Deelplan IC Grondexploitaties 2014
Gemeente Lingewaard
0
Inhoudsopgave 1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
2
3. Opdrachtgever
2
4. Opdrachtnemer
2
5. Relevante wet- en regelgeving
2
6. Rapportage
3
7. Frequentie
3
8. Omvang van de controle
3
9. Werkwijze
4
10. Tijdsplanning
5
11. Waarom (risico’s)
5
Bijlage: Checklist Grondexploitaties
7
Gemeente Lingewaard
9 september 2014
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Grondexploitaties ligt in het Intern Controle Jaarplan 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Grondexploitaties. De gemeente koopt en/of verkoopt regelmatig gronden. De resultaten van deze transacties worden veelal niet verantwoord in de regulier exploitatie, maar in de grondexploitatie. De lasten van de exploitatie van gronden moeten dus gedekt worden door de baten van grondexploitatie. Actualiteiten in het proces De exploitatie van bouwgrond gaat per definitie gepaard met risico’s. De grondexploitatie staat door de huidige economische omstandigheden onder druk. Er worden dus financiële risico’s gelopen. Ook de overeenkomsten met ontwikkelaars hebben juridische risico’s die niet altijd duidelijk in beeld zijn. Een reguliere toets op de haalbaarheid van de exploitaties, de daaraan verbonden budgetten en te verwachten verkopen is dus noodzakelijk. Ook de “dagelijkse” uitvoering van de exploitaties is onderwerp van controle. IC insteek Binnen het proces Grondexploitaties zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen alsmede de wijze van interne controle; Aan- en verkopen: - Controle op aankopen en verkopen binnen de grondexploitaties. Actualisatie van calculatieopzetten inclusief risico analyse - Controle op de kwaliteit van informatievoorziening (benchmarking) - Controle op naleving Grondbeleid (ten aanzien van winstneming etc.) - Controle op realisme van calculaties (functiescheiding projectleider en planeconoom, inschakeling externe analisten, second opinion) Juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten aan lopende exploitaties
2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle e deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Grondexploitaties, te weten de afdeling Beleiden Projectontwikkeling, team Ruimtelijk Beleid. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 2 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Grondexploitaties beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Gemeentewet
2
Wet ruimtelijke ordening (Wro) Besluit op de ruimtelijke ordening (Bro) Grondexploitatiewet Algemene Wet Bestuursrecht Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade 2008 Exploitatieverordening 2002 Nota Grondbeleid 2013 Gronduitgifteprijzen gemeente Lingewaard 2014 Bugethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de planeconoom en teamleider Ruimtelijk Beleid (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. Een samenvatting van alle deelrapportages e over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden.
7. Frequentie De onderstaande activiteiten binnen het proces Grondexploitaties zijn relevant voor de interne controle.
Aan- en verkopen: - Controle op aankopen en verkopen binnen de grondexploitaties Juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten (incl. urentoerekening) aan lopende exploitaties Actualisatie van calculatieopzetten inclusief risico analyse - Controle op de kwaliteit van informatievoorziening (benchmarking) - Controle op naleving Grondbeleid (ten aanzien van winstneming etc.) - Controle op realisme van calculaties (functiescheiding projectleider en planeconoom, inschakeling externe analisten, second opinion) Afsluiten van grondexploitaties
Gezien de huidige marktomstandigheden worden er op dit moment geen nieuwe actieve grondexploitaties gestart, laat staan grond aangekocht. Op dit moment wordt slechts op verzoek van een derde een faciliterende grondexploitatie met anterieure overeenkomst (doorberekening van kosten) gestart, waarbij de gemeente geen risico loopt. De verkoop van grond vindt een aantal keer per jaar plaats. Actualisatie van de grondexploitaties vindt tweemaal per jaar plaats. Het afsluiten van grondexploitaties vindt hooguit een aantal keer per jaar plaats. Op basis van de frequentie van deze activiteiten kan de interne controle op basis van het Jaarplan IC 2014 op één moment in het jaar plaatsvinden; te weten in januari 2015.
8. Omvang van de controle
Onder de grondexploitatie wordt primair verstaan de GREX (grondexploitatie) en NIEGG (niet in exploitatiegenomen gronden). Aankopen: in principe zullen er in 2014 geen aankopen plaatsvinden. Hierop een integrale controle uitvoeren. NB: mogelijk eventuele aankopen bij Steenbergerveld te Huissen/Angeren in het kader van de herstructurering glastuinbouw Huissen/Angeren.
3
Vaststellen hoeveel faciliterende grondexploitaties er in 2014 gestart zijn. Hiervan bij 10%, maar minimaal 2 een dossiercontrole doen op de juistheid en volledigheid van de toerekening van kosten. Vaststellen dat van de lopende grondexploitaties de actualisaties hebben plaatsgevonden. Op basis van het totaal aantal lopende grondexploitaties 10%, maar minimaal 3 actualisaties inhoudelijk controleren. 10%, maar minimaal 1, van de afgesloten grondexploitatie controleren of deze juist zijn afgesloten.
De deelwaarneming wordt primair geselecteerd op basis van materialiteit en secundair op basis van willekeurigheid.
9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontrole. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures en externe en interne regelgeving werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen of er grondverkopen hebben plaatsgevonden. Indien dit het geval is controleren op de aspecten: Is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd en zit deze in het dossier? Heeft de Raad de grondexploitatie vastgesteld alvorens tot verkoop van de grond is overgegaan? Is de verkoopovereenkomst getekend door het bevoegde orgaan (college van B&W)? Is de grondexploitatie (incl.urentoerekening) juist in de financiële (project)administratie verwerkt? 5. Vaststellen of er grondaankopen hebben plaatsgevonden. Indien dit het geval is, integraal controleren op de aspecten: Is er een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd en zit deze in het dossier? Heeft er een externe taxatie van de grond plaatsgevonden en zit deze in het dossier; taxateur die onafhankelijk is van de makelaar? Heeft de Raad de grondexploitatie vastgesteld alvorens tot aankoop van de grond is overgegaan? Is de aankoopovereenkomst getekend door het bevoegde orgaan (college van B&W)? Is de grondexploitatie (incl. urentoerekening) juist in de financiële (project)administratie verwerkt? 6. Uitvoeren van de deelwaarnemingen. De nieuwe faciliterende grondexploitaties controleren op de aspecten: Is de onderbouwde kostentoerekening (incl.urentoerekening) juist? Is de anterieure overeenkomst door een bevoegde persoon ondertekend? Zijn de toegerekende kosten tijdig en volledig betaald? De gekozen afgesloten grondexploitatie controleren op de aspecten: Sluit de eindwaarde van de grondexploitatie (incl. urentoerekening) aan bij de boekwaarde in de financiële administratie? Zit de nacalculatie in het dossier en is deze juist? Zit er een juiste en volledige analyse van de nacalculatie ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties in het dossier?
4
Is de afgesloten grondexploitatie ook in de financiële (project)administratie verwerkt? De gekozen lopende grondexploitaties controleren op de aspecten: Is de exploitatie tijdig geactualiseerd (moet tweemaal per jaar)? Zit er een calculatie (incl. urentoerekening) van de actualisatie in het dossier? Zit het verslag van het actualisatiegesprek tussen planeconoom en projectleider in het dossier? Is deze ondertekend door beide personen? Welke (methode van) parameters zijn gebruikt voor de bepaling van de eindwaarde? (rente, opbrengsten, kostenontwikkeling) Beoordelen of de gehanteerde uitgangspunten realistisch zijn (m2 prijzen, fasering etc). Nadere invulling hieromtrent in (een vooraf) overleg met de accountant. Is er een analyse van vraag/aanbod en afzettempo (is het aanbod in de programma’s afgestemd met de vraag in de markt)? Wat ligt hiervan vast en waar is dit op gebaseerd? Is de actualisatie in de financiële (project)administratie verwerkt? 7. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met de planeconoom en leidinggevende van het proces Grondexploitaties. 8. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 9. Rapporteren aan leidinggevende Grondexploitaties en teamleider Financiën.
10. Tijdsplanning De controle zal conform het IC-jaarplan 2014 in januari 2015 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 10 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 3 weken. De 10 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 2 dag om de voorbereidingen te treffen; - 3 dagen om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en/of interview met de proces verantwoordelijke); - 3 dagen om de controlewerkzaamheden op de deelwaarneming uit te voeren; - 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
11. Waarom (risico’s) Risico's Financieel risico door aankoop grond op basis van onjuiste of onvolledige informatie of calculaties
Interne controle doelstelling Aankoop van gronden mag alleen plaatsvinden door bevoegde autorisatie op basis van juiste en volledige informatie
Interne controle maatregel - Er vindt altijd een haalbaarheidsonderzoek, meestal door een externe partij, plaats; - De Raad beslist of een project van de status 'in ontwikkeling' wordt omgezet naar 'in exploitatie'; - Een aankoop vindt altijd plaats op basis van een externe taxatie; - Huidig grondbeleid is voornamelijk faciliterend en bijna nooit actief.
Interne controle werkzaamheden In 2014 zullen er door de huidige marktomstandigheden in principe geen grondaankopen plaatsvinden. Dit dient via een interne controle vastgesteld te worden. Mochten er toch grondaankopen plaatsvinden, dan integraal controleren of het project juist en volledig uitgevoerd is.
5
Onrechtmatige start grondexploitatie
Grondexploitatie start conform Nota Grondbeleid
Alleen de beleidsmedewerker grondzaken/planeconoom van de afdeling BPO en de medewerker planning & control van de afdeling BPO kunnen nieuwe projectnummers aan laten maken in de financiële administratie en TIM (tijdsregistratie).
Controleer van een aantal nieuwe grondexploitatie of deze conform beleid juist is gestart en het dossier volledig is.
Onjuiste of onvolledige kostentoerekening, dus geen kostendekkendheid of te laag financieel resultaat
Juiste en volledige kostentoerekening bij alle grondexploitaties, actief en faciliterend
Calculaties voor kostentoerekening worden door verschillende vakspecialisten uitgevoerd op basis van vaste kengetallen. Er is dus voldoende functiescheiding.
Controleer van een aantal nieuwe grondexploitaties (gecombineerd met controle in de regel hierboven) of de kostentoerekening juist en volledig in het dossier onderbouwd is.
Te hoge boekwaarden of onhaalbare winstverwachting door niet of te laat actualiseren van lopende exploitaties
Actuele boekwaarden en financiële prognoses van grondexploitaties
Tweemaal per jaar worden alle grondexploitaties geactualiseerd door een planeconoom. Tevens wordt dit afgestemd met de projectleider.
Onvoldoende functiescheiding in procesgang
Voldoende functiescheiding in de procesgang.
Vaststelling exploitatieopzetten door Raad. Uitvoering projecten door projectleiders. Financiële verwerking door de financiële administratie.
Integraal vaststellen dat de actualisaties tijdig en volledig hebben plaatsgevonden. Met een deelwaarneming controleren of het proces van de actualisatie juist is verlopen. Vaststellen dat er voldoende functiescheiding in de procesgang is.
Onterecht Tijdig en juist afsluiten openstaande van grondexploitaties grondexploitaties, waardoor mogelijk winsten/verliezen niet tijdig genomen worden
- Bij de actualisaties wordt tevens dit aspect bekeken. - Bij de daadwerkelijke afsluiting worden de verschillen ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties geanalyseerd.
Door meelopen in het proces en/of een interview vaststellen hoe dit risico door de afdeling afgedekt is. Controleer tevens van een aantal afgesloten exploitaties of het dossier volledig is en de afsluiting juist heeft plaatsgevonden.
6
Bijlagen: Checklists Grondexploitaties Controlevragen IC Grondexploitaties De nieuwe faciliterende grondexploitaties controleren op de aspecten: Nummer (kostenplaats) en naam van de grondexploitatie Is de onderbouwde kostentoerekening juist? Is de anterieure overeenkomst door een bevoegde persoon ondertekend? Zijn de toegerekende kosten tijdig en volledig betaald?
De gekozen afgesloten grondexploitatie controleren op de aspecten: Nummer en naam van de grondexploitatie Sluit de eindwaarde van de grondexploitatie aan bij de boekwaarde in de financiële administratie. Zit de nacalculatie in het dossier en is deze juist? Zit er een juiste en volledige analyse van de nacalculatie ten opzichte van de oorspronkelijke en tussentijdse exploitaties in het dossier? Is de afgesloten grondexploitatie ook in de financiële (project)administratie verwerkt? De gekozen lopende grondexploitaties controleren op de aspecten: Nummer en naam van de grondexploitatie Is de exploitatie tijdig geactualiseerd (moet tweemaal per jaar)? Zit er een calculatie van de actualisatie in het dossier? Zit het verslag van het actualisatiegesprek tussen planeconoom en projectleider in het dossier? Is deze ondertekend door beide personen? Welke (methode van) parameters zijn gebruikt voor de bepaling van de eindwaarde? (rente, opbrengsten, kostenontwikkeling) Is er een analyse van vraag/aanbod en afzettempo (is het aanbod in de programma's afgestemd met de vraag in de markt)? Wat ligt hiervan vast en waar is dit op gebaseerd? Is de actualisatie in de financiële (project)administratie verwerkt?
7
Aankoop
Nummer
Omschrijving
Datum
Haalbaarheids- Externe onderzoek taxatie aanwezig aanwezig
Aankoop vastgesteld door B&W
Overeenkomst juist ondertekend
Datum
Verkoop Overeenkomst Verwerkt in Externe taxatie vastgesteld juist financiele aanwezig door B&W ondertekend administratie
Verwerkt in fin adm Opmerkingen
Verkoop
Nummer
Omschrijving
Opmerkingen
8
