Helderse Volksuniversiteit Jaarverslag 2014 – 2015
Inhoud Voorwoord ...................................................................................................................
3
Interne organisatie .......................................................................................................
4
Beleid ............................................................................................................................
5
Public Relations ............................................................................................................
7
Evaluatie cursusprogramma ........................................................................................
10
Interne contacten ........................................................................................................
11
Externe contacten .......................................................................................................
12
Financiën .......................................................................................................................
13
Slotwoord .....................................................................................................................
15
-2-
Voorwoord Voor je ligt een verslag van onze activiteiten van het afgelopen jaar: We hebben cursussen aangeboden, workshops en lezingen, maar ook geld, energie en veel tijd gestoken in het vernieuwen van de Helderse Volksuniversiteit.
Het is mooi dat wij in de ontwikkeling naar een nieuw imago ook de samenwerking konden vinden met verschillende Helderse organisaties. Op deze manier konden we elkaar versterken, aanvullen, van elkaar leren en elkaars doelstellingen onderschrijven en steunen.
In 2014 heeft het bestuur een charmeoffensief ingezet om het gezicht van de HVU een jongere- en frissere uitstraling te geven. Dat wordt al gelijk zichtbaar bij een bezoek aan onze website. Het is een mooie, eigentijdse en overzichtelijke site geworden, die nu een jaar online is. Wij zijn bijzonder trots op het resultaat. Deze eigentijdse lijn wordt komende tijd nog verder doorgevoerd.
Met alle vernieuwingen is de HVU haar doelstelling nooit uit het oog verloren. Wij streven er nog steeds naar om het voor alle mensen mogelijk te maken om een cursus te volgen. Ongeacht vooropleiding en ook met een klein budget. Wij denken dat ook dat in het afgelopen cursusseizoen weer prima gelukt is.
De wereld om ons heen verandert. Trends en ontwikkelingen in cursusland gaan snel en de Helderse Volksuniversiteit ontwikkelt mee. Behalve ons nieuwe ‘uiterlijk’ ontwikkelden we vooral in onze ‘core business’: de cursussen, workshops en lezingen waar de HVU om bekend staat. De talen vormden als vanouds de kern van ons cursusaanbod, met de kookcursussen op een goede tweede plaats. Maar ook op andere gebieden volgden we de trends en konden onze cursisten kiezen uit een breed aanbod van vertrouwde en nieuwe cursussen. Al deze inspanningen resulteerden in een stijgende lijn van deelnemende cursisten.
Met trots kijkt het bestuur van de Helderse Volksuniversiteit terug op 2014-2015. Wat een prachtig seizoen hebben we gehad. Het is een voorrecht om als voorzitter deel uit te mogen maken van een heel team van vrijwilligers dat met een tomeloze inzet elk jaar toch maar weer opnieuw een heel cursusseizoen verzorgt. Rachël van Kempen Voorzitter
-3-
Interne organisatie Bestuur Het bestuur personen:
Medewerkers bestond
Rachël van Kempen Ineke Scheer Wilfred Chalmers Margriet Swagemakers Ruud Claessen Patricia Bossong Nel van Valkenburg
uit
de
volgende
De volgende medewerkers waren werkzaam:
Voorzitter Secretaris Penningmeester 2e Secretaris Public Relations Cursuscoördinator Algemene zaken
Henk Bakker Stijna Bogerd Hanny Dekker Roelie Kazemier Corrie Vermeulen Gerrit Volder Bart den Does Ilse Weber
Dick Fuldner en Huub Boymans hebben na respectievelijk 7 en 10 jaar afscheid genomen van het bestuur van de HVU. Margriet Swagemakers is als 2e secretaris toegetreden als bestuurslid.
Kantoor automatisering Adm. medewerker Adm. medewerker Fin. medewerker Fin. medewerker Coördinator kantoor Conciërge Gastvrouw
Wij hebben afscheid genomen van Gerrit Volder en Ilse Weber. Henk Bakker gaat zich als nieuwe vrijwilliger bezig houden met de kantoorautomatisering.
-4-
Beleid Tenminste eenmaal per jaar houdt het bestuur een sessie waarin het beleid wordt geëvalueerd, zo nodig wordt bijgesteld en de doelen voor het komende jaar worden vastgesteld.
3. De Helderse Volksuniversiteit is een begrip in Den Helder en omstreken. De naamsbekendheid van de HVU is merkbaar gestegen dankzij een systematische en intensieve PR. Ook de Open Middag bij het woonplein van Woningstichting heeft daartoe bijgedragen. Deze Open Middag blijft zeer belangrijk als het voorportaal voor de toestroom naar de cursussen, waarbij voorlichting centraal staat. De tevredenheid van de cursisten was hoog dankzij een aantrekkelijk, gevarieerd en betaalbaar programma, gericht op een breed publiek.
Missie, visie en doelstellingen De HVU is een non-profit organisatie met als missie kennis, inzichten en vaardigheden van volwassenen op een laagdrempelige manier te vergroten en mensen met elkaar in contact te brengen. Dit ter stimulering van persoonlijke groei en participatie in de maatschappij. De Helderse volksuniversiteit is er voor iedereen.
Door middel van een evaluerende enquête hebben wij meer achtergrondinformatie gekregen over onze cursisten. Zo is gebleken dat de leeftijd van de meeste cursisten van de HVU tussen de 43 en 63 jaar ligt. Deze doelgroep blijft onverminderd onze aandacht houden. Daarnaast proberen wij ook een jongere doelgroep te interesseren voor de HVU.
De Helderse Volksuniversiteit heeft een breed aanbod van cursussen, lezingen en workshops. Deze zijn betaalbaar en afgestemd op de interesses van de doelgroepen en maatschappelijke trends. Ze worden klassikaal, door gemotiveerde, ervaren leerkrachten gegeven in Den Helder en omstreken. Streefdoelen Het afgelopen seizoen heeft de HVU een drietal uitdagingen geformuleerd als streefdoel:
75% van de cursisten kent de HVU van ‘horen zeggen’ en van het cursusboekje. In navolging van onze vernieuwde website wordt ook het cursusboekje, in deze zelfde stijl, een geheel nieuw en eigentijds exemplaar. Cursisten kiezen voor de HVU omdat het dichtbij is, voor de gunstige prijs, omdat er klassikaal lesgegeven wordt, en door eerdere positieve ervaringen. Al deze waardevolle informatie nemen wij mee bij het bepalen van het toekomstige beleid.
1. Het aanbieden van haar programma in samenwerking met een of meer strategische partners De ontwikkeling in de samenwerking met (strategische) partners neemt steeds duidelijkere vormen aan. Met Kopgroep Bibliotheken is een intentieovereenkomst getekend, en ook met andere lokale partijen vinden we de samenwerking in vele diverse vormen.
Procesverbeteringen n.a.v. beleidsdagen o Er is een ‘tijdlijn werkzaamheden bestuur HVU’ opgesteld, een kalender van bestuurlijke activiteiten en producten ter bevordering van een gestructureerde, beheerste jaarlijkse procesgang.
2. Toename van het cursistenaantal met 25% ten opzichte van 2013 Het cursusjaar 2014-2015 was een prachtig jaar waarin het aantal cursisten met een record van 29,4% is gestegen. Hiermee is onze doelstelling ruimschoots behaald.
-5-
o
Van de bestaande Overeenkomst Van Opdracht docenten (OVO) en de bijbehorende formulieren waren in de loop der jaren diverse, onderling wat verschillende, versies ontstaan. Dit leidde in de praktijk incidenteel tot misverstanden. Voorts was het een nogal lijvig pakket. De OVO is afgelopen seizoen herzien met als resultaat een heldere en toch kortere overeenkomst met bijbehorende formulieren.
-6-
o
De Statuten en het Huishoudelijk reglement (HHR) zijn grondig tegen het licht gehouden. De conclusie was dat de Statuten nog uitstekend voldoen en dat het HHR veel dubbelingen bevat met de Statuten. Besloten is het HHR te laten vervallen.
o
De bereikbaarheid van de HVU liet te wensen over. Door het invoeren van webmail en een goede bewaking ervan is de bereikbaarheid sterk verbeterd.
Public Relations Stijgende lijn inschrijvingen Het aantal inschrijvingen voor het cursusjaar 2014-2015 lag bijna 30% hoger dan het jaar daarvoor. Een forse stijging derhalve. Weliswaar gingen door onderinschrijving niet alle cursussen, workshops en lezingen door, maar dit neemt niet weg dat de toename van het aantal inschrijvingen een bemoedigend teken is. Ten behoeve van PR is begin 2014 een publiciteitsplan voor de korte en lange termijn vastgesteld op basis waarvan afgelopen cursusjaar een waaier aan publiciteitsactiviteiten is ontplooid. Dit kwam in grote lijnen neer op een constante stroom persberichten en aanwending van de faciliteiten die het internet biedt.
Een ruwe indicatie: in september, oktober en november 2014 werd vudh.nl ruim 2500 maal aangeklikt door 1800 bezoekers. Deze cijfers zeggen niet alles, maar het is evident dat de website een onmisbaar PR-instrument is. Facebook en twitter Tientallen nieuwtjes en mededelingen zijn niet alleen op de website geplaatst, maar ook op facebook.com/heldersevolksuniversiteit en twitter, @helderseVU. Deze accounts trekken een wisselend aantal kijkers/likers/lezers. Te oordelen naar google analytics komt dit neer op enkele tientallen tot meer dan driehonderd personen per item. Geen overdonderende cijfers en hier valt nog een wereld te winnen.
Nieuwsbrief (oud-)cursisten Nieuw was de digitale nieuwsbrief die in augustus en december in een oplage van ruim 600 exemplaren is verstuurd naar (oud-) cursisten, donateurs en relaties. De brief informeert de achterban over het laatste HVUnieuws en andere relevante aangelegenheden, zoals de Open Middag, onze website en onze activiteiten op de sociale media. De digitale brief is een vorm van direct marketing en is een van de hoekstenen van onze PR.
Interactie eigen media Website, facebook en twitter vormen een drieeenheid waarmee de HVU zich in de actualiteit zo frequent mogelijk presenteert en profileert. Uitgebreid HVU-nieuws plaatsen we op onze website, waarna hiervan een aankondiging volgt in ons facebookdomein. Een tweet op @HelderseVU keilt een en ander vervolgens aan. Zo houden we een belangrijk deel van onze nieuwsvoorziening in eigen hand. Voorwaarde voor het welslagen van deze PRinsteek is natuurlijk dat de HVU een community weet te genereren die ontvankelijk is voor ons nieuws. Opbouw en duurzame groei van de gewenste digitale gemeenschap is een zaak van lange adem. Hierin vervult ook het frequent versturen van een nieuwsbrief naar de achterban een belangrijke rol.
Website Half juni 2014 ging de nieuwe website www.vudh.nl online. De site verschaft de HVU een eigentijds platform waarop we ons aanbod in breedte en diepte etaleren. De website doet tevens dienst als ons eigen nieuwsblad dat dagelijks met tekst en beeld actueel te houden is. Het belang van de website is aanzienlijk. Uit de enquête, gehouden tijdens de Open Middag van 30 augustus jl., bleek dat 20% van de ondervraagden via de website kennis had genomen van ons programma. Het bezoek aan onze website vudh.nl piekte direct na publicatie van een persbericht in een papieren krant en verdubbelde zelfs na het versturen van een nieuwsbrief aan de achterban.
Cursusboekje Het programmaboekje 2014-2015 is in de tweede helft van juni verspreid over de vaste adressen, zoals de vestigingen van de Kopgroep Bibliotheken en de Brunawinkels. Onze donateurs kregen ze thuisbezorgd. De oplage van het boekje was 2500 exemplaren. De oplage van het cursusboekje 2015-2016 zal 2000 stuks bedragen en wordt gedrukt door drukkerij Marcelis/Dékavé.
-7-
We proberen de kosten voor het cursusboekje te drukken door betaalde advertenties te plaatsen. Acquisitie ervan blijkt evenwel een moeizaam en weerbarstig proces te zijn.
Advertenties Adverteren is een prijzige aangelegenheid. Niettemin zijn de uitgaven voor annonces binnen de PR begroting gebleven. Onze reclameboodschap is geplaatst in drie achtereenvolgende zomer/zaterdagedities van de Helderse en de Schager Courant en verder in drie elkaar opvolgende augustusuitgaven van het Helders Weekblad. Voorts is gedurende de maand augustus een banner geplaatst op de startpagina van de nieuwssite Den Helder Actueel.
Persberichten Intensief gebruik van onze eigen digitale media laat onverlet dat persberichten voor de verschillende lokale en regionale media van eminent belang blijven. ‘Papier’, om zo te zeggen, is nog altijd zeer machtig. Dit blijkt wel uit de verschillende enquêtes die we hebben gehouden. Op de vraag op welke manier men van de HVU gehoord had, was het meest genoteerde antwoord: ‘door berichtgeving in de krant’.
Persmomenten Een mediamoment was de presentatie op 27 juni 2014 van het cursusboekje 2014-2015 op het Woonplein van Woningstichting. Voorzitter Rachël van Kempen overhandigde het eerste exemplaar aan onze jongste docent Melanie Uijleman. Geen van de uitgenodigde media had een verslaggever naar de overhandiging gestuurd. Dus hebben wij de media zelf ingelicht middels een verslag plus foto. De laatste was gemaakt door Dirk Vet, waarvoor onze dank. Berichtgeving over de presentatie van het cursusboekje is gepubliceerd in onder meer de Helderse Courant, het Helders Weekblad, Picture, Schager Weekblad, Wieringer Courant en Den Helder Actueel.
Ook het cursusboekje werd veel genoemd. In de aanloop naar en gedurende het cursusseizoen 2014-2015 zijn tientallen persberichten verstuurd naar respectievelijk de Helderse Courant (oplage 10 tot 12 duizend exemplaren, bereik 40 duizend huishoudens), Schager Courant, Helders Weekblad (33 duizend oplage), Picture (39 duizend oplage), Den Helder op Zondag, het Zondagochtendblad Den Helder, de Wieringer Courant, Schager Weekblad, CTR Hollands Kroon en andere in de regio verschijnende huis-aan-huisbladen.
De voorzitter heeft verder nog de gelegenheid gekregen het cursusprogramma 2014-2105 te promoten via de LOS-radio. Dit gebeurde tijdens een speciale uitzending van De Week op Zaterdag die live werd uitgezonden tijdens het Historisch Weekend.
Het gezamenlijke bereik van de lokale en regionale papieren media is circa 150 duizend huishoudens. Verder zijn onze nieuwsberichten en aankondigingen verstuurd naar de digitale nieuwskrant Den Helder Actueel, de kabelkrant van de Lokale Omroep Stichting (LOS) alsmede naar RTV NoordHolland.
Bijzondere publiciteit De HVU werd de mogelijkheid geboden om extra publiciteit voor haar cursusprogramma te maken in het promotieblad Den Helder Kust de Zee (oplage 70 duizend, verspreiding regionaal) en een artikel in het Woonmagazine van Woningstichting Den Helder (oplage 30 duizend). De HVU is de redactie van beide uitgaven dankbaar voor plaatsing van het artikel, dank die wij natuurlijk ook verschuldigd zijn aan de redacties van de lokale en regionale media.
Op verschillende momenten in het afgelopen cursusjaar zijn persberichten van onze hand al dan niet integraal overgenomen door de verschillende media. Dit geldt dan vooral voor de maanden voor aanvang van het seizoen 2014-2015. Onze aankondigingen voor de tweede helft van het seizoen (vanaf januari) zijn matig geplaatst.
-8-
Open Middag De Open Middag van 30 augustus is aangekondigd in de lokale en regionale pers. Ook zijn persberichten plus foto’s verstuurd naar de respectievelijke redacties. De publieke belangstelling was groot. Ondanks de ‘concurrentie’ van drie grotere publieksevenementen elders in de stad, lieten bijna 200 belangstellenden zich door docenten op de hoogte stellen van het HVU-aanbod. Alle docenten en medewerkers willen we hartelijk bedanken voor hun inzet op de Open Middag. Ook een woord van dank aan Woningstichting die de HVU de gelegenheid bood om voor de informatiemiddag gebruik te maken van het Woonplein aan de Middenweg 159.
Braderie Visserijdagen De HVU bemenste een informatiekraam op de Helderse Visserijdagen op Willemsoord. De belangstelling viel tegen. Inmiddels heeft het bestuur besloten verder af te zien van deelname aan beurzen, markten en evenementen waarvan op voorhand vast te stellen is dat onze doelgroep er niet te vinden is. Wel is besloten om het nog een keer te proberen met een kraam op Zomerdromen, een zeer populair evenement in september 2015. Partner in PR KopGroep Bibliotheken (KGB) is een belangrijke partner van de Helderse Volksuniversiteit. Dit blijkt alleen al uit de samenwerking van de HVU en KGB op het gebied van de succesvolle kunsthistorische lezingen en de cursus genealogie. Zowel de bibliotheek als de HVU maakt reclame voor deze onderdelen.
Flyers en affiches In totaal zijn 2500 flyers verspreid, op bijvoorbeeld evenementen als het Historisch Weekend, de Visserijdagen, huis-aan-huis en in winkelcentra. Een zeventigtal affiches zijn her en der in Den Helder en Julianadorp opgehangen. De coördinatie hierbij was in handen van het bestuurslid algemene zaken Nel van Valkenburg. Vorm, inhoud en uitstraling van de flyers en affiches zijn overigens voor verbetering vatbaar.
-9-
Evaluatie cursusprogramma Leslocaties De meeste lessen werden gegeven op de locatie BaZ (Beroepsonderwijs aan Zee). De cursussen op het creatieve vlak werden gegeven in de ateliers van de desbetreffende docenten en in Het Paviljoen van Toen. De kunsthistorische lezingen vonden plaats in de Hoofdvestiging van Kopgroep Bibliotheken. De culinaire workshops en lessen werden gegeven in De Pijler Dependance. De lezing Levenstestament werd gehouden in het kantoor van de Notarissencombinatie Den Helder. De Emotie-eter, behorende bij de passe-partout Vitaal door inzicht in jezelf vond plaats bij Rik Bodylanguage op Willemsoord.
Creativiteit De cursussen Schilderen gemengde technieken, en De Digitale Camera hadden ruim voldoende cursisten. Vijf nieuwe creatieve cursussen gingen niet door vanwege te weinig inschrijvingen. Van de 23 cursussen/workshops gingen er 9 door, een score van 39%. Culinair De cursus Indisch koken was al volgeboekt voordat de Open Dag van start ging en er werd een extra cursus Indisch koken ingelast. Brood en Banket trok ook enorm veel belangstelling en was al snel volgeboekt, maar helaas konden deze lessen niet doorgaan daar het lokaal dit jaar verbouwd werd en er geen alternatieve locatie beschikbaar was. De workshop Paleo koken werd twee maal aangeboden, maar door ziekte van de docente werd de tweede workshop afgelast. Van de 15 cursussen/workshops gingen er 8 door, een score van 53%.
Cursusprogramma Het cursusjaar 2014-2015 is op maandag 15 september jl. van start gegaan met een aanbod van 92 cursussen/workshops/lezingen. Ruim 50 docenten en inleiders waren betrokken bij dit aanbod. Uiteindelijk hebben zich 501 deelnemers aangemeld, een stijging van bijna 30%. Resumerend ging 54% van de aangeboden cursussen door. Dit is ongeveer hetzelfde percentage als vorig seizoen. Het bestuur streeft er naar om dit percentage te vergroten zonder dat dit ten koste gaat van de breedte van het aanbod.
Mens en Maatschappij Dit jaar werd voor het eerst een passe-partout Vitaliteit aangeboden, bestaande uit 5 verschillende onderwerpen, in de vorm van lezingen. Op één na zijn de lezingen allemaal doorgegaan. Van de andere cursussen uit deze categorie zijn Levenstestament, Genealogie en Meteorologie doorgegaan. Van de 23 cursussen/workshops gingen er 8 door, een score van 35%.
Talen Zoals elk jaar liepen de taalcursussen weer goed. Er waren twee nieuwe taalcursussen in het pakket, Russisch en Roemeens, die beide van start konden gaan. Ook de cursussen Italiaans kon dit jaar doorgang vinden. De cursus Engels op reis werd overdag gegeven in MFC ’t Wijkhuis Den Helder. Deze pilot om te kijken of er genoeg animo was voor cursussen overdag bleek succesvol. Volgend cursusjaar volgen meer cursussen overdag. Van de 26 cursussen gingen er 19 door, een score van 81%.
Kunst en Cultuur In samenwerking met Kopgroep Bibliotheken organiseerden we een tweetal kunsthistorische lezingen Het Puttertje en Het poppenhuis van Petronella. Hier was veel belangstelling voor. Wenselijkheid zomercursussen Besproken is of het wenselijk is om in de toekomst zomercursussen aan te bieden. Ongeacht of hier belangstelling voor zou bestaan is hier van afgezien, omdat dit een te grote inspanning van bestuur en administratie zou betekenen.
- 10 -
Interne contacten Overleg met talendocenten Op 21 januari jl. heeft de voorzitter overlegd met de talendocenten. De voorzitter heeft een update gegeven van de ontwikkelingen met KopGroep Bibliotheken en er is een evaluatie gehouden over het afgelopen seizoen.
Nieuwsbrief docenten en medewerkers In de loop van het cursusjaar 2014-2015 zijn drie nieuwsbrieven verstuurd naar bestuur, docenten en medewerkers om belangrijke zaken door te geven. Jaarafsluiting Op 27 maart jl. vond de jaarafsluiting plaats in ’t Schipperscafé. Tijdens dit samenzijn hield de voorzitter een toespraak en bedankte alle aanwezigen voor zijn/haar inzet in het cursusjaar 2014–2015. Een speciaal woord van dank ging uit naar Mr Arrindell en Mr Deul van de notarissencombinatie Den Helder vanwege het feit dat zij al 10 jaar lezingen verzorgen voor de HVU.
Overleg met medewerkers administratie De penningmeester heeft regelmatig overleg gehad met de medewerkers van kantoor. Onder meer de volgende onderwerpen zijn aan de orde gekomen: o Procedures financiële administratie. o Omzetten donateuradministratie van Excel naar het pakket ACCU. o Actualiseren van brieven t.b.v. donateurs, cursisten en docenten. Er wordt nagedacht over het in de toekomst zoveel mogelijk elektronisch versturen van correspondentie om de kosten te drukken. o Actualiseren Inschrijvingen. o Het ondervangen van het vertrek van Gerrit Volder.
- 11 -
Externe contacten Open Middag De Open Middag op 30 augustus jl. op het Woonplein van Woningstichting Den Helder werd goed bezocht, dankzij een flink aantal vooraankondigingen en advertenties via verschillende media.
De HVU krijgt daar de beschikking over drie ruime leslokalen en een balie. Daarmee zullen we ons als prominente aanbieder van cursussen, workshops en lezingen nog beter en zichtbaarder kunnen presenteren.
De volgende Open Middag op zaterdag 29 augustus 2015 zal wederom op het Woonplein plaatsvinden. Wij zijn Woningstichting zeer erkentelijk voor het beschikbaar stellen van deze locatie aan de HVU.
Naar verwachting gaat de nieuwe bibliotheek in de lente van 2016 open. De nieuwbouw van de bibliotheek bereikte 7 mei jl. het hoogste punt. Rachël van Kempen hees de vlag namens de HVU, Mannes Westra namens KopGroep Bibliotheken en Nico Bais namens de Helderse Historische Vereniging.
KopGroep Bibliotheken Vrijdag 12 december hebben voorzitter Rachël van Kempen namens de HVU en directeur Mannes Westra namens KopGroep Bibliotheken, een intentieovereenkomst getekend om in School 7 nauwer samen te gaan werken. De HVU en KopGroep Bibliotheken organiseren al gezamenlijk enkele lezingen.
BNVU Per 1 januari 2015 is de Bond van Nederlandse Volksuniversiteiten met Kunstcultuur gefuseerd tot Cultuurconnect. De Helderse Volksuniversiteit heeft in december 2014 het lidmaatschap bij de BNVU opgezegd, omdat de toegevoegde waarde niet in verhouding stond tot de te betalen contributie. Het bestuur ontvangt wel de nieuwsbrief van Cultuurconnect.
De afgelopen maanden is hard gewerkt aan de verbouw van School 7 aan de Weststraat, waarin Kop Groep Bibliotheken, de Helderse Volksuniversiteit en de Helderse Historische Vereniging (HHV) worden gehuisvest.
- 12 -
Financiën Uitgaven De uitgaven bestonden uit de volgende posten: o Vaste kosten: € 15.959,- bestaande uit kosten van bestuur, automatisering/ website, vrijwilligers, huisvesting, PR en het cursusprogrammaboekje. o Variabele kosten: € 15.901,-, voornamelijk bestaande uit kosten van docenten en lokaalhuur.
In dit hoofdstuk wordt achtereenvolgens ingegaan op de overdracht van het penningmeesterschap, de Jaarrekening 20132014, ontwikkelingen met betrekking tot het boekjaar 2014-2015 en een vooruitblik voor 2015-2016. Functiewisseling penningmeester Met het vaststellen van de jaarrekening over 2013-2014, nadat deze was gecontroleerd door de kascommissie, is het penningmeesterschap overgegaan van Huub Boymans naar Wilfred Chalmers.
Het aantal inschrijvingen in het cursusjaar 2013-2014 betekende voor de HVU een dieptepunt sinds vele jaren. Maatregelen werden noodzakelijk geacht. Als eerste stap is nog in dit boekjaar fors geïnvesteerd in een professionele- en professioneel beheerde website.
In het kader van die bestuurswisseling is door een externe partij een quick scan uitgevoerd naar de werkzaamheden van de aftredende penningmeester. De opzet van de financiële administratie en de werkwijze zijn daarbij tegen het licht gehouden.
Boekjaar 2014-2015 Bij het bestuur bestond de wens om na de investering in de website verdere investeringen te doen, o.a. het realiseren van een eigentijds cursusboekje. Verder wenste het bestuur de daling van het aantal inschrijvingen een halt toe te roepen. Hiertoe moesten de cursusprijzen van met name de duurdere cursussen fors worden verlaagd.
De werkzaamheden worden via correcte procedures uitgevoerd en vastgelegd. Wel zijn enkele aanbevelingen ter verdere verbetering gedaan. Onder meer is geadviseerd om de klantenkaarten in te scannen en digitaal op te slaan in plaats van deze te bewaren in een kaartenbak.
Daarnaast is besloten om cursussen door te laten gaan, indien de variabele kosten (docenten en lokalen) werden gedekt door de opbrengst van de inschrijvingen. Aangezien daarnaast de instandhouding van de website substantiële kosten met zich meebracht was het nodig om te bezien hoe de benodigde dekking kon worden verkregen.
Jaarrekening 2013-2014 Over het boekjaar 2013-2014 is een gering verlies geleden van €152,-. Het eigen vermogen (EV) en reserves bedroegen € 47.241,-. Aangezien er bij de HVU nauwelijks van materiële vaste activa sprake is, bestaat dit vrijwel geheel uit liquide middelen. Dit niveau van EV plus reserves wordt door het bestuur als een gezond niveau beschouwd. Ook mindere jaren leiden met deze buffer op korte termijn niet tot continuïteitsproblemen.
Naast vergroting van de omzet is onderzocht waarop bezuinigd kon worden. Analyse van de jaarrekening 2013-2014 heeft geresulteerd in bezuinigingen op een aantal vaste kosten, zoals reductie van het aantal vrijwilligers, verlaging van de bestuurskosten, opzegging van het lidmaatschap van de BNVU, etc.
Inkomsten De inkomsten bedroegen € 30.968,- en bestonden voor 86% uit cursusgelden.
- 13 -
Deze bezuinigingen zijn deels al in 2014-2015 geëffectueerd en moeten deels nog in het cursusjaar 2015-2016 zijn beslag krijgen. In 2015-2016 zal het nieuwe, maar aanzienlijk duurdere cursusboekje worden gelanceerd.
Verder is de huur van Noorder Kunst Kring m.i.v. 1 mei 2015 fors verhoogd. Daarmee zijn de vaste kosten goed in beeld. Deze moeten gedekt worden door (voornamelijk) de marge op de cursussen.
De jaarcijfers over het boekjaar 2014-2015 zijn nog niet bekend. Wel is al duidelijk dat er niet of nauwelijks is ingeteerd op het EV plus reserves.
Bij eenzelfde cursusjaar als in 2014-2015 zou de HVU verlies noch winst draaien. Het aantal inschrijvingen en de verdeling daarvan over de cursussen is echter bepalend voor de werkelijke marge. Dit laat zich niet voorspellen.
Vooruitblik 2015-2016 Voor het komend boekjaar zijn de cursusprijzen gelijk gebleven of iets gestegen ten opzichte van het vorige cursusjaar. Het cursusboekje betekent een forse extra investering, maar de geplande bezuinigingen zijn het komend cursusjaar volledig geïmplementeerd.
Alles overziende ziet het bestuur, ook financieel, het komende cursusjaar met vertrouwen tegemoet.
Eind van dit cursusjaar zal de HVU verhuizen naar School 7. Daarvoor is in de begroting een geringe post ‘voorzieningen’ opgebracht.
- 14 -
Slotwoord Over het algemeen kan het bestuur van de HVU vaststellen dat de cursussen, workshops en lezingen uitstekend zijn verlopen, en kunnen we spreken over een succesvol jaar.
Om niet halverwege het seizoen al deze veranderingen door te voeren, heeft het bestuur besloten om daarmee pas te starten in september 2016. Deze verhuizing biedt vele nieuwe mogelijkheden. Een daarvan is dat we overdag cursussen aan kunnen bieden.
Als bestuur zijn wij trots op de resultaten en de wijze waarop door onze docenten, medewerkers en vrijwilligers in het afgelopen seizoen invulling is gegeven aan de doelstellingen van de HVU. Waarvoor onze hartelijke dank. Door alle inspanningen is het aantal cursisten sterk gestegen, en hebben wij de (potentiële) cursisten in Den Helder kunnen laten zien wie wij zijn en waar wij voor staan.
Ook breiden we in het nieuwe seizoen ons werkgebied uit naar Julianadorp. We zijn daar een veelbelovende samenwerking aangegaan met multifunctioneel centrum ‘t Dorpshuis en met creacentrum De Vlinder. Het moge duidelijk zijn: de HVU bevindt zich middenin een krachtenveld van in- en externe invloeden die mede de toekomst bepalen. “De wereld om ons heen verandert en de HVU verandert mee”, schreef ik in het voorwoord. Toch zullen wij proberen om daar geen zigzagbeweging van te maken en onze eigen route te blijven bepalen. Richtingbordjes zullen daarbij zijn: behoud van onze eigen (vernieuwde) identiteit en onze eigen doelstellingen inclusief een dekkende exploitatie.
Op het moment dat dit jaarverslag uitkomt, is het programma voor het seizoen 2015-2016 al weer rond. Wij zien het nieuwe seizoen met alle vertrouwen tegemoet. Duidelijk is wel dat er het een en ander zal veranderen. Er staat een spannend jaar voor de deur waarin de samenwerking met Kopgroep Bibliotheken geïntensiveerd wordt, en waarin de HVU fysiek verhuist naar de nieuwe bibliotheek in School 7. Uiteindelijk is het de bedoeling dat ook de cursussen op deze mooie nieuwe locatie gegeven worden.
We hopen zo te kunnen bijdragen aan een gezonde toekomst van de HVU. Daar gaan we met zijn allen weer ons uiterste best voor doen! Rachël van Kempen Voorzitter
____________________ Ineke Scheer, Secretaris 4 juni 2015
- 15 -
