Nr. 21 van de agenda 2003 van Provinciale Staten van Overijssel Aan Provinciale Staten onderwerp Invoering nieuwe Provinciewet; dualisering; ondersteuning Provinciale Staten c.a.
datum: 20 maart 2003 ons kenmerk: MI/2003/173
Behandeling in vergadering van Provinciale Staten op 16 april 2003. Bijgevoegde bijlagen: I. Ontwerpbesluit nr. 21 - I II. Overzicht activiteiten griffie/fractieondersteuning/ondersteuning reguliere organisatie III. Ontwerpbesluit nr. 21 - II inzake de Verordening ambtelijke bijstand provincie Overijssel 2003 IV. Inrichting van de griffie c.a. V. Ontwerpbesluit nr. 21 - III inzake Instructie voor de griffier van de provincie Overijssel 2003 VI. Ontwerpbesluit nr. 21 - IV inzake vantoepassingverklaring van de arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel op de medewerkers van de griffie en de provinciaal archivaris VII. Ontwerpbesluit nr. 21 - V inzake Mandaat rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten.
1.
SAMENVATTING
Met aanvaarding van ons voorstel nr. 58 van de agenda 2002 (DUO-Dualisering in Overijssel) zijn een aantal richtinggevende uitspraken gedaan voor de verdere invoering van de dualisering in het provinciaal bestuur. In bijgaand voorstel gaan wij met name in op een aantal aspecten rond de vormgeving van de ambtelijke bijstand, de inrichting van de griffie en de fractieondersteuning. Wij stellen onder meer voor de Verordening ambtelijke bijstand 2003 en een Instructie voor de griffier vast te stellen.
2.
INLEIDING EN PROBLEEMSTELLING
2.1. Algemeen: de driedeling in de ondersteuning van de Staten De Wet dualisering provinciebestuur heeft een aanmerkelijke invloed op de wijze waarop de Staten, de statenfracties en Statenleden bij de uitvoering van hun taak kunnen worden ondersteund. In Statenvoorstel nr. 58 van de agenda 2002 formuleerden wij in dit verband als hoofdkeuze (13): De ondersteuning van Provinciale Staten valt in 3 onderdelen uiteen: de ondersteuning door de Statengriffie, fractieondersteuning en ondersteuning uit de ambtelijke organisatie. De ondersteuning door de Statengriffie behelst met name de secretariële ondersteuning, communicatie/voorlichting en controle/onderzoek. De Statengriffie moet op basis van een ontwikkelscenario vorm krijgen: er wordt smal gestart. In ieder geval is het de bedoeling de huidige secretariële ondersteuning van de statencommissies deel uit te laten maken van de griffie. De fractieondersteuning moet in ieder geval worden versterkt en voorzover mogelijk wordt de vorm van de huidige ondersteuning uit de ambtelijke organisatie voortgezet. Het geheel van ambtelijke ondersteuning van Staten en Statenleden zal aldus bestaan uit het drieluik Statengriffie(r), fractieondersteuning en bijstand vanuit de reguliere ambtelijke organisatie. In de dagelijkse praktijk zullen deze drie vormen van ondersteuning in hoge mate communicerende vaten zijn. In een dergelijke situatie is het van belang zicht te hebben op wie voor welk type bijstand straks door Staten(leden) een beroep gedaan kan worden. In bijlage II bij dit voorstel bieden wij daartoe een overzicht van de activiteiten die van de drie onderscheiden ‘aanbieders’ verwacht mag worden. Dit overzicht zal behulpzaam kunnen zijn bij de vraag met welk type ondersteuning Statenleden straks waar het best terecht kunnen. Het overzicht heeft tevens gediend als leidraad voor het opstellen van de Verordening ambtelijke
2 bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003, welke wij u in bijlage III ter vaststelling aanbieden. Hieronder (2.2. t/m 2.4.) gaan wij nog nader in op een aantal relevante punten rond de drie vormen van ondersteuning. 2.2. Ondersteuning door en inrichting van de Statengriffie Op 5 februari jl. hebben uw Staten de heer mr. J.O.R. Alberda benoemd tot griffier. Reeds eerder besloot u een plan te laten maken voor de verdere inrichting van de griffie. De taken van de griffie zijn in de statenvergadering van 11 december 2002 in grote lijnen geschetst. Reeds opgemerkt is, dat de griffie op basis van een ontwikkelscenario vorm zal krijgen. In elk geval zullen de huidige secretariële ondersteuning van Provinciale Staten, de statencommissies en de Commissie Beleidsevaluatie daarin worden ondergebracht. De taken worden daarnaast aangevuld met taken op het gebied van communicatie/voorlichting en controle/onderzoek. Naar de huidige inzichten zal de griffie (incl. griffier) vooralsnog bestaan uit 6 fte. In bijlagen II en IV wordt nader ingegaan op de inrichting van de griffie en voorzover nodig op overige relevante aspecten m.b.t. de griffie (Ondernemingsraad, Georganiseerd Overleg, enz.). Wij verwijzen daarnaar en stellen voor: a. de griffie in te richten als in bijlage IV beschreven; b. de griffier te belasten met de verdere inrichting van de griffie; c. de uitoefening van het gezag over de medewerkers van de griffie over te dragen aan de griffier en de instructie voor de griffier vast te stellen als in bijlage V; d. in te stemmen met de instelling van een gezamenlijke Ondernemingsraad; e. de arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel van overeenkomstige toepassing te verklaren op de medewerkers van de griffie en de provinciaal archivaris, als verwoord in bijlage VI; f. de bevoegdheden tot uitvoering van de rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten te mandateren, als verwoord in bijlage VII. 2.3. Ondersteuning uit de ambtelijke organisatie De griffie wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie (voorzover nodig in samenspraak met de secretaris). Voor het overige zal de huidige werkwijze van ambtelijke ondersteuning door informanten worden gehandhaafd. Dat Provinciale Staten nu gaan beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal in vergelijking met die reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische, inhoudelijk hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen e.d. zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. 2.4. Fractieondersteuning Naast de genoemde vormen van ondersteuning is in de Provinciewet geregeld dat de in Provinciale Staten vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De wijze waarop deze fractieondersteuning wordt ingevuld is in de wet niet aangegeven. De fractieondersteuning dient ook in een verordening te worden vastgelegd. Wij stellen voor alle vormen van statenondersteuning in één verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning te regelen en dientengevolge de artikelen 35 tot en met 40 in de Regeling geldelijke, secundaire en facilitaire voorzieningen van het provinciaal bestuur van Overijssel 2001 te laten vervallen. Het voorliggende wijzigingsvoorstel is gebaseerd op de door ons als Commissie Docter geformuleerde uitgangspunten en het modelreglement van de Vernieuwingsimpuls Dualisme en provinciale democratie.
Wij hebben de volgende uitgangspunten geformuleerd en vervolgens gehanteerd:
3 a.
een eenvoudig uitvoerbare regeling, waarbij de verantwoordelijkheid voor de invulling bij de fractie/partij ligt. Voorwaarde voor de financiële tegemoetkoming is wel dat daadwerkelijk tot ondersteuning wordt overgegaan; b. de ondersteuning wordt geregeld via een financiële bijdrage en niet via personen. De verantwoordelijkheid voor de invulling en dus het personeel ligt bij de fractie/partij; c. elke fractie ontvangt een gelijkluidend basisbedrag dat is opgebouwd uit een bijdrage voor secretariële ondersteuning én een bijdrage voor inhoudelijke ondersteuning. Uitgangspunt voor dit bedrag is 0,25 fte salarisniveau 5/6 en 0,25 fte salarisniveau 10/11. Afhankelijk van de grootte van de fractie wordt dit basisbedrag per fractielid vermeerderd met een bijdrage van 0,02 fte salarisniveau 5/6 en 0,02 fte salarisniveau 10/11. De uitwerking hiervan wordt op een aantal onderdelen toegelicht. Hoogte fractievergoedingen Conform de huidige regeling stellen wij voor de fractievergoeding nieuwe stijl te blijven baseren op een vaste bijdrage per fractie en een flexibele bijdrage per fractielid. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. De fractievergoeding wordt aan het begin van elk jaar bij voorschot aan de fracties verstrekt. De opbouw van de fractievergoeding wordt als volgt berekend: Fractiebudgetten Vast deel per fractie Flexibel deel per fractielid
Oude situatie Nieuwe situatie Berekeningswijze nieuwe situatie € 4.849,-€ 22.375,-- 0,25 schaal 5/6 (€ 33.778,-- per jaar) 0,25 schaal 10/11 (€ 55.724,-- per jaar) € 1.477,-€ 1.790,-- 0,02 schaal 5/6 (€ 33.778,-- per jaar) 0,02 schaal 10/11 (€ 55.724,-- per jaar)
Gebruik fractievergoeding De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden. In de verordening wordt een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor Staten- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare (individuele) scholingsbudget en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen die gericht zijn op het functioneren van de fractie als geheel en die door alle fractieleden gevolgd worden, kunnen hier een uitzondering op vormen. Deze kunnen eventueel wel vanuit het fractiebudget worden vergoed. Verantwoording en controle van de bestede budgetten Aan de regeling is de mogelijkheid toegevoegd om niet gebruikte fractiebudgetten voor volgende jaren te reserveren. Het resterende bedrag dient na afloop van de zittingsperiode in de provinciekas teruggestort te worden. Evenals in de huidige regeling is de verplichting opgenomen om jaarlijks na afloop van een begrotingsjaar één schriftelijke verantwoording over het totaal aan fractievergoeding in te dienen. Controle vindt plaats samen met de controle op de jaarstukken, door de accountant. Huisvesting e.d. Naast de fractievergoeding wordt voor overhead op basis van de interne verrekeningssystematiek een 30% toeslag op de personeelsgebonden kosten gehanteerd. Dit betekent dat voor huisvesting e.d. per fractie per jaar een budget van maximaal € 6.713,-- beschikbaar is (30% van het vaste deel van de fractievergoeding). Dit budget dient daadwerkelijk voor dit doel te worden aangewend en wordt daarom op declaratiebasis uitgekeerd. De verrekening van de overhead zal via de griffier verlopen. 3.
EVALUATIE
Wij stellen voor de inrichting en werkwijze van de griffie na een jaar te evalueren. Hierbij zouden zowel de ervaringen van Provinciale Staten en de griffie als die van de Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie moeten worden meegenomen. De evaluatie zou uitgevoerd kunnen worden aan de hand van een aantal tevoren vast te leggen toetscriteria, die op korte termijn door het presidium en Gedeputeerde Staten zouden moeten worden vastgesteld. 4.
TWEE BIJZONDERE FUNCTIES
4 Provinciale Staten zijn bevoegd orgaan voor benoeming c.a. van de accountant en de provinciaal archiefinspecteur. Hieronder wordt ingegaan op de wijzigingen met betrekking tot de benoeming van deze bijzondere functionarissen. Accountant Voor de accountant, belast met het onderzoek naar de jaarrekening (artikel 152/217, lid 7 van de Provinciewet), die werkt in dienst van de provincie, blijft ook gelden dat alleen Provinciale Staten mogen benoemen, schorsen en ontslaan. De provincie Overijssel werkt op dit moment in het onderzoek naar de jaarrekening echter alleen met externe accountants, benoemd door Provinciale Staten. Archivaris De Archiefwet wordt nog niet aangepast op het moment van invoeren van de Wet dualisering provinciebestuur. Provinciale Staten blijven daardoor voorlopig nog het bevoegd bestuursorgaan dat de provinciaal inspecteur der archieven benoemt, schorst en ontslaat. De Archiefwet geeft overigens wel aan dat de provinciaal inspecteur ‘onder bevel’ staat van Gedeputeerde Staten. De Archiefwet zal op een later tijdstip alsnog worden aangepast waardoor Gedeputeerde Staten ook voor deze functionaris het bevoegd bestuursorgaan worden. Het is niet noodzakelijk en niet voor de hand liggend de archivaris ook in de griffie op te nemen. Wel dient ook voor deze functionaris te worden verklaard dat het arbeidsvoorwaardenpakket van de provincie Overijssel van toepassing blijft. Een voorstel daartoe maakt onderdeel uit van ontwerpbesluit VI. 5.
OVERIGE REGELINGEN
Organisatieverordening In de nieuwe Provinciewet wordt de bevoegdheid voor zaken omtrent de ambtelijke organisatie neergelegd bij Gedeputeerde Staten. In lijn hiermee is de Organisatieverordening aangepast en is de nieuwe Organisatieverordening 2003 door Gedeputeerde Staten vastgesteld. Voorgesteld wordt de Organisatieverordening, besluit nr. 2 - I van de agenda 1998, in te trekken. Regeling geldelijke, facilitaire en secundaire voorzieningen van het provinciaal bestuur van Overijssel 2001 Op grond van de nieuwe wet- en regelgeving en conform het advies van de Adviescommissie Strategie, bestuur en middelen van 19 februari wordt de Regeling geldelijke, facilitaire en secundaire voorzieningen van het provinciaal bestuur geactualiseerd. Het betreft hierbij onder andere zaken rond de PC-regeling, de scholingsbudgetten en de declaratieprocedure. Het college zal zo spoedig mogelijk een voorstel tot herziening van de regeling aan u voorleggen. 6.
FINANCIËLE CONSEQUENTIES
De financiële consequenties van dit voorstel zullen door middel van een begrotingswijziging in de begroting worden verwerkt. Voor een overzicht van de uitputting van de beschikbare budgetten 2003 zal aansluiting worden gezocht bij de reguliere rapportages. 7.
REFERENDABILITEIT
De onderhavige besluitvorming is op basis van de Tijdelijke referendumwet deels referendabel. Het betreft de Verordening ambtelijke bijstand en de wijziging Regeling geldelijke, secundaire en facilitaire voorzieningen van het provinciaal bestuur van Overijssel 2001. Om de samenhang niet te verbreken geldt voor het gehele besluit dat het in werking kan treden indien drie weken na de uitgifte van het publicatieblad waarin het besluit wordt bekendgemaakt, zijn verstreken zonder dat een referendumprocedure in werking is gezet. Het besluit zal vervolgens terugwerken tot 20 maart 2003. 8.
VOORSTEL
Wij stellen u samenvattend voor: a. de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003 vast te stellen (bijlage III); b. de griffie in te richten als in bijlage IV beschreven; c. de griffier te belasten met de verdere inrichting van de griffie; d. de instructie voor de griffier vast te stellen als in bijlage V; e. in te stemmen met de instelling van een gemeenschappelijke Ondernemingsraad;
5 f. g. h. i. j. k.
de arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel van overeenkomstige toepassing te verklaren op de medewerkers van de griffie en de provinciaal archivaris, als verwoord in bijlage VI; de bevoegdheden tot uitvoering van de rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten te mandateren, als verwoord in bijlage VII; de Organisatieverordening (besluit nr. 2 - I van 1998) in te trekken; de artikelen 35 tot en met 40 van de Regeling geldelijke, facilitaire en secundaire voorzieningen van het provinciaal bestuur van Overijssel 2001 te laten vervallen; in het voorjaar van 2004 inrichting en werkwijze van de griffie te evalueren; te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de 22ste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het is geplaatst en terugwerkt tot 12 maart 2003.
Commissie Docter, voorzitter, L. DOCTER secretaris, H.A. TIMMERMAN
6
7 Bijlage I Ontwerpbesluit nr. 21 - I
Provinciale Staten van Overijssel, gelet op de Wet dualisering provinciebestuur; gelezen het voorstel van de Commissie Docter d.d. 20 maart 2003, kenmerk MI/2003/173; gelet op artikel 152 en artikel 158, aanhef en eerste lid, onderdeel d van de Provinciewet; besluiten: a.
de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003 vast te stellen (bijlage III);
b.
de griffie in te richten als in bijlage IV beschreven;
c.
de griffier te belasten met de verdere inrichting van de griffie;
d.
de instructie voor de griffier vast te stellen als in bijlage V;
e.
in te stemmen met de instelling van een gemeenschappelijke Ondernemingsraad;
f.
de arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel van overeenkomstige toepassing te verklaren op de medewerkers van de griffie en de provinciaal archivaris, als verwoord in bijlage VI;
g.
de bevoegdheden tot uitvoering van de rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten te mandateren, als verwoord in bijlage VII;
h.
de Organisatieverordening (besluit nr. 2 - I van 1998) in te trekken;
i.
de artikelen 35 tot en met 40 van de Regeling geldelijke, facilitaire en secundaire voorzieningen van het provinciaal bestuur van Overijssel 2001 te laten vervallen;
j.
in het voorjaar van 2004 inrichting en werkwijze van de griffie te evalueren;
k.
te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de 22ste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het is geplaatst en terugwerkt tot 12 maart 2003.
Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,
voorzitter,
griffier,
8 Bijlage II Globaal overzicht griffieactiviteiten: – – – – – – – – – – – – – – – – –
ondersteuning Staten; ondersteunen bij het concreet invullen van de kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol van Provinciale Staten; loketfunctie (Staten, Statenleden, organisatie); voorbereiden van de vaststelling jaarprogramma (agendabepaling) Staten; voorbereiding van de vaststelling commissie en statenagenda’s; agendering/planning statenstukken; secretariaat commissies en procescoördinatie; verslaglegging Staten en commissies; ondersteunen van het presidium (agendering, kwaliteit van stukken); voorbereiden/beantwoording van brieven gericht aan Staten, secretariaatvoering namens de Staten; organiseren werkbezoeken en dergelijke; organiseren hoorzittingen; organiseren interactieve trajecten; organiseren onderzoek en enquête; communicatie en voorlichting; controle en onderzoek; bieden van technische bijstand bij opstellen van moties/amendementen/initiatiefvoorstellen, enz.
Globaal overzicht activiteiten fractieondersteuning: – – –
secretariële/facilitaire ondersteuning; inhoudelijke fractieondersteuning; bieden van inhoudelijke bijstand bij opstellen van moties/amendementen/initiatiefvoorstellen, enz.
Globaal overzicht ondersteuningsactiviteiten reguliere organisatie: – –
informatievoorziening (via huidige werkwijze informanten); bieden van specialistische inhoudelijke bijstand bij opstellen van moties/amendementen/initiatiefvoorstellen, enz.
9 Bijlage III Ontwerpbesluit nr. 21 - II
Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van de Commissie Docter van 20 maart 2003, kenmerk MI/2003/173; gelet op artikel 33 van de Provinciewet en artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van Provinciale Staten van Overijssel, besluiten: vast te stellen de navolgende: VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND EN FRACTIEONDERSTEUNING PROVINCIE OVERIJSSEL 2003 Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand Artikel 1 1. De griffier en de secretaris dragen gezamenlijk en ieder voor zich zorg voor een vlotte, efficiënte en correcte afhandeling van verzoeken om bijstand. 2. Zij voeren daartoe overleg zo vaak als nodig is. Artikel 2 1. Een lid van Provinciale Staten wendt zich tot de griffier of een medewerker van de provincie Overijssel met een verzoek om: a. feitelijke informatie van geringe omvang; b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. 2. Indien de medewerker twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, stelt hij de secretaris van die twijfel in kennis. De secretaris beslist. 3. Een lid van Provinciale Staten wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris, één of meer medewerkers aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. Artikel 3 1. Een medewerker verleent op verzoek van de griffier of de secretaris bijstand tenzij: a. het lid van Provinciale Staten niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van Provinciale Staten; b. dit het belang van de provincie Overijssel kan schaden. 2. De secretaris beoordeelt of bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt. 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het lid van Provinciale Staten dat het verzoek heeft ingediend. Artikel 4 Indien het verzoek om bijstand van een medewerker door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken Statenlid het verzoek voorleggen aan Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten beslissen, het presidium gehoord, zo spoedig mogelijk over het verzoek. Artikel 5 1. Indien een lid van Provinciale Staten niet tevreden is over door een medewerker verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.
10 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan Gedeputeerde Staten. Artikel 4, tweede volzin, is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 6 1. Indien Gedeputeerde Staten of leden van het College van Gedeputeerde Staten informatie wensen over een verzoek om bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken lid van Provinciale Staten. 2. Een lid van Provinciale Staten kan aangeven dat een verzoek om bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden. 3. In een geval als bedoeld in het vorige lid informeert het betrokken lid de griffier of de secretaris over de beweegredenen achter de opgelegde geheimhouding. Paragraaf 2. Fractieondersteuning Artikel 7 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. 2. De tegemoetkoming, bedoeld in het eerste lid van dit artikel bedraagt ten hoogste € 1.790,-- voor elk tot die fractie behorend Statenlid vermeerderd met € 22.375,-- per fractie. 3. De in het eerste lid genoemde bedragen wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van het door Provinciale Staten vastgestelde prijsindexcijfer. Artikel 8 1. Fracties besteden de bijdragen om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: – uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; – betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van gespecificeerde, reële declaraties; – giften; – uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechts– positiebesluit Staten- en commissieleden toekomen; – opleidingen voor Staten- en commissieleden. Artikel 9 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Staten plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Het voorschot wordt verrekend met te veel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de Provinciale Staten de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid. Artikel 10 1. Indien het zeteltal van een fractie tengevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage: a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt; b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen Provinciale Staten plaatsvindt. 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie herberekend en verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid. Artikel 11 1. Een fractie is bevoegd het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van het jaarlijks aan haar toekomende bedrag te reserveren ter besteding in volgende jaren. 2. Het aan het eind van de zittingsperiode resterende bedrage wordt door de fractie, onder aflegging van een laatste verantwoording en overlegging van een verslag, binnen drie maanden teruggestort in de provinciekas.
11 3.
Bij splitsing van de fractie wordt, onder overlegging van een verslag, een extra verantwoording afgelegd waarin wordt aangegeven hoe een eventuele reserve over de nieuw ontstane fracties is herberekend en wordt verdeeld.
Artikel 12 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 legt elke fractie, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan Provinciale Staten verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een verslag. 2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan Provinciale Staten. 3. Provinciale Staten stellen na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen oorschot en, voorzover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten. Artikel 13 Deze verordening treedt in werking met ingang van de 22ste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van Provinciale Staten is geplaatst en werkt terug tot 20 maart 2003. Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,
voorzitter,
griffier,
12 TOELICHTING Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning provincie Overijssel 2003 Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Provinciewet. Dit artikel legt expliciet vast dat Provinciale Staten en haar leden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Opvallend in de verordening is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan Statenleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, voorzover nodig in samenspraak met de secretaris. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het ook de verhouding raakt tussen de Statenleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans immers voor Gedeputeerde Staten. De wijziging van artikel 100 van de Provinciewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering provinciebestuur bepaalde dit artikel dat de griffier (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) Provinciale Staten terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris Gedeputeerde Staten terzijde (artikel 100, Provinciewet, nieuw) en worden Provinciale Staten bijgestaan door de griffier (artikel 104a, Provinciewet, nieuw). Dat Provinciale Staten nu beschikken over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische, inhoudelijke hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties, initiatiefvoorstellen e.d. zal een beroep op deze organisatie dan ook mogelijk moeten blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. De verordening vormt de uitwerking van dit recht. De nieuwe formulering van artikel 33 van de Provinciewet laat buiten twijfel dat individuele Statenleden, dus ook die behorend tot een minderheid in Provinciale Staten, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle Statenleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 In deze bepaling is voorzien in een eigen en gezamenlijke zorgplicht van griffier en secretaris met betrekking tot verzoeken om bijstand en in daartoe te voeren overleg. Artikel 2 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan Statenleden bemoeilijken. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, danwel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een lid van Provinciale Staten contact opnemen met de griffier of een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. De huidige werkwijze van ambtelijke ondersteuning door informanten wordt voortgezet. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Provinciewet. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden naar aanleiding van een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces. Aan leden van Provinciale Staten wordt in het eerste lid de mogelijkheid geboden, om zich in de daar bedoelde gevallen rechtstreeks tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Daarbij wordt er vanuit gegaan, dat de betreffende medewerker regulier het ingekomen verzoek aan het hoofd van zijn eenheid meldt. Op grond van het tweede lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 3 en 4 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan Gedeputeerde Staten, het presidium gehoord. Het ligt in de rede dat daarbij overleg plaatsvindt met de secretaris en de
13 griffier (en indien nodig ook het betrokken Statenlid). Uiteraard kunnen Provinciale Staten, via de gebruikelijke weg, Gedeputeerde Staten verzoeken over de genomen beslissing verantwoording af te leggen. Artikel 5 Ook indien – naar de mening van het lid van Provinciale Staten – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om bijstand gehoor wordt gegeven, kan de kwestie op dezelfde wijze als onder artikel 4 aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd. Artikel 6 Indien een lid van Provinciale Staten om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert ten opzichte van Gedeputeerde Staten. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand gebrachte ontvlechting van posities. Het eerste lid van dit artikel is opgenomen om te verzekeren dat een ambtenaar niet door leden van Gedeputeerde Staten onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een lid van Provinciale Staten; leden van Gedeputeerde Staten wenden zich voor informatie direct tot het betrokken lid van Provinciale Staten en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand. Hoewel het verlenen van ambtelijke bijstand normaliter niet omgeven zal zijn met geheimhouding, wordt in het tweede lid wel expliciet de mogelijkheid geopend voor een lid van Provinciale Staten om aan te geven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim worden gehouden. Uiteraard zal een lid daarom slechts verzoeken als daarvoor naar zijn oordeel bijzondere aanleiding is. Het derde lid (verplicht informeren van griffier of secretaris) beoogt een zekere drempel op te werpen voor het te gemakkelijk opleggen van geheimhouding. Artikel 7 Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 8 De fracties worden grotendeels vrijgelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan statenwerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat Statenleden hun eigen vergoeding voor het statenwerk (vastgelegde in het Rechtspositiebesluit Staten- en commissieleden) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Opleidingen voor Statenleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politiek ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van provincieambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fractie eventueel ondersteunen. Artikel 9 De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de Staten. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden. Artikel 10 Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan de veranderende verhoudingen in de Provinciale Staten. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe Staten voor het eerst vergaderen de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden. Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren, zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan als nog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden. Artikel 11 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien en wordt aan het einde van de zittingsperiode (4 jaar) teruggestort. Ook met betrekking tot de reserve is het
14 van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het derde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties Artikel 12 De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de Staten verdwijnt, zullen de Staten het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
15 Bijlage IV INRICHTING VAN DE GRIFFIE Op dit moment wordt voor de ondersteuning van de Staten ongeveer 3,25 fte ingezet, verspreid over vier medewerkers: – een bestuursadviseur die grotendeels werkzaam is voor de statencommissies en belast is met de coördinatie van de secretariële ondersteuning en de secretariële ondersteuning voor één statencommissie (0,75 fte vacature); – twee medewerkers die volledig werkzaam zijn voor Provinciale Staten en de statencommissies (2 fte); – een concernadviseur die gedeeltelijk werkzaam is voor de Staten als ondersteuning van de Commissie Beleidsevaluatie (max. 0,5 fte). In afwachting van de ontwikkelingen rond de rekenkamerfunctie worden in Overijssel nog geen functies met betrekking tot controle en onderzoek ingevuld. De Commissie Beleidsevaluatie zal (met beperkte aanpassingen) de eerste twee jaren blijven functioneren en onderzoek doen naar de opzet voor de rekenkamerfunctie. Uit de evaluatie van de commissie in februari jl. is gebleken dat het nodig is de ondersteuning van de commissie uit te breiden. De huidige ondersteuning van de Commissie Beleidsevaluatie zal worden ondergebracht in de functie adviseur, tevens loco-griffier. De communicatiefunctie wordt via SNO’s voorlopig ingeleend vanuit de ambtelijke organisatie. Uitgegaan wordt van een omvang van 0,5 fte. In de periode daarna kunnen de specifieke communicatiebehoeften van de dualistisch opererende Staten worden benoemd en verder worden uitgewerkt. De logistieke ondersteuning van de Staten en alle andere praktische ondersteuning (van P&O tot ICT) zullen onder de regie van de griffier uit de ambtelijke organisatie worden ingehuurd op basis van de bestaande systematiek van Service Niveau Overeenkomsten. Met de benoeming van de griffier is de personele invulling van de griffie als volgt weer te geven: Oude situatie Griffier Adviseur, tevens locogriffier Adviseur Commissie Beleidsevaluatie Medewerkers
€ 46.702,-€ 36.027,-€ 98.444,--
Secretaresse (toegevoegd) Communicatie (inlenen via SNO) Totaal
€ 181.173,--
Nieuwe situatie 0 fte
€ 86.217,--
max. 0,75 fte (schaal 12) max. 0,5 fte (schaal 14) 2 fte (schaal 9) 0 fte
€ 65.645,--
€ 123.055,-€ 34.582,--
0 fte
€ 28.701,--
3,25 fte
€ 338.200,--
1 fte (schaal 16) max. 1 fte (schaal 13) 0 fte max. 2,5 fte (schaal 9) 1 fte (schaal 6) 0,5 fte (schaal 11) 6 fte
De kosten voor secretariële ondersteuning zijn nagenoeg onveranderd: € 181.172,-- nu vergeleken met maximaal € 188.700,-- straks. Daarbij is de adviseursfunctie uitgebreid en verzwaard tot de functie van adviseur/loco-griffier. De personele kosten zijn gebaseerd op de voorlopige normbedragen van 2003 en op de huidige salarisschalen en functiewaardering. In 2004 zal naar verwachting de gehele provincie overgaan op een nieuwe functiewaarderingsmethodiek. In dat traject zullen ook de functies binnen de griffie worden meegenomen en opnieuw worden gewaardeerd. De voorlopige normbedragen zijn gebaseerd op de huidige CAO (tot 01-03-2003) en de premies van 2002. In deze berekening zijn eventuele individuele garanties en overheadkosten niet meegenomen. Begin maart zijn de nieuwe normbedragen bekend. Vergelijking met andere provincies Vooralsnog blijken Provinciale Staten elders te kiezen voor een griffie variërend tussen de 4,5 (Groningen) en 8,5 (Gelderland) formatieplaatsen. Vaak is een halve formatieplaats voor een communicatiemedewerker ingeruimd en wordt rekening gehouden met ongeveer drie commissiesecretariaten (Bron: Vernieuwingsimpuls). Personele gevolgen
16 De bestaande ondersteuning van Provinciale Staten wordt één op één geplaatst binnen de nieuwe griffie. De twee medewerkers staten-/commissieondersteuning volgen hun functie met behoud van hun individuele rechtspositie. De adviseur die gedeeltelijk de Commissie Beleidsevaluatie ondersteunt, blijft werkzaam in zijn huidige functie in de ambtelijke organisatie. De vierde medewerker (adviseur) verlaat de provincie waardoor er een vacature ontstaat. De herinrichting van de functie adviseur heeft daardoor geen personele gevolgen. De medewerkers van de griffie blijven ambtenaren van de provincie Overijssel. Anders dan voor de ambtelijke organisatie zijn voor deze medewerkers Provinciale Staten het bevoegd bestuursorgaan. Dit betekent dat ook de arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel ongewijzigd van toepassing blijven. In verband met het inwerkingtreden van de Wet dualisering provinciebestuur zal de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Provincies (CAP) worden gewijzigd. Het Sectoroverleg Provinciale Arbeidsvoorwaarden stelt Provinciale Staten voor expliciet te besluiten dat de CAP en de betreffende uitvoeringsregelingen, alsmede alle toekomstige wijzigingen, van overeenkomstige toepassing zijn en blijven op de medewerkers van de griffie. Het ontwerpbesluit is opgenomen als bijlage VI. Volledigheidshalve: de formatieve en personele gevolgen voor de reguliere ambtelijke organisatie zijn beperkt. De belangrijkste wijziging is de nieuwe naam voor de griffier-oude stijl: secretaris van de provincie Overijssel. In de nieuwe situatie zal de secretaris geen werkzaamheden ter directe ondersteuning van Provinciale Staten meer verrichten. Daarvoor in de plaats komt de afstemming met de griffier. Er wordt voor de secretaris een nieuwe werkinstructie opgesteld, die door Gedeputeerde Staten zal worden vastgesteld. Van een reorganisatie als bedoeld in artikel B.9 van de CAP is geen sprake. De gevolgen voor de ambtelijke organisatie zijn slechts beperkt. De inrichting van de griffie lijkt op het inrichten van een kleine nieuwe afdeling met een wettelijk omschreven takenpakket. Het inrichten van de nieuwe eenheid wordt bij wet voorgeschreven, de personele gevolgen zijn minimaal. Er zijn daarom geen bijzondere maatregelen noodzakelijk. Moment van aanstelling Provinciale Staten hebben er voor gekozen meteen na de Statenverkiezingen te beginnen met de invoering van dualisering. De griffier en loco-griffier zijn inmiddels benoemd. Doorgaan in deze lijn betekent, dat de medewerkers van de griffie zo spoedig mogelijk een benoeming krijgen, ingaande 12 maart 2003 of zoveel later als noodzakelijk blijkt. De wervingsprocedure voor de functies secretaresse en eventueel 0,5 fte medewerker griffie zal zodanig worden ingericht dat de inmiddels benoemde griffier aan de uiteindelijke selectie kan deelnemen. Bevoegdheden griffier Provinciale Staten zijn het bevoegde bestuursorgaan voor de griffier en zijn griffie-ambtenaren. Dit betekent dat formeel ook de uitvoering van de rechtspositionele bevoegdheden ten aanzien van dit personeel een verantwoordelijkheid van Provinciale Staten is. Op grond van artikel 152 van de Provinciewet kan de uitvoering van de rechtspositionele bevoegdheden worden overgedragen. Wij stellen voor dat Provinciale Staten het uitoefenen van het bevoegd gezag over de medewerkers van de griffie mandateren. Daarvoor lijkt de griffier de meest aangewezen persoon. Voor de griffier wordt het bevoegd gezag gemandateerd aan het presidium. In bijlage VII is dit mandaatbesluit opgenomen. Ondernemingsraad Het is aan de provincie te bepalen of de griffie voor de toepassing van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) als afzonderlijke onderneming wordt aangemerkt danwel onderdeel uitmaakt van de ene ‘onderneming provincie’. Gezien de omvang van de griffie ligt het minder voor de hand om hiervoor een OR of personeelsvertegenwoordiging in te stellen en ontbreekt hiertoe ook een wettelijke verplichting. De OR die de provincie Overijssel kent, kan ook voor de griffie gelden. De provincie blijft dan voor de WOR één onderneming. De medewerkers van de griffie zijn dan kiesgerechtigd en verkiesbaar voor de bestaande OR. Aan de Staten wordt voorgesteld te kiezen voor het instellen van een gemeenschappelijke Ondernemingsraad. Het huidige reglement zal hierop aangepast dienen te worden. De secretaris zal fungeren als bestuurder voor de (gezamenlijke) Ondernemingsraad. In een convenant met de ondernemingsraad kunnen eventueel afspraken worden vastgelegd over de behandeling van onderwerpen die alleen de Statengriffie aangaan. Commissie voor Georganiseerd Overleg De Staten zijn bevoegd om de rechtspositie van de griffie vast te stellen, maar kunnen geen deel uitmaken van het bestaande GO. Omdat de rechtspositie van de provincie Overijssel van toepassing blijft, vormt dit geen probleem. De huidige vertegenwoordiger in het GO blijft het provinciebestuur als geheel vertegenwoordigen. Wanneer er een ingrijpende reorganisaties op de griffie zou plaatsvinden, kan dat
17 veranderen. Op dat moment zullen Provinciale Staten een eigen vertegenwoordiger voor het overleg met de vakorganisaties moeten aanwijzen. Bijlage V Ontwerpbesluit nr. 21 - III
Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van de Commissie Docter van 20 maart 2003, kenmerk MI/2003/173; gelet op artikel 104a van de Provinciewet; besluiten: vast te stellen de navolgende: INSTRUCTIE VOOR DE GRIFFIER VAN DE PROVINCIE OVERIJSSEL 2003 Artikel 1. Algemeen De griffier van de provincie Overijssel, hierna te noemen de griffier, handelt in overeenstemming met hetgeen te zijnen aanzien is bepaald in de wet, het Reglement van orde voor de vergaderingen van Provinciale Staten, deze instructie of enig ander voorschrift van de provincie Overijssel. Artikel 2. Taken en verantwoordelijkheden 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 1 staat de griffier Provinciale Staten en haar leden, haar voorzitter en het presidium, alsook de door Provinciale Staten ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. De griffier draagt waarnodig in goed overleg met de secretaris van de provincie Overijssel zorg voor de ambtelijke bijstand aan de leden van Provinciale Staten conform de daarvoor gegeven voorschriften in de Verordening ambtelijke bijstand Overijssel 2003. Artikel 3. Organisatie griffie 1. De griffier geeft leiding aan de griffie. 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3. De medewerkers van de griffie handelen naar de aanwijzingen van de griffier. 4. Bij ontstentenis, ziekte en afwezigheid van de griffier worden zijn taken waargenomen door de locogriffier. Artikel 4. Aansturing griffier 1. De griffier wordt in zijn werkzaamheden rechtstreeks aangestuurd door het presidium. 2. De griffier legt ten aanzien van de uitoefening van zijn functie verantwoording af aan Provinciale Staten. Artikel 5. Onvoorziene omstandigheden 1. In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, beslist het presidium. 2. Het presidium kan besluiten een geval waarin deze instructie niet voorziet voor te leggen aan Provinciale Staten. Artikel 6. Inwerkingtreding Deze instructie treedt in werking met ingang van de eerste dag na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het besluit van Provinciale Staten is geplaatst en werkt terug tot 20 maart 2003. Zwolle, Provinciale Staten voornoemd, voorzitter,
18 griffier,
19
20 Bijlage VI Ontwerpbesluit nr. 21 - IV
Provinciale Staten van Overijssel, gelezen de voorstellen van de Commissie Docter van 20 maart 2003, kenmerk MI/2003/173; gelet op de artikelen 152 en 158 van de Provinciewet; besluiten: 1.
de Collectieve Arbeidsvoorwaarden van de provincie Overijssel, al haar uitvoeringsregelingen, alle eventuele andere rechtspositionele regelingen, alsmede de toekomstige wijzigingen van de CAP en de genoemde regelingen, met ingang van 12 maart 2003 van overeenkomstige toepassing te verklaren op de griffier en de medewerkers van de griffie van de provincie Overijssel;
2.
deze arbeidsvoorwaarden en haar toekomstige wijzigingen eveneens van overeenkomstige toepassing te verklaren op de provinciaal inspecteur der archieven, tot het moment van inwerkingtreding van wijzigingen op de Archiefwet, waarin Gedeputeerde Staten zullen worden aangewezen als bevoegd bestuursorgaan.
Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,
voorzitter,
griffier,
21
22 Bijlage VII Ontwerpbesluit nr. 21 - V
Provinciale Staten van Overijssel, gelezen het voorstel van de Commissie Docter van 20 maart 2003, kenmerk MI/2003/173; gelet onder andere op de artikelen 104, 104d, 104e van de Provinciewet; besluiten: vast te stellen het navolgende: MANDAATBESLUIT RECHTSPOSITIE AMBTENAREN TEN BEHOEVE VAN PROVINCIALE STATEN Artikel 1 Provinciale Staten mandateren de bevoegdheid ingevolge artikel 104e van de Provinciewet tot het benoemen, schorsen en ontslaan van op de griffie werkzame ambtenaren, uitgezonderd de loco-griffier, aan de griffier van de provincie Overijssel. Artikel 2 Provinciale Staten mandateren de bevoegdheid tot het uitvoeren van regelingen op rechtspositioneel gebied ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren, inclusief de loco-griffier aan de griffier. Artikel 3 Provinciale Staten mandateren de bevoegdheid tot het uitvoeren van regelingen op rechtspositioneel gebied ten aanzien van de griffier aan het presidium. Artikel 4 Provinciale Staten mandateren de bevoegdheid tot het uitvoeren van regelingen op rechtspositioneel gebied ten aanzien van overige ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten, welke worden aangesteld door Provinciale Staten, aan het presidium. Artikel 5 Dit besluit treedt, na uitgifte van het Provinciaal blad waarin het is geplaatst, in werking op 20 maart 2003. Artikel 6 Dit besluit wordt aangehaald als Mandaatbesluit rechtspositie ambtenaren ten behoeve van Provinciale Staten. Zwolle, Provinciale Staten voornoemd,
voorzitter,
griffier, TOELICHTING
23
Omdat Provinciale Staten het bevoegde bestuursorgaan zijn voor de griffier en de griffieambtenaren is formeel ook de uitvoering van de rechtspositionele bevoegdheden ten aanzien van dit personeel een zaak van Provinciale Staten. Het is echter niet werkbaar dat Provinciale Staten in zijn geheel bepalen hoe het werkgeverschap in de dagelijkse praktijk wordt uitgeoefend. De griffier krijgt het mandaat voor zijn griffiepersoneel. Ten aanzien van de griffier zelf is dat het Statenpresidium. Ten aanzien van de provinciaal inspecteur der archieven zijn Provinciale Staten tevens het bevoegd bestuursorgaan. Betrokkene wordt op grond van de Archiefwet vooralsnog door Provinciale Staten benoemd, geschorst en ontslagen. Het mandaatbesluit is ook voor deze functionaris van belang en beperkt zich daarom in werkingssfeer en bewoordingen niet tot de griffier en het griffiepersoneel. Het Statenpresidium krijgt ten aanzien van deze functionaris dit mandaat.
