NOTULEN CENTRALE OUDERCOMMISSIEVERGADERING d.d. 9 februari 2011 Aanwezig: DEK
Johan Lammers, voorzitter
KWS
Maaike Uttien, vervanging voor voorzitter
BLO/JOS
Marije Bloemendal, voorzitter
BEA
Hanny Driessen
JUL:
Paul Lauryssen, voorzitter
TIJO:
Sonja Sars, voorzitter Barbara Brouwer
DON BSO
Pien Hengeveld
BPO:
Roger Muuse en Sandra Vlaar
Afwezig met afbericht: BIS
Peter Jacobs, voorzitter
CRUA/B KDV Masjenka Borghardt, voorzitter DONKDV: Marjolijne Verschuur, mede-voorzitter, de opmerkingen die zij vooraf hebben gegeven, zijn meegenomen in de notulen. REG:
Roos Groeneveld, voorzitter
BOS:
Esther Bekker, voorzitter heeft zich terug getrokken
CRUB BSO:
Anna Eelhart, voorzitter heeft zich terug getrokken
ICA Opening: Er zijn een aantal nieuwe voorzitters aangeschoven, gezien de wisselingen binnen de verschillende oudercommissies. De oudercommissie van de bso in Heemstede heeft zich in zijn geheel terug getrokken en de voorzitter van de locatie bos en duinschool heeft zich ook terug getrokken. Deze laatst genoemde oudercommissie blijft wel in zijn geheel functioneren. Naar aanleiding van vorige notulen: Op zowel 1 september 2010 en 6 oktober 2010 heeft er een overleg plaats gevonden. De notulen van 1 september zijn op 6 oktober niet doorgenomen, daar het onderwerp van de agenda op 6 oktober het prijsvoorstel is geweest. Beide verslagen worden goed gekeurd, een aantal onderwerpen komen terug op de agenda.
Hierbij wordt ook aangegeven dat het klanttevredenheidsonderzoek 10 februari naar alle ouders wordt verstuurd. De input vanuit de oudercommissies is grotendeels verwerkt. Er is gekozen voor een algemene enquete voor alle doelgroepen, waarbij voor de logistieke verwerking is gekozen om aan het einde van de enquete de optie te geven voor specifieke opmerkingen. Er zal na de verwerking een terugkoppeling worden gegeven. Protocollen nav ontuchtzaak De betreffende protocollen worden doorgenomen waarbij de meegezonden aandachtspunten vanuit Les Petits als uitgangspunt zijn genomen. Hieronder volgen per protocol de opmerkingen tijdens de vergadering. Deze opmerkingen worden naast de aandachtspunten van Les Petits meegenomen in de aanscherping van deze protocollen 1. Kindermishandeling; benadrukken dat naast de jaarlijkse observatielijsten, t.a.t. aanvullende observaties worden gedaan bij het vermoeden van kindermisbruik. Op pagina 15 een nuance aanbrengen in de objectiviteit van het geslacht dat gewelddadig gedrag vertoont maar ook ontvangt. (oc don kdv) 2. Kindermishandeling door medewerker; Les Petits dient het vertrouwen te krijgen om een inschatting te kunnen maken naar de ernst van het soort ongewenst gedrag en de gevolgen die het heeft. Een oudercommissie dient ook betrokken te worden bij een dergelijke situatie. In sommige gevallen worden zij wel volledig op de hoogte gebracht, waarbij de afweging wordt gemaakt of de privacy van de betreffende medewerker zwaarder weegt. Het woord “schorsen” zal worden aangepast in “vrijstelling van werkzaamheden”. Dit kan namelijk ook juridische gevolgen hebben. 3. Veilig slapen; veiligheidsmaatregelen in bed, suggestie van oc don kdv is om aanvulling te geven aan de zin “kussens, zachte hoofd- en zijwandbeschermers, tuigjes, (speen)koorden, knuffels en kleding met touwtjes, slabben en dekbedden worden niet toegestaan in bed” tenzij ouders daar expliciet toestemming voor hebben gegeven. Deze aanvulling willen wij ter discussie stellen, wordt vervolgd. 4. Pedagogisch beleid; geen opmerkingen. Overigens wordt wel aangegeven binnen de COC dat de aandachtspunten goed zijn om op te nemen. Ook is het een prettig idee om meer achtergrond informatie te hebben van onze keuze in dit beleid. 5. Gedragscode; * De slaapfeesten voor de buitenschoolse opvang moeten in een aparte bijlage worden benoemd waarin de randvoorwaarden voor dergelijke feesten zijn beschreven. * Representativiteit: het dragen van hoofddoekjes is toegestaan, mits het functioneren van de medewerker en de contacten met kinderen en ouders niet worden belemmerd. 6. Werving & Selectie; * de referenties moeten standaard (ook bij stagiaires, mede via opleiding)worden gevraagd. Hiervoor zal een gestandaardiseerd lijstje moeten worden gebruikt om de objectiviteit te kunnen waarborgen.* de VOG dient altijd voor ingangsdatum contract ingeleverd te zijn. 7. Checklist pedagogisch medewerker in opleiding; aanvulling (oc don kdv)is dat het deurbeleid wordt gehanteerd: de buitendeur is altijd gesloten en wordt pas geopend als een pmér heeft gecontroleerd wie er naar binnen wil.
Ontwikkelingen algemeen • •
• •
•
•
•
•
•
Locatie van Lennepweg in Aerdenhout, de opening heeft inmiddels op 10 februari plaats gevonden. Locatie Henk Lensenlaan in Vogelenzang, per januari 2011 is de peuterspeelzaal overgenomen en op dezelfde locatie is een bso voor 20 kinderen gestart. Deze opening en tevens ouderavond zal op 6 april plaatsvinden. Nieuwe locatie “landje van Riessen”, er is vertraging opgelopen door de gemeente. Locatie Beatrixschool: het huidige lokaal in de school is nodig voor de school zelf en de mogelijkheden worden bekeken om op de plek van de fietsenstalling naast het huidige speelplein een locatie te bouwen, zonder afbreuk te doen aan het aantal vierkante meters van het speelplein. De aanbouw voor de anderhalve verticale groep op de Regentesselaan is gaande, dit verloopt voorspoedig. Het uitbreiden van het aantal kinderen zal per 1 april worden gerealiseerd. Het realiseren van een webportal voor ouders wordt in ieder geval uitgesteld naar de 2e helft van 2011. Dit mede omdat ons huidige planningssysteem Kocon het CRM systeem (klanten contacten opvolgsysteem) nog niet geoptimaliseerd heeft naar de wensen van Les Petits. Het streven is om dit voor de zomer van 2011 wel gerealiseerd te hebben. Ontwikkeling Kinderopvang; mede door de verwachte financiele veranderingen vanuit de overheid, zal de prijsstijging dit jaar in een vroeg stadium besproken worden met de centrale oudercommissie. Scansysteem; alle kinderen zullen bij binnenkomst, via daglijst met code, gescand worden. Dit is gekoppeld aan ons personeelssysteem, waardoor het kindleidsterratio inzichtelijk is. Dit is met name voor ons en de GGD een meetmoment of we ook voldoen aan de maximale afwijking van 3 uur van het kind-leidsterratio. Ziekteverzuim; dit percentage (6,9%)is in 2010 extreem hoog geweest. Dit item wordt een algemeen speerpunt binnen Les Petits voor 2011.
Besluitvormend 4. Beleid individuele oudercommissie Vanuit Les Petits is een voorstel gedaan om een aantal punten in dit beleid te wijzigen en/of aan te passen. Naast dit voorstel wat is besproken, worden de hierna genoemde wijzigingen ook mee genomen. Blz 2 het stukje omtrent het maken van de nieuwsbrief er uit halen, daar dit niet van toepassing is op de oudercommissie. • Het stuk om aan te vullen 7.1 in zijn geheel naar punt 10 zetten, facilitering oudercommissie. • Aanvulling punt 7.1 2e puntje: “die invloed hebben op het functioneren” • Aanvulling punt 7.1 4e puntje: de oudercommissie wordt van tevoren op de hoogte gebracht, “indien mogelijk”. Het handelen hierin mag geen vertraging oplopen, indien dit risico’s met zich meebrengt. • Aanvulling punt 7.1 5e puntje: tijdslijn opnemen in de te sturen informatie. • Punt 11 niet laten vervallen, het woordje “nodige” kan wel vervallen. Voorstel vanuit oc don kdv •
Bij punt 2 toevoegen het puntje: “het geven van gevraagd en ongevraagd beleidsadvies”. • Bij punt 2 toevoegen het puntje: “het organiseren van aanvullende activiteiten voor kinderen en ouders”. Het voorstel is om een bijlage aan dit beleid te voegen in de vorm van het organiseren van ouderavonden en feesten al dan niet in samenwerking met de oudercommissie. Op dit moment zijn we intern bezig deze vast te stellen en zal dan ook worden opgenomen in dit beleid. •
Meningsvormend beleid 5. Beleid centrale oudercommissie Dit beleid zou ter tafel worden uitgedeeld en toegelicht. Er is een voorstel voor aanpassing gemaakt door Les Petits in samenwerking met de oudercommissie van de locatie KWS. Dit voorstel heeft als uitgangspunt om bepaalde onderwerpen die structureel binnen de COC worden besproken meer lading en inhoud te geven en uitleg waar deze uitgangspunten op gebaseerd zijn. Uiteraard blijven deze punten t.a.t. bespreekbaar binnen de COC. Daar de (vervangend) voorzitter van de KWS onverwachts niet aanwezig is, zal dit punt naar een volgend overleg worden verplaatst. Een ieder gaat akkoord. 6. Loopbaan- en doorstroombeleid Dit concept in een start van een beleidsstuk die meer inzichtelijkheid geeft voor zowel ouders als medewerkers. Er wordt binnen Les Petits gewerkt sinds een jaar gewerkt met competentiemanagement . Het doel is om de competenties per medewerker in kaart te brengen en de verschillende competenties meer in balans te brengen met betrekking tot het werken op de groepen. Dit competentie beleid zal dan nog een aanvulling worden op het loopbaan- en doorstroombeleid. Dit zal ook in overleg met de OndernemingsRaad en de COC gaan plaatsvinden. Dit concept wordt door de COC als een goed uitgangspunt gezien. Een suggestie vanuit de oc blo/jos is om een beloningssysteem in te voeren voor medewerkers die langere tijd op 1 groep werken, zodat op deze manier hun loyaliteit hierin beloond kan worden. Deze suggestie zal intern worden besproken en weer worden teruggekoppeld. 7.Wat verder ter tafel komt Sandra: binnen Les Petits hanteren we een voedingsbeleid. Hierin is vastgesteld dat we van dit voedingsbeleid per kind afwijken indien er een medische verklaring wordt afgegeven door de ouders, waaruit blijkt dat dit voor het betreffende kind noodzakelijk is. In de praktijk blijkt dat er al meer afwijkende vragen van ouders komen, mede ook door bepaalde (geloofs)overtuigingen. De vraag is in hoeverre we als Les Petits uitzonderingen maken op het beleid. Binnen de COC wordt unaniem besloten dat er alleen uitzonderingen worden gemaakt voor die kinderen, waar een medisch verklaring voor is afgegeven door de ouders. 8.Rondvraag Barbara: benoemt de verkeersveiligheid op de van Lennepweg op het tijdstip dat de school open gaat. De vraag is of we dit als directie van Les Petits in samenwerking met de
directie van de Tijo van Eeghenschool, middels een brief, onder de aandacht van de gemeente willen brengen. Roger geeft ook aan dat de parkeerplaatsen op ons terrein moeten worden ingericht en dat wellicht ook voor een betere doorstroming zal zorgen. Uitgangspunt is wel om dit onderwerp gezamenlijk in te dienen bij de gemeente. Sonja: vraagt naar een overzicht met betrekking tot feesten en ouderavonden op de locatie. Zoals al eerder in de vergadering benoemd, zal dit als bijlage bij het beleid individuele oudercommissie worden gevoegd. Sonja vraagt ook of het een optie is om met codes te werken, als het gaat om toegang bieden voor de ouders op de vestigingen. Wij geven aan dat dit onderwerp al eerder is besproken, naar aanleiding van het “Belgie incident”. Binnen Les Petits werken we met cameratoezicht of een deursysteem waardoor gesproken kan worden( uitzondering locatie Regentesselaan). Deze keuze hebben we naar aanleiding van het Belgie incident gemaakt, waarbij we zeker de verschillende opties hebben bekeken en onderzocht. De volgende vergadering gepland op woensdag 15 juni valt in een vakantie. Het voorstel is om deze datum aan te passen. Paul vraagt naar aanleiding van het incident van het “groene busje” of we als organisatie een afstemming omtrent communicatie hierin met andere collega organisaties of scholen hebben. Dit is niet het geval, maar dit incident geeft wel reden om deze samenwerking op te zoeken. Wij zullen hier als organisatie een initiatief innemen. De volgende vergadering zal, na datum goedkeuring, zijn op woensdag 8 of 22 juni, locatie nog onbekend.
Actielijst Uitvoerder
Activiteit
Streef datum
Sandra Sandra Irene
Aanpassen overzicht gegevens voorzitters Verwerking kto terugkoppeling Aanpassen opmerkingen tav protocollen na goedkeuring notulen Realiseren webportal/crmsysteem/scansysteem
Feb Maart April
Les Petits Irene Irene Directie Directie Intern Directie/COC Intern
Voedingsbeleid verduidelijken als het gaat om afwijkend voedingsgedrag Aanpassen oc-beleid en aanvulling feesten/ouderavonden Versturen brief gemeente ivm verkeersveiligheid van Lennepweg Communicatie collega-organisatie bij regio gebonden incidenten Mening uitspraak veilig slapen/beloningssysteem Coc beleid op agenda Uitgangspunten prijsstelling 2012
Loop- en doorstroombeleid uitbreiden met invoering/uitwerking competentiemanagement
Status
Betrokken partijen
Medio nov Maart April feb Maart April Juni
OR/CO
Juli
OR/COC/ CO
Adviespunten sinds de Nieuwe Wet 2005 voor de (centrale) oudercommissie(s) Beleid
Beslissing
Datum
1.Beleid individuele oudercommissie
akkoord
juli 2005
2.Beleid centrale oudercommissie
akkoord
juli 2005
3.”Zelfstandig” buitenspelen oudere kinderen
alleen onder toezicht groepsleiding
juli 2005
4. Aanpassing ziektebeleid, toepassing paracetomol
i.o.m. ouders
juli 2005
5. Prijsstijging 2006
akkoord
juli 2005
6. Protocol wissels en extra dagen
akkoord
januari ‘06
7. Invoeren studiedag medewerkers
akkoord
juli 2006
8. Verstrekken warme maaltijden
advies
nov. 2006
9. Algemeen ziektebeleid
akkoord
nov. 2006
10Prijsstijging 2007
akkoord
nov. 2006
11.Klanttevredenheidsonderzoek
advies
nov. 2006
12.Structurele overboeking
advies/akkoord
nov. 2006
13.Plaatsingsbeleid
akkoord
nov. 2007
14.Voedingsaanbod
akkoord
juni 2007
15.Richtlijnen overleg oc en bpo
akkoord
juni 2008
16. Partners van medewerkers in oc
akkoord
juni 2008
17. Procedure opvallend gedrag
akkoord
nov. 2007
18. Prijsstijging 2008
akkoord
nov. 2007
19. maximale afname studiedagen
akkoord
juni 2008
20. Uitstel pilot warm eten
akkoord
juni 2007
21. Klanttevredenheidsonderzoeken
advies
okt. 2007
22. Sportactiviteiten naast nso
akkoord
nov. 2007
23. protocol vriendjes/vriendinnetjes nso
akkoord
april 2008
24. ouderbijdrage vakanties nso
akkoord
nov.2007
25. protocol inbakeren
akkoord
april 2008
26. Pedagogisch beleid
akkoord
april 2008
27. Urenverantwoording
akkoord
aug. 2008
28. Prijsstijging 2009-09-12
akkoord
nov.2009
29. Aanpassing protocol extra wissels
akkoord
feb.2009
30. Protocol Privacy
akkoord
feb.2009
31. Klachtenprocedure
akkoord
feb.2009
32. Medicijnbeleid
akkoord
mei2009
33. Huisregels
akkoord
maart ‘09
34. Uitgangspunten warm eten/pilot
evaluatie
35. plaatsingsvoorwaarden
akkoord
mei 2009
36. protocol te laat afmelden/halen
akkoord
sept2009
37. activiteitenbeleid
akkoord
feb2010
38. prijsstijging 2010
akkoord
nov2009
39. tegoedbonnen/prijsstijging 2011
akkoord
okt 2010
40.borstvoedingsbeleid
akkoord
april 2010
41.Pilot warm eten
akkoord
april 2010
42. protocollen tav ontuchtzaak 43. Beleid individuele oudercommissie 44. Vraagstelling klanttevredenheidsonderzoek 2011 45. Loop- en doorstroombeleid
