Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review. Meerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)

Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review Meerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)

Inhoudsopgave

Inleiding

3

1. Interne energieaudits 1.1 Algemene introductie 1.2 Interne energieaudits 1.2.1 Documentatie en audits 1.2.2 Waarom interne audits? 1.2.3 Interne auditor energie 1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits 1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit 1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit 1.2.7 Rapportage van de auditresultaten 1.2.8 Bewaken en opvolgen van openstaande tekortkomingen 1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review 2. Management Review 2.1 Algemene introductie 2.2 Commitment van de directie 2.3 Management review 2.3.1 Voorbereiding van de management review 2.3.2 Beoordeling van de input Bijlage 1: Planning voor energieaudits

4 4 5 5 6 6 6 7 8 9 10 11 12 12 13 13 13 13 14

Bijlage 2:

BasisCheck Energiezorg© 15

Bijlage 3:

Voorbeeld Energie auditrapport

20

Bijlage 4:

Voorbeeld Formulier tekortkomingen

21

2 | Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review

Inleiding

Deze handreiking biedt praktische ondersteuning bij twee belangrijke onderdelen van energiemanagement: het opzetten van een interne audit en een management review. Vooral bedrijven die geen of weinig ervaring hebben met managementsystemen zullen hiermee op weg geholpen worden. prestatie

continue verbetering plan act

do check

borging tijd

Beide onderdelen zijn een logisch vervolg op geplande en al genomen energiebesparende maatregelen. Het is een toetsing of de maatregelen effect hebben (gehad), of ze bijgesteld moeten worden en of er eventuele vervolgmaatregelen nodig zijn. In de regelkring van continue verbetering, geïllustreerd door de Cirkel van Deming (zie afbeelding hiernaast), vinden we interne audits in de fase ‘Check’ en management review in de fase ‘Act’.

Interne energieaudits De interne audits worden genoemd in de Referentie Energiezorg© onder: 4 Controle en corrigerende maatregelen 4.4 Energieaudits 4.4.1 Er worden regelmatig, maar minimaal eens per jaar, interne audits uitgevoerd met betrekking tot het aspect energie zoals verwoord in deze specificatie (kan onderdeel zijn van andere managementsystemen) om de werking van het systeem te controleren. 4.4.2 De resultaten van de audit worden gerapporteerd aan het management. Daarnaast komen de interne energieaudits ook aan bod in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 19, 20, 21 en 22.

Rapportage aan het management en evaluatie Deze zijn terug te vinden in de Referentie Energiezorg© onder: 5 Betrokkenheid directie 5.1 Evaluatie 5.1.1 Het energiemanagementsysteem of het energieaspect binnen een ander managementsysteem, wordt periodiek, maar minimaal jaarlijks, beoordeeld door de directie op toepasselijkheid, adequaatheid en effectiviteit. Verder worden de management review en evaluatie genoemd in de BasisCheck Energiezorg© onder de vragen 23, 24, 25 en 26.


1. Interne energieaudits

1.1 Algemene introductie Het energiemanagementsysteem van een organisatie bestaat onder meer uit: • energiebeleid, • een energieaspectenregister, • een meetsysteem voor energiegebruik, • een onderhoudssysteem voor de energiegebruikers, • en beheersmaatregelen zoals taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, procedures en werkinstructies. Dit energiemanagementsysteem is gedocumenteerd en geïmplementeerd in de organisatie. Noodzaak voor energieaudit Doordat de meeste organisaties aan verandering onderhevig zijn (wijzigingen in gebouwen, machines, mensen en werkwijzen) is het noodzakelijk om de vastgestelde werkwijze in het energiemanagementsysteem periodiek te onderwerpen aan een interne audit.

ID E BELE I G ER EN Corrigerende en preventieve maatregelen

AC

CK CH E

Monitoring Energiezorg audits

Doel- en taakstellingen

PL

Programma

TBV

O

T

D

Registraties

Energieaspecten

AN

Controle en meting

Energiebeleidsverklaring Wettelijke eisen

Management review Evaluatie

Doelstelling energieaudit Als een organisatie energiemanagement heeft ingevoerd, is het belangrijk om te weten of de bedrijfsdoelstellingen op het gebied van energie en van energiemanagement (continue en structurele aandacht voor verbetering van de energie-efficiency) worden gehaald. Worden de (nieuwe) werkafspraken en instructies door het personeel nageleefd? Wordt energie werkelijk meegenomen bij belangrijke beslissingen? Zijn er knelpunten of verbetermogelijkheden aan te wijzen? Een interne energieaudit geeft antwoord op deze vragen. Tegelijkertijd geeft uw organisatie met het uitvoeren van een interne audit invulling aan de Check-fase uit de Cirkel van Deming. Hieronder ziet u een gedetailleerde illustratie van Deming’s regelkring Plan, Do, Check, Act.

Opleiding en bewustwording

Communicatie Documentenbeheer Beheersmaatregelen

Schematisch overzicht regelkring (cyclus) Plan, Do, Check, Act:


Gevolgen energieaudit Het resultaat van een interne audit kan zijn dat een werkwijze moet worden aangepast of dat het gedocumenteerde systeem moet worden aangepast (Act-fase).

Samenvatting introductie: 1. Plan Plan zoals je het wil doen: het documenteren van het systeem 2. Do Doen wat is gepland: implementeer de gedocumenteerde werkwijze 3. Check Controleer of aan de vastgestelde werkwijze wordt voldaan: toon de implementatie aan door middel van interne audits 4. Act Neem actie als niet wordt voldaan: corrigerende en preventieve maatregelen en de jaarlijkse management review van het energiemanagementsysteem

Meer informatie over documenteren vindt u in de Agentschap NL-publicatie ‘Energiemanagement Handreiking Documenteren’.

1.2 Interne energieaudits 1.2.1 Documentatie en audits Een zorgvuldig gedocumenteerd en actueel energiemanagementsysteem geeft de auditor inzicht in wat de organisatie doet (of heeft afgesproken) op het gebied van energie-efficiency, taken en verantwoordelijkheden, werkwijzen et cetera. Hierdoor is het energiemanagementsysteem te toetsen en te meten. Welke documenten? In het gedocumenteerde energiemanagement systeem wordt vastgelegd welke onderdelen van energiemanagement aantoonbaar moeten zijn. De aantoonbaarheid is weer van belang om aan te tonen dat het managementsysteem werkt. In de Referentie Energiezorg© is exact terug te vinden welke zaken aantoonbaar moeten zijn. Het gebruik van de BasisCheck Energiezorg© is hierbij een praktisch hulpmiddel (zie § 1.2.6).

Voordelen van documentatie: • Het biedt hulp bij het consistent invoeren van ‘best practices’ > dat zijn de diverse praktische oplossingen om de energie-efficiency van processen of apparatuur te verbeteren; • Het borgt een eenduidige en uniforme werkwijze; • Het beheerst voorkomende wijzigingen: de organisatie weet direct wat er gedaan moet worden als er iets verandert en overziet snel de consequenties; • Het is richtinggevend bij het trainen en instrueren van (nieuwe) medewerkers; • Het is een belangrijk communicatiemiddel: taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden liggen vast en daar kunnen de medewerkers op aangesproken/ beoordeeld worden.


1.2.2 Waarom interne audit? Voordelen van een energieaudit: 1. Het geeft inzicht in het nakomen van gemaakte afspraken rondom energiemanagement. Met andere woorden: het geeft een organisatie inzicht in het functioneren van het energiemanagementsysteem. 2. Door het uitvoeren van een interne audit kan een organisatie (laten) vaststellen of zij voldoet aan de voor haar geldende weten regelgeving ten aanzien van energiemanagement. Met andere woorden: een interne audit toont ook aan of een organisatie ’in compliance’ is. 3. De resultaten van een interne audit dienen als input voor de management review. Het gaat namelijk vooral om wat je met de resultaten doet (zie § 2.3.1). Op die manier krijgt een organisatie de mogelijkheid om haar energiemanagementsysteem te verbeteren en verder te besparen op de kosten. 4. Als het energiemanagementsysteem is geïntegreerd in andere managementsystemen (bijvoorbeeld ISO 9001, ISO 14001 of HACCP), kunnen de interne energieaudits gecombineerd worden met de reguliere audits van deze managementsystemen.

1.2.3 Interne auditor energie Taakomschrijving De rol van de interne energieauditor is te omschrijven als een vertegenwoordiger van de directie, die in opdracht van de directie onderzoekt of de organisatie nog voldoet aan de eisen van energiemanagement. Opleiding en kennis De interne auditor moet beschikken over in ieder geval de basis auditvaardigheden. Daar bestaan specifieke trainingen voor. Om de auditvaardigheden op voldoende niveau te houden, geldt als vuistregel dat jaarlijks minimaal twee audits uitgevoerd moeten worden. Daarnaast moet de interne auditor beschikken over kennis van de Referentie Energiezorg©.

Objectiviteit en onafhankelijkheid Zoals bij alle audits, moet de interne auditor objectief en onafhankelijk staan tegenover het proces dat wordt getoetst. Dat wil zeggen dat een auditor nooit zijn eigen werk mag toetsen. Het aantal interne auditoren is afhankelijk van de omvang van het bedrijf en de complexiteit van het ingevoerde energiemanagementsysteem.

1.2.4 Uitgangspunten voor interne energieaudits Om interne energieaudits zorgvuldig én gericht uit te kunnen voeren, is het van belang dat de uitgangspunten helder zijn. Voordat de auditoren aan het werk gaan, moet de directie en/of het management van de organisatie stilstaan bij de volgende zaken: • Wat is het doel van de audit? • Wat is de basis van de audit? • Wat is de reikwijdte van de audit? Doel van de energieaudit Er zijn verschillende redenen waarom een energiemanagementsysteem wordt geaudit. Voorafgaand aan de audit moet voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat het doel is van de interne audit. Bijvoorbeeld: • Vaststellen of het energiemanagementsysteem voldoet aan de eisen van de eigen organisatie (het energiebeleid); • Vaststellen of het energiemanagementsysteem is geïmplementeerd; • Vaststellen of het energiemanagementsysteem voldoet aan de eisen van de Referentie Energiezorg©; • Vaststellen of de organisatie voldoet aan relevante wetgeving; • Verbeteren van het energiemanagementsysteem.


Basis van de energieaudit Om een goede energieaudit uit te kunnen voeren, moet er binnen de organisatie worden vastgesteld welke auditcriteria worden gehanteerd. Deze criteria omvatten het toetsingskader waarbinnen de energieaudit wordt uitgevoerd; de criteria helpen derhalve bij de beoordeling of de getoetste onderdelen wel of niet in orde zijn. Voorbeelden zijn de afspraken binnen het eigen energiemanagementsysteem van de organisatie, de Referentie Energiezorg©, het energieaspectenregister en/of relevante weten regelgeving. Reikwijdte van de energieaudit Bij het vaststellen van de reikwijdte (de scope) bepaalt de organisatie welk deel van het energiemanagementsysteem en welk deel van de organisatie worden geaudit. Bijvoorbeeld alleen de technische dienst voor een controle op werkinstructies, of een inkoopafdeling. Tijdens de audit kunnen verschillende onderwerpen beoordeeld worden die te maken hebben met het energiemanagementsysteem. Het kunnen echter alleen onderwerpen zijn die zijn vastgelegd en gedocumenteerd in het betreffende energiemanagementsysteem. Denk bijvoorbeeld aan specifieke procedures op de werkvloer, de volledigheid van het energie aspectenregister, onderhoud door de technische dienst, voortgang van verbeterprojecten, enzovoort. Samenvatting uitgangspunten: 1. Vóór aanvang van een interne energieaudit moet de organisatie overeenstemming hebben bereikt over drie uitgangspunten: • Doel • Auditcriteria (de basis) • Reikwijdte 2. Als energiemanagement is gekoppeld aan een bestaand managementsysteem, moet energiemanagement worden meegenomen in de reguliere audits. Ook dan moet de organisatie een besluit nemen ten aanzien van de vermelde uitgangspunten. Doel hiervan is te borgen dat de interne auditoren zich voorbereiden op alle energiemanagement-gerelateerde onderwerpen, en deze ook daadwerkelijk toetsen en rapporteren.

1.2.5 Planning en voorbereiding van de interne energieaudit Coördinator interne energieaudits Het verdient aanbeveling om één medewerker de rol van coördinator interne energieaudits te geven. De coördinator is daarmee verantwoordelijk voor (en bewaakt dus) het gehele interne auditproces van de organisatie. Het auditproces ziet er schematisch als volgt uit: planning analyse

aankondiging

rapportage

voorbereiding

audit opvolging corrigerende maatregelen

Uitgangspunten helder? Dan plannen! Wanneer de uitgangspunten helder zijn, kunnen de interne energieaudits worden gepland. Dit gebeurt in samenspraak tussen de coördinator interne energieaudits en degene die verantwoordelijk is voor het energiemanagement systeem (bijv. een lid van het management, het hoofd Technische Dienst of de ISO- of HACCP-verantwoordelijke). De planning voor interne energieaudits bestaat vooraleerst uit een driejarenplanning ter invoering van het energiemanagementsysteem. Daarna is een jaarplanning nodig waarin het gehele systeem aan bod komt tijdens interne audits. Voor onderdelen die kritisch zijn (met betrekking tot het energiegebruik en/of de kosten) is het raadzaam om deze meer dan één keer per jaar door te lichten. In bijlage 1 staat een voorbeeld van een planning.


Tijdens de implementatiefase van energie management (gedurende drie jaren) wordt de planning voor energieaudits op hoofdlijnen vastgelegd. In de daaropvolgende jaarplanningen legt een organisatie op detailniveau vast: • welk proces er wordt geaudit, • welke locatie of afdeling, • wanneer, • door welke auditor, • en op welk onderwerp. Andere overwegingen die komen kijken bij het opstellen van een jaarplanning, zijn: • Tekortkomingen en aandachtspunten uit vorige interne energieaudits; • Beschikbaarheid van de auditoren en auditees (de geïnterviewden); • Expertise van de auditoren (is er extra training/ opleiding nodig?). Voorbereiding Voordat de interne audits uitgevoerd kunnen worden, moeten deze worden gepland en op tijd gecommuniceerd richting de medewerkers die geïnterviewd worden (de zogeheten auditees). Uiteraard dienen de auditoren de energieaudits zorgvuldig voor te bereiden, gebaseerd op de drie uitgangspunten doel, auditcriteria en reikwijdte. Deze bepalen immers welke documenten de auditor moet doornemen ter voorbereiding van de audit. Denk bijvoorbeeld aan het energieaspectenregister, doelstellingen uit het energiebeleid van de organisatie en het energie-efficiencyplan (EEP), bedrijfsprocedures en instructies waarin beheersmaatregelen zijn beschreven. Aan de hand van deze voorbereiding kan de auditor een aandachtspuntenlijst opstellen die tijdens de audit als leidraad dient.

1.2.6 Uitvoering van de interne energieaudit Na de planning en de voorbereiding kunnen de interne energieaudits worden uitgevoerd. De auditees kunnen zowel leden van het managementteam als medewerkers op de werkvloer zijn. BasisCheck Energiezorg© als leidraad Om ervoor te zorgen dat bij het uitvoeren van interne audits alle onderdelen uit de Referentie Energiezorg© aan bod komen, is het raadzaam om de BasisCheck als leidraad te gebruiken. Om de interviews in goede banen te leiden, is er een aantal ‘gouden’ regels opgesteld voor de auditoren: • Geef een heldere introductie: wie ben je, waarom ben je er, wat ga je doen en hoe lang gaat het duren; • Geef aan dat je het energiemanagementsysteem komt toetsen en dat de audit géén persoonlijke beoordeling is; • Probeer informatie te vergaren aan de hand van open vragen, waarmee je indirect antwoord krijgt op de vragen uit de BasisCheck. Als auditor moet je aan de hand van de antwoorden en criteria bepalen of er wordt voldaan aan het gevraagde; • Luister actief: herhaal antwoorden om te controleren of je het goed begrepen hebt; • Verifieer in documenten/registraties of hetgeen je gehoord hebt ook klopt; • Los geen problemen op; je bent er om verbeterpunten te vinden. Oplossingen komen later. In bijlage 2 is de tekst opgenomen van de BasisCheck Energiezorg©.

Er is sprake van een tekortkoming of een verbeterpunt wanneer de dagelijkse praktijk niet in overeenstemming is met de afspraken in het energiemanagementsysteem. Bijvoorbeeld als werkinstructies of procedures niet worden nageleefd. Of als de dagelijkse praktijk niet voldoet aan de beoordelingscriteria die de organisatie heeft vastgesteld.


1.2.7 Rapportage van de auditresultaten Als de energieaudit is uitgevoerd, stellen de auditoren een auditrapport op. Tips voor auditoren: • Wacht niet te lang met het maken van de rapportage na de energieaudit. • Formuleer objectief. • Laat de auditees van tevoren een concept van het verslag lezen. • Zorg dat de rapportage voldoende concrete informatie bevat waarmee de organisatie zich later kan verbeteren. • Verwerk géén oplossingen voor de geconstateerde tekortkomingen in de rapportage.

Het doel van een auditrapport is tweeledig: • Aantoonbaar maken dat de audit is uitgevoerd; • Informatie aandragen om eventuele corrigerende dan wel preventieve maatregelen te nemen om de geconstateerde tekortkomingen en verbeterpunten aan te pakken. De inhoud van een auditrapport moet altijd de volgende zaken bevatten: • Elk rapport moet een unieke aanduiding hebben zodat het rapport gekoppeld kan worden aan de auditplanning. Dit kan bijvoorbeeld door het auditrapport van titel en datum te voorzien; • Een overzicht van de auditor(en), de getoetste procedures en afdeling(en); • In het rapport moeten de reikwijdte en het doel van de audit vermeld worden, inclusief de documenten waarop de audit gebaseerd is;

• In het rapport moet objectief bewijs worden opgenomen waaruit blijkt of het energie managementsysteem voldoet aan de criteria, dan wel verbetering behoeft; • Geconstateerde tekortkomingen. Formulering tekortkomingen Tekortkomingen moeten zo objectief mogelijk worden geformuleerd. Zo weet degene die verantwoordelijk is voor het oplossen van de tekortkoming duidelijk wat het feitelijke probleem is en waar hij aan toe is. Een goed geformuleerde tekortkoming bevat de volgende onderdelen: • Een probleemomschrijving – waarom is de tekortkoming een probleem? • Met welke auditcriteria is het geconstateerde in tegenspraak? • Objectief bewijs (concrete feiten) dat de tekortkoming onderbouwt. Een voorbeeld: “Oven 2 heeft geen onderhoud gehad conform de vastgestelde onderhoudsplanning (omschrijving probleem). In document X van datum Y (auditcriterium) staat vermeld dat jaarlijks onderhoud moet worden gepleegd. Conform de registratie Z dateert het laatste onderhoud van 2 jaar geleden (objectief bewijs).” In bijlage 3 staat een voorbeeld van een energieauditrapportage. Indeling tekortkomingen De auditoren kunnen de geconstateerde tekortkomingen rangschikken aan de hand van de volgende twee gradaties: • Scope / Reikwijdte van de verbeteringsmogelijkheden – om suggesties aan te geven welke verdere verbeteringen mogelijk zijn. • Non conformity – toe te passen bij tekortkomingen waarbij een duidelijke afwijking van het gedocumenteerde energiemanagementsysteem is geconstateerd. Opvolging tekortkomingen De auditoren identificeren de tekortkomingen, maar de direct verantwoordelijken stellen de verbetervoorstellen op. Samen bepalen zij de concrete termijnen waarbinnen de corrigerende maatregelen genomen dienen te worden. Het geplande verbeterproces wordt vervolgens door de betreffende auditor gemonitord.


1.2.8 Bewaken en opvolgen van de openstaande tekortkomingen Om de geconstateerde tekortkomingen uit de interne energieaudit te bewaken en op te volgen, kan het volgende overzicht worden gebruikt:

AUDITOR

AUDITEE / VERANTWOORDELIJKE

identificeert afwijking

schrijft afwijkingsrapport

schrijft afwijkingsrapport

onderlinge afstemming over datum

• verifieert genomen corrigerende maatregel(en) en doeltreffendheid • sluit het afwijkingsrapport

Verantwoordelijkheden Samenvattend kunnen we stellen dat de auditor verantwoordelijk is voor het opstellen en rapporteren van eventuele tekortkomingen. De auditee (of de verantwoordelijke manager van de afdeling waar de tekortkoming is geconstateerd) is verantwoordelijk voor het oplossen van de tekortkoming. Overzicht tekortkomingen Om te voorkomen dat openstaande tekortkomingen niet worden opgelost, is het aan te aanbevelen dat de coördinator interne energieaudits een overzicht heeft van openstaande tekortkomingen.

• onderzoekt oorzaak en registreert resultaat • besluit welke maatregel(en) genomen moet(en) worden om oorzaak weg te nemen • voert maatregelen uit • verifieert

In zo’n overzicht is minimaal de volgende informatie opgenomen: • De tekortkoming inclusief gradatie ‘reikwijdte van de verbeterings-mogelijkheden’ of ‘non conformity’; • De plaats waar de tekortkoming is geconstateerd; • De naam van de verantwoordelijke manager; • De naam van de auditor; • De voorgestelde termijn waarbinnen de corrigerende maatregel is genomen. Taak auditcoördinator De auditcoördinator heeft als taak de auditoren aan te sturen als het gaat om de opvolging van alle geconstateerde ‘non conformities’. Hiermee wordt bedoeld dat de auditor die de tekortkoming heeft geconstateerd tevens bepaalt of, en in hoeverre, een adequate corrigerende maatregel is genomen om de geconstateerde tekortkoming op te lossen.


1.2.9 Analyse resultaten interne audit voor de management review Het is de bedoeling dat de interne energieaudits elk jaar worden geëvalueerd als onderdeel van de management review. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende informatie die specifiek wordt besproken en beoordeeld: • Zijn de interne audits volgens planning uitgevoerd? • Zijn alle geconstateerde tekortkomingen opgelost volgens planning? • In hoeverre is er sprake van dat de basale oorzaken van de tekortkomingen min of meer gelijk zijn? Ofwel: is er sprake van een trend?


2. Management review

2.1 Algemene introductie Het streven naar continue verbetering van de energieprestaties van een organisatie, is opgenomen in de energiebeleidsverklaring die is ondertekend door de directie. Energiebeleid is als het ware ‘de motor’ die de regelkring van continue verbetering, ofwel de Cirkel van Deming (zie de afbeelding hieronder), aan het rollen houdt.

LEID IE BE G R E EN Corrigerende en preventieve maatregelen

Energiebeleidsverklaring Energieaspecten Wettelijke eisen

AC

CK CH E

Monitoring Energiezorg audits

Programma

TBV

D

Controle en meting

Doel- en taakstellingen

PL

AN

Evaluatie

T

O

Management review

Registraties

Een energiemanagementsysteem helpt een organisatie om de energieprestaties te beheersen (te borgen) en te verbeteren. In de inleiding lazen we al, dat interne energieaudits in de Check-fase gesitueerd zijn. De management review en evaluatie vinden we in de Act-fase.


Communicatie Documentenbeheer Beheersmaatregelen

De cyclus binnen de Cirkel van Deming staat ook wel bekend als: Plan, Do, Check, Act. Kenmerkend is de continue evaluatie van de doelstellingen in alle fasen van de cyclus. Hierin ligt ook de flexibiliteit van het systeem besloten.


2.2 Commitment van de directie Het is van essentieel belang dat de directie zich commiteert aan het energiemanagementsysteem, als voorwaarde om te komen tot een goede implementatie van het zorgsysteem. Om nu te borgen dat de organisatie continu verbetert op het gebied van energiemanagement én dat hiervoor voldoende (financiële) middelen beschikbaar zijn, mag de organisatie van de directie verwachten dat zij minimaal één keer per jaar het volledige energiemanagementsysteem evalueert in de vorm van de management review.

2.3 Management review Monitoring ≠ management review Het is een misvatting om te denken dat het monitoren van het energiegebruik van een organisatie hetzelfde is als het uitvoeren van een directiebeoordeling. Immers, tijdens de management review dient het gehele energiemanagementsysteem te worden beoordeeld; monitoring van het gebruik is slechts één van de onderdelen. Doelstelling management review Het doel van de directiebeoordeling kan als volgt worden verwoord: Beoordelen of het energiemanagementsysteem is geïmplementeerd (zoals gepland in het energiebeleid van de organisatie) en of het energiemanagementsysteem concreet bijdraagt aan het verbeteren van de energieprestaties van de organisatie.

2.3.1 Voorbereiding van de management review Over het algemeen verzamelt de verantwoordelijke voor het energiemanagementsysteem alle informatie die nodig is voor de directiebeoordeling. Vervolgens analyseert hij/zij de verzamelde informatie en rapporteert deze aan de directie. De analyse fungeert aldus als ‘ input’ voor de directiebeoordeling.

Kritische onderwerpen In de management review moeten minimaal de volgende onderwerpen aantoonbaar (dus vastgelegd) worden besproken en beoordeeld door de directie: • De energieprestatie van het bedrijf (eventueel in vergelijking tot meerdere jaren op basis van specifiek energiegebruik); • Naleving van weten regelgeving; • Naleving van het eigen energiebeleid; • Voortgang van de doelstellingen; • Resultaten van interne audits; • Uitzonderlijke situaties met betrekking tot energiegebruik (calamiteiten, veranderingen, uitbreiding en dergelijke). prestatie

continue verbetering plan act

do check

borging tijd

2.3.2 Beoordeling van de input Op basis van de analyse kan de directie zich een beeld vormen van de effectiviteit (de doeltreffend heid) en de efficiëntie (het verkrijgen van het grootst mogelijk resultaat met de minste inspanning) van het energiemanagementsysteem. Zoals vermeld in de vorige paragraaf, moet de beoordeling van deze analyse door de directie worden vastgelegd inclusief een overzicht van eventuele verbeteracties. Deze werkwijze borgt tegelijkertijd dat vermelde verbeteracties daadwerkelijk zijn geïdentificeerd en dus kunnen worden opgevolgd. Aan de hand van de management review worden de doelstellingen voor de energieprestatie en het energiemanagementsysteem voor het opvolgende jaar vastgesteld. Op die manier is de cirkel weer rond!


Bijlage 1: Planning voor energieaudits

Afdelingen: Directie Productie Kantoor Personeelszaken Inkoop Technische dienst Energieverantwoordelijke

Jaar 1 Q1 Q2

Q3

x

x

Q4 x

Jaar 2 Q1 Q2

Q3

x

x

x x x

Q4 x

Jaar 3 Q1 Q2

Q3

x

x

x x x x

x x

Q4 x

x x x x

x

x x

x

x

Toelichting: In onderstaand overzicht worden voorbeelden gegeven van onderwerpen die bij de diverse audits aan bod kunnen komen Afdeling: Directie Productie

Kantoor Personeelszaken Inkoop Technische dienst Energieverantwoordelijke

Onderwerpen: Energiebeleid, externe communicatie, investeringen, directiebeoordeling, behalen van doel- en taakstellingen Beheersing van werkzaamheden (bijv. productieplanning, ingebruikname van machines, werkzaamheden door derden), interne communicatie over de energieprestaties, monitoring en meting van energieprestaties (bijv. bewakingsverslagen), doel- en taakstellingen Interne communicatie over de energieprestaties Opleidingsproces van medewerkers (inclusief vaststellen van benodigde trainingen en/of opleidingen, en het volgen van trainingen) Inkoop van machines en diensten Uitvoeren van correctief en preventief onderhoud Documentbeheer, monitoring en meting van energieprestaties, nemen van corrigerende maatregelen


Bijlage 2: BasisCheck Energiezorg©

Bedrijf: Datum: Ingevuld door: Gezien management: BasisCheck Energiezorg© (versie van 07-06-2005) rev. november 2011

“2j” verplicht binnen 2 jaar (19 vragen), “3j” verplicht binnen 3 jaar (7), overige facultatief (14)

Resultaat: Energieaspect = alles wat leidt tot energie gebruik. Alles wat het energiegebruik van de bedrijfsactiviteiten voor- of nadelig kan beïnvloeden, is een energieaspect. Denk aan techniek (bijv. installaties en inregeling), organisatie (bijv. werkprocessen en onderhoud) en gedrag (bijv. navolging van werkinstructies).

Dit is een blanco BasisCheck

A

Basis informatie

Opmerkingen:

1.

Zijn de energiegebruiken bekend en beschikbaar (bijvoorbeeld in het EEP of uit uw monitoring informatie)?

c

Ja

2j

2.

Heeft de organisatie op basis van de energiegebruiken de belangrijke energieaspecten bepaald (zie bovenstaande definitie) en heeft men dit bij de tijd gehouden?

c

Ja

2j


B

Implementatie en uitvoering

B.1

Structuur en verantwoordelijkheid

3.

Zijn taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (T.B.V.) vastgesteld voor medewerkers betrokken bij energiemanagement (bijv. energieaspecten, energiegebruik, doelstellingen, corrigerende maatregelen, enz.) ?

c

Ja

2j

4.

Worden afdoende financiële middelen ter beschikking gesteld voor het beheersen en verbeteren van de energieprestatie (gebruik & efficiency)?

c

Ja

2j

B.2

Beheersing van de werkzaamheden

5.

Is afgesproken hoe het energiegebruik van de bedrijfsactiviteiten wordt beheerst?

c

Ja

6.

Geldt bij de uitvoering van de werkzaamheden dat:

c

c

Het energiebeleid bekend is bij alle relevante medewerkers en ernaar wordt gehandeld? Monitoringinformatie wordt gebruikt om het energiegebruik van processen te beheersen en te verbeteren? Bij de inkoop van goederen en diensten wordt gekeken naar de consequentie voor het energiegebruik (indien relevant krijgen toeleveranciers, aannemers en derden instructies m.b.t. energiegebruik)?

c

Ja

Opmerkingen:

Opmerkingen:

c

7.

Van de belangrijkste energiegebruikers (energieaspecten) wordt het gebruik regelmatig gemeten, geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd. Analyse vindt plaats in relatie tot productieprocessen (monitoring).

2j

2j


8.

De hiervoor genoemde monitoring bevat:

c c

Energiegebruik per afdeling of per proces. Financiële- of gebruikskentallen.

c

Streefgebruiken.

c

c

Energiegebruik van projecten (verbouwingen, groot onderhoud, etc.) (Grafische) trendanalyse.

c

Ja

9.

Relevante meters worden naar behoren onderhouden en indien nodig gekalibreerd.

B.3


10.

Is de noodzakelijke kennis en informatie op gebied van efficiënt energiegebruik bekend en zijn de medewerkers die het energiegebruik kunnen beïnvloeden geïnstrueerd en/of opgeleid?

B.4

Communicatie

11.

Wordt intern regelmatig over de energieprestatie en energie management gesproken op uitvoerend- en management niveau?

c

Ja

12.

Is afgesproken hoe en aan wie de energieprestaties bekend worden gemaakt?

c

Ja

13.

Is het energiebeleid beschikbaar voor externe belanghebbenden?

c

Ja

C

Energiebeleid, planning en verbetering

C.1

Energiebeleidsverklaring

14.

Is de energiebeleidsverklaring vastgesteld door het hoogste leidinggevende (operationele) niveau?

c

Ja

2j

15.

Is in de beleidsverklaring opgenomen dat de organisatie:

c

Voldoet aan relevante wetten, regels, andere onderschreven afspraken? Streeft naar continue verbetering van de energieprestatie en preventie van energiegebruik?

2j

Opmerkingen: c

Ja

3j

Opmerkingen: 3j

Opmerkingen:

c

2j


C.2

Doel- & taakstellingen en energiemanagementprogramma

16.

Is er een plan van aanpak om de energieprestatie te verbeteren, in overeenstemming met het beleid?

c

Ja

2j

17.

Bij het opstellen en beoordelen van de doelstellingen worden de volgende zaken in acht genomen:

c

De wettelijke en andere eisen.

2j

c

De belangrijke energieaspecten.

2j

c

De beste, beschikbare technieken (volgens bijv. de maatregelenlijsten van Agentschap NL). De verbetering van de indirecte energie-effecten, zoals die veroorzaakt worden door bijv.

2j

c

c

materiaalkeuze, transporteurs en/of toeleveranciers. Het tijdpad waarbinnen ze gerealiseerd moet worden.

Opmerkingen:

2j

2j

D

Documenteren

D.1

Documentatie (vastlegging) zorgsysteem

18.

Is vastgelegd (schriftelijk of elektronisch) hoe energie management werkt, en wordt er een relatie gelegd naar relevante instructies en procedures?

E

Audits, maatregelen en evaluatie

E.1

Energieaudits

19.

Wordt, minimaal één keer per jaar een interne audit van het energiemanagementsysteem uitgevoerd en wordt over de werking gerapporteerd aan het management?

c

Ja

3j

20.

In de energieaudits wordt bepaald of medewerkers de werkwijzen (vastgesteld ten aanzien van energiegebruik) volgen en afspraken nakomen. In de energieaudits wordt bepaald of de activiteiten op het gebied van beheersing van energiegebruik voldoen aan het energieprogramma van de organisatie.

c

Ja

3j

c

Ja

3j

21.

Opmerkingen: c

Ja

2j

Opmerkingen:


E.2

Afwijkingen, corrigerende en preventieve maatregelen

22.

Wordt bij afwijkingen de oorzaak onderzocht, en worden er correctieve en/of preventieve maatregelen genomen om herhaling te voorkomen?

E.3

Evaluatie

23.

Wordt de evaluatie van het energiemanagementsysteem minimaal één keer per jaar door het management uitgevoerd?

c

Ja

24.

Als voorbereiding van de evaluatie wordt minimaal de volgende informatie verzameld:

c

De nieuwe energieaspecten die zijn vastgesteld.

c

De energieprestatie aan de hand van monitoring informatie. Een toetsing van meet-registraties aan branche/ proceskengetallen en/ of -ratio (indien relevant). De evaluatie van de naleving van wettelijke en andere afspraken (MJA) m.b.t. energie.

2j

3j

c

Ja

2j

Opmerkingen:

c

c

25.

Tijdens de evaluatie wordt de doeltreffendheid van het systeem om het beleid en de doelstellingen te realiseren beoordeeld.

c

Ja

26.

Tijdens de evaluatie wordt besproken of het beleid en de doelstellingen moeten worden bijgesteld als gevolg van veranderde omstandigheden en de verplichting tot continue verbetering van de prestatie.

c

Ja

Resultaat:

Opmerkingen:

2j

3j

2j

Dit is een blanco BasisCheck


Bijlage 3: Voorbeeld Energie auditrapport

Samenvattend Energieauditrapport nr.

Datum:

SCOPE (reikwijdte) Geauditeerde activiteit/afdeling:

Relevante procedures: Auditteam:

Afdelingsvertegenwoordigers:

Samenvatting van de bevindingen/conclusies:


Bijlage 4: Voorbeeld Formulier tekortkomingen

Audit/Beoordeling van:

Audit referentienummer:

Beoordeelde act./afd.:

Relevante specificatie/procedure

Rapportnr.:

Datum: Aard van de tekortkoming

Auditteam

Vertegenwoordiger organisatie/afdeling Naam:

1 2 3 4

Handtekening

Functie: Directe maatregel

Maatregel om herhaling te voorkomen

Overeengekomen tijdslimiet

Verantwoordelijke

Handtekening

Handtekening Hoofd Auditor

Datum:

Datum:

Naam: Functie: Opvolgdetails en opmerkingen van de auditor

Handtekening Auditor:

Datum:


Over het MJA-programma De meerjarenafspraken energie-efficiency (MJA’s) zijn overeenkomsten tussen de ministeries van EL&I, IenM, Financiën, IPO, bedrijven en instellingen over het effectiever en efficiënter inzetten van energie.

Informatiepunt NL Energie en Klimaat (tussen 9:00 - 12:00 uur en 14:00 - 16:00 uur) Telefoon: (088) 602 9200 E-mail: [email protected] Internet: www.agentschapnl.nl/mja

Dit is een publicatie van: Agentschap NL NL Energie en Klimaat Croeselaan 15 Postbus 8242 | 3503 re Utrecht t 088 602 70 00 www.agentschapnl.nl/mja © Agentschap NL | november 2011 Publicatie-nr. 2MJAP1167 Hoewel deze publicatie met de grootst mogelijke zorg is samengesteld kan Agentschap NL geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele fouten. Agentschap NL is een agentschap van het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Agentschap NL voert beleid uit voor diverse ministeries als het gaat om duurzaamheid, innovatie en internationaal. Agentschap NL is hét aanspreekpunt voor bedrijven, kennisinstellingen en overheden. Voor informatie en advies, financiering, netwerken en weten regelgeving. De divisie NL Energie en Klimaat versterkt de samenleving door te werken aan de energie- en klimaatoplossingen van de toekomst.

Handreiking energiemanagement: Interne Audits & Management Review. Meerjarenafspraak energie-efficiency (MJA)

Recommend Documents