Auditcharter Van HET AGENTSChap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA)
Goedgekeurd door het Auditcomité van de Vlaamse Administratie op 11/09/2012
1 / 22
Inhoudsopgave Missie van het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) ........................... 3 Onafhankelijkheid............................................................................................................................. 4 Werkterrein ....................................................................................................................................... 6 Taakstelling....................................................................................................................................... 9 Objectiviteit .................................................................................................................................... 14 Autoriteit ......................................................................................................................................... 15 Kwaliteit van de auditwerkzaamheden ........................................................................................... 16 Rapportering en rapporteringslijnen ............................................................................................... 18 Relatie van IAVA met andere controleorganen .............................................................................. 22
2 / 22
MISSIE VAN HET AGENTSCHAP INTERNE AUDIT VAN DE VLAAMSE ADMINISTRATIE (IAVA)
De “entiteit Interne Audit” werd initieel opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 en is operationeel geworden in de loop van 2001. Het auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap werd eveneens opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000. Naar aanleiding van de reorganisatie van de Vlaamse administratie in het kader van de operatie Beter Bestuurlijk Beleid werd de entiteit Interne Audit omgevormd tot het (intern verzelfstandigd) agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). Deze omvorming kreeg juridisch vorm in het besluit van de Vlaamse Regering van 16 april 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie en tot omvorming van het Auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie. Het besluit trad in werking op 1 april 2006. Aan dit besluit werden inmiddels reeds enkele aanpassingen doorgevoerd; de meest recente aanpassing gebeurde bij besluit van de Vlaamse Regering van 6 februari 2009. Artikel 5 van het besluit van 16 april 2004 bepaalt: “Er wordt een auditcharter opgesteld dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan het Auditcomité. Het auditcharter verduidelijkt de in het kaderdecreet bestuurlijk beleid en dit besluit opgenomen aspecten in verband met de doelstellingen, de taken, de plaats in de organisatie en de werking van de interne auditfunctie.” Conform de normen van het IIA (Institute of Internal Auditors) omvat het auditcharter de belangrijkste aspecten in verband met de doelstelling, de taken, de plaats in de organisatie en de werking van een interne audit. Voor wat IAVA betreft zijn deze aangelegenheden reeds in belangrijke mate geregeld in het hogervermeld besluit van de Vlaamse Regering van 16 april 2004 (hierna aangehaald als het “oprichtingsbesluit”), dat zijn basis vindt in artikelen 33 en 34 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003. Daarnaast zijn er nog de beslissingen van de Vlaamse Regering van 17 februari 2006 en 30 maart 2007 betreffende de invulling van de interne auditfunctie in de Vlaamse overheid, en artikel 67 van het Rekendecreet van 8 juli 2011, waaraan uitvoering werd gegeven door het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende controle en single audit. Voor meer toelichting wordt verwezen naar de website van IAVA (http://www.vlaanderen.be/doelbewustmanagement). Een eerste versie van het auditcharter dateert van 8 september 2000. De tweede versie dateert van 12 september 2006. De derde versie werd goedgekeurd door het Auditcomité van de Vlaamse Administratie op 23 juni 2009. Ingevolge een aantal recente evoluties drong een actualisering van het auditcharter zich op, die resulteerde in voorliggende vierde versie die goedgekeurd werd door het Auditcomité van de Vlaamse Administratie op 11 september 2012. Alle aangelegenheden die in dit charter aan bod komen, zijn uiteraard ook verweven in de missie van IAVA: .
IAVA wil een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner zijn van het management bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico’s, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. (art. 2 van het oprichtingsbesluit.)
Het charter is te raadplegen op http://www.vlaanderen.be/doelbewustmanagement of http://dar.vonet.be/iava. Een exemplaar kan ook gevraagd worden via
[email protected]
3 / 22
ONAFHANKELIJKHEID
Het begrip onafhankelijkheid heeft zowel betrekking op de positionering van IAVA en het Auditcomité in de organisatie, als op de samenstelling van het Auditcomité en de wijze waarop het Auditcomité IAVA aanstuurt en opvolgt. IAVA is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid dat ressorteert onder de bevoegdheid van de Vlaamse Regering. Om de (politieke en operationele) onafhankelijkheid van IAVA in haar opdracht te waarborgen, heeft IAVA een functionele relatie (inhoudelijke aansturing, opvolging, rapportering…) met het Auditcomité van de Vlaamse Administratie. Met het oog op de administratieve ondersteuning (personeel, budget, boekhouding, logistiek…) maakt het agentschap deel uit van het beleidsdomein ‘Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid’. Positionering:
Gezien de activiteiten van IAVA is het noodzakelijk om de organisatorische onafhankelijkheid van de interne auditfunctie zowel ten opzichte van het operationele als ten opzichte van het politieke niveau maximaal te garanderen. Het Auditcomité van de Vlaamse Administratie staat in voor de onafhankelijkheid van het agentschap (art.19 van het oprichtingsbesluit). Door haar structuur, samenstelling en positie in de organisatie moet het Auditcomité een waarborg bieden voor de onafhankelijkheid van IAVA.
Auditcomité: Taak van het Auditcomité (art. 20 van het oprichtingsbesluit):
4 / 22
Het Auditcomité treedt adviserend op naar de Vlaamse Regering met betrekking tot: • • •
algemene problematieken die het Auditcomité belangrijk acht, de audit van het systeem van interne controle, het systeem van interne controle.
Dit laatste geschiedt op grond van de werkzaamheden van IAVA en heeft betrekking op (cf. art. 3 van het oprichtingsbesluit): • • • • •
het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s; de naleving van regelgeving en procedures; de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude.
Het Auditcomité stelt een jaarlijks verslag op ten behoeve van de Vlaamse Regering (art. 25 van het oprichtingsbesluit). Ook de notulen van de vergaderingen van het Auditcomité worden systematisch als mededeling aan de Vlaamse Regering voorgelegd (art. 17 van het oprichtingsbesluit). Sinds 2011vindt er eveneens een jaarlijks overleg plaats tussen een afvaardiging van de Vlaamse Regering en van het Auditcomité. Hierop worden de voornaamste aandachtspunten, die voortvloeien uit de audits van IAVA, toegelicht en besproken.
Functionele relatie tussen het Auditcomité en IAVA (art. 4, 7, 8, 9, 21 en 23 van het oprichtingsbesluit): Het Auditcomité staat in voor de aansturing van het agentschap. Deze aansturing gebeurt onder meer via de beheersovereenkomst. Het Auditcomité is bevoegd om de beheersovereenkomst met het hoofd (administrateur-generaal) van het agentschap te onderhandelen en af te sluiten en elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding ervan goed te keuren. Op voorstel van het Auditcomité wordt de beheersovereenkomst, evenals elke verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding ervan, door de minister-president ter bekrachtiging voorgelegd aan de Vlaamse Regering. Het sui-generis karakter van het agentschap IAVA komt onder meer tot uiting in het feit dat de beheersovereenkomst wordt afgesloten tussen het Auditcomité (en niet een minister van de Vlaamse Regering) en de administrateur-generaal van het agentschap. Het Auditcomité is verantwoordelijk voor de opvolging van en het toezicht op het agentschap. Ook de evaluatie van het hoofd van het agentschap gebeurt door het Auditcomité. Samenstelling van het Auditcomité (art. 16 van het oprichtingsbesluit): Het Auditcomité telt negen leden, de voorzitter inbegrepen, met een meerderheid van onafhankelijke deskundigen. Het is samengesteld uit: - vijf onafhankelijke deskundigen; - twee leden van de Vlaamse Regering of de door hen aangeduide vertegenwoordigers; - twee vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen. De onafhankelijke deskundigen worden, op voordracht van het Auditcomité, aangeduid door de Vlaamse Regering en dit voor een periode van vijf jaar die maximaal één maal hernieuwbaar is. De Vlaamse Regering duidt onder de onafhankelijke deskundigen de voorzitter van het Auditcomité aan. De Vlaamse Regering duidt de vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen aan. Voor de huidige samenstelling wordt verwezen naar de websites van IAVA: http://www.vlaanderen.be/doelbewustmanagement of http://dar.vonet.be/iava.
5 / 22
WERKTERREIN Het werkterrein van IAVA omvat: - de departementen; - de intern verzelfstandigde agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid (IVA); - de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid (IVA rp); - de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA publiekrechtelijk); - de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid die verbonden zijn aan hogervermelde entiteiten; - de Vlaamse Openbare Instellingen van categorie A zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut. (art. 34, § 1, van het kaderdecreet bestuurlijk beleid en art. 2 van het oprichtingsbesluit)
- Daarnaast maakt ook de VRT (Vlaamse Radio- en Televisieomroeporganisatie) deel uit van het werkterrein van IAVA, ingevolge een specifieke bepaling in het decreet betreffende radio-omroep en televisie van 27 maart 2009. - Ook kan IAVA sinds 2009 op vraag van de Vlaamse Regering of van de minister-president administratieve onderzoeken uitvoeren bij de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering.
Het werkterrein van IAVA, zoals hierboven in algemene zin omschreven, bestaat uit de hierna volgende entiteiten, ingedeeld volgens de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie (situatie op 1 juli 2012):
Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) −
− −
Departement o Vlaams-Brusselfonds – VOI A Studiedienst van de Vlaamse Regering - IVA Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen – EVA publiekrechtelijk
Bestuurszaken (BZ) − − − −
Departement Agentschap voor Overheidspersoneel – IVA Agentschap voor Binnenlands Bestuur - IVA Agentschap voor Facilitair Management – IVA
Financiën en Begroting (FB) −
Departement o Financieringsfonds voor Schuldafbouw en Eenmalige Investeringsuitgaven (FFEU) – VOI A
6 / 22
− −
o Vlaams Fonds voor de Lastendelging – VOI A o Vlaams Toekomstfonds - IVA rp (budgettaire beheersvorm) Agentschap Vlaamse Belastingdienst - IVA Agentschap Centrale Accounting - IVA
Internationaal Vlaanderen (IV) − − − −
Departement Vlaams Agentschap voor Internationale Samenwerking – IVA Toerisme Vlaanderen - IVA rp Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen (Flanders Investment and Trade) – EVA publiekrechtelijk
Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI) -
Departement Agentschap Ondernemen – IVA o Fonds voor het Flankerend Economisch Beleid (Hermesfonds) – VOI A Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie (IWT) – EVA publiekrechtelijk
Onderwijs en Vorming (OV) − − − − − −
Departement Agentschap voor Onderwijsdiensten - IVA Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen – IVA Agentschap voor Onderwijscommunicatie - IVA Agentschap voor Infrastructuur in het Onderwijs - IVA rp Agentschap voor Kwaliteitszorg in Onderwijs en Vorming - IVA
Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG) −
− − − − − − − − −
Departement o VIPA – IVA rp (budgettaire beheersvorm) Agentschap Zorg en Gezondheid - IVA Vlaams Zorgfonds – IVA rp (budgettaire beheersvorm) Agentschap Jongerenwelzijn - IVA Fonds Jongerenwelzijn – IVA rp (budgettaire beheersvorm) Agentschap Zorginspectie - IVA Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap - IVA rp Agentschap Kind en Gezin - IVA rp Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Geel - EVA publiekrechtelijk Openbaar Psychiatrisch Zorgcentrum Rekem - EVA publiekrechtelijk
Cultuur, Jeugd, Sport en Media (CJSM) −
− − − − − −
Departement o Fonds Culturele Infrastructuur – VOI A Kunsten en Erfgoed – IVA o Topstukkenfonds – VOI A Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen – IVA o Eigen Vermogen van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen - IVA BLOSO - IVA rp Vlaamse Regulator voor de Media – EVA publiekrechtelijk VRT (ingevolge specifieke bepaling in het decreet van 27 maart 2009)
Werk en Sociale Economie (WSE) − − − −
Departement Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie – IVA Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming – Syntra Vlaanderen – EVA publiekrechtelijk Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB) – EVA publiekrechtelijk
7 / 22
Landbouw en Visserij (LV) −
− −
Departement o Financieringsinstrument voor de Vlaamse Visserij- en Aquacultuursector (FIVA) – VOI A Agentschap voor Landbouw en Visserij – IVA o Vlaams Landbouwinvesteringsfonds (VLIF) – VOI A Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek – IVA o Eigen Vermogen van het Instituut voor Landbouw- en Visserijonderzoek
Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) − − − − − − − −
Departement o Grindfonds – VOI A Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek - IVA o Eigen Vermogen van het Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek Vlaams Energieagentschap - IVA Agentschap voor Natuur en Bos – IVA o Ondersteunend Centrum van het Agentschap voor Natuur en Bos – Eigen Vermogen Vlaamse Milieumaatschappij - IVA rp Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij - IVA rp Vlaamse Landmaatschappij – EVA publiekrechtelijk Vlaamse Regulator van de Elektriciteits- en Gasmarkt – EVA publiekrechtelijk
Mobiliteit en Openbare Werken (MOW) −
− − − − − − − −
Departement o Eigen Vermogen Flanders Hydraulics o Pendelfonds – VOI A Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust – IVA Agentschap Wegen en Verkeer - IVA De Scheepvaart – EVA publiekrechtelijk Waterwegen en Zeekanaal – EVA publiekrechtelijk Vlaamse Vervoermaatschappij – De Lijn – EVA publiekrechtelijk Luchthavenontwikkelingsmaatschappij LOM Oostende – Brugge – EVA publiekrechtelijk Luchthavenontwikkelingsmaatschappij LOM Kortrijk – Wevelgem – EVA publiekrechtelijk Luchthavenontwikkelingsmaatschappij LOM Antwerpen – EVA publiekrechtelijk
Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed (RWO) −
− − − −
Departement o Rubiconfonds – VOI A Agentschap Wonen-Vlaanderen - IVA Agentschap Inspectie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed - IVA Agentschap Onroerend Erfgoed – IVA Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen o Garantiefonds voor Huisvesting – VOI A o Investeringsfonds voor Grond- en Woonbeleid voor Vlaams-Brabant (Vlabinvest) – VOI A
Outsourcing-contracten: Indien taken worden uitbesteed, heeft IAVA enkel de mogelijkheid om bij de contracterende partij audits uit te voeren, indien hiertoe de passende clausules in het contract werden voorzien.
8 / 22
TAAKSTELLING IAVA heeft tot taak: 1° het systeem van interne controle/organisatiebeheersing bij alle entiteiten van zijn werkterrein te evalueren en na te gaan of het adequaat en effectief is, aanbevelingen te formuleren tot verbetering ervan, en daartoe financiële, overeenstemmings- en operationele audits uit te voeren. Meer in het bijzonder willen deze audits de Vlaamse Regering en de Vlaamse administratie adviseren over: a) het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s; b) de naleving van regelgeving en procedures; c) de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; d) de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; e) de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude; 2° op eigen initiatief of op vraag van derden, administratieve onderzoeken of forensische audits uit te voeren bij de voormelde administratieve entiteiten; 3° op vraag van de minister-president of op vraag van de Vlaamse Regering, administratieve onderzoeken uit te voeren bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering. (art. 3 van het oprichtingsbesluit) Het interne controlesysteem/organisatiebeheersing Het management is de uiteindelijke verantwoordelijke voor de uitbouw en de permanente optimalisatie van het systeem van interne controle (artikel 33 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid). Onder het management wordt begrepen: de secretarissen-generaal, de administrateursgeneraal, de gedelegeerd bestuurders, de leidinggevenden van niveau N-1, de algemeendirecteuren en projectleiders alsook de diverse managementorganen van de Vlaamse overheid. Interne controle is een samenstel van maatregelen dat vervat zit in de verschillende processen van de organisatie en dat gericht is op: a) het bereiken van de opgelegde doelstellingen en het effectief en efficiënt beheer van risico’s; b) de naleving van regelgeving en procedures c) de betrouwbaarheid van de financiële en beheersrapportering; d) de effectieve en efficiënte werking van de diensten en het efficiënt inzetten van de middelen; e) de bescherming van haar activa en de voorkoming van fraude. Samengevat komt een goede beheersing of interne controle erop neer dat: men weet waar men naar toe wil (doelstellingen en strategie);
9 / 22
men weet of beseft wat de hinderpalen hierbij kunnen zijn (risico’s voor het bereiken van de doelstellingen en de strategie); men acties onderneemt om deze hinderpalen optimaal te beheersen (interne controle- of beheersmaatregelen). Interne controle, hoe goed ook georganiseerd, kan slechts redelijke zekerheid geven over de hierboven vermelde objectieven. Inherente beperkingen zijn onder andere: beoordelingsfouten bij het nemen van beslissingen, kwaad opzet, externe factoren, … Om te komen tot een goed werkend systeem van interne controle of organisatiebeheersing moeten alle personeelsleden de nodige aandacht en zorg besteden aan het interne controle- of organisatiebeheersingssysteem. Bovendien moet er een evenwicht bestaan tussen de middelen die besteed worden aan interne controle en de risico’s die men met het systeem van interne controle of organisatiebeheersing wenst af te dekken.
IAVA evalueert het door het management opgezette interne controle- of organisatiebeheersingssysteem, gaat na of het adequaat en effectief is en formuleert aanbevelingen tot verbetering ervan. Daartoe voert IAVA volgende audits uit (art. 3, § 1 van het oprichtingsbesluit): - Operationele audits De essentie van interne controle bestaat uit het waarborgen dat de doelstellingen die aan de top van de organisatie gesteld worden, uiteindelijk gerealiseerd worden. De grote risico’s zijn de risico’s die deze strategische doelstellingen bedreigen. De auditopdrachten zullen dan ook in eerste instantie de audit van de organisatiebeheersing als focus hebben, m.n. hoe is het gesteld met de algemene aansturing en beheersing van de organisatie vertrekkende van de strategische doelstellingen. Consequentie hiervan is een auditaanpak die uitgaat van een top-downbenadering: in de eerste plaats moet de organisatiebeheersing adequaat bevonden worden vooraleer verder afgedaald kan worden naar operationele doelstellingen en processen. De top-downbenadering bestaat er dan in dat eerst redelijke zekerheid bekomen moet worden dat de strategische risico’s onder controle zijn vooraleer een evaluatie is aangewezen van operationele en procesrisico’s. De top-downbenadering bestaat erin dat door eerst te werken aan een goede beheersing en optimalisatie van de algemene stuur- en beheersingsprocessen op organisatieniveau, deze optimalisatie tevens moet leiden tot een verbetering van de onderliggende controle- en beheersingsinstrumenten. Immers, de onderliggende proces- en taakgebonden beheers- of sturingssystemen zullen afgestemd moeten worden op de herziene / aangepaste beheersingsmaatregelen op organisatieniveau. Uiteindelijk moet een interne controleof organisatiebeheersingssysteem verkregen worden dat voldoet aan de definitie, met andere woorden redelijke zekerheid biedt dat de doelstellingen bereikt worden en dit op de verscheidene doelstellingenniveaus. Deze stapsgewijze benadering moet op langere termijn een samenhangende evaluatie geven van de totale beheersing op verscheidene niveaus met de doelstellingenhiërarchie als leidraad. Via sterkte-zwakteanalyses of organisatieaudits evalueert IAVA de organisatiebeheersing op niveau van de globale stuur- en beheersingsprocessen. Deze organisatieaudits zijn gebaseerd op een thematische benadering, gekoppeld aan de managementcyclus (plan, do, check, act). Aan de hand van dit model gaat IAVA in eerste instantie na of de randvoorwaarden aanwezig zijn om de organisatiedoelstellingen op een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle manier te kunnen realiseren. Om de randvoorwaarden systematisch in kaart te brengen, wordt de organisatie benaderd vanuit tien thema's: Doelstellingen, risico- en procesmanagement, Belanghebbendenmanagement, Monitoring, Organisatiestructuur, Human Resources Management, Organisatiecultuur, Informatie en Communicatie, Financieel Management, Facilitymanagement en Informatie- en communicatietechnologie. Operationele procesaudits, als volgende fase in de top-downbenadering, beogen na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken, en dit met inachtneming van en nadruk op de criteria effectiviteit en efficiëntie. Met effectiviteit wordt de organisatorische - en niet de maatschappelijke - effectiviteit bedoeld. Ook het aspect integriteit kan hierbij aan bod komen. Operationele audits omvatten ook ICT-audits. Operationele audits zijn gebaseerd op een risicoanalyse.
10 / 22
Ingeval een operationele audit meerdere of alle entiteiten van het werkterrein van IAVA aanbelangt, spreken we van een thema-audit. De validatie-audit van de maturiteitsinschatting uitgevoerd eind 2010- begin 2011, was een speciaal geval van thema-audit.
- Overeenstemmingsaudits (compliance audits) Overeenstemmingsaudits (compliance audits) beogen het onderzoek naar de naleving van de aan de geauditeerde opgelegde wetgeving, procedures en richtlijnen. Zij beoordelen de overeenstemming van de verschillende bedrijfsprocessen en activiteiten met wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders, e.d. Vragen waarop in dit soort audits een antwoord gezocht wordt, betreffen de mate waarin de vastgelegde regels die op de geauditeerde betrekking hebben daadwerkelijk gevolgd worden, alsook de mate waarin hiertoe alles in het werk wordt gesteld. Overeenstemmingsaudits zijn gebaseerd op een risicoanalyse. Een specifieke vorm van overeenstemmingsaudit is de ‘audit op audit’ die wordt uitgevoerd bij de entiteiten uit het werkterrein die beschikken over een eigen interne auditdienst (decentrale interne auditdienst). Hiervoor wordt door IAVA het IACM raamwerk (Internal Audit Capability Model) gehanteerd.
- Financiële audits De financiële audit zal zich vooral richten op het evalueren van de sleutelcontroles met betrekking tot de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en de geldigheid van financieel-boekhoudkundige transacties en beheersinformatie, alsook de middelen om deze transacties en informatie te identificeren, classificeren en te rapporteren. Het is echter niet de taak van IAVA om de jaarrekening van de entiteiten, opgenomen in haar werkterrein, te attesteren. Financiële audits zijn gebaseerd op een risicoanalyse.
- Ad-hocopdrachten Ad-hocopdrachten zijn opdrachten die van nature niet op voorhand gepland kunnen worden. IAVA voorziet in haar planning de nodige ruimte om specifieke vragen van het management te onderzoeken (adhocopdrachten). In die zin voorziet de jaarplanning, naast de geplande opdrachten, die gebaseerd zijn op een risicoanalyse, ruimte voor ad-hocopdrachten. Een ad-hocopdracht kan aangevraagd worden door de Vlaamse Regering of een minister van de Vlaamse Regering. Leidend ambtenaren van de departementen, IVA's en de publiekrechtelijk vormgegeven EVA's en de voorzitters van de raad van bestuur van de publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s en in voorkomend geval de voorzitters van de decentrale auditcomités kunnen eveneens ad-hocopdrachten aanvragen. Deze opdrachten zijn bijgevolg niet gebaseerd op een risicoanalyse. De aanvraag van een ad-hocopdracht is gericht aan de administrateur-generaal van IAVA die omtrent de uitvoering ervan een beslissing treft volgens door het Auditcomité goedgekeurde criteria.
- Forensische audits (of administratieve onderzoeken) In geval zich ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden voordoen, kan IAVA een administratief onderzoek instellen i.v.m. de betrokken kwestie. Hierdoor wordt vermeden dat in dergelijke gevallen, ofwel de gerechtelijke instanties bij twijfel onmiddellijk zouden ingeschakeld worden, ofwel dat er geen onderzoek wordt ingesteld of dat een onderzoek wordt gevoerd door personen die ter zake niet over de nodige deskundigheid, know how, onafhankelijkheid of onpartijdigheid beschikken. Een andere omschrijving voor de term ‘administratief onderzoek’ is ‘forensische audit”. Een forensische audit kan omschreven worden als het geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering. Dit dient te gebeuren in een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude). In dit verband kan een forensische audit eveneens preventieve adviezen bevatten.
11 / 22
Een forensische audit kan aangevraagd worden door de Vlaamse Regering, een minister van de Vlaamse Regering, leidend ambtenaren van de departementen, IVA's en de publiekrechtelijk vormgegeven EVA's. De voorzitters van de raad van bestuur en in voorkomend geval van het auditcomité van de publiekrechtelijk vormgegeven EVA's kunnen eveneens forensische audits aanvragen. Deze audits zijn niet gebaseerd op een risicoanalyse. Verder kan IAVA een forensische audit opstarten na een door een klokkenluider gemelde wantoestand alsook in het kader van het klachtenmanagement, na een klacht met indicaties van fraude of onregelmatigheden. Het Vlaams Personeelsstatuut voorziet in de bescherming van personeelsleden die in de uitoefening van hun ambt nalatigheden, misbruiken of misdrijven vaststellen en deze aangeven of bekendmaken. Als het personeelslid op basis van gegronde redenen vermoedt of vaststelt dat zijn/haar lijnmanager hem/haar zal verbieden of verhinderen om misdrijven bekend te maken, kan hij/zij rechtstreeks de Procureur des Konings op de hoogte brengen. Tussen de Vlaamse Ombudsdienst en IAVA werd een protocol afgesloten waarin de onderlinge relaties werden vastgelegd ingeval een klokkenluider via het kanaal van de Vlaamse Ombudsdienst bepaalde mistoestanden zou signaleren en/of de bescherming van de ombudsman inroept. De aanvraag van een forensische audit is gericht aan de administrateur-generaal van IAVA die omtrent de uitvoering ervan een beslissing treft op basis van door het Auditcomité aanvaarde criteria. Aanvragen dienen steeds te worden gemotiveerd. Indien er tijdens de uitvoering van reguliere audits aanwijzingen van misdrijven zijn, kan IAVA ook op eigen initiatief een forensische audit uitvoeren. De voorzitter van het Auditcomité, de minister-president (ingevolge zijn bevoegdheid voor alle aangelegenheden van interne audit), de functioneel bevoegde minister(s) en de hoogste betrokken hiërarchisch leidinggevende worden geïnformeerd over alle opgestarte administratieve onderzoeken. Voor de rapporteringslijnen wordt verwezen naar een apart hoofdstuk in dit charter. Het uitvoeren van forensische audits is een exclusieve bevoegdheid van IAVA. Forensic auditing is een specifieke auditdiscipline en IAVA wil met betrekking tot deze materie een competentiecenter uitbouwen, waarop ook de eventuele interne auditdiensten van de publiekrechtelijk vormgegeven EVA's een beroep kunnen doen (dit om schaarse middelen optimaal te kunnen inzetten). Hiertoe werd er binnen IAVA een aparte cel forensische audit uitgebouwd. Publiekrechtelijk vormgegeven EVA's met een eigen interne auditdienst zijn verplicht om indicaties van onregelmatigheden onmiddellijk te signaleren aan IAVA. In gezamenlijk overleg wordt dan bepaald hoe deze aangelegenheid het best wordt aangepakt. Op vraag van de minister-president of op vraag van de Vlaamse Regering kan een forensische audit worden uitgevoerd bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering. Over een dergelijke forensische audit wordt door IAVA enkel gerapporteerd aan de opdrachtgever en aan het Rekenhof. Indien een forensische audit uitwijst dat er mogelijke misdrijven zijn gepleegd, wordt de Centrale Dienst voor de Bestrijding van de Corruptie (federale politie) ingelicht door de administrateur-generaal van IAVA. Met het oog op het verhogen van de risicoafdekking binnen de Vlaamse administratie en om de auditcapaciteit uit te breiden, werd binnen het kader van een geresponsabiliseerde cofinanciering een dienst met afzonderlijk beheer (DAB IAVA) opgericht. Hierdoor kan IAVA voor de uitvoering van bepaalde auditopdrachten (incidentgedreven of vraaggestuurde auditopdrachten) een vergoeding aanrekenen en zo eigen inkomsten genereren. De verkregen middelen uit de betalende auditopdrachten worden volledig ingezet in het kader van de beheersovereenkomst van IAVA. De oprichting van de DAB IAVA werd opgenomen in het decreet van 13 juli 2012 houdende bepalingen tot begeleiding van de tweede aanpassing van de begroting 2012 en het besluit betreffende het financiële en materiële beheer van de DAB IAVA werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd op 7 september 2012.
Raadgevende diensten De raadgevende diensten van IAVA zijn inherent aan de taakstellingen van het agentschap. Deze activiteiten betreffen advies en aanverwante activiteiten van dienstverlening aan het management en andere
12 / 22
personeelsleden. De aard en de gerichtheid van de diensten betreft in de eerste plaats het systeem van interne controle of organisatiebeheersing, waar specifieke doelstellingen kunnen worden overeengekomen met de klanten. Ze zijn bedoeld om een toegevoegde waarde te leveren en de operationele werking van de organisatie te verbeteren, zonder de onafhankelijke positie van IAVA in het gedrang te brengen. Voorbeelden kunnen zijn: organisatie van Ronde Tafels en netwerken met ankerpunten, uitwisseling van concepten en goede praktijken, begeleiding en training. De effectieve realisatie of implementatie van de adviezen of aanbevelingen behoort niet tot het takenpakket van IAVA.
13 / 22
OBJECTIVITEIT Objectiviteit heeft zowel betrekking op de medewerkers zelf van IAVA als op de gehanteerde methodologie. Wat de auditoren betreft is het evident dat ze optreden conform de standaarden van ‘The Institute of Internal Auditors (IIA), dat ze geen operationele bevoegdheden hebben, maar ook dat ze gedurende een bepaalde periode (drietal jaren) geen audits kunnen uitvoeren in afdelingen en/of entiteiten waar ze voorheen tewerk gesteld waren. Belangenconflicten en vooroordelen moeten immers vermeden worden. Tevens onderschrijven zij een eigen gedragscode. Ook de wijze waarop de kwaliteitscontrole op de auditwerkzaamheden wordt uitgevoerd (zie hierna), garandeert mee de objectiviteit van de aanpak. IAVA is niet verantwoordelijk voor de activiteiten die zij onderzoekt. Medewerkers van IAVA nemen geen verantwoordelijkheden met betrekking tot het ontwerpen, installeren, uitvoeren of beheren van processen en procedures, buiten deze van IAVA zelf. Binnen hun mandaat kunnen ze echter wel adviezen verstrekken met betrekking tot het organiseren van het systeem van interne controle of organisatiebeheersing (zie ook bij Taakstelling). Op het vlak van methodologie wordt een maximum aan objectiviteit nagestreefd o.a. door het hanteren van een risicogebaseerde auditplanning. Deze en andere aspecten van de methodologie worden gedetailleerd omschreven in het Compendium.
14 / 22
AUTORITEIT IAVA heeft toegang tot alle informatie, documenten en goederen, zowel materiële als immateriële, van de entiteiten die binnen haar werkterrein vallen. Hiertoe heeft het agentschap eveneens toegang tot de gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd. (art 34, §2 van het kaderdecreet bestuurlijk beleid, en art. 3 van het oprichtingsbesluit)
Toegang tot informatie In het verlengde van de missie en de taakstellingen van het agentschap bepaalt artikel 34, §2 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid dat IAVA toegang heeft tot alle informatie en documenten, dat ze aan ieder personeelslid de inlichtingen kan vragen die ze voor de uitvoering van haar opdrachten nodig acht, en dat ieder personeelslid ertoe gehouden is op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documentatie te verstrekken. In de praktijk impliceert deze bevoegdheid van IAVA eveneens de toegang tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie worden uitgevoerd, onverminderd de wettelijk voorziene beperkingen van het recht op toegang en de wettelijke regels inzake de bescherming van de woning. Personeelsleden die tekort komen aan de op hen rustende verplichtingen tot terbeschikkingstelling van informatie en documenten kunnen tuchtrechtelijk worden gesanctioneerd in overeenstemming met het vigerende statuut. Alle informatie die IAVA in haar bezit krijgt of aanmaakt zal met de nodige discretie en vertrouwelijkheid worden behandeld.
15 / 22
KWALITEIT VAN DE AUDITWERKZAAMHEDEN IAVA hanteert eigen methodieken en procedures die in overleg met het Auditcomité zijn tot stand gekomen. Deze methodieken en procedures zijn opgenomen in het Compendium, dat ter beschikking staat van alle medewerkers van IAVA. Bovendien is IAVA verantwoordelijk voor het uitvoeren van haar werkzaamheden volgens de normen, standaarden en ethische code, uitgevaardigd door het Instituut van Interne Auditoren (IIA wereldwijd). Er wordt voldoende tijd besteed aan vorming om zo de kwaliteit van de werkzaamheden en de bekwaamheid van de auditoren van IAVA op peil te houden. IAVA wordt op regelmatige basis onderworpen aan een externe evaluatie. Eigen procedures Het compendium van IAVA heeft tot doel zoveel mogelijk informatie m.b.t. de verschillende aspecten van IAVA te bundelen in één globaal overzicht dat gemakkelijk raadpleegbaar is voor de medewerkers. Het compendium wordt continu aangepast indien nodig en dit wordt opgevolgd door een redactieteam dat periodiek vergadert. Het handboek, dat een onderdeel is van het compendium en de hoofdstukken F.1 tot en met F.5 beslaat, beschrijft de methodes en procedures die gehanteerd dienen te worden door de auditoren. Het betreft onder meer de kwaliteitsverzekering binnen het auditproces, namelijk de organisatie van de werkpapieren en het nazicht door het management van de auditdossiers, de audittechnieken en hulpmiddelen en algemene onderrichtingen voor de auditmedewerkers. De definitieve rapporten worden via een specifieke kwaliteitsaanpak volgens een 3-lagig model opgeleverd: • meerdere entiteiten/beleidsdomein => senior auditor • meerdere beleidsdomeinen => manager auditor • ganse audituniversum => administrateur-generaal Bij het uitvoeren van thema-audits worden er bovendien specifieke maatregelen genomen om de consistentie tussen de verschillende deelaudits te bewaren. Net zoals de eerste externe evaluatie (2005) heeft ook de tweede externe evaluatie in 2010 uitgewezen dat de door IAVA gehanteerde procedures in overeenstemming zijn met de normen uitgevaardigd door het Instituut voor Interne Auditoren (zie ook hierna bij ‘Externe evaluatie’).
Algemeen aanvaarde normen Algemeen aanvaarde normen met betrekking tot de interne audit werden uitgevaardigd door het Instituut van Interne Auditoren (IIA). Het IIA is een wereldwijde organisatie (meer dan 50.000 leden wereldwijd) met als doelstelling het professionalisme van interne audit te ontwikkelen met het oog op voortdurende kwaliteitsverbetering van het auditberoep. Het instituut heeft in de loop der jaren een aantal normen en standaarden gedefinieerd teneinde richting te geven aan het ontwikkelen van een professionele status van het beroep. Leden van het IIA dienen zich te houden aan de beroepsethiek zoals deze is vastgelegd in de “Ethische Code”. Op basis van deze code, samen met de deontologische code van de Vlaamse Administratie, heeft IAVA een eigen gedragscode ontwikkeld voor haar auditoren.
16 / 22
Klantenbevragingen door IAVA IAVA hecht veel belang aan een goede communicatie met haar werkterrein. Via systematische klantenbevragingen wenst IAVA de mening te kennen van de geauditeerden over de uitvoering van een afgesloten opdracht (enkel voor geplande auditopdrachten). Deze informatie zorgt er mee voor dat de werking van IAVA wordt geëvalueerd en geoptimaliseerd teneinde nog beter tegemoet te komen aan de verwachtingen van de geauditeerden. Ook organiseert IAVA klantenbevragingen die peilen naar de tevredenheid over de globale dienstverlening.
Bekwaamheid Het is evident dat IAVA over de nodige competenties moet beschikken om de haar toevertrouwde taken kwaliteitsvol en volgens plan te kunnen uitvoeren. Hiertoe wordt een globaal en individueel opleidings- of vormingsplan, op basis van de principes van competentiemanagement, voorzien. Na het definiëren van de competenties per groep auditoren (met telkens verschillende competentieniveaus) worden, via een kloofanalyse tussen het aanwezige en gewenste competentieniveau, de verschillende vormingsplannen opgemaakt. Certificatie op het vlak van interne audit wordt gestimuleerd en de ontwikkelingen binnen de organisatie/beleidsdomeinen worden continu opgevolgd. De manager-auditoren moeten over een dergelijk certificaat beschikken om in dienst te kunnen treden. Het Auditcomité bepaalt de certificaten die in aanmerking komen voor de aanwerving van de manager-auditoren.
Externe evaluatie De evaluatie van de werking van het agentschap moet uitgevoerd worden door een gekwalificeerd en onafhankelijk persoon of instantie van buiten de organisatie die, na een selectieprocedure, door het Auditcomité wordt aangewezen. De periodiciteit waarmee deze evaluatie dient te gebeuren, wordt bepaald door het Auditcomité (artikel 23 § 3 van het oprichtingsbesluit van IAVA). Dit dient minimum om de vijf jaar te gebeuren zoals de standaarden van het IIA voorschrijven.
17 / 22
RAPPORTERING EN RAPPORTERINGSLIJNEN Opdrachten uitgevoerd door IAVA binnen het kader van het jaarlijkse plan en ad-hocopdrachten zullen het voorwerp uitmaken van een rapport. Dit rapport moet helder, bondig en objectief zijn en uitgewerkt worden binnen een zo kort mogelijke tijd volgend op het onderzoek. Na het uitvoeren van een forensische audit wordt eveneens een rapport opgesteld. De resultaten en conclusies van de geplande audits en ad-hocopdrachten worden besproken met het management, dat verantwoordelijk is voor de geëvalueerde activiteiten. Deze bespreking vindt plaats vóór de finale oplevering van het auditrapport om de kwaliteit ten goede te komen. Het management wordt, via de managementreactie, de mogelijkheid geboden schriftelijke commentaar te formuleren welke in het auditrapport wordt opgenomen. Met betrekking tot de bestemmelingen van de rapporten wordt verwezen naar de schema’s hierna. Het management blijft verantwoordelijk voor de implementatie van de aanbevelingen en bepaalt zelf of en wanneer de implementatie plaatsvindt. Driemaal per jaar voert IAVA een opvolging van de aanbevelingen uit. Op basis van de reacties van de geauditeerden wordt al dan niet beslist om tot een formele opvolgingsaudit over te gaan.
o
Vertrouwelijkheid van de rapporten Het beschermen van de anonimiteit van de geïnterviewden en van de vertrouwelijkheid van de door hen verstrekte gegevens, is een conditio sine qua non om de geloofwaardigheid van en het vertrouwen in IAVA te garanderen bij het uitvoeren van auditwerkzaamheden. De notie van vertrouwelijkheid is dan ook opgenomen als één van de vier basisprincipes in de deontologische code van het Institute of Internal Auditors: de interne auditor mag de auditgegevens die hij ontvangt niet openbaar maken, zonder de nodige toestemming, tenzij wanneer hij daartoe wettelijk of professioneel verplicht is. IAVA beschouwt informatie als “vertrouwelijk” wanneer deze informatie enkel bestemd is voor een beperkte groep medewerkers die ertoe gerechtigd is er kennis van te nemen of klaarblijkelijk niet bestemd is om (in de organisatie) te circuleren. In de praktijk komt dit erop neer dat alle auditgerelateerde informatie die in het bezit is van IAVA als vertrouwelijk wordt behandeld. Aangezien het belang van de vertrouwelijkheid van het handelen binnen IAVA hoger moet worden ingeschat dan het belang tot openbaarmaking van de rapporten, kan er bijgevolg, op basis van artikel 14, 5°, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, niet zondermeer ingegaan worden op verzoeken tot openbaarmaking van auditrapporten. Daarenboven bevat dit decreet een uitzonderingsgrond die bepaalt dat de openbaarmaking geen afbreuk mag doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (forensische auditrapporten bevatten meestal gegevens van persoonlijke aard). Omdat IAVA de vertrouwelijkheid van de door haar verkregen auditgegevens maximaal tracht te garanderen, werd een waaier aan bijzondere veiligheidsmaatregelen genomen. Deze veiligheidsmaatregelen hebben betrekking op:
18 / 22
• • • • • •
o
de fysieke toegang tot (audit)gegevens depersonaliseren van gegevens in auditrapporten discretieverplichting van auditoren strikte rapporteringslijnen (afhankelijk van het type van audit) het label “Strikt vertrouwelijk”, dat op alle rapporten van IAVA wordt aangebracht de procedure i.v.m. de verzending door IAVA van genummerde auditrapporten (rapporten van forensische audits) en de ontvangstbevestiging daarvan door de bestemmelingen.
Verdeling van auditrapporten De rapporteringslijnen vloeien voort uit het besluit van de Vlaamse Regering van 16 april 2004 en de beslissingen van de Vlaamse Regering van 17 februari 2006 en 30 maart 2007 betreffende de invulling van de interne auditfunctie binnen de Vlaamse administratie.
Schematisch kunnen de rapporteringslijnen als volgt worden voorgesteld
19 / 22
20 / 22
o
Opvolging aanbevelingen De implementatie van de aanbevelingen blijft de verantwoordelijkheid van het betrokken management. Dit engageert zich hiertoe tegen haalbare, maar uitdagende realisatiedata. De graad van uitvoering van de betrokken aanbevelingen maakt onderdeel uit van de evaluatie van de leidend ambtenaren, in toepassing van de beslissing van de Vlaamse Regering van 30 maart 2012.
o
Beleidsgerichte rapporten Periodiek worden ook beleidsgerichte rapporten opgesteld die het Auditcomité moeten toelaten zijn adviesfunctie t.a.v. de Vlaamse Regering te versterken. Deze rapporten omvatten o.m.: • een overzicht van de uitgevoerde en lopende opdrachten van de laatste 5 jaar; • de evolutie van de maturiteit IC/OB (zelfevaluatie, actieplannen i.k.v. generieke doelstelling verhoging maturiteit); • de stand van zaken van de aanbevelingen (inclusief belangrijkste knelpunten); • de resultaten betreffende het risicomanagement, indien voorhanden.
21 / 22
RELATIE VAN IAVA MET ANDERE CONTROLEORGANEN
IAVA en andere controleorganen zullen ernaar streven hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen, dit met behoud van elkaars autonomie en verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt de globale audit geoptimaliseerd, worden de kosten geminimaliseerd en wordt elke nodeloze dubbele inspanning van zowel auditoren als geauditeerden voorkomen.
Andere controleorganen Hieronder worden onder andere verstaan: 1. Het Rekenhof 2. De Inspectie van Financiën 3. Het agentschap Centrale Accounting 4. De bedrijfsrevisor 5. De gemachtigde van Financiën 6. De regeringscommissaris
Samenwerking met de andere controleorganen Bij het uitvoeren van een auditopdracht zal er steeds afstemming gebeuren met het Rekenhof, de Inspectie van Financiën, de bedrijfsrevisor, de regeringscommissaris en de gemachtigde van Financiën zodat IAVA een overzicht heeft van de al in het verleden uitgevoerde en de geplande audits, studies en onderzoeken, dit om overlappingen of herhalingen te vermijden. De samenwerking tussen het IAVA en het Rekenhof werd gevat in een afsprakennota die door partijen werd ondertekend op 9 april 2009. Op 26 januari 2011 werd met het Rekenhof en het IBR (Instituut van de Bedrijfsrevisoren) een “afsprakennota inzake financiële audit in de Vlaamse Overheid” ondertekend. Besprekingen met de andere controleorganen zal zorgen voor verdere afstemming van onderlinge samenwerking , zoals voorzien in artikel 67 van het Rekendecreet van 8 juli 2011, waaraan uitvoering werd gegeven door het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende controle en single audit.
Afstemming met andere activiteiten De werkplanning van IAVA dient rekening te houden met eventuele consulting opdrachten die door externe consultants in de diensten in uitvoering of op korte termijn gepland zijn.
22 / 22
