Notulen van de overleg vergadering Directie-OC van het NIOO Aanwezig: A.M.A. van Oploo (AO), P.J. Drent (PD), R.C. Ekhart (RE), A. Ernst (AE), P. de Goede (PG), H. Hummel (HH), M.J.J. van Raaphorst (MR), J.C. Ruissen (HR, notulist), L.E.M. Vet (LV, voorzitter), R.D. Wassenaar (RW), B. van Wesenbeeck (BW) Afwezig: J.W. Adema (JA) en E. van Donk (ED) Datum: dinsdag 23 september 2003 Tijd: 13.00 uur Locatie: CL, Nieuwersluis
1. Opening LV opent de vergadering en heet iedereen een hartelijk welkom. Het voorzitterschap is aan LV 2. Vaststellen agenda Als agendapunt 13b wordt toegevoegd "Bezuinigingen". Verder zal de agenda volgens de uitnodiging puntsgewijs worden afgewerkt. 3. Mededelingen en ingekomen stukken HH deelt mede dat Jikke Adema en Ellen van Donk helaas niet aanwezig kunnen zijn. Van de OR is bericht ontvangen dat zij prijs stelt op spoedige toezending van de (concept) notulen, zodat zij goed kan beoordelen wat er leeft op de instituten. Tevens ontvangen van de OR het verslag van hun vergadering van 27/5/2003. Alle overige ingekomen stukken zullen in de loop van de vergadering aan de orde komen 4. Notulen vorige vergadering blz. 1: tekstueel: LV merkt op dat "waarnemer" gewijzigd dient te worden in "adviseur". HH vraagt naar de stand van zaken wat betreft de werving functie Hoofd Fin. Adm. MR antwoordt dat men nog steeds aan het werven is. blz. 2: Arbo: PG en RW hebben het Arbo- en Milieuactiviteitenplan 2003 bestudeerd. Het geheel zag er goed uit, onduidelijk is echter uit welke financieringsbronnen het geheel kan worden bekostigd. MR adviseert PG en RW hierover contact op te nemen met Leen Goud. POP: HH informeert naar de goedkeuring van het plan van aanpak van het NIOO. AO antwoordt dat er door de KNAW een algemene brief is verzonden welke is gericht aan de directeuren van de KNAW instituten. In deze brief wordt o.a. vermeld dat men voor de uitvoering van de POP
plannen financiële middelen dient te reserveren. AO merkt hierbij op dat er budgettair een probleem zal ontstaan als iedere medewerker beroep zou gaan doen op POP. 5. Werkwijze nieuwe OC (taakverdeling) HH geeft aan dat de functies binnen de OC als volgt zijn verdeeld: Herman Hummel : voorzitter Piet Drent: vice-voorzitter Jikke Adema: secretaris Hans Ruissen: vice-secretaris 6. Verhuizing LV deelt mede dat de cie. Rabbinge begin oktober haar rapport hoopt aan te bieden aan het bestuur van de KNAW. Daarna zal z.s.m. dit rapport aan de OC en aan iedere medewerker openbaar worden gemaakt. De mogelijkheden om alternatieven te onderzoeken, bezwaren in te dienen etc. staan daarna volledig open. 7. Functie Webmaster HH informeert naar de status van de functie Webmaster / Databasemanager. AO licht toe dat dit een functie is die volledig gefinancierd wordt uit externe middelen. De functie is gecreëerd om het werk te doen wat anders niet gedaan kan worden. Het is een tijdelijke aanstelling en de formatie op zich is niet uitgebreid. PD vult nog aan dat elke nieuwe functie echter via de OC behoort te gaan. 8. Stand van zaken rond migratie Windows MR geeft een nadere toelichting omtrent de stand van zaken migratie Windows. Sinds begin van het traject hebben er al heel wat veranderingen plaats gevonden, zo is inmiddels besloten om te migreren naar Windows 2003 en Exchange 2003. Tevens wordt de migratie verdeeld over een langere periode en in 3 gedeelten (per centrum). Elke pc wordt gestickerd met de vermelding dat betreffende pc is gemigreerd. Met de werkgroepleiders zal overleg plaatsvinden omtrent additionele software.Tevens is besloten om middels een nieuwsbrief het personeel nader te informeren en er zal een aparte mailbox (voor problemen) worden geactiveerd. De Nederlandstalige software komt te vervallen. Als alles volgens planning verloopt zal de migratie medio februari 2004 zijn afgerond. 9. Overzicht diverse fondsen MR geeft een toelichting op de interne memo waarop de stand van zaken wordt vermeld van de onderstaande reserves: · arbeidsvoorwaardengelden · herbezettingsgelden · de jaren tellen MR geeft aan dat de tekst onder het hoofd arbeidsvoorwaardengelden gewijzigd dient te worden in "de andere helft kan worden ingezet voor
vervanging bij langdurige ziekte en bij ouderschapsverlof". (I.p.v. bij ziekte t/m vergoeding van UWV). Daarna geeft hij een toelichting over de verschillende fondsen. 10. Voorstel besteding t.l.v. reserve herbezettingsgelden Ter tafel ligt een voorstel van de directie om de verlenging van een tijdelijke medewerker op het CTE (systeembeheer) wederom met 3 maanden te verlengen t.l.v. de reserve herbezettingsgelden. De OC vraagt naar de harde argumenten hiervoor, daar een dergelijk voorstel in de laatste overleg vergadering eveneens is besproken en toen nadrukkelijk is gesteld dat dit de laatste verlenging diende te zijn. LV benadrukt de erg hoge werkbelasting van de systeembeheerders in deze migratie periode (volgen van cursussen etc.) en de achterstand op het CTE. Om de dagelijkse gang van zaken te laten doorlopen is extra assistentie in deze migratie periode noodzakelijk. De OC vraagt de vergadering enkele minuten te schorsen om zich over het voorstel te beraden. Na de schorsing zegt HH de directie toe dat de OC zich volledig kan vinden in het voorstel, daar het geld niet bedoeld is om structurele problemen op te lossen, maar om de migratie van Windows te doen plaatsvinden. De aanstelling voor de bovengenoemde medewerker dient echter geen 3 maar met 4 maanden te worden verlengd en HH vraagt daarom dit nog in het voorstel aan te passen. 11. Voorstel proefschriftenregeling Directie presenteert een voorstel om de oude regeling te handhaven met de interpretatie dat een bonus wordt verstrekt aan de promovendus van resp. € 900, -- en € 450, -- indien het proefschrift gereed is binnen 4 resp. 4,5 jaar na aanstellingsdatum. Met name over het punt van verlengingen wordt uitvoerig gediscussieerd. De OC zal het voorstel m.b.t. deze zinsnede anders formuleren i.o.o. met AO. Het voorstel wordt dan ook verdaagd naar de eerstvolgende overleg vergadering. 12. Vergoeding m.b.t. bezoek promoties Directie stelt voor een regeling te treffen inzake onkostenvergoeding en verlof ten behoeve van het bijwonen van promoties. De OC vraagt zich af of een dergelijke regeling wel noodzakelijk is. Voor dienstreizen is de regelgeving duidelijk en er dient voor een dienstreis altijd toestemming verleend te zijn van budgethouder (werkgroepleider/afd.chef). Het voorstel om een afzonderlijke regeling te treffen voor promotie bezoeken wordt dan ook ingetrokken door de directie. 13a. Overgang CAO binnen WVOI naar Universiteiten AO: er zijn omtrent de overgang CAO nog geen stukken van de KNAW ontvangen. PD geeft aan dat ook op OR niveau hierover nog geen helderheid bestaat. AO: huidige regelingen zullen zeer waarschijnlijk grotendeels niet veranderen.
13b. Bezuinigingen HH informeert of er nog steeds functies geblokkeerd worden. Dit blijkt inderdaad het geval te zijn. LV geeft aan dat er thans een fiks tekort is op het personeelsbudget en dat er morgen op het DO voorstellen zullen worden besproken teneinde dit tekort in te dammen. PD vraagt of er nieuwe taakstellingen zijn en wat zijn de oorzaken van de forse overschrijding. MR geeft een toelichting, de taakstelling van 2003 is gebaseerd op 2002. In de begroting 2003 (goedgekeurd door het bestuur van de KNAW) is aangegeven dat er voor 2004 additionele tekorten te verwachten zijn. De verwachting op termijn van kosten - baten sporen niet met de financiële positie van het instituut. Op langere termijn dus duidelijk een problematische ontwikkeling. Op het eerstvolgend overleg zal dit punt opnieuw aan de orde worden gesteld. 14. Rondvraag HR vraagt naar de vergoeding inzake ZKOI voor parttime medewerkers, zoals die thans door de KNAW wordt uitgevoerd. Dit n.a.v. van een ingekomen stuk van enkele medewerkers. AO geeft een korte toelichting. Hij beaamt dat de KNAW de regeling ZKOI voor parttime medewerkers zodanig uitvoert dat deze medewerkers naar rato van hun aanstelling een ziektekostenvergoeding ontvangen. Dit kan alleen worden betwist middels een rechterlijke procedure door betrokken medewerker. PD informeert naar het eerstkomende Peer Review. LV kan nog geen exacte datum aangeven. LV deelt mede dat de directie besloten heeft de stagevergoedingsregeling voor (nieuwe) studenten/stagiaires per 1 januari 2004 af te schaffen. Voor studenten/stagiaires die per 1 januari 2004 werkzaam zijn geldt de overgangsregeling. AO zal nog uitzoeken of de nieuwe regeling consequenties heeft met het oog op de rechtszekerheid van betrokkenen. 15. Sluiting LV dankt een ieder hartelijk voor zijn of haar inbreng en tevens voor de prettige wijze van vergaderen en sluit vervolgens de vergadering
Eerstvolgend overleg Directie - OC: datum: maandag 17 november plaats: CL - Nieuwersluis aanvang: 13.00 uur.
J.C. Ruissen vice secretaris OC
Actiepunten lijst
Jikke Adema vragen na terugkomst (± eind oktober) wanneer zij het secretariaatschap van de OC op zich wenst te nemen. Actiepunt: Herman Hummel. Inzake het project "help desk".zal een notitie worden voorbereid. Actiepunt: Ellen van Donk. Informeren naar financieringsbronnen van het Arbo- en Milieuactiviteitenplan 2003. Actiepunt: Piet de Goede en Rinse Wassenaar. Aanpassen voorstel proefschriftenregeling. Actiepunt: Bregje van Wesenbeeck en Anneliese Ernst i.o. met Aart van Oploo. Afschaffen stagevergoedingsregeling. Actiepunt: consequenties rechtszekerheid betrokkenen door Aart van Oploo. Bezuinigingen: agendapunt a.s. overleg. Actiepunt: allen nadenken hoe hiermede om te gaan.
