De prudentiële verwachtingen van de CBFA inzake het deugdelijk bestuur van de IBP’s Toepassing: Amonis
Interne controle, interne audit, compliance, externe controle
Françoise Leclercq 20/6/07
Agenda Actieplan van Amonis met betrekking tot de
toepassing van de principes inzake: Maatregelen van interne controle Interne audit Compliancefunctie Revisor – aangewezen actuaris en prioriteiten 2007-2008
Wat reeds bestaat
To do
Aanwijzing van een compliance officer (sept. 2006) en mededeling aan de CBFA (mei 2007)
Op basis van de zelfevaluatievragenlijst van de CBFA en onze eigen risicoanalyse, een actieplan “deugdelijk bestuur” opstellen (in 2007) en de diverse documenten in verband hiermee (2007-2008)
Auditcomité
Aanwijzen van de persoon belast met de interne audit (2007) Een overeenkomst ondertekenen, het Auditcharter auditplan opstellen…(2007-2008) In voorkomend geval, het auditcharter aanpassen aan de nieuwe circulaire (2008) - Praktische uitwerking (definitie van de Maatregelen van interne controle (geïntegreerd in de doelstellingen, middelen, methodes, zwakheden, passend karakter, doeltreffendheid…) (2008) beleidsprocedures) en - Actieplan op basis van het verslag van de interne jaarlijkse evaluatie door de auditor en van de revisor (2008) revisor en het auditcomité - Jaarlijks verslag van de directeur-generaal (2008) Aangewezen actuaris
hem een advies vragen omtrent het financieringsplan (2007)
Revisor
Niets
Compliance Een compliance officer aanwerven in 2006 en deze benoeming meedelen aan de CBFA (mei 2007)
Taken: permanent opvolgen van het beleid en de regels m.b.t. de integriteit van de activiteiten van Amonis (en meer bepaald opvolging van het wetgevend kader) het opvolgen van de invoering van de interne controle identificatie van de ontwikkelingskansen van de activiteiten en deelname aan de voorbereiding van voorstellen terzake aan de directeur-generaal
Compliance
Taken van de compliance officer van Amonis, onder andere :
secretariaat van het Audit Comité
opvolging van de toepassing van de IBP-wetgeving (wet, KB, circulaires) en alle andere toepasselijke wetgevingen aan Amonis (WAPZ, ZIV-wet, fiscale wetgeving, bescherming van de persoonlijke levenssfeer, antidiscriminatiewet, …), meer bepaald met het oog op de productreglementeringen, statuten, informatie aan de leden…
CBFA-gesprekspartner inzake de compliancefunctie
inwerkingstelling van het Business Continuity Plan
business development: studies met het oog op de aanpassingen van producten en reglementen, van de ontwikkeling van nieuwe producten, van partnerships, business plans,….
opvolging van de inwerkingstelling van maatregelen van interne controle, interne deontologische code…
De compliance officer blijft verantwoordelijk voor de uitbestede activiteiten binnen zijn actiegebied.
Compliance Prioriteiten 2007-2008: Voor eind 2007: de aanpassing van de externe documenten (IBP, OFP) de zelfevaluatievragenlijst van de praktijken van Amonis inzake (deugdelijk) bestuur = basis van het actieplan op aanwijzing van de CBFA, de bevestiging van het onderscheid tussen de operationele functies en het toezicht; de samenstellingen, bekwaamheden en verantwoordelijkheden van elk orgaan van Amonis op aanwijzing van de CBFA, de nota inzake integriteitsbeleid (doelstellingen en risico’s), het opstellen van het Business Continuity Plan het compliance charter (doelstellingen, taken, statuut…) Voor eind 2008: de procedure van klachtenbehandeling (“ombudsman”) de interne deontologische code (beheer van belangenconflicten, het respecteren van de vertrouwelijkheid van gegevens, …) het jaarlijks verslag inzake de inwerkingstelling van het integriteitsbeleid
Interne audit De Raad van Bestuur moet de persoon aanduiden belast met de interne audit. In het specifieke geval van Amonis mag deze persoon:
niet betrokken worden in de operationele organisatie, noch in de interne controle, noch de compliance officer zijn, noch de aangewezen actuaris… hij moet volledig onafhankelijk staan tegenover de activiteiten van de IBP niet de sponsor zijn, noch een “expert” onafhankelijk bestuurder (bestaan niet) niet het auditcomité zijn, dat als taak heeft het toezicht uit te oefenen over de functie van interne audit voor de Raad van Bestuur geen voltijds personeelslid zijn (dat rechtstreeks zou afhangen van de directeur-generaal), wat de grootte van Amonis niet rechtvaardigt.
In deze context: enige mogelijke oplossing = een beroep doen op een extern expert Bijkomende kost (+ andere adviezen / externe taken)
Interne audit De aangewezen “interne” auditor en Amonis zullen: •
een geschreven overeenkomst moeten sluiten (voor eind 2007)
•
toegang moeten hebben / geven tot alle documenten en verworven informatie, met inbegrip van de verslagen van de organen (2007)
•
het bestaande auditcharter moeten herzien en goedkeuren (garantie van het statuut van de interne auditor) (2008)
•
een risicoanalyse moeten realiseren / goedkeuren (2008)
•
het auditplan moeten opstellen / goedkeuren (2008)
•
het geschreven verslag van elke taak moeten maken / horen (2008).
Amonis zal uiteraard de aanbevelingen van de interne auditor moeten opvolgen. De interne auditor blijft verantwoordelijk voor de uitbestede activiteiten op zijn actieterrein.
