Administratieve Organisatie Interne Controle Brandweer Brabant-Noord
Datum: 06 december 2012 Versie 1.3 Opdrachtgevers: Anne Hellings, Niek Mertens Opstellers: Arjen Timmermans en Thijs Jagersma Update uitgevoerd door: Arjen Timmermans Vastgesteld door het KMT op 10 dec. 2012
1
Administratieve Organisatie / Interne Controle Handboek AO/IC met daarin een beschrijving van de (financiële) Administratieve Organisatie en een bijbehorend plan voor de Interne Controle.
2
Inhoud Inhoud ............................................................................................................................. 3 1. Inleiding ......................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.1 Doel van het handboek AO/IC ................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.2 Overzicht en afbakening Administratieve Organisatie BBN . Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.3 Beschrijven van processen ....................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.4 Totstandkoming van dit Handboek .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 1.5. Borging en Doorontwikkeling ................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2. Proces Inkoop................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkoop .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3. Proces Salarisverwerking en vergoedingen ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.1 Afbakening en Omschrijving Proces Salarisverwerking en vergoedingen Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.2. Relevante Regelgeving ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4. Proces Inkomsten ........................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.1 Afbakening en Omschrijving Proces Inkomsten ............ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 4.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5. Proces Financieel Administratief ................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.1 Afbakening en Omschrijving Proces Financieel Administratief ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 5.4 Bijlagen .................................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6. Planning & Control ............................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.1 Afbakening en Omschrijving Proces Planning & Control ..... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.2 Relevante Regelgeving ............................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 6.3 Procesmodellen ........................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 7. Treasury ...................................................................................................................... 5 7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury ................................................. 5 7.2 Relevante Regelgeving ..................................................................................... 5 7.3 Procesmodellen ................................................................................................. 7 Bijlagen handboek ................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 1 Voorbeeld bestelformulier ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 Declaratieformulier ................................ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 3 Registratieformulier verstrekken bankpas ..................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 4 Geleideformulier pinpas- en creditcardtransacties ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 5 Presentielijst brand ................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 6 Presentielijst hulpverlening .................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 3
Bijlage 7 Urenlijst (declaratie-uren) ...................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 8 Presentielijst oefenen (voorbeeld) .......... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 9 Declaratieformulier reiskosten auto ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 10 Declaratieformulier reiskosten openbaar vervoer ....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 11 Declaratieformulier verblijfskosten ...... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 12 Voorschottenbeleid............................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 13 Formulier voorschot salaris .................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 14 Werkinstructie registreren uren vrijwilligers .............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 15 Kasgeleideformulier deel A: Verstrekken voorschot .. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 16 Kasgeleideformulier deel B: Declaratie per centrale kas ... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 17 Kasgeleideformulier deel C: Storting in kas ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 18 Paraafformulier ..................................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
4
7. Treasury In dit hoofdstuk leest u een beschrijving van de Administratieve Organisatie van het proces van Treasury van Brandweer Brabant-Noord.
7.1 Afbakening en Omschrijving Proces Treasury Treasury is het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De uitgangspunten van het treasurybeleid zijn vastgelegd in het treasurystatuut. In de handboek beschrijven we een drietal processen, namelijk Kas, Cashmanagement en Leningenbeheer. -
Kas omvat het bewaren van geldmiddelen in relatie tot het ontvangen en verrichten van betalingen in contant geld. Zowel voor het ontvangen van contante gelden als voor het doen van betalingen. Cashmanagement is het zorgen voor de aanwezigheid van voldoende liquide middelen en de rente- en overige kosten (intern en extern) verbonden aan deze geldstromen te minimaliseren. Leningenbeheer is het creëren van een optimale leningenportefeuille, waarbij wordt voorzien in de toekomstige behoefte aan vreemd vermogen tegen zo laag mogelijke kosten en de financiële risico’s worden geminimaliseerd.
Procesonderdelen: We maken in het proces Treasury onderscheid tussen de volgende procesonderdelen.
Hoofdproces
Treasury
§
Procesonderdelen/subprocessen
7.3.1
Cashmanagement: Kort financieringsbeleid Cashmanagement: Saldobeheer Cashmanagement: Bankrelatiebeheer Leningenbeheer
7.3.2 7.3.3 7.3.4
Interne Controle
IC Treasury
7.2 Relevante Regelgeving De relevante interne en externe regelgeving voor het proces ‘Treasury’ bestaat uit de volgende documenten: Externe regelgeving - Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). - Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Interne regelgeving - Treasurystatuut 2011. - Algemeen mandaat- volmacht en machtigingsbesluit BBN met bijlage “bevoegdhedenoverzicht BBN”.
5
-
Voorstel Treasury statuut BBN van 7 december 2011 (inclusief aangepaste bevoegdheden t.b.v. het Algemeen mandaat- volmacht en machtigingsbesluit BBN)
6
7.3 Procesmodellen 7.3.1 Cashmanagement: Kort financieringsbeleid Adminis trateur J aarlijk s
1
Ops tellen 2 liquiditeits prognos e
Adminis trateur Bewak en 3 liquiditeits prognos e
Teamleider F & C Kwartaal-ev aluatie 4 k ort financ ierings beleid
Bepalen 5 financ ierings beleid
Teamleider F & C Communic eren 6 financ ierings beleid met team
Adminis trateur Proc es s aldobeheer
7
Is er s prak e v an 8 een tek ort/ov ers c hot?
Ja
Adminis trateur Tek ort indek k en / 10 Ov ers c hot beleggen
Nee 9
Einde proc es
1.
Naam Jaarlijks
11
Proc es leningenbeheer
Beschrijving bij procesmodel Kort financieringsbeleid Functionaris Omschrijving Jaarlijks wordt de liquiditeitsprognose opgesteld tijdens het begrotingstraject.
2.
Opstellen liquiditeitsprognose
P&C-adviseur
De liquiditeitsprognose wordt jaarlijks opgesteld door een P&C-adviseur. Bij het opstellen van de liquiditeitsprognose zet de P&C-adviseur de verwachte inkomsten en het huidige banksaldo af tegen de benodigde budgetten en de verwachte investeringen.
3.
Bewaken liquiditeitsprognose
Administrateur
Door de administrateur wordt elk kwartaal de liquiditeitsprognose aangepast op basis van marktontwikkelingen en verwachtingen van uitgaven en inkomsten binnen BBN op korte termijn (3 maanden).
7
4.
5.
Kwartaal-evaluatie kort financieringsbeleid Bepalen financieringsbeleid
6.
Communiceren financieringsbeleid met team
7.
Proces saldobeheer
8.
Is er sprake van een tekort/overschot?
Elk kwartaal wordt er door de teamleider F&C het korte financieringsbeleid bepaald. Teamleider F&C
Op basis van de opgestelde en bijgewerkte liquiditeitsprognose en de renteverwachtingen wordt er door de teamleider F&C het kort financieringsbeleid opgesteld. Het doel hiervan is om het renterisico zoveel mogelijk te minimaliseren.
Teamleider F&C
Het opgestelde kort financieringsbeleid wordt door de teamleider F&C gecommuniceerd met de betrokkenen binnen het team F&C die deze informatie nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie (administrateur en P&C-adviseurs). Vanuit het proces saldobeheer krijgt de administrateur de informatie over de banksaldi van BBN.
Administrateur
De administrateur bekijkt op basis van de banksaldi en de liquiditeitsprognose of er sprake is van een tekort/overschot op korte termijn. Is er sprake van een tekort/overschot op korte termijn?: Ja, ga naar stap 10. Nee, ga naar stap 9 (einde proces).
9.
Einde proces
10.
Tekort indekken / Overschot beleggen
Indien er geen sprake is van een tekort/overschot is het proces ten einde. Administrateur
Door de administrateur wordt bepaald of er voor een tekort op korte termijn geld moet worden aangetrokken in de vorm van een lening. Voor een eventueel overschot wordt door de administrateur bepaald of dit overschot wordt uitgezet als lening.
11.
Proces leningenbeheer
Indien er een lening wordt aangegaan of uitgezet gaat het proces verder bij het proces leningenbeheer. Zie paragraaf 7.3.4.
8
7.3.2 Cashmanagement: Saldobeheer Fin.adm.med. Wek elijks
1
Aanleveren 2 overz ic ht bank s aldi aan adminis trateur
Adminis trateur Is afromen /aanv ullen s aldi noodz akelijk?
3 Ja
Adminis trateur Fin.adm.med. saldi 5 laten aanvullen/afromen
Nee
Fin.adm.med. 4
Afromen/aanvullen 6 s aldi
Einde s aldobeheer
7 Proc es betalingen
1.
Naam Wekelijks
Beschrijving bij procesmodel Saldobeheer Functionaris Omschrijving Aanleiding voor het proces is een elke week op maandag terugkerende aanlevering van stukken.
2.
Aanleveren overzicht banksaldi aan administrateur
Fin.adm.med.
Door de financieel administratief medewerker wordt er elke maandag een overzicht uitgedraaid met daarop de saldi van de lopende rekening en de spaarrekening. Dit overzicht wordt verkregen via internetbankieren.
3.
Is afromen/aanvullen saldi noodzakelijk?
Administrateur
Door de administrateur wordt bepaald wanneer het saldo op de lopende rekening aangevuld of afgeroomd moet worden. Is afromen/aanvullen saldi noodzakelijk?: Ja, ga naar stap 5. Nee, ga naar stap 4 (einde proces).
4.
Einde saldobeheer
5.
Fin.adm.med. saldi laten aanvullen / afromen
Wanneer er geen actie benodigd is ten aanzien van het beheren van de saldi van de bankrekeningen van BBN eindigt het proces. Administrateur
De administrateur bepaald op basis van de liquiditeitsprognose en de vastgestelde drempelbedragen of en hoeveel er afgeroomd/aangevuld moet worden van de lopende rekening van BBN. De administrateur geeft de financieel 9
administratief medewerker middels een e-mail, met daarin het af te romen/aan te vullen bedrag, de opdracht om het afromen/aanvullen van het saldo van de lopende rekening van BBN uit te voeren. 6.
Afromen / aanvullen saldi
Fin.adm.med.
Door de financieel administratief medewerker wordt de opdracht voor het afromen/aanvullen van het saldo van de lopende rekening uitgevoerd middels het gereedzetten van een betalingsopdracht. De betalingsopdracht en de opdrachtmail worden door de financieel administratief medewerker aangeleverd aan de handtekeningzetters.
7.
Proces betalingen
De verwerking van de betalingsopdracht geschiedt als elke andere betalingsopdracht. Ga naar stap 7 van proces ‘betalingen’. Zie paragraaf 5.3.4.
10
7.3.3 Cashmanagement: Bankrelatiebeheer Teamleider F&C Elke vier jaar
1
Beoordelen huidige relatie
2
Teamleider F&C Opstellen minimaal dienstenpakket
3
Teamleider F&C Offertes opvragen
4
Teamleider F&C Offertes beoordelen
5
Teamleider F&C Onderhandelen condities
6
Teamleider F&C Keuze bank definitief
7
Teamleider F&C Doornemen overeenkomst
8
Regionaal Commandant Overeenkomst met bank ondertekenen
9
10 Einde proces
Nr 1.
Naam Elke vier jaar
Beschrijving bij procesmodel Bankrelatiebeheer Functionaris Omschrijving Elke vier jaar moet er een evaluatie plaatsvinden van de bank en de huidige condities van de overeenkomst met de bank.
11
2.
Beoordelen huidige relatie
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C wordt er gekeken of het nog steeds in het belang van BBN is om onder de huidige condities de bankrelatie voort te zetten. Om tot een goed oordeel te komen wordt er gebruik gemaakt van de geldende overeenkomsten met de huidige bank. En worden de marktontwikkelingen gevolgd onder andere middels het Financieel Dagblad. Verder wordt er ook gekeken naar de ervaringen met de bank van de afgelopen vier jaar. Er wordt door de teamleider F&C een inventarisatie gemaakt van de ervaringen van medewerkers, welke op enige manier voor BBN gebruik maken van de diensten van de bank.
3.
Opstellen minimaal dienstenpakket
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C wordt er een pakket opgesteld met daarin de benodigde diensten die afgenomen moeten kunnen worden en de daarbij vereiste condities waaronder deze diensten van de nieuwe bank afgenomen moeten kunnen worden. Dit pakket van minimale condities wordt bij het beoordelen van de offertes gebruikt (stap 5).
4.
Offertes opvragen
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C wordt er bij minimaal twee banken een offerte opgevraagd voor het aangaan van het minimale dienstenpakket wat in stap 3 is opgesteld.
5.
Offertes beoordelen
Teamleider F&C
De opgevraagde offertes worden beoordeeld aan de hand van het minimaal vereiste dienstenpakket. Er wordt gekeken welke offerte het beste voldoet aan de gestelde eisen. En dit wordt verder afgezet tegen de prijs van de offerte.
6.
Onderhandelen condities
Teamleider F&C
Aan de hand van de verkregen offertes zal de teamleider F&C nog onderhandelingen starten met de banken die hiervoor in aanmerking komen om zo nog gunstigere condities te kunnen bewerkstelligen. Het streven hierbij is om voor BBN zo gunstig mogelijke condities af te dwingen.
7.
Keuze bank definitief
Teamleider F&C
Na de onderhandelingen wordt er op basis van de uitkomsten van deze onderhandelingen door de teamleider F&C een definitieve keuze gemaakt met welke bank er een overeenkomst aangegaan wordt. 12
8.
Doornemen overeenkomst
Teamleider F&C
De overeenkomst met de bank wordt opgesteld door de bank zelf. Door de teamleider F&C wordt de overeenkomst doorgenomen en hierbij wordt gekeken of alle afgesproken condities juist en volledig in deze overeenkomst zijn opgenomen. Wanneer de overeenkomst nog aangevuld moet worden of niet volledig is wordt dit met de bank teruggekoppeld. En wordt er verzocht om een nieuwe overeenkomst.
9.
10.
Overeenkomst ondertekenen met bank Einde proces
Regionaal commandant
Na akkoord van de overeenkomst wordt deze ondertekend door de regionaal commandant. Na het ondertekenen van de overeenkomst met de bank is het proces ten einde.
13
7.3.4 Leningenbeheer A d m i n i s t ra t e u r P e ri o d i e k e a n a1l y s e f i n a n c i e ri n g s b e l e i d
An a l y s e 2 l e n i n g e n p o rt e f e u i l l e
T e a m l e i d e r F &C F i n a n c i e ri n g s b3e l e i d l a n g e t e rm i j n o p s te l l e n
T e a m l e i d e r F &C W ijz ig in g e n 4 l e n i n g e n p o rt e f e u i l l e benodigd?
Ja
T e a m l e i d e r F &C
Ui t we rk e n 5 wi j z i g i n g e n i n v o o rs t e l
T e a m l e i d e r F &C
Ne e
V o o rs t e l n a a r 6 p o rt e f e u i l l e h o u d e r Fin a n c ië n
Ne e
P o rt e f e u i l l e h o u d e r F i n a n c i ë n Go e d k e u ri n g v o o rs t e l ?
Ja
7
T e a m l e i d e r F &C
W i j z i g i n g l e n i n8g o f n i e u we l e n i n g ?
Ni e u we l e n i n g
W ijz ig in g le n in g
T e a m l e i d e r F &C
Of f e rt e s o p v ra g9e n e n b e o o rd e l e n
T e a m l e i d e r F &C On d e rh a n d e l i n g 1e 0n o v e r g e ld le n in g
2 h a n d te k e n i n g b e v o e g d e n On d e rt e k e n e n 1 1 l e n i n g o v e reenkom st
A d m i n i s t ra t e u r W ijz ig in g e n in 1 2 le n in g e n b e h e e rs y s t e e m
A d m i n i s t ra t e u r K o p i e l e n i n g o v1e3reenkom st naar fi n .a d m .m e d .
A d m i n i s t ra t e u r A rc h i v e re n 14 o n d e rl i g g e n d e s tu k k e n l e n i n g e n
F i n .a d m .m e d . W ijz ig in g e n 15 opnem en in t e rm i j n a d m i n i s t ra t i e
16 E i n d e p ro c e s
14
1.
2.
Beschrijving bij procesmodel Leningenbeheer Naam Functionaris Omschrijving Periodieke analyse Elk jaar wordt het financieringsbeleid voor de financieringsbeleid lange termijn geüpdatet. Analyse leningenportefeuille
P&C-adviseur
Door een P&C-adviseur wordt er periodiek een analyse gemaakt van de leningenportefeuille. In deze analyse wordt gekeken naar: Welke leningen er momenteel zijn aangegaan/uitgezet; Wat de looptijd van de leningen is; De ontwikkeling van de uitgaven en inkomsten vanwege aangegane en uitgezette leningen; Er wordt nagegaan of de kasgeldlimiet en de renterisiconorm niet worden overschreden; De hoogte van ‘het gat’ tussen uitgegeven en aangetrokken leningen.
3.
Financieringsbeleid lange termijn opstellen
Teamleider F&C
Elk jaar wordt door de teamleider F&C het financieringsbeleid op lange termijn opgesteld. Bij het opstellen van het financieringsbeleid wordt gebruik gemaakt van de liquiditeitsprognose, renteverwachtingen en een analyse van de leningenportefeuille.
4.
Wijzigingen leningenportefeuille benodigd?
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C wordt bepaald of op basis van het lange financieringsbeleid en de liquiditeitsprognose er nieuwe leningen aangegaan/uitgezet moeten worden. Wijzigingen leningenportefeuille benodigd?: Ja, ga naar stap 5. Nee, ga naar stap 15.
5.
Uitwerken wijzigingen in voorstel
Teamleider F&C
Van alle wijzigingen in de leningenportefeuille met betrekking tot het aantrekken en uitzetten van gelden, vervroegde aflossing en renteherziening wordt een voorstel uitgewerkt. Dit voorstel moet worden voorgelegd aan de portefeuillehouder Financiën. In dit voorstel moeten de bepalingen omtrent het aantrekken en uitzetten van gelden, welke in het Treasurystatuut zijn opgenomen, in acht worden genomen.
15
6.
Voorstel naar portefeuillehouder Financiën
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C wordt het opgestelde voorstel naar de portefeuillehouder Financiën gestuurd.
7.
Goedkeuring voorstel?
Portefeuillehouder Financiën
De portefeuillehouder Financiën beoordeeld het voorstel en geeft aan of hij/zij akkoord gaat met het voorstel. Goedkeuring voorstel?: Ja, ga naar stap 8. Nee, ga naar stap 5.
8.
Wijziging lening of nieuwe lening?
Teamleider F&C
Gaat het voorstel over een wijziging ten aanzien van een bestaande lening of het aangaan/uitzetten van een nieuwe lening?: Nieuwe lening, ga naar stap 9. Wijziging lening, ga naar stap 10.
9.
Offertes opvragen en beoordelen
Teamleider F&C
Door de teamleider F&C worden er minimaal 2 offertes opgevraagd voor het aangaan/uitzetten van gelden.
10.
Onderhandelingen over geldlening
Teamleider F&C
De verkregen offertes worden beoordeeld door de teamleider F&C. De meest gunstige offerte wordt hierbij geaccepteerd. Door de teamleider F&C worden met de financiële instelling/derde de onderhandelingen gestart voor het aangaan/uitzetten van een geldlening. Op basis van de onderhandelingen wordt een leningsovereenkomst opgesteld.
11.
Ondertekenen leningovereenkomst
2 Handtekeningbevoegden
Voor het aangaan/uitzetten van geldleningen zijn 2 handtekeningzetters benodigd. Gerechtigd om de handtekening te zetten zijn (volgens het Treasurystatuut) de regionaal commandant, hoofd bedrijfsvoering (controller), teamleider F&C en teamleider SBC. Na het ondertekenen van de leningovereenkomst wordt de originele leningovereenkomst naar de administrateur gestuurd.
12.
Wijzigingen in leningen-
Administrateur
De wijzigingen welke in de leningovereenkomst zijn opgenomen zullen door de administrateur
16
beheersysteem
worden opgenomen / aangepast in het leningenbeheersysteem.
13.
Kopie leningovereenkomst naar fin.adm.med.
Administrateur
Een kopie van de leningovereenkomst wordt door de administrateur aan de financieel administratief medewerker gezonden die de termijnadministratie in zijn beheer heeft.
14.
Archiveren onderliggende stukken
Administrateur
Door de administrateur wordt de leningovereenkomst en de hierbij horende correspondentie opgeborgen in de leningenmap. In deze map wordt een uitsplitsing gemaakt naar aangegane leningen, uitgezette leningen en leningen met derden (middels tabbladen).
15.
Wijzigingen in termijnadministratie
Fin.adm.med.
Van de administrateur verkrijgt de financieel administratief medewerker een kopie van het aflossingsschema van de aangegane/uitgezette geldlening. Door de financieel administratief medewerker worden de wijzigingen in de termijnadministratie verwerkt. De kopie van het aflossingsschema wordt opgeslagen in de map van de termijnadministratie. De periodieke betalingen/ontvangsten van de rentelasten/-inkomsten worden vanuit de termijnadministratie bewaakt.
16.
Einde proces
Na het doorvoeren van de wijzigingen in de termijnadministratie is het proces ten einde.
17
18
