Rapportage verbijzonderde interne controle 2014

Rapportage verbijzonderde interne controle 2014 versie: april 2015

2 | 28 Rapportage verbijzonderde interne controle 2014

Inhoudsopgave Begrippenlijst ................................................................................................................................................................4 1

Managementsamenvatting ...................................................................................................................................5 1.1

Inleiding ............................................................................................................................................................................. 5

1.2

Samenvatting controlebevindingen .................................................................................................................................... 6

1.3

Rechtmatigheid .................................................................................................................................................................. 8

1.4

Voorstellen tot verbetering ................................................................................................................................................. 8

1.5

Doorkijk 2015 ..................................................................................................................................................................... 9

2

Overzicht van getoetste processen in/over 2014 ...............................................................................................10

3

Algemene ontwikkelingen ...................................................................................................................................12 3.1

Nieuwe of geactualiseerde regelgeving ........................................................................................................................... 12

3.2

Context bij een fusie ........................................................................................................................................................ 12

4

Verbijzonderde interne controles per proces ......................................................................................................13 4.1

Personeel ........................................................................................................................................................................ 13

4.1.1 Standenregister ............................................................................................................................................................ 13 4.1.2 Variabele mutaties ........................................................................................................................................................ 15 4.1.3 Premiepercentages en -grondslagen ............................................................................................................................ 16 4.2

Inkopen ............................................................................................................................................................................ 18

4.3

Aanbestedingen ............................................................................................................................................................... 20

4.4

Projecten ......................................................................................................................................................................... 22

4.5

Verbonden partijen .......................................................................................................................................................... 25

4.6

Belastingen ...................................................................................................................................................................... 27

Rapportage verbijzonderde interne controle 2014 3 | 28

Begrippenlijst Begrip

Omschrijving

ABP

Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds

CODA

Financieel systeem

CPV

DVO

Common Procurement Vocabulary; dit betreft het classificatiesysteem voor werken, leveringen en diensten specifiek voor overheidsopdrachten Dienstverleningsovereenkomst

GBLT

Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococensus-Tricijn

ISAE 3402

Internationale standaard voor rapportages met een oordeel over de opzet, het bestaan en de werking van beheersmaatregelen van interne controle bij een serviceorganisatie (bijv. RAET) Managementteam

MT O&A O&HRM OOA OOB RAET SAW Standenregister TIM Youforce

eenheid Ontwikkeling en Advies (overeenkomstig organisatiestructuur per 1 januari 2015) team Organisatie en HRM (overeenkomstig organisatiestructuur per 1 januari 2015) eenheid Organisatie Ondersteunende Adviesdiensten (overeenkomstig organisatiestructuur tot en met 2014) eenheid Organisatie Ondersteunende Beheersdiensten (overeenkomstig organisatiestructuur tot en met 2014) Salaris- en personeelsadministratie Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel Controlemiddel met de loonstand in geld en de loongerechtigden in aantal en fte’s Systeem voor het registreren en valdieren van (gewerkte) uren Online toepassing voor het registreren en valideren van o.m. declaraties en verlofaanvragen


1 Managementsamenvatting 1.1 Inleiding Begin 2014 stond in het teken van het afronden van de laatste verbijzonderde interne controles over 2013, het (bestuurlijk) rapporteren daarover en het afwikkelen van de jaarrekeningen 2013 van beide rechtsvoorgangers van waterschap Vechtstromen. Vervolgens zijn in februari 2014 een aantal kaders voor de verbijzonderde interne controle(s) in 2014 opgesteld, waaronder het normenkader waterschap Vechtstromen en het interne controleplan 2014-2016 waterschap Vechtstromen. Deze kaders zijn op 26 maart 2014 door het algemeen bestuur respectievelijk op 12 augustus 2014 door het dagelijks bestuur vastgesteld. Later in het jaar is op 24 september 2014 een geactualiseerd normenkader, als onderdeel van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en 2015, door het algemeen bestuur vastgesteld. Na het op- en vaststellen van de kaders zijn medio 2014 de eerste verbijzonderde interne controles van de processen ‘inkopen en aanbestedingen’, ‘projecten’ en ‘verbonden partijen’ opgepakt. Voornoemde processen zijn in afstemming met onze huisaccountant, BDO Audit & Assurance BV (hierna: BDO), geselecteerd. De uitkomsten van deze (eerste) verbijzonderde interne controles zijn eind oktober 2014 via een memo met de directie en het managementteam gedeeld en door BDO in haar managementletter 2014 als ‘goed’ beoordeeld. Uit de uitkomsten bleek onder meer dat de administratieve organisatie van het financieel beheer nog niet op orde was en dat daardoor een deel van de financiële transacties onjuist vastgelegd en geautoriseerd was met even zoveel herstelmaatregelen tot gevolg. Tegelijkertijd werd in werken projectgroepen, met veel energie en betrokkenheid, hard gewerkt aan het op orde brengen van het financieel beheer. Ook waren bij de start van waterschap Vechtstromen nog niet alle kaders en procedures helder genoeg, waren de administratieve en financiële organisatie basaal ingericht, bestond onduidelijkheid over de vormgeving van de organisatie en sloot de (beheer)begroting niet naadloos aan op de vormgegeven organisatie en daarmee ook niet op de basale inrichting van het financieel systeem. Als gevolg hiervan zijn ten tijde van de interim-controle met BDO nadere afspraken gemaakt over de (nog) te controleren processen in/over 2014 en het aantal deelwaarnemingen per verbijzonderde interne controle.


1.2 Samenvatting controlebevindingen Verbijzonderde interne controle Op grond van de memo voor de directie en het managementteam (zie § 1.1), de opvolging daarvan en de verbijzonderde interne controles in/over 2014 is het algemene beeld van de getoetste processen als volgt: Proces

Algemeen beeld (in symbolen)

Algemeen beeld (in tekst)

Personeel (zie § 4.1)

Dit proces is (nagenoeg) op orde. Het zichtbaar vastleggen en/of systeemtechnisch borgen van het vier ogen principe bij interne controles is een aandachtspunt.

Inkopen (zie § 4.2)

Dit proces is grotendeels op orde. Een aandachtspunt is het consequent (blijven) vastleggen van orders. In 2014 is hierin een stijgende lijn waarneembaar en wordt het vastleggen van orders beleidsmatig geborgd middels de notitie ‘orders en betaaltermijnen’. Een consequente vastlegging van orders draagt bij aan effectief budgetbeheer en aan de tijdige betaling van facturen. In 2014 is voor € 0,6 miljoen niet rechtmatig aanbesteed. Dit past binnen de goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening 2014 van waterschap Vechtstromen (1% = € 1,27 miljoen). Daarnaast is geconstateerd dat orders en inkoopfacturen niet in alle gevallen op de juiste CPV-code zijn geboekt. Ook zijn contractbestedingen niet in alle gevallen als zodanig geboekt en/of zijn de contracten in CODA geregistreerd. Dit proces is (nagenoeg) op orde. De geselecteerde 1 projecten zijn op individueel niveau overeenkomstig weten regelgeving aanbesteed en de uitgaven zijn binnen het verstrekte krediet gebleven. Een aandachtspunt is het consequent (blijven) vastleggen van orders voor projecten in combinatie met het tijdig autoriseren van facturen. Hiermee wordt bijgedragen aan effectief kredietbeheer en betaling van facturen binnen de (wettelijke) betaaltermijnen. Ook het naleven van de structuur voor wat betreft het opstellen en autoriseren van opdrachtbrieven en plannen van aanpak verdient aandacht. Dit proces is (nagenoeg) op orde. Het opstellen van een procesbeschrijving voor de (ambtelijke) begeleiding van de begroting, bestuursrapportages en jaarrekening van GBLT is een aandachtspunt. Dit proces is (nagenoeg) op orde.

Aanbestedingen (zie § 4.3)

Projecten (zie § 4.4)

Verbonden partijen (zie § 4.5)

Belastingen (zie § 4.6)

Voor de gehanteerde symbolen (‘duimpje omhoog, duimpje omlaag’) geldt de volgende betekenis:

Het proces is (nagenoeg) op orde. Bij een aantal bevindingen kan nog resultaat worden geboekt.

1

De geselecteerde projecten betreffen investeringsbudgetten.


Het proces is (nog) niet op orde. De bevindingen uit deze verbijzonderde interne controle kunnen mogelijk leiden tot een bevinding van de accountant of een niet goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening over 2014 van waterschap Vechtstromen. Interim-controle door BDO Naar aanleiding van de interim-controle heeft BDO in december 2014 haar managementletter (ML) aan de directie aangeboden. De vijf belangrijkste bevindingen uit de managementletter zijn: Item

Bevinding

Procesbeheer

In opzet is de beheerorganisatie voldoende (pagina 20 van de ML)

Inhoudelijke procesverbetering (1)

Een budgethoudersregeling is nog niet opgesteld (pagina 24 van de ML).


De volledigheid van het contractenregister is nog niet geborgd en daarmee ontstaat het risico dat de vervaldatum van contracten niet tijdig worden gesignaleerd (pagina 25 van de ML). Op grond van de verbijzonderde interne controles is geconstateerd dat niet in alle gevallen een order in de financiële administratie is vastgelegd (pagina 26 van de ML).



2

Voor het netwerk en applicaties zijn het autorisatiebeheer, de toegangsbeveiliging, het wijzigingsbeheer en back-ups & recovery nog niet geheel op orde (pagina 27 tot en met 30 van de ML).

Opvolging of voorstel tot verbetering In 2014 is met het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ hard gewerkt aan het borgen van financiële processen in de organisatie. In 2015 zullen een aantal restpunten, ook als gevolg van de doorontwikkeling in 2014, in het project ‘Doorontwikkelen financiën’ opgepakt worden. De budgethoudersregeling is eind 2014 opgesteld. Begin 2015 zal deze ter vaststelling aan de directie worden aangeboden. Per einde 2014 zijn alle contracten gecontroleerd op vervaldatum en gekoppeld aan een contractbeheerder. Een tijdige melding van de vervaldatum van een contract is inmiddels ingericht in CODA. Vanuit het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ is een plan van aanpak opgesteld om te komen tot (a) een gewenste dekking van orders in relatie tot de facturen en (b) het borgen van de betaling van facturen binnen de betaaltermijn van 30 dagen. In 2015 zal verder gewerkt worden aan het beschrijven en/of optimaliseren van 2 automatiseringsprocessen .

Zeker ook gezien de recente uitbraak en de gevolgen van een virus op ons netwerk.


1.3 Rechtmatigheid Op grond van de verbijzonderde interne controles is het oordeel over de (financiële) rechtmatigheid ten aanzien van de volgende rechtmatigheidcriteria als volgt: Begrotingscriterium In 2014 is voor het faciliteren van (tijdige) budget- of begrotingswijzigingen een procedure opgesteld. Per type budget- of begrotingswijziging is geduid welk ambtelijk of bestuurlijk orgaan bevoegd is (extra) budget en/of krediet te verlenen. De verbijzonderde interne controles over 2014 laten zien dat (geselecteerde) exploitatiebudgetten en investeringskredieten niet overschreden zijn. Voorwaardencriterium Bij dit criterium weegt de naleving van Europese regelgeving bij aanbestedingen het zwaarst. Bij de (verbijzonderde) interne controle in 2014 is geconstateerd dat M€ 0,6 onterecht niet Europees is aanbesteed. Naar verwachting verstrekt BDO, gelet op de goedkeuringstolerantie, een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2014 van waterschap Vechtstromen ten aanzien van de rechtmatigheid. Let wel, mocht BDO andere rechtmatigheidsfouten in de jaarrekening 2014 aantreffen en/of onzekerheden in de controle constateren, dan kan dit effect hebben op het type controleverklaring bij de jaarrekening 2014 ten aanzien van de rechtmatigheid. Meer duidelijkheid hierover volgt uit de accountantscontrole van de jaarrekening 2014 in de periode van 13 tot en met 17 april 2015. Misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium Ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik en om de begrippen nader te duiden is in 2014 gestart met het opstellen van beleid voor integriteit. Naar verwachting wordt het beleid in het tweede kwartaal van 2015 ter vaststelling aan het dagelijks bestuur aangeboden. Met de kanttekening dat de verbijzonderde interne controles hierop niet specifiek gericht waren is uit de verbijzonderde interne controles niet direct gebleken dat misbruik of oneigenlijk gebruik is gemaakt van financiële middelen van het waterschap.

1.4 Voorstellen tot verbetering Op grond van de verbijzonderde interne controles in/over 2014 wordt in zijn algemeenheid aandacht gevraagd voor het opstellen, actualiseren en borgen van procesbeschrijvingen voor de (getoetste) processen. Gezien de doorontwikkeling van de organisatie in 2015 wordt, waar nodig of gewenst, aandacht gevraagd voor het: a. opstellen en/of aanscherpen van de procesbeschrijvingen, en b. het beheer ervan binnen de betreffende teams te borgen. De binnen de werkgroep ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ opgestelde procesbeschrijvingen dragen bij aan de interne beheersing van processen. Aanbevolen wordt de hierin voorgestelde beheersmaatregelen van interne controle te (blijven) borgen in de processen. Hiermee wordt namelijk bijgedragen aan een adequate beheersing van processen met een eigen mechanisme aan (interne) controles. Aanbevolen wordt de interne controles via het vier ogen principe te laten plaatsvinden en deze zichtbaar vast te leggen. Voor zover mogelijk en haalbaar verdient het systeemtechnisch laten afdwingen van het vier ogen principe hierbij de voorkeur.


1.5 Doorkijk 2015 Eventuele verbeteringen in processen hebben een grotere kans van slagen als geappelleerd wordt aan het lerend vermogen van de medewerkers van waterschap Vechtstromen. Een cultuur van ‘fouten maken mag, zolang wij ervan leren’ past goed bij het samen structureel oplossen en verbeteren van omissies in structuren en beheersing van processen. Voor spoor 3 (slim organiseren) wordt bij de inrichting en implementatie van processturing aanbevolen (ook) aandacht te hebben voor een afgewogen pakket aan (zichtbare) beheersmaatregelen van interne controle. Dit zal bijdragen aan het ‘in control’ zijn van processen. Waterschap Vechtstromen heeft een aantal kernwaarden waarop zij wenst te sturen. Deze kernwaarden zijn Passie voor water, Realistisch, Inlevend en Ondernemend (PRIO). In het kader van de kernwaarde Realistisch zullen we als organisatie alert moeten blijven op het niet overmatig aanscherpen of verzwaren van procedures en systemen. Van belang hierbij is de meerwaarde ervan (positief) kritisch te blijven beoordelen. Processen en structuren dienen ondersteunend te zijn aan onze primaire taken en aan onze behoefte aan het afleggen van maatschappelijke verantwoording.


2 Overzicht van getoetste processen in/over 2014 In de tabel hieronder is een overzicht opgenomen van de in/over 2014 per proces verrichte verbijzonderde interne controles. De in of over 2014 verrichte verbijzonderde interne controles hebben plaatsgevonden in afstemming met BDO. Verbijzonderde interne controles

Periode

Verwijzing

Personeel Toetsen van de juistheid van het verloop van het brutonaar nettosalaris Toetsen van de juistheid van de gehanteerde premiepercentages en -grondslagen Toetsen van de juistheid, volledigheid en tijdigheid van mutaties in (digitaal) standenregister Toetsen van de aansluiting tussen het standenregister en de salarisadministratie en tussen de salarisadministratie en de financiële administratie Toetsen van variabele mutaties

e

2 halfjaar 2014 en via e ISAE 3402 in 1 kwartaal 2015 e 2 halfjaar 2014 en via e ISAE 3402 in 1 kwartaal 2015 e 2 halfjaar 2014 e

2 halfjaar 2014 en betreft onderdeel van jaarrekeningcontrole 2014 e in 1 kwartaal 2015 e 2 halfjaar 2014

§ 4.1.3

§ 4.1.3

§ 4.1.1 § 4.1.1

§ 4.1.2

e

§ 4.1.2

e

§ 4.2

e

Toetsen van (geautomatiseerde) beheersmaatregelen van interne controle binnen Youforce Inkopen

2 halfjaar 2014

Toetsen van bestelproces incl. juiste (digitale) autorisatie en verwerking van inkoopfacturen Toetsen of het juiste bedrag per inkoopfactuur aan de juiste rechthebbende(n) en binnen de (wettelijke) vervaltermijn is voldaan Aanbestedingen

1 halfjaar 1 halfjaar

§ 4.2

Recapitulatie van de bestedingen per CPV-klasse over 2014 in relatie tot gekozen aanbestedingsvormen (m.b.v. rapportage uit CODA) Toetsen juistheid, tijdigheid en rechtmatigheid van nationale en Europese aanbestedingen Projecten

februari/maart 2015

§ 4.3

Toetsen of per project de juiste besluitvorming heeft plaatsgevonden, de kredietverstrekking en kredietwijzigingen juist verwerkt zijn en of het krediet niet (ongeautoriseerd) overschreden is

1 halfjaar 2014 en januari 2015

e

§ 4.3

e

§ 4.4

1 halfjaar


Verbijzonderde interne controles

Periode e

Verwijzing

Toetsen of (project)subsidies tijdig en volledig (overeenkomstig beschikkingen) ontvangen zijn Toetsen of de (project)subsidies ten gunste van het juiste project zijn gebracht Toetsen of aan de voorwaarden van de subsidie is voldaan en of de dossiervorming op orde is Treasury

1 halfjaar 2014 en januari 2015 e 1 halfjaar 2014 en januari 2015 e 1 halfjaar 2014 en januari 2015

§ 4.4

Toetsen of bij het aangaan van een geldlening de (procedure)bepalingen uit het Treasurystatuut zijn nageleefd

betreft onderdeel van jaarrekeningcontrole 2014 e in 1 kwartaal 2015 betreft onderdeel van jaarrekeningcontrole 2014 e in 1 kwartaal 2015 betreft onderdeel van jaarrekeningcontrole 2014 e in 1 kwartaal 2015

-

Toetsen of de beschikbaar gestelde geldlening aansluit met de overeenkomst en aan de juiste rechthebbende is uitgekeerd Rekenkundig verband leggen tussen de (verantwoorde) rentelasten en omvang van leningportefeuille

§ 4.4 § 4.4

-

-

Verbonden partijen e

§ 4.5

e

§ 4.5

e

§ 4.5

e

§ 4.6

e

§ 4.6

Toetsen in hoeverre het algemeen bestuur gekend is in de begroting van een Gemeenschappelijke regeling Toetsen in hoeverre (tussentijdse) verantwoordingsrapportages ambtelijk en bestuurlijk worden beschouwd Toetsen in hoeverre de (periodieke) bijdrage in de exploitatiekosten van de verbonden partij binnen het beschikbare budget past Belastingen

1 halfjaar 2014

Toetsen of de juiste tarieven voor de watersysteemheffing, verontreinigingsheffing en zuiveringsheffing in de verordeningen opgenomen zijn (overeenkomstig programmabegroting 2014-2017) Toetsen of GBLT de juiste tarieven voor de watersysteemheffing, verontreinigingsheffing en zuiveringsheffing hanteert (overeenkomstig de verordeningen)

2 halfjaar 2014

1 halfjaar 2014

1 halfjaar 2014

2 halfjaar 2014


3 Algemene ontwikkelingen 3.1 Nieuwe of geactualiseerde regelgeving In 2014 zijn we begonnen met een ‘nieuw’ waterschap. Dit betekent dat interne regelgeving opnieuw op- en vastgesteld dient te worden. Zo ook voor het financieel beleid, het financiële beheer, als voor de inrichting van de financiële organisatie. In dit verband is begin 2014 onder meer de volgende interne regelgeving (bestuurlijk) vastgesteld: -

Vastgesteld door het algemeen bestuur  Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie waterschap Vechtstromen;  Controleverordening waterschap Vechtstromen;  Normenkader waterschap Vechtstromen;  Beleidsnotitie reserves en voorzieningen.

-

Vastgesteld door het dagelijks bestuur  Inkoop- en aanbestedingsbeleid waterschap Vechtstromen 2014;  Treasurystatuut waterschap Vechtstromen 2014;  Beleidsnotitie activa;  Besluit (onder)mandaat, (onder)volmacht en machtiging waterschap Vechtstromen;  Instructie financiële bevoegdheden (onder)gemandateerde(n) waterschap Vechtstromen;  Interne controleplan 2014-2016 waterschap Vechtstromen.

Later in het jaar is een aantal interne regelgeving op onderdelen aangevuld of aangepast. De genoemde interne regelgeving zijn aangewend bij de verbijzonderde interne controles.

3.2 Context bij een fusie Bij de verbijzonderde interne controles in 2014 is rekening gehouden met een (fusie)organisatie in op- en verbouw. In het interne controleplan 2014-2016 is hierover het volgende opgenomen: “In het eerste halfjaar van 2014 is door met name de eenheden OOA en OOB ervaren dat de administratieve organisatie van het financieel beheer (nog) niet (volledig) op orde is. Procesbeschrijvingen en/of werkinstructies, met daarin vastgelegd de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en beheersmaatregelen van interne controle, zijn (nog) niet opgesteld en geïmplementeerd. Als gevolg hiervan is in juni 2014 de projectgroep ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ geïnstalleerd. Deze projectgroep gaat zich in het tweede halfjaar van 2014 onder meer bezig houden met het uitwerken en laten vaststellen van financiële kaders en regelingen, het opleveren van werkinstructies van financiële processen, daar waar dit beheersmatig tot onacceptabele problemen leidt en het beleggen van taken en verantwoordelijkheden, daar waar dit randvoorwaardelijk is voor het financieel beheer.” Ter aanvulling hierop geldt dat de eenheid Projecten met dezelfde problematiek te maken had als de eenheden OOA en OOB. Deze context heeft invloed en effect gehad op de wijze van controleren, op de resultaten van de controles en de interpretatie ervan.


4 Verbijzonderde interne controles per proces In de paragrafen 4.1 tot en met 4.6 zijn per proces de (gedetailleerde) bevindingen, opvolging en/of voorstellen tot verbetering van de verbijzonderde interne controles weergegeven.

4.1 Personeel 4.1.1 Standenregister Standenregister Kenmerken

Algemeen beeld

 standenregister tot en met november 2014;  aselecte deelwaarneming van 5 mutaties;  mutaties betroffen in- en uitdiensttreding, uitbreiding of inkrimping van uren;  naleven bepalingen uit SAW;  eenheid OOB. Dit proces is (nagenoeg) op orde. Het zichtbaar vastleggen en systeemtechnisch borgen van het vier ogen principe bij interne controles is een aandachtspunt.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Voor het (door)verwerken en autoriseren van mutaties in het standenregister is een werkinstructie beschikbaar. Het standenregister wordt maandelijks door een medewerker HRM opgesteld en door de salarisadministrateur gecontroleerd. Bij deze interne controle is het toegepaste vier ogen principe niet zichtbaar vastgelegd. Het standenregister wordt maandelijks aangesloten met de salarisadministratie. Bij deze interne controle is het toegepaste vier ogen principe niet zichtbaar vastgelegd.

Interne controle van standenregister

Aansluiting standenregister met salarisadministratie

Opvolging of voorstel tot verbetering

In vervolg zal deze interne controle zichtbaar worden vastgelegd middels parafering en datering.



Item

Bevinding

Aansluiting standenregister met financiële administratie

Het standenregister tot en met december 2014 sluit aan met de financiële administratie. De realisatie van de brutosalarissen tot en met december 2014 past binnen het daarvoor beschikbaar gestelde exploitatiebudget. Aan de geselecteerde mutaties in het standenregister ligt een (gemandateerd) bestuurlijk besluit ten grondslag. Het mutatieformulier wordt aan de hand van belegstukken gecontroleerd door een medewerker HRM en de salarisadministrateur. Bij deze interne controle is het toegepaste vier ogen principe niet zichtbaar vastgelegd. Van de geselecteerde mutaties in het standenregister is een (digitaal) mutatieverslag opgesteld. De salarisadministrateur controleert bij deelwaarneming de meest opvallende mutaties in dit mutatieverslag. De salarisadministrateur is, samen met een medewerker HRM, bevoegd tot het aanbrengen van mutaties in de salarisadministratie, mits deze mutaties voorzien zijn van belegstukken. Deze bevoegdheid en het vier ogen principe is een procedurele, doch niet vastgelegde, afspraak. De geselecteerde mutaties in het standenregister zijn juist, tijdig en volledig aan de juiste rechthebbenden uitbetaald. Voor de geselecteerde mutaties in het standenregister zijn de (specifieke) bepalingen uit de SAW nageleefd. De salarisadministratie wordt verricht door één salarisadministrateur. Bij uitval of langdurige afwezigheid bestaat een risico dat het proces vertraging oploopt.

Budgetbeheer

Bestuurlijke autorisatie van mutaties in standenregister

Interne controle van mutatieformulier

Interne controle van mutatieverslag

Bevoegdheid

Uitbetaling

Naleven bepalingen SAW

Functionele kwetsbaarheid




Het verdient aanbeveling bij deze interne controle ook het vier ogen principe (zichtbaar) toe te passen.

Het heeft de voorkeur voor relevante en significante mutaties deze bevoegdheid en het vier ogen principe systeemtechnisch in RAET/Beaufort te borgen.

De salarisadministrateur wordt in voorkomende gevallen vervangen door een medewerker HRM.

4.1.2 Variabele mutaties Variabele mutaties Kenmerken

Algemeen beeld

 variabele mutaties tot en met november 2014;  aselecte deelwaarneming van 5 variabele mutaties;  de geselecteerde variabele mutaties betreffen reis- en verblijfkosten en studiekosten;  naleven fiscale bepalingen;  eenheid OOB. Dit proces is (nagenoeg) op orde.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Voor het (door)verwerken en autoriseren van variabele mutaties is in Youforce een digitale beslisboom beschikbaar. Deze beslisboom wordt als voldoende ervaren voor de beheersing van dit proces. De geselecteerde mutaties zijn vastgelegd in Youforce en voorzien van onderliggende stukken. De variabele mutaties worden via het vier ogen principe in Youforce geregistreerd (door de medewerker) en geautoriseerd (door de teamleider of eenheidsmanager). Voorafgaand aan export naar de salarisadministratie zijn de mutaties in Youforce door een medewerker HRM en de salarisadministrateur gecontroleerd. Volgens de mutatieverslagen zijn de variabele mutaties op juiste wijze verwerkt in de salarisadministratie. De geselecteerde mutaties komen ten laste van de budgetten voor o.a. reis- en verblijfkosten, opleidingskosten en reiskosten met openbaar vervoer. De budgetten voor reis- en verblijfkosten, reiskosten van openbaar vervoer en opleidingskosten zijn toereikend.

Juistheid mutaties

Interne controle Youforce #1

Interne controle Youforce #2

Aansluiting met salarisadministratie

Aansluiting met financiële administratie

Budgetbeheer



Item

Bevinding Op het budget van autokostenvergoedingen is een overschrijding gerealiseerd.

Fiscale aanvaardbaarheid

Functionele kwetsbaarheid #1

Functionele kwetsbaarheid #2

De salarisadministrateur controleert de variabele mutaties op fiscale aanvaardbaarheid. In voorkomende gevallen wordt een variabele mutatie gebruteerd onder inhouding van loonheffingen. De salarisadministratie wordt verricht door één salarisadministrateur. Bij uitval of langdurige afwezigheid bestaat een risico dat het proces vertraging oploopt. Het applicatiebeheer van de applicatie Youforce ligt nu bij één applicatiebeheerder. Bij uitval of langdurige afwezigheid is vooralsnog geen vervanging beschikbaar.

Opvolging of voorstel tot verbetering Binnen de gehele linie aan personeelslasten is het budget in 2014 ten tijde van de verbijzonderde interne controle toereikend gebleken.


De teamleider van O&HRM treft hiervoor in het eerste kwartaal van 2015 maatregelen.

4.1.3 Premiepercentages en -grondslagen Premiepercentages en -grondslagen Kenmerken

Algemeen beeld

 premiepercentages en -grondslagen voor 2014;  aansluiting met brondocumenten van pensioenfonds;  deelwaarneming van 6 salarisstroken (2 aselect en 4 select);  eenheid OOB. Dit proces is (nagenoeg) op orde.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Voor het aanbrengen en/of muteren van premiepercentages en/of -grondslagen is geen (actuele) procesbeschrijving of werkinstructie beschikbaar.

Juistheid premiepercentages

De voor waterschap Vechtstromen van toepassing zijnde premiepercentages volgens de brondocumenten van het ABP sluiten aan met RAET. Bij de geselecteerde salarisstrook zijn de premiegrondslagen op juiste

Juistheid premiegrondslagen (ambtelijke organisatie)


Opvolging of voorstel tot verbetering Gelet op de frequentie van het aanbrengen en/of muteren van de premiepercentages wordt een procesbeschrijving of werkinstructie niet als noodzakelijk geacht.

Item

Juistheid premiegrondslagen (dagelijks bestuur)

Interne controle

Functionele kwetsbaarheid

Bevinding wijze berekend. Uit de interne controle van een aselect geselecteerde salarisstrook aan het begin van 2014 volgde eenzelfde bevinding. Bij de geselecteerde salarisstrook was de pensioengrondslag niet op juiste wijze berekend. Na verbreding van de verbijzonderde interne controle bleek bij de overige leden van het dagelijks bestuur de pensioengrondslag op juiste wijze berekend te zijn. De interne controle van de juistheid van de premiepercentages en -grondslagen in RAET vindt plaats door de salarisadministrateur samen met een medewerker HRM. Deze toegepaste interne controle is niet zichtbaar vastgelegd. De salarisadministratie wordt verricht door één salarisadministrateur. Bij uitval of langdurige afwezigheid bestaat een risico dat het proces vertraging oploopt.


De pensioengrondslag is in de salarisadministratie gecorrigeerd.




4.2 Inkopen Inkopen Kenmerken

 bestedingen tot en met juni 2014;  aselecte deelwaarneming van 13 facturen;  alle eenheden.

Algemeen beeld

Dit proces is grotendeels op orde. Een aandachtspunt is het consequent (blijven) vastleggen van orders. In 2014 is hierin een stijgende lijn waarneembaar en wordt het vastleggen van orders beleidsmatig geborgd middels de notitie ‘orders en betaaltermijnen’. Een consequente vastlegging van orders draagt bij aan effectief budgetbeheer en aan de tijdige betaling van facturen.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Van de (administratieve) verwerking en autorisatie van orders en inkoopfacturen is geen procesbeschrijving opgesteld.

Budgethoudersregeling

Een budgethoudersregeling met hierin uiteengezet de taken en bevoegdheden van budgethouders, -beheerders, bestellers en ontvangers is nog niet beschikbaar.

Budgetbeheer

Bij de geselecteerde facturen is het budget of krediet op ‘hoofdniveau’ toereikend. In voorkomende gevallen heeft nog geen doorverdeling naar subbudgetten of -kredieten plaatsgevonden. Begin 2014 heeft het MT besloten de ‘harde’ budgetcheck voor orders uit te schakelen. Gezien de problemen rondom sturing, de inrichting van de begroting op hoofdlijnen, de allocatie van budgetten en de achterstand in de betaling van facturen is besloten de ‘harde’ budgetcheck op te schorten.

Budgetcheck


Opvolging of voorstel tot verbetering In 2014 is binnen het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ gestart met het opstellen van procesbeschrijvingen en zijn deze in de processen geborgd. De budgethoudersregeling is eind 2014 opgesteld. Naar verwachting wordt deze in maart 2015 ter vaststelling aan de directie aangeboden. In afwachting van de budgethoudersregeling is bij het financieel beheer gesteund op de (onder)mandaatregeling en instructies financiële bevoegdheden. Hiermee zijn op juiste wijze de orders en/of facturen geautoriseerd.

In 2014 is de ‘zachte’ budgetcheck gehandhaafd. Bij een ‘zachte’ budgetcheck wordt bij het plaatsen van een order in CODA een waarschuwing afgegeven bij een dreigende budgetoverschrijding. Deze waarschuwing kan, in tegenstelling tot de ‘harde’ budgetcheck, overruled worden Het (alsnog) toepassen van de ‘harde’ budgetcheck is in 2015 onderdeel van het project ‘Doorontwikkeling financiën’.

Item

Bevinding

CPV

Bij iets minder dan de helft van de geselecteerde facturen is de juiste CPV-code toegepast.

Orders

Bij bijna een derde van de geselecteerde facturen zijn orders vastgelegd.

Interne controle van orders

Bij de geselecteerde facturen heeft bij het coderen en goedkeuren van de orders (of facturen zonder order) het vier ogen principe op juiste en betrouwbare wijze plaatsgevonden. Bij de geselecteerde facturen heeft betaling door bevoegde medewerkers en onder het vier ogen principe plaatsgevonden. Van de geselecteerde facturen is ruim drie kwart binnen 30 dagen betaald.

Autorisatie van betaling

Tijdigheid van betaling

Efficiënt controleren

Een verbijzonderde interne

Opvolging of voorstel tot verbetering Binnen het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ is gestart met het versmallen van het aantal CPV-codes om hiermee eerder te komen tot de keuze van de juiste CPV-code per order of factuur. Binnen het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ is voor het meer (laten) vastleggen van orders een beleidsnotitie opgesteld. Daarnaast is op grond van een recente analyse geconstateerd dat in 2014 voor 70 procent van de facturen een contract en/of order is vastgelegd. In 2015 zal hieraan verder aandacht worden besteed teneinde, behoudens een aantal uitzonderingen, een maximale dekking van de orders te hebben.

Op grond van een analyse in februari 2015 is geconstateerd dat over december 2014 82 procent van de facturen binnen 30 dagen is betaald. Gezien de werking van Europese nationale weten regelgeving kan het niet tijdig betalen van facturen onder voorwaarden leiden tot het vergoeden van wettelijke rente. Ook op grond hiervan wordt geadviseerd zorg te dragen voor tijdige autorisatie van orders en facturen. Tijdige autorisatie leidt in de regel namelijk tot tijdige betaling. In overleg met een adviseur


Item

Bevinding controle waarbij in CODA in één oogopslag zichtbaar is wie de order (of factuur zonder order) gecodeerd, ontvangen, goedgekeurd en betaald heeft/hebben, is nog niet mogelijk. In CODA dienen nu nog veel handelingen verricht te worden alvorens hierin het gewenste inzicht wordt verkregen.

Opvolging of voorstel tot verbetering informatiemanagement wordt bekeken of een bestaand rapport in Business Objects hierin kan voorzien.

4.3 Aanbestedingen Aanbestedingen Kenmerken

Algemeen beeld

 analyse of bestedingen in 2014 op juiste wijze aanbesteed zijn;  naleven van Europese regelgeving;  alle eenheden/teams. In 2014 is voor € 0,6 miljoen niet rechtmatig aanbesteed. Dit past binnen de goedkeuringstolerantie voor de jaarrekening 2014 van waterschap Vechtstromen (1% = € 1,27 miljoen). Daarnaast is geconstateerd dat orders en inkoopfacturen niet in alle gevallen op de juiste CPV-code zijn geboekt. Ook zijn contractbestedingen niet in alle gevallen als zodanig geboekt en/of zijn de contracten in CODA geregistreerd.

Item

Bevinding

Checklist inkopen en aanbesteden

Geconstateerd is dat de checklist inkopen en aanbesteden in 2014 beperkt is gehanteerd. Mede als gevolg van de fusie en integratie van aanbestedingssystematiek is hieraan in 2014 minder aandacht besteed. De totale populatie aan beïnvloedbare bestedingen in 2014 bedroeg € 57,8 miljoen. Hiervan was € 57,1 rechtmatig aanbesteed en € 0,4 niet rechtmatig. Over het restant van € 0,3 miljoen bestaat nog onzekerheid.

Rechtmatigheid van de aanbestedingen per CPV-code

Juistheid van de bestedingen per CPV-code

Evenals bij de verbijzonderde interne controle van de inkopen is ook bij deze verbijzonderde interne controle geconstateerd dat orders en facturen niet in alle gevallen op de juiste CPVcode zijn geboekt. Aan de hand


Opvolging of voorstel tot verbetering Geadviseerd wordt voor een doelmatige en rechtmatige aanbesteding de checklist inkopen en aanbesteden te hanteren en deze met een inkoopadviseur af te stemmen.

Begin april 2015 is het restant aan onzekerheden van € 0,3 miljoen aan een nader onderzoek onderworpen. Hiervan bleek € 0,2 miljoen niet rechtmatig aanbesteed te zijn. De uiteindelijke rechtmatigheidsfout komt hiermee uit op € 0,6 miljoen (€ 0,4 miljoen + € 0,2 miljoen). Geadviseerd wordt aandacht te blijven besteden aan het boeken van orders en facturen op de juiste CPV-code.

Item

Contracten

Interne controle

Archivering

Bevinding van de juiste omvang van de bestedingen per CPV-code kan namelijk de juiste aanbestedingsvorm bepaald worden. In niet alle gevallen zijn de contractbestedingen op de aangegane contracten geboekt en/of waren de aangegane contracten in CODA geregistreerd. Bij de (verbijzonderde) interne controle konden hierdoor niet eenduidig de contractbestedingen en daarmee de bestedingen per CPV-code geduid worden. In 2014 heeft (tussentijds) geen interne controle op de aanbestedingen plaatsgevonden. Eventuele bijsturing op de aanbestedingen wordt hierdoor bemoeilijkt. Niet in alle gevallen zijn aanbestedingsstukken eenduidig gearchiveerd. Dit maakte het duiden van de toegepaste aanbestedingsvorm lastiger en is mede oorzaak van de rechtmatigheidsfout van € 0,6 miljoen.


Aanbevolen wordt aandacht te blijven besteden aan het registreren van contracten in CODA en het blijven boeken van contractbestedingen op contracten.

Aanbevolen wordt in 2015 te investeren in een periodieke interne controle op de aanbestedingen.


4.4 Projecten Projecten (financiële beheersing)  8 geselecteerde projecten ;  selectie van projecten uit de drie programma’s;  eenheden OOA, Programmeren en Projecten.

Algemeen beeld

Dit proces is (nagenoeg) op orde. De geselecteerde projecten zijn op individueel niveau overeenkomstig weten regelgeving aanbesteed en de uitgaven zijn binnen het verstrekte krediet gebleven. Een aandachtspunt is het consequent (blijven) vastleggen van orders voor projecten in combinatie met het tijdig autoriseren van facturen. Hiermee wordt bijgedragen aan effectief kredietbeheer en betaling van facturen binnen de (wettelijke) betaaltermijnen. Ook het naleven van de structuur voor wat betreft het opstellen en autoriseren van opdrachtbrieven en plannen van aanpak verdient aandacht.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Vooralsnog zijn geen procesbeschrijvingen en/of werkinstructies voor de (financiële) beheersing van projecten beschikbaar.

Opdrachtbrief en plan van aanpak

Voor driekwart van de geselecteerde projecten is een opdrachtbrief opgesteld. Slechts één opdrachtbrief is getekend door de opdrachtgever en -nemer. Voor bijna 40% van de geselecteerde projecten is een plan van aanpak opgesteld. Ook hiervan is slechts één plan van aanpak getekend door de opdrachtgever en -nemer. Voor de geselecteerde projecten is het krediet (bestuurlijk) op juiste wijze verstrekt. Daarnaast is ten tijde van de verbijzonderde interne controle geconstateerd dat de uitgaven van de geselecteerde projecten

Kredietbeheer

3

3

Kenmerken

De 8 geselecteerde projecten betroffen investeringsbudgetten.


Opvolging of voorstel tot verbetering In 2014 is binnen het project ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ hiermee gestart. Vervolgens is hieraan in 2015 binnen het team Projecten vervolg gegeven middels het opstellen van een procesbeschrijving op hoofdlijnen voor ‘projectmanagement’. Op basis van deze procesbeschrijving worden nadere procedurebeschrijvingen opgesteld. Voor de procesbeheersing en inzicht in de voortgang van de (geplande) projecten verdient het aanbeveling opdrachtbrieven en plannen van aanpak op te stellen en door de opdrachtgever en -nemer te laten ondertekenen.

Item

Checklist inkopen en aanbesteden

Bevinding het verstrekte krediet niet hebben overschreden. Bij geen van de geselecteerde projecten is de checklist inkopen en aanbesteden gehanteerd.

Aanbestedingen (juistheid)

Bij twee van de geselecteerde projecten is geconstateerd dat de besteksraming voor de aanbesteding hoger was dan de gerealiseerde aanneemsom.

Aanbestedingen (rechtmatigheid #1)

De geselecteerde projecten zijn op individueel niveau overeenkomstig weten regelgeving aanbesteed.

Aanbestedingen (rechtmatigheid #2)

Op grond van een analyse van de bedrijfskundige adviseurs is gebleken dat niet in alle voorkomende gevallen gebruik is gemaakt van de aanwezige raamcontracten voor technische adviesdiensten.

Aansluiting urenregistraties met financiële administratie.

Voor de geselecteerde projecten zijn de geboekte uren in overeenstemming met de urenregistraties in TIM. Medio september 2014 zijn de gefiatteerde projecturen tot en


Geadviseerd wordt de checklist te hanteren en de inkoopadviseurs hierover te consulteren. Hierover zijn binnen het team Projecten nadere afspraken gemaakt. Dit is het gevolg van marktwerking. Daarnaast worden de aanbestedingsvoordelen op de aanneemsom in de regel opgeheven door gerealiseerd en geaccordeerd meerwerk op projecten. Bij de (verbijzonderde) interne controle van het aanbestedingsproces zal voor alle teams getoetst worden in hoeverre de bestedingen in 2014 per inkooppakket rechtmatig aanbesteed zijn. Op grond hiervan wordt een organisatiebreed oordeel afgegeven over de rechtmatigheid van aanbestedingen in 2014. Binnen de eenheid O&A is hieraan aandacht besteed en wordt toegezien op het consequent toepassen van de raamcontracten. In bepaalde gevallen kunnen de raamcontracten niet gerespecteerd worden als gevolg van in het verleden aangegane, meerjarige contracten. Tot slot buigt een ambtelijke projectgroep zich over de komende aanbesteding van raamcontracten voor technische adviesdiensten in samenhang met (vermeende) homogeniteit van de aan te besteden diensten. De vertraging in het exporteren van de projecturen naar de financiële administratie heeft niet geleid tot (onoverkomelijke) kredietoverschrijdingen. Sinds september 2014 worden


Item

Autorisatie van orders en facturen

Autorisatie van betaling

Tijdigheid van betaling

Archivering

Bevinding met augustus 2014 naar de financiële administratie geëxporteerd. Als gevolg van systeemtechnische issues en in afwachting van uitkomsten van de projectgroep ‘Kaders, inrichting en financiële processen op orde’ had het (maandelijks) exporteren van de projecturen naar de financiële administratie vertraging opgelopen. De geselecteerde orders en facturen zonder order zijn op juiste wijze en onder het vier ogen principe geautoriseerd. Bij de geselecteerde facturen heeft betaling door bevoegde medewerkers en onder het vier ogen principe plaatsgevonden. Van de 30 geselecteerde facturen is bijna 45 procent binnen 30 dagen betaald.

Bij de verbijzonderde interne controle is gebleken dat archivering van aanbestedingen projectdocumenten in verschillende vormen (print of digitaal) en op verschillende locaties (Decos of centrale schijf) plaatsvindt.


Opvolging of voorstel tot verbetering de gefiatteerde urenregistraties maandelijks naar de financiële administratie geëxporteerd.

Geadviseerd wordt zorg te (blijven) dragen voor consequente vastlegging van orders in combinatie met het tijdig autoriseren van facturen. Dit zal bijdragen aan effectief kredietbeheer en betaling van de facturen binnen de (wettelijke) betaaltermijnen. Op grond van een analyse in februari 2015 is geconstateerd dat over december 2014 82 procent van de facturen binnen 30 dagen is betaald (zie ook § 4.2). In overleg met team Informatie en ICT en op grond van de procesbeschrijving voor ‘procesmanagement’ zal een (digitale) structuur voor de archivering van projectdocumenten opgesteld worden.

4.5 Verbonden partijen In 2014 is de verbonden partij GBLT getoetst. In 2015 volgen andere verbonden partijen zoals Slibverwerking Noord-Brabant NV en Gemeenschappelijke regeling Aqualysis. GBLT Kenmerken

Algemeen beeld

 GBLT;  verantwoordelijk voor heffen en innen van waterschapsbelastingen en verlenen van kwijtschelding;  deelnemersbijdrage in exploitatie van GBLT betreft k€ 3.007;  eenheid OOA. Dit proces is (nagenoeg) op orde. Het opstellen van een procesbeschrijving voor de (ambtelijke) begeleiding van de begroting, bestuursrapportages en jaarrekening van GBLT is een aandachtspunt.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Voor de (ambtelijke) begeleiding en afhandeling van begrotingen, rapportages en jaarrekeningen van GBLT is geen procesbeschrijving beschikbaar.

Vaststelling van de begroting

De begroting 2014 van GBLT is, in strijd met de Gemeenschappelijke regeling, na 1 juli 2014 door het algemeen bestuur van GBLT vastgesteld.

Communicatie van de begroting

De vaststelling van de begroting 2014 van GBLT is binnen 3 dagen na vaststelling medegedeeld aan ons dagelijks bestuur. Het bestuur is in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting van GBLT. In juli 2013 hebben de rechtsvoorgangers van waterschap Vechtstromen een zienswijze ingediend.

Zienswijze op de ontwerpbegroting

Opvolging of voorstel tot verbetering Voor de samenwerking met verbonden partijen en voor de vertegenwoordiging en aansturing vanuit het waterschap is een notitie opgesteld. Deze notitie is op 3 juni 2014 door het dagelijks bestuur vastgesteld en is richtinggevend voor de procesbeschrijving per (soort) verbonden partij. Voorts zijn in de DVO met GBLT inhoudelijke en procedurele afspraken opgenomen. GBLT heeft in haar tweede bestuursrapportage in 2013 aangegeven dat een latere vaststelling van de begroting 2014 beïnvloed wordt door de (afwijkende) planning en control cycli van de deelnemers.


Item

Bevinding

Communicatie van financieel belang

Via de bestuurlijke behandeling van de programmabegroting 2014 van waterschap Vechtstromen en de begroting 2014 van GBLT is het financieel belang (voor 2014) bekend (gemaakt) bij het bestuur. Bij het verwerken van de verbonden partij in de programmabegroting 2014-2017 van waterschap Vechtstromen is de regelgeving uit het Waterschapsbesluit nageleefd. Overeenkomstig de begroting 2014 van GBLT is de bijdrage in de exploitatie van GBLT in de programmabegroting 2014-2017 van waterschap Vechtstromen begroot. Hierbij had GBLT de initiële bijdrage voor 2014 te hoog geraamd. Bij de behandeling van de gewijzigde begroting 2014 van GBLT in november 2013 is de begrote bijdrage naar beneden bijgesteld. Bij waterschap Vechtstromen is deze budgetbijstelling vervolgens meegenomen in de eerste begrotingswijziging van 2014. De tussentijdse rapportages van GBLT zijn ambtelijk geanalyseerd, besproken in de overleggen met de portefeuillehouder en meegenomen in de meerjarenverkenning en het bestuurlijke voortgangsrapport. De kwaliteit en volledigheid van de tussentijdse rapportages biedt ruimte voor interpretatie. De betrouwbaarheid van aangeleverde gegevens (bijv. over de oninbaarheid van oude openstaande vorderingen en volledigheid van belastingopbrengsten) kan niet eenduidig vastgesteld worden.

Waterschapsbesluit

Overeenstemming begroting 2014 van GBLT en programmabegroting 2014-2017

Tussentijdse rapportages (procedureel)

Tussentijdse rapportages (inhoudelijk)



Geadviseerd wordt, in overleg met het juiste echelon binnen GBLT, te komen tot verbetering in de kwaliteit en volledigheid van de tussentijdse rapportages.

4.6 Belastingen Tarieven Kenmerken

 juistheid van de door GBLT toegepaste tarieven bij de heffing van waterschapsbelastingen;  eenheid OOA

Algemeen beeld

Dit proces is (nagenoeg) op orde.

Item

Bevinding

Procesbeschrijving

Van de interne controle op de juistheid van de toegepaste tarieven door GBLT is geen procesbeschrijving of werkinstructie beschikbaar.

Heffingsmaatstaf

Voor de watersysteemheffing en zuiveringsheffing zijn in de belastingverordeningen 2014 de juiste heffingsmaatstaven (woonruimte, oppervlakte in hectares, vervuilingswaarde, etc.) overeenkomstig de Waterschapswet en Waterwet opgenomen. De tarieven in de belastingverordeningen zijn overeenkomstig de programmabegroting 2014. De belastingverordeningen zijn na de behandeling en vaststelling van de programmabegroting in de vergadering van het algemeen bestuur op 2 januari 2014 behandeld en vastgesteld. GBLT is na afloop van de eerste vergadering van het (nieuwe) algemeen bestuur op 2 januari 2014 schriftelijk op de hoogte gesteld van de belastingverordeningen en tarieven voor 2014. Door GBLT zijn de juiste tarieven voor 2014,

Congruentie programmabegroting en verordeningen Volgordelijkheid bestuurlijke vaststelling

Communicatie met GBLT

Toegepaste tarieven door GBLT

Opvolging of voorstel tot verbetering Gelet op het belang van het tijdig toepassen van de juiste belastingtarieven wordt door de juridische en financiële adviseurs toegezien op het tijdig aanleveren van de belastingverordeningen en tarieven bij GBLT. Het belang dient dus de beheersing van het proces.


Item

Bevinding overeenkomstig de programmabegroting en belastingverordeningen, gehanteerd.



Rapportage verbijzonderde interne controle 2014

Recommend Documents