LAPORAN AKUNTABILITAS KINERJA INSTANSI PEMERINTAH ( LAKIP ) ║║║ ║║║ ║║║ ║║║ ║║║ ║║║
KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN SLEMAN TAHUN 2011
1
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..................................................................................
i
DAFTAR ISI ............................................................................................. ii IKHTISAR EKSEKUTIF ........................................................................... 1 BAB I PENDAHULUAN .......................................................................... A. Latar Belakang ............................................................................ 2 B. Struktur Organisasi, Tugas Pokok dan Fungsi SKPD .............
3-7
BAB II PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KINERJA ........................ A. Penetapan Indikator Kinerja Utama ( IKU ) ...............................
8
B. Perencanaan Strategis .............................................................. 1. Visi dan misi ....................................................................
9
2. Tujuan Sasaran Strategi dan Indikator .........................
10
C. Rencana Kerja Tahunan ............................................................
11
D. Penetapan Kinerja ....................................................................... 12-13 BAB III AKUNTABILITAS KINERJA ..................................................... A. Pencapaian IKU ..........................................................................
14-18
B. Pencapaian Sasaran Strategis .................................................. 19-23 BAB IV PENUTUP .................................................................................. 24 LAMPIRAN .............................................................................................. 25-30
2
IKHTISAR EKSEKUTIF Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( LAKIP ) Kantor Arsip Daerah disusun
sebagai
bentuk
pertanggung
jawaban
kinerja
instansi
pemerintah
secara periodik dalam rangka pencapaian tujuan / sasaran strategis instansi. Penyusunan LAKIP diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : 29 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Penetapan Kinerja dan Pelaporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Hal-hal yang dituangkan di dalam LAKIP tahun 2011 antara lain tentang Pokok-pokok RENSTRA 2011-2015 yang berisi tentang Visi, Misi, tujuan dan sasaran Indikator Kinerja Utama ( IKU ) Perencanaan Kinerja Tahunan ( RKT ) dan Penetapan Kinerja, hal-hal tersebut direalisasikan pada beberapa program dan kegiatan pada tahun 2011.
Sleman, Kepala Kantor Arsip Daerah
Dra. SUDARNINGSIH, M.Si Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19601026 198603 2 003
3
BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( LAKIP ) merupakan dokumen yang menyajikan data dan informasi mengenai hasil kerja pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sebagai bentuk dari pertanggung jawaban institusional Satuan Kerja Perangkat Daerah ( SKPD ). LAKIP dipergunakan sebagai bahan evaluasi kinerja SKPD dan juga digunakan sebagai bahan penyempurnaan dokumen perencanaan dan kinerja tahun-tahun berikutnya. Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor : 9 tahun 2009 tentang Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Sleman dan Peraturan Bupati Sleman Nomor : 46 tahun 2009 tentang Uraian Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah, Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang kearsipan. Kantor Arsip Daerah dalam melaksanakan tugas menyelenggaraan fungsi : a. Perumusan kebijakan teknis bidang kearsipan. b. Pelaksanaan tugas bidang kearsipan. c. Penyelanggaraan pelayanan umum bidang kearsipan. d. Pembinaan pengelolaan kearsipan. e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
4
B. STRUKTUR ORGANISASI, TUGAS POKOK DAN FUNGSI SKPD
Struktur organisasi Kantor Arsip Daerah terdiri dari : 1. Kepala Kantor 2. Sub Bagian Tata Usaha Mempunyai tugas
menyelenggarakan urusan umum, kepegawaian,
keuangan, perencanaan, evaluasi dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas satuan organisasi. 3. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis Mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan, pelayanan dan pembinaan arsip dinamis. 4. Seksi Pengelolaan Arsip Statis Mempunyai
tugas
menyelenggarakan
pelayanan
dan
pembinaan
arsip statis. 5. Kelompok Jabatan Fungsional Mempunyai tugas melaksanakan sebagaian tugas Kantor Arsip Daerah sesuai dengan keahlianjenis dan jumlah jabatan fungsional sesuai dengan kebutuhan.
5
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI KANTOR ARSIP DAERAH
KEPALA KANTOR
SUB BAGIAN TATA USAHA
KEL. JABATAN FUNGSIONAL
SEKSI PENGOLAHAN ARSIP DINAMIS
SEKSI PENGOLAHAN ARSIP STATIS
KEDUDUKAN TUGAS FUNGSI DAN SUSUNAN ORGANISASI 1. Kantor Arsip Daerah merupakan unsur pendukung pemerintah daerah yang dipimpin oleh
Kepala Kantor Arsip Daerah berkedudukan dibawah dan
bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. 2. Kantor Arsip Daerah mempunyai tugas melaksanakan penyelenggaraan pemerintah daerah di bidang kearsipan. 3. Kantor Arsip Daerah dalam melaksanakan tugas menyelenggarakan fungsi : a. Perumusan kebijakan tehnis bidang kearsipan b. Melaksanakan tugas bidang kersipan c. Penyelenggaraan pelayanan umum bidang kearsipan d. Pembinaan bidang kearsipan e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dalam fungsinya.
6
4. Susunan organisasi Kantor arsip daerah terdiri dari : a. Kepala Kantor b. Sub. Bag tata Usaha c. Seksi Pengelolaan Arsip dinamis d. Seksi Pengelolaan Arsip statis e. Kelompok Jabatan Fungsional
a. Kepala Kantor Kepala Kantor Arsip Daerah berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. b. Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha dipimpin dipimpin oleh kepala yang ada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor. c. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis dipimpin oleh kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala kantor melalui Ka.Sub. Bag Tata Usaha. d. Seksi Pengelolaan Arsip statis Seksi Pengelolaan Arsip statis dipimpin oleh kepala yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala kantor melalui Ka.Sub. Bag Tata Usaha. e. Kelompok Jabatan fungsional Kelompok Jabatan fungsional dalam melaksanakan tugas di koordinir oleh tenaga tenaga fungsional yang ditunjuk dan berada dibawah serta bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Melalui Sub. Bag. Tata Usaha.
7
URAIAN TUGAS DAN FUNGSI 1. Sub Bagian Tata Usaha Sub Bagian Tata Usaha Mempunyai tugas menyelenggarakan urusan umum, kepegawaian,
keuangan,
perencanaan,
evaluasi
dan
mengoordinasikan
pelaksanaan tugas satuan organisasi Sub Bagian Tata Usah dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Sub Bagian Tata Usaha b. Perumusan kebijakan tehnis ketatausahaan c. Penyelenggaraan
urusan
surat
menyurat,
kearsipan,
kepustakaan,
dokumentasi, informasi, perlengkapan dan rumah tangga. d. Penyusunan bahan rencana kebutuhan pegawai, pengembangan pegawai, kepangkatan, hak dan kewajiban pegawai, pembinaan serta tata usaha kepegawaian. e. Pelaksanaan anggaran, perbendaharaan, pembukuan dan penyusunan laporan kinerja f. Pengoordinasian penyusunan rencana kerja g. Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan h. Pengorganisasian penyelenggaraan tugas satuan kerja i.
Evaluasi dan penyusunan laporan perencanaan rencana kerja Sub Bagian Tata Usaha
j. 2. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis Seksi
Pengelolaan
Arsip
Dinamis
Mempunyai
tugas
menyelenggarakan
pengelolaan, pelayanan dan pembinaan arsip dinamis. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis dalam melaksanakan tugas mempunyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja seksi pengelolaan arsip dinamis
8
b. Perumusan kebijakan tehnis pengelolaan arsip dinamis c. Penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan arsip dinamis d. Penyelenggaraan pelayanan arsip diamis e. Penyelenggaraan pengembangan sistem pengelolaan arsip dinamis f.
Penyelenggaraan penyelamatan dan perlindungan arsip vital
g. Evaluasi dan peyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis
3. Seksi Pengelolaan Arsip Statis Seksi
Pengelolaan
Arsip
Statis
mempunyai
tugas
menyelenggarakan
pengelolaan, pelayanan dan pembinaan arsip statis Seksi Pengelolaan Arsip Statis dalam melaksanakan tugas mempuyai fungsi : a. Penyusunan rencana kerja Seksi Pengelolaan Arsip Statis b. Perumusan kebijakan tehnis pengelolaan arsip statis c. Penyelenggaraan dan pembinaan pengelolaan arsip statis d. Penyelenggaraan pelayanan arsip statis e. Penyelenggaraan pengembangan sistem pengelolaan arsip statis f.
Penyelenggaraan pemeliharaan dan pelestarian arsip statis
g. Evaluasi dan peyusunan laporan pelaksanaan rencana kerja Seksi Pengelolaan Arsip Statis
4. Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Kantor Arsip Daerah sesuai dengan keahlian
9
BAB II PERENCANAAN DAN PERJANJIAN KINERJA
A. PENETAPAN INDIKATOR KINERJA UTAMA ( IKU )
No 1.
Indikator
Rumus / Persamaan
Pengelolaan
jumlah SKPD yangmenerapkan
Untuk mengetahui SKPD
Arsip secara baik
pengelolaan arsip secara baik
yang sudah melaksanakan
___________________ X 100 %
pengelolaan arsip sesuai
jumlah SKPD 2.
Alasan
SKPB.
Peningkatan Untuk mengetahui cara
SDM pengelola
yang digunakan untuk
kearsipan jumlah kegiatan peningkatan
peningkatan SDM
SDM pengelola kearsipan
kearsipan
B. RENSTRA 1. VISI DAN MISI a. Pernyataan Visi Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi / instansi. Sedangkan Visi dari Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman adalah : “ TERWUJUDNYA KANTOR ARSIP DAERAH SEBAGAI PUSAT DATA KEARSIPAN DI KABUPATEN SLEMAN “ b. Pernyataan Misi MISI adalah pernyataan mengenai hal-hal yang harus dicapai oleh instansi / organisasi yang mencerminkan penjelasan tentang produk pelayanan yang ditawarkan dan sangat diperlukan oleh masyarakat.
10
Dalam rangka mewujudkan Visi Kantor Arsip Daerah menetapkan Visi sebagai berikut : 1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi sitem informasi kearsipan. 2. Meningkatkan kesadaran birokrat dan masyarakat umum terhadap pentingnya arsip. 3. Meningkatkan pelayanan informasi kearsipan kepada birokrat serta masyarakat. Penjelasan masing-masing Misi :
1. Misi Kesatu “ Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Sistem Informasi Kearsipan “ Dalam rangka pelayanan informasi kearsipan terhadap aparat dan masyarakat dilaksanakan melalui sistem kearsipan ( sipati ) untuk mempermudah temu kembali informasi arsip.
2. Misi Kedua “ Meningkatkan Kesadaran Birokrat dan Masyarakat Umum terhadap pentingnya arsip. “ Merupakan upaya Kantor Arsip Daerah dalam menyediakan dan memaksimalkan informasi arsip diperlukan kesadaran dari birokrat dan masyarakat untuk mendukung kelancaran akses informasi arsip.
3. Misi Ketiga “ Meningkatkan Pelayanan Informasi Kearsipan Kepada Birokrat Serta Masyarakat. “ Merupakan upaya dari Kantor Arsip Daerah
dalam memberikan
informasi kearsipan dilaksanakan secara mudah, cepat, dan akurat.
11
2. TUJUAN, SASARAN STRATEGIS DAN INDIKATOR KINERJA SASARAN STRATEGIS INDIKATOR MISI
TUJUAN
SASARAN
KINERJA SASARAN
1. Meningkatkan
• Optimalisasi pengelolaan• Tertingkatnya kualitas • Arsip tertata
efektivitas dan
data informasi arsip
pengelolaan data
efisiensi sistem
melalui teknologi
informasi arsip.
informasi
informasi.
dan terkelola. • Arsip terpelihara.
kearsipan. 2. Meningkatkan
• Meningkatkan kesadaran• Meningkatnya
• Pembinaan
kesadaran
masyarakat dan birokrat pengetahuan
pengelolaan arsip
birokrat dan
akan pentingnya arsip.
pemahaman dan
• Monitoring
masyarakat
pemanfaatan informasi
• Pendampingan
umum terhadap
arsip.
• Kerjasama
pentingnya arsip • Meningkatnya kesadaran• SKPD mengelola masyarakat dan birokrat
arsip secara baik
akan fungsi arsip. • Sosialisasi dan apresiasi kearsipan. 3. Meningkatkan
• Mengembangkan
• Terselenggaranya
• Kecepatan dan
pelayanan
layanan kearsipan
layanan informasi
ketepatan
informasi kepada
sesuai dengan
arsip.
pelayanan
birokrat serta
kemajuan teknologi
kearsipan
masyarakat.
informasi.
( layanan arsip).
• Meningkatkan kualitas dan kuantitas
• Tertingkatnya kualitas SDM kearsipan.
SDM kearsipan.
• SDM yang mengikuti bimtek/kursus/ seminar dan lokakarya ( jumlah kegiatan peningkatan SDM kearsipan )
12
C. RENCANA KERJA TAHUNAN ( RKT ) Rencana kerja merupakan kegiatan yang sangat penting yang dilaksanakan oleh pimpinan beserta jajaran serta merupakan wacana proses yang akan memberikan
perspektif
mengenai
apa
yang
diinginkan
kedepan.
Rencana kerja berguna untuk menyusun prioritas kegiatan yang dilaksanakan. Rencana kerja tahunan Kantor Arsip Daerah disusun berdasar atau mengacu pada Renstra Kantor Arsip Daerah. Adapun rencana kinerja tahun 2011 adalah sebagai berikut :
Sasaran
Indikator
Target
Program
Satuan 1. Tertingkatnya kualitas pengelolaan data
1. Arsip tertata dan terkelola
40 boks arsip 1. Penyelamatan dan Merapi
informasi arsip
pelestarian dokumen arsip daerah
2. Arsip terkelola
500 boks
2. Pemeliharaan rutin berkala sarana administrasi kearsian
2. Meningkatkan pengetahuan
1. Kegiatan pembinaan
3 jenis
pengelola arsip
administrasi kearsipan • Monitoring
pemahaman dan pemanfaatan arsip bagi 2. SKPD mengelola masyarakat dan birokrat
1. Perbaikan sistem
26 SKPD
• Pendampingan • Kerjasama
arsip secara baik
• Lomba SKPB 3. Terselenggaranya
Layanan kearsipan
180 kali
layanan informasi arsip 4. Tertingkanya kualitas
1. Peningkatan kualitas pelayanan informasi
1. SDM yang mengikuti
3 jenis
1. Peningkatan kualitas
dan kinerja SDM
bimtek, seminar,
Sumber Daya
kearsipan
workshop,
Aparatur
lokakarya, kursus dll (jumlah kegiatan peningkatan SDM kearsipan )
13
D. PENETAPAN KINERJA Penetapan kinerja Kantor Arsip Daerah tahun 2011 adalah sebagai berikut :
Sasaran
Indikator
Strategis
Kinerja
1. Tertingkanya kualitas
1. Arsip tertata dan terkelola
pengelolaan data informasi
Target
Program/Kegiatan
Anggaran
40 boks Program : arsip Penyelamatan dan Merapi pelestarian dokumen arsip daerah Kegiatan :
arsip
1. Pendataan dan penataan dokumen/arsip daerah 2. Penduplikatan dokumen/arsip daerah dalam bentuk informatika 3. Pembangunan sistem keamanan penyimpanan data
2. Arsip terpelihara/
500 boks
107.030.000
20.000.000
152.280.000
Program : Pemeliharaan rutin berkala sarana dan
terselamatkan
prasarana kearsipan Kegiatan : 1. Pemeliharaan
15.000.000
rutin/berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip 2. Pemeliharaan rutin/berkala arsip daerah
14
5.500.000
2. Meningkatnya
1. Kegiatan
3 jenis
Program :
pengetahuan
pembinaan
pemahaman
pengelolaan
Perbaikan sistem adminstrasi kearsipan
dan
arsip
Kegiatan :
pemanfaatan
26 SKPD
1. Kajian sistem administrasi kearsipan • Monitoring SKPB • Pendampingan • Kerjasama • Lomba SKPB
180 kali
Program :
arsip bagi masyarakat dan birokrat 2. SKPD
121.920.000
mengelola arsip secara baik 3. Terselenggara-
Layanan
nya layanan
kearsipan
Peningkatan kualitas
informasi arsip
pelayanan informasi arsip Kegiatan : 1. Penyediaan sarana
23.000.000
layanan informasi arsip (pameran kearsipan) 2. Penerbitan buletin 3 jenis
Program :
4. Tertingkatnya
SDM yang
kualitas dan
mengikuti
Peningkatan kapasitas
kinerja SDM
bimtek,
Sumber Daya Aparatur
kearsipan
workshop,
Kegiatan :
seminar,kursus,
• Bimtek, workshop,
lokakarya dll
seminar, lokakarya dll
(jumlah kegiatan peningkatan SDM)
15
16.000.000
39.500.000
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA A. PENCAPAIAN INDIKATOR KINERJA UTAMA
SASARAN
1. Meningkatnya
INDIKATOR
INDIKATOR
SASARAN
KINEJA UTAMA
• Kegiatan
pengetahuan,
pembinaan
pemahaman
pengelolaan
dan
arsip • SKPD
pemanfaatan informasi arsip
SATUAN
Kegiatan
REN
REAL
TINGKAT
CANA ISASI
CAPAIAN
3
3
100 % tercapai
Jumlah SKPD
mengelola arsip
yang
secara baik
melaksanakan
SKPD
26
27
103,85 % tercapai
pengelolaan arsip sesuai SKPB 2. Tertingkatnya
• Keikutsertaan
Peningkatan
kualitas dan
SDM mengikuti
SDM
kinerja SDM
diklat, bimtek,
kearsipan
kearsipan
lokakarya,
Jenis
3
5
166,5 % tercapai
seminar
Dalam rangka untuk mencapai indikator kinerja utama dilakukan sesuai 2 ( dua ) sasaran yaitu : Sasaran 1: Meningkatkan pengetahuan, pemahaman, dan pemanfaatan arsip bagi masyarakat dan birokrat ; Hasil evaluasi capaian kinerja sasaran meningkatkan pengetahuan pemahaman dan pemanfaatan arsip bagi masyarakat dan birokrat dengan 2 ( dua ) indikator kinerja sasaran dengan predikat sangat berhasil. Adapun indikator yang mewakili pencapaian kinerja kinerja sasaran sebagai berikut :
16
Jumlah kegiatan pembinaan pengelolaan arsip SKPD mengelola arsip secara baik. Pencapaian indikator kinerja sasaran tersebut dengan uraian sebagai berikut : 1. Jumlah kegiatan pembinaan pengelolaan arsip dilaksanakan dengan 3 ( tiga ) cara yaitu : a. Monitoring kearsipan Monitoring kearsipan dilaksanakan di 44 desa dan dapat terealisir sebanyak 44 desa ( 100 % ). b. Pendampingan pengelolaan arsip, dari target di 10 SKPD dapat terealisir di 10 SKPD, yaitu 5 SKPD di kabupaten 5 SKPD kecamatan ( 100 % ). c. Kerjasama
pengelolaan
arsip,
target
sasaran
kerjasama
pengelolaan arsip ini ditargetkan di satu desa dan terealisir di satu desa ( 100 % ) yaitu di desa akan maju lomba desa tingkat propinsi DIY pada tahun 2011. 2. SKPD mengelola arsip secara baik dilaksanakan melalui kegiatan lomba SKPB di seluruh instansi di Kabupaten Sleman sebanyak 46 SKPD. Dari pelaksanaan lomba tersebut Kantor Arsip Daerah Tahun 2011 mentargetkan 26 SKPD yang dapat mengelola arsip dengan kategori baik, dalam realisasi pelaksanaan lomba SKPB tersebut SKPD yang terkelola arsipnya mendapatkan kategori baik sebanyak 27 SKPD ( 103,85% ) dalam pencapaian indikator kinerja utama dihitung dengan rumus : Jumlah SKPD yang pengelolaan arsipnya baik Jumlah SKPD = 27 X 100 % = 58,69 % 46
17
X 100 %
Dalam pelaksanaan lomba SKPB, SKPD yang pengelolaan arsipnya mendapatkan kategori baik pada Tahun 2010 sejumlah 25 SKPD sedangkan untuk Tahun 2011 sejumlah 27 SKPB. No
Kategorisasi Lomba SKPB
2010
2011
1
Kategori Baik
( SKPD )
25
27
2
Kategori Sedang ( SKPD )
11
18
3
Kategori Kurang ( SKPD )
10
1
Sasaran meningkatkan pengetahuan pemahaman dan pemanfaatan arsip bagi masyarakat dan birokrat dicapai melalui 1 ( satu ) program utama yaitu program Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan didukung dengan satu kegiatan yaitu kegiatan Kasjian Sistem Adminstrasi Kearsipan dan 4 sub kegiatan yaitu : • Monitoring kearsipan • Pendampingan pengelolaan arsip • Kerjasama pengelolaan arsip dan • Lomba Sistem Kearsipan Pola Baru ( SKPB ) Sasaran meningkatkan pengetahuan pemahaman dan pemanfaatan arsip
bagi
masyarakat
dan
birokrat
didukung
dengan
dana
sebesar Rp. 121,920,000,- dan raelisasi sebesar Rp. 121,920,000,-. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian sasaran ini adalah : •
SKPD termotivasi untuk memperbaiki pengelolaan arsip supaya memperoleh rangking kejuaraan.
Hambatan : • Masih rendahnya perhatian pimpinan terhadap pentingnya arsip. • Pemahaman tentang tata kelola arsip di SKPD masih rendah.
18
Upaya Pemecahan : •
Diadakan sosialisasi kearsipan bagi pimpinan instansi.
•
Diadakan bimtek kearsipan bagi pengelola arsip.
Sasaran 2 : Tertingkatnya kualitas kinerja SDM kearsipan ; Hasil evaluasi capaian kinerja sasaran tertingkatnya kualitas dan kinerja SDM kearsipan dengan 1 ( satu ) indikator kinerja sasaran dengan predikat sangat berhasil. Adapun indikator yang mewakili pencapaian kinerja sasaran tersebut adalah jumlah kegiatan peningkatan SDM kearsipan dengan target 3 kegiatan tercapai 5 kegiatan ( 166,57 % ). Dalam rangka peningkatan kualitas dan kinerja SDM kearsipan dilaksanakan dengan : •
Mengirimkan SDM kearsipan untuk mengikuti bimtek, workshop, seminar, lokakarya dll.
•
Mengikuti bimtek yang dilaksanakan sendiri oleh Kantor Arsip Daerah.
Dalam rangka meningkatkan kualitas dan kinerja SDM kearsipan dilakukan dengan kegiatan : 1. Bimtek bagi pengelola arsip. Dimaksudkan untuk menambah pengetahuan bagi pengelola arsip baik yang berada di instansi sendiri maupun pengelola arsiparis instansi lain. 2. Bimtek Arsiparis. Dimaksudkan untuk menambah pengetahuan bagi arsiparis khususnya arsiparis se Kabupaten Sleman. 3. Diskusi kearsipan. Adalah diskusi yang dilaksanakan oleh arsiparis se Kabupaten Sleman dengan maksud untuk saling memberikan informasi/masukan sehingga menghasilkan kesepakatan untuk dapat digunakan dalam penyusunan regulasi kearsipan. 19
4. Pertemuan Forum Komunikasi Arsiparis ( FKA ). Pertemuan rutin yang dilaksanakan oleh para arsiparis se Kabupaten Sleman. 5. Pertemuan Forum Masyarakat Kearsipan ( FMK ). Pertemuan yang dilaksanakan para arsiparis se Propinsi DIY dan pemerhati kearsipan. Sasaran ini didukung dana sebesar Rp. 39,500,000,- dan realisasinya sebesar Rp. 39,500,000,- ( 100 % ). Faktor yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian sasaran ini adalah : •
Tingginya kesadaran SDM kearsipan untuk mengikuti bimtek, workshop, seminar dan lokakarya.
Hambatan / masalah : •
Masih terbatasnya jumlah arsiparis.
Upaya pemecahan : •
Bagi pejabat fungsional arsiparis dalam setiap mengikuti bimtek, seminar, workshop, lokakarya mendapat angka kredit.
20
B. PENCAPAIAN SASARAN STRATEGIS. SASARAN
INDIKATOR SASARAN
SATU
REN CANA
AN
• Arsip tertata dan
Tertingkatnya kualitas pengelolaan data
boks
40
REALI
TINGKAT
SASI
CAPAIAN
159
397,50 %
(arsip merapi)
terkelola
informasi arsip
• Arsip terselamatkan
boks
500
500
100 %
Terselenggaranya
• Kecepatan dan
kali
180
205
113,89 %
layanan informasi arsip
ketepatan pelayanan kearsipan
Sasaran 1 : Tertingkatnya kualitas pengelolaan data informasi arsip. Hasil evaluasi capaian kinerja sasaran tertingkatnya kualitas pengelolaan data informasi arsip ada 2 ( dua ) indikator sasaran dengan predikat sangat berhasil . Adapun indikator yang mewakili pencapaian kinerja sasaran tersebut adalah : Arsip
tertata
dan
terkelola
dengan
angka
capaian
kinerja
sebesar 397, 5 %. Arsip terpelihara dengan angka capaian kinerja sebesar 100 %. Pencapaian indikator kinerja sasaran tersebut dengan uraian sebagai berikut : a. Arsip tertata dan terkelola, prestasi pencapaian rencana sebanyak 40 boks di tiga wilayah kecamatan yang terkena dampak erupsi Merapi dapat teralisir sebanyak 159 boks dan berkembang di lima wilayah
kecamatan
yang
terkena
dampak
erupsi
Merapi
(Cangkringan, Pakem, Turi, Tempel, dan Ngemplak ). Kegiatan ini merupakan kegiatan rencana aksi dari Kantor Arsip Daerah sehubungan dengan penanganan bencana erupsi Merapi. Kegiatan ini meliputi akuisisi pendataan dan penataan arsip dari instansi pemerintah maupun lebaga ( Kantor Pemerintah Desa,
21
Puskesmas, Sekolah dll ) yang langsung terkena dampak erupsi Merapi. Dalam melaksanakan kegiatan ini Kantor Arsip Daerah juga bekerja sama Arsip Nasional ( ANRI ) khususnya dalam pelaksanaan restorasi arsip terhadap arsip-arsip vital milik pemerintah desa.
b. Arsip terpelihara, pemeliharaan arsip yang berada di depo Pemda Sleman yang dapat terpelihara ( dilaksanakan dengan cara merawat khasanah arsip tekstual yang bernilai guna ) untuk tahun 2011 dari rencana sebanyak 500 boks dapat teralisir sebanyak 500 boks ( 100 % ). Disamping itu dalam rangka pemeliharaan arsip juga dilaksanakan dengan pemeliharaan sarana pengelolaan dan penyimpanan arsip terhadap sarana arsip yang rusak/ kurang memadahi dengan sarana tersebut dapat digunakan untuk penempatan arsip yang bernilai guna.
Hal
ini
dikarenakan
terbatasnya
sarana
prasarana
penyimpanan arsip yang ada di Kantor Arsip Daerah dan banyaknya SKPD
yang
mengirim
arsipnya
di
Kantor
Arsip
Daerah.
Dengan adanya pemeliharaan terhadap sarana pengelolaan dan penyimpanan arsip dapat menampung arsip dari rencana sebanyak 1,800 boks teralisir 1,800 boks ( 100 % ). Sasaran tertingkatnya kualitas pengelolaan data informasi arsip dicapai melalui 2 program yaitu : Penyelamatan dan pelestarian dokumen arsip daerah. Pemeliharaan rutin / berkala sarana dan praswarana kearsipan. Sasaran
ini
didukung
dengan
5
dan didukung dengan dana sebesar sebesar Rp. 287,660,000,- ( 95,79 % ).
22
kegiatan
dan
3
sub
kegiatan,
Rp. 300,310,000,- dan terealisir
Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan sasaran ini adalah : •
Semangat dari SDM kearsipan dalam rangka penyelamatan arsip terutama arsip yang terkena bencana erupsi Merapi.
•
Terjalinya kerjasama dari Arsip Nasional Republik Indonesia ( ANRI), Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah ( BPAD ) Propinsi DIY dan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman dalam penyelamatan arsip.
Hambatan/ masalah : •
Terlambatnya akuisisi arsip yang terkena bencana erupsi Merapi karena kondisi
Merapi saat itu belum memungkinkan untuk
dilaksanakan akuisisi arsip. •
Terbatasnya sarana dan prasarana untuk penyimpanan arsip.
Upaya pemecahan : •
Bersama dengan BPAD Propinsi DIY melakukan akuisisi terhadap arsip yang terkena bencana erupsi Merapi setelah kondisi memungkinkan untuk dilakukan akuisisi arsip.
•
Pembuatan sarana penyimpanan arsip walaupun belum permanen.
Sasaran 2 :Terselenggaranya layanan informasi arsip. Hasil evaluasi capaian kinerja sasaran tertingkatnya layanan informasi arsip ada 1 (satu)
indikator sasaran
dengan capaian kinerja sasaran dengan
predikat sangat berhasil. Adapun indikator yang mewakili tercapainya kinerja sasaran tersebut adalah layanan kearsipan dari target 180 kali layanan dapat terealisir senbanyak 205 kali ( 113,89 % ).
23
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman sebagai lembaga kearsipan dan bertugas untuk mengelola arsip yang berasal dari SKPD dan juga memberikan layanan kearsipan bagi instansi/masyarakat yang membutuhkan. Pada tahun 2011 Kantor Arsip Daerah Kantor Arsip Daerah telah meberikan layanan kearsipan : a. Layanan informasi kearsipan berupa pameran kearsipan yang dilaksanakan pada pameran pembangunan
yang dilaksanakan
di Propinsi DIY dan pameran pembangunan di Kabupaten Sleman. b. Penerbitan buletin kearsipan setahun sebanyak 2 kali, diterbitkan untuk disebarluaskan di instansi maupun lembaga lain sebanyak 144 buku. c. Layanan kearsipan kepada instansi / masyarakat yang menyimpan arsip yang berada di depo Kantor Arsip Daerah misalnya arsip IMB, dan arsip-arsip tekstual lainnya sebanyak 123 kali. d. Layanan
kearsipan
berupa
pendampingan
arsip,
konsultasi
kearsipan atas permintaan dari SKPD lain sebanyak 22 lokasi dan sosialisasi kearsipan permintaan SKPD sebanyak 70 orang. Dalam pelaksanaan layanan kearsipan pada tahun 2010 dan pada tahun 2011 sebagai berikut : Jenis layanan
2010
2011
Layanan peminjaman arsip ( kali )
156
123
1
2
102
144
Pameran ( kali ) Penerbitan buletin ( eksemplar )
Untuk layanan peminjaman arsip tergantung pada instansi/masyarakat yang meminjam sehingga tidak bisa diprediksikan.
24
Sasaran tertingkatnya informasi arsip dicapai melalui satu program yaitu program peningkatan kualitas pelayanan informasi arsip dan didukung dengan 2 kegiatan dengan capaian rata-rata kinerja output sebesar 100 %. Sasaran ini didukung dengan dana sebesar Rp. 39,000,000,- dan terealisir sebesar Rp. 39,000,000,-.
Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian sasaran adalah sebagai berikut : • Penataan arsip dikelola dengan sistematis sehingga arsip yang dipinjam oleh instansi / masyarakat yang membutuhkan dapat dengan cepat ditemukan. Hambatan / masalah : • Belum adanya SOP pelayanan arsip yang menjadi pedoman. Strategi / upaya pemecahan : • Penyusunan SOP pelayanan arsip.
25
BAB IV PENUTUP
Laporan
Akuntabilitas
Kinerja
Instansi
Pemerinrah
(
LAKIP
)
Kantor Arsip Daerah tahun 2011 disusun berdasarkan sistematika penulisan yang telah ditentukan. Akan tetapi tentu saja masih banyak kekurangan - kekurangan dalam penulisan ini, oleh karena itu masukan yang bersifat membangun sangat kami harapkan. Akhirnya kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah tahun 2011 ini.
26
