Raadsvoorstel Vergadering
: 9 oktober 2014
Agendapunt Status Programma Portefeuillehouder
: 13 : Besluitvormend : (1) Algemeen Bestuur : E.J. ter Keurs
Behandelend ambt. E-mail Telefoonnummer Zaak / Stuknummer
: Ed Stoelinga :
[email protected] : (0511) 460 928 : Z2014-05092 / S2014-13267
Aan de Raad. Onderwerp Digitaal werken raad
Korte inhoud De huidige tijd vraagt om efficiënte en duurzame werkwijzen. Dat geldt ook voor de raad. De afgelopen periode is hier met een werkgroep van de raad over gesproken. Door gebruik te maken van moderne technieken bij het voorbereiden en houden van raadsvergaderingen kan efficiënter worden gewerkt en tegelijkertijd ook worden bespaard op portokosten en papier. Dat kan door digitaal te gaan werken met de raadstukken middels een app en een tablet. Stukken zijn dan overal beschikbaar, kunnen worden voorzien van commentaar, opmerkingen. En die kunnen ook weer worden gedeeld. Door dit te combineren met videowebcasting kunnen zowel burgers, griffie als de politici zelf snel zien wie wat ingebracht heeft bij een bepaald agendapunt of onderwerp. Om dit goed mogelijk te maken moet echter ook de raadswebsite worden vernieuwd evenals het systeem voor audiowebcasting. Want juist door alles binnen één omgeving (die waar ook de gemeentelijke website zit) te brengen kan ook het beheer worden vereenvoudigd. Wat op termijn ook tot meer besparingen kan leiden dan alleen op portokosten en papier. Deze keuzes leiden wel tot het vervallen van de huidige stemregistratiewijzer. Door een en ander samen uit te voeren met de herziening (en vereenvoudiging) van de gemeentelijke website en kennisbank kunnen deze wijzigingen worden uitgevoerd zonder dat extra budget nodig is.
Voorstel van de raadswerkgroep papierarm vergaderen Invoeren van: a. papierarm vergaderen via de app Raad Digitaal pro van SIM; b. een nieuwe raadswebsite via het bestaand systeem van SIM; c. audio- en videowebcasting.
Toelichting Inleiding Reden voor dit voorstel ligt in de wens om te komen tot een efficiëntere werkwijze voor de raad, meer inzicht voor de inwoners in de gemeentelijke politiek, en een opzet van het geheel die een efficiënt beheer mogelijk maakt. Dat kan door het invoeren van zogenaamd “papierarm vergaderen”. Alle stukken worden via een app beschikbaar gesteld. En kunnen daarin bewerkt worden, van opmerkingen voorzien, gedeeld worden, etc. etc. Dit voorstel is afkomstig van de raadswerkgroep papierarm vergaderen bestaande uit de raadsleden Binne de Vries, Sipke van der Meulen en Douwe Hooijenga. De raad is bevoegd om hierover zelfstandig een besluit te nemen. Alleen ten aanzien van de raadswebsite bestaan wettelijk eisen.
Wat is het probleem? Op dit moment wordt gewerkt met een verscheidenheid aan systemen binnen de gemeentelijke overheid: de gemeentelijke website en kennisbank die bij het bedrijf SIM “in de Cloud” draaien, de raadswebsite op een systeem van het bedrijf Malengo dat lokaal staat, een audiosysteem dat bij een partnerbedrijf draait van Malengo (vroeger Vincis), een stemregistratiewijzer die van Malengo is, maar die dit bedrijf niet verder wil onderhouden. Andere marktpartijen willen een dergelijk systeem niet realiseren, maar zien meer in videowebcasting Door deze wirwar moeten zaken dubbel worden gedaan of bestaan zinvolle koppelingen niet. Verder: Door het gebruik van papieren stukken die worden toegezonden zijn we jaarlijks een redelijk bedrag kwijt aan portokosten en papier. Voldoet de huidige raadswebsite daarbij niet meer aan de wettelijke eisen.
Wat zijn de oorzaken van het probleem? De huidige situatie is in de loop van een flink aantal jaren zo gegroeid. De toename van het aantal eisen (webrichtlijnen, usability, internetkassa, DigiD, audits, etc.) heeft een aantal jaren geleden ertoe geleid dat de gemeentelijke website bij Sim is ondergebracht. Andere onderdelen zijn nog niet geharmoniseerd, hetgeen nu wel wenselijk is. Ook omdat een deel van de eisen ook voor de raadswebsite geldt.
Wat zijn de beoogde maatschappelijke effecten? Deze zijn beperkt. De stemregistratiewijzer zal worden vervangen door videowebcasting voorzien van veel mogelijkheden voor de burger (b.v. een melding thuis wanneer een bepaald agendapunt aan de orde komt tijdens een vergadering). Maar we weten uit metingen dat het aantal burgers dat raadsvergaderingen volgt beperkt is. Toch blijft het volgens ons een taak om waar mogelijk de transparantie te verbeteren. De raadsleden zelf kunnen de vergaderingen effectiever voorbereiden.
Wat gaan we daarvoor doen? We voeren hiervoor een aantal acties uit die nauw met elkaar samenhangen. 1. De huidige raadswebsite wordt ondergebracht bij Sim en wordt zo opgezet dat wordt voldaan aan de webrichtlijnen.
2
2. Beide websites krijgen een andere techniek waardoor ze zich bijvoorbeeld automatisch aanpassen aan de grootte van het apparaat dat de bezoeker gebruikt. Zo wordt een aparte mobiele website overbodig. 3. Kern van de raadswebsite wordt het bestuurs-en raadsinformatiesysteem. Van hieruit worden agendapunten en documenten beschikbaar gesteld aan de website, gekoppeld met de audio- en video-opnamen en beschikbaar gesteld aan de app “Raad Digitaal Pro” op de iPad. 4. Deze app wordt ingezet om de raadsleden (en griffie) te ondersteunen bij het voorbereiden en houden van vergaderingen 5. Er wordt een audio- en videowebcastingsysteem ingericht, gekoppeld aan app en aan de website
Wat mag het kosten? Voor de voorgestelde maatregelen is geen extra budget nodig. Door de wijzigingen te combineren met de vereenvoudiging van de gemeentelijke website en het laten vervallen van de mobiele website en een aantal andere media, blijft het totale benodigde budget ongeveer gelijk. Voorwaarde hierbij is wel dat er geen raadsstukken meer verzonden worden en men zo veel als mogelijk digitaal gaat werken. Uitzonderingen hierbij zijn grote documenten, bijvoorbeeld de begroting en de PPN, die op een iPad niet echt handig zijn te lezen. “Raad Digitaal Pro” draait (vooralsnog) alleen op een iPad. Uitvoering van dit voorstel betekent dat de betrokkenen zelf een iPad zullen moeten aanschaffen. En dat dus de jaarlijkse vergoeding voor een apparaat met bijbehorende kosten moet blijven bestaan.
Communicatie De raad zal na goedkeuring uitgebreid worden voorgelicht over de werking van het systeem. Een en ander zal dit najaar plaats kunnen vinden.
Evaluatie Na enkele maanden zal de werking en het gebruik worden geëvalueerd. Dan kan een tweede instructieronde worden georganiseerd om het gebruik te optimaliseren. Burgum, 16 september 2014 De raadswerkgroep papierarm vergaderen de secretaris de voorzitter
S.K. Dijkstra
B. de Vries
3
4
Raadsbesluit
Gemeente Tytsjerksteradiel Raadsvergadering d.d. 9 oktober 2014, agendapunt 13
De Raad van de gemeente Tytsjerksteradiel: overwegende dat: de voorbereiding van en het voeren van raadsvergaderingen effectiever kan door inzet van digitale hulpmiddelen; de transparantie van het politieke proces kan worden verbeterd door de inzet van audio- en videowebcasting; het beheer van de hulpmiddelen kan worden vereenvoudigd door alles bij één leverancier onder te brengen; gelezen het voorstel van de raadswerkgroep papierarm vergaderen d.d. 16 september 2014;
BESLUIT: tot het invoeren van: a. papierarm vergaderen via de app Raad Digitaal pro van SIM; b. een nieuwe raadswebsite via het bestaand systeem van SIM; c. audio- en videowebcasting.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de Raad van de gemeente Tytsjerksteradiel van 9 oktober 2014.
De Raad voornoemd, de griffier
de voorzitter
mr. S.K. Dijkstra
drs. E.J. ter Keurs
5
6
