NOTULEN VAN DE OC VERGADERING VAN HET NIOO Aanwezig: A.M.A. van Oploo (AO), L.E.M. Vet (LV), H.Hummel (HH), A.C. Kerlen-Mateman (AK), J.H.B. Turin (HT), M. Bar-Gilissen (MB), H.J. Uittenhout (HU), Afwezig: P.J. Drent (PD), M.R.J. Klaassen (MKL), J.A. Wijnholds-Vreman (AW), C.H.J. van Oers (CO). Datum: Dinsdag 5 november 2002 Tijd: 13.00 uur Locatie: CL, Nieuwersluis
1. Opening HH zit voor en opent de vergadering. AK maakt notulen. 2. Vaststelling Agenda Geen wijzigingen. AO wil de hernieuwde aanvraag voor de herbezettingsgelden voor de werkgroep Foodweb-studies op de agenda. Wordt tijdens de rondvraag besproken 3. Mededelingen MK, PD, CO en AW zijn afwezig. LV wenst AW sterkte met de zorgen om hun zoon. LV meldt dat ze zitting heeft in een commissie die bekijkt hoe de structuur van de KNAW verbeterd zou kunnen worden. De KNAW heeft een adviserende taak en een taak in de aansturing van de instituten. Wat in ieder geval duidelijker zou moeten worden is wie het aanspreek- en bestuurlijk aanstuur-punt is van de instituten binnen de KNAW. Het rapport dat deze commissie schrijft zal worden besproken met de directeuren van de andere instituten, NWO en de OR. 4. Notulen overlegvergadering 2 oktober 2002 Zijn al goedgekeurd en openbaar gemaakt. We bespreken dus alleen naar aanleiding van: Pag. 4: T&I AO vertelt dat er 4 november een gesprek is geweest met de medewerkers T&I en dat dit goed is verlopen. Pag. 4: Projectprocedures Nog geen nieuws
5. Evaluatie reorganisatie topstructuur, stuk van Jan Piet Baas De OC heeft het stuk: Evaluatie invoering verdere integratie van het NIOO, geschreven door Jan Piet Baas (P&O/KNAW, opvolger S. Lammers), met interesse gelezen. LV meldt dat, in combinatie met de door haar opgestelde memo van 2 oktober, dit rapport besproken is op het laatste DO. HH zegt dat de OC twee hoofdpunten van aandacht ziet: 1. Verduidelijking van de taakverdeling (bijv. alg. directeur versus centrum directeur) 2. De communicatiestructuur moet worden verduidelijkt (bijv. bij ICTsysteembeheer, P&O-managementassistent, Bureau Diensten intern)
In de memo van LV mist de OC concrete aktiviteiten. Ook ontbreekt volgens de OC de constatering dat vooral gedoeld wordt op de coördinatie van het overleg en de communicatie van het DO met andere dienstonderdelen. LV zegt dat ze de communicatie en coördinatie van Bureau diensten (BD) en het Directeuren overleg (DO) als eerste aandachtspunt ziet. Er is al een aantal stappen ondernomen: 1. Het DO De agenda van het DO wordt voor de vergadering vastgesteld, er worden in principe geen extra zaken besproken. Bij de agendapunten wordt reeds vermeld of het in die vergadering tot besluitvorming zal komen. LV heeft vooroverleg met de persoon van BD die als genodigde (gedeeltelijk) bij deze vergadering aanwezig is over de inbreng tijdens de vergadering. 2. De coördinatie BD De coördinator BD is aanwezig bij het DO. Er zal gewerkt worden aan een verbetering van de informatieoverdracht vanuit het DO naar de overige BD-leden. 3. Het werkgroepleidersoverleg Tijdens het werkgroepleidersoverleg worden geen besluiten genomen. 4. Bezinning 27 en 28 november zullen LV, de directeuren onderzoek en de coördinator BD (de tweede dag) onder begeleiding van een extern adviseur naar een "hutje op de hei" gaan. 5. BD Binnen BD zal er kritisch gekeken gaan worden naar de taakverdeling van en de communicatie tussen de medewerkers. 6. T&I en ICT Bij T&I zijn er gesprekken geweest of nog gaande om oplossingen te vinden voor de gesignaleerde problemen. In de ICT is al extra geïnvesteerd door gebruik van de herbezettingsgelden. De ICT zal 27/28 november ook extra aandacht krijgen. De OC zal in overleg met de directeur blijven om te bezien of de andere aanbevelingen uit het evaluatierapport, met een accent op communicatie en coördinatie, aan de orde komen.
6. Nota beleid ten aanzien van aanstellingsduur De eerste vraag van de OC is welke status dit stuk heeft. LV verteld dat AO dit stuk heeft opgesteld naar aanleiding van een diskussie in het werkgroepleidersoverleg en ook naar aanleiding van de diskussie in de vorige OC-vergadering. Het is bedoeld als diskussiestuk en dus geen besluit. Het is voor de OC niet duidelijk wat het doel van deze diskussie is. LV hoopt door niet alle vaste formatieplaatsen ook met vast personeel te bezetten de volgende ruimte te maken: 1. voor experimentele onderzoekslijnen 2. bij twijfel aan de geschiktheid van de persoon 3. bij "armoedebeleid": het lukt op dit moment niet om de briljante onderzoeker te vinden. De nieuwe beleidslijn is dan ook alleen bedoeld als kwaliteits-stimulans en niet om bezuinigingen door te voeren. HH merkt op dat de OC, na het lezen van de begroting (die nagenoeg in balans is: zie 11, punt 5), ook zeker niet overtuigd is van de noodzaak van een verdere bezuinigingsoperatie. Wel ziet de OC een toenemende druk op het vaste personeel bij een toename van tijdelijk personeel. LV erkent dit en acht dit eveneens onwenselijk. LV benadrukt verder dat de ideeën alleen voor onderzoeks-posities gelden en dat assistenten-posities niet in deze diskussie worden betrokken (onduidelijk in de huidige nota). HH wijst LV erop dat er geen beleid kan worden gestart zonder dat er een besluit is genomen dat in dit geval instemming van de OC dient te krijgen. LV vraagt zich af wanneer er sprake is van "nieuw beleid" en reorganisatie. AO merkt op dat het omzetten van een onbezette vaste vacature in een tijdelijke vacature geen reorganisatie is. HH zegt dat als dit 1 functie betreft, dat het dan klopt. Op het moment dat het meer functies binnen een werkgroep betreft of meerdere functies die nauw met elkaar te maken hebben is het wel zeker een reorganisatie. Zolang er geen besluit is waarmee de OC heeft ingestemd kan het tijdelijk aanstellen op vaste posities geen algemeen beleid zijn. LV neemt deze punten mee naar het volgende DO. AO zal naar aanleiding van de bespreking met de OC en binnen het DO een nieuw stuk schrijven. 7. Gewijzigde versie proefschriftenregeling De huidige manier van waardering als het boekje op tijd klaar is past niet meer bij de huidige ontwikkelingen (er is immers geen sprake meer van wachtgeld en dus ook niet van kosten die nog op het instituut drukken). Het instituut heeft er natuurlijk wel belang bij dat er (uiteindelijk) een boekje komt. LV ziet meer in een waardering voor als de hoofdstukken gepubliceerd worden. Na 4 of 5 publicaties is het niet zo moeilijk meer om
er dan alsnog een boekje van te maken. Er zal een nieuw voorstel komen voor een regeling. CO heeft van bijna alle AIO's van het NIOO een reactie gehad op de vraag of ze problemen verwachten omtrent de nieuwe uitkeringsregeling. De resultaten geven aan dat iedereen hier inderdaad problemen verwacht! Opmerkelijk is ook dat verlenging nauwelijks verbetering van de situatie geeft. LV hoopt en verwacht dat dit hoofdzakelijk geldt voor de "oude" AIO's en dat de mensen die net zijn begonnen wel binnen 4 jaar klaar zijn. LV is zeer geïntereseerd in de precieze getallen. De OC zal de resultaten mailen. 8. Eindejaarsuitkering/bewust belonen De OC gaat akkoord met het voorstel van € 50,- en een verrassing. Verder heeft de OC uit de wandelgangen vernomen dat de pot bewust belonen gebruikt zou worden om onderzoekers extra te belonen voor het grote aantal publicaties. LV zegt dat hier absoluut geen sprake van is. 9. Vergaderdata (overleg tijdens sabbatical) De OC stelt voor om per vergadering een nieuwe vergaderdatum vast te stellen. LV vindt dit prima. Tijdens de afwezigheid van LV zal de OC met Dhr. Heip overleggen. LV wil dit graag tot een minimum beperken en stelt daarom voor om in januari, februari en maart te vergaderen zodat zoveel mogelijk zaken zijn afgehandeld. Omdat er 27 maart 2003 (let op, juiste datum!) (bij meer dan 9 kandidaten) verkiezingen zijn zal er daarna ook een nieuwe OC starten. LV vindt het belangrijk dat er weer een goede OC komt die de organisatie in haar volle breedte vertegenwoordigt en is dus bereid om op het moment dat de OC dat aangeeft hier op welke manier dan ook reclame voor te maken. De OC vindt het zelf ook belangrijk dat er uit alle geledingen van de organisatie (zowel assistenten als onderzoekers maar ook mensen van bureau diensten) mensen in de OC zitten. LV wil heel graag weer een AIO in de OC. 10. Verhuizing (stand van zaken) Geen nieuws. 11. Begroting Dit onderdeel van de vergadering wordt bijgewoond door Dhr. M. van Raaphorst (MvR) om een toelichting te geven en vragen van de OC te beantwoorden. Een volledig verslag is te verkrijgen bij de OC-leden. Een paar opvallende punten: 1. De werkgroepleiders is gevraagd om voor de volgende begroting een inschatting te maken van de verdeling van de kosten over de volgende onderzoekslijnen: moleculaire ecologie/genomics, ruimtelijke ecologie, biodiversiteit,
soortinteracties en bio/geosfeer. 2. Van de totale kosten heeft slechts 7 % betrekking op bureau diensten. 3. De OC merkt op dat het interessant zou zijn om niet alleen een opsplitsing te maken tussen eerste en tweede/derde geldstroom maar ook tussen fundamenteel/toegepast. LV vindt dit een goed idee maar onderkent een probleem met betrekking tot het vastellen van de grens. 4. LV bevestigt dat bij T&I de vacante posities zijn bezuinigd en dus niet meer in de begroting voorkomen. 5. De OC heeft na het lezen van de begroting geen grote zorgen over het budget van het instituut . Dat een aantal vrijgekomen vacatures niet zijn ingevuld geeft misschien niet de meest ideale invulling van de organisatie maar heeft al wel de gewenste bezuiniging opgeleverd. MR geeft aan dat er gestreeft moet worden naar structurele dekking van de tekorten. De OC is gezien de balans niet overtuigd van de stelling dat een verdere bezuiniging op personele kosten nodig is om in pas te lopen met de beschikbare middelen (hetgeen middels een reorganisatie zou moeten geschieden). De OC complimenteert MvR juist met het opstellen van de inzichtelijke en positieve begroting waarbinnen, ondanks een licht dalende trend voor het exploitatieresultaat, de reserves nagenoeg op peil blijven. 12. Aanpak POP AO heeft morgen een gesprek met Dhr. Baas. Er komt een stuk voor de volgende vergadering 13. Voortgang PVP Mede naar aanleiding van het laatste rapport van de WECO zal er morgen in het DO een besluit worden genomen. LV zal de OC hiervan via de E-mail op de hoogte brengen. Als de consequentie van het besluit een reorganisatie is, zal dit uiteraard op de volgende vergadering terugkomen. 14. Rondvraag AO: Heeft de OC naar het herschreven voorstel voor besteding herbezettingsgelden van de Foodweb-studies gekeken? HH: Eigenlijk niet, in verband met de late levering. Toch even wat opmerkingen. De vorige vergadering is besloten dat de k€ 60,- die nog over is bewaard zou worden voor zeer dringende knelpunten. De OC kan nu al zeggen dat het huidige voorstel geen reden is om hiervan af te wijken. AIO's hebben geen recht op assistentie en ook kan er geen verbod worden opgelegd om nieuwe AIO's binnen te halen waardoor dit probleem structureel wordt. De OC gaat dus niet akkoord. AO: Peter Herman heeft een brief geschreven waarin hij zegt dat hij met alle medewerkers van de nieuwe groep SE heeft gesproken en dat ze allen zeer tevreden zijn. Hij vraagt of we hiermee, natuurlijk met behoud van de gemaakte afspraken, het traject kunnen afsluiten. De OC gaat akkoord. AO: Er komt vanuit de KNAW gedurende 1 jaar voor 3 dagen in de week ondersteuning van P&O.
15. Sluiting Om 15.45u sluit HH de vergadering
Volgende vergadering: Donderdag 19 december 13.00u Heteren (intern overleg OC 19 december 10.00u Heteren)
