Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord
Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012
1
Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.
2
Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Proces Inkoop.......................................................................................................... 5 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Proces Financieel Administratief ................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control ..................................................................................................... 5 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ................................ 5 6.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 7 6.3 Procesmodellen ................................................................................................. 9 7. Treasury ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlagen handboek ................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3
Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid ............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 18 Paraafformulier ..................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4
6. Planning & Control In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het proces van Planning & Control van Brandweer Brabant-Noord.
6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control Met het proces Planning & Control wordt ook wel de P&C-cyclus bedoeld. Het doel van de P&C-cyclus is het systematisch sturen en beheersen van de organisatie waarbij resultaten, effecten, ontwikkelingen en middelen in samenhang worden bezien en beoordeeld. De cyclus is voortschrijdend, dat wil zeggen, gaat verder op basis van eerder genomen besluiten, en stelt die besluiten bij als dat op basis van herijking nodig is. De P&C-cyclus: De P&C-cyclus is een beleidscyclus, met daarin de volgende stadia (zie figuur Deming): • Ontwerpen (plannen en budgetteren): Kijk naar huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast. Hierbij is het belangrijk om vast te stellen wat we gaan doen om welke doelen te realiseren en met welke inzet van middelen. Dit wordt weergegeven door de 3 W’s (welke terugkomen in de verschillende producten): - Wat willen we bereiken?; - Wat gaan we er voor doen?; - Wat gaat het kosten?; • Uitvoeren (doen): Voer de geplande verbetering uit binnen de kaders van de planning. • Controleren (check): Meet het resultaat van de verbetering, vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen. Het meten en vergelijken van de voortgang geschiedt middels vastgestelde indicatoren. • Bijstellen (acteren): Analyseer de verschillen, verklaar deze, mede aan de hand van ontwikkelingen en bepaal of en hoe bijsturing moet plaatsvinden.
Figuur: De kwaliteitscirkel van Deming Producten P&C-cyclus BBN:
5
De P&C-cyclus binnen BBN kent meerdere producten. De producten welke bij BBN voorkomen in de P&C-cyclus zijn de volgende: •
Beleidskader: Het beleidskader is een uiteenzetting van de uitgangspunten (kader) die gehanteerd worden bij het opstellen van de programmabegroting.
•
Programmabegroting: De programmabegroting wordt opgesteld middels voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader. De programmabegroting is een uitwerking van de drie W-vragen (zie hierboven) voor de verschillende programma’s binnen BBN en de ontwikkelingen waarmee rekening gehouden dient te worden.
•
Beheersbegroting: De beheersbegroting is de werkbegroting van BBN. De beheersbegroting bevat de budgetten welke middels voorcalculaties en de uitgangspunten uit het beleidskader worden opgesteld.
•
Managementinformatie (intern): Wegens de reorganisatie van BBN is dit P&Cproduct nog in ontwikkeling. De eerste aanzet hiervoor is reeds gegeven. De opzet is om managementinformatie het hele jaar door op vaste momenten aan te leveren. De managementinformatie bestaat uit een budgetoverzicht wat 12 maal per jaar (elke 15e van de maand) in de organisatie zal worden uitgezet en de managementrapportages (vier per jaar).
•
Bestuursrapportage: De bestuursrapportage is een beschrijving van de uitvoering van de programmabegroting voor wat betreft de periode januari t/m augustus van het betreffende boekjaar en een uiteenzetting over de eindejaarsverwachting.
•
Jaarverantwoording: De jaarverantwoording is een uitwerking van de realisatie van de drie W-vragen voor de verschillende programma’s binnen BBN en een uitwerking van de ontwikkelingen van het afgelopen boekjaar.
Trajecten P&C-cyclus: De trajecten van de verschillende producten kunnen gelijktijdig in behandeling zijn. De overlapping van de verschillende producten binnen BBN wordt weergegeven door de onderstaande figuur.
6
Jaar t dec
jan
feb
mrt
apr
mei
jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
jan
Beleidskader jaar t+1 Jaarverantwoording t-1 Beh.begr. jaar t+1 Programmabegroting t+1 Managementinformatie jaar t Bestuursrapportage jaar t Beleidskader jaar t+2
Procesonderdelen: We maken in het proces Planning & Control onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.
Hoofdproces Planning & Control
Procesonderdelen/subprocessen Planning & Control
Interne Controle NVT
6.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Planning & Control’ bestaat uit onder andere de volgende documenten: Externe regelgeving - Wet gemeenschappelijke regelingen. - Algemene Wet Bestuursrecht. - Wet Fido. - SISA. - Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Brabant-Noord 2011. - Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). - Gemeenschappelijk financieel toezichtkader. Interne regelgeving - Programmabegroting. - Beleidskader. - Controleverordening. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid 2007. - Controleprotocol Veiligheidsregio Brabant-Noord 2012. - Mandaatregeling 2011. - Budgethoudersregeling 2009. - Aanwijzing budgethouders 2012. - Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012.
7
-
Treasurystatuut 2011.
8
6.3 Procesmodellen 6.3.1 Planning & Control P&C- adviseur Planning voor 1 nieuw pr oduct gaat van st ar t
P&C- adviseur
O pst ellen f or m at en 2 planning
For m at en planning 5 door st ur en naar G HO R/ G M C
P&C- adviseur
Cont r / Team l F&C/ P&C- adv
For m at en planning 3 door st ur en naar KM T
Bespr eken f or m at 6 en planning m et G HO R/ G M C
KM T
P&C- adviseur
Bespr eken f or m at 4 en planning
Uit zet t en f or m at en 7 planning in de Veiligheidsr egio
P&C- adviseur O nt vangen en sam envoegen aandeel BBN
P&C- adviseur
8
Aanlever en aandeel BBN aan KM T
G HO R, G M C Aanlever ing geaccor deer de st ukken
P&C- adviseur
11
O nt vangen en sam envoegen st ukken
Bespr eken 14 concept st ukken VR
Aanlever en aan Regiegr oep+O R
KM T
9
12
P&C- adviseur
Regiegr oep
15
KM T Bespr eken aandeel 10 BBN
P&C- adviseur Concept st ukken VR naar KM T
13
OR Advies aan Regionaal Com m andant
16
P&C- adviseur
Bespr eken 17 concept st ukken VR
Aanlever en aan Veiligheidsdir ect ie
Veiligheidsdir ect ie Bespr eken 19 concept st ukken VR
18
P&C- adviseur Aanlever en aan 20 Cont act am bt enar en
Cont act am bt enar en Bespr eken 21 concept st ukken VR
Cont act am bt enar en Advies aan 22 collega- am bt enar en
Cont r / Team l F&C/ P&C- adv Aanlever en aan Financiële Com m issie
Financiële com m issie Bespr eken 24 concept st ukken VR
23
P&C- adviseur Aanlever en aan Dagelijks Best uur
25
Financiële com m issie Advies aan Dagelijks Best uur
26
Dagelijks Best uur G oedkeur en 27 concept st ukken VR
P&C- adviseur
Nee
I s er een zienswijz e 28 benodigd van gem eent er aden?
Dagelijks Best uur Ver zoek zienswijz e gem eent er aden
29
Ja
G em eent er aden Bespr eken in Raad 30
P&C- adviseur Aanpassingen door voer en
31
Secr et ar is VR Aanlever en zienswijz e aan Dagelijks Best uur
P&C- adviseur Aanlever en aan 34 Algem een Best uur
32
Dagelijks Best uur Bespr eken zienswijz e gem eent en
33
Algem een Best uur Vast st ellen aangelever de st ukken
35
P&C- adviseur Vast gest elde st ukken ver spr eiden
36
P&C- adviseur Evaluat ie ver loop p&c- t r aject
37
38 Einde pr oces
9
1.
Beschrijving bij procesmodel Planning & Control Naam Functionaris Omschrijving 1 Planning voor nieuw De aanleiding voor de start van het proces product gaat van start is het verstrijken van een deadline voor aanvang van een product op de planning & control kalender.
2.
2 Opstellen format en planning
P&C-adviseur
Door de P&C-adviseur wordt het format van het product en de planning van het verdere proces opgesteld.
3.
3 Format en planning doorsturen naar KMT
P&C-adviseur
Het opgestelde format en de planning worden vervolgens, vóór het verstrijken van de deadline in de planningskalender, doorgestuurd naar het KMT. Het format en de planning laten zien welke medewerkers welke gegevens moeten aanleveren.
4.
4 Bespreken format en planning
KMT
Het format en de planning worden in het KMT besproken. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
5.
Format en planning doorsturen naar GHOR/GMC
P&C-adviseur
6.
Bespreken format en planning met GHOR/GMC
Controller/ Teamleider Door de controller, de teamleider F&C / P&C-adviseur Financiën & Control en een P&Cadviseur van BBN worden het format en de planning besproken met de contactambtenaren van de GHOR en het GMC.
7.
5 Uitzetten format en planning in de Veiligheidsregio
P&C-adviseur
Door de P&C-adviseur wordt het format van het product en de planning van het verdere proces doorgestuurd naar de contactpersonen van de GHOR en het GMC.
Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden in het format en de planning aangepast door de P&C-adviseur. Na eventuele aanpassingen wordt door de P&C-adviseur het format en de planning uitgezet binnen de Veiligheidsregio. Het format en de planning worden uitgezet naar alle medewerkers waarvan toelichting vereist is. 10
8.
6 Ontvangen en samenvoegen aandeel BBN
P&C-adviseur
De stukken welke vanuit medewerkers van BBN worden aangeleverd worden door de P&C-adviseur verzameld en samengevoegd tot één geheel (de conceptstukken). Door de P&C-adviseur wordt ook een controle gedaan op de inhoud van de aangeleverde toelichtingen. Hierbij wordt gekeken of de toelichting aansluit op wat er gevraagd is.
9.
7 Aanleveren aandeel BBN aan KMT
P&C-adviseur
Door de P&C-adviseur worden de conceptstukken welke betrekking hebben op BBN aangeleverd aan het KMT ter bespreking. Het gaat hierbij om de tekstuele toelichtingen welke bij het P&C-product benodigd zijn.
10.
8 Bespreken aandeel BBN
KMT
De conceptstukken van BBN worden in het KMT besproken. Het gaat hierbij om de tekstuele bijdrage welke door de verschillende medewerkers binnen BBN is aangeleverd. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
11.
Aanlevering GHOR, GMC geaccordeerde stukken
Door het GHOR en het GMC worden de geaccordeerde stukken aangeleverd.
12.
9 Ontvangen en samenvoegen stukken
De geaccordeerde stukken welke vanuit de verschillende onderdelen van de Veiligheidsregio (BBN,GHOR,GMC) worden aangeleverd worden door de P&C-adviseur verzameld en samengevoegd.
P&C-adviseur
De aangeleverde stukken van elk afzonderlijk onderdeel van de Veiligheidsregio dienen door het eigen MT geaccordeerd te zijn alvorens dit aangeleverd wordt. 13.
1 Conceptstukken VR naar KMT
P&C-adviseur
Het samengevoegd geheel (conceptstukken) van de geaccordeerde stukken wordt naar het KMT gestuurd.
14.
1 Bespreken
KMT
De conceptstukken worden, na 11
conceptstukken VR
samenvoeging, in het KMT besproken. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
15.
1 Aanleveren aan Regiegroep + OR
P&C-adviseur
Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken aan de Regiegroep en de OR. Regiegroep wordt verder besproken bij stap 16. OR wordt verder besproken bij stap 15.
16.
Advies aan Regionaal Commandant
OR
De OR bespreekt de ontvangen conceptstukken en stelt op basis daarvan een advies op richting de Regionaal Commandant.
17.
1 Bespreken conceptstukken VR
Regiegroep
De Regiegroep bespreekt het conceptstuk van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
18.
1 Aanleveren aan Veiligheidsdirectie
P&C-adviseur
Na het verwerken van eventuele aanpassingen leveren de P&C-adviseur de conceptstukken aan de Veiligheidsdirectie.
19.
1 Bespreken conceptstukken VR
Veiligheids-directie
De Veiligheidsdirectie bespreekt de conceptstukken van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
20.
1 Aanleveren aan Contactambtenaren
P&C-adviseur
Na het verwerken van eventuele aanpassingen leveren de P&C-adviseur de conceptstukken aan de contactambtenaren.
21.
1 Bespreken conceptstukken VR
Contact-ambtenaren
In het contactambtenarenoverleg worden het conceptstuk van de VR besproken. De contactambtenaren geven aan wat zij als advies gaan doorgeven aan de collega-
12
ambtenaren. 22.
Advies aan collegaambtenaren
Contact-ambtenaren
De contactambtenaren geven op basis van de verkregen informatie advies aan collega-ambtenaren ter voorbereiding op de zienswijze van de gemeenten.
23.
1 Aanleveren aan Financiële Commissie
Controller / Teamleider F&C / P&C-adviseur
De controller, teamleider Financiën & Control en een P&C-adviseur maken de afweging of er aanpassingen gemaakt dienen te worden naar aanleiding van de adviezen van de contactambtenaren. Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur het conceptstuk aan de Financiële Commissie.
24.
1 Bespreken conceptstukken VR
Financiële Commissie
De Financiële Commissie bespreekt de conceptstukken van de VR. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
25.
2 Aanleveren aan Dagelijks Bestuur
P&C-adviseur
Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken aan het Dagelijks Bestuur.
26.
Advies aan Dagelijks Bestuur
Financiële Commissie
De Financiële Commissie vormt een advies op basis van het verslag van de bijeenkomst van de financiële commissie (stap22) en op basis van het advies van de contactambtenaren aan de collegaambtenaren (stap 21). Het advies van de Financiële Commissie wordt aan het Dagelijks Bestuur verzonden.
27.
2 Goedkeuren conceptstukken VR
Dagelijks Bestuur
Dagelijks Bestuur bespreekt het conceptstuk van de VR. De conceptstukken worden vervolgens goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur. Eventuele aanpassingen en opmerkingen worden doorgegeven aan de P&Cadviseur.
28.
Is er een zienswijze benodigd van
P&C-adviseur
Niet bij alle P&C-producten is er een zienswijze van de gemeenteraden vereist. 13
gemeenteraden? Is er een zienswijze benodigd van de gemeenteraden?: Ja, ga naar stap 28. Nee, ga naar stap 32. 29.
2 Verzoek zienswijze gemeenteraden
Dagelijks bestuur
Door de P&C-adviseur wordt (namens het Dagelijks Bestuur) een brief opgesteld voor de gemeenten met daarin een verzoek tot een zienswijze op de door het Dagelijks Bestuur goedgekeurde stukken. De brief en de bijbehorende (goedgekeurde) stukken worden vervolgens naar de gemeenten verstuurd.
30.
2 Bespreken in Raad
Gemeenteraden
De verschillende gemeenteraden bespreken de aangeleverde stukken. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze bespreking wordt er een zienswijze opgesteld. De zienswijze wordt vervolgens naar de VR gezonden. De P&C-adviseur verzamelt alle reacties.
31.
2 Aanpassingen doorvoeren
32.
Aanleveren zienswijze Secretaris VR aan Dagelijks Bestuur
De secretaris van de Veiligheidsregio levert de conceptstukken en een recapitulatie van de zienswijzen aan het Dagelijks Bestuur.
33.
2 Bespreken zienswijze gemeenten
Dagelijks Bestuur
In het Dagelijks Bestuur worden de zienswijzen van de gemeenten besproken.
34.
2 Aanleveren aan Algemeen Bestuur
P&C-adviseur
De P&C-adviseur leveren de conceptstukken en de recapitulatie van de zienswijzen aan het Algemeen Bestuur.
P&C-adviseur
Na het verwerken van eventuele aanpassingen levert de P&C-adviseur de conceptstukken en een recapitulatie van de zienswijzen aan de secretaris van de Veiligheidsregio.
De nagekomen zienswijzen worden hier nog in meegenomen. 35.
2 Vaststellen aangeleverde stukken
Algemeen Bestuur
Het Algemeen Bestuur stelt de aangeleverde stukken vast.
14
36.
2 Vastgestelde stukken verspreiden
P&C-adviseur
De besluiten van het Algemeen Bestuur worden door de P&C-adviseur verwerkt. Verder worden door de P&C-adviseur de vastgestelde stukken verspreid onder de belanghebbenden (gemeenten, provincie, CBS, OR, etc.).
37.
3 Evaluatie verloop P&C-traject
P&C-adviseur
Na afloop van het P&C-traject wordt er door de controller, de teamleider Financiën & Control en de P&C-adviseur een evaluatie gehouden van het afgeronde P&C-traject. In de evaluatie wordt gekeken naar de verbeterpunten voor volgende trajecten. Deze verbeterpunten worden opgenomen in de werkwijze. Dit gebeurt middels aanpassingen in de detailplanning van het P&C-product.
38.
Einde proces
Na de evaluatie van het P&C-traject is het P&C-traject ook daadwerkelijk geëindigd.
15
