Deelplan IC Investeringen en kredieten 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave 1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
2
3. Opdrachtgever
2
4. Opdrachtnemer
2
5. Relevante wet- en regelgeving
2
6. Rapportage
3
7. Frequentie
3
8. Omvang van de controle
3
9. Werkwijze
4
10. Tijdsplanning
4
11. Waarom (risico’s)
5
Bijlage: Checklist Investeringen en kredieten
6
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 1 van 6
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Investeringen en kredieten ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Investeringen en kredieten. Actualiteiten in het proces Geen IC insteek Vastgesteld dient te worden dat de baten en lasten betreffende investeringen juist, volledig en tijdig (volgens verslaggevingsvoorschriften) worden verantwoord. Tevens dient te worden vastgesteld dat de juiste afschrijvingstermijnen gehanteerd worden ( conform Nota activabeleid Lingewaard 2007). Daarnaast dient vastgesteld te worden dat de door de Raad gevoteerde kredieten niet overschreden worden. Risico´s Investering worden niet conform verslaggevingsregels worden verantwoord (denk hierbij aan BBV voorschriften, kadernota). Ook zal er controle plaatsvinden op investeringsbijdragen (bijv. subsidies). Doel van het onderzoek is (primair) om vast te stellen hoe het krediet tot stand is gekomen, of er binnen dit krediet wordt gewerkt, hoe de uitgaven gemonitord worden en (secundair) om na te gaan of rekening is gehouden met subsidiemogelijkheden.
2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle e deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Investeringen en Kredieten, te weten alle afdelingen binnen de gemeente Lingewaard. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Investeringen en kredieten beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV) Nota Reserves en Voorzieningen Nota Activabeleid Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet ketenaansprakelijkheid Aanbestedingswet 2012 Gids proportionaliteit Budgethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014)
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 2 van 6
Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (02-04-2014)
6. Rapportage De uitkomst van de interne controle Investeringen en kredieten wordt besproken (en eventueel daarna aangepast) met de procesverantwoordelijke en/of de teamleider Financiën. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. Deze bevindingen en aanbevelingen worden vervolgens verwerkt in een aan e het Managementteam gerichte notitie (naar verwachting 1 kwartaal 2015). Deze notitie bevat een samenvatting van alle deelcontroles 2014.
7. Frequentie Het proces Investeringen en kredieten is een continue proces. Investeringskredieten worden ten eerste ingesteld voor uitgaven die geactiveerd moeten worden en waarop in de toekomst afgeschreven gaat worden. Daarnaast worden investeringskredieten ook gebruikt voor projecten die gedekt worden uit voorzieningen of die een meerjarig karakter hebben. Jaarlijks wordt een staat C opgesteld voor de begroting en de jaarrekening. Daarnaast wordt er een kredietstaat en een toelichting op de kredietstaat voor de jaarrekening opgesteld. Dagelijks worden de openstaande kredieten beheert; waaronder het doorboeken van facturen. Het opvoeren van kredieten gebeurt naar aanleiding van de door de Raad goedgekeurde Kadernota en collegebesluit. Conform het Jaarplan IC 2014 wordt het proces Investeringen en kredieten voor de interne controle 2014 op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit in de organisatie).
8. Omvang van de controle De controle van het proces ‘’ Investeringen en kredieten’’ raakt alle afdelingen. Object van onderzoek zijn alle uitgaven die niet ten laste van de exploitatie komen, maar die op de balans worden geactiveerd en waarvoor door de raad een krediet beschikbaar is gesteld. Dossiercontrole op (nieuwe) investeringskredieten Op basis van het totaal aantal in de financiële administratie geboekte facturen dat is geboekt op investeringen en kredieten (naar verwachting ca 800) wordt een deelwaarneming van 25 deelwaarnemingen uitgevoerd (mits algemeen oordeel over het proces positief is). Dit conform de bepaling van de omvang deelwaarneming paragraaf 3.2.3 van het Jaarplan IC 2014. Om te komen tot het aantal van 25 deelwaarnemingen wordt de volgende selectie toegepast: Van 2 nieuwe investeringsdossiers; per dossier 5 facturen controleren Van 3 bestaande investeringsdossiers selectie op basis van risico; per dossier facturen van de 5 grootste crediteuren controleren. Per crediteur wordt één factuur geselecteerd. De geselecteerde facturen zijn zoveel mogelijk over het jaar verspreid. Vervolgens wordt van deze in totaal 25 deelwaarnemingen naast een gedetailleerde controle van de factuurafhandeling ook het totaal van de opdracht bekeken en wordt de betreffende investeringskrediet gecontroleerd of het conform het Activabeleid is opgevoerd of gemuteerd in 2014. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de checklist “ Investeringen en kredieten” (zie bijlage).
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 3 van 6
9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen actualiteit Nota Activabeleid; 5. Vaststellen aansluiting tussen de sub-administratie activa en de financiële administratie; 6. Controle van 5 investeringsdossier (2 nieuwe uit 2014 en 3 bestaande) op de volgende aspecten a. Is het krediet aangevraagd via het college en goedgekeurd met een collegebesluit? b. Zit de benodigde informatie in het dossier? c. Is het krediet juist in de financiële administratie verwerkt? d. Zitten de overeenkomsten met partners (verplichtingen) in het dossier? e. Zitten documenten m.b.t. te ontvangen gelden van derden in het dossier? f. Zijn tijdig, juist en volledig alle tussentijdse rapportages opgesteld en aan het dossier toegevoegd? 7. Controle van de gekozen facturen ten laste van bovenstaande investeringen controleren op de aspecten (a.d.h.v. de checklist ‘Investeringen en kredieten): a. Contract is conform inkoop en aanbestedingsregels (Europees, afdeling Inkoop, meerdere offertes) b. Verwerking in het activaregister c. Juiste verwerking in de administratie (rekenkundig juist, juist BTW-regime) 8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de eigenaar van het proces Investeringen en kredieten. 9. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden. 10. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in december 2014 en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 8 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 8 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 1,0 dag om de voorbereidingen te treffen; - 2,0 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 1 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 2,0 dag om de dossiercontrole en controle op de facturen uit te voeren - 1,0 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
Pagina 4 van 6
11. Waarom (risico’s)
Risico's Richtlijnen in het BBV t.a.v investeringen en afschrijven worden niet nageleefd
Investeringen vinden plaats zonder dat hiervoor vooraf budget beschikbaar is
Uitgaven ten laste van investeringen vinden onrechtmatig plaats.
Gemeente Lingewaard
Interne controle doelstelling Investeringen/kredieten zijn rechtmatig tot stand zijn gekomen (aanbestedingsbeleid en nota Activa is gevolgd)
Interne controle maatregel Adequaat kredietbeheer (BBV, nota Activabeleid) op beschikbaarheid budget investeringen en mutaties. Contract conform inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Verantwoording investeringen en kapitaallasten juist, tijdig, volledig en rechtmatig in de financiële administratie zijn verwerkt
Investeringskredieten worden door de raad beschikbaar gesteld. Adequaat kredietbeheer op beschikbaarheid budget investeringen en mutaties. Bevoegd persoon is Adequaat geautoriseerd voor het kredietbeheer op doen van uitgaven voor beschikbaarheid betreffende investering. budget investeringen en
9 september 2014
Interne controle werkzaamheden het uitvoeren van 25 deelwaarnemingen op investeringen waarbij de nadruk ligt op het volgen van de aanbestedingsregels, de kredietstaat en een detailcontrole op de investeringsfacturen wordt uitgevoerd (zie checklist). Vaststellen dat de kredietmutatie juist geautoriseerd is; uitvoeren 25 deelwaarnemingen.
Vaststellen dat uitgaven ten laste van investeringen plaatsvinden op basis van de juiste belegstukken en autorisatie door bevoegd persoon d.m.v. 25 deelwaarnemingen.
Pagina 5 van 6
Bijlage: Checklist Investeringen en kredieten
F
rn uu act
me
r
um
N
eu dit Cr e aam
Gemeente Lingewaard
r
er
Kre
tnu di e
mm
di Kre
m eto
sch
i ng r ijv
t en n ig tie pjuis ls gde a kke tijd koo srege tr o 012 erd? st en ini str v oe rk, e) d n e n i e 2 e i n b b i g n e n g ' e e (w ht rm ing ie i toris r ag ju i n adm uur g ht bijdra door er soo errek er kin strati oop r ac nfo sted en t tat u v i e dr a d ra c p 'Ink opd i ng t co anbe fac erw min be mu gea etbe erkt ist pd ri ng, risati g e c t t v g u o n a d j e e i er k d r a l r e i i i t w e a r t r a o r t v a d d d e m t d W s n e o e a e e e d i l p v Kr Kr Kr Be W So Au BT Ju Co Af O
9 september 2014
Pagina 6 van 6
