Interne audittraining

Interne audittraining door Annette Thijssen

100311 Interne Audittraining.doc

Pagina 1 van 20

Wat is een interne audit Een systematische en onafhankelijke beoordeling met als doel: • Nagaan of de procedures en werkwijzen geschikt zijn voor het doel van het proces • Nagaan of de activiteiten en resultaten overeenkomen met het kwaliteitssysteem • Opsporen van verbetermogelijkheden, en daarmee • Invloed uit te oefenen op de verbetering van de totale bedrijfsvoering van de organisatie 100311 Interne Audittraining.doc

Pagina 2 van 20

Doel • Het opsporen van mogelijkheden ter verbetering van de totale bedrijfsvoering • Het activeren van het verbeterproces


Pagina 3 van 20

Wat is hierbij nodig? • Een auditplan • Een team van auditors • Een auditprocedure


Pagina 4 van 20

Kenmerken auditor • Goed kunnen luisteren • Flexibel • Vriendelijk • Vasthoudend • Punctueel • Duidelijk formuleren • Assertief


Pagina 5 van 20

Wat niet ? • Graag argumenteren en discussiëren • Graag kennis uitstralen • Gemakkelijk te beïnvloeden • Snel conclusies trekken • Goedgelovig • Agressief


Pagina 6 van 20

Hoe voer je een auditgesprek ? • Stel open vragen • Stel gerichte vragen • Wat, waar, hoe, wie • Zorg ervoor dat je antwoord krijgt op je vraag • Besef vooraf wat voor soort antwoord je wilt krijgen


Pagina 7 van 20

Let op • Verbale signalen, zoals: • twijfel • onzekerheid • stopwoorden (soms, vaak, meestal) • Non-verbale signalen, zoals: • houding • lichaamstaal


Pagina 8 van 20

Aandachtspunten • Wat voel je tijdens het gesprek: spanning, ontspanning, gelatenheid, opstandigheid, agressie, openheid, terughoudendheid • en je reactie daarop: weerstanden opvangen door aanmoedigen, doorvragen en vooral informatie geven


Pagina 9 van 20

Spelregels • Spreek een tijdsduur af • Houd je aan de agenda • Leg de bedoeling van het gesprek uit • Leg je aanpak van het gesprek uit • Zorg voor een positieve sfeer


Pagina 10 van 20

Kortom • Een auditor neemt waar, oordeelt, maar veroordeelt niet • Doel: samen zoeken naar verbetermogelijkheden • Een gesprek over het functioneren van het systeem, niet over medewerkers


Pagina 11 van 20

Voorbereiding • Het auditplan • Persoonlijke voorbereiding door de auditor: • opstellen van een checklist • lezen voorgaand auditverslag en de eventuele verbetervoorstellen


Pagina 12 van 20

De checklist Stel vragen over: • duidelijkheid van de procesbeschrijving • vaststellen of praktijk overeenstemt met het beschreven proces • beheersing van het proces • de beheersing van de risicoʼs


Pagina 13 van 20

Risicobeheersing Risicobeheersing op 3 niveaus 1.

De activiteiten: professionaliteit, werkinstructies/draaiboeken, richtlijnen

2.

Het proces: meten, analyseren, evalueren, bijstellen

3.

Het systeem: directiebeoordeling, audits, verbeterpunten en klachten


Pagina 14 van 20

Dus • Het gaat WEL over het functioneren van het kwaliteitssysteem: • is de praktijk gelijk aan het beschreven systeem • het opsporen van verbetermogelijkheden • Het gaat NIET over het persoonlijk functioneren van een collega


Pagina 15 van 20

Het auditgesprek • Leg de spelregels uit: tijdsduur, opbouw, auditor stelt vragen, beoordeling en consensus, geen persoonsbeoordeling • Het gesprek: stel een open vraag, vraag niet tegelijk naar details, noteer aandachtspunten voor nadere vragen


Pagina 16 van 20

De observatie Doel: de beheersing van het proces te toetsen • Verifieer de informatie op juistheid • Bekijk documenten • Vaststellen, niet argumenteren • Stel vragen als: is het geregeld, geïmplementeerd, gedocumenteerd, effectief, werkt het?


Pagina 17 van 20

De beoordeling • Vaststellen verbeterpunten op basis van feiten • Verifieer informatie en wees duidelijk in de beoordeling • Beoordeel objectief en waardevrij met verwijzing naar beoordeelde documenten • Streef naar consensus over de beoordeling tijdens de audit


Pagina 18 van 20

Inhoud auditverslag • Werkwijze komt wel/niet overeen met het beschreven proces • Beheersing van het proces is wel/niet geregeld, wel/niet aantoonbaar • Kan duidelijker, effectiever • Verbeteractie(s) voorstellen • Kort en bondig formuleren


Pagina 19 van 20

Samenvatting • Let op de geplande tijd (max.1,5 uur) • Horen, zien en zwijgen • Maak duidelijke beknopte aantekeningen • Maar geen kritische opmerkingen • Let op aantoonbaarheid • Verzamel in het verslag geen verrassingen, zorg dat er consensus is over de bevindingen • Gebruik voor rapportage aan de kwaliteitscoördinator het formulier auditverslag 100311 Interne Audittraining.doc

Pagina 20 van 20

Interne audittraining

Recommend Documents