Audit Rapport. Interne communicatie

Audit Rapport

Interne communicatie

Opdrachtgever: Datum: Auteur: Opleiding: Studentnummer: Docent:

Mw. M. Wilbrink Voorhout, 10 april 2006 Varisha Ramnarain Communicatie, Hogeschool Leiden s1002197 J.P. Schreurs

Inhoudsopgave 1. Samenvatting

Blz.

3

2. Voorwoord

Blz.

5

3. Inleiding

Blz.

6

4. Probleemformulering

Blz.

8

5. Criteria

Blz.

10

6. Methodologie

Blz.

11

7. Bevindingen

Blz.

12

8. Conclusies

Blz.

16

9. Aanbevelingen

Blz.

17

10. Bronnenlijst

Blz.

19

11. Bijlagen

Blz.

20

2

Samenvatting Naar aanleiding van blok drie, projectopdracht een heb ik een onderzoek moeten uitvoeren bij een kennisintensief bedrijf, dat minimaal 20 werknemers of meer in dienst had. Hierbij was het de bedoeling dat het ging over het verloop van de interne communicatie. Hiervoor heb ik het ID College te Leiden benaderd, wat mij een geschikte organisatie leek om een audit uit te voeren. Tijdens mijn audit heb ik de vier belangrijkste communicatie middelen volgens coördinator Mw. Wilbrink onderzocht, namelijk: het tv beeldscherm, het prikbord, een raam waar mededelingen op worden gehangen en het Internet. Door middel van interviews heb ik de leerlingen gevraagd wat zij vonden van het functioneren van deze vier communicatie middelen en wat er mogelijk veranderd zou kunnen worden. Tevens heb ik de leerlingen gevraagd wat zij vonden van de interne communicatie in hun school. Mijn hoofdvraag was: Wat vinden de leerlingen van de vier belangrijkste communicatie middelen? Hoe vaak maken zij daar gebruik van, en ontvangen zij de informatie die zij hierop kunnen vinden? Naar aanleiding van mijn interviews ben ik op de volgende aanbevelingen gekomen. Leerlingen zijn tevreden over de communicatiemiddelen, al maken zij daar heel weinig gebruik van omdat er weinig nieuwe informatie op valt te vinden. Het raam is het populairste communicatie middel. Leerlingen gebruiken deze het meest omdat er informatie op staat wat voor hen relevant is om te weten. De overige drie communicatiemiddelen hebben een ongunstige locatie en bevatten geen relevante en nieuwe mededelingen voor leerlingen daarom maken zij hier niet of nauwelijks gebruik van. Tevens hebben de leerlingen aangegeven dat de interne communicatie van het ID college slecht is. Leerlingen weten niet wat er gaande is binnen hun school en horen meestal alles op het laatste moment. Ze zullen het waarderen als zij mee mogen denken over beslissingen die gemaakt worden met betrekking tot hun opleiding. Ook zouden ze váker te horen krijgen wat er gaande is in hun school. Dit kan de school oplossen door maandelijks een nieuwsbrief uit te delen.

3

Bovendien vinden de leerlingen dat de school achter loopt met de tijd. Er wordt weinig gebruik gemaakt van Internet als communicatie middel. Tot nu toe kunnen de leerlingen alleen hun rooster vinden op het Internet. De leerlingen die ik heb geïnterviewd hebben aangegeven dat zei het prettig zouden vinden als zij meer informatie als cijfers, mededelingen en toetsroosters op het Internet zouden kunnen vinden. Tot nu toe deelt de school de website met alle ID colleges in de omgeving. De leerlingen hebben aangegeven dat zij een vorm van intranet veel handiger vinden.

4

Voorwoord Dit rapport is geschreven door Varisha Ramnarain, eerstejaars studente van de opleiding ‘communicatie’ te Leiden. Naar aanleiding van een individueel project heb ik dit rapport geschreven voor mw. Wilbrink en mijn project begeleider dhr J.P. Schreurs. Natuurlijk mag iedereen die geïnteresseerd is in mijn rapport of de aanbevelingen mijn rapport lezen. Graag zou ik de Coördinator van de afdeling administratie van het ID college te Vijfmeilaan, mevrouw Wilbrink van harte willen bedanken dat ik mijn audit bij haar mocht uitvoeren. Zonder haar gastvrijheid, medewerking en hulp zou het voor mij niet mogelijk zijn geweest om mijn audit succesvol uit te voeren en af te ronden. Ook wil ik de leerlingen die mee hebben gewerkt aan mijn interview van harte bedanken. De leerlingen zijn heel vriendelijk geweest en hebben veel goede antwoorden gegeven die ik goed heb kunnen verwerken in mijn aanbevelingen. Als laatst wil ik J. P. Schreurs bedanken voor het begeleiden van onze leergroep tijdens blok 3 en voor de adviezen over het schrijven van een rapport.

5

Inleiding ID staat voor Individu en Identiteit. ID College is een regionaal opleidingencentrum met 16 vestigingen in Alphen aan den Rijn, Gouda, Katwijk, Leiden, Leidschendam, Lisse, Woerden en Zoetermeer. In de hele organisatie werken er 1103 medewerkers waarvan er 222 in Leiden werken. Leerlingen die hun VBO/MVBO diploma hebben gehaald kunnen op deze school een vervolg opleiding volgen. Behalve middelbaar beroepsonderwijs kunnen volwassenen ook cursussen volgen. organogram organisatie

Vanuit school hebben we in blok drie de opdracht gekregen om een audit uit te voeren bij een organisatie. Mijn audit heb ik gehouden op het ID college. Omdat dit mij een leuke school leek, waar ik veel van kon leren. Tevens was de school een kennisintensieve organisatie, waar leraren en leerlingen veel met elkaar moeten communiceren. Het leek mij daarom leuk om communicatiemiddelen te onderzoeken, daarom heb ik gekozen voor de vier belangrijkste communicatie middelen die het meest worden gebruikt door de leerlingen. Er is bewust gekozen om niet de communicatie stromen te onderzoeken, omdat de school zoveel communicatiestromen heeft dat het voor mij ingewikkeld zou worden om alle stromen te onderzoeken. Daarnaast vond ik het niet interessant genoeg. 6

Het onderzoek is beperkt tot de afdeling administratie, dat bestaat uit 4 opleidingen, bank en verzekering, administrateurs, marketing en communicatie medewerkers en secretaresses. Elke opleiding bestaat uit een klas waar leerlingen uit alle leerjaren bij elkaar gemixt in de klas zitten. De eerstejaars leerlingen waren op stage, dus die heb ik niet kunnen interviewen. Uit elke klas zijn er leerling uit de tweede en derde jaar geïnterviewd. De interviews heb ik na de les in de klaslokalen uitgevoerd. Verder in dit rapport kunt u de probleemformulering vinden, waar de doelstellingen van het onder zoek naar voren komen. Hoe het rapport tot stand is gekomen, aan welke criteria de aspecten moeten voldoen. Wat de bevindingen zijn, de conclusies en de aanbevelingen.

7

Probleemformulering In opdracht van de hogeschool Leiden doe ik onderzoek naar de vier belangrijkste communicatiemiddelen. Dit doe ik bij het ID college omdat zij een kennisintensieve organisatie zijn. Tevens vind ik het een hele leuke school, waar ik veel kan leren tijdens mijn eerste audit. Het is een relatief kleine school waardoor ik ervoor heb gekozen om een afdeling van de school te onderzoeken omdat mijn onderzoek anders te lang zou duren De doelgroep van dit onderzoek zijn alle leerlingen van de afdeling administratie, waarbij de tweede en de derdejaars leerlingen geïnterviewd zijn. De belang hebbende van dit rapport zijn de leerlingen en de leraren van het ID collage. Met de uitkomst van de interviews kunnen zij de communicatiemiddelen aanpassen en zonodig verbeteren, zodat de leeraren en leerlingen nog beter gebruik kunnen maken van de communicatiemiddelen. Tevens kunnen zij ook hun interne communicatie verbeteren. De doelstelling van dit onderzoek is dat de coördinator van de afdeling administratie weet wat de leerlingen vinden van de vier belangrijkste communicatiemiddelen. Zijn die communicatiemiddelen wel effectief genoeg, maken de leerlingen er wel goed gebruik van en ontvangen zij wel alle informatie wat daarop te vinden is? En Varisha Ramnarain leert op deze manier hoe je een audit moet opzetten. Tevens krijgt mevrouw Wilbrink de mogelijkheid om te laten meten wat de leerlingen vinden van de interne communicatie van de school. Zo kan de school haar interne communicatie en de vier belangrijkste communicatiemiddelen zodanig aanpassen dat leraren en leerlingen allebei tevreden worden over de communicatie. Wat weer bijdrage kan leveren aan een prettige en leuken werk en leersfeer voor leraren en leerlingen. De centrale vraag tijdens mijn onderzoek, en tevens ook de rode draad van dit rapport is de vraag; Wat vinden de leerlingen van de vier belangrijkste communicatiemiddelen? Deelvragen: • Wat vinden de leerlingen van de vier belangrijkste communicatiemiddelen? • Wanneer maken zij gebruik van de communicatie middelen? • Komt de informatie goed aan bij de leerlingen die de docent verstuurd? • Missen de leerlingen iets aan informatie? • Wat zou verbeterd kunnen worden? 8

• • • •

Komt alle informatie goed aan bij de leerlingen? Doen ze ook iets met de informatie? Welke informatie dient via de communicatiemiddel te worden verspreid? Welke informatie vinden de leerlingen nuttig om te weten? Staat dat er ook in? • Hoe is de onderlinge communicatie tussen leraren en leerlingen? De volgende punten zijn als grenzen voor dit onderzoek gesteld: Niet alle leerlingen interviewen van de afdeling administratie, ik kies ervoor om uit elke klas twee leerlingen te interviewen omdat er anders heel veel leerlingen moet worden geïnterviewd. Er worden geen leraren geïnterviewd omdat zei geen gebruik maken van de communicatie middelen. De antwoorden die leerlingen geven tijdens het interview blijven geheim, ook in het rapport. Niet alle afdelingen van het ID college vestiging Vijfmeilaan worden geïnterviewd, het is beperkt tot de afdeling administratie. Aspecten die tijdens het onderzoek worden onderzocht zijn de vormgeving van de communicatie middelen. Hoe vaak wordt er gebruik gemaakt van de communicatiemiddelen, wat vinden de leerlingen van de communicatie middelen. Wat vinden zij goed en minder goed aan de communicatiemiddelen. Kunnen zij ook allen informatie vinden die zij zoeken op de communicatie middelen. Er is gekozen voor deze aspecten omdat deze vragen duidelijkheid scheppen over wat de leerlingen echt vinden van de communicatiemiddelen. Aspecten die geen toegevoegde waarden hebben aan mijn onderzoek heb ik niet toegepast. Een voorbeeld is dat ik geen leraren ga interviewen omdat zei alleen informatie op de communicatiemiddelen zetten en nooit informatie op de communicatie middelen zoeken. Hierdoor hebben ze een objectieve kijk op de communicatiemiddelen.

9

Criteria Tijdens het derde blok moet het rapport voldoen aan de volgende eisen: • De organisatie waar ik mijn onderzoek ga uitvoeren moet kennisintensief zijn en meer dan twintig medewerkers in dienst hebben . • Het rapport dat wordt geschreven naar aanleiding van het onderzoek moet minimaal 16 pagina’s en maximaal 24 pagina’s bevatten. • Het rapport voldoet aan de vereiste van een adviesrapport ten aanzien van vorm en inhoud. • Het rapport wordt geschreven in correct Nederlands. • Voor tabellen zal gebruik worden gemaakt van Excel. • Mijn rapport zal worden beoordeeld door mijn begeleidende docent J.P. Schreurs. • De probleemformulering wordt het rode draad in dit rapport. • Alle opdrachten moeten op de afgesproken tijden worden ingeleverd. • Elke week zal Varisha Ramnarain Contact hebben en corresponderen met de coördinator van het ID College mevrouw Wilbrink.

10

Methodologie Voordat er aan het interview is begonnen, heeft de interviewer het interview geoefend met medeleerlingen, hieruit kwam naar voren of de vragen die gesteld werden wel correct waren en of je wel goed kon doorvragen op de vragen. Dat was wel handig om te doen, omdat je zo goed voorbereidt ben op antwoorden die leerlingen geven en je krijgt zo een idee wat interviewen inhoud. Vrijdag 17 maart tot woensdag 22 maart werden de leerlingen geïnterviewd. De coördinator had alvorens het interview een lijst gemaakt met alle leerlingen die op de afdeling administratie zaten. Zo kon er van te voren een willekeurige selectie woorden gemaakt van leerlingen die geïnterviewd zouden woorden, Voordat de interviews van start gingen, is er een topic list gemaakt met vragen en steek woorden die tijdens het interviewen gebruikt konden worden als rode draad. Er is door de interviewer, Varisha Ramnarain, veelal gebruik gemaakt van open vragen zodat de leerlingen niet alleen ja of nee konden antwoorden. Tevens is er geprobeerd veel door te vragen op antwoorden van de leerlingen om zoveel mogelijk antwoord uit de leerlingen te krijgen. Uit sommige leerlingen viel meer antwoorden te halen dan andere leerlingen. De eerstejaars leerlingen konden in verband met stagelopen niet aanwezig zijn op school om mee te werken aan het onderzoek. Desondanks hun afwezigheid is er wel de mogelijkheid geweest om genoeg mensen te interviewen om zodoende aan genoeg informatie te komen. Tevens hebben de tweede en de derdejaars leerlingen enkele jaren meer ervaring met de communicatiemiddelen en kunnen dus beter oordelen over de communicatiemiddelen. Tijdens het onderzoek is er gebruik gemaakt van boeken als ‘kwalitatief markt onderzoek’, ‘project management’ en het boek van MVO om een goed onderzoek op te zetten. Uit het onderzoeksopzet kwamen beperkingen naar voren, leerlingen waren op verschillende tijden uit en konden dus niet tegelijk geïnterviewd worden.

11

Bevindingen Na het interview zijn er heel wat interessante bevindingen gevonden. Aan het begin van mijn onderzoek zou ik de vijf belangrijkste communicatie middelen onderzoeken waaronder ook een nieuwsbrief. Na enkele interviews vertelde de leerlingen dat ze nog nooit een nieuwsbrief hadden gezien of gekregen. De school had helemaal geen nieuwsbrief. De leerlingen krijgen alleen een brief als er ouderavonden naderen of als leerlingen 10 uur of meer afwezig zijn geweest op school. Later is het interview aangepast van de vijf belangrijkste communicatiemiddelen naar de vier belangrijkste communicatie middelen. Het raam De leerlingen zijn heel tevreden over het raam als communicatiemiddel, dat is een raam voor een klaslokaal waar leraren toetsroosters en mededelingen ophangen. Het raam oogt nogal saai en komt af en toe onoverzichtelijk over. Leerlingen komen dagelijks langs dit raam omdat zij om en nabij het raam les krijgen waardoor ze automatisch kijken op het raam. Tevens staat er naast het raam een tafel met toetsmappen. In deze toetsmappen kunnen leerlingen zich inschrijven voor toetsen in de maandelijkse toetsweek. Waar leerlingen ook dagelijks langs lopen om zich in te schrijven voor toetsen. Internet Internet wordt heel weinig bekeken door de leerlingen. Zij vinden de website nogal saai en gewoon. De vestiging Vijfmeilaan heeft ook geen eigen website, alle vestigingen delen samen een website. Hier kun je lezen wat andere vestigingen van het ID college de afgelopen weken hebben gedaan en wanneer er open dagen zijn. Heel weinig leerlingen maken gebruik van het Internet omdat ze weinig nieuwe informatie kunnen vinden op de website of informatie dat relevant is voor hen om te weten. En als ze dan de website bezoeken is het om hun roosters te zoeken. Meestal klopt het rooster ook niet. De leerlingen vinden dat er nog te weinig gebruik wordt gemaakt van Internet als communicatiemiddel. Ze hopen dat er in de toekomst vaker gebruik zal worden gemaakt van Internet zodat ze mededelingen, toetscijfers en ziekmelding van leraren terug kunnen vinden op de website. Prikbord Toen ik de leerlingen interviewde wisten veel leerling niet eens dat elke afdeling een eigen prikbord had, en waar dat prikbord stond. In de kantine van het ID college hangen aan de rechterkant allemaal prikborden voor elk afdeling hangt er een prikbord. De leerlingen vonden dat het prikbord er nogal saai en onaantrekkelijk uitziet. Veel leerlingen hebben nooit op het prikbord gekeken of 12

er relevante informatie te vinden valt. De leerlingen die wel eens hebben gekeken op het bord, konden alleen roosters vinden van hun klas, meer niet. Alle leerlingen vonden de prikborden uiterst saai en allemaal vonden ze dat het prikbord wel een metamorfose kon gebruiken. Een prikbord met meer kleur wat leerlingen hun aandacht trekt. Tevens vonden de leerlingen dat er meer informatie op het bord mocht komen. Ze dachten zelf aan mededelingen of toets cijfers en misschien ook leuke posters van open dagen van hogescholen. De locatie van de prikborden is perfect. Iedereen loopt de kantine een paar keer per dag in en uit dus als het prikbord er opvallender uit komt te zien zullen de leerlingen vaker gebruik maken van dit communicatiemiddel. Nu staat het er saai bij en niemand kijkt ernaar omdat er ook daadwerkelijk niets interessants op valt te lezen. Tv-beeldscherm Heel weinig leerlingen zeggen te kijken naar het scherm. Ze vinden dat de tv op de verkeerde plaats hangt en nogal saai oogt. Nu hangt er een beeldscherm in een hoekje in de kantine, als je niet wist dat het daar was zou het je ook niet opvallen. Het beeldscherm is namelijk nogal klein. Nu kun je op het beeldscherm informatie vinden over lessen die uitvallen, mededelingen en regels die gelden in het gebouw. In het eerste jaren vertelde leraren aan leerlingen dat er een mededeling te vinden was op het tv- scherm en dan keken de leerlingen pas op het beeldscherm tegenwoordig kijken ze helemaal niet meer op het beeldscherm omdat de leraren belangrijke mededelingen in de klas meedelen. Op deze manier komen de functies van de communicatiemiddelen te vervallen. Waarvoor zijn de communicatiemiddelen er dan? Ook vinden leerlingen dat de informatie te lezen op het beeldscherm, vaak te lang achter elkaar op een pagina blijft hangen. Het kost teveel tijd om te wachten tot alle mededelingen voorbij zijn gekomen. Meestal komen er voor de mededelingen eerst allemaal regels lang het beeldscherm zoals: ‘niet roken en plaats je fiets in de fietsenstalling’. Waardoor leerlingen niet blijven lezen wat voor mededelingen er staat op het beeldscherm. Dit probleem is te verhelpen door eerst de belangrijkste mededelingen te plaatsen en als laatste de regels met waarden en normen van de school op het einde van de mededelingen af te laten spelen. Ook kunnen ze de teksten misschien sneller achterelkaar af laten spelen zodat het niet veel tijd kost om alle mededelingen te lezen. 13

Daar naast kan de school misschien ook meerdere beeldschermen plaatsen in de school dan alleen één. Wat helemaal ideaal zou zijn is per afdeling een eigen beeldscherm. Zo hoeven de leerlingen niet te lang hoeven te wachten op mededelingen van hun klas. Een perfecte plaats voor het tv-beeld scherm zou bij de hoofdingang bij de kopieermachines. Als de leerlingen de school binnen lopen kunnen ze meteen alle nieuwe mededelingen lezen. Een andere goede plaats voor het beeldscherm is in het midden in de kantine of bij het winkeltje waar de leerling vaak moeten wachten op hun bestelling. Een mooie kans om snel even alle mededelingen en nieuwsfeiten door te lezen. Leerlingen stellen het ook op prijs als het beeldscherm iets groten zou worden. Nu is het beeldscherm vrij klein, wat het onopvallend maakt. Door een groter beeldscherm met een groter beeldscherm zullen de leerlingen vaker kijken naar mededelingen. Natuurlijk kost het wel aardig wat geld een nieuw beeldscherm of misschien wel meerde beeldschermen. School feest Een paar weken geleden gaf het ID college een feest in Leiden voor alle ID Vestigingen in Leiden. Echter werden de leerling van het ID College hier een dag van te voren op de hoogte van gebracht waardoor het voor de leerlingen niet meer mogelijk was om kaartjes in de voorverkoop te kopen, want die waren al op. Zo hebben de leerlingen niet de mogelijkheid gekregen om gebruik te maken van het schoolfeest, wat zei erg jammer vonden. Als de leraren op tijd hadden aangekondigd dat er een schoolfeest zou zijn, zouden de leerlingen eerder kaartjes kunnen kopen en wel deel kunnen nemen aan het schoolfeest voor alle ID college leerlingen Nieuwsbrief Zoals u zo net al heeft kunnen lezen, heeft het ID college geen nieuwsbrief wat eigenlijk wel spijtig is. Want een nieuwsbrief zorg voor een ‘wij gevoel’. De leerlingen kunnen lezen wat er is de school gaande is bij andere afdelingen. Ook hebben de leerlingen aangegeven dat ze het interessant vinden om lezen wat er in het leven afspeelt van hun docenten. De leraren kunnen veranderingen in het rooster vermelden vakantie etc. De leerlingen kunnen niet meer zeggen dat ze bepaalde informatie niet wisten, omdat het in het nieuwsbrief stond en ze hebben de mogelijkheid gekregen om de informatie te lezen. Ook leek het me goed om de leerlingen te betrekken bij het ‘probleem’

14

Interne communicatie De leerlingen hebben ook aangegeven dat ze belangrijke informatie vaak mondeling van de desbetreffende docent van wie ze op dat moment les hebben te horen krijgen. Vaak krijgen ze de informatie veel te laat te horen. Leerlingen hebben aangegeven dat ze het prettiger vinden als leraren tijdig de leerlingen via een brief voorzien met informatie. Ook vinden leerlingen dat ze weinig betrokken worden met beslissingen die over hen gaan. De school maakt beslissingen zonder de leerlingen te vragen wat zij hiervan vinden. Leerlingen vinden dat zij onvolwassen worden behandeld, en door de leerlingen te betrekken bij beslissingen kan de school misschien tot betere ideeën komen om problemen op te lossen. De school heeft bijvoorbeeld het toetsschema veranderd van onbeperkt toetsen maken tot een keer per maand een aantal toetsen maken. Ook hebben de leerlingen een andere regeling betreft absentie gekregen zonder dat zij hier goed over geïnformeerd waren.

Inhoudsanalyse communicatiemiddel

hoe vaak per week maakt men gebruik van medium

raam prikbord tv-beeldscherm internet

1tot 2 keer per week zelden tot nooit 1 keer per week alleen om rooster op te zoeken

Hoe tevreden over Aantal geinterviewde mensen communicatiemiddelen leerling 1 leerling 2 leerling 3 leerling 4 leerling 5 leerling 6 leerling 7 leerling 8

vindt het prima zoals het nu gaat maakt geen gebruik van de middelen omdat er niks relevants op staat nogal ontevreden, vind de middelen nogal ongeschikt en er staat niks nieuws op nogal ontevreden, er mag meer gebruik worden gemaakt van internet vindt de middelen nogal matig, ze worden niet optimaal gebruikt door de school is teverden over de communicatiemiddelen, ze maakt er toch geen gebruik van zeer ontevreden over de communicatiemiddelen, de school moet mee gaan met de tijd nogal ontevreden, er kan veel meer verbeterd worden

15

Conclusie Na onderzoek te hebben gedaan op het ID college te Vijfmeilaan concludeer ik dat de leerlingen te weinig gebruik maken van de vier belangrijkste communicatiemiddelen. Sommige leerling wisten niet eens dat ze gebruik konden maken van communicatiemiddelen als het prikbord of het tvbeeldscherm. Dit doordat de informatie dat te vinden is op het prikbord en het tv-beeldscherm niet relevant genoeg is om te weten. Of de leerlingen zijn gewoonweg lui om alles te lezen wat er op het tv-beeldscherm staat. Een andere reden is dat de communicatie middelen gewoon heel weinig informatie bieden, zodat leerlingen gaan lezen wat er op staat. Meestal maken de leerlingen gebruik van de communicatie middelen als ze hun (toets)rooster zoeken. De rest van de tijd kijkt niemand om of op de communicatie middelen. Echter zullen de leerlingen vaker gebruik maken van de middelen als er relevante informatie te vinden is en als de communicatie middelen aantrekkelijker gemaakt zullen worden. Tevens vinden de leerlingen dat zij heel weinig worden betrokken met beslissingen die de school maakt omtrent hun studie. Dat vinden de leerlingen jammer, want zo lijkt het alsof de school de leerlingen ziet als een inkomsten bron wat zo snel mogelijk de diploma moet behalen. De leerlingen hebben meer het gevoel een object te zijn. Als ze mee mogen denken over hun eigen studieomgeving, vergroot dat het ‘ wij gevoel’ en verbeterd de smeer en bind gevoel. Internet is tegenwoordig een onmisbaar communicatiemiddel geworden. Echter doet het ID college nog heel weinig met deze snelle informatie verspreider. De leerlingen hebben aangegeven dat ze in de toekomst meer met Internet willen doen, en dat er mee informatie wat betreft hun studie online zou mogen komen. U kunt hierbij denken aan stof dat geleerd moet worden voor tentamens, boeken die aangeschaft moeten worden voor een bepaald vak, cijfers van toetsen die gemaakt zijn, per leerling een studievoortgangsrapport en misschien intranet dat speciaal is gebouwd voor de leerlingen van de vestiging Vijfmeilaan.

16

Aanbevelingen Graag zou ik het ID college naar aanleiding van het audit enkele aanbevelingen willen geven die zij kunnen gebruiken om hun communicatie middelen te verbeteren. Zodoende kunnen zij tot een betere communicatieve studie sfeer komen voor leraren en leerlingen. Uiteindelijk is dat het geen wat het belangrijkste is! Raam Het raam komt nogal slordig over, het is wel een handige plaats om alle mededelingen op te hangen. Echter is het onduidelijk waar er nieuwe of oude mededelingen staan. Daarom lijkt het me handig om een a twee keer per week te controleren of er nog oude mededeling op het raam hangen, en deze te verwijderen. Zo wordt het raam overzichtelijk. Tv-beeldscherm Het tv- beeldscherm zit nu verstopt in een hoekje van de kantine. Het zou verstandig zijn om het beeldscherm een andere plaats te geven, in het midden van de kantine of boven de hoofdingang. Veel beter zou zijn dat er voor elke afdeling apart een groter beeldscherm komt met hun eigen mededelingen, zodat de leerlingen niet lang hoeven te zoeken naar mededelingen met betrekking tot hun klas. Tevens moeten de pagina’s sneller achterelkaar worden afgespeeld. Prikbord Het prikbord heeft nu totaal geen functie, niemand of weinig leerlingen maken gebruik van dit medium. Leraren of leerlingen kunnen misschien ervoor zorgen dat het prikbord een ander kleurtje krijgt wat meer opvalt. Tevens kunnen ze de informatie wat nu te vinden is op het raam ook plaatsen op het prikbord. Het is ten slotte gemaakt om mededelingen op te prikken niet alleen roosters. Leerlingen die net het gebouw binnen komen of richting de kantine lopen kunnen dan tegelijk de mededelingen lezen. Tevens kunnen er posters met aankondigingen van opendag of schoolfeesten gehangen worden op het prikbord zodat leerling hier ook op de hoogte over worden gehouden. Internet Het Internet wordt alleen gebruikt door de leerlingen als ze hun rooster kwijt zijn, of hun rooster nodig hebben. Nu deelt het ID college haar website met alle vestigingen. Maar het is veel makkelijker voor de leerlingen dat het ID college een eigen website krijgt waar de leerlingen gemakkelijk over alle informatie kunnen beschikken die zij nodig kunnen hebben met betrekking tot hun studie. U kunt hierbij denken aan welke code een vak heeft, wat uiterst handig is als 17

leerlingen zich moeten inschrijven voor toetsen. Toetsroosters zodat de leerlingen een planning kunnen maken. Als toetsencijfers bekend zijn zou het prettig zijn als leerlingen dat op Internet kunnen vinden. Maandelijks een studievoortgang rapport. Tegenwoordig moeten de leerlingen zich ziekmelden bij de receptioniste als ze ziek zijn. Dit neemt veel tijd in beslag voor de receptioniste. Op de website zou er een pagina kunnen worden gebouwd waar leerlingen zich ziek kunnen melden. Zo wordt er digitaal een lijst bijgehouden met wie zich ziek heeft gemeld, en hoeft de secretaressen dat niet meer te doen. Ook hebben de leerlingen laten weten dat als er lessen uitvielen, men wordt opgebeld met de mededeling dat er les(sen) uitvielen. Tegenwoordig worden de leerlingen niet meer gebeld. Men komt er pas achter dat de lessen uitvallen als je op school arriveert en kijkt op het tv-beeldscherm. Het zou voor de leerlingen veel prettiger zijn als zij via Internet konden lezen of er lessen voor de volgende dag uitvallen. Dat scheelt veel verwarring en onnodige reistijd. Nieuwsbrief Het ID college beschikt niet over een nieuws brief, wat ik wel erg raar vond. De meeste grote scholen beschikken wel over een nieuwsbrief waarin informatie valt te lezen over wat er in de organisatie gaande is. Leerlingen hebben aangegeven dat als er een nieuwsbrief zou worden geïntroduceerd, deze zeker gelezen zou worden. Omdat de leerlingen het interessant vinden wat er in hun school gaande is. Ook zullen zij het leuk vinden om artikelen terug te kunnen lezen over docenten, en hun privé leven. Andere belangrijke mededelingen en nieuwtjes kunnen ook vermeld worden in de nieuwsbrief. Zo kunnen de leerlingen niet zeggen: ‘Owja? Dat wist ik niet hoor’ want iedereen krijgt tegelijkertijd de nieuwsbrief. Zodat er geen geruchten kunnen ontstaan. Door een nieuwsbrief krijgen de leerlingen ook een ‘wij gevoel’, dit is onze school en wij weten precies wat er gaande is.

18

Bronnenlijst Boeken: • • • • •

Baarda( 2001) ‘Basisboek Methoden en Technieken’ , uitgave plaats: Groningen, uitgever: Stenfert Kroese Reijnders, E. ( 2003) ‘interne communicatie: aanpak en achtergronden’ uitgaveplaats: Assen, uitgever: koninklijke Van Gorcum. Verhage, B. (2004) ‘Grondslagen van de marketing’ , uitgaveplaats: Groningen, uitgever: Stenfer Kroese Dam, N.H.M. van en J.A. Marcus ( 2002), ‘Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Managemnet’, uitgaveplaats; Groningen, uitgever Wolters-Noordhoff Grit, R. (2002) ‘Projectmanagement’, uitgaveplaats; Groningen, uitgever; Wolters- Noordhoff

Internetsites: • •

www.idcollge.nl www.google.nl

Benodigde software voor dit project: • • • •

Microsoft Word MS-Projecr Microsoft PowerPoint Microsoft Excel

Colleges die zeer van pas zullen komen voor dit project zijn • • • • • • • •

Methode van Onderzoek ( MVO) Projectbegeleiding Training interview Interne communicatie en actualiteit Projectmanagement en MS Project Inleiding interne communicatie Inleiding bedrijfsorganisatie Workshop kennismanagement 19

Bijlage Plan van Aanpak

Blz. 21

Topic-list

Blz. 33

20

Interne communicatie Plan van aanpak Audit blok 3

ID college

Naam: Klas: Student: School: Docent:

Varisha Ramnarain 1A2 s1002197 Hogeschool Leiden J.P. Schreurs 21

Inhoudsopgave Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk Hoofdstuk

1 Achtergronden 2 Projectopdracht 3 Projectactiviteiten 4 Projectgrenzen en Randvoorwaarden 5 Producten 6 Kwaliteitsbewaking 7 Projectorganisatie 8 Planning 9 Kosten en Baten 10 Risico’s

22

1. Achtergronden Als eerste jaars studente aan de Hogeschool Leiden van de opleiding communicatie, ga ik de vier belangrijkste communicatiemiddelen van de school analyseren. Wat vinden de leerlingen van de communicatiemiddelen? En wat kan er zoal verbeterd worden. Dit ga ik uitvoeren, omdat dit een onderdeel is van een project uit blok 3. De opdrachtgever van dit project is Lisette Blom, docente aan de Hogeschool Leiden, de opdrachtnemer ben ik zelf Varisha Ramnarain. Het bedrijf dat ik wil gaan analyseren in het ID college te Leiden vestiging Vijfmeilaan. De organisatie waar ik mijn audit ga uitvoeren is een kennis intensieve bedrijf, waar ik te maken krijg met leerlingen van mijn eigen leeftijd die ik zal gaan moeten interviewen. Tevens heb ik ook zelf op deze school gezeten, daarom lijkt het mij interessant om deze school te gaan analyseren. Aan de hand van het Plan van aanpak zal ik uitleggen hoe ik mijn opdracht wil gaan uitvoeren en wat de planning is van dit project. Door dit project wil ik voornamelijk meer komen te leren over interne communicatie in een organisatie. En hoe je de interne communicatie binnen een bedrijf in een positieve manier kan veranderen. Ook wil ik leren om goede interviews af te nemen Hieronder ziet u een tabel met de precieze achtergronden: Naam project Organisatie Vestiging Afdeling klas Producten

interne communicatie Hogeschool Leiden Leiden Communicatie 1A2 Audit

23

2. Projectopdracht Het is de bedoeling dat je in jouw eigen nabije omgeving opzoek gaat naar een kennis intensieve organisatie met minimaal 20 medewerkers. Binnen de door jou gekozen organisatie ga je analyseren hoe de interne communicatie verloopt, hoe deze is vast gelegd en van welke kanalen en middelen er gebruik wordt gemaakt. Je zoekt binnen de door jou gekozen en goedgekeurde organisatie uit hoe de interne communicatie verloopt, hoe deze is vastgelegd en welke kanalen en middelen er worden gebruikt. Tevens moet de methode, het systeem, of het middel dat de organisatie hiervoor gebruikt geanalyseerd worden. Je eindresultaat presenteer je aan je opdrachtgever als een adviesrapport. Hiervoor moet er gebruik worden gemaakt van het beoordeling formulier ‘beoordeling audit rapport’. Alle opdrachten worden op school voorbereidt door middel van de ondersteunende lessen en projectbegeleiding. Waar je tevens de mogelijkheid krijgt om je opdrachten voor je audit te maken. In lesweek 7 en 8 van blok 3 ben je roostervrij en krijg je de mogelijkheid om je vrijentijd te benutten voor interviews en andere opdrachten. In lesweek 9 moet het rapport worden ingeleverd bij je begeleidend docent, in mijn geval is dat Dhr: J.P. Schreurs. Tevens presenteer ik mijn adviesrapport over mijn audit als een echte adviseur van een communicatie adviesbureau aan mijn leergroep. Voor de eerste les van blok 4 moet het procesverslag ingeleverd worden bij je SLB docent. In je proces verslag evalueer je jezelf op het afgelopen blok. Ook beschrijf je hierin het geen wat je hebt kunnen leren en wat voor doelstelling je voor ogen had, en of je deze ook echt hebt behaald.

24

3. Projectactiviteiten Plan • • • •

van aanpak opstellen: Bestuderen van informatie Concept maken plan van aanpak en inleveren Bespreking plan van aanpak met opdrachtgever (feedback) Definitief plan van aanpak maken

Maken van een voortgangsrapportage • Rapporteren van het geen wat je tot nu toe allemaal hebt gedaan aan het project. Opstellen van de audit • Bepalen wat je precies gaat onderzoeken • Bepalen hoe je het wilt onderzoeken • Dit verwerken in een opzet van een onderzoek • Onderzoek afnemen • Onderzoeksresultaten bekijken • Conclusies eraan verbinden Het maken van een advies rapport • Achtergrondinformatie opzoeken (over bedrijf maar ook over manieren en middelen van interne communicatie) • Gegevens van het onderzoek verwerken in het geheel • Conclusies en aanbevelingen doen. • Geheel presenteren Procesverslag opstellen: • Verloop van het procesverslag • Verloop samenwerking • Voldoende gebruik maken van communicatietheorieën en concepten • Leerdoelen per student • Bijdrage leveren van de projectleden aan het eindproduct Eindpresentatie: • Tot stand gekomen eindproduct presenteren • Gebruik maken van audiovisuele middelen.

25

4. Projectgrenzen Ik heb een aantal grenzen waar ik mij aan wil gaan houden tijdens dit project. Hieronder volgen de projectgrenzen. • • • •

De audit wil ik uitvoeren door eerst een globale (kwaliteit)onderzoek te doen naar de interne communicatie van het bedrijf. Mijn interview vragen zullen gebaseerd zijn op de antwoorden van mijn globale onderzoek. In mijn adviesrapport komt duidelijk en makkelijk leesbare tekst met vak termen zodat het oogt op een echte advies rapport De organisatie voor wie ik een audit ga uitvoeren, kent meerdere vestegingen, echter beperk ik mijn onderzoek tot de vesteging van Leiden in de Vijfmeilaan afdeling administratie

Ik heb ook een aantal afbakende grenzen waar ik me aan willen houden in dit project. Hieronder volgen deze afbakende grenzen. •

• • •

Het is niet de bedoeling dat de opdracht gever van de organisatie waarvan ik de interne communicatie ga analyseren van mij kan verwachten dat hij een perfect adiesrapport zal ontvangen. Ik ben echter maar een student en moet me nog ontplooien als een professional. Het budget voor dit project is vastgesteld op € 10,Onze begindatum van dit project is maandag 31 januari 2006. Onze einddatum van dit project is lesweek 10 van het derde blok

Randvoorwaarden voor dit project zijn: • De beschikbaarheid van mij zelf. • De beschikbaarheid over een begeleider/contactpersoon in de desbetreffende organisatie die mij gedurende de derde periode kan begeleiden met mijn audit. • De beschikbaarheid van een mensen die ik moet interviewen. • Om erachter komen wat de leerlingen echt vinden van de communicatie middelen worden hun antwoorden anoniem in het rapport verwerkt, en moet er een uiterst goede onderzoek worden opgezet • Aangezien de leerlingen het druk zullen hebben, zal iedereen niet achterelkaar geïnterviewd kunnen worden, hier moet rekening mee worden gehouden. • Op basis van dit onderzoek zal er advies worden gegeven over wat leerlingen van de vier belangrijkste communicatiemiddelen vinden. Aan de hand hiervan kan de school haar communicatie middelen aanpassen, zodat de leerlingen optimaal gebruik kunnen maken van de communicatie middelen. 26

5. Producten Er zal 2 keer een voortgangsrapport moeten worden gemaakt En 1 keer de onderzoeksresultaten. De volgende eindeproducten komen tijden dit project tot stand: - adviesrapport - presentatie adviesrapport - voortgangsverslagen - proces verslag - bedrijfsblad maken Er is ook gedacht aan de datum wanneer het product in mijn ogen af moet zijn (streefdatum), en er is een datum wanneer het product ook daadwerkelijk gereed moet zijn (datum gereed).

Streefdatum - Plan van aanpak 07/02/06 - eerste voortgangsrapportage - tweede voortgangsrapportage - onderzoek week 11 - presentatie audit 11/03/06 - adviesrapport 19/04/06 - Procesverslag 24/04/06

Datumgereed 06/02/06 26/01/06 15/03/06 week 12

27/02/06 06/03/06 10/03/06 18/04/06 23/04/06

27

6. Kwaliteitsbewaking In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de kwaliteit van de producten wordt gewaarborgd. Als de opdrachtgever tijdens het project twijfels heeft over het product kan hij altijd contact opnemen met mij. Eventueel kan ik per e-mail een voorbeeld geven van het voortgang van mijn product. • • •

Tijdens project begeleiding, kunnen er vragen worden gesteld, als iets tijdens het project niet duidelijk is . De huisstijl van alle rapporten zal altijd Times New Roman 12 zijn. Voor dit project zal gebruik gemaakt worden van: MS Word, MS Projects en Microsoft Internet Explorer.

De volgende boeken zal ik gebruiken tijdens mijn onderzoek. Dit zijn tevens boeken die wij tijdens de college gebruiken. • • • • •

Baarda( 2001) ‘Basisboek Methoden en Technieken’ , uitgave plaats: Groningen, uitgever: Stenfert Kroese Reijnders, E. ( 2003) ‘interne communicatie: aanpak en achtergronden’ uitgaveplaats: Assen, uitgever: koninklijke Van Gorcum. Verhage, B. (2004) ‘Grondslagen van de marketing’ , uitgaveplaats: Groningen, uitgever: Stenfer Kroese Dam, N.H.M. van en J.A. Marcus ( 2002), ‘Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Managemnet’, uitgaveplaats; Groningen, uitgever Wolters-Noordhoff Grit, R. (2002) ‘Projectmanagement’, uitgaveplaats; Groningen, uitgever; Wolters- Noordhoff

Benodigde software voor dit project • Microsoft Word • MS-Projecr • Microsoft PowerPoint • Microsoft Excel Colleges die zeer van pas zullen komen voor dit project zijn • Methode van Onderzoek ( MVO) • Projectbegeleiding • Training interview • Interne communicatie en actualiteit • • Projectmanagement en MS Project • Inleiding interne communicatie • Inleiding bedrijfsorganisatie • Workshop kennismanagement 28

7. Projectorganisatie Dit project zullen we gaan werken in leergroepen. Mijn leergroep bestaat uit; Linda, Susan, Rogier, Monique, Petra, Dennis, Anne en Kirsten. Het is de bedoeling dat je elkaar stimuleert, motiveert en antwoorden geeft op vragen met betrekking op het project. Tevens wordt het bedrijfblad met de helft van dit groepje gemaakt. Dat is een gezamenlijke opdracht. De audit moet je individueel uitvoeren. Maar je mag wel advies vragen aan je leergroep. De Audit zal ik alleen uitvoeren, Projectlid: Varisha Ramnarain Voornhof 75 2215 XB Voorhout tel: 0252-216123 gsm: 06-12167212 [email protected]

beschikbaarheid: is afhankelijk van ons rooster.

29

8. Planning

week

dag

activiteit

5 5 5 5 6 6 6 6 6

30-jan-06 31-jan-06 1-feb-06

Kick off blok 3 Projectwerk Vergadering/project begeleiding contact opnemen met bedrijf Contact opnemen met bedrijf PVA inleveren Vergadering/project begeleiding Projectwerk braine stormen met bedrijf over opdracht contact opnemen met bedrijf Vergadering/project begeleiding 10 interview vragen bedenken Projectwerk Voortgangsrapportage maken contact opnemen met bedrijf Voortgangsrapportage contact opnemen met bedrijf Vergadering/project begeleiding Projectwerk contact opnemen met bedrijf Audit en vergadering Voortgangsrapportage en projectwerk contact opnemen met bedrijf Projectwerk Vergadering/project begeleiding contact opnemen met bedrijf Interviewen + onderzoek Interviewen + onderzoek Audit aanpassen en vergadering Audit presentatie voorbereiden Rapport audit en audit presentatie Procesverslag

6 7 7 7 7 7 8 8 9 9 9 10 10

6-feb-06 7-feb-06 7-feb-06 8-feb-06 10-feb-06

14-feb-06 15-feb-06

22-feb-06 27-feb-06 2-mrt-06 6-mrt-06 8-mrt-06

10 11 11 11 12 13 14 14 15

20 t/m 26 mrt 06 27 mrt t/m 2 apr 06 3-apr-06 10-apr-06 11-apr-06

16

18-apr-06

15-mrt-06 16-mrt-06

eind datum

7-feb-06

27-feb-06

16-mrt-06 16-mrt-06

10-apr-06 11-apr-06 17-apr-06 24-apr-06

30

9. Kosten en baten Voor dit project reken ik op ongeveer 10 euro aan kosten. Dit zal voornamelijk gebruikt worden om te printen. Als hulpmiddelen denk ik de volgende tools nodig te hebben: -

Computerprogramma's: De computer programma's zullen ons helpen met het typen van tekst voor bijvoorbeeld de audit en voortgangsrapportages

-

Printer:Zal mijn teksten uitprinten.

-

Flankerend onderwijs: De lessen die op school te volgen zijn, sluiten geheel aan op het project waar wij nu mee bezig zijn. • Tijdens de lessen ICT zullen we leren om met het programma MS project te werken. • Tijdens de lessen Interne communicatie leer je hoe de interne communicatie verloopt in bedrijven. • De Baten die wij hopen te behalen met dit project zijn studiepunten. 1studiepunt staat voor 28 uur studielasten. Studiepunten zijn van hoog belang voor het behalen van je propedeuse in het 1e/2de leerjaar.

31

10. Risico’s Interne risico’s : - de deadlines worden niet gehaald - ik kan niet iedereen tijdig interviewen zoals staan aangegeven in mijn planning - de planning is niet haalbaar - ik vind niet tijdig een organisatie waarvan ik de interne communicatie kan analyseren. Externe risico's: -

Moeite met vinden informatie die ik nodig heb tijdens mijn onderzoek Ik kan niet de juiste interview vragen maken Problemen met contact persoon/ organisatie bij wie ik zal moeten gaan analyseren Geringe beschikbaarheid van mijn contact persoon en mensen die ik moet gaan interviewen

Bij het organiseren en uitvoeren van dit project zijn er allerlei risico’s die het succes van het project bedreigen, er wordt dan gesproken over interne risico’s en externe risico’s. Intern: Dit is het eerste echte project waar ik individueel een audit zal gaan uitvoeren in een bedrijf. Daardoor zou dit een factor kunnen zijn voor het mislukken van mijn project. Extern: Als het bedrijf/ medewerkers niet voldoende willen meewerken aan het onderzoek zal ik niet aan de werkelijke probleem van hun mogelijke interne communicatie probleem kunnen komen. Communicatie: Ik wil graag goed contact houden met mijn contact persoon en haar op de hoogte houden van de stand van zaken. Zodat wij beide weten waar we aan toe zijn en wat we kunnen verwachten van elkaar.

32

Topiclist naam:Varisha Ramnarain

klas: 1A2 Communicatie

Leerling:S1002197

leraar: Bas Homans

Vak: 26-2-06

MVO

Inleverdata:

Mijn audit ga ik houden op het ID-college te Leiden vestiging Vijfmeilaan. Tijdens mijn audit ga ik de leerlingen van de afdeling communicatie interviewen, betreft het functioneren van de communicatie middelen op school. Hierbij ga ik 5 communicatie middelen meten; het internet, een nieuwsbrief, het prikbord dat speciaal voor de afdeling administratie is, een tv-scherm dat op school staat en een raam waar dagelijks nieuwe informatie op wordt gehangen. Door het meten van deze middelen wil ik er achter komen hoe effectief de middelen zijn en wat er verbetert kan worden. Van elke klas wil ik 4 a 5 leerlingen interviewen. Van elke opleiding wil ik 1ste, 2de en 3e jaars interviewen. De belangrijkste vind ik voornamelijk de 2de en 3de jaars omdat zij langer op de school zitten en dus meer ervaring hebben met de communicatie middelen. De week na het voorjaarsvakantie zal ik een lijst krijgen van de coördinator met alle klaseen en namen van de leerlingen. Uit elke klas zal ik willekeurig 4 a 5 namen selecteren en vragen of deze mensen mee willen doen aan mijn onderzoek. De week daarop al deze mensen apart interviewen aan de hand van mijn vragenlijst wat gebaseerd is op het trechtermodel. De vragen Tevens zal ik erbij vertellen dat de gegevens antwoorden anoniem blijven, zodat de leerlingen eerlijk zullen vertellen wat ze van de communicatie middelen vinden.

het internet hoe bevalt het internet? hoe vaak per week kijk je op de website van de school ? Naar wat voor informatie ben je dan opzoek? Kan je deze informatie ook vinden? Vind je dat er informatie of onderwerpen ontbreken op het internet? 33

Hoe vind je dat de website eruit ziet? Hoe vind je dat de tekst is gescreven? Hoe zou het volgens jou eruit moeten zien? Zou er meer informatie op de website kunnen staan? Wat zou er verbetert kunnen worden aan de website? De nieuwsbrief Om de hoeveel tijd ontvang je een nieuwsbrief? Lees je de nieuwsbrief ook daadwerkelijk? Waarom wel/niet? Wat voor informatie kun je vinden in deze nieuws brief? Vind je de informatie nieuw? Vind je teksten interessant? het prikbord Hoe vaak per week kijk je naar het prikbord? Wat vind je van de locatie van het prikbord? Hoe vind je dat het prikbord eruitziet? Zou je vaker naar het prikbord gaan als deze er hipper en leuker uit zou zien? Wat voorinformatie kun je vinden op het prikbord? Staat er elke keer iets nieuws? Vind je dit ook relevant om te weten? het tv-scherm Hoe vaak kijk je naar het tv-scherm? Wat voor informatie vind je daar? Vind je dat ook relevant om te weten Zou je het prettig vinden als er meer informatie op komt te staan? Zo ja, wat voor informatie? het raam hoe vaak per week kijk je naar de informatie op het raam? Naar wat voor informatie ben je dan op zoek? Kan je dat ook vinden? Wat voor informatie ontbreekt er ?

34