Handleiding Administratieve Organisatie en Interne Controle (AOIC)

Stichting Fonds Collectieve Belangen Kartonnage- en Flexibele Verpakkingen Onderwerp: Administratieve Organisatie en Interne Controle Sectorplan FCB Datum: 20 januari 2015

Handleiding Administratieve Organisatie en Interne Controle (AOIC)

Algemene aanmelden facturatieprocedure Aanmelden 1. De werkgever vallend onder de sector Kartonnage en flexibele Verpakkingen (aanvrager) vult het aanmeldingsformulier sectorplan in op www.fcb-verpakkingen.nl. 2. Het FCB projectbureau toets de aanmelding op volledigheid en vraagt waar nodig telefonisch om aanvullende informatie. 3. De aanvrager ontvangt binnen een week na aanmelding per email een bevestiging van aanmelding, waarna de aanmelding in behandeling wordt genomen. 4. Het FCB behandelt de aanvraag en laat binnen twee weken na de bevestiging weten of de aanvraag voorlopig toegekend wordt. Een aanvraag wordt voorlopig toegekend als de aanvraag past binnen de gestelde voorwaarden en er nog voldoende middelen vanuit het sectorplan beschikbaar zijn om de aanvraag in principe te kunnen honoreren. De aanvrager krijgt hierover per email bericht. 5. Na ontvangst van de voorlopige toekenning neemt een adviseur van het FCB en/of de betreffende externe uitvoerder binnen twee weken contact op met de aanvrager voor een intakegesprek. 6. Op basis van het intakegesprek stelt de (externe) uitvoerder is samenspraak met de aanvrager een offerte op met daarin beschreven het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. 7. In het geval waarbij ook interne kosten van werknemers (project 1 Scholingsambassadeurs, project 4 Vakmensen die worden opgeleid tot leermeester en project 5 BBL-ers) voor vergoeding vanuit het sectorplan in aanmerking willen komen, dient daarvoor eveneens vooraf een offerte met begroting te worden opgesteld door de aanvrager. 8. De aanvrager mailt de offerte(s)naar de aanvrager en naar het FCB projectbureau ([email protected]). 9. Op basis van de offerte(s) besluit het bestuur over definitieve toekenning van de aanvraag. Deze wordt per email aan de aanvrager en de uitvoerder medegedeeld.

1


Facturatie 1. Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder en/of de aanvrager een factuur sturen conform offerte aan het FCB. De factuur van de externe uitvoerder wordt in kopie en in tweevoud ook naar de aanvrager gestuurd. Met de factuur wordt ook alle vereiste documentatie meegestuurd. 2. De aanvrager laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door één van de kopieën van de factuur voor akkoord te tekenen en te sturen naar het FCB. 3. Na akkoord van aanvrager en projectmanager wordt de factuur door FCB uitbetaald aan de uitvoerder.

Project 1: Erkennen en waarderen Onderdeel 1.1 Workshops en Bewustwordingssessies 







 

Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 1:“Erkennen en Waarderen: bewustwordingssessie of workshop” laten door de externe uitvoerder in overleg met de FCB adviseur een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. Indien in de offerte ook de inzet van een reeds opgeleide scholingsambassadeur is opgenomen, dient vooraf een overeenkomst van opdracht tussen FCB en de werkgever van de scholingsambassadeur te worden overeengekomen. De werkgever stuurt de offerte door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Om vast te stellen wie aan de workshops/bewustwordingssessies hebben deelgenomen tekenen deelnemers een presentielijst. Per deelnemer bevat de presentielijst de volgende gegevens:  Naam, adres, woonplaats  Naam en adres bedrijf 2


 





 Functie  BSN-nummer  Handtekening  Datum van de workshop/sessie Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder de presentielijst met de factuur mee. De projectmanager controleert de presentielijst op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: presentielijst/urenregistratie gaat terug naar de werkgever met de vraag de ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: presentielijst/urenregistratie gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) Tevens controleert de projectmanager of de aanwezige deelnemers binnen de doelgroep van de sessie vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de presentielijst te zetten. De presentielijsten worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Project 1 Erkennen en waarderen”

Facturen en betaling  









De facturen/declaraties voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  externe uitvoerder(s): (GOC, a-advies en scholingsambassadeurs) Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte en/of overeenkomst van opdracht. De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten.

3






Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Onderdeel 1.2 EVC en EVP trajecten 









Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 1 ” Erkennen en Waarderen: EVP en EVC trajecten” laten door de externe uitvoerder een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. De werkgever stuurt de offerte door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Om vast te stellen wie aan de trajecten hebben deelgenomen worden de volgende gegevens door de uitvoerder van de trajecten bijgehouden:  Naam, adres, woonplaats  Naam en adres bedrijf  Functie  BSN-nummer  Kopie ID  Aanvangsdatum en einddatum traject  Certificaat en/of bewijs van deelname aan traject door de uitvoerder  Handtekening deelnemer na afronding traject  Handtekening begeleider na afronding traject Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder met de factuur de gegevens van de deelnemers mee.

4








De projectmanager van het FCB controleert de gegevens op het formulier en toetst of de deelnemers aan de trajecten binnen de doelgroep vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De gegevens worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Project 1 Erkennen en waarderen”

Facturen en betaling  







 



De facturen/declaraties voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  externe uitvoerder(s): (GOC ) Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte. De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) 5


geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Onderdeel 1.3 Scholingsambassadeurs 









 



Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 1 “Erkennen en Waarderen: Scholingsambassadeurs” laten een externe adviseur van het FCB een plan van aanpak met tijdspad en begroting opstellen. Tevens wordt tussen het FCB en de werkgever van de scholingsambassadeur een overeenkomst van opdracht afgesloten waarin vermeld staat welke vergoeding voor welke activiteit gefactureerd mag worden voor de inzet van de scholingsambassadeur in de sector buiten het eigen bedrijf. De werkgever stuurt de offerte door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Van de scholingsambassadeurs worden de volgende gegevens geadministreerd:  Naam, adres, woonplaats  BSN nummer  Kopie ID  Naam en adres bedrijf  Functie  Kopie recent salarisoverzicht (loonstrookje)  Handtekening aanwezigheid bij training, intervisie en/of coaching  Urenregistratie Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder met de factuur de gegevens van de scholingsambassadeurs mee. De projectmanager van het FCB controleert de gegevens en toetst of de deelnemers binnen de doelgroep vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens: 6






indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De gegevens worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Project 1 Erkennen en waarderen”

Facturen en betaling 











 

De facturen/declaraties voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  de werkgever van de scholingsadviseurs (voor de inzet van de ambassadeur buiten het eigen bedrijf)  externe uitvoerder(s) (GOC en a-advies) Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. In het geval de scholingsambassadeur ingezet is voor een activiteit in het kader van dit project buiten het eigen bedrijf dan stuurt de werkgever van de scholingsambassadeur conform de overeenkomst van opdracht een factuur naar het FCB. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte of de overeenkomst van opdracht . De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. 7




De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Project 2: Gezondheids- en vitaliteitschecks 







 



Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 2 “Gezondheids- en vitaliteitschecks” laten door de externe uitvoerder een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. De werkgever stuurt de offerte door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Van de deelnemende werknemers moeten de volgende gegevens worden geadministreerd:  Naam, adres, woonplaats  BSN nummer  Naam en adres bedrijf  Functie  Handtekening deelnemer  Handtekening externe uitvoerder Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder met de factuur de gegevens van de deelnemers mee. De projectmanager van het FCB controleert de gegevens op het formulier en toetst of de deelnemers binnen de doelgroep vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) 8




De gegevens worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Project 2 Gezondheid- en vitaliteitchecks”










 



De facturen voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  Externe uitvoerder (Oude Vrielink gezondheidsmanagement of ander vergelijkbare uitvoerder) Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte. De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Project 3: Pilot Innovatief Roosteren 9










 





Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 3 “Pilot Innovatief roosteren” laten door de externe uitvoerder een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. De werkgever stuurt de offerte door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Van de deelnemende werknemers moeten de volgende gegevens worden geadministreerd:  Naam, adres, woonplaats  BSN nummer  Naam en adres bedrijf  Functie  Afdeling/vestiging/ploeg  Handtekening deelnemer  Handtekening externe uitvoerder Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder met de factuur de gegevens van de deelnemers mee. De projectmanager van het FCB controleert de gegevens op het formulier en toetst of de deelnemers binnen de doelgroep vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De deelnemerslijsten worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Project 3 Pilot Innovatief roosteren”


De facturen voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  Externe uitvoerder van de pilot (Syntro of andere vergelijkbare uitvoerder)

10










 



Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte. De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Project 4: Oudere vakkrachten opleiden tot leermeesters 



Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 4 “Opleiding tot leermeester” laten door de externe uitvoerder een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting. Bedrijven die afdragen aan het FCB komen ook in aanmerking voor een vergoeding van salaris- en reiskosten van de vakkracht(en). Daarvoor dient tevens een offerte met begroting op te worden gesteld door de aanvrager. De werkgever stuurt de offertes door naar de projectmanager van het FCB die de offerte toetst op de kaders van het sectorplan en de marktconformiteit aan de hand van de

11






 





bedragen die zijn is opgenomen in het sectorplan, waarna het bestuur beslist over definitieve toekenning. Bij definitieve toekenning ontvangt de werkgever en de externe uitvoerder een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever en de externe uitvoerder per email over betreffende administratieve verplichtingen. Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcbverpakkingen.nl/sectorplan. Van de deelnemende werknemers moeten de volgende gegevens worden geadministreerd:  Naam, adres, woonplaats  BSN nummer  Naam en adres bedrijf  Functie  Kopie recente salarisspecificatie  Handtekening voor aanwezigheid bij de opleidingsbijeenkomsten (inclusief datum van de bijeenkomst)  Urenregistratie Na afloop van de activiteit stuurt de uitvoerder met de factuur de gegevens van de deelnemers mee. De projectmanager van het FCB controleert de gegevens op het formulier en toetst of de deelnemers binnen de doelgroep vallen. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De deelnemerslijsten worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Pilot 4 Opleiding tot leermeester”.


De facturen/declaraties voor dit onderdeel zijn afkomstig van:  Externe opleider (GOC of andere vergelijkbare aanbieders)  Bedrijven waar de oudere vakkracht die is opgeleid tot leermeester werkzaam is (voor declaratie van salaris- en reiskosten (NB deze kosten vallen buiten de cofinancieringsregeling van het Ministerie van SZW, maar worden door FCB vergoed)) 12






 



 



Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. Daarnaast kan de aanvrager die onder de CAO-FCB valt en afdraagt aan het fonds een factuur indienen voor een tegemoetkoming in de salaris- en reiskosten van de werknemer. De FCB projectmanager zet op de factuur een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte. De projectmanager van het FCB controleert tevens de facturen op volledigheid:  indien niet volledig: factuur gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en de aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Project 5: Leerwerkplekken voor jongeren creëren 

Bedrijven die zich hebben aangemeld voor het project 5 “Leerwerkplekken voor jongeren” laten door een erkende opleider een offerte opstellen met daarin het plan van aanpak, het tijdspad en de begroting voor de opleiding van een BBL-er. Tevens stellen zij een offerte met begroting op met betrekking tot de salariskosten van de betreffende werknemer (BBL-er).

13








 





De werkgever stuurt de offertes van de erkende opleider en de offerte met betrekking tot de salariskosten naar de projectmanager van het FCB. De projectmanager toetst of de opleider voldoet aan de eisen gesteld in de regeling cofinanciering sectorplannen. Bij akkoord ontvangt de werkgever een bevestiging van akkoord en informeert de projectmanager de werkgever per email over de benodigde gegevens van de werknemer (BBL-er). Deze informatie en de daarbij behorende formulieren zijn tevens terug te vinden op de website www.fcb-verpakkingen.nl/sectorplan. Van de BBL-werknemer worden de volgende gegevens geadministreerd:  Naam, adres, woonplaats  Geboortedatum  BSN-nummer  Kopie ID  Instroomdatum leerling (kopie arbeidscontract/onderwijsovereenkomst)  Uitstroomdatum (kopie diploma/certificaat)  Kopie recente salarisspecificatie  Bewijs van deelname aan erkende opleiding Na afloop van de leerwerkplek van de jongere stuurt de werkgever die de BBL-er in dienst heeft genomen met de declaratie de gegevens van de leerling mee. De projectmanager van het FCB controleert de gegevens op het formulier en toetst of de deelnemer binnen de doelgroep valt. De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de toegestuurde gegevens te zetten. De projectmanager controleert de toegestuurde gegevens tevens op volledigheid van de ingevulde gegevens:  indien niet volledig: terug naar de werkgever met de vraag ontbrekende gegevens (te laten) aanvullen.  indien volledig: met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De deelnemerslijsten worden door de financiële administratie bewaard in het projectdossier “Pilot 5 Leerwerkplek voor jongeren”.




De facturen/declaraties voor dit project zijn afkomstig  werkgevers waar BBL-ers werkzaam zijn  externe uitvoerder van de begeleiding leerwerkplek Na afronding van de activiteiten kan de externe uitvoerder een gespecificeerde factuur conform offerte sturen naar FCB. Op deze factuur staat duidelijk vermeld: het 14










 



projectnummer, de projectnaam, de specifieke activiteit en de naam van het bedrijf waar het project is uitgevoerd. Deze factuur wordt in kopie en in tweevoud ook gestuurd naar de aanvrager. Met de factuur wordt alle vereiste documentatie meegestuurd. De aanvrager (de werkgever waar het project is uitgevoerd) laat het FCB weten of de factuur in overeenstemming is met de uitgevoerde werkzaamheden in zijn/haar bedrijf door een kopie van de factuur voor akkoord te tekenen en naar het FCB te sturen. De werkgever van de BBL-er kan een gespecificeerde declaratie voor de tegemoetkoming in de loonkosten eveneens sturen naar FCB. Voor de bedrijven die vallen onder de CAO-FCB en afdragen aan het FCB betreft de vergoeding 40% van de loonkosten op minimumloonniveau. Voor bedrijven die niet afdragen aan het fonds betreft dit 20%. De FCB projectmanager zet op de factuur en/of declaratie een ontvangstdatum en controleert of de gefactureerde/gedeclareerde bedragen overeenkomen met de gemaakte afspraken in de offerte. De projectmanager van het FCB controleert tevens de factuur en/of declaratie op volledigheid:  indien niet volledig: factuur/declaratie gaat terug naar de werkgever met de vraag om een correcte factuur op te stellen  indien volledig: factuur/declaratie gaat met een akkoordverklaring naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek) De projectmanager maakt zijn controle zichtbaar door een paraaf en datum op de factuur/declaratie te zetten. Er zal tot betaling worden overgegaan als de factuur of declaratie en de bijbehorende documentatie volledig en compleet in het bezit van FCB zijn en door de aanvrager en projectmanager akkoord zijn bevonden. De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager en aanvrager (werkgever) geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Algemene kosten De kosten voor de voorbereiding, voorlichting en werving binnen de vijf projecten in opdracht van FCB worden apart gefactureerd door de betreffende externe uitvoerder. Naast de factuur dient de externe uitvoerder ook een urenregistratie te overleggen. De projectmanager toetst de urenregistratie en factuur op volledigheid en de voorwaarden en bedragen gesteld in het sectorplan. 

indien niet volledig: factuur gaat terug naar de desbetreffende indiener met de vraag om correcte factuur op te stellen 15




indien volledig: factuur/declaratie gaat met een paraaf van de projectmanager voor akkoord- naar de financiële administratie (Lejeune, Cora van der Lek)

De financiële administratie zorgt voor betaling, administratie en archivering van de betreffende factureren. Alleen door de projectmanager geautoriseerde factureren worden betaalbaar gesteld. De financiële administratie noteert de betaaldatum + paraaf op de factuur.

Monitoring De penningmeester en financieel administrateur en projectmanager van het FCB overleggen eenmaal per maand om het hierboven beschreven proces te toetsen en knelpunten te bespreken en op te lossen. Het bestuur van het FCB houdt zich het recht voor om op bevindt van zaken het administratieve proces aan te passen. De meest actuele versie is te vinden op de website www.fcbverpakkingen/sectorplan.

16

Handleiding Administratieve Organisatie en Interne Controle (AOIC)

Recommend Documents