GEMEENTERAAD ZITTING VAN 26 SEPTEMBER 2013 LIJST MET BEKNOPTE OMSCHRIJVING VAN DE DAARIN GEREGELDE AANGELEGENHEDEN
OPENBARE VERGADERING 1.
VERSLAG VORIGE VERGADERING Goedkeuring van het verslag van de openbare zitting van 5 september 2013.
2.
DADINGSOVEREENKOMST ELECTRABEL Bij besluiten van 13 juni 2006 en 24 juni 2008 van het college van burgemeester en schepenen werd de opdracht voor de levering van elektriciteit aan installaties, openbare verlichting en gebouwen van de gemeente, het OCMW en de politiezone op het grondgebied van de gemeente Schoten aan Electrabel toegewezen voor de periode van 1 augustus 2006 tot en met 31 juli 2008 en voor de periode van 1 augustus 2008 tot en met 31 december 2011. Na het ontvangen van zeer hoge facturen vanaf september 2006 werd de facturatie van de wachthuisjes en de stratenplanborden doorgelicht. De gemeente betwistte de lijst van aangerekende wachthuisjes omdat deze niet overeenstemde met de werkelijk aangesloten wachthuisjes op het grondgebied van de gemeente. Bovendien betwistte de gemeente de aangerekende verbruiken omdat er diverse verbruiken aangerekend werden, terwijl de wachthuisjes allemaal hetzelfde zijn (behalve één dubbel wachthuisje). Wachthuisjes zijn niet bemeterde aansluitpunten, die aan eenzelfde forfaitair verbruik aan de hand van een synergridcode moeten aangerekend worden. Het onderzoek en de verschillende acties die door de financiële en technische dienst ondernomen werden tijdens die periode hebben ertoe geleid dat de aanrekening van de wachthuisjes correct gebeurt vanaf 1 november 2010. Er werd overeenstemming bereikt tussen Eandis, Electrabel en de gemeente over het aantal aangesloten wachthuisjes en ook over het aan te rekenen verbruik o.b.v. welbepaalde synergridcodes. Er is echter nooit een rechtzetting gebeurd van de facturen van vóór 1 november 2010. Volgens Eandis was dit niet meer mogelijk wegens gewijzigde software; een dading was op dat moment voor Electrabel niet meer mogelijk. Uiteindelijk werd er beslist om verder af te wachten tot Electrabel zelf weer contact zou opnemen met de gemeente. Betwiste facturen kunnen niet zonder meer betaald worden, maar er dient rekening mee gehouden te worden dat er wel energieverbruik geweest is. Uiteindelijk werd de gemeente vanaf eind vorig jaar terug aangemaand. De financiële dienst heeft berekend wat er - op basis van de eerste correcte factuur - redelijkerwijs aangerekend had kunnen worden (voor de periode van 1 september 2006 tot 30 oktober 2010) en een voorstel van minnelijke regeling uitgewerkt, waarin voorgesteld wordt dat de gemeente in totaal nog een bedrag van 37.017,96 euro incl. btw betaalt tot slot van alle rekeningen.
Dit bedrag is samengesteld als volgt: Luik A (fictieve totale kostprijs van de wachthuisjes per jaar van 1 september 2006 tot en met 31 oktober 2010): 33.477,32 euro incl. btw Luik B (nog openstaande facturen en creditnota’s volgens de gemeentelijke boekhouding): 2.140,62 euro incl. btw Luik C (factuur nummer 118 100 041 039 van 12 augustus 2011): 1.400,02 euro incl. btw Electrabel bevestigde per e-mailbericht van 21 juni 2013 hun akkoord met het minnelijk voorstel van de gemeente. Bij wijze van dading kan er nu een einde worden gesteld aan deze problematiek. De gemeente Schoten heeft een ontwerp van dadingsovereenkomst opgesteld die aan Electrabel werd overgemaakt voor akkoordverklaring. De gemeenteraad keurt, overeenkomstig artikel 43, § 2,19° van het Gemeentedecreet, deze dadingsovereenkomst goed.
3.
GEBRUIKERSREGLEMENT AUTOMATISCH VERZINKBARE PAAL ACHTERINGANG GEMEENTELIJK PARK Het systeem om het gemeentelijk park – zijde Papenaardekenstraat – af te sluiten voor wagens e.d. wordt aangestuurd en beheerd door de technische dienst. Dit systeem voorziet in een grondpaal die daalt vanaf het moment dat men een badge gebruikt aan de ‘terminal’. Een aantal gebruikers hebben zulke badges gekregen om toegang tot het park te krijgen. Er stelt zich echter het probleem dat bepaalde personen zodanig creatief zijn dat ze de ‘terminal’ op een bepaalde manier manipuleren waardoor de paal naar beneden blijft en eenieder met de wagen het park kan binnenrijden (of uitrijden). Tijdens de vergadering van het Nood- en Interventiemanagement d.d. 19 juni 2013 werd onderzocht op welke manier dit oneigenlijk gebruik zo efficiënt mogelijk kan worden aangepakt. Het college van burgemeester en schepenen besliste tijdens de zitting van 25 juni 2013 om een gebruikersreglement voor te bereiden waarin het gebruik van de badge en terminal aan de achteringang van het gemeentelijk park – zijde Papenaardekenstraat – duidelijk vermeld wordt. De gemeenteraad keurt hierbij het reglement voor het gebruik van de automatisch verzinkbare paal aan de achterinkom van het gemeentelijk park goed. Dit reglement zal opgenomen worden in het Algemeen Politiereglement Schoten. Vanaf het moment dat het gebruikersreglement wordt goedgekeurd zal de nodige communicatie hieromtrent worden gevoerd.
4.
OMVORMING CULTUURCENTRUM SCHOTEN VZW TOT EEN EXTERN VERZELFSTANDIGD AGENTSCHAP IN PRIVAATRECHTELIJKE VORM Vzw’s die opdrachten opnemen die van gemeentelijk belang zijn en die hiertoe middelen ontvangen van een gemeentebestuur, zijn verplicht om zich voor 1 januari 2014 te conformeren aan de bepalingen van het Gemeentedecreet. Het Gemeentedecreet voorziet meerdere vormen van verzelfstandiging. Vzw’s die ervoor opteren om de juridische vzw-structuur aan te houden, moeten zich omvormen tot een privaatrechtelijk extern verzelfstandigd agentschap in vzw-vorm (PEVA). Deze omvorming omvat een aantal stappen: - het motiveringsverslag - de statuten - de gemeenteraadsbeslissing tot omvorming. Het motiveringsverslag van het college van burgemeester en schepenen: - weegt de voor- en nadelen van de externe verzelfstandiging tegen elkaar af - toont aan dat noch het beheer binnen de rechtspersoonlijkheid van de gemeente, noch in de vorm van een autonoom gemeentebedrijf dezelfde voordelen kan bieden. De statutenwijziging wordt voorbereid binnen de vzw en principieel goedgekeurd door de algemene vergadering van de vzw. De gemeenteraad keurt de (principiële) statutenwijziging goed. De gemeente wordt hierbij als rechtspersoon lid van de algemene vergadering van de PEVA-vzw en krijgt er de meerderheid van de stemmen. Vervolgens keurt de gemeenteraad de omvorming tot een PEVA en de statuten goed en besluit tot deelname. Nadien dienen nog volgende stappen te worden gezet: - het afsluiten tussen gemeente en vzw van een samenwerkingsovereenkomst betreffende de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang - goedkeuring van de omvorming door de Vlaamse Regering (Agentschap Binnenlands Bestuur). Het motiveringsverslag voor de omvorming van het Cultuurcentrum Schoten vzw tot PEVA werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 2 juli 2013. De algemene vergadering van de vzw keurde de statutenwijziging principieel goed op 3 september 2013. De gemeenteraad besluit tot: - goedkeuring van de omvorming van Cultuurcentrum Schoten vzw naar een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm - goedkeuring van de deelname van de gemeente in het tot PEVA omgevormde Cultuurcentrum Schoten - goedkeuring van de aangepaste statuten van Cultuurcentrum Schoten vzw.
5.
OMVORMING SPORTPROM SCHOTEN VZW TOT EEN EXTERN VERZELFSTANDIGD AGENTSCHAP IN PRIVAATRECHTELIJKE VORM Het motiveringsverslag voor de omvorming van SportPROM Schoten vzw werd goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 10 september 2013. De algemene vergadering van de vzw zal de statutenwijziging principieel goedkeuren in oktober 2013. De gemeenteraad besluit tot: - goedkeuring van de omvorming van SportPROM Schoten vzw naar een extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm - goedkeuring van de deelname van de gemeente in het tot PEVA omgevormde SportPROM Schoten - goedkeuring van de aangepaste statuten van SportPROM Schoten vzw.
6.
AANGEPAST CONVENANT I.V.M. AANSLUITING VAN BIBLIOTHEEK OP PROVINCIAAL BIBLIOTHEEKSYSTEEM In het decreet van 13 juli 2001 betreffende het lokaal cultuurbeleid, kregen de provincies de uitdrukkelijke opdracht om een streekgericht bibliotheekbeleid uit te bouwen (afdeling III, art. 11-13). Het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid (dat in voege gaat op 1 januari 2014) herhaalt deze opdracht (titel 5, art. 59). In het convenant, afgesloten op 20 september 2004 tussen het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de provincie Antwerpen, wordt in artikel 4 bepaald dat de provincies verantwoordelijk zijn voor de opbouw van een provinciaal bibliotheeksysteem. De bibliotheek van Schoten is reeds in 2006 ingestapt in het Antwerps Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS). Dit heeft immers alleen maar voordelen: - geen aankoop meer nodig van dure bibliotheeksoftware. Bovendien ligt de prijs van de jaarlijkse aansluitkost lager dan de prijs van een onderhoudscontract van dergelijke software en de bib beschikt steeds over de modernste bibliotheeksoftware. - de uitbouw van één provinciaal netwerk is een stimulans voor de onderlinge samenwerking tussen de bibliotheken (o.a. voor het interbibliothecair leenverkeer). - bibliotheken die zijn aangesloten bij het provinciaal netwerk, zijn automatisch mee opgenomen in het project Bibliotheekportalen van Bibnet (projectorganisatie van de Vlaamse overheid): een enorme meerwaarde voor onze bibliotheekgebruikers. - aangesloten bibliotheken op het PBS ontvangen een jaarlijkse subsidie van de Vlaamse Gemeenschap, ten bedrage van de aansluitingskosten. Bij de instap van onze bibliotheek in het PBS in 2006 werd met de Provincie Antwerpen een convenant afgesloten (goedgekeurd in de gemeenteraad van 29.06.2006). De inhoud van dit convenant bleef ongewijzigd. Sindsdien zijn er echter veel nieuwe technische ontwikkelingen geweest binnen dit PBS. Bovendien gaat vanaf 1 januari 2014 het nieuwe decreet betreffende het lokaal cultuurbeleid van kracht, dat ook zijn weerslag heeft op het PBS. Om die redenen maakte de provincie een nieuwe convenanttekst op. De gemeenteraad keurt dit aangepast convenant goed.
7.
AANKOOP COLLECTIES BIBLIOTHEEK: FICTIEBOEKEN 2014 GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Naar jaarlijkse gewoonte worden er onderhandelingsprocedures uitgeschreven voor de levering van: 1.
fictie boeken
2.
non-fictie boeken
3.
jeugdboeken
voor de openbare bibliotheek, dienstjaar 2014. De gemeenteraad keurt raming en bestek hiertoe goed en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
8.
AANKOOP COLLECTIES BIBLIOTHEEK: NON-FICTIE BOEKEN 2014 GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE
9.
AANKOOP COLLECTIES BIBLIOTHEEK: JEUGDBOEKEN 2014 GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE
10.
HUUR VAN FRANKEERMACHINE MET INBEGRIP VAN FULL OMNIUM ONDERHOUDSCONTRACT - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Het huurcontract van de huidige frankeermachine loopt af en er wordt besloten om een nieuwe huur aan te gaan. Voorgesteld wordt om een modern toestel te huren voor 5 jaar, met een full omnium contract. De uitgave van deze opdracht wordt geraamd op 20.000 euro, btw inbegrepen. De gemeenteraad keurt raming en lastvoorwaarden goed en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
11.
DRUKWERK INFO SCHOTEN 2014 - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE De overeenkomst met drukkerij Die Keure voor het drukken van Info Schoten vervalt op 31 december 2013. Aangezien het de bedoeling blijft om Info Schoten op A4-formaat, volledig in kleur, qua dikte variërend van 16 tot 32 pagina’s en op een duurzame papiersoort te blijven uitgeven, wordt besloten om een nieuwe onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking te voeren voor het drukken en leveren van het gemeentelijk informatieblad Info Schoten.
De looptijd van de opdracht bedraagt 12 maanden, met mogelijkheid tot 2 verlengingen, tot een totale duurtijd van 36 maanden.
12.
AANKOOP VAN NIEUWE VOIP TELEFOONS - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE De huidige voip-telefoons (Voice over Internet Protocol = spraak over computernetwerk) dateren van 2006 en zijn aan vervanging toe. Zij zijn nog ontworpen volgens een technologie van zeven jaar geleden. De nieuwe toestellen zijn wat betreft gesprekskwaliteit en functionaliteit veel beter. Enkel de toestellen die veel gebruikt worden, worden nu vervangen. Dit zijn er een kleine honderdtal. Er is een krediet van 10.000 euro voorzien op het budget 2013. De gemeenteraad keurt bestek en raming van deze opdracht goed en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
13.
CONCESSIE FOYER DE KELDER De gemeenteraad keurde op 27 juni 2013 het lastenkohier goed met het oog op concessieverlening voor de uitbating van foyer – cafetaria De Kelder. Op de opening der biedingen op 3 september 2013 bleek dat er geen biedingen werden ingediend. Het college vroeg in zitting van 3 september om de voorwaarden te herbekijken (te reduceren tot een aantal essentiële vereisten zoals sleutelbeheer, conciërgetaken en drankverstrekking) en ze opnieuw te agenderen op de gemeenteraad van 26 september 2013. De gemeenteraad keurt het aangepaste ontwerp van lastenkohier concessie foyer-cafetaria De Kelder goed.
14.
KASTEEL: WATERDICHTING TERRAS LINKERZIJDE - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Het terras aan de linkerzijde van het kasteel is vermoedelijk niet meer volledig waterdicht. In de ruimtes onder dit terras is vochtschade vast te stellen aan plafond en muren, voornamelijk aantasting van verf en bezetting. De bakstenen vloer van het terras heeft bovendien ook last van vorstschade en slijtage waardoor het oppervlak zeer onregelmatig is geworden. Om beide problemen op te lossen is het noodzakelijk om de bakstenen vloer te vernieuwen en een nieuwe waterdichte laag onder de vloer aan te brengen. De gemeenteraad keurt bestek en raming van deze opdracht goed en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
15.
ONTSPANNINGSLOKAAL SCHIJNPARKLAAN: VERNIEUWEN DAKBEDEKKING - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Het dak van het ontspanninglokaal vertoont de laatste jaren regelmatig lekken die door onze dienst der werken werden hersteld. De dakbedekking dateert van 1989 en is aan vervanging toe. De isolatie van 5 cm PU op het dak voldoet bovendien niet meer aan de huidige isolatienormen. Op dit moment kan de bestaande dakdichting nog behouden worden als dampscherm voor de nieuwe isolatie. De gemeenteraad keurt bestek en raming van deze opdracht goed te keuren en gaat akkoord om hiertoe een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit te schrijven.
16.
TIJDELIJKE UITBREIDING VAN BEHEERSOVERDRACHT VAN GEMEENTE SCHOTEN AAN IGEAN MILIEU & VEILIGHEID VOOR HERINRICHTING VAN CONTAINERPARK OM TE VOLDOEN AAN VLAREMA De bepalingen in het VLAREMA verplichten de gemeenten tot het betalend maken van enkele afvalfracties op het containerpark. Deze aanpassingen worden voorbereid in de interne werkgroep diftar. Vanuit de werkgroep wordt voorgesteld om het containerpark her in te richten in een betalend en een niet-betalend gedeelte. In het betalend gedeelte wordt 1 weegbrug geplaatst en de nodige hard- en software voorzien (slagbomen, betaalterminals, …). Het betalend gedeelte komt vooraan en het niet-betalend gedeelte komt achteraan op het containerpark. Om deze herinrichting uit te voeren zullen ook nog grondwerken moeten voorzien worden. Eventueel zal het containerpark tijdelijk gesloten moeten worden. Gezien de expertise van Igean in deze materie is met hen overlegd over de mogelijkheden die zij ons kunnen aanbieden. Vanuit de werkgroep wordt gesteld dat de gemeente Schoten de exploitatie van het containerpark in eigen beheer wenst te behouden. Het is echter wel interessant om het (tijdelijk) herinrichten van het containerpark door Igean te laten uitvoeren. Dit biedt ons de voordelen van een uitgeteste en uniforme hard- en software en een snellere doorlooptijd van het dossier aangezien zij reeds een aanbesteding hebben gedaan voor deze hard- en software. Daarom wordt door de werkgroep voorgesteld om deze inrichting over te dragen aan Igean. Aangezien 1 januari 2014 praktisch gezien een slecht moment is om operationeel te gaan met de nieuwe hard- en software, wordt voorgesteld om van start te gaan op 1 februari 2014. Momenteel is op het budget 2013 een krediet van in totaal 250.000 euro voorzien. Op actie 004.001.004.078, beleidscode 0309 en alg. rekening 22007000 onder grond- en infrastructuurwerken containerpark is 100.000 euro voorzien. Op actie 004.001.004.079, beleidscode 0309 en alg. rekening 24210000 onder aankoop weegbrug, slagbomen, software en betaalsysteem n.a.v. herinrichting recyclagepark ingevolge VLAREMA is 150.000 euro voorzien.
De raming van Igean bedraagt 192.000,00 euro incl. btw, zijnde 112.000 euro incl. btw voor de infrastructuur- en grondwerken en 80.000 euro incl. btw voor de diftarinstallatie, met bijkomend hierop een ereloon van 7,5 % op het totale bedrag zijnde 14.400,00 euro incl. btw. Dit geeft een totaal investeringskrediet voor de beheersovereenkomst met Igean van 206.400 euro incl. btw. De hard- en software voor de diftarinstallatie (raming 80.000 euro incl. btw) en het ereloon van 7,5 % (raming 14.400 euro incl. btw) worden via de eindafrekening van Igean aangerekend. De facturen voor infrastructuur- en grondwerken (raming 112.000 euro incl. btw) worden door Igean rechtstreeks naar de gemeente doorgestuurd. De gemeenteraad gaat akkoord met een tijdelijke uitbreiding van de beheersoverdracht aan Igean voor herinrichting van het containerpark.
17.
WEGENIS- EN RIOLERINGSWERKEN SINT-CORDULAPLEIN EN OMGEVING GOEDKEURING EINDAFREKENING Op 16 november 2012 zijn bovengenoemde werken voorlopig aanvaard. De eindafrekening dient nog goedgekeurd te worden. Aangezien het eindtotaal het bestelbedrag met meer dan 10 % overschrijdt, dient dit door de gemeenteraad te gebeuren. RIO-LINK
Bestelbedrag
SCHOTEN
TOTAAL
305.877,70
672.622,58
978.500,28
49.957,98
83.743,03
133.701,01
Bestelbedrag na verrekeningen
355.835,68
756.365,61
1.112.201,29
Uitgevoerd
361.400,89
754.450,69
1.115.851,58
5.540,68
10.970,41
16.511,09
14,69
1,57
16,26
366.956,26
765.422,67
1.132.378,93
160.738,76
160.738,76
366.956,26
926.161,43
1.293.117,69
19,97 %
12,16 %
14,04 %
Bijwerken
Prijsherziening Rectificaties Totaal excl. btw Btw TOTAAL % overschrijding eindafrekening van het gunningsbedrag (excl. herziening)
18.
RECREATIEVE ONTSLUITING ANTITANKGRACHT ONTWERP 'MISSING LINK' SCHOTEN – BRECHT - GOEDKEURING EINDAFREKENING Op 30 april 2013 zijn bovengenoemde werken voorlopig aanvaard. De eindafrekening dient nog goedgekeurd te worden. Aangezien het eindtotaal het bestelbedrag met meer dan 10 % overschrijdt, dient dit door de gemeenteraad te gebeuren.
SCHOTEN Bestelbedrag Bijwerken Bestelbedrag na verrekeningen
BRECHT
69.305,35
TOTAAL
16.425,00
2.123,20
85.730,35 2.123,20
71.428,55
16.425,00
87.853,55
4.339,25
5.617,50
9.956,75
75.767,80
22.042,50
97.810,30
-280,09
-93.99
-374.08
-19,03
-5,14
-24,17
Totaal excl. btw
75.468,68
21.943,37
97.412,05
Btw
15.848,42
4.608,10
20.456,52
TOTAAL
91.317,10
26.551,47
117.868,57
9%
34,20 %
14,09%
Afrekening VH (in meer) Uitgevoerd Prijsherziening Rectificaties
% overschrijding eindafrekening van het gunningsbedrag (excl. herziening) Subsidie provincie (40 %)
-26.240,76
Subsidie provincie (PDPO)
-49.054,64
Werkelijke kost Nog uit te voeren posten (onderhoud 3 j) excl. herziening, incl. btw
16.021,70
416,72
