Raad 29.12.2014
PROCES-VERBAAL VAN DE OPENBARE ZITTING VAN DE RAAD VAN HET OPENBAAR CENTRUM VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN VAN EN TE MELLE 29 december 2014 Aanwezig:
Lutgarde Van Den Broecke,voorzitter, Freddy Van de Putte ,Dirk De Paepe, Marleen De Noyette, Kelly Dermul, Piet Cottenie ,Dierickx Marc, Stefaan Petit,, Hauterman David ,Raadsleden; Gertjie De Sadeleer,secretaris.
Verontschuldigd: Dagorde: OPENBAAR GEDEELTE 1. Goedkeuring van het openbaar gedeelte van het verslag van 24.11.14. 2. Goedkeuring door de raad als budgethouder: diverse facturen. 3. Verslagen van raadsleden die zitting hebben in diverse raden,commissies…, 4. Kennisname van het verslag van het Vast Bureau van 10.11.2014. 5. Kennisname van het verslag van het BCSD van 05.11.2014. 6. Vaststellen wijziging 1 meerjarenplan 2014-2019 OCMW en budget 2015 OCMW 7. Vaststellen budgetwijziging 1 2014 8. Dienst kinderopvang: aanpassing huishoudelijk reglement 9. Financiele dienst: algemene procedure debiteurenbeheer: goedkeuring aanrekening kosten 10. Veiligheidsplan 2015: goedkeuring,veiligheidsbeleid: actualisatie,jaarverslag 2014. 11. Vastleggen data nieuwjaarsrecepties 2015(personeel,bewoners,onthaalouders) De openbare zitting wordt door de voorzitter,Lut Van Den Broecke geopend om 20u 00. 1. Goedkeuring van het openbaar gedeelte van het verslag van 24.11.2014. Het openbaar gedeelte van het verslag van 24.11.2014 wordt eenparig goedgekeurd. 2. Goedkeuring door de raad als budgethouder: diverse facturen. Er worden geen facturen ter goedkeuring voorgelegd. 3. Verslagen van raadsleden die zitting hebben in diverse raden, commissies,.. De voorzitter deelt mee dat de Algemene Vergadering van het Sociaal Verhuurkantoor Leie & Schelde doorging op 11 december 2014 te Merelbeke. Het meerjarenplan en het budget werden vastgesteld. Raadlid Marc Dierickx vermeldt de agenda van de bijeenkomst van de seniorenraad. Er worden onder andere adviezen gegeven aan de gemeente rond ICT lessen voor senioren, Kompas, de senioren willen een apart sociaal huis buiten het OCMW, vragen aanduiding en verzorgen van de openbare toiletten, een nieuwe secretaris wordt verkozen bij de OAR. 4. Kennisname van het verslag van het Vast Bureau van 10.11.2014 De raadsleden nemen kennis van het verslag van 10.11.2014.
1
Raad 29.12.2014
5. Kennisname van het verslag van het BCSD van 05.11.2014 De raadsleden nemen kennis van het verslag van 05.11.2014. 6. Vaststellen wijziging 1 meerjarenplan 2014-2019 en budget 2015 OCMW Alle raadsleden ontvingen de digitale en de papieren versie. De voorzitter vraagt of er raadsleden meer informatie nodig hebben. Raadslid Piet Cottenie merkt op dat er voor de toekomst onbekenden zijn vanuit de Vlaamse en Federale overheid die een invloed kunnen hebben op de kosten. Raadslid David Hauterman stelt vragen. Hij vraagt zich af waar hij de omzendbrief kan vinden die vermeld wordt op pagina 12 van het meerjarenplan. Die is terug te vinden op de website van Binnenland Vlaanderen. Verder vraagt hij naar de betekenis van de afkorting P&S en J5 op pagina 3. Hij vraagt naar de betekenis van conversiefouten. Informeert over de kwaliteitscoordinator die gepland blijft. Vraagt waarom de infofolder die in 2015 opgemaakt wordt zal worden herzien pas in 2018. Dat heeft met tijd en geld te maken. De folder wordt immers in eigen beheer en met eigen mensen opgemaakt, die dit gewoon bij hun taken moeten opnemen. Raadslid Hauterman verwijst naar pagina 26 over de bestrijding van de kinderarmoede oa door de Katrol. Worden er nog initiatieven gepland. Er wordt geantwoord dat dit het onderwerp uitmaakt van een onderzoek dat gepland werd in de meerjarenplannen oa rond de oprichting van een huis van het kind. Raadslid Hauterman vraagt informatie over de noodwoningen op pagina 29. Raadslid Hauterman vraagt of de overdracht van de gesco-contractuelen naar de contractuelen er zal voor zorgen dat die functies behouden blijven. Op dit moment hebben we geen cijfergegevens over de toekomstige middelen die nog zullen worden gegeven door Vlaanderen. Het is moeilijk voorspellingen te maken over de stijgende kosten die deze overdracht zal meebrengen. We hopen natuurlijk dat alle functies kunnen blijven bestaan. Raadslid Freddy Van de Putte merkt op dat deze wijziging van de meerjarenplannen niet inhoudelijk is, er zijn wat verschuivingen. Initieel is weinig veranderd aan de oorspronkelijke meerjarenplanning. Raadslid Hauterman vraagt wat er nu gebeurt nadat de subsidies aan de gezinszorgorganisaties werd afgeschaft. Die middelen zijn er niet meer? Raadslid Kelly Dermul merkt op dat de geplande samenwerking met OCMW Merelbeke nog niet werd opgenomen in het budget, ook omdat dit pas effectief kan worden in 2016. Raadslid Freddy Van de Putte merkt op dat de afschaffing van die subsidies aan de gezinszorgorganisaties een besparing is geweest voor het OCMW; geen enkele organisatie heeft gereageerd op die afschaffing. De voorzitter informeert of er nog vragen zijn rond de meerjarenplanning of het budget 2015. De raadsleden gaan over tot de vaststelling van de gewijzigde meerjarenplanning 2014-2019 en het budget 2015. DE RAAD Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s; inzonderheid de artikelen 145, 147, 150 en 270§1; Gelet op de Besluiten van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 en 25 juni 2010 betreffende de Beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; inzonderheid de artikelen 16 tot en met 27; Gelet op de Besluiten van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand van 26 november 2012 en 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Gelet op de omzendbrief BB 2013/4 betreffende de strategische meerjarenplanning (meerjarenplan 2014-2019) en budgettering (budget 2014) volgens de beleids- en beheerscyclus; 2
Raad 29.12.2014
Gelet op de omzendbrief BB 2014/4 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2015; Gelet op het gunstig advies van het college d.d. 9 december 2014; Gelet op het overleg van het managementteam op 3 december 2014; Gelet op de bespreking; Met algemeenheid van stemmen; Besluit: Artikel 1: Artikel 2:
Artikel 3:
De wijziging van de meerjarenplanning 2014-2019 vast te stellen. De gemeentelijke dotatie voor 2014-2019 als volgt vast te stellen: 2014 2015 2016 2017 2018 2019 EUR EUR EUR EUR EUR EUR 1.500.000 1.375.000 1.375.000 1.350.000 1.350.000 1.350.000 Het gewijzigde meerjarenplan 2014-2019 ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad en kennisgeving ervan te sturen aan de hogere overheid.
DE RAAD, Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s; inzonderheid de artikelen 145, 147, 150 en 270§1; Gelet op de Besluiten van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 en 25 juni 2010 betreffende de Beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;inzonderheid de artikelen 16 tot en met 27; Gelet op de Besluiten van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand van 26 november 2012 en 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Gelet op de omzendbrief BB 2013/4 betreffende de strategische meerjarenplanning (meerjarenplan 2014-2019) en budgettering (budget 2014) volgens de beleids- en beheerscyclus; Gelet op de omzendbrief BB 2014/4 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2015; Gelet op het ontwerp van budget 2015; Overwegende dat het budget bestaat uit twee gedeelten die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn: een doelstellingennota en een financiële nota; Gelet op het gunstig advies van het college d.d. 9 december 2014; Gelet op het overleg van het managementteam op 3 december 2014; Gelet op de bespreking; Met algemeenheid van stemmen; Besluit: Artikel 1: Artikel 2: Artikel 3:
Het budget 2015 OCMW wordt vastgesteld. De gemeentelijke dotatie voor 2015 bedraagt 1.375.000 EUR. Het budget 2015 wordt ter kennisname bezorgd aan de gemeenteraad en aan de hogere overheid.
7. Vaststellen budgetwijziging1 2014 Raadlid Freddy Van de Putte merkt op tegenover raadslid Marc Dierickx dat de kostprijs van het verbouwen van het OCMW helemaal niet een meerkost heeft meegebracht zoals Open VLD een tijd terug beweerde, integendeel het budget is gedaald, terwijl het hier gaat over een totaalafwerking. Raaslid Freddy Van de Putte overloopt de wijzigingen. De gemeentelijke bijdrage is gelijk gebleven. De voorzitter vraagt of er nog vragen zijn en laat dan de budgetwijzing vaststellen. 3
Raad 29.12.2014
DE RAAD Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s; inzonderheid de artikelen 145, 147, 150 en 270§1; Gelet op de Besluiten van de Vlaamse Regering van 23 november 2012 en 25 juni 2010 betreffende de Beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; inzonderheid de artikelen 16 tot en met 27; Gelet op de Besluiten van de Vlaams minister van Bestuurszaken, Binnenlands bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand van 26 november 2012 en 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Gelet op de omzendbrief BB 2013/4 betreffende de strategische meerjarenplanning (meerjarenplan 2014-2019) en budgettering (budget 2014) volgens de beleids- en beheerscyclus; Gelet op de omzendbrief BB 2014/4 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2014-2019 en de budgetten 2015; Gelet op het ontwerp van budgetwijziging nr 1 van 2014; Overwegende dat de budgetwijziging nr 1 van 2014 binnen de vastgestelde gemeentelijke bijdrage blijft en onder de bepaling van artikel 270 van het OCMW decreet valt , waardoor geen advies van het college van burgemeester en schepenen vereist is, Gelet op het overleg van het managementteam op 3 december 2014; Gelet op de bespreking; Met algemeenheid van stemmen; Besluit: Artikel 1: Artikel 2:
De budgetwijziging nr 1 van 2014 wordt vastgesteld. De budgetwijziging nr 1 van 2014 wordt ter kennisname bezorgd aan de gemeenteraad en aan de hogere overheid.
8. Dienst Kinderopvang: aanpassing huishoudelijk reglement De raadsleden debateren kort over deze aanpassing en stellen wat vragen. Raadslid Kelly Dermul vraagt of er veel aan flexibele opvang wordt gedaan. Dat is niet zo. Er wordt uitleg gegeven over de wijzigingen als gevolg van het nieuwe decreet dat hier werd verwerkt. DE RAAD Gelet op de Organieke Wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW, Gelet op het OCMW decreet van 19 december 2008; Gelet op het nieuwe decreet kinderopvang van baby’s en peuters, in voege vanaf 01.04.2014, Gelet op het voorliggende ontwerp van huishoudelijk reglement van de organisator gezinsopvang, dat op 1.4.2015 in voege moet treden; Gelet op de bespreking, Gelet op de stemming; BESLUIT: eenparig Artikel 1: het voorliggende ontwerp van huishoudelijk reglement van de organisator gezinsopvang goed te keuren en bekend te maken . Artikel 2: Onderhavige beslissing zal ter kennis worden gebracht van het college van Burgemeester en Schepenen en van de Provinciegouverneur van de Provincie Oost-Vlaanderen. Artikel 3: Een afschrift van deze beslissing wordt aan de ontvanger bezorgd
4
Raad 29.12.2014
9. Financiële dienst: algemene procedure debiteurenbeheer: goedkeuring aanrekening kosten. De raadsleden ontvingen allen het ontwerp van deze procedure. Raadslid Freddy Van de Putte merkt op dat hij die aanrekening van de kosten terecht vindt. Daarenboven is er op elk moment onderhandeling mogelijk. De raadsleden keuren daarom ook de aanrekening van de kosten zoals voorzien in de procedure goed. 10. Veiligheidsplan 2015: goedkeuring,veiligheidsbeleid: actualisatie,jaarverslag 2014 Raadslid David Hauterman merkt op dat hij bezwaren heeft tegen de redactie van het jaarverslag 2014. Hij eist de opname van de tekst die hij voorleest. Geachte mevrouw de voorzitter, Geachte secretaris Beste collega’s, Ik bemerk dat er in het jaarverslag 2014 enkele fouten en onjuistheden werden opgenomen. Aangezien er maar één persoon in het publiek aanwezig was op de OCMW raadszitting van 25 augustus 2014 waarop de kwestieuze jaarrekening 2013 voor het eerst geagendeerd stond, vermoed ik dat ik weet over welk gemeenteraadslid U het heeft in het jaarverslag van 2014. Mag ik er mijn collega’s op wijzen dat tijdens de OCMW-raadszitting van augustus 2014 de privacyproblematiek niet werd besproken in het openbare gedeelte. Ik merkte toen op dat deze jaarrekening laattijdig aan de raadsleden bezorgd werd waardoor ik aan de voorzitter vroeg om de bespreking van deze jaarrekening te verplaatsen naar de eerstvolgende raadszitting van 22 september 2014. Het gemeenteraadslid kon in de OCMW-raadszitting van augustus nog niet weten dat er namen in de jaarrekening waren opgenomen. Tijdens de OCMW-raadszitting van september was dit zelfde gemeenteraadslid niet aanwezig. Dit was de raadszitting waarop we zelf pas reageerden op het feit dat namen van OCMW-cliënten waren opgenomen in de jaarrekening. Dus voordien hadden noch u mevrouw de voorzitter, noch de collega’s, noch de OCMW-secretaris of de financieel beheerder opgemerkt dat de privacy van OCMW-cliënten was geschonden. Op deze zitting van september werd er de OCMW raadsleden inderdaad op gewezen dat we de jaarrekening met de bewuste pagina’s als VERTROUWELIJK moeten aanschouwen, wat ik tot op heden ook gedaan heb. Mevrouw de voorzitter, U stelde zelfs voor om de bewuste pagina’s uit de jaarrekening van 2013 te scheuren op de raadszitting van 22 september 2014. Hetgeen toch iets te vergaande was aangezien deze jaarrekening een openbaar document is en bovendien kon worden vermeden indien dit eerder was opgemerkt en de namen uit het document werden geschrapt. Bovendien is de essentie van het probleem dat de privacy van de bewuste OCMW-cliënten niet werd beschermd doordat deze open en bloot werden vernoemd in de OCMW-jaarrekening 2013 die tijdens twee openbare raadszitting werden besproken. Het is absoluut niet correct te zeggen dat de handeling van het raadslid kan beschouwd worden als een hackingsmethode. De bewuste jaarrekening die dit raadslid digitaal in PDF-formaat ontving van het secretariaat van de gemeentesecretaris was onvoldoende beschermd. Het werd niet gehackt. Wie hierin 5
Raad 29.12.2014
een fout begin, maakt momenteel deel uit van een onderzoek dat door de toezichthoudende overheid wordt gevoerd. Op diverse manieren, die elke computergebruiker dagelijks hanteert, kan nog steeds worden duidelijk gemaakt dat de namen van deze OCMW-cliënten onvoldoende werden beschermd. Handelingen die U en ik dagelijks uitvoeren als wij met de computer werken. Handelingen die in elke computerhandleiding worden vermeld. Dit is geen hacking, maar gewoon computergebruik. Ik kan U duidelijk stellen dat er dus niet bewust gezocht werd naar vertrouwelijke informatie. Deze vertrouwelijke informatie kwam toevallig aan het licht omdat deze onvoldoende werd beschermd. Tevens wordt er in het jaarverslag opnieuw niet ingegaan op de essentie van het probleem, met name dat er namen van OCMW-cliënten in een openbaar document zoals de OCMW-jaarrekening werden opgenomen. Hoe kan zo iets gebeuren? Dit is echt onaanvaardbaar. En hoe kan naar de toekomst toe zo iets worden vermeden? Dat dit document niet één keer, maar tot twee keer toe onder deze ongewijzigde vorm werd voorgelegd aan de OCMW-raad (in augustus en september) is onaanvaardbaar. Het melden van het privacyprobleem in de zitting van de gemeenteraad van oktober 2014 vloeit voort uit het privacyprobleem, dat initieel binnen het Melse OCMW startte. Had het OCMW van Melle de namen van diens cliënten voldoende beschermd, dan hadden de leden van de gemeenteraad deze nooit gezien, wat dus niet het geval was. Tijdens de gemeenteraadszitting van oktober werden heel bewust geen namen genoemd, maar enkel melding gemaakt van de onvoldoende bescherming van de namen van de OCMW-cliënten. Deze inbreuk werd in de gemeenteraad ook erkend door zowel U, mevrouw de voorzitter, als door de voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad is tevens OCMW-raadslid en lid is van het Vast Bureau. Hij had deze problematiek ook iets ernstiger kunnen inschatten. Hij had voorkennis van de inbreuk omdat hij aanwezig was tijdens de besprekingen in zowel het openbare als het gesloten gedeelte van de OCMW-raad en toch werd het onvoldoende beveiligde digitale bestand met de OCMW-jaarrekening overgemaakt aan alle gemeenteraadsleden. De kans dat dergelijk digitaal bestand ongecontroleerd wordt verspreid en hierdoor de namen van de OCMW-cliënten wordt bekendgemaakt is niet onaanzienlijk. Deze problemen zijn nergens terug te vinden in het jaarverslag veiligheid 2014. In dit jaarverslag staan onjuiste en onvolledige informatie. Een jaarverslag wordt opgemaakt om enerzijds om objectieve gegevens van de OCMW-werking weer te geven en dient niet om, als dit zou kunnen leiden tot subjectieve beoordelingen en onjuiste feiten en gegevens die de essentie van het probleem, nl. dat het Melse OCMW de privacy van diens cliënten niet beschermde, niet verhelpen. Bovendien bestaat ook de kans dat één of meerdere van deze cliënten zich geschaad voelen in hun rechten en klacht indienen bij de privacy commissie omdat hun naam openbaar werd gemaakt in zowel het document dat in de OCMW- als de gemeenteraad werd besproken en bekendgemaakt.
6
Raad 29.12.2014
Voor alle duidelijkheid, het is nooit de bedoeling geweest om, zij het een OCMW- of gemeentelijke ambtenaar noch de OCMW-voorzitter of de gemeenteraadsvoorzitter persoonlijk te treffen, maar een inbreuk op de privacy is een inbreuk op de strafwetgeving en is elke burger en zeker een lokaal mandataris verplicht te melden. Het is steeds opnieuw onze bedoeling geweest om het recht op de privacy van de zwaksten in onze samenleving te beschermen. Een klacht op deze inbreuk zou ik dus zeker begrijpen. Door middel van de hierboven aangehaalde argumenten wens ik dat het jaarverslag 2014 in deze zin wordt aangepast en verbeterd zodat er in dit openbaar document de correcte feiten en gegevens worden weergeven. Ook wens ik mevrouw de voorzitter en mevrouw de secretaris dat U noteert dat ik dit jaarverslag niet wens goed te keuren. Dank daarvoor. David Hauterman OCMW raadslid Melle De OCMW-secretaris merkt op de het jaarverslag door de veiligheidsconsulent wordt opgemaakt onder zijn verantwoordelijkheid en dat daar geen woord zal worden aan veranderd. Raadlid Kelly Dermul merkt op dat in tegenstelling tot wat raadslid Hauterman nu vertelt, er wel degelijk in de raadzitting van 25 augustus een verwittiging kwam voor alle raadsleden, waarbij verteld werd dat er in de jaarrekening namen van individuele cliënten voorkwamen en dat de raadsleden gevraagd werden dit niet te verspreiden. Raadslid David Hauterman antwoordt dat hij zich aan het reglement gehouden heeft en dit document niet heeft doorgegeven. De voorzitter merkt op dat de namen uit de jaarrekening werden verwijderd vooraleer deze naar de gemeente werd gestuurd. Het bewuste gemeenteraadslid heeft de digitale versie van de jaarrekening gehackt. De voorzitter vindt dit erg dat een gemeenteraadslid zoiets doet. Het boek van de jaarrekening lag ter beschikking in de gemeente. Jullie willen gewoon mensen beschuldigen. Raadslid Kelly Dermul vermeldt dat dit allemaal werd besproken in de zitting van 25 augustus. Zonder voorkennis zal iemand de digitale pdf-versie niet omzetten. De oplossing is preventie en dat staat in het jaarverslag. Raadslid Hauterman merkt op dat de overheid nu hier zal over oordelen. Het verstandigste was toen het boek in de raad kwam om ze uit onze handen te houden. Raadslid Dermul merkt op dat er inderdaad in diezelfde raadzitting van 25 augustus gepraat werd om ter plaatse de bladzijden uit de jaarrekening te scheuren. Raadslid Hauterman herhaalt dat hij niet zijn versie van de jaarrekening aan zijn collega heeft doorgegeven. Raadslid Marleen De Noyette antwoordt dat wat het belangrijkste was net het voorkomen was van de fout. Waarom blijft men hier nu verder over zagen. Raadslid Hauterman blijft erbij dat er onjuistheden in het jaarverslag staan en wil zich onthouden van de stemming. Het geactualiseerde veiligheidsplan 2015 en het jaarverslag 2014 worden goedgekeurd door de raadsleden Freddy Van de Putte, Kelly Dermul, Dirk De Paepe, Stefaan Petit, Piet Cottenie, Marleen De Noyette en de voorzitter Lut Van Den Broecke, de raadsleden Marc Dierickx en David Hauterman onthouden zich.
7
Raad 29.12.2014
11. Vastleggen data nieuwjaarsrecepties 2015(personeel,bewoners,onthaalouders) Er wordt afgesproken om de nieuwjaarsreceptie 2015 voor het personeel te organiseren op vrijdagnamiddag 23 januari in de ontmoetingsruimte van de Kleine Havertuin. De nieuwjaarsreceptie voor de bewoners van de Kleine Havertuin en de bejaardenwoningen zal doorgaan op woendag 14 januari eveneens in de ontmoetingsruimte; De nieuwjaarsreceptie voor de onthaalouders zal doorgaan op donderdagavond 15 januari . Raadslid Kelly Dermul wenst dat er volgend jaar een samenwerking kan ontstaan waarbij gemeente en OCMW samen een nieuwjaarsreceptie organiseren. Het openbare gedeelte wordt afgesloten om 20u 58. De gesloten zitting wordt geopend om 20u 59. Het gesloten gedeelte wordt afgesloten om 21 u 10. Aldus goedgekeurd door de Raad in zitting van Namens het OCMW, In opdracht, De Secretaris,
de Voorzitter,
Gertjie De Sadeleer
Lut Van Den Broecke
8
