Rapportage regionale interne audits 2010

Rapportage regionale interne audits 2010 bestemd voor de Besturen van de Gemeenschappelijke Regelingen Drechtsteden, Veiligheidsregio en Zuid-Holland Zuid en voor de Colleges van de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht

Regionaal auditprojectteam 6 juni 2011

Rapportage regionale audits 2010

pagina 1

1. Inleiding Het is niet alleen wenselijk maar ook noodzakelijk om binnen de regio samen te werken op het gebied van auditing. Drie argumenten die deze noodzaak onderstrepen zijn: •

Het delen van processen, met name voor de procesdelen binnen het SCD. Na standaardisatie zal daar zelfs sprake zijn van identieke processen, waarin we dus afhankelijk zijn van elkaar. Uit oogpunt van efficiency ligt het dan voor de hand om ook de audits op die processen te delen.

•

De mogelijkheid om kennis en expertise te delen. Tussen de verschillende individuele organisaties bestaan verschillen in de aanwezigheid van auditkennis en expertise. De ene organisatie kan dus gebruik maken van de kennis van de ander.

•

Het levert een bijdrage aan de versterking van de samenwerking op het gebied van ‘control in het netwerk’: -

Gemeenschappelijke onderzoeken;

-

Faciliteren (integrale) sturing en beheersing in het Netwerk;

-

Efficiënter inrichting control in het Netwerk.

Om deze redenen is medio 2009 binnen de Drechtsteden een regionaal auditprojectteam gevormd met medewerkers uit de deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Als pilot heeft dat projectteam toen een audit naar personeelskosten uitgevoerd1. Dit heeft nu een vervolg gekregen, want gedurende de maanden december 2010 tot en met maart 2011 zijn in regionaal samenwerkingsverband interne audits uitgevoerd naar de processen rond crediteuren, debiteuren en tussenrekeningen 2 over het boekjaar 2010 bij de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht en de gemeenschappelijke regelingen Drechtsteden, Veiligheidsregio en Zuid-Holland Zuid. Dit rapport doet verslag van de uitkomsten van deze drie interne audits. In hoofdstuk 2 worden doelstelling, aanpak en onderzoeksvragen beschreven, in hoofdstuk 3 staan de bevindingen en in hoofdstuk 4 de conclusies en aanbevelingen.

2. Doelstelling, aanpak en onderzoeksvragen Vanaf 1 april 2008 zijn de processen rond crediteuren, debiteuren en tussenrekeningen van de aangesloten klantorganisaties ondergebracht bij het SCD. Hiermee zijn deze processen als het ware opgeknipt tussen deze klantorganisaties en het SCD. Elke partij heeft zijn eigen taakverantwoordelijkheid in de processen. Verder is het SCD procesverantwoordelijk, dat wil zeggen verantwoordelijk voor het bewaken van het proces als geheel. Daarnaast is er de systeemverantwoordelijkheid van de eigenaren van het SCD (de gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen), dat wil zeggen dat zij van het SCD moeten verlangen dat de processen zodanig zijn opgezet, dat de administratie volledig en juist – en dus ook in overeenstemming met weten regelgeving - wordt gevoerd, en dat de op de administratie gebaseerde informatievoorziening betrouwbaar en tijdig wordt opgeleverd. Dit betekent dat in de processen voldoende maatregelen van interne controle moeten zijn opgenomen, ofwel er is sprake van een adequate AO/IC (administratieve organisatie en interne controle).

2.1. Doelstelling Doelstelling van de regionale interne audits is vast te stellen of de processen crediteuren, debiteuren en tussenrekeningen in 2010 rechtmatig zijn uitgevoerd, of de interne controlemaatregelen hebben gewerkt en of deze processen efficiënt verlopen. Dit geldt zowel voor die delen van de processen die bij het SCD als voor de delen die bij de negen klantorganisaties plaatsvinden (‘best practice’), maar ook bij en tijdens de overdracht van en naar het SCD. Daarnaast maakt de accountant bij zijn eigen controle gebruik van de regionale interne audits3, om zich zo een beeld en een oordeel over de rechtmatigheid te vormen 4.

1

Naar aanleiding hiervan is op 12 april 2010 de rapportage regionale audit personeelskosten 2009 uitgebracht. Een tussenrekening is een balansrekening. Op een tussenrekening verantwoorden we bijvoorbeeld "nog te betalen bedragen" en "nog te ontvangen bedragen". Het is van belang de bedragen op de tussenrekening periodiek te controleren / monitoren. 2

3

Om die reden is de aanpak van de interne audits vooraf afgestemd met de accountant.


pagina 2

2.2. Aanpak Ter voorbereiding van de audit – ook wel verbijzonderde interne controle genoemd - is een inschatting gemaakt van de risico’s in de processen en de in opzet aanwezige beheersmaatregelen ter beperking van die risico’s. Hiertoe is kennis genomen van de resultaten uit de managementletters van Deloitte en is met het hoofd van de afdeling Debiteuren Crediteuren Beheer (DCB) gesproken over de administratieve organisatie en interne controle maatregelen. De resultaten zijn verwerkt in een risicomatrix per proces en bepaalden de richting van de verdere aanpak: 1.

Het houden van interviews met controllers van de negen klantorganisaties (één controller per klantorganisatie) aan de hand van een vooraf toegezonden lijst met zowel rechtmatigheids- als efficiencyvragen over de drie onderwerpen, crediteuren, debiteuren en tussenrekeningen, om van die contramallen een beeld te krijgen van de werkprocessen en de wisselwerking met het SCD.

2.

Het uitvoeren van detailcontroles op rechtmatigheid aan de hand van een genomen steekproef uit openstaande vorderingen op debiteuren, uit facturen betaald aan crediteuren en uit memorialen5 geboekt op tussenrekeningen.

2.3. Onderzoeksvragen 2.3.1. Crediteuren Binnen het crediteurenproces kan een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen een tweetal stromen van facturen. Te weten: 1. Reguliere facturen (in omvang de grootste stroom) Facturen die een reguliere route doorlopen; facturen worden bij binnenkomst door het SCD gescand en geregistreerd in het financiële systeem K2F en doorlopen vervolgens bestaande digitale routes bij klantorganisaties waarbinnen prestatieverklaring en budgethouderschap ingeregeld zijn, waarna het SCD voor betaling zorg draagt. 2. Dagbatchfacturen (in omvang de kleinste stroom) Facturen die van periodieke aard zijn of een spoedeisend karakter hebben worden binnen het SCD dagbatchfacturen genoemd. Deze facturen doorlopen niet de normale digitale route. Betaalverzoeken worden rechtstreeks door kredietbeheerders of controllers van klantorganisaties aangeleverd bij het SCD. Accordering en prestatieverklaring is dan al geschied door middel van een fysieke handtekening cq. parafering op het betaalverzoek, op basis waarvan het SCD de betaling uitvoert. Bij deze facturen kan het SCD vaak onvoldoende beoordelen of degene die het betaalverzoek deed daartoe wel bevoegd was. Gezien dit grotere risico bij het niet doorlopen van een reguliere digitale route is tijdens de voorbereiding van de controle besloten verhoudingsgewijs extra aandacht te besteden aan de kleinere stroom dagbatchfacturen. Dit is gebeurd door uit beide factuurstromen een steekproef van 6 facturen per klantorganisatie te nemen, dus in totaal 54 reguliere facturen (uit circa 115.000 facturen) en 54 dagbatchfacturen (uit circa 6.000 facturen). 2.3.2. Debiteuren In managementletters van de accountant zijn opmerkingen gemaakt over het invorderingsbeleid van met name oude vorderingen en het incassobeleid. Tijdens de interviews was de vraagstelling daarom gericht op:

4

A.

het proces van primaire registratie van nota’s

B.

het proces van invordering wanneer een nota niet is voldaan

C.

het proces van informatievoorziening tussen SCD en klantorganisaties

Hiertoe zijn de onderzoeksbevindingen aan de accountant van het SCD ter hand gesteld, welke mede hebben geleid tot de

zogenaamde ‘assurancerapporten’ van 18 april 2011. Hierin verklaart de accountant dat ‘de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen ter zake van de beheershandelingen in het kader van de debiteuren, crediteuren, tussenrekeningen en personele lasten uitgevoerd door het SCD ten behoeve van elke klantorganisatie afzonderlijk gedurende het boekjaar 2010 in alle van materieel belang zijnde opzichten adequaat waren opgezet en hebben gewerkt’. 5

Een memoriaal is een boeking in de financiële administratie. Aan de hand van een memoriaal kunnen bedragen op

tussenrekeningen worden weggeboekt. Over het algemeen is een memoriaal voorzien van onderliggende documentatie.


pagina 3

De steekproef betrof 54 openstaande nota’s verdeeld over 9 klantorganisaties met spreiding over verschillende ouderdomscategorieën (openstaande dagen), om de verschillende incassomaatregelen te kunnen beoordelen. 2.3.3. Tussenrekeningen Bij de audit naar tussenrekeningen was de vraagstelling gericht op de volgende zaken: A.

Inzichtelijk krijgen van de primaire beheersmaatregelen die klantorganisaties hebben genomen (inclusief efficiency daarvan)

B.

Het proces van ‘schoning’ van tussenrekeningen (rechtmatige verwerking van mutaties middels memorialen)

C.

De informatievoorziening tussen SCD en klantorganisaties (‘best practice’)

3. Bevindingen 3.1. Crediteuren 3.1.1. Reguliere facturen Opzet AO/IC SCD De afdeling DCB heeft de taak om binnengekomen facturen te registreren, te scannen en in route richting de klantorganisatie te zetten. Na het doorlopen van de route bij de klantorganisatie komen de facturen gecodeerd en geautoriseerd terug bij DCB en vindt de eindcontrole plaats, alvorens de afdeling Financiële Administratie en Grootboek (FAG) overgaat tot betalen. Uit gesprekken is gebleken dat DCB het afgelopen jaar belangrijke stappen heeft gezet ten aanzien van de interne controle op de registratie van facturen en bij de voorbereiding van de betaling van facturen door gebruik te gaan maken van automatisch gegenereerde controlelijsten. Het is aannemelijk dat hierdoor de kwaliteit van het registreren en het betalen van de facturen omhoog is gegaan. Daarnaast hebben de lijsten een positieve invloed op de snelheid van het betalen. Extra controlelijsten voor de afdeling FAG zijn nog in ontwikkeling. Overigens zijn de nieuwe controlelijsten van DCB en de beheersmaatregelen van FAG ook op de dagbatch facturen van toepassing. Opzet AO/IC klantorganisaties Elke klantorganisatie heeft haar factuurroutes naar eigen inzicht en wensen ingericht. Gevolg is onderlinge verschillen in stappenaantal, betrokken functies en stappenvolgorde. Ook het aantal routes loopt sterk uiteen. Gemeente / GR Alblasserdam Dordrecht Drechtsteden Hendrik-Ido-Ambacht Papendrecht Sliedrecht *) Veiligheidsregio *) Zuid-Holland Zuid Zwijndrecht TOTAAL

Aantal routes (ca.) 100 375 100 100 100 60 320 130 60 1.350

Aantal stappen (incl. eindcontrole SCD) 3 of 4 4 4, 5 of 6 3 of 4 4 of 5 3 4 of 5 3 of 4 3 *) Deze organisaties gaven aan lang niet alle routes ook echt te gebruiken.

Bij veel klantorganisaties bestaat onvoldoende duidelijkheid over de taken die per routestap verricht moeten worden. De belangrijkste taak bij het afhandelen van facturen is het vaststellen dat de gefactureerde prestatie overeenkomstig de afspraken (prijs, kwantiteit en kwaliteit) geleverd is, de zogenaamde prestatieverklaring. Vanuit het oogpunt van controletechnische functiescheiding dient deze taak te worden uitgevoerd door een andere functionaris dan de budgethouder die de inkoopopdracht heeft gegeven. Bij Sliedrecht en Zuid-Holland Zuid is een prestatieverklaring geen voorwaarde voor het betalen van een factuur. In de plaats hiervan passen zij het “vierogen”principe toe (twee medewerkers in de route). Ook de wijze waarop de prestatieverklaring wordt vastgelegd, verschilt per klantorganisatie. Volgens Dordrecht dient de vastlegging te geschieden in het notitieveld van de factuur in K2F en is de codeur in de route voor die vastlegging verantwoordelijk, ook voor de archivering van de onderliggende stukken. Andere klantorganisaties stellen geen specifieke eisen aan de vastlegging. Indien in een bepaalde routestap akkoord wordt gegeven, dan wordt geacht dat daarmee ook de prijs, kwantiteit en kwaliteit van de levering is vastgesteld en vastgelegd. Bij


pagina 4

de ene klantorganisatie is dat de eerste persoon in de route, bij een andere de tweede en bij weer andere klantorganisaties is dat de derde persoon in de route. Naast het risico dat facturen betaald worden zonder dat de gefactureerde prestatie is geleverd, stippen we hier nog een tweetal andere risico’s aan die zich bij het afhandelen van facturen kunnen voordoen. Ten eerste het risico op dubbel betalen. Dordrecht heeft over 2010 een geautomatiseerde scan op dubbele betalingen laten uitvoeren. De GRD, Hendrik-Ido-Ambacht en Sliedrecht hebben via een handmatige controle achteraf betalingen vergeleken op mogelijke doublures. Ten tweede het risico op niet-tijdig betalen. Alblasserdam mitigeert dit risico door signaleringslijsten naar de afhandelaars te sturen, Dordrecht, de GRD en ZHZ laten het SCD overzichten van de werkvoorraden facturen op het netwerk plaatsen die de afhandelaars op eigen initiatief kunnen raadplegen, en Papendrecht en de Veiligheidsregio spreken de afhandelaars er persoonlijk op aan als er sprake is van dreigende termijnoverschrijding. Zwijndrecht besteedt aandacht aan de tijdigheid in de maandelijkse rapportages. Met betrekking tot laatstgenoemd risico speelt de informatievoorziening rond het crediteurenproces een belangrijke rol. Ook hierin is geen gestandaardiseerde lijn te ontdekken. Zo bestaan er tussen klantorganisaties verschillen in frequentie (dagelijks, wekelijks, op aanvraag), in verstrekkingswijze (netwerkschijf, Mozaiek, mail) en in format. Daarnaast zijn er klantorganisaties die, al dan niet in overleg met het SCD, eigen overzichten vervaardigen en/of bewerken. De samenwerking met het SCD op het terrein van crediteuren wordt overigens door verreweg de meeste klantorganisaties als goed ervaren. Alleen de serviceverlening van Stafbureau Informatievoorziening kan volgens sommige klantorganisaties op onderdelen beter. Uitkomsten steekproef SCD Met betrekking tot de juiste, tijdige en volledige registratie van de factuur door DCB hebben wij bij één betaling geconstateerd dat deze is overgemaakt op een andere bankrekening van de leverancier. Deze procedurele onregelmatigheid bleek het gevolg van het feit dat deze leverancier onder meerdere crediteurennummers geregistreerd staat, hetgeen volgens de instructies niet is toegestaan. Verder is bij één factuur geconstateerd dat de BTW niet in K2F was ingevoerd, maar wel werd het juiste bedrag aan de crediteur betaald. Ten aanzien van de beheersmaatregelen bij FAG hebben we geconstateerd dat er in incidentele gevallen geen handtekening (paraaf) op de betaalbatch is vastgelegd. En dus kunnen we niet vaststellen of controle heeft plaatsgevonden. Gezien het niet-structurele karakter geeft het ontbreken van een paraaf de indruk een slordigheid te zijn. Uitkomsten steekproef klantorganisaties Het beoordelen van het leveringscriterium (zijn de in rekening gebrachte goederen/diensten conform opdracht geleverd?) is een belangrijk en wezenlijk onderdeel van de factuurafhandeling. Daarbij is het uit oogpunt van functiescheiding wenselijk dat degene die de dit beoordeelt (de zogenaamde prestatieverklaarder) niet dezelfde is als degene die verplichting is aangegaan (de opdrachtgevende budgethouder). Bij de meeste facturen uit de steekproef van Alblasserdam en Sliedrecht was van zo’n functiescheiding geen sprake, wat enigszins werd gecompenseerd door hantering van het 4 ogen beginsel. Bij nagenoeg alle facturen uit de steekproef van de overige klantorganisaties was wel sprake van functiescheiding tussen opdrachtgever en prestatieverklaarder. Van het zichtbaar vastleggen van de prestatieverklaring in K2F was echter veel minder vaak sprake: bij 9 van de 54 reguliere facturen is de prestatieverklaring in K2F aangetroffen. Het betreft 3 facturen van Zwijndrecht, 2 facturen van Papendrecht, 2 facturen van de GRD, 1 factuur van Alblasserdam en 1 factuur van Dordrecht. Uit de interviews met de controllers van de klantorganisaties is duidelijk geworden hoe de overige 45 prestatieverklaringen tot stand zijn gekomen. Daarbij geldt veelal dat het digitaal accorderen van een factuur uitgelegd dient te worden als een prestatieverklaring. Nadeel van dit niet zichtbaar vastleggen van de prestatieverklaring is, dat onzeker is waar de prestatieverklaarder inhoudelijk precies naar gekeken heeft. 3.1.2. Dagbatch facturen Opzet en bestaan AO/IC Er kunnen verschillende redenen zijn om niet via een reguliere route maar via een dagbatch te betalen. Zo kan er sprake zijn van een spoedfactuur, een periodieke betaling (bijvoorbeeld subsidies of huur), een betaling van de Treasury-afdeling, een betaling voorkomend uit de salarisadministratie of een personeelsdeclaratie. Omdat een dagbatch factuur binnen digifac geen afzonderlijke autorisatie route doorloopt, vereist dat extra aandacht bij de opzet van de AO/IC. Vastgesteld is dat bij DCB voor diverse categorieën van dagbatch facturen procesbeschrijvingen in beheer zijn en dat die AO/IC ook bestaat.


pagina 5

Uitkomsten steekproef werking AO/IC Voor elke klantorganisatie hebben we de stroom van dagbatch facturen in 2010 in kaart gebracht, hoe die in verhouding stond tot het totaal aantal facturen en welke soort betalingen het betrof. Hoeveelheid betalingen per gemeente / GR

Totaal aantal facturen

% van totaal

Aantal dagbatch facturen

% van dagbatch totaal

Alblasserdam Dordrecht Drechtsteden H.I.Ambacht Papendrecht Sliedrecht Veiligheidsregio ZHZ Zwijndrecht TOTAAL/GEMIDDELD

6.787 40.515 18.961 7.409 11.500 8.028 6.760 7.989 12.583 120.532

5,6 33,6 15,7 6,2 9,6 6,7 5,6 6,6 10,4 100,0

338 1.802 447 604 715 486 310 442 619 5.763

5,9 31,3 7,7 10,5 12,4 8,4 5,4 7,7 10,7 100,0

Soort betaling Subsidie Diversen Salaris Onkostenvergoeding Stembureauleden Belastingdienst Huur/energie/internet/telefonie Treasury Presentiegelden Notaris Totaal

Aantal 1.223 1.153 1.120 707 617 331 282 184 105 41 5.763

% dagbatch gebruik in verhouding tot totaal 5,0 4,4 2,4 8,2 6,2 6,1 4,6 5,5 4,9 4,8

% 21,2 20,0 19,4 12,3 10,7 5,8 4,9 3,2 1,8 0,7 100,0

Om de werking van de AO/IC te controleren hebben we systeemgerichte detailcontroles op de 54 geselecteerde dagbatch betalingen uitgevoerd. Daarbij hebben we de dagbatchfacturen in vergelijking met de controle op de reguliere facturen aan een extra controle onderworpen door voor een deel van deze facturen aan de klantorganisaties te vragen of de betaling akkoord is geweest (repressieve controle). De reden hiervoor is dat noch wij noch het SCD de beschikking hadden over (geactualiseerde) handtekeningenlijsten/mandaatbesluiten 6 per klantorganisatie om te beoordelen of een betaling rechtmatig is gedaan. Uit deze extra controle kwam naar voren dat met name de afhandeling van de categorie spoedfacturen diverse onzekerheden bevat. Daarmee constateren we dat de werking van de AO/IC in een aantal gevallen niet geheel aansluit op de opzet en het bestaan van de AO/IC. De bevindingen zijn: A.

Parafen/handtekeningen zijn niet altijd duidelijk. Een regel is dat zowel de budgethouder als een controller van de klantorganisatie moet tekenen. Uit de documenten blijkt dat het niet altijd duidelijk is welke functionarissen een factuur/document geautoriseerd hebben. Een enkele keer ontbreken handtekeningen van een budgethouder of controller;

B.

Er zijn niet altijd duidelijke spelregels en formats ontwikkeld voor de categorie spoedfacturen. Beleid is ‘geen spoedfacturen buiten de reguliere routes om’, maar soms wordt het in verband met het verlenen van service aan de klantorganisaties incidenteel toegestaan.

3.2. Debiteuren De bevindingen zullen worden opgesplitst in twee onderdelen. Allereerst de algemene lijn uit de bevindingen en interviews (efficiency) en vervolgens de controle bevindingen per organisatie. 3.2.1. Algemene lijn uit de bevindingen en interviews (efficiency) Uit de interviews kwamen over het algemeen de volgende aandachtspunten naar voren: 1.

Het SCD heeft voor het debiteurenproces een interne procesbeschrijving gemaakt. Deze beschrijving was niet bekend bij de klantorganisaties. Procesafstemming is veelal niet aanwezig tussen klantorganisaties en het SCD. Veelal is er bij de klantorganisaties geen procesbeschrijving aanwezig over de interne taak.

6

Bij de GRD is een handtekeningen- en parafenlijst in de maak. Alle andere klantorganisaties stellen er wel één te hebben en die in het vierde kwartaal van 2010 op verzoek bij het SCD te hebben aangeleverd. Daarnaast stellen vijf klantorganisaties dat hun budget- en mandaatregels bij het SCD bekend moeten zijn.


pagina 6

2.

De informatievoorziening met betrekking tot de debiteuren is minimaal. Periodieke overzichten ontbreken. Ook is er geen duidelijke signaalfunctie of en wanneer een vordering overgedragen kan worden aan een deurwaarder. Ook de informatie vanuit het financiële systeem is beperkt.

3.

Door het ontbreken van informatie en signalering ontbreekt bij de klantorganisaties de structuur om gericht op het debiteuren beleid te sturen. Veelal met de gedachte dat het complete beleid is overgedragen aan het SCD en daar de verantwoordelijkheid ligt voor invordering. Een eigen specifiek invorderingsbeleid ontbreekt veelal.

4.

In de klantorganisaties is ook niet altijd duidelijk wie verantwoordelijk is voor het debiteurenbeleid. Het indienen van vorderingen via een debiteurenformulier gebeurt veelal via de financiële afdeling. De inhoudelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot invordering is onduidelijk.

Het SCD heeft het debiteurenproces gestandaardiseerd wat betreft het opboeken van vorderingen. Via het serviceplein is daar een standaard formulier voor beschikbaar. Organisaties zijn op de hoogte van dit formulier omdat dit enige weg om de vorderingen administratief vast te leggen. Het vervolgtraject is minder formeel geregeld. Enerzijds omdat de informatievoorziening vanuit het SCD niet of minimaal aanwezig is en anderzijds omdat procesafspraken binnen de klantorganisaties veelal ontbreken. Uit de interviews blijkt dat deze taak bij de klantorganisaties wordt gezien als een financiële taak en dat er van uit wordt gegaan dat de verantwoordelijkheid m.b.t. de invordering ook vanuit die rol wordt vervuld. Het SCD vervult intern een eigen proces van verzending van nota’s, aanmaningen en herinneringen. Betaalt de debiteur, dan sluit dit proces in zijn geheel. Op het moment dat debiteuren niet betalen, ontstaat er vaak een vacuüm. 3.2.2. Bevindingen specifiek: de controlebevindingen per klantorganisatie Voor wat betreft de debiteuren van de klantorganisaties zijn binnen het SCD onder meer de volgende twee deelprocessen te onderkennen: 1. Deelproces ‘primaire registratie van nota’s Alle klantorganisaties maken gebruik van het op mozaïek gepubliceerde excelbestand voor het aanleveren van debiteuren gegevens. Het excelbestand wordt regelmatig geactualiseerd, verbeterd en aangepast. Alle klantorganisaties gegeven aan dat regelmatig gebruik wordt gemaakt van verouderde versies. Getracht wordt door het SCD om via intranet aan te geven dat er een nieuwe versie beschikbaar is. Dit gebeurt enkel via het intranet van de Drechtsteden. De overige klantorganisaties worden hierbij niet bereikt. De aanlevering moet geschieden met onderliggende brondocumentatie. In de nu uitgevoerde audit zijn 54 nota’s beoordeeld. Bij 2 van deze nota’s is geen opdrachtdocument aangetroffen. Daarnaast is nog vermeldenswaardig dat de gemeente Hendrik-Ido-Ambacht nota’s in eigen beheer vervaardigt en verstuurt. Het SCD verzorgt enkel de opboeking in K2F. Bij de nu uitgevoerde controlewerkzaamheden zijn deze nota’s als brondocument aangemerkt. 2. Deelproces ‘invordering’ Binnen dit proces dient onderscheid te worden gemaakt tussen het verzenden van aanmaningen/herinneringen en gerechtelijke invordering. Herinneringen Op de 54 geselecteerde vorderingen is 34 maal een herinnering verzonden, in 9 gevallen bleek dit niet noodzakelijk omdat de vorderingen waren teruggebracht tot nul. In twee gevallen zijn herinneringen verstuurd in opdracht van de kredietbeheerder. Voor 7 gevallen is nog geen herinnering verzonden terwijl dit wel had moeten gebeuren. Problemen met de migratie van GRID en achterstanden jaarwerk FAG liggen hieraan ten grondslag. Daarnaast is bij de controlewerkzaamheden geconstateerd dat 3 herinneringen niet waren verzonden, 1 een dag voor de vervaldag en 2 ruimschoots te laat verzonden (respectievelijk 59 en 99 dagen na vervaldatum). Gerechtelijke invordering Enkel beoordelend op basis van de duur van de openstaande vordering komen 21 vorderingen in aanmerking om uit handen te geven aan de deurwaarder. Van deze 21 vorderingen zijn 7 vorderingen uit handen gegeven aan de deurwaarder. Voor 7 andere vorderingen zijn gegronde redenen (speciaal dossier, lopend bezwaar aanslag, opdracht van kredietbeheerder) van toepassing om deze (nog) niet aan de deurwaarder te verstrekken. Van de overige 7 vorderingen is op geen enkele wijze te achterhalen waarom de vordering niet bij de deurwaarder in behandeling is gegeven.


pagina 7

3.3. Tussenrekeningen 3.3.1. Bevindingen algemeen Bij de interviews met de controllers van de klantorganisaties zijn de vragen geclusterd in de volgende aandachtsgebieden: A.

Het borgen van beheersmaatregelen tussenrekeningen in procesbeschrijvingen bij de klantorganisaties, inclusief de inrichting van de (verbijzonderde) interne controle

B.

De informatievoorziening (signaalfunctie) tussen het SCD en de klantorganisaties

C.

De genomen interne beheersmaatregelen tussenrekeningen bij klantorganisaties

A. Procesbeschrijvingen tussenrekeningen Elke klantorganisatie weet dat een deel van de interne controle omtrent tussenrekeningen belegd is bij het SCD. Men is echter niet altijd bekend met de gestandaardiseerde werkwijzen van het SCD. De interne financiële processen en beheersmaatregelen zijn bij de klantorganisatie niet altijd afgestemd op de SCD processen. Verder hanteert niet elke klantorganisatie een actueel interne controleplan om invulling te kunnen geven aan de verbijzonderde interne controle op tussenrekeningen. De afstemming met de interne controleprocessen van het SCD is dus grotendeels niet aanwezig. B. Informatievoorziening (signaalfunctie) tussenrekeningen De informatievoorziening inzake tussenrekeningen vanuit het SCD naar de klantorganisatie is niet altijd eenduidig en gestandaardiseerd. In voorkomende gevallen zijn separate afspraken met gemaakt met klantorganisaties als het gaat om specifieke wensen (bijvoorbeeld een afwijkende rapportage). C. Interne beheersmaatregelen tussenrekeningen bij organisaties Elke klantorganisatie heeft de beheersmaatregelen op eigen wijze ingericht. Dit is afhankelijk van de omvang van de klantorganisatie. Enerzijds wordt geleund op de interne beheersmaatregelen van het SCD, anderzijds zijn er organisaties met een (uitgebreid) eigen stelstel van interne controle. De controle is dus niet gestandaardiseerd geregeld. 3.3.2. Bevindingen specifiek (steekproeven) Voor wat betreft de tussenrekeningen van de klantorganisaties zijn binnen het SCD onder meer de volgende deelprocessen te onderkennen: A.

het proces van het juist, volledig en tijdig verwerken van memorialen in het financiële systeem

B.

het proces van het schonen van tussenrekeningen en het informeren van de klantorganisatie over de stand van zaken (signaalfunctie)

Natuurlijk zijn er met betrekking tot tussenrekeningen meerdere deel processen ondergebracht bij het SCD, maar in de eerste aanleg zijn voor deze audit punt A en B onderscheiden. De geformuleerde onderzoeksvragen bij punt A hebben een financieel technisch karakter. Is rekenkundig alles juist en volledig verwerkt op een tussenrekening? Hebben controllers en kredietbeheerders getekend op de aangeleverde memorialen? Uit de steekproeven is gebleken dat: -

De door klantorganisatie aangeleverde memorialen zijn juist en volledig verwerkt in de financiële administratie;

-

Incidenteel ontbreekt een autorisatie op een aangeleverde memoriaal. In aantal gevallen ontbreekt structureel een autorisatie van een memoriaal. Dat blijkt afgesproken te zijn met de klantorganisatie;

-

Incidenteel is geen “verplichte” documentatie / onderbouwing aanwezig en is de documentatie niet aan te sluiten met de boeking.

Het SCD is in 2011 gestart met de digitale aanlevering van memorialen. De interne beheersmaatregelen op het gebied van autorisatie van memorialen worden aangescherpt. Het proces genoemd onder punt B kon niet vertaald worden in specifieke onderzoeksvragen voor wat betreft de signaalfunctie. Omdat er verschillende afspraken zijn met de klantorganisaties aangaande de signaalfunctie en er verschillende vormen zijn van dossiervorming zijn er vooralsnog geen objectieve criteria gevonden om de gang van zaken te controleren met betrekking tot de informatievoorziening aan de kant van het SCD. Het SCD heeft laten weten dat er in 2011 wel plannen zijn om de signaalfunctie verder vorm te geven. Bij de gemeente Dordrecht loopt een pilot voor het dagelijks (digitaal) klaarzetten van lijstwerk inzake tussenrekeningen.


pagina 8

4. Conclusies en aanbevelingen 4.1. Crediteuren Ten opzichte van 2009 is bij DCB een kwaliteitsslag in de AO/IC waarneembaar door het toevoegen van extra controlelijsten. Naar aanleiding van de bevindingen bij de controle van de reguliere facturen concluderen wij dat elke klantorganisatie haar eigen invulling geeft aan de inrichting van en taken in de digifac routes. Ook de informatievoorziening omtrent het crediteurenproces is verschillend vorm gegeven. Vanuit de gedachte dat standaardisering binnen de regio tot efficiencywinst en uniforme kwaliteit leidt, adviseren wij de klantenorganisaties in samenwerking met het SCD het crediteurenproces op de essentiële taakonderdelen te beschrijven en aan deze procesbeschrijving bekendheid te geven, zodat de medewerkers die bij de afhandeling van facturen zijn betrokken, precies weten wat van hen verwacht wordt. Weliswaar hebben de meeste klantorganisaties aangegeven dat er procesbeschrijvingen zijn, maar elke klantorganisatie verstaat hier iets anders onder, zoals bijvoorbeeld werkinstructies digifac in Mozaiek of de inrichting van digifac zelf waarin de procesgang wordt afgedwongen. Voorts adviseren wij klantorganisaties die aangeven niet alle routes te gebruiken, om een opschoningsactie uit te voeren. Andere klantorganisaties zouden kunnen onderzoeken of er ook bij hen routes zijn die niet gebruikt worden. Een kortere routelijst is efficiënter en minder foutgevoelig. Bij dagbatch betalingen is er frictie tussen enerzijds opzet en bestaan en anderzijds de werking van de AO/IC. Dat doet zich vooral gelden bij de categorie “spoedfacturen”. De steekproef heeft aangetoond dat er niet altijd een duidelijke lijn in de afhandeling van dit soort facturen is waar te nemen. Het is voor DCB vrijwel onmogelijk om te beoordelen of een factuur terecht is geautoriseerd zonder gedetailleerde kennis te hebben van de invulling van het budgethouderschap en de mandaatregels bij de klantorganisaties. Verder is niet altijd vast te stellen of er daadwerkelijk sprake is van “spoed”. De aanbevelingen voor de dagbatch facturen zijn: A.

Het minder snel accepteren van “spoedfacturen” via een dagbatch. Daartoe kunnen diverse oplossingrichtingen worden uitgewerkt: in samenwerking met de klantorganisatie komen tot een “spoedroute” in digifac, met daarin door de klantorganisatie aangewezen functionarissen. Centrale doelstelling: zoveel mogelijk facturen via een reguliere route en beperken van de uitzonderingen.

B.

De opzet en het bestaan van de AO/IC duidelijk beschrijven en vastleggen voor de categorie “spoedfacturen”. Klantorganisaties beter informeren en uiteindelijk de balans vinden tussen goede dienstverlening en werkbare oplossingen. Een voorbeeld van hoe dat kan is de betaling van de stembureau leden. Een zelfde procedure kan door DCB worden opgesteld voor spoedfacturen.

4.2. Debiteuren Wat betreft de rechtmatigheid kan worden gesteld dat het opboeken van vorderingen geschied op basis van brondocumenten die de oorsprong vinden in de begroting en/of bestuursbesluiten en uitvoering van taken. In een aantal individuele gevallen is de onderbouwing niet optimaal en roepen vragen op. In deze gevallen leidt direct contact tussen het SCD en de desbetreffende klantorganisatie tot een oplossing. Concrete aanbeveling hierbij is om de over te gaan tot het invoeren van een standaard webformulier opboeken debiteuren met aanlevereisen. Dit bevordert een gestroomlijnd gestandaardiseerd opboekproces. Aangesloten klantorganisaties dienen duidelijkere afspraken te maken met betrekking tot wie verantwoordelijk is voor het invorderingsproces. Het proces van invordering is niet altijd duidelijk te volgen in K2F. De hiertoe beschikbare schermen zijn niet altijd of gedeeltelijk gevuld. Het ontbreken van een up to date informatievoorziening werkt verstoren de in communicatie met de kredietbeheerder of deurwaarder. De managementinformatie over openstaande nota’s die in aanmerking komen voor overdracht naar een deurwaarder worden niet frequent beschikbaar gesteld richting de klantorganisaties. Anderzijds wordt door de klantorganisaties ook niet altijd adequaat gereageerd op de rapportages. Het uiteindelijke gevolg hiervan is dat er geen adequaat proces van invordering is op nota’s. Aanbeveling is dan ook om de informatievoorziening te structureren en te verbeteren en met de klantorganisaties afspraken te maken over verdere afhandeling en deze afspraken vast te leggen in procesafspraken.


pagina 9

Bij het proces van invordering is veelal sprake van maatwerk. In de praktijk is een één op één benadering met een kredietbeheerder de beste oplossing. Echter, wel gebaseerd op de standaard afspraken zoals uit bovenstaande aanbeveling.

4.3. Tussenrekeningen Onduidelijkheid bestaat over de afbakening van de werkzaamheden op het gebied van interne controle op de tussenrekeningen tussen het SCD en de diverse klantorganisaties. Binnen het SCD zijn duidelijke interne processen en procedures opgesteld en beschikbaar. Tijdens de audit is geconstateerd dat de inrichting van het totale beheersingsysteem en de informatierol die het SCD daarin heeft sterker uitgebouwd moet worden naar de klantorganisaties. Het valt op dat klantorganisaties, met een op het oog sterke eigen beheersorganisatie, het SCD op een positieve manier uitdagen om van elkaar te leren en om klant- en SCD-processen te stroomlijnen. Verder wordt geconcludeerd dat het SCD de aangeleverde memorialen juist en volledig verwerkt op de tussenrekeningen van de klantorganisaties. De kwaliteit van de aangeleverde documentatie bij een memoriaal blijft echter een aandachtspunt. Het is van belang dat het SCD de klantorganisatie blijft wijzen op het belang hiervan. De aanbevelingen hebben onder meer betrekking op de afstemming van de beheersmaatregelen tussen het SCD en de klantorganisaties. -

Mogelijkheden onderzoeken om maandelijkse afsluitingen van tussenrekeningen in te voeren;

-

Het introduceren van een periodieke gestandaardiseerde rapportage tussenrekeningen;

-

Afstemming SCD processen met beheersprocessen klantorganisaties;

-

Onderzoeken mogelijkheden voor het sterker inrichten van een verbijzonderde interne controlefunctie bij klantorganisaties;

-

Het organiseren van centrale bijeenkomsten waar centrale afspraken kunnen worden gemaakt met de klantorganisaties ten aanzien van aanlevering en gevraagde documentatie.


pagina 10

Rapportage regionale interne audits 2010

Recommend Documents