Administratieve Organisatie en Interne Controle

Plan van Aanpak

Administratieve Organisatie en Interne Controle en Controleplan Omgevingsdienst Groningen

Opdrachtgever:

Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning

Auteur: Datum: Versie:

Paul Steur, PIMSteur.nl 6 augustus 2014 0.3

Versiebeheer: Versie

Verstuurd aan

0.1

Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning Wim van Veelen, Concerncontroller, eerste concept

0.2

Auteur

Datum

Paul Steur

11-06-14

Paul Steur

03-07-14

Paul Steur

06-08-14

Paul Steur

22-08-14

Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v. bespreking met ODG en et de Provincie Groningen

0.3

Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v. reacties op V.02

0.4

Ewoud van Someren, Afdelingshoofd Ondersteuning

Definitief

Wim van Veelen, Concerncontroller, aangepast n.a.v. opmerkingen accountant

Bij het opstellen van dit plan van aanpak is onder andere gebruik gemaakt van het handboek Administratieve Organisatie en het Interne Controle Plan 2013 van de Omgevingsdienst Flevoland & Gooi- en Vechtstreek, alsmede Werkprogramma Personeel RUD 2014 van de Provincie Drenthe.

Inhoudsopgave 1 Samenvatting ........................................................................................................... 2 2 Inleiding.................................................................................................................... 2 3 De Omgevingsdienst Groningen .......................................................................... 3 3.1

Het Bestuur .......................................................................................................................................................... 3

3.2

De Ambtelijke Organisatie ........................................................................................................................ 3

4 Kaders ....................................................................................................................... 4 4.1

Wat is AO/IC?...................................................................................................................................................... 4

4.2

Interne controle ................................................................................................................................................ 5 4.2.1 Controlebegrippen ......................................................................................................................................... 6 4.2.2 Controletechnieken ........................................................................................................................................ 7 4.2.3 Controlemiddelen ........................................................................................................................................... 8

4.3

Rechtmatigheid ................................................................................................................................................. 8

4.4

Het Normenkader ............................................................................................................................................ 9

5 Plan van Aanpak.................................................................................................... 10 5.1

Uitvoering en fasering AO ....................................................................................................................... 10

5.2

Uitvoering en frequentie IC..................................................................................................................... 11 5.2.1 Controleactiviteiten en planning...........................................................................................................13 5.2.2 Risicoanalyse en controlewerkzaamheden ......................................................................................14 5.2.2.1

Planning en Control ...................................................................................................................................... 14

5.2.2.2

Inkoop en crediteuren ................................................................................................................................. 16

5.2.2.3

Inkomsten en debiteuren.......................................................................................................................... 18

5.2.2.4

Personeel .............................................................................................................................................................. 19

5.2.2.5

Investeringen ..................................................................................................................................................... 22

6 Bijlagen ................................................................................................................... 24 6.1

Schema voor procesbeschrijving ........................................................................................................ 24

6.2

Rapportageformulier Interne Controle ........................................................................................... 24

6.3

Checklist BBV .................................................................................................................................................... 24

6.4

Voorbeeld crediteurenproces ODG mbv Mavim ....................................................................... 25 6.4.1 Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen ...................................................................................25 6.4.2 Ontvangen en verwerken digitale facturen ......................................................................................26 6.4.3 Verwerken facturen in CORSA ................................................................................................................26 6.4.4 Afwijkende facturen bespreken..............................................................................................................26 6.4.5 Verwerken facturen in CORSA ................................................................................................................27 6.4.6 Corrigeren ........................................................................................................................................................27 6.4.7 Beoordelen factuur ......................................................................................................................................28 6.4.8 Afkeuren ............................................................................................................................................................28 6.4.9 Doorboeken factuur.....................................................................................................................................29 6.4.10 Facturen betalen ........................................................................................................................................29

Plan van Aanpak AOIC Omgevingsdienst Groningen – pagina

1

1 Samenvatting Dit plan van aanpak geeft aan hoe de administratieve organisatie (AO) en interne controle (IC) van de financiële processen van de Omgevingsdienst Groningen (ODG) vorm gegeven gaan worden. Gefaseerd in de tijd gaat het over de voorbereiding, uitvoering, acceptatie en implementatie, beheer en evaluatie. Het eindresultaat geeft antwoord op de vraag wie welke activiteiten wanneer uitvoert en wie er verantwoordelijk is voor het resultaat van die activiteiten. Wanneer de planning wordt gevolgd zijn er in ieder geval al een aantal concept processen beschreven voordat de accountant start met de interim controle 2014, en zijn een aantal processen ultimo 2014 vastgesteld. AO en IC beslaat een veel breder veld dan het financiële aspect waar dit plan zich met name op richt. Er is gekozen om in eerste instantie te focussen op de processen met het grootste financiële belang. De brede AO en IC is erop gericht om de raison d’être aan te tonen. Daarbij komt onder andere ook kwaliteitszorg bij kijken.

2 Inleiding De ODG is op 1 november 2013 gestart. De controle op de jaarrekening 2013 is vlot verlopen. Voor een startende organisatie een mooi resultaat. Uiteraard zijn er zaken die opgepakt moeten worden. Eén daarvan betreft de AO en IC van de financiële processen. Dit Plan van Aanpak (PvA) geeft aan hoe dit gerealiseerd gaat worden. De AO en IC vormen de basis van een organisatie en zorgen ervoor dat de bedrijfsprocessen soepel en effectief verlopen. Als jonge organisatie heeft de ODG behoefte aan een PvA om tot een goed beschreven, vastgelegde en werkbare AO/IC te komen. Dit onderwerp is ook aan de orde gekomen in het accountantsverslag bij de jaarrapportage over 2013. Een succesvol AO traject staat of valt met het realiseren van de gestelde projectdoelstellingen. Daarnaast dient het AO traject in korte tijd gerealiseerd te worden. Een goede inbedding van de IC is daarbij erg belangrijk. Door het creëren van een breed draagvlak binnen de organisatie blijven de AO/IC doelstellingen hun waarde op lange termijn behouden. Elk proces dient daarbij antwoord te geven op de vraag wie welke activiteiten wanneer uitvoert en wie er verantwoordelijk is voor het resultaat van die activiteiten. Hierbij moet ook gedacht worden aan de vraag hoe deze informatie opgeslagen, geborgd en in de organisatie gedeeld gaat worden. Via een apart registratieprogramma, in word-, pdf of andersoortige bestanden, op intranet, in een vaste directory of anderszins? De ODG heeft ervoor gekozen om de functies inrichting infrastructuur, beheer ICT voorzieningen, P&O/Salarisadministratie (PSA), financiën en treasury onder te brengen bij de Provincie Groningen. Dit is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Het is belangrijk om in de hierbij horende bedrijfsprocessen aan te geven waar de verantwoordelijkheid van de Provincie eindigt. Dat is het moment waarop de ODG verantwoordelijk wordt.


2

Voor alle werkzaamheden die de provincie Groningen uitvoert geldt dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de bestaande werkwijze en afspraken binnen de provincie. De processen worden in het kader van de rechtmatigheidscontrole en de controle door de externe accountant (van de provincie) bij de jaarrekening cyclisch gecontroleerd en bieden extra zekerheid op het gebied van rechtmatigheid.

3 De Omgevingsdienst Groningen In plaats van in deze paragraaf te herhalen wat op de geëigende plaats te vinden is, wordt hier volstaan met een verwijzing naar die plaats.

3.1 Het Bestuur Een complete lijst van taken en bevoegdheden van het Algemeen Bestuur (AB), het Dagelijks Bestuur (DB) en de voorzitter staat vermeld in Hoofdstuk 3 van de op 11 juni 2013 vastgestelde Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Groningen (GR ODG).

3.2 De Ambtelijke Organisatie De GR ODG geeft in Hoofdstuk 4 regels aan die betrekking hebben op de organisatie. Het Organisatiereglement en directiestatuut Omgevingsdienst Groningen geeft nadere invulling aan die regels. Het Financieel reglement (bevat de Financiële verordening, het Treasurystatuut, Controleverordening en het Normenkader Accountant) geeft voorschriften over de financiële inrichting van de organisatie. De Mandaat- en Volmachtregeling geeft onder andere aan dat de directeur bevoegd is tot het aangaan van overeenkomsten tot een bedrag van € 50.000,- voor het leveren van diensten en € 150.000 ,- voor het leveren van werken. Voor ondermandaat stelt het DB regels vast in een budgethoudersregeling. Deze regels worden ook tot uitdrukking gebracht met een bestelprocedure.


3

4 Kaders 4.1 Wat is AO/IC? Een goede AO/IC is binnen iedere organisatie erg belangrijk en bestaat uit: 1. Procesbeschrijvingen; 2. Verankering van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op afdelings- en functieniveau; 3. Inventarisatie en vastlegging van de risico’s; 4. De activiteiten van IC; 5. Benoeming Kwaliteitseisen, uitvoering van – toetsing en – verbetering en 6. Regelmatige rapportages over de processen, risico’s en IC. AO/IC is een cyclisch proces. Bovenstaande elementen dienen met hun eigen frequentie uitgevoerd c.q. up-to-date gemaakt te worden, en verdienen daarom een plaats in een (detail) Planning en Control cyclus (P&C). Een gedegen en betrouwbare AO/IC is, nog afgezien van voordelen voor de organisatie, belangrijk voor de financiële verantwoording en kan daarmee direct effect hebben op een accountantsverklaring. Een goed werkende AO/IC heeft onder andere de volgende voordelen voor een organisatie: 1. Duidelijkheid voor iedereen (denk aan de procesbeschrijvingen, risicobeheer, transparantie, corporate governance, compliance, Sarbanes-Oxley (USA), de commissie Tabaksblat (bedrijven) en de accountant); 2. Er is vastgelegd wat er hoe en wanneer en door wie onder wiens verantwoordelijkheid gedaan moet worden; 3. Duidelijke bijdrage aan de kwaliteit van de organisatie; 4. Goed inzicht in de bedrijfsprocessen en 5. Draagt bij aan een goedkeurende accountantsverklaring. De AO bevat werkinstructies, beschrijvingen, voorbeelden en standaard documenten die in de processen gebruikt worden. Hierdoor is het voor iedere medewerker mogelijk de taak over te nemen met deze beschrijving in de hand. De te volgen stappen van de beschrijving zijn logisch en noodzakelijk om het gewenste eindproduct te behalen. De AO voldoet aan de geldende verordeningen en wetgeving en is vastgesteld door het management. Omdat de werkzaamheden constant aan verandering onderhevig zijn, is het updaten van de processen een doorlopende taak. Het risico bestaat dat de AO niet compleet is. Voor incidenteel voorkomende zaken worden door het MT incidentele oplossingen gevonden die vervolgens tot een procedure (kunnen) leiden. Om een goed beeld te krijgen van interne controle wordt nu ingegaan op dit specifieke proces:


4

4.2 Interne controle IC is het proces dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen op het gebied van de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen, de betrouwbaarheid van de financiële informatievoorziening, de naleving van de relevante weten regelgeving, beleidsrichtlijnen en procedures, en het bewaken van activa of waarden. Ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering worden

Controleactiviteiten en

planning opgesteld. In paragraaf 5.2 “Uitvoering en frequentie IC” wordt een beschrijving gegeven van de uitvoering van de interne controle en de randvoorwaarden. Het geeft een overzicht van de

Controleactiviteiten en planning en de wijze waarop dit wordt

aangepakt. Dit overzicht is een handvat voor de controller, het management en de medewerkers die betrokken zijn bij de verschillende processen. Hiermee wordt tevens voldaan aan de in artikel 6 van de Financiële Verordening vermelde bepaling inzake het verzorgen van de jaarlijkse toetsing van getrouwheid en rechtmatigheid door het Dagelijks Bestuur. Voor IC dient de inrichting van de organisatie ook aan een aantal voorwaarden te voldoen, te weten: -

-

Functiescheiding: Tussen de: 

beschikkende - (B);



bewarende -



registrerende - (R);



controlerende - (C) en



uitvoerende

(A);

(U) functies.

Begroting: In de programmabegroting is de financiële jaarbegroting, een meerjarenraming en een investeringsbegroting opgenomen.

-

Automatisering: Functiescheiding tussen systeembeheer en databewerking.

-

Wet- en regelgeving & Richtlijnen en procedures:

Het Normenkader geeft aan welke

externe – en interne regelgeving van toepassing is. Het doel Het doel van IC is regelmatig te komen tot een gegronde en aantoonbare oordeelsvorming omtrent de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen van de ODG. Het belang van de IC is het tijdig signaleren van fouten. Zo wordt voorkomen dat foutieve en/of onvolledige informatie aan het management en het bestuur wordt verstrekt. Delegatie en Controle Volledigheid van de informatieverstrekking speelt hierbij een belangrijke rol. Delegatie en controle horen bij elkaar. Een goed georganiseerd systeem van IC zorgt ervoor dat het management inzicht krijgt in het correct functioneren van de activiteiten. Een tweede


5

belangrijke functie van IC is het nemen van maatregelen zodat, wanneer van toepassing, gesignaleerde onvolkomenheden in de toekomst worden voorkomen. Risicoanalyse De interne controle wordt deels opgebouwd uit de Administratieve Organisatie. Voor ieder proces moet afgevraagd worden, wat de kans is dat de zaken niet goed functioneren en welke schade er door geleden kan worden. Deze afweging wordt risicoanalyse genoemd en moet ertoe leiden dat relevante controlemaatregelen worden genomen. De te nemen controlemaatregelen zijn afhankelijk van de onvolkomenheid en de inschatting van de schade. Er moet dan ook een aanvaardbare risicofactor vastgesteld worden. We spreken in dit geval van risicobeheersing. Dit is beschreven in paragraaf 5.2.2. Verordeningen De interne controle wordt voor het andere deel opgebouwd uit de verordeningen. Een verordening is een door het Algemeen Bestuur vastgesteld algemeen bindend voorschrift of geheel van bepalingen. Het normenkader en het toetsingskader bevatten de inventarisatie van de voor de accountantscontrole relevante regelgeving van hogere overheden en van de ODG zelf. In hoofdstuk 3 over

De Omgevingsdienst Groningen zijn er een aantal

genoemd. Het normenkader is verder beschreven in paragraaf 4.4. Het stelsel van interne controlemaatregelen Hierin wordt omschreven wat voor soort controles bestaan en hoe deze op diverse manieren kunnen worden uitgevoerd. Er worden de controlebegrippen, controletechnieken en de controlemiddelen beschreven. In één situatie is het mogelijk om meerdere controles uit te voeren.

4.2.1 Controlebegrippen De controlebegrippen gaan over de wijzen waarop controles uitgevoerd worden. Directe en indirecte controle Onder directe controle verstaat men de controle die zich door waarneming richt op de te controleren activiteiten zelf. Het doel van deze controle is om na te gaan of de activiteiten worden uitgevoerd volgens de opdracht. Voorwaarde hierbij is dat deze daartoe gedetailleerd moet worden opgemaakt. De indirecte controle richt zich op het product of het resultaat van de te controleren activiteit. Gecontroleerd wordt daarbij of het product of het resultaat aan de gestelde eisen voldoet. Hierdoor controleert men dus indirect de aan het product of het resultaat ten grondslag liggende activiteiten. Formele en materiële controle De formele controle is de controle waarbij wordt nagegaan of aan de gestelde voorschriften is voldaan. Het gaat hier dus om vormvoorschriften die in het algemeen door middel van instructies, taakbeschrijvingen etc. zijn gegeven.


6

De materiële controle is de controle waarbij wordt nagegaan of de verantwoorde handeling of toestand inderdaad heeft plaatsgevonden c.q. bestaat, en toelaatbaar is. Positieve en negatieve controle Positieve controle is de controle die zich richt op de juistheid van de te controleren gegevens. Het gaat er hierbij om dat het gegeven juist is verantwoord en of de handeling die aan de verantwoording ten grondslag ligt wel rechtmatig is. Deze controle voert men uit indien het gevaar aanwezig is dat er meer verantwoord zou kunnen zijn dan verantwoord mocht worden. Negatieve controle is de controle die zich richt op de vraag of alles wat verantwoord of geboekt zou moeten worden, ook wel verantwoord of geboekt is. Deze controle richt zich dus op de volledigheid. Deze controle voert men uit indien in beginsel de mogelijkheid aanwezig is dat de verantwoording wel eens minder aan zou kunnen geven dan dat die aan zou moeten geven.

4.2.2 Controletechnieken Er zijn vier controletechnieken. De keuze voor één van de technieken hangt af van de te controleren situatie. Hieronder staan de controletechnieken kort beschreven. Totaalcontrole Controletechniek waarbij gelijksoortige groepen posten op een wijze worden samengevoegd tot totalen. Dit wordt vergeleken met het totaal van de controles die langs een andere weg uit dezelfde basismaterialen of uit andere daarmee samenhangende gegevens zijn verkregen of afgeleid. Detailcontrole Controletechniek waarbij iedere post afzonderlijk wordt gecontroleerd. De detailcontrole wordt in principe alleen gebruikt indien de totaalcontrole afwijkingen vertoont. Steekproef Controletechniek waarbij men slechts een deel van de daarvoor in aanmerking komende posten in detail controleert. Het aantal posten dat in de steekproef moet vallen, dient te worden bepaald aan de hand van een afweging van zowel offers als het nut van de detailcontrole enerzijds en een steekproef anderzijds. Meestal wordt bij controles gesproken over deelwaarnemingen. Verbandscontrole Controletechniek waarbij men gebruik maakt van cijfermatige verbanden die op de samenhang tussen prestatie en tegenprestatie, of op technische samenhangen gebaseerd zijn. Ook kan men gebruik maken van cijfers die langs een andere weg uit dezelfde basisgegevens zijn ontstaan.


7

4.2.3 Controlemiddelen Om op doeltreffende wijze de interne controle uit te kunnen oefenen zijn een aantal controlemiddelen beschikbaar. Nu volgt een korte omschrijving van de controlemiddelen die gebruikt worden. Onderzoek van de interne organisatie De werking en de structuur van de organisatie, alsmede de werking van de gehanteerde procedures worden getoetst. Alle informatie omtrent de controle wordt verzameld en gebundeld. De naleving van de processen is te controleren middels de directe controle. Hierbij zijn ook de risicofactoren in kaart gebracht, waarop een controletechniek toegepast kan worden. De externe controle (in de vorm van de accountantscontrole) steunt in belangrijke mate op de bevindingen uit de interne controle. Cijferbeoordeling Onder cijferbeoordeling wordt verstaan de analyse en interpretatie van daartoe voorbewerkte getallenreeksen en getallengroeperingen. In het kader van de interne controle biedt dit controlemiddel belangrijke aanknopingspunten. Hierbij moet worden gedacht aan het constateren of een verband al dan niet aanwezig is. Indien een verband dat wel aanwezig hoort te zijn ontbreekt dient de oorzaak hiervan opgespoord te worden. Kortom het is niet alleen het constateren van zaken maar ook het interpreteren van geconstateerde zaken. Interne vastleggingen Interne vastleggingen kunnen van allerlei aard zijn. Het kan gaan om bewijsstukken, kwijtingen, contracten en andersoortige documenten. Deze vastleggingen dienen als bewijs bij de oordeelsvorming in de controle. Normatieve gegevens Onder normatieve gegevens worden begrepen normen, standaarden, voorcalculaties, begrotingen en budgetten. Het zijn de gegevens die als norm voor de toetsing van elementen dienen. Bestaanscontrole Dit is de controle die erop gericht is om vast te stellen of datgene wat opgenomen is in de administratie ook daadwerkelijk aanwezig is. Vormen van bestaanscontrole die genoemd kunnen worden zijn inventarisatie, waarneming ter plaatse, afloopcontrole, saldo-, depoten bankbevestigingen en raadpleging van openbare registers.

4.3 Rechtmatigheid In een stuk waarin een aanpak van de AO/IC van een organisatie wordt beschreven, kan het begrip rechtmatigheid niet ontbreken. Het begrip rechtmatigheid betekent “volgens de regels”. Financiële rechtmatigheid is concreet te maken aan de hand van van 9 criteria: 1. Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde

begroting. 2. Het naleven van voorwaarden in weten regelgeving, zoals subsidievoorwaarden.


8

3. Het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (van regelingen) betreft de toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt (M&O). 4. De calculatie houdt in dat de vastgestelde bedragen juist zijn. 5. De valutering betreft de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen. 6. De adressering houdt in dat de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan, juist is. 7. De volledigheid houdt in dat alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn. 8. De aanvaardbaarheid houdt in dat de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de ODG en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen. 9. De levering betreft de juistheid van de ontvangen levering.

4.4 Het Normenkader Van de accountant kan in het jaarrekeningtraject niet verwacht worden dat deze de naleving controleert van alle interne – en externe regelgeving. Om toch richting te geven aan de accountantscontrole is het noodzakelijk de te controleren onderwerpen die van belang zijn voor de accountantsverklaring af te bakenen. Deze afbakening vindt plaats met het opstellen van een controleverordening en een normenkader. Hiermee kunnen de accountant en de organisatie zich bij de controle vooral richten op die onderdelen die door het Algemeen Bestuur als belangrijk en relevant zijn bestempeld. Onder een normenkader wordt een overzicht van regels verstaan die door de accountant op naleving kan worden getoetst. Dit betreft zowel algemene weten regelgeving als eigen ODG verordeningen. De controleverordening en het normenkader zijn op 11 juni 2013 door het Algemeen bestuur vastgesteld. Nu er een goed beeld is van de kaders en de begrippen kan worden ingegaan op het plan van aanpak, waarbij de uitvoering en de fasering van die uitvoering centraal staan.


9

5 Plan van Aanpak 5.1 Uitvoering en fasering AO De uitvoering is ingedeeld in vijf fasen:  Fase 1: Projectvoorbereiding – deadline eind juni 2014 In deze fase worden de doelgroep, doel, vorm, inhoud en aanpak bepaald. Hieruit ontstaat dit plan van aanpak, waarin de doelstelling, resultaten, prioriteitenstelling, voortgang, planning en verantwoordelijkheden worden aangegeven. o Doelgroep Bestuur en ambtenaren van de ODG, en de (ambtenaren van) de Provincie Groningen. De accountant. o Doel

Aantoonbare beheersing van de financiële processen.

o Vorm

Projectgroep (Afdelingshoofd Ondersteuning, Controller, één a twee medewerkers van het cluster financiën, wellicht één van de Provincie Groningen).

o Inhoud

De processen Planning en Control, Inkoop en crediteuren, Inkomsten en debiteuren, Personeel en Investeringen. Van elk van deze processen het doel, de (beschrijving van) de activiteiten, de risico’s, het tijdsbeslag, de deadlines en in ieder geval de beschikkende (verantwoordelijke -), uitvoerende - en controlerende functies. Schematisch: Proces: Doel Activiteiten Procesbeschrijving Risico’s Tijdsbeslag Deadline Verantwoordelijke functie Uitvoerende functie(’s) Controlerende functie(‘s) Uiteraard is het verstandig elk proces te voorzien van een (vaststellings)datum en een versienummer. De procesbeschrijving wordt vastgelegd met de Mavim software. Een voorbeeld is bijgevoegd als bijlage 6.4.

o Aanpak

Via dit Plan van Aanpak.

 Fase 2: Projectuitvoering – deadline 31 oktober 2014 In deze fase wordt de AO/IC van een aantal processen vastgelegd. Oplevering vindt plaats middels de AO/IC beschrijvingen met de hierboven genoemde elementen. Een juist


10

beschreven proces wordt geaccordeerd door het Afdelingshoofd Ondersteuning en vastgesteld in het MT.  Fase 3: Acceptatie en Implementatie – gedurende fase 2, deadline 31 oktober 2014 Het is belangrijk om vanaf het begin van het AO/IC project betrokkenheid te creëren bij de medewerkers. Door goede voorlichting en gerichte communicatie kan dit doel bereikt worden. Hierbij is het belangrijk dat het management actief betrokken is en een coachende voorbeeldrol vervult.  Fase 4: Beheer van de AO/IC – voortdurend Nadat de (onderdelen van) AO/IC zijn vastgesteld en in de organisatie zijn ingebed, is het de taak van de beheerder zorg te dragen voor de actualiteit van de AO/IC, omdat organisaties aan verandering onderhevig zijn en de AO/IC moet hierin mee veranderen. Bij deze taak zijn de factoren Kwaliteit (actueel, juist, volledig), Tijd (hoeveel en wanneer nodig), Geld (beslag op personeelsbudget), Organisatie (te verankeren in functie) en Informatie (delen in organisatie) van belang. Het toezicht op het beheer is de verantwoordelijkheid van de controller.  Fase 5: Evalueren van de AO/IC – deadline eens per jaar Het is noodzakelijk om de AO/IC periodiek te evalueren. Daarbij moet aandacht geschonken worden aan actualiteit, samenhang van de beschrijvingen en risicobeheersing. Omdat deze onderwerpen ook in andere producten van de P&C cyclus voor komen verdient het aanbeveling deze stap in die cyclus op te nemen.

5.2 Uitvoering en frequentie IC Vanuit kostenoverwegingen en vanuit organisatorisch inzicht worden de controles tussentijds door de eigen organisatie uitgevoerd. De accountant kan zich dan beperken tot het toetsen van de uitgevoerde interne controles in plaats van deze zelf uit te voeren. Wanneer controles tijdig zijn uitgevoerd zijn eventuele herstelacties mogelijk. Een ander belangrijk aandachtspunt is de dossiervorming. Om de tijdens de procesgang verrichte rechtmatigheidstoetsingen achteraf te kunnen reconstrueren, is het van belang dat het opgebouwde dossier voldoende inzicht verschaft in deze handelingen. De ODG heeft de volgende functies aan de Provincie uitbesteed: inrichting infrastructuur, beheer ICT voorzieningen, P&O/Salarisadministratie (PSA), financiën en treasury. Hiervoor zijn DVO's opgesteld. De Provincie heeft de hierbij behorende bedrijfsprocessen beschreven. Met de hieraan gekoppelde interne controle. De accountantsverklaring van rechtmatig handelen die de Provincie jaarlijks ontvangt geeft een extra indicatie voor de rechtmatigheid van de ODG procesdelen die door de Provincie worden uitgevoerd. Dit ontslaat de ODG echter niet om vanuit de eigen verantwoordelijkheid, vast te stellen dat ook de ODGprocessen bij de Provincie rechtmatig worden uitgevoerd. Eventueel kan dit, vanwege de verschillende vaststellingsmomenten, nog worden uitgebreid met steekproef-controles door de ODG bij de Provincie. Het doel hierbij is het voorkomen van controles op controles.


11

Als voorbeeld wordt de ODG procesbeschrijving Crediteuren bijgevoegd, waaruit blijkt waar de procesgang van de ODG eindigt en waar die van de Provincie start (bijlage 6.4). De Provincie heeft onlangs nog de processen met betrekking tot Personeel geactualiseerd (oktober 2013). Per proces wordt gekeken of de verordeningen en de procesbeschrijvingen die hierop betrekking hebben nageleefd worden. In de volgende paragraaf staan de procescontroles en de planning/frequentie daarvan genoemd. Omdat een aantal processen worden uitgevoerd door de Provincie kunnen een aantal IC-werkzaamheden bij de hierna volgende processen afgedekt worden door de jaarlijkse accountantsverklaring van de Provincie, en of via de door de ODG uitgevoerde steekproeven bij de Provincie. De resultaten van de interne controles worden gerapporteerd aan het management. Dit gebeurt middels een rapportageformulier met als vaste onderdelen: 

Proces



Datum



Aanleiding



Bevindingen



Controle uitgevoerd door



Paraaf

Naar aanleiding van de bevindingen kan het management indien nodig besluiten tot het corrigeren van gevonden fouten of omissies, of het verbeteren van de processen zodat de organisatie ‘in control’ blijft.


12

5.2.1 Controleactiviteiten en planning

Zoals bij de samenvatting is genoemd, zijn de processen met het grootste financiële budget primair geselecteerd om aan een rechtmatigheidstoets te onderwerpen via de interne controle. Om de controleactiviteiten vast te stellen is een zo goed mogelijk opsomming gemaakt van de risico’s per proces, welke beheersmaatregelen daarbij gelden en dus welke interne controleactiviteiten daar bij horen. Als het gaat over realiseren van doelstellingen (met interne controle kan dit ook vastgesteld worden) dan kan ook van daaruit gezocht wordt naar controleactiviteiten. Bijvoorbeeld: verstrekt ODG vergunningen op de juiste wijze en is de rechtmatigheid gewaarborgd? Worden toezicht activiteiten op de juiste wijze uitgevoerd en werkt het interne systeem om dat te waarborgen? Deze vragen worden in een later stadium met de interne controle meegenomen. Proces

Controle

Uitvoering

Prioriteit

Frequentie

Planning en

Betrouwbare financiële administratie

Controller

4x per jaar

Naleving interne en externe richtlijnen

Controller

2x per jaar

Planning en

Tijdige, juiste en volledige

Controller

2x per jaar

Control

informatievoorziening naar Bestuur

Planning en

Interimcontrole

Accountant

1x per jaar

Control

Jaarrekeningcontrole

Accountant

1x per jaar

Inkoop en

Juiste en rechtmatige opdrachtverlening

cluster financiën

Hoog

4x per jaar

Crediteuren

conform het Inkoop- en cluster financiën

Hoog

4x per jaar

cluster financiën

Hoog

4x per jaar

Control Planning en Control

aanbestedingsbeleid Inkoop en

Juiste, tijdige, volledige en rechtmatige

Crediteuren

financiële verantwoording van uitgaven (lasten en schuldpositie crediteuren)

Inkoop en


Crediteuren

betaling

Inkomsten en


Debiteuren

facturering

Inkomsten en


Debiteuren

financiële verantwoording van

cluster financiën

2x per jaar

cluster financiën

2x per jaar

opbrengsten (baten en vorderingspositie debiteuren) Personeel

Juiste en rechtmatige mutaties

cluster financiën

Hoog

Maandelijks

personeelsbestand en salarisadministratie Personeel

Controle vijf salarisstroken

cluster financiën

Hoog

Maandelijks

Personeel


cluster financiën

Hoog

Maandelijks

financiële verantwoording van personeelskosten Investeringen

Juiste en rechtmatige aanbesteding

cluster financiën

2x per jaar

Investeringen


cluster financiën

2x per jaar

financiële verantwoording van investeringen (kapitaallasten en activa) Bovenstaande planning laat zien dat prioriteit gegeven wordt aan de processen Personeel en Inkoop en Crediteuren.


13

5.2.2 Risicoanalyse en controlewerkzaamheden

5.2.2.1 Planning en Control Doel Het doel van de interne controle inzake planning en control is het vaststellen dat de financiële administratie altijd up-to-date is en de algemene interne en externe richtlijnen (de BBV en de eigen Financiële Verordening) worden nageleefd. Hiermee wordt gerealiseerd dat de informatie die uit de financiële administratie afkomstig is en gebruikt wordt binnen de organisatie (budgethouders, management, bestuur) betrouwbaar is. Bij dit proces wordt ook aandacht besteed aan de jaarlijks uit te voeren algemene werkzaamheden in het kader van de rechtmatigheidscontrole (opstellen/actualiseren normenkader, uitwerking toetsingskader etc.). Risico’s De volgende risico’s zijn onderkend: 

De financiële administratie is niet actueel waardoor tussentijdse informatie niet betrouwbaar is en niet goed (bij)gestuurd kan worden op basis van deze informatie (begroting en begrotingswijzigingen, reserveringen en verplichtingen, realisatie);



De budgetoverzichten worden niet tijdig aangeleverd en zijn niet geschikt of niet voldoende gedetailleerd om budgethouders in staat te stellen hun budgetten adequaat te bewaken;



Geen of onvoldoende inzicht in de financiële positie van de ODG;



Geen of onvoldoende inzicht in de saldi van administratieve tussen- en balansrekeningen waardoor de financiële administratie geen goed inzicht geeft in de werkelijke budgetten;



Kadernota, begroting, begrotingswijzigingen, jaarrekening en voortgangsrapportages volgen niet de juiste routing (MT, Klankbordgroep deelnemers1, DB, AB, ter inzage legging bij Raden/Staten), zijn niet op tijd vastgesteld of worden niet op tijd bij het ministerie van BZK aangeleverd;



Begrotingswijzigingen zijn niet door het juiste orgaan vastgesteld;



Het DB verzuimt het AB te informeren over nieuwe meerjarige verplichtingen groter dan € 100.000,- per jaar (Financiële Verordening, art 7, lid 6a);



De financiële verordening is niet tijdig vastgesteld door het AB of voldoet niet aan de daaraan te stellen eisen;



Het normenkader is niet actueel;



De bepalingen in de algemene weten regelgeving (Grondwet, Burgerlijk Wetboek, Gemeentewet en de Algemene Wet Bestuursrecht) worden niet of niet voldoende nageleefd;



Het interne controle plan is niet geactualiseerd op basis van een geactualiseerd normenkader;



De begroting en het jaarverslag/de jaarrekening voldoen niet (volledig) aan de verslaggevingsregels/inrichtingsvereisten zoals opgenomen in het BBV;



De gehanteerde (waarderings-)grondslagen zijn niet conform het BBV;

1 het vooroverleg met medewerkers Financiën van de "drie grote en twee kleine" deelnemers aan de GR


14



Mutaties van de algemene reserve zijn niet vastgesteld door het AB;



Baten en lasten en kredieten voor investeringen worden niet op eenduidige wijze toegerekend aan producten in de productenraming waardoor deze niet passen binnen de kaders in de begroting;



Uren worden niet juist, tijdig of volledig geschreven.

Interne beheersingsmaatregelen De interne beheersingsmaatregelen die dienen ter afdekking van de onderkende risico’s zijn: 

Er wordt jaarlijks een planning en control kalender opgesteld waarin de belangrijke data en werkzaamheden worden vastgelegd ;



De controller houdt wijzigingen in weten regelgeving en eigen verordeningen bij en meldt de consequenties daarvan aan het management;



Jaarlijkse vaststelling door AB/DB van protocol en normenkader;



Ten aanzien van de begroting en begrotingswijzigingen is functiescheiding aanwezig tussen het opstellen, het vaststellen, het verwerken en het controleren van de mutaties;



Begrotingswijzigingen worden vooraf beoordeeld door de controller, waarbij wordt getoetst of deze aan de vastgestelde kaders (BBV, meerjarenbegroting etc.) voldoen;



Beschrijven hoe wordt geborgd dat bij het aangaan van verplichtingen wordt gehandeld binnen de vastgestelde kaders;



Periodiek wordt vanuit de financiële administratie een budgetoverzicht opgesteld ten behoeve van het management, waarbij direct correctieboekingen worden uitgevoerd;



Het budgetoverzicht wordt besproken met de budgethouders waarbij gevraagd wordt of de budgethouders voldoende stuurinformatie hebben;



Periodiek (minimaal driemaal per jaar) worden de balans- en tussenrekeningen geanalyseerd;



De aanlevering van bestuursstukken volgen een vaste route langs de juiste besluitvormingsorganen (opgenomen in de planning en control kalender);



Investeringsbegroting opstellen (indien van toepassing) en deze laten vaststellen en dit meenemen in de (meerjaren)begroting;



De leidinggevende voert regelmatig een volledigheidscontrole uit bij de verantwoording van de uren;



Periodiek wordt een overzicht gemaakt van de niet compleet ingevulde weekstaten en een overzicht van geschreven uren welke door de leidinggevenden wordt gecontroleerd;



Interne controle wordt regelmatig uitgevoerd (zie schema onder 5.2.1) en er is sprake van tussentijdse informatievoorziening aan AB en DB.

Werkzaamheden De IC-werkzaamheden bestaan uit: 

het vaststellen dat er jaarlijks een P&C kalender wordt opgesteld waaruit de routing van bestuursstukken blijkt;



het vaststellen dat de financiële verordening, de hierin vermelde nota’s en het treasurystatuut tijdig en door de juiste organen zijn vastgesteld;


15



het vaststellen dat de richtlijnen in het BBV worden nageleefd (middels het invullen van de checklist BBV, zie bijlage 6.3);



het vaststellen dat de waarderingsgrondslagen en afschrijvingsmethoden m.b.t. de vaste activa zoals vastgelegd in de financiële verordening worden nageleefd;



het vaststellen dat het DB de regels m.b.t. inkopen en aanbestedingen heeft opgesteld en vastgelegd;



het vaststellen dat het AB geïnformeerd is over meerjarige verplichtingen groter dan € 100.000,- ;



het vaststellen dat (tussentijdse) rapportages (incl. jaarrekening) tijdig, juist en volledig zijn samengesteld, voldoen aan de interne- en externe weten regelgeving en dezelfde indeling als de begroting volgen;



het vaststellen dat de begroting en de begrotingswijzigingen zijn vastgesteld door het AB en tijdig, juist en volledig zijn verwerkt in de financiële administratie;



het vaststellen dat periodiek balans- en tussenrekeningen worden gespecificeerd en geanalyseerd;



het vaststellen dat het normenkader actueel is of het actualiseren daarvan;



het vaststellen dat het interne controle plan actueel is;



het vaststellen dat de mutaties in de reserve voldoende onderbouwd en door het AB geautoriseerd zijn;



het vaststellen dat periodiek een budgetoverzicht aan de budgethouders wordt voorgelegd en deze wordt besproken in het MT;



het vaststellen dat tijdschrijfgegevens periodiek worden gerapporteerd aan leidinggevenden en dat leidinggevenden actie ondernemen op missende weekstaten.

5.2.2.2 Inkoop en crediteuren Doel Het doel van de interne controle inzake inkoop is het vaststellen dat de inkoop conform de interne en externe richtlijnen (inkoop- en aanbestedingsbeleid, budgethouders-regeling, Europese aanbestedingsrichtlijnen) heeft plaatsgevonden en de inkoop op de juiste manier verwerkt is in de financiële administratie. Onder dit proces vallen de opdrachtverlening (offertes, aanbestedingstrajecten en opdrachtbrieven), de verwerking van verplichtingen en lasten in de exploitatie, de schuldpositie aan crediteuren en de bankbetalingen. Risico’s De volgende risico’s zijn onderkend: 

Er wordt niet voldaan aan de externe weten regelgeving en door het AB vastgestelde verordeningen;



Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen worden niet nageleefd;



Budgetten zijn niet toereikend voor de verleende opdrachten en ontvangen facturen;



Opdrachtverlening is onduidelijk en leidt tot slechte producten, te late levering en meerwerk;



Er worden facturen aan de organisatie gestuurd waar geen (goede) tegenprestatie aan ten grondslag ligt;



Privé uitgaven worden ten laste van de organisatie gebracht;


16



Betaling aan crediteuren vindt niet tijdig plaats of is onjuist (naam, bankrekeningnummer, bedrag);



Ongeautoriseerde medewerkers voeren betaalopdrachten uit of accorderen deze;



Het eindsaldo van de R/C volgens de Provincie sluit niet aan met het R/C-saldo in de financiële administratie.


Er is een inkoop- en aanbestedingsbeleid door het DB vastgesteld waarin richtlijnen omtrent inkoop (drempelbedragen voor offertes, nationale aanbesteding en Europese aanbesteding) zijn vastgelegd;



Het DB heeft een mandaatregeling vastgesteld waardoor de directeur en afdelingshoofden opdrachten mogen verlenen en facturen mogen accorderen ;



Bij opdrachten boven € 1.000,- wordt een contract of opdrachtbevestiging verzonden;



Indien de verkoopvoorwaarden van de leverancier afwijken van onze inkoopvoorwaarden, dan worden in de opdrachtbrief onze voorwaarden vermeld;



Een opdrachtbrief wordt pas verzonden nadat het cluster financiën budgetcontrole heeft uitgevoerd en de budgethouder ondertekend heeft;



Uitgaande opdracht wordt binnen 10 werkdagen als verplichting vastgelegd in de financiële administratie;



Ten aanzien van de verplichtingen en inkoopfacturen is functiescheiding aanwezig tussen het vastleggen van verplichtingen en het inboeken van facturen;



Crediteuren worden verzocht de factuur digitaal in te dienen bij één mailadres ([email protected]);



Facturen worden slechts ingeboekt als ze geadresseerd zijn aan de ODG;



Facturen worden geaccordeerd door de budgethouder;



Facturen worden slechts betaalbaar gesteld wanneer deze door de juiste budgethouder zijn geaccordeerd;



Per kwartaal vindt bij het opstellen van het budgetoverzicht controle plaats of verplichtingen en facturen op de juiste budgetten zijn vastgelegd. De afspraken omtrent de uitbesteding van de financiële administratie zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst. NB geldt dus ook voor de andere bedrijfsprocessen, hierna.


het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedures bestaan, beschrijvingen aanwezig zijn en nog actueel zijn;



het vaststellen dat in de nota aanbestedingsbeleid de drempelbedragen m.b.t. Europese aanbestedingen en het volgen van de Nederlandse richtlijnen juist zijn vermeld;



het vaststellen dat de inkopen en aanbestedingen op de juiste wijze hebben plaatsgevonden (door steekproef op opdrachtbrieven/verplichtingen);


17



het vaststellen dat doorgevoerde mutaties in het crediteurenstambestand op de juiste wijze en door de juiste functionaris zijn verwerkt;



het uitvoeren van een ouderdomsanalyse op het crediteurensaldo;



een voortgezette controle teneinde vast te stellen dat facturen in het juiste boekjaar zijn verantwoord;



een cijferbeoordeling op de omvang het crediteurensaldo t.o.v. voorgaande jaren;



het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet plaatsvinden zoals is beschreven.

5.2.2.3 Inkomsten en debiteuren Doel Het doel van de interne controle inzake inkomsten is het vaststellen dat de facturering conform de interne richtlijnen heeft plaatsgevonden en de opbrengsten volledig en juist verwerkt zijn in de financiële administratie. Onder dit proces vallen de facturering, de verwerking van vorderingen en baten in de exploitatie, de vorderingspositie op debiteuren en de debiteurenafloop. Risico’s De volgende risico’s zijn onderkend: 

De procedure wordt niet nageleefd of is niet (volledig) beschreven;



Facturering vindt te laat of onvolledig plaats;



Er bestaat onvoldoende inzicht in het openstaande debiteurensaldo waardoor mogelijk oninbare posten niet of niet tijdig worden gesignaleerd en de debiteuren niet juist gewaardeerd worden (te lage voorziening);



De invorderingsmaatregelen worden niet, niet tijdig of niet volledig uitgevoerd waardoor oude posten ontstaan en het risico van oninbaarheid toeneemt;



Mutaties in het debiteurenstambestand zijn onjuist en/of onvolledig verwerkt;



Afboekingen van debiteuren vinden plaats door daartoe niet bevoegde functionarissen.


Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wat, hoe en wanneer doet;



Alle verkoopfacturen worden centraal door de financiële administratie vervaardigd;



Uitgaande facturen voor de deelnemers aan de GR ODG zijn geagendeerd en worden per kwartaal verzonden;



Het cluster financiën voert continu ouderdomsanalyse uit, na 30 dagen wordt een overzicht van openstaande facturen deelnemersbijdragen aan de concerncontroller verstrekt en openstaande facturen of andere bijdragen aan de betrokken medewerker;



indien een vriendelijk telefonisch verzoek niet leidt tot betaling, kan er geëscaleerd worden naar de directeur;


18



Alle mutaties in het debiteurenstambestand zijn correct doorgevoerd;



Afboekingen van debiteuren dienen te worden geautoriseerd door de directeur;



De waardering van de debiteuren worden jaarlijks beoordeeld waarbij ook de omvang van de voorziening voor dubieuze debiteuren wordt betrokken.


het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedures bestaan, beschrijvingen aanwezig zijn en nog actueel zijn;



het uitvoeren van steekproeven uit op de volledigheid van de vergunningaanvraag, de juistheid van de in rekening gebrachte tarieven en de juistheid en volledigheid van de financiële opbrengstverantwoording;



het vaststellen dat een analyse van de ouderdom en de inbaarheid van de debiteuren plaatsvindt en de toereikendheid van de omvang van de voorziening voor dubieuze debiteuren wordt vastgesteld;



het middels een deelwaarneming vaststellen dat het invorderingsbeleid daadwerkelijk wordt uitgevoerd;



het vaststellen dat de afboekingen van debiteuren geautoriseerd zijn door daartoe bevoegde functionarissen;



het uitvoeren van een cijferanalyse waarbij het debiteurensaldo en de voorziening voor dubieuze debiteuren worden beoordeeld ten opzichte van voorgaande perioden;



het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet plaatsvinden zoals is beschreven.

5.2.2.4 Personeel Doel Het doel van de interne controle inzake personeel is het vaststellen dat de mutaties in het proces personeel juist en rechtmatig tot stand zijn gekomen en de verantwoording van de personeelskosten in de financiële administratie juist, tijdig, volledig en rechtmatig heeft plaatsgevonden. Risico’s De volgende risico’s zijn onderkend: 

De procedure wordt niet nageleefd;



Mutaties in de vaste personeelsgegevens (stambestanden) in de salarisadministratie worden door onbevoegde personen uitgevoerd;



In de personeelsdossiers zijn niet alle verplichte documenten opgenomen zoals Loonbelastingverklaring en kopie identificatiebewijs;



Foutieve, onvolledige of ontijdige berekening/afdracht van de loonheffing ;



Foutieve, onvolledige of ontijdige berekening/afdracht van premies;



De personeelsmutaties worden niet geautoriseerd door een daartoe bevoegde persoon;



Salarissen, toelagen en/of gratificaties worden ten onrechte verstrekt;


19



De omvang en/of duur van salarissen, toelagen of gratificaties worden niet juist bepaald;



De bruto-netto berekeningen worden niet juist uitgevoerd;



De salarissen worden niet tijdig en/of op een onjuist rekeningnummer uitbetaald;



Mutaties in de salarisadministratie worden niet juist, volledig en/of tijdig verwerkt of zijn niet (voldoende) onderbouwd;



De salarisadministratie sluit niet aan met de financiële administratie;



De verwerking van verloftegoeden en opgenomen verlof vindt niet juist, volledig en/of tijdig plaats;



De verzuimadministratie is onjuist of onvolledig, of ziekte wordt niet tijdig doorgegeven aan het UWV;



De ODG lijdt financiële schade door vermissing van of schade aan organisatiemiddelen;



De wettelijke termijnen voor de behandeling van bezwaarschriften worden niet gehaald;



De afspraken uit de DVO tussen de provincie Groningen en de ODG worden niet nageleefd.


Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wanneer, wat, hoe doet;



Er is functiescheiding tussen personeelszaken (aangaan arbeidsovereenkomsten e.d.), de salarisadministratie (aanlevering en controle van mutaties in salarisadministratie e.d.) en het betalen van salarissen/declaraties;



Alle mutaties in de salarisadministratie en de berekening van de salarissen (brutonetto) worden door een andere functionaris gecontroleerd;



Maandelijkse controle van de mutaties in de bruto salarissen middels afstemming van de mutaties met brondocumenten;



Formatieoverzichten van de ODG (bron salarisadministratie Provincie Groningen) per kwartaal aansluiten met aanstellingsbrieven of wijzigingen en deze laten accorderen door de leidinggevende;



De salarisadministratie controleert de autorisatie van aangeleverde mutaties;



De salarisadministratie controleert aangeleverde variabele mutaties inhoudelijk op naleving regels/richtlijnen;



Maandelijkse steekproef van 5 salarisstroken op juistheid en volledigheid (naam, fte, salarisschaal, periodiek, bruto salaris en toelage);



Maandelijkse steekproef van 5 salarisstroken op de juistheid van de berekening van declaraties, de goedkeuring door de leidinggevende en het uitbetaalde bedrag;



Controle van de salarisrun in januari op juistheid van het bruto salarisbedrag, gehanteerde premiepercentages, franchises en dergelijke;



Maandelijkse afstemming van het totaalbedrag van de betaaladvieslijst salarissen met het totaal volgens het door de salarisadministratie aangeleverde betaalbestand en de mutatie in de rekening courant;



Maandelijkse aansluiting van de salarisadministratie met de financiële administratie;


20



Halfjaarlijkse steekproef op het aanvragen/gebruik van het cafetariamodel en het verlof;



De procedure voor ziekteverzuim is aanwezig ;



Controle per kwartaal op de tijdigheid van ziektemeldingen en het doormelden daarvan aan het UWV, op basis van de informatie van de Provincie;



Maandelijkse steekproef op volledigheid van de verzuimadministratie;



Er is een procedure opgesteld voor de vermissing van of schade aan organisatiemiddelen door medewerkers en er zijn verzekeringen afgesloten;



Er is een protocol behandeling bezwaarschriften opgesteld;



De afspraken omtrent de uitbesteding van de salaris- en personeelsadministratie zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst;



De provincie Groningen heeft zelf maatregelen getroffen voor haar interne beheersing (AO en IC) en rapporteert daarover aan de ODG.


Het vaststellen dat de procedures bestaan, beschrijvingen aanwezig zijn en nog actueel zijn;



Het vaststellen dat de salarissen per januari zichtbaar gecontroleerd zijn op bruto salarisbedrag, premiepercentages en franchises;



Het vaststellen dat de maandelijkse controle op de mutaties in de bruto salarissen heeft plaatsgevonden (standenregister);



Het vaststellen dat de formatieoverzichten per kwartaal geaccordeerd zijn door de leidinggevenden;



Het middels een deelwaarneming vaststellen dat de personeelsdossiers en verzuimadministratie compleet en actueel zijn;



Het vaststellen dat de vaste gegevens in de salarisadministratie ten aanzien van de premiepercentages, franchisebedragen etc. overeenstemmen met opgaven van het pensioenfonds etc.;



Het vaststellen dat maandelijks een aansluiting wordt opgesteld tussen de salarisadministratie en de financiële administratie en tussenrekeningen inzake salarissen geanalyseerd worden;



Het vaststellen dat maandelijks een steekproef op de juistheid van salarisbedrag en uitbetaalde declaraties heeft plaatsgevonden;



Het uitvoeren van een deelwaarneming op mutaties in de salarisadministratie waarbij wordt gecontroleerd op juistheid autorisatie, naleving relevante weten regelgeving en verwerking in de salarisadministratie;



Het uitvoeren van een deelwaarneming op de bruto-netto berekening;



Het vaststellen dat de netto betaallijst is afgestemd met het betaalbestand vóór uitbetaling van de salarissen;



Het uitvoeren van een cijferbeoordeling op de personeelskosten waarbij de werkelijke kosten worden vergeleken met de begroting en de realisatie over voorgaand jaar;



Het vaststellen dat de DVO met de provincie Groningen en de AO van de provincie Groningen worden nageleefd en de uitkomsten van de IC door de provincie Groningen aanwezig zijn;


21



Het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet plaatsvinden zoals is beschreven.

5.2.2.5 Investeringen Doel Het doel van de interne controle inzake investeringen is het vaststellen dat investeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen (het aanbestedingsbeleid is gevolgd) en de verantwoording van de investeringen en de kapitaallasten in de financiële administratie juist, tijdig, volledig en rechtmatig is. Voor het aangaan van de verplichtingen en het betalen van facturen wordt verwezen naar het proces inkoop. Risico’s De volgende risico’s zijn onderkend: 

De procedure wordt niet nageleefd, of is niet (volledig) beschreven;



De investering is niet geautoriseerd door een daartoe bevoegd persoon;



Een adequaat contractenbeheer ontbreekt;



De richtlijnen van de BBV ten aanzien van investeringen en afschrijvingen worden niet nageleefd;



Investeringen vinden plaats zonder dat er vooraf gecheckt is of hiervoor een budget beschikbaar is;



De onderhoudsplannen van de kapitaalgoederen zijn niet actueel;



In het inkoop en aanbestedingsbeleid van de ODG is geen of op onjuiste wijze rekening gehouden met de Europese richtlijnen en de Nederlandse richtlijnen;



De kostenraming heeft niet volledig en/of juist plaatsgevonden waardoor een verkeerde aanbestedingsvorm wordt toegepast;



Er wordt van de richtlijnen in de nota aanbestedingsbeleid afgeweken zonder dat dit vooraf door het DB is goedgekeurd;



Er worden investeringen geactiveerd die kleiner zijn dan € 10.000 (Financiële Verordening, artikel 10, lid d);



Het activaregister geeft geen actueel inzicht in de boekwaarde van kapitaalgoederen;



De afschrijvingsmethode of afschrijvingstermijn wordt niet juist toegepast;



Memoriaalboekingen van kapitaallasten worden verwerkt zonder dat deze goedgekeurd zijn;



Onjuiste informatievoorziening inzake de (financiële) voortgang van de investeringsbudgetten en de verrichte activiteiten;



Investeringsfacturen worden in een verkeerd boekjaar verantwoord.


Er is een procesbeschrijving aanwezig waarin is vastgelegd wie, wat, hoe en wanneer doet;



De concerncontroller houd wijzigingen in weten regelgeving en eigen verordeningen bij en meldt de consequenties daarvan aan het management;


22



Investeringskredieten worden door het AB beschikbaar gesteld;



Adequaat kredietbeheer op beschikbaarheid budget investeringen door de financiële administratie;



Wijzigingen in het activaregister worden uitgevoerd op basis van onderliggende brondocumentatie door de functionaris belast met de activamodule en hierbij wordt rekening gehouden met de interne en externe richtlijnen met betrekking tot de investeringen zoals vastgelegd in het BBV en de interne verordeningen;



De activa wordt periodiek bijgewerkt;



Periodieke analyse door budgethouders op de realisatie van de investeringsbudgetten;



Berekende kapitaallasten worden gecontroleerd voordat deze geboekt worden;



De onderhoudsplannen worden periodiek geactualiseerd.


het houden van interviews teneinde vast te stellen dat de procedure bestaat, de beschrijving aanwezig is en nog actueel is;



het vaststellen dat de aanbestedingen op de juiste wijze hebben plaatsgevonden;



het vaststellen dat in de managementrapportages is ingegaan op de resultaten van de analyse van de realisatie versus de investeringskredieten;



het vaststellen dat de onderhoudsplannen periodiek geactualiseerd worden;



het uitvoeren van deelwaarnemingen op investeringen waarbij de nadruk ligt op het volgen van de aanbestedingsregels, de verwerking in het activaregister en een detailcontrole op de investeringsfacturen wordt uitgevoerd;



het vaststellen dat het activaregister voldoet aan de externe (BBV) en interne (verordening) richtlijnen;



het vaststellen dat de activamodule up to date is;



Het uitvoeren van een cijferbeoordeling op de investeringen, activa en kapitaallasten waarbij de werkelijke kosten worden vergeleken met de begroting en de realisatie over voorgaand jaar;



Het nagaan of, en zo ja welke, aanvullende interne controles moeten worden verricht indien geconstateerd wordt dat de werkzaamheden in het proces (in de lijn) niet plaatsvinden zoals is beschreven.


23

6 Bijlagen 6.1 Schema voor procesbeschrijving OMGEVINGSDIENST

GRONINGEN

Proces Doel Activiteiten Procesbeschrijving Risico’s Tijdsbeslag Deadline Verantwoordelijke functie Uitvoerende functie(’s) Controlerende functie(‘s)

6.2 Rapportageformulier Interne Controle OMGEVINGSDIENST

GRONINGEN

Proces Datum Aanleiding Bevindingen

Controle uitgevoerd door Paraaf Bijlagen: documenten i.r.t. de interne controle (evt. incl. Steekproef)

6.3 Checklist BBV (apart bestand)


24

6.4 Voorbeeld crediteurenproces ODG mbv Mavim Crediteurenproces Omgevingsdienst Groningen Medewerker FZ ODG [Wie]

Invoerder PRV [Wie]

Administrateur PRV [Wie]

Financieel adviseur ODG [Wie]

Medewerker Ondersteuning ODG [Wie]

Budgethouder ODG [Wie]

Cluster Administratie PRV [Wie]

1 Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen ><

2 Ontvangen en verwerken digitale facturen ><

3 Verwerken facturen in CORSA Afwijkende factuur

><

4 Afwijkende facturen bespreken ><

Correctie

Afgekeurd

5 Verwerken facturen in CORSA

Goedgekeurd

><

><

Afgekeurd

8 Afkeuren

6 Corrigeren

7 Beoordelen factuur ><

><

Goedgekeurd

10 Facturen betalen

9 Doorboeken factuur

><

><

Figuur 1 Functiestroomschema

6.4.1 Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen

1. Ontvangen en digitaliseren fysieke facturen: Fysieke facturen worden ontvangen via ons postbus adres: Postbus 97, 9641 KJ Veendam of in de brievenbus van ons pand aan de Lloydsweg 17. De inkoopfacturen worden dagelijks door de afdeling Facilitaire Zaken van de Kompanjie behandeld. Zij scannen deze en verwerken deze in Corsa (Kompanjie). De medewerker Ondersteuning ODG raadpleegt dagelijks Corsa Kompanjie en stuurt de digitale inkoopfacturen naar het e-mail adres [email protected]. Relatiecategorie

Naam

Wie

Medewerker

Kenmerk

Van ODG

Ondersteuning


25

6.4.2 Ontvangen en verwerken digitale facturen

1. Ontvangen en verwerken digitale facturen: Via het e-mail adres: [email protected] worden digitale inkoopfacturen ontvangen. De digitale inkoopfacturen worden dagelijks door de medewerker crediteurenadministratie/provincie ingevoerd in Corsa. De administrateur van de Provincie Groningen (PRV) ontvangt een mailbericht dat er facturen ter verwerking staan. Relatiecategorie

Naam

Wie

Invoerder PRV

Kenmerk

Van Afdeling F&C (PRV)

6.4.3 Verwerken facturen in CORSA

De administrateur controleert; a. of de factuur juist is tenaamgesteld (zo niet, vraagt de administrateur PRV, al dan niet na overleg met de fin. Adviseur van de ODG een gewijzigde factuur op bij de crediteur). b. of de factuur bestemd is voor de ODG (zo niet stuurt de administrateur PRV, al dan niet na overleg met de fin. Adviseur de factuur retour naar de crediteur) c. of de BTW correct is verwerkt d. of het factuurbedrag past binnen het bedrag van de opgenomen verplichting (zo niet neemt de administrateur PRV contact op met de fin adviseur) de administrateur PRV registreert in Corsa voor welke budgethouder de factuur bestemd is. De administrateur zet de factuur door naar de medewerker Ondersteuning. De medewerker Ondersteuning ontvangt een mailbericht dat er facturen ter verwerking staan. Relatiecategorie

Naam

Wie

Administrateur

Kenmerk

Van Afdeling F&C (PRV)

PRV Waarheen

Waarheen

Verwerken

Crediteurenproces

facturen in

Omgevingsdienst

CORSA

Groningen

Afwijkende

Afwijkende

Crediteurenproces

facturen

factuur

Omgevingsdienst

bespreken

Groningen

6.4.4 Afwijkende facturen bespreken

Als gebleken is dat de factuur afwijkt wat betreft tenaamstelling of de opgenomen verplichting wordt door de administrateur PRV het initiatief genomen voor overleg met de financieel adviseur. 1. Tenaamstelling niet juist : factuur afkeuren (retour crediteur), factuur uit Corsa. 2. Opgenomen verplichting wijkt af met de inkoopfactuur dus geen match. Crediteur bellen voor een creditfactuur. Oude inkoopfactuur blokkeren voor betaling, na ontvangst credit nota is er een match met de opgenomen verplichting en kan de factuur worden betaald. Gaat dus naar de medewerker ODG die facturen verwerkt in CORSA, en vervolg zoals aangegeven. 3. Crediteur wil geen creditfactuur zenden, dan intern overleg met budgethouder. Crediteur op de hoogte stellen dat alleen het bedrag dat is opgenomen als verplichting wordt betaald. Betekent dat er restpost bij de crediteur open blijft staan (blokkering). 4.


26

Relatiecategorie

Naam

Wie

Financieel

Kenmerk

Van ODG

adviseur Waarheen

Waarvandaan

Verwerken

Crediteurenproces

facturen in

Omgevingsdienst

CORSA

Groningen

Verwerken

Afwijkende

Crediteurenproces

facturen in

factuur

Omgevingsdienst Groningen

CORSA

6.4.5 Verwerken facturen in CORSA

De medewerker Ondersteuning raadpleegt dagelijks Corsa (provincie) en controleert: a. of de factuur juist is tenaamgesteld b. of de factuur bestemd is voor de ODG c. of de juiste budgethouder is geregistreerd en vult of de boekingsregels of het verplichtingennummer in. Als a, b of c negatief beantwoord worden, keurt de medewerker Ondersteuning de factuur af en motiveert de reden van afkeuring (tenaamstelling niet juist, niet voor ODG of naar andere budgethouder). De administrateur PRV ontvangt hiervan een mailbericht en onderneemt actie) 1.5a: actie is 1.3a; 1.5b: actie is 1.3b; 1.5c: actie: budgethouder wordt gewijzigd en factuur wordt opnieuw doorgezet naar medewerker Ondersteuning. Als 1.5a, 1.5b en 1.5c positief worden beantwoord, zet de medewerker Ondersteuning de factuur door naar de budgethouder. Relatiecategorie

Naam

Wie

Medewerker

Kenmerk

Van ODG

Ondersteuning Waarheen

Corrigeren

Afgekeurd

Crediteurenproces Omgevingsdienst Groningen

Waarheen

Beoordelen

Goedgekeurd

Crediteurenproces Omgevingsdienst

factuur

Groningen

Waarvandaan

Waarvandaan

Verwerken

Crediteurenproces

facturen in

Omgevingsdienst

CORSA

Groningen

Afwijkende

Crediteurenproces

facturen

Omgevingsdienst

bespreken

Groningen

6.4.6 Corrigeren

De administrateur PRV wijzigt de budgethouder en stuurt de factuur opnieuw naar de medewerker Ondersteuning. Relatiecategorie

Naam

Wie

Administrateur

Kenmerk

Van Afdeling F&C

PRV Waarheen

Afkeuren

Afgekeurd


Waarvandaan

Verwerken

Afgekeurd

Crediteurenproces

facturen in

Omgevingsdienst

CORSA

Groningen


27

6.4.7 Beoordelen factuur

De budgethouder controleert: a. of de factuur bestemd is voor de ODG (zo niet keurt de budgethouder de factuur af. Vervolgactie administrateur PRV (1.3a) b. of het factuurbedrag in overeenstemming is met de aangegane verplichting (zo niet, contact met crediteur, gevolgd door goedkeuring/afkeuring met reden) c. of de factuur ten laste van het juiste budget wordt gebracht (zo niet kan de budgethouder de boekingsregels zelf aanpassen (naar 1.9) of afkeuren (naar 1.8), met motivering terug naar administrateur (naar 1.3), via administrateur en medewerker Ondersteuning opnieuw aanbieden aan budgethouder). De eerste optie heeft de voorkeur qua efficiëntie. Indien een factuur betrekking heeft op meerdere budgetten van meerdere budgethouders wordt na het akkoord van de eerste budgethouder de factuur doorgezet naar de volgende budgethouder ter controle. Als a of b negatief wordt beantwoord wordt de factuur afgekeurd. Relatiecategorie

Naam

Wie

Budgethouder

Kenmerk

Van ODG

ODG Waarheen

Afkeuren

Afgekeurd


Waarheen

Doorboeken

Goedgekeurd


factuur

Groningen

Waarvandaan

Verwerken

Goedgekeurd

Crediteurenproces

facturen in

Omgevingsdienst

CORSA

Groningen

6.4.8 Afkeuren De administrateur PRV keurt de factuur af en verwijdert deze uit CORSA. Relatiecategorie

Naam

Wie

Administrateur

Kenmerk

Van Afdeling F&C

PRV Waarvandaan

Corrigeren

Afgekeurd


Waarvandaan

Beoordelen

Afgekeurd

factuur



28

6.4.9 Doorboeken factuur

De administrateur PRV valideert de boekingsregels in CORSA en handelt de factuur af zodat deze op de betaallijst komt. Relatiecategorie

Naam

Wie

Administrateur

Kenmerk

Van Afdeling F&C

PRV Waarvandaan

Beoordelen

Goedgekeurd


factuur

Groningen

6.4.10 Facturen betalen

Het cluster FAB van de administratie PRV draait op dinsdag, donderdag en vrijdag de reguliere betaalbatches. De batches van de ODG worden met de betaallijsten van de provincie en overige derden partijen ter betaling aangeboden. De betaallijsten worden hiertoe gecontroleerd en getekend door de gemandateerde of zijn vervanger. Daarna vindt de definitieve betaling plaats door één van de gemachtigden. De betaallijsten worden de volgende dag definitief verwerkt in de administratie (CODA). Relatiecategorie

Naam

Wie

Cluster

Kenmerk

Van Afdeling F&C

Administratie PRV


29

Administratieve Organisatie en Interne Controle

Recommend Documents