiker het resultaat van zijn zoekopdracht gepresenteerd krijgt. De manier waarop het document op het werkstation van de gebruiker geopend wordt, is ook volledig afhankelijk van de configuratie van Search97. Bij Oplossing 3 is er sprake van een nog te ontwikkelen z o e k s c h e r m . Hier kan dan ook de manier van presenteren en openen van het document nog worden bepaald. Bij alle o p l o s s i n g e n , b e h a l v e o p l o s s i n g 3

Conclusies: De oplossingen met uitbreidingsmodules voor Search97 (4 en 5) zouden wel eens te complex/arbeidsintensief kunnen zijn om te implementeren. De oplossing met replicatie naar het Filesysteem (2) is redelijk eenvoudig en efficient te implementeren. De oplossing met WebPublisher (1) heeft als voordeel dat het document beschikbaar is in H T M L formaat waardoor niet alle gebruikers alle applicaties hoeven te installeren. De oplossing met t w e e zoekopdrachten vanuit 1 zoekscherm (3) betekent redelijk wat werk op het gebied van het user-interface. Het is voor de gebruiker niet meer 1 0 0 % transparant wat er gebeurt. Ook kunnen responsetijden oplopen.

Voorstel: Replicatie van D M S documenten naar een FileSysteem (oplossing 2) die dan door S e a r c h 9 7 geindexeerd kunnen w o r d e n , is de eenvoudigste en meest transparante oplossing. Het maatwerk behelst het schrijven van een server-executable die de documenten uit het D M S haalt en deze in een directory plaatst. Deze directory is toegankelijk voor Search97 ter indexering. T e v e n s is het transparant voor de gebruiker dat de documenten oorspronkelijk in een D M S waren opgeslagen.


47

v a n

47

ID* 13 4? ft. Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat. Bouwdienst Rijkswaterstaat PILOT DMS; Eindrapportage

Recommend Documents