Z4-d87 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directie Personeelszaken
Deelnota
OPLEIDINGSBELEID
U|OZ
Onderafdeling Vorming en Opleiding november 1982
INHOUDSOPGAVE
pagina
VOORWOORD
1.
INLEIDING
2
1.1.
Spanningsvelden in het opleidingsbeleid
2
1.2.
Het kader van deze nota
2
1.3.
Doel van de nota
4
1.4.
Karakter en opbouw van de nota
4
1.5.
Enkele begrippen
5
2.
DE HUIDIGE SITUATIE
6
2.1.
Inleiding
6
2.2.
Bestaande werkzaamheden
6
2.2.1. Het introduceren van nieuwe medewerkers
6
2.2.2. Voorlichting geven en studie-advisering
7
2.2.3. Het verstrekken van studiefaciliteiten
8
2.2.4. Het inventariseren van opleidingsbehoeften
8
2.2.5. Het opzetten en uitvoeren van cursussen
9
2.2.6. Ontwikkelen en in stand houden deskundigheid van vormings'- en opleidingsmedewerkers
12
2.2.7. Het evalueren en bijstellen van vormings- en oplei di ngsact ivi tei ten
12
3.
ONTWIKKELINGEN
13
3.1.
Inleiding
13
3.2.
Maatschappelijke ontwikkelingen
13
3.3.
Invloed gedragswetenschappen
14
3.4.
Verslechtering van de economische situatie
14
3.5.
Het;"Rapport Vonhoff"
15
4.
UITGANGSPUNTEN VOOR HET OPLEIDINGSBELEID BIJ VERKEER EN WATERSTAAT
16
I 5. 5.1. 5.2, 5.2.1. 5.2.2.
DE VERDERE ONTWIKKELING VANjHET OPLEIDINGSBELEID Inleiding Korte termijn Decentralisatie Evaluatie !
pagina 18 18 19 19 19
5.2.3. Opleidingsbehoefte van de lagere echelons 5.2.A. Nazorg 5-3. Langere termijn
20 21 21
5.3.1. 5.3.2. 5.3.3. 5.3.^.
21 22 2k 25
Inventarisatie van de totale opleidingsbehoefte Confectie en maatwerk Kwaliteit en kwantiteit van de opleidingsfunctie Studiebegeleiding j
5.3.5. De onderlinge afstemming vaiji het opleidingsbeleid en het beleid betreffende organisatie
25
5.3.6. De onderlinge afstemming vatti het opleidingsbeleid en het beleid betreffende informatievoorziening
27
5.3.7. Onderlinge afstemming van het opleidingsbeleid en het loopbaanbeleid 5.3-8. Participeren in bij- en omscholingsprojecten 5.3.9. Emancipatiebeleid
28
6.
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN f
30
6.1.
Conclusies
i
30
|
31 31 31
6.2. Aanbevelingen 6.2.1. Kortere termijn 6.2.2. Langere termijn 7.
PRIORITEITEN
BRONVERMELDING
29 29
32
!
33
- 1 -
VOORWOORD De voor u liggende nota is een nadere uitwerking van het onderdeel "Introductie, vorming, opleiding en training" van de Nota Personeelsbeleid. De Directie Personeelszaken streeft ernaar om, door het uitwerken van de verschillende facetten van het personeelswerk, meer zicht te bieden op de vormgeving van het beleid.
De Deelnota Opleidingsbeleid is bestemd voor chefs en de verschillende personeelsfunctionarissen. Immers de chef draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het personeelsbeleid binnen zijn/haar dienst, waarbij de personeelsfunctionaris adviseert.
De meer concrete uitvoering van de opleidingsactiviteiten bij de diensten van het ministerie zal in uitvoeringsnota's worden beschreven, zoals: - "Criteria en algemene richtlijnen voor de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling bij Verkeer en Waterstaat" (zgn. B-opleidi ngen); - "Criteria en algemene richtlijnen voor dienstopdrachten tot het volgen van (dienst)opleidingen"
(zgn. A-opleidingen);
- "Criteria en algemene richtlijnen voor de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling ten behoeve van academische studies".
Ook op andere gebieden, zoals introductie, evaluatie van cursusact ivi tei ten e.d. , zul len uitvoeringsnota's verschijnen. De bedoeling van deze deelnota is een verdere bijdrage tot de uitbouw van de opleidingsfunctie binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat te leveren.
- INLEIDING -
-2INLEIDING ^panjiijng^yelc^eji J_n_n£1:_0£^'^.'il9£'3£^®.'JË Alvorens in deze nota het opleidingsbeleid te formuleren lijkt het juist op deze plaats het spanningsveld te beschrijven waarbinnen de uitvoering van vormings- en opleidipgsactiviteiten zich beweegt. Dit spanningsveld wordt gevormd door enerzijds het persoonlijk belang van het personeelslid en anderzijds! het belang van de organisatie. Dit wil echter niet zeggen dat de belangen altijd tegengesteld moeten zijn; zij kunnen ook in eikaars verlengde liggen. Het spanningsveld kan liggen: - in de persoon zelf. Regelmatig ontstaat bij degene die in aanmeri
•
.
king komt voor opleidingsactiviteiten weerstand. Deze weerstand is dan gericht tegjen het moeten volgen van een opleiding of het niet kunnen volgen; omdat het dienstbelang dat niet toelaat; - bij de chef. Hij vindt bijvoorbeeld dat hij een medewerker niet kan missen gedurende bepaalde tijd. Ook kan het echter zijn dat hij problemen ondervindt bij het motiveren en stimuleren van zijn medewerkers om deel te nemen aan vormings- en opleidingsactiviteiten; - bij de organisatie. Omdat verandering in een steeds sneller tempo toeneemt, is vorming en opleiding noodzakelijk. De problemen spitsen zich toe op een tekort aan opleidingsdeskundigheid en de relatief beperkte materiële middelen om medewerkers op te kunnen leiden. Tenslotte speelt de formatieruimte jnog een grote rol. In het bepalen van het aantal benodigde formatieplaatsen wordt nauwelijks rekening gehouden met het feit dat medewerkers een bepaald gedeelte van hun tijd besteden aan opleidingen.
Bij de uitvoering van het opleidingsbeleid zal altijd met deze spanningsvelden rekening gehouden moeten worden.
jHe_t J
- de
-3-
- de bevordering van de functionele kwaliteiten van het personeel alsmede van de kwaliteit van de organisatie van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en het management; - de bevordering van het welbevinden en de ontplooiing van het personeel .
"In dit kader dient opleiding bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat zich, afhankelijk van de aard van de opleidingsactiviteit, te richten op: - het tegengaan of verminderen van de verkokering tussen de diensten en de dienstonderdelen van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat; - het leveren van een bijdrage aan de vermaatschappelijking van de Verkeer-en-Waterstaat-organisatie; - het bevorderen van de mondigheid van de medewerkers; - het vergroten of aanvullen van kennis en inzichten nodig voor de uitoefening van de functie; - het aanleren, verbeteren van de sociale en/of functionele vaardigheden nodig voor de functievervulling; - het bevorderen van de veranderings-, samenwerkings- en leerbereidheid.
Een tweede uitgangspunt is dat de eerste verantwoordelijkheid voor de opleiding van de ambtenaar ligt bij de ambtenaar zelf. De dienstleiding heeft in deze een eigen verantwoordelijkheid (zie hoofdstuk h). Pas in tweede instantie dragen de met de opleidingsfunctie belaste functionarissen een verantwoordelijkheid. Deze houdt in het zorg dragen voor een goede voorlichting, goede studie-adviezen en adequate opleid i ngsmogeli j kheden. De verantwoordelijkheid van de opleidingssector ligt dus in de "voorwaardenscheppende sfeer". Dit laatste is tevens het kader van deze nota.
Hierbij sluit aan het derde uitgangspunt. ledere dienst van het ministerie is zelf verantwoordelijk voor het eigen opleidingsbeleid. De Directie Personeelszaken heeft ten aanzien daarvan een coördinerende, stimulerende, adviserende, ondersteunende en gedeeltelijk uitvoerende taak. In deze heeft de Directie Personeelszaken een speciale verantwoordelijkheid voor de verzorging en de bewaking van de tussen de diensten van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat bestaande gemeenschappelijke belangen en behoeften op het gebied van de opleiding
- van -
-k-
van het personeel. Deze verantwoordelijkheid omvat onder meer: - het bevorderen van de beleidsontwikkeling ten aanzien van vorming en opleiding binnen het ministerie; - het bevorderen van de eenheid van het opleidingsbeleid; - het bevorderen van het tot stand komen van voorwaarden (bijv. financieel, formatief, opleidingsdeskundigheid) voor de uitvoering van het opleidingsbeleid; - de uitvoering van het beleid, dan wel ondersteuning bij de uitvoering van het beleid.
In de Nota Personeelsbeleid (pagina 28) worden opleidingsactiviteiten als volgt omschreven: "Introductie, vorming, opleiding en training vormen niet op zichzelf staande activiteiten, maar maken deel uit van een geïntegreerd personeelsbeleid. Wordt daarmee enerzijds getracht de medewerkers beter toe te rusten voor hun huidige en toekomstige taakuitoefening anderzijds gaat het ook om algemene ontwikkeling, waarbij het belang van de ambtenaar meer persoonlijk wordt gediend. Dit alles tegen de achtergrond van het streven naar het verkrijgen van Ivoldoende bekwaam personeel voor nu en in de toekomst en tevens het bewerkstel1igen van arbeidsvoldoening van het personeel. Introductie, vorming, opleiding en training van personeel dienen enerzijds gericht te zijn op de behoeften van de medewerkers, anderzijds op de vereisten van de organisatie. Deze activiteiten die elk op een geëigende wijze daartoe bijdragen, kunnen hun startpunt vinden, zowel bij de medewerker als bij een organisatieonderdeel."
Zulk een beleid wordt noodzakelijker naarmate de ontwikkelingen binnen en buiten het ministerie dynamischer worden, waardoor verworven kennis en vaardigheden snel verouderen en een groter beroep wordt gedaan op het (re) organiserend en vernieuwend vermogen van de organisatie.
Karakter_en_o£bouw_yan_de_nota De nota gaat in de eerste plaats over opleidingsbeleid en over de voorwaarden om dat beleid te kunnen realiseren. Vanuit de huidige taken van vorming en opleiding
in de bestaande situatie wordt na de beschrijving
van een aantal in gang zijnde en te verwachten ontwikkelingen een toekomstgerichte beleidsvisie ontwikkeld. Het betreft het opleidingsbeleid
- op -
-5-
op zowel korte als langere termijn. "Ter afsluiting van deze nota worden prioriteiten aangegeven voor de uitvoering van het opleidingsbeleid".
1.5.
ÉOBflf-^ëSüiBPÊD
1.5.1. Met "een opleidingsbeleid" wordt in deze nota bedoeld een geheel van uitgewerkte ideeën over: - uitgangspunten ten aanzien van een opleidingsbeleid; - gewenste opleidingsmogelijkheden voor te onderscheiden doelgroepen bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat; •- het scheppen van opleidingsmogel i jkheden; - middelen waarmee, wegen waarlangs en (rand)voorwaarden waaronder van de huidige in de gewenste situatie ten aanzien van de opleidingsmogelijkheden gekomen kan worden, en - te maken keuzen ten aanzien van de periode waarover, de volgorde waarin en de wijze waarop inhoud moet worden gegeven aan verschillende activiteiten om de doelen te bereiken.
1.5.2. De opleidingsfunctie in ruime zin houdt onder meer in: - het peilen van opleidingsbehoeften; - het bepalen van opleidingsdoelstellingen; - de planning, programmering en budgettering van opleidingdactiviteiten; - het beheer over en de administratie van de uitvoering van opleidingsactivitei ten; - het (doen) uitvoeren van opleidingsactiviteiten
(incl. de follow-up);
- de evaluatie van opleidingsactiviteiten; - het geven van voorlichting en studie-adviezen; - het bevorderen van de studiezin; - het verstrekken van studiefaciliteiten, en - (ter ondersteuning van bovengenoemde activiteiten) het documenteren van diverse soorten gegevens.
1.5.3. Onder "opleiding" wordt verstaan het - al dan niet door middel van cursorische activiteiten - bewust en gericht op gang brengen en begeleiden van leerprocessen c.q. het structureren van leersituaties teneinde verandering
te brengen in de kennis ("scholing"), vaardigheden ("training"),
en houdingen ("vorming"), alsmede het daaruit voortvloeiende gedrag van individuen, groepen en/of organisaties. Dit moet worden gezien tegen de achtergrond van het genoemde in punt 1.2.
- DE -
- 6 -
2.
DE HUIDIGE
2.1.
JDlëidiQg
SITUATIE
Binnen het personeelswerk wordt van oudsher een aantal traditionele vormings- en opleidingstaken vervuld. Deze taken omvatten: - het introduceren van nieuwe medewerkers; - het geven van voorlichting over opleidingsmogelijkheden en het geven van studie-adviezen; - het opzetten en uitvoeren van opleidingsactiviteiten; - het verstrekken van studiefaciliteiten. De algemene doelstelling van het opleidingsbeleid zoals vastgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken, luidde: "bevordering van de studiezin der ambtenaren". Daarbij gold als algemene voorwaarde dat het dienstbelang hierbij moest zijn gebaat. Sinds 1 juni 1978 gelden nieuwe richtlijnen waarin ook de ontplooiingsmogelijkheden en het welbevinden tot de doelstelling van het beleid worden gerekend. Daarmee is het accent binnen het taakgebied verschoven van overwegend beheersmatige werkzaamheden naar steeds meer begeleidende werkzaamheden. Hieronder volgt een verdere uiteenzetting van de huidige vormings- en opleidingstaken.
2.2.
§ëstaande_werkzaamheden Naast de in 2.1 genoemde traditionele taken worden nog de volgende activiteiten uitgevoerd: - inventariseren van opleidingsbeheoeften; - het in het kader van de nazorg begeleiden van medewerkers en werkeenheden in hun dagelijks werk; - het evalueren en bijstellen van vormings- en opleidingsactiviteiten; - het ontwikkelen van de deskundigheid van vormings- en opleidingsmedewerkers.
2.2.1. Het introduceren van nieuwe medewerkers Introductie heeft tot doel de nieuwe medewerker: - wegwijs te maken in zijn/haar nieuwe werkomgeving (kennis te laten maken met collega's en chefs, inzicht te geven in taak en plaats binnen de organisatie en de taak van de organisatie in zijn geheel); - zicht te geven op zijn rechten en plichten;
- te
-7-
- te laten kennisnemen van de verschillende instanties welke vanuit het oogpunt van personeelszorg/-begeleiding binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat werkzaam zijn (o.a. bedrijfsarts, bedrijfsmaatschappelijk werk, dienstcommissies e t c ) .
Introductie van nieuwe medewerkers gebeurt bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat op verschillende niveaus. a. Departementaal worden maandelijks introductiebijeenkomsten georganiseerd. Wanneer een dienst over een eigen personeelsafdeling beschikt, worden deze algemene introducties door de dienst verzorgd. b. Het introduceren van medewerkers in de functie vraagt veel aandacht. Bij sommige diensten wordt gebruik gemaakt van het zogenaamde mentorensysteem. Dit houdt in dat nieuwe medewerkers worden ingewerkt door ervaren collega's. c. Voor de nieuw in dienst getreden hogere functionarissen voor wie het, gezien hun opleiding, te verwachten is dat zij in de toekomst op leidinggevende functies terecht zullen komen, zijn introductieactiviteiten ontwikkeld. Met name is dit de departementale Oriëntatie-cursus voor Hogere Functionarissen (OHF). d. Voor de hoogste leidinggevende functionarissen wordt een speciaal introductieprogramma ontwikkeld.
De punten c en d zijn met name bedoeld om te voorkomen dat toekomstige leidinggevende functionarissen uitsluitend de taken en belangen van de eigen dienst in het oog houden en die van het ministerie in zijn geheel te weinig zien. Ook wordt door nieuwe hogere functionarissen van het Ministerie deelgenomen aan een interdepartementale introductiecursus.
2.2.2.
Voorlichting geven en studie-advisering a. Een goede documentatie is voor de uitvoering van voorlichtingstaken onmisbaar. Deze documentatie omvat: - gegevens over vormings- en op leidingsmoge 1ijkheden zoals naslagwerken, folders, brochures en ander voorlichtingsmateriaal van diverse opleidngsinstituten; - gegevens over de kwaliteit van de opleiding en diploma's, afkomstig van een aantal grote bedrijven in Nederland en het Ministerie van
- Onderwijs
-8Onderwijs en Wetenschappen. (De zogenaamde DEEO-map, d.w.z. documentatie en evaluatie van externe opleidingen); - gegevens over opleidingsinstituten binnen de rijksoverheid. Aleen verzamelen van documentatie is zinloos. Er moet tevens worden gezorgd voor gerichte voorlichting aan de diensten. b. Deze voo.rl ienting wordt verstrekt: - op verzoek; - bij het periodiek overleg met de vormings- en opleidingsfunctionarissen; - door het periodiek toezenden van programma's van de opleidingsinstituten, al dan niet vergezeld van een aanschrijving aan de hoofden van dienst, waarin de procedure van aanmelding wordt geregeld.
Het verstrekken van studiefaciliteiten Sinds de rondzendbrief van de Minister van Binnenlandse Zaken (februari 195*0 zijn er twee mogelijkheden: a. aanspraak op 100% vergoeding van kosten en eventueel studietijd tijdens diensturen; b. aanspraak op 50% vergoeding van kosten en incidenteel studieverlof. Met de invoering van de "Studiefaciliteitenregeling Rijksoverheid" (1 juni 1978) wordt meer dan vroeger een grotere nadruk gelegd op het persoonlijk belang van de ambtenaar (ontplooiing en welbevinden). De toepassing van deze rijksregeling is voor het Ministerie van Verkeer en Waterstaat uitgewerkt in een aparte nota "Criteria en Algemene Richtlijnen voor de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling Verkeer en Waterstaat".
Het inventariseren van opleidingsbehoeften Het behoeftenonderzoek heeft een tweeledige functie: - het stimuleren van ontplooiingsmogelijkheden van de individuele medewerker. Latente behoeften aan opleiding en vorming kunnen in gerichte gesprekken ( zowel persoonsgerichte als groepsgerichte ) duidelijk worden gemaakt. Deze functie richt zich vooral op het begeleidingsaspect; - het verkrijgen van een beeld voor het nodige budget. Hier ligt de nadruk op het beheersaspect.
- De -
-9De resultaten van het persoonsgerichte en functiegerichte onderzoek monden uit in een opleidingsvraag waar mogelijk gekoppeld aan loopbaanplannen. Deze opleidi ngsvraag kan zowel een individuele als een collectieve strekking hebben.
2.2.5- Het opzetten en uitvoeren van cursussen Vorming en opleiding bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat vindt plaats op een groot aantal gebieden. Om enige ordening aan te brengen worden de volgende categorieën van opleidingen onderscheiden: a. managementontwikkeling; b. vakgerichte opleidingen, gericht op de apparaatszorg; c. vakgerichte opleidingen, n iet gericht op de apparaatszorg; d. algemene opleidingen en basisvaardigheden.
ad a. Een voorwaarde voor een goede taakvervulling èn een goed arbeidsklimaat
is een goed functionerend management. De kwaliteit
van een arbeidsorganisatie wordt in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de leiding. Het huidige management heeft het leiding geven veelal geleerd in de praktijk door met vallen en opstaan wijs te worden. Steeds meer gaat men het ontbreken van een gerichte opleiding en begeleiding op het gebied van leiding geven als een pijnlijk gemis ervaren. Binnen het opleidingsbeleid neemt daarom managementontwikkeling een zeer belangrijke plaats in. Het doel van managementontwikkeling is: "het verbeteren van het functioneren van de leidinggevenden op alle niveaus binnen Verkeer en Waterstaat, het verhogen van de kwaliteit van de werkorganisatie". Om dit doel te bereiken is een systematische aanpak gekozen welke door de topleiding (van het ministerie en de diensten) wordt gedragen.
Een start voor een meer beleidsmatige aanpak van managementontwikkel ing is gemaakt op 11 november 1976 in een vergadering van de secretaris-generaal met de diensthoofden. In deze vergadering werd benadrukt, dat managementontwikkeling als een belangrijk deel van het totale beleid moet worden beschouwd. De verantwoordelijkheid hiervoor wordt dan ook gedragen door een coördinatiegroep, die wordt voorgezeten door de secretaris-generaal en waarvan vertegenwoordigers van de hoogste niveaus (de "top") de leden vormen. De dagelijkse uitvoering van het beleid is
- opgedragen -
- 10 -
opgedragen aan de Kerngroep Management Ontwikkeling van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat, waarin medewerkers van de Directie Personeelszaken, de Directie Organisatie en Automatisering, de Afdeling Personeel en de Afdeling Organisatie, beide van Rijkswaterstaat, zitting hebben. Op dit moment is er sprake van een toenemende aandacht voor begeleidende activiteiten in de werksituatie naast de blijvende aandacht voor
de cursorische activiteiten.
Op de langere duur loopt - naar verwachting - managementontwikkeling over in organisatie-ontwikkeling. Hieronder wordt verstaan een doorlopende, systematische en planmatige verandering van totale diensten (of dienstonderdelen), begeleid door veranderingsdeskundigen en/of organisatie-adviseurs. Daarbij zullen, in het verlengde van het managementontwikkelingsbeleid doelstellingen, personeelsomvang, besluitvormingsprocessen, procedures etc. direct aan de orde komen. Managementontwikkeling beperkt zich tot bestaande organisaties. Het gaat in eerste instantie om het verbeteren van het eigen functioneren van de manager en niet om de verandering van organisatorische randvoorwaarden. Overigens kan dit laatste wel een uitvloeisel zijn van managementontwikkel ingsprogramma's. Organisatie-ontwikkeling kenmerkt zich door activiteiten die het probleemoplossend vermogen van de organisatie moeten vergroten. Deze activiteiten zijn permanent en systematisch.
Op het ogenblik worden de volgende activiteiten uitgevoerd:
- deelname door Verkeer en Waterstaat samen met het Rijks Opleidings Instituut (R0I) en andere departementen in het Project Management Leergang voonde Overheid (MLO) . De MLO is bestemd voor het hoger en topkader en wordt georganiseerd en uitgevoerd door de Stichting Bedrijfskunde (SBK); - Management Leergang VeWa (MLV). De MLV is evenals de MLO bestemd voor het hogere kader van VeWa. Dit project wordt in samenwerking met de SBK georganiseerd en uitgevoerd; - Basis Opleiding Management (BOM).;Deze opleiding heeft als doelgroep het middenkader van VeWa en wordt geheel in eigen beheer georganiseerd en uitgevoerd;
Management
- 11 -
- Management Leergang Rijksluchtvaartdienst
(MLR). De
Rijksluchtvaartdienst (RLD) is één van de twee "pilot-diensten" voor managementontwikkeling en heeft een eigen managementleergang (de MLR) ontwikkeld afgestemd op de behoeften van de RLD. Deze opleiding is bestemd voor de leidinggevende niveaus onder de directeuren. De MLR is een dienstgerichte opleiding, ontwikkeld in samenspraak met en onder auspiciën van de Werkgroep MO van de RLD. - Middenkaderopleiding Rijksluchtvaartdienst (MKO). De MKO richt zich op het middenkader van de RLD; - Kaderopleiding (KO). De KO is bestemd voor het lager kader en zal veelal dienstgericht worden gegeven; - begeleiding bij het effectueren van het geleerde in de werksituatie (follow up-activiteiten in het kader van de nazorg). Naast deelname aan de interne opleidingsactiviteiten worden door de leidinggevenden binnen Verkeer en Waterstaat veel cursussen gevolgd georganiseerd door externe instituten, waaronder het Rijks Opleidings Instituut. Deze opleidingsactiviteiten richten zich voornamelijk op beleid en instrumenthantering (managementtechnieken) .
ad b. Hierbij wordt vooral gebruik gemaakt van het Rijks Opleidings Instituut (ROl). Cursussen die door Verkeer en Waterstaat zelf worden opgezet en uitgevoerd zijn: - Oriëntatiecursus Middelbare Ambtenaren Personeelswerk (OPM) Het programma is gevuld met diverse inleidingen door interne vakdocenten. De organisatie en de begeleiding is een taak van Vorming en Opleiding; - instructiecursus voor interne vakdocenten; - Professionaliseringsprogramma ten behoeve van interne begeleiders/trainers (PLV). Deze wordt uitgevoerd in samenwerking met de Directie Organisatie en Automatisering en de SBK; - begeleiding docenten Post- en Archiefzaken; - begeleiding van medewerkers PAZ-VeWa die een SOD-studie volgen d.m.v. theoretische lessen.
- Deze -
- 12 -
ad c. Deze functie-opleidingen worden als regel verzorgd door de diensten waarin de functies worden vervuld. Enkele voorbeelden zijn: - de opleiding tot loods bij DGSM; - de opleiding tot waterstaatkundig ambtenaar bij de RWS; - de opleiding tot scheepvaartmeester bij de RWS; - de opleiding tot luchtverkeersleider bij de RLD; - de diverse vakgerichte opleidingen bij het KNMI.
ad d. Deze opleidingen hebben over het algemeen een vormend karakter en/of zijn gericht op het aanleren van een aantal basisvaardigheden: - algemene introductie; - oriëntatiecursus voor hogere functionarissen. Tot voor kort de IJA (Introductiecursus voor Jonge Academici); - oriëntatiecursus RDW, Afdeling D; - cursus Taalvaardigheid; - Functioneren in Tweegesprekken voor Niet-leidinggevenden
(FIT);
- cursus Algemene Vorming Ambtenaren (AVA); - opleidingsprogramma voor administratieve ambtenaren. Dit project is ontwikkeld in samenwerking met de Stichting ECABO (Economisch
Administratief Beroepsonderwijs).
2.2.6. Ontwikkelen en in stand houden deskundigheid van vormings- en op 1 e i d i ngsmedewerke rs Hiertoe behoort het deelnemen aan inter- en intradepartementale contacten op het vakgebied, studiebijeenkomsten en het verrichten van literatuurstudie etc. Daarnaast wordt deelgenomen aan zowel interne als externe opleidingsactiviteiten gericht op een verdere professionalisering.
2.2.7- Het evalueren en bijstellen van vormings- en op.leidingsact ivi tei ten Dit gebeurt nog niet erg gestructureerd. Er wordt geprobeerd om regelmatig de werkelijke situatie te toetsen aan de doelen van het opleidingsbeleid en aan de daarvan afgeleide doelen voor de deelactiviteiten die hierboven zijn geschetst.
- ONTWIKKELINGEN -
- 13 -
3.
ONTWIKKELINGEN
3.1 .
iQ]?id[ng Binnen de hoofdtaken van Vorming en Opleiding - zo werd al opgemerkt valt een verschuiving te zien van beheersmatige werkzaamheden naar meer zorg- en begeleidingsgerichte activiteiten. Om die verschuiving goed te kunnen begrijpen is het nodig om heel in het kort in te gaan op: a. enkele maatschappelijke ontwikkelingen; b. de invloed van de gedragswetenschappen op de leermethoden bij volwassenenonderw ijs. Voor het opleidingsbeleid heeft dit geleid tot een aantal spelregels en uitgangspunten die de stijl van werken bepalen; c. verslechtering van de economische situatie; d. het Rapport Vonhoff.
3.2.
Maatschap_ge^|2ke_ontw|j
- 14 -
Deze weerstand wordt mede veroorzaakt door onzekerheid. Gedeeltelijk kan onzekerheid worden weggenomen door goede informatie, waardoor een beter inzicht ontstaat in de noodzaak
en de gevolgen
van veranderingen. Daarom zal opleiding mensen moeten helpen kennis en inzicht te verwerven en vaardigheden te leren om met onzekerheden om te kunnen gaan.
iQYl2f!d_9§2^a95^ëtËüschaggen De gedragswetenschappen hebben invloed op de wijze van omgang met volwassenen om tot het hoogste leerrendement te komen en daarmee samenhangend op de te gebruiken methoden en leermiddelen.
Eén van de gevolgen van die invloeden is dat naast de behoefte van de organisatie ook die van de cursist in het leerproces centraal is komen te staan. De begeleider gaat uit van zowel de behoeften van de cursisten als die van de organisatie. Het is mogelijk dat onder de door de betrokkenen geformuleerde leerbehoeften andere behoeften schuilgaan. Het is de taak van de begeleider om te helpen die onderliggende behoefte zichtbaar te maken. Als niet van duidelijke behoeften uitgegaan wordt, kan van de nodige gedragsverandering nauwelijks sprake zijn. Het overdragen van kennis alleen is niet altijd voldoende. Cursisten kunnen met behulp van oefeningen leren van het maken van fouten door
henzelf en van die van anderen. Deze fouten hebben dan
geen gevolgen voor dat deel van de organisatie waarin zij functioneren (in vakjargon: het scheppen van een beschermde leersituatie). Deze leersituatie kenmerkt zich ook daardoor dat nooit informatie naar buiten zal worden gegeven over het gedrag van cursisten tijdens het leren. Zij kunnen fouten maken en kritiek uiten in een "vrij leerklimaat" zonder dat dit gevolgen voor hun werksituatie heeft.
Verslechter ing_van__de economjsche_sjtuatje Dit zal in de komende jaren leiden tot een sterk
beroep op de overheid
om adequaat 'm te spelen op het proces van vermindering van welvaart en de daardoor toenemende druk op de overheidsuitgaven waardoor steeds vaker prioriteiten worden verlegd. Dezelfde of gewijzigde taken zullen met minder middelen moeten worden uitgevoerd maar wel met eenzelfde of hoger rendement. Dit veronderstelt een verandering in houding van de ambtenaar. Ook kunnen her- en bijscholing een gevolg zijn.
- Opleiding
- 15 -
Opleiding en vorming kunnen ertoe bijdragen dat mensen en organisaties doelmatiger, doeltreffender en meer gemotiveerd gaan werken waardoor de doelen, waarvoor de organisatie staat, met minder kosten worden bereikt en/of meer doelen - respectievelijk doelen in meerdere mate - worden bereikt bij gelijkblijvende kosten.
3-5-
yÊtJjRapgor^yonhoff" In december 1980 verscheen het rapport nummer 3 van de Commissie Hoofdstructuur Rijksdienst (kortweg het Rapport Vonhoff). Hierin wordt een advies uitgebracht over de organisatie van de rijksdienst. Handhaving en bevordering van de deskundigheid van het ambtelijk personeel is een van de grondvoorwaarden voor vele van de in dit rapport aangegeven aanbevelingen. Opleiding en vorming hebben een belangrijke ondersteunende functie bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bij hun vordering in de ambtelijke loopbaan, bij overplaatsing, bij reorganisatie en bij de introductie van nieuwere inzichten en processen. Het rapport vestigt op een aantal punten speciaal de aandacht: - als één van de knelpunten wordt gezien de "onvolkomen manier van leiding geven en meer in het algemeen de aandacht voor het management"; - gewenst is een betere opleiding van de wetgevingsambtenaren, en een versterking van de vorming en opleiding van personeelsfunctionarissen, met name de personeelsconsulenten; - op het gebied van organisatieverandering is een grotere deskundigheid van belang. Hiervoor is een nauwe samenwerking tussen personeels- en organisatiemedewerkers een vereiste. Deze samenwerking kan gestimuleerd worden door gezamenlijke opleidingen voor medewerkers uit beide sectoren.
- UITGANGSPUNTEN -
- 16 -
UITGANGSPUNTEN VOOR HET OPLEIDINGSBELEID BIJ VERKEER EN WATERSTAAT In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten voor het opleidingsbeleid bij Verkeer en Waterstaat geformuleerd. Deze uitgangspunten te zamen vormen de visie van waaruit vorming en opleiding gestalte krijgen,
De uitgangspunten zijn: - het opleidingsbeleid dient bij te dragen aan en moet afgestemd zijn op de doelstel 1ingen van zowel het personeelsbeleid als het beleid betreffende organisatie en informatievoorziening. Dit voor zover die doelstellingen de capaciteiten en het welbevinden van medewerkers en de kwaliteit van de organisatie en het management betreffen; - de primaire verantwoordelijkheid voor de opleiding van de ambtenaar ligt bij de ambtenaar zelf (het initiatief nemen tot èn het volgen van de opleiding). Ook de dienstleiding heeft hierbij een verantwoordelijkheid (voorwaarden scheppen, stimuleren, motiveren en waar nodig voor een goede uitoefening van de functie zelf initiatieven nemen naar de ambtenaar); - de Directie Personeelszaken is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en formulering van het opleidingsbeleid dat in samenspraak met de diensten tot stand komt. De uitvoering van het opleidingsbeleid dient zoveel mogelijk bij de diensten zelf te liggen; - het opleidingsbeleid dient zich te richten op alle ambtenaren. Opleiding stelt zich mede tot doel een bijdrage te leveren aan de emancipatie van vrouw en man, lagere en hogere ambtenaren, minderheden en meerderheid; - deelname aan vorming en opleiding geschiedt bij voorkeur op basis van vrijwi11igheid. Het volgen van opleidingsactiviteiten kan als functie-eis worden opgenomen in functiebeschrijvingen van individuele medewerkers. Een uitzondering hierop vormen programma's gericht op het persoonlijk functioneren; - de te hanteren didactische methoden zijn gericht op de eigen inbreng en de zelfwerkzaamheid van de deelnemers; - alle deelnemers aan opleidingsactiviteiten als ook de begeleiders, vakdocenten etc. participeren in een beschermd leerklimaat;
opleid i tig
- 17 -
- opleiding dient zowel het belang van de dienst als het belang van de individuele werknemer; - de nazorg in de werksituatie is een essentieel en onlosmakelijk deel van de opleidingsactiviteiten.
- DE -
- 18 -
DE VERDERE ONTWIKKELING VAN HET OPLEIDINGSBELEID
Op basis van de in hoofdstuk h genoemde uitgangspunten wordt in dit hoofdstuk beschreven wat de verwachte gevolgen zullen zij'n, op zowel de korte als de langere termijn, voor het opleidingsbeleid en de uitvoering ervan binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Het zal duidelijk zijn dat dit niet los kan worden gezien van het opleidingsbeleid voor de rijksoverheid, zoals dit is geformuleerd in de Nota "Het opleidingsbeleid bij de rijksoverheid". Een groot aantal beleidsuitgangspunten in die nota zijn weer terug te vinden in deze Deelnota Opleidingsbeleid (zie hoofdstuk
h).
Op korte termijn (1 a 2 jaar) zal op basis van de beschreven ontwikkelingen aandacht besteed worden aan met name: - de decentralisatie van de uitvoering van het opleidingsbeleid; - het meer systematisch evalueren van zowel de interne als de externe opleidingsactiviteiten die worden gevolgd door medewerkers van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat en het daartoe opzetten van een evaluatiesysteem; - het continueren en op basis van evaluatiegegevens bijsturen van de bestaande opleid ingsactiviteiten; - het verder inventariseren van de opleidingsbehoefte van de lagere echelons; - het geven van uitvoering aan opleidingsactiviteiten ten behoeve van de lagere echelons; - de nazorg (effectueren van het geleerde in de werksituatie).
In het kader van deze nota betekent de aanduiding "op langere termijn" dat het activiteiten betreft die vaak wel al op korte termijn gestart worden, maar dat ze waarschijnlijk pas in een later stadium herkenbaar zullen zijn en een meetbaar resultaat zullen opleveren. Op deze langere termijn zal naast de reeds genoemde aandachtsgebieden op
korte termijn ook aandacht besteed moeten worden aan:
- een inventarisatie van de totale opleidingsbehoefte binnen het Minïs' terie van Verkeer en Waterstaat; - het waar nodig doen aansluiten van het interne opleidingenpakket aan de gesignaleerde behoeften; dit houdt o.m. in dat naast de algemeen
vormende
- 19 -
vormende opleidingen/het "confectiewerk" meer aandacht gegeven moet worden aan activiteiten t.b.v. bepaalde categorieën personeel of t.b.v. bepaalde diensten of dienstonderdelen ("maatwerk"); - de verhoging van de kwaliteit en de vergroting van de capaciteit van de opleidingsfunctie bij de diensten; - het verbeteren van de afstemming van het opleidingsbeleid en het beleid betreffende organisatie en informatievoorziening; - het koppelen van het opleidingsbeleid aan een te ontwikkelen loopbaanbeleid voor de diverse categorieën personeel; - het ondersteunen door vorming en opleiding bij het opzetten, organiseren en begeleiden van bij- en omscholingsprojecten; - het koppelen van het opleidingsbeleid aan een te ontwikkelen emancipatiebeleid voor Verkeer en Waterstaat. In de volgende subhoofdstukken volgt een verdere uitvoering van een aantal van de genoemde beleidsvoornemens.
5.2.
!5°r£§_iëEmiiQ
5.2.1. Decentralisatie Dit houdt in een decentrale uitvoering van bevoegdheden m.b.t.: - het verlenen van studiefaciliteiten (zie hiervoor Criteria en algemene richtlijnen ten behoeve van de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat); - het opstellen van opleidingsplannen (per jaar en per kwartaal) en het aan de hand daarvan vaststellen van de opleidingsbudgetten; - verslaggeving per kwartaal. Voorde Directie Personeelszaken betekent dit een accentverlegging in het beleid: van controle vooraf, naar coördinatie en begeleiding tijdens de uitvoering en toetsing van het gevoerde beleid achteraf. Hierin is tevens begrepen - zij het op wat langere termijn - het door de diensten zelf ontwikkelen en uitvoeren van opleidingsactiviteiten. Model hiervoor kan staan de Afdeling Personeel van de Rijkswaterstaat. Het een en ander zal sterk afhangen van de kwantiteit en de kwaliteit van de opleidingsfunctie bij de diensten.
5.2.2. Evaluatie Tot nog toe heeft de nadruk gelegen op het ontwikkelen en uitvoeren van opleidingsactiviteiten. Deze activiteiten werden regelmatig geëvalueerd, waarbij voornamelijk gekeken werd naar de activiteiten zelf (organisatie, inhoud, vorm enz.) en minder naar de beoogde effecten, zoals een verbetering van het functioneren ook op de langere termijn.
- Op -
- 20 -
Op korte termijn zal met name aan het liaiatste aspect systematisch aandacht worden gegeven. In eerste instantie zal dit gebeuren voor de activiteiten op het gebied van de management-ontwikkeling
(MLO, MLV en BOM).
De bedoeling is uiteindelijk te komen tot een systeem van evalueren waarbij een toetsing van de beoogde effecten op langere termijn kan plaatsvinden en tevens aanwijzingen worden verkregen voor het bijstellen van de bestaande opleidingsactiviteiten of het (doen) ontwikkelen van nieuwe c.q. aanvullende activiteiten.
5.2.3. Opleidingsbehoefte van de lagere echelons Tot op heden heeft de nadruk vooral gelegen op de ontwikkeling en uitvoering van activiteiten t.b.v. het management binnen het Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Uitgangspunt hierbij is dat een goed functionerend management voorwaarde is voor een goede taakvervulling en een goed arbeidsklimaat. De kwaliteit van de arbeidsorganisatie wordt in hoge mate bepaald door de kwaliteit van de leiding. Echter ook op het niveau van de uitvoering en bij het lagere kader is een, zij het in veel gevallen nog latente, opleidingsbehoefte aanwezig. Deze behoefte wordt sterker naarmate de opleiding van het midden en hoger kader discrepaties in relatieve bekwaamheid tussen de verschillende echelons teweegbrengt. Om deze discrepanties te voorkomen, moet in toenemende mate aandacht worden besteed aan de behoeften van het lager kader en degenen die leiding ontvangen. Hiertoe zijn reeds ontwikkelingen gaande: - de ontwikkeling en uitvoering van een kaderopleiding (KO); - de ontwikkeling en uitvoering van activiteiten, als: . AVA (Algemene Vorming Ambtenaren). Dit is oorspronkelijk een standaardcursus die tweemaal per jaar gehouden wordt met een open inschrijving. In de lijn van de hiervoor geschetste ontwikkeling zal deze opleiding meer een "maatwerk"-karakter krijgen, die dienstgericht gegeven gaat worden. Daarnaast zal de frequentie opgevoerd worden wanneer blijkt dat er voldoende behoefte is. . FIT (Functioneren In Tweegesprekken). Speciaal voor niet-leidingge-* venden. . de cursus Taalvaardigheid. . betrekken van niet-leidinggevenden in begeleidingsactiviteiten die als nazorg zijn voortgekomen uit MO-cursussen. . ontwikkelen van opleidingsmogelijkhèden voor administratieve medewerkers op het gebied van verdere vakontwikkeling (met onderdelen
- gericht -
- 21 -
gericht op de algemene vorming), dit in samenwerking met de Stichting ECABO.
5.2.4.
Nazorg Tot op heden heeft vooral de nadruk gelegen op het ontwikkelen en uitvoering van opleidingsactiviteiten. Echter nog te weinig aandacht kon worden gegeven aan de nazorg. Hiermee wordt bedoeld dat een opleidingsactiviteit niet is afgelopen bij de beëindiging van de cursorische activiteit maar dat er nog een traject volgt waarbij het gaat om het effectueren van het geleerde in de werksituatie. Bij deze effectuering kan hulp worden gegeven door degenen die de opleiding hebben verzorgd of door anderen die daartoe de deskundigheid bezitten. Bij de laatsten kan men denken aan de opleidingsfunctionarissen bij de diensten, organisatie-adviseurs enz. Het streven is erop gericht om op korte termijn meer aandacht te gaan besteden aan de nazorg. Met name gebeurt dit reeds, zij het nog op bescheiden schaal, bij de M0-act?viteiten. Uitbreiding van de nazorg, ook naar andere activiteiten dan MO, zal dienen plaats te vinden.
5.3.
Langere_termi_Jn
5-3.1.
Inventarisatie van de totale opleidingsbehoefte Om bij een grote organisatie als Verkeer en Waterstaat een onderzoek te kunnen doen naar de totale opleidingsbehoefte, moet gezocht worden naar een instrument dat makkelijk hanteerbaar Is en waarvan de resultaten te verwerken zijn. Doel van dit instrument is in de eerste plaats de behoeften van de organisatie èn die van individuele medewerkers zichtbaar te maken. Daarnaast moeten deze behoeften worden verwerkt, bijvoorbeeld door er gerichte opleidingsactiviteiten op af te stemmen.
5.3.1.1- De behoeften van de organisatie: deze worden bekendgemaaKt door middel van opleidingsplannen. Elke gemandateerde dienst dient jaarlijks zo'n plan in met informatie over de geïnventariseerde opleidingsbehoefte en de daaruit voortvloeiende opleidingsactivi tei ten. Op basis van het vastgestelde jaarplan en de goedgekeurde begroting wordt elke drie maanden een kwartaalplan ingediend, waarin een meer gedetailleerde beschrijving is opgenomen van functies, de functie-eisen en de daaruit voortvloeiende opleidingsactivi teiten,
Informatie -
- 22 -
Informatie ten behoeve van de opleidingsplannen kan verder worden verkregen uit: - (re)organisatieplannen; - beleidsplannen; - formatieplannen; - loopbaanplannen enz.
De opleidingsplannen van de verschillende diensten worden centraal verwerkt bij de Directie Personeelszaken.
Deze kan op basis van de uit
de opleidingsplannen verkregen informatie haar coördinerende en ondersteunende taak uitvoeren. De opleidingsbehoeften worden in een drietal categorieën ingedeeld: a. interne vormings- en opleidingsactiviteiten; b. opleidingen in dienstopdracht (individugericht) ; c. opleidingen te initiëren en uit te voeren door de betrokken dienst, eventueel met ondersteuning van DPZ en/of DOA, gericht op groepen of functiecategorieën binnen een dienst.
5.3.1.2. De behoeften van de individuele medewerker Met behulp van belangstellingsregistratie en het inventariseren van toekomstverwachtingen wordt een beeld verkregen van de interessen van de individuele medewerker in relatie tot de behoeften en mogelijkheden van de organisatie. Dit vraagt om onderlinge afstemming van personeelsplannen, loopbaanbegeleiding en opleidingsbeleid. Zie ook 5.3.7In het kader van het loopbaanbeleid worden individuele interessen geïnventariseerd in gesprekken tussen chef en medewerker, regelmatig terugkerende enquêtes en opleidingsinterviews die worden gehouden dQor de personeelsfunctionaris van de betrokken dienst.
5.3.2.
Confectie en maatwerk Onder 5.1 staat reeds als aandachtspunt: "het waar nodig doen aansluiten van het interne opleidingspakket aan de gesignaleerde behoeften, dit houdt o.m. in dat naast de algemeen vormende opleidingen ("confectie") meer aandacht moet worden gegeven aan activiteiten ten behoeve van bepaalde categorieën personeel of ten behoeve van bepaalde diensten of dienstonderdelen, daarbij inspelend op de specifieke behoeften ("maatwerk") . - In -
-23-
Wanneer bovenstaande accentverlegging wordt bekeken in het licht van de categorieën van hoofdstuk 2.2.5., levert dat het volgende beeld op.
1. Managementontwikkeling Binnen de reeds bestaande activiteiten als MLV en BOM wordt steeds minder uitgegaan van een tevoren door de begeleiding opgesteld programma en wordt meer ingespeeld op de behoeften van de deelnemers als groep en als individu. Centraal in de MO-activiteiten staat het ontwikkelen van een leerhouding, het leren te leren, het leren omgaan met veranderingen. Een reeds ingezette verschuiving van confectie naar maatwerk blijkt uit de volgende activiteiten: - meer aandacht voor nazorg in de werksituatie; - dienstgerichte activiteiten; - zorg voor en begeleiding van de uit MO voortvloeiende activiteiten mede gericht op de lagere (niet-leidinggevende) echelons binnen een dienst (onderdeel).
2. Vakgerichte opleidingen, gericht op de apparaatzorg Dit zijn uitsluitend maatwerkopleidingen met hier en daar een verzwaring van het minder gestructureerde programma, met als gevolg een verdergaande betrokkenheid van de deelnemers bij de activiteiten. In de nabije toekomst zal in toenemende mate het cursuspakket van het ROI worden overgenomen. Hierbij moet dan voornamelijk gedacht worden aan de functiegerichte opleidingen zoals die voor de diverse onderdelen van het personeelswerk bestaan. Hierbij wordt gebruik gemaakt van interne vakspecialisten die intern worden opgeleid tot docent. Regelmatig zullen evaluaties plaatsvinden, op basis waarvan bijstelling van het onderwijsprogramma kan plaatsvinden.
3. Vakgerichte opleidingen, niet gericht op de apparaatzorg Dit zijn vanouds al maatwerkopleidingen die door de betrokken dienstonderdelen) zelf worden gegeven. De taak van de Directie Personeelszaken bestaat vooral uit ondersteuning van de diensten bij de opzet en begeleiding van de docenten van de diverse scholingen.
Algemene
- 2k -
k. Algemene opleidingen en basisvaardigheden Op dit moment betreffen dit nog hoofdzakelijk confectie-activiteiten d.w.z. een min of meer vast programma met een eveneens min of meer open inschrijving. Toch valt ook hier een verschuiving waar te nemen, namelijk: - introductie-activiteiten worden meer individugericht. In ontwikkeling is een Nota "Introductie in de functie" die gericht is op een programma waarin groepsactiviteiten als een algemene introductie en een oriëntatiecursus voor hogere functionarissen geen losstaande activiteiten meer vormen maar onderdeel zijn van het totale introductieproces; - de training "Functioneren in Tweegesprekken" (FIT) maakt voornamelijk gebruik van de inbreng van de cursisten die gericht moet zijn op het soort gesprekken dat ze voeren^ zodat hier ook van zuiver maatwerk gesproken kan worden; - Algemene Vorming Ambtenaren krijgt ook meer een maatwerkkarakter, namelijk dienstgericht en ruimte voor een grotere inbreng van de deelnemers.
Samengevat Er valt een duidelijke accentver legging waar te nemen van confectie naar maatwerk. De behoefte aan confectie-activiteiten bestaat echter wel, dus dit element blijft ook op langere termijn aanwezig. Genoemde verlegging naar het maatwerk komt voornamelijk voort uit de leerpsychologische opvatting dat een maximale effectiviteit van scholing alleen maar kan worden bereikt met een maximale betrokkenheid van de deelnemer. De betrokkenheid groeit naar mate de leersituaties herkenbaarder zijn.
5.3.3.
Kwaliteit en kwantiteit van de opleidingsfunctie Verhoging van het aan opleiding te besteden percentage van de werktijd vraagt om een uitbreiding van de kwantitatieve capaciteit van de opleid i ngssector. Een goede vervulling van de opleidingsfunctie (zoals hierboven beschreven) vereist bovendien een kwalitatieve aanpassing van de op lei d ingscapaci te i t.
- Kwanti tei t -
-25-
1* kwantiteit: volgens een op basis van de Nota "Opleidingsbeleid bij de rijksoverheid" genomen beslissing van de regering zal de aanpassing van de kwantitatieve capaciteit van de opleidingssector bijna een verdubbeling van de thans aangewende personele middelen met zich mee moeten brengen. Een in 1980 gehouden enquête laat zien dat de rijksoverheid op ruim duizend werknemers één opleider in dienst heeft. Het streven is gericht op een verdeling van één opleider over vijfhonderd werknemers. Bij Verkeer en Waterstaat zal deze uitbreiding van de opleidingscapaciteit hoofdzakelijk bij de diensten moeten plaatsvinden.
2. Kwa1iteit: in het voorgaande is geschetst wat de opleidingsfunctie zoal inhoudt. Voor het vervullen van deze functie is opleidingsdeskundigheid (dat is veel meer dan didactiek alleen) noodzakelijk. De eisen die als gevolg van de ontwikkelingen aan deze deskundigheid moeten worden gesteld, komen steeds hoger te liggen. Dit betekent dat (bij)scholIngsmogelijkheden op opleidingsgebied ontwikkeld moeten worden. De instructiecursus en de Professionaliseringsleergang voor Verkeer en Waterstaat zijn hiervan voorbeelden. Ook aan het verkrijgen en het op peil brengen van de materiedeskundigheid van opleiders en docenten zal meer aandacht geschonken moeten worden.
5'3>^«
Studiebegeleiding Wanneer kwaT.titeit en kwaliteit van de opleidingsfunctie verbeterd zijn, is het voor de opleidingsmedewerker mogelijk studie-begeleiding aan te bieden. Door de Studiefaciliteitenregelingen (50% en 100%) wordt geprobeerd de studiezin van de ambtenaar te stimuleren. Vaak blijkt echter dat een medewerker voortijdig stopt met de studie. Dikwijls is het tijdsaspect de belangrijkste oorzaak. Bij het toekennen van studiefaciliteiten zal de betrokkene worden voorgelicht over mogelijke begeleiding tijdens zijn studie. De Opleidingsfunctionaris kan de betrokkene behulpzaam zijn bij het opstellen van een studieschema, bij het zoeken naar een geschikte studie-methode en bij het vinden van alternatieven wanneer het toch dreigt mis te gaan. Ook hier blijft de ambtenaar zelf verantwoordelijk voor zijn studie. Hij kan gebruik maken van deze mogelijkheid, wanneer hij daar behoefte aan heeft
5.3*5.
De onderlinge afstemming van het opleidingsbeleid en het beleid betreffende organisatie - Het -
-26-
Het is noodzakelijk het opleidingsbeleid op het beleid betreffende organisatie af te stemmen en vice versa. Hier zijn diverse gronden voor: - opleidingseisen dienen zoveel mogelijk gebaseerd
te zijn op (van
organisatie-eisen afgeleide) functie-eisen; - bij de planning van concrete opleidingsactiviteiten moet rekening worden gehouden met mogelijkheden in de personele en in de organisatorische sfeer; - veranderingen in organisatiestructuren en -processen vragen niet alleen om begeleiding maar zijn ook vaak een voedingsbodem voor
nieuwe op-
leidingsvragen; - in processen van management- en organisatie-ontwikkeling kunnen niet alleen opleidings- maar ook personeels-, organisatie- en informatiedeskundigen een rol en een taak vervullen; - de motivatie van werknemers om te leren moet mede worden opgebouwd en ondersteund vanuit het personeeldsbeleid en het beleid betreffende organisatie; - personeelswerk en organisatiewerk bevatten diverse elementen van op~ leidingswerk: kennisoverdracht, advisering, stimulering en begeleiding van leerprocessen (bijvoorbeeld in het kader van werkoverleg of functiewi sseling); - de integratie van leerresultaten in de werksituatie - op zichzelf een voorwaarde voor de continuTteit van bereikte leereffecten - vraagt om een bepaald organisatorisch en personeel klimaat, waarvan de steun van de dienstleiding een kenmerk is.
Er is al sprake van een goed klimaat van samenwerking op een aantal gebieden waarbij ook sprake is van afstemming van het beleid. Enkele voorbeelden zijn: - management-ontwïkkeling; - gezamenlijke aanpak vakontwikkeling op het gebeid van begeleidend advi seren; - gezamenlijke werkgroep met betrekking tot begeleiden van veranderingsprocessen; - optreden van medewerkers van DOA als docent/begeleider in diverse opleidingsactiviteiten van DPZ; - evaluatie van MO-activiteiten.
De afstemming van het opleidingsbeleid op het beleid betreffende informatievoorziening is nog nauwelijks aanwezig. In de volgende paragraaf wordt hierop verder ingegaan. - 5.3.6. -
- 27 -
De onderlinge afstemming van het opleidingsbeleid en het beleid betreffende informatievoorzien 1ng
Met het gebruik van het begrip "informatievoorziening" wordt hier aangesloten bij de terminologie, zoals wordt gebruikt in de Nota "Opleidingsbeleid bij de rijksoverheid" en het Rapport Vonhoff.
Gezien het karakter van Verkeer en Waterstaat is het niet verwonderlijk dat het hulpmiddel automatisering reeds op vele plaatsen is ingevoerd. Dit is echter niet altijd even gebruikersvriendelijk gebeurd. De gebruiker van wie een bijdrage werd verwacht in een automatiseringsproject kon vaak nauwelijks zijn inbreng leveren, door gebrek aan kennis en tijd. Hij werd daardoor nogal eens een verlengstuk van het geautomatiseerde systeem in plaats van dat het systeem hem tot hulpmiddel ging dienen.
Tegenwoordig zijn er ontwikkelingen gaande waarbij de participatie van de gebruiker in een automatiseringsproject meer aandacht krijgt. Bij de diverse diensten worden systeemontwikkelingsmethodieken gehanteerd of ingevoerd, waardoor de gebruiker meer duidelijkheid krijgt over zijn plaats en functie in relatie tot de geautomatiseerde informatievoorziening en -verwerking. De indruk bestaat dat bij automatiseringsprojecten de sociale aspecten nog onvoldoende aandacht krijgen. Reeds vanaf het begin van de ontwikkeling van een te automatiseren informatiesysteem zullen de gebruikers hierbij betrokken moeten worden. In een dergelijk "meedenkmodel" kunnen de gebruikers de nodige kennis, vaardigheid, ervaring en houding ontwikkelen om tot een meer gemotiveerd en effectief functioneren te komen. Hierbij is het noodzakelijk dat er een goede afstemming plaatsvindt tussen het opleidingsbeleid en het beleid betreffende de geautomatiseerde informatievoorziening. Vanuit deze afstemming zullen in samenwerking met de inhoudelijk deskundigen opleidingsplannen worden ontwikkeld gericht op de diverse aspecten van de geautomatiseerde informatievoorziening en -verwerking (inclusief de gebruikers). Hierbij kan gebruik worden gemaakt van reeds bestaande opleidingsactiviteiten, zowel intern als extern, en van intern nog te ontwikkelen opleidingen.
- 5.3-7. -
- 28 -
5.3.7-
Onderlinge afstemming van het opleidingsbeleid en het loopbaanbeleid De Nota Personeelsbeleid verstaat onder loopbaanbeleid "het geheel van activiteiten, die zich gedurende de gehele loopbaan van een medewerker richten op de individuele ontplooiingsmogelijkheden". Dit kan leiden tot verplaatsingen, waarbij zowel rekening dient te worden gehouden met de wensen c.q. capaciteiten van de medewerker, als met plaatsingsmogelijkheden binnen het departement. Eén van de uitgangspunten bij het loopbaanbeleid is, dat het personeel de kans moet krijgen zich door het werk en door opleiding te ontwikkelen, zowel in de huidige functie als met het oog op andere, volgende functies. Vorming en Opleiding vervullen dus een wezenlijke taak hij het loopbaanbeleid. - Voor de uitvoering hiervan dient beschikt te kunnen worden over de nodige informatie over personeelsleden m.b.t. het verleden, bijv. genoten vooropleiding. Gegevens hierover zullen nauwkeurig geregistreerd en bijgehouden worden. - Op grond van de wensen en de capaciteiten van het personeel en de plaatsingsmogelijkheden zullen in samenspraak met het personeel gerichte plannen (loopbaanadviezen) worden opgesteld. Hierbij moet inzicht gegeven kunnen worden in de vereiste opleidingen voor de gewenste functies, en in de mogelijkheden tot verdere opleiding, zowel binnen als buiten het ministerie. - Bij de realisering van deze plannen zal medewerking worden verleend door plaatsing op intern te organiseren opleidingen, en door verwijzing naar externe opleidingsinstituten. - In het kader van loopbaanbegeleiding zullen met name de leidinggevenden gesprekken met de medewerkers moeten gaan voeren. Voorbeelden hiervan zijn: functioneringsgesprekken, beoordelingsgesprekken en loopbaangesprekken. Via opleiding en vorming zullen deze personeelsleden getraind worden in het voeren van deze gesprekken. Ook in managementcursussen zal hieraan aandacht worden geschonken.
Nadere
concretisering van deze activiteiten zal gelijke tred moeten hou-
den met de verdere ontwikkeling van het loopbaanbeleid (zie hiervoor de Deelnota Loopbaanbegeleiding).
- 5.3.8. -
- 29 -
5.3.8.
Participeren in bij- en omscholingsprojecten Belangrijkste voorwaarde voor het kunnen participeren in deze projecten is een goede onderlinge afstemming
van het opleidingsbeleid, het perso-
neelsbeleid en het beleid betreffende organisatie en informatievoorziening. Zo zal de opleidingsfunctie reeds in een vroegtijdig stadium betrokken moeten zijn bij veranderingsprocessen waarvan bij- en omscholing een sociaal aspect zijn. Hierdoor kan de opleidingsfunctie tijdig activiteiten ontwikkelen die de bij de verandering betrokken ambtenaren in staat stellen zich voor te bereiden op nieuwe functies.
5.3.9.
Emancipatiebeleid Aansluitend op een te ontwikkelen emancipatiebeleid bij Verkeer en Waterstaat, zullen ook op het gebeid van vorming en opleiding activiteiten in deze richting worden ontwikkeld. Uit onderzoek is gebeleken dat van het aantal vrouwelijke medewerkers het merendeel werkzaam is in de lagere functies. Ook blijkt dat velen, in tegenstelling tot mannen, weinig doorgroeien naar hogere functies. Een van de oorzaken is de dubbele belasting waar werkende vrouwen mee te maken hebben, zowel de arbeïdsomgeving als de huishouding. Ook de min of meer verplichte aanpassing aan een "mannengemeenschap" is vaak een bijna onoverkomelijk obstakel. Deze en andere oorzaken lijken veel vrouwen te remmen in een verdere ontwikkeling binnen hun werkomgeving. In het kader van het opleidingsbeleid levert dit de volgende aandachtspunten op: - een onderzoek naar de behoefte en de bereidheid van vrouwen om zich verder te ontwikkelen via opleiding. De nadruk ligt hierbij op factoren die de bereidheid beïnvloeden en in hoeverre voorwaarden geschapen kunnen worden om de bereidheid te stimuleren; - In het kader van 5.2.3. zal de deelname aan activiteiten door vrouwen extra worden gestimuleerd; - in opleidingsactiviteiten zal daar waar mogelijk met name de houding tot elkaar van man èn vrouw in de werksituatie de aandacht krijgen; - de inhoud van opleidingen zal regelmatig geëvalueerd worden op "rollenbevestigend" materiaal.
- CONCLUSIES -
- 31 -
6.2.
Aanbevelingen
6.2.1.
Kortere termijn - Decentralistatie van de uitvoering van het opleidingsbeleid. - Continueren en bijsturen van bestaande opleidingsactiviteiten. - Systematisch evalueren van alle opleidingsactiviteiten die bestemd zijn voor het Ministerie van Verkeer en waterstaat. - Het inventariseren van de opleidingsbehoefte van de lagere echelons. - Het intensiveren van de nazorg.
6.2.2.
Langere t e r m i j n - Een inventarisatie van de totale opleidingsbehoefte binnen het mini ster ie. - Naast het confectiewerk meer aandacht besteden aan maatwerk. - Het versterken
van de opleidingsfunctie bij de diensten.
- Afstemming opleidingsbeleid op het beleid betreffende organisatie en informatievoorziening en vice versa. - Onderlinge afstemming van het opleidingsbeleid en het loopbaanbeleid. - Meer een
voortouwfunctie
voor V&O in de organisatie en begeleiding
van bij- en omscholingsprojecten. - Het koppelen van het opleidingsbeleid aan een te ontwikkelen emancipatiebeleid voor Verkeer en Waterstaat.
Deze deelnota wil bijdragen aan de plaatsbepaling van het opleidingsbeleid: een plaats in het midden van de organisatie. De belangrijkste taak is voorwaarden te scheppen waaronder de belangen van de organisatie en die van de medewerker zo optimaal mogelijk geïntegreerd kunnen worden.
- PRIORITEITEN -
- 32 -
PRIORITEITEN In de naaste toekomst kunnen zich omstandigheden voordoen, bijv. van financiële en/of formatieve aard, die leiden tot het stellen van prioriteiten m.b.t. de uitvoering van opleidingsactiviteiten. In zijn algemeenheid kunnen de volgende prioriteiten worden onderkend waarbij de volgorde afhankelijk is van de omstandigheden die aanleiding tot het stellen van de prioriteiten zijn en van de situatie in de betrokken dienst of dienstonderdeel: - het in het kader van de decentralisatiegedachte zowel kwantitatief als kwalitatief versterken van de interne opleidingsfunctie zowel centraal als bij de diensten. Hierdoor ontstaat een breed opleidingsdraagvlak binnen het Ministerie van Verkeer en; Waterstaat waardoor meer adequaat kan worden ingespeeld op de opleidingsvragen; - omscholing en/of bijscholing door het ontstaan van nieuwe en gewijzigde functies vanwege reorganisatie en automatisering; - verder onderzoek naar en inspelen op; de opleidingsbehoeften van de lage re echelons; - continuering van activiteiten in het kader van management-ontwikkeling met de nadruk op de activiteiten die direct gericht zijn op de werksituatie van betrokkenen; - het inspelen op de opleidingsbehoefte, die een gevolg zal zijn van de instelling van de dienstcommissies nieuwe stijl.
- 33 -
BRONVERMELDING
1. Nota inzake opleiding en vorming
bij' Rijkswaterstaat,
Afdeling Personeel, Onderafdeling PO (november 1972).
2. Taakstelling, structurering en bezetting van de departementale personeelsafdelingen (BPR-rapport, februari 1975).
3. Verslag van de eerste contactbijeenkomst vorming en opleiding van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (april 1977).
i». Nota Personeelsbeleid van de Directie Personeelszaken van het Ministerie van Verkeer en Waterstaat (november 1978).
5. Wegwijzer, Centrale Afdeling 0, V en T van de Centrale Directie van de PTT (zonder datum).
6. Doelstellingen, uitgangspunten en middelen (DUM-nota van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, ]k januari 1977).
7. Mens en werk, W.H.A. Schaf rat (Deventer, 1975).
8. Nota "Managementontwikkeling bij het Ministerie van Verkeer en Waterstaat", Directie Personeelszaken ('s-Gravenhage, 1976).
9. Handboek voor gesprekstraining, F.R. Oomkens (Meppel, 1976).
10. Criteria en algemene richtlijnen ten behoeve van de uitvoering van de Studiefaciliteitenregeling bij Verkeer en Waterstaat ('s-Gravenhage, juli 1979).
11. Discussienota 1 "Organisatie-ontwikkeling", Directie Organisatie en Automatisering ('s-Gravenhage, oktober 1978).
12. Nota Opleidingsbeleid bij de rijksoverheid (Ministerie van Binnenlandse Zaken, Tweede Kamer, zitting 1981-1982).
- Opleider -
3k
13- Opleider, het zal je vak maar wezen, Ton Rijkers (Nelissen B.V., Bloemendaal, 1979).
14. Een oog over 00, Edu Feltman (Kluwer, Deventer, 1976).
15- Notitie Opleidingsbeleid b ij VeWa (Directie Personeelszaken, januari 1982).
16. Elk kent de laan die derwa'art gaat, rapport nummer 3 van de Commissie Hoofdstructuur Riijksdienst (Ministerie van Binnenlandse Zaken, december 1980).
