Interne en externe communicatie

Zuiderlaan 13 – 9000 Gent – Tel 09 243 12 90 – Fax 09 243 12 99 – E-mail: [email protected]

Administratieve opleidingen voor clubbestuurders

Interne en externe communicatie

EthiCom Mei 2012

Sportac – Interne en externe communicatie – EthiCom – Mei 2012

1

Zuiderlaan 13 – 9000 Gent – Tel 09 243 12 90 – Fax 09 243 12 99 – E-mail: [email protected]

Colofon Titel:


Auteur:

EthiCom

Uitgever:

Telefoon: Fax:

Gezamenlijk initiatief van Bloso, Vereniging van de Vlaamse Provincies, Vlaamse Sportfederatie p/a Sportac Zuiderlaan 13 9000 Gent 09 / 243 12 90 09 / 243 12 99

Editor: E-mail:

Pedagogische cel – Vlaamse Trainersschool [email protected]

© Sportac 2012 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Sportac – Interne en externe communicatie – EthiCom – Mei 2012

2


Mei 2012

Externe en interne communicatie Voor Sportac Kortrijk 28 maart 2012

Externe communicatie

1


Mei 2012

Wie wil hier communiceren?

Waarom? Waarover? Voor wie? Hoe? Effect?

Werking voor missie

Goede werking is thema voor goede communicatie

Communicatie over werking

Goede werving geeft betere werking

Goede communicatie motiveert

Werving voor werking

Werking voor missie

Gebrekkige werking is geen thema voor communicatie

Communicatie over werking

Gebrekkige werving geeft gebrekkige werking

Gebrekkige communicatie demotiveert

Werving voor werking

2


Mei 2012

De basics Communicatie: wat is dat nu eigenlijk?

Wat zijn de ingrediënten van goede communicatie? Bedoelde boodschap

Zender

Begrepen boodschap

= Dezelfde?

Verpakking Communicatie‐kanalen

Ontvanger

Reactie (?) = Gewenste?

Het Communicatiepentagram Effect

Boodschap

Codering Zender

Ontvanger decodering

Kanaal

3


Mei 2012

• Wat staat hier?

“Hulpverleners zeggen de cliënten zijn eigenwijs en bevooroordeeld bevooroordeeld.”


Boodschap

RUIS R U I S


Codering Zender

Kanaal

Effect Wat willen we bereiken?

4


Mei 2012

Effect? • Wat willen we bij wie bereiken? • Wat moet de ontvanger weten? • Wat moet hij voelen? • Wat moet hij doen? • Waarvan moet hij wel/niet overtuigd zijn? • Waarom?

Succesvolle communicatie!

Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Realistisch Tijdsgebonden

Zender Wij, wie zijn dat?

5


Mei 2012

DE PASTATEST VAN € 1000,-

Ben jij uniek?

Wat maakt jou uniek? Probeer in iets de eerste te zijn, desnoods door herdefiniëring!

6


Mei 2012

Wat maakt iemand uniek? Wie was de eerste mens in de ruimte? Joeri Gagarin (Rus / april 1961) Wie was de tweede mens in de ruimte? Alan Shepard (Amerikaan / mei 1961) Wie was de derde mens in de ruimte? Virgil Grissom (Amerikaan / juli 1961) Wie was de 47ste mens in de ruimte? Wie was de eerste Belg in de ruimte? Dirk Frimout (Belg / 1992)

Oefening: wie zijn jullie? • Wat is jullie identiteit (missie, visie, waarden, competenties) • Wat doen jullie? • Wat is jullie imago? • Hoe groot zijn jullie? • Wat maakt jullie uniek?

Ontvanger Zij, wie zijn dat?

7


Mei 2012

Doelgroepen? • Degene die we willen bereiken • ‘Iedereen’ is geen doelgroep • Goede afbakening, verhoogt succes

Onze doelgroepen? • Wie zijn onze doelgroepen? • Waarom? • Waarom anderen niet?

Ken je doelgroep • • • • • • • •

Demografische kenmerken Levensfase Interesses Motivaties Behoeften Mediagebruik Referentiepersonen …

8


Mei 2012

Basismotivaties LOSLATEN

Plezier, fun, blijdschap

IK

deelnemen vriendschap

Status, Zich verbeteren, macht

SAMEN

Veiligheid Aandacht, rust

controle CONTROLE

bron: Synovate

Je doelgroep leren kennen • Gewoon vragen! – Persoonlijk contact – Enquêtes

• Via Vi onderzoek d k – Volg hun media – Lees sociologisch onderzoek – Test hun reacties

Waarom ze kennen? • Boodschap aanpassen aan doelgroep – Behoeften – Interessegebieden – Communicatiekanalen – Taal – Stijl

• Anders geraak je niet binnen…

9


Mei 2012

Boodschap Wat willen we vertellen?

Onze boodschap • Wat willen we vertellen? • Wat willen we niet vertellen? • Wat hebben we om te vertellen? • Waarom zou dat anderen interesseren?

Oefening

• Wat stond er gisteren in de krant? • Welke advertenties heb je gisteren gezien? i ? • Herinner je je laatste folder die je ergens hebt meegenomen?

10


Mei 2012

Basisregel 1

Mensen selecteren informatie in functie van hun behoeften 80 % van de ontvangen informatie gaat verloren

Oefening

Wat lezen we?

boeken in de de kast

muisen in het het huis

kinderen in een een tuin

boeken in de de kast

muisen in het het huis

kinderen in een een tuin

Naar: Bernard Ross, IFC 2004

Basisregel 2

Mensen lezen niet maar interpreteren. In hun interpretatie grijpen ze terug naar wat logisch en vertrouwd is.

11


Mei 2012

Oefening

Wat onthouden we? Het huis is leeg. Het is mooi weer. Wim zal te laat zijn. De soep is heet. Het meisje is mooi. Jan is ziek. Maarten zijn jas is vuil. Het is mooi weer. Het regent. De sla is koud. De soep is heet. Johan komt met de wagen. Jo a o t et de age et s oo ee Het is mooi weer. Het is mooi weer. De hond loopt achter de kat. De soep is heet. De vogel fladdert in zijn kooi. Geert is met vakantie. Marie komt met de fiets. Het is mooi weer. De bus is leeg. De stad is verlicht. Peter loopt langs de weg. Het is mooi weer. De soep is heet. Els lacht. Leen gaat naar huis. De piano klinkt mooi. Het huis staat in de wei. Het is mooi weer.

Oefening

Wat onthouden we? Het huis is leeg. Het is mooi weer. Wim zal te laat zijn. De soep is heet. Het meisje is mooi. Jan is ziek. Maarten zijn jas is vuil. Het is mooi weer. Het regent. De sla is koud. De soep is heet. Johan komt met de wagen. Jo a o t et de age et s oo ee Het is mooi weer. Het is mooi weer. De hond loopt achter de kat. De soep is heet. De vogel fladdert in zijn kooi. Geert is met vakantie. Marie komt met de fiets. Het is mooi weer. De bus is leeg. De stad is verlicht. Peter loopt langs de weg. Het is mooi weer. De soep is heet. Els lacht. Leen gaat naar huis. De piano klinkt mooi. Het huis staat in de wei. Het is mooi weer.

Basisregel 3

Mensen onthouden wat ze meermaals zien of horen! Herhaling is belangrijk!

12


Mei 2012

Copywriting • Schrijven is een vak • Tekst – Duidelijk – Juiste J i t woordgebruik d b ik – Foutloos schrijven – Stijl (empatisch, zakelijk, informatief) – Volume

Boodschapcreatie • Connection – Hoe spreek je mensen aan?

• Reward – Welke beloning bied je aan?

• Action – Wat moeten ze nu juist doen?

• Memory – Hoe zorg je ervoor dat ze het niet vergeten?

Boodschapcreatie • Attention – Aandacht trekken: via beeld, opmaak, een slogan…

• Interest – Interesse wekken: meer willen weten waar het over gaat

• Desire – Hoe zorg je ervoor dat de lezer/ontvanger zin krijgt er iets mee te doen? (motivatie aanspreken)

• Action – Wat wil je dat de ander doet?

13


Mei 2012

Kanalen & verpakking Hoe krijgen we de boodschap bij de doelgroep?

Specifieke media – – – – – – – – – – – –

Mond tot mond Folders Affiches Nieuwsbrieven Advertenties Websites Massamedia Direct mail Standen Evenement Pers …

Ken je communicatiekanalen • Welke communicatiekanalen zijn er? – Eigenschappen? – Voordelen – nadelen?

• Welke W lk zijn ij voor ons b bruikbaar? ikb ? – Mediagebruik van doelgroep – Kostprijs – Diepgang en impact

14


Mei 2012

Laat anderen werken • Beste publiciteit: – Mond-tot-mondreclame – Vrienden die vrienden uitnodigen

• Verzorg V je j b bestaand t d publiek bli k – Verwelkoming – Bedanking – Verzamel adressen

Boodschap brengen • Mood – Welke sfeer creëer je

• Messenger – Autoriteit, BV, getuigenis

• Moment – Tijd, plaats, emotioneel

• Medium – Voor welke medium kies je

Vormgeving

15


Mei 2012

Leg jouw materiaal er tussen

Communicatieplanning Een heuse kalender

Communicatiemomenten? • Gelegenheden zelf creëren? • Gelegenheden van anderen aangrijpen? • Gelegenheden van anderen als stoorzenders?

16


Mei 2012

Communicatiemomenten? • Stel een kalender op – Afstemmen eigen activiteiten – Afstemmen kalender doelgroep – Bepaal hoogtepunten

• Planning – Verwachte momenten – Onverwachte momenten

Leer uit fouten

• Vraag het aan mensen – Wat vond je ervan? – Waar vernam je iets over ons?

17


Mei 2012

Ingrediënten communicatie Inhoud en kwaliteit

Strategische keuzes

Juiste verpakking

Goede communicatie

Persrelaties Waarom is het moeilijk om in de pers te geraken?

Concurrentie! • Regiocorrespondent Belga OVL krijgt dagelijks 50tal mailberichten + post, eigen contacten ... • RTV: 200 e-mails/dag • Dagelijks 30 nationale persconferenties in Brussel • Dagelijks 500 à 600 berichten (NL & FR) door Belga nationaal verspreid

18


Mei 2012

Beschikbare ruimte beperkt • Belgacorrespondent Oost-Vlaanderen: dagelijks 4 à 8 artikels afgewerkt • De Morgen van 13/12/05: 98 artikels, waarvan 35 ‘eigen berichtgeving’ • DS 14/12/05: ± 140 artikels • DT 14/12/05: ± 110 artikels • HLN 14/12/05 14/12/05: ± 215 artikels tik l • Knack 14/12/05= ± 210 artikels • RTV-nieuws: dagelijks 12 items – VRT : 27 nieuwsbulletins op radio 1 (± 50’ uitzending/dag) • ...

9/10 persberichten verdwijnen d ij in de vuilbak

Hoe overtuig ik een journalist om mijn bericht te plaatsen?

19


Mei 2012

Kenmerken lokale journalisten • • • • • • • •

Free-lancers Werken buiten reguliere redactiestructuur Worden betaald per artikel Hollen van ene nieuwsfeit naar andere Moeten snel werken Of doen journalistiek in bijberoep En zijn enkel buiten kantooruren bereikbaar Zijn generalisten

Journalisten zijn geen reclamemakers

Willen een verhaal of ‘hot’ nieuws brengen

Wat is nieuws? controverse

BV’s

nieuw

vernieuwend

veel mensen betrokken spektakel

visueel sterk verhaal

20


Mei 2012

WwwwH.w • • • • • •

Wat Wie Wanneer Waar Hoe Waarom

Persbericht (1) • • • • • •

Lengte 1 pg A4 / computerscherm Briefhoofd: identificatie Datum vermelden Titel: zegt waarover bericht gaat: sms-bericht Belang van de “subjectline” Structuur: essentie in 1ste paragraaf, uitwerking in volgende paragrafen

21


Mei 2012

Persbericht (2) • Stijl: nuchter en zakelijk: opletten met jargon! • Meer info: waar vindt de journalist gesprekspartner bijkomende info , gesprekspartner, WWW, ... • Afhankelijk van onderwerp kan je toch trachten creatief te zijn • Vermijd attachements

Persactie • • • • • •

Spektakel Visueel / sprekend (boodschap) Dynamisch Mensen Getuigenissen Protagonist >< antagonist

22


Mei 2012

Interne communicatie De zuurstof van uw club/organisatie

Wat is interne communicatie? “Interne communicatie is alle uitwisselingen van informatie binnen een organisatie die bijdragen aan de organisatiedoelstelling.”

…binnen een organisatie

23


Mei 2012


Boodschap


RELATIE

Codering Zender

Kanaal

Wie wil hier communiceren? Met wie? Waarom? Waarover? Hoe? Effect?

Communicatielijnen Complexe structuur met veel verschillende communicatielijnen. Bepaal welke communicatielijnen u wil/moet/kunt aansturen. aansturen (noodzakelijk, (noodzakelijk wenselijk, realistisch) Interne communicatie = top-down, bottomup en horizontaal

24


Mei 2012

Communicatielijnen Communicatie = tussen personen! Wees u bewust van de relatie zender – ontvanger Maak M k u kkenbaar b als l zender d Definieer en ken uw doelgroepen

….bijdragen tot de organisatiedoelstellingen

EFFECT

…bijdragen tot organisatiedoelstellingen • Werk-/taakgerelateerde interne communicatie – Mensen weten wat van hen verwacht wordt – Mensen krijgen wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen – Informatie wordt optimaal gebruikt en gaat niet verloren Alle neuzen in dezelfde richting” richting • Richten van de organisatie - “Alle – Algemeen – Veranderingsprocessen sturen en ondersteunen • Betrokkenheid & motivatie – Mensen verbinden – Betekenis geven – Ambassadeurschap

25


Mei 2012

Hoe willen we dat bereiken? Door wat we vertellen…

BOODSCHAP

Onze boodschap • • • • •

Wat hebben onze mensen nodig? Wat willen wij vertellen? Wat willen we niet vertellen? Waar halen we de input vandaan? Waarom zou dat onze mensen interesseren?

Misverstanden en valkuilen

“We hebben het hen al tien keer uitgelegd, en ze blijven blij maar voortdoen td als l voorheen…”

26


Mei 2012


“Ze begrijpen het niet…!”


“Snel, we moeten de pers informeren!”

Drie basiswetten in interne communicatie 1. Stem uw boodschap af op de behoeften van uw interne doelgroepen. 2. Niet alleen WAT maar ook HOE: a. Stijl & taalgebruik (opgelet met jargon!) b. Timing c. Dosering 3. Consistentie en continuïteit: Doe wat u zegt en zeg wat u doet!

27


Mei 2012

Hoe krijgen we de boodschap bij de doelgroep?

KANALEN & VERPAKKING

Twee communicatiestromen • Formele communicatiekanalen – Communicatietools: online, offline, geschreven, AV, werkdocumenten, rapportering,… rapportering – Overlegstructuren: vergaderingen, evaluaties, werkoverleg, mondelinge rapportering,…

• Informele communicatiekanalen – Babbels, roddels en geruchten

Geïntegreerde interne communicatiemix

Brieven

Website Jaar‐ vergadering

28


Mei 2012

Geïntegreerde communicatiemix • Hoe gerichter, hoe beter • Gebruik communicatietools om mondelinge communicatie te versterken. • Kies kanalen die het dichtst aanleunen bij de leefwereld van uw doelgroep. • Praktische haalbaarheid: mensen en middelen? • Gebruik informele kanalen als toetssteen. (maar niet om formeel te communiceren!)

Geslaagde interne communicatie • Alle formele kanalen vormen een geïntegreerd geheel, waarbij – Vertrekpunt: afstemming van wederzijdse behoeften van mensen (belanghebbenden) en organisatie – Top-down, bottom-up, horizontaal – Centrale aansturing/dispatching en continue evaluatie – Interne communicatie parallel aan externe communicatie

Oefening: de betoging

Wat willen we?

?

Wanneer willen we dat?

?

Naar: Derek Humphries, IFC 2004

29


Mei 2012

Oefening

Wat willen we?

Vrede!


Nu!


Oefening

Wat willen we?

Vrede!


Nu!


Oefening

Wat willen we?

Liefde!


Nu!


30


Mei 2012

Oefening

Wat willen we?


Gelijkheid!

Nu!


Oefening

Wat willen we?

Vrijheid!


Nu!


Oefening

Wat willen we?


Een wereld waarin iedereen dezelfde mogelijkheden en kansen heeft om, rekeninghoudend met zijn of haar mogelijkheden en omstandigheden van de samenleving waarin hij of zij zich bevindt, zich te ontwikkelen als een volwaardig en zelfredzaam mens! Dit dient gerealiseerd te worden in de kortst mogelijke tijd die haalbaar is in de gegeven sociale, economische en politieke context van de samenleving waarin de betrokken persoon zich bevindt!


31


Mei 2012

Oefening

KISS


Vragen Vertrek niet als je nog met iets zit… zit

Later nog een vraag? [email protected] 0496 10 28 56

32


Mei 2012

Bedankt voor uw aandacht!

Literatuur • Goubin, Eric; Tante Mariette en haar fiets, handboek overheidsen verenigingscommunicatie, uitg. Vanden Broele • Van den Broeck Koen; De persattaché is een boer,opzetten en onderhouden van persrelaties, uitg. Plantyn.

33

Interne en externe communicatie

Recommend Documents