Jaarverslag Jaarplan 2009

Jaarverslag 2008 Jaarplan 2009

Januari 2009

Inhoudsopgave

Voorwoord

3

Jaarverslag 2008

4

1.Inleiding 2. Samenstelling 3. Vergaderingen 4. Activiteiten 5. Onderzoeken 6. Verantwoording budget

4 4 4 6 9

Jaarplan 2009 1. Wat wil de rekenkamercommissie bereiken? 2. Wat gaat de rekenkamercommissie daarvoor doen? 3. Welke middelen zet de rekenkamercommissie daarvoor in? 4. Begroting 2009

Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

10 10 11 11

2

Voorwoord Voor u ligt het eerste jaarverslag en jaarplan van de Rekenkamercommissie Bergen. Om een samenhang aan te brengen tussen de terugblik – het Jaarverslag 2008 – en de vooruitblik – het Jaarplan 2009 - brengen wij beide in een nota uit. De rekenkamercommissie Bergen wil een bijdrage leveren aan het verbeteren van de doeltreffendheid doelmatigheid en rechtmatigheid van het beleid, het beheer van de gemeente Bergen. Zij levert deze bijdrage door het uitvoeren van onderzoek, trekken van conclusies en doen van aanbevelingen voor de raad. De rekenkamercommissie heeft het voornemen om gedurende haar zittingsperiode (2008 – 2014) elk jaar tenminste één beknopt onderzoek (bijvoorbeeld een ‘quickscan’) uit te voeren en tenminste één omvangrijker onderzoek . Beknopt (kortlopend) onderzoek zal zij zoveel mogelijk zelf uitvoeren. Bij omvangrijk (langlopend) onderzoek kan waar nodig externe onderzoekscapaciteit worden ingehuurd. De rekenkamercommissie laat zich bij de selectie van onderzoeksonderwerpen leiden door de criteria die in de verordening van de gemeente Bergen zijn geformuleerd. De rekenkamercommissie blijft gedurende het gehele jaar mogelijke onderzoeksonderwerpen verzamelen en zo nodig een aantal korte, oriënterende (voor)onderzoeken naar de geschiktheid, toegevoegde waarde en haalbaarheid uitvoeren. Zij hanteert een dynamische groslijst (zie bijlage 1) om het agendering- en selectieproces voor zichzelf beheersbaar te houden en om voor anderen transparant te maken welke mogelijke onderwerpen aan welke criteria worden getoetst. Het spreekt voor zich dat de rekenkamercommissie van jaar tot jaar verantwoording aflegt over haar eigen verrichtingen en resultaten. In dit document is daarom tevens het jaarverslag over 2008 opgenomen. De rekenkamercommissie laat steeds het jaarplan voor het nieuwe jaar vergezeld doen gaan van een jaarverslag met daarin een verantwoording van het afgelopen jaar. Op deze wijze is het mogelijk om de plannen voor het komende jaar te bezien in het licht van de resultaten van het jaar daaraan voorafgaand.

Met vriendelijke groet, Voorzitter rekenkamercommissie A.A.J. Meester

Jaarverslag 2008 1. Inleiding De rekenkamercommissie van de gemeente Bergen brengt hierbij haar jaarverslag over 2008 uit. Het verslag bevat een overzicht van de interne en externe activiteiten in 2008. De rekenkamercommissie Bergen is ingesteld bij besluit van de gemeenteraad van 30 oktober 2007. Vanaf 22 april 2008 is er een rekenkamercommissie die bestaat uit 3 externe leden. De gemeenteraad heeft op deze wijze ervoor gekozen de commissie zo onafhankelijk mogelijk te laten functioneren. 2. Samenstelling rekenkamercommissie De rekenkamercommissie van de gemeente Bergen bestaat uit: • • •

De heer A.A.J. (Ton) Meester De heer drs. Ing. G.J. (Gerard) Braas De heer mr. E. (Edwin) Thomas

(Voorzitter) (Extern lid) (Extern lid)

De rekenkamercommissie wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. In het verslagjaar werd de rekenkamercommissie vanaf de start van haar werkzaamheden tot 1 juni 2008 bijgestaan door mevr. M. (Marjolein) Wagemans Sinds 1 juni 2008 verleent mevr. M. (Mieke) Miedema ondersteuning aan de rekenkamercommissie. 3. Vergaderingen De rekenkamercommissie is in 2008 achtmaal bijeen geweest (op 22 april, 13 mei, 13 juni, 8 augustus, 12 september, 10 oktober, 14 november en 12 december). In principe vergadert de rekenkamercommissie maandelijks op de tweede vrijdag van de maand. De vergaderingen van de commissie zijn in beslotenheid gehouden en vonden plaats in het gemeentehuis. Naast deze reguliere (werk)vergaderingen kwam de rekenkamercommissie in het verslagjaar in het kader van het door haar uitgevoerde onderzoek naar de programmabegroting zesmaal voor overleg bijeen (op 29 mei,10 juli, 27 augustus, 17 september, 26 september en 27 november). 4. Activiteiten Als eerste activiteit heeft de rekenkamercommissie op basis van de Verordening rekenkamercommissie gemeente Bergen 2007 haar eigen organisatie en werkwijze vormgegeven. Dit heeft geleid tot Brochure rekenkamercommissie Bergen Met deze brochure wil de rekenkamercommissie inzicht geven in de reden van haar bestaan en in de wijze waarop zij haar taak invult. Ook wil zij inzicht geven in de wijze waarop zij de onderwerpen voor rekenkameronderzoeken selecteert, hoe zij onderzoeken opzet, door een extern bureau laat uitvoeren of zelf uitvoert en hoe zij onderzoeksrapporten opstelt en aan de gemeenteraad aanbiedt. De brochure is niet voor eens en voor altijd. De rekenkamercommissie houdt zich aan de uitgangspunten die in deze brochure zijn vastgelegd, maar zal ook al naar gelang de ervaringen met het rekenkamerwerk, aanpassingen aanbrengen. Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

4

In hoofdlijnen worden belangrijkste onderdelen van deze Brochure hieronder weergegeven. De missie: waar de rekenkamercommissie voor staat De rekenkamercommissie Bergen wil een bijdrage leveren aan het verbeteren van de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het beleid, het beheer en de organisatie van de gemeente Bergen en van de gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen waarin de gemeente buiten de eigen organisatie een bestuurlijk en een financieel belang heeft. De focus zal liggen op het toetsten van de doeltreffendheid (effectiviteit). Doelmatigheidsonderzoeken (bijvoorbeeld de onderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet) liggen meer op het terrein van het college. Rechtmatigheidaspecten worden voor een deel door de accountant onderzocht. Als hoofdlijn wordt van het bovenstaande uitgegaan, in de praktijk echter kunnen bij onderzoeken alle drie aspecten voorkomen in onderzoek. De rekenkamercommissie doet dit om de kaderstellende en controlerende functie van de gemeenteraad van Bergen te versterken. Voor de inwoners van deze gemeente wil zij zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat er terechtkomt van de plannen en het beleid van de gemeente. De rekenkamercommissie ziet de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, de ambtenaren en de inwoners van de gemeente Bergen als haar belangrijkste doelgroepen. Tot de inwoners rekent zij niet alleen individuele burgers en belastingbetalers, maar ook ondernemingen, instellingen en maatschappelijke organisaties. Zij zal de zaken die zij onderzoekt altijd positiefkritisch benaderen. Dat houdt onder meer in dat zij in haar rapportages zowel de zaken die goed zijn gegaan als de zaken die verbetering behoeven zal benoemen. Tenslotte zal zij geen onderzoek doen naar zaken die al door andere controleurs of onderzoekers onder de loep zijn genomen. Zij zal waar nodig en waar mogelijk gebruik maken van hun rapportages, maar zeker niet het onderzoek of de controle nog eens overdoen. Onderzoeksprotocol rekenkamercommissie Bergen Onderwerpselectie Genereren van onderzoeksonderwerpen De rekenkamercommissie Bergen stelt in beginsel zelf een groslijst van te onderzoeken onderwerpen op, waarbij zij zich laat leiden door de bestuurlijke thema’s die in de gemeente spelen. Zij voert daartoe 1 of 2 keer per jaar een gesprek met de commissie van Onderzoek om te peilen welke onderwerpen bij de fracties leven. Daarnaast ontleent zij mogelijke onderwerpen aan raadstukken, collegestukken, de begroting en jaarrekening en collegeonderzoeken ex artikel 213a van de Gemeentewet. Ook raadpleegt de commissie overige bronnen, zoals lokale kranten, vakbladen en onderzoeksrapporten van derden. De rekenkamercommissie houdt op deze wijze een groslijst van onderwerpen bij. In het jaarplan bepaalt de rekenkamercommissie vervolgens welke onderwerpen het komend jaar in aanmerking komen. Niet alle onderwerpen zullen zich lenen voor een uitgebreid rekenkameronderzoek zoals beschreven in dit protocol. In sommige gevallen kan worden bekeken of de onderzoeksvraag op andere wijze door de rekenkamercommissie Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

5

kan worden beantwoord, bijvoorbeeld in de vorm van een korte analyse (‘quick scan’) of een rondetafel bijeenkomst. De gemeenteraad van Bergen, maar ook inwoners, instellingen en organisaties waarmee de gemeente Bergen een financiële relatie onderhoudt, kunnen de rekenkamercommissie verzoeken om een bepaald onderwerp nader te onderzoeken. Alle verzoeken worden door de rekenkamercommissie besproken. Indien nodig kan de verzoeker worden uitgenodigd door de commissie om zijn verzoek nader toe te lichten. De rekenkamercommissie beslist binnen één maand of zij het verzoek in haar onderzoeksprogramma opneemt of niet. Zij laat de verzoeker weten om welke redenen zij een verzoek heeft afgewezen of heeft gehonoreerd Selectiecriteria Bij de selectie van onderwerpen voor de groslijst hanteert de rekenkamercommissie Bergen de criteria uit artikel 11 van de verordening: - het onderwerp moet betrekking hebben op doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid; - het onderwerp moet van substantieel financieel belang voor de gemeente zijn; - het onderwerp moet over beleid gaan dat de gemeente kan beïnvloeden; - het onderwerp moet bijdragen aan een evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken; - het moet goed communiceerbaar zijn naar de inwoners. Gedragscode voor de leden van de Rekenkamercommissie Bergen Op de leden van de rekenkamercommissie Bergen en de ambtelijk secretaris is de gedragscode van de gemeente Bergen van toepassing. Symposia/congressen Twee leden hebben zaterdag 4 oktober de Dag van de Lokale Rekenkamer bezocht. Op deze dag vindt informatie-uitwisseling plaats tussen rekenkamercommissies en worden onderzoeksmethoden en onderzoeken gepresenteerd. 5. Onderzoeken Onderzoek programmabegroting In 2008 heeft de rekenkamercommissie zelf onderzoek gedaan naar de programmabegroting 2008. De rekenkamercommissie wilde met dit onderzoek de raad inzicht geven in de kwaliteit van de programmabegroting in relatie tot landelijk normen die voor programmabegrotingen gangbaar zijn. De rekenkamercommissie vindt het belangrijk dat de kaderstellende en controlerende functie van de gemeenteraad wordt versterkt. Voor de inwoners wil zij zichtbaar maken hoe publiek geld wordt besteed en wat er terechtkomt van de plannen en het beleid van de gemeente. De probleemstelling voor dit onderzoek luidde: -

Zijn de programma’s uit de begroting zodanig uitgewerkt dat de gemeenteraad hiermee de kaders kan stellen? Kan het college op basis van de programmabegroting de verantwoording over het gevoerde beleid en behaalde prestatie afleggen?


6

-

Is controle daarop door de raad mogelijk?

Ter uitwerking van de probleemstelling luidde de hoofdvraag: In welke mate levert de programmabegroting van de gemeente Bergen bruikbare, zinvolle en adequate informatie over doelen, instrumenten en financiële middelen? met als deelvragen: • • • • •

Is de opbouw van de programma’s uniform en evenwichtig? Zijn gewenste doelen/ maatschappelijke effecten – wat willen we bereiken voldoende meetbaar (SMART) geformuleerd? Is de herkomst en inbedding – de relatie met vastgesteld beleid - van de doelen aangegeven? Zijn de activiteiten – wat gaan we daarvoor doen – in meetbare prestaties beschreven en van een planning voorzien? Zijn de middelen en doelen – wat mag het kosten -goed met elkaar in verband gebracht ofwel is helder aangegeven wat de samenhang is tussen de gewenste maatschappelijke effecten, de daarvoor beloofde prestaties door de gemeente en de daarvoor in te zetten middelen ?

Conclusies De rekenkamercommissie was van mening dat de programmabegroting op veel onderdelen onvoldoende informatie gaf om als basis te dienen voor de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. Voorgaande conclusie maakt het volgens de rekenkamercommissie noodzakelijk dat een verbetertraject wordt gestart van de programmabegroting. De belangrijkste deelconclusies waren: 1. De hoofddoelstelling en doelen zijn onvoldoende in samenhang volgens de zgn. doelboomstructuur uitgewerkt. 2. De deelprogramma(subdoelen) zijn niet geformuleerd en dit dient wel SMART te gebeuren. 3. In de programmabegroting moet aangegeven worden hoe de doelen worden bereikt: de omzetting van doelen naar indicatoren en dit gebeurt onvoldoende. 4. Er zijn geen indicatoren geformuleerd en dit is wel nodig. 5. De activiteiten om de doelen te bereiken worden niet concreet, meetbaar en stuurbaar uitgewerkt. Dit is relevante informatie voor niet alleen de bestuursrapportages, maar ook voor de managementrapportages. 6. Financiële informatieverstrekking op programmaniveau is naar de mening van de rekenkamercommissie onvoldoende om de kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitoefenen. Een financiële uitwerking op deelprogramma (subdoel)niveau is noodzakelijk voor adequate kaderstelling en controle. Dit hoeft geen wijziging te betekenen van het autorisatieniveau van het college ten opzichte van de raad. In de jaarstukken wordt overigens veelal wel verantwoording gegeven op deelprogrammaniveau! Aanbevelingen Voor inhoudelijk uitwerking van het programma adviseerde de rekenkamercommissie, dat het belangrijk is een visie te ontwikkelen op het ideale programma. De Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

7

rekenkamercommissie is van mening dat het door de rekenkamercommissie gebruikte normenkader hiervoor een goed vertrekpunt is.

De belangrijkste aanbevelingen waren: 1. De rekenkamercommissie deed de aanbeveling om een hoofdindeling te gebruiken zoals die van het normenkader, d.w.z.: - Wat willen we bereiken? - Wat gaan we daar voor doen? / Hoe gaan we dat bereiken? - Wat mag het kosten? 2. Voor de inhoudelijk uitwerking adviseerde de rekenkamercommissie om: -

-

-

Expliciet te formuleren ‘Wat willen we bereiken?’ volgens een samenhangende doelboomstructuur. Doelen in maatschappelijk effecten te vertalen. Deze indicatoren in SMART geformuleerde indicatoren te vertalen. Deel te nemen aan www.waarstaatjegemeente.nl. Dit levert namelijk zeer nuttige prestatie-indicatoren op waarmee de gemeente Bergen zich kan vergelijken met andere gemeenten in dezelfde gemeenteklasse. Een concrete omschrijving te geven van de activiteiten. Een programma dient zo integraal mogelijk te zijn qua opzet en inhoud. In een afzonderlijke paragraaf zaken opnemen, zoals gedaan is voor de Wmo, moet worden vermeden. Een financiële uitwerking op deelprogramma/subdoel op te nemen in het programma.

3. De rekenkamercommissie deed de aanbeveling om een format te gebruiken voor structuur en inrichting van de programma’s.

Bij het uitvoeren van haar onderzoek heeft de rekenkamercommissie diverse gesprekken gevoerd met ambtenaren en met politici. Deze gesprekken verliepen in een uiterst plezierige en open sfeer. Uit de gesprekken die de rekenkamercommissie met politici en ambtenaren heeft gevoerd blijkt dat er tussen hen nauwelijks verschil van mening bestaat voor wat betreft de waardering van de inhoud en de informatiewaarde van de programmabegroting 2008. Opmerkelijk is dat in de schriftelijke enquête de politici kritischer zijn dan de ambtenaren. Uiteindelijk zijn politici en ambtenaren het er gezamenlijk wel over eens dat door een verbeterde programmabegroting de rol van de gemeenteraad als volksvertegenwoordiger, kadersteller en controleur beter tot zijn recht kan komen. Uit deze gesprekken bleek ook dat alle geïnterviewden een grote betrokkenheid hebben bij de programmabegroting. De wil tot veranderen en tot verbeteren van de opzet en de inhoud van de programmabegroting was groot. Zoals uit de onderzoeksopzet blijkt, was voor dit onderzoek naar de programmabegroting 80 uur begroot. In werkelijkheid is door de leden van de rekenkamercommissie 83 uur besteed aan dit onderzoek. Onderzoek Wet Maatschappelijk ondersteuning In het najaar is gestart met een vooronderzoek naar uitvoering van de Wet Maatschappelijk Ondersteuning. In de vergadering van 12 december is besloten dat dit onderwerp zich leent voor verder onderzoek. In begin 2009 wordt een onderzoeksopzet vastgesteld, deze zal ter kennisgeving naar de raad en college worden gestuurd. Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

8

6. Verantwoording budget Het totaal beschikbare budget 2008 bedroeg € 48.000 Het budget is als volgt besteed:

Begroting 2008 Realisatie 2008

Vergoeding leden rekenkamer

€ ………….

€ 13.314

Contributies/abonnementen/congressen/trainingen

€ ..………..

€

Kosten onderzoek/inhuur van externe onderzoekscapaciteit en secretaris

€ …………

€ ……0

Overige

€ …………

€ 5.348

€ 48.000

€ 19.305

Totaal Overschot

643

€ 28.695

Het overschot van het budget is ontstaan, omdat de rekenkamercommissie niet op 1 januari maar op 22 april 2008 van start is gegaan. Bovendien zijn geen kosten van externe inhuur en kosten van ondersteuning door de secretaris toegerekend.


9

Jaarplan 2009 1. Wat wil de rekenkamercommissie bereiken? Ambities 2008 – 2014 De rekenkamercommissie wil in haar zittingsperiode ca. zes omvangrijke onderzoeken (met een langere doorlooptijd) verrichten en ca.zes beknopte onderzoeken (met een korte doorlooptijd). Zij wil in de eerste plaats met deze onderzoeken bereiken dat voor de raad en de ingezetenen van Bergen op objectieve wijze zichtbaar wordt hoe de gemeente of met de gemeente verbonden partijen functioneren, welke prestaties zij leveren en wat de kwaliteit van de beleidsuitvoering is. In de tweede plaats wil zij bereiken dat de gemeenteraad, college en instellingen zich een eigen oordeel kunnen vormen over het functioneren, de prestaties en de kwaliteit. Daartoe reikt zij de raad een normenkader aan, aan de hand waarvan zij zich zelf een oordeel kan vormen over doelmatigheid en/of doeltreffendheid van hetgeen door haar is onderzocht. In de derde plaats wil zij door aanbevelingen bijdragen aan verbetering van het functioneren, de prestaties en de kwaliteit van het beleid van de gemeente, en verbonden partijen. Oog voor de actualiteit Voor de komende jaren heeft de rekenkamercommissie meerdere onderwerpen voor ogen waarop zij een omvangrijk onderzoek wil verrichten en meerdere onderwerpen waarvoor haar voorkeur uitgaat naar een beknopt onderzoek. Daarnaast kan zij andere onderzoeksonderwerpen opvoeren omdat de actualiteit daar om vraagt of omdat de gemeenteraad daar een verzoek toe doet. Het kan echter zijn dat het invoegen van een (omvangrijk) onderzoeksonderwerp dat niet was voorzien, leidt tot het doorschuiven of afvoeren van een reeds voorgenomen onderzoek (van kortere of langere duur). Actief communicatiebeleid Onderzoek is het hart van het rekenkamerwerk, maar de rekenkamercommissie besteedt haar tijd en energie niet alleen aan het opzetten, uitvoeren, rapporteren en communiceren van rekenkameronderzoek. Zij wil ook bereiken dat zij op de hoogte is en blijft van belangrijke thema’s en problemen die in de gemeente spelen. Dit om zeker te stellen dat zij bij de selectie van onderzoeksonderwerpen de thema’s en problemen te pakken heeft die voor het gemeentebestuur en de burgers inderdaad van belang zijn. Daartoe wil zij ook bereiken dat burgers, instellingen en ondernemingen op de hoogte zijn van haar bestaan en weten met welke vragen of boodschappen zij via de gemeenteraad of rechtstreeks bij haar terecht kunnen.

2. Wat gaat de rekenkamercommissie daarvoor doen? Onderzoeksonderwerpen 2009 Dit jaar wil de rekenkamercommissie Bergen tenminste twee onderzoeken uitvoeren. Deze twee onderwerpen kiest de rekenkamercommissie uit de dynamische groslijst, zie bijlage 1.Voor 2009 is de keuze gevallen op een onderzoek naar de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning en vooronderzoeken naar de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en Verbonden Partijen Rekenkamercommissie Bergen Jaarverslag 2008 & Jaarplan 2009

10

3. Welke middelen zet de rekenkamercommissie daarvoor in?

Onderzoek door leden zelf De leden van de rekenkamercommissie Bergen hebben ruime onderzoekservaring. Binnen zekere grenzen zullen zij zelf onderzoek uitvoeren conform de wensen van de gemeenteraad. Beknopte, kortlopende onderzoeken waarvoor het materiaal beschikbaar en makkelijk toegankelijk is, lenen zich voor geheel of grotendeels zelf uitvoeren van onderzoek. Uitbesteden van onderzoek Complexe onderzoeken met een grotere reikwijdte daarentegen, zullen waarschijnlijk niet geheel of grotendeels door commissieleden zelf uitgevoerd kunnen worden. Voor deze grotere onderzoeksprojecten zal veelal externe onderzoekscapaciteit ingehuurd moeten worden (zie onderzoeksprotocol). Met uitbesteden van delen van het onderzoek, respectievelijk met inhuur van onderzoekscapaciteit, zijn uiteraard kosten gemoeid. Naast de vergoeding voor externe leden van de rekenkamercommissie, is deze uitbesteding/inhuur een van de grote kostenposten op de begroting voor 2009. Het budget van de rekenkamercommissie voor 2009 is € 58.000. Begroting 2009 Het budget wordt als volgt besteed: Vergoeding leden rekenkamer Contributies/abonnementen/congressen/trainingen Kosten onderzoek Wmo Kosten van onderzoek/inhuur van externe onderzoekscapaciteit Vergoeding secretaris Overige Totaal


Realisatie 2008 Begroting 2009 € 13.314 € 643

€ ……….0

€ 18.000 € 500 €21.000 € 8.500

€ 5.348

€ 10.000 € ………

€19.305

€ 58.000

11

Bijlage 1: dynamische groslijst van onderzoeksonderwerpen

Criteria:

Betrekking op Doeltreffendheid Doelmatigheid

Onderwerpen: WMO WWB Subsidies Inkoop/aanbesteden Verbonden partijen Grondbeleid Museaal Centrum De Watertoren Het nieuwe gemeentehuis Nieuwe Bergense School

Substantieel belang

Beïnvloedbaar beleid

Spreiding over gemeentelijk beleid

Communiceerbaar naar bevolking

Armoedebeleid WOZ-taxaties


13

Jaarverslag Jaarplan 2009

Recommend Documents