Optimalisatie objectkenmerken en werkprocessen gemeente Lingewaard

Optimalisatie objectkenmerken en werkprocessen gemeente Lingewaard

Plaats Datum Auteur Functie Status

Arnhem 25 augustus 2014 Willeke den Hartog Afdelingshoofd Definitieve versie

Inhoudsopgave 1

Inleiding .................................................................................................................................. 4

2

BAG – WOZ confrontatie .......................................................................................................... 5 2.1

3

Significantie geconstateerde optimalisaties ......................................................................... 5

Kenmerken optimalisatie uit permanente processen ................................................................. 7 3.1 Vraagprijsonderzoek .......................................................................................................... 7 3.1.1 Stand van zaken ......................................................................................................... 7 3.1.2 Uit te voeren werkzaamheden .................................................................................... 7 3.1.3 Planning .................................................................................................................... 8 3.2 Afhandeling bezwaarschriften ............................................................................................ 8

4

Controle herwaardering ......................................................................................................... 10 4.1 4.2 4.3 4.4

5

Werkprocessen 2014 .............................................................................................................. 12 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

6

Stand van zaken .............................................................................................................. 10 Uit te voeren werkzaamheden .......................................................................................... 10 Planning.......................................................................................................................... 10 Risico’s ........................................................................................................................... 10

Informatievoorziening ...................................................................................................... 12 PMA als integraal werkproces ........................................................................................... 12 Bezwaar .......................................................................................................................... 13 Herwaardering ................................................................................................................ 13 Inbedden van processen .................................................................................................. 13 Corporaties ..................................................................................................................... 14 Correctieonderdelen ..................................................................................................... 14

Stappenplan controle herwaardering ...................................................................................... 15 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Stap 1 ............................................................................................................................. 15 Stap 2 ............................................................................................................................. 15 Stap 3 ............................................................................................................................. 15 Stap 4 ............................................................................................................................. 16 Stap 5 ............................................................................................................................. 16

Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 2/17

Historie Versie 0.1 0.2 1.0

Datum 15 augustus 2014 21 augustus 2014 25 augustus 2014

Auteur Maarten-Jan Evers Wim Fokker Willeke den Hartog

Aanpassing Eerste opzet Eerste revisie Definitieve versie


1

Inleiding

Tijdens de afronding van het toezicht van de Waarderingskamer ten behoeve van de aanslagoplegging van de gemeente Lingewaard voor het belastingjaar 2014, is naar voren gekomen dat de toezichthouder twijfelt aan de juistheid van de objectkenmerken in de gemeente. De controles van de Waarderingskamer wezen uit dat er verschillen geconstateerd werden tussen de door de gemeente geregistreerde kenmerken en de kenmerken die bij de vraagprijzen van te koop staande woningen geleverd worden door makelaars. Hierbij werd geconstateerd dat er vooral verschillen waren in de primaire kenmerken. De gemeente heeft vanwege de confrontaties tussen BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en WOZ (waardering onroerende zaken) een optimalisatietraject gestart om de kwaliteiten van deze kenmerken te borgen. In het traject zijn een aantal optimalisatiestappen te onderscheiden die in dit document beschreven worden. Daarbij zijn de werkprocessen rondom de jaarlijkse WOZ-werkzaamheden grotendeels herschreven waardoor het bijhouden van kenmerken hierin geborgd is. Door deze aanpassingen heeft de gemeente goed inzicht gekregen in de kwaliteit van de kenmerken en zijn de optimalisatietrajecten tijdig ingezet zodat de beschikkingen op 28 februari 2015 met een gerust hart genomen kunnen worden.


2

BAG – WOZ confrontatie

Vanwege de aansluiting van de gemeente Lingewaard op de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ) zijn de gegevens vanuit de BAG gekoppeld aan WOZ-gegevens. Tijdens deze zogenaamde BAG – WOZ confrontaties zijn er veel signalen ontstaan die onderzocht zijn. De signalen die door de WOZ afdeling afgehandeld dienen te worden zijn als volgt in te delen: 1. Extra carports 433 2. Minder carports 38 3. Extra dakkapellen 1445 4. Minder dakkapellen 205 5. Nieuw bijgebouw 5919 (bergingen/tuinhuisjes) 6. Nieuw deelobject (Q objectdelen) 365 De optimalisatie van de signalen 1 t/m 4 en 6 zijn inmiddels afgehandeld en in de WOZadministratie verwerkt. Deze signalen behoeven ook geen nadere uitleg. De inventarisatiewerkzaamheden die voortvloeien uit de signalen van 5 zijn ten tijde van het schrijven van dit rapport tot 50% opgelost. De verwachting is dat deze kenmerken voor 1 december 2014 in het WOZ-bestand aanwezig zijn zodat deze gewaardeerd kunnen worden. Onder nummer 6 staat de lastigste optimalisatieslag vermeld. Er zijn bij de confrontatie van BAG-WOZ gegevens deelobjecten ontdekt door de BAG die nog in de WOZ opgenomen moeten worden. Ten behoeve van deze objectdelen is veel aandacht besteed aan het registreren ervan. Het betreft hier namelijk wat ingewikkeldere deelobjecten die alleen in het veld correct opgenomen konden worden: - Maken van een print (luchtfoto) waarop het Q deelobject is aangegeven; - Printen WOZ-taxatiekaart waarop de deelobjecten kunnen worden gemuteerd, dit samenvoegen tot een werkpakket welke straat gericht kan worden uitgevoerd; - Bepalen deelobject codering (soort deelobject); - Bepalen van bouwjaar; - Bepalen oppervlakte of inhoud; - Vullen van kwaliteit en onderhoudstoestand (secundaire kenmerken registratie); - Taxatie van het deelobject; - Vullen record 25 registratie.

2.1

Significantie geconstateerde optimalisaties

Niet alle aanpassingen in het bestand zijn even significant. De uiteindelijke effecten op de eindwaarde kunnen gering zijn. Het meest significant waren de nieuwe deelobjecten (365x) die in eerste instantie in 2013 al opgevoerd zijn als zogenaamde Q-deelobjecten. Naar aanleiding van de kenmerken op de luchtfoto’s en in de administraties is hiervan vastgesteld dat de waarde kennelijk groter zou kunnen zijn dan € 5000,-. De kenmerken van deze Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 5/17

deelobjecten zijn met voorrang in het bestand opgenomen en reeds naar waardepeildatum 11-2013 betrokken in de waardering. De mutaties van dakkapellen en carports leidt vaak tot relatief kleine waard aanpassingen. Deze mutaties zijn echter allemaal gecontroleerd en doorgevoerd in het WOZ-bestand. Naar waardepeildatum 1-1-2014 zullen deze onderdelen van een waarde worden voorzien. De resterende nieuwe bijgebouwen kenmerken zich door de veronderstelling dat de waarde hiervan in ieder geval lager is dan € 5000,-. Dit project is opgestart maar nog niet afgerond. Ten tijde van het schrijven van dit rapport waren ongeveer 3200 deelobjecten bekeken. Hiervan zijn er ongeveer 1800 aangetroffen en in de WOZ-administratie verwerkt. Van ongeveer 1400 deelobjecten is gebleken dat deze al bekend waren in de WOZ-administratie. De verwachting is dat alle deelobjecten eind september bekeken zijn en dat het project daarmee afgerond is. In totaal is er sprake van 8405 mogelijke mutaties in het bestand. Het bestand van Lingewaard bevat 17.892 woningen. Met deze optimalisatieslag wordt bij 47% van de objecten een optimalisatie uitgevoerd. Tegelijk met deze constatering is op te merken dat de gemeente dus 100% van alle bijgebouwen in het bestand heeft nagekeken.


3

Kenmerken optimalisatie uit permanente processen 3.1

Vraagprijsonderzoek

Het onderzoek van de gemeente naar de kwaliteit van de objectkenmerken heeft ondermeer betrekking gehad op een controle van de kenmerken van objecten met een vraagprijs. De gemeente beschikt over een abonnement op iWOZ. Via iWOZ worden vraagprijzen en kenmerken van objecten aangeleverd zoals die verzameld zijn bij diverse verkoopsites van makelaars. Deze data wordt door iWOZ geschoond en gerubriceerd zodat deze eenduidig aangeboden worden. Hierdoor kunnen deze data systematisch vergeleken worden met de data van de gemeente. 3.1.1

Stand van zaken

Tijdens het onderzoek van de gemeente zijn alle kenmerken van de vraagprijzen vanaf 1 januari 2013 getoetst aan de gemeentelijke data. Hieruit bleek helaas dat de aangeleverde inhoudsgegevens van Funda niet betrouwbaar zijn. Makelaars geven namelijk doorgaans de inhoud van een object op inclusief de aangebouwde bijgebouwen. Hierdoor is de inhoud vaker veel groter dan alleen het woningdeel. De advertenties herbergen echter een schat aan informatie over het object die kan leiden tot een verbetering van de kenmerken. De gebruiksoppervlakte bijvoorbeeld wordt vaak wel correct weergegeven. Een eenvoudige vermenigvuldiging met de geschatte hoogte levert snel inzicht in de inhoud van de woning. Uit het onderzoek is gebleken dat er slechts in 15% van de gevallen sprake is van een onjuiste inhoud registratie in de gemeentelijke gegevens. Hiermee bedoelen we dat van elke onderzochte woning gebleken is dat slechts in 15% van de gevallen de inhoud van de gemeente meer dan 10% afweek van de werkelijke inhoud die nagemeten was naar aanleiding van de advertentie van het object. Dit aantal is dermate laag dat het voldoende is om deze gegevens in het continue proces te controleren en eventueel bij te werken. Naast de registratie van deze primaire kenmerken is er ook onderzoek gedaan naar de kenmerken en registraties van bijgebouwen. Hieruit is gebleken dat er in 60% van de gevallen sprake is van een fout in de registratie of kenmerken van bijgebouwen. Dit is voor de gemeente aanleiding geweest om optimalisatie hiervan voorrang te geven. Omdat dezelfde conclusies al getrokken zijn bij de aansluiting van BAG op WOZ heeft de gemeente de opdracht gegeven deze optimalisaties uit te voeren (zie 2.1) Tijdens het onderzoek zijn de kenmerken van de onderzochte objecten gecontroleerd en daar waar nodig aangepast. 3.1.2

Uit te voeren werkzaamheden

Van alle kenmerken van de vraagprijzen die vanaf 1 januari 2013 bekend zijn binnen de gemeente dienen de domino-effecten verwerkt te worden. Hiervoor is een verwerkingsscherm in de waarderingsapplicatie OrtaX gemaakt, welke de gegevens van een object met een vraagprijs afzet tegen de gemeentelijke gegevens. Door hieraan gele of rode kleuring toe te Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 7/17

voegen is het voor de gebruiker direct zichtbaar welke gegevens verschillen vertonen. Daarnaast is de feitelijke onderhoudstoestand van het object, aan de hand van de vraagprijsfoto’s getoetst aan de kenmerken in het gemeentelijke bestand. Een eventueel verschil in kwaliteit is hierbij ook verwerkt. Gegevens die in de gemeentelijke database aangepast zijn of moeten worden dienen echter direct getoetst te worden op repeterende effecten. Het verwerkingsscherm biedt hiertoe een overzicht van alle mogelijke domino objecten. De medewerker kan een mutatie hiermee direct bij een grotere groep objecten uitvoeren. De lijst van vraagprijzen is, object voor object, nagelopen waarbij de repeterende mutaties direct in de domino selectie doorgevoerd zijn. Bij elke doorgevoerde mutatie of validatie is ook het record 25 gevuld met de uitgevoerde controle. Elk controlerecord wordt gevuld met een vrije tekst als er een kenmerk gemuteerd wordt.

3.1.3

Planning

Vanaf april 2014 worden de werkzaamheden uitgevoerd door een medewerker van de gemeente. Zij heeft eerst de vraagprijzen uit 2013 behandeld ten behoeve van de uitvoering van de PMA (Permanente Marktanalyse). Deze werkzaamheden waren op 1 mei afgerond. Ten tijde van de uitvoering van de PMA heeft een medewerker van de gemeente de kenmerken opnieuw gecontroleerd en indien nodig de bouwdossiers opgevraagd. Dit heeft geleid tot een honderdtal uit te zoeken dossiers. Deze dossiers zullen eind augustus afgehandeld zijn. De analyse van vraagprijzen zal vervolgens verankerd worden in de permanente processen en hierdoor maandelijks bijgehouden worden. Overigens zijn de gelichte bouwdossiers weer aanleiding geweest om de domino’s voor de kenmerken per straat bij de optimalisatie te betrekken. Hierdoor zijn er een aantal straten compleet opnieuw geïnventariseerd. Hierbij was opvallend dat de eindwaardes van de objecten in deze straten op een gelijk niveau stonden terwijl de kenmerken verschilden. Nu zijn zowel kenmerken als waardes consistent gemaakt. 3.2

Afhandeling bezwaarschriften

Van de jaarlijkse werkprocessen is de bezwaarafhandeling er eentje die de meeste tijd en inzet kost. Een bezwaar is vaak een signaal dat er iets niet klopt met een object. Afhandeling van bezwaren leidt daarom direct tot verbeteringen in het bestand. De gemeente heeft dit jaar veel minder bezwaarschriften (bijna de helft minder) tegen de waarde binnen gekregen. Hierdoor kon de gemeente inzetten op tijdige en complete afhandeling van deze bezwaren. Met compleet wordt in dit kader bedoeld dat het bezwaar ook bekeken wordt in het licht van de domino objecten die hierbij betrokken kunnen zijn. Dit kunnen domino’s voor wat betreft de waarde en de kenmerken zijn. Dit betekent dat er altijd gedacht wordt in domino objecten. Dit jaar is het bezwaarproces beschreven. Het processchema is gevolgd en gedurende het proces aangepast als de praktijk daarom vroeg. De procesbeschrijving is daarmee geschikt om volgend jaar opnieuw te gebruiken. Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 8/17

Er zijn in totaal 657 woningbezwaren ingeboekt. Dit zijn 681 objecten. Er zijn hierbij 522 schriftelijke en 135 mondelinge bezwaren binnen gekomen. Van deze bezwaren zijn er bij 21 objecten kenmerken gewijzigd. In totaal werd de waarde bij 62% van de bezwaarde objecten verlaagd. De gemiddelde waardedaling is 8,3%. Er zijn in totaal 46 domino’s kenbaar gemaakt in het bestand die voor de herwaardering naar peildatum 1-1-2014 goed gezet zullen worden. Bij de controles van de bezwaarschriften is extra gekeken naar de registratie van de kwaliteitsen onderhoudskenmerken.


4

Controle herwaardering

De controle van de herwaardering naar peildatum 1-1-2014 is een project dat loopt van eind september 2014 tot half februari 2015. Dit project ondervindt gevolgen van de aanpassingen van de objectkenmerken in de andere twee projecten. Bij de controle van de vraagprijzen wordt de verwerking in taxaties geborgd door het proces “Mutatieverwerking” in OrtaX. De objectoptimalisatie vanuit de BAG-WOZ koppeling is gereed, de taxaties zullen bij aanvang van de controles de gewijzigde kenmerken bevatten. 4.1

Stand van zaken

De herwaardering is succesvol uitgevoerd. Alle woningen Lingewaard zijn gewaardeerd. De gemiddelde waardedaling is 2,6%. 4.2

Uit te voeren werkzaamheden

De controles van de herwaardering zijn toegewezen aan een medewerker van de gemeente. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is een gedetailleerde instructie gemaakt die toegevoegd is aan dit document (zie hoofdstuk 6). Het stappenplan is generiek voor alle deelnemende gemeenten. 4.3

Planning

Met Een medewerker van de gemeente is afgesproken dat hij de controles van de herwaardering van de woningen uitvoert. Deze zullen plaatsvinden in de periode van 1 oktober tot 1 december. Dit zijn ongeveer 45 werkdagen. Per dag dienen er dus ongeveer 400 woningwaardes gefiatteerd te worden. De norm voor de controles is 1000 per persoon dag. Dit betekent dat er ruim voldoende tijd is om de controles uit te breiden met controles op de consistentie van kenmerken. De waarderingen van de courante niet-woningen worden uitgevoerd door een extern taxatiebureau die deze waarderingen al jarenlang uitvoert. Het waarderen van de incourante en agrarische objecten zal dit jaar voor het eerst door de gemeente uitgevoerd worden door de objecten te taxeren via TIOX. De eerste tests om te kijken of de objecten correct gewaardeerd kunnen worden via TIOX zijn al uitgevoerd. Hieruit bleek dat er veel bouwjaren ontbraken van objectonderdelen als verharding. Deze kenmerken zijn inmiddels geoptimaliseerd.

4.4

Risico’s

Kwaliteit Het succes van het project is te meten aan het oordeel van de Waarderingskamer. Dit oordeel dient positief te zijn. De controles dienen daarom goed gecontroleerd te worden. Zowel de Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 10/17

technische waarderingskant van het project als de conclusies en bevindingen in opmerkingen dienen te voldoen aan de eisen die de Waarderingskamer en de gemeente Lingewaard stellen. Hiervoor is een voortdurende steekproefcontrole nodig en dienen medewerkers direct aangesproken te worden als de werkzaamheden niet conform verwachting uitgevoerd worden. Het spreekt voor zich dat bij de controles tevens de uitkomsten van bezwaar- en beroepsprocedures getoetst worden. Planning Een ander risico is dat de werkzaamheden niet op tijd, voor 1 december, afgerond zijn. De gemeente streeft er echter naar alle reguliere controles in december af te ronden zodat de periode tot aan de definitieve uitwisseling met het belastingsysteem gebruikt kan worden voor de overige projecten.


5

Werkprocessen 2014 5.1

Informatievoorziening

Bij de controle van de herwaardering van peiljaar 2012 is gebleken dat er een groot tekort aan opmerkingen in het bestand aanwezig is. Zowel bij de uitvoering van de PMA als de controles van de herwaardering overwegen de taxateurs veel. Deze overwegingen dienen echter genoteerd te worden in het bestand zodat deze altijd teruggelezen kunnen worden en zo meehelpen bij de beoordeling van een waardering. Deze opmerkingen dienen altijd in ‘Jip en Janneke’ taal te zijn zodat iedereen de overweging snapt en zelf weer kan toepassen. Tijdens de huidige controles naar waardepeildatum 1-1-2014 is het noteren van deze overwegingen verplicht gesteld. 5.2

PMA als integraal werkproces

De uitvoering van de PMA is een proces dat integraal past in het grote proces van de controle van de herwaardering. De werkzaamheden beperken zich daarom niet tot de PMA van de objecten op zich maar dienen ook uitgebreid te worden met controles en aanpassingen van “Domino-objecten”. Er zijn twee situaties denkbaar: 1. Herwaardering naar waardepeildatum 1-1-2014 nog niet actief; model nog niet gekopieerd. 2. Herwaardering naar waardepeildatum 1-1-2014 wel actief. De werkprocessen van de gemeente zijn per 15 mei 2014 aangepast. Tot die tijd is ervoor gezorgd dat de gemeente volledig bij is met alle werkprocessen rondom de WOZ. Op 15 mei is het waarderingsmodel gekopieerd en startten de vernieuwde werkprocessen. De taxateur zoekt vanaf die datum bij elk PMA-object uit of de conclusies die hij trekt ten aanzien van de objectkenmerken en het waardeniveau van de PMA-modeltaxatie toepasbaar zijn op meer objecten. Via het iWOZ verwerkingsscherm worden de zogenaamde “dominoobjecten” opgezocht. Van deze lijst van objecten wordt beoordeeld of hierbij aanpassingen in objectkenmerken of waardeniveau plaats dienen te vinden. Als er objectkenmerken aangepast moeten worden dan wordt de selectie van objecten inclusief de mutatie verwerkt in CiVision. Indien er een waarde aanpassing plaats dient te vinden gaat de taxateur te werk alsof hij de herwaardering voor de geraakte objecten controleert. Hij checkt op andere verkopen en verwerkt de waarde aanpassingen uit de PMA in de geraakte objecten. De herwaardering gaat direct naar status A of de taxateur mailt de domino naar Sandra (de medewerker die domino’ s verwerkt) als de herwaardering naar 2014 nog niet actief is. Bij elk geraakt object wordt in bulk een notitie toegevoegd waarom de waarde aangepast wordt. Hierin wordt in ieder geval de koopsom/vraagprijs en het adres van het verkochte object genoemd inclusief de reden waarom deze gevolgd wordt. De uitvoering van de PMA neemt hierdoor wel iets meer tijd, maar het grote voordeel is dat de taxateur op dat moment op de hoogte is van het betreffende object en dan ook het best zijn kennis hierover in OrtaX kan verwerken. Wordt dit namelijk uitgesteld dan kan het gevolg zijn dat de kennis niet meer in domino tot uitdrukking komt maar enkel op de verkoop zelf. Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 12/17

Hierdoor ontstaat het risico dat de taxaties van verkochte objecten inconsistent zijn met hun domino’s. 5.3

Bezwaar

Bij de afhandeling van bezwaren ontstaat een enorme hoeveelheid kennis van een object. De medewerker die een bezwaar waarde technisch afhandelt hanteert overwegingen om de waarde al dan niet aan te passen. Deze moet voor iedereen begrijpelijk genoteerd worden. Vervolgens dienen eventuele waarde aanpassingen beoordeeld te worden in de dominoobjecten die bij een bezwaarobject horen. Hierbij heeft het de voorkeur dit direct in de nieuwe herwaardering door te laten werken. Dit kan door direct in de nieuwe waardering een aanpassing van dezelfde orde te doen waarbij natuurlijk weer een notitie volgt. Op die manier is de input van de bezwaarafhandeling direct verwerkt in de nieuwe herwaardering en wordt bovendien voorkomen dat er onterecht waardes verlaagd worden (vanwege het inzicht in de domino effecten van een waarde aanpassing). Elk jaar dient de afhandeling van bezwaren geanalyseerd te worden. Per wijk/buurt zou er inzicht moeten zijn in de mate van waardeverlaging per objectcategorie en de redenen waarom deze doorgevoerd zijn. Dit kan namelijk leiden tot aandachtsgebieden voor de komende herwaardering. 5.4

Herwaardering

Het waarderingsmodel kan gekopieerd worden als 85% van alle transacties t/m eind maart 2014 geanalyseerd zijn. Dan kan er namelijk een correcte waarde op waardepeildatum gegenereerd worden. Het advies is om het kopiëren zo spoedig mogelijk uit te voeren. Als de PMA helemaal bij is zal dit vanaf ongeveer 1 mei zijn. De controles van de herwaardering kunnen zo voor de vakantie beginnen. Een eindejaarsrally wordt hiermee voorkomen. De einddatum van de controles dient maximaal op1 december van het jaar te liggen zodat er voldoende tijd overblijft voor verfijning en overige controles. Nadat het model gekopieerd is dienen eventuele wijzigingen aan het model (bijvoorbeeld een bijgebouwenmodel) direct verwerkt te worden. Er kunnen pas waardes gefiatteerd worden als het waarderingsmodel definitief is. Dit impliceert dat er in de periode vanaf half februari tot 1 mei tijd is om de PMA af te ronden en bestandsoptimalisaties te doen. De PMA blijft vervolgens als continu proces maandelijks doorlopen, grootschalige bestandsoptimalisaties mogen na 1 mei alleen op projectbasis per afgebakend gebied plaatsvinden zodat deze de controles van de herwaardering niet verstoren.

5.5

Inbedden van processen

De processen zoals die hierboven beschreven zijn bestaan grotendeels al in de organisatie van de gemeente. De procesbeschrijving schenkt echter specifieke aandacht aan hoe de processen geïntegreerd worden in de jaarlijkse werkzaamheden. Op hoofdlijnen dient er een tijdschema gemaakt te worden waarin sleutel handelingen geboekt worden. Hierbij denken wij aan de datum voor het kopiëren van het model, de data van inlezen Kadaster etc. De realisatie valt en Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 13/17

staat bij de sturing. De processen moeten gemanaged en gemonitord worden. De gemeente is goed in staat de processen zelf te managen door de personen aan te wijzen die specifieke handelingen conform instructie uit gaan voeren. 5.6

Corporaties

De gemeente voert elk jaar uitvoerige gesprekken met alle corporaties om overeenstemming te krijgen over de taxatiewaarden ten behoeve van de WOZ. Nu de objectkenmerken steeds nadrukkelijker worden gecontroleerd is besloten deze gesprekken uit te breiden. De gemeente streeft ernaar de kenmerken van de objecten die in bezit zijn van de corporaties te fiatteren. 5.7

Correctieonderdelen

Na 1 december 2014 zijn de controles voor de herwaardering gereed. Gedurende 2013 en 2014 zijn bepaalde tekortkomingen aan het bestand geinventariseerd en opgetekend. Vanaf 1 december is er tijd om deze tekortkomingen op te werken. Eén van de belangrijkste optimalisatie is het wegwerken van de correctieonderdelen voor kwalitiet en onderhoud. Deze waardecorrecties dienen te volgen uit de kwaliteiten onderhoudstoestand in de zogenaamde KOUDV-factoren. Nu zijn er correctieonderdelen aanwezig die niet consistent van dezelfde waarde voorzien zijn, die recent niet heroverwogen zijn en waarbij toekenning bij gelijke objecten ook niet consequent is. Er zal een optimalisatieslag uitgevoerd worden waarbij d ecorrectieonderdelen verwijderd worden, de noodzaak van de correctie heroverwogen wordt en de toekenning van een waardecorrectie uit de kwaliteitsen onderhoudstoestand zal gaan blijken. Een toe te kennen correctie wordt bovendien getoetst aan de domino’s van de betreffende objecten. Onderlinge consistentie in de waarde staat voorop. Verschillen dienen altijd verklaard te worden.


6

Stappenplan controle herwaardering

Werkomgeving: werk vanuit twee schermen. Links open je OrtaX met daarin gefilterd de wijk die aan je toegewezen is. Hierbij is het dominoscherm actief. Rechts open je OrtaX met de gehele wijk zonder domino selectie. Maak gebruik van de filters voor objectcategorie in het linker scherm zodat je daar alleen de betreffende categorie ziet. Rechts laat je alle objecten zien zodat je van die selectie continu alle gegevens in beeld hebt. Links filter je alle statussen behalve A en D. Rechts alle statussen. Klik in het linker scherm het bovenste object aan (dit is feitelijk de werkbak) zodat de domino’s gegenereerd worden. 6.1

Stap 1

Beoordeel je domino selectie. Kijk of de gegenereerde domino objecten de lading dekken door de hele straat in het rechter scherm te beoordelen. De domino kijkt immers naar de straat maar niet naar andere objectcategorieën of afwijkende inhouden (aanbouw in hoofdgebouw gekubeerd). Beslis of je verder gaat met de domino selectie of een uitgebreidere selectie in het rechter scherm. 6.2

Stap 2

Bekijk de selectie en controleer of deze consistent is voor de kenmerken (KOUDV-factoren) en waarden (overrule Ja/Nee, prijs per m³ loopt af als objecten groter worden; sorteer binnen je selectie). Inconsistenties in KOUDV direct herstellen in kenmerkenmodule en daarna objecten op modelwaarde taxeren en eventuele overrule terugplaatsen zodat de objecten weer conform de trend gewaardeerd zijn. Inconsistenties in de waarde herstellen door de objecten opnieuw te waarderen zonder meenemen overrules. 6.3

Stap 3

Als de waardes consistent zijn in de selectie kun je doorgaan met het beoordelen van het waardeniveau. Kijk of er sprake is van relevante informatie over de waarde van objecten binnen de selectie. Kijk dus naar marktgegevens, vraagprijzen, oude bezwaren of beroepen etc. Zorg ervoor dat je de marktgegevens geïndexeerd naar peildatum beoordeelt. Dat is in principe de waarde van het verkochte object op peildatum. Oude (> 2 jaar terug) transacties zijn minder relevant. Taxeer de selectie op een correct waardeniveau. Sluit min of meer aan bij de transacties, blijf onder bruikbare vraagprijzen en beoordeel bezwaren opnieuw als deze hoger uitkomen. Zorg er altijd voor dat je een overrule procentueel op de hele selectie doet en dan alleen op het woningdeel (tenzij; uitzonderingen mogen gemaakt worden maar wees zeer terughoudend). Plan van aanpak Optimalisatie kenmerken Lingewaard 18 september 2014 15/17

Als de selectie correct en consistent gewaardeerd is zijn de werkzaamheden van de controle afgerond 6.4

Stap 4

Werk nu de administratie bij. Wanneer je kenmerken van objecten hebt gecontroleerd maar niet aangepast; vul record 25 in. Dit is namelijk het enige moment waarop je dit kunt doen. Dit heeft grote impact; als de controles in record 25 geplaatst worden zal de gemeente makkelijker aan de 20% controleobjecten komen! Zet de status over. Neem de tijd om je werkzaamheden te motiveren. Bij de statusovergang is een vrije tekst motivatie verplicht. Ook als je geen wijzigingen hebt aangebracht. In de vrije tekst staat in ieder geval:  Welke koopsommen heb je gebruikt om het waardeniveau te taxeren (adressen noemen).  Welke koopsommen heb je genegeerd en waarom.  Welke vraagprijzen hebben je oordeel beïnvloed. Noem hierbij altijd de hoogte van deze vraagprijs aangezien die in de loop der tijd aangepast kan worden. Vertel je verhaal in eenvoudige tekst zodat ieder die het leest begrijpt wat je hebt gedaan. Deze notities worden gebruikt bij de controles van de WaKa. Er wordt niet geoordeeld of je beslissing goed geweest is, het gaat erom dat deze onderbouwd is. Je collega die later een bezwaar in die straat afhandelt kan hieruit ook waardevolle informatie halen. 6.5

Stap 5

Als de objecten op A staan ververs je de data in het linker scherm en klik je op het bovenste object om de domino’s te genereren. Je start weer met stap 1 van deze instructie. Het is de bedoeling dat er per persoon per dag gemiddeld 1000 objecten gefiatteerd worden. In makkelijke selecties (rij- en hoekwoningen in repeterende gebieden) zullen dit er tot 2500 per dag zijn, bij vrijstaande woningen of centrumgebieden kan het voorkomen dat de aantallen tot een minimum van 200 per dag dalen. Per week worden de aantallen bekeken en doorgesproken. Loop je ergens tegenaan deel dit dan zsm met elkaar zodat we kunnen kijken hoe we het proces kunnen stroomlijnen.



Optimalisatie objectkenmerken en werkprocessen gemeente Lingewaard

Recommend Documents