Deelplan IC Memoriaalboekingen 2014
Gemeente Lingewaard
Inhoudsopgave 1. Aanleiding
2
2. Structureel / incidenteel
2
3. Opdrachtgever
2
4. Opdrachtnemer
2
5. Relevante wet- en regelgeving
2
6. Rapportage
3
7. Frequentie
3
8. Omvang van de controle
3
9. Werkwijze
3
10. Tijdsplanning
4
11. Waarom (risico’s)
4
Bijlage: Checklists memoriaalboekingen
6
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Financiële administratie ligt in het Jaarplan IC 2014. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Financiële administratie. Actualiteiten in het proces In 2014 staat de Financiële verordening en de Budgethoudersregeling op de rol om geactualiseerd te worden. Uit de IC 2013 is gebleken dat de controle- en beheersingsmaatregelen niet voldoen aan de daaraan te stellen eisen (denk aan: juiste autorisatie, juiste belegstukken, collegiale toetsing, functiescheiding, IV-3). Als verbeteractie is ingezet op een controle op een volledig en juist dossier voordat e.e.a. ingeboekt wordt in de administratie. Daarnaast is het de bedoeling om een checklist aan het dossier te hangen zodat afgevinkt kan worden of alle onderdelen vooraf zijn gecontroleerd. In 2014 zal gekeken worden in hoeverre deze verbeteracties inmiddels ingevoerd zijn en in hoeverre deze verbeteracties werken.
IC insteek Vastgesteld dient te worden dat memoriaalboekingen juist, tijdig en volledig in de financiële administratie worden verantwoord. Risico´s Memoriaalboekingen worden onterecht aangemaakt, waardoor kosten, opbrengsten, vorderingen of schulden te hoog of te laag worden verantwoord. De boeking is niet geautoriseerd door de juiste budgethouder. Het kan zijn dat er te weinig aandacht wordt besteed aan btw aspecten. Er zou sprake kunnen zijn van budgetoverheveling.
2. Structureel / incidenteel Een structurele interne controle.
3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle e deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden.
4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Financiële administratie, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team Financiën. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller.
5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader 2014 (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Financiële administratie beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Besluit Begroting en Verantwoording Gemeenten en Provincies (BBV) Fiscale wetgeving (Wet omzetbelasting, BTW-compensatiefonds etc) Financiële verordening Budgethoudersregeling
Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014)
6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Financiën (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in deelrapport dat gericht is aan de teamleider Financiën. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een algemene samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT.
7. Frequentie Het proces financiële administratie is een continu proces. Dagelijks worden er memoriaalboekingen verwerkt in de financiële administratie. Dit kunnen memoriaalboekingen zijn omdat een factuur onjuist is verantwoord of die beleidsconform zijn op basis van de begroting van een project (tussen project en voorziening) of voor het boeken van balansposten vooruitlopende activa en passiva (‘nog te betalen’, ‘nog te onvangen’). Gezien het risico op budgetoverheveling bij de laatste vorm van memoriaalboekingen, vindt hierop bij de jaarrekening een integrale controle plaats door het team Financiën. 1
Conform het Jaarplan IC 2014 wordt het proces Financiële administratie voor de interne controle 2014 op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit in de organisatie).
8. Omvang van de controle Zoals in voorgaande paragraaf is aangegeven is het proces financiële administratie een continue/bijna dagelijks proces. Op basis van de gegevens uit 2013 waarbij er sprake was van 3.933 memoriaalregels verdeeld over 919 volgnummers wordt uitgegaan van 40 deelwaarnemingen (bij positief oordeel interview en algemene controle). Vanuit risicoperspectief worden de 20 memoriaalboekingen die de grootste absolute waarde vertegenwoordigen gecontroleerd. Daarnaast worden 20 memoriaalboekingen willekeurig gekozen volgens de selectiemethode die in 2013 is toegepast (in 2013: de memoriaalboeking met willekeurig volgnummer 4 controleren en iedere 46e (919 /20) memoriaalboeking daarna tot een totaal van 20).
9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico’s in het proces. Dit vastleggen in een gespreksverslag (procesbeschrijving). 4. Vaststellen totaal saldo van alle memoriaalboekingen nihil. 5. Vaststellen dat integrale controle op overlopende passiva en activa heeft plaatsgevonden. 6. De te controleren memoriaalboekingen controleren op de aspecten (a.h.v. checklist zie bijlage): Vaststellen juiste administratieve boeking (conform BBV). Vaststellen memoriaalboeking door juiste persoon is goedgekeurd.
1
Zie paragraaf 3.2.3 Jaarplan IC 2014
Vaststellen volledig dossier (juiste en volledige belegstukken, opdracht duidelijk, opdrachtgever traceerbaar). 7. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Financiële administratie. Daarnaast stand van zaken eerdere bevindingen bespreken en vastleggen. 8. Rapport met bevindingen eventueel aanpassen en inclusief aanbevelingen afronden. 9. Rapporteren aan leidinggevende Financiën.
10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in november 2014 en afgerond worden.
De verwachting is dat de controle 4,5 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 2 weken. De 4,5 dagen zijn als volgt onderverdeeld: - 0,5 dag om de voorbereidingen te treffen; - 1 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 1 dag om gegevens te controleren; - 1 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven.
11. Waarom (risico’s) Risico's Memoriaalboekingen worden onterecht aangemaakt, waardoor kosten, opbrengsten, vorderingen of schulden te hoog of te laag worden verantwoord De boeking is niet geautoriseerd door de juiste persoon Risico op niet door de Raad geautoriseerde budgetoverheveling
Interne controle doelstelling Memoriaalboekingen dienen te voldoen aan de IV3.
Interne controle maatregel Volledig dossier met daarin de juiste belegstukken (belegstuk volledig en juist, opdrachtgever traceerbaar)
Interne controle werkzaamheden Steekproefsgewijze controle op juiste administratieve boeking (conform BBV)
Memoriaalboeking is door juiste persoon goedgekeurd
Functiescheiding
Steekproefsgewijze controle op bevoegdheid budgetten
Vaststellen dat memoriaalboekingen niet voor budgetoverheveling worden gebruikt.
Integrale controle door team financiën bij memoriaalboekingen op de overlopende passiva en activa
Vaststellen dat de integrale controle heeft plaatsgevonden.
Totaal
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 0,00 du ide lijk
Ev t. t
oe lich
ting
Au t be oris a voe tie gd do o ep r er s oo n Ju iste ve ad r wer min k is tr ing in ati e
Op d ra c tra htge ce er b v er aa r
Ac t ie
em o
um me r
kv o ll juis e dig en t
Be leg s tu
Wa ard em
Do cum en tn
Bijlage: Checklists memoriaalboekingen
Vervallen + foutief gebruikte volgnummers 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
