RAPPORTAGE ONDERZOEK INTERNE COMMUNICATIE

Rapportage Onderzoek Interne Communicatie Bureau Onderzoek & Statistiek maart 2011

RAPPORTAGE ONDERZOEK INTERNE COMMUNICATIE

Bureau Onderzoek & Statistiek Gemeente Heerlen Maart 2011 Contactgegevens: [email protected] / 045 560 47 47


INHOUDSOPGAVE

SAMENVATTING

1.

INLEIDING 1.1 Doel en probleemstelling 1.2 Theoretische inbedding

1 2 3

2.

METHODE 2.1 Respons 2.2 Onderzoeksgroep

4 4 4

3.

RESULTATEN 3.1 Gebruik en waardering interne communicatiemiddelen 3.2 Informatiebehoefte en informatiestromen 3.3 Waardering managementinformatie

7 7 9 12

4.

DISCUSSIE 4.1 Beperkingen van het onderzoek 4.2 Suggesties voor vervolgonderzoek

15 15 15

REFERENTIES

17

BIJLAGEN Bijlage 1: Vragenlijst

18


SAMENVATTING Opzet onderzoek Het onderhavige onderzoek is uitgevoerd middels een digitale voorgestructureerde vragenlijst onder alle medewerkers van de gemeente Heerlen. 1387 medewerkers zijn benaderd, waarvan 466 personen de vragenlijst volledig ingevuld hebben. Dit betekent een respons van 34%. De achtergrondgegevens geslacht en leeftijd bleken in de responsgroep redelijk goed overeen te komen met de werkelijke verdeling van deze gegevens in de organisatie. Als gevolg hiervan mag geconcludeerd worden dat de responsgroep een redelijk goede afspiegeling vormt van de medewerkers binnen de gemeente Heerlen.

Resultaten Gebruik en waardering communicatiemiddelen Intranet wordt het meest frequent als intern communicatiemiddel gebruikt. Daarnaast wordt intranet met een 7,3 ook het hoogst gewaardeerd, terwijl het afdelingshoofdenoverleg met een 5,1 de laagste waardering krijgt. Deze vraag over de waardering was echter slechts voor een kleine groep van toepassing (nl.: afdelingshoofden). De informatie op het prikbord krijgt met een 5,9 dan ook de op één na slechtste beoordeling. Van de genoemde kwaliteitsaspecten wordt de ‘volledigheid’ en ‘’actualiteit’’ van de informatie voor alle communicatiemiddelen het meest gewaardeerd.

Informatiebehoefte en informatiestromen Aan respondenten is de vraag voorgelegd over hun informatie-behoefte. Hierbij is hun mening gevraagd over zowel de huidige informatie die ze ontvangen, over bijv. hun eigen werkzaamheden, de organisatie-ontwikkeling en de visie/het nieuws van de directie, als hun gewenste (toekomstige) informatie-behoefte over deze onderwerpen. Hieruit blijkt dat de gemiddelden van de gewenste hoeveelheid ontvangen informatie bij alle onderwerpen hoger zijn dan de gemiddelden van de huidige hoeveelheid ontvangen informatie. Men zou vooral meer informatie willen ontvangen over de visie/nieuws van de directie en het College, en opleidingsmogelijkheden. Er is minder (extra) behoefte aan nieuws van de ondernemingsraad. Naast de inhoud van de informatiebehoefte is medewerkers ook gevraagd in welke mate ze informatie ontvangen van bepaalde personen (bijv. collega’s eigen afdeling en directie) of via bepaalde media (bijv. vergaderingen, intranet). Hierbij springt het meest in het oog de discrepantie tussen de huidige hoeveelheid ontvangen informatie van het College/de directie en de gewenste hoeveelheid informatie hierover. Medewerkers wensen meer informatie van zowel het College als de Directie te ontvangen. Ten slotte is aan medewerkers enerzijds gevraagd wat hun mening is over de huidige informatieuitwisseling tussen o.a. ‘mijn directe collega’s onderling’ en ‘mijzelf en mijn direct leidinggevende’ en anderzijds of ze graag zouden willen zien dat deze vormen van informatie-uitwisseling verbeteren (gewenste situatie). De informatie-uitwisseling tussen de directie/het College en de medewerkers wordt hierbij het laagste gewaardeerd. Verder blijkt dat de kwaliteit van de gewenste (toekomstige) informatie-uitwisseling lager is dan de gemiddelde kwaliteit van de informatie-uitwisseling die medewerkers momenteel ontvangen. In concreto betekent dit dat medewerkers tevreden zijn over de huidige informatie-uitwisseling.


Managementinformatie Van alle genoemde informatie-kenmerken (correctheid, tijdigheid, bruikbaarheid, volledigheid en doorlooptijd) vanuit de directie en het College wordt de inhoudelijke correctheid van de informatie het meest gewaardeerd. Betreffende de besluitvorming van het afdelingsmanagement is het grootste aandeel medewerkers (57%) van mening dat het afdelingsmanagement zelf een beslissing neemt en later de medewerkers informeert dan wel erbij betrekt. Gespiegeld hieraan is ca. een vierde deel van de medewerkers van mening dat het management en de medewerkers gezamenlijk een beslissing nemen (23%). Bijna een vijfde deel (19%) heeft hierover geen mening. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de communicatie door het afdelingsmanagement is aan medewerkers een aantal stellingen voorgelegd (bijv. over terugkoppeling van informatie, de wijze waarop overlegd wordt en inspraakmogelijkheden van medewerkers). Van deze zeven stellingen wordt de stelling ‘ik heb vertrouwen in het afdelingsmanagement’ door relatief het grootste aandeel medewerkers onderschreven: één op de vier respondenten heeft vertrouwen in het afdelingsmanagement. Met name de kwantiteit van de informatie-overdracht door het afdelingsmanagement kan verbeterd worden: slechts een derde vindt dat het afdelingshoofd genoeg informatie doorgeeft. Ten slotte hadden respondenten nog de mogelijkheid om een inhoudelijke toelichting te geven op de vragen over het afdelingsmanagement. Slechts een beperkte groep (N = 31) heeft hiervan gebruik gemaakt. De meest voorkomende opmerking die gemaakt werd, is dat er eerder en duidelijker door het afdelingsmanagement gecommuniceerd moest worden (terugkoppeling). Deze bevinding sluit aan bij de eerdere conclusie dat de informatie-overdracht door het afdelingsmanagement verbeterd kon worden.


1.

INLEIDING

De gemeente Heerlen werkt aan identiteitsversterking. Inwoners moeten weer trots worden op hun stad en dat ook uitdragen. De afdeling Communicatie van de gemeente Heerlen heeft hiervoor een communicatiebeleidslijn ‘Wij zijn Heerlen’ ontwikkeld. Een noodzakelijke voorwaarde voor deze identiteitsversterking is dat medewerkers betrokken worden, en zich vooral betrokken voelen bij de stad en de gemeentelijke organisatie (interne notitie afdeling Communicatie, 2007). Een goede interne communicatie is hierbij van essentieel belang. Door een goede interne communicatie kunnen organisatiedoelen gerealiseerd worden, ontstaan er meer verbindingen in de organisatie en is er meer betrokkenheid en verbondenheid van medewerkers bij de organisatie (interne notitie afdeling Communicatie, 2010). Interne communicatie is een proces van continue uitwisseling van boodschappen tussen personen die deel uitmaken van dezelfde organisatie (Reijnders, 2000), met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen (Koeleman, 1992). De bestaande interne communicatiemiddelen bestaan momenteel uit intranet, paleisgesprekken en gedecentraliseerde vormen van interne communicatie, zoals bureau- en afdelingsoverleggen. Ook zijn er tussen de afdelingen onderling grote verschillen bij de overlegvormen tussen management en medewerkers. Dit beeld wordt versterkt door bevindingen uit het vitaliteitsonderzoek dat in 2009 gemeentebreed uitgevoerd is. Uit dit onderzoek blijkt dat op een meerderheid van de afdelingen een gebrek ervaren wordt aan goede interne communicatie. Ook uit een intern onderzoek dat uitgevoerd is door de afdeling Communicatie zelf is gebleken dat de interne communicatie met name gericht is op informatie over praktische en personele aangelegenheden (via het intranet). Medewerkers zijn van mening dat er te weinig informatie verstrekt wordt over de doelen van de organisatie en de bereikte doelen in de stad zelf. De interne communicatie zou dus verbeterd kunnen worden (Interne notitie afdeling Communicatie, 2007). Door bovenstaande bevindingen is bij de afdeling Communicatie de vraag ontstaan of de bestaande communicatiemiddelen toereikend zijn. Hiertoe is in opdracht van de afdeling Communicatie van de gemeente Heerlen een onderzoek uitgevoerd door het bureau Onderzoek en Statistiek van dezelfde gemeente.

1


1.1 Doel- en probleemstelling Het doel van het onderhavige onderzoek is om inzicht te verkrijgen in de informatiestromen binnen de gemeente Heerlen. Daarnaast is het de bedoeling dat gepercipieerde knelpunten in het interne communicatieproces inzichtelijk en bespreekbaar gemaakt worden. Het onderzoek kan ook als motivatie-instrument dienen: medewerkers vinden het over het algemeen prettig hun mening te geven. Op deze manier kan een gunstig neveneffect optreden: het vergroten van de betrokkenheid van de medewerkers bij de organisatie. Noodzakelijke voorwaarde is hierbij wel dat er een concreet vervolg moet komen op de uitkomsten van dit onderzoek. De centrale probleemstelling luidt:

Op welke wijze kunnen de interne communicatiemiddelen effectiever en efficiënter in de organisatie ingezet worden?

1.2 Onderzoeksvragen Om een antwoord te kunnen geven op de probleemstelling is het van belang om een aantal onderwerpen aan bod te laten komen, te weten: 

Informatievoorziening van de medewerkers;



Managementinformatie binnen de organisatie;



Interne communicatiemiddelen (ook interne overlegvormen).

Hierbij gaat het om zowel bottum-up communicatie (inspraak, meedenken met het management) als top-down communicatie (verantwoording beleidsprocessen, instrument van het management om processen en output te beheersen en te besturen, en om medewerkers aan te sturen) (Wander, 2006). De volgende onderzoeksvragen kunnen aan de hand hiervan geformuleerd worden:  

Wat zijn de positieve en negatieve punten van de huidige interne communicatiemiddelen? Welke behoefte hebben medewerkers betreffende de huidige formele interne communicatiemiddelen?



Wat zijn de positieve en negatieve punten van de huidige inzet van interne overlegvormen?



Hoe ervaren medewerkers de communicatie met het management?

2


1.2 Theoretische inbedding De interne communicatie bestaat grofweg uit drie elementen: 

Formele interne communicatie (intranet, elektronische nieuwsbrief en mail, persberichten, telefoongids);  Formele interne overlegvormen (afdelingshoofdenoverleg, AMT, gemeentelijk management overleg, bureau-overleg, POP-gesprek, personeelsbijeenkomsten, afdelingsoverleg, projectoverleg);  Informele persoonlijke verbale communicatie. Deze drie aspecten moeten in samenhang bezien worden als een geïntegreerd, organisch geheel. Interne communicatie heeft een drietal functies (Reijnders, 2000): 

Smeerfunctie: Interne communicatie zorgt er in eerste instantie voor dat de werkzaamheden

efficiënt uitgevoerd worden. Zonder interne communicatie ontbreekt de doelgerichtheid van de activiteiten. Interne communicatie is in deze betekenis dus een coördinatiemechanisme. 

Procesfunctie: Hierbij gaat het om het verbeteren van de onderlinge samenwerking door interne

communicatie. 

Bindfunctie: Samen betekenis geven aan zaken en gebeurtenissen. De uitwisseling van informatie

zorgt ervoor dat mensen leren op dezelfde wijze tegen dingen aan te kijken en deze op gelijksoortige wijze interpreteren. Het gaat zich dus om het realiseren van een ‘wij-gevoel’. Onderstaande figuur vat de onderdelen en functies van interne communicatie nog eens samen (Wander, 2006).

Figuur functies interne communicatie

Trots, verbondenheid, begrip voor veranderingen, beslissingen in een kader plaatsen, verhoudingen verbeteren, medewerkerstevredenheid, personeelsmotivaite, basis voor externe communicatie

bindfunctie

Formele interne communicatie Interne overlegvormen

procesfunctie

INTERNE COMMUNICATIE

Continuïteit/functioneren van de organisatie, begrip voor veranderingen, basis voor externe communicatie, geen eilandvorming

Persoonlijke communicatie smeerfunctie

Continuïteit/functioneren van de organisatie, basis voor externe communicatie, geen eilandvorming

3


2.

Methode

Het onderzoek is uitgevoerd middels een digitale voorgestructureerde vragenlijst. Het gaat er namelijk om vast te stellen wat de opvattingen zijn van de medewerkers in een organisatie. Vragenlijst- oftewel survey-onderzoek is hiervoor bij uitstek de methode. Er is gekozen voor online enquêteren vanwege de bereikbaarheid (medewerkers van de gemeente Heerlen beschikken allen over een mailadres) en uit kostenoverwegingen. Online-enquêteren is in het algemeen goedkoper dan het versturen van een schriftelijke vragenlijst. De doelgroep waarop het onderzoek zich richt is: 

Medewerkers



Afdelingshoofden



Directie

Alle hierboven genoemde groepen zijn per e-mail benaderd om deel te nemen aan het onderzoek. In elke mail is een unieke link opgenomen die verwijst naar de digitale vragenlijst. Om een zo optimaal mogelijke respons te bereiken, hebben alle medewerkers na een week een herinneringsmail ontvangen. 2.1 Respons In eerste instantie zijn 1680 personen per e-mail benaderd om deel te nemen aan het onderzoek1. Achteraf bleek dat van deze personen 293 personen niet konden deelnemen aan het onderzoek vanwege diverse redenen, zoals ziekteverzuim, niet meer in dienst van de gemeente Heerlen, en ‘niet van toepassing’. Deze laatste ‘niet van toepassing’- categorie heeft betrekking op de medewerkers van de afdeling ‘Schunck’. Een groot gedeelte van deze medewerkers heeft per mail teruggekoppeld dat zij hun eigen (specifieke) communicatiemiddelen en overlegvormen hebben. Zij zijn derhalve niet meer benaderd om (verder) deel te nemen aan het onderzoek. Deelname van deze groep zou een vertekend beeld kunnen opleveren. Uiteindelijk zijn 1387 medewerkers benaderd, waarbij rekening gehouden is met de hierboven beschreven ‘uitval’. Van deze 1387 personen hebben 466 personen de vragenlijst volledig ingevuld. Dit betekent een responspercentage van 34%.

2.2 Onderzoeksgroep In tabel 2.1 wordt een aantal achtergrondkenmerken van de respondenten (N = 466) weergegeven. Tabel 2.1: Achtergrondkenmerken respondenten Procentueel (in %)

Absoluut (in aantallen)

Man

53%

242

Vrouw

47%

211

Jonger dan 30 jaar

8%

34

30 t/m 50

60%

271

51 jaar en ouder

33%

148

Geslacht

Leeftijd

1

Deze lijst van medewerkers incl. hun E-mailadressen is verstrekt door de afdeling ICT van de gemeente Heerlen.

4


Vervolg tabel 2.1: Achtergrondkenmerken respondenten Procentueel (in %)

Absoluut (in aantallen)

Ja

11%

51

Nee

89%

402

POI

5%

20

Communicatie & Buurtgericht werken

4%

17

Leidinggevende functie

Afdeling

Administraties & Onderzoek (A&O)

6%

27

Strategie & Control (S&C)

2%

7

Jurap

2%

8

Facilities

9%

41

Stadsplanning

8%

33

Welzijn

9%

40

Integrale Veiligheid

15%

64

Werkgelegenheid & Sociale Zaken

16%

71

Publiekszaken

6%

28

Projectmanagement

2%

10

Beheer & Onderhoud

11%

49

Schunck

n.v.t.*

n.v.t.*

Historisch Goud

5%

20

Directie

0%

0

Minder dan een jaar

9%

42

1-10 jaar

50%

226

11-20 jaar

19%

87

21 jaar of langer

21%

96

Basisonderwijs

0%

1

VMBO

8%

36

Havo/VWO

8%

34

MBO

23%

106

HBO/WO

61%

276

Jaren werkzaam binnen de organisatie

Opleidingsniveau

* medewerkers van de afdeling ‘Schunck’ zijn niet in de uiteindelijke onderzoeksgroep opgenomen vanwege de representativiteit (zie hiervoor paragraaf 2.1).

Uit bovenstaande tabel blijkt dat iets meer dan de helft van de respondenten uit mannen bestaat (53%), dat een ruime meerderheid (60%) in de leeftijdsgroep valt tussen 30 en 51 jaar en dat het leeuwendeel een niet-leidinggevende functie heeft (89%). Om een oordeel te kunnen geven over de representativiteit van de onderzoeksgroep, is bekeken hoe de verdeling van bovenstaande achtergrondkenmerken is binnen de organisatie. Uit de sociale statistieken van de organisatie blijkt dat 49% vrouw is en dat de meerderheid van de medewerkers tot de leeftijdscategorie 30 t/m 50 behoort (54%). Het huidige respondentenbestand is dus voldoende representatief met betrekking tot leeftijd en geslacht, zodat de resultaten gegeneraliseerd kunnen worden naar alle medewerkers binnen de organisatie.

5


Binnen de organisatie worden geen gegevens over opleidingsniveau verzameld. Meer dan de helft van de respondenten in het huidige onderzoek (61%) heeft een hoger opleidingsniveau genoten (HBO/WO). Dit aandeel is aanzienlijk hoger dan het aandeel hoger opgeleiden in Parkstad Limburg (24%; Cremers et al., 2011) en Nederland (33%; Eurostat 2010). Hoger opgeleiden zijn dus in het onderhavige onderzoek oververtegenwoordigd.

6


3. RESULTATEN In dit hoofdstuk worden de resultaten weergegeven. Achtereenvolgens wordt ingegaan op het gebruik en de waardering van de interne communicatiemiddelen (paragraaf 3.1), de informatiebehoefte en informatiestromen (paragraaf 3.2) en de waardering van de managementinformatie (paragraaf 3.3).

3.1 Gebruik en waardering interne communicatiemiddelen Om inzicht te verkrijgen in het gebruik van de interne communicatiemiddelen, is aan de medewerkers de vraag voorgelegd in welke mate ze gebruik maken van een aantal bestaande interne communicatiemiddelen: intranet, digitale nieuwsbrief, stadskrant, informatie op het prikbord (niet-digitaal), paleisgesprekken en Yammer. In onderstaande tabel (3.1) wordt weergegeven hoeveel procent van de respondenten hiervan gebruik maakt (uiteenlopend van nooit-altijd). Tabel 3.1: Mate waarin respondenten gebruik maken van interne communicatie-middelen Nooit

Zelden

Soms

Vaak

Altijd

0%

2%

13%

46%

39%

Digitale nieuwsbrief

12%

23%

29%

25%

12%

Stadskrant

18%

26%

27%

18%

12%

Informatie op prikbord

20%

34%

29%

15%

3%

Paleisgesprekken

29%

27%

33%

10%

2%

Yammer

63%

15%

14%

7%

2%

Intranet

Uit bovenstaande tabel blijkt dat intranet het meest gebruikt wordt door de respondenten: 85% geeft aan intranet vaak of altijd te gebruiken. Yammer wordt het minst frequent gebruikt als intern communicatiemiddel (9% gebruikt het vaak of altijd). Dit is geen verrassende uitkomst, aangezien Yammer pas eind 2010 in de organisatie geïntroduceerd is. Om te inventariseren of medewerkers behoefte hebben aan social media (weblogs, fora en sociale netwerken, zoals LinkedIn, Yammer, en Facebook), is hun de vraag voorgelegd of ze wel eens gebruik maken van social media en ze de intentie hebben om deze voor werkgerelateerde doeleinden te gebruiken (resultaten zijn niet weergegeven in de tabel). Circa de helft van de respondenten (53%) maak wel eens gebruik van social media. Ruim één op de vier respondenten (28%) geeft aan dat ze social media voor werkgerelateerde doeleinden zouden willen gebruiken, 38% weet het nog niet, terwijl 26% dit niet wil (8% heeft geen mening/weet het niet). Naast het gebruik van de hierboven genoemde communicatiemiddelen is ook gevraagd hoe zij deze communicatiemiddelen beoordelen. Hiertoe is hun een aantal stellingen voorgelegd. Gevraagd is in welke mate ze het eens zijn met de volgende stellingen:

7


-

De informatie is duidelijk De informatie is niet actueel De informatie is neutraal De informatie is niet volledig De hoeveelheid informatie is voldoende

Tabel 3.2 geeft de verdeling van de antwoordpercentages op deze stellingen per communicatiemiddel weer. Tabel 3.2: Aandeel medewerkers dat het (zeer) mee eens is met onderstaande stellingen over de kwaliteit van de verkregen informatie, in % De De informatie

De informatie

De informatie

De informatie

hoeveelheid

is duidelijk

is niet actueel

is neutraal

is niet volledig

informatie is voldoende

Intranet

79%

16%

55%

19%

57%

Digitale nieuwsbrief

55%

8%

34%

12%

43%

Stadskrant

65%

6%

39%

9%

51%

Informatie op het prikbord (niet intranet)

37%

22%

25%

15%

22%

Paleisgesprekken

47%

2%

15%

6%

38%

Uit tabel 3.2 blijkt dat de volledigheid en actualiteit van de informatie voor alle communicatiemiddelen het hoogst gewaardeerd wordt. Verder blijkt dat de informatie op het prikbord relatief het minst gewaardeerd wordt: slechts 37% is van mening dat de informatie uit deze nieuwsbrief duidelijk is, circa 1 op de 5 (22%) vindt dat de informatie niet actueel is en eveneens 1 op de 5 (22%) geeft aan dat de informatie voldoende is. Daarnaast is respondenten ook gevraagd om een rapportcijfer te geven van de reeds eerder genoemde interne communicatiemiddelen (1 = laagste waarde; 10 = hoogste waarde). Tabel 3.3 geeft dit weer. Weergegeven is het gemiddelde rapportcijfer en de standaarddeviatie (SD). Tabel 3.3: Gemiddeld rapportcijfer (SD) Rapportcijfer (SD) Intranet

7,3 (1,1)

Nieuwsbrief

6,7 (1,3)

Stadskrant

7,1 (1,3)

Informatie op het prikbord (niet intranet) Afdelingsoverleg

5,9 (1,7) 6,2 (1,6)

Afdelingshoofdenoverleg

5,1 (2,2)

Bureau-overleg

6,6 (1,5)

paleisgesprekken

6,9 (1,6)

8


Uit tabel 3.3. blijkt dat intranet met een 7,3 het hoogst gewaardeerd wordt. Opvallend hierbij is dat vrijwel alle respondenten een valide antwoord gegeven hebben (slechts 15 personen hebben geen rapportcijfer gegeven voor intranet). Dit in tegenstelling tot de andere rapportcijfers: hierbij hebben minimaal 100 personen geen rapportcijfer (kunnen) gegeven voor het betreffende communicatiemiddel. Het afdelingshoofdenoverleg wordt met een 5,1 het minst gewaardeerd. Deze vraag over de waardering was echter slechts voor een kleine groep van toepassing. De informatie op het prikbord werd met een 5,9 ook relatief laag gewaardeerd. Deze lage waardering zagen we ook al in tabel 3.2.

3.2 Informatiebehoefte en informatiestromen Om inzicht te verkrijgen in de behoefte aan bepaalde soorten informatie die medewerkers ontvangen, is hun allereerst gevraagd of ze aan kunnen geven hoeveel informatie ze momenteel ontvangen over hun werk, het werk van anderen en organisatiebrede onderwerpen (in tabel 3.4 wordt de informatie die men in de huidige situatie ontvangt, weergegeven met een ‘H’). Daarnaast is respondenten ook de vraag voorgelegd wat de behoefte aan informatie is, m.a.w. de gewenste situatie (dit wordt in tabel 3.4 weergegeven met een ‘G’). Door hen zowel te vragen naar de huidige als de gewenste situatie, kan de discrepantie in kaart gebracht worden. Om te bepalen of het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie significant is, is een gepaarde t-toets berekend. De gemiddelden, standaarddeviaties en p-waarden staan weergegeven in tabel 3.4. Tabel 3.4: Informatie-aanbod huidige situatie en behoefte aan informatie Gemiddelde***

standaarddeviatie

p-waarde

H

G

H

G

3,0

3,9

1,0

0,8

 0.01**

2,9

3,8

0,9

0,6

 0.01**

Resultaten van mijn eigen bureau

3,0

3,9

1,0

0,6

 0.01**

Organisatie-ontwikkeling

2,8

3,8

0,8

0,6

 0.01**

2,2

3,2

0,8

0,7

 0.01**

Actuele beleidsonderwerpen

2,6

3,7

0,9

0,7

 0.01**

Visie/nieuws van de directie

2,4

3,6

0,8

0,7

 0.01**

Visie/nieuws van de College

2,4

3,6

0,9

0,8

 0.01**

Personeelwisselingen/vacatures

2,7

3,6

0,9

0,8

 0.01**

Opleidingsmogelijkheden

2,5

3,8

0,9

0,8

 0.01**

Nieuws van de ondernemingsraad

2,9

3,4

0,9

0,7

 0.01**

--

3,3

--

1,0

--

Je eigen werkzaamheden Resultaten van mijn eigen afdeling

Werkzaamheden op andere afdelingen

Informatie over medewerkers in de vorm van personeelsblad* *

aangezien binnen de organisatie momenteel geen personeelsblad beschikbaar is, kon ook niet gevraagd

**

significant, tweezijdig getoetst met een   0,05

worden naar de huidige situatie. *** hierbij variëren de waarden van 1 (geen) t/m 5 (= erg veel)

9


Tabel 3.4 laat zien dat de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie in alle gevallen statistisch significant zijn. Dat wil zeggen dat de gemiddelden van de gewenste hoeveelheid ontvangen informatie in alle gevallen hoger zijn dan de gemiddelden van de huidige hoeveelheid ontvangen informatie. Men zou vooral meer informatie willen ontvangen over de visie/nieuws van de directie en het College, en opleidingsmogelijkheden. Er is minder (extra) behoefte aan nieuws van de ondernemingsraad. De volgende onderwerpen hebben ook betrekking op zowel de huidige als de gewenste situatie. Hier gaat het erom van (of via) wie men informatie ontvangt en van wie (of waarover) men dit wil ontvangen. Ook hierbij is gebruik gemaakt van de gepaarde t-toets om vast te stellen of de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie statistisch significant zijn. Tabel 3.5 geeft de gemiddelden, standaarddeviaties en p-waarden van zowel de huidige als de gewenste situatie weer. Tabel 3.5: Ontvangen informatie huidige situatie en behoefte aan de (nog te) ontvangen informatie Gemiddelde*

standaarddeviatie

p-waarde

H

G

H

G

Collega’s eigen afdeling

3,4

3,9

0,8

0,7

 0.01**

Collega’s eigen bureau

3,7

4,0

0,8

0,7

 0.01**

Eigen afdelingshoofd

3,0

3,9

1,0

0,7

 0.01**

Eigen bureauhoofd

3,6

4,3

0,9

0,7

 0.01**

1,9

3,1

0,9

0,9

 0.01**

Directie

2,1

3,4

0,9

0,8

 0.01**

Het college

2,1

3,4

0,9

0,9

 0.01**

Intranet

3,6

4,0

0,8

0,7

 0.01**

Nieuwsbrief

3,0

3,5

0,9

1,0

 0.01**

Stadskrant

2,9

3,2

1,0

1,1

 0.01**

Informatie op het prikbord

2,3

2,9

0,9

1,2

 0.01**

Vergaderingen

3,1

3,8

1,1

0,9

 0.01**

3,5

3,4

0,9

1,1

 0.05

Afdelingshoofd van andere afdelingen

Wandelgangen/informele gesprekken *

hierbij variëren de waarden van 1 (geen) t/m 5 (= erg veel)

** significant, tweezijdig getoetst met een   0,05

Uit tabel 3.5 blijkt dat de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie in alle gevallen statistisch significant zijn, m.u.v. ‘wandelgangen/informele gesprekken’. In concreto betekent dit dat de gemiddelden van de gewenste hoeveelheid ontvangen informatie in alle gevallen (m.u.v. wandelgangen/informele gesprekken) hoger zijn dan de gemiddelden van de huidige hoeveelheid ontvangen informatie. Het meest in het oog springt de discrepantie tussen de huidige hoeveelheid ontvangen (eenzijdige) informatie van het College en de Directie en de gewenste hoeveelheid ontvangen informatie. Men wenst meer informatie van zowel het College als de Directie te ontvangen. Ten slotte is aan medewerkers enerzijds gevraagd wat hun mening is over de huidige informatieuitwisseling tussen o.a. ‘mijn directe collega’s onderling’ en ‘mijzelf en mijn direct leidinggevende’ en anderzijds of ze graag zouden willen zien dat deze vormen van informatie-uitwisseling verbeteren (gewenste situatie).

10


Tabel 3.6 geeft dit weer. Om de huidige en gewenste situatie met elkaar te kunnen vergelijken, is wederom een gepaarde t-toets uitgevoerd. De resultaten van deze p-waarden zijn, evenals de gemiddelden en standaarddeviaties, weergegeven in de tabel. Tabel 3.6: Informatie-uitwisseling Gemiddelde*

standaarddeviatie

p-waarde

H

G

H

G

3,6

2,8

1,0

1,0

 0.01**

3,5

2,7

1,1

1,0

 0.01**

2,3

2,2

0,9

0,7

 0.01**

2,6

2,6

0,9

0,8

 0.05

De Directie en medewerkers

2,1

2,2

0,9

0,7

 0.05

Het College en de medewerkers

2,0

2,3

0,8

0,7

 0.05

Mijn directe collega’s onderling Mijzelf en mijn direct leidinggevende De afdelingen onderling De ondernemingsraad en medewerkers

*

hierbij variëren de waarden van 1 (slecht) t/m 5 (= zeer goed) voor de huidige situatie en van 1 (zeer mee eens) t/m 5 (zeer mee oneens) voor de gewenste situatie

** significant, tweezijdig getoetst met een   0,05

Uit tabel 3.6 blijkt allereerst dat de informatie-uitwisseling tussen de directie/het College en de medewerkers het laagste gewaardeerd wordt. Verder laten de resultaten zien dat het verschil tussen de gemiddelden van de huidige en de gemiddelden van de gewenste informatie-uitwisseling statistisch significant is voor: de informatie-uitwisseling tussen de directe collega’s onderling, tussen mezelf en mijn leidinggevende en tussen afdelingen onderling. Opvallend hierbij is dat de gewenste informatie-uitwisseling gemiddeld lager uitkomt dan de huidige (tweezijdige) informatie-uitwisseling. Dit kan worden geïnterpreteerd als tevredenheid met de huidige (tweezijdige) informatie-uitwisseling. Ten slotte is de medewerkers de mogelijkheid gegeven om suggesties te geven voor geheel nieuwe interne communicatiemiddelen. 74 personen hebben van deze gelegenheid gebruik gemaakt. Tabel 3.7 geeft weer hoeveel personen een bepaalde opmerking of suggestie gemaakt hebben. Hierbij zijn de antwoorden geclusterd.

11


Tabel 3.7: Suggesties voor geheel nieuwe interne communicatiemiddelen (N = 74) Social media beter inzetten (d.w.z. functioneler, professioneler)

17

Inhoud communicatiemiddelen laat te wensen over (o.a. gekleurde informatie, onvolledige informatie, actualiteit van informatie,

19

openheid) Forum op internet

4

Communicatie liever mondeling dan schriftelijk

8

Verbetering interne bedrijfsprocessen

4

Divers (bijv. centrale informatievoorziening, communicatie op buitenlocaties, weet het niet)

22

Totaal aantal respondenten met inhoudelijke toelichting

74

3.3 Waardering managementinformatie In de vragenlijst over interne communicatie is ook een aantal vragen opgenomen over de communicatie van de Directie/het College en het afdelingsmanagement. Tabel 3.8 geeft dit weer. Weergegeven is het aandeel medewerkers dat het (zeer) eens is met diverse stellingen over de kenmerken van de informatie vanuit de Directie en het College. Tabel 3.8: Aandeel medewerkers dat het (zeer) mee eens is met onderstaande stellingen over de kenmerken van de informatie vanuit respectievelijk Directie en College, in % De informatie is De informatie is bruikbaar voor meestal mij compleet

Het duurt te lang voordat informatie naar mij wordt teruggekoppeld

De informatie is inhoudelijk correct

De informatie komt voor mij vaak te laat

Directie

34%

28%

24%

16%

32%

College

34%

15%

31%

22%

18%

Uit tabel 3.8 blijkt dat van alle kenmerken van de informatie de inhoudelijke correctheid van informatie door zowel de directie als het College het meest gewaardeerd wordt (beide 34%). Verder blijkt dat bij de informatie die afkomstig is van de directie de volledigheid van informatie het minst gewaardeerd wordt (16%). Bij de informatie die afkomstig is van het College blijkt dat het tijdstip waarop informatie overgebracht wordt het minst gewaardeerd wordt (15%). Bovendien vindt in het geval van de Directie 28% van de respondenten dat de informatie vaak te laat komt, terwijl dit percentage slechts 15% is betreffende de informatie vanuit het College.

12


Een algemene opmerking bij deze vraag is dat een relatief groot aandeel respondenten aangegeven heeft geen mening te hebben (range: 25%-36%) of geen uitgesproken mening hebben (ca. 25%). Dit betekent dat, indien alleen de valide antwoorden meegenomen worden in de analyse, het aandeel respondenten ‘mee eens’ / ‘zeer mee eens’ aanzienlijk groter wordt bij de positief geformuleerde stellingen en het aandeel ‘mee oneens / zeer mee oneens’ groter wordt bij de negatief geformuleerde stellingen. Daarnaast is aan medewerkers gevraagd op welke wijze ze het beslissingsproces van het afdelingshoofd typeren. Hiertoe is hun een aantal stellingen voorgelegd. Het grootste aandeel medewerkers (57%) is van mening dat het afdelingsmanagement zelf een beslissing neemt en later de medewerkers informeert dan wel erbij betrekt. Gespiegeld hieraan is ca. een vierde deel van de medewerkers van mening dat het management en de medewerkers gezamenlijk een beslissing nemen (23%). Bijna een vijfde deel (19%) heeft hierover geen mening. Om inzicht te verkrijgen in de kwaliteit van de communicatie door het afdelingsmanagement is aan medewerkers een aantal stellingen voorgelegd, over bijv. vertrouwen in het afdelingsmanagement en inspraakmogelijkheden voor medewerkers. In tabel 3.9 wordt weergegeven hoeveel procent van de medewerkers het (zeer) eens is met deze stellingen.

Tabel 3.9: Aandeel medewerkers dat het met betrekking tot zichzelf (zeer) mee eens is met onderstaande stellingen over de communicatie door het afdelingsmanagement, in % Er wordt genoeg informatie doorgegeven door het afdelingsmanagement

31%

De informatie is niet aangepast aan mijn behoefte

30%

Er zijn voldoende inspraakmogelijkheden voor mij

28%

Overleg wordt niet op de manier georganiseerd als volgens de regels zou moeten

20%

Ik vind dat het te lang duurt voordat het afdelingsmanagement informatie naar mij terugkoppelt

38%

De terugkoppeling van informatie door het afdelingsmanagement vind ik niet gedetailleerd genoeg Ik heb vertrouwen in het afdelingsmanagement

31% 42%

Uit tabel 3.9 blijkt dat van de zeven stellingen de stelling ‘ik heb vertrouwen in het afdelingsmanagement’ door relatief het grootste aandeel medewerkers onderschreven wordt: 4 op de 10 medewerkers (42%) heeft vertrouwen in het afdelingsmanagement. Met name de kwantiteit van de informatieoverdracht door het afdelingsmanagement kan verbeterd worden: slechts 31% vindt dat het afdelingshoofd genoeg informatie doorgeeft.

13


Ten slotte is gevraagd of men nog een toelichting wil geven op bovengenoemde vragen over het afdelingsmanagement. In tabel 3.11 wordt de categorisering van de gegeven antwoorden weergegeven. Hierbij hebben 31 medewerkers een valide antwoord gegeven.

Tabel 3.10: Aantal medewerkers dat een toelichting heeft gegeven op de vragen over het afdelingsmanagement Eerder en duidelijker communiceren, en wel terugkoppelen Geen inspraak op het beslissingsproces van het afdelingsmanage-

10

ment

8

Geen vertrouwen in afdelingsmanagement

8

Communicatie door afdelingsmanagement organisatiebreed niet consequent

3

Beslissingen van afdelingsmanagement enkel gebaseerd op financiële overwegingen zonder oog voor kwaliteit

2

Totaal aantal respondenten met inhoudelijke toelichting

31

Slechts een beperkte groep deelnemers heeft een inhoudelijke toelichting gegeven op de vragen over het afdelingsmanagement (n = 31). Hiervan geeft het grootste gedeelte aan dat het afdelingsmanagement eerder en duidelijker zou moeten communiceren en zou moeten terugkoppelen (n = 10), er (meer) inspraak op het beslissingsproces van het afdelingsmanagement zou moeten zijn (n = 8), of er geen vertrouwen in het afdelingsmanagement is (n = 8).

14


4. DISCUSSIE Zoals elk onderzoek heeft ook onderhavig onderzoek enkele beperkingen. De beperkingen van het huidige onderzoek worden besproken in paragraaf 4.1. Paragraaf 4.2 gaat nader in op suggesties voor vervolgonderzoek.

4.1 Beperkingen van het onderzoek In het huidige onderzoek is gekozen voor survey-onderzoek in de vorm van een digitale voorgestructureerde vragenlijst. Eén van de voordelen van survey-onderzoek is dat een groot aantal aspecten van het begrip ‘interne communicatie’ binnen een grote onderzoekspopulatie onderzocht kan worden. Hierin schuilt tegelijkertijd een nadeel. Het ondervragen van een breed scala aan aspecten van interne communicatie kan ertoe leiden dat medewerkers zich niet hiermee kunnen identificeren en ze vroegtijdig afhaken. Dit kan dus ten koste gaan van de respons. Het is daarom van belang om die aspecten van interne communicatie te onderzoeken die relevant zijn voor alle medewerkers en die tegelijkertijd niet te gedetailleerd en te abstract zijn. Binnen deze context valt in het huidige onderzoek op dat maar liefst 16% begonnen is met het invullen van de vragenlijst en op een later tijdstip is afgehaakt. De uiteindelijke respons was dus 49% geweest indien degenen die begonnen waren aan de vragenlijst deze ook hadden afgemaakt. Een mogelijke oorzaak hiervoor zou kunnen zijn dat er teveel onderwerpen in de vragenlijst aan bod kwamen en dat het abstractieniveau voor een beperkt aantal medewerkers te hoog was. Dit bleek namelijk uit de terugkoppeling die individuele personen op de vragenlijst gaven. Desondanks mogen de resultaten van het onderzoek als representatief beschouwd worden. De achtergrondkenmerken van de respondentengroep blijken immers in het algemeen overeen te komen met de kenmerken van de populatie (d.w.z. medewerkers van de gemeente Heerlen).

4.2 Suggesties voor vervolgonderzoek Eén van de resultaten die uit het onderzoek naar voren gekomen zijn, heeft betrekking op de wijze van communiceren vanuit het management en de directie. Uit de resultaten blijkt namelijk dat deze communicatievorm vooral top-down gebeurt. Het management en de directie nemen beslissingen en ventileren de boodschap naar de medewerkers. Hierbinnen is nauwelijks plaats voor tweezijdige communicatie. Er liggen dus nog tal van mogelijkheden om medewerkers meer te betrekken bij de besluitvorming en de organisatie. Nader onderzoek zou kunnen inventariseren welke mogelijkheden de organisatie heeft voor bottum-up communicatiekanalen. Aan de hand van een semigestructureerde vragenlijst of focusgroepen zouden medewerkers bijv. kunnen aangeven welke suggesties zij hebben.

15


16


REFERENTIES Cremers, M. W. J. et al. (2011). Rail 2011. Regionale Arbeidsmarkt Informatie Limburg. Een onderzoek in opdracht van de Provincie Limburg door Etil en Research voor Beleid. Maastricht, 2011. Eurostat, 2010. Interne notitie afdeling Communicatie. Plan van Aanpak Interne Communicatie, 6 december 2007 Interne notitie afdeling Communicatie gemeente Heerlen: Een nieuwe aanpak, 2010. Reijnders, E. (2000). Interne communicatie: aanpak en achtergronden. 2e herziene druk, Assen: Van Gorcum. Wander, L. (2006). Interne communicatie in de gemeente Winterswijk. Afstudeerscriptie Master Communication Studies. Universiteit Twente, Enschede.

17


BIJLAGE 1: VRAGENLIJST Hieronder volgt een aantal vragen over het gebruik van en de waardering voor de interne communicatiemiddelen. In welke mate maak je gebruik van de onderstaande interne communicatiemiddelen? Nooit

Zelden

Soms

Vaak

Altijd

intranet

o

o

o

o

o

digitale nieuwsbrief

o

o

o

o

o

stadskrant

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

paleisgesprekken

o

o

o

o

o

yammer

o

o

o

o

o

informatie op het prikbord (niet intranet)

Hieronder volgt een aantal stellingen over INTRANET. Geef aan in hoeverre je het hiermee eens bent. Zeer mee Mee eens eens

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen mening

mee oneens De informatie is duidelijk

o

o

o

o

o

o

De informatie is niet actueel

o

o

o

o

o

o

De informatie is neutraal

o

o

o

o

o

o

De informatie is niet volledig

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

De hoeveelheid informatie is voldoende

Hieronder volgt een aantal stellingen over de DIGITALENIEUWSBRIEF (bijv. over de nieuwe huisstijl of organisatie-ontwikkeling) Geef aan in hoeverre je het hier mee eens bent. Zeer mee Mee eens eens

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen mening


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o


18


Hieronder volgt een aantal stellingen over de stadskrant. Geef aan in hoeverre je het hier mee eens bent Zeer mee Mee eens eens

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen mening


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o


Hieronder volgt een aantal stellingen over de INFORMATIE OP HET PRIKBORD (NIET DIGITAAL). Geef aan in hoeverre je het hiermee eens bent. Zeer mee Mee eens eens

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen mening


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen


Hieronder volgt een aantal stellingen over de PALEISGESPREKKEN. Geef aan in hoeverre je het hiermee eens bent. Zeer mee Mee eens eens

mening


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o


19


Geef de onderstaande interne communicatiemiddelen en overlegvormen een rapportcijfer 1 t/m 10. Vul hier niets in indien je het betreffende communicatiemiddel niet gebruikt. rapportcijfer Intranet Nieuwsbrief Stadskrant Informatie op het prikbord(niet digitaal) Afdelingsoverleg Afdelingshoofdenoverleg Bureau-overleg paleisgesprekken Uit recent onderzoek blijkt dat het gebruik van social media toeneemt. Onder social media worden onder andere weblogs, fora en sociale netwerken zoals Hyves, Facebook, Yammer, Twitter en LinkedIn verstaan. Via deze media delen mensen verhalen, kennis en ervaringen. Ook bieden steeds meer organisaties de mogelijkheid om via deze social media werkgerelateerde zaken te delen en te bespreken. Hieronder volgt een aantal vragen over het gebruik van en de mening over social media. Maakt u wel eens gebruik van social media? 0

Ja

0

Nee

Zou u social media voor werkgerelateerde doeleinden willen gebruiken? 0

ja

0

misschien

0

nee

0

weet niet/geen mening.

De volgende vragen gaan over de interne informatiestromen binnen de organisatie. Hoeveel informatie ontvang je nu over: geen

weinig

matig

veel

erg veel

Je eigen werkzaamheden

o

o

o

o

o

Resultaten van mijn eigen afdeling

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Actuele beleidsonderwerpen

o

o

o

o

o

Visie/nieuws van de directie

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

Werkzaamheden op andere afdelingen

20


In de vorige vraag heb je aangegeven hoeveel informatie je nu ontvangt .In deze vraag willen we van je weten hoeveel informatie je zou willen ontvangen. geen

weinig

matig

veel

erg veel

Je eigen werkzaamheden

o

o

o

o

o

Resultaten van mijn eigen afdeling

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Werkzaamheden op andere afdelingen Actuele beleidsonderwerpen Visie/nieuws van de directie

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Informatie over medewerkers in de vorm van een personeelsblad

Mis je nog informatie? O nee O ja, namelijk: ________________________

Hoeveel informatie ontvang je momenteel via of van: geen

weinig

matig

veel

erg veel

niet van toepassing

Collega’s van mijn eigen afdeling

o

o

o

o

o

o

Collega’s van mijn eigen bureau

o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

Eigen bureauhoofd

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

De directie

o

o

o

o

o

o

Het college

o

o

o

o

o

o

Afdelingshoofden van andere (dan je eigen)afdelingen

Intranet

o

o

o

o

o

o

Nieuwsbrief

o

o

o

o

o

o

Stadskrant

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Informatie op het prikbord(niet digitaal) vergaderingen Wandelgangen/informele gesprekken

21


Hoeveel informatie zou je willen ontvangen via of van: geen

weinig

matig

veel

erg veel

niet van toepassing

Collega’s van mijn eigen afdeling

o

o

o

o

o

o

Collega’s van mijn eigen bureau

o

o

o

o

o

o


o

o

o

o

o

o

Eigen bureauhoofd

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

De directie

o

o

o

o

o

o

Het college

o

o

o

o

o

o

Afdelingshoofden van andere (dan je eigen) afdelingen

Intranet

o

o

o

o

o

o

Nieuwsbrief

o

o

o

o

o

o

Stadskrant

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

Informatie op het prikbord (niet digitaal) vergaderingen Wandelgangen/informele gesprekken

De volgende drie vragen gaan over de uitwisseling van informatie tussen personen. Wat vind je van de informatie-uitwisseling tussen: slecht Mijn directe collega’s onderling Mijzelf en mijn direct leidinggevende De afdelingen onderling De ondernemingsraad en medewerkers De Directie en medewerkers Het College en de medewerkers

matig

gemiddeld

goed

zeer

weetniet/geen

goed

mening

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

22


Ik zou graag zien dat de informatie-uitwisseling verbetert tussen: Zeer mee Mee eens

neutraal

eens Mijn directe collega’s onderling Mijzelf en mijn direct leidinggevende De afdelingen onderling De ondernemingsraad en medewerkers

Mee

zeer mee

oneens

oneens

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

De Directie en medewerkers

o

o

o

o

o

Het College en de medewerkers

o

o

o

o

o

Heb je nog suggesties voor geheel nieuwe interne communicatiemiddelen? (de inzet, inhoud, het gebruik van) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Hieronder volgen twee vragen over het resultaat van interne communicatie. Wat vindt je dat op dit moment het resultaat van de interne communicatie is? (maximaal 3 antwoordmogelijkheden aanvinken) O het creëren van een beter onderling begrip O het creëren van een beter begrip voor verandering O het verbeteren van de sfeer binnen de organisatie O de betrokkenheid van medewerkers vergroten O de afstand tussen de directie en de werkvloer verkleinen O efficiëntere werkprocessen realiseren O de beslissingen in een kader plaatsen O een basis voor goede externe communicatie O het voorkomen van eilandvorming O het elkaar behouden voor valkuilen O anders,namelijk:_____________________________ Wat wil je dat in de toekomst het resultaat van interne communicatie wordt? (maximaal 3 antwoordmogelijkheden aanvinken) O het creëren van een beter onderling begrip O het creëren van een beter begrip voor verandering O het verbeteren van de sfeer binnen de organisatie O de betrokkenheid van medewerkers vergroten O de afstand tussen de directie en de werkvloer verkleinen O efficiëntere werkprocessen realiseren O de beslissingen in een kader plaatsen O een basis voor goede externe communicatie O het voorkomen van eilandvorming O het elkaar behouden voor valkuilen O anders, namelijk:_____________________________

23


De volgende stellingen gaan over kenmerken van de informatie vanuit de Directie en het College. In hoeverre ben je het eens met de volgende beweringen over de informatie die afkomstig is van de Directie en van het College? Zeer mee

Mee eens

eens

Niet mee

Mee

zeer mee

Weet

eens/ niet

oneens

oneens

niet/geen mening

mee oneens De informatie die ik van de Directie ontvang, is

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

doorgaans inhoudelijk correct De informatie die ik van de Directie ontvang, komt voor mij vaak te laat De informatie die ik van de Directie ontvang, is bruikbaar voor mij De informatie die ik van de Directie ontvang, is meestal compleet Het duurt te lang voordat de Directie informatie naar mij terugkoppelt De informatie die ik van het College ontvang , is doorgaans inhoudelijk correct De informatie die ik van de College ontvang, komt voor mij vaak te laat De informatie die ik van de College ontvang, is bruikbaar voor mij De informatie die ik van de College ontvang, is meestal compleet Het duurt te lang voordat de Directie informatie naar mij terugkoppelt

24


De volgende vragen gaan over de communicatie door het afdelingsmanagement Welke bewering vind je in het algemeen het beste van toepassing op het beslissingsproces van het afdelingsmanagement? Het afdelingsmanagement neemt de beslissing en informeert de medewerkers

o

later Het afdelingsmanagement neemt de beslissing en gaat later op zoek naar de visies van

o

medewerkers Volledige discussie vindt plaats voordat het management een

o

beslissing neemt Het management en de medewerkers nemen

o

gezamenlijk een beslissing Weet niet/heb geen mening

o

In hoeverre zijn de beweringen over de communicatie door het afdelingsmanagement op jou van toepassing Zeer

Mee eens

mee

Niet mee

Mee

Zeer mee

Weet

eens/niet

oneens

oneens

niet/geen mening

mee

eens

oneens Er wordt genoeg informatie doorgegeven door het

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

o

afdelingsmanagement De informatie is niet aangepast aan mijn behoefte Er zijn voldoende inspraakmogelijkheden voor mij Overleg wordt niet op de manier georganiseerd als volgens de regels zou moeten Ik vind dat het te lang duurt voordat het afdelingsmanagement informatie naar mij terugkoppelt De terugkoppeling van informatie door het afdelingsmanagement vind ik niet gedetailleerd genoeg Heb je nog opmerkingen of wil je nog een toelichting geven op de hierboven genoemde vragen? (open vraag) _____________________________________________________________________

25


Ten slotte volgt hier een aantal vragen over je persoonlijke gegevens. Omcirkel de categorie die op jouw van toepassing is. De gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en slechts voor het huidige onderzoek gebruikt. Hierna worden deze persoonlijke gegevens vernietigd. Wat is je leeftijd? 0 Jonger dan 30 jaar 0 30 tot en met 50 jaar 0 51 jaar en ouder Wat is je geslacht? 0 Man 0 Vrouw Heb je momenteel een leidinggevende positie binnen de organisatie? 0 Ja 0 Nee Bij welke afdeling ben je werkzaam? 0 POI 0 Communicatie 0 A&O 0 S&C 0 JURAP 0 Directie 0 Facilities 0 Stadsplanning 0 Welzijn 0 Integrale Veiligheid 0 Werkgelegenheid & Sociale Zaken 0 Publiekszaken 0 Projectmanagement 0 Beheer & Onderhoud 0 Schunck 0 Historisch Goud Hoe lang werk je al bij de gemeente Heerlen? 0 Minder dan een jaar 0 1 – 10 jaar 0 11 – 20 jaar 0 21 jaar of langer Wat is je hoogst voltooide opleiding? 0 Basisonderwijs 0 VMBO (ook: MULO, MAVO, VBO, LTS) 0 Havo / VWO (ook: HBS) 0 MBO (ook: MEAO, MTS) 0 HBO/ WO (ook: HEAO, HTS, HBO +) Wil je na afronding van het onderzoek de onderzoeksresultaten per mail ontvangen. 0 ja 0 nee Als je nog opmerkingen hebt over deze enquête, wil je deze dan hieronder vermelden.

26

RAPPORTAGE ONDERZOEK INTERNE COMMUNICATIE

Recommend Documents