Raadsvoorstel Agendapunt: 10 Onderwerp: Huisvesting gemeente Montferland Portefeuillehouder: burgemeester mw C.C. Leppink-Schuitema
Aanleiding: Tijdens uw vergadering van juni 2010 heeft ons college u meegedeeld dat de gunningsprocedure voor de aanbesteding van het nieuwe gemeentehuis vanwege de financiële situatie voorlopig is opgeschort. Het plan voor centrale huisvesting blijft bestaan en in de tussentijd onderzoekt de gemeente of er een mogelijk alternatief is. Op basis van dit onderzoek, dat in december 2010 is afgerond, leggen wij nu aan uw raad het advies voor om centrale huisvesting van de gemeente Montferland plaats te laten vinden in het kantoorgebouw ‘Vink’ te Didam. Vooruitlopend op dit voorstel hebben wij u tijdens de raadsvergadering van 23 december jl. reeds mondeling geïnformeerd. Situatie/ probleem: Op 17 december 2009 heeft u besloten een krediet van € 18.250.000 beschikbaar te stellen voor de realisatie van een gemeentehuis annex bibliotheek te Didam en een frontoffice te ’sHeerenberg. Het besluit betreft u in de bijlage aan. Aan dat besluit is begin 2010 uitvoering gegeven. Belangrijkste componenten uit die activiteiten waren het verder voeren van de ontwerpfase en het starten van een aanbesteding voor het risicodragend projectmanagement. Medio 2010 hebben wij gemeend deze activiteiten op te schorten. Reden hiervan was dat wij – mede gezien de financiële situatie van onze gemeente – onderzoek wilden uitvoeren naar goedkopere alternatieven voor de beoogde nieuwbouw. Bij dit onderzoek hebben wij ons louter gericht op centrale huisvesting van de ambtelijke organisatie en heeft zich gericht op twee alternatieve locaties. Deze worden hieronder nader toegelicht. Kantoorgebouw Vink, Bergvredestraat te Didam Aan de Bergvredestraat te Didam bevindt zich het kantoorgebouw dat wordt gehuurd door Vink kunststoffen. De huurder is al enige tijd voornemens om alle activiteiten over te brengen naar de tegenover gelegen hallen met kantoorruimten. Hierdoor komt het kantoorpand vrij. In eerste instantie was het in beeld als tijdelijke huisvesting, maar het is in ons onderzoek betrokken als structureel en centraal onderkomen voor de gemeente Montferland. Hiertoe hebben wij op basis van het door u vastgestelde programma van eisen wel gerekend met een noodzakelijke uitbreiding van het pand. Kantoorgebouw aan de Immenhorst te ’s-Heerenberg Door Rodax Invest Duo BV is nieuwbouw aangeboden. Het aanbod bestond concreet uit een nieuw gemeentehuis, overname van het bestaande gemeentehuis te ’s-Heerenberg en participatie in Gouden Handen (voor het door de gemeente te huren deel). Voor het nieuw te realiseren gemeentehuis aan de Immenhorst te ’s-Heerenberg gaat Rodax uit van huur voor een langere periode en vervolgens (eventuele) verkoop aan de gemeente. Andere reële en op korte termijn haalbare alternatieven hebben zich in de onderzoeksperiode niet aangediend. Vink en Immenhorst zijn daarmee de enige alternatieven voor centrale huisvesting die wij hebben onderzocht.
Het onderzoek Het onderzoek, zoals wij dat in juni aan u hebben aangekondigd, heeft bestaan uit: 1. Gesprekken met de eigenaar van Vink en met Rodax Invest Duo BV, aanbieder van nieuwbouw aan de Immenhorst te ‘s-Heerenberg over alternatieven, koop- en huurprijs etc.. 2. Een financieel onderzoek, waarbij wij de jaarlast onderzocht hebben van nieuwbouw op de huidige locatie Didam, Vink en Immenhorst. Hiermee is een financieel vergelijk mogelijk; Van het onderzoek doen wij onderstaand verslag. 1. De gesprekken met Vink en Rodax Invest Duo BV (juni 2010 – december 2010) Het pand Vink is getaxeerd door de heer ing. N.F.W.J. Steentjes, verbonden aan TDN Taxaties te Apeldoorn en de heer mr. A.H. Kraak van Taxatie- en adviesbureau Van Reekum en Kraak te Wolfheze. De taxatiewaarde komt uit op € 3.440.000. De WOZ-waarde van het pand bedraagt € 3.500.000. Het taxatierapport treft u in de bijlage aan. De eerste vraagprijs van de eigenaar bedroeg € 6.800.000. Gezien de taxatie- resp. WOZ-waarde is daar een gemeentelijk tegenbod van € 3.500.000 tegenover gezet op basis van bestaande bestemming. Na een aantal op-en-neerbiedingen bestaat overeenstemming (voor ons college en onder genoemde voorwaarden) over € 4.600.000. Naast het aankoopbedrag zullen kosten gemaakt moeten worden voor aanpassing, renovatie en uitbreiding van het gebouw. Zoals hierna blijkt, verwachten wij een aanmerkelijke structurele verlaging van de jaarlijkse huisvestingslasten ten opzichte van andere varianten. Voorwaarden onzerzijds hierbij zijn instemming door uw raad, contractuele aspecten en bestemmingsplantechnische mogelijkheden. De eigenaar stelt als voorwaarde het beëindigen van de huurovereenkomst met Vink. In juni 2010 kwam Rodax Invest Duo Bv met een aanbieding voor de realisatie van nieuwbouw van een gemeentehuis op de Immenhorst te ‘s-Heerenberg. Hierbij wordt uitgegaan van huur. Tevens maakte onderdeel uit van de aanbieding het overnemen van het huidige gemeentehuis te ’sHeerenberg. Met de directeur van Rodax zijn twee gesprekken gevoerd. Daarin is het aanbod verder verfijnd en gespecificeerd. Gelet op de inhoud en het kostenaspect stellen wij voor af te zien van dit aanbod, dat overigens vertrouwelijk bij de griffie ter inzage ligt. 2. Het financieel onderzoek Uw raad heeft op 17 december 2009 de financiële uitgangspunten vastgesteld op basis waarvan gemeentelijke huisvesting gerealiseerd kan worden. Deze uitgangspunten hebben wij onverkort gehandhaafd. Om echter een gedegen advies aan uw raad te kunnen geven is het van belang dat een financieel vergelijk tussen de alternatieven en het oorspronkelijke plan (nieuwbouw Didam) wordt gemaakt. Dit vergelijk zal vanzelfsprekend zuiver moeten zijn: ‘appels met appels’. T.b.v. de noodzakelijke deskundigheid en onafhankelijkheid is het onderzoek uitgevoerd door ABC Management Groep (Veenendaal). Dit is gebeurd op basis van een bedrijfseconomische kostencalculatie, die op onderdelen afwijkt van de financiële uitgangspunten als gesteld door uw raad. Het resultaat van het onderzoek van ABC is onderstaand weergegeven. Optie
Gemiddelde huisvestingslast (methode ABC)
Nieuwbouw gemeentehuis (17-12-09)
€ 1.863.000
Immenhorst
€ 1.728.000 (verschil t.o.v. 1.863.000 is 135.000)
Vink
€ 1.510.000 (verschil t.o.v. 1.863.000 is 353.000)
De conclusie is, dat centrale huisvesting in Vink structureel (40 jaar) € 353.000 goedkoper uitvalt dan nieuwbouw. Dit betekent nog niet dat er dus € 353.000 vrijvalt in de gemeentebegroting. Hiervoor is van belang hetgeen onder het kopje ‘Vergelijking met raadsbesluit 17 december 2009’ is vermeld. Het onderzoeksrapport van ABC treft u in de bijlage aan. Advies optie Vink (o.b.v. het gevoerde onderzoek) Wij adviseren uw raad om – op basis van de uitgevoerde financiële analyse – uit te gaan van centrale huisvesting van de gemeente Montferland op de locatie Vink. De beide andere mogelijkheden vallen op basis van het financiële argument af. Het restant van dit advies richt zich dan ook op Vink.
Vergelijking met raadsbesluit 17 december 2009 Voor nieuwbouw resulteert een andere jaarlast dan op 17 december 2009 aan uw raad voorgelegd (€ 1.863.000 vs. € 1.404.000). In verband met de noodzaak van een zuiver vergelijk zijn in de analyse van ABC alle kosten van huisvesting opgenomen. Het verschil hangt vooral samen met de uitgangspunten die door uw raad zijn vastgesteld. In de bijlage treft u de verschilanalyse op hoofdlijnen aan. Uw uitgangspunten dienen nu te worden toegepast op Vink. Lagere huisvestingslasten en overige kostenbesparingen De structurele gemiddelde jaarlast van Vink t.o.v. de jaarlast voor nieuwbouw daalt van € 1.404.000 (raadsbesluit) naar nu € 1.204.000 (o.a lagere kapitaallasten). Dit betekent een afname van de gemiddelde, structurele jaarlast van € 200.000. Het eerste jaar na realisatie bedraagt dit voordeel ca. € 380.000, het tweede jaar € 372.000, het derde jaar € 365.000 etc. Naast het structurele voordeel van gemiddeld € 200.000 resteert een aantal kosten dat nu niet hoeft te worden gemaakt zoals tijdelijke huisvesting en kosten parkeren/werf. Hierbij wordt er op gewezen dat de kosten, die buiten de jaarlast werden gehouden, wel gemaakt moeten worden zoals kosten van herinvestering in installaties tijdens de levensduur en bouwrente. Egalisatiereserve Uw raad heeft bepaald dat ten behoeve van de nieuwbouw een egalisatiereserve dient te worden aangelegd van € 3.900.000, te dekken uit de grondexploitatie. Deze reserve was nodig om de eerste ‘dure’ jaren na die van de realisatie van het nieuwe gemeentehuis binnen de begroting op te vangen. Zoals hiervoor is aangegeven is de optie Vink over de gehele periode van 40 jaar maar vooral in de beginjaren fors goedkoper dan nieuwbouw. Bij de optie Vink kan worden volstaan met een reserve dekking kapitaallasten van slechts € 200.000. Wij stellen voor dit bedrag te dekken bij een eventueel overschot op de jaarrekening 2010. Samenvattend stellen wij voor de egalisatiereserve niet in te stellen en derhalve niet te onttrekken aan de grondexploitatie. Programma van eisen Wij zijn van mening dat na besluitvorming door uw raad nogmaals intensief naar het programma van eisen kan worden gekeken. Ons college wil graag een inspanningsverplichting aangaan om hierop nog in te verdienen. Een eventuele besparing op het p.v.e. kan ons inziens bijdragen aan de bezuinigingstaakstelling onder het motto “een sobere en doelmatige huisvesting”die wij ons zouden willen opleggen. Daarbij zullen wij ook elementen van ‘het nieuwe werken’ betrekken. Bestemmingsplan Het bestemmingsplan voor de locatie Vink aan de Bergvredestraat voorziet niet in het voorgestane huisvestingsvoorstel. In elk geval is instemming van de provincie noodzakelijk om een aanpassing in gang te zetten. Daarom is dit in de onderhandelingen met de eigenaar van het gebouw van Vink als voorwaarde opgenomen. Inmiddels heeft de provincie bij monde van de gedeputeerde Verdaas groen licht gegeven. Bij een positief besluit van uw raad zullen wij direct starten met de voorbereidingen voor de noodzakelijke planologische procedures. Bibliotheek Het is duidelijk dat huisvesting van de gemeentelijke organisatie in Vink gevolgen heeft voor de bibliotheek te Didam. Nieuwbouw was voorzien in combinatie met het gemeentehuis. Deze mogelijkheid vervalt bij Vink. De wens van het bibliotheekbestuur om nieuwe huisvesting te realiseren is en blijft bij ons echter bekend en verdwijnt wat ons betreft ook niet van de agenda. Wij zullen hierover met het bestuur in gesprek blijven. Waar zich mogelijkheden voordoen voor nieuwe huisvesting voor de bibliotheek zullen wij u vanzelfsprekend informeren. Momenteel plegen wij inspanningen om een goede oplossing voor de bibliotheek te vinden. Gelet op dit onderzoek stellen wij uw raad voor het gevoteerde krediet van € 2,4 mln vooralsnog te reserveren. Gemeentehuis locaties Didam en ‘s-Heerenberg (huidig, excl. historische delen) Ons college zal direct na uw besluit overgaan tot voorbereidingen om het huidige gemeentehuis te Didam te herbestemmen. Daarbij zullen wij aandacht schenken aan een zo goed mogelijke maatschappelijk aanvaardbare herbestemming. Het vrijspelen van de huidige locatie inclusief het daarnaast gelegen gebied (o.a. postkantoor, bibliotheek en gemeentewerf) biedt nieuwe mogelijkheden om het gehele gebied te herontwikkelen o.g.v. bestaande visiedocumenten. Ons college zal het onderzoek om het huidige gemeentehuis te ’s-Heerenberg te herbestemmen continueren. Ook hier zullen wij hechten aan een maatschappelijk aanvaardbare herbestemming. Kaartmateriaal van de monumentale delen van de panden treft u aan in de bijlage.
Uw eerdere besluiten inzake de frontoffice in het pand Gouden Handen en de raadzaal te ’sHeerenberg blijven uiteraard in stand. Het krediet van € 250.000 voor de realisatie van de frontoffice in Gouden Handen blijft gereserveerd. Vervolg: projectmanagement en planning Op 29 januari 2009 heeft uw raad onder meer besloten tot risicodragend projectmanagement door een externe marktpartij, waarbij de financiële risico’s voor de gemeente worden geminimaliseerd, voorafgegaan door een waterdichte overeenkomst. Overwogen wordt om thans niet langer vast te houden aan een derde ontwikkelpartij, maar te kiezen voor een projectmanagement die het best toegesneden is op het nieuwe project. Daarbij staat voorop dat gestreefd wordt naar maximale kwaliteit en garanties tegen minimale kosten. Zodra uw raad een besluit heeft genomen zullen wij u informeren over de planning. Indicatief koersen wij op een oplevering in 2012/2013. Financiële consequenties: Bij een positief besluit van uw raad op dit voorstel, dient het oorspronkelijk beschikbaar gestelde krediet van € 15,6 miljoen (realisatie nieuwbouw gemeentehuis, exclusief bibliotheek) te worden ingetrokken. Tevens dient een nieuw investeringskrediet van € 10,5 miljoen beschikbaar te worden gesteld. Dat krediet is mede gebaseerd op de calculaties van ABC en bestaat uit de volgende componenten: Investeringsoverzicht
Subtotalen investering
Pand Vink Kunststoffen: Aankoop: Renovatie: bouwkundig 5.000 m² installaties div. kosten, honorarium etc.
Totalen investering € 7.100.000
€ 4.600.000 € 1.350.000 € 850.000 € 300.000
Aanbouw Vink: bouwkundig 2.140 m² installaties vaste inrichting terreinkosten honorarium etc. prijsstijgingen
€ 4.500.000 € 2.500.000 € 1.000.000 € 200.000 € p.m. € 500.000 € 300.000
Losse inrichting, meubilair etc. Aanbestedingsvoordeel 5% Totaal bruto investering
€
750.000
-/- €
350.000
€12.000.000
Inspanningsverplichting college versobering p.v.e. opbrengst locatie Didam
-/- € 1.500.000 € €
p.m. p.m.
Totaal netto investering
€10.500.000
Wij zullen ons inspannen om een bedrag van € 1,5 mln in te verdienen op de kosten van renovatie en aanbouw door o.a. versobering van het programma van eisen door o.a. een teruglopend personeelsbestand (bezuinigingen) en incidentele opbrengst uit de herbestemming van de huidige locatie gemeentehuis Didam. De structurele huuropbrengst van de huidige locatie gemeentehuis ’sHeerenberg is verwerkt in de lagere huisvestingslasten. Overigens is de BTW voor ca. 98% verrekenbaar en verwerkt in de cijfers. Tot slot geven wij u een samenvattend financieel overzicht van de vergelijking nieuwbouw gemeentehuis (volgens uw raadsbesluit van 17 december 2009) en ons huidige voorstel Vink: Optie
Investering
Nieuwbouw gemeentehuis Didam
€ 15.600.000
€ 1.404.000
Aankoop / verbouw Vink Didam
€ 10.500.000
€ 1.204.000
€
Verschil (voordelig)
€
€
€ 3.900.000
5.100.000
Gemiddelde jaarlast
200.000
Benodigde reserve € 3.900.000 0
Zowel het benodigde investeringsbedrag, de gemiddelde jaarlast als de reserve-inzet worden in dit voorstel in aanzienlijke mate positief beïnvloed.
Advies: Centrale huisvesting van de gemeente Montferland plaats te laten vinden in het pand Vink Kunststoffen te Didam; Over te gaan tot aankoop van het pand Vink voor € 4.600.000 onder voorwaarde van mogelijkheden bestemmingsplantechnisch en geaccordeerde aankoopovereenkomst; Het op 17 december 2009 beschikbaar gestelde krediet van € 15.600.000 voor nieuwbouw gemeentehuis in te trekken; Een krediet beschikbaar te stellen van € 10.500.000 voor realisatie gemeentehuis; Geen egalisatiereserve in te stellen van € 3.900.000; Het college op te dragen per direct voorbereidingen te treffen voor het realiseren van centrale huisvesting; Commissiebehandeling: Eindadvies:
Didam, 18 januari 2011. Burgemeester en wethouders van de gemeente Montferland, De secretaris, T.M.J.M. Evers
De burgemeester, C.C. Leppink-Schuitema
Bijlage: Raadsbesluit 17 december 2009 Ter inzage in de leeskamer: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Raadsbesluit 17 december 2009 Taxatierapport Van Reekum en Kraak B.V. Aanbod Rodax Invest Duo BV Onderzoeksrapport van ABC Verschilanalyse exploitatielast ABC t.o.v. raadsbesluit 17 december 2009 Kaartmateriaal monumentale delen locatie gemeentehuis ‘s-Heerenberg
