Jaarverslag interne audit Auditcomité FAVV

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Interne Audit, Kwaliteit & Preventie AC – Kruidtuin Food Safety Center Kruidtuinlaan, 55 B-1000 Brussel Tel. 02 211 82 11 www.favv.be ON 0267 387 230

Jaarverslag interne audit 2014 Auditcomité FAVV

Onze opdracht is te waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en plant.

Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

Inhoudstafel 1. Woord vooraf .................................................................................................................................. 3 2. Definitie, missie en doelstellingen van de interne audit .................................................................. 4 2.1.

Definitie .................................................................................................................................. 4

2.2.

Missie en doelstellingen ......................................................................................................... 4

3. Actoren van het intern auditproces ................................................................................................. 5 3.1.

Het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO).............................................................. 5

3.2.

Het Auditcomité van het FAVV............................................................................................... 5

3.3.

De interne auditcel ................................................................................................................. 6

3.4.

De technische experten ......................................................................................................... 6

3.5.

De interne auditoren van DG LABO ....................................................................................... 6

3.6.

Het Food and Veterinary Office (FVO) als Europese speler.................................................. 7

3.7.

Andere nationale spelers ....................................................................................................... 7

4. Organisatie van de interne auditcel ................................................................................................ 8 4.1.

Structuur en budget ................................................................................................................ 8

4.2.

Werking van de interne auditcel ............................................................................................. 8

4.2.1.

Functieprofielen en evaluatie ......................................................................................... 8

4.2.2.

Vorming .......................................................................................................................... 8

4.2.3.

Ondersteunende tools voor de audit .............................................................................. 8

4.2.4.

Rapportering van de activiteiten..................................................................................... 9

4.2.5.

Werking binnen de nationale context ............................................................................. 9

4.2.6.

Werking binnen de Europese context ............................................................................ 9

5. Overzicht van de interne auditactiviteiten 2014 ............................................................................ 10 5.1.

Zekerheidsverstrekkende activiteiten ................................................................................... 10

5.1.1.

Opmaak van het auditprogramma 2014 ...................................................................... 10

5.1.2.

Realisatie van het auditprogramma 2014 .................................................................... 10

5.1.3.

Doelstellingen en KPI van de interne auditcel ............................................................. 12

5.1.4.

Belangrijkste conclusies van de initiële audits uitgevoerd door de interne auditcel .... 13

5.1.5.

Resultaten van de opvolgingsaudits ............................................................................ 13

5.1.6.

Belangrijkste conclusies van de audits uitgevoerd door DG LABO ............................. 14

5.1.7.

Belangrijkste conclusies van de uitgevoerde EMAS-audits ......................................... 14

5.1.8.

Overzicht van de externe audits voor certificering en accreditatie van het FAVV ....... 14

5.2.

Raadgevende activiteiten en specifieke onderzoeksdaden ................................................. 15

6. Follow-up van de actieplannen ..................................................................................................... 16 7. Verslag van de interne controle .................................................................................................... 16 8. Algemene conclusie ...................................................................................................................... 17 9. Afkortingen .................................................................................................................................... 18 10.

Bijlage 1: Auditprogramma 2014 .............................................................................................. 19


2 / 24

1. Woord vooraf Het charter van de interne audit bepaalt dat het Auditcomité van het FAVV jaarlijks een activiteitenverslag over de interne auditactiviteiten moet indienen. Dit verslag is al het 8e sinds de oprichting van de interne auditcel bij het FAVV. U vindt in het verslag een beschrijving van de actoren van het auditproces, de organisatie van de interne auditcel, een overzicht van de in 2014 uitgevoerde auditactiviteiten, een overzicht van de externe audits en de belangrijkste conclusies. Het 4e businessplan van het FAVV (periode 2012-2014) liep dit jaar ten einde. De operationele doelstelling voor de interne auditdienst “Optimaliseren van het proces van interne audits voor het FAVV” werd verwezenlijkt. In het bijzonder werden de volgende acties uitgevoerd: invoering van het systeem van classificatie van aanbevelingen naar prioriteit (ABS-systeem); uitwisseling van auditervaring met externe partners; voortdurende bijscholing; realisatie van het auditprogramma. Door de aanstelling van een nieuwe CEO van het FAVV in april 2014 en de federale verkiezingen is de samenstelling van het Auditcomité in 2014 gewijzigd. Pierre Naassens (Directeur-Generaal Controlebeleid a.i.) werd aangeduid als vertegenwoordiger van het FAVV en vanaf 2015 zal het kabinet van federaal Minister van Landbouw Willy Borsus vertegenwoordigd worden door Martine Delanoy. Het Auditcomité bevestigt de onafhankelijkheid van de interne auditcel binnen de organisatie.

Peter Maes Voorzitter van het Auditcomité 2014


2. Definitie, missie en doelstellingen van de interne audit 2.1. Definitie Interne audit is een onafhankelijke en objectieve activiteit die de organisatie een zekere garantie geeft over de mate van beheersing van zijn processen en activiteiten, hiervoor verbeteropportuniteiten aanbrengt en zo een toegevoegde waarde betekent voor de organisatie. De interne audit helpt een organisatie haar doelstellingen te verwezenlijken door middel van een systematische en methodische benadering om de effectiviteit van de processen met betrekking tot risicobeheer, controle en organisatiebeheer (governance) te evalueren en te verbeteren. (IIA)

2.2. Missie en doelstellingen De interne audit van het FAVV is een onafhankelijke waarderings- en evaluatiefunctie, opgericht om de activiteiten van de organisatie te bestuderen en te evalueren als dienstverlening aan de gehele organisatie. De doelstellingen van de interne audit zijn:    

de conformiteit met wettelijke voorschriften (nationaal en EU) en relevante kwaliteitseisen (normen) nagaan; verifiëren of de processen van good governance zijn vastgelegd, gekend zijn, worden begrepen en toegepast worden; onderzoeken of het FAVV in staat is om haar doelstellingen te bereiken en dit op een efficiënte wijze; het systeem van interne controle evalueren op haar goede werking, doeltreffendheid en efficiëntie.

De volgende ingebouwde structuren verzekeren een hoge graad van objectiviteit en onafhankelijkheid van het interne auditproces:   

  

de hoge plaats van de interne auditcel binnen de organisatie, met name een dienst van de CEO; het bestaan van een federaal Auditcomité en een Auditcomité van het FAVV (zie 3.1 en 3.2); het bestaan van een auditcharter en een deontologische code voor de interne auditor waarin o.a. de interne auditbasisprincipes zijn opgenomen (onafhankelijkheid, deskundigheid, integriteit, objectiviteit, onbeperkte toegang tot alle activiteiten, eigendommen, bestanden, personeel en informatie); een periodieke onafhankelijke doorlichting van het interne auditproces door externen; een transparante wijze van rapportering en de publicatie van de rapporten en actieplannen op het intranet; een rapportering naar en supervisie door de bovenvermelde auditcomités.


4/24

3. Actoren van het intern auditproces 3.1. Het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO) Sinds 2010 staan de interne auditactiviteiten van het FAVV onder toezicht van het Auditcomité van de Federale Overheid (ACFO).1 Het is een onafhankelijk adviesorgaan ten behoeve van de federale regering die moet bijdragen tot het goed bestuur van de federale overheidsdiensten en ervoor zorgen dat de federale overheidsdiensten het geld van de belastingplichtigen goed besteden. Het ACFO neemt nota van het auditprogramma en geeft zijn mening hierover. In 2014 heeft het ACFO 3 rapporten opgesteld waarvan 1 rechtstreeks betrekking heeft op de werking van het interne controlesysteem van het FAVV. De belangrijkste conclusies beschreven in dit rapport zijn dat het FAVV beschikt over een geïntegreerd systeem voor kwaliteit- en milieubeheer, er gestructureerd gewerkt wordt aan de verbetering van het interne controlesysteem waarbij de interne auditdienst een belangrijke zekerheidsverstrekkende rol heeft en dat het FAVV zijn risicobeheerprocessen verder ontwikkeld heeft. Voor wat betreft de aanstelling en evaluatie van de Chief Audit Excecutive (CAE) van de interne auditcel, die tevens verantwoordelijk is voor andere diensten (ombudsdienst, preventiedienst, kwaliteits- en milieucel), is de interne auditcel niet conform aan het KB van 17 augustus 2007.2 Het charter van de interne auditdienst dient nog formeel aan het ACFO ter goedkeuring voorgelegd worden. Tot slot wenst het ACFO dat de functionele verhouding tussen de interne auditdienst en de interne auditoren van DG LABO toegelicht worden in het verslag interne controlesysteem 2014.

3.2. Het Auditcomité van het FAVV Het Auditcomité heeft als opdracht de CEO en het Directiecomité van het FAVV bij te staan door toezicht te houden op de werking van het FAVV. Het Auditcomité werd opgericht bij artikel 11 van het KB van 20 december 20073 en heeft als belangrijkste taken:    

beoordelen van het jaarlijks auditprogramma, de tussentijdse auditaanvragen en de driemaandelijkse revisies van het jaarlijks auditprogramma; opvolgen van de uitgevoerde interne en externe audits; evalueren van de uitgevoerde audits; opmaak van een jaarverslag.

In 2014 werd het Auditcomité voorgezeten door Peter Maes (externe consultant en expert in audit en kwaliteitszorg) met de volgende leden:     

Herman Diricks: Directeur-Deneraal Controlebeleid van het FAVV die in het tweede semester van 2014 vervangen werd door Pierre Naassens: Directeur-Generaal Controlebeleid a.i.; Yvan Dejaegher: sectorvertegenwoordiger (BEMEFA); Joost Vandenbroucke: consumentenvertegenwoordiger (Test-Aankoop); Emmanuel Auquier: vertegenwoordiger van de voogdijminister Sabine Laruelle die na de federale verkiezingen van mei 2014 de vergaderingen niet meer heeft bijgewoond; Sophie Thise: plaatsvervangend lid (consumentenvertegenwoordigster OIVO).

Martine Delanoy werd aangeduid als nieuwe vertegenwoordigster van de voogdijminister Willy Borsus en zal vanaf 2015 de vergaderingen van het auditcomité bijwonen. Bovendien zal Ana Granados-Chapatte van de Fédération Wallonne de l’Agriculture (FWA) vanaf 2015 als sectorvertegenwoordigster het auditcomité komen aanvullen. De interne auditoren, alsook een vertegenwoordiger van DG LABO (kwaliteitscel) zijn aanwezig op de vergaderingen van het Auditcomité maar hebben geen stemrecht. In 2014 is het Auditcomité 4 keer bijeengekomen nl. op 26 februari, 18 juni, 23 september en 26 november. Het secretariaat wordt verzorgd door de CAE (directeur IAQP) die, in overleg met de voorzitter van het Auditcomité, de agenda bepaalt en de verslagen van de vergaderingen opstelt. 1

Het ACFO werd opgericht bij het KB van 17 augustus 2007 en is samengesteld uit 7 leden. KB van 17 augustus 2007 betreffende de interne auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. 3 KB van 20 december 2007 tot vaststelling van de vestigingsplaats, de organisatie en de werking van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen. 2


5/24

3.3. De interne auditcel De interne auditcel maakt deel uit van de dienst IAQP (interne audit, kwaliteit, preventie en ombudsdienst). Deze cel is een dienst van de CEO en rapporteert over zijn auditactiviteiten aan het Auditcomité van het FAVV, het ACFO en aan het management van het FAVV. De interne auditcel is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarlijks auditprogramma (zie 5.1.1), de rapportering ervan en is ook het aanspreekpunt voor het Auditcomité en het management. Een deel van dit auditprogramma wordt uitgevoerd door de interne auditoren van DG LABO. Zij beschikken over een team van een 30-tal interne auditoren. Deze structuur wordt in de onderstaande figuur schematisch weergegeven. Figuur 1: Organogram van de diensten van de CEO met positionering van de dienst interne audit, kwaliteit en preventie (IAQP).

3.4. De technische experten Voor het uitvoeren van haar taken in 2014 heeft de interne auditcel beroep gedaan op medewerkers van andere diensten van het FAVV die over een technische expertise en/of ervaring beschikken betreffende de geauditeerde scope. Deze samenwerking is voorzien in zowel de IIA-norm, de norm ISO-19011 als in de Europese beschikking 2006/677/EG4. Deze "ad hoc"-auditoren of technische deskundigen worden voor de duur van de audit onder toezicht van de directeur IAQP geplaatst en aangestuurd door de hoofdauditor. Alvorens hun auditactiviteiten op te nemen krijgen zij een opleiding over het verloop van het intern auditproces en ondertekenen zij het charter en de deontologische code van de interne audit. In 2014 heeft de interne auditcel beroep gedaan op een aantal technische experten van DG Controle alsook van DG Controlebeleid en een expert op het gebied van financiële processen en het interne controlesysteem (IA 2014-20 “Beheer van budget en boekhouding, incl. fondsen). De interne audit van het ICT-proces (IA 2014-09) werd ten tijde van het schrijven van onderliggend rapport uitgevoerd door Deloitte.

3.5. De interne auditoren van DG LABO Binnen DG LABO bestaat er een pool van een 30-tal personen die expert zijn in het auditeren van de norm ISO 17025. Ze vallen tijdens de uitvoering van hun interne auditactiviteiten onder het toezicht van de CAE en hebben net zoals de auditoren van de interne auditdienst en de technische experten het charter en de deontologische code van de interne auditor ondertekend. De technische audits ISO 17025 uitgevoerd in de FAVV-laboratoria werden tot op heden autonoom door deze auditoren uitgevoerd. Vanaf 2015 zullen deze audits uitgevoerd worden door één auditor van de dienst IAQP en één auditor van DG LABO. 4

Beschikking 2006/677/EG van 29 september 2006 houdende de richtsnoeren tot vaststelling van criteria voor het uitvoeren van audits op grond van Verordening (EG) nr. 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad inzake officiële controles op de naleving van de wetgeving inzake diervoeders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn. 6 / 24 Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

3.6. Het Food and Veterinary Office (FVO) als Europese speler Het FVO gaat na of de lidstaten de Europese normen en wetgeving naleven, o.a. met betrekking tot de interne audit (artikel 4.6 van Verordening 882/20045 en beschikking 2006/677/EG). Tijdens die missies bevragen zij de lidstaten naar het uitvoeren van audits gelinkt aan specifieke topics die onder de Europese reglementering vallen. In 2014 heeft het FVO 4 audits uitgevoerd:    

2014-7091 betreffende de officiële controles van de HACCP-principes (maart 2014) 2014-7152 betreffende het nationale controleprogramma Salmonella (september 2014) 2014-7151 betreffende gevogeltevlees en –producten (november 2014) 2014-7059 betreffende het dierenwelzijn bij het slachten (november 2014)

De 1e missie betreft een observatiemissie en heeft dus geen aanleiding gegeven tot het formuleren van opmerkingen. De aanbevelingen van de 3 andere missies werden nog niet door het FVO meegedeeld. Van zodra deze gekend zijn, wordt een actieplan door het FAVV opgesteld.

3.7. Andere nationale spelers

5



Op 13 mei 2014 heeft de bedrijfsrevisor van het FAVV (KPMG Vias) geoordeeld dat de financiële staten over het boekjaar tot 31 december 2013 een getrouw beeld van het vermogen, van de financiële toestand en van de resultaten van het FAVV geven en dat deze in overeenstemming zijn met de in België toepasselijke wettelijke en bestuursrechterlijke voorschriften. Het bestaan van het interne controlesysteem van het FAVV betreffende de opstelling en de getrouwe weergave van de financiële staten maakt onderdeel van deze beoordeling. De bedrijfsrevisor spreekt zich in zijn verslag niet uit over de effectiviteit van het interne controlesysteem.



Van 12 tot 15 mei 2014 heeft de Europese Commissie (DG landbouw en plattelandsontwikkeling) een audit betreffende de randvoorwaarden uitgevoerd bij het Waalse Gewest. Het FAVV heeft deelgenomen aan een voorbereidend overleg op 5 mei 2014 en aan de openings- en slotvergadering van 9 en 15 mei. Aan de inspecties op de landbouwbedrijven hebben de PCE’s van de betrokken provincies deelgenomen. Op 4 november 2014 heeft het FAVV haar opmerkingen op het draftrapport van de Europese Commissie overgemaakt aan het Waalse Gewest. Het FAVV gaat bijvoorbeeld niet akkoord met de conclusie van de Europese Commissie dat de controlerapporten van het FAVV onvoldoende specifiek zijn voor de items betreffende de randvoorwaarden. Door middel van een BO-query is het FAVV perfect in staat om alle niet-conformiteiten die betrekking hebben op de randvoorwaarden te rapporteren aan de betaalorganen.



Het Rekenhof heeft in 2014 een audit uitgevoerd betreffende de jaarrekeningen 2011 tot en met 2013. De slotvergadering vond plaats in december 2014 maar er is (dd 6/02/2015) nog geen officieel verslag beschikbaar.

Verordening 882/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004, Artikel 4.6 "De bevoegde autoriteiten voeren interne audits uit of kunnen externe audits laten uitvoeren en nemen op basis van de resultaten daarvan passende maatregelen om ervoor te zorgen dat zij de doelstellingen van deze verordening bereiken. Deze audits moeten aan een onafhankelijke controle worden onderworpen en op een transparante manier worden uitgevoerd". 7 / 24 Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

4. Organisatie van de interne auditcel 4.1. Structuur en budget In 2014 telde de interne auditcel 4 auditoren (3,5 FTE): 2 Franstalige (2 FTE) en 2 Nederlandstalige (1,5 FTE) medewerkers. De directeur van de dienst IAQP is als Chief Audit Executive (CAE) verantwoordelijk voor de kwaliteitsbewaking van het werk van de interne auditcel. Hij ziet toe op het bereiken van de doelstellingen, de kwaliteit van de audits, de rapportering ervan en evalueert de interne auditoren. De dienst IAQP beschikte in 2014 over een werkingsbudget van 313.297 EURO voor audit en kwaliteit. Dit budget werd, naar aanleiding van de besparingen, in de loop van 2014 gereduceerd tot 150.000 EURO. Hiervan werd 142.139,23 EURO aangewend voor de algemene werkingskosten, de externe audits, de begeleiding bij het opstellen van het kwaliteitshandboek, de werkingskosten van het Auditcomité, het lidmaatschap bij het Instituut voor interne auditoren België (IIA-Bel). In 2014 werd beroep gedaan op een externe privépartner voor de uitvoering van de ICT-procesaudit. Op basis van een openbare aanbesteding bleek Deloitte de meest geschikte partner voor deze samenwerking.

4.2. Werking van de interne auditcel 4.2.1.

Functieprofielen en evaluatie

Het functieprofiel van de interne auditor bleef in 2014 ongewijzigd. In het eerste trimester werd 1 interne auditor van niveau A1 bevorderd naar A2 zodat alle auditoren hetzelfde functieprofiel hebben. De evaluatie van de doelstellingen en de KPI’s van de cel, alsook de persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen van de interne auditoren werden in 2014 door de CAE geëvalueerd. De CAE werd geëvalueerd door de CEO. 4.2.2.

Vorming

In 2014 hebben de 4 interne auditoren en de CAE in totaal 59,5 opleidingsdagen gevolgd. Iedere auditor volgt een aangepast opleidingsprogramma in functie van zijn of haar behoeftes. Als voorbereiding op de interne audit “beheer van risico’s van interne fraude” volgden 2 auditoren een opleidingsvoormiddag rond Fraud Risk Management. In het kader van de operationele doelstellingen van de interne auditdienst heeft elke auditor een inzicht verworven in de werking van het interne auditproces van een andere overheidsdienst. 2 auditoren hebben een grondige bijscholing gedaan rond het opzetten van het intern controlesysteem. Op het einde van het jaar werd van start gegaan met een OFO-opleiding met als objectief om de principes van de LEAN-methodologie toe te passen op het interne auditproces. De interne auditoren van de andere federale overheidsdiensten zijn tevens aanwezig op deze opleiding wat een perfecte gelegenheid was voor een kruisbestuiving van de auditkennis en –ervaringen. In het najaar werd door 1 auditor een 5-daagse ISO 9001-opleiding gevolgd waarbij het IRCA-certificaat (International Register of Certificated Auditors) werd behaald. Door de CAE en 1 interne auditor werd deelgenomen aan de auditopleiding in het kader van het Better Training for Safer Food (BTSF) programma van de Europese Commissie. 4.2.3.

Ondersteunende tools voor de audit

De organisatie van het intern auditproces staat beschreven in een aantal procedures en instructies. In 2014 werd verder gewerkt aan de in 2013 opgestarte revisie van de volgende procedures en werkinstructies:   

Evaluatie van een technische expert; Opmaak van een tevredenheidsenquête; Communicatietabel.

De interne auditcel maakt gebruik van een aantal tools (Excel-tabellen) om het auditproces te monitoren en bij te sturen waar nodig:  

de opvolging van het jaarlijkse auditprogramma. Deze tabel dient eveneens om de KPI's van de cel te berekenen en op te volgen; de opvolging van de actieplannen: status en opvolging van de aanbevelingen; Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

8 / 24



het audituniversum vanaf 2014 onderverdeeld in een procesuniversum en sectorieel universum (zie 5.1.1.)

4.2.4.

Rapportering van de activiteiten

Op de 3-maandelijkse bijeenkomsten van het Auditcomité wordt door de CAE, als secretaris van het Auditcomité, een tussentijdse evaluatie gegeven van de gerealiseerde doelstellingen. In juli 2014 werd het jaarverslag 2013 van het Auditcomité gepubliceerd op de intranetpagina van het FAVV. Presentaties over de werking van de interne audit in 2013 werden gegeven tijdens de directiebeoordeling van de diensten van de CEO, op 18 juni 2014 aan het Raadgevend Comité en op 5 juni 2014 aan het Managementoverlegcomité van DG Controle. 4.2.5.

Werking binnen de nationale context

De CAE heeft in 2014 aan de maandelijkse coördinatievergaderingen van het ACFO deelgenomen. Het auditprogramma van 2014 werd op 13 maart 2014 naar het ACFO gestuurd. Het jaarverslag 2013 werd op 7 april 2014 verstuurd en op 27 oktober 2014 voorgesteld. In het kader van de externe certificatie en accreditatie (ISO 9001, ISO 17020, ISO 14001) werd de werking van de interne auditcel door de externe auditoren geëvalueerd. Er werden geen non-conformiteiten vastgesteld. In 2014 heeft de CAE aan 3 vergaderingen van het auditcomité van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG) deelgenomen. 4.2.6.

Werking binnen de Europese context

In 2014 heeft de interne auditcel deelgenomen aan de 2 auditnetwerkvergaderingen (26/2/2014 en 24/9/2014) georganiseerd door het FVO te Grange (Ierland). Tijdens deze bijeenkomsten worden er rond specifieke thema’s (aanbevelingen en follow-up, on-site verification, goede rapporteringspraktijken, …) werkgroepen gehouden waar België een actieve rol in heeft gespeeld.


9 / 24

5. Overzicht van de interne auditactiviteiten 2014 5.1. Zekerheidsverstrekkende activiteiten 5.1.1.

Opmaak van het auditprogramma 2014

In 2014 werd voor het eerst gewerkt met het in 2013 ontwikkelde meerjaren auditprogramma gebaseerd op een risicoanalyse. Zij berust op 2 pijlers:  

een audituniversum van de processen actief in het FAVV (in totaal 47 items); een sectorieel audituniversum op basis van de Verordening 882/2004 en het businessplan van het FAVV (in totaal 40 items).

Voor elk van de 2 deeluniversums werd een aangepast risico- of vulnerabiliteitsrooster opgesteld met een weging voor de gehanteerde criteria. Uit de multi-jarenplanning 2014-2016 werd het auditprogramma voor 2014 gedistilleerd dat tevens rekening houdt met: -

het audituniversum zoals bepaald in de Europese regelgeving (artikel 4.6 van Verordening 882/2004);

-

de uitvoering van 2 algemene opvolgingsaudits en;

-

de uitvoering van second party audits bij externe organisaties aan wie taken en bevoegdheden die vallen onder de bevoegdheid van het FAVV worden toegewezen.

Het voorstel van auditprogramma werd op 24 september 2013 besproken op de vergadering van het Auditcomité van het FAVV waarbij enkele aanpassingen werden aangebracht. Het aangepast auditprogramma werd op 3 november 2013 gepresenteerd op het Directiecomité. Op 28 november 2013 werd het auditprogramma op intranet gepubliceerd en op 13 maart 2014 overgemaakt aan het ACFO. Het auditprogramma 2014 bevat 48 interne audits en omvat zowel de audits die door de interne auditcel als deze die door de auditeurs van DG LABO worden uitgevoerd. Een gedetailleerd overzicht van het auditprogramma wordt als bijlage 1 toegevoegd aan dit verslag: -

18 initiële audits en 2 opvolgingsaudits uit te voeren door de interne auditcel;

-

20 audits uit te voeren door DG LABO;

-

8 EMAS-audits uit te voeren door DG LABO en de interne auditcel.

5.1.2.

Realisatie van het auditprogramma 2014

1. Interne auditcel De 20 geprogrammeerde audits werden, uitgezonderd 1 geannuleerde audit, door de interne auditcel uitgevoerd. Op vraag van de geauditeerde dienst werd de audit 2014-14 “Externe rapportering van de activiteiten van het FAVV” die initieel geprogrammeerd stond in het eerste trimester 2014 uitgesteld naar het najaar. In het laatste trimester van 2014 liet de agenda van de interne auditdienst het echter niet toe om deze audit nog uit te voeren. In vergelijking met de vorige jaren wordt er vanaf 2014 een onderscheid gemaakt tussen de twee soorten audituniversums. Uit onderstaande figuur kan afgeleid worden dat na de realisatie van het auditprogramma 2014 al 21 van de 47 sectoren van het procesuniversum en 19 van de 40 sectoren van het sectorieel universum volledig afgedekt zijn.


10 / 24

Figuur 2: Realisatie van het audituniversum cyclus 2012-2016 na de uitvoering van het auditprogramma 2014.

Sectorieel universum 30

26

25 19

20

volledig afgedekt

13

15 10

19

9

13 8

8

gedeeltelijk afgedekt niet afgedekt

5 5 0 31/12/2012

31/12/2013

31/12/2014

Procesuniversum 33

35

28

30 25

21

20

20 14

15 10

6

volledig afgedekt gedeeltelijk afgedekt niet afgedekt

8 5

6

31/12/2013

31/12/2014

5 0 31/12/2012

2. DG LABO Van de 20 geprogrammeerde audits werden er 15 uitgevoerd en werd er 1 audit op aanvraag (LABO 2014-21) toegevoegd aan het programma. De 5 niet uitgevoerde audits zijn enerzijds te verklaren door de langdurige afwezigheid van de auditor (bv zwangerschap) en anderzijds is het een managementbeslissing geweest (onduidelijke situatie of EMAS verder gezet zal worden en annulering van een analyse-uitbreiding). De audit 2014-02 (hoofdstuk 4 van de ISO 17025-norm) werd gecombineerd met de interne audit 2014-12 en werd uitgevoerd door de interne auditdienst. Een overzicht van deze audits, is opgenomen in bijlage 1.

3. EMAS-audits De 8 geprogrammeerde audits in de 6 PCE’s, het hoofdbestuur en 1 laboratorium werden allemaal uitgevoerd. Een deel hiervan werd uitgevoerd door interne auditoren van de FOD Justitie en het Federaal Instituut voor Duurzame Ontwikkeling. Figuur 3 geeft de realisatie van het auditprogramma 2014 schematisch weer. Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

11 / 24

Figuur 3: Realisatie van het auditprogramma 2014 25 20 20

20

19

16 15 Geprogrammeerd 10

8

8

Gerealiseerd

5 0 Interne auditdienst

5.1.3.

DG LABO

EMAS

Doelstellingen en KPI van de interne auditcel

In 2014 werd uitgezonderd 1 audit het volledige auditprogramma door de interne auditcel gerealiseerd. De slotvergadering werd steeds binnen de 5 werkdagen na de laatste auditactiviteit gehouden. De auditoren hadden gemiddeld 32 dagen nodig om het draftrapport te versturen naar de geauditeerde diensten. De ontvangen opmerkingen werden gemiddeld binnen de 7 dagen verwekt in een finaal auditrapport. Ten opzichte van vorig jaar zijn de gerealiseerde KPI’s beduidend verbeterd. Tabel 1: Overzicht van de KPI’s gerealiseerd in 2014 door de interne auditcel (dd 26/02/2015)6

Realisatie Gemidd aantal 2014 dagen 2014

Activiteit

KPI

Realisatie auditprogramma

80% tegen 31 december

95%

Slotvergadering*

100 % < 5 werkdagen

100%

90% < 30 kalenderdagen

78%

Verzenden 100% < 50 kalenderdagen ontwerprapport**

94%

Verzenden finaal rapport***

Realisatie 2013

Gemidd aantal dagen 2013

‐

100%

‐

2

95%

2

53% 32

100%

> 50 kalenderdagen

100%

‐

80% < 10 werkdagen

80%

56%

100% < 20 werkdagen

93%

> 20 werkdagen

100%

7

94%

31

11

100%

* na de laatste auditactiviteit ** na de slotvergadering *** na ontvangst van de laatste opmerkingen

6

Voor 3 audits waren de finale rapporten nog niet afgewerkt.


12 / 24

5.1.4.

Belangrijkste conclusies van de initiële audits uitgevoerd door de interne auditcel

In 2014 werden 10 audits uit het procesuniversum, 6 audits uit het sectorieel universum (waarvan 1 gecombineerd met een second party audit), 2 algemene opvolgingsaudits en 2 second party audits gepland waarvan 19 werden uitgevoerd. De audits uit het sectorieel universum (fruit en groenten, horeca, voedingssupplementen en levensmiddelenadditieven, aquacultuur, rituele slachtingen) tonen aan dat de uitvoering van het inspectie- en monsternemingsplan overeenkomstig de vigerende wetgeving, procedures en ISO 17020-norm uitgevoerd worden. De controles worden door ervaren controleurs en inspecteurs uitgevoerd die over ruime expertise in hun vakdomein beschikken. De registratie van de opleidingen dient echter beter opgevolgd te worden. Er is een goede interne communicatie en de planning gebeurt efficiënt. In een aantal domeinen dienen de technische fiches, checklisten, dienstnota’s en omzendbrieven geactualiseerd te worden. De geauditeerde processen (B&B, beheer DMO, opvolging van maatregelen, labo-activiteiten, beheer PCE, crisisbeheer, risico’s van interne fraude, bedreigingen, inspectieplan, Erkenningen, toelatingen, registraties) zijn grotendeels beschreven in procedures en worden geborgd. De organisatie en planning van de processen verloopt efficiënt. De nodige aandacht dient besteed te worden aan de revisie en het meer leesbaar maken van een aantal procedures. Er ontbreekt een algemeen uitgeschreven fraudebeleid waarin de taken en verantwoordelijkheden in geval van vaststelling van een interne fraude dienen afgebakend te worden. Het beheer van de niet-conformiteiten dienen voor een aantal processen beter opgevolgd te worden. Uit de second party audits (MCC-Vlaanderen, CODA-CERVA) blijkt dat de externe partners over geaccrediteerde kwaliteitssystemen beschikken (ISO 17020 en ISO 17025). De samenwerking en communicatie verlopen vlot. Het samenwerkingsprotocol met MCC-Vlaanderen dient geactualiseerd te worden en de voorwaarden van outsourcing zijn door het CODA-CERVA onvoldoende verduidelijkt (bv wat te doen in geval van een belangenconflict). In totaal werden er door de interne auditdienst 117 aanbevelingen type B en 202 verbeterpistes (S) geformuleerd. Er werden in 2014 geen niet-conformiteiten A geformuleerd. Onderstaande figuur 4 geeft de onderverdeling tussen de types van geformuleerde aanbevelingen weer. Figuur 4: Overzicht van het aantal geformuleerde aanbevelingen en suggesties/aandachtspunten. 250 202 200 NC A 150 117

NC B

97

100 50 8

0

8

9

20

33

Suggesties / Aandachtspunten

0 Interne auditdienst

5.1.5.

DG LABO

EMAS

Resultaten van de opvolgingsaudits

In het auditprogramma 2014 waren 2 algemene opvolgingsaudits opgenomen (diensten van de CEO en Algemene diensten). De nog openstaande aanbevelingen bij de diensten ICT en DG LABO werden mee opgenomen in de scope van de initiële audit (respectievelijk IA 2014-09 en IA 2014-10). Bovendien werd begin 2014 door de interne auditdienst beslist om bij een initiële audit van een PCE, indien mogelijk, de nog openstaande aanbevelingen op te nemen in de scope. Jaarverslag 2014 - Interne audit FAVV

13 / 24

In totaal werden 174 aanbevelingen geëvalueerd. De aanbevelingen waarvan de vooropgestelde deadline nog niet verstreken is, worden niet meegenomen in deze evaluatie. De voorgestelde acties werden zowel op hun doeltreffendheid en doelmatigheid beoordeeld. Van de geëvalueerde aanbevelingen kon 81% worden afgesloten. Voor 24 (14%) was de actie nog onvoldoende gerealiseerd om de aanbeveling af te sluiten en in 6 gevallen (3%) was er nog geen actie ondernomen. 3 aanbevelingen (2%) werden geherformuleerd omdat de oude formulering niet aangepast was aan het actuele kader. Tijdens deze opvolgingsaudits werden enkele nieuwe onregelmatigheden vastgesteld die aanleiding hebben gegeven tot het formuleren van 3 nieuwe aanbevelingen. Tabel 2: Overzicht van de uitgevoerde opvolgingsaudits 2014

Geëvalueerde aanbevelingen

Afgesloten aanbevelingen

Aanbevelingen in uitvoering

Openstaande aanbevelingen

Geherformuleerde aanbevelingen

Nieuwe aanbevelingen

ADGB7 DG CONT8 DG SGAD9 DG LABO UPC LIE UPC HAI UPC LUX

36 5 74 13 19 18 9

34 (94%) 2 (40%) 50 (68%) 9 (69%) 19 (100%) 18 (100%) 9 (100%)

1 (3%) 3 (60%) 19 (26%) 1 (8%) -

3 (4%) 3 (23%) -

1 (3%) 2 (3%) -

1 2 -

Totaal

174

141

24

6

3

3

100%

81%

14%

3%

2%

-

Entiteit

%

5.1.6.

Belangrijkste conclusies van de audits uitgevoerd door DG LABO

De auditoren van DG LABO hebben in totaal 113 niet-conformiteiten (NC) vastgesteld waarvan 8 van het type A en 97 van het type B. Er werden 8 aandachtspunten geformuleerd (zie figuur 4). De aanbevelingen type A hadden betrekking op enkele tekortkomingen van zowel technische aard (bv gebruik van een vervallen standaarden) als op het vlak van het kwaliteitssysteem (flexibele scope niet opgenomen in de validatieprocedure, afwezigheid van kwalificatiefiche voor het uitvoeren van bepaalde analyses). 5.1.7.

Belangrijkste conclusies van de uitgevoerde EMAS-audits

Van de 8 uitgevoerde EMAS-audits werden in totaal 29 aanbevelingen geformuleerd waarvan 9 van het type A (Major) en 20 van het type B (Minor). Er werden 33 aandachtspunten geformuleerd (zie figuur 4). De belangrijkste vastgestelde tekortkoming had betrekking op het onvoldoende documenteren van het proces. Zo was er bijvoorbeeld een procedure die nog niet in de 2 landstalen beschikbaar was en niet op intranet gepubliceerd werd. Voor de aanbevelingen type A van de EMAS-audits en de audits uitgevoerd door DG LABO worden er, in tegenstelling tot de aanbevelingen type A geformuleerd door de interne auditcel, geen root cause analyses uitgevoerd. 5.1.8.

Overzicht van de externe audits voor certificering en accreditatie van het FAVV

De in het verleden geleverde inspanningen tot het realiseren van de ISO 9001 en ISO 14001certificatie alsook de ISO 17020, ISO 17025 en ISO 17043-accreditaties werden in 2014 verdergezet. 5.1.8.1. ISO 9001 en ISO 17020-audits In 2014 werd, in het kader van de 2e ISO 9001-certificatiecyclus, de 1e toezichtsaudit door Vinçotte uitgevoerd. Het hoofdbestuur en 3 PCE’s werden geauditeerd en dit gedurende 5 mandagen. Er 7

Inclusief de openstaande aanbevelingen die tijdens de IA 2014-13 “crisiscel” opgevolgd werden. Tijdens de interne audit 2014-18 werden een aantal openstaande aanbevelingen voor de AER-cel geëvalueerd. 9 Inclusief de openstaande aanbevelingen die tijdens de IA 2014-18 “AER” opgevolgd werden. 8


14 / 24

werden geen non-conformiteiten vastgesteld. De 6 geformuleerde aandachtspunten, waaronder de versterking van de “procesaanpak”, het gebruik van een gestandaardiseerde woordenschat, de verbeteracties betreffende de planning en de facturatie van bepaalde prestaties door DMO’s, alsook 8 verbetervoorstellen werden opgenomen in de boordtabel van het FAVV. De ISO 9001-certificatie werd bovendien uitgebreid met de activiteiten van de administratieve processen in de PCE’s. Naar aanleiding van de hierboven vermelde uitbreiding werd het kwaliteits- en milieuhandboek herzien (versie 7.1). In oktober 2013 vond de IS0 17020-audit plaats. Deze had enerzijds betrekking op de verlenging van de bestaande accreditatie en anderzijds op de uitbreiding ervan met de GIP-activiteiten en de controles op de producenten en verkopers van verpakkingsmateriaal. In januari 2014 heeft BELAC de ISO 17020-accreditatie verlengd voor een cyclus van 5 jaar. Daarbij werd de overgang naar de nieuwe versie van de norm (ISO 17020:2012) met succes uitgevoerd. 5.1.8.2. ISO 17025 en ISO 17043-audits De BELAC-audit die voorzien werd voor 2014 zal in 2015 plaatsvinden in de periode tussen 24 februari – 1 april 2015. 5.1.8.3. EMAS-audits en ISO 14001-certificatie In juni 2014 heeft Vinçotte opvolgingssaudits uitgevoerd in alle geregistreerde sites (FSC, FLVVT, FLVVG, LFSAGx, FLVVM en de 11 PCE’s). In het laboratorium van Wandre werd een initiële audit uitgevoerd. Blijvende aandacht dient besteed te worden aan de aantoonbaarheid van de naleving van de wetgeving en er dient op toegezien te worden dat de verantwoordelijke voor de opvolging van de regelgeving toegang heeft tot de reglementering van toepassing op de sites. In totaal werden er 3 lichte NC’s geformuleerd.

5.2. Raadgevende activiteiten en specifieke onderzoeksdaden In 2014 heeft de interne audit geen raadgevende missies uitgevoerd, noch werden er specifieke (interne fraude-) onderzoeksdaden uitgevoerd. Wel heeft de CAE als raadgever deelgenomen aan 2 interne werkgroepen rond interne fraude en cumul/belangenvermenging. De werkgroep interne fraude werd opgestart naar aanleiding van de interne audit “beheer van risico’s interne fraude”. Bij de opstart van deze werkgroep werd door de interne auditoren een korte presentatie gegeven van de auditconclusies.


15 / 24

6. Follow-up van de actieplannen De laatste fase in het auditproces is de opmaak van een actieplan door de geauditeerden, de invoegestelling en de opvolging ervan door de interne auditcel. Het actieplan vermeldt de preventieve en/of corrigerende acties die tegemoetkomen aan de geformuleerde aanbeveling, alsook de verantwoordelijke en de uiterste datum van implementatie. Na validatie door de interne auditcel worden deze acties opgenomen in een Excel-tabel teneinde de opvolging ervan te monitoren. Tabel 3: Overzicht van de geëvalueerde aanbevelingen exclusief EMAS (dd 27/02/2015)

Jaar

Aantal aanbevelingen

Afgesloten

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Totaal %

119 228 295 454 402 194 195 54* 1941 100,0%

112 201 249 414 264 74 19 2 1335 68,7%

Geëvalueerd In uitvoering Open na na opvolging opvolging 0 0 4 0 14 1 20 3 45 12 12 0 4 3 2 0 101 19 5,2% 1,0%

Geherformuleerd

Nog niet geëvalueerd

7 23 29 9 6 3 0 0 77 4,0%

0 0 2 8 75 105 169 50 409 21,1%

* voor 7 van de 19 uitgevoerde interne audits was er op datum van 11/2/2015 een gevalideerd actieplan.

Vanaf de opstart van de interne auditdienst in 2007 tot en met 2013 werden er in totaal 1941 aanbevelingen geformuleerd. De aanbevelingen gemaakt in het kader van de EMAS-audits en de LABO-audits zijn hier niet inbegrepen. De cijfers in tabel 3 geven een momentopname weer en houden alleen rekening met de resultaten van de opvolgingsaudits. Gezien er bij elke DG om de 2 jaar een algemene opvolgingsaudit wordt uitgevoerd is het mogelijk dat sinds deze opvolgingsaudits acties werden ondernomen maar de aanbeveling nog niet “officieel” door de interne auditcel werd afgesloten. Vanaf 2012 zien we een dalende trend in het aantal geformuleerde aanbevelingen. De toenemende maturiteit van het kwaliteitssysteem speelt hier ongetwijfeld een belangrijke rol. Op basis van de actieplannen van 7 finale rapporten, kan geconcludeerd worden dat deze neerwaartse tendens zich in 2014 zal verder zetten. Het gebruik van aandachtspunten en suggesties voor kleinere tekortkomingen heeft hier tevens een invloed op. Van de 1941 geformuleerde aanbevelingen dienen nog 409 aanbevelingen (21,1%) geëvalueerd te worden in een opvolgingsaudit. Slechts een kleine minderheid van de al geëvalueerde aanbevelingen hebben de status “open na opvolging” (voor 1% was er nog geen enkele actie ondernomen) of “in uitvoering na opvolging” (voor 5,2% van de aanbevelingen werd een eerste aanzet genomen maar is de uitvoering nog onvoldoende gerealiseerd).

7. Verslag van de interne controle De interne audit van het FAVV heeft geen bijzondere opmerkingen op het verslag van het interne controlesysteem 2014, dat op 9 februari 2014 op het Directiecomité van het FAVV werd besproken en op 13 februari 2014 overgemaakt werd aan het federaal Auditcomité. In dit verslag werd bijzondere aandacht besteed aan de cartografie van het FAVV, de werkgroepen interne fraude en waarden, alsook het nieuwe businessplan 2015-2017.


16 / 24

8. Algemene conclusie De interne auditcel van het FAVV heeft in 2014 haar objectieven zoals beschreven in het businessplan 2012-2014 volledig gerealiseerd. Het in 2013 ontwikkelde meerjarenplanning voor het auditprogramma werd in 2014 voor het eerst succesvol geïmplementeerd. De uitgevoerde audits tonen aan dat de processen door het FAVV beheerst en correct toegepast worden. Enkele bijsturingen op het vlak van het periodiek reviseren van bestaande procedures zijn nodig. Het verslag van het Federaal Auditcomité onderschrijft dat de interne auditdienst een belangrijke zekerheidsverstrekkende rol heeft binnen het interne controlesysteem dat jaar na jaar aan maturiteit wint. Het feit dat tijdens de externe toezichtsaudits en uitbreidingsaudits geen non-conformiteiten werden vastgesteld, bevestigd deze positieve evolutie. In 2014 werd er door de interne auditdienst beduidend veel tijd geïnvesteerd in het voortdurend streven naar professionalisering van de auditoren en bijscholing. De jaarlijkse doelstellingen en te realiseren KPI’s werden grotendeels behaald. De uitdaging voor 2015 is om binnen het nieuwe businessplan 2015-2017 de huidige manier van werken te bestendigen en nieuwe uitdagingen te zoeken om een hogere maturiteitsgraad na te streven voor het interne auditproces.


17 / 24

9. Afkortingen ACFO B&B BEMEFA BRW CAE CEO CODA-CERVA

: : : : : : :

C/I CONT CRA-W DG DMO EMAS

: : : : : :

EU FAGG FAVV FOD VVVL

: : : :

FVO : FWA : GIP : IAQP : IAS : IBZ : IIA : KPI : LUX : MCC-Vlaanderen: NC : NOE : OFO : OIVO : PCCB : PCE : WVL :

Auditcomité van de Federale Overheid Budget en Beheerscontrole Beroepsvereniging van de mengvoederfabrikanten Waals-Brabant Chief Audit Executive (hoofd van de interne auditcel) Chief Executive Officer Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie - Centre d’Etude et de Recherche Vétérinaire et Agrochimique Controleur / Inspecteur DG Controle Centre wallon de recherches agronomiques Directeur-Generaal of Directie generaal Dierenarts met opdracht Environmental Management and Audit Scheme (Milieumanagement- en Audit Schema) Europese Unie Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Food and Veterinary Office (Voedsel en Veterinair Bureau) Fédération Wallonne de l’Agriculture Grensinspectiepost Dienst Interne Audit, Kwaliteit en Preventie Internal Audit Service (Dienst interne audit van de Europese Commissie) Intérieur – Binnenlandse Zaken Instituut van interne auditoren Key Performance Indicator (kritieke prestatie-indicator) Luxemburg Melk Controle Centrum Vlaanderen Niet-conformiteit Nationale Opsporingseenheid Opleidingsinstituut van de Federale Overheid Onderzoeks- en informatiecentrum van de Verbruikersorganisaties Politique de Contrôle - Controlebeleid Provinciale Controle-Eenheid West-Vlaanderen


18 / 24

10. Bijlage 1: Auditprogramma 2014 N°

Type audit

Entiteit

Audits (scope) NL

Qui/wie

Aantal Aanbevelingen en suggesties

AIQP 2014-01

Opvolgingsaudit

SGAD (excl ICT)

Algemene opvolgingsaudit

IAQP

2 aanbevelingen B 2 suggesties

AIQP 2014-02

Opvolgingsaudit

ADGB (excl DCPB)

Algemene opvolgingsaudit

IAQP

1 aanbeveling B 12 suggesties

AIQP 2014-03

Operationeel

PCE LUX CONT > PRI PCCB > S1 + S4

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de sector van de fruit- en groententeeltbedrijven. Afleveren van exportcertificaten in deze sectoren.

IAQP 3 aanbevelingen B 9 suggesties

AIQP 2014-04

Operationeel

PCE OVL CONT > DIS PCCB > S3

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de niet ambulante HORECA-sector.

IAQP

AIQP 2014-05

Operationeel

PCE WVL CONT > TRA PCCB > S3

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de sector van de vervaardiging en groothandel van voedingssupplementen en van additieven en voedingskleurstoffen.

IAQP

PCE ANT CONT > PRI PCCB > S2

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de sector van melkproducerende dieren en melktransport. Samenwerking met het MelkControleCentrum Vlaanderen (MCC).

IAQP

AIQP 2014-06

Operationeel Derogatie/second party





19/24

AIQP 2014-07

AIQP 2014-08

Operationeel

Operationeel

UPC NAM SGAD > ICT PCCB > S2 + S6 CONT > PRI

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de sector van de aquacultuur. Het beheer van de toepassingen Foodnet en Adminlight Controleur.

IAQP

UPC HAI CONT > PRI PCCB > S2

Het opstellen van een planning en het uitvoeren van de controles van het controleprogramma (inspecties en monsternames) in de sector van de rituele slachtingen en hoeveslachtingen.

IAQP



AIQP 2014-09

Operationeel Opvolgingsaudit

SGAD > ICT PCCB > S6

Initiële en opvolgingsaudit ICT : Management, infrastructuur, DB, toepassingen en ondersteuning, met speciale aandacht voor informatieveiligheid.

Deloitte + IAQP

AIQP 2014-10


LABO > AC FLVVG

Beheer van een laboratorium (buiten de uitvoering van analyses). Opvolgingsaudit DG LABO.

IAQP

Operationeel

UPC LIE SGAD > ICT PCCB > S6 CONT > NICE-UNIC CONT > TRA CONT > PRI

Beheer van de DMO-activiteiten binnen verschillende activiteitensectoren. Beheer van de toepassingen Beltrace en Adminlight CDMO.

IAQP

AIQP 2014-11

AIQP 2014-12

AIQP 2014-13

Operationeel Derogatie/second party




CERVA / CODA Samenwerking met CODA (dierziekten en chemie). Centre de Coordination du Diagnostic Vétérinaire (CCDV) / Coördinatiecentrum voor Diergeneeskundige Diagnostiek (CCDD)

IAQP

PCCB ADGB > SPGC/DCPB

IAQP

Preventie en beheer van crisissen. Opvolgingsaudit DCPB.


Nog in uitvoering (dd 3/04/2015)



20 / 24

AIQP 2014-14 AIQP 2014-15

Operationeel Operationeel

PCCB ADGB > Staff

Externe rapportering van de activiteiten van het FAVV.

CONT > UNE-NOE SGAD > SJJD ADGB + 4 DG UPC-PCE BRU SGAD > P&O

Beheer van het risico van interne fraude binnen het FAVV.

IAQP Geannuleerd IAQP 10 aanbevelingen B 5 suggesties

Beheer van bedreigingen en agressies op C/I.

AIQP 2014-16

Operationeel

CONT > AC-HB UPC BRW

Beheer en uitvoering van controles (inspecties en monsters) buiten controleplan (RASFF, CTVI's, Notifs, ….).

IAQP


AIQP 2014-17

Operationeel

CONT > AC-HB PCE VBR

Opvolging van de vaststellingen bij operatoren (maatregelen, statuten, sluitingen, …).

IAQP


AIQP 2014-18

Operationeel

PCE LIM CONT > AER SGAD > ICT + FIN PCCB > S6

Processus AER.

IAQP

UPC LUX UPC-PCE BRU PCE ANT PCE LIM CONT > RDR

Beheer van een PCE (buiten de controleactiviteiten).

AIQP 2014-19

Operationeel


Beheer van de toepassingen BOOD en Finfood.

IAQP 5 aanbevelingen B 10 suggesties

AIQP 2014-20

Operationeel

SGAD > B&CG-B&B ADGB > Staff

Beheer van het budget en de boekhouding, alsook de Fondsen voor derden.

IAQP

EMAS 2014-01

EMAS

PCE VBR

Milieumanagementsysteem

LABO


EMAS 2014-02

EMAS

PCE LIM


LABO

3 aanbevelingen B 1 suggestie

EMAS 2014-03

EMAS

UPC HAI


LABO

5 aanbevelingen A 2 aanbevelingen B 3 suggesties

EMAS 2014-04

EMAS

UPC-PCE BRU


IAQP


EMAS 2014-05

EMAS

FSC BRU


IAQP



5 suggesties

21 / 24

EMAS 2014-06 = LABO 2014-14

EMAS

LFSAGx


IAQP

EMAS 2014-07

EMAS

PCE WVL


IAQP

EMAS 2014-08

EMAS

UPC LUX


LABO

LABO 2014-01

ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

LFSAL

Sectie P/R: bestralen (thermoluminescentie)de analyse van ethyl carbamaat door GC-MS

LABO

LABO 2014-02 = AIQP 2014-12

ISO 17025 clausule 5

CERVA/CODA

CODA partim Ukkel (dierziekten)

LABO

LABO 2014-03


CER/ILVO

CER/ILVO : NRL Chemie

LABO

LABO 2014-04

LABO 2014-04a ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

FLVVT

HPLC: I-MET-FLVVT-026a-031-016-036-087-086-101-136139 GC-MS: I-MET-FLVVT-140

LABO

LABO 2014-04b ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

FLVVT

Agardiffusie: I-MET-FLVVT-044-046 Gravimetrie: I-MET-FLVVT-055

LABO

LABO 2014-04c ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

FLVVT

Dioxines CALUX: I-MET-FLVVT-103

LABO

LABO 2014-05

ISO 17025 clausule 5 (Technisch, uitbreiding, flexibele scope)

FLVVT

I-MET-FLVVT-083: vijgen en paprika Aflatoxines - HPLC (flexibele scope & routine)

LABO

LABO 2014-06

ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

LFSAGx

LABO

LABO 2014-07a ISO 17025 clausule 5

LFSAL

Microbio: Telling: MET-LFSAGx-031, MET-LFSAGx-041d, MET-LFSAGx-048, MET-LFSAGx-048b. Microbio: Onderzoek: MET-LFSAGX-037, MET-LFSAGx036d. Sectie AS : Proteines (Kjdhal) - Triglyceride (HPLC) Patuline (HPLC) - Avermectine (HPLC)

LABO 2014-07b ISO 17025 clausule 5

LFSAGx

Sectie P/R : Azote ammoniacal (Kjedhal) - Mousse (fysicochemie) Azote Totaal (Kjedhal)

LABO

LABO 2014-07

5 aanbevelingen B 4 suggesties 12 suggesties 4 aanbevelingen A 5 aanbevelingen B 12 aanbevelingen B

zie AIQP 2014-12


Geannuleerd

20 aanbevelingen B

2 aanbevelingen A 4 aanbevelingen B

8 aanbevelingen B LABO 10 aanbevelingen B

22 / 24

LABO 2014-08

LABO 2014-08a ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

LFSAGx

Fytopathologie : MET-LFSAGx-062, MET-LFSAGx-081, MET-LFSAGx-082.

LABO

LABO 2014-08b ISO 17025 clausule 5 (Technisch)

LFSAGx

Virologie : LAB 21 I-MET-VIR-091-092-093.

LABO

LABO 2014-09

ISO 17043-014-PT

LFSAGx

BU PT Schema's

LABO

LABO 2014-10

014-CAL (Technisch)

FLVVM

Kalibratie van thermometers

LABO

LABO 2014-11

Dispatching

DG LABO AC-HB & 5 lab

Beheer dispatchingactiviteiten

LABO

LABO 2014-12

ISO 17025 clausule 4 (systeem)

FAVV laboratoria

Documentbeheer Beheer van opleidingen Beheer van klachten en tekortkomingen

LABO

LABO 2014-13

ISO 14001 / EMAS

LFSAL

Naleving reglementering

EMAS

LABO 2014-14 =EMAS 2014-06

ISO 14001 / EMAS

LFSAGx

Naleving reglementering

EMAS

LABO 2014-15


FLVVG

I-MET-FLVVG-033: cortico's en thyreostatica (preparaten) met HPLC-DAD I-MET-FLVVG-142: tetracyclines in honing (tetrasensor) I-MET-FLVVG-039: Chlooramfenicol met LC-MS I-MET-040 + 049: nitrofuranen + SEM met LC-MS

LABO

HB: alle uitbreidingen ! (1) kationen in water met ionchromatografie; (2) methylkwik in voeding met AMA; (3) As met AAS HG in diervoeders; (4) metalen in obm met ICPOES; (5) metalen in diervoeder met ICPMS; (6) elementen Cu-Fe-Zn in voeding met ICPOES R&C: I-MET-FLVVG-044: nitro-imidazolen met LC-MS (bestaande matrices + uitbreiding voor honing) I-MET-051: (leuko)-kristalviolet met LC-MS

LABO

LABO 2014-16


FLVVG


7 aanbevelingen B

5 aanbevelingen B 4 suggesties Geannuleerd 3 aanbevelingen B 3 suggesties 2 aanbevelingen A 7 aanbevelingen B

Geannuleerd Zie EMAS 2014-06

2 aanbevelingen A 6 aanbevelingen B 1 suggestie

1 aanbeveling B

23 / 24

LABO 2014-17

LABO 2014-18


FLVVM

Tellingsmethoden: I-MET-FLVVM-026-033-040-044-048 VIDAS: I-MET-FLVVM-051 TEMPO: I-MET-FLVVM-054

LABO 4 aanbevelingen B

LABO 2014-18a ISO 17025 clausule 5 (Technisch, uitbreiding, flexibele scope)

FLVVM

GGO's - PCR: I-MET-FLVVM-038b

LABO

LABO 2014-18b ISO 17025 clausule 5 (Technisch, uitbreiding, flexibele scope)

FLVVM

TEMPO AC (Aerobic Count)

LABO

LABO 2014-19


FLVVG

FLVVG-I-MET-224: Voeding – Kwantitatieve bepaling van anorganisch arseen met HPLC-ICPMS

LABO

LABO 2014-20

ISO 17025 clausule 5 ISO 17025 clausule 5 (Technisch, uitbreiding, flexibele scope)

LFSAGx

TEMPO AC (Aerobic Count) - C. perfringens in water (ISO 14189).

LABO

ISO 17025 clausule 5 (Technisch, uitbreiding, flexibele scope)

LFSAL

NSAID’s

LABO

LABO 2014-21

Geannuleerd

4 aanbevelingen B

Geannuleerd

2 aanbevelingen A 6 aanbevelingen B


24 / 24

Jaarverslag interne audit Auditcomité FAVV

Recommend Documents