NOTULEN VAN DE OC VERGADERING VAN HET NIOO Aanwezig: L.E.M. Vet (LV), A.M.A. van Oploo (AO), M.J.J. van Raaphorst (MR), J.H.B. Turin (HT), M. Bär-Gilissen (MB), H.J. Uittenhout (HU), P. Drent (PD), Marcel Klaassen (MK), H.Hummel (HH), A.C. Kerlen-Mateman (AK), J.A. Wijnholds-Vreman (AW) Afwezig: K. van Oers (CO) Datum: Donderdag 20 maart 2003 Tijd: 13.00 uur Locatie: CL, Nieuwersluis
1. Opening HH zit voor. LV zal later komen. MR is bij deze vergadering aanwezig voor de bespreking van de jaarrekening en voor de overdracht van het OCoverleg tijdens de afwezigheid van LV. 2. Vaststelling agenda De jaarrekening wordt eerst besproken in verband met de latere komst van LV. 5. Jaarrekening
Pagina 1 OC: Punt 3a) Wat is "de salarismaatregel". MR: De compensatie van de CAO vanuit de KNAW.
Pagina 2 OC: Boven aan deze pagina staat een tabel met begroting 2002 en realisatie 2002. Het verschil (9 ton) is erg groot. Hoe kan dit? MR: 3 à 4 ton hiervan is te verklaren door hogere salariskosten, dit ondanks de eerder genoemde compensatie vanuit de KNAW. OC: Is dit niet te begroten? MR: Nee, dit is afhankelijk van de CAO. Naar aanleiding hiervan: MR: De CAO-compensatie wordt niet verwerkt op werkgroepniveau. De werkgroepen krijgen dus geen compensatie voor de wisselplaatsen. OC: Onder de tabel staan de vacatures van van Tienderen en Herman genoemd. Worden deze niet twee keer gebruikt in de bezuinigingen? (1 keer algemeen en 1 keer als de opdracht van de centrumdirecteur (1 ton)) MR: Bij volledige bezetting van alle vacatures zou er een tekort ontstaan van k€ 114.6. Dit tekort op de begroting was acceptabel vanwege de openstaande vacatures. Zolang deze vacatures blijven bestaan leveren deze geld op. In 2002 heeft dit voldoende geld opgeleverd. Het niet
invullen van deze vacatures is voldoende voor de taak van de centrumdirecteur. De bezuinigingen gaan meespelen vanaf 1 januari 2003. Op de jaarrekening 2003 zal blijken of dit voldoende is geweest.
Pagina 3 OC: Wat opvalt bij de grafiek is dat de directie meer budget heeft dan "het onderzoek". MR: Dit komt omdat vanuit budget directie ook energiekosten, etc. betaald moeten worden.
Pagina 6 MR: De grafiek heeft alleen betrekking op materieel krediet. OC: De opmerkingen onder de grafiek zijn niet erg volledig en objectief. Waarom niet bijvoorbeeld MTI in dezelfde regel noemen als ES en ME? MR: Correcties op deze cijfers zijn nog mogelijk n.a.v. de gesprekken met de MT's op de vestigingen.
Pagina 7 OC: Zoals eerder afgesproken met de OC moet het overschot op het lustrumbudget dat uit de pot bewust belonen is betaald naar ratio teruggaan naar deze pot. OC: Waar is het scholingsbudget gebleven? MR: De k€60,- die op de reguliere begroting staat gaat op en wordt dus niet vermeld. Het eenmalige extra bedrag van de KNAW (k€55,-) staat vermeld als inzetbaarheidsimpuls op pagina 11.
Pagina 8 OC: Hoeveel is kosten bureau totaal? MR: k€52,OC: Het valt op dat alle diensten behalve PR over het budget zijn heengegaan. MR: Bij BD is geen compensatie mogelijk via bijvoorbeeld het potje wisselplaatsen. Ook moeten in de laatste maanden van het jaar toch nog kosten worden gemaakt ook als het geld op is. OC: Is het budget verhoogd? MR: Nee, aan iedereen is de opdracht gegeven om te proberen binnen het budget te blijven. Er is geen reden om aan te nemen dat dit niet lukt.
Pagina 9 OC: De alinea "samenvattend" is erg positief (...groeiend overschot...) MR: Ook de werkgroepleiders hadden hier moeite mee. Bepaald onderzoek is niet of minder goed uitgevoerd omdat er minder geld was. Uit deze cijfers mag dus niet de conclusie worden getrokken dat er geen problemen zijn rond materieel krediet. LV komt binnen. OC: De getallen over externe financiering zijn een samenvatting. Hoe is de verdeling precies? (Deze vraag is ook vooraf schriftelijk gesteld) MR: Deze gegevens zijn niet relevant voor de jaarrekening. Het MT van elk centrum mag zelf beslissen welke procedures er gevolgd worden rond projecten (bv. reserves wel of niet binnen werkgroep) OC: Waarom is het saldo van het CEME zo laag?
MR: Intergraal managment: de centrumdirecteur kan bijvoorbeeld niet toegekende apparatuur uit het instituutsbudget kopen uit de projectreserves. Dit wordt dan als projectkosten geboekt. OC: Maar wat is dan NIOO en wat is CEME? MR: De 20 % exploitatie van projecten wordt gebruikt voor gas, water, etc. Er is nu een diskussie in het directieoverleg of niet ook bv. afschrijving van apparatuur en personeelslasten moeten worden doorberekend.
Pagina 11 OC: Is het geld al binnen wat genoemd wordt bij de post: "de jaren tellen"? MR: Ja, er is met terugwerkende kracht gedeclareerd tot 1995. Het wordt bewust vermeld als een bestemde reserve en voorstellen moeten dus via de directie worden ingediend. OC: Wat is er uitgegeven uit de posten medenzeggenschap en herbezettingsgelden? MR: Uit het medezeggenschapsfonds zijn de aanvragen voor vervanging en reiskosten betaald. Het hogere bedrag dat nog openstaat bij de herbezettingsgelden (k€159,- i.p.v. k€ 50,-) is o.a. ontstaan als gevolg van het niet doorgaan van een dakpansconstructie. OC: De OC verwacht voorstellen voor besteding van dit bedrag.
Pagina 11/Pagina 22 MR: De getallen op Pagina 22 geven de kortingen op de reserves weer. OC: Waarom wordt er k€ 66,- ingehouden voor projectcoördinator? MR: Dit is conform de wens van de directie van het CEME. OC: En bij de ringcentrale? MR: De reserve van de ringcentrale bestaat vooral uit voorraaden, o.a. ringen. Verliezen kunnen alleen worden afgeboekt zolang er voldoende vermogen aan ringen is. OC: Wat is de betekenis van "bestemde reserve"? MR: De persoon die beslissingsbevoegheid heeft (werkgroepleider, projectleider, centrumdirecteur, etc.) mag beslissen wat er van de bestemde reserves wordt afgeboekt. Het is niet de bedoeling dat er tussen de verschillende bestemde reserves wordt afgeboekt.
Pagina 12 OC: Is er beleid rond de verlofsaldi? LV: Er wordt van alles gedaan om te stimuleren dat mensen verlof opnemen. Helaas helpt dit weinig. Het blijft een aandachtspunt.
Pagina 18 OC: Er staat dat de OC moet instemmen met de besteding van k€400,-. Zelf komt ze maar op k€348,- (medezeggenschap, arbeids-voorwaarde, herbezett.). Welke post is vergeten? MR: Geen, k€400,- was een schatting. Bezuinigingen De OC had om een apart overzicht gevraagd. Ze vraagt zich af wat de stand van zaken is. LV zegt dat dit pas zal blijken uit de jaarrekening 2003.
3. Mededelingen Geen. 4. Notulen overlegvergadering 19 december 2002
Tekstueel: Al gedaan.
Naar aanleiding van: AO melt dat er bij het RIKZ inderdaad erg veel bezuinigd moet worden. Ondanks dat is er voor de 3 mensen van het NIOO aan wie ontslag was aangezegd in ieder geval een tijdelijke oplossing gevonden binnen het NIOO. De ontslagen zijn daarom ingetrokken. 5. Voorjaarsnota 2003 Ter kennisgeving door de OC ontvangen. 6. Proefschriftenregeling Door de OC is bij de directie een voorstel gedaan. LV meldt dat ze in het laatste werkgroepleidersoverleg over de proefschriftenregeling heeft gesproken. Hier is uit naar voren gekomen dat er veel verlengingen van contracten zijn. Dat kan alleen als er in de ogen van LV goede reden voor is. Deze moeten uit het werkgroepbudget worden betaald. De werkgroepleiders willen volgens LV dus liever bezuinigen op de proefschriftenregeling. LV stelt voor dat alleen nog een tegemoetkoming in de kosten van het boekje blijft bestaan. De OC is erg ontevreden over de gang van zaken en kan hier zeker niet mee akkoord gaan. AO stelt voor om het voorstel van de OC aan de werkgroepleiders voor te leggen. Daarna zal LV met een nieuw voorstel komen. 7. Evaluatie OC en verkiezingen LV heeft de evaluatie gelezen. Ze vindt dat de procedures rond PVP en de bezuinigingen juist zeer zorvuldig en correct zijn verlopen. Haar mening zal worden toegevoegd aan de evaluatie. Verder zal de OC de evaluatie op NIS plaatsen. (Aanklikken om te bekijken.) De OC vindt het belangrijk dat de nieuwe OC (zitting vanaf 4 april) in ieder geval twee vergaderingen zal hebben tijdens de afwezigheid van LV, dit om onnodige problemen te voorkomen. LV zal dit aan Dhr. Heip mededelen. 8. Voorstel besteding arbeidsvoorwaardengelden 2003 De OC komt met het volgende tegenvoorstel: 50 % van het geld blijft gereserveerd voor bewust belonen. De rest van het geld kan besteed worden aan vervanging ouderschapsverlof en vervanging bij langdurige ziekte. Het geld kan alleen als aanvulling worden gebruikt en niet als vervanging van reeds beschikbaar geld. Er zal een toetsing plaatsvinden na 2 jaar, net als gebeurt voor bewust belonen (schaal, vestiging, man/vrouw). Dan zal bekeken worden of deze regeling
zal worden voortgezet. De OC en de directie gaan beide akkoord met dit voorstel. AO zet een en ander op papier. De OC kan zich vinden in een andere besteding van de ouderjaarsbonus, zolang het geld maar rechtstreeks ten goede komt aan het personeel (bv. Een feest) 9. Voorstel organisatie-verandering bibliotheek/ICT Er wordt door LV nogmaals met klem ontkend dat de bibliothecaris van het CEME onder BD valt. Er heeft geen organisatieverandering plaatsgevonden. Vanwege bijzondere omstandigheden is er op dit moment geen overleg binnen het DO over deze zaken. 10. Voorstellen aanstellingen op Bureau Diensten Naar aanleiding van een bericht via de Email van 5 februari 2003 van LV en een daaropvolgende briefwisseling tussen OC en LV is dit punt op de agenda gekomen. Er wordt besloten om de brief van LV van 3 maart 2003 punt voor punt door te nemen.
Hoofd financiële administratie LV ligt toe dat er zo snel een advertentie is verschenen doordat LV graag zelf betrokken wilde zijn bij de selectieprocedure. Het is echter nu al duidelijk geworden dat er een nieuwe procedure gestart zal worden in september. De OC was verbaasd om te zien dat er voor 0.8-1.0 fte werd geworven terwijl na de reorganisatie topstructuur is afgesproken dat deze functie 0.5 fte zou zijn. LV vertelt dat door de groei van externe projecten en verplichte wijzigingen van de KNAW er steeds meer werk komt. Het is dan ook de bedoeling dat de extra 0.3 fte uit de saldo overhead van de projecten betaald gaat worden.
Hoofd techniek en infrastructuur LV zegt dat de tijdelijk overbezetting van 0.5 fte echt tijdelijk is en maximaal 3 jaar is.
Managmentassistent CEME Ook hier is sprake van overbezetting. Met de centrumdirecteur van het CEME is afgesproken dat secretariële ondersteuning betaald moet worden uit het budget van de centrumdirecteur of uit de overhead van de projecten.
Assistentie P&O De OC vraagt zich af waar de stagaire die door de KNAW werd betaald is gebleven. Deze is weer terug naar de KNAW vanwege ongeschiktheid. LV gaat er vanuit dat er geld komt van de KNAW om iemand aan te stellen. De vraag is nog of het NIOO het geld krijgt en zelf iemand mag aanstellen of dat er iemand vanuit de KNAW herplaatst moet worden in verband met
de verandering van de organisatiestructuur van de KNAW. Hier is dan ook het wachten op.
Webmaster De OC denkt dat 0.6 fte voldoende zou moeten zijn voor deze functie. LV licht toe dat het de bedoeling is dat deze functie meer inhoud krijgt dan de huidige functie medewerker internet. Er zal zeker een deel technische coördinatie bijkomen. De nieuwe functieomschrijving zal bij de OC komen. LV erkent dat de formulering in de brief in dit stuk niet erg gelukkig is. Er zal op een zorvuldige manier en volgens de juiste procedures met deze zaak worden omgegaan. De OC zal dit op de voet volgen. De OC vindt het een goede ontwikkeling dat als er extra personeelskosten moeten worden gemaakt voor de externe projecten, dat dat dan ook hier uit betaald wordt. De OC heeft samen met LV het gevoel dat er binnen BD nog een efficiëntieslag gemaakt zou kunnen worden, maar dat door de lopende zaken hier geen tijd voor is. MR benadrukt dat het misschien ook tijd wordt om een beslissing te nemen over welke taken wel of niet moeten worden uitgevoerd door BD danwel bepaalde taken weg te halen bij BD en deze decentraal te laten uitvoeren. De OC denkt in tegenstelling tot LV en MR dat dit niet intern op te lossen is omdat men te druk is met de uitvoering van taken en geen tijd heeft voor heroriëntatie. 11. Project Helpdesk De OC vindt het jammer dat ze dit stuk niet van LV heeft ontvangen. LV ziet geen reden om de OC dit stuk te geven. De OC vindt het logisch dat, als er een initiatief wat mede door haar toedoen is opgezet en betaald, wordt afgerond met een rapport, dat ze dat ontvangt. Ook de beargumenteerde conclusies van de directie en de akties die hierop volgen had de OC graag ontvangen. LV vertelt dat dit stuk lang geleden in het DO is geweest en dat er niets met de conclusies wordt gedaan. Er is geen geld voor een extra helpdeskmedewerker en ook geen ruimte om hier iemand voor vrij te maken. 12. Sabbaticalregeling AO haalt het voorstel weer van tafel: het huidige voorstel is op onderdelen in strijd met de CAO. Mogelijk komt er een nieuw voorstel danwel een beleidsformulering. 13. Verhuizing naar Wageningen De OC zal een brief schrijven aan de directeur van de KNAW naar aanleiding van het stuk: Voorstel van het Dagelijks Bestuur van de KNAW van 4 februari 2003 voor de instelling van een Commissie Nieuwbouw NIOO Wageningen. LV heeft vragen gekregen van de directie van de KNAW vanuit de OR. LV ligt toe dat het voorstel een concept is. Ze denkt dat de commissie voor haar vertrek klaar is. Anders zal Hans van Veen haar vervangen. Verder vertelt ze dat de werkgroepleiders uit Nieuwersluis ook een brief aan de KNAW hebben gestuurd.
14. Plan van aanpak POP De OC heeft nog geen stuk ontvangen. AO ligt de stand van zaken toe. · AO heeft een voorstel gedaan tot het opstellen van een projectgroep. Hiervoor heeft hij ook HH als OC-lid benaderd. HH heeft gereageerd dat er eerst een nieuwe OC moet zijn. · AO is bezig met een concept plan van aanpak dat door deze projectgroep zal worden bekeken. · De voorlichting voor leidinggevenden is inmiddels geweest, de data voor voorlichting voor de rest van het personeel zijn inmiddels bij AO bekend. · De afspraak met de KNAW is nog steeds dat het NIOO een pilot-instituut is en dat er voor 1 mei een plan ligt, inclusief akkoord van de OC. 15. Rondvraag HH bedankt de OC. LV doet dit ook. Ze bedankt AK voor het maken van de notulen de afgelopen periode. Ze benadrukt dat het overleg misschien niet altijd even gemakkelijk gaat maar wel in een goede sfeer. In haar visie dient de OC vooral het personeelsbelang en bewaakt de procedures. Dit zijn niet altijd dezelfde belangen als de directie. Volgende vergadering: Er is geen volgende vergadering gepland. De huidige OC heeft zitting tot 3 april 2003.
