2 Accountancy-Fiscaliteit
Geïntegreerd praktijkproject Interne audit
CAMPUS Geel
Jochen Vervoort Vincent Keustermans Jeroen Julien Jasper De Kinderen Toon Van Herck Tom Verherstraeten Melanie Janssens Laura Op de Beeck
Academiejaar 2013-2014
GPP
Interne audit
1
INHOUDSTAFEL
INLEIDING ................................................................................... 5 1
IDENTIFICEREN VAN DE AANKOOPBEHOEFTE ................... 6
1.1 1.1.1 1.1.2
Beschrijving ...................................................................... 6 Handelsgoederen ................................................................. 6 Diensten en diverse goederen ................................................ 7
GPP
Interne audit
2
1.2 1.3 1.4
Risico’s ............................................................................. 7 Controlemiddelen.............................................................. 7 Functiescheidingen en documenten .................................. 8
2
EVALUATIE VAN DE KANDIDAAT LEVERANCIER ................. 9
2.1 2.2 2.3 2.4
Beschrijving ...................................................................... 9 Risico’s ............................................................................. 9 Controlemiddelen.............................................................. 9 Functiescheidingen en documenten .................................. 9
3
KEUZE VAN DE LEVERANCIER .......................................... 11
3.1 3.2 3.3 3.4
Beschrijving .................................................................... 11 Risico’s ........................................................................... 11 Controlemiddelen............................................................ 11 Functiescheiding en documenten .................................... 11
4
DE BESTELLINGADMINISTRATIE ..................................... 12
4.1 4.2 4.3 4.4
Beschrijving .................................................................... 12 Risico’s ........................................................................... 12 Controlemiddelen............................................................ 12 Functiescheidingen en documenten ................................ 12
5
GOEDERENONTVANGST ................................................... 13
5.1 5.2 5.3 5.4
Beschrijving .................................................................... 13 Risico’s ........................................................................... 13 Controlemiddelen............................................................ 13 Functiescheidin ............................................................... 14
6
KWALITEITSINSPECTIE .................................................. 15
6.1 6.2 6.3 6.4
Beschrijving .................................................................... 15 Risico’s ........................................................................... 15 Controlemiddelen............................................................ 15 Functiescheidingen ......................................................... 15
7
CONTROLE OP DE LEVERING VAN DIENSTEN ................... 16
7.1 7.2 7.3 7.4
Beschrijving .................................................................... 16 Risico's ........................................................................... 16 Controlemiddelen............................................................ 16 Functiescheidingen ......................................................... 17
8
FACTUURREGISTRATIE EN –CONTROLE ........................... 18
8.1 8.2 8.3 8.4
Beschrijving .................................................................... 18 Risico’s ........................................................................... 18 Controlemiddelen............................................................ 18 Functiescheidingen ......................................................... 18
9
BETALING VAN DE FACTUUR ........................................... 19
9.1 9.2
Beschrijving .................................................................... 19 Risico’s ........................................................................... 19
GPP
Interne audit
3
9.3 9.4
Controlemiddelen............................................................ 19 Functiescheidingen ......................................................... 19
10
STROOMDIAGRAM MET DOCUMENTENSTROOM ................ 20
11
DOCUMENTEN ................................................................. 21
BESLUIT…. ................................................................................. 22 LITERATUURLIJST ...................................................................... 22 LIJST MET AFBEELDINGEN .......................................................... 24
GPP
Interne audit
4
INLEIDING
Dit werkstuk dat gemaakt is door groep 7 uit de richting Accountancy en fiscaliteit, geeft de lezer een beeld over aankoopcyclus. Deze aankoopcyclus wordt gebruikt door Protoy Fictivo, een speelgoeddetailhandel. Verder geeft het de lezer een beeld over de documentenstroom. Er zijn ook enkele voorbeelden uitgewerkt. Dit interessante document is opgesteld na aanvraag van onze leerkracht interne audit en is onderdeel van het geïntegreerd praktijkproject. Door dit gedetailleerde werkstuk te lezen zal je erachter komen hoe een aankoopcyclus in elkaar zit. Zo zult u de structuur, inclusief documenten voorgeschoteld krijgen. Het zal je ook vertellen op welke risico’s je zoal moet letten. Verder toont het u ook enkele controlemaatregelen om deze risico’s zoveel mogelijk te vermijden. Enkele interessante websites op het internet fungeerden ditmaal als onze informatiebronnen bij het uitwerken van deze opdracht. Wilt u weten hoe deze aankoopcyclus in elkaar zit? Wilt u weten met welke risico’s u rekening moet houden? Wilt u graag weten aan de hand van welke maatregelen u deze risico’s kan vermijden? Sla deze pagina dan meteen om en kom er zelf achter! Veel plezier. Groep 7
GPP
Interne audit
5
1
IDENTIFICEREN VAN DE AANKOOPBEHOEFTE
1.1
Beschrijving
Deze activiteit dient om te bepalen wat, hoeveel en wanneer er besteld wordt. Om deze beslissingen te kunnen nemen, kan men best de volgende aspecten in aanmerking nemen: - Hoe hoog is het huidige voorraadniveau van speelgoed? - Welke bestelde goederen dienen nog ontvangen te worden? - Hoeveel tijd is er tussen het plaatsen van de aankoopbestelling van goederen en de levering ervan? - Rekening houden met eventuele foutieve inschattingen hiervan. We kunnen dus stellen dat de behoeftebepaling een eerste belangrijk aspect is binnen de aankoopcyclus. Het is best dat deze behoeftebepaling accuraat en tijdig gebeurt, zodat de onderneming Protoy Fictivo niet met onnodige voorraden komt te zitten of te kampen heeft met tekorten aan speelgoed dat bestemd is voor verkoop. Protoy Fictivo is geen producent van speelgoed. Het echtpaar Vankinderen heeft namelijk een detailhandel, waarin ze speelgoed rechtstreeks verkopen aan particulieren. Anderzijds hebben zij ook een groothandel, waarin zij exclusief speelgoed willen aanbieden aan speelgoedwinkels en bedrijven in de hele Benelux. Als eerste kunnen we dus concluderen dat Protoy Fictivo op hun beurt speelgoed zal moeten aankopen bij de producenten van dit speelgoed naargelang hun behoefte ernaar. Ze dienen dus handelsgoederen aan te kopen, om ze dan later weer verder te verkopen zonder dat er een verdere bewerking aan dit speelgoed gebeurt.
1.1.1
Handelsgoederen
Naar alle waarschijnlijkheid zal er een bepaald informaticapakket bestaan waarmee Protoy Fictivo werkt. Dit systeem zal dus melding geven wanneer er een behoefte aan handelsgoederen (= speelgoed) is. Dit gebeurt in de praktijk op basis van een ingevoerd verkooporder. Op basis van dit geplaatste verkooporder, kan het systeem een bestelvoorstel doen om handelsgoederen aan te kopen. Hierbij zal dit systeem de behoefte weergegeven in het verkooporder vergelijken met de vrije voorraad van handelsgoederen op dat moment. Blijkt dan dat de voorraad handelsgoederen niet volstaat, dan zal er een bestelvoorstel naar handelsgoederen worden opgemaakt. Ervan uitgaande dat er minstens één persoon is die de aankoopafdeling van Protoy Fictivo beheert, zal deze persoon dit bestelvoorstel naar handelsgoederen ontvangen. Het is deze persoon die de definitieve goedkeuring zal geven voor de aankoop van deze handelsgoederen en deze bestelling ook effectief zal plaatsen bij de desbetreffende leverancier van Protoy Fictivo. De leverancier dient dan op zijn beurt deze bestelling te bevestigen. Schematisch kan dit als volgt voorgesteld worden: Verkooporder van de klant ingeven verkooporder in het computersysteem systeem vergelijkt de order met de voorraad op dat moment systeem beoordeelt dat er wel of geen bestelling gedaan moet worden systeem doet het voorstel aan de aankoopafdeling van Protoy Fictivo aankoopafdeling geeft goedkeuring en plaatst mogelijk de bestelling bij leverancier Protoy Fictivo is geen productieonderneming, wat dus maakt dat zij geen grond- en hulpstoffen moet aankopen om hun producten verder af te werken tot afgewerkte producten. Er zijn immers geen halffabricaten die afgewerkt moeten worden tot volledige producten. Anderzijds doet Protoy Fictivo in het boek wel degelijk een beroep op diensten en diverse goederen. Enkele voorbeelden hiervan zijn natuurlijk de elektriciteit voor het magazijn, brandstof voor wagens die aanwezig zijn in de onderneming, postzegels voor het versturen van brieven, … . Al deze diensten en diverse goederen kunnen we in de boekhouding onderverdelen in de 61-klasse van het rekeningstelsel.
GPP
Interne audit
6
1.1.2
Diensten en diverse goederen
Als blijkt dat er nood is aan deze verschillende goederen en diensten, zal er waarschijnlijk een interne bestellingsaanvraag geplaatst worden en deze zal bezorgd worden bij de aankoopdienst. Dan kunnen de mensen die de bevoegdheid hebben om bestellingen te plaatsen dit ook effectief doen. Omdat het voor diensten en diverse goederen moeilijk is om deze aankoopcyclus van dit soort goederen en diensten te linken aan een systeem, denken wij dat het beter is dat deze aanvragen manueel gebeuren via interne documenten. (= interne bestelaanvraagbonnen) Het is natuurlijk ook mogelijk dat de zaakvoerders en of andere personeelsleden hun behoefte aan diensten en diverse goederen telefonisch of per mail versturen naar de aankoopafdeling die op hun beurt de bestelling effectief verwerken. Ook is het mogelijk dat de aankoop van deze diensten en diverse goederen gebeurt buiten de inkoopafdeling. Met name dat er dus permissie gevraagd wordt aan iemand die hoger in de hiërarchie staat van de onderneming. Het kan inderdaad minder efficiënt zijn om steeds voor dit soort aankopen te werken via de verantwoordelijken op de aankoopafdeling. Als er bijvoorbeeld auto’s of publiciteitsaankopen gedaan dienen te worden, dan kan het zijn dat iemand van hogerop de beslissing maakt.
1.2
Risico’s
Bij de evaluatie zijn er enkele risico’s waarmee men als onderneming zeker rekening dient te houden. Zoals hierboven eerder vermeld wordt de aankoop van handelsgoederen naar alle waarschijnlijkheid geregeld via een systeem (zie schematische weergave eerder in dit document). Het kan dus zijn dat dit programma verkeerd is geprogrammeerd. Er kan bijvoorbeeld een verkeerde minimumvoorraad van een bepaald artikel gekoppeld zijn aan een bestelaanvraag van dat bepaald speelgoedartikel, waardoor er misschien wel te laat besteld wordt en dit hierdoor verdere gevolgen zal hebben voor de klant. Verder kan het ook zijn dat deze minimumvoorraad ingevoerd wordt door de verantwoordelijke op de aankoopafdeling. Deze schatting zal gebaseerd worden op de verkoop en aankoopcijfers van het voorgaande jaar. Het kan dus steeds zijn dat de verantwoordelijke in kwestie een foute inschatting maakt. Stel dat bijvoorbeeld Protoy Fictivo immens groeit op één jaar tijd. Hierdoor dient er een hogere voorraad aanwezig te zijn in het magazijn. Deze voorraad zal waarschijnlijk hoger zijn dan er ingesteld werd door de verantwoordelijke op basis van haar schatting in het begin van het boekjaar. Ook kan het zijn dat men in de onderneming geen rekening houdt met piekperiodes van de verkoop van hun speelgoedartikelen. Een simpel voorbeeld alweer is hier de Sinterklaasperiode, waar het dus kan zijn dat vele speelgoedwinkels op dezelfde moment zullen vragen naar dezelfde speelgoedartikelen, waardoor Protoy Fictivo in de problemen komt als leverancier ervan wanneer zij slechts een geringe voorraad speelgoedartikelen hebben ingeslagen.
1.3
Controlemiddelen
Een mogelijk controlemiddel voor het probleem rond de piekperiodes is de evolutie van deze piekperiodes van de voorgaande jaren steeds in kaart te brengen. Op die manier komt Protoy Fictivo niet voor verrassingen te staan qua aangelegde voorraden en wat de aankoop van handelsgoederen betreft bij haar leveranciers. Ook dient er bijgehouden te worden wat het verbruik van onder andere diensten en diverse goederen is en in welke periodes deze ook kunnen pieken (Bv. meer brandstof nodig in de winter om het magazijn warmer te houden, …). De evolutie van het aankoopsysteem dient jaarlijks ook geregistreerd te worden om op die manier te controleren of er mogelijk wijzigen dienen aangebracht te worden in het systeem naar volgende jaren toe.
GPP
Interne audit
7
1.4
Functiescheidingen en documenten
De aankoopverantwoordelijke, in samenwerking met het inkoopsysteem, heeft een beslissende functie. Dit omdat deze groep personen moeten beslissen over het plaatsen van de aankooporder. De volgende persoon in het systeem is de interne ontvanger van de aankooporder. Deze persoon heeft een uitvoerende functie omdat hij/zij hierbij zijn/haar goedkeuring moet geven en uiteindelijk de aankooporder moet plaatsen. Een derde groep die we hier bespreken is de combinatie van de magazijniers en het informaticasysteem. Deze groep heeft een bewarende functie. Het informaticasysteem zal op die manier dus het overzicht behouden over het voorraadpeil in het magazijn, en wanneer dit mogelijk zou dalen wanneer er een verkooporder wordt geregistreerd van een klant van Protoy Fictivo. Er zijn ook talrijke documenten die betrekking hebben op deze eerste fase binnen de aankoopcyclus. Allereerst zijn er de bestelaanvraagbonnen. Wanneer deze worden goedgekeurd worden er bestelbonnen opgemaakt, waarop staat welke hoeveelheid van een bepaald artikel ingekocht wenst te worden. Een dubbel van deze bestelbon kan de onderneming best bewaren om te gebruiken als controlemiddel wanneer de levering van de aangekochte goederen gebeurt.
GPP
Interne audit
8
2
EVALUATIE VAN DE KANDIDAAT LEVERANCIER
2.1
Beschrijving
Een onderneming beschikt over een heel ruime keuze uit leveranciers. Maar een onderneming gaat enkel haar orders plaatsen bij leveranciers uit haar leveranciersbestand. Alle leveranciers uit dit leveranciersbestand zijn door de onderneming aanvaard. Dit wil zeggen dat een onderneming een onderzoek heeft gedaan naar de betrouwbaarheid van de leverancier. Zo wilt u, als onderneming natuurlijk enkel contact hebben met financieel betrouwbare leveranciers die hoge kwaliteit garanderen en goede service hoog in het vaandel dragen. Deze belangrijke informatie over uw leveranciers moet zo recent mogelijk zijn, om zo een juist beeld te geven over uw potentiële leveranciers. Na verloop van tijd worden alle leveranciers opnieuw geëvalueerd en wordt er weer een nieuwe fiche opgesteld met daarin alle belangrijke gegevens. De aanvaarding of goedkeuring van een leverancier gebeurt in samenspraak met meerdere personen. Dit om bevoordeling tegen te gaan. Na het goedkeuren van een leverancier wordt deze toegevoegd aan het leveranciersbestand. Er moet steeds rekening gehouden worden dat men enkel bestellingen doet bij leveranciers uit deze lijst.
2.2
Risico’s
Bij de evaluatie zijn er enkele risico’s waarmee men als onderneming zeker rekening mee dient te houden. Zoals hierboven al vermeld is, worden alle mogelijke leveranciers grondig onderzocht, onder andere, op basis van haar financiële situatie. Verder speelt ook de service een erg belangrijke rol. Een mogelijk risico is een te beperkt onderzoek naar de mogelijke leveranciers. Door een te beperkt onderzoek kan men verkeerde conclusies trekken waardoor de onderneming uiteindelijk opteren voor een ‘foute’ leverancier. Een ander risico is een bevoordeelde leverancier. Wanneer slechts één persoon de verantwoordelijkheid heeft een leverancier te evalueren, kan dit geval zeker bestaan.
2.3
Controlemiddelen
Een mogelijke controlemaatregel om een juist beeld te krijgen van mogelijke leveranciers is, naast de jaarrekening te bestuderen, een bedrijfsbezoek te doen om zo de werking met uw eigen ogen te kunnen zien. Verder kunnen ook de criteria van een betrouwbare leverancier verstrengd worden. Strengere criteria of aanknopingspunten voor leveranciers met bedragen op jaarbasis van meer dan €5.000 bijvoorbeeld. Om het geval van een bevoordeelde leverancier te voorkomen, kan men in een onderneming opteren om twee personen verantwoordelijk te stellen voor de evaluatie van leveranciers. Dit kan één persoon zijn uit de aankoopafdeling en één persoon uit de boekhoudafdeling. Verder is het onderhouden van uw contacten met uw leveranciers zowel uw nieuwe als de reeds bestaande, uit uw leveranciersbestand erg belangrijk. Een spontaan bezoek kan nooit kwaad. Als laatste, is het hebben van twee leveranciers uit uw lijst per artikel/handelsgoed erg interessant. Mocht er intern wat gebeuren bij één van uw leveranciers, dan heeft u altijd nog een andere kaart achter de hand.
2.4
Functiescheidingen en documenten
Het evalueren van alle kandidaat leveranciers heeft een controlerende functie, vanwege het uitzoeken van de juiste leveranciers voor in het leveranciersbestand. In dit proces gebruikt men zoals al meermaals aangehaald een uitgebreid leveranciersbestand met enkel de leveranciers die aanvaard zijn. Bij het uitvoeren van een aankooporder richting de leveranciers wordt er gebruik
GPP
Interne audit
9
gemaakt van een bestelbon. Dit wordt gemaakt aan de hand van alle informatie uit het leveranciersbestand.
GPP
Interne audit
10
3
KEUZE VAN DE LEVERANCIER
3.1
Beschrijving
Deze derde stap komt voort uit stap twee: de evaluatie van een kandidaat-leverancier. De informatie verkregen uit stap twee zal gebruikt worden om een keuze te maken uit alle leveranciers uit uw leveranciersbestand die het gevraagde kunnen leveren. De aankoper vraagt vaak een offerte aan bij de leverancier. Het meest essentiële op een offerte is de prijs. Deze zullen dan vergeleken worden met andere leveranciers en zo wordt er uiteindelijk een keuze gemaakt. Wanneer men meermaals per jaar dezelfde goederen aankoopt, volstaat één offerte per jaar. Verder moet men ook zeker rekening houden met de geleverde kwaliteit, de geboden service, de leveringstermijn. De eenheidsprijs zegt namelijk niet alles.
3.2
Risico’s
Problemen bij een levering kunnen voortvloeien uit een verkeerde keuze van de leverancier. Zo kan een leverancier te laat leveren, terwijl in het leveranciersbestand een kortere termijn werd vooropgesteld. Een verkeerde bestelling komt ook meermaals voor in de hedendaagse bedrijfswereld. Een ander risico, dat ook regelmatig kan voorkomen, is het samenwerken met een leverancier terwijl een andere leverancier uit uw lijst betere mogelijkheden kan aanbieden.
3.3
Controlemiddelen
Een mogelijke controlemaatregel of preventieve maatregel is het opleggen van speciale boetes bij het niet-nakomen van de afspraken betreffende de levering. Zo kan men een boete opleggen wanneer een leverancier te laat levert. Wanneer een onderneming regelmatig offertes stuurt naar haar leveranciers uit de lijst en regelmatig afspraken betreffende de leveringstermijn en dergelijke maakt, komt men tot een beter beeld over welke leverancier de beste garanties heeft. Het houden van een up-to-date systeem in verband met de prijzen van alle artikels is ook een goede preventieve maatregel.
3.4
Functiescheiding en documenten
Het kiezen van de juiste leverancier heeft een beslissende functie. Men vergelijkt alle mogelijke leveranciers uit haar bestand en neemt er de leverancier uit met de beste garanties/voorwaarden. Ook in deze stap wordt er gebruik gemaakt van het leveranciersbestand. Daarnaast wordt er bij elke leverancier een offerte aangevraagd. Deze zal steeds door de andere partij worden opgesteld. Uiteindelijk stelt de aankoper een bestelbon op, wanneer de onderneming de aankoop aanvraagt.
GPP
Interne audit
11
4
DE BESTELLINGADMINISTRATIE
4.1
Beschrijving
Er dient voor gezorgd te worden dat er binnen Protoy Fictivo geen bestellingen kunnen geplaatst worden buiten de aankoopdienst om. Mocht het zijn dat dit wel gebeurt, dan kan er nadien nog gevraagd worden of de aankoopdienst het administratieve werk in orde brengt. Ook is het heel belangrijk dat er enkel een bestelling geplaatst wordt indien er echt een aankoopbehoefte wordt geregistreerd. Dit hebben we eerder in dit document besproken bij ‘het identificeren van de aankoopbehoefte’, anders kan het zijn dat er veel artikels worden aangekocht die in het magazijn nog talrijk aanwezig zijn, waardoor we met onnodige voorraden komen te zitten. Belangrijk is dat dus elke aankoop wordt aangevraagd bij de aankoopdienst, dit wil zeggen dat de mensen werkzaam in de andere afdelingen enkel een aanvraag tot aankoop kunnen doen en niet op zichzelf een aankoop kunnen plaatsen, waardoor misschien verkeerde artikelen besteld worden bij de leverancier. Om dit makkelijk te laten verlopen, kunnen de mensen die een aankoop willen aanvragen dit best doen via een standaardformulier. Dit dient een aantal dingen te bevatten: o Volgnummer o Kortingen o Datum van bestelling o Totale bestelprijs o Naam en adres leverancier o Afgesproken leveringstermijn o Artikelnummer en omschrijving o Plaats van levering (Magazijn o Hoeveelheid Protoy Fictivo) o Overeengekomen eenheidsprijs Het is dus belangrijk dat ook de levertermijn die men afgesproken heeft met de leverancier van Protoy Fictivo, nauwgezet in het oog houdt. Anders kan het zijn dat een aantal speelgoedartikelen niet tijdig in voorraad zijn, waardoor we deze niet kunnen verkopen aan het klantenbestand van Protoy Fictivo.
4.2
Risico’s
4.3
Controlemiddelen
Er zijn ook enkele risico’s verbonden aan het plaatsen van bestellingen bij leveranciers. Het kan bijvoorbeeld zijn, dat de bestelling geplaatst door Protoy Fictivo niet goed verwerkt wordt bij de leverancier waardoor de levering niet op tijd zal gebeuren. Ook kan het zijn dat de leverancier een tekort aan artikelen verzendt, waardoor de levering niet overeenkomt met de bestelling die we eerder bij deze leverancier plaatsten. Daarom is het steeds belangrijk, zoals al eerder aangehaald, dat we een dubbel van de bestelbon van de desbetreffende leverancier bijhouden om zo steeds te kunnen controleren of de levering klopt met wat Protoy besteld had. Ook kan het zijn dat er iets fout in het bestelaanvraagformulier (= standaardformulier) vermeld staat, waardoor het mogelijk is dat de verantwoordelijke van de aankoopdienst gewoon de bestelling goedkeurt en plaatst, zonder medeweten van deze fout.
We integreren binnen Protoy Fictivo een geautomatiseerd systeem, waardoor het standaardaanvraagformulier steeds gecontroleerd wordt alvorens het wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke van de aankoopdienst. Een ander controlemiddel kan zijn om steeds een volledige, uitgebreide bevestiging van de bestelling te vragen aan de leverancier. Op die manier zullen er steeds minder fouten gebeuren in verband met de leveringen die onze leveranciers doen. De levertijden moeten ook gerespecteerd worden door onze leveranciers, Protoy Fictivo kan er misschien voor opteren om een afspraak te maken met de leverancier. In deze afspraak kan dan gezegd worden dat wanneer de bepaalde leverancier iets fout levert
GPP
Interne audit
12
of iets tekort levert, Protoy Fictivo een schadevergoeding krijgt of een andere mogelijke tegemoetkoming.
4.4
Functiescheidingen en documenten
We kunnen enkele functies onderscheiden binnen de bestellingadministratie. Allereerst is de verantwoordelijke van de aankoopdienst hier ook weer bij betrokken. Daarnaast zal er een externe persoon zijn die de standaardformulieren waarvan eerder sprake is, controleren samen met de verantwoordelijke van de aankoopdienst, om op die manier te vermijden dat er teveel of te weinig besteld wordt van een bepaald artikel. We onderscheiden ook verschillende documenten binnen deze stap in de aankoopcyclus. Allereerst is er dus sprake van een standaardaanvraagformulier om een bestelling aan te vragen bij de verantwoordelijke van de aankoopdienst. Daarnaast is er alweer de definitieve bestelbon die bijgehouden dient te worden om te controleren of de levering overeenkomt met wat er besteld werd.
GPP
Interne audit
12
5 5.1
GOEDERENONTVANGST Beschrijving
Bij de ontvangst van de goederen moet er steeds een ontvangstrapport worden opgemaakt. Dit gebeurt telkens in 2 stappen: het globale ontvangstrapport en het gedetailleerde ontvangstrapport. Het globale ontvangstrapport wordt opgemaakt wanneer de goederen effectief geleverd worden. Er wordt hiervan ook een kopie meegegeven aan de leverancier ter bevestiging van de ontvangst. Het rapport moet een aantal gegevens bevatten, zoals het volgnummer van de goederen, de naam van de leverancier, het aantal en de aard van de ontvangen goederen, de datum van ontvangst en tenslotte nog de handtekening van de persoon verantwoordelijk voor de ontvangst. In het gedetailleerde ontvangstrapport worden de hoeveelheden per artikelnummer opgeschreven. Hierdoor kan men goed inspelen op de voorraden. De registratie van deze procedure gebeurt op zogenaamde ‘blinde’ documenten. Hierop worden de effectieve aantallen blanco gehouden zodat een fysieke telling van de voorraad noodzakelijk blijft. Indien men dit niet doet zouden er tellingen kunnen worden overgeslagen wat kan resulteren in een foutieve voorraad.
5.2
Risico’s
Om foutieve voorraden te voorkomen gebruikt men ‘blinde’ documenten. Op deze manier blijft de fysieke voorraadtelling noodzakelijk, omdat men de eigenlijke aantallen van de goederen op de documenten blanco laat. Het is natuurlijk wel mogelijk dat er door een menselijke nalatigheid nog steeds fouten worden gemaakt in de fysieke voorraadtelling. Dit kan een te vluchtige telling zijn, waardoor de werknemer een bepaald product over het hoofd ziet. Verder kan er natuurlijk altijd ook een verkeerd soort product geleverd worden. Als voorbeeld verwijzen we hier naar de verschillende soorten chips (paprika, zout, pickles, …).
5.3
Controlemiddelen
Om deze risico’s te voorkomen gaan we tijdens verschillende fasen van de goederenontvangst zowel controle op hoeveelheid en aard van de producten doen, evenals een visuele controle door verschillende werknemers. Elke controle zal ook gerapporteerd worden. Dit is voordelig indien er later toch nog fouten aan het licht komen. Op deze manier kan men dan nagaan waar de fout zich heeft plaats gevonden. Bij aankomst van de goederen gebeurt er al een eerste controle door een aangestelde verantwoordelijke. Die persoon staat in voor de ontvangst van de goederen en doet een controle op hoeveelheid en de aard van de goederen. Daarna gaat hij nog een visuele controle uitvoeren om te kijken of de goederen in goede staat zijn, en kijkt hij ook de leveringsbon na. Vervolgens wordt er een verantwoordelijke aangesteld die ervoor zal zorgen dat de goederen naar de benodigde afdelingen worden gebracht. Hier gaat het dan over goederen die nog verder verwerkt moeten worden. Tenslotte worden de goederen bij in een computersysteem opgeslagen zodat de gegevens worden gearchiveerd indien later informatie over de levering nodig zou zijn.
GPP
Interne audit
13
5.4
Functiescheiding
De personen die verantwoordelijk zijn voor de goederenontvangst, hebben te maken met ‘operationele functies’. Ze voeren namelijk bepaalde handelingen en taken uit voor de onderneming. Verder spreken we bij de goederenontvangst ook over de ‘functie van behoud’. Het is een bewaringsbevoegdheid, waar de magazijniers de bevoegdheid over hebben. Zij beheren de bevoegdheid. Natuurlijk is er hier ook sprake van een ‘operationele functie’, aangezien zij uiteindelijk instaan voor de verzending van de goederen naar het magazijn of de winkel.
GPP
Figuur 1 Goederenontvangst
Interne audit
14
6
KWALITEITSINSPECTIE
6.1
Beschrijving
Kwaliteitsinspectie bevat alle maatregelen gericht op het controleren, meten of testen van één of meer kenmerken van het product om daarna de resultaten te vergelijken met de voorop vastgelegde voorwaarden. Kwaliteitscontrole heeft 3 hoofddoelen: 1) Vaststellen van het probleem 2) De oorzaak van het probleem aanpakken 3) Eliminatie van het probleem De optimale vorm van kwaliteitsinspectie is streven naar de beste klanttevredenheid. Daarom is het aangeraden dat Protoy Fictivo een kwaliteitshandboek opstelt waarin alle inspectiecriteria staan beschreven: o Testprocedures o Aantal steekproeven en tolerantiegrenzen o De te gebruiken documenten
6.2
Risico’s
Het is mogelijk dat bepaalde producten die beschadigd zijn toch door de kwaliteitsinspectie komen omdat er slechts steekproeven werden gecontroleerd. Verder is het moeilijk om de juiste criteria op te stellen om deze kwaliteitsinspectie uit te voeren. Ook worden de goederen slechts gecontroleerd door 1 persoon waardoor de kans op foutieve controles groter wordt.
6.3
Controlemiddelen
6.4
Functiescheidingen
Een mogelijke oplossing om deze risico’s te verkleinen is door een extra personeelslid aan te werven die zich uitsluitend zal bezighouden met het controleren van inkomende goederen. Verder kan men meerdere steekproeven controleren waardoor de kans op beschadiging veel kleiner wordt, maar dit is niet altijd haalbaar wegens tijdsgebrek. Tenslotte is het ook aangewezen om de controleprocedures en criteria op de inkomende goederen te verstrengen.
Na ontvangst van de goederen komen de goederen terecht bij de ontvanger. Protoy zal nooit een hele levering kunnen controleren, daarom is het aangeraden om telkens een steekproef te controleren. Deze steekproefcontrole moet gebeuren vóór de goederen worden opgenomen in het magazijn en volgens de regels die op voorhand zijn vastgelegd door de bedrijfsleiding. De ontvanger van de goederen zal deze controles uitvoeren. De resultaten van deze steekproeven moeten vermeld worden op een kopie van het ontvangstbewijs. Ook zullen de gekeurde goederen aangeduid worden met een label. Indien deze inspectie positief is, zal de magazijnier de goedgekeurde goederen stockeren. Daarna zullen deze goederen zo snel mogelijk ter beschikking worden gesteld van de klanten. Maar wanneer deze steekproeven negatief zijn, moet de aankoper zo snel mogelijk contact opnemen met de leverancier en de levering zonder kosten weigeren. Daarna zal er indien nodig een creditnota opgesteld worden. Het is mogelijk om op voorhand overeenkomsten te sluiten met de leveranciers indien een levering niet voldoet aan de eisen. Zo kan de leverancier bijvoorbeeld een korting toekennen, de goederen vervangen of een creditnota opstellen. Tenslotte is het aangewezen een persoon aan te stellen, meer bepaald de logistiek directeur, die gaat beslissen of er extra controles moeten worden uitgevoerd wanneer er nieuwe of gewijzigde producten worden aangekocht.
GPP
Interne audit
15
7
CONTROLE OP DE LEVERING VAN DIENSTEN
7.1
Beschrijving
Een goede vertrouwensrelatie opbouwen met je leveranciers is essentieel om een zaak recht te houden. Met dit bedoelt men indien je niet op je leveranciers kan rekenen ten opzichte van kwaliteit, termijnen en betaling, zal je zaak hieronder lijden. Wat zich verder automatisch verspreidt naar uw klanten toe. Ook zij zullen deze problemen ondervinden. Om dit tegen te gaan zijn er enkele controlesystemen die problemen met leveranciers sneller kunnen detecteren en oplossen of zelfs vermijden. Dit wordt verder uitgelegd in het punt 7.3; Controlemiddelen. De personen die bevoegd zijn met de controle bevinden zich op de plaats waar de goederen binnenkomen, namelijk het magazijn. De logistieke afdeling dient een objectief oordeel te hebben over de inkomende goederen en dient bij eventuele problemen het afdelingshoofd te verwittigen, die op zijn beurt rapporteert aan de aankoopafdeling. Het beste voorbeeld van een kwaliteitscontrole is nagaan of de inkomende goederen voldoen op vlak van kwaliteit, afwerking en/of eventuele beschadigingen. Ook de manier waarop de goederen aankomen in het magazijn kan een controlepunt zijn. Zo kan men bijvoorbeeld nagaan of alles netjes en voldoende verpakt is, waardoor men de leverancier leert kennen op vlak van orde en netheid.
7.2
Risico's
Bij het controleren van goederen en diensten dient men rekening te houden met verscheidene risico's. Zo kan het gebeuren dat de magazijniers (het eerste controlepunt) hun opmerkingen niet melden aan hun afdelingshoofd waardoor relevante informatie over de leverancier verloren gaat. Ook belangrijk voor de magazijniers is dat zij een objectieve kijk hebben op de zaken. Een tweede risico is dat een magazijnier een tekortkoming over het hoofd ziet waardoor er niet bij het eerste controlepunt ingegrepen dan worden. Een laatste risico is dat de afdelingshoofd de verkregen informatie foutief of zelfs niet doorspeelt naar de verantwoordelijke van de leveranciersrelaties.
7.3
Controlemiddelen
Het eerste controlesysteem doet men op basis van kwantitatieve metingen. Hierbij wordt de leverancier beoordeeld aan de hand van criteria die ondersteund worden door cijfers zoals: o o o o
Aantal keer levertermijn niet werd nageleefd Aantal keer de levering onvolledig was Aantal creditnota's die de leveranciers opstelt Aantal klachten ze van klanten ontvangen betreffende de goederen die niet voldoen
Het tweede controlesysteem richt zich op kwalitatieve metingen. Hierbij dient wel opgemerkt te worden dat deze vorm van controle niet zo goed is als de eerste omdat hier geen relevantie informatie terug te vinden is, maar men zich baseert op objectieve criteria. Een voorbeeld hiervan is kwaliteitscontrole. Zoals eerder besproken zijn de personeelsleden van de logistieke afdeling het eerste controlepunt. Zij melden eventuele tekortkomingen, waardoor ze opgenomen worden op een leverancierslijst. Loopt het aantal tekortkomingen op, dan moet er actie ondernomen worden door de afdeling die instaat voor het contact met de leverancier, meestal is dit de aankoopafdeling. De afdeling in contact met de leverancier heeft 3 mogelijkheden in de
GPP
Interne audit
16
leveranciersbeoordeling, namelijk: 1)
Geen actie ondernemen Extra informatie voor de volgende beoordeling.
2)
Schriftelijke klacht Leverancier weet van zijn tekortkomingen, en krijgt kans om zich te herpakken
3)
Afkeuren van leverancier Geen bestellingen meer, er wordt een nieuwe leverancier gezocht.
In de onderneming van Protoy Fictivo wordt er volgens dit systeem gewerkt. Indien er tekortkomingen zijn op kwalitatief vlak worden deze opgemerkt door de magazijniers. Deze worden doorgespeeld naar het afdelingshoofd die op zijn beurt de aankoopafdeling waarschuwt. Op het vlak van kwantitatieve beoordeling is het de boekhoudkundige afdeling en de verkoopafdeling die de tekortkomingen opmerkt. Ook zij spelen deze tekortkomingen door naar de verantwoordelijke van de leveranciersrelaties, in dit geval de aankoopafdeling. De aankoopafdeling bundelt deze tekortkomingen per leverancier op een leveranciersbeoordeling, en kijkt welke maatregelingen genomen dienen te worden.
7.4
Functiescheidingen
De personen die de verantwoordelijkheid hebben over de controle op de levering van de diensten, hebben een ‘controlerende functie’. Zij kijken namelijk de ontvangst na. Daarnaast hebben zij ook een ‘registrerende functie’ aangezien ze dit ook moeten archiveren in het systeem.
GPP
Interne audit
17
8
FACTUURREGISTRATIE EN –CONTROLE
8.1
Beschrijving
Facturen moeten worden gecontroleerd op de juistheid van het bedrag. Er kan bijvoorbeeld een verkregen korting zijn die niet werd vermeld. Ook moeten de aangerekende goederen overeenkomen met de geleverde goederen. Hierna moeten de facturen opgenomen worden in de boekhouding.
8.2 -
8.3
Risico’s Facturen laattijdig opnemen in de boekhouding De aangerekende goederen niet controleren met de geleverde goederen Verkeerde goederen terugzenden naar de leverancier Een foutief factuurbedrag opnemen in de boekhouding Verkregen kortingen die niet werden afgetrokken van het factuurbedrag
Controlemiddelen
Men moet ervoor zorgen dat facturen rechtstreeks bij de crediteurenadministratie terechtkomen. Dit om een tijdige en volledige registratie te garanderen. Ter controle kunnen saldobevestigingen worden opgevraagd bij leveranciers, men kan de belangrijkste betalingen controleren en de werkelijke en de gebudgetteerde kosten vergelijken. Dit gebeurt door de bedrijfsrevisor. Deze controleert ook de aankoopcyclus. De financiële administratie moet als eerste nagaan of de geleverde goederen effectief besteld werden. Indien dit niet het geval is, moeten de goederen meteen worden teruggezonden en moet men niets met de factuur doen. Er moet dan een creditnota worden opgestuurd door de leverancier. Indien de geleverde goederen wel besteld werden, dan moet men de factuur registreren in het facturenboek. Facturen moeten ook genummerd worden om het terugvinden ervan efficiënter te maken. Om de registratie van facturen te vergemakkelijken wordt er gebruikt gemaakt van speciale computerprogramma’s.
8.4
Functiescheidingen
In Protoy Fictivo komen facturen rechtstreeks terecht op de financiële administratie. Een assistent op de aankoopdienst controleert de facturen met de bestel- en leveringsbon. Indien de goederen, in ons geval speelgoed, overeenstemmen wordt er een stempel geplaatst op de factuur door de assistent en wordt deze ingeboekt in ons boekhoudprogramma Exact Online. Dit gebeurt door een verantwoordelijke van de boekhoudafdeling. Indien de goederen niet overeenstemmen, moeten de goederen worden teruggezonden door de magazijnier en zal de leverancier ons een creditnota bezorgen. Deze wordt later ingeboekt in Exact Online. Hierna worden de facturen geklasseerd in ringmappen door de secretaris op de boekhouding en worden deze zorgvuldig bijgehouden. De facturen dienen later nog als bewijs dat je het product of de dienst betaald hebt, of dat een klant je nog geld verschuldigd is. We houden de facturen 10 jaar bij omdat de Federale overheidsdienst Economie dit ondernemingen aanraad. We spreken dus van een ‘controlerende functie’ en ‘registrerende functie’.
GPP
Interne audit
18
9
BETALING VAN DE FACTUUR
9.1
Beschrijving
Leveranciersfacturen van goederen zonder een kwaliteitsafwijking dienen tijdig betaald te worden. Bij een laattijdige betaling van de factuur zorgt dit voor spanningen met de leverancier. Wanneer er te vroeg wordt betaald zullen er intrestverliezen geleden worden. Het voordeel van een geautomatiseerd systeem kan zijn dat de facturen tijdig betaald worden. Dit door ingeven van de juiste vervaldagen die vermeld staan op de factuur. Het is vanzelfsprekend dat enkel facturen betaald worden, die een volledige goedkeuringsprocedure doorlopen hebben. Binnen een bedrijf is het ook belangrijk dat er voldoende veiligheidsmaatregelen worden getroffen. Zo kan de onderneming vragen om 2 of meer handtekeningen van volmachtdragers. Dit gebeurd bij betalingen waarbij ondernemingen grensbedragen overschrijden. Verder moet er ook nog nagekeken worden of er betalingskortingen zijn toegekend. Wanneer een factuur de goedkeuringsprocedure heeft doorgelopen, dan mag ze tijdig betaald worden. Op deze manier kan de onderneming handig gebruik maken van de toegestane korting.
9.2
Risico’s
Een groot risico bij de betaling van facturen kan een dubbele betaling zijn. Dit soort van situaties moeten absoluut vermeden worden. Dubbele betalingen geven de onderneming een extra kost. Om dit soort problemen te voorkomen is het handig om een correcte registratie van de betaling te doen. Dit kan men behalen door het invoeren van een geautomatiseerd betalingssysteem. Hierbij worden de correcte vervaldata ingevuld. Zo worden geschillen tussen leverancier en onderneming vermeden.
9.3
Controlemiddelen
Zoals eerder aangehaald kan men de betaling van de factuur in goede banen leiden door het invoeren van een geautomatiseerd betalingssysteem. De werking van zo’n systeem gaat als volgt. Bij zulke systemen worden de juiste vervaldata ingegeven. Zo herkent het systeem wanneer welke betalingen moeten gebeuren. Wanneer een leverancier ons een korting heeft toegekend dan zal deze onder de dringende betalingen komen te staan. Deze betalingen zullen zo snel mogelijk uitgevoerd worden. Zo kan Protoy Fictivo beroep doen op de toegezegde kortingen. Verder worden de meeste leveranciers ook elektronisch betaald. Wanneer leveranciers langs deze weg betaald worden kunnen ondernemingen, en dus ook Protoy Fictivo, het betalingsverkeer volgen bij hun banken. Figuur 2 Betaling
Zoals eerder aangehaald worden de meeste leveranciers betaald via elektronische betalingen. Andere betalingen gebeuren dan weer door middel van cheques of via een
domiciliëring.
9.4
Functiescheidingen
Binnen een onderneming kan men enkele functies van elkaar onderscheiden. De bijhorende functie van dit deel is de registratiefunctie. Deze functie behandelt de inschrijvingen van de ondernemingsverrichtingen in de boekhouding. Het ingeven van de vervaldata, om betalingen correct uit te voeren, kan men onder deze functie plaatsen.
GPP
Interne audit
19
10
STROOMDIAGRAM MET DOCUMENTENSTROOM
Figuur 3 Stroomdiagram
GPP
Interne audit
20
11
DOCUMENTEN
De gebruikte documenten tijdens de aankoopcyclus kan u in bijlage terugvinden. U kan onder andere een factuur, een creditnota, een bestelbon, een ontvangstbon en een offerte bekijken. Met deze documenten zal er gewerkt worden gedurende de hele aankoopcyclus.
GPP
Interne audit
21
BESLUIT….
De afgelopen weken hebben we met ons projectteam een opdracht vervuld rond interne audit. Gedurende deze weken bestudeerden we de aankoopcyclus en paste dit toe op de onderneming Protoy Fictivo. De vraag die we ons stelden was hoe de aankoopcyclus van een onderneming er uitzag? Welke documenten heeft men nodig? Wat zijn de mogelijke risico’s bij elke activiteit? Tijdens de weken dat we aan de opdracht mochten werken, werd ons duidelijk dat de aankoopcyclus meer was dan enkel en alleen producten aankopen bij een willekeurige leverancier. We leerden dat de aankoopcyclus bestond uit 9 stappen. Elke stap vereiste haar eigen manier van uitwerken. Door elke stap grondiger te bestuderen werd ook de structuur binnen de onderneming duidelijker. Zo leerden we bij elke stap de risico’s, controlemaatregelen en functiescheidingen kennen. De aankoopcyclus ziet er als volgt uit: - identificeren van de aankoopbehoefte - evaluatie van de kandidaat leverancier - keuze van de leverancier - de bestellingadministratie - goederenontvangst - kwaliteitsinspectie - controle op de levering van diensten - factuurregistratie en –controle - betaling van de factuur Uit deze hele opdracht kunnen we volgende conclusies trekken. Een goede en gestructureerde aankoopcyclus is van kapitaal belang voor een onderneming. Zonder structuur werkt de onderneming zich in de problemen. Verder valt ons ook nog op dat alle personen die meewerken aan deze cyclus een bepaalde verantwoordelijkheid hebben. Het is van belang om hun functie zo goed mogelijk uit te voeren. Een juiste keuze van de leveranciers zorgt ervoor dat een bedrijf zich beter kan beschermen. Een sterke aankoopcyclus zorgt ervoor dat een onderneming niet in de problemen komt.
GPP
Interne audit
22
LITERATUURLIJST (Govaerts, 2006) (Google)
GPP
Interne audit
23
LIJST MET AFBEELDINGEN
Figuur 1 Goederenontvangst ............................................................ 14 Figuur 2 Betaling ........................................................................... 19 Figuur 3 Stroomdiagram ................................................................. 20
GPP
Interne audit
24
