Inkoopprofielen Aanbestedingsjurist Contractmanager (Senior/Medior) tactisch inkoper/ Stafmedewerker Aanbesteden OR INKOOPPROCESSEN Team JZ, cluster I&A
Stafmedewerker Aanbesteden OR
SBD
Afdelingen / Interne klant
Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke, economische, ethische en juridische uitgangspunten (bouwend) Aanbieden inkoopbeleidsnota aan College ter vaststelling (bouwend)
Adviseren omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving
Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke, economische, ethische en juridische uitgangspunten (kaderstellend) Adviseren omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid Inwinnen advies bij divisies/afdelingen met Adviseren omtrent inwinnen advies bij divisies/afdelingen met substantieel inkoopvolume substantieel inkoopvolume
1. Ontwikkelen en beheren van inkoop- en aanbestedingsbeleid
Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (bouwend)
Adviseren omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid (kaderstellend)
Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving EA
Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving Adviseren over aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (kaderstellend) Adviseren over toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5) Voor niet-OR gerelateerde inkooppakketten
2. Uitvoeren van tactische inkoop (aanbesteden) Uitvoeren aanbestedingen met uitzondering van afdelingsspecifiek aanbestedingen <25K niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Opdrachtgever benoemen Inkoopteam formeren en voorzitten Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Marktanalyse Opstellen aanbestedingsstrategie Marktconsultatie (optioneel) Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Risicoverdeling Beoordelingssystematiek Conceptovereenkomst Opstellen aanbestedingsdocumenten Vaststellen aanbestedingsdocumenten Selectie Beoordeling Afhandeling bezwaar Gunning Aangaan overeenkomst, ondertekenen Contractregistratie Voorstel voor contractimplementatie Uitvoeren afdelingsspecifieke aanbestedingen < 25k niet OR Advies opstellen van een inkooppakketstrategie
Advies plan van Aanpak en detailplanning opstellen (*) Advies opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen (*) Advies marktanalyse (*) Advies opstellen aanbestedingsstrategie (*) Advies marktconsultatie (optioneel) (*) Advies programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen (*) Advies risicoverdeling (*) Advies beoordelingssystematiek (*) Advies conceptovereenkomst Advies opstellen aanbestedingsdocumenten (*)
Adviseren over aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving Adviseren over toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5)
Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving EA
Aanbieden inkoopbeleidsnota aan College ter vaststelling (kaderstellend)
Evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving
Advies inzake evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving
Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (kaderstellend) Toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie (zie ook 5)
Adviseren omtrent het inkoop- en aanbestedingsbeleid (bouwend) Adviseren over aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving (bouwend) Voor OR gerelateerde inkooppakketten Opstellen van een inkooppakketstrategie Opdrachtgever benoemen Inkoopteam formeren en voorzitten Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Marktanalyse Opstellen aanbestedingsstrategie Marktconsultatie (optioneel) Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Risicoverdeling Beoordelingssystematiek Conceptovereenkomst Opstellen aanbestedingsdocumenten Vaststellen aanbestedingsdocumenten Selectie Beoordeling Afhandeling bezwaar Gunning Aangaan overeenkomst, ondertekenen Contractregistratie Voorstel voor contractimplementatie
Adviseren Materiedeskundigen beschikbaar stellen aan inkoopteam Opstellen Programma van Eisen Goedkeuren aanbestedingsstrategie
Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen
Beoordelen aanbestedingsdocumenten
Beoordeling Besluit over gunning
Opstellen van een inkooppakketstrategie In ontvangst nemen van de behoeftestelling (bv via startformulier) Contact opnemen met de behoeftesteller Opdrachtgever benoemen Inkoopteam formeren en voorzitten Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Marktanalyse Opstellen aanbestedingsstrategie Marktconsultatie (optioneel) Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Risicoverdeling Beoordelingssystematiek Conceptovereenkomst Opstellen aanbestedingsdocumenten
Advies vaststellen aanbestedingsdocumenten (*) Advies selectie (*) Advies beoordeling (*) Afhandeling bezwaar Advies gunning (*) Advies aangaan overeenkomst, ondertekenen (*) Advies contractregistratie (*) Advies voorstel voor contractimplementatie (*) Opbouwen en onderhouden van markt- en Opbouwen markt- en productkennis productkennis van relevante inkooppakketten 3. Uitvoeren van contractmanagement Voor niet-OR gerelateerde inkooppakketten Alle contracten met uitzondering van afdelingsspecifiek contracten<25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Meten prestaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties
Vaststellen aanbestedingsdocumenten Selectie Beoordeling Gunning
Opbouwen en onderhouden van markt- en productkennis van relevante inkooppakketten Voor OR gerelateerde inkooppakketten Implementeren contract en inrichten relatie Meten prestaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties
Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract
Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract
Opstellen management informatie
Opstellen management informatie
Tekortkoming overeenkomst Contracten afdelingsspecifiek <25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Meten presetaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties
Aangaan overeenkomst, ondertekenen Contractregistratie Voorstel voor contractimplementatie Opbouwen en onderhouden van markt- en productkennis van voor de afdeling relevante inkooppakketten
Tekortkoming overeenkomst Implementeren contract en inrichten relatie Meten presetaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties
Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract Opstellen management informatie
Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract Opstellen management informatie
4. Uitvoeren van operationele inkoop (bestellen) Registreren aanvragen tot bestelling Bewaken bestellingen Ontvangen en controleren Indienen prestatieverklaring Afstemmen met leverancier Retour sturen van goederen Bewaken openstaande bestellingen
5. Uitvoeren van inkoopcontrol Advies opstellen controleplan (*) Advies maatregelen nemen nav rapportage
Uitvoeren inkoopanalyses Rapporteren over doelmatigheid
Focus: rechtmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Opstellen controleplan Uitvoeren controles Rapporteren naar aanleiding van controles Maatregelen nemen nav rapportage Advies verbeterplan inkoopfunctie opstellen
6. Ontwikkelen en beheren van inkoopinfrastructuur
Factuurverwerking en betaalbaarstelling (via Financiële Administratie) Focus: doelmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Uitvoeren inkoopanalyses Rapporteren over doelmatigheid Verbeterplan inkoopfunctie opstellen
Afdelingspecifiek Uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde Contractbeheer investeringen Fysiek archiveren van alle (raam)contracten en Nadere overeenkomsten Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Signaleren belangrijke contractdata Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister
Advies uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde investeringen Toezien op risico's
Fysiek archiveren van alle afdelingsspecifieke contracten Toezien op gebruik Advies bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister
Opschonen contractenregister Tools & templates (o.a. verplichtingenadministratie, Uitwerken van voorstel tot gemeentebrede aanbestedingsdocumenten en elektronisch bestelsysteem) inrichting van inkoopinfrastructuur Ontwikkelen van systemen Ontwikkelen van templates Ontwikkelen van templates Advies ontwikkelen templates OR Actief uitdragen van de beschikbaarheid van inkoopinfrastructuur Evalueren en aanpassen van de inkoopinfrastructuur Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen (ism Opstellen en bijhouden aanbestedingskalender (jaarplan) Concernstaf) Opstellen concept inkoopjaarplan Afstemmen concept met afdelingshoofden Vertalen jaarplan in jaarplanning voor medewerkers Team I&A en Team Aanbesteden Controleren op uitvoering jaarplan
Advies uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde investeringen
Toezien op risico's Toezien op ontwikkeling
Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Signaleren belangrijke contractdata Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Advies bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Opschonen contractenregister Adviseren Adviseren
Toezien op leerpunten, verbetervoorstellen Adviseren Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen ism Team I&A Input leveren voor Inkoopjaarplan Toezien op afstemming
Toezien op controle
Afstemmen
Inkoopprofielen Aanbestedingsjurist Contractmanager (Senior / Medior) tactisch inkoper (zie toelichting) Inkoopprocessen 1. Ontwikkelen en beheren van inkoop- en aanbestedingsbeleid
Organisatieprofielen SBD Afdelingen / Interne klant College Adviserend
Toezichthoudend
Uitvoerend
Informerend aan
Opstellen inkoopbeleidsnota met organisatorische, maatschappelijke economische, ethische en juridische uitgangspunten
Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist, Afdelingen, SBD
College
SBD (Kaderstellend) Team JZ, cluster I&A (Bouwend) SBD
Afdelingen, tactisch inkoper, College
Inwinnen advies bij divisies/afdelingen met substantieel inkoopvolume
Afdelingen
College
Aanbieden inkoopbeleidsnota aan College ter vaststelling Evalueren inkoopbeleid op actualiteit en naleving Aanpassen inkoopbeleid op basis van evaluaties en nieuwe wet- en regelgeving
Besluitvormend
College
College
Toezien op werking van het inkoopbeleidsproces (opstellen, vaststellen, evalueren) als onderdeel van een jaarlijkse audit van de inkoopfunctie Bijhouden nieuwe wet- en regelgeving 2. Uitvoeren van tactische inkoop (aanbesteden) Uitvoeren aanbestedingen met uitzondering van afdelingsspecifiek aanbestedingen <25K niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Opdrachtgever benoemen Inkoopteam formeren en voorzitten Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Marktanalyse Opstellen aanbestedingsstrategie Marktconsultatie (optioneel) Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Risicoverdeling Beoordelingssystematiek Conceptovereenkomst Opstellen aanbestedingsdocumenten vaststellen aanbestedingsdocumenten Selectie Beoordeling Afhandeling bezwaren Gunning Aangaan overeenkomst, ondertekenen Contractregistratie Voorstel voor contractimplementatie Uitvoeren afdelingsspecifieke aanbestedingen < 25k niet OR Opstellen van een inkooppakketstrategie Opdrachtgever benoemen Inkoopteam formeren en voorzitten Plan van Aanpak en detailplanning opstellen Opstellen Programma van Eisen op hoofdlijnen Marktanalyse Opstellen aanbestedingsstrategie Marktconsultatie (optioneel)
Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist, Afdelingen Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist, Afdelingen Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist, Afdelingen College
Afdelingen
Afdelingen Afdelingen, Aanbestedingsjurist Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen, Aanbestedingsjurist Aanbestedingsjurist, Afdelingen Afdelingen, Aanbestedingsjurist Tactisch Inkoper, Afdelingen Aanbestedingsjurist, Afdelingen College Afdelingen
College SBD
Tactisch Inkoper
Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*)
Afdelingen, tactisch inkoper, College Afdelingen, tactisch inkoper, College
Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist, Afdelingen
Afdelingen
Afdelingen, tactisch inkoper, College SBD (Kaderstellend) Team JZ, cluster I&A (Bouwend) SBD SBD (Kaderstellend) Team JZ, cluster I&A (Bouwend)
Afdelingen, tactisch inkoper, College
SBD
Afdelingen, tactisch inkoper, College
Aanbestedingsjurist
Afdelingen, tactisch inkoper, College
Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Aanbestedingsjurist Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper, Afdelingen Aanbestedingsjurist Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Contractmanager Contractmanager
Afdelingen
Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen
SBD, Afdelingen Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Afdelingen Afdelingen Tactisch Inkoper Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Tactisch Inkoper
Tactisch Inkoper
Programma van Eisen naar optimale detailniveau bijstellen Risicoverdeling Beoordelingssystematiek Conceptovereenkomst Opstellen aanbestedingsdocumenten Vaststellen aanbestedingsdocumenten Gunning Selectie Beoordeling Afhandeling bezwaren Gunning Aangaan overeenkomst, ondertekenen Contractregistratie Voorstel voor contractimplementatie Opbouwen markt- en productkennis Opbouwen markt- en productkennis 3. Uitvoeren van contractmanagement Alle contracten met uitzondering van afdelingsspecifiek contracten<25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Meten prestaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract Opstellen management informatie Tekortkoming overeenkomst Contracten afdelingsspecifiek <25K niet OR Implementeren contract en inrichten relatie Meten presetaties Bespreken met leverancier, opstellen verbeteracties Uitkomsten verwerken en organisatie informeren Evaluatie contract Opstellen management informatie Tekortkoming overeenkomst 4. Uitvoeren van operationele inkoop (bestellen) Registreren aanvragen tot bestelling Bewaken bestellingen Ontvangen en controleren Indienen prestatieverklaring Afstemmen met leverancier Retour sturen van goederen Bewaken openstaande bestellingen Factuurverwerking en betaalbaarstelling 5. Uitvoeren van inkoopcontrol Focus rechtmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Opstellen controleplan Uitvoeren controles Rapporteren naar aanleiding van controles Maatregelen nemen nav rapportage Focus doelmatigheid Afstemmen over uit te voeren analyses Periodiek uitvoeren inkoopanalyses Rapporteren over doelmatigheid Verbeterplan inkoopfunctie opstellen 6. Ontwikkelen en beheren van inkoopinfrastructuur
Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper, Aanbest. Jurist (*) Tactisch Inkoper (*) Aanbestedingsjurist Tactisch Inkoper, Aanbest. Jurist (*) Tactisch Inkoper, Aanbest. Jurist (*) College Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*)
College
Tactisch Inkoper (*) Tactisch Inkoper (*) Contractmanager (*) Contractmanager (*)
SBD Conctractmanager
Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Aanbestedingsjurist Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen
Aanbestedingsjurist, Tactisch Inkoper
Tactisch Inkoper Contractmanager Contractmanager
Tactisch Inkoper, Afdelingen
Aanbestedingsjurist
SBD SBD
Afdelingen, Aanbestedingsjurist Afdelingen, Aanbestedingsjurist SBD
Afdelingen
Contractmanager (*) Contractmanager (*) Contractmanager (*) Contractmanager (*) Contractmanager (*) Contractmanager (*)
Contractmanager Contractmanager Contractmanager Contractmanager Contractmanager Contractmanager Aanbestedingsjurist
Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen, SBD Contractsmanager
Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Afdelingen Aanbestedingsjurist
Contractmanager
Contractmanager Contractmanager Contractmanager
?
Afdelingen
?
Tactisch inkoper, Aanbestedingsjurist
SBD SBD SBD SBD SBD
SBD
Team Financiën, cluster P&C Team Financiën, cluster P&C Team Financiën, cluster P&C Team Financiën, cluster P&C
Tactisch Inkoper (*)
College College
College
College
College, Afdelingen Afdelingen
SBD, afdelingen
Contractbeheer Uitwerken voorstel tot centraal inrichten van contractenregister inclusief benodigde investeringen Fysiek archiveren van alle (raam)contracten en Nadere overeenkomsten Registreren contracten en afspraken in contractregistratiesysteem Signaleren belangrijke contractdata/aanbestedngskalender Bijhouden wijzigingen en afspraken in contractenregister Opschonen contractenregister Tools & templates (o.a. aanbestedingsdocumenten en elektronisch bestelsysteem) Uitwerken van voorstel tot gemeentebrede inrichting van inkoopinfrastructuur Ontwikkelen van systemen Ontwikkelen van templates (aanbestedingsdocumenten, protocollen e.d.) Actief uitdragen van de beschikbaarheid van inkoopinfrastructuur Evalueren en aanpassen van de inkoopinfrastructuur Opstellen en bijhouden aanbestedingskalender (jaarplan) Verzamelen jaargegevens van alle afdelingen (ism SBD) Opstellen concept inkoopjaarplan Afstemmen concept met afdelingshoofden Vertalen jaarplan in jaarplanning voor medewerkers Team JZ, cluster I&A en Team Aanbesteden Controleren op uitvoering jaarplan
College
Afdelingen, Tactisch Inkoper, Aanbestedingsjurist
SBD
SBD
College
Afdelingen, Tactisch Inkoper
SBD
Afdelingen Afdelingen
SBD
Team JZ, cluster I&A, Afdelingen (*) College
College
Contractmanager
Afdelingen
Contractmanager Contractmanager Contractmanager Contractmanager Contractmanager
Afdelingen, tactisch inkoper Afdelingen, tactisch inkoper Afdelingen, tactisch inkoper Afdelingen, tactisch inkoper
Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Aanbestedingsjurist/ Stafmedewerker Aanbesteden OR Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper
Afdelingen, SBD Afdelingen, SBD
Afdelingen SBD, Afdelingen
Afdelingen
SBD
Afdelingen
SBD
Afdelingen
SBD
Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper
SBD
Tactisch Inkoper Tactisch Inkoper
Afdelingen, SBD Afdelingen Afdelingen, SBD
Team JZ, cluster I&A, Team Aanbesteden
Toelichting: 1. de aanbestedingsjuridische taken en tactische inkooptaken op het gebied van OR worden door de Stafmedewerker Aanbesteden OR uitgevoerd 2. daar waar achter een adviserende rol (*) vermeld staat, betreft het een facultatieve advisering. Daar waar dit niet is opgenomen betreft het een verplichte adivisering 3. rollen: Besluitvorming Besluiten over de uitkomst van een proces Adviseren Verplichte advisering bij uitvoering van het proces. Besluitvorming zonder advisering kan niet plaatsvinden Toezichthoudend Toezichthouden op de uitvoering van het proces, niet de kwaliteit van de output. Uitvoeren Uitvoeren van het proces, en daarmee initiërend. Informerend aan Aan wie de uitkomsten van het proces gecommuniceerd worden
