Deelplan IC Treasury 2014
Gemeente Lingewaard
1
Inhoudsopgave 1. Aanleiding
3
2. Structureel / incidenteel
3
3. Opdrachtgever
3
4. Opdrachtnemer
3
5. Relevante wet- en regelgeving
3
6. Rapportage
4
7. Frequentie
4
8. Omvang van de controle
4
9. Werkwijze
5
10. Tijdsplanning
5
11. Waarom (risico’s)
6
Bijlage: Checklist Transactiebevestiging
7
2
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Treasury ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Treasury. Actualiteiten in het proces Geen IC insteek De controledoelstelling is het vaststellen dat de gevolgde procedure voor het aantrekken en uitzetten van kortlopende en langlopende geldmiddelen conform het treasurystatuut van de gemeente heeft plaatsgevonden. In voorgaande jaren is geconstateerd dat het proces goed vastgelegd en ingericht is. Echter gelet op de financiële omvang van de financiering is het noodzakelijk de werking van het proces jaarlijks integraal te controleren. Gezien de economische slechte situatie en de huidige kredietcrisis blijft het van groot belang om dit proces goed te kunnen verantwoorden. Vastgesteld dient te worden dat bij het aangaan van geldmarkttransacties de voorschriften in het kader van de wet Fido worden nageleefd. De steekproef zal zich voornamelijk richten op nieuw aangegane contracten/leningen/deposito´s (opgenomen en uitstaande gelden). Risico´s Treasurybeheer geschiedt niet in overeenstemming met de wet Fido en/ of Treasurystatuut Lingewaard 2011, waardoor er sprake is van onrechtmatig handelen. Risicovol handelen betreffende treasury kan negatieve gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt gekeken of het treasurystatuut van de gemeente Lingewaard nog actueel is
2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle e deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Treasury, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Treasury beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Wet Fido Uitvoeringsregeling Ruddo Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO) Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden (UFDO)
3
Treasurystatuut 2011 Paragraaf Financiering – Programmabegroting 2014 Budgethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Financiën (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
7. Frequentie Het proces Treasury is een continue proces. Het aantrekken en uitzetten van geld gebeurt op basis van een liquiditeitenplanning. Deze liquiditeitenplanning wordt continue bijgehouden op basis van het gerealiseerde en verwachte kasverkeer. In de praktijk wordt hooguit enkele keren per jaar geld aangetrokken. Het uitzetten van geld heeft de laatste jaren niet plaatsgevonden en de verwachting voor 2014 is tevens dat geen geld wordt uitgezet. In het proces van geld aantrekken is de functionaris adviseur AO/IC direct en integraal betrokken. Daarom wordt alleen aan het eind van het jaar gecontroleerd of daadwerkelijk de adviseur AO/IC bij alle aangetrokken geldleningen betrokken is geweest. Daarnaast houdt de medewerker treasury maandelijks een overzicht bij wat de actuele stand van de vlottende schuld is ten opzichte van de kasgeldlimiet. Indien van toepassing zal de toezichthouder (de provincie Gelderland) worden ingelicht indien drie achtereenvolgende kwartalen een overschrijding van het kaslimiet plaatsvindt. Conform het intern controle jaarplan wordt 2 keer per jaar gecontroleerd (organisatiegerichte controle) of de overzichten daadwerkelijk iedere maand gemaakt zijn. Bij de controle zoals bedoeld in de vorige alinea wordt tevens gecontroleerd of er een actuele liquiditeitenplanning is (organisatiegerichte controle).
8. Omvang van de controle Bij de controle van het proces Treasury komen de volgende onderdelen aan bod: Kaders en uitgangspunten treasury Wet Fido, Treasurystatuut gemeente Lingewaard, Paragraaf Financiering – Programmabegroting 2014 Aantrekken financiering Uitzetten financiering Gezien de economische situatie en de huidige kredietcrisis blijft het van groot belang om dit proces goed te kunnen verantwoorden. Vastgesteld dient te worden dat bij het aangaan van geldmarkttransacties de voorschriften in het kader van de wet Fido worden nageleefd. De steekproef zal zich voornamelijk richten op nieuw aangegane contracten/leningen/deposito´s (opgenomen en uitstaande gelden). Gezien het feit dat de adviseur AO/IC onmiddellijk achteraf bij dit proces betrokken is, vindt automatisch direct een integrale controle plaats.
4
De inhoudelijke beoordeling van de kasgeldlimiet en renterisiconorm maakt geen onderdeel uit van de interne controle, omdat deze meegenomen wordt bij de begroting en jaarrekening en op die manier in het proces beheerst is.
9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Beoordelen actualiteit Treasurystatuut. 5. Vaststellen (tweemaal per jaar) dat de maandelijkse kasgeldlimietoverzichten opgesteld zijn en van het meest actuele overzicht en de werking van het proces een globaal oordeel vormen. 6. Vaststellen (tweemaal per jaar) dat de liquiditeitenplanning actueel is en globaal een oordeel vormen over de onderbouwing van de planning en de werking van het proces. 7. Beoordelen gevolgde procedures nieuwe geldlening; Is de gewenste (en gekozen) financiering voldoende onderbouwd? Zijn offertes opgevraagd bij minimaal twee instellingen, die voldoen aan ratingeisen? Is de transactie geautoriseerd door minimaal 2 functionarissen? Is gebruik gemaakt van de checklist transactiebevestiging en is deze ondertekend door de treasurer, medewerker FA en adviseur AO/IC? Betreft de financiering een onderhandse lening? Heeft het college van B&W en eventueel Raad tijdig ingestemd met de financiering? Is de transactie geregistreerd in de financiële administratie? Bevat het dossier van de financiering een uitdraai van de administratie met daarop de opname van de lening? 8. Vaststellen of er gelden zijn uitgezet. Zo ja, dan integraal controleren op de aspecten: Zijn offertes opgevraagd bij minimaal twee instellingen, die voldoen aan ratingeisen? Is de transactie geautoriseerd door minimaal 2 functionarissen? Is gebruik gemaakt van de checklist transactiebevestiging en is deze ondertekend door de treasurer, medewerker FA en adviseur AO/IC? Is de transactie geregistreerd in de financiële administratie? Bevat het dossier van de financiering een uitdraai van de administratie met daarop de opname van de lening? 9. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Treasury 10. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden. 11. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in juni en in oktober 2014 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 2 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 2 weken. De 2 dagen zijn als volgt onderverdeeld: 5
- 0,5 dag om de voorbereidingen te treffen; - 0,5 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 0,5 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,25 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,25 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
11. Waarom (risico’s) Risico's
Interne controle maatregel Het Functiescheiding ongeautoriseerd tussen beoordelen, aangaan van Vaststellen dat de controleren en verplichtingen gevolgde procedure registreren voor het aantrekken en uitzetten van Het kiezen van niet kortlopende en Randvoorwaardelijke binnen het beleid afspraken vastgelegd langlopende passende in het Treasurystatuut geldmiddelen financiële conform de wet Fido instellingen en/of het treasurystatuut/heeft plaatsgevonden Te weinig of teveel liquide middelen hebben.
Interne controle doelstelling
Tijdig geld aantrekken en geld tegen renteopbrengsten uitzetten
Interne controle werkzaamheden Bepalen of juiste persoon (mandaatbesluit/delegatiebesluit) verplichting is aangegaan
Bepalen of treasurybeheer in overeenstemming is met de wet Fido en/of Treasurystatuut
Continue actualiseren Tweemaal per jaar vaststellen van de dat liquiditeitenplanning actueel liquiditeitenplanning is door adviseur AO/IC. als onderdeel van het proces Treasury en functiescheiding bij aantrekken geldleningen.
6
Bijlage: Checklist Transactiebevestiging Treasury checklist transactiebevestiging Treasurystatuut gemeente Lingewaard 2011 Artikel 14 lid 6. Betreft: afsluiten langlopende geldlening van € XXXX Financiële instelling: (naam)
Omschrijving
Opnamedatum: Overeenkomst getekend:
xxx xxx
Ak k oord
Toelichting
Medewerker financiële administratie
Adviseur AO/IC
Is de gewenste (en gekozen) financiering voldoende onderbouwd? Zijn offertes opgevraagd bij minimaal twee instellingen, die voldoen aan ratingeisen? Is de transactie geautoriseerd door minimaal 2 functionarissen? Betreft de financiering een onderhandse lening? Heeft het college van B&W ingestemd met de financiering? Transactie geregistreerd in financiële administratie?
Voor akkoord:
7
