Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

1

Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.

2

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Proces Inkoop................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Proces Financieel Administratief ............................................................................ 5 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ...................... 5 5.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 5 5.3 Procesmodellen ................................................................................................. 6 5.4 Bijlagen ........................................................................................................... 35 6. Planning & Control ............................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ..... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7. Treasury .................................................................................................................... 36 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlagen handboek ........................................................................................................ 36 Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3

Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .................................. 37 Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ............................ 38 Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............................................... 39 Bijlage 18 Paraafformulier ............................................................................................ 40

4

5. Proces Financieel Administratief In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de “Financieel Administratieve Processen” van Brandweer Brabant-Noord.

5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief Onder Financieel Administratief verstaan we: ‘processen die binnen de financiële afdeling plaatsvinden, onder geheel onder de verantwoordelijkheid vallen van de teamleden van het financiële team, en de overige administratieve processen (zoals beschreven in de handboek) ondersteunen’. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.

Hoofdproces

§

Financieel Administratief Proces

5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6.1 5.3.6.2 5.3.6.3

Procesonderdelen/subprocessen Debiteuren- en crediteurenbeheer Memoriaalboekingen Parafenlijst Betalingen Verwerken bankafschrift Kas opmaken Uitgaande kasstromen Inkomende kasstromen

Interne Controle

IC Administratie

5.2 Relevante Regelgeving De relevante interne regelgeving voor het proces inkoop is als volgt. Interne Regelgeving - Regeling budgethouders Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011. - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Wijzigingsbesluit Algemene mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit Brandweer Brabant-Noord van 7 december 2011 - Algemene Inkoopvoorwaarden Brandweer Brabant-Noord 2012. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007.

5

5.3 Procesmodellen 5.3.1 Debiteuren- en crediteurenbeheer

Ont vangen f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Credit eur

1

Admin. mdw Wijziging van gegevens credit eur (bankrekening, NAW-gegevens)

2

Check in credit eurenbest and: nieuwe credit eur of wijzigen?

3

4 Nee Proces I nkoop van dienst en en goederen op rekening

Admin. mdw

Ja

Verif iëren bankrekeningnummer

5

Admin. mdw Aanmaken of wijzigen van credit eur in f inancieel pakket

6

Teamlid F&C Uit draaien van credit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van f act uur

7 Nee

Teamlid F&C Collegiale t oet s op invoer van nieuwe credit eur.

8

Teamlid F&C

Ja

Paraf eren uit draai credit eurgegevens

9

Admin. mdw Archiveren geparaf eerde credit eurgegevens en kopie f act uur

10

Map St amgegevens credit euren

11

12

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

Admin. mdw Maken f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Debit eur

13

Check in debit eurenbest and: nieuwe debit eur?

Ja

14

15 Nee Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

Admin. mdw

Verif iëren NAW gegevens

16

Admin. mdw Aanmaken van nieuwe debit eur in f inancieel pakket

17

Admin. mdw Uit draaien van debit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van verkoopf act uur Teamlid F&C

18 Nee

6

12

Proces I nkoop van goederen en dienst en op rekening

Admin. mdw Maken f act uur van (vermoedelijk) nieuwe Debit eur

13

Check in debit eurenbest and: nieuwe debit eur?

14

15 Nee Proces inkomst en (aanmaken f act uur)

Admin. mdw

Ja Verif iëren NAW gegevens

16

Admin. mdw Aanmaken van nieuwe debit eur in f inancieel pakket

17

Admin. mdw Uit draaien van debit eurgegevens uit f inancieel pakket plus kopie van verkoopf act uur

18 Nee

Teamlid F&C Cont role op invoer van nieuwe debit eur. Correct e invoer?

Ja

19

Teamlid F&C

Paraf eren uit draai debit eurgegevens

20

Admin. mdw Archiveren geparaf eerde debit eurgegevens en kopie f act uur

21

Map St amgegevens debit euren

22

23 Proces I nkomst en

1 2

3

Beschrijving bij procesmodel Debiteuren- en crediteurenbeheer Naam Functionaris Omschrijving Ontvangen factuur van Het ontvangen van een mogelijk nieuwe (vermoedelijk) nieuwe inkoopfactuur is de start van dit proces. Crediteur Wijziging van Een wijziging van de gegevens van de gegevens crediteur crediteur is mogelijk is (bankrekening, NAWgegevens) Check in Administratief De administratief medewerker checkt in crediteurenbestand: medewerker het financieel pakket of de crediteur nieuwe crediteur of bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de wijzigen? handelsnaam, het BTW-nummer, het bankrekeningnummer. Een crediteur is nieuw wanneer deze een unieke handelsnaam heeft met bijbehorend uniek

7

BTW nummer. Nieuwe crediteur?:  Zo nee; stap 4 volgt.  Zo ja; stap 5 volgt. 4

Proces Inkoop van diensten en goederen op rekening

Als crediteur (toch) bekend blijkt in het crediteurenbestand dan gaat het proces verder met het Proces inkoop van diensten en goederen op rekening. Dit proces is beschreven in paragraaf 2.3.1).

5

Verifiëren bankrekeningnummer

Administratief medewerker

Als een nieuwe crediteur opgenomen wordt dan dient het bankrekeningnummer geverifieerd te worden. Dit kan aan de hand van de inkoopfactuur. Bij wijziging van het bankrekeningnummer dient eerst telefonisch contact te worden opgenomen met de crediteur en hiervan een notitie in het Financieel Pakket gemaakt te worden.

6

Aanmaken of wijzigen van crediteur in financieel pakket


De crediteur wordt aangemaakt in het financieel pakket. De volgende gegevens worden in ieder geval opgenomen:  Handelsnaam.  Adres.  Bankrekening.  BTW-nummer.

7

Uitdraaien van crediteurgegevens uit financieel pakket plus kopie van factuur


Van de gegevens wordt uit het financieel pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt een kopie van een inkoopfactuur van de crediteur gemaakt.

8

Collegiale toets op invoer van nieuwe crediteur.

Teamlid Financiën & Control

Een teamlid van het team Financiën & Control controleert ingevoerde gegevens van de nieuwe crediteur. Daarbij is specifiek aandacht voor de juiste naam en bankrekening. Correcte invoer?:  Zo nee; stap 6 volgt.  Zo ja; stap 9 volgt.

9

Paraferen uitdraai crediteurgegevens


Op de uitdraai van de gegevens wordt door de controlerende medewerker een paraaf gezet.

10

Archiveren

Administratief

De uitdraai met de kopie inkoopfactuur

8

11

geparafeerde crediteurgegevens en kopie factuur Map Stamgegevens crediteuren

medewerker

worden opgeborgen in de map “stamgegevens crediteuren”. In de map “stamgegevens crediteuren” bevinden zich de gegevens van de (nieuwe) crediteuren op volgorde van crediteurnummer.

12

Proces Inkoop van goederen en diensten op rekening

Nadat de nieuwe crediteur is aangemaakt volgt het vervolg van het proces “Inkoop van goederen en diensten op rekening”. Zie paragraaf 2.3.1.

13

Maken factuur van (vermoedelijk) nieuwe Debiteur Check in debiteurenbestand: nieuwe debiteur?

Het aanmaken van een nieuwe verkoopfactuur is de start van dit proces.

14


De administratief medewerker checkt in het financieel pakket of de debiteur bekend is. Daarbij wordt gekeken naar de naam en de NAW gegevens. Een debiteur is nieuw wanneer deze een unieke naam heeft met bijbehorend unieke NAW gegevens Nieuwe debiteur?:  Zo nee; stap 15 volgt.  Zo ja; stap 16 volgt.

15

Proces inkomsten (aanmaken factuur)

Als debiteur (toch) bekend blijkt in het debiteurenbestand dan gaat het proces verder met het proces Inkomsten (aanmaken verkoopfactuur). Zie paragraaf 4.3.1.

16

Verifiëren NAW gegevens


Als een nieuwe debiteur opgenomen wordt dan dient de NAW-gegevens geverifieerd te worden. Verantwoordelijkheid voor juist aanleveren van de naw-gegevens ligt bij de opdrachtgever (verkoper) om de verkoopfactuur te maken.

17

Aanmaken van nieuwe debiteur in financieel pakket


De debiteur wordt aangemaakt in het financieel pakket. De volgende gegevens worden in ieder geval opgenomen:  Handelsnaam.  Adres. Indien bekend worden ook de volgende

9

gegevens opgenomen:  Bankrekening.  BTW-nummer. 18

19

Uitdraaien van debiteurgegevens uit financieel pakket plus kopie van verkoopfactuur Controle op invoer van nieuwe debiteur. Correcte invoer?


Van de gegevens wordt uit het financieel pakket een uitdraai gemaakt, ook wordt een kopie van een verkoopfactuur van de debiteur gemaakt.


De administrateur controleert de ingevoerde gegevens van de nieuwe debiteur. Daarbij is specifiek aandacht voor de juiste naam en adresgegevens. Correcte invoer?  Zo nee; stap 17 volgt.  Zo ja; stap 20 volgt.

20

Paraferen uitdraai debiteurgegevens


Op de uitdraai van de gegevens wordt door de controlerende medewerker een paraaf gezet.

21

Archiveren geparafeerde debiteurgegevens en kopie factuur Map stamgegevens debiteuren


De uitdraai met de kopie verkoopfactuur worden opgeborgen in de map “stamgegevens debiteuren”.

22

23

Proces Inkomsten

In de map “stamgegevens debiteuren” bevinden zich de gegevens van de (nieuwe) debiteuren op volgorde van debiteurnummer. Nadat de nieuwe debiteur is aangemaakt volgt het vervolg van het proces “Inkomsten”. Paragraaf 4.3.1.

10

5.3.2 Memoriaalboekingen Teamlid F&C Boekingen die niet via inkoop-, verkoop-, kas-, bankboek kunnen

1

Memoriaal boeken in financieel pakket

2

Teamlid F&C Uitdraai maken van memoriaalboeking uit financieel pakket

3 Nee

Administrateur Controle memoriaalboeking en invoer financieel pakket. Akkoord? Ja

4

Administrateur

Verwerken in financieel pakket en paraferen

5

Administrateur Archiveren formulier memoriaalboeking met achterliggende stukken

6

7 Proces afgerond

1

2

Beschrijving bij procesmodel Memoriaalboekingen Naam Functionaris Omschrijving Boekingen die niet via Memoriaal is een dagboek. Boekingen inkoop-, verkoop-, kas-, die niet in het inkoop-, verkoop-, bank-, bankboek kunnen en kasboek komen in het memoriaalboek. Bijvoorbeeld correcties, herverdeling grootboek, functioneel boeken pinpastransacties. Memoriaal boeken in financieel pakket


Het teamlid maakt aan de hand van de onderliggende stukken de memoriaalboeking in het financieel pakket. Voor het maken van de boeking wordt indien nodig contact gezocht met de administrateur.

11

3

Uitdraai maken van memoriaalboeking uit financieel pakket


Vanuit het financieel pakket maakt het teamlid een uitdraai (printscreen) van de memoriaalboeking. Deze uitdraai dient ten minste de volgende gegevens te bevatten:  Boekingsdatum;  Naam medewerker welke de memoriaalboeking heeft geboekt;  Boekstuknummer;  Boekingsgang (debet/credit);  Omschrijving;  Referentienummer;  Bedrag;  BTW-code;  IV3-code Vervolgens wordt deze uitdraai samen met de onderliggende stukken van de boeking aan de administrateur aangeleverd.

4

Controle memoriaalboeking en invoer financieel pakket. Akkoord?

Administrateur

De administrateur controleert aan de hand van uitdraai van de memoriaalboeking en de daadwerkelijke boeking in het financieel pakket de memoriaalboeking. Boeking akkoord?  Indien ja, stap 7 volgt.  Indien nee, stap 4 volgt.

5

Verwerken boeking in financieel pakket en paraferen

Administrateur

De administrateur verwerkt de boeking in het financieel pakket. Vervolgens voorziet de administrateur de printscreen van de memoriaalboeking van een paraaf en een datum.

6

Archiveren formulier memoriaalboeking met achterliggende stukken

Administrateur

De memoriaalboekingen met achterliggende stukken worden, gerangschikt naar documentnummer, opgeborgen in de map van de soort memoriaalboeking. De volgende memoriaalboekingen worden onderscheiden in Exact:  Algemeen;  Salarissen;  BTW;  Afschrijvingen + rente;  Opbrengsten;  Doorverdeling; 12

Hierbij dienen de memoriaalmappen een doorlopende nummering te kennen. De administrateur dient hierop toe te zien. 7

Proces afgerond

Na het archiveren is het proces afgerond.

13

5.3.3 Parafenlijst Nieuwe medewerk er

1

P&O-adv is eur Voorleggen v an 2 paraafformulier aan medewerk er

Ontbrek ende handtek ening

(Nieuwe) medewerk er BBN Ondertek enen paraafformulier

7

3

Wijz iging func tie

Fin.adm.mdw Paraafformulier 6 ops turen / wijz igen

4

P&O-adv is eur Wijz iging func tie c ommunic eren

5

Nieuwe paraaf Fin.adm.mdw Arc hiv eren paraafformulier

8 Wijz iging paraafformulier

9 Parafenlijs t c ompleet

Fin.adm.mdw Periodiek ops c honen parafenlijs t

10

Ops c honen Parafenlijs t

11

Fin.adm.mdw Arc hiv eren (oude) 12 parafenformulieren

13 Parafenlijs t opges c hoond

1

Beschrijving bij procesmodel Parafenlijst Naam Functionaris Omschrijving Nieuwe medewerker Als een nieuwe medewerker bij BBN in dienst komt start dit proces. Alle medewerkers met budget verantwoordelijkheid (budgethouders) dienen in de parafenlijst opgenomen te zijn.

2

Voorleggen van paraafformulier aan medewerker

3

Ontbrekende handtekening

P&O-adviseur

Bij indiensttreding wordt door de P&Oadviseur aan de medewerker een paraafformulier voorgelegd. Dit formulier zit bij het indiensttredingspakket. Het proces start ook als blijkt dat er een handtekening ontbreekt. (Bijv. bij het verwerken van een inkoopfactuur waar

14

een onbekende handtekening opstaat). 4

Wijziging functie

Een andere trigger voor het proces is een wijziging van een functie van een (toekomstig) budgethouder. Hiermee worden alle wijzigingen bedoeld die betrekking hebben op functies met budgetverantwoordelijkheid.

5

Wijziging functie communiceren

P&O-adviseur

Bij functiewijziging van een (toekomstig) budgethouder gaat er vanuit de P&Oadviseur een signaal naar de financieel administratief medewerker.

6

Paraafformulier opsturen / wijzigen

Financieel administratief medewerker

De financieel administratief medewerker stuurt een leeg paraafformulier door naar de nieuwe medewerker waarvan de paraaf nog ontbreekt in de parafenlijst. Ga naar stap 7. Wanneer er sprake is van een wijziging qua functie dan wordt er door de financieel administratief medewerker in de parafenlijst nagegaan of de medewerker hier reeds in zit. Indien dit het geval is wordt de einddatum van de huidige functie op het paraafformulier ingegeven. Vervolgens wordt de nieuwe functie met ingangsdatum op het paraafformulier ingegeven. Ga vervolgens naar stap 8. Bij wijzigingen qua functie van medewerkers waarvan nog geen paraaflijst aanwezig is wordt er door de financieel administratief medewerker een leeg paraafformulier doorgestuurd naar de nieuwe budgethouder. Ga naar stap 7.

7

Ondertekenen paraafformulier

(Nieuwe) medewerker BBN

De (nieuwe) medewerker van BBN tekent het formulier op naam en functie, zet een handtekening en een paraaf. Geeft de datum indienst aan. En vervolgens dateert de (nieuwe) medewerker het formulier.

8

Archiveren paraafformulier


De financieel administratief medewerker ontvangt het paraafformulier en neemt deze op in de parafenlijst.

9

Parafenlijst compleet

Einde van het proces is wanneer de 15

parafenlijst weer compleet is. 10

Periodiek opschonen parafenlijst

Periodiek zal de financieel administratief medewerker de parafenlijst opschonen.

11

Opschonen Parafenlijst


De financieel administratief medewerker schoont de parafenlijst op. Hiervoor wordt in overleg getreden met de P&Oadviseur(s) om te kijken of alle wijzigingen door zijn gekomen (check indienst / uitdienst / wijziging functie).

12

Archiveren (oude) parafenformulieren


De financieel administratief medewerker archiveert de overbodige (oude) parafenformulieren in het archief van de parafenlijst.

13

Parafenlijst opgeschoond

Einde van het proces is wanneer de parafenlijst opgeschoond is.

16

5.3.4 Betalingen Fi n .a d m .m d w We k e l i j k s e b e ta l i n g 1 i n k o o p fa c tu re n

Se l e c te re n e n fi a tte re 2 n v a n te b e ta l e n fa c tu re n i n fi n a n c i e e l p a k k e t

Fi n .a d m .m d w Bi j e l k a a r z o e k e n v a n3 te b e ta l e n fa c tu re n

Fi n .a d m .m d w Op s te l l e n b e ta l i n g s v o o rs te l b e ta a l b a tc h

4

Fi n .a d m .m d w

Ad m .m d w

Co n tro l e fa c tu re n u i t 5 b a tc h

Aa n p a s s e n b a n k re k e 6 ning o f b e d ra g Ne e

Ja Be ta a l o p d ra c h t v o o r 1 0 b e ta l i n g tu s s e n e i g e n re k e n i n g e n

Fi n .a d m .m d w

Be ta a l b a tc h v e rwe rk e 7 n e n b e ta a l o p d ra c h t aanm ak en

Fi n .a d m .m d w Eé n k e e r p e r we e k l o s1s1e b e ta l i n g e n a a n m a k e n

Im p o rte re n b e ta a l o p d ra c h t

Fi n .a d m .m d w Aa n m a k e n b e ta a l o p d ra c h t

12

8

Fi n .a d m .m d w Pri n te n a u to ri s a ti e fo rm u l i e r

9

Fi n .a d m .m d w Aa n l e v e re n 13 a u to ri s a ti e fo rm u l i e r m e t o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n b i j te k e n i n g s b e v o e g d e n Te k e n i n g s b e v o e g d e n

L o s s e b e ta l i n g n i e t a k k o o rd

Co n tro l e v o l l e d i g h e i d 1e4n a a n we z i g h e i d o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n . Ak k o o rd ? Ja

Be ta a l b a tc h n i e t a k k o o rd

Ne e

Te k e n i n g s b e v o e g d e n

Co n tro l e 15 b a n k re k e n i n g n u m m e rs e n b e d ra g

Ja

Te k e n i n g s b e v o e g d e n

Au to ri s a ti e fo rm u l i e r 1 6 te k e n e n d o o r te k e n i n g s b e v o e g d e n

Fi n .a d m .m d w Be ta a l o p d ra c h t 17 a u to ri s e re n e n v e rz e n d e n

Ad m .m d w Arc h i v e re n v a n 18 b e ta a l o p d ra c h te n e n o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n

19 Ve rwe rk e n b a n k a fs c h ri ft

17

1

Beschrijving bij procesmodel Betalingen Naam Functionaris Omschrijving Wekelijkse betaling Wekelijks worden de inkoopfacturen inkoopfacturen betaald.

2

Selecteren en fiatteren Financieel van te betalen facturen administratief in financieel pakket medewerker

De financieel administratief medewerker maakt vanuit het financieel pakket een selectie van te betalen facturen. (Creditfacturen worden verrekend). De inkoopfacturen met een vervaldatum die valt binnen de termijn van een week worden meegenomen in de betaling. De financieel administratief medewerker fiatteert deze zodat het niet meer mogelijk is wijzigingen aan te brengen.

3

Bij elkaar zoeken van te betalen facturen


De financieel administratief medewerker maakt vanuit het financieel pakket een lijst met de “te betalen facturen”.

4

Opstellen betalingsvoorstel betaalbatch


Vanuit de map “openstaande inkoop” worden de facturen die in het betalingsvoorstel zitten geselecteerd en bij het betalingsvoorstel gevoegd.

5

Controle facturen uit batch.


Aan de hand van de betaalbatch worden de facturen gecontroleerd. Daarbij is sowieso aandacht voor het bedrag en het bankrekeningnummer. Akkoord?  Indien ja; stap 7 volgt.  Indien nee; stap 6 volgt.

6

Aanpassen bankrekening of bedrag


7

Betaalbatch verwerken Financieel en betaalopdracht administratief aanmaken medewerker

In het financieel pakket worden de te betalen facturen “verwerkt”. Vanuit het financieel pakket wordt een betaalopdracht aangemaakt (Clieopbestand).

8

Importeren

Middels internetbankieren wordt de

Financieel

De administratief medewerker kan aanpassingen in bankrekening en bedrag doorvoeren. (Indien deze wijzigingen betrekking hebben op de stamgegevens dan wordt ook het proces crediteurenbeheer doorlopen)

18

betaalopdracht

administratief medewerker Financieel administratief medewerker

betaalopdracht ingelezen.

9

Printen autorisatieformulier

De financieel administratief medewerker print vanuit internetbankieren een autorisatieformulier.

10

Betaalopdracht voor betaling tussen eigen rekeningen

Betalingen tussen eigen rekeningen van BBN kan de start zijn van het proces betalingen.

11

Eén keer per week losse betalingen aanmaken

Eén keer per week worden betalingen verricht die niet vanuit het inkoopboek komen. Alleen indien dit noodzakelijk is wordt hier vanaf geweken.

12

Aanmaken betaalopdracht


Voor ‘losse’ betalingen wordt middels internetbankieren een betaalopdracht aangemaakt.

13

Aanleveren autorisatieformulier met onderliggende stukken


Het autorisatieformulier wordt met onderliggende stukken (facturen, declaraties etc.) door financieel administratief medewerker aangeleverd bij de tekeningbevoegden.

14

Controle volledigheid en aanwezigheid onderliggende stukken.

Tekeningbevoegden

De twee tekeningbevoegden controleren zichtbaar (vinkje zetten) het autorisatieformulier. Zijn de onderliggende stukken aanwezig? En corresponderen ze met elkaar? (zelfde bedrag, gelijk aantal betalingen, zelfde challengenummer) Akkoord?:  Indien ja; stap 15 volgt.  Indien nee; stap 13 volgt.

15

Controle Tekeningbevoegden bankrekeningnummers en bedrag.

De twee tekeningbevoegden controleren de betaalbatch. Daarbij gelden de volgende richtlijnen:  Voor losse betalingen aangemaakt middels internetbankieren worden alle bedragen en bankrekeningnummers op basis van een steekproef (op basis van de betalingslijst) gecontroleerd.  Voor betaalbatches aangemaakt vanuit het financiële pakket worden

19

steekproefsgewijs gecontroleerd. Deze controle gebeurt op basis van de betaallijst gegenereerd vanuit internetbankieren. Alle bedragen boven de €50.000 altijd zichtbaar controleren. Akkoord?:  Indien ja; stap 16 volgt.  Indien nee; stap 12 volgt in geval van “losse” betalingen en stap 6 volgt in geval van ‘betaalbatch betalingen”. 16

Autorisatieformulier tekenen door tekeningbevoegden

Tekeningbevoegden

De twee tekeningbevoegden tekenen het autorisatieformulier met:  Een handtekening.  Het responsnummer (te verkrijgen met challengenummer behulp van de numerator.(ING I-dentity Box)).

17

Betaalopdracht autoriseren en verzenden


De financieel administratief medewerker autoriseert met behulp van de twee responsnummers van de tekeningbevoegden de betaalopdracht bij internetbankieren.

18

Archiveren van Administratief betaalopdrachten en medewerker onderliggende stukken

Het betalingsvoorstel, het autorisatieformulier en onderliggende stukken worden gearchiveerd in de daarvoor bestemde mappen.

19

Verwerken bankafschrift

Einde van het proces, proces verloopt verder bij verwerken bankafschrift. Zie paragraaf 5.3.5.

20

5.3.5 Verwerken bankafschrift

Fin.adm.mdw. Dagelijks verwerken bankafschrift

1

Exporteren bankafschrift via internetbankieren

2

Fin.adm.mdw. Importeren bankafschrift in financieel pakket

3

Fin.adm.mdw. Printen en archiveren van het bankafschrift

4

Fin.adm.mdw. Boeken en waar mogelijk afletteren van regels bankafschrift

5

Fin.adm.mdw. Bijwerken mappen

6

7 Bankafschrift verwerkt

1

Beschrijving bij procesmodel Verwerken bankafschrift Naam Functionaris Omschrijving Dagelijks verwerken Elke werkdag wordt het bankafschrift bankafschrift verwerkt.

2

Exporteren bankafschrift via internetbankieren


De financieel administratief medewerker exporteert dagelijks het bankafschrift via internetbankieren.

3

Importeren bankafschrift in financieel pakket


De financieel administratief medewerker importeert dagelijks het bankafschrift in het financieel pakket

4

Printen en archiveren van het bankafschrift


Vanuit het financieel pakket wordt het bankafschrift geprint en gearchiveerd in een aparte map.

21

5

Boeken en waar mogelijk afletteren van regels bankafschrift


In het financieel pakket wordt het ingelezen afschrift verwerkt door de financieel administratief medewerker; de regels op het bankafschrift worden afgeletterd. Of de financieel administratief medewerker maakt, indien nodig, vanuit het afletterscherm een directe boeking in het grootboek. Dit zal met name zijn op het gebied van de declaraties en de salarisadministratie.

6

Bijwerken mappen

7

Bankafschrift verwerkt


De verschillende mappen (openstaande inkoop, te betalen declaraties etc.) bijwerken aan de hand van het bankafschrift. Einde van het proces is een verwerkt bankafschrift

22

5.3.6 Kas 5.3.6.1 Kas Opmaken Kassier / controleur Maandelijks

1

Kascontrole

2

Kassier / controleur Kasopmaakformulier invullen en ondertekenen

3

Kassier Is er een kasverschil?

Ja Niet akkoord Nee

4

Teamleider F&C

Akkoord kasverschil?

Teamleider F&C

5

Corrigerende maatregelen opstellen

Nee

Ja

6

Teamleider F&C

Controle kasstaat, 7 -boeking en -opmaakformulier

Teamleider F&C Onderliggende stukken kas naar fin.adm.mdw.

8

Niet akkoord

Fin.adm.mdw. Kasboeking in financieel pakket

9

Akkoord 10 Kas betreffende maand verwerkt

1.

Naam Maandelijks

Beschrijving bij procesmodel Kas opmaken Functionaris Omschrijving Elke maand moet de kas worden opgemaakt, gecontroleerd en geboekt. De intentie is om het opmaken, controleren en boeken van de kas in de eerste werkweek na de af te sluiten maand te hebben uitgevoerd.

23

Bij een kasoverdracht, vanwege het tijdelijke niet beschikbaar zijn van de kassier, wordt de kas overgedragen middels het opmaken van de kas en het invullen van het kasopmaakformulier door de kassier en zijn vervanger (controleur bij de telling). 2.

Kascontrole

Kassier / controleur

De kassier en een tweede medewerker van BBN sluiten op de eerste werkdag van de maand de kas af. Zij doen dit middels een kascontrole. De tweede medewerker van BBN (de controleur) moet een medewerker zijn die verder geen belang heeft bij de kas. Bij de kascontrole wordt er een telling gemaakt van het werkelijk in kas aanwezige contante geld. En een afzonderlijke telling van de voorraad aanwezig waardepapier. Verder wordt door de kassier de, gedurende de maand, ingevulde kasstaat gecontroleerd op volledigheid en juistheid. Wanneer de kasstaat akkoord is ondertekend de kassier de kasstaat.

3.

Kasopmaakformulier invullen en ondertekenen

Kassier / controleur

De telling van de kas wordt uitgewerkt op het kasopmaakformulier. Op dit opmaakformulier wordt een uitsplitsing gemaakt naar de aanwezige hoeveelheid per soort briefgeld (€ 500, € 200, etc.) / muntgeld (€ 2, € 1, etc.). Verder wordt er aan de hand van de kasstaat gekeken wat er volgens de kasadministratie in kas aanwezig zou moeten zijn. Na het invullen van het kasopmaakformulier wordt dit formulier gedateerd en ondertekend door zowel de kassier als de controleur. Bij een kasverschil wordt dit ook op het kasopmaakformulier aangegeven.

4.

Is er een kasverschil?

Kassier

Bij de kascontrole wordt gekeken of er sprake is van een kasverschil. Is er sprake van een kasverschil?:  Ja (ga naar stap 5);  Nee (ga naar stap 7).

24

5.

Akkoord kasverschil?

Teamleider Financiën & Control

Wanneer er een kasverschil geconstateerd is wordt door de kassier het ingevulde en ondertekende kasopmaakformulier aan de teamleider Financiën & Control geleverd. De teamleider Financiën & Control bekijkt of deze akkoord gaat met het kasverschil. Gaat de teamleider Financiën & Control akkoord met het kasverschil?:  Nee (ga naar stap 6);  Ja (ga naar stap 7). Kasverschillen tot € 100 moeten door de teamleider Financiën & Control ondertekend worden. Kasverschillen boven de € 100 moeten door het hoofd Bedrijfsvoering / Controller ondertekend worden.

6.

Corrigerende maatregelen opstellen


Wanneer de teamleider Financiën & Control niet akkoord gaat met het kasverschil zal deze corrigerende maatregelen treffen voor het kasverschil. Deze maatregelen worden doorgevoerd in de kasadministratie alvorens het kasopmaakformulier voor akkoord ondertekend wordt (ga terug naar stap 2).

7.

Controle kasstaat, boeking, en opmaakformulier


De teamleider Financiën & Control voert een controle uit op het geheel van de door de kassier aangeleverde stukken. Akkoord?:  Akkoord: de teamleider Financiën & Control levert de onderliggende stukken aan de financieel administratief medewerker (ga naar stap 8).  Niet akkoord: de teamleider Financiën & Control levert de onderliggende stukken aan de kassier. Met daarbij een uitleg over de aanvullingen/ aanpassingen welke benodigd zijn (stap 2).

8.

Onderliggende stukken kas naar fin.adm.mdw.

Fin.adm.mdw.

Door de teamleider Financiën & Control worden de onderliggende stukken, welke gebruikt zijn voor de controle van de kasboeking, doorgestuurd naar de financieel administratief medewerker.

25

De onderliggende stukken zijn: de kasstaat, het printverslag van de kasboeking, de kasgeleideformulieren met achterliggende stukken en het kasopmaakformulier. 9.

Kasboeking in financieel pakket

Fin.adm.mdw.

Door een financieel administratief medewerker wordt maandelijks de kas in Exact geboekt. Deze kasboeking wordt uitgevoerd aan de hand van de door de kassier ondertekende kasstaat en de kasgeleideformulieren met de achterliggende stukken. Door de financieel administratief medewerker wordt van de kasboeking een verslag vanuit Exact uitgeprint. Bij eventuele omissies in de stukken wordt dit teruggekoppeld met de teamleider Financiën & Control. Ga naar stap 7.

10.

Kas betreffende maand verwerkt

De kasmutaties van de voorgaande maand zijn nu in de financiële administratie verwerkt.

26

5.3.6.2 Uitgaande kasstromen Bes teller Ink oopbehoefte met k as geld

1

Ingev uld k as geleideformulier naar k as s ier

2

Niet ak k oord

Kas s ier Controle k as geleideformulier

Ak k oord Voors c hotbehoefte 4 v oor ink oop

3

Kas s ier

Geld uit k as

5

Bes teller Kas geleideformulier ondertek enen

6

Kas s ier Voors c hot of v erantwoording bes teding?

Voors c hot

7

8 Boek ing tus s enrek ening k as

Bes teller

Aank open goederen

9

Bes teller Verantwoording bes teding

Aanlev eren bewijs s tuk k en

10

Kas s ier Wis s elgeld?

11

12 Ja

Nee

Proc es k as : ink omende k as s tromen

Kas s ier Kas s taat inv ullen 13

Kas s ier Kas geleideformu- 14 lier + k as s taat arc hiv eren

15 Proc es k as opmak en

27

1.

Beschrijving bij procesmodel Uitgaande kasstromen Naam Functionaris Omschrijving Inkoopbehoefte met De aanleiding voor de start van het proces kasgeld is het ontstaan van een inkoopbehoefte met kasgeld. In dit deelproces wordt puur de afhandeling van de kas beschreven. Het voortraject (voordat het kasgeleideformulier deel bij de kassier terechtkomt) wordt beschreven in het deelproces “inkopen van goederen en diensten met kasgelden (paragraaf 2.3.4)).

2.

Ingevuld kasgeleideformulier naar kassier

Besteller

Door de besteller wordt een volledig ingevuld en ondertekend kasgeleideformulier aan de kassier overhandigd.  Indien er sprake is van een betaling uit de kas vanwege het door een medewerker voorschieten van een inkoop moet kasgeleideformulier deel B worden ingevuld.

3.

Controle kasgeleideformulier

Kassier

Door de kassier wordt een controle uitgevoerd op het aangeleverde kasgeleideformulier.  Is het kasgeleideformulier volledig ingevuld? Akkoord?:  Akkoord: ga naar stap 4.  Niet akkoord: De besteller moet er dan voor zorgen dat het kasgeleideformulier volledig wordt ingevuld. (ga naar stap 2)

4.

Voorschotbehoefte voor inkoop

5.

Geld uit kas

Het ontstaan van een voorschotbehoefte is een tweede trigger in dit proces. Via de kas is het ook mogelijk om een voorschot aan te vragen voor een inkoop. Kassier

Er kan sprake zijn van een tweetal soorten transacties in de kas waardoor geld de kas uitvloeit. Het verstrekken van een voorschot voor een inkoop (via kasgeleideformulier deel A) en een declaratie naar aanleiding van een inkoop (via kasgeleideformulier deel B). Beide formulieren kennen een andere aanpak.

28

Kasgeleideformulier deel A: Na aanvraag van het voorschot wordt door de kassier het kasgeleideformulier deel A ingevuld en voorzien van een registratienummer. Na het volledig invullen van het kasgeleideformulier deel A wordt door de kassier het bedrag, wat op het kasgeleideformulier wordt aangevraagd, uit de kas gehaald en overhandigt aan de besteller. 6.

Kasgeleideformulier ondertekenen

Besteller

Na het overhandigen van het geld wordt door de besteller getekend voor de ontvangst van het aangevraagde geldbedrag. Het tekenen voor ontvangst gebeurd op het kasgeleideformulier deel A, in het daartoe bestemde gedeelte.

7.

Voorschot of verantwoording besteding?

Kassier

Is er sprake van een voorschot of is er sprake van de verantwoording van een voorgeschoten bedrag bij een inkoop (verantwoording van een besteding).?:  Voorschot, ga naar stap 7;  Verantwoording besteding, ga naar stap 11.

8.

Boeking tussenrekening kas

9.

Aankopen goederen

Indien er een voorschot verstrekt is wordt dit door de kassier op de tussenrekening kas opgeboekt. De kassier beheert deze tussenrekening. Periodiek monitort de kassier de afloop van de voorschotten op de tussenrekening. Besteller

Door de aanvrager van het voorschot (besteller) worden de goederen ingekocht. Hierbij wordt een transactiebon opgevraagd bij de leverancier. Deze transactiebon moet bij voorkeur op naam van BBN worden gezet. N.B.: Uitzondering zijn de wedstrijdgelden. De uitgifte aan de wedstrijdploegen wordt vastgelegd op het formulier ‘wedstrijdvergoeding’.

10.

Aanleveren bewijsstukken

Besteller

De besteller levert na de inkoop de transactiebon en eventueel wisselgeld aan bij de kassier.

29

11.

Wisselgeld?

12.

Proces kas: inkomende kasstromen

Kassier

Is er sprake van wisselgeld bij de transactie?:  Ja, ga naar stap 10;  Nee, ga naar stap 11. De ontvangst van het wisselgeld wordt verder uitgewerkt in het proces ‘kas: inkomende kasstromen’ (vanaf stap 4). Verder wordt er door de kassier ook actie ondernomen (kas aanvullen) wanneer de kas door de uitgiften het minimum drempelbedrag van € 200 heeft bereikt.

13.

Kasstaat invullen

Kassier

Door de kassier wordt de op het kasgeleideformulier vastgelegde kasmutatie verwerkt in de kasstaat. Deze verwerking wordt opgeslagen in het Excel-bestand van de kasstaat.

14.

Kasgeleideformulier + kasstaat archiveren

Kassier

Na verwerking van de kasmutatie in de kasstaat wordt door de kassier het kasgeleideformulier gearchiveerd in de map kas. In deze map worden alle onderliggende stukken van alle kasmutaties opgeborgen per maand. Maandelijks wordt er aan het eind van de maand een print gemaakt van de kasstaat. Deze print wordt in de map kas opgeborgen achter het tabblad van de betreffende maand.

15.

Proces kas opmaken

Na het archiveren van de onderliggende stukken is de mutatie volledig verwerkt. Het proces kas opmaken volgt (paragraaf 5.3.6.1).

30

5.3.6.3 Inkomende kasstromen M i ni m um 1 drem pel bedrag k as berei k t

Aanv raag k as gel d2

Pas beheerder Contant gel d 3 opnem en bi j bank

Kas s i er Contant gel d v anui4t de organi s ati e

Gel d i n k as opbergen

5

Kas s i er / Storter Kas gel ei de6 form ul i er i nv ul l en en ondertek enen

Kas s i er Kopi e v an 7 k as gel ei deform ul i er naar s torter

Kas s i er Inv ul l en k as s taat 8 (s torti ng k as )

Kas s i er

Kas s i er / Control eur

Ov ers c hri j dt k as 9 het m ax i m um drem pel bedrag?

Afrom en k as

10

Ja Pas beheerder Storti ng bi j bank 11

Kas s i er Inv ul l en 12 k as gel ei deform ul i er

Nee

Kas s i er Kopi e k as gel ei de-13 form ul i er naar pas beheerder

Kas s i er Arc hi v eren onderl i ggende s tuk k en

Kas s i er 15

Inv ul l en k as s taat 14 (afs torti ng bank )

16

Proc es k as opm ak en

31

1.

Beschrijving bij procesmodel Inkomende kasstromen Naam Functionaris Omschrijving Minimum De aanleiding voor de start van het proces drempelbedrag kas is het bereiken van een minimum bereikt drempelbedrag in de kas. Dit drempelbedrag bedraagt € 200.

2.

Aanvraag kasgeld

3.

Contant geld opnemen bij bank

Op het kasgeleideformulier is opgenomen dat wanneer een besteller een bedrag van € 200 of meer uit de kas nodig heeft dat deze besteller dan eerst telefonisch contact op moet nemen met de kassier om te kijken of er voldoende kasgeld aanwezig is voor de aanvraag. Pasbeheerder

In de digitale kasstaat (Excel-bestand) wordt het totaalbedrag van wat er in kas zou moeten zitten automatisch aangepast bij elke mutatie die in de kasstaat wordt verwerkt. Wanneer er nog maar € 200 in kas zit (zichtbaar in kasstaat) gaat de kassier of een pasbeheerder met de bankpas van Centraal naar de pinautomaat. Vervolgens wordt het benodigde kasgeld middels een pintransactie opgevraagd. De transactiebon van de pintransactie wordt bewaard als bewijsstuk. De hoogte van de pintransactie is afhankelijk van het reeds aanwezige kasgeld. Het streven is om middels de kasopname het geld in kas weer aan te vullen tot € 500.

4.

Contant geld vanuit de organisatie

5.

Geld in kas opbergen

Vanuit BBN kan er ook nog contant geld terugvloeien naar de kas. Hierbij valt te denken aan wisselgeld van een eerder uit de kas verkregen voorschot. Kassier

Het contante geld wat bij de bank is opgenomen of het contante geld wat vanuit de organisatie binnenkomt wordt door de kassier geteld en in de kas opgeborgen.

32

6.

Kasgeleideformulier invullen en ondertekenen

Kassier / Storter

Wanneer er sprake is van wisselgeld vanuit de organisatie wordt er door de kassier een kasgeleideformulier deel A volledig ingevuld en ondertekend voor ontvangst op het daartoe bestemde gedeelte (‘retour voorschot’). In alle overige gevallen van een storting in de kas wordt door de kassier het kasgeleideformulier deel C volledig ingevuld en ondertekend voor ontvangst. Wanneer er sprake is van een opname bij de bank levert de storter de transactiebon aan bij de kassier. Dit bewijsstuk wordt gevoegd achter het kasgeleideformulier deel C. Wanneer er sprake is van wisselgeld bij een inkoop per kas wordt er gekeken naar de transactiebon van de inkoop. Om zo de correctheid van het wisselgeld vast te kunnen stellen. De transactiebon wordt bij de verantwoording van de besteding (stap 8 paragraaf 2.3.4) achter het kasgeleideformulier deel B opgeborgen.

7.

Kopie van kasgeleideformulier naar storter

Kassier

De kassier maakt een kopie van het volledig ingevulde en ondertekende kasgeleideformulier deel A/C. De kassier geeft het origineel aan de storter. De kopie van het kasgeleideformulier deel A/C is voor de kassier.

8.

Invullen kasstaat (storting kas)

Kassier

Door de kassier wordt aan de hand van het kasgeleideformulier deel A/C van de kasstorting de kasstaat aangevuld met deze kasmutatie.

9.

Overschrijdt kas het maximum drempelbedrag?

Kassier

Door de kassier wordt na het invullen van de kasstaat gekeken of de kas niet het maximum bedrag overschrijdt. Dit maximum bedraagt € 1000. Wordt het drempelbedrag overschreden?:  Ja, ga naar stap 10. Een uitzondering hierop is een overschrijding vanwege wedstrijdgelden. Bij wedstrijden doen er vaak meerdere ploegen van BBN mee. Deze wedstrijdgelden worden vaak ongeveer 33

gelijktijdig bij de kassier aangevraagd/opgehaald. De kans op overschrijding van het drempelbedrag is hierdoor zeer groot. Bij een overschrijding vanwege wedstrijdgelden hoeft er niet afgeroomd te worden.  Nee, ga naar stap 13 (einde proces). 10.

Afromen kas

Kassier /Controleur

De kas wordt afgeroomd totdat de kas weer het totaalbedrag van € 500 bevat. Er wordt een telling gemaakt van het af te storten kasgeld. Deze telling wordt door de kassier en een controleur uitgevoerd. Hiervan wordt een opmaakformulier ingevuld en dit wordt door de kassier en de controleur ondertekend. (De controleur is een tweede medewerker van het team financiën/control welke geen belang heeft bij de kas)

11.

Storting bij bank

Pasbeheerder

Na de telling wordt door de pasbeheerder het af te storten kasgeld naar de bank gebracht. Hier wordt de storting gemaakt. Van de storting wordt de transactiebon bewaard als bewijsstuk.

12.

Invullen kasgeleideformulier

Kassier

De pasbeheerder overhandigt de transactiebon aan de kassier. De kassier vult een kasgeleideformulier deel C in voor het bedrag dat van de kas is afgeroomd. Na het invullen van het kasgeleideformulier deel C wordt door de kassier het formulier gedateerd en ondertekend.

13.

Kopie kasgeleideformulier naar pasbeheerder

Kassier

De kassier maakt een kopie van het volledig ingevulde en ondertekende kasgeleideformulier deel C. De kassier geeft het origineel aan de pasbeheerder. De kopie van het kasgeleideformulier deel C is voor de kassier.

14.

Invullen kasstaat (afstorting bank)

Kassier

Door de kassier wordt aan de hand van het kasgeleideformulier deel C (van de storting bij de bank) de kasstaat aangevuld met deze kasmutatie.

15.

Archiveren

Kassier

De kassier archiveert vervolgens het 34

16.

onderliggende stukken

kasgeleideformulier deel C met de achterliggende stukken in de map kas bij de betreffende maand.

Proces kas opmaken

Na het archiveren van de onderliggende stukken is de mutatie volledig verwerkt in de kasadministratie.

5.4 Bijlagen Bij het proces Financieel Administratief horen de volgende bijlagen: -

Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot (zie bijlage 15); Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas (zie bijlage 16); Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas (zie bijlage 17); Paraafformulier (zie bijlage 18);

35

Bijlagen handboek

36

Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot

37

Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas

38

Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas

39

Bijlage 18 Paraafformulier

40

Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Recommend Documents