KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland

KASSA’S IN KAART

Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland VERSLAG LEVERANCIERSBEZOEK

Leverancier

POSWISE

Gericht op pakket(configuratie) Datum bezoek

X POS plus

Contactpersoon leverancier

D. Renirie [email protected]

Onderzoeker Dialogic/GBNED

Jurgen Verweijen Glenn van Rijn

13 januari 2009

Functionaliteitenlijst van X POS plus

1. Controle functionaliteitenvragenlijst: -

Volledigheid functionaliteitenvragenlijst

Functionaliteitenlijst doorgelopen, onduidelijkheden opgelost. Vragenlijst compleet -

Beschikbaarheid handleiding

Handleiding digitaal in bezit van Dialogic -

Overige opmerkingen

Jammer dat in vragenlijst weinig is stilgestaan bij de berekening van marge. Het is voor te stellen dat ondernemers/winkeliers hier eisen aan stellen, en dat deze berekening van belang is voor POS-pakketten.

2


2. Leverancier en pakket algemeen: -

Opbouw doelgroep pakket Onderverdeeld gebruikersbestand

Totaal aantal klanten: Ongeveer 100 klanten Waarvan winkels in de branches: Computerbranche 60 – 75% van het klantenbestand Overige voornamelijk bloemisterij, tweewielerbranche Waarvan in Nederland en/of het buitenland: Enkele klanten in België (Vlaanderen)

-

Meest onderscheidend pluspunt van dit pakket volgens klanten

Het pakket is vanuit de praktijk ontwikkeld (ook voor ambachten). Gebruiksvriendelijkheid en eenvoudigheid staan hoog in het vaandel; Het pakket moet door iedereen te bedienen zijn, gezien detaillisten geen IT experts zijn. Daarnaast wordt afgegaan op wensen klant. Het pakket wordt voortdurend aangepast naar aanleiding van klantvragen en wensen. Voordat een update wordt uitgegeven wordt eerst uitgebreid getest (zowel in praktijk als door testpersonen). Dit waarborgt stabiliteit van het pakket. Het pakket kent een lage instapdrempel; het is zowel bruikbaar voor de kleine detaillist als detaillist met enkele filialen. Daarnaast is het pakket goed betaalbaar. Daarnaast zijn de reparatiemodule en RMA-module naar eigen zeggen vrij uniek voor POS-pakketten. In X-POS plus kunnen beide modules geïntegreerd worden in het pakket. Serienummer registratie is heel ver doorgevoerd in het pakket. Middels deze module is eenvoudig inzichtelijk waar en wanneer een specifiek artikel is binnengekomen, wanneer deze verkocht is (en aan welke klant) en of deze al eens is terug gekomen (bijvoorbeeld ter reparatie). Webshops kunnen geïntegreerd worden met het kassapakket (is een optionele module). Er is zowel een standaard webshop beschikbaar als een webshop die door de klant is aan te passen wat betreft layout. Ook actuele voorraad is inzichtelijk op de webshop. Er is een programmeer-interface (API) die het makkelijk maakt om zelf een webshop te ontwikkelen en aan te sluiten op het pakket. Goede online suppport; goede documentatie van het pakket (directorystructuur, waar staat wat). FAQ, forum, handleiding, versiehistorie.

-

Aanvullende wensen / belangrijkste beperkingen pakket volgens klanten.

Het pakket heeft geen ondersteuning voor EDI aan boord. Hier is bij de huidige klanten ook echter geen vraag naar, en wordt dus niet als beperking gezien.

3


3. Aanschaf van het pakket: NEE

Toelichting

Niet aanwezig Maar wel verwacht

Kosten voorbeeldcase

Standaard aanwezig Deels aanwezig (licht toe) Optioneel tegen meerprijs (licht toe) Via ander pakket (licht toe welk)

JA

Vraag Apparatuur (voor 5 jaar) (PC, kassalade, bonprinter, barcodescanner, klantendisplay)

POSWISE levert geen apparatuur Opstartkosten (eenmalig): 297,- (voor modulen artikelbeheer, voorraadbeheer en barcodeherkenning)

Software (voor 5 jaar)

Implementatie (voor 5 jaar) Supportkosten per jaar Updatekosten per jaar Datum kostenopgave Opgave door

-

Licentiekosten: 1500,- per filiaal (geldig t/m maart 2009) Actuele prijsinformatie in prijslijst Kan klant zelf verzorgen (telefonische / website ondersteuning), of door POSWISE tegen uurtarief (ong 60, -) Zitten bij licentiekosten inbegrepen. Actuele prijsinformatie in prijslijst. Zitten bij licentiekosten inbegrepen. Actuele prijsinformatie in prijslijst December 2008 D. Renirie

Eventuele overige uitleg prijsopbouw pakket

Kosten voor X-POS plus bestaan uit een vast deel (eenmalig) en maandelijke licentiekosten. Maandelijkse licentiekosten zijn tenminste 25, - voor het standaardpakket (in één filiaal). Per filiaal gaan de licentiekosten met 25, - omhoog. Ook de websitemodules worden maandelijks in rekening gebracht. Overige modules en bijvoorbeeld extra werkplekken op een locatie worden éénmalig in rekening gebracht. Actuele prijsinformatie in prijslijst van POSWISE.

4


4. Demonstratie algemene POS-functionaliteiten


JA

manier van betalen Scannen van barcodes aan de kassa

Toelichting

x Akkoord, gezien

opzoeken artikelen vanuit kassascherm Op artikelcode(EAN, ISBN, Eigen)

x

Akkoord, gezien. Er wordt automatisch gezocht (op gehele woorden en woorddelen) in alle artikelvelden (artikelnummers, omschrijving, type/merk, artikelspecificatie).

Op model

x

op omschrijving, type, merk, artikelspecificaties etc


Op omschrijving

x


x

Op serienummer

Niet zoeken, maar wel barcode inscannen om artikel te herkennen om af te afrekenen

Alleen in serienummeroverzicht (optionele module). Serienummers zijn in dit geval unieke nummers die ieder exemplaar van een product identificeren. Per serienummer kan de historie van een specifiek exemplaar van een product worden bijgehouden.

Klanten Klant opzoeken op meerdere kenmerken

x


Vastleggen klantgegevens tijdens verkoop(tijdens verkoop nieuwe klant kunnen opnemen)

x Gezien

5



JA

manier van betalen Betalen met creditcard

x

Toelichting

Idem; creditcard module niet gekoppeld. Dus bedrag dan overnemen.

Het pakket voorziet niet in een koppeling met een betaalautomaat. Dat betekent dat het bedrag handmatig overgenomen moet worden op PIN-apparaat. Afhankelijk van dit systeem kan afgerekend worden met creditcard. Overigens kan PIN/Creditcard wel als betaalwijze worden aangemerkt in de kassasoftware.

x

Betalen met Pin

Idem PIN module niet gekoppeld. Dus bedrag dan overnemen.

Omdat er geen directe koppeling is met een PIN-betaalautomaat dient de winkelier zelf een losse PIN betaalautomaat aan te schaffen. Bedragen vanuit X POS-plus worden dan dus handmatig overgenomen op PIN-apparaat (pin kan wel als betaalwijze worden aangemerkt in de kassasoftware).

Kassaverkopen Verkoop op rekening via kassa

x

Akkoord, gezien. Er wordt niet met klantrekeningen gewerkt maar er kan wel op rekening betaald worden. Dat kan dan aan een klant gekoppeld worden. Je kunt dan ook een overzicht opvragen van alle openstaande bedragen.

Loyaliteit Gesloten systemen(vanuit organisatie zelf)

x

spaarpuntenregistratie en klantenpasjes

Je legt per klant een nummer vast. Op het moment dat de barcode (of nummer) van klant(enpas) ingevoerd wordt bij een kassatransactie, wordt de klant automatisch gekoppeld aan de transactie. Over het totaalbedrag van de transactie worden spaarpunten toegekend aan de klant (en bijgehouden in het klantenbestand). Aantal spaarpunten kan eventueel automatisch op bon worden afgedrukt. Spaarpunten worden toegekend op basis van aankomen, het aantal spaarpunten dat wordt toegekend per euro is in te stellen.

Klantenkaart Klantenpas vervaardigen

x

Barcode toekennen aan klant

Het is mogelijk barcodes te printen voor op een klantenkaart, maar er is geen koppeling met pasprinter. Dit dient de winkelier zelf te doen of men kan deze barcodestickers op een pas plakken.

Identificatie o.b.v. barcode

x

Je legt per klant een nummer vast. Op het moment dat de barcode (of het nummer) van klant(enpas) ingevoerd wordt bij een kassatransactie, wordt de klant automatisch gekoppeld aan die transactie.

Spaarpunten Spaarkaart(met spaarzegels)

x Is dus hetzelfde als de spaarpunten hierboven.

6



JA

Spaarsysteem (graag specificeren)

x

Toelichting

met spaarpunten. per verkoop kan een x aantal punten worden toegewezen

Spaarsysteem middels bonuspunten. Wordt digitaal bijgehouden in klantenbestand (en worden automatisch toegekend als er een klant gekoppeld is aan de transactie).

Spaarpunten bijwerken via kassa

x

Spaarpunten worden automatisch toegekend wanneer een klant aan een kassatransactie is gekoppeld. Spaarpunten kunnen ook manueel aangepast worden (per klant). Hoeveelheid spaarpunten per euro kan worden ingesteld.

Toekennen o.b.v. aankoopbedrag

x

Spaarpunten worden automatisch toegekend wanneer een klant aan een kassatransactie is gekoppeld. Spaarpunten kunnen ook manueel aangepast worden (per klant). Hoeveelheid spaarpunten per euro kan worden ingesteld.

Spaarsaldo/punten afdrukken op kassabon

x

Er kan voor gekozen worden om het spaarpunten tegoed van de klant (en het aantal toegekende spaarpunten op basis van de transactie) aan de lay-out van kassabon/factuur toe te voegen.

Cadeaubonnen Cadeaubonnen uitgeven

nee Nee

Cadeaubonnen volgen

nee Nee

Validatie cadeaubonnen mogelijk(zo ja, op welke wijze)

nee Nee

7



JA

tegoed-/waardebonnen Tegoed-/waardebonnen uitgeven

Toelichting

x

Je kunt een leeg artikel verkopen er wordt dan niks afgeboekt in de voorraad. Deze kun je dan (in de omschrijving) ‘cadeaubon’ noemen. Omdat alles centraal beheerd wordt, kun je dan met deze bon in alle winkels betalen. Je kunt dan ook de bon terugzoeken om uitgifte (prijs e.d.) te verifiëren. Ook zou je een artikel ‘cadeaubon’ kunnen aanmaken. (Leeg artikel verkopen kun je desgewenst uitschakelen in het rechtenbeheer)

Tegoed-/waardebonnen volgen

Nee Niet mogelijk

x

Validatie tegoed-/waardebonnen mogelijk?(zo ja, op welke wijze)

Alle bonnen worden centraal opgeslagen. Dat betekent dat men kan opzoeken of een klant die tegoed bon daadwerkelijk heeft gekocht met dat bedrag. Je kunt ook op bonnummer zoeken en dan in algemene (centrale) administratie verscheidene zaken nagaan. Kan zelfs bon dan weer muteren (bv toevoegen: ‘is ingeleverd..’) zodat door alle filialen nagegaan kan worden of de bon al weer ingeleverd is.

cadeaukaarten (pas) Cadeaukaarten uitgeven

Nee Niet mogelijk

Cadeaukaarten volgen

Nee Niet mogelijk

Validatie cadeaukaarten mogelijk(zo ja, op welke wijze)

klantorders+orders Orders vastleggen

Nee Niet mogelijk

x

Je kunt orders vastleggen (orders zijn standaard niet van invloed op het voorraadniveau of financiele administratie, maar dit is wel in te stellen). De backoffice afhandeling moet zelf gebeuren (dus plaatsen bijbehorende orders bij leverancier e.d. en bv bestellingen apart in de voorraad apart bijhouden). Een order kan wel eenvoudig worden omgezet in een factuur (met bijbehorende invloeden op voorraad).

8



JA

Bijhouden orderstatus klantorders(met eventueel bericht aan klant bij statuswijziging)

Toelichting

x

Geen automatisch bericht aan klant

Akkoord, gezien. In het document is een veldje status (dropdown) die je continu kan bijhouden per order. (Dit gebeurt dus niet automatisch ahv bv binnenkomst gewenste goederen)

Prijsopgaven Samenstellen prijsopgave(mag ook tijdelijke bon zijn)

Historie prijsopgave opvragen

x Gezien. Je kunt offertes maken

x

Gezien. Offertes worden opgeslagen (er wordt automatisch een barcode aan een offerte toegekend). Op deze manier is het oproepen van eerder gemaakte prijsopgaven/offertes mogelijk. Ook als het offertes uit andere winkels zijn. Dit werkt het zelfde voor kassabonnen.

Status prijsopgaven bijhouden

x Gezien. Wederom een statusveld (dropdown) bij documenttype ‘offerte’.

ruilen en retourname Opgave reden van betalen bij retourname

x

via interne of externe opmerkingen

Gezien. Hier bestaat een veld voor, zowel extern (wordt dan op bon geprint) of intern (alleen in systeem zichtbaar, niet voor de klant). Invullen van dit veld is echter niet te verplichten voor personeel.

Ruilen mogelijk via kassa

x Gezien.

Voor het terug te geven bedrag wordt normaal de huidige prijs van het artikel gepakt. Mits je de toenmalige bon opzoekt of inscant, wordt het destijds betaalde bedrag als uitgangspunt genomen.

Kassaverkopen Wachtstand kassa(andere klant eerst helpen)

x

Er kunnen een onbeperkt aantal kassaschermen geopend worden binnen 1 programma. Het is hierdoor mogelijk om een bepaalde klant eerst te helpen. Gezien.

Je kunt meerdere ‘kassaschermen’ op één kassa openen. Dat betekent dat je alvast het volgende scherm kan openen voor een andere klant. Overigens, een bon parkeren en op andere kassa in het filiaal overpakken kan niet. Maar je kan tijdelijke bonnen wel opslaan, en vervolgens op een andere kassa weer opnieuw openen.

9



JA

Meerdere kassaschermen(meerdere x medewerkers op 1 kassa)

Toelichting

Elke gebruiker kan inloggen en een ander kassascherm openen Gezien.

Wisselen van gebruiker kan. Via F8 kan een andere gebruiker inloggen. Maar wanneer een gebruiker kassarechten heeft, kan hij ook bij kassaschermen van andere gebruikers. Er is dus geen onderscheid tussen welk kassascherm aan welke gebruiker toebehoort.

Aanwezige backoffice functies Onderhoud-, reparatie- en serviceadministratie

x

via reparatiemodule Gezien.

Via optionele module met veel functionaliteiten voor dergelijk beheer. Overigens is er ook ondersteuning voor terugname goederen via RMA (-formulieren)

Rapportages Effecten promotionele acties

Nee

Nee, je kunt ook geen advertentiecampagnes in het systeem aanmaken. Je kunt wel een prijswijziging voor een bepaalde periode aanmaken, maar er is niet een speciale feedback terug naar de gebruiker (in de vorm van specifieke statistieken)

configuratie (rand)apparatuur Klantendisplay koppelen(zo ja, specificeren welke)

Barcodescanner koppelen(zo ja, specificeren welke)

x

EPSON/ESC compatible displays waaronder de DmD100
Zie compatibility list op www.xposplus.nl

Niet gezien vanwege afwezigheid hardware in demo-opstelling

x

Elke barcode scanner wanneer deze geinstalleerd is als zijnde keyboard en geeft een <ENTER> karakter na een scan
Zie compatibility list op www.xposplus.nl Gezien.

Bonnenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke)

x

Als de bonprinter zich installeert als windows printer: elke bonprinter.De TM-T88 wordt zodoende ook ondersteund.

Gezien voor gewone A4 printer)

10



JA

Barcode-/etikettenprinter koppelen(zo ja, specificeren welke)

Toelichting

Verschillende Dymo en Zebra modellen

x

Stickers gezien die door het systeem zijn afgedrukt.

portable data terminals (pdt) Koppeling portable data terminals

Nee

Geen koppeling mogelijk met dergelijke terminals. Voor het tellen van de voorraad (dit wordt ondersteund in het pakket) zou wel een draadloos scanapparaat gebruikt kunnen worden. Een dergelijke telfunctionaliteit is immers wel aanwezig in het systeem. Draadloze scanners werken via bluetooth (ongeveer 10 meter bereik), maar kunnen ook voorzien zijn van een geheugen (vaak rond de 100 items) die verstuurd worden zodra scanner binnen het bereik is van de ontvanger. Voorwaarde is wel dat iemand bij de kassa staat om te zien of alles goed staat en de gegevens goed doorkomen.

configuratie (rand)apparatuur Touchscreen koppelen (zo ja, specificeren welke)

Alleen kassamodule.Als touchscreen als muisdevice in windows geinstalleerd

x

Gezien dat er functionaliteit is (grote knoppen) om met touch screen te werken. Mits touchscreen als muisdevice werkt, zal dit inderdaad werken.

volgen artikelen op voorraad Naar artikelgroep

x

Je kunt op artikelgroep zoeken en in het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien.

Naar artikel

x

Je kunt op artikelgroep zoeken en in het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien.

Naar SKU (stock keeping unit, zoals per maat en/of kleur)

x

Wanneer deze (SKU) velden zijn ingevoerd, kan hiernaar gezocht worden. Een zoekopdracht voor externe harde schijven van 160GB kan worden gedaan wanneer deze variabelen zijn vastgelegd in velden of de artikelomschrijving.

Naar serienummers

x

Mits optionele module voor serienummers is afgenomen. Je kunt op artikelgroep zoeken en bij het zoekresultaat kun je van de gevonden artikelen de voorraad inzien. Serienummers zijn in dit geval unieke nummers (per exemplaar product)

11



JA

voorraadgegevens Minimum voorraad

Toelichting

x Gezien.

Minimum voorraad is in te stellen per artikel. Aan de hand hiervan kan een overzicht gegenereerd worden met alle artikelen waarvan het voorraadniveau onder diens ingestelde minimum voorraad zit (uitgespecificeerd per leverancier).

Voorraadinformatie Rapportage snellopers(zo ja, specificeren)

x

Rapportage van best verkochte artikelen in bepaalde periode Akkoord.

Je kunt een overzicht genereren met het aantal verkochte stuks. Als je deze sorteert, kun j ook zien wat (op stuksniveau) het beste verkocht heeft en wat niet. Dit valt echter niet te relateren aan bijvoorbeeld voorraad waardoor artikelen moeilijk te vergelijken zijn en het dus lastig zal zijn om bijv winkeldochters duidelijk te identificeren.

12


5. Demonstratie branchespecifieke POS-functionaliteiten


JA

bloemen, planten en tuinartikelen Bestelorders registreren en afhandelen

Verzamelfacturen per periode

Toelichting

x Gezien, standaardfunctionaliteit

x

Bij een verzamelfactuur maak je een nieuwe factuur waarin eerdere facturen zijn opgenomen die dan verdwijnen. Iedere link met de oude facturen is dan wel weg. Het kan overigens niet zo zeer per periode, maar meer voor een handmatig aangegeven groep facturen.

foto vakhandel Foto ontwikkeladministratie

Nee Niet aanwezig

Levensmiddelen CBL indeling artikelbestanden

Nee Niet aanwezig

Tabakswaren Prijs onderdeel van barcode

Nee Niet aanwezig

Tweewielerbranche Servicebon vervaardigen

Servicebeurten bijhouden

x

x

via functionaliteit reparatiemodule Zit in de reparatiemodule.

via functionaliteit reparatiemodule Zit in de reparatiemodule.

13



JA

Toelichting

x

Verkopen op framenummer

via serienummerregistratie

Akkoord, framenummers kunnen immers als serienummers opgevoerd worden mits deze module daarbij wordt aangeschaft.

x

Werkplaatsprogramma

Reserve onderdelen

x

via functionaliteit reparatiemodule Zit in reparatiemodule.

Onderdelen gebruikt tijdens service beurt zijn te registeren Akkoord

Niet echt specifiek aanwezig. Zou evt wel via handmatig te definiëren veld toegevoegd kunnen worden. (reparatieartikel / reserveartikel Ja/Nee)

wit- en bruingoedzaken Energielabel per product

x Niet specifiek, wel in opmerkingenveld voor energielabel toe te voegen.

14


6. Demonstratie POS-functionaliteiten mbt ketendigitalisering


JA

goederenontvangst Ontvangst automatisch binnenboeken(op basis van inkooporder)

Toelichting

x Akkoord,

Aan de hand van formulier inkooporder kunnen orders worden binnengeboekt (en voorraad automatisch toegevoegd).

elektronische uitwisseling artikelgegevens Import elektronische artikelmutaties leveranciers(zo ja, specificeren welke)

x

via martinic.net (standaard), via import module (optioneel)

Martinic.net is niet gedemonstreerd, maar import van artikelbestanden wel. In feite kan alles wat via ADO ingelezen kan worden (MDB, CSV, Excel) via de optionele importmodule ingevoerd worden in het systeem.

Dat betekent dat mits de leveranciers artikelgegevens in normaal databaseformaat aanleveren (welke bestandsindeling maakt dus niet uit) dit ingevoerd kan worden. Bij het importeren is het mogelijk alleen nieuwe records toe te voegen, alleen bestaande records bij te werken of beide.

elektronische uitwisseling artikelgegevens Export artikelgegevens(zo ja, specificeren)

x

alle artikelen, of alleen artikelen op prijslijst. export mogelijk via export module

Gezien. Kan via exportmodule.

Er wordt dan een bepaald formaat databestand aangemaakt. Layout (velden) die geëxporteerd worden staan vast en kunnen dus niet gekozen worden door de detaillist.

belastingdienst+checklist afrekensystemen Is de Auditfile Afrekensystemen (XAA) opgenomen? Betreft de standaard XML indeling van kassatransacties en bijbehorende gegevens.

staat op de planning

Niet aanwezig, wacht specificatie af van belastingdienst

elektronische uitwisseling (kassa)verkoopgegevens Overige import/export (Specificeren)

x

Optionele import en export module beschikbaar. van en naar verschillende bestandsformaten

Via optionele module. Kan in verschillende bestandsformaten worden weggeschreven. Elke nieuwe regel/rij bevat een apart verkocht artikel

15



JA

voorraad filialen Voorraad filialen onderling raadplegen

Toelichting

x

Idem Akkoord.

Zowel in artikeloverzicht als bij artikelgegevens en in kassascherm. Alle filialen met voorraadinformatie naast elkaar (vergelijkbaar).

Voorraadgegevens Raadplegen voorraad centraal magazijn x Akkoord Functie niet expliciet aanwezig, maar centraal magazijn wordt dan als ‘gewoon’ filiaal gezien.

Interfiliaalverkeer Centraal artikelen/prijzen filialen onderhouden(vanuit hoofdkantoor)

x Akkoord Ieder filiaal gebruikt dezelfde (algemene) prijzen.

Uitwisseling gegevens via internet(zo ja, x specificeren)

Akkoord Realtime uitwisseling van gegevens tussen filialen. Echter bij uitval van internetverbinding is gebruik van XPOS plus af te raden (je moet altijd online zijn). Er wordt geen gebruik gemaakt van een buffer of tijdelijke opslag.

Uitwisseling gegevens via directe verbinding(WAN)

x Akkoord

Ondersteunt het pakket ook andere functionaliteiten op het gebied van ketendigitalisering? Nee, specifiek gericht op Point of Sale. In welke mate maken klanten gebruik van deze functionaliteiten? Drie klanten hebben interesse getoond voor martinic (Centraal artikelbestand voor computerwinkels met artikelinformatie en prijsinformatie per leverancier). Abonnementen lopen via Martinic dus niet direct zicht op. Welke type berichten worden gebruikt voor uitwisseling van gegevens door het pakket (EDI, XML/UBL, GS1-DAS, etc.)? En voor wat voor gegevens wordt dit gebruikt? Geen

16


Is de ondersteuning van ketendigitalisering in het pakket ingebouwd na vraag uit de markt (zo ja; wat voor soort winkel/leverancier) of uit eigen initiatief? De koppeling met Martinic is ingebouwd na wensen van klanten.

Indien geen ketendigitaliserings-functionaliteiten: Waarom niet? (geen vraag naar?, nog in planning?)

Geen vraag naar

17

KASSA S IN KAART Onderzoek onder leveranciers van POS-systemen ten behoeve van detaillisten in Nederland

Recommend Documents