Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO

Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO

Aanwezig

N.M. van Dam (ND), V. Escaravage (VE, notulist), H. Hummel (HH), Johan van de Koppel (JvdK), A.M.A. van Oploo (AO), A.S. Pijl (AP), C.E. Raaijmakers (CR), M.J.J. van Raaphorst (MR), Marcel Smits (MS), L.E.M. Vet (LV, voorzitter), E. Weerman (EW)

Afwezig

J.C. Kromkamp (JK), H.J. Uitenhout (HU)

Datum

Dinsdag 06 november 2007

Tijd

13:00

Locatie

CTE, Heteren

Agenda 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Opening Vast stellen agenda Mededelingen en ingekomen stukken Notulen vorige vergadering Overzicht uitputting van de strategische posities Stand van zaken MT/directie overleg Verhuizing en Sociaal plan Informatie aan ex-geclausuleerde werknemers Informatieronde m.b.t. NIOO beleid m.b.t. verlofstuwmeer Plan van Aanpak Arbeidsomstandigheden Naar meer/verbeterd medezeggenschap binnen het NIOO Implementatie nieuwe CAO principeakkoord m.b.t. decentrale arbeidsvoorwaardengelden Benoeming Preventiemedewerker Positie Polaire Ecologie binnen het NIOO Begroting 2008 Regeling NIOO-Graduate-school Planning OC/Directie overleg 2008 Rondvraag Sluiting

1.-Opening LV zit voor, VE maakt de notulen. HU en JK zijn afwezig met kennisgeving. LV heet iedereen welkom en JvdK en MS in het bijzonder voor deelname met hun eerst overleg.

2.-Agenda LV stelt voor om punt 10 voor punt 13 te behandelen. Daarvoor zal Machiel van der Grift uitgenodigd worden om antwoord te geven op de vragen van de OC met betrekking tot deze punten.

Notulen OC-Directie overleg 20071106.doc

1

LV vraagt of het mogelijk zou zijn om de agendapunten van een korte beschrijving te voorzien zodat de deelnemers zich beter kunnen voorbereiden op de discussie.

3.-Mededelingen en ingekomen stukken #

De OC meldt actie n.a.v. een kort geleden door de KNAW rondgestuurde P&O Nieuwsbrief

m.b.t. de mogelijkheid voor KNAW leden om voor een aantrekkelijke prijs deel te nemen aan een fitness training in de buurt van Amsterdam. Blijkbaar was de KNAW staf vergeten dat er ook buiten Amsterdam KNAW instituten zijn. OC-NIOO heeft een brief opgesteld die door de meeste andere OCs is getekend en naar de directeur bedrijfsvoering, Dhr Jongerius, is gestuurd. De OR was ook op de hoogte en heeft dit onderwerp met dhr Jongerius besproken. Er is beloofd dat er maatregelen genomen worden om dezelfde regeling landelijk aan alle medewerkers aan te bieden. *De Directie verheugt zich op de goede oplossing van dit discussiepunt. *De Directie heeft twee stukken aangevoerd, namelijk de ‘Begroting 2008’ en de ‘Regeling NIOO-Graduate-School’. Deze punten zijn geagendeerd onder agendapunten 15 en 16.

4.-Notulen vorige vergadering (20070604) *De Directie meldt dat de notulen reeds heen en weer gegaan zijn tussen de Directie en de OC voor tekstuele dan wel inhoudelijke aanpassingen. De beschouwing daarvan zal dus zich beperken tot ‘naar aanleiding van’ discussiepunten: p.2.-De Directie zorgt voor het plaatsen van de notitie op het NIS in de huidige vorm en als Engelstalige versie.: #

De OC meldt dat de op het NIS geplaatste Engelse versie van de notitie Alleenarbeid enkel te

benaderen is via het Nederlandstalige kopje ‘ARBO’ dat niet direct te begrijpen is voor de Engelstaligen. * De Directie zal dit aan de verantwoordelijke dienst melden ter verbetering. [Actie LV] p.4.- De Directie benadrukt dat de door de OC aangekaarte wollige aspecten vooral te wijten zijn aan de nogal diffuse inhoud van de antwoorden verkregen tijdens de enquête. #

Naar de mening van de OC waren de antwoorden van de NIOO medewerkers niet diffuus, maar

vond zij de rapportage wollig. De directie antwoordt dat het woord diffuus niet gericht was op het karakter van de individuele antwoorden maar op het brede scala aan aangekaarte onderwerpen.

5

Overzicht uitputting van de strategische posities


2

*De Directie licht de nieuwe OC leden in over het NIOO beleid m.b.t. de strategische posities. Speerpunt van de laatste reorganisatie was om financiële ruimte te creëren voor het ondersteunen van strategische posities zoals de VENI-VIDI-VICI en matching voor de door de EU en NWO gefinancierde posities. Zoals eerder afgesproken met de OC geeft de Directie een halfjarig overzicht van de invulling van de strategische posities voor dit jaar en de prognose voor de komende drie jaren. De stijging van het saldo in de komende jaren is op grond van het aantal aanvragen dat nu is ingediend: deze zullen waarschijnlijk niet alle worden toegekend. Wat te voorzien valt is een koersverandering als gevolg van het vervallen van de matching voor VENI, VIDI, VICI, zoals aangekondigd door minister Plasterk. Daardoor zullen de begunstigden ook meer bewegingsvrijheid krijgen. #

De OC bedankt de Directie voor het overleggen van het overzicht en voor de aanvullende

informatie.

6

Stand van zaken MT/directie overleg

#De OC is geïnformeerd door de MT coördinator over van de stand van zaken van het overleg tussen de Directie en MT. De afwikkeling van de discussie m.b.t. het MT bedrijfsplan is als positief ervaren door de MT leden. De gerealiseerde investering in aanvullende werkkracht is geïnterpreteerd door de MT leden als een teken van positieve waardering door de Directie. De positie van MT binnen het NIOO is voor iedereen nu helder en dat brengt de nodige “rust in de tent”. *De Directie is blij met de positieve afwikkeling van het overleg en van het terugkeren van rust en vertrouwen onder de MT leden

7

Verhuizing en Sociaal plan

*De Directie informeert de OC dat de planning van de nieuwbouw volgens plan loopt. Vele groepen zijn hard bezig met de veelzijdige aspecten van het bouwproject. De finale versie van het Sociaal Plan verscheen op 08/06/07. In gevallen van onenigheid over de overeengekomen regelingen, kan men zich beroepen op de hardheidsclausule. Dit zal worden behandeld door een nog in te stellen commissie; deze wordt binnenkort geïnstalleerd. #

De OC is blij dat in het Sociaal Plan gehoor gegeven wordt aan de zorg voor de OIO’s en post-

docs die door de verhuizing vertraging in hun werkzaamheden dreigen op te lopen. Echter er staat in het Sociaal Plan dat de nodige middelen door de KNAW beschikbaar gemaakt zullen worden, terwijl in de overhandigde NIOO begroting 2008 (agendapunt 15) daarvoor ook ruimte


3

gereserveerd blijkt te zijn. De OC vraagt de Directie naar de overlap tussen die twee aangekondigde maatregelen. *De Directie bevestigt de overlap tussen de twee regelingen, de ruimte in de NIOO begroting is bedoeld is om onvoorziene gevallen op te kunnen vangen . Er zijn inderdaad nog vele onduidelijkheden m.b.t. de praktische consequenties van de verhuizing: bijvoorbeeld het kostenplaatje voor het verhuizen van de ICT service is nog niet helemaal bekend. De middelen zijn bedoeld om de nodige armslag te houden om het hoofd te kunnen bieden aan mogelijke tegenvallers. Daarbij merkt de Directie nadrukkelijk op dat zij een hoge prioriteit zal geven aan het oplossen van de problemen ontstaan in verband met de verhuizing voor de werkuitvoering van de OIO’s en post-docs.

8

Informatie aan ex-geclausuleerde werknemers

#

De OC vraagt de Directie of de tot nu toe aan de ex-geclausuleerde verstrekte informatie

voldoende is om voor de geïnteresseerden te dienen als bewijs van hun huidige rechtspositionele situatie. Zou het met betrekking tot dit onderwerp voor de duidelijkheid niet helderder zijn voor de werknemers om een nieuwe aanstellingsbrief te sturen met daarin de aangepaste status? *De door P&O reeds rondgestuurde mail d.d. 14 juni 2007 was puur informatief. Met hun aanstellingbesluit en de overgangsregeling tussen CAO-OI en CAO-NU hebben de exgeclausuleerde werknemers de relevante stukken waarmee ze hun huidige rechtspositionele situatie kunnen verantwoorden. Er komt daarom dan ook géén nieuwe aanstellingsbrief voor deze groep werknemers. Door het bepaalde in paragraaf 5 van het Sociaal Beleidskader: “Het Sociaal beleidskader KNAW 2006 is eveneens van toepassing op werknemers met een dienstverband voor onbepaalde tijd of bepaalde tijd dat tussentijds moet worden beëindigd ten gevolge van een beperkte organisatieverandering.”, is dit voor ex-geclausuleerden van toepassing. #

De OC acht dit agendapunt daarmee afgehandeld.

9

Informatieronde m.b.t. NIOO beleid m.b.t. verlofstuwmeer

*De Directie is nu van mening dat dit onderwerp duidelijk is gecommuniceerd en dat er geen onduidelijkheid meer blijft over het feit dat het sparen van verlofdagen boven 76 uren niet meer mogelijk is. De Directie zal alert blijven en de werknemers attent maken op deze problematiek. Bijvoorbeeld in het geval van beroep op ouderschapsverlof zal voortaan met klem geadviseerd worden, om als de werknem(st)er nog over verlofdagen beschikt, deze eerst op te maken. Het


4

recht op ouderschapsverlof is namelijk niet beperkt tot het één jaar terwijl de beperkte houdbaarheidsduur voor de verlofdagen wel geldt.

11

Naar meer/verbeterd medezeggenschap binnen het NIOO

#

De OC wil graag met de Directie van gedachten wisselen over de Rapportage van het onderzoek

naar de deelname in de onderdeelcommissies en ondernemingsraad van de KNAW. Dit onderzoek is in opdracht van de ondernemingsraad van de KNAW door het Adviesbureau Vlug BV uitgevoerd. De reden daarvoor was de zorg van de ondernemingsraad van de KNAW m.b.t. de geringe belangstelling en bereidheid van de KNAW werknemers om lid te worden van een onderdeelcommissie dan wel van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad heeft vervolgens Vlug Adviseurs gevraagd dit te onderzoeken en op grond van dit onderzoek te komen met aanbevelingen en plannen om de belangstelling en de bereidheid lid te worden, te vergroten. *De Directie is echter noch door de directie KNAW noch door de OR op de hoogte gesteld van de resultaten van dit onderzoek.. De Directie vraagt dus om dit punt in het volgende overleg mee te nemen. De OC leden overhandigen een exemplaar van de onderzoeksrapportage aan de Directie.

12

Implementatie nieuwe CAO principeakkoord m.b.t. decentrale arbeids-

voorwaardengelden #De OC citeert artikel 5 van de CAO principe-akkoord m.b.t. de medezeggenschap: CAO partijen verplichten zich om uiterlijk 1 juli 2008 op instellingsniveau in het lokaal overleg een besteding van de decentrale arbeids-voorwaardengelden overeen te komen voor een duur van vijf jaar. Na ommekomst van deze periode van vijf jaar wordt in het lokaal overleg bezien of deze bestedingen aanpassingen behoeven voor minimaal een zelfde termijn. De OC interpreteert dit artikel als een duidelijk signaal voor het Directie/OC overleg om naar een oplossing te streven voor het geschil aangaande haar instemmingsrecht m.b.t. de besteding van een deel (t.b.v. onvoorziene knelpunten) van de arbeidsvoorwaardengelden. Echter wacht de OC nog steeds op een antwoord van de OR m.b.t. haar brief van 11 juni 2007. *In afwezigheid van nieuwe stukken ziet de Directie geen reden om aan de verwoording van haar standpunt iets toe te voegen.

In verband met de volgende twee punten (10 en 13 in lijst agendapunten) is Machiel van der Grift als betrokken stafmedewerker uitgenodigd om deel te nemen aan het overleg 10

Plan van Aanpak Arbeidsomstandigheden


5

#

De OC meldt dat het plan van aanpak dat aan de ARBO vertegenwoordigers (CR, HU) werd

aangeboden door de OC is goedgekeurd. Het plan staat inmiddels op het NIS (zie punt 4”). * Machiel van der Grift is blij met de positieve ontvangst van dit plan

13

Benoeming Preventiemedewerker

#

De OC heeft een aantal vragen met betrekking tot de benoeming van de preventiemedewerker(s):

• • • • •

Is het zo dat er 3 extra preventie-medewerkers worden aangesteld, naast Machiel die eigenlijk DE preventie-medewerker van het NIOO is? Is er een duidelijke functieomschrijving voor de preventiemedewerkers? Zijn er arbeidsrechtelijke, taakverzwarende of salarisconsequenties voor de aan te stellen medewerkers? Een half jaar geleden heeft Machiel bij de OC uitgelegd dat hij de centrale preventiemedewerker zou zijn en dat het daarmee geregeld was. Wat zijn de redenen om nu hiervan af te wijken? Vallen deze personen dan niet meer onder de centrumdirecteur, maar komen ze onder BD, en Machiel, te staan?

*Machiel van der Grift geeft vervolgens namens de Directie antwoord op de vragen van de OC: Er is inmiddels jurisprudentie ontstaan over de functie van preventiemedewerkers. Voor hun taken die wettelijk zijn bepaald moeten de preventiemedewerkers een dagelijkse controle van de situatie op de werkvloer kunnen uitoefenen voor het tijdig signaleren van eventuele gevaarlijke situaties. Daarom moesten er drie medewerkers (één per centrum) aangewezen worden: D.C. Kroon (CL), G. Wijlhuizen (CTE) en J.C.M. Megens (CEME). Als blijk van waardering voor hun bereidheid deze taak op zich te nemen hebben de nieuwe preventiemedewerkers een éénmalige financiële beloning ontvangen. Daarnaast genieten de preventiemedewerkers uit hoofde van hun benoeming ontslagbescherming. Indien nodig zullen de preventiemedewerkers cursussen kunnen volgen. Er komt echter geen functieaanpassing, het gaat enkel om een aanvullende opgedragen taak. #De OC vraagt zich af waar de reeds zwaar belaste medewerkers de tijd moeten vinden voor aanvullende taken. Daarnaast is ook de vraag m.b.t. hun verantwoordelijkheid; stel voor dat onder hun toezicht (+/-nalatigheid) een ongeluk gebeurt, wat dan? *De Directie bevestigt dat het opdragen van de taken in overleg met de met leidinggevende is gebeurd. Indien nodig worden oplossingen voor knelpunten gezocht door bijvoorbeeld het overdragen van overige taken aan collega’s. De aansprakelijkheid ligt in ieder geval altijd bij de werkgever.

14

Positie Polaire Ecologie binnen het NIOO


6

#

De OC vernam over veranderingen binnen de projectgroep voor Polaire Ecologie met een

reductie van de functie van de coördinator tot 40% van zijn tijd en het plaatsen van de groep buiten RE, onder direct toezicht van de Directie. De OC had graag vóór de uitvoering van dit besluit op de hoogte gebracht willen worden van de gevolgde strategie en zou graag van de Directie willen horen of deze ontwikkelingen rechtspositionele gevolgen zouden kunnen hebben voor de leden van PE. *De Directie benadrukt dat de beschreven ontwikkelingen directe gevolgen zijn van de regeling vastgesteld tijdens de laatste reorganisatie. In afwezigheid van zicht op positieve ontwikkelingen is, op grond van evaluatie van de rapportage door de coördinator, besloten dat deze projectgroep wordt opgeheven per 01/01/09. Dit besluit is direct met betrokkenen gecommuniceerd. Wat PE betreft is iedereen het er over eens dat de doelstelling ruimschoots is bereikt en dat alle deelnemers aan de activiteiten van PE met trots terug mogen kijken op het bereikte resultaat. De directie draagt er zorg voor dat de reorganisatie zonder nadelig personele consequenties zal plaatsvinden door middel van individuele afspraken. Er hebben reeds enkele gesprekken plaatsgevonden. #

De OC bedankt de Directie voor haar heldere uitleg en herhaalt haar wens om tijdig en dichter

betrokken te zijn bij soortgelijke ontwikkelingen.

15

Begroting 2008

#

De OC leden hebben niet voldoende gelegenheid gehad om de begroting grondig te kunnen

bestuderen en stellen voor om het bespreken van dit onderwerp op de agenda van het volgende overleg te plaatsen. Bij vluchtige inspectie springt wel de voorziene meevaller van 1,3 M€ voor 2007 in het oog. *Volgens de Directie zou de meevaller mogelijkheden kunnen bieden voor flexibele invullingen tussen en binnen werkgroepen, namelijk voor CTE en CL na de verhuizing. *Echter de door de minister opgelegde bezuinigingsplannen (-6% van budget) brengen voor de komende jaren veel beperkingen met zich mee. Met de voorgestelde verdeelsleutel van 20% voor de Academie en 80% voor de Instituten zou dit voor het NIOO een reductie van 1 M€ kunnen betekenen. De academie moet zich hier nog over uitspreken. *De Directie vraagt aan de OC-leden om hun vragen over de begroting alvast schriftelijk (email) aan MvR te sturen zodat die rechtstreeks behandeld kunnen worden tijdens het volgende overleg. #

De OC gaat hiermee akkoord. [actie OC]

16

Regeling NIOO-Graduate-school


7

#De OC heeft een aantal vragen m.b.t. de NIOO-Graduate School: Wat is het statuut van deze regeling? Wat is de verhouding daarvan t.o.v. de andere scholen? In vergelijking met de andere scholen zijn de gestelde eisen aan de deelnemers minimaal *De Directie meldt dat het initiatief voor deze regeling uit het advies van de Peer Review stamt en de Onderzoeksschool FE is opgeheven. Vraag is wat er met de verantwoordelijkheden ten opzichte van oio’s moest worden gedaan.. Toetsing zal in het vervolg in huis gebeuren. Tenslotte krijgen OIO’s een rugzakje. Promovendi zullen gestimuleerd worden om zich bij andere scholen aan te melden. Het is wel zo dat De NIOO graduate commitee de kandidaten niet van een diploma kan voorzien welke vaak in het buitenland zeer gewaardeerd wordt. Op de vraag van de OC m.b.t. de samenstelling van de NIOO graduate commitee, antwoordt de Directie dat die bestaat uit Hans van Veen, Jack Middelburg, Wolf Mooij, Aart van Oploo en Gerda Giesen. *De Directie neemt het advies van de OC over m.b.t. een sterk aanbevolen deelname van de promovendi uit de NIOO-Graduate School aan de NERN-dagen (ongeveer tweemaal in 4 jaren). De Directie zal zorg dragen voor het NIOO-breed bekend maken van dit initiatief. [actie LV]

17

Planning OC/Directie overleg 2008

*De Directie heeft de bestaande afspraken aangaande de MT en DC vergaderingen van 2008 aan de OC overhandigd om de OC-leden in de gelegenheid te stellen de data voor de drie volgende vergaderingen vast te stellen. #De OC zal in de komende weken een aantal mogelijke data voor overleg in januari, maart en juni aan de Directie voorstellen. [actie OC]

18

Rondvraag

#De OC dacht dat alle OIO’s bij hun aantreden een persoonlijk intake gesprek met LV zouden krijgen. Het is naar ons weten lang niet altijd gebeurd. *LV erkent dat zij met deze maatregel, bedoeld voor al het personeel dat is aangenomen voor minimaal een jaar, in gebreke gebleven is. LV betreurt dit zelf, belooft beterschap en zal contact opnemen met de managementassistenten van de drie centra voor het implementeren van deze afspraak in de planning van haar bezoeken aan de drie centra. [actie LV] #

De OC stelt voor om gezamenlijke oio-lunches te organiseren als gelegenheid voor een eerste

contact met de directie. Dat is mogelijk efficiënter. *LV hecht belang aan 1 op 1 gesprekken maar neemt ook het voorstel van de OC voor een gezamenlijk lunch met de OIO’s enthousiast over. [actie LV]


8

#

De ARBO verantwoordelijken hebben vernomen dat er klachten waren over de werkwijze van de

ARBO arts te Heteren. Ex-OC leden hebben gemeld dat de artsen voorheen regelmatig geëvalueerd werden en dat de OC daar een afschrift van kreeg. Waar moeten de betrokkenen, dan wel de ARBO verantwoordelijken, met die klachten heen? *De KNAW heeft een contract met Achmea ARBO voor het uitvoeren van de externe ARBO taken. Achmea ARBO zorgt zelf voor een routine evaluatie van de ARBO artsen. Daarnaast kunnen klachten vanuit de instituten en de KNAW over de dienstverlening van Achmea ARBO aan de centrale ARBO-arts worden gericht. Als eerste stap in deze procedure moeten de klachten door de klagende partij aan P&O (contact persoon hiervoor is Aart van Oploo) worden gericht. #De ARBO verantwoordelijke van de OC (CR) zal zorg dragen voor het informeren van de betrokkenen. [actie OC]

19

Sluiting

LV bedankt iedereen voor de aanwezigheid en deelname aan het overleg.


9

Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO

Recommend Documents