VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Van:
C.M. van Dam
Tel nr: 8661
Datum: 26 januari 2016
Team: Ruimte
Tekenstukken: Nee
Bijlagen:
Afschrift aan:
Nummer: 16A.00073
2
Margot Stolk, Martin Schreurs, Victor Molkenboer, Rene Engels, Mariéle van Luyt
N.a.v. (evt. briefnrs.): ZK16000039 Onderwerp: Subsidieaanvraag Woerden Marketing inclusief
Toeristen Informatie Punt (TIP)
Advies: 1. In te stemmen met subsidie beschikking van € 142.350 2. In te stemmen met dekking deel personele kosten uit budget incidenteel geld Economie € 27.350 3. Een structureel bedrag van € 150.000 voor Citymarketing en Toeristen informatie met ingang van 2017 als nieuwe ontwikkeling aan te melden t.b.v. het Juni-overleg 4. kennis nemen van Uitvoeringsovereenkomst
Begrotingsconsequenties B . e n W. d . d . :
Portefeuillehouder:
wethouder Stolk
NEE
Inl ei din g: In voorgaande jaren ontvingen we afzonderlijke subsidieaanvragen voor Woerden Marketing en het Toeristen Informatiepunt (TIP). Met beide partijen werden afzonderlijke uitvoeringsovereenkomsten gesloten. Per 1 januari 2016 wordt het Toeristen Informatiepunt (TIP) nieuwe stijl ingezet. In de nieuwe opzet is Woerden Marketing eindverantwoordelijk voor de uitvoering. Via een ‘joint venture’ met Stichting Groene Hart als uitvoerende partij om de winkel te runnen en de vrijwilligers te coördineren wordt een waarborging van de organisatie gerealiseerd. Per 1 januari 2016 is sprake van één subsidieaanvraag door Woerden Marketing voor zowel de marketing van Woerden als het gastheerschap/toeristen informatie. De subsidieaanvraag bedraagt € 142.350. In de gemeentebegroting is voor Citymarketing voor 2016 € 96.590,-- opgenomen en voor het toeristen informatiepunt € 26.252 Voorgesteld wordt om € 90.000 subsidie toe te kennen uit budget City Marketing, € 25.000 uit het budget toeristen informatiepunt en € 27.350 uit het budget incidenteel geld Economie (2015).
De b ev oeg dh eid v an het co ll eg e ko mt v o o rt uit d e v ol ge nd e w e t - e n/of re ge lg ev ing: Het college is bevoegd tot subsidie verstrekking binnen de in de begroting gestelde budgetten.
Beo ogd ef fe ct: Woerden positioneren als een aantrekkelijke gemeente in het Groene Hart, waar gewoond, gewerkt en gerecreëerd wordt, waar de historische stad van oudsher een sterke regiofunctie heeft, waar stad en land elkaar ontmoeten, waar overzichtelijkheid, de menselijke maat en betrokkenheid van groot belang geacht wordt. 1. het bevorderen van de naams en merk bekendheid van de gemeente Woerden 2. het trekken van bezoekers naar de gemeente Woerden 3. het verlengen van de verblijfsduur van bezoekers in de gemeente Woerden Hierbij wordt gebruik gemaakt van één huisstijl, één boodschap over de gemeente Woerden als merk 4. het verzorgen van de informatievoorziening van het aanbod van recreatieve en toeristische activiteiten in de gemeente Woerden; 5. het bevorderen van meer samenhang en verbindingen binnen de recreatie- en toerismesector van Woerden; 6. het op pro-actieve wijze versterken van de recreatieve mogelijkheden van Woerden; 7. het stimuleren van vernieuwing in de producten die worden ontwikkeld, hierbij gebruik makend van recreatief ondernemerschap.
Ar g um ent en: 1.1 subsidieaanvraag Door Woerden Marketing is een begroting opgesteld, die samengevat bestaat uit de volgende componenten: a. personele kosten 90.400 b. administratie, huisvesting, organisatie 16.500 c. marketing projecten en communicatiemiddelen 25.450 d. toeristen informatie punt 25.000 totaal 157.350 De subsidieaanvraag is € 142.350 aangezien er uitgegaan wordt van € 15.000 aan inkomsten via
stakeholders. 1.2 één professionalisering organisatie In oktober 2012 is de Stichting Woerden Marketing opgericht. Vanaf dat moment is er een professionalisering gaande op het gebied van Citymarketing. Op basis van het Merkpaspoort dat in 2014 is gemaakt wordt Woerden steeds zichtbaarder gemaakt. De aanwezigheid op diverse beurzen – zoals onlangs de Vakantiebeurs – maakt dat de interesse naar een uitstapje naar Woerden wordt vergroot. Vanaf 2016 is Woerden Marketing zoals gezegd eindverantwoordelijk voor de uitvoering van het gastheerschap en de informatievoorziening. Tijdens de Vakantiebeurs hebben vrijwilligers van het TIP enthousiast meegeholpen Woerden te verkopen. Voorgesteld wordt in aansluiting op de subsidie aanvraag, de uitvoeringsovereenkomsten voor citymarketing en toeristen informatie samen te voegen. Zie bijlage. 1.3 personele kosten De personele kosten van Woerden Marketing stijgen dit jaar om diverse redenen. a. In eerdere jaren zijn niet alle uren die gemaakt werden – voor een reëel tarief – in rekening gebracht b. De opdracht voor Merk Marketing van het Groene Hart is beëindigd in de oorspronkelijke vorm. De win-win situatie die er mede op personeelsgebied was, is hiermede ook beëindigd. c. Er zijn meer taken bij gekomen. 2.1 economische component Citymarketing heeft effect op het economisch functioneren van de stad. Meer bezoekers en een langere verblijftijd betekent ook meer bestedingen. Door de inzet van o.a. Woerden Marketing zijn de bezoekersaantallen met 6.9 gestegen en de omzet met 11.1. Woerden marketing heeft de doelstelling minimaal 2 meer bezoekers per jaar te genereren. Voorgesteld wordt een deel van de personele kosten € 27.350 ten laste te brengen van het budget Economische Zaken. Dit is besproken met de portefeuillehouder M. Schreurs. 2.2 werkbudgetten Het bedrag dat in de begroting van Woerden Marketing opgenomen is om marketing projecten en communicatie mogelijk te maken qua middelen is naar beneden bijgesteld tot € 25.450,--. Inzet is om veelal cofinanciering te vinden met ondernemers. Het is van belang om als gemeente zowel voor recreatie & toerisme als voor citymarketing een werkbudget te behouden voor initiatieven van derden. Wij stimuleren ondernemers en organisaties om met initiatieven te komen. Het is correct om een budget hiervoor beschikbaar te houden. In het gemeentelijk budget Citymarketing resteert € 6.590 voor andere initiatieven zoals het Leo Gestel jaar, Oude Hollandse Waterlinie, Romeinse Limes e.a. Het aanjaagbudget recreatiebeleid (€ 11.822) blijft beschikbaar voor initiatieven en acties die mede voortvloeien uit de visie voor recreatie en toerisme die nu in de maak is. Een bedrag van € 1.252 blijft beschikbaar uit budget TIP voor onvoorziene kosten qua inrichting/inventaris. 2.3 regiomarketing Vanuit het Groene Hart blijft de website www.GroeneHart.nl in stand. Vanuit de U10 bestuurstafel regiostrategie Toerisme bestaat ook de wens om te komen tot een regionale marketingstrategie. Als regio sta je sterker en heb je meer aantrekkingskracht dan als individuele gemeenten. Het budget dat in de gemeentebegroting opgenomen is voor regiomarketing ad € 1.000 is hiervoor nodig. 3.1 langere termijn In 2014 is bij de begrotingbehandeling besloten om vanaf 2015 meer budget op te nemen voor Citymarketing, maar deze vervolgens 3 jaar met € 25.000 af te bouwen. Het is nu duidelijk dat deze afbouw het einde betekent van Woerden Marketing en hetgeen in de afgelopen jaren is opgebouwd. Voorgesteld wordt om in het Voorjaarsoverleg de budgetten voor Citymarketing en Toeristen informatie samen te voegen en een structureel bedrag van € 150.000 als nieuwe ontwikkeling aan te melden. 4.1 uitvoeringsovereenkomst Het aangaan van een uitvoeringsovereenkomst is gemandateerd aan teammanager
Kan tte k eni ng: Incidenteel budget. Budgetreservering vanuit de jaarrekening 2015 wordt pas geformaliseerd bij het vaststellen van de jaarrekening door de gemeenteraad. Voorgesteld wordt hierop vooruit te lopen.
Bij subsidieverstrekking hoort een vorm van effectmeting. Het meten van de effecten is een omvangrijke en kostbare zaak. Een goede effectmeting kost ca. € 10.000 per jaar. Gelet op de aanwezige budgetten vindt nu een effectmeting plaats op basis van een eigen systematiek van Woerden marketing.
Fin an ci ën:
Uitv o er ing : Afspraken in uitvoeringsovereenkomst regelmatig bespreken
Com mun ic at ie / Web s ite:
O nde rn em ing s r aad :
S am enh ang m et e e rd er e b es lui tv or min g:
Bij l ag en: 16.001369 - subsidieaanvraag Woerden Marketing inclusief begroting, Marketingplan 2016, Blauwdruk Samenwerking TIP en overeenkomst met Stichting Groene Hart 16i.00234 – concept uitvoeringsovereenkomst
Van: Aan: Onderwerp: Datum: Bijlagen:
Stadhuis Menke, Rein FW: aanvraag subsidie maandag 25 januari 2016 09:48:10 inline.txt Marketingplan 2016 Stichting Woerden Marketing.pdf Begroting 2016 WM en TIP.xlsx subsidie aanvraag 2016.brf.docx Blauwdruk WM-TIP-GH.DEF.doc Overeenkomst Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart TIP.def.doc
Van: dam, Carolien van Verzonden: maandag 25 januari 2016 9:35 Aan: Stadhuis Onderwerp: FW: aanvraag subsidie
Graag deze stukken inboeken
Hartelijke groet,
Carolien van Dam Woerden, hoofdstad van het Groene Hart 0348-428661 Aanwezig maandag t/m donderdag De gemeenten Oudewater en Woerden werken samen. De organisatie van Woerden werkt voor beide zelfstandige gemeenten. Bezoek www.oudewater.nl of www.woerden.nl of bel 14 0348.
-----Oorspronkelijk bericht----Van: Kitty Kusters - Woerden Marketing
Verzonden: vr 22-01-2016 15:12 Onderwerp: aanvraag subsidie Bijlage: Marketingplan 2016 Stichting Woerden Marketing.pdf, Begroting 2016 WM en TIP.xlsx, subsidie aanvraag 2016.brf.docx, Blauwdruk WM-TIP-GH.DEF.doc, Overeenkomst Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart TIP.def.doc Aan: dam, Carolien van ;
Dag Carolien, Hierbij stuur ik je de subsidieaanvraag voor 2016. Tevens stuur ik je het marketingplan 2016 toe en de begroting. Ter aanvulling stuur ik het plan TIP welke nu onderdeel vormt van de organisatie Woerden Marketing. Als laatste de overeenkomst die is gemaakt voor de samenwerking met Stichting Groene hart die tezamen met het TIP gezamenlijk in het pand de winkel exploiteren. Met een gastvrije groet,
Kitty Kusters Woerden Marketing
De Bleek 6 3447 GV Woerden Tel: 0348 - 745492 Mob:06-21564588 E-mail: [email protected] Website: www.woerdenmarketing.nl Van: dam, Carolien van [mailto:[email protected]] Verzonden: maandag 18 januari 2016 09:43 Aan: Kitty Kusters - Woerden Marketing Onderwerp: aanvraag Urgentie: Hoog Welkom terug in Woerden na de succesvolle Vakantiebeurs Kun jij een officieel subsidie aanvraag naar mij mailen: briefje + begroting Dan ga ik hem naar het college sturen. Donderdag heb ik hem besproken met Margot. Let op dat je het balkje TIP nog even blauw maakt
Hartelijke groet,
Carolien van Dam Woerden, hoofdstad van het Groene Hart 0348-428661 Aanwezig maandag t/m donderdag De gemeenten Oudewater en Woerden werken samen. De organisatie van Woerden werkt voor beide zelfstandige gemeenten. Bezoek www.oudewater.nl of www.woerden.nl of bel 14 0348.
-De disclaimer van toepassing op deze e-mail vindt u op woerden.nl
Gemeente Woerden T.a.v. mevrouw C. van Dam Blekerij 14 3447 AA Woerden Woerden, 21-1-2016
Betreft: Subsidieaanvraag 2016 Geachte Mevrouw van Dam, Hierbij stuur ik u een verzoek tot het aanvragen van de subsidie voor 2016 voor Stichting Woerden Marketing. Als bijlage sturen wij u het marketingplan 2016 toe, alsook de begroting. Tevens sturen wij u de blauwdruk mee van het Toeristen Informatie Punt mee welke vanaf 1 januari 2016 als organisatie is opgenomen binnen Stichting Woerden Marketing. Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, maar mocht u nog vragen hebben kunt u contact met ons opnemen.
Met vriendelijke groet, Kitty Kusters Directeur Stichting Woerden Marketing
Stichting Woerden Marketing De Bleek 6 3447 GV woerden tel. 0348 - 745492
www.woerdenmarketing.nl [email protected] IBAN: NL60 RABO 0172 9244 64 KVKnr. 56177623 BTWnr.8520.06.858.B01
Jaarkosten Woerden Marketing projectnr Omschrijving projecten 2016 Marketing communicatie (MC) 1 Website BeleefWoerden.com vernieuwing/hosting en domein/SEO/begeleiding Vertaling Engels/Duits Social Media BeleefWoerden uitgevoerd, uitbreiding op 2 kanalen/marketingcampagnes BW 2 3 UIT-agenda (30.000 stuks oplage) 4 Infozuil; opmaak voor wekelijkse uitingen 5 Promotiefilm Woerden in 60 Seconds voor vrij gebruik stakeholders en betrokkenen 6 Online bannering Kaasmarkten/Winterweken 7 Folderlijn Woerden incl ontwikkeling, opmaak en drukwerk 8 Buitenbordreclame (graskaasdag/wintermarkt) 9 Google Adwords campagne BeleefWoerden (Stadshotel/Beleving/markten) 10 Inkoop media en advertising offline kranten magazines 11 Free publicity (begeleiding en inzet stagiares) 12 SBS inzet op idents Film woerden 13 Merkpaspoort Woerden 1000 extra oplage voor openbare locaties/ambassadeurs 14 Kaasmarktcommunicatie Persberichting/Inzet op communicatie en pr Subtotaal Marketing communicatie projecten
15 16 17 18 19 20
Marketing projecten (MP) Toerisme monitor Recreatie en toerisme bijeenkomst via gemeente! Partner in Promotie ontwikkeling/drukwerk Project Kijk op Woerden Aantrekken van Touroperatorsmarkt nationaal en internationaal Touroperatorsdag/vakdagen NL Woerden
Toelichting
€ 2.500,00 € 2.500,00 € 1.200,00 € 500,00 € 1.050,00 € 1.500,00 € 400,00 € 2.000,00 € 0,00 € 1.500,00 € 2.500,00 € 0,00 € 0,00 € 800,00 € 0,00 € 16.450,00
€ 0,00 € 0,00 € 500,00 € 0,00 € 3.500,00 € 2.000,00
SEO (Woerden 1e plaats Google/vernieuwing/incl kosten stagiares/begeleiding website opzet in Engels voor bezoekers/toeristen/kaas Inzet op marketingcampagnes/stagiares/begeleiding/redactie Kosten opmaak voor uitagenda's en distributie Kosten opmaak (10 keer opmaak ivm nul weken waar geen events zijn) Nieuwe film Woerden, mijn stad (project icm Kuvo/Kultkompagnie/Cultuur) Inzet op 2 campagnes per jaar Incl. drukwerk NL/Eng versie 3 varianten/inclusief displays/aanpassingen/distributie cofinanciering 2000 euro (Stadshart) inzet 2016 op cofinanciering Inzet met cofinanciering stakeholders inzet in 2016 Inzet met cofinanciering stakeholders inzet in 2016 2500 in uren begeleiding en inzet stagiares (kosten zitten in budget M&O) inzet 20 uren (verwachtte kosten zitten in budget M&O) Inzet voor nieuwe 500 nieuwe merkpaspoorten inclusief aanpassingen en drukwerk 1500 in uren coordinatie/online marketing en promotie via budget Kaas
via budget TIP 1 x per jaar voor stakeholders ism gemeente waar Woerden Marketing een deel in krijgt vermindering op drukwerk en uren eenmalig, geen inzet meer in 2016 beurzen Nederland - incl vakantiebeurs en buitenland - ITB Berlijn/Antwerpen/Londen indien mogelijk met cofinanciering 2 x per jaar maart/oktober
21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 6 7 8
Travel Trade programma (ism Utrecht/eigen ontwikkeling, drukwerk/vertaling) Gastheerschap Woerden - ontvangen van organisaties en groepen NS Traverse (nog in behandeling) Coordinatie/begeleiding en aansturing TIP organisatie Holland Natuur in de Delta, aanhaken BeleefWoerden Platform Woerden Overleg U10 regiomarketing aanhaken Woerden op regio Utrecht Citymarketing plan (aanhaken aan nw beleid R&T) Opzet gezamenlijke promotie met kaasmarkt/stadshart en evenementenorganisaties Recreatie en toerisme beleid bijeenkomsten Subtotaal marketing projecten Management en overhead (M&O) Managemenfee 12 uur per week Personeelskosten incl loonbelasting/zorgpremies Huisvesting; huur, servicekosten, internet, telefoon, verzekering bestuurskosten overhead en algemene kosten Subtotaal kosten Management en overhead Toeristen informatie punt (TIP) Bijdrage tegemoetkoming huur Stichting Groene hart Bijdrage begeleiding/coordinatie en coordinator TIP Ontwikkelingsbudget vrijwilligers Vrijwilligersdag Overname inventaris van St Stadsmuseum Inzet nieuw logo en bestickering TIP Winkel Groene hart Toerisme monitor Gastheerschap - ontvangen van organisaties en groepen
€ 3.000,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 0,00 € 9.000,00
€ 66.400,00 € 24.000,00 € 10.000,00 € 1.500,00 € 5.000,00 € 106.900,00
Duitse versie 2016, aanpassingen, herdruk NL/Engelse versies via budget TIP 3500 kosten PM via gemeente aparte opdracht Fusering uren 3700 in uren, niet meer in 2016 Kosten deelname aan 1600 goodiebags (uren niet berekend, 1800 euro) 1500 in uren (verwachtte kosten zitten in kosten budget M&O) 1250 in uren (verwachtte kosten zitten in budget M&O) 1000 in uren (verwachtte kosten zitten in budget M&O) 1250 in uren (verwachtte kosten zitten in budget MC en M&O) 750 in uren (verwachtte kosten zitten in budget M&O)
26 uren p/week 1352 uren per jaar fulltime FTE 40 uur p/week (3 personen bestuur, 3 personen RVT) algemene kantoorkosten
€ 4.000,00 af te dragen aan stichting Groene hart € 7.500,00 af te dragen aan stichting Groene hart € 2.500,00 € 1.000,00 € 5.250,00 € 300,00 € 1.000,00 jaarcijfers omtrent bezoekerscijfers € 750,00
9 10 11
1 2
Website/Social Media Toerisme Woerden, doorlink BeleefWoerden Infoborden op "high traffic locaties" Onvoorziene kosten Subtotaal kosten Toeristen informatiepunt
€ 700,00 € 1.500,00 € 500,00 € 25.000,00
Inkomsten Inkomsten via stakeholders en cofinancieringen/arrangementen Project Cultuur Historie voor Romeinen ontsluiting R&T Subtotaal inkomsten
€ 15.000,00 € 0,00 Na overleg met wethouder en projectgroep inzet op project € 15.000,00
Totaal Kosten
€ 142.350,00
Welkom @ Woerden Excellent gastheerschap & informatievoorziening
1
Inleiding Recreatie & Toerisme Woerden Woerden Marketing zet vanaf 2013 actief in op recreatie en toerisme. Het aantrekken van recreatie, bezoekers- en touroperators markt, het bezoeken van beurzen, netwerken en bijeenkomsten om bekendheid en meer bezoekers te genereren voor Woerden werpt zijn vruchten af. De inspanningen en financiële middelen die ingezet zijn, tezamen met advertising, media en marketingcampagnes hebben ertoe geleid dat er een gemiddelde van 6,4% stijging is te zien van bezoekers in Woerden. De omzet is gestegen met 11% waardoor gesteld kan worden dat Woerden “in trek” is en dat de inzet van marketing en promotie leidt tot economisch belang voor recreatieve ondernemers.
Cijfers
2013-2014 Bezoekers
Omzet
2013
2014
Overnachten
70.676
49.196
Recreatie
291.288 298.237
Recreatie
Horeca
219.319 262.680
Horeca
Zakelijk Evenementen Totaal
%
Overnachten
161.909 170.000
Zakelijk Evenementen
815.859 871.946 6,9%
Totaal
72.667
91.833
2013 € 1.553.931,00 € 1.758.346,00 € 4.735.000,00 € 1.551.480,00
2014 € 1.456.034,00 € 1.929.719,00 € 5.574.304,00 € 1.703.435,00
%
X X € € 9.598.757,00 10.663.492,00 11,1%
Door deze stijging van bezoekers en omzet is het van economisch belang om toekomstgericht te kijken en een nieuwe strategie in te zetten op gebied van recreatie en toerisme welke gedragen wordt door de samenleving.
2
Waarom vernieuwing? In Woerden neemt de gastvrijheidseconomie een steeds belangrijkere plaats in. Als marketingorganisatie voor de collectieve vermarkting en promotie van Woerden vervult Woerden Marketing hierin de laatste jaren een steeds actievere rol, daarbij ondersteund door een groeiend netwerk van ondernemers en andere partners in de gemeente. Stichting Groene Hart, welke een brede doelstelling heeft op recreatief en beleidsmatig gebied voor het behoud van het Groene Hart, exploiteert de Groene Hart Winkel. Net als het huidige Toeristen Informatie Punt in Woerden worden beiden voor een groot deel gerund door vrijwilligers. Stichting Groene hart zoekt naar een uitbreiding op het gebied van exploitatie. Deze zomer is duidelijk geworden dat het TIP dat functioneert onder coördinerende rol van het Stadsmuseum vanaf 2016 geen doorgang meer kan vinden om financiële redenen. Woerden Marketing en Stichting Groene Hart hebben daarom de mogelijkheden onderzocht om gezamenlijk vanaf 1 januari 2016 te komen tot een TIP “nieuwe stijl” dat inspeelt op de wensen van de moderne consument, meer financiële stabiliteit en waarborging biedt, voor de betrokkenen meer voordelen biedt en beter aansluit op de ideeën van de TIP-vrijwilligers die hebben aangegeven een actievere rol te willen spelen. TIP Winkel Groene hart Per 1 januari 2016 wordt de TIP/VVV Woerden nieuwe stijl ingezet in samenwerking met Stichting Groene Hart. Voorlopige naam is TIP Winkel Groene hart. Het Toeristen Informatie Punt krijgt hiermee een breder draagvlak alsook de Groene Hart Winkel. In de nieuwe opzet worden het gastheerschap en de informatievoorziening gemoderniseerd, uitgebreid en heringedeeld waar nodig. Structuur nieuwe organisatie Woerden Marketing zal de subsidie aanvragen welke ingebed wordt in de subsidie aanvraag voor de uitvoering van Citymarketing & Toerisme 2016. Hiermee is Woerden Marketing eindverantwoordelijk voor de uitvoering van o.a. de TIP organisatie. Via een “joint venture” met Stichting Groene Hart als uitvoerende partij om de winkel te runnen en de vrijwilligers te coördineren wordt er een unieke situatie gecreëerd en waarborging van de organisatie gerealiseerd. De nieuwe samenwerking krijgt gestalte in een duidelijke overlegstructuur die opgezet wordt met Stichting Groene Hart en de vrijwilligers. De organisaties hopen dat zij in deze ambitieuze opzet worden gesteund door het recreatie- en toerismebeleid van de gemeente.
3
In een overeenkomst tussen Woerden Marketing en Stichting Groene hart zullen afspraken worden gemaakt over exploitatie, uitvoering, verantwoordelijkheid, kosten en andere zaken die van belang zijn om tot een heldere overeenkomst te komen in deze samenwerking. Verder zullen beide organisaties periodiek overleggen met de gemeente over de uitvoering van dit plan. Huur van de winkel Stichting Groene hart zal de huur voor de nieuwe winkel op haar naam aanvragen. Via de subsidie zal het extra deel van de huur worden overgemaakt naar de Stichting Groene hart teneinde de extra kosten te kunnen dekken. Stichting Groene hart wordt de exploitant van de nieuwe Tip Winkel Groene hart in zijn geheel. Zij dragende inkoopkosten vanuit hun eigen organisatie. Gezamenlijke kosten ten behoeve van het excellent gastheerschap en informatie zullen uit de subsidie worden onttrokken. Uitvoering organisatie De Groene Hart Belevingswinkel “verhuist” naar de ruimte waar nu het TIP is gesitueerd; de aparte kantoorruimte maakt plaats voor losse werkplekken in de open ruimte om de verkoopruimte te vergroten en beide organisaties te kunnen inzetten. Hierdoor wordt er een zogeheten ‘shop in shop’ constructie gerealiseerd en optimaal gebruik gemaakt van de ruimte als totale belevings- en informatiewinkel. De TIP en Groene Hart delen tezamen één fysieke balie. Deze fysieke balieruimte, zal worden gerund door gecombineerde vrijwilligers van het TIP en stichting Groene hart, die de winkel runnen, producten verkopen en voorzien in excellent gastheerschap van Woerden. Er kunnen (extra) slagen gemaakt worden door inzet van extra personeel en vrijwilligers vanuit het TIP en Stichting Groene hart. Het fysiek ontvangen als excellent gastheer van Woerden is een belangrijke factor voor bezoekers en toeristen, maar kan alleen als er bezoekers voldoende zijn om aan een fysieke balie te ontvangen* (zie bijlage bezoekers). Deze werkzaamheden kunnen een verdieping krijgen in samenspraak met Stichting Groene Hart en de bestaande vrijwilligers van het TIP. Het ontsluiten van toerisme door de toevoeging van een goede moderne informatievoorziening en gastheerschap is een pré. De aanloop van bestaande bezoekers van het TIP helpt mee aan de extra verkoop van streekproducten. Volgens het concept van de belevingswinkel – ontwikkeld in nauwe samenwerking met ACW/Streekmarkt – zijn streekproducten een attractief middel om Woerden e.o. te promoten. De expertise van de vrijwilligers op het gebied van gastheerschap is een aanvulling op de Groene Hart belevingswinkel en haar bezoekers.
4
De extra taken van vrijwilligers op het gebied van het aantrekken van bezoekers buiten het gastheerschap zijn van groot voordeel voor excellent gastheerschap. Denk hierbij aan diverse werkzaamheden op gebied van promotie rondom toerisme en fysieke aanwezigheid op evenementen, markten, beurzen, distributie informatie, ontvangen van groepen uit binnen- en buitenland, ontvangen van touringcars met gasten etc. Woerden Marketing zal in samenspraak met Stichting Groene hart de strategie uitzetten voor de nieuw neer te zetten organisatie. Een regelmatig terugkerend overleg tussen Woerden Marketing, SGH en vrijwilligers zorgt voor het helder uiteenzetten van de nieuwe werkwijze en opzet. Coördinator TIP/Belevingswinkel Het begeleiden van de TIP-vrijwilligers zal worden verzorgd door een TIP-coördinator. In samenspraak met de vrijwilligers zal er een profielschets worden opgesteld voor de coördinator. Ook zullen er een aantal taken worden verdeeld tussen de coördinatoren en onder vrijwilligers. In samenwerking met de coördinator van de belevingswinkel kan er gezamenlijk ingezet worden op het excellent gastheerschap en ontvangen van gasten ondersteund door verkoop van (streek)producten. Taken zullen hierin verdeeld worden door de beide coördinatoren. De coördinatoren vormen de spil tussen organisatie en vrijwilligers.
5
Programma Excellent Gastheerschap & Informatievoorziening Woerden marketing ontwikkelt het programma Excellent Gastheerschap en informatievoorziening om in te kunnen spelen op de steeds belangrijkere gastvrijheidseconomie. Door middel van de samenwerking kan er ingezet worden op de volgende onderdelen; Bredere inzet op informatievoorziening van Woerden Door middel van de inzet op consumenten beursparticipatie zal het gastheerschap en informatievoorziening uitgebreid worden en zal er informatie van Woerden kenbaar gemaakt worden aan bezoekers op beurzen die geïnteresseerd zijn in een bezoek aan Woerden. Hiernaast zal er gekeken worden op inzet tijdens evenementen en activiteiten die van belang zijn om bezoekers te voorzien van informatie. Promotiemiddelen hiervoor worden onttrokken uit de subsidie. Inzet op excellent gastheerschap van Woerden Door het aantrekken van touroperators en groepen naar Woerden door Woerden Marketing zal er gekeken worden naar inzet van cityhosts en vrijwilligers die deze groepen excellent willen ontvangen als gastheer. Hierdoor worden groepen gastvrij ontvangen en gehost naar de locaties die zij willen bezoeken. Infopoints Woerden bij high traffic locaties Door middel van de inzet van meerdere informatiepunten bij high traffic locties wordt een bredere betrokkenheid op gebied van gastheerschap en informatie gecreëerd. Deze infopoints voorzien in extra informatie voor gasten die al in Woerden verblijven. Een infopoint bestaat uit een Welkom in Woerden wand met daarop een display (zie foto). Hiervoor worden een aantal locaties met informatievoorziening voor bezoekers. De display bestaat uit foldermateriaal van Woerden en directe omgeving. Voordeel voor ondernemers De ondernemer is hierdoor ook ambassadeur/gastheer voor bezoekers van Woerden. Ondernemers kunnen VVV-bonnen verkopen (of andere toeristische producten naar wens) die centraal ingekocht kunnen worden. De ondernemer die zich wil verbinden aan een infopunt wordt voorzien van bewegwijzering oa een vlag of bord en een sticker op de deur met de tekst Infopoint Woerden. (zie foto’s) . De infopunten worden in alle communicatie on en offline van Woerden meegenomen en leidt direct tot een extra stroom van bezoekers. 6
De infopoints zijn punten welke veel bezoekers op jaarbasis ontvangen van buiten de stad Woerden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld locaties zoals: Annex Cinema, Best Western Woerden, Stadshotel Woerden, Stadsmuseum, Theater het Klooster, Horeca of Station Woerden. Digitale infozuil(en) Het plaatsen van digitale infopoints bij bijvoorbeeld het station levert een flinke toename op in het bereik. Dagelijks kunnen 13.771 in- en uitstappers gebruik maken van een mobiele device voor informatie over Woerden. Op jaarbasis is dit ruim 4 miljoen personen.
Informatievoorzieningen off en online Bezoekers krijgen op voor hen logische momenten en (openbare) plekken informatie aangereikt waardoor het aantal bereikte bewoners en bezoekers flink groter wordt. Dit gebeurt offline via zo’n 20 informatiedisplays op drukke locaties (zoals horeca, camping, hotels, winkels, musea en recreatieve bedrijven). Omdat de website beleefwoerden.com compatible is voor smartphones en tablets en een VVV App de informatie van Woerden presenteert zorgt dit ervoor dat de informatie op iedere plek beschikbaar is, waarmee ook een jongere doelgroep wordt bereikt.
7
Coördinatie en taken Woerden Marketing Woerden Marketing draagt de verantwoordelijkheid voor de volgende onderdelen: - Visie en strategie ontwikkeling door middel van een jaarlijks marketing & toerismeplan - Aansturing van coördinator Tip ism SGH in daarvoor gekozen overlegstructuur ism TIP/SGH - Jaarlijkse meting van bezoekersmonitor - Het aantrekken en behouden van bezoekers dmv brede inzet op promotie, informatievoorziening en gastheerschap op het gebied van toerisme ism TIP/SGH - Nationale en Internationale beurzen, netwerken en bijeenkomsten ism TIP en SGH - Offline verzorgen van folderlijn(en) van Woerden en distributie hiervan ism TIP - Verzorgen van de distributie van de diverse infopunten in Woerden ism TIP - Online verzorgen van informatievoorziening(en) voor bezoekers ism TIP - Opzetten van recreatie en toerisme bijeenkomst voor ondernemers ism TIP/SGH Coördinatie en taken Stichting Groene Hart Stichting Groene Hart draagt de verantwoordelijkheid voor de volgende onderdelen: -Aansturing van coördinator TIP ism WM in daarvoor gekozen overlegstructuur met TIP/WM -Fysiek ontvangen van bezoekers, bewoners en bedrijven ism TIP -Het aantrekken en behouden van bezoekers dmv brede inzet op promotie, informatievoorziening en gastheerschap op het gebied van toerisme ism TIP/WM -Fysieke aanwezigheid op markten, beurzen en evenementen ism TIP/WM -Inzet van extra taken op het gebied van excellent gastheerschap zoals folderlijnen, distributie en informatievoorziening ism TIP/WM -VVV bonnen in en verkoop ism TIP -(Streek)productenverkoop ism TIP Taken Vrijwilligers Dragen verantwoordelijkheid over de volgende onderdelen op het gebied van excellent gastheerschap en informatievoorziening: -Fysiek ontvangen van bezoekers, bewoners en bedrijven -Fysieke aanwezigheid op markten, nationale en internationale beurzen en evenementen -Inzet van extra taken op het gebied van excellent gastheerschap zoals informatievoorziening op locatie, folderlijnen, distributie -Cityhosting en ontvangst -Arrangementenverkoop en verkoop van tickets (romeinsschip/Petrustoren/Molen etc) -Aanleveren content voor on- en offline marketing kanalen -Nieuw te ontwikkelen taken ten gunste van ‘excellent gastheerschap’ en informatievoorziening 8
Begroting 2016 TIP Winkel Woerden Uitgaven Kosten coördinator TIP inclusief loonheffing/loonkosten begeleiding/onkosten vrijwilligers fysieke balie Kosten extra huur voor TIP ruimte Ontwikkelingsbudget vrijwilligers (ideeën) Vrijwilligers dag Kosten overname inventaris/inrichting Stadsmuseum)
5285,52 via Woerden Marketing 2.214,48 (af te dragen aan SGH) 4.000 (af te dragen aan SGH) 2.500 via Woerden Marketing 1.000 via Woerden Marketing 5.240 (af te dragen aan
Subtotaal kosten
20.240
Overig budget voor programma Excellent Gastheerschap en informatie voorziening, informatiepanelen, beurzen promotiemateriaal, digitale zuilen
4.760
Totaal
25.000
Toelichting In het 1e jaar 2016 is er 4760 euro over van het totaalbudget. Derhalve kunnen we geen grote inzet doen op gebied van het programma Excellent gastheerschap en informatie. Dit omdat er extra kosten gemaakt dienen te worden zoals overname inventaris en inrichting. Wij zouden het prettig vinden om hiervoor een extra budget vanuit de gemeente te kunnen aanvragen en deze middelen op 1 januari 2016 beschikbaar te hebben voor de voortgang. Om te komen tot de realisatie van het programma excellent gastheerschap en informatievoorziening resteren de volgende bedragen; Inzet middelen voor programma Excellent Gastheerschap en Informatievoorziening Een keuze kan gemaakt worden uit binnenzuilen of een buitenzuil. Een binnenzuil kan geplaatst worden mits akkoord van NS Prorail. Er wordt geen garantie afgegeven voor vandalisme. 2 Digitale binnenzuilen (aanschaf, plaatsing, software) 1 Digitale buitenzuil (vandalismeproof) (aanschaf, plaatsing, software)
1.750,00 11.000,00
Beursparticipatie (Vakantiebeurs) Beursparticipatie (Libelle beurs)
2.500,00 3.500,00
4 stuks Informatiepanelen welkom in Woerden op high traffic locaties 76 x 200 cm Inclusief kioskvlaggen, bestickering en plaatsing
1.800,00
Informatievoorziening (folderdisplays, folderlijn en distributie Woerden)
2.500,00 9
Meerjarenplanning De subsidie zal worden aangevraagd voor een planperiode van 4 jaar. Het bedrag hiervan zal in die planperiode niet worden verlaagd. Hierdoor kunnen de effecten van het plan ook op wat langere termijn worden getoetst. Hierover wordt een uitspraak van de gemeenteraad gevraagd.
10
Bijlage 1 Feiten Bezoekersaantallen en Organisatie Stichting Groene hart De Stichting Groene hart is een vrijwilligersorganisatie. Ook de Groene hart (belevings)winkel draait op vrijwilligers. De winkel is van ma t/m za open en wordt per dagdeel (10.00-17.00) bemand door vrijwilligers die geen of een kleine (onkosten-) vergoeding ontvangen. Er zijn 10 vrijwilligers die samen gemiddeld 2.000 uur per jaar (1 FTE) investeren. Er is 1 medewerker per week (0,3 FTE) die de rol van manager/coördinator heeft. Groene hart Winkel bezoekersaantallen De winkel is 42 uur per week geopend en ontvangt gemiddeld per dag 30 klanten. In totaal ca 6000 klanten per jaar. Daarnaast levert de winkel aan een aantal supermarkten in Woerden en omgeving.
TIP organisatie Het TIP draait bijna volledig op vrijwilligers. Het bezoekerscentrum is van ma t/m za open en wordt per dagdeel(10.00-12.30/13.30-17.00) bemand door vrijwilligers die geen of een kleine (onkosten-) vergoeding ontvangen. Er zijn 20 vrijwilligers die samen gemiddeld 4.000 uur per jaar (1,9 FTE) investeren. Er is 1 professionele kracht 16 uur (0,4 FTE) per week die de rol van manager/coördinator heeft. TIP bezoekersaantallen Het Tip voorziet fysieke informatie voor 5345-6145 bezoekers per jaar (bron aanlevering cijfers TIP)
Stichting Woerden Marketing Woerden Marketing is de citymarketing partij voor de gemeente Woerden. Met een projectmanager (0,3 FTE) en een marketingmedewerker (0,8 FTE ) is er een continuïteit gewaarborgd voor de uitvoering van projecten op het gebied van promotie, marketing en toerisme. Daarnaast is er een stagiaire (1 FTE) gedurende het gehele jaar. Woerden marketing bezoekersaantallen Woerden Marketing voorziet online en fysieke informatie voor bijna 100.000 bezoekers per jaar. Via de jaarlijkse toerisme-meter is gebleken dat de bezoekersaantallen in 2014 met 6,4% zijn gestegen t.o.v. 2013. Bezoekersaantallen & cijfers Woerden marketing voorziet haar doelgroepen informatie via verschillende kanalen: . . . . . . .
BeleefWoerden.com trekt 64.000 bezoekers op jaarbasis. Via Social Media is er een berichtbereik van 500.000 personen. Extra afzetkanaal op www.groenehart.nl welke 183.000 bezoekers op jaarbasis heeft. Oplage van 30.000 stuks UIT-agenda’s. Foldermateriaal over Woerden 50.000 oplage per jaar. 20 informatie uitgiftepunten van informatiedisplay ’s in Woerden. Infozuil met een berichtbereik van wekelijke 40.000 passanten.
11
Inleiding
pagina 3
Hoofdstuk 1
Citymarketingplan 2014-2018 1.1 Organisatie Stichting Woerden Marketing
Pagina 4 Pagina 4
Hoofdstuk 2
Doelstellingen 2016
Pagina 5
Hoofstuk 3
Citymarketingplan 2016 3.1 Recreatie & Toerisme 3.2 Marketingcommunicatie & Promotie 3.3 Wij zijn Woerden
Pagina 6 Pagina 6 Pagina 7 Pagina 8
Hoofdstuk 4
Begroting
Pagina 9
2 | Citymarketingplan 2015
Woerden Marketing is gestart met haar citymarketingactiviteiten in 2012. Inmiddels is er veel bereikt. Citymarketing heeft ertoe geleid dat ambities werkelijkheid worden. Het helpt Woerden aan een sterke identiteit als aantrekkelijke gemeente om te wonen, werken en recreëren. Bij het college en de samenleving wordt in de loop der tijd steeds duidelijker welke invloed citymarketing op een gebied kan hebben. Het besef groeit door de projecten die Woerden Marketing heeft gerealiseerd op diverse beleidsterreinen. De gemeente heeft sinds 2013 een duidelijk beschreven identiteit via het merkpaspoort, die passend is bij de kernwaarden van Woerden.1 Deze identiteit past bij de vele promotie, evenementen en andere activiteiten die de aandacht trekken. Het belangrijkste doel is dat mensen Woerden een aantrekkelijke gemeente vinden om te wonen, werken en recreëren. In 2008 is er door de gemeente een visie 2022 opgesteld. In de visie wordt beschreven dat de gemeente zich op het gebied van recreatie en toerisme wil richten op initiatieven opzoeken, initiatieven versterken, de samenhang met de regio bewaken, een inspirerende recreatievisie maken en een profiel uitdragen. Dit onder het motto: We moeten samen trots op Woerden zijn, en dat uitdragen. Woerden Marketing is de aangewezen organisatie om deze taken uit te voeren.2 De organisatie van de Stichting Woerden Marketing bestaat vanaf 1 januari 2016 uit een bestuur, een Raad van Toezicht, directeur Kitty Kusters en projectmanager Kristel Jansen in de Wal. Met als horizon het rapport ‘Holland toekomstperspectief 2025’ van het NBTC Holland Marketing, is hier het citymarketingplan 2015 beschreven. Dit plan is een onderdeel van de citymarketing visie 2014-2018. In deze visie ligt de focus op het verbinden, adviseren en stimuleren van samenwerkingsverbanden binnen de gemeente Woerden met als doel Woerden promotioneel uit te laten groeien tot een sterk merk met een krachtig imago gebaseerd op de kernwaarden.
Kitty Kusters Directeur Stichting Woerden Marketing
1
Het merkpaspoort van de gemeente Woerden met teksten en foto’s is te downloaden vanuit de tool-kit op www.woerdenmarketing.nl 2
www.woerden.nl/sites/default/files/Visie%2B2022%2BGemeente%2BWoerden.pdf 3 | Citymarketingplan 2015
Woerden Marketing heeft als ambitie om Woerden als een unieke gemeente in het Groene Hart van Holland te positioneren en te profileren, in samenwerking met de gemeente en samenleving. Samen zetten we Woerden op de kaart! Hieronder beschrijven we de missie en visie zoals deze gesteld is in het citymarketing plan 2014-2018. Dit citymarketingplan geldt als leidraad voor de marketingplannen voor de komende jaren voor Woerden Marketing. Missie Door een goede en eenduidige marketingcommunicatie, gastheerschap en informatie worden nieuwe bezoekers aangetrokken en behouden. Hierdoor wordt de lokale economie gestimuleerd. Dit wordt gedaan door het merk Woerden uit te vergroten en als begrip kenbaar te maken bij bezoekers. Een stad met vele mogelijkheden op het gebied van toerisme, recreatie en cultuur. Een stad waar men prettig kan wonen, werken en recreëren welke de moeite waard is om te bezoeken. Visie Anno 2018 staat Woerden bekend als ‘hoofdstad van het Groene hart” Een gastvrije, unieke stad met een groen, historisch en kloppend hart welke de moeite waard is om te bezoeken vanwege haar diversiteit aan aanbod. Woerden is ‘here to stay’, de meest bruisende stad met dorpse allure in het Groene Hart van Holland. Woerden is gastvrij en gezellig, een stad waar altijd wat te doen is. Deze kernwaarden zijn bekend onder de huidige en potentiele inwoners en ondernemers. Het portaal BeleefWoerden.com bereikt bezoekers vanuit het Groene hart van Holland en de Randsteden en is een ‘roadmap to’ Woerden, hoofdstad van het Groene hart.
Organisatie Stichting Woerden Marketing Het bestuur van Stichting Woerden Marketing bestaat per 1 januari 2016 uit 1 voorzitter, de heer Wout den Boer en 1 algemeen bestuurder, de heer Lex Albers. Een derde bestuurslid functie is vacant. De Raad van Toezicht bestaat uit 3 personen te weten, Sebo Havinga, Hans Voorn en een 3e persoon waarvan de functie vacant is. Kitty Kusters vervult de rol van directeur voor Stichting Woerden Marketing. De projectuitvoering van Stichting Woerden Marketing ligt in handen van Kristel Jansen in de Wal. Coördinator voor het Toeristen informatie punt is Martine Groot Buinderink. Constante inzet wordt geïnitieerd van minimaal één meewerkstagiaire en inzet van één stagiaire voor afstudeeronderzoek. Stichting Woerden Marketing breidt in 2016 haar werkzaamheden uit met de strategische coördinatie en aansturing van het Toeristen informatie punt (TIP) met ca 20 vrijwilligers.
4 | Citymarketingplan 2015
Woerden Marketing heeft als doel om merk en identiteit van Woerden te versterken, de bekendheid te vergroten en meer bezoekers naar Woerden te halen. In de afgelopen jaren is er ingezet op marketingcommunicatie wat ertoe heeft geleid de bezoekers in Woerden met 6.9% is gestegen. Dit heeft geleid tot een omzetstijging van 11.1%. Dit laat zien dat een gerichte marketingcommunicatie bijdraagt aan de economische spin-off voor Woerden. Woerden Marketing heeft voor het komende jaar nieuwe plannen, welke zullen bijdragen voor de verdere uitrol van de bekendheid en de groei van de economie in de stad. Om dit doel te bereiken zijn er 3 hoofddoelen opgesteld; Woerden Marketing zet in op het programma “excellent gastheerschap en informatievoorziening” en vergroot zo de bekendheid en mogelijkheden bij bezoekers. Woerden Marketing fungeert als overkoepelend orgaan voor toerisme en recreatie. Het excellent gastheerschap en informatievoorziening wordt gemoderniseerd en ingezet om de recreatie en toerisme mogelijkheden verder te promoten. Het Toeristen Informatiepunt (TIP) wordt op een innovatieve manier ingezet om dit te optimaliseren. Woerden Marketing verzorgt strategie en coördinatie op het gebied van Toerisme voor Woerden. Door aan te haken bij Utrecht Marketing op gebied van regiomarketing maken we gebruik van hun kanalen voor vakorganisaties. Woerden staat bekend als de hoofdstad van het Groene Hart. Passend bij de kernwaarden ‘Groene Hart, Historisch Hart en Kloppend Hart’. Dit wordt verzorgd door het merk ‘Beleef Woerden’. Met samenwerkende partijen uit Woerden wordt de merkbeleving van Woerden verder uitgewerkt. Diverse kernwaarden worden onder de koepel Beleef Woerden gepromoot en vermarkt. Diverse marketingcampagnes worden ingezet om dit te bereiken. Doelstelling hierin is om heldere en duidelijke USP’s te kenmerken en campagnematig in te kunnen zetten op diverse doelgroepen.
Woerden Marketing gelooft in een intensieve samenwerking met betrokken partijen zoals de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties. In de afgelopen jaren zijn er meerdere partijen die met elkaar inzet hebben getoond om ervoor te zorgen om woerden op de kaart te zetten. Daarom ziet Woerden Marketing de ondernemers uit de gemeente als belangrijke partners. Met strategische samenwerkingsverbanden, cofinancieringen en inzichten vanuit de samenleving kan er meer (financieel) gerealiseerd worden. In gezamenlijk overleg en uitvoering moeten stappen worden gezet op het gebied van marketing en promotie voor Woerden. Woerden Marketing zet in op samenwerkingen met diverse betrokkenen in Woerden teneinde meer synergie te bereiken. In 2016 wordt de start gemaakt met de 1e samenwerking met het Toeristen informatiepunt en Stichting Groene hart welke samen zorgen voor het programma “excellent gastheerschap en informatievoorziening”. Met de projectleider van het programma Kaas en ondernemers in Woerden wordt een 2e samenwerking ingezet om Woerden als boerenmarketstad te promoten en de marktbeleving verder te optimaliseren. Met het Stadshart Woerden wordt ingezet op een 3e samenwerking hoe er samengewerkt kan worden in de gezamenlijke marketingcommunicatie voor bezoekers.
5 | Citymarketingplan 2015
In het hierna volgende citymarketingplan 2016 zal Woerden Marketing haar plannen kenbaar maken voor het komende jaar met de daarbij behorende begroting. Hierin worden de doelstellingen verwerkt tot meetbare projecten en concrete uitvoering.
Woerden Marketing zet in op het programma “excellent gastheerschap en informatievoorziening” en vergroot zo de bekendheid en mogelijkheden bij bezoekers. Doelgroepen en doelstelling De doelgroepen voor bezoekers zijn bewoners en bezoekers. De doelgroep is 40+ en komen uit de regio Woerden, het Groene hart, daarna de Randsteden en als 3e de rest van Nederland. Reactief wordt ingezet op de internationale markt (Duitsland, België en Engeland) en met name op de vakorganisaties en touroperators. De doelstelling is om minimaal 2% meer bezoekers per jaar te genereren naar Woerden. Dit genereert meer omzet en is voor Woerden van economisch belang. Toeristen informatiepunt Woerden – gastheerschap Woerden Via het Toeristen informatie punt (TIP) worden bezoekers op gastvrije manier fysiek ontvangen en geïnformeerd. De achterliggende marketingcommunicatie van BeleefWoerden is hierbij ondersteunend. Door de samenwerking die is aangegaan met Stichting Groene hart is het aanbod vergroot met streekproducten, souvenirs en arrangementenverkoop naast informatieverstrekking. Het excellent gastvrij ontvangen van groepen binnen Woerden en het vergroten van het arrangementenaanbod van Woerden zijn onderdeel van de werkzaamheden van Woerden Marketing en Toeristen Informatiepunt. Beurzen en evenementen Nederlandse consumentenbeurzen en Internationale vakbeurzen zullen ingezet en bezocht worden om meer bekendheid te creëren voor Woerden algemeen. In co-creaties met ondernemers wordt Woerden breed ingezet met gerichte doelstellingen voor de verkoop van arrangementen, aantrekken van vakorganisaties en bezoeken aan Woerden. Een combinatie wordt gemaakt met de streekmarkt om een” informatie op locatie” punt te creëren voor informatie en verkoop van streekproducten. Vakdagen/Touroperators Er worden vakdagen georganiseerd voor geïnteresseerde vakorganisaties en touroperators om een bezoek aan Woerden te brengen. Doelstelling is om hen te enthousiasmeren om Woerden in hun pakket(ten) op te nemen teneinde groepen naar Woerden te verkrijgen. Bezoekers meting/Toerisme meter In maart wordt gestart met het meten van de bezoeken van 2015. Deze meting wordt voor de derde maal herhaald. Gegevens worden verstrekt door 50 bedrijven welke een leidraad vormt voor de meting van de bezoekersaantallen en omzetten. Recreatie & Toerisme Beleid Vanuit de gemeente wordt met de samenleving een nieuw beleid geschreven. Woerden Marketing is als stakeholder/adviseur betrokken bij dit beleid teneinde ervoor te zorgen dat de planvormingen oplijnen met het beleid wat wordt gedragen door de samenleving.
6 | Citymarketingplan 2015
Woerden zet in op een totaalcommunicatie voor Woerden met een zo uitgebreid mogelijk beeld van toeristische en recreatieve beleving van Woerden. In samenwerking met meerdere partijen en ondernemers wordt er ingezet op meer gezamenlijke marketingcommunicatie over Woerden. In 2016 zetten we campagnematig in op de kaas, streek, warenmarkt en koeienmarkt met de nieuw op te zetten campagne Woerden, Boerenmarktstad. Tevens gaan we campagnematig inzetten met het Stadshart om de wintercampagne neer te zetten en gezamenlijke promotie op te pakken. Inzet marketingcommunicatie De marketingcommunicatie richt zich op gerichte marketingcampagnes en worden ingezet op Nederlandse doelgroepen actief en reactief de Internationale markt. Dit doen we offline via advertising, free publicity en persbewerking, folderverspreiding en buitenbordreclames. Online wordt ingezet op informatieverstrekking via website en Social Media kanalen en marketingcampagnes via internet, Social Media, bloggers en vloggers. Uitingen marketingcommunciatie Woerden Marketing ontwikkelt off en online veel informatie om in te zetten op een eenduidige en consequente communicatie over Woerden. Deze informatie wordt ingezet voor diverse doelgroepen als bewoners, bezoekers en vakorganisaties. Folderlijn Woerden De folderlijn Woerden blijft ingezet worden op high traffic locaties met een oplage van 50.000 stuks. Met diversiteiten als Winkelen, Eten, drinken en Uitgaan, Historie en bezienswaardigheden, Omgeving en activiteiten en Overnachten laten we een breed aanbod van Woerden zien. Wekom@Woerden informatieborden Ingezet wordt dit jaar om op high traffic locaties als het Klooster, Annex cinema etc. informatiepanelen te plaatsen met daarop brede informatieverstrekking over Woerden. Hiermee bereiken we de bezoekers van deze locaties naar Woerden voor een langer verblijf. UIT-agenda en Infozuil Een maandelijkse folderversie van een UIT-agenda wordt met een oplage van 25.000 stuks jaarlijks verspreid op high traffic locaties en vvv’s/TIP’s in regio Groene hart. Dit wordt ondersteund door een wekelijks item op de Infozuil Woerden. Website BeleefWoerden en Social Media Kanalen Via de website BeleefWoerden, die jaarlijks 60.000 bezoekers trekt en de social media kanalen Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram welke jaarlijks een bereik heeft van …. Wordt het aanbod van Woerden inzichtelijk gemaakt en gepresenteerd Google Adwords/Internet campagnes Diverse campagnes worden ingezet ter ondersteuning van evenementen, acties, recreatief aanbod, historie, markten in Woerden. Hiermee bereiken we gerichte zoekende bezoekers en trekken we hen naar Woerden met het aanbod.
7 | Citymarketingplan 2015
Media en persbewerking Diverse advertenties worden ingekocht om Woerden op de kaart te zetten buiten Woerden. Door middel van persbewerking en inzet op de media wordt er gezorgd voor vele perspublicaties over Woerden waardoor het imago van Woerden versterkt wordt en leidt tot een call to action voor het bezoeken van Woerden. Travel Trade voor vakorganisaties/Touroperators Woerden is aangehaakt bij Regio Utrecht om samen op te trekken om vakorganisaties en touroperators naar Woerden te krijgen. Woerden Marketing heeft om dit te ondersteunen een Travel Trade ontwikkeld in Nederlands en Engelse versie om vakorganisaties aan te kunnen schrijven met het totaalaanbod van Woerden voor groepen. In 2016 zal er een Duitse versie worden ontwikkeld teneinde mee te nemen naar buitenlandse vakbeurzen. Diverse marketingprojecten Zoals ook in afgelopen jaren zet Woerden Marketing zich in voor marketingprojecten die samen opgepakt worden met partijen als scholen, Kuvo, Cultuur, Woerdens Techniek Talent, OKW en vele andere partijen waardoor er projecten ontstaan die voor bewoners en bezoekers interessant zijn om te bezoeken. In 2016 gaat Woerden Marketing zich inzetten voor een project “de Kijk op Woerden” met jongeren om Woerden in beeld te krijgen via de ogen van jongeren. Tevens gaat Woerden Marketing met partijen als gemeente, Cultuur en OKW zich inzetten om mee te helpen aan een kennis en ervaring platform waarbij diverse partijen online hun kennis en ervaring kunnen delen.
Woerden Marketing gelooft in een intensieve samenwerking met betrokken partijen zoals de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties. In de afgelopen jaren zijn er meerdere partijen die met elkaar inzet hebben getoond om ervoor te zorgen om woerden op de kaart te zetten. Woerden Marketing zet in op samenwerkingen met diverse betrokkenen teneinde meer synergie te bereiken. In 2016 is de start gemaakt met de 1e samenwerking met het Toeristen informatiepunt en Stichting Groene hart welke samen zorgen voor het programma “excellent gastheerschap en informatievoorziening”. Met de projectleider van het programma Kaas en ondernemers in Woerden wordt een 2e samenwerking ingezet om Woerden als boerenmarktstad te promoten en de marktbeleving verder te optimaliseren. Met het Stadshart Woerden wordt ingezet op een 3e samenwerking hoe er samengewerkt kan worden in de gezamenlijke marketingcommunicatie voor bezoekers. De inzet zal veelal liggen op een nog intensievere samenwerking van partijen. Op deze wijze creëren we ambassadeurs voor Woerden en zorgen we ervoor dat men trots is op Woerden. Netwerkbijeenkomsten De inzet van een recreatie & toerisme bijeenkomst in samenwerking met gemeente bij aanvang van het toeristenseizoen en inzet van diverse netwerkmomenten voor ondernemers door Stichting Woerden Marketing zorgen ervoor dat men weet wat de toegevoegde waarde is van Woerden Marketing voor partijen.
8 | Citymarketingplan 2015
9 | Citymarketingplan 2015
Overeenkomst Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart inzake het Toeristen Informatiepunt Woerden
Algemeen Deze overeenkomst is opgesteld voor de privaat rechtelijke samenwerking die is gerealiseerd tussen Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart inzake de uitvoering van de organisatie TIP (Toeristen informatie punt) Woerden. Stichting Woerden Marketing zal binnen haar uitvoeringsovereenkomst jaarlijks een subsidie van 25.000 euro aanvragen bij de Gemeente Woerden voor de organisatie van het Toeristen Informatie Punt. Stichting Woerden Marketing is eindverantwoordelijk voor de organisatie van het Toeristen Informatie Punt. Deze subsidie aanvraag wordt ingebed in de jaarlijkse subsidie aanvraag die Stichting Woerden Marketing doet aan de Gemeente Woerden. De subsidie aanvraag en de planvorming “Excellent Gastheerschap en Informatievoorziening” zal als bijlage mee worden gezonden aan de subsidieverstrekker voor de uitvoeringsovereenkomst die de gemeente Woerden sluit met de Stichting Woerden Marketing. Stichting Woerden Marketing draagt zorg voor de strategie en doelstelling omtrent het programma Excellent Gastheerschap en Informatievoorziening. Stichting Woerden Marketing is verantwoordelijk voor recreatie en toerisme zaken welke in het plan is aangegeven onder voorwaarde van goedkeuring door de subsidieverstrekker Gemeente Woerden. Jaarlijks zal Stichting Woerden Marketing volgens het recreatie en toerisme beleid bij de gemeente Woerden een plan indienen omtrent uitvoering van het programma Excellent gastheerschap en informatievoorziening. Exploitatie winkel De winkelexploitatie van de organisatie TIP wordt samengevoegd met de belevingswinkel (streekproducten en aanverwanten) van de Stichting Groene Hart op de huidige locatie van de winkel van het TIP. Hierdoor ontstaat er een nieuwe kans om een bredere exploitatie te kunnen uitvoeren op het gebied van streekproducten van Stichting Groene hart en toeristenproducten van de TIP winkel. De nieuwe naam wordt Toeristen Informatie Punt “Tip Winkel Groene hart”. Stichting Woerden Marketing draagt jaarlijks een bedrag af van 4000 euro als bijdrage in de huurkosten. Stichting Groene hart is eindverantwoordelijk voor de taken inzake exploitatie van winkel en producten. De exploitatie van de winkel en inkomsten die gegenereerd worden zijn voor rekening en risico van Stichting Groene hart. Over toeristenproducten zal een periodiek overleg georganiseerd worden tussen Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart teneinde vraag en aanbod goed op elkaar af te stemmen. Kosten die gemaakt dienen te worden ter verbetering van de winkel worden vooraf besproken met Stichting Woerden Marketing ter accordering en noodzaak. Wanneer kosten gemaakt dienen te worden voor verbetering van het TIP, kan dit uit de subsidie worden verstrekt. Stichting Woerden Marketing is eindverantwoordelijk. De inventaris wordt overgenomen met subsidiegeld. Derhalve is Stichting Woerden Marketing eigenaar van de inventaris en ook verantwoordelijk voor onderhoud en beheer van de inventaris.
Stichting Groene hart is eindverantwoordelijk voor de huur van het pand en de exploitatie van de winkel. Coördinatie vrijwilligers Stichting Woerden marketing draagt jaarlijks een bijdrage van 2214,48 euro af aan Stichting Groene hart inzake de kosten voor begeleiding en aansturing van de coördinator en van de TIP Vrijwilligers. Dit bedrag wordt ingezet om de begeleiding te verzorgen en aansturing de verzorgen van de vrijwilligers van de TIP organisatie. Stichting Groene hart legt verantwoordelijkheid af over dit budget teneinde de Stichting Woerden Marketing in staat te stellen een verantwoording richting de subsidieverstrekker (gemeente Woerden) te kunnen geven. De TIP-coördinator wordt betaald door Woerden Marketing via een dienstverband. Het takenpakket wordt vastgelegd in een contract met de Stichting Woerden Marketing. De werkzaamheden van de TIP coördinator staan – binnen de gekozen overlegstructuur - onder verantwoordelijkheid van Stichting Woerden Marketing. Stichting Groene hart werkt daarnaast zelf met een coördinator van de belevingswinkel. Deze coördinator staat onder directe verantwoordelijkheid van Stichting Groene hart en staat los van verantwoordelijkheden van Stichting Woerden Marketing. De coördinatoren werken samen in de nieuwe winkel met de vrijwilligers van beide organisaties, maar behouden hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Bij afwezigheid dienen zij elkaar te vervangen. Middels een vooraf afgesproken overlegstructuur tussen Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart en de 2 coördinatoren zal er gewerkt worden naar een nieuwe situatie voor de gecombineerde winkel. Wanneer de coördinator van de Tip organisatie niet voldoet aan de verwachtingen zullen Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene hart gezamenlijk een nieuwe coördinator aan wijzen. Wanneer er geen overeenstemming gevonden wordt voor een nieuwe coördinator, zal Stichting Woerden Marketing als eindverantwoordelijke partij een coördinator aanstellen. Van de 25.000 Euro subsidie is 2.500 Euro bestemd voor het ontwikkelingsbudget van de vrijwilligers en 1.000 Euro voor de vrijwilligers dag; de beide coördinatoren doen aan Woerden Marketing en Stichting Groene hart voorstellen voor beheer van dit budget. Bij wijziging van de uitvoeringsovereenkomst tussen gemeente en Stichting Woerden Marketing dient de overeenkomst tussen Stichting Woerden Marketing en Stichting Groene Hart opnieuw in overeenstemming met de uitvoeringsovereenkomst gebracht te worden. Was getekend te Woerden,
Stichting Woerden Marketing
Stichting Groene hart
Kitty Kusters Directeur Woerden Marketing
Bernt Feis Project-directeur Groene hart
Marketing Woerden
Uitvoeringsovereenkomst 2016
1. Beleidsterrein
Citymarketing, gastheerschap en toeristen informatie
2. Gemeentelijke missie
Woerden positioneren als een aantrekkelijke gemeente in het Groene Hart, waar gewoond, gewerkt en gerecreëerd wordt. Het bevorderen van de naams en merk bekendheid van de gemeente Woerden Hierbij wordt gebruik gemaakt van één huisstijl, één boodschap over de gemeente Woerden als merk Activiteiten en verzoeken worden getoetst aan: Merkpaspoort Beleefbaarheid Mogelijke economische spin off door bijvoorbeeld toename bezoekersaantallen, toename verblijfsduur Verbinding De volgende algemene doelen uit het recreatie en toerisme beleid 2008 – 2012 van de Gemeente Woerden zijn van toepassing op het Toeristen Informatie Punt: 1. Het verzorgen van de informatievoorziening van het aanbod van recreatieve en toeristische activiteiten in de gemeente Woerden; 2. Het bevorderen van meer samenhang en verbindingen binnen de recreatie- en toerismesector van Woerden; 3. Het op pro-actieve wijze versterken van de recreatieve mogelijkheden van Woerden; 4. Het stimuleren van vernieuwing in de producten die worden ontwikkeld, hierbij gebruik makend van recreatief ondernemerschap. Het TIP levert producten / diensten die een bijdrage leveren aan alle bovengenoemde doelen uit het recreatiebeleid van de gemeente Woerden.
3. Doelgroep 4. Resultaten
1. Bezoekers primair vanuit de regio. 2. Bewoners, bezoekers en bedrijven van Woerden 4.1 Profilering Woerden Onderzoek Inzetten op zakelijke bezoekers? Waar hebben deze ondernemers behoefte aan op het gebied van citymarketing en hoe is dit (financieel) mogelijk te maken – cofinanciering, sales etc. Effectmeting via Woerden Marketing Het TIP registreert het aantal bezoekers, de herkomst en de aard van de vragen. In 2016 wordt er een 0-meting uitgevoerd in 3 categoriën: 1) fysiek bezoek 2) website bezoek 3) telefonische vragen. Het TIP ambieert in 2016 minimaal 6.000 fysieke bezoekers te trekken. 4.2 Merk en naamsbekendheid Woerden Een eenduidige en consistente profilering van het merk Woerden
1
Activiteiten (Zoals benoemd in begroting) Inhoud merkpaspoort (logo, slogan, foto’s, teksten etc.) actief en consistent gebruiken, bewaken en aanbieden. Hierdoor zal Woerden zich in de beeldvorming het gewenste profiel toe-eigenen. De positionering moet worden waargemaakt in communicatie-uitingen. Het merkpaspoort biedt daartoe als leidraad. Het motto biedt daartoe als inspiratiebron. Het ontwikkelen van arrangementen (een aaneenschakeling van activiteiten van (vaak) verschillende ondernemers, die als pakket wordt verkocht) Het interesseren van Touroperators voor Woerden Publiciteit genereren voor eigen activiteiten en voor activiteiten van aanbieders.
4.3 Website BeleefWoerden.com Het presenteren van de recreatief-toeristische en culturele mogelijkheden in Woerden. Ondernemers portal toevoegen indien hier belangstelling voor is. Activiteiten Website actualiseren, beheren, door ontwikkelen, verbreden. Inzetten op compleetheid, actualiteit, attractiviteit, vindbaarheid (onderdelen) site. Tevens Woerden op andere sites zichtbaar maken. 4.4 Gastheerschap en informatievoorziening Het presenteren van de recreatief-toeristische mogelijkheden in en rondom de gemeente Woerden voor inwoners van Woerden en gasten die Woerden bezoeken. Met als doel: Het mede bevorderen van de bekendheid van Woerden. De website www.beleefwoerden.com verzorgt het online deel van deze promotie. Het TIP zorgt voor het fysieke deel. Het TIP voegt daar voor de bezoeker nog een persoonlijk advies, een enthousiaste doorverwijzing en, indien mogelijk, een reservering aan toe. Het ontvangen van gasten. Het ‘verkopen’ van Woerden op beurzen en andere bijeenkomsten Activiteiten Uitgifte van toeristisch-recreatief materiaal, zoals kaarten, routes, boeken en folders van Woerden en omgeving. Informeren van bezoekers over toeristisch-recreatieve mogelijkheden in Woerden en omgeving. Informatieverstrekking over alle toeristisch-recreatieve ondernemers en organisaties in en grenzend aan de gemeente Woerden. Kwaliteitseisen Het TIP is minimaal 6 dagen geopend; minimaal 36 uur per week. Consumenten kunnen per email of telefoon altijd een vraag achterlaten en ontvangen altijd een verwijzing naar de website.
2
4.2 Productontwikkeling Het op de vraag gericht ontwikkelen van recreatief-toeristische producten in samenwerking met lokale recreatieve ondernemers en/of organisaties in de gemeente Woerden. Op proactieve wijze wordt gestreefd naar vernieuwing, waarbij samenwerking en recreatief ondernemerschap wordt gestimuleerd. Activiteiten Vraaggerichte ontwikkeling van producten, met mogelijkheden voor maatwerk. Inspelen op de vraag van klanten en de ontwikkelingen in het toeristische veld van Woerden en het Groene Hart. Realisatie van een constructieve samenwerking met de toeristische, recreatieve, sportieve en culturele bedrijven en organisaties in Woerden ten behoeve van de ontwikkeling van aantrekkelijke recreatieve producten en arrangementen. 4.4 Samenwerking Het promoten en vermarkten van Woerden als Hoofdstad van het Groene Hart met vele mogelijkheden richting inwoners en bezoekers van Woerden kan alleen in een netwerkorganisatie. Woerden Marketing is een volwaardig netwerk- en samenwerkingspartner in het brede veld van recreatie en toerisme in en rondom Woerden. Activiteiten Woerden Marketing realiseert een netwerk van toeristischrecreatieve en culturele bedrijven die Partner in promotie worden en/of deelnemen aan een digitaal Platform Woerden Marketing/TIP vergaart kennis door contacten en bezoeken aan vergelijkbare organisaties. Het Woerden Marketing/TIP werkt samen met diverse (recreatie)ondernemers en culturele organisaties, waarbij in ieder geval samengewerkt dient te worden met Stichting het Groene Hart, Stadshart Woerden, projectleider Kaas en de grote vijf Cultuurinstellingen. Woerden Marketing werkt mee aan de totstandkoming van een geactualiseerde visie op het gebied van recreatie en toerisme en aan een regionale visie Woerden Marketing levert een bijdrage in de organisatie van een netwerkmoment in het eerste kwartaal van 2016 met lokale partijen uit het werkveld Citymarketing/Recreatie en Toerisme in de gemeente Woerden. Woerden Marketing wordt waar mogelijk betrokken bij andere projecten in het kader van Citymarketing Woerden Marketing werkt nauw samen met de Accountmanager van de gemeente. Er is maandelijks overleg en zo nodig frequenter. Eenmaal per kwartaal vindt bestuurlijke afstemming plaats. 4.5 Gezond huishoudboekje Woerden Marketing zoekt naar mogelijkheden om de inkomsten te verhogen. De kosten mogen niet meer bedragen dan de inkomsten. 5. Verantwoording
5.1 Verantwoordingsregistratie: Jaarlijks voor 1 mei legt Woerden Marketing een verantwoording af in de vorm van een activiteiten en financieel verslag (incl. accountantsverklaring) over het voorgaande 3
kalenderjaar. 5.1.1 Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend, vergelijkt de nagestreefde en gerealiseerde prestaties en geeft een toelichting op de voorwaarden die niet gerealiseerd zijn. Het verslag bevat in ieder geval een opgave van aantal arrangementen, openingsuren, bezoekers, samenwerkingsprojecten, opgaven gerealiseerde eigen inkomsten en het aantal gerealiseerde diensten richting recreatief-toeristisch bedrijfsleven. 5.1.2 Het financieel verslag bevat de jaarrekening en de reserve- en vermogenstoestand. 5.1.3 Indien aanmerkelijke financiële verschillen ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten, dient Woerden Marketing hierover tijdig contact op te nemen met de gemeente. 5.1.4 Wanneer Woerden Marketing minder resultaten voor de subsidie levert dan bepaald, de subsidie aanwendt voor activiteiten of voorzieningen die niet strekken tot het bereiken van de doelstellingen in onderdeel 2, of indien het handelt in strijd met dit contract, kan de gemeente de verleende subsidie tussentijds voor deze periode aanpassen. 5.2 Beleidsregistratie: 5.2.1 Beknopte rapportage beleidsinformatie via ambtelijk overleg. 5.3 Tevredenheid: - Één tevredenheidsonderzoek onder bezoekers - Eén tevredenheidsonderzoek onder (recreatieve)ondernemers. Dit tevredenheidsonderzoek is naar eigen invulling. Woerden Marketing maakt een voorstel dat voorgelegd wordt aan de gemeente. 6. Periode
1 januari 2016 t/m 31 december 2016
7. Budget
€ 142.350
8. Contactpersonen
Carolien van Dam, Accountmanager binnenstad/Citymarketing Kitty Kusters, Marketing Woerden
Woerden, januari 2016
J. Zwaneveld
K. Kusters
Teammanager Ruimte Gemeente Woerden
Woerden Marketing
4
