Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord

Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012

1

Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.

2

Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Proces Inkoop................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Proces Inkomsten .................................................................................................... 5 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten .............................................. 5 4.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 6 4.3 Procesmodellen ................................................................................................. 7 5. Proces Financieel Administratief ................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control ............................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ..... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7. Treasury ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlagen handboek ........................................................................................................ 15 Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ............................................................................. 16 Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3

Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 18 Paraafformulier ..................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

4

4. Proces Inkomsten In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van de Inkomsten van Brandweer Brabant-Noord.

4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten Onder inkomsten verstaan we: ‘geld dat via kas of bankrekening binnenkomt’. In dit proces onderscheiden we de totstandkoming van vorderingen (verplichtingen van derden aan de BBN) waaruit inkomsten tot stand komen en de administratie van deze vorderingen. Er zijn diverse inkomsten te onderscheiden. Dit onderscheid maken we aan de hand van de aanleidingen van waaruit vorderingen ontstaan. We benoemen de volgende verschillende inkomsten met de daarbij behorende aanleidingen: - Subsidies en bijdragen = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en aan BBN beschikbaar wordt gesteld door overheidsorganen om bepaalde activiteiten uit te voeren ten behoeve van afgesproken doelen. Dit zijn bedragen om door de subsidieverstrekker gestelde doelen te realiseren. Over deze inkomsten moet verantwoording afgelegd worden aan de subsidieverstrekker. Voorbeelden hiervan zijn de Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR), projectsubsidies, inwonerbijdragen van gemeenten. - Inkomsten uit verkoop aan derden = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van een door ons geleverde dienst of goed. Voorbeelden hiervan zijn de verkoop van materiaal (brandweerpakken), wachtdienst theater, meldingen aannemen Siemens, opleidingen, detachering. - Door te belasten uitgaven = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van eerdere door BBN gedane uitgaven, omdat deze doorgefactureerd kunnen worden aan een derde partij. Voorbeeld hiervan zijn de betaling van snelheidsovertredingen door BBN, en de vordering ervan bij de snelheidsovertreder. - Door te betalen bedragen aan derden = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en door ons aan derden doorbetaald dient te worden. Voorbeeld hiervan is de doorbetaling van de “BTW-compensatie BDUR” aan gemeenten. We maken onderscheid tussen de volgende procesonderdelen:

Hoofdproces Inkomsten

§ 4.3.1 4.3.2

Procesonderdelen/subprocessen Vorderingen Incasso

Interne Controle IC Inkomsten en middelenbeheer

5

4.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces inkomsten is als volgt. Externe regelgeving - Besluit rijksbijdragen bijstands- en bestrijdingskosten. - Circulaires en beschikkingen ministerie BZK. - Subsidiebeschikkingen Rijk / provincie / gemeente (c.q. andere onderliggende stukken van bijdrageverstrekkingen). - Wet op de Veiligheidsregio. Interne Regelgeving - Algemeen mandaat- volmacht- en machtigingsbesluit BBN 2011. - Financiële verordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Organisatieverordening Veiligheidsregio Brabant-Noord 2007. - Treasurystatuut 2011. - Regeling budgethouders BBN 2009.

6

4.3 Procesmodellen 4.3.1 Vorderingen

Su b s i d i e s e n b i j d ra g e1n

In k o m s te n (v e rk o o p a2a n d e rd e n )

Do o rb e l a s ti n g v a n u i tg a v e n

3

Do o r te b e ta l e n b e d ra g e n

4

Ad m i n i s tra te u r On tv a n g s t v a n s i g n a l6e n v o rd e ri n g e n

T e rm i j n a d m i n i s tra ti e 5

Ad m i n i s tra te u r Pe ri o d i e k te ru g k e re n d7?

Ne e

F i n .a d m .m d w Op n e m e n i n 8 te rm i j n a d m i n i s tra ti e

Ja

Ad m i n i s tra te u r

F a c tu u r v e rs tu re n ?

Ad m i n .m d w

9

Vo rd e ri n g o p n e m e n i n1 0 d e b i te u re n a d m i n i s tra ti e Ne e

Ja 12

Ja

Ad m i n .m d w

Ni e u we De b i te u r?

11

Pro c e s De b i te u re n b e h e e r Ne e

Ad m i n .m d w

Pro e ffa c tu u r m a k e n i n1 3 fi n a n c i e e l p a k k e t

Ad m i n i s tra te u r Pro e ffa c tu u r OK?

Ja

Ne e

14

Ad m i n .m d w

De fi n i ti e v e fa c tu u r 15 m a k e n m e t fi n a n c i e e l pak k et

Ad m i n .m d w Ve rs tu re n fa c tu u r e n 1 6 a rc h i v e re n fa c tu u r m e t a c h te rl i g g e n d e s tu k k e n

De b i te u re n a d m i n i s tra1ti7e

18

Pro c e s Ve rwe rk e n Ba n k a fs c h ri ft

1

Beschrijving bij procesmodel Vorderingen Naam Functionaris Omschrijving Subsidies en bijdragen Subsidies en bijdragen zijn een mogelijke start van het proces. Stukken waaruit deze vorderingen voortvloeien en zijn vastgesteld zijn bijvoorbeeld:

7

 De Brandweerwet.  Besluit rijksbijdragen bijstands- en bestrijdingskosten.  Circulaires en beschikkingen ministerie BZK.  Subsidiebeschikkingen Rijk / provincie / gemeente (c.q. andere onderliggende stukken van bijdrageverstrekkingen) Voorbeelden hiervan zijn de Brede Doel Uitkering Rampenbestrijding (BDUR), projectsubsidies, inwonerbijdragen van gemeenten. 2

Inkomsten door verkoop aan derden

Inkomsten uit verkoop aan derden = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van een door ons geleverde dienst of goed. Voorbeelden hiervan zijn de verkoop van materiaal (brandweerpakken), wachtdienst theater, meldingen aannemen Siemens, opleidingen, detachering.

3

Doorbelasting van uitgaven

Doorbelasting van uitgaven = Geld dat via kas of bankrekening binnenkomt naar aanleiding van eerdere door BBN gedane uitgaven, omdat deze doorgefactureerd kunnen worden aan een derde partij. Voorbeeld hiervan zijn de betaling van snelheidsovertredingen door BBN, en de vordering ervan bij de snelheidsovertreder.

4

Door te betalen bedragen

Door te betalen bedragen aan derden = geld dat via kas of bankrekening binnenkomt en door ons aan derden doorbetaald dient te worden. Voorbeeld hiervan is de doorbetaling van de “BTWcompensatie BDUR” aan gemeenten.

5

Termijnadministratie

De termijnadministratie is een planning van de te verwachten vorderingen. Hierin wordt opgeslagen welke vorderingen wanneer aan de orde komen. Deze lijst wordt samengesteld op basis van ervaring op voorgaande jaren en signalen zonder dat een concrete vordering uitstaat. De termijnadministratie kan ook de start van het proces. Indien uit de termijnadministratie blijkt dat de termijn voor de vordering verstreken is kan 8

overgegaan worden tot stap 6. 6

Ontvangst van signalen vorderingen

Administrateur

De administrateur ontvangt de diverse signalen voor. De administrateur fungeert als loket voor vorderingen.

7

Periodiek terugkerend?

Administrateur

De administrateur beoordeelt de signalen welke hij/zij binnenkrijgt. Is deze vordering periodiek terugkerend?:  Indien ja. De vordering wordt doorgegeven aan de financieel administratief medewerkers. Stap 8 volgt.  Indien nee; stap 9 volgt

8

Opnemen in termijnadministratie

Financieel administratief medewerker

Indien de vorderingen periodiek terugkerend zijn worden deze opgenomen in de termijnadministratie. Hier worden de volgende gegevens van de (te verwachten) vordering opgenomen  Onderwerp.  Aantal termijnen (factuur).  Termijn.  Bedrag.  Relatie.  Einddatum.  Verantwoordelijke(n).  Grootboekrekening. Aan de hand van de termijnadministratie wordt door de financieel administratief medewerker gemonitord of de inkomsten volledig binnenkomen. Indien nodig wordt er door de financieel administratief medewerker actie ondernomen.

9

Factuur versturen?

Administrateur

De administrateur weegt af voor welke vorderingen een factuur verstuurd dient te worden. In het algemeen gelden de volgende uitgangspunten;  Voor bijdragen van overheden sturen we wel een verkoopfactuur, voor toegewezen subsidies niet.  Voor verkoop aan derden sturen we wel een verkoopfactuur.  Voor door te belasten uitgave sturen we een verkoopfactuur.

9

De administrateur beoordeelt of er een verkoopfactuur verstuurd dient te worden. Verkoopfactuur versturen?:  Indien ja; stap 11 volgt.  Indien nee; stap 10 volgt. 10

Vordering opnemen in Administratief debiteurenmedewerker administratie

De administratief medewerker neemt vorderingen op in de debiteurenadministratie in het financieel pakket door een post op te nemen in het verkoopboek.

11

Nieuwe Debiteur?

Voor het aanmaken van een proefverkoopfactuur controleert de administratief medewerker in het debiteurbestand of deze debiteur bekend is. Is er sprake van een nieuwe debiteur?:  Indien ja; proces debiteurenbeheer volgt. Ga naar stap 13.  Indien nee; stap 10 volgt.

12

Proces Debiteurenbeheer

13

Proeffactuur maken in financieel pakket

Administratief medewerker

De administratief medewerker maakt op basis van de opdracht een proefverkoopfactuur.

14

Proeffactuur OK?

Administrateur

De administrateur controleert de proefverkoopfactuur op de volgende punten:  De datum van de verkoopfactuur.  Vermelding van een opeenvolgend verkoopfactuurnummer.  Het btw-nummer van de debiteur indien dit een bedrijf waar het een internationale levering/dienst betreft.  NAW-gegevens van de klant.  De hoeveelheid en aard van de geleverde goederen en/of diensten.  De datum of het tijdvak van de levering van de goederen en/of dienst.  Het toegepaste btw-tarief.  Het te betalen btw-bedrag.  Juiste grootboekrekening.  Juiste artikel gebruikt.

Administratief medewerker

Het proces debiteurenbeheer beschrijft hoe een nieuwe debiteur aangemaakt kan worden.

Is de proefverkoopfactuur akkoord?: 10

 Indien ja; stap 16 volgt.  Indien nee; stap 14 volgt. 15

Definitieve factuur maken met financieel pakket

Administratief medewerker

De definitieve verkoopfactuur wordt gemaakt en uitgeprint door de administratief medewerker. De vordering komt met het maken van de definitieve verkoopfactuur ook terecht in de debiteurenadministratie.

16

Versturen factuur en archiveren factuur met achterliggende stukken

Administratief medewerker

Nadat de definitieve verkoopfactuur is uitgeprint wordt deze met de post verstuurd. Een kopie met de achterliggende stukken wordt gearchiveerd in de map “ Verkoop”.

17

Debiteurenadministratie

In de debiteurenadministratie staan de debiteuren, openstaande bedragen en betalingstermijn opgenomen.

18

Proces Verwerken Bankafschrift

Nadat de verkoopfactuur verstuurd is volgt het proces verwerken van het bankafschrift. Zie paragraaf 5.3.5.

11

4.3.2 Incasso Wekelijks wordt een overzicht uitgedraaid van de openstaande posten. Van deze openstaande posten wordt gekeken of deze vervallen zijn en hoeveel herinneringen er gestuurd zijn. Facturen vervallen na 30 dagen en herinneringen na 14 dagen. Naar aanleiding van deze check worden de volgende processtappen gevolgd. Fin. adm . m dw O penst aande post of her inner ing ver vallen

1

Voor st el doen over t e nem en act ie

2

Cont r oller / Team leider F&C Besluit nem en over t e volgen act ie

3

Fin. adm . m dw Ver st ur en van ( volgende) her inner ing

4

Fin. adm . m dw Bellen van de debit eur

5

Cont r oller / Team leider F&C I ncassobur eau inschakelen

6

Cont r oller / Team leider F&C Vor der ing oninbaar ver klar en

7

Fin. adm . m dw Schr if t elijke bevest iging t oevoegen aan dossier

8

Cont r oller / Team leider F&C Passende ander e act ie

9

Fin. adm . m dw Debit eur enadm inist r at ie

11

Aant ekening in debit eur enadm inist r at ie

10

12 Pr oces ver wer ken bankaf schr if t

1

2

Beschrijving bij procesmodel Incasso Naam Functionaris Omschrijving Openstaande post of Begin van het proces is het vervallen van herinnering vervallen een openstaande post of het vervallen van een herinnering. (dit kan zijn een eerste, tweede of derde herinnering). Wekelijks wordt een overzicht gemaakt van de vervallen posten. Voorstel doen over te nemen actie

Financieel administratief medewerker

Na de start van het proces wordt door de financieel administratief medewerker een afweging gemaakt over de te volgen acties. De financieel administratief medewerker doet vervolgens een voorstel over deze te nemen actie(s) aan de controller of teamleider Financiën & Control. Hierbij wordt een afweging gemaakt waarin de volgende uitgangspunten gelden;

12

 Debiteuren dienen correct en op tijd te betalen, we hanteren de deadlines voor betalen strak.  We zetten die middelen in die de betaling van openstaande posten bewerkstelligen en passend zijn bij de situatie.  We zijn ons bewust van de relatie met de debiteur en het belang van de relatie voor BBN. Voorafgaand aan het bepalen van de gepaste actie stelt de financieel administratief medewerker de volgende vragen;  Staat de post echt open? (staat er geen creditnota tegenover?)  Is de betaling misschien niet of verkeerd afgeletterd? 3

Besluit nemen over te volgen actie

Controller / teamleider Door de controller / teamleider Financiën Financiën & Control & Control wordt een besluit genomen over de te volgen actie. Deze actie wordt vervolgens uitgezet. Welke actie ondernemen?  Indien een openstaande post is vervallen of een eerste of tweede herinnering is vervallen kan een herinnering verstuurd worden en volgt stap 3.  Indien er een warme of bijzondere relatie is met de debiteur kan gebeld worden over de openstaande post (bijv. gemeenten, opdrachtgevers, ouders jeugdbrandweer). Na het vervallen van een tweede herinnering dient sowieso gebeld te worden. Stap 4 volgt.  Na het vervallen van de derde herinnering kan overgegaan worden tot het inschakelen van een incassobureau, dit in overleg met de Controller of teamleider Financiën & Control. Stap 5 volgt.  In sommige gevallen kan overgegaan worden tot het oninbaar verklaren van vorderingen. Bijvoorbeeld als de administratieve lasten niet opwegen

13

tegen de mogelijkheden om de vorderingen alsnog te innen, of als er geen verhaalmogelijkheden zijn. Stap 6 volgt.  In enkele gevallen kan ook besloten worden een passende andere actie te ondernemen, dit kan alleen als dit in het belang is van een correcte betaling en een goede relatie. (Bijvoorbeeld in het geval de vordering is gericht aan (ex)personeel, afwachten in het geval debiteur heeft gevraagd om uitstel, contact opnemen met de curator in het geval van een faillissement, voor vorderingen op personeelsleden kan het verstandig zijn dit via de leidinggevende te laten verlopen). Stap 7 volgt. 4

Versturen van Financieel (volgende) herinnering administratief medewerker

De financieel administratief medewerker maakt na opdracht van de teamleider Financiën & Control een herinnering aan.

5

Bellen van de debiteur

Financieel administratief medewerker

De financieel administratief medewerker belt de debiteur. Om navraag te doen over de status van de openstaande vordering.

6

Incassobureau inschakelen

Controller / teamleider De controller / teamleider Financiën & Financiën & Control Control kan besluiten om over te gaan tot het inschakelen van een incassobureau. De opdracht aan het incassobureau dient door de controller of door de teamleider Financiën & Control gegeven te worden.

7

Vordering oninbaar verklaren

Controller / teamleider De controller / teamleider Financiën & Financiën & Control Control kan openstaande vorderingen oninbaar laten verklaren.

8

Schriftelijke bevestiging toevoegen aan dossier

Financieel administratief medewerker

9

Passende andere actie

Controller / teamleider In enkele gevallen kan ook besloten Financiën & Control worden een passende andere actie te ondernemen, dit kan alleen als dit in het belang is van een correcte betaling en een goede relatie. Bijvoorbeeld in het geval de vordering is gericht aan (ex)personeel,

De financieel medewerker voegt bij het dossier een schriftelijke bevestiging met toelichting welke ondertekend is door de controller / teamleider Financiën & Control.

14

afwachten in het geval debiteur heeft gevraagd om uitstel, contact opnemen met de curator in het geval van een faillissement, voor vorderingen op personeelsleden kan het verstandig zijn dit via de leidinggevende te laten verlopen, ook een betalingsregeling is een mogelijke optie. 10

Aantekening maken in Financieel debiteurenadministratief administratie medewerker

In het financieel pakket wordt na elke stap een aantekening gemaakt. Waarom welke actie ondernomen? Wat is er besproken met wie en wat is er afgesproken? Deze aantekeningen vormen het dossier.

11

Debiteurenadministratie

In de debiteurenadministratie staan de debiteuren, openstaande bedragen en betalingstermijn opgenomen.

12

Proces verwerken bankafschrift

Nadat aantekening in het financieel pakket is gemaakt volgt het proces verwerken van het bankafschrift. Daar worden binnengekomen bedragen verwerkt in de debiteurenadministratie. Zie paragraaf 5.3.5.

15

16