NOTULEN VAN DE OC VERGADERING VAN HET NIOO Aanwezig: M. Bär-Gilissen (MB), H. Hummel (HH), A.C. Kerlen-Mateman (CK), P.J. Drent (PD), J.H.B. Turin (HT), J.A. Wijnholds-Vreman (AW), H.J. Uittenhout (HU), A.M.A. van Oploo (AO), L.E.M. Vet (LV). Afwezig: C.H.J. van Oers (CO), M.R.J. Klaassen (MKL), Datum: 26 februari 2002 Tijd: 13.00 uur Locatie: Villa Vijverhof, Nieuwersluis
1. Opening Het voorzitterschap is gedurende dit overleg aan de voorzitter van de OC, Herman Hummel. 2. Vaststellen agenda vergadering De OC stelt voor om 2 agendapunten toe te voegen: tussen punt 5 en punt 6 Stand van zaken RE en tussen punt 8 en 9 ARBO-jaarverslag. 3. Mededelingen Wil Sistermans heeft vanwege gezondheidsredenen zich terug moeten trekken uit de OC. HH zal het voorzitterschap overnemen, PD wordt vicevoorzitter. CO heeft aangegeven zijn lidmaatschap van de OC te willen verlengen. LV vindt dit prima en wacht een voorstel voor tijdscompensatie af. HH verzoekt de directie om vergaderstukken het liefst naar alle OC-leden, maar in ieder geval naar elke vestiging te sturen. Verder merkt hij op dat de totstandkoming van de notulen te lang duurt voor de OC, waardoor informatie te laat bij het personeel komt. De OC zou dan ook willen voorstellen om zelf de notulen van de vergadering te maken. LV moet hierover nadenken omdat het voor haar belangrijk is dat de notulen beschikbaar zijn voor het eerst volgende DO (normaal gesproken 2 weken na de OC-vergadering). CK zal deze vergadering notuleren. LV meldt dat Jos van Damme het verzoek heeft ingediend om senioronderzoeker te worden op de positie van Peter van Tienderen. LV beraadt zich nu over zijn positie en die van de werkgroep PVP. LV meldt verder dat de NIOO-dagen 2002 uitstekend zijn verlopen. Er zal een samenvatting worden gemaakt van de ideeën die verzameld zijn rond het thema: Het NIOO in 2012.
4. Notulen overlegvergadering 7 november 2001 CK zal de laatste aanpassing maken. Verder goedgekeurd. Notulen overlegvergadering 18 december 2001
Tekstueel: AO zal een nieuwe versie maken van de notulen naar aanleiding van de schriftelijke opmerkingen van de OC.
Naar aanleiding van: Pag. 2 - punt 5, Projectprocedures HH is bezig met een voorstel en zal dit zo spoedig mogelijk doorgeven aan Michel van Raaphorst. Pag. 2 - punt 8, Zelfbeoordeling De OC heeft nog steeds moeite met het stuk en vraagt zich af wat de status is. LV benadrukt dat het stuk geen status heeft. AO vult aan dat het bedoeld is om objectieve criteria te formuleren en om als discussiestuk te gebruiken bij een functioneringsgesprek. De geformuleerde eisen gelden ook voor de werkgroepleiders en moeten gezien worden als aanvullende eisen zoals al geformuleerd in de visie. Pag. 3 - punt 9, Stagevergoedingen stagiaires/studenten De OC is verbaasd dat er bij de werkgroepleiders nog steeds onduidelijkheid is over de nu geldende regeling. De OC dacht dat in de vorige vergadering de beslissing was genomen. LV deelt mee dat er nog geen besluit is genomen omdat er in het DO nog een discussie plaatsvindt. AO zal in de volgende overlegvergadering met een eindvoorstel komen. Pag. 3 - punt 11, Opleidingsplan PD zal een brief schrijven namens de OC, zodat het NIOO het daarvoor beschikbare geld van de KNAW overgemaakt krijgt voor het uitvoeren van het opleidingsplan 2002. Pag. 3 - punt 13, Rondvraag AO is druk bezig met het functieboek. Er zijn plannen om een deel van de personele administratie van de KNAW naar het instituut te verhuizen. Hierdoor wordt het in de toekomst eenvoudiger om de gegevens actueel te houden. 5. Scholing (POP) In de CAO is afgesproken dat elke medewerker recht heeft op een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Zoals LV al eerder heeft laten weten heeft het NIOO zich bij de KNAW aangemeld als pilotinstituut binnen het
WVOI-project Ontwikkeling en inzetbaarheid. Als het NIOO mag meedoen als pilotinstituut zal er in eerste instantie veel aandacht zijn voor HRMbeleid (Human Resource Management) en scholing van het management gevolgd door voorlichting aan het gehele personeel. De POP gesprekken zullen dan waarschijnlijk plaatsvinden in het najaar van 2002. De training en externe begeleiding wordt betaald, vervolgbeleid zal het instituut zelf moeten betalen. PD stelt namens de OC voor om een deel van de herbezettingsgelden hiervoor te reserveren. LV denkt dat het begrootte bedrag voor scholing voldoende zou moeten zijn, maar houdt de suggestie in beraad. 5b. Stand van zaken RE LV deelt mee dat de officiële plaatsingsdatum 1 maart 2002 wordt. Na 1 jaar zal er een evaluatie plaatsvinden. PD benadrukt dat scholing prioriteit moet krijgen zodat de medewerkers binnen dit jaar aan de eisen voor de nieuwe functie kunnen voldoen. AO zegt dat hier tijdens de plaatsingsgesprekken duidelijke afspraken over zijn gemaakt en dat er over een half jaar in zijn aanwezigheid al een eerste gesprek zal zijn over de stand van zaken. Naar aanleiding van dit punt merkt PD op dat er binnen de OR een discussie is ontstaan over de rechtsgeldigheid van de aanstellingswijze van de nieuwe onderzoekers binnen RE. De constructie lijkt op een proeftijd van 5 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De KNAW heeft aan de OR gemeld dat de twee aan te stellen onderzoekers in competitie moeten bepalen wie er na 5 jaar mag blijven. Deze verwoording van de KNAW lijkt PD anders dan de formulering van de werkgroepleider van RE. LV legt uit dat ze bewust 2 tijdelijke aanstellingen wil, om over 5 jaar de vrijheid te hebben om of door te gaan met een van de twee onderzoekers, of jong talent een kans te kunnen bieden of bijvoorbeeld dit geld te gebruiken om noodzakelijke bezuinigingen te financieren. Het is niet de bedoeling om iets te veranderen aan de posities van het huidige vast aangestelde personeel. De OC maakt duidelijk niet erg gelukkig te zijn met de situatie en de ontwikkelingen nauwlettend te volgen. Verder is de OC van mening dat projectmatig werken (evaluatie van werkgroepen elke 5 jaar) niet moet inhouden dat op vaste formatieplaatsen tijdelijke aanstellingen komen. 6. Besteding herbezettingsgelden De OC heeft een aantal voorstellen ontvangen. Voor de volledigheid hier nogmaals het lijstje: · ondersteuning financiële administratie 27.000 Euro ( zie ook Email Michel van Raaphorts 14-02-2002)
· · · (
inrichting server ringcentrale 46.000 Euro 0.2 fte gedurende 6 maanden afdeling T&I 2.200 Euro werkzaamheden door derden afdeling T&I 24.000 Euro zie ook Email AO 18-02-2002)
Voor de tijdelijke uitbereiding systeembeheer en de bevordering van mobiliteit en scholing heeft de OC nog geen bedragen ontvangen. De OC heeft een aantal kanttekeningen. De ondersteuning van de financiële administratie kwam in het lijstje van 18 december niet voor. De OC ziet dan ook geen reden om dit bedrag nu toe te kennen. Wel doet ze de suggestie om het structurele geld dat nog over is hiervoor te gebruiken. LV zoekt deze mogelijkheid uit. De inrichting van de server van de ringcentrale kan wat de OC betreft worden uitgevoerd. PD vraagt zich af of hiermee het systeem werkt. LV bevestigt dit, er zullen hiervoor geen verdere claims worden gedaan op de herbezettingsgelden. De voorstellen voor de opvang van piekwerkzaamheden bij de afdeling T&I zijn voor de OC moeilijk te beoordelen. Graag zou de OC eerst het eerder toegezegde plan ontvangen met een toekomstvisie voor de afdeling T&I en hun bezetting. LV zal Leen Goud hier opnieuw om vragen. 7. Besteding arbeidsvoorwaardengelden LV doet tijdens de vergadering het voorstel om de helft van de kosten van het Lustrum hieruit te betalen (25.000 Euro). De OC heeft hier geen probleem mee. Ook blijft de eerdere afspraak staan dat elk personeelslid een eenmalige gratificatie van 50 Euro krijgt ter ere van het jubileum. Dit betekent dat samen met de reservering van de pot "bewust belonen" het geld van 2001 en 2002 dan op is. Vanaf 2003 komt er elk jaar 45000,- Euro in dit potje bij waar nog een structurele bestemming voor moet worden bedacht. 8. Bezuinigingen LV deelt de bezorgdheid van de OC rond de stand van zaken bibliotheek niet. LV verzekert de OC dat de huidige situatie (1 informatiespecialist, 2 bibliothecarissen) blijft bestaan. PD merkt op dat reorganisatie soms de beste oplossing is voor het realiseren van doelstellingen, ook omdat een deel van de kosten dan uit andere middelen kan worden gehaald. De bezuinigingen rond de afdeling T&I zullen door Leen Goud (in overleg met de centrum directeuren) verder worden uitgewerkt. De OC meldt dat natuurlijk verloop in dit geval wel erg grote gevolgen heeft voor de
werkdruk en de functie-inhoud van de overgebleven medewerkers van de afdeling T&I. Er zijn nu al knelpunten merkbaar voor de werkgroepen. LV geeft toelichting op de taakstelling die de centrumdirecteuren hebben gekregen. Elke centrumdirecteur zal in 2003 1 ton moeten bezuinigen. Het strakke vacaturebeleid (kritisch kijken naar invullen vrijgekomen functies en het weghalen van restjes fte's bij de werkgroepen) heeft al veel geld opgeleverd waardoor de begroting van 2002 op nul uitkomt. 8b. ARBO-jaarverslag HU meldt dat de OC het Arbo-en Milieu Activiteitenplan 2002 (gisteren) heeft ontvangen. Omdat dit verslag al door de Arbo-commissies is bekeken gaat de OC zonder verdere bespreking akkoord. Wel zou de OC volgend jaar graag een samenvatting krijgen met de belangrijkste beleidsbeslissingen bijvoorbeeld naar aanleiding van de bespreking van het verslag in het DO. Het SMT-jaarverslag volgt nog. 9. Zelfevaluatie Is al behandeld naar aanleiding van de notulen. 10. Stagevergoedingen stagiaires/studenten Is al behandeld naar aanleiding van de notulen 11. Rondvraag PD: In het mt-verslag van het CEMO (nr. 136-A) hebben we kunnen lezen dat NIOO-thema's hier geen prioriteit krijgen. Hoe zit dit? LV: Ongelukkige formulering, Het CEMO zit gewoon erg vol met nieuwe projecten maar blijft altijd geïnteresseerd om met CL en CTO mee te doen. PD: Wat is de stand van zaken rond de centralisering CL/CTO en de verhuizing naar Wageningen? LV: Er wordt binnenkort een besluit genomen of het NIOO verder meedoet door een business-plan te mogen indienen. Als hier geen geld voor nieuwbouw uitkomt wil het NIOO besluitvorming van KNAW over huisvesting CTO in de toekomst. PD: In de NIOOscoop nr. 36 staat een notitie van Michel van Raaphorst waarin een opmerking over het vernieuwingsfonds. Hierin staat dat slechts 3 vernieuwingsfondsaanvragen betrokken zullen worden bij de bezuinigingen. De OC is hier blij mee. LV: De drie toegekende bijdragen uit het vernieuwingsfonds worden betrokken bij de bezuinigingen. Het eerste NIOO-thema is al ingediend maar er is nog geen toewijzing. Dit thema zal doorgaan, ook al wordt het niet toegekend. Een toekomstige toewijzing uit het vernieuwingsfonds voor de werkgroep RE zal tevens worden gebruikt voor bezuinigingen omdat
deze groep al veel extra geld heeft gekregen. PD merkt op dat dit niet erg motiverend is om nieuwe vernieuwingsfonds-aanvragen te doen als deze systematiek wordt voortgezet. CK: Kunnen de OC-leden waarvoor voor 2002 geen compensatie-afspraak gemaakt is, deze nu alsnog indienen? LV: Op basis van goede plannen zal zij deze bekijken. HH: Worden projectreserves per project of per jaar afgerekend? AO: Verliezen per jaar, winsten per project, dit zal terug te vinden zijn op de jaarrekening. 12. Sluiting De vergadering wordt om 15.30u gesloten De volgende vergadering zal zijn op maandag 15 april om 11.00u te Yerseke. Naast de reguliere vergadering zal dan ook de jaarrekening en de voorjaarsnota 2002 worden besproken.
