NOTULEN VAN DE OC VERGADERING VAN HET NIOO Aanwezig: M. Bär-Gilissen (MB), H. Hummel (HH), A.C. Kerlen-Mateman (AK), P.J. Drent (PD), J.H.B. Turin (HT), J.A. Wijnholds-Vreman (AW), W.C.H. Sistermans (WS), A.M.A. van Oploo (AO), L.E.M. Vet (LV), M.J.J. van Raaphorst, P.M. Vlug (PV) notuliste. Afwezig: H.J. Uittenhout (HU), C.H.J. van Oers (CO), M.R.J. Klaassen (MKL), Datum: 18 december 2001 Tijd: 13.00 uur Locatie: Villa Vijverhof, Nieuwersluis
1. Opening Het voorzitterschap is gedurende dit overleg aan de directeur, L.E.M. Vet. LV heet een ieder welkom. 2. Vaststellen agenda vergadering De OC verzoekt LV punt 12 van de opgestelde agenda behandelen tussen punt 4 en 5. 3. Mededelingen Geen. 4. Notulen overlegvergadering 9 oktober 2001 Goedgekeurd. Notulen overlegvergadering 7 november 2001
Tekstueel: zie definitieve notulen
Naar aanleiding van: De OC wil graag inzicht in het gewenste aantal medewerkers van de Technische Dienst. Leen Goud is dit in kaart aan het brengen en zal vervolgens met een plan komen. LV geeft aan dat het aantal in de toekomst af zal hangen van de beschikbare financiële middelen, maar wil hier verder nog geen uitspraken over doen. 12. Stand van zaken werkgroep SE WS geeft aan dat de OC zich afvraagt of er al gestart is met het implementatieplan. Dit naar aanleiding van de onlangs geplaatste advertenties. AO geeft aan dat dit twee onderzoeks-plaatsen zijn die sowieso ingevuld moeten worden: 1 Post-doc plaats en 1 vacature. LV
geeft een extra toelichting op de gang van zaken. AO meldt dat hij met Peter Herman bezig is nu zo snel mogelijk een plaatsingsplan op te stellen. Voor 1 januari 2002 zal, zoals afgesproken, bekend zijn wat er met de assistenten gaat gebeuren. LV zal PH en CH hierover nogmaals benaderen. HH merkt op dat er door onduidelijkheden toch weer communicatieproblemen zijn. LV geeft aan dat het hier niet om een reorganisatie gaat, zodat het niet de bedoeling is dat iedere stap afzonderlijk met de OC wordt besproken en door de OC moet worden goedgekeurd, maar dat de OC wel als taak heeft om de vinger aan de pols te houden. Verder wordt nogmaals benadrukt dat PH de aangewezen persoon is om als aanspreekpunt te fungeren op de werkvloer. De OC benadrukt dat ze alleen met de directie overlegd. PD geeft nogmaals aan dat een strakke regie gehanteerd zou moeten worden voor een goede communicatie en ter voorkoming van onrust. 5. Projectprocedures LV heeft van de OC een brief gekregen naar aanleiding van de werkwijze die is ingesteld. LV probeert de drie centra identiek de projectregistratie te laten bijhouden om daardoor een beter overzicht te creëren. Dit mede naar aanleiding van de KNAW die een geheel andere werkwijze heeft geïntroduceerd voor de financiën. Hiervoor is een formulier gemaakt dat gehanteerd moet worden. Hierdoor zijn in een vroeg stadium alle projecten bekend, aangezien eerst de begroting hiervoor moet worden goedgekeurd. Dit geldt ook voor de werkgroepleiders die niet altijd goed op de hoogte blijken te zijn. Aangehaald worden EU projecten die al ruim van tevoren bij de KNAW ter ondertekening moeten worden ingediend. HH pleit voor het versoepelen c.q. vereenvoudigen van de projectprocedures. LV stelt voor dat HH zijn voorstel doorspeelt aan MR. 6. Reactie op brief OC over visie onderzoek De OC neemt de inhoud van de brief voor kennisgeving aan. De OC geeft goedkeuring aan de inhoud van het stuk in combinatie met de brief van de OC (12-10-'01) en het antwoord van LV (29-11-'01). LV geeft aan dat het stuk nu is afgerond en benadrukt dat de inhoud van dit stuk in de gehele organisatie bekend moet worden. Het toegevoegde stuk over zelfbeoordeling wordt apart behandeld. 7. Verplichte ADV-dagen 2002 AO geeft aan voor 2002 twee dagen als verplichte ADV-dagen te willen aanwijzen, zijnde 10 mei 2002 en 27 december 2002. De OC geeft aan dat dit niet meer mogelijk is, in verband met de inzet van ADV voor spaarvarianten. Afgesproken wordt op de genoemde dagen het voorzieningsniveau te laten draaien als in de weekenden. 8. Zelfbeoordeling LV geeft toelichting naar aanleiding van de brief van OC over de zelfbeoordeling. HH geeft aan dat het hier om vaste eisen lijkt te gaan en
dat het zeer moeilijk zal worden dit op papier vast te leggen. Tevens zou de absolute formulering aangepast moeten worden naar de realiteit en de normen goed onderbouwd moeten worden. LV meldt dat het Peer Review eraan komt, wat inhoud dat er aan de onderzoekers van ons Instituut bepaalde eisen gesteld worden. Het stuk is geproduceerd door de werkgroepleiders. LV meldt dat het de bedoeling is dat de punten uit de zelfbeoordeling aan de orde kunnen worden gebracht bij een functioneringsgesprek, maar dat dit bedoeld is ter stimulatie en kwantificering, alsmede als spiegel voor de medewerkers. Mogelijk zullen er tussentijds verbeteringen aangebracht moeten worden om aan de eisen van het Peer Review te voldoen. De scoringsmogelijkheden zijn overal verschillend, alsmede de manier waarop. Het komt erop neer dat iedereen een goed verhaal moet hebben op wat voor manier dan ook. LV zal de werkgroepleiders informeren over de brief van de OC. 9. Stagevergoedingen stagiaires/studenten In de vergadering wordt vastgelegd dat de regeling omtrent de stagevergoedingen van stagiaires/studenten terug zal gaan naar de oude situatie/regeling van 2 september 1999. De OC gaat hiermee akkoord. 10. Besteding arbeidsvoorwaarden/herbezettingsgelden LV stelt tijdens de vergadering de volgende bestedingen voor: - Ter bevordering van de mobiliteit, scholing en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers (POP). - Ten behoeve van opvang piekbelasting van de Technische Dienst, specifiek ter ondersteuning van projecten; - assistentie bij systeembeheer om de helpdesk weer op gang te brengen en de systeembeheerders de mogelijkheid te geven om cursussen te volgen; - Ter aanvulling voor de werkgroepen in verband met piek werkzaamheden (bv. veldwerk PvD). - Inrichting van de nieuwe server voor de ringcentrale. De uitgewerkte voorstellen en de financiële informatie volgt. 11. Opleidingsplan De OC geeft aan akkoord te gaan met het opleidingsplan. AO geeft aan dat de begroting voor het jaar 2002 kloppend is. De vrijgekomen zwangerschapsgelden hoeven hiervoor dus niet te worden gebruikt. De OC zal een briefje schrijven dat zij akkoord gaan met het opleidingsplan, zodat dit naar de KNAW gestuurd kan worden. AO zal de uitvoering van het opleidingsplan op zich nemen. Tevens zal hij ervoor zorgen dat de medewerkers goed geïnformeerd zullen worden. AO brengt schriftelijk alle medewerkers op de hoogte van de toegekende opleidingswens met een kopie naar de werkgroepleider.
12. Stand van zaken werkgroep SE Dit punt is al behandeld. Zie boven. 13. Rondvraag AO meldt, in het kader van de door de KNAW gereserveerde middelen (budget de jaren tellen), dat hij er inmiddels achter is gekomen hoe wij hier een deel van kunnen krijgen. PV het lijstje met de nieuwe vergaderdata zal op de eerstvolgende vergadering van 26 februari 2002 worden besproken. Voorgestelde data zijn: 19 maart, 14 mei, 25 juni, 24 september, 12 november 2002. Het blijkt voor zowel LV als de OC moeilijk te zijn om geschikte vergaderdata te vinden. Er wordt afgesproken dat er per vergadering een nieuwe datum wordt gepland. AW meldt dat het GROSS-systeem niet werkt. LV meldt dat de software veranderd is en dat dit probleem weer bij de KNAW neergelegd is. Het is de bedoeling dat Jikke Adema ervoor gaat verzorgen dat dit systeem NIOO-breed gebruikt kan gaan worden, maar eerst moeten de problemen bij de KNAW worden opgelost. HH verzoekt om een nieuw overzicht zoals vermeld in de notulen van 9 oktober 2001, inzake de projectgelden en de verdelingssystematiek en wachtgeldsystematiek. MR zal verzocht worden dit in orde te maken. AK geeft aan dat het een goed idee zou zijn in het OIO-boekje de lay-out op te nemen van een proefschrift. Kristiaan Uil en Froukje Rienks zal worden verzocht hiervoor de nodige informatie aan te leveren. AO zal zorgen dat het wordt verwerkt in het OIO-boekje. Tevens zal de verhuisregeling worden opgenomen in de volgende editie, voor wat meer duidelijkheid. MB informeert naar het functieboek. AO meldt dat dit bij de KNAW ligt, maar zal binnenkort contact opnemen om te informeren naar de stand van zaken. WS informeert naar de stand zaken van het Intranet. LV meldt dat er in februari 2002 met de tray-outs begonnen zal worden. PD informeert naar de bezuinigingsvoorstellen. LV geeft aan dat er bij de centra's een bepaalde vrijheid is om dit uit te voeren. Wat overigens wel inhoud dat de bezuinigingen wel structureel moeten zijn. Op 19 december 2001 zullen de bezuinigingsvoorstellen weer behandeld worden in het DO. De OC meldt graag informatie te willen hebben met name over de plannen met betrekking tot de werkplaatsen en de bibliotheek. LV geeft aan dat zodra er meer bekend is de OC zal worden geïnformeerd. 14. Sluiting
De vergadering wordt om 16.00 uur gesloten. De volgende vergadering zal zijn op dinsdag 26 februari a.s. om 13.00 uur te Nieuwersluis.
