Federaal Agentschap voor de veiligheid g van de Voedselketen
Jaarverslag van de interne audit Raadgevend Comité 22 jjuni 2011
Guy Mommens Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Jaarverslag 2010 Opbouw van het document: 1. Woord vooraf door voorzitter Dhr Diricks 2. Definitie en doelstellingen 3. Actoren interne audit : – Samenstelling comité : plaatsvervangers (V. Bert-UNIZO en A. Meirsman-OIVO) – Auditcel A dit l : nieuwe i auditor dit (Bernard (B dM Marchoul) h l) iin opleiding l idi + deelname FVO-meeting – Pool van auditoren : experten p NICE + beroep p op p externe voor ISO 9001, EMAS, ISO 17025
4. Certificering/accreditatie ISO 9001, 17020, 17025 en EMAS 5. Realisatie auditprogramma 2010
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
2
Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (1) •
Audits ISO 9001 : 16 van de 16 geplande audits werden gerealiseerd. li d – Beheer van DMO’s in de alle PCE’s met uitzondering van Vlaams-Brabant (gebeurde reeds in 2009) – Diverse processen op het Hoofdbestuur: DG Laboratoria centraal, erkenning OCI’s, juridische geschillen, boekhouding, secretariaat Wet. Com., Logistiek…
•
Audits ISO 17025 (Labo’s) : 26 audits allemaal uitgevoerd door Q-team van het Bestuur Laboratoria, zowel voor het kwaliteitsmanagementsysteem als technische audits.
•
Audits ISO 17020 ((Distributie)) : door IAQP in 10 PCE’s
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
3
Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (2) •
5 EMAS- en 5 OHSAS-audits : -
•
Operationele audit : -
•
In elk laboratorium van het FAVV oefening traceerbaarheid Pluimveekolom controle vooroogst door erkende instellingen (optioneel, uitgesteld naar maart 2011)
14 van d de 16 geplande l d opvolgingsaudits l i dit uitgevoerd it d -
12 opvolgingsaudit voor audits uitgevoerd in 2007, 2008 en 2009 2 opvolgingsaudits betreffende EMAS (Hoofdbestuur en PCE Waals-Brabant) Waals Brabant) 2 geplande opvolgingsaudits werden uitgesteld naar 2011 (certificering en heffingen)
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
4
Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (3) •
Gerealiseerde KPI’s
KPI
Binnen termijn
Objectief
Realisatie
80%
95,50% ,
0 - 4 weken
70%
60%
4 - 8 weken
100%
82 50% 82,50%
> 8 weken
0
17,50% (7)
0 - 2 weken
70%
92,50%
2 - 4 weken
100%
92 50% 92,50%
> 4 weken
0
7,50% (3)
Uitvoeren gepland auditprogramma dit Opstellen draftrapport
Opstellen finaal rapport na opmerkingen
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
5
Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2010 (4) Toelichting bij KPI’s : •
•
Bijna j alle g geplande p audits werden uitgevoerd. g Twee opvolgingsaudits p g g werden uitgesteld door bijkomend niet-gepland werk in het eerste semester. D streeftermijnen De t ft ij i inzake k rapportering t i werden d in i 2010 niet i t helemaal h l l bereikt. Belangrijkste redenen zijn: – Het ontbreken van een diensthoofd in de eerste 3 maanden van 2010. – Een zeer ambitieuze planning, waar bepaalde audits meer tijd gevraagd hebben dan voorzien (bv. Audit DMO’s). Voor enkele audits werd, ter voorbereiding van de Belac-audit, Belac-audit de scope aanzienlijk uitgebreid (bv. (bv bijkomende audit op kalibratie van thermometers en centraal Q-systeem). – In 2010 kon de interne audit weinig tot geen beroep doen op administratieve ondersteuning, d t i watt de d werklast kl t verhoogde. h d – Er werd geopteerd om zoveel mogelijk geplande audits uit te voeren in plaats van audits te schrappen en zo wel de KPI’s te halen. Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
6
Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 • ISO 9001 : – Het principe van interne audit is ingeburgerd – Processen die extern zullen geauditeerd worden zijn gedocumenteerd (procedures, oplijsten van afwijkingen/klachten, …)) – KPI zijn gedefinieerd – Communicatiestromen zijn meer gekanaliseerd – De opvolging van corrigerende acties wordt evenwel niet altijd verzekerd. – De omkadering van personeel (ontwikkelcirkels, vervangingen, opleidingsmatrix, l idi t i evaluaties) l ti ) iis nog niet i t optimaal ti l
• Externe audit : toezicht fase I OK, uitbreiding fase II OK => 75% van de activiteiten HB FAVV onder certificering Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
7
Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (2) • ISO 17025 en 17043 DG LABO • In 2010 overgestapt g p op p 1 systeem y voor de 5 labo’s : 1 dossier Belac • Sterke validatiedossiers beproevingen • Kalibraties, Kalibraties dispatching, dispatching opleidingen opleidingen, ringtesten worden opgevolgd • Aanpassingen allerhande documenten kunnen sneller • Reactiviteit voor uitbreidingen matrices en methodes
• Externe audit : accreditatie Belac OK voor beide normen
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
8
Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (3) • EMAS • Dossier ingediend voor FSC FSC, WBR en 3 labo’s labo s • Niet altijd conformiteit met wetgeving (vergunning, afvalstromen, evacuatieoefening) • Prestatieobjectieven Prestatieobjectie en worden orden opgevolgd, opge olgd comm communicatie nicatie naar eenieder
• Externe audit : 1ste registratie g EMAS voor FSC,, WBR en Melle, labo’s Gentbrugge en Gembloux in verificatiefase
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
9
Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (4) • ISO 17020 Distributie – De auditresultaten tonen een grote evolutie in de organisatie van de sector DIS over het jaar 2010. – Heel wat nieuwe procedures en werkinstrumenten werden ontwikkeld en gestandaardiseerd gestandaardiseerd. – Belangrijkste opmerkingen : gebruik van lokale documenten, werking dispatching, nemen van maatregelen op het terrein, kalibratie thermometers thermometers, opvolging hercontroles hercontroles, navolging objectieven voor de PCE’s. De meeste van deze aanbevelingen zijn weggewerkt voor de externe audit.
• E Externe t audit dit : non-conformiteit f it it voor frigoboxen fi b (validatiestudie gevraagd), na actieplan accreditatie behaald
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
10
Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2010 (5) Opvolgingsaudits •
•
Nieuwe aanpak p voor aanbevelingen g die langere g tijd j openstaan p : deze punten werden meegenomen in een algemene opvolgingsaudit voor het Hoofdbestuur van DG Controle en voor DG Controlebeleid. Veel punten werden hierbij afgesloten afgesloten. Algemene resultaten van de uitgevoerde opvolgingsaudits: – 90% van de aanbevelingen werden afgesloten; – 8% van de aanbevelingen worden als “in uitvoering” beoordeeld; – 1% werd anders geformuleerd, zodat de aanbeveling de huidige situatie beter weergeeft; bete ee gee t; – voor 1% waren nog (bijna) geen acties genomen.
•
Voor een groot aantal aanbevelingen werd nog geen opvolgingsaudit uitgevoerd. it d V Verschillende hill d di diensten t h hebben bb iinitiatieven iti ti genomen om de uitvoering van de aanbevelingen en bijhorende acties van nabij op te volgen zonder te wachten op een nieuwe audit. Dit is een zeer positieve evolutie. Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
11
Jaarverslag 2010 • Hfdst 8 : Auditprogramma 2011 met adviezen auditcomité • Hfdst 9 : Conclusies : – Het continu verbeteren is een proces dat ingeburgerd is in het FAVV – Klaar voor verder stappen : ISO 9001 voor hele H fdb t Hoofdbestuur, ISO 17020 voor d de 3 sectoren t iin buitendiensten, EMAS voor het gehele FAVV – Op p federaal vlak : standpunt p ACFO inzake centrale auditdienst, derogatie bevoegdheden
Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
12
