NOTULEN VAN DE OC VERGADERING VAN HET NIOO Aanwezig: A.M.A. van Oploo (AO), L.E.M. Vet (LV), H.Hummel (HH), M.R.J. Klaassen (MKL), A.C. Kerlen-Mateman (AK), P.J. Drent (PD), J.H.B. Turin (HT), M. BarGilissen (MB), H.J. Uittenhout (HU), Afwezig: J.A. Wijnholds-Vreman (AW), C.H.J. van Oers (CO). Datum: Woensdag 2 oktober 2002 Tijd: 13.00 uur Locatie: CL, Nieuwersluis
1. Opening LV zit voor en opent de vergadering. Christa Kerlen maakt notulen. LV wil graag nogmaals mededelen hoe goed het lustrum is verlopen. De OC deelt deze mening volledig. 2. Vaststelling Agenda Geen wijzigingen 3. Mededelingen HH attendeert LV erop dat 23 maart 2003 weer OC en OR verkiezingen worden gehouden. In verband met de sabbatical van LV (1 april -15 augustus) zullen er goede afspraken gemaakt moeten worden over de continuering van het overleg tijdens deze periode 4. Notulen overlegvergadering 19 juni 2002 Zijn al goedgekeurd en openbaar gemaakt. We bespreken dus alleen naar aanleiding van: Pag. 1: Scholing: Opleidingsplan Nog geen actie van Aart, voorstel van OC: schrijf een algemene mail naar iedereen dat alle opleidingswensen zoals aangegeven bij het functioneringsgesprek juni 2001 kunnen worden uitgevoerd. Overleg met je werkgroepleider. LV zal dit stimuleren: deze actie zal nog in oktober afgerond worden. Nadrukkelijk wordt gezegd dat dit over de wensen van 2001 gaat, 2002 wordt nog geïnventariseerd. Pag. 2: Proefschriftenregeling PD formuleert namens CO nogmaals het probleem. Bij NWO wordt
verlenging opgeteld bij de contractduur, en geldt dus voor de proefschriftenregeling dat de tegemoetkoming in de kosten in gaat na de verlenging. Bij het NIOO wordt de contractperiode van 4 jaar gehanteerd, ongeacht verlenging. LV deelt mede dat er op het DO over is gesproken en zal zien waar mogelijk bijgestuurd moet worden. AO komt met een stuk. 5. Stand van zaken pilot POP's AO verteld dat in het DO hier uitgebreid over is gesproken en binnen het NIOO de volgende aanpak zal worden gevolgd A. Na goede voorlichting zullen op werkgroepleidersniveau strategische doelen worden geformuleerd. B. POP zal NIOO-breed worden geïntroduceerd binnen alle werkgroepen maar niet direct voor iedereen. Voor de pilot periode zullen de mensen die een verzoek indienen of waar de werkgroepleider dit wenselijk acht eerst worden uitgenodigd. In ieder geval zullen de mensen die op 1 januari 2003 uitzicht hebben op een contract korter dan 2 jaar eerst aan de beurt komen. C. Er zullen 2 voorlichtingen worden georganiseerd: 1 voor de leidinggevenden en 1 voor het overige personeel. Dit zal naar verwachting in oktober en november zijn. De eerste gesprekken kunnen dan nog voor eind 2002 plaatsvinden. Ook zal er een voorlichtingsbrochure van de KNAW worden verspreid. AO zal indien gewenst bij de eerste gesprekken aanwezig zijn om aanwijzingen te geven. D. Bij de overige personeelsleden zal het POP-gesprek in combinatie worden gehouden met de functioneringsgesprekken in juni 2003. PD vraagt zich af hoe de pilot geanalyseerd zal gaan worden, zeker nu maar een selectief deel van het personeel in eerste instantie een POP-gesprek zal hebben. LV vindt dit een probleem van de KNAW. PD geeft een toelichting (dankzij informatie van een andere overlegtafel) hoe het geld bij de KNAW moet worden verkregen: · Plannen pilot moet op papier · Tijdspad moet op papier · OC moet akkoord gaan 6. Voorstel besteding herbezettingsgelden De OC heeft (een beetje laat) 3 voorstellen ontvangen voor besteding van de overgebleven herbezettingsgelden. De OC heeft de 3 voorstellen getoetst aan de eerder afgesproken criteria. A. ondersteuning werkgroep Foodweb-studies De OC denkt dat dit geen nieuw knelpunt is. Ook ziet ze in het voorstel geen structurele oplossing. LV erkent dat er al langer een probleem is. De problemen zijn volgens LV niet structureel omdat projecten volgend jaar aflopen. De OC voorziet echter in de toekomst dezelfde problemen als deze groep even succesvol blijft met aanvragen van extern gefinancierde
projecten. LV erkent het probleem en voorziet een discussie over het gebruik van "210" voor assistentie in plaats van AIO's/Post-docs. De OC gaat niet akkoord met de toekenning van de herbezettingsgelden voor dit voorstel. B. ondersteuning ringcentrale Dit betreft een voorstel voor een tijdelijke periode voorafgaand aan het vertrek van de huidige medewerker die al gebruik maakt van gedeeltelijke vervroegde uittreding. Duidelijk voorstel, voldoet aan criteria, OC akkoord. C. knelpunt conciërge CEME Het voorstel is voor de OC niet duidelijk. LV geeft een toelichting. Het knelpunt bestaat uiterlijk tot 1 juni 2005 en is dus tijdelijk. De aan te stellen persoon zal 2 dagen per week vanuit reguliere middelen worden betaald. De rest zou uit de herbezettingsgelden moeten komen. Deze persoon zal tevens de technische dienst ontlasten. Na deze toelichting gaat de OC akkoord. De financiële stand van zaken is als volgt: reser ve herb ezettingsge lde n per 1/1/2002 reeds toegekend: •onders teuning PR c.a . (BD) •onders teuning sys te embe he er CTE •inric hting s erver r ingc entra le •1 jaar ass istentie MTI subtota al toeg ekend p er 2/10/2002: •onders teuning RC •conc ië rgefunc tie CEME subtota al resta nt:
k€ 237 k€ k€ k€ k€
12,5 24,8 46 35 k€ 118,3
k€ 12 k€ 45 k€ 57 k€ 61,7
Er was afgesproken dat ca. k€ 60,- van deze eenmalig reserve herbezettingsgelden achter de hand zou worden gehouden. 7. Verhuizing Dhr. Smulders, interim-beheerder vastgoed bij de KNAW, heeft aan LV medegedeeld dat er, op kosten van de KNAW, een financieel rapport gemaakt mag worden waarin verschillende opties zijn berekend: van nieuwbouw CTE in Heteren tot een verhuizing van CTE en CL naar Wageningen. Dit zal gebeuren in samenwerking met Wageningen Universiteit. Voor eind oktober gaat dit naar de KNAW. Voor het eind van het jaar zal het KNAW bestuur een definitief besluit nemen over de verhuizing. Toegevoegd na de vergadering: Dhr. Smulders heeft enkele dagen na de vergadering opnieuw contact gehad met LV: De KNAW is toch niet akkoord gegaan met de financiering van de stedenbouwkundige schets die ze samen met WUR zou maken (zou 10kEuro kosten...). De besluitvorming over nieuwbouw/verhuizing zal
volgens Dhr. Smulders toch niet eerder gebeuren dan December omdat het samen met de begroting van KNAW behandeld moet worden. 8. Vernieuwingsfonds LV vertelt dat de KNAW 2 zaken die liepen met elkaar in verband heeft gebracht: de aanvraag voor RE uit het vernieuwingsfonds en het convenant tussen het NIOZ en het CEME. De KNAW had toegezegd 2 postdocs te betalen voor dit convenant maar helaas wilde NWO niet meebetalen. Eigenlijk wil de KNAW nu ook niet meer betalen. Verder had de KNAW bedacht dat ook dit geld uit het vernieuwingsfonds moest komen en was er dus geen geld meer beschikbaar voor RE. Na intensief overleg met de KNAW en binnen het DO is besloten dat er 1 postdoc komt voor de samenwerking NIOZ-CEME en 1 postdoc ruimtelijke ecologie. De laatste zal in overleg tussen de betrokkenen op de drie centra ingevuld moeten worden. 9. T&I Er is nog geen overleg geweest tussen AO, Dhr. Goud en de medewerkers T&I, dit zal nog in oktober plaatsvinden. Binnen de OC is nog steeds onduidelijkheid over de bezetting van T&I op de drie vestigingen. LV is hier verbaasd over en schept duidelijkheid: 3 vacatures zijn in de bezuinigingen verdwenen. De huidige situatie bestaat volgens AO al 1.5 jaar en is als volgt: · CEME: 1 medewerker en 1 huismeester (en 1 medewerker voor de mesocosmos) · CL: 1 hoofd en 1 huismeester · CTE: 1 hoofd en 1 medewerker De huidige personele bezetting zal blijven bestaan, knelpunten kunnen dus nu geïnventariseerd worden. Voor reële knelpunten is overleg altijd mogelijk. Er zal aandacht worden besteed aan welke werkzaamheden waar het beste kunnen worden uitgevoerd (specialisatie). LV wijst erop dat bij het aanvragen van externe projecten financiering van T&I moet worden opgenomen! 10. Stand van zaken PVP Het was de bedoeling van LV om voor half juli hier een beslissing over te nemen maar dit bleek niet haalbaar. De situatie is nu als volgt. Door de onderzoekers van de werkgroep is een visie geschreven en deze is naar de WECO gestuurd. Dit heeft niet het gewenste resultaat opgeleverd. Hans van Veen heeft vervolgens met alle medewerkers van de groep gesproken en LV met de onderzoekers, om een idee te krijgen wat de mensen zelf graag willen. Er zij nu 3 opties waar over wordt gesproken: A. Er wordt een nieuwe werkgroepleider aangesteld met als specialiteit Plant Genomics B. De formatie-plaatsen worden over de 3 andere werkgroepen van het
CTE verdeeld en er komt een projectgroep Genomics C. Een van de onderzoekers van de werkgroep wordt werkgroepleider LV erkent dat het opheffen van de werkgroep voor het CTE een makkelijke manier zou zijn om aan de bezuinigingen te voldoen. Vanuit de WECO is nu iemand afgevaardigd die een extern advies zal geven. 8 oktober praat LV met haar. LV belooft dat er voor eind oktober duidelijkheid komt. 11. Vaste functies worden tijdelijk De OC vraagt zich af of er sprake is van nieuw beleid om mensen niet meer vast aan te stellen. LV geeft toe dat ze het liefst ontstane vacatures invult met tijdelijke contracten maar dit betekent niet dat er per definitie niemand meer vast kan worden aangesteld. De beslissing hierover ligt op DO niveau. LV zal voor de volgende vergadering een korte notitie schrijven als discussiestuk. 12. Projectprocedures Michel van Raaphorst wil eerst de communicatie binnen bureau diensten verbeteren. Dit moet uiterlijk eind december op orde zijn. Dan zal er een nieuw, werkbaar, voorstel zijn. 13. Rondvraag LV: Rapport Dhr. Baas over bureau diensten wordt inclusief opmerkingen LV zo spoedig mogelijk aan de OC verstrekt. HU: Wanneer komt het Lustrumkado? LV is dit vergeten maar het komt. Ook komt er een voorstel voor de eindejaarsuitkering. CK: Wie is de contactpersoon voor de OC? LV zegt dat dit Petra Vlug blijft. PD: De OC signaleert dat er steeds meer AIO's in de problemen komen die hun boekje nog niet klaar hebben voor het verstrijken van de contractperiode. Uitkeringsinstanties hanteren een zeer streng beleid waardoor het niet meer mogelijk is om door te schrijven na beëindiging van het contract zonder fraude te plegen. De OC dringt er op aan om dit opnieuw onder de aandacht van de begeleiders te brengen. AO merkt op dat er vanuit de KNAW formulieren zijn rondgestuurd om de planning in de gaten te houden. PD zegt dat een deel van de mensen die in de problemen komen nog via NWO zijn aangesteld en zij hebben niet de formulieren (en dus de extra controle) van de KNAW. LV zal de problematiek opnieuw aan de orde stellen op het werkgroepleidersoverleg. LV sluit de vergadering.
Volgende vergadering: Dinsdag 5 november 13.00 u. Nieuwersluis (intern overleg OC 29 oktober)
