VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:
B. Weda
Datum: 27 januari 2015
Tel nr: 8756
Nummer: 15A.00098
Team: Juridische en Facilitaire
zaken Tekenstukken: Ja Afschrift aan:
Bijlagen:
3
C. de Jongh, M. Hanekamp, K. vd Heuvel, R. de Jongh, M. Fransen, E. v. Eijk, N. de Ridder en R. Smits
N.a.v. (evt. briefnrs.): Onderwerp: Dienstverleningsovereenkomst gastgemeente regio
Utrecht West, Inkoop en Monitoring Advies: 1. in te stemmen met de Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente inkoop Jeugd en AWBZ/Wmo Wijdemeren; 2. De burgemeester verleent aan wethouder J.I.M. Duindam zijn volmacht om de overeenkomst te ondertekenen; 3. in te stemmen met het voorstel inkoop en monitoring Utrecht West en de daarin opgenomen begroting. 4. bijgaand mandaatbesluit vast te stellen.
Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :
Portefeuillehouder: wethouder Duindam
NEE
Inl ei din g: Het College heeft medio vorig jaar ingestemd met de regionale inkoop van de transitie AWBZ en Jeugdzorg. De gemeenten SWW (Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren) met in het bijzonder Wijdemeren hebben de rol van “gastgemeente” op zich genomen. Vervolgens heeft het College er in oktober mee ingestemd om ook het contractbeheer en de monitoring regionaal te beleggen. Daarbij is reeds aangekondigd dat een nadere uitwerking hiervan in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) zou worden vastgelegd. Deze DVO wordt met het nu voorliggende voorstel ter besluitvorming aan het College voorgelegd. Daarbij is ook een nadere uitwerking van de uitvoeringsorganisatie in een inrichtingsvoorstel Inkoop & Monitoring Utrecht west inclusief een begroting van de kosten toegevoegd. Tevens is de noodzakelijke mandatering voor de medewerkers die regionaal betrokken zijn bij de inkoop opgenomen in dit voorstel. Zonder dit mandaat is het niet mogelijk om met privacygevoelige informatie van een andere gemeente te werken. De DVO, de begroting met inrichtingsvoorstel en een mandaatbesluit zijn als bijlage aan dit collegevoorstel toegevoegd.
De b ev oeg dh eid v an het co ll eg e ko mt v o o rt uit d e v ol ge nd e w e t - e n/of re ge lg ev ing: De gemeentewet, de jeugdwet, de wet maatschappelijke ondersteuning 2015, de wet bescherming persoonsgegevens en titel 10.1 van de algemene wet bestuursrecht.
Beo ogd ef fe ct: Concrete invulling van taken en bevoegdheden van de gastgemeente voor de regionale inkoop en monitoring Jeugd en AWBZ/WMO.
Ar g um ent en: 1.1 De DVO schept duidelijkheid in de uitvoering. De DVO regelt de wederzijdse verwachtingen, afspraken, rechten en plichten. Naast dat taken en producten worden omschreven, komen de gemeenten tevens processen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden overeen. Door de ondertekening van de DVO borgt de regio Utrecht West duidelijkheid voor de uitvoering in 2015. 3.1 het voorstel inkoop en monitoring Utrecht West sluit aan op eerdere besluitvorming in het College en in de regio Het voorstel voor de inrichting van Inkoop en Monitoring Utrecht West sluit aan op de besluitvorming over de regio die in oktober in het College heeft plaatsgevonden. Daarnaast is het ook conform besluitvorming in het regionaal portefeuillehoudersoverleg. 3.2 het voorstel geeft een onderbouwing van de kosten. In het voorstel voor de Inkoop en Monitoringsorganisatie staat vooral welke kosten er worden gemaakt in 2015 en hoe die zijn onderbouwd. Tevens voorziet het voorstel in een verdeling van de kosten per deelnemende gemeente naar inwonersaantal. 3.3 de personele inbreng van de gemeente wordt verrekend. De uren van het personeel die de gemeente Woerden in de regionale werkgroepen inbrengt, worden verrekend met de andere gemeenten. 4.1 medewerkers in de regio worden juridisch toegerust om privacy gevoelige informatie in te zien. Het mandaatbesluit voorziet in de juridische toerusting van de medewerkers van de inkoop- en monitoringsorganisatie om met cliëntgegevens (privacy) van inwoners van een andere gemeente om te kunnen gaan. Medewerkers zien op BSN-niveau informatie en moeten daarom worden gemandateerd.
Kan tte k eni ng: 3.1 De kosten voor Inkoop zijn afhankelijk van keuzes die nog gemaakt moeten gaan worden In het voorstel voor Inkoop en Monitoring Utrecht West zijn ook kosten voor de inkoop voor 2016 opgenomen. De omvang van deze kosten is afhankelijk van keuzes die de komende maanden gemaakt gaan worden over of en wat er (opnieuw) ingekocht gaat worden voor 2016. Uiteindelijk zal de inkoop- en
monitoringsorganisatie alleen de werkelijk gemaakte kosten bij de gemeente Woerden in rekening brengen. 4.1 Uit de taakomschrijving van diverse medewerkers blijkt niet dat het noodzakelijk is om privacy gevoelige informatie in te zien. In het inrichtingsplan staat van de diverse medewerkers een taakomschrijving opgenomen. Bij een aantal (bijvoorbeeld projectleider, beleidsmedewerkers, strategisch adviseur en inkoper) blijkt uit deze omschrijving niet dat het noodzakelijk is om privacy gevoelige informatie in te kunnen zien. Het mandateren van deze medewerkers lijkt dan niet voor de hand te liggen. De regionale projectleider heeft echter aangegeven dat vanwege de opbouwfase waar de transities nu nog in zitten de processen niet altijd lopen zoals idealiter zou gaan. Het is daarbij dus mogelijk dat diverse medewerkers privacy gevoelige informatie onder ogen krijgen (bijvoorbeeld doordat aanbieders facturen met privacy gevoelige informatie rechtstreeks naar de regio sturen). Daarom wordt het vanuit de regio van belang geacht om dit ook formeel goed te regelen en de betrokken medewerkers een mandaat te geven. Daarnaast heeft de regionale projectleider aangegeven dat, wanneer de processen goed lopen, het aantal personen dat privacy gevoelige informatie kan inzien zo snel mogelijk naar beneden wordt gebracht.
Fin an ci ën: Het voorstel voor de begroting (inkoop en monitoring) blijft binnen het begrote bedrag voor de regionale uitvoeringsorganisatie. Voor de gemeente Woerden zijn deze kosten begroot op € 75.293 (zie overzicht 3 in bijlage “Voorstel Inkoop & Monitoring Utrecht West). Deze worden geboekt op FCL 66717002 ECL 34526. Daarbij is rekening gehouden met een inzet van uren van eigen personeel ter waarde van € 101.550. De kosten zijn hoger dan oorspronkelijk begroot. Dit heeft te maken met de “inkoop” die nu ook begroot is en het tevens meenemen van een aanjager voor Jeugdzorg die zich onder meer gaat bezig houden met het managen van de regionale wachtlijsten.
Uitv o er ing : Het mandaatbesluit wordt conform de gebruikelijke wijze bekengemaakt en opgenomen in het mandaatregister.
Com mun ic at ie / Web s ite: nvt
O nde rn em ing s r aad : n vt
S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g: 14A.00395 Regionale inkoop transitie AWBZ en Jeugdzorg, 3 juni 2014 14A.00736 Regionale taken contractbeheer sociaal domein Utrecht West 14 oktober 2014
Bij l ag en: 15 i .0 0 31 5 D VO ink o op Ut rec ht W es t 1. 0 15 i .0 0 31 6 I nr ic h t in gs p l an ink o op & m on i tor i n g Utr ec ht W es t 15 i .0 0 31 7 M a nd a at b es l ui t b e vo e gd h e de n d i e ns t v er le n i ngs o v er ee nk om s t 2 01 5 I nk oo p e n m onit or i ng U tr ec h t W es t
Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente inkoop jeugdzorg en AWBZ/WMO gemeente Wijdemeren tussen gemeente De Ronde Venen gemeente Oudewater gemeente Montfoort gemeente Stichtse Vecht gemeente Weesp gemeente Wijdemeren gemeente Woerden
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN
4
Artikel 1: Begripsbepalingen
4
Artikel 2: Doel van de overeenkomst
4
HOOFDSTUK 2: DIENSTVERLENING
4
Artikel 3: Taken
4
Artikel 4: Financiering
6
Artikel 5: Organisatie van de dienstverlening
6
Artikel 6: Uitgangspunten dienstverlening
6
Artikel 7: Overdracht rechten en plichten en uitvoering door derden
7
HOOFDSTUK 3: OVERLEG, COMMUNICATIE, VERANTWOORDING EN GESCHILBESLECHTING
8
Artikel 8: Contactpersonen en overleg
8
Artikel 9: Communicatie en Geheimhouding
8
HOOFDSTUK 4: AANSPRAKELIJKHEID, LOOPTIJD, BEËINDIGING EN GESCHILLEN
9
Artikel 10: Aansprakelijkheid
9
Artikel 11: Eenzijdige beëindiging van de overeenkomst
9
Artikel 12: Wijziging overeenkomst
10
Artikel 13: Geschillenbeslechting
10
Artikel 14: Inwerkingtreding, looptijd, en beëindiging
10
Artikel 15: Publiekrechtelijke verplichtingen
10
Artikel 16: Citeerwijze
11
Pagina 2 van 11
Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente inkoop jeugd en AWBZ/WMO Wijdemeren 1. de gemeente Wijdemeren te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; hierna te noemen gastgemeente en 2. de gemeente De Ronde Venen te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; 3. de gemeente Oudewater te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; 4. de gemeente Montfoort te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; en 5. de gemeente Stichtse Vecht te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjj; 6. de gemeente Woerden te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; 7. de gemeente Weesp te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door xxxx, de heer/mevrouw xxxxx, handelend ter uitvoering van het besluit van het college van burgemeester en wethouders van dd.mm.jjjjj; elk van de gemeenten onder 2 t/m 7 hierna afzonderlijk te noemen opdrachtgever en gezamenlijk te noemen opdrachtgevers elk van de gemeenten onder 1 t/m 7 afzonderlijk te noemen partij en tezamen te noemen partijen, Overwegende dat: - De gemeenten in Utrecht West in 2014 een strategische samenwerkingsagenda zijn overeengekomen; - Uit deze samenwerking in 2014 de inkoop voor 2015 reeds gezamenlijk is gecoördineerd via een projectorganisatie die is gehuisvest in de gemeente Wijdemeren; - Dat uitbreiding van taken en nadere samenwerking noodzaakt tot het maken van goede onderlinge afspraken; Komen overeen deDienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente Wijdemeren inkoop jeugd en AWBZ/WMO aan te gaan, onder de volgende voorwaarden:
Pagina 3 van 11
HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1: Begripsbepalingen In deze overeenkomst wordt verstaan onder: a. aanbieder: de organisatie voor uitvoer van taken in het kader van de Jeugdwet en/of AWBZ/WMO, waar inkoop bij plaatsvindt door partijen; b. college: het college van burgemeester en wethouders c. inkoop: Het aangaan van een (privaatrechtelijke) overeenkomst met een aanbieder en, voor zover van toepassing , het verstrekken van een subsidie aan een aanbieder op basis van een (publiekrechtelijke) beschikking; d. portefeuillehouder: lid van het college van Burgemeester en Wethouders e. dienstverlening: het totaal van alle taken die gastgemeente uitvoert. Artikel 2: Doel van de overeenkomst Het doel van deze overeenkomst is het verankeren van de samenwerking tussen partijen op het gebied van de coördinerende taken bij de inkoop van jeugd en AWBZ. Daarnaast heeft deze overeenkomst tot doel de voorwaarden waaronder de gastgemeente taken uitvoert voor partijen vast te leggen. HOOFDSTUK 2: DIENSTVERLENING Artikel 3: Taken 1. De dienstverlening van de gastgemeente voor de partijen richt zich uitsluitend op de volgende beleidsterreinen: a. Jeugdwet, en b. AWBZ / WMO 2015. 2. De samenwerking omvat de inkoop van gespecialiseerde vormen van jeugdhulp, jeugdhulp die
3.
arrangementen voor zorg die overkomt vanuit de AWBZ. De regionale inkoop en contractering (zoals bedoeld in lid 2), inclusief contractbeheer, monitoring en factuurverzameling, omvat in ieder geval de onderdelen zoals deze nu ressorteren onder A. Jeugd- en Opvoedhulp (opgenomen in het RTA) B. JeugdzorgPlus C. Jeugd- en opvoedhulp (niet opgenomen in RTA) D. Jeugd GGZ (opgenomen in RTA) E. Jeugd GGZ (niet opgenomen in RTA) F. Jeugd GGZ (vrijgevestigden) G. KmB (opgenomen in RTA)
:
H. KmB (niet opgenomen in RTA) I. Extramurale begeleiding volwassenen
4.
Partijen verlenen opdracht aan de gastgemeente, die deze aanvaardt, tot het uitvoering geven aan een inkooporganisatie die is belast met de volgende taken. a. het coördineren van de inkoop van partijen. Hieronder verstaan wij: i. . Dat de gastgemeente het projectmanagement van de inkooporganisatie faciliteert. Vanuit het projectmanagement inventariseren werkgroepen de inkoopbehoefte. De
Pagina 4 van 11
opdrachtgevers zijn verantwoordelijk voor het leveren van ambtelijke vertegenwoordiging namens hun organisatie in de werkgroepen. ii. Het opstellen van het inkoopdocument. Dit omvat onder meer: het opstellen een concept aanbestedingsdocument dan wel document voor subsidie uitvraag; het bewaken van het proces van totstandkoming van aanbestedingsdocument of subsidie aanvraag; het invullen van de inkooptechnische aspecten, en het uitvoeren van een juridische toets. iii. Het verzorgen van het complete administratieve proces van een aanbestedingsprocedure of subsidietraject. Iv Het opstellen van de overeenkomst met een aanbieder dan wel de subsidiebeschikking; b. Fysiek en digitaal contractbeheer van de lopende overeenkomsten met alle aanbieders die diensten leveren volgens de Jeugdwet en de WMO 2015. Hieronder wordt verstaan: i. de inrichting en het beheer van informatie- en administratiesystemen; ii. het opzetten van het beheer van, en regie op de afgesloten contracten en verstrekte subsidies; iii. De kwaliteits- en budgetbewaking van de afgesloten verwervingspakketten met aanbieders; iv. Hierover per kwartaal rapporteren aan opdrachtgevers. c. Monitoring van de gemaakte afspraken met zorgaanbieders. Hieronder wordt verstaan: De verzorging van stuurinformatie en beheersmaatregelen door de gastgemeente. Deze per kwartaal, binnen het verstrijken van een maand, te verstrekken aan de opdrachtgevers. d. Het inzamelen van facturen. Daaronder verstaan wij: i. Het binnenhalen van facturen van zorgaanbieders. De gastgemeente zorgt ervoor dat zij daartoe beschikt over de noodzakelijke standaarden (iWmo en iJW) en de bijbehorende uitvoering van het beheer. ii. Het ordenen (per gemeente) van de facturen iii. Het beoordelen van de facturen op de gemiddelde trajectprijs en de uitputting van het contract iv. De facturen 10 werkdagen na ontvangst door te sturen naar de opdrachtgevers v. Indien de facturen onvolkomenheden bevat, hierover in contact te treden met de zorgaanbieder. e. Het beheren van informatie en instrumenten voor communicatie. Daaronder verstaan wij: i. Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces in Utrecht West. ii. Het aanleveren van informatie over inkoop ten behoeve van communicatie door opdrachtgevers. Hiervoor leveren opdrachtgevers een contactpersoon/communicatiemedewerker aan. f. Het uitvoeren van klachten- en beroepsprocedures die betrekking hebben op de aanbestedingsprocedure. Bezwaar en beroep tegen individuele (zorg) beschikkingen wordt lokaal bij de opdrachtgever uitgevoerd. g. Over toezicht en kwaliteitshandhaving nadere afspraken te maken. 5.
De colleges stellen het volume van de taken, bedoeld in het tweede lid, jaarlijks vast, voorafgaand aan het opstellen van de begroting door de gastgemeente, bedoeld in artikel 4, tweede lid. Hierin wordt ook de volume van de taken, bedoeld in het tweede lid, die gastgemeente voor haar eigen organisatie uitvoert, opgenomen.
Pagina 5 van 11
Artikel 4: Financiering 1. De kosten worden onder partijen verdeeld naar rato van het inwoneraantal per gemeente. Hierbij wordt uitgegaan van het inwoneraantal op peildatum 1 januari 2014. 2. De gastgemeente stelt jaarlijks voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt een concept begroting op met de kosten van ten uitvoerlegging van deze overeenkomst, overeenkomstig het volume, bedoeld in artikel 3, vijfde lid. Onderdeel van de begroting vormen de totale hoeveelheid taken die uitgevoerd dienen te worden voor partijen, de kosten die gastgemeente maakt voor het faciliteren van de uitvoer van de taken en de hoeveelheid personeel dat nodig is om deze taken uit te voeren, uitgedrukt in full time equivalent met bijbehorende functieschalen. Deze begroting wordt vastgesteld door de colleges. 3. Opdrachtgevers betalen twee keer per jaar de helft van de door hen verschuldigde geldelijke bedragen, bedoeld in het eerste lid, voor de dienstverlening, middels vooruitbetaling op de eerste werkdag van het halve jaar. 4. Indien na afloop van een kalenderjaar sprake is van enig negatief saldo, dan draagt elk van de partijen bij in de kosten op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het eerste lid. Indien sprake is van een batig saldo, dan wordt dit uitgekeerd aan partijen op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het eerste lid. Artikel 5: Organisatie van de dienstverlening 1. Voorafgaand aan het opstellen van het bestek of de subsidie uitvraag wordt de inkoopbehoefte van partijen gezamenlijk geïnventariseerd binnen het uitvoerend overleg en het Programmateam, bedoeld in artikel 8, tweede lid, en op basis van overige aanvullende afstemming tussen ambtelijke vertegenwoordigers van partijen. 2. Er wordt per terrein van uitvraag één bestek dan wel subsidie uitvraag opgesteld voor partijen gezamenlijk. Het bestek of de subsidie aanvraag wordt vastgesteld in de drie overleggen, bedoeld in artikel 8, tweede lid. 3. De beoordeling van inschrijvingen op aanbestedingen dan wel subsidie aanvragen vindt plaats door het uitvoerend overleg, bedoeld in artikel 8, tweede lid. 4. De besluitvorming naar aanleiding van de selectie (de gunning van de opdracht of subsidie), bedoeld in het derde lid, vindt plaats door de colleges van elk van de partijen. 5. Het opstellen van de overeenkomst met een aanbieder of de subsidiebeschikking vindt plaats door het uitvoerend overleg, bedoeld in artikel 8, tweede lid. 6. Ondertekening van de overeenkomst en de verlening van een subsidiebeschikking geschiedt lokaal door elke partij afzonderlijk door de daartoe bevoegde persoon. 7. Lokaal afrekenen van de afgenomen hulp gebeurt volgens het woonplaatsbeginsel zoals omschreven in de Jeugdwet. Indien in nadere besluitvorming wordt besloten tot enige vorm van regionale financiële solidariteit zal dit in de nader uit te werken afspraken expliciet worden opgenomen. 8. Bij het maken van afspraken met aanbieders in de regio draagt de opdrachtgever er zorg voor dat er ruimte is voor het aanbod van kleine, vrijgevestigde, aanbieders. Artikel 6: Uitgangspunten dienstverlening 1. De gastgemeente: a. staat in voor de integriteit van zijn handelen; b. staat in voor uitvoering van de taken overeenkomstig de daarvoor geldende wet- en regelgeving; c. staat in voor uitvoering van de taken overeenkomstig het inhoudelijke beleid van opdrachtgever; d. dient ten opzichte van de opdrachtgevers (des)kundig te handelen; e. dient zijn professionele en relationele onafhankelijkheid te waarborgen;
Pagina 6 van 11
vermijdt dat in de dienstverlening andere belangen dan die van de dienstverlening zelf een rol spelen, en g. verplicht zich ertoe een opdrachtgever op hun handelwijze aan te spreken indien deze zich niet als goed opdrachtgever gedraagt. De gastgemeente draagt er zorg voor dat het takenpakket uitgevoerd wordt door voldoende ambtenaren die in ieder geval over de minimale opleiding, kennis en kunde beschikken die nodig is voor de uitoefening van de genoemde taken, of die daarvoor kunnen worden opgeleid. Gastgemeente en opdrachtgever hebben ten minste per kwartaal een voortgangsoverleg. In dit overleg komen in ieder geval de onder artikel 3 genoemde punten aan bod, en de stand van zaken daaromtrent. Het overleg zal pragmatisch van aard zijn, en kan eventueel telefonisch worden gevoerd. De gastgemeente en opdrachtgever wijzen in hun organisaties een ambtenaar en een vervangend ambtenaar aan, die deelnemen aan het voortgangsoverleg. Partijen staan over en weer in voor het nakomen van gemaakte afspraken over de inhoud, werkwijze en het proces van dienstverlening. Personeel dat wordt ingezet ten behoeve van de verplichtingen onder deze overeenkomst voor een van de partijen stelt in de uitvoer de belangen van achtereenvolgens het samenwerkingsverband van partijen en de betreffende partij voorop. Het personeel wordt dienaangaande expliciet geïnstrueerd. Partijen stellen zich als betrouwbare partner op door afspraken op tijd en volledig na te komen. f.
2.
3.
4. 5. 6.
7.
Artikel 7: Overdracht rechten en plichten en uitvoering door derden 1. Deze overeenkomst en de rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst kunnen door partijen niet aan derden worden overgedragen. 2. De gastgemeente kan werkzaamheden laten verrichten door derden, tenzij opdrachtgevers schriftelijk en onder opgave van redenen aangeven dat dit voor concrete gevallen niet is toegestaan. Uitvoering door derden vindt plaats onder de volledige verantwoordelijkheid van de gastgemeente. Artikel 8: Rechten en plichten partijen 1. De gastgemeente treedt in ieder geval in overleg over te nemen stappen met de opdrachtgever indien er sprake is van een knelpunt in de kwaliteit en budgetbewaking van het verwervingspakket met een zorgaanbieder die voor opdrachtgever zorg verleent. 2. Indien de gastgemeente voornemens is af te wijken van het beleid van opdrachtgever treedt zij met opdrachtgever in overleg. 3. Gastgemeente en opdrachtgever dragen zorg voor een zorgvuldige, tijdige en juiste informatievoorziening die noodzakelijk is voor, althans van invloed is op, omstandigheden die samenhangen met een rechtmatige en doelmatige uitvoering van het takenpakket. Vorige volzin houdt onder meer in dat elke opdrachtgever contact opneemt met gastgemeente indien een aanbieder niet voldoende presteert. 4. Onder het gestelde in het derde lid wordt ook verstaan een wijziging van bestaande wet- en regelgeving, dan wel het voornemen tot het opstellen van nieuw beleid, alsmede omstandigheden die naar verwachting politieke, maatschappelijke of juridische gevolgen kunnen hebben. 5. Gastgemeente en opdrachtgever zijn gevraagd en ongevraagd zorgvuldig in het verstrekken van informatie die nodig is om de dienstverlening goed en doelmatig te kunnen uitvoeren. 6. Gastgemeente en opdrachtgever spreken elkaar aan indien zij van mening zijn dat de invulling van de samenwerking aanpassing en/of verbetering behoeft. 7. Partijen kunnen elkaar gevraagd en ongevraagd adviseren over zaken die te maken hebben met de uitoefening van het takenpakket. Deze adviezen zijn niet bindend.
Pagina 7 van 11
HOOFDSTUK 3: OVERLEG, COMMUNICATIE, VERANTWOORDING EN GESCHILBESLECHTING Artikel 9: Contactpersonen en overleg 1. Partijen wijzen elk een contactpersoon aan die bevoegd is tot rechtsgeldige vertegenwoordiging van de betreffende partij. 2. Er vindt overleg tussen partijen plaats over (de uitvoer van) deze overeenkomst in drie overleggen. Dit zijn: a. Portefeuillehoudersoverleg b. Programmateam c. Inkoopteams 3. Het Portefeuillehoudersoverleg bestaat uit de betreffende portefeuillehouders van partijen. Het Portefeuillehoudersoverleg wijst een voorzitter aan. Het Portefeuillehoudersoverleg komt ten minste twee maal per kalenderjaar bijeen. Besluitvorming vindt plaats bij unanimiteit. Het Portefeuillehoudersoverleg kan een reglement opstellen voor zijn vergaderingen. 4. Het Programmateam bestaat uit de gemeentesecretarissen en/of locogemeentesecretarissen van partijen. Het Programmateam kent een duo-voorzitterschap met de directeuren uit De Ronde Venen en Woerden.. Het Programmateam komt ten minste twee maal per kalenderjaar bijeen. Besluitvorming vindt plaats bij unanimiteit. Het Programmateam kan een reglement opstellen voor zijn vergaderingen. Het Programmateam kan inhoudelijke overleggen instellen. 5. Het uitvoerend overleg bestaat uit beleidsmedewerkers op het betrokken beleidsterrein van elk van de partijen en de medewerker die zich bezig zal houden met de inkoop. Elke opdrachtgever vaardigt één beleidsmedewerker af voor het overleg. Vanuit Wijdemeren worden twee functionarissen afgevaardigd, waarvan één optreedt om Wijdemeren als gastgemeente te vertegenwoordigen en daarbij fungeert als voorzitter en de andere functionaris inhoudelijk participeert. De voorzitter van het overleg afhankelijk van de agenda ???werkwoord ontbreekt andere functionarissen uit. Het uitvoerend overleg komt ten minste een maal per kwartaal bijeen, of zoveel vaker als nodig is. Besluitvorming vindt plaats bij unanimiteit. Het uitvoerend overleg kan een reglement opstellen voor zijn vergaderingen. 6. De gastgemeente stelt eens per kwartaal een rapportage op als verantwoording voor haar dienstverlening aan opdrachtgever en partijen gezamenlijk. De rapportage wordt besproken in de overleggen, bedoeld in het tweede lid. 7. Alle communicatie tussen partijen over deze overeenkomst, verloopt via de overleggen, bedoeld in het tweede lid. Communicatie over de uitvoering van deze overeenkomst vindt in principe plaats op uitvoeringsniveau in het uitvoerend overleg. Indien op uitvoerend niveau niet tot overeenstemming kan worden gekomen, behandelt het Programmateam het vraagstuk. Indien het Programmateam niet tot overeenstemming komt, wordt het vraagstuk behandeld door het Portefeuillehoudersoverleg. Artikel 10: Privacy en geheimhouding 1. Partijen nemen jegens derden die niet bij de uitvoering van de diensten zijn betrokken zorgvuldigheid en geheimhouding in acht van alle vertrouwelijke gegevens dan wel anderszins gevoelige informatie van de andere partij die hem in het kader van de opdracht ter kennis is gekomen, tenzij a. op partij een wettelijke of beroepsplicht rust tot openbaarmaking; b. een partij zich voor de rechter moet verdedigen en informatieverstrekking voor behandeling van de zaak noodzakelijk is; c. de ene partij de andere partij van de geheimhoudingsplicht heeft ontheven; of d. de informatie via openbare bronnen beschikbaar is. 2. Partijen mogen, zonder toestemming van de andere partij, aan derden geen mededeling doen over de aanpak, de werkwijze, de inhoud van de diensten van de andere partij, noch zijn rapportage of ander al dan niet schriftelijk materiaal ter beschikking stellen of anderszins
Pagina 8 van 11
3. 4. 5.
openbaar maken, tenzij op de andere partij een wettelijke of beroepsplicht tot openbaarmaking rust. Partijen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens. Partijen nemen intern alle maatregelen die noodzakelijk zijn ter nakoming van de in dit artikel genoemde verplichtingen. De opdrachtgevers machtigen één medewerker van de gastgemeente om privacy gevoelige gegevens te kunnen verwerken.
HOOFDSTUK 4: AANSPRAKELIJKHEID, LOOPTIJD, BEËINDIGING EN GESCHILLEN Artikel 11: Aansprakelijkheid 1. Deze overeenkomst schept geen hoofdelijke aansprakelijkheid tussen partijen. Elke partij verbindt zich slechts tot nakoming van de eigen verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst. 2. Indien een partij toerekenbaar tekort komt in de nakoming van enige verplichting onder deze overeenkomst, is zij pas in verzuim nadat zij door de andere partij in gebreke is gesteld en een redelijke termijn heeft gekregen om die tekortkoming te verhelpen. 3. In de rechtsverhouding tussen partijen is elke partij uitsluitend aansprakelijk voor schade die door de andere partij of een derde is geleden als gevolg van handelen of nalaten van de aansprakelijke partij zelf, van diens werknemers of (door haar ingeschakelde) derden, die in enig verband staan met de uitvoering van de verplichtingen die volgen uit deze overeenkomst. 4. Partijen vrijwaren elkaar voor aanspraken van derden. Voorgaande volzin laat onverlet dat partijen in goed onderling overleg de wijze van handelen ten aanzien van de aansprakelijkheid ten opzichte van derden afstemmen. 5. Indien deze overeenkomst op gezag van een rechterlijke uitspraak wordt ontbonden dragen partijen alle kosten die daaruit voortvloeien voor de eigen organisatie zelf. De vorige volzin is van overeenkomstige toepassing indien er voor partijen anderszins kosten ontstaan als gevolg van een rechterlijke uitspraak. Artikel 12: Uittreding 1. Een deelnemende partij die uit de overeenkomst wenst te treden maakt haar voornemen tot uittreding bekend bij de overige deelnemende partijen middels een aangetekend schrijven. 2. Een deelnemende partij kan uittreden door toezending aan de overige deelnemende partijen van een daartoe strekkend besluit en na verkregen toestemming van haar college. 3. Tenzij de deelnemende partijen een kortere termijn overeenkomen, kan de uittreding niet eerder plaatsvinden dan drie maanden volgend op de datum van bekendmaking van het in het tweede lid bedoelde uittredingsbesluit. Artikel 13: Eenzijdige beëindiging van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst kan met onmiddellijke ingang, zonder gerechtelijke tussenkomst, geheel of gedeeltelijk, worden beëindigd: a. door een der partijen indien de andere partij ophoudt te bestaan, dan wel dreigt op te houden te bestaan als zelfstandige rechtspersoon; b. door een der partijen indien de andere partij in een situatie van blijvende ontoerekenbare tekortkoming verkeert, of c. door een der partijen in de gevallen dat op grond van bijzondere omstandigheden, waaronder, maar niet uitsluitend wijzigingen van nationale en Europese wet- en regelgeving, verdere nakoming van deze overeenkomst door deze partij redelijkerwijs niet kan worden verlangd. 2. In geval partijen ophouden te bestaan, als bedoeld in het eerste lid onder a, en er is sprake van een rechtspersoon die als rechtsopvolger heeft te gelden in algemene dan wel in specifieke zin rust op partijen in afwijking van het eerste lid onder a, de verplichting om zorg te dragen voor
Pagina 9 van 11
3.
4.
5.
een zorgvuldige overdracht van de rechten en verplichtingen conform deze overeenkomst op de rechtsopvolger(s) als hiervoor bedoeld. Deze overeenkomst kan met onmiddellijke ingang worden beëindigd, op verzoek van een der partijen, indien de andere partij haar verplichtingen uit deze overeenkomst, na een ingebrekestelling overeenkomstig, blijvend niet, niet behoorlijk of niet tijdig nakomt. In geval een partij de overeenkomst wil beëindigen conform dit artikel maakt zij dit kenbaar in een aangetekende brief aan de andere partij, zo spoedig mogelijk nadat de omstandigheid zich heeft voorgedaan. Bij beëindiging van de overeenkomst zorgt gastgemeente voor een zorgvuldige, waaronder inachtneming van geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy, overdracht van alle haar toegekomen informatie in het kader van de in artikel 3 omschreven taken aan de opdrachtnemer.
Artikel 14: Wijziging overeenkomst 1. Partijen kunnen deze overeenkomst schriftelijk wijzigen. 2. Wijzigingen overeenkomstig het eerste lid, waaronder mede begrepen aanvullingen, hebben slechts rechtskracht indien schriftelijk overeengekomen tussen partijen en voorzien van handtekeningen van rechtsgeldige vertegenwoordigers van partijen. 3. Indien wijzigingen in wet- en regelgeving, waaronder bezuinigingsmaatregelen, optreden die van invloed zijn op de inhoud van deze overeenkomst treden partijen in overleg om vervangende afspraken te maken. Partijen doen bij het maken van de nieuwe afspraken zoveel mogelijk recht aan de intenties die partijen hadden bij het aangaan van deze overeenkomst. Artikel 15: Geschillenbeslechting 1. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 2. Eventuele nietigheid of vernietigbaarheid van een der bepalingen van deze overeenkomst tast de rechtsgeldigheid van de overige bepalingen van deze overeenkomst niet aan. 3. Een geschil over deze overeenkomst wordt geacht aanwezig te zijn indien een der partijen dit in een aangetekende brief aan alle partijen kenbaar maakt. Alsdan verrichten partijen alle inspanning naar redelijkheid en billijkheid om het geschil minnelijk op te lossen. 4. Een geschil wordt in eerste instantie getracht te beslechten in het Programmateam. Slechts indien het Programmateam het geschil niet kan beslechten, wordt het geschil voorgelegd aan het Portefeuillehoudersoverleg. 5. Indien het geschil niet kan worden beslecht conform het vierde lid, leggen partijen het geschil voor aan de daartoe bevoegde rechter in het arrondissement Utrecht. Artikel 16: Inwerkingtreding, looptijd, en beëindiging 1. Deze overeenkomst treedt, met terugwerkende kracht, in werking op 1 juni 2014 en eindigt van rechtswege op 1 januari 2016. 2. Partijen evalueren de opzet en uitvoer van deze overeenkomst in september 2015 in het Portefeuillehoudersoverleg. 3. Deze overeenkomst kan onbeperkt worden verlengd, met periodes van ten minste één kalenderjaar. Partijen maken uiterlijk drie maanden voor verloop van de geldende periode kenbaar of zij van een verlengingsmogelijkheid gebruik willen maken. 4. Indien een der partijen de overeenkomst niet wil verlengen spannen partijen zich in om de beëindiging van de overeenkomst met zo min mogelijk nadelige gevolgen voor de andere partij plaats te laten vinden. Artikel 17: Publiekrechtelijke verplichtingen De rechten en verplichtingen uit deze overeenkomst dan wel volgend uit deze overeenkomst worden niet ten uitvoer gelegd in strijd met publiekrechtelijke verplichtingen.
Pagina 10 van 11
Artikel 18: Citeerwijze Deze overeenkomst wordt aangehaald als: Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente Wijdemeren inkoop jeugdzorg en AWBZ/WMO Aldus opgemaakt en rechtsgeldig in tweevoud ondertekend Stichtse Vecht Naam Functie
Weesp Naam Functie
Wijdemeren Naam Functie
Woerden naam functie
Montfoort Naam Functie
De Ronde Venen naam functie
Oudewater Naam functie
Pagina 11 van 11
Inrichtingsplan Inkoop & Monitoring Utrecht West
Onderwerp:
Begroting Inkoop & Monitoring Utrecht West
Opgesteld door:
Melle Wijma
Ambtelijk voorstel:
Beoogd effect:
1. In te stemmen met de begroting voor de monitoringsorganisatie Utrecht West (taken gastgemeente); 2. In te stemmen met de begroting voor de inkooporganisatie Utrecht West; 3. In te stemmen met de begroting en taakomschrijving (Bijlage 1) voor de Taskforce Jeugd (aanjager). Voldoen aan afgesproken verplichtingen van de gastgemeente als monitoringsorganisatie en inkooporganisatie.
Toelichting voorstel Aanleiding O U W gemeenten van Utrecht West besloten om samen te werken op het gebied van AWBZ/Wmo en jeugd. In 2014 hebben de SWW gemeenten (Stichtse Vecht, Weesp en Wijdemeren) de opdracht op zich genomen om de inkoop voor alle gedecentraliseerde vormen van zorg voor de Utrecht West (UW) gemeenten uit te voeren. Met het oppakken van deze taak hebben de SWW gemeenten ook de taak van de monitoringsorganisatie (gastgemeente) in 2015 op zich genomen. Omdat de inkoop en monitoring in elkaars verlengde liggen, zijn deze samengevoegd in dit voorstel. Op korte termijn zal er besluitvorming moeten plaatsvinden of en hoe de inkoop van zorg voor 2016 in Utrecht West verband zal worden opgepakt. Voor het opzetten van de monitoringsorganisatie zijn de benodigde FTE FTE aanlevert. Dit voorstel is een totaal van zowel inkoop- als monitoringsorganisatie. De evaluatie van de inkoop 2015 zal apart in het PFO SZZW worden besproken.
1
Aansturing UW heeft opdracht gegeven aan SWW om de taken van inkoop en monitoring op zich te nemen als opdrachtnemer. Deze taak is juridisch ondergebracht bij de gemeente Wijdemeren. De gedelegeerde opdrachtgevers zijn Mevr. L. Scheurs (De Ronde Venen) en mevr. K. van den Heuvel (Woerden). Het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap staan beschreven in het Dienstverleningsovereenkomst. Inrichting inkoop- en monitoringsorganisatie 2015 De expertise die nodig is voor de inkoop- en monitoringsorganisatie liggen in elkaars verlengde. Het heeft dan ook voordelen om deze taken te bundelen. Voornamelijk het opbouwen van financiële kennis over de ingekochte- en in te kopen zorg is hierin een belangrijk aspect. In dit voorstel worden zowel de taken van de inkoop- als monitoringsorganisatie meegenomen. Een opsomming van de taken, zoals deze bestuurlijk zijn vastgesteld , zijn: 1. Afsluiten en tijdige beëindiging van de overeenkomsten voor en in 2015; 2. Toezicht op de prestaties, kwaliteit, volumes en kosten van dienstverlening; 3. Toezicht op uitputting van de overeenkomsten; 4. “ tregelen voorstellen; 5. Verzameling en analyse van facturen; 6. Het voeren van kwartaal gesprekken; 7. Het opstellen van kwartaal rapportages; 8. Input geven voor het financiële- als kwalitatieve proces; 9. Inzetten op kennis en expertise bij de afzonderlijke gemeenten; 10. Input geven voor de inkoop voor 2016 aan de afzonderlijke gemeenten. Met name het facturatieproces en het beheersen van de kosten zijn belangrijke taken van de uitvoeringsorganisatie. Alle overige taken hangen hier aan vast en dan zijn er nog taken zoals bezwaar en beroep welke nog niet zijn beschreven.
Taskforce Jeugd & Toezichthoudend ambtenaar Tijdens regiotafels Jeugd in de regio West is met de provinciale zorgaanbieders en Bureau Jeugdzorg Utrecht (BJU) besproken welke knelpunten zij verwachten in 2015, zie hiervoor ook Bijlage 1. De onderstaande knelpunten worden gesignaleerd: Personele afbouw zorgaanbieders, Af- en ombouw verschillende zorgvormen, Wachtlijsten in relatie tot de groeiende zorgvraag Diversiteit medewerkers in de lokale toegangen, waaronder de capaciteit en kennisniveau van de gebiedsgerichte teams. Is het lokaal veld klaar voor haar nieuwe taken? Zorgaanbieders zijn al bezig met de af- en ombouw van hun aanbod. Met de een autonome groei van de zorgvraag en de krimp in het aanbod is de verwachting dat de wachtlijsten toenemen. Gemeenten zijn tegelijkertijd druk bezig met het inrichten/bemensen van hun lokale toegangen en gebiedsgerichte teams.
2
Doelstelling taskforce Utrecht West Het voorstel is om in de regio Utrecht West in 2015 een Taskforce Jeugd in te stellen om de ontwikkelingen van de bewegingen in het stelsel in samenhang met het lokale veld te monitoren, om knelpunten (waaronder wachtlijsten) te signaleren, te agenderen en om oplossingsrichtingen te implementeren. Op korte termijn kan de aanjager worden aangesteld waarbij in de tweede fase (medio 2e kwartaal 2015) de taskforce uitgebreid kan worden met vertegenwoordigers vanuit de GGZ en KmB. Het voorstel is om de inhoudelijke aansturing en samenwerking onder te brengen bij de inkoop- en monitoringsorganisatie Utrecht West. Dit omdat de werkzaamheden van de regionale aanjager en doelen van de monitoring in elkaars verlengde lopen. Eventuele (extra) opdrachten die vanuit deze positionering voortvloeien, zijn niet in deze urenberekening meegenomen. Onder extra opdrachten kan worden gedacht aan de taken van de toezichthoudende ambtenaar die in een separaat voorstel is aangeleverd.
Betreft Regionale aanjager
Uren p/wk. 16
Totaal 0.000,-
Inzet gemeenten Woerden
Verdeling Uren/kosten: 100/0% tussen monitor en inkoop
3
Financieel Vanuit de regio Utrecht West zijn de beschikbare middelen en geraamde uitgaven in overzicht 1 weergegeven. Deze middelen zijn apart opgenomen in de lokale begrotingen en maken geen onderdeel uit van de 10% voor de ambtelijke ondersteuning/wijkteam. Voor de monitoringsorganisatie hebben de gemeenten 2% gereserveerd voor 2015. Op basis van deze 2% is zowel de monitoringsorganisatie als de inkooporganisatie geraamd en blijft deze ruim binnen budget. Als regiogemeenten FTE inzet aanleveren voor de uitvoerings- inkooporganisatie zal deze op de onderstaande bedragen worden verrekend. Overzicht 1: Geraamde uitgaven 4
1
Betreft
Totaal 2% Bovenreg. uitvoeringskosten
2
Monitoring
3
Inkoop
Totaal bijdrage
Aftrek inzet
5
Restant
(overzicht 3)
De Ronde Venen Montfoort
40.330
Oudewater
-
Stichtse Vecht Weesp
81
-
Wijdemeren Woerden Totaal
176.843 20
80
73.400
1: Deze post is opgenomen in de begroting voor de uitvoeringskosten van de gastgemeente en inkoop voor 2016. 2: Deze post is indicatief opgenomen in het uitvoeringsvoorstel waarop dit voorstel invulling geeft. 3: Deze post is opgenomen voor de bekostiging van de inkoop. 4: Dit is de aftrek door de personele bijdrage van de gemeenten aan de inkoop en monitoring Utrecht West. (zie overzicht 3) 5: Restant bedrag van de 2%
4
Overzicht 2: Geraamde uitgaven verdeling over de uitvoering/inkoop en inzet per gemeente De kosten zijn verdeeld tussen de monitoring- en inkoop I I O de inzet afgetrokken van het te betalen bedrag. V I U W de gemeente Wijdemeren zijn meerdere posten hier onder gebracht. Eventuele inzet en detachering vanuit de betrokken gemeenten ligt nog ter bespreking.
Betreft
% verdeling
Taskforce Jeugd
Monitoringsorg.
% verdeling
Inkooporg.
Budget
Inzet gemeenten
100%
0%
Controllers(2x32upw)
75%
25%
Wijdemeren
Financieel
80%
20%
Wijdemeren
Juridisch
80%
20%
De Ronde Venen
Beleid Jeugd/AWBZ
80%
20%
Woerden / De Ronde Venen
Bedrijfsvoering Secretariële ondersteuning Inkopers
80%
20%
Montfoort
40%
60%
Wijdemeren
20%
80%
Wijdemeren
Projectleider
30%
70%
Wijdemeren
Projectbudget
50%
50%
-
Huisvesting
50%
.000
50%
ICT Budget
100%
.000
0%
Totaal
Woerden
.000
Wijdemeren -
20
80
773.400
Overzicht 3: Bijdragen per gemeente Vanuit meerdere gemeenten komt een personele inzet voor de inkoop en monitoring Utrecht West. De kosten voor deze inzet zijn voor rekening van de betreffende gemeenten en worden afgetrokken van hun bijdrage aan Utrecht West. Deze verrekening is in het onderstaande overzicht weergegeven.
Betreft
Begroot
Inzet gemeenten
Bijdrage
De Ronde Venen Montfoort Oudewater
-
Stichtse Vecht Weesp Wijdemeren
-
Woerden Totaal
5
1) Controllers De controllers verwerken de facturen van de zorgaanbieders en zullen deze overzichtelijk maken voor de lokale gemeenten. Tegelijk staan ze in contact met de zorgaanbieders voor een juiste factuuraanlevering, verwerking, controle op de gemiddelde trajectprijs en uitputting van de overeenkomsten. Voor de inkoop 2016 wordt hun expertise ingezet om de inkoop de onderbouwen met de benodigde cijfers. In 2015 dient rekening te worden gehouden met het voeren van een dubbele boekhouding en hiermee extra inzet. Taken - Verantwoordelijk voor contractbeheer; - Verantwoordelijk voor het factureringsproces van aanbieder tot lokale gemeenten; - Verantwoordelijk voor terugkoppeling van PGB facturen van lokale gemeenten naar uitvoeringsorganisatie; - Toezicht op de prestaties, kwaliteit, volumes en kosten van dienstverlening; - Toezicht op uitputting van de overeenkomsten; - “ - Verzameling en analyse van facturen; - Het aanleveren van data voor kwartaal gesprekken; - Het opstellen van kwartaal rapportages; - Input geven voor het financiële- als kwalitatieve proces bij de afzonderlijke gemeenten; - Inzetten op kennis en expertise bij de afzonderlijke gemeenten; - Input geven voor de inkoop voor 2016 aan de afzonderlijke gemeenten. Het is aan te raden om twee vaste krachten voor minimaal 32 uur te werven. Deze controllers moeten bij voorkeur beschikken over financiële kennis van de GGZ/AWBZ. Hierbij valt te denken aan controllers, data analisten en administratieve krachten die nu werkzaam zijn bij de zorgaanbieders. In verband met de huidige werkzaamheden is het wenselijk om z.s.m. over één controller te beschikken en uiterlijk eind december over twee controllers.
Betreft Controller Jeugd Controller AWBZ Totaal
Uren p/wk. 32 32
Totaal 00,00,150.000,-
Inzet gemeenten Wijdemeren Wijdemeren
Verdeling Uren/kosten: 80/20% tussen monitoring en inkoop
6
2) Beleidsondersteuning De uitvoeringsorganisatie zal zowel financieel, juridisch als inhoudelijk en bedrijfsmatig moeten worden bijgestaan. Hierin kan een combinatie worden gemaakt met het oppakken van de lokale uitvoeringstaken en de gezamenlijke uitvoeringstaken van Utrecht West. Voor de taken van de inkooporganisatie zijn begin 2015 een voorstel worden gemaakt. Taken Financieel - Voorzitter regionale financiële werkgroep; - Toezicht houden op de uitputting van de budgetten (60 mln.); - I - Verantwoordelijk voor het inregelen van de facturatiestroom (ICT); - Aanspreekpunt voor de financiële regioambtenaren m.b.t. de regionale uitvoeringsorganisatie; Taken Juridisch - Juridisch advies diverse communicatie; - Verantwoordelijk voor advies en borging van privacy, klachtenrecht, wettelijke kaders etc. - Eerste aanspreekpunt voor bezwaar en beroep richting zorgaanbieders; Taken beleidsmedewerker (Jeugd/AWBZ) - Voorzitter(s) regionale ambtelijke projectgroep; - B - Aanspreekpunt voor de inhoudelijke regioambtenaren m.b.t. de uitvoeringsorganisatie; - Organiseren kwartaal gesprekken i.s.m. de regioambtenaren; - Verantwoordelijke voor de communicatie richting buiten; - Ambtelijke inzet is voor zowel de inkoop/uitvoeringsorganisatie als de regionale trekkersrol van Woerden op Jeugd en De Ronde Venen op AWBZ/Wmo. Taken bedrijfsvoering - Toezicht en samenwerking inkoop en monitoring Utrecht West - Signaleert en analyseert relevante interne en externe ontwikkelingen en vertaalt deze ontwikkelingen naar consequenties en mogelijkheden voor de organisatie. - Verantwoordelijk voor de beleidsvoorstellen - Ziet toe op de planning en control cyclus
Betreft
Uren p/wk.
Totaal
Financieel Beleid (Jeugd / AWBZ)
16 24
00,-
Juridisch Bedrijfsvoering Totaal
4 4
00,-
Inzet gemeente Stichtse Vecht Woerden / De Ronde Venen De Ronde Venen Montfoort
Verdeling Uren/kosten: 80%/20% monitoring en inkoop
7
Voor de inkooporganisatie in 2015 worden de onderstaande uren geraamd. De gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de inzet van beleidsambtenaren aan de projectgroepen. De uren zijn geraamd op basis van een gemiddelde besteding waarbij er een piek zal zijn in de tweede helft van het jaar. Omdat de betreffende gemeenten verantwoordelijk zijn voor de aanlevering zijn hier geen bedragen aan gekoppeld.
Betreft De Ronde Venen Montfoort Oudewater Stichtse Vecht Weesp Wijdemeren Woerden
Jeugd Uren p/wk. 6 6 6 6 6 6 6
AWBZ Uren p/wk. 4 4 4 4 4 4 4
3) Inzet directeuren/afdelingshoofden Voor de inkoop van 2015 hebben de betreffende afdelingshoofden de gesprekken gevoerd. Voor de kwartaalgesprekken is het wenselijke dat deze ook worden gevoerd door de afdelingshoofden. Om de tijd van de afdelingshoofden efficiënt in te plannen wordt voorgesteld om per kwartaal en per afdelingshoofd tien gesprekken in te plannen met zorgaanbieders. De overige gesprekken zullen worden gevoerd door de uitvoeringsorganisatie.
Betreft Mevr. K. van der Heuvel Directeur, Gemeente Woerden Mevr. W. Heeg Afdelingshoofd, Gemeente Wijdemeren Mevr. L. Schreurs Directeur, Gemeente De Ronde Venen Dhr. H. Oosterkamp Afdelingshoofd a.i., Gemeente Weesp Totaal
Geraamde uren p/jr. 48 48 48 48 192
8
4) Secretariële ondersteuning Voor zowel de inkoop als monitoring is secretariële ondersteuning noodzakelijk. In 2015 zijn hiervoor twee externe trainees aangetrokken maar zijn dit bij uitstek mooi start posities voor junior beleidsambtenaren. Taken - Beheren, verwerken van correspondentie van en met externen; - Organiseren, notuleren, terugkoppelen en archiveren van de kwartaalgesprekken; Verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling van de contracten richting de regiogemeenten; - Agendabeheer en tijdsplanning; - Onderhouden contactenoverzicht en dienstenboek; - Notuleren kwartaalgesprekken en inkoopgesprekken; - Secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectteams.
Betreft Secretariële ondersteuning Secretariële ondersteuning Totaal
Uren p/wk.
Totaal
Inzet gemeenten
32
-
Wijdemeren
32
-
Wijdemeren
-
Verdeling Uren/kosten: 40/60% tussen monitoring en inkoop
5) Inkopers Voor de technische kant van de inkoop is de inkoper van Wijdemeren ingezet voor jeugd en voor de AWBZ is extern ingehuurd. Voor het oppakken van de inkoop voor 2016 heeft de inkoper van Wijdemeren aangegeven meer binnen haar contracturen te willen blijven werken. Door het tijdig oppakken van de inkoop voor 2016 is het mogelijk om de uren beter te verdelen maar zal dit enkel de inkoop voor jeugd dekken. Voor de inkoop van de AWBZ is afgelopen jaar gebruik gemaakt van een externe inkoper. Het is aan te bevelen om hiervoor een junior beleidsambtenaar aan te trekken. Dit met het oog op de inkoop voor 2017 en daarna voor mogelijk een langere periode omdat dan alle restricties eraf zijn. Taken - Advies en verantwoordelijk voor inkoopdocumenten, aanbestedingen en contractmanagement; - Mede verantwoordelijk voor de inhoudelijke inzet van de projectgroepen; - Contact aangaan en onderhouden met de zorgaanbieders; - Informeren van de regiogemeenten.
Betreft Inkoop Jeugd Inkoop AWBZ Totaal
Uren p/wk. 24 24
Totaal
Inzet gemeente -
Wijdemeren Wijdemeren
Verdeling Uren/kosten: 20/80% tussen monitoring en inkoop
9
6) Projectleider Uitvoerings- en Inkooporganisatie 2015 De Projectleider is verantwoordelijk voor het aansturen, begeleiden en coachen van de diverse inkooptrajecten en projectgroepen. In het algemeen is deze verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen van zowel de monitoring als inkooporganisatie. Taken -
Verantwoordelijke voor de tijdsplanning en fasering; B Afstemming zakelijke Stakeholders (kwartaalgesprekken); Afstemming Directeurenoverleg Sociaal Domein UW; Afstemming Bestuurders; Aanleveren voortgangsrapportages, financiële overzichten; Algehele projectcontrole.
Betreft Projectleider Inkoop en Uitvoering
Uren p/wk. 36
Totaal 0.000,-
Inzet gemeente Regio
Verdeling Uren/kosten: 30/70% tussen monitoring en inkoop
7) Huisvesting en ICT Voor de huisvesting van zowel de monitoring als inkooporganisatie is de gemeente Wijdemeren bereid gevonden om te kijken naar de mogelijkheden. Voor de huisvesting zijn de onderstaande verzoeken ingediend - 7 vaste werkplekken (Bureau, stoel, telefoon, PC) - 3 flexplekken; - 2 Laptops (secretariële ondersteuning) PC - Beveiligde werkplek i.v.m. privacygevoelige cliëntgegevens; Voor de ICT aansluiting op de lokale gemeenten en landelijke systemen is op basis van een urenraming een overzicht gemaakt van de taken die vallen onder ICT. Taken - Het in kaart brengen van facturatieproces (MWO, Jeugdzorg en inzicht in PGB) en het retourproces van de Gastgemeente beschrijven; - Het maken van werkafspraken tussen Gastgemeente en de zeven gemeenten; - Het realiseren van een bijpassende ICT-inrichting; - Het bijstaan van gebruikers tijdens de opstartfase en het leveren van nazorg; - Het aanpassen van het proces en de ICT bij het beschikbaar komen van webservices (automatische gegevensuitwisseling), naar verwachting vanaf 1 februari.
Betreft Huisvesting ICT Totaal
Totaal
Inzet gemeente
0.000,0.000,0.000,-
Wijdemeren Wijdemeren
Verdeling Uren/kosten: 80/20% tussen monitoring en inkoop
10
8) Overige Naast de personele bezetting, huisvesting en ICT moeten de onderstaande punten aandacht krijgen. 1. Er is voor zowel de uitvoerings8.500,-. Voor dit werkbudget zal eventuele tijdelijke expertise worden ingehuurd, een Website voor Inkoop Utrecht West worden opgestart en het huidige ICT ondersteuningsprogramma worden bekostigd; 2. De bovenstaande inzet en verdeling is gedaan op basis van de ervaring en aanbevelingen in 2014. Mochten de regiogemeenten besluiten om aanpalende diensten zoals: leerlingenvervoer, Huishoudelijk Hulp etc. toe te voegen aan de inkoop dan zal dit voorstel hierop worden bijgesteld.
11
Bijlage 1: Taskforce Jeugd regio Utrecht West Context Tijdens regiotafels in de regio West is met de provinciale zorgaanbieders en Bureau Jeugdzorg Utrecht (BJU) besproken welke knelpunten zij verwachten in 2015. Er worden verschillende knelpunten gesignaleerd: Personele afbouw provinciale zorgaanbieders, Af- en ombouw verschillende zorgvormen, Wachtlijsten in relatie tot de groeiende zorgvraag, Diversiteit medewerkers in de lokale toegangen, waaronder de capaciteit en kennisniveau van de gebiedsgerichte teams. Is het lokaal veld klaar voor haar nieuwe taken? Zorgaanbieders zijn al bezig met de af- en ombouw van hun aanbod. Er is een autonome groei van de vraag en gezien de krimp in het stelsel is de verwachting dat de wachtlijsten toenemen. Gemeenten zijn druk bezig met het inrichten/bemensen van hun lokale toegangen en gebiedsgerichte teams.
Bestaande maatregelen M W W W W BJU D 1 een specifieke opdracht vanuit hun stuurgroep aan concrete doelstellingen/resultaten om de wachtlijst zo klein mogelijk te houden. De afgelopen twee jaar zijn hier aanzienlijke resultaten op geboekt. De beschikbare capaciteit op crisis en andere zorgvormen wordt optimaal benut door verbetering in de logistiek (ook tussen instellingen).Voor 2015 is het in stand houden van deze werkwijze belangrijk. De wachtlijsten kunnen per regio inzichtelijk gemaakt worden via de ADD V per regio een kwartiermaker aangewezen worden om knelpunten die vanuit de wachtlijst ontstaan in de regio te bespreken. Deze mogelijkheid H maken en hoe zij dit willen inrichten.
Doelstelling taskforce regio Utrecht West Regio West wil een Taskforce Jeugd instellen om de ontwikkelingen van de bewegingen in het stelsel in samenhang met het lokale veld te monitoren, om knelpunten (waaronder wachtlijsten) te signaleren, te agenderen en om oplossingsrichtingen te implementeren.
1
In deze stuurgroep zit een vertegenwoordiging van bestuurders van de zorgaanbieders en de bestuurder van Bureau Jeugdzorg.
12
Vormgeving Taskforce regio West Voor de taskforce is het van belang dat zij vanuit een duidelijke opdracht werken. Een opdracht vanuit het programmateam Utrecht-West, analoog aan de werkwijze tussen de stuurgroep en de kwartiermakers. Dit wordt bij visieontwikkeling en werkwijze verder uitgewerkt. Voorstel is om de taskforce in de eerste fase (eind 2014 medio 2015) te laten bestaan uit de kwartiermaker van BJU, een kwartiermaker van de provinciale jeugdzorgaanbieders (kwartiermakers WmdW) en een vertegenwoordiger vanuit de regio (regionale aanjager). De regionale aanjager is de voorzitter. In de tweede fase (medio 2015) kan de taskforce uitgebreid worden met vertegenwoordigers vanuit de GGZ en KmB.
Voorwaarden Om te komen tot het spoedig opstarten van de Taskforce Jeugd zijn de volgende zaken essentieel: 1. 2. 3. 4. 5.
Visieontwikkeling en werkwijze Voortzetten ADD monitor in 2015 Vaststellen indicatoren en targets m.b.t. wachtlijstbeheer Voorwaarden, competenties en mandaat aanjager Overlegstructuur Taskforce Jeugd
Ad 1. Visieontwikkeling en werkwijze: Visieontwikkeling Een goede aansluiting tussen de zorg die in het lokale veld wordt geboden en de specialistische zorg is van belang. T U W ) J E zonder bureaucratische indicatieprocedures tussen basiszorg (lokaal) en de specialistische zorg. n zo snel mogelijk weer afschalen, de ondersteuning wordt weer zo snel mogelijk De lokale toegang en de toeleiding zal in 2015 voor het eerst conform bovenstaand doel werken. Eventuele knelpunten die ontstaan in de afstemming tussen het lokale veld en de specialistische zorg zullen dan pas naar boven komen. Het is een feit dat de werkwijze van de gebiedsgerichte teams in Utrecht West nogal van elkaar verschillen. De overeenkomsten en verschillen worden beschreven in de factsheet lokale teams Utrecht West. Werkwijze Van belang is dat er niet vooraf, maar pas op basis van een inventarisatie van de knelpunten die in het eerste kwartaal door gemeenten en door zorgaanbieders ervaren worden, een visie te ontwikkelen op de knelpunten en concrete doelstellingen (resultaten) te formuleren die behaald moeten worden. Deze dient te worden vastgesteld door het programmateam zodat zij als opdrachtgever voor de taskforce kan functioneren en er draagvlak per gemeente is. Het programmateam heeft beslissingsbevoegdheid. Zij zorgen voor bestuurlijk en operationeel draagvlak voor het behalen van de doelen binnen hun gemeente. De regionaal aanjager is een
13
procesbegeleider, gericht op het behalen van de doelstellingen. Hij onderhoudt een nauwe relatie met de lokale projectleiders om te kunnen werken aan het behalen van de doelen. De regionale aanjager treedt niet in de (lijn-)bevoegdheid van gemeenten. Hij rapporteert aan het programmateam.
Ad 2. ADD monitor 2015: Voor een goede landing van de jeugdhulp in 2015 is instandhouding van de monitor bij de zorgaanbieders door de zes Utrechtse jeugdzorgregio's in 2015 noodzakelijk. Met deze monitor kan goede zorglogistiek tot stand worden gebracht. Anders valt de reeds opgebouwde gegevensset weg. Voordeel van de monitor is dat de wachtlijsten per zorgvorm en per instelling tot op wijkniveau kan worden weergegeven. Voor 2015 financiert de provincie de ADD monitor en zijn hier geen kosten aan verbonden.
Ad 3. Vaststellen indicatoren en targets m.b.t. wachtlijstbeheer: Voor de aanbieders van Jeugd- en Opvoedhulp volstaan de indicatoren die nu in de ADD monitor staan en zal deze worden uitgebreid met de BSN gegevens. Ten behoeve van het juist toepassen van het woonplaatsbeginsel is het noodzakelijk dat zorgaanbieders ervoor zorgen dat het BSN ontsloten wordt in de monitor. Voor het vaststellen van de indicatoren van de wachtlijst is de onderstaande wachtlijstbepaling opgesteld. Format wachtlijstbepaling
Definitie B 2. Af: jeugdigen die in de wachtperiode een vorm van jeugdhulp ontvangen, die gelijk is aan de ondersteuningsbehoefte 1. minus 2. (Nettowachtlijst a) 3. Af: jeugdigen die in de wachtperiode een vorm van jeugdhulp ontvangen, die niet gelijk is aan de ondersteuningsbehoefte 1 minus 2 minus 3 (Nettowachtlijst b)
Aantal
(unieke cliënten die > 9 weken wachten)
De onderstaande inhoudelijk targets worden gehanteerd. Targets C 1. 98 % binnen 24 uur gestart; 2. 70/90% binnen 28 dagen uit- of doorgestroomd; ‘ 1. Netto > 63 dagen = 10 netto- netto* wachtenden; 2. Bruto > 63 dagen = eind 2013 maximaal 25 ongewenst; * Netto- netto: We rekenen daarin mee: wachtenden met reden capaciteit, persoonlijke en inhoudelijke redenen, niet bekende redenen. Wachtenden door oude indicatiebesluiten of door vroege reservering JZ Plus niet inbegrepen.
14
Ad. 4 Voorwaarden, competenties en mandaat aanjager Missie van de aanjager Het realiseren van de doelstellingen/resultaten en i.s.m. projectleiders van de gebiedsgerichte teams Utrecht West zoeken naar maatwerk oplossingen. Resultaten van de aanjager De te behalen doelstellingen/resultaten worden in Q1 vastgesteld door het programmateam Utrecht-West Voorwaarden uitvoeren rol • • •
De regionale aanjager heeft kennis van alle wijkteams in de regio (capaciteit, kwaliteit, volume klanten, uitvoerend of niet). Kortom beschikt over een "factsheet" van ieder gebiedsgericht team in de regio Utrecht West De regionale aanjager bouwt een relatie op met de projectleiders van de gebiedsgerichte ) De regionale aanjager heeft van het programmateam de opdracht om zorg te dragen voor de realisatie van de doelstellingen/resultaten. De regionale aanjager signaleert rapporteert aan het programmateam over de voortgang op het bereiken van de doelstellingen/resultaten.
Profiel regionale aanjager HBO en/of Academisch werk- en denkniveau Vakinhoudelijke bagage en praktijkervaring Kennis van het jeugdzorgstelsel Inzicht in het hulpaanbod (sociale kaart) en de hulpverleningsmethodieken Buiten kaders denken Resultaatgerichte werkhouding Netwerker naar binnen en buiten met operationele slagkracht Sterke coördinator en verbinder. Organisator en inspirator Geaccepteerd en gemandateerd door bestuurders van de regio. Bekostiging Prognose 2015: regionale aanjager voor 16-20 uur p.w. De regionale aanjager wordt gepositioneerd in de monitoring en inkooporganisatie Utrecht West. Eventuele (extra) opdrachten die vanuit deze positionering voortvloeien, zijn niet in deze urenberekening meegenomen
Ad. 5 Overleg Taskforce Jeugd Operationele knelpunten in de lokale toegangen met betrekking tot jeugd worden in Q1 geïnventariseerd en in de Taskforce Jeugd besproken. De deelnemers hebben inzicht in o.a. wachtlijstgegevens bij de lokale- en specialistische partijen. De regionale aanjager heeft mandaat om conform de doelstellingen en in samenwerking met de lokale projectleiders, oplossingsacties te implementeren.. Escalatieroute loop via de rapportagelijn, zie hieronder. Rapportagelijn: Taskforce Jeugd rapporteert aan het regionaal Programmateam SZZW (directeuren en projectleiders Jeugd en AWBZ/WMO). De directeur van Woerden (trekkende gemeente m.b.t.
15
Jeugd) kan (boven)regionale knelpunten en oplossingen bespreken in de bovenregionale ambtelijke stuurgroep. Vervolgens kan het besproken worden met de wethouders (regionaal/bovenregionaal). Planning 2014 2015
Periode Oktober 2014 januari 2015 Januari 2015- maart 2015
Januari 2015 juni 2015
Juli 2015 december 2015
Acties B T I.s.m. lokale projectleiders inventariseren knelpunten aansluiting lokale teams specialistische zorg. Voor het programmateam een voorstel formuleren met de te behalen doelstellingen/resultaten. Opbouwen relatie en kennis gebiedsgerichte teams en toegangen. Kennismaken met organisaties w.o. aanbieders j-GGZ en KmB Implementeren aanbieders j-GGZ en KmB bij Taskforce / ADD monitor Besluitvorming ADD monitor 2016 (wel/niet continueren).
16
M andaat be sl uit b ev o egdh ed en di en stv er le ning sov er e en kom st 20 1 5 In koop en mon it ori ng Ut r ech t W est
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden, Overwegende dat het om redenen van doelmatigheid wenselijk is de uitoefening van de daarvoor in aanmerking komende bevoegdheden naast de aan de ondergeschikte ambtenaren op te dragen aan anderen; Gelet op de taken die vanaf 1 januari 2015 vanuit de Jeugdwet en de Wmo 2015 door elke gemeente uitgevoerd dienen te worden; Gelet op haar besluit van 20 januari 2015 tot het aangaan van de Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente Wijdemeren inkoop jeugdzorg en AWBZ/WMO tussen de gemeente Wijdemeren (gastgemeente) en de gemeenten De Ronde Venen, Oudewater, Montfoort, Stichtse Vecht, Weesp en Woerden voor de inkoop, het contractbeheer, de monitoring, de facturering en daaruit voortvloeiende werkzaamheden voor de uitvoering van de Jeugdzorg en Wmo 2015; Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Wet bescherming persoonsgegevens, de Jeugdwet, de Wmo 2015 en titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
Besluit I.
Artikel 1 Overdracht bevoegdheden a. Aan de volgende medewerkers van de gemeente Wijdemeren (gastgemeente) werkzaam voor de inkoop- en monitoringorganisatie de bevoegdheid te mandateren persoonsgegevens van betrokkene in te zien en te bewerken: 1. Inkoper 2. Secretariële ondersteuner 3. Monitor/ Controller b. Aan de volgende medewerkers, werkzaam voor de inkoop- en monitoringorganisatie te Wijdemeren (gastgemeente) de bevoegdheid te mandateren persoonsgegevens van betrokkene in te zien en te bewerken: 1. Regionaal projectleider Wmo 2. Regionaal projectleider Jeugd 3. Financieel adviseur c.
Aan de volgende externe medewerkers, werkzaam voor de inkooporganisatie te Wijdemeren (gastgemeente) de bevoegdheid te mandateren persoonsgegevens van betrokkene in te zien en te bewerken: 1. Projectleider Inkoop & Monitoring Utrecht West 2. Strategisch adviseur
Artikel 2 Instructies 1. De bevoegdheden genoemd in artikel 1 kunnen alleen worden uitgevoerd voor zover nodig in het kader van de uitvoering van de Jeugdzorg en de Wmo 2015 en conform het bepaalde in de Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente Wijdemeren inkoop en monitoring jeugdzorg en Wmo; 2. De uitvoering van de bevoegdheden geschiedt met inachtneming van het bepaalde in de Wet bescherming persoonsgegevens, hoofdstuk 7 van de Jeugdwet en hoofdstuk 5 van de Wmo 2015; 3. Het college is bevoegd nadere instructies uit te werken en op te dragen.
Artikel 3 Citeertitel en inwerkingtreding 1. Dit besluit kan worden aangehaald als “Mandaatbesluit bevoegdheden Dienstverleningsovereenkomst 2015 gastgemeente Wijdemeren inkoop en monitoring Utrecht West jeugdzorg en Wmo”; 2. Dit besluit treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2015.
Aldus besloten, d.d 10. februari 2015
De secretaris
De burgemeester
Drs. M.H.J. van Kruijsbergen
V.J.H. Molkenboer
