Jaarverslag 2015 Ondernemingsraad Zuidwester (verslag t.b.v. directie verslag)
1
Inleiding In het jaarverslag van 2014 werd de verwachting uitgesproken dat Zuidwester vanaf 2015 in toenemende mate maatregelen zou nemen om in te spelen op verwachte en aangekondigde externe ontwikkelingen. Aan het eind van 2015 blijkt deze verwachting, aan de hand van de vele ontwikkelingen die zijn ingezet, te zijn uitgekomen. Het afgelopen jaar zijn er binnen Zuidwester ingrijpende veranderingen op gang gekomen. In het voorjaar werd een nieuwe besturingsfilosofie gepresenteerd tezamen met een mogelijke praktische uitwerking daarvan. Vooral de praktische uitwerking heeft de gemoederen van veel collega’s, zeker vanaf de tweede informatiebijeenkomst op 21 mei, bezig gehouden. Duidelijk werd dat de ontwikkeling en invoering van een nieuwe besturingsfilosofie niet alleen zou leiden tot verandering van de organisatie en de zorguitvoering maar ook van het bestaande functiegebouw en de daarin voorkomende functies. En daarmee werd dus ook duidelijk dat deze ontwikkelingen voor velen persoonlijke gevolgen met zich mee zouden brengen. De OR heeft zich het afgelopen jaar, naast andere onderwerpen, intensief beziggehouden met de ontwikkelingen rond het nieuwe besturing- en managementmodel en de eventuele gevolgen daarvan voor medewerkers. Daarnaast werd veel tijd en energie besteed aan een project waarmee in co-creatie werd gewerkt aan de ontwikkeling van sociaal beleid en een nieuw sociaal plan. Via dit project werd aan medewerkers gevraagd welke ondersteuning zij bij een organisatiewijziging nodig achten. Op basis van de reacties werd een advies geschreven voor verder overleg tussen de Raad van Bestuur en de vakbonden. Als resultaat daarvan werd in december een nieuw sociaal plan afgesproken. In 2015 zijn collega’s in toenemende mate betrokken bij de medezeggenschap. Op vragen aan collega’s om hun mening, of om een oordeel te geven over een bepaald onderwerp of voorgestelde plannen heeft de OR veel reacties ontvangen. De OR heeft zich hierdoor in zijn rol en werkzaamheden gesteund gevoeld. In een tijd van veranderingen en ontwikkelingen is het voor de OR belangrijk om reacties te horen van collega’s en met hen in contact te staan. Het is de bedoeling om contacten met collega’s in 2016 verder te intensiveren. Op de ontwikkelingen die in 2015 zijn gestart zullen er zeker nog vele volgen. De OR zal dit veranderproces intensief blijven volgen en daarbij het collectief belang van medewerkers zo goed mogelijk proberen te behartigen door dit, daar waar mogelijk, te betrekken bij de besluitvorming over beleidsontwikkelingen. Rien Koopman secretaris OR Zuidwester
2
Jaarverslag OR Zuidwester 2015 In het onderstaande verslag worden de werkzaamheden van de ondernemingsraad van Zuidwester in 2015 op hoofdlijn weergegeven. In 2015 heeft de ondernemingsraad (OR) opnieuw een breed scala aan onderwerpen behandeld. Vaak ging het om onderwerpen die in het kader van de Wet op de ondernemingsraad, ter advies of - instemming aan de OR werden voorgelegd. Naast deze min of meer “reguliere” onderwerpen werd in 2015 veel tijd en aandacht besteed aan de toekomstplannen die in het voorjaar werden gepresenteerd in het meerjarenplan Koers 2020. De daarin genoemde plannen en maatregelen zijn bedoeld om goed in te kunnen blijven inspelen op zowel interne- als externe ontwikkelingen. De OR heeft alle in dit verslag genoemde onderwerpen doorgenomen en besproken met de Raad van Bestuur. Om de voorgenomen besluiten van de Raad van Bestuur goed te kunnen beoordelen heeft de OR in 2015 regelmatig contact opgenomen met collega’s. Voor het krijgen van beter inzicht en het vormen van een afgewogen mening heeft de OR dankbaar gebruik gemaakt van de ontvangen reacties. Daaruit voortkomende kennis, ervaringen en inzichten werden besproken met de Raad van Bestuur en later gebruikt als input voor het geven van schriftelijk advies of instemming. Het raadplegen van collega’s vond frequent plaats rond de plannen voor de invoering van een nieuwe regiostructuur en de bijbehorende nieuwe leidinggevende functies. Verder werden collega’s om medewerking gevraagd aan het initiatief van de OR om in co-creatie te werken aan de ontwikkeling van sociaal beleid en een sociaal plan. Mede op basis van de respons heeft de OR in 2015 voorstellen kunnen doen ter aanvulling of verbetering van voorgenomen plannen en of maatregelen. Zo nodig werden voorgenomen besluiten van de Raad van Bestuur getoetst aan wet- en regelgeving en of de CAO. In 2015 werd onder de naam “de Opvlieger” gestart met een digitale nieuwsbrief voor collega’s. Deze nieuwsbrief wordt per mail en op naam verzonden aan alle medewerkers van Zuidwester met de bedoeling om hen te informeren en te betrekken bij actuele onderwerpen. Op de OR intranetpagina worden verslagen van OR vergaderingen en de ontvangen adviesen instemmingaanvragen geplaatst. Gezien de positieve reacties op de nieuwsbrief en de stukken op intranet blijkt dit een manier om collega’s op de hoogte te houden. De OR kreeg in 2015 geregeld vragen van individuele collega’s. Vaak ging het om vragen over de toepassing van de cao of interne regelingen. Soms werd om ondersteuning gevraagd voor persoonlijke zaken. De vakbondsconsulenten speelden een rol bij het beantwoorden of behandelen van deze vragen. Er werd ook doorverwezen naar derden. W erkzaam heden en activiteiten Naast de onderwerpen die in het kader van de Wet op de ondernemingsraad (WOR) aan de orde zijn gekomen werd in 2015 binnen de OR vergadering of tijdens het overleg met de bestuurder gesproken over de volgende onderwerpen: - Overzicht doelen en projecten 2015. - Herhuisvesting concerndiensten / introductie van “het nieuwe werken”. - Notitie integrale brandveiligheid. - Resultaten pilot “Doelgroep gericht organiseren” - m.b.t. de effecten van de pilot. - Project “In voor Zorg” - ontwikkelingen van zelfsturing binnen teams. - Aanvraag zelfstandige lidmaatschap borging Waarborgfonds (WfZ), - Dossier AM - ontwikkeling instellingterrein Hernesseroord. 3
- Plan van dienst – optimalisering dienstverlening ondersteunende diensten. - Functioneringsgesprekken / eerste ervaringen met de 360° feedback methode. - Bedrijfsondersteuning (BOT). - Trias web - optimaliseren meldprocedure. Vervolg werkzaamheden en activiteiten. - Psychosociale arbeidsomstandigheden - verbeter maatregelen. - Uitbetaling ORT tijdens de vakantie. - Wijziging zorginkoop procedure 2016. - Vakantiewetgeving/pbl en arbeidsongeschiktheid. - Project “Zorg Centrale(r)” en “Programma Management” - Ontwikkeling ondersteuningslijnen. - Kennis en cultuurdagen. - Beleidsnotitie Seksuele gezondheid. - Tussenevaluatie doelstellingen inzet arbeidsdeskundige. - Ontwikkeling Eigenz. - Toekomst agogische activiteiten - Ontwikkelen van sociaal beleid / Sociaal plan. In de loop van 2015 hebben OR leden deelgenomen aan verschillende commissies of werkgroepen. Ook werden informatiebijeenkomsten bijgewoond over specifieke onderwerpen. De OR was onder meer betrokken bij: - Herhuisvesting concerndiensten - Introductie van “Het nieuwe werken” - Plan van Dienst - Centraal overleg Arbo en Veiligheid (via de bedrijfsfunctie van een van de leden) - Stuurgroep verzuim (tot aan opheffing van de stuurgroep) - Programmaraad - Tijdelijk werkzame teams: regio indeling, functieprofielen, selectieprocedure, de driehoek, zelfverantwoordelijke teams en management development) - Overleggen tussen Raad van Bestuur en vakbonden over het sociaal plan. - Klankbordgroep Zorg Centrale(r) - gedeeltelijk - Benoemingsprocedure nieuwe leden Raad van Toezicht - Sollicitatieprocedure directeur ECZ
Provinciaal Overleg van Ondernemingsraden (POO) Via het POO werden contacten onderhouden met ondernemingsraden van collega instellingen in Zuid Holland. Binnen dit netwerk wordt vier keer per jaar gesproken over ontwikkelingen binnen de sector en vindt informatie uitwisseling plaats over actuele onderwerpen en trends.
Financiën De financiële commissie heeft zich in 2015 gebogen over zowel de jaarrekening 2014 als de begroting 2016. De ontvangen tussentijdse managementrapportages werden doorgenomen en desgevraagd toegelicht door de controller.
4
PR en Communicatie De OR heeft een eigen pagina op het Zuidwester intranet. Via deze pagina kunnen collega’s zich op de hoogte stellen van wat er speelt binnen de organisatie of het werkveld. Op de pagina zijn de notulen van de OR vergaderingen en de advies- en instemmingaanvragen te lezen. Vanaf 2016 worden ook de verslagen van overlegvergaderingen met de Raad van Bestuur (OV) geplaatst. In 2015 werd gestart met de “Opvlieger” een digitale nieuwsbrief om collega’s te informeren over actuele onderwerpen. In maart werd een werkconferentie bezocht over de invloed van veranderingen binnen de sector op medezeggenschap. Vervolg werkzaam heden en activiteiten In december 2015 heeft een afvaardiging van de OR gesproken met de remuneratie commissie van de Raad van Toezicht. Tijdens dit jaarlijkse gesprek staat het functioneren van de Raad van Bestuur centraal. M edezeggenschap OR en OC’s Na de verkiezingen in december 2014 ging op 1 januari 2015 en nieuwe zittingsperiode van start. Ruim een kwart van de leden werd voor het eerst gekozen. Voor de nieuwe leden werd een speciale beginnerstraining georganiseerd. Om de werkzaamheden binnen de OR en de OC’s op elkaar af te stemmen en leden te ondersteunen in hun rol en taken werd in maart een gezamenlijke scholing bijeenkomst gehouden. Daarnaast waren er cursusbijeenkomsten voor OR leden.
Medezeggenschap van medewerkers centraal en decentraal De centrale medezeggenschap van medewerkers wordt binnen Zuidwester uitgevoerd door de ondernemingsraad (OR). De OR heeft voor elke regio een Onderdeelcommissie (OC) ingesteld. De OR en de OC’s voeren hun taak uit op basis van de mogelijkheden die de Wet Ondernemingsraden daarvoor biedt. De onderwerpen die de OR in overlegvergaderingen bespreekt met de Raad van Bestuur vallen hoofdzakelijk onder het instemmingsrecht, het adviesrecht of het recht op informatie. De OR was in 2015 als volgt samengesteld: De heer J. van Hassent De heer R. Koopman Mevrouw I. Groenenwegen Mevrouw E. de Gelder Mevrouw W. de Wit Mevrouw A. Boezaard De heer E. Bos Mevrouw I. Verrijp Mevrouw Y. van Dijk De heer W. Martens De heer R. Weezepoel Mevrouw E. Kamps Mevrouw P van Dalen
voorzitter / lid concern secretaris / lid concern lid concern lid Zuid-Holland-Zuid (tot 1 mei 2015) lid Zuid-Holland-Zuid (vanaf 1 mei 2015) lid Zuid-Holland-Zuid lid Zuid-Holland-Zuid lid Goeree / vice secretaris lid Goeree lid Goeree lid Zeeland lid Zeeland / vice voorzitter lid Zeeland
5
De OR is samengesteld uit vertegenwoordigers vanuit de regio’s en overige diensten. Hierdoor hebben alle onderdelen op gelijke wijze kans om invloed uit te oefenen op het beleid van Zuidwester. De onderdeelcommissies (OC) voeren overleg met de eigen regiodirecteur over (beleid)ontwikkelingen binnen de eigen regio. Daarnaast toetst de OC de lokale toepassing van het centraal afgesproken beleid. De OR leden zijn ook lid van de eigen OC. Voor de samenwerking tussen de OR en de OC’s levert dit korte lijnen op. Via de OR leden komen in de OR ook regionale onderwerpen naar voren. Soms worden onderwerpen na afstemming binnen de OR centraal besproken met de Raad van Bestuur. Het dagelijks bestuur van de OR, bestaande uit de (vice) voorzitter en de (vice) secretaris, coördineren de werkzaamheden van de OR en sturen deze aan. De administratieve taken binnen de OR werden in 2015 uitgevoerd door de gekozen secretaris / ambtelijk secretaris. Op 1 mei 2015 trad mevr. E. de Gelder terug als OR- en OC lid. Tijdens haar afscheid werd zij bedankt voor haar gewaardeerde jarenlange bijdrage aan de medezeggenschap binnen Zuidwester. Mevr. E. de Gelder werd per 1 mei opgevolgd door mevr. W. de Wit. Advies- en instem m ingaanvragen in 2015 De OR heeft in 2015 tien maal onderling vergaderd en vonden er negen overlegvergaderingen plaats met de bestuurder. Tijdens twee overlegvergaderingen werd gesproken over de algemene gang van zaken. Deze beide vergaderingen werden bijgewoond door leden van de Raad van Toezicht. Buiten de vaste overlegvergaderingen hebben de Raad van Bestuur en de OR elkaar tweemaal gesproken over het thema sociaal beleid / sociaal plan. Dit onderwerp stond centraal tijdens de jaarlijkse themadag in oktober en later nogmaals tijdens de OR cursus in november. Binnen het overleg tussen OR en de Raad van Bestuur kwamen in het verslagjaar, zoals hiervoor genoemd diverse onderwerpen aan de orde. Tijdens de overlegvergaderingen werd open en constructief met elkaar van gedachten gewisseld waarbij de OR, als gekozen vertegenwoordiger namens medewerkers standpunten over voorgenomen plannen en of ontwikkelingen naar voren heeft gebracht. Conform de Wet op de ondernemingsraden werd in 2015 formeel advies of instemming gevraagd en of aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: - Adviesaanvraag Invoering nieuw werkconcept” - Visie op werken - Adviesaanvraag concept Regio indeling” - Adviesaanvraag concept Functie profielen” - Adviesaanvraag Overname van onderneming Stichting Bewind voering en Beheer. - Adviesaanvraag Benoeming nieuwe leden van de Raad van Toezicht. - Instemmingaanvraag Vervallen baangarantie leerlingen in company. - Instemmingaanvraag wijziging Beleid gezondheidsmanagement” - Instemmingaanvraag wijziging Attentie regeling. - Instemmingaanvraag wijziging Reiskosten regeling. - Instemmingaanvraag Selectie procedure leidinggevende functies.
6
Overig De missie van de Ondernemingsraad kent een aantal uitgangspunten waaraan alle beleidsvoorstellen en/of ontwikkelingen worden getoetst: - Belang van medewerkers. - Behoud van werk / continuïteit van de organisatie. - Behoud en/of ontwikkeling van goede arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden. - Wet- en regelgeving. - CAO Gehandicaptenzorg Middelharnis, 31 januari 2016 Ondernemingsraad Zuidwester
V.l.n.r. boven: Petra van Dalen, Rinus Weezepoel, Annelies Boezaard, Ester Kamps, Eric Bos, Yvonne van Dijk en Wim Martens. onder: Wendy de Wit, Rien Koopman en Jan van Hassent NB. Ina Verrijp ontbreekt op de foto
7
