Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO Aanwezig: J.W. Adema (JA, notulist), P.J. Drent (PD), R.C. Ekhart (RE), R. Forster (RF), P. de Goede (PG), H. Hummel (HH, voorzitter), A.M.A. van Oploo (AO), M.J.J. van Raaphorst (MR), J.C. Ruissen (HR), L.E.M. Vet (LV), R.D. Wassenaar (RW), B. van Wesenbeeck (BW). Afwezig: E. van Donk (ED). Datum: maandag 24 oktober 2005 Tijd: 10.30 uur Locatie: Villa, Nieuwersluis
1 Opening 2 Vaststellen agenda 3 Mededelingen en ingekomen stukken 4 Notulen 5 Reorganisatie 6 Begroting 2006 7 (de)centrale potjes 8 Ringcentrale 9 Stagevergoeding 10 Krantenberichten 11 Preventiemedewerker 12 Rondvraag 13 Sluiting 1. Opening HH opent de vergadering. 2. Vaststellen agenda Er zijn geen extra agendapunten. 3. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen mededelingen. Er is een stuk binnengekomen via de OR over de gevolgen van de nieuwe Arbowet. Dit wordt besproken bij punt 11. 4. Notulen De notulen worden doorgenomen. Er zijn een paar kleine wijzigingen, die JA zal doorvoeren. Verder zijn de notulen van 15 april, 13 mei, 8 juni, 20 juni en 19 september 2005 nu vastgesteld.
5. Reorganisatie Herplaatsingstraject: De OC heeft aan LV gevraagd op welke manier het NIOO voldoet aan zijn inspanningsverplichting bij de herplaatsingstrajecten. LV: er is een projectteam gevormd, bestaande uit Merel Ramaker, LV, Annemarie Verduijn, AO, MR en Frans Schütt, met toezicht vanuit de KNAW door Anne Böhmig. Frans Schütt blijft aanspreekpunt in deze fase van het herplaatsingsbegeleidingsplan (itt eerdere berichten) en dit is aan alle ontslagbedreigden meegedeeld. Voor alle betrokkenen is een direct leidinggevende aangewezen ivm bijvoorbeeld vervangende werkzaamheden. Bij de onderzoekers is LV bij elk gesprek aanwezig geweest, behalve bij de FPU-gesprekken omdat haar aanwezigheid hier niet noodzakelijk is. AO is niet aanwezig bij de gesprekken, maar is op de achtergrond beschikbaar voor de dossiers. Voor de onderzoekers zijn de directeuren actief op zoek naar alternatief werk. LV denk dat het NIOO hiermee zijn verplichtingen goed nakomt. De OC heeft een enquête gehouden onder de ontslagbedreigden over hun beleving van het herplaatsingstraject. 80% Van deze personen heeft de enquête (tot nu toe) ingevuld. HH noemt enkele resultaten: • De contacten met het projectteam worden in het algemeen als positief (opbouwend, ondersteunend) ervaren. • Wat betreft de ontslagdatum (1 september ipv 15 september) hebben slechts twee personen aangegeven hier geen probleem mee te hebben omdat ze zo snel mogelijk een beslissing aangaande voorgenomen ontslag wensten te ontvangen. De anderen zijn hier erg ontevreden over. • Men is niet tevreden met de wijze waarop de informatie over de uitkomsten van de reorganisatie binnen de organisatie zijn verspreid. Men had een persoonlijk contact voordat de brieven werden verstuurd meer op prijs gesteld. • Men is niet gewezen op nieuwe vrijgekomen functies binnen het NIOO, en er is niet of nauwelijks gesproken over de rechten van de ontslagbedreigde wat betreft toekomstige vacatures bij het NIOO. • Men vindt dat de afspraken met het begeleidingsteam niet of te langzaam worden nagekomen. Met name genoemd zijn: het verslag is laat en/of er zitten fouten in; de berekeningen (van bv FPU) zijn er niet, te laat of niet goed. • Over het algemeen vindt men dat men erg veel zelf moet doen en er te weinig informatie wordt aangeboden over rechten en plichten. De OC vraagt wat LV met deze resultaten wil doen. LV: het beeld wat uit de enquête komt stemt niet overeen met haar eigen waarneming en die van de projectgroep. Zij heeft ook positieve signalen ontvangen aangaande de afhandeling van de reorganisatie. Ze hebben aan iedereen een outplacement bureau aangeboden, alle aspecten zijn
doorgenomen met de betrokkenen, inclusief de mogelijkheden en rechten als er binnen het NIOO nieuwe vacatures zijn. De OC vraagt waarom men dan andere antwoorden geeft in de enquête. LV: de mensen die met FPU gaan bieden we geen outplacement aan, dus daar is inderdaad een outplacementbureau niet genoemd. De gesprekken zijn op de persoon gevoerd, men is uitgegaan van de wensen van de betrokkenen. De eerste wens, ‘geen ontslag’, is natuurlijk geen optie en daarom is men per definitie niet tevreden. Dat verklaart de negatieve resultaten. OC: de geluiden uit de organisatie zijn anders. We hebben de volgende punten gehoord: 1. Er zou met sommige mensen niet gesproken zijn voor de brief verstuurd is. 2. Men heeft niet het gevoel dat er actief geholpen wordt. Tijdens gesprekken is gezegd dat men in principe alles zelf moet doen en zelf met ideeën moet komen. 3. Er is gezegd dat de centrumdirecteur gaat begeleiden. Dat is niet altijd wenselijk, omdat de relatie tussen medewerker en centrumdirecteur niet altijd goed is. Bovendien hebben de centrumdirecteuren het al erg druk. 4. Men wordt verwezen naar internet voor de officiële regels. 5. Men twijfelt of er voldoende kennis in huis is. 6. Door betrokkenen èn P&O wordt gezegd dat men overal zelf om moet vragen, maar dat er niets aangeboden wordt. Dus geen informatie over waar de betrokkene recht op heeft en er wordt bv geen outplacementbureau aangeboden. Volgens P&O is dit omdat de betrokkene dan de voor zichzelf best passende oplossing kan zoeken, en is het dus niet alleen omdat het anders te veel geld kost - als men ergens om vraagt dan krijgen ze het wel. 7. Als men een outplacementbureau krijgt, moeten ze hem zelf uitzoeken. 8. Door P&O is gezegd dat men bang is om precedenten te scheppen door iemand iets te bieden wat boven het minimum gaat, en dat men daarom alleen het minimum biedt. Alles bij elkaar is de stemming negatief en dat creëert een gevoel van wantrouwen. Zoiets werkt ook door bij het personeel dat blijft zitten. LV geeft aan dat de signalen die zij ontvangt ook hierover heel anders zijn. LV: Er is met alle betrokkenen vóór de vakantie gesproken. Daarna duurde het tot na de vakantie voordat de brief verstuurd is, maar dat was voor sommigen toch te snel. Ik krijg ook positieve verhalen over de reorganisatie. Het negatieve gevoel van ontslag kunnen we niet wegnemen, en dat veroorzaakt een negatieve stemming. Daar is niets aan te doen. We gaan wel degelijk boven het sociaal plan uit dus houden we ons niet aan het minimum. Men is ook goed op de hoogte van wat er kan en wat niet, en stelt veel vragen. We verwijzen inderdaad naar websites en hebben deze niet uitgeprint, maar
dat moet geen probleem zijn. Dat mensen zelf een outplacementbureau moeten kiezen is een positieve actie, omdat het moet passen en dat kunnen wij niet voor ze bepalen. We vertellen ze wel hoe ze dat moeten doen, en welke bureau’s er zijn. Het is voor ieders bestwil als dit goed gaat. Verder worden vacatures opgestuurd en wordt er door de directeuren gelobby’d en genetwerkt. AO ziet dat voor alle mensen behoorlijk wat inspanning wordt geleverd en dat iedereen goed op stoom ligt. Het gaat om individuele situaties en dat is ook voor het begeleidingsteam soms best ingewikkeld. Dat kost tijd, maar het gaat wel goed. Bovendien willen we de mensen niet “pamperen” omdat de kwaliteit gebaat is bij voldoende inbreng van de medewerker. PD: de situatie is niet voor alle medewerkers voldoende duidelijk. LV: we zijn nu een brief en een gesprek verder en die problemen zijn opgelost. HH zal de enquête verder uitwerken en de resultaten aan LV sturen. Deze zal dat meenemen naar het begeleidingsteam en de belangrijkste pijnpunten tijdens de volgende gesprekken bespreken. Implementatieplan: De OC heeft gevraagd wat de wijzigingen zijn op het oorspronkelijke implementatieplan. LV: er zijn twee kleine aanstellingen bovenformatief gemaakt, in verband met de verstrekkende individuele gevolgen. HH: in één van de gevallen is dit voor andere betrokkenen erg pijnlijk, omdat één van de drie ontslagbedreigden nu een deel van het werk zou gaan doen waar ze allemaal zojuist op ontslagen zijn. LV; dit is niet relevant, het is een andere functie. De OC voorziet mogelijke problemen. AO meldt dat met alles rekening is gehouden. PD: er is nog een wijziging, nl een functie die als nieuw werd aangemerkt, maar nu veranderd is naar 2 * 0.5 fte van twee bestaande functies. AO: dit is wel een nieuwe functie waarbij 2 personen ieder een stukje van de nieuwe functie vervullen. Het voornemen was ontslag voor deze twee personen, maar na individuele gesprekken met de betrokkenen is de nieuwe functie met deze twee mensen (ieder part-time) ingevuld. 6. Begroting 2006 De OC heeft vooraf enkele vragen gesteld aan MR. OC: de realisatie van 2004 in beide tabellen (bijlage 2 blz 11 en bijlage 1 blz 3) zijn niet hetzelfde, hoe kan dat? MR: Wat betreft Algemene en Bestemde reserves komt dit op hetzelfde neer (opgeteld zijn deze gelijk). De egalisatiereserve B1 is door de KNAW achteraf afgeroomd.
OC: de begrotingen van 2005 in beide tabellen zijn niet hetzelfde, hoe kan dat? De begroting uit bijlage 1 is de officiële begroting zoals goedgekeurd in oktober 2004. De begroting van bijlage 2 is de begroting die aangepast is op basis van de reorganisatie. OC: De voorliggende begroting van 2006 wijkt af van eerdere meerjarenramingen. Hoe kan dat? MR:.De belangrijkste afwijking ligt aan de verandering van inzichten voor externe financiering: deze is veel lager dan voorzien. Daarom is dit naar beneden aangepast. OC: Waar komt het aanzienlijke tekort van 2006 vandaan? MR: Dit komt van het tekort aan overhead (2e én 3e geldstroom). OC: Wat gaat de directie doen om het probleem rond de overhead aan te kunnen? LV: Er wordt in het DO kritischer gekeken naar aanvragen. Daarnaast wordt er met het NWO over gediscussieerd. PD: dit is lastig, want aan de ene kant moet je je target voor 2e geldstroom halen, maar aan de andere kant missen we dan de overhead. OC: Wat is er over aan strategische gelden? MR: De ringcentrale drukt nu erg op wat er nog over is. Daarom kan op dit moment niemand nog aanspraak maken op de strategische gelden. 7. Decentrale potjes De OC (RE) heeft voor de vergadering om extra informatie gevraagd, maar deze niet gekregen. De OC vroeg een overzicht op mutatieniveau (beginstand, veranderingen, eindstand). MR wil dit niet doorgeven omdat aan de mutaties te zien is om welke personen dit gaat. Bovendien is er geen sprake van een beginstand omdat er geen bestemde reserves meer zijn. In de notitie van de KNAW staat voor 2006 welk bedrag in de lumpsum in overleg met de OC moet worden besteed. De categorieën hiervoor zijn afgesproken. Als er een saldo is (positief of negatief) dan wordt dit met de algemene reserve verrekend. De OC zegt dat dit volgens het LO de OC moet passeren. Deze afspraak is op een hoger liggend orgaan gemaakt en kan dus niet nu door het NIOO genegeerd worden. Als er een onderbesteding is mag dit niet zomaar wegvloeien in de algemene reserve. MR zegt dat het NIOO zich houdt aan de afspraak omdat zij werkt volgens de informatie die zij van de directie van de KNAW krijgt en dat zij zich houdt aan de afgesproken categorieën. De KNAW heeft een verzoek afgewezen om een uitzondering te maken op het vormen van een bestemde reserve. HH laat weten dat het toekennen van structurele toelagen niet volgens de
afspraak is. Volgens MR staat dit in de notitie van de KNAW, maar volgens HH is dat niet de afspraak zoals deze met de OC gemaakt is. Er wordt afgesproken dat de OC de oude afspraken opzoekt en dat de directie de betreffende notitie van de KNAW erbij pakt. Dit wordt voor de volgende vergadering naast elkaar gelegd. PD vraagt tijdens het vervolg ook aandacht voor de seniorengelden en de afspraken daarover. MR vraagt de OC of zij nu begrijpen waarom de gevraagde gegevens niet werden verstrekt.. De OC is het niet eens met de uitgangspunten, maar kan de gang van zaken nu plaatsen. 8. Ringcentrale LV: er is een voorstel ingediend bij de KNAW voor het Vernieuwings(Strategie)fonds. Het laatste nieuws is dat het ‘vernieuwende’ element niet overtuigend genoeg is, dat er een betere onderbouwing moet komen over de financiële aspecten en risico’s en dat de rol van het SOVON niet voldoende helder is. LV zal de aanvraag aanpassen voor het najaarsoverleg van 16 november. De aanvraag is voor bijna 6 ton in 3 jaar. Afgesproken wordt dat de directies van SOVON en NIOO een convenant gaan maken. Dit zal dan sturend zijn voor een businessplan. Daarna zal de bemensing geregeld worden. 9. Stagevergoeding Dit punt wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. 10. Krantenberichten De vragen die de OC had zijn beantwoord door een persbericht en informatie-mail van Froukje Rienks. 11. Preventiemedewerker De OC heeft van de OR een stuk gehad waarin wordt beschreven wat de preventiemedewerker zou moeten doen. De OC wil graag van de directie weten hoe zij dit willen invullen en wat de kosten zijn. LV: dit is in het DO besproken. Het voorstel van Leen Goud is om op inhoudelijke gronden materiedeskundigen aan te wijzen als preventiemedewerker. Het gaat om 9 personen (2 CL, 4 CEME en 3 CTE). Er komt een duidelijk overzicht van wie waarvoor verantwoordelijk is. 12. Rondvraag HH heeft tijdens een voorlichtingsbijeenkomst over de urenbesteding gehoord dat je alleen werkdagen van 8 uur mag maken, of van 4 X 9 uur. De vakbond zegt dat dat niet waar is en dat er ook andere mogelijkheden zijn, bv 4 X 8.5 uur. Hoe zit dat?
AO: in de regeling staat expliciet dat dat niet mag. De werkroosters mogen alleen 4 x 9 zijn of 8 uur per dag, maar daar mag je in overleg met de leidinggevende van afwijken in de dagelijkse invulling, zolang je de uren per week maar laat kloppen. AO vraagt of hij de betreffende info van de vakbond mag ontvangen. PD geeft aan dat dit niet duidelijk is in de organisatie en dat hier dus over gecommuniceerd moet worden. 13. Sluiting Eerstvolgend overleg Directie – OC : datum : dinsdag 13 december 2005 Plaats : CL - Nieuwersluis Aanvang: 13.30 uur.
J.W. Adema secretaris OC
